Что такое ивент агентство: Ивент-агентство – что это? Как понять какое агентство выбрать?

Event-услуги от агентства полного цикла MEDOR в Москве

Деятельность любой организации — не только трудовые будни. Это и важные события, значимые даты и неформальные корпоративные мероприятия, которые являются неотъемлемой составляющей успешного функционирования компании. «Event» в переводе с английского означает «событие, мероприятие». Организация мероприятий и профессиональные еvent-услуги сегодня являются одними из наиболее востребованных на рынке и пользуются все возрастающим спросом.

В каких случаях могут понадобиться Event-услуги агентства

Профессиональные event-услуги помогут при организации как официальных мероприятий, так и домашних праздников. Креативность и творческий подход – непременные условия успешного проведения любого значимого события.

Event-услуги для официальных и корпоративных мероприятий

Все мероприятия, проводимые в любой компании, можно условно поделить на три группы:

• Мероприятия для клиентов, деловых партнеров, дистрибьюторов.
  Как правило, это деловые мероприятия, цель которых – презентация нового товара или услуг, демонстрация его качеств и достоинств. К таким событиям относятся конференции, выставки, семинары, презентации. Планирование мероприятий может включать и развлекательную программу.
• Мероприятия, организуемые для сотрудников компании, на которые в ряде случаев могут приглашаться клиенты и деловые партнеры.
  К таким событиям относятся юбилей или день рождения компании, профессиональные праздники, Новый год и другие календарные праздники. Event-услуги по проведению таких мероприятий востребованы у многих организаций, для которых престиж компании – забота о каждом сотруднике. Грамотная корпоративная культура компании уделяет совместному проведению коллективного досуга работников большое внимание.
• Специальные мероприятия – вручения премий, выставки, фестивали.

Праздники для самых близких

Event-услуги агентства помогут и в проведении домашнего торжества. Свадьба, юбилей, детский день рождения – эти и другие праздники станут незабываемыми, если за дело берутся настоящие профессионалы.

Наше рекламное агентство оказывает полный спектр еvent-услуг по проведению как официальных, так и неформальных мероприятий. Чтобы значимое и важное для Вас событие не стало просто поводом собраться коллегам и друзьям за праздничным столом, чтобы праздник прошел интересно и весело, поручите его подготовку и проведение профессионалам!

Основные составляющие успеха

Организация любого мероприятия требует тщательной подготовки и грамотного планирования всех деталей. Мы разработаем и предложим индивидуальный сценарий торжества, в котором будут учтены все пожелания клиента и специфика праздника. Выбор места проведения и техническое сопровождение, организация банкета и концертной программы – все этапы подготовки мы возьмем на себя.

Наше рекламное агентство обладает большим опытом организации самых различных мероприятий. Благодаря налаженным контактам с концертными коллективами и многими организациями, наша ценовая политика весьма демократична.

Event-услуги агентства MEDOR – мероприятия «под ключ». Назначьте дату события, позвоните нам и готовьтесь к незабываемому празднику!

Академия | Работа с event-агентством

Современные специальные мероприятия — механизмы крайне сложные и комплексные, состоящие из множества разнообразных элементов, которые необходимо сводить воедино. Именно поэтому значительная часть компаний, организующих специальные мероприятия, предпочитает обращаться в event-агентства, которые предлагают своим клиентам решения «под ключ», нежели заниматься всеми работами по проекту самостоятельно. Но в контексте взаимодействия нашей компании и внешнего ивент-агентства также существует множество нюансов, от которых зависит положительный успех специального мероприятия, и именно о них и пойдет речь в настоящем материале.

В качестве же вступления попробуем определиться, что мы понимаем под ивент-агентством в рамках нашей сегодняшней статьи. Сразу отметим, что здесь нас не интересуют подрядчики, которые отвечают лишь за один участок работ по специальному мероприятию (креатив, техническое обеспечение, транспорт). Главные герои нашего материала — компании, предоставляющие заказчику весь спектр услуг по планированию и проведению ивент-проектов, причем сюда же включается и координация любых других компаний, вовлеченных в работу.

Выбираем ивент-агентство

Можно смело заключить, что от правильного выбора ивент-агентства в конечном счете зависит очень и очень многое в том проекте, который организует наша компания, и это не преувеличение. Однако порой мы можем опираться на совершенно не те критерии при выборе соответствующего подрядчика (хотя в контексте сегодняшнего материала правильнее называть ивент-агентство партнером, а не подрядчиком, но об этом чуть ниже). Зачастую под красивой вывеской нас может ждать полное отсутствие опыта и каких бы то ни было наработок в плане ивент-маркетинга и ивент-менеджмента.

Ольга Симановская, генеральный директор ООО «СмартЭвент»: «Работа с ивент-агентствами, предлагающими организацию событий «под ключ», (именно таким агентством я руковожу) имеет свои сильные стороны и довольно значительные риски для заказчика.

Главной сильной стороной настоящей ивент-компании является ее профессионализм, позволяющий клиенту сделать заказ и забыть об «этой головной боли». Компания лишь согласовывает с клиентом варианты решений по тому или иному вопросу, а все сложности остаются вне поля его зрения. Так бывает, когда с вами работают добросовестные профессионалы, для которых их доброе имя является частью основного капитала. Но если заказчик доверился непроверенному агентству, то появляется риск получить на выходе в лучшем случае нечто невнятное и ощущение зря потраченных денег».

Поэтому первое, на что нам следует обращать внимание при выборе партнера, — это репутация. Что понимается в данном случае под репутацией? В первую очередь, не портфолио (оно, по сути, вообще идет отдельным пунктом), а отзывы клиентов и, если позволяет ситуация, каких-то индустриальных экспертов. Также отметим, что, как правило, все основные игроки ивент-рынка в той или иной форме всем известны: о них делятся мнениями друг с другом их клиенты, о них пишут специализированные издания, плоды их труда можно видеть регулярно, если это действительно серьезные компании.

Но, в любом случае, в рамках настоящего материала мы приведем усредненный список критериев, с помощью которых стоит определять, подходит нам то или иное ивент-агентство или нет:

• портфолио — реализованные проекты являются, пожалуй, одним из самых важных моментов, ведь они показывают нам, что ивент-агентство может на деле, какими возможностями обладает;
• инфраструктура — как правило, первые этапы взаимодействия между агентством и нашей компанией ограничиваются исключительно обсуждением возможного проекта, который планируется реализовывать, но в то же время нам всегда следует максимально детально изучить потенциального партнера;
• качество предложения — когда мы в качестве компании, которая планирует провести то или иное специальное мероприятие, обращаемся к потенциальным партнерам, то им практически всегда предлагается оценить будущий проект, предложить какие-то идеи, и очень важно внимательно изучить тот первый документ, который будет предоставлен нам в качестве исходного предложения;
• наличие успешно реализованных проектов того же формата — этот пункт является если не обязательным, то крайне и крайне желательным, ведь, если приводить пример, мы никогда не будем заказывать конференцию ивент-агентству, которое специализируется на проведении корпоративных специальных мероприятий.

Смирнова Валентина, Агентство Корпоративных Мероприятий rba: «Если говорить о критериях выбора того или иного ивент-агентства, то перечислю некоторые. Во-первых, штат сотрудников. Если в портфолио агентства указано, что они проводят 20 мероприятий в месяц, коллектив не должен ограничиваться 3 менеджерами. Чаще всего это указывает на то, что они выступают лишь посредниками. Даже если это не так, эти трое наверняка ужасно измождены напряженной работой. Во-вторых, репутация, офис агентства. Если есть возможность приехать в офис агентства, нельзя ей пренебрегать. Вы сможете сразу получить представление о тех, кому вам предстоит доверить свои деньги».

И, наконец, последний момент, связанный с выбором ивент-агентства, о котором пойдет речь в настоящем материале, заключается в следующем: наш партнер обязан понимать контекст индустрии, в которой мы работаем. Разумеется, специалисты ивент-агенства являются профессионалами в деле планирования и проведения специальных мероприятий, но в то же время для достижения максимального успеха в рамках работы по нашему проекту им, в любом случае, придется вникнуть в некоторые специфичные особенности нашей индустрии. Готовность и умение это делать — еще один важнейший критерий при выборе ивент-агентства.

Механика сотрудничества

Если говорить в целом, то теория и практика взаимодействия между компанией, заказывающей специальное мероприятие, и ивент-агентством, занимающимся его реализацией, — это тема, которую довольно сложно в деталях раскрыть в рамках одного материала, поэтому сегодня мы сосредоточимся на нескольких самых важных и в то же время не самых очевидных моментах.

Юрий Строганов, генеральный директор агентства «Идеальный праздник»: «Самой главной проблемой для заказчика является нахождение агентства с оптимальным сочетанием качества и цены. Дело в том, что российский менталитет, формировавшийся в советскую эпоху, заставляет потенциального заказчика пытаться сделать дорогой заказ за маленькие деньги, что невозможно. В финале, мероприятие получается откровенно плохим и об агентстве у заказчика складывается плохое мнение. Таким образом, у уважающих себя агентств существует ценовой порог на обязательные статьи при проведении мероприятий».

Первое, о чем следует упомянуть, это необходимость фиксировать любые решения с обеих сторон на всех без исключения этапах работ.

Казалось бы, простая формальность, но она порой может предотвратить множество не самых удобных ситуаций. Лично автору настоящего материала приходилось не раз становиться свидетелем, когда какое-то небольшое изменение, к примеру, в концепт-документе проекта, обговоренное на словах, затем становилось причиной серьезного конфликта между компанией-организатором специального мероприятия и ивент-агентством, которое вело работы по проекту. Однако есть и обратная сторона: все же не следует излишне формализовать взаимоотношения между нашей компанией и нашими партнерами. Одним из самых оптимальных решений является следующее: еще на этапе предварительных переговоров формулируется некий свод правил, по которым и будет продолжаться в дальнейшем работа. Причем, в этом своде необходимо обговорить, какие именно решения обеих сторон должны фиксироваться в письменном виде, плюс определить ответственность для тех или иных ситуаций.

Ольга Симановская: «Организация мероприятия, особенно масштабного, является хотя и краткосрочным, но сложным проектом, который состоит из множества компонентов, каждый из них желательно отразить в договоре или в приложениях к нему. Особое внимание в договоре уделите срокам аннуляции по каждой из позиций, так как это позволит вам избежать бессмысленных трат (срок аннуляции – это дата, после которой становится невозможно вернуть предоплату и другие затраченные средства)».

Вообще же, ответственность сторон — это второй ключевой момент, если мы говорим о по-настоящему плодотворном сотрудничестве. Сразу добавим, что ни в коем случае не стоит думать, что в рамках данного пункта речь идет исключительно о штрафных санкциях и о чем-то тому подобном. Просто крайне важно и компании, которая заказывает разработку и организацию специального мероприятия, и агентству, которое осуществляет работы по проекту, четко понимать, кому, когда и какие шаги требуется делать для общего успеха. К слову, именно такая позиция, где обе стороны принимают в проекте активное участие, является, пожалуй, наиболее верной.

Другая ситуация, ошибочная, выглядит следующим образом: заказчик обращается в ивент-агентство, обговариваются условия, заключается договор, перечисляются какие-то финансовые средства, и после этого заказчик от проекта старается всячески отстраниться. Причин тому может быть несколько: в целом, слабое понимание заказчиком механики проведения специальных мероприятий, попытка не мешать профессионалам, нехватка ресурсов и так далее, — но, в любом случае, ивент-специалисты оказываются здесь, как минимум, без важнейшего источника информации и без feedback’а непосредственно от организатора, от чьего имени и проводится мероприятие. Как правило, в таких ситуациях аудитория получает стандартизированные, словно клонированные ивенты, пусть и выполненные на высоком уровне, но не обладающие индивидуальностью и зачастую проводимые без учета специфики аудитории, индустрии и контекста, в котором шла работа.

Ольга Симановская: «Компании-организатору очень важно по возможности опираться на собственный опыт. Поэтому сохраняйте информацию о прошедших событиях с тем, чтобы в следующий раз не было повторов и, если вы обращаетесь к разным event-компаниям (постоянные поставщики, как правило, сами сохраняют всю информацию), то для них эта информация будет очень полезна».

Что же касается непосредственно этапов, из которых состоит сотрудничество компании-заказчика и ивент-агентства, то некий усредненный план может выглядеть примерно следующим образом:

Выбор агентства. Об этом этапе мы довольно подробно рассказали чуть выше, но добавим, что, как правило, на этом этапе компания-заказчик уже предоставляет кандидатам какое-то первичное задание, а те готовят соответствующие предложения.

Разработка проекта. Один из самых важных этапов работ, ведь именно на нем определяется множество ключевых моментов, согласно которым и будет строиться наше специальное мероприятие. Очень важно, чтобы в рамках разработки проекта заказчик и исполнитель находились в постоянном контакте, — это поможет учесть все неочевидные факторы.

Утверждение проекта. Эта часть работ на первый взгляд выглядит исключительно формальным этапом: стороны обговаривают финансовые вопросы, что-то сокращают, где-то урезают, но, с другой стороны, утверждение проекта — это последняя возможность внести в будущее мероприятие последние серьезные изменения, если требуется.

Подготовка специального мероприятия. Этот этап — самый комплексный из всех. В его рамках обе стороны делают колоссальный объем работ, но не будем вдаваться в детали: значительная часть материалов на нашем портале посвящены различным аспектам как раз этого этапа. Отметим лишь необходимость контроля со стороны заказчика: некоторые специфичные для нашей индустрии или для нашей целевой аудитории вещи могут быть попросту незамечены ивент-специалистами, чья работа лежит в ином русле.

Проведение специального мероприятия. Как и в случае с предыдущим пунктом, материалов о проведении специальных мероприятий на нашем портале можно найти огромное количество. Что же касается особенностей взаимодействия между компанией-организатором и ивент-агентством, то тут имеет смысл отметить один момент: нам следует всегда прислушиваться к советам ивент-специалистов относительно шагов, предпринимаемых нами на самом мероприятии.

Оценка результатов проекта. На этом этапе, как правило, стороны работают отдельно друг от друга, что, в целом, также правильный подход. Мы оцениваем специальное мероприятие со своего ракурса, наши партнеры — со своего, затем эти оценки суммируются, и формулируется общий итог.

А в заключение нам остается добавить, что планирование и проведение специального мероприятия путем сотрудничества компании-организатора и внешнего ивент-агентства будет тем успешнее, чем точнее будет в этом сотрудничестве понимание ролей обеих сторон. Специалисты агентства — профессионалы своего дела, и им не требуются подсказки касательно их работы, которую они выполняют на протяжении многих лет. Но в то же время заказчик доверяет агентству важный для себя проект, поэтому с его (заказчика) стороны всегда существует желание контролировать в работе над ивентом каждую мелочь. Ключ к успеху — совместная работа, а не модель «покупатель-продавец».

По материалам сайта eventmarket.ru

Агентство праздников в Ростове-на-Дону ?

Хотелось выразить вам свою благодарность и в письменном виде. Вы просто сделали для нас невероятный праздник. Было все ровно так, как я люблю! Та самая золотая середина, о которой вы говорили нам каждую встречу! Гости удивлялись каждую минуту. Вы действительно знаете, как правильно сделать wow-эффект и пронести тонкую нить идеи через все мероприятие.
Подготовка была очень комфортная и я знаю, что теперь вы команда нашей семьи!!!

Анна

Спасибо большое, всем очень понравилось! Ты как всегда ЛУЧШИЙ ОРГАНИЗАТОР! Все было очень круто, в прочем, как и всегда!

Денис

Спасибо вашей команде огромное! Я даже не могу подобрать слов! Все было просто супер супер супер супер супер!!! Спасибо за все!❤️❤️❤️

Артур и Юлия

Тань, огромное спасибо от нас с Ирой, было все супер, мы счастливы, человеческое спасибо тебе!!!! Гости просто в восторге все от организации, говорят это высочяйщий уровень и такого не видели❤️

Роман и Ирина

Спасибо команде первого за профессионализм в организации моего юбилея! Вы просто супер ребята. Именно вы сделали праздник не забываемым для меня и для всех присутствующих! Позади совместных 2 проекта, а впереди ещё множество других. Вы крутые!

Владимир

Танюша я вспоминаю этот день постоянно и все прошло так классно благодаря вашей команде) Очень любим вас!

Марина и Денис

Весь день ходим под впечатлением от нашей свадьбы. Просто реально слов нет. Не знаю как вам удалось создать такую уютную и душевную обстановку, все на высшем уровне и при этом без пафоса, внимание каждому гостю. Спасибо вам огромное за такой вечер, бесконечное было ощущение, что все для гостей. Ну а место вы выбрали просто безупречное и с погодой явно вы в сговоре вчера были. Любим Вас! И рады, что мы начали дружить ❤️

Иван и Татьяна

Девочки, ещё раз большое спасибо вам за всё! Вы проделали большой труд, я очень ценю это, сама бы не справилась! С вашей помощью наш день прошёл очень весело и без суеты! Мои нервы были спокойны, я ни за что не переживала, потому что знала всё пройдёт на высшем уровне! Всем гостям понравилось, очень хвалили нашу свадьбу, она получилась такой как мы хотели и самой лучшей! Спасибо, вы настоящие феечки =)

Альбина и Игорь

Спасибо огромное за то, что вы сделали свадьбу нашей мечты. Хотя эта свадьба была ещё лучше, чем свадьба нашей мечты! Такая команда замечательная была❤️ Родители не нарадуются☺ прям в восхищении все) Вы все волшебные❤

Владимир и Ксения

Танюша ещё раз огромное спасибо за великолепный праздник!!! Я думаю, что ещё будут у нас совместные Праздники! Cпасибо всей вашей команде, что смогли сделать такой уникальный проект!

Юрий

Танечка, спасибо большое за прекрасный праздник! Всё было на высшем уровне! Супер организация!!! У всех полный восторг ! Люблю, целую!

Елена

Спасибо огромное за нашу свадьбу! Понял одно — больше не буду никуда лезть и что-то делать по-своему, все 100% доверю тебе! Спасибо вашей команде вновь и вновь!

Роман и Екатерина

Очень красиво У людей мало фото и видео-некогда было снимать,все настолько увлеклись процессом и были вовлечены в шоу, что все позабывали. Привет! Все супергости под впечатлением…пишут свои комментарии всю ночь и до сих пор! Мы безумно довольны!Правда, ноги у меня отваливаются СПАСИБО ВАМ ОГРОМНОЕ!!!!! Спасибо огромное ещё раз!Мы в восторге от всего

Оксана. Юбилей Юлии

Здравствуй, все хорошо)Спасибо будем рады с вами работать!

Денис и Анастасия. Свадьба

Прекрасные девушки, хочу вас ещё раз поблагодарить, мне кажется все было хорошо, спасибо Вам, теперь только с вами, опыт у вас теперь имеется, на нашу семейку, дальше «днюху» Маши организуем!

Эдиль и Оля. Свадьба

Спасибо большое, очень благодарны, все, как всегда, прошло навысшем уровне.

Эдиль и Оля, после рождения Маши

Отлично все)) Спасибо вам огромное все было замечательно просто! Огромное спасибо организаторам @thefirst_event, а именно самой организованной и понимающей @renata_zhignya без нее точно бы ничего не получилось! Спасибо самому лучшему ведущему @radiodima и ведущей выездной регистрации @aniakami.
Спасибо ребятам, круче которых нет видео @cheese_studio_ и фото@novikovegor_photo. Спасибо самым безумным и крутым ребятам от которых были в восторге абсолютно все @french_rock.

Александр и Анастасия. Свадьба

Девочки, Рената, Таня, мы хотим поблагодарить вас запроделанную работу! Спасибо огромное, было все просто отлично,все прошло так, как мы и хотели! Все наши гости остались ввосторге! Музыканты «Союз» огромные молодцы! Хочется имтоже сказать спасибо, за то, что правда приготовились и подучилипесни для нас! Нам очень все понравилось! Ещё раз спасибо вамогромное за все!Честно, все было очень хорошои весело! Гости уходить нехотели)))) спасибо все было!

Валерий и Мария. Свадьба

И вам спасибо все прошло просто супер наши гости все в восторге,говорят, что все было настолько организованно и мы рады исчастливы! Получили свадебные фото и нахлынули эмоции! Запоздалый пост благодарности всем, всем, всем! За организацию нашего праздника отдельное спасибо @thefirst_eventи @renata_zhignya, за атмосферу позитива @radiodima! Благодарим всех, кто был с нами в этот день!

Михаил и Кристина. Свадьба

Ещё раз огромное спасибо!!!! Раната и Дима вы красавцы!!!! Рената лучший организатор на свете!!!! Дима ведущий от Бога!!!!!!! Ребята низкий поклон!!!!

Родион. Юбилей

Девочки!!! Спасибо вам большое!!! Без вас мы бы не справились!!!Ренате отдельное огромное спасибо!! Она вынесла все! Истерики,слезы, капризы!!! Спасибо большое за вчерашнюю поддержку!! Явас люблю!! и пусть у нас будет много праздников чтобы вы их организовывали

Тимофей и Ирина. Свадьба

Ты как всегда волшебница, все очень красиво было

Анастасия, выписка

Хочу сказать тебе огромное спасибо за организацию. Думаю, ещё скажу всё лично

Дмитрий и Екатерина. Свадьба

Рената, огромное спасибо, всё сложилось очень хорошо, отдельный респект Дмитрию, почти все отметили, что этот юбилей лучше, чем мой полуторагодовалой давности, всё было супер, спасибо!

Марина , юбилей

Говорили отзыв на мероприятии!!
Ребятам очень понравилась организация, как все было, и я вас оооочень порекомендовала, и они уже смотрят ваш профиль

Максим и Таисия, свадьба

Добрый день! Спасибо большое, Папа в восторге! И гости тоже,очень довольны.

Анна, юбилей

Таня, Рената, доброе утро. Хочу поблагодарить за прекрасную организацию нашего праздника! Все прошло на очень высоком уровне, все получилось, эмоционально, с душой и на одном дыхании. Восторг у всех гостей. Спасибо Вам за помощь и слаженную работу команды.

Дмитрий, корпоратив

Большое вам спасибо за организацию вчерашнего мероприятия, Катя в восторге была, и она отложила все дела, и мы вечер гуляли вместе, сначала в ресторане были, а потом гуляли, цель достигнута,меня простили, я теперь в Налоговой кумир у всех девочек, все спрашивают, а где кольцо) Так вот я теперь задумался, что причиной расхода нашего послужило отсутствие от меня предложения, конечно мне напрямую не было это сказано, но это было понятно. Поэтому если готовы к работе над этим вопросом давайте продумаем вторую серию этой сказки, которую мы устроили вчера, но теперь с предложением) но у меня пока идей нет, по срокам хочу к концу августа устроить мероприятие)

Андрей, свидание

9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

Event-агентство – один из самых распространенных видов бизнеса в России. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток таких компаний, которые специализируются на организации событий и производстве сувениров и подарков. BIG DAY – региональная компания как раз из этой отрасли. Ее владелица дала 9 советов о том, как создать и развивать event-агентство.
 

BIG DAY – региональная event-компания, созданная в Красноярске 3 года назад. Ее руководитель Надежда Пинчук поделилась советами с теми, кто только зашел в отрасль и еще мало понимает, что делать в нише, где кругом одни конкуренты:
 
Во-первых, сделайте упор на привлечение корпоративных клиентов, чтобы их стало больше на 50%. Я уделяю особое внимание налаживанию контактов в бизнес-среде в нашем городе, и личная дружба с представителями многих компаний переросла в крепкие деловые отношения. Корпоративные мероприятия – основной доход, который нужен любому агентству. Поскольку главной бедой нашего бизнеса является  сезонность, то вопрос круглогодичной загрузки решается как раз за счет крупных компаний — у корпоративных клиентов свой график праздников и мероприятий, никак не привязанный к температуре воздуха за окном.

 
Во-вторых, нельзя замыкаться на одном направлении, например, свадебном, потому что рынок свадебных услуг подвержен застоям в плане идей больше, чем какой-либо другой. Но и отвергать
сегмент организации свадеб и частных праздников тоже нежелательно, не смотря на то, что конкуренция здесь самая высокая, и битва за клиента напоминает скачки. Поэтому нужно искать в каждой нише новые идеи для проведения праздников. Стоит ориентироваться не на местных конкурентов, а на опыт столичных и зарубежных коллег, где event-индустрия ушла невероятно далеко. Если конкретно, то сотрудников нужно отправлять на обучение в Москву, заказывать профильные издания из США, показывать фильмы, проводить семинары и рассказывать о новых тенденция, обсуждать, куда двигаться дальше.
 
 
В-третьих, важно завязать партнерские отношения со всеми возможными командами, которые позволяют сделать мероприятие лучшим: с концертными агентствами, распорядителями, стилистами, местными артистами, ведущими, фотографами и видеографами. При этом стараться быть максимально гибкими в отношениях с коллегами по цеху и предлагать им выгодные условия сотрудничества.
 
В-четвертых, необходимо привлечь внимание клиента и заслужить его доверие. В этом смысле PR – это спасательный круг, а ежедневная социальная активность – залог успешности. Нанять хорошего SMM-менеджера не так сложно, причем платить ему баснословных денег не придется. В нашей сфере для продвижения своих услуг подходит именно интернет и социальные сети, в частности. В соцсетях нужно формировать положительное отношение клиентов с помощью хорошего контента, планировать публикации, готовить промо-съемки, одним словом, заниматься созданием мотивирующей и вдохновляющей атмосферы вокруг твоего бренда. И чем больше красивых картинок, вдохновляющих идей и мастер-классов ты будешь генерировать и отправлять в сеть, тем больше внимания ты будешь привлекать. Например, наши основные клиенты — невесты — всегда открыты к восприятию такого продукта. Они постоянно в поиске. И чем чаще их поиск будет наталкиваться на нас, тем лучше, поэтому жизненно необходимо быть на виду и делать красивый визуальный контент. Даже если мы станем полезны через месяц, полгода, год, все равно мы должны первыми приходить на ум. Часто к нам приходят сначала за организацией и оформлением свадьбы, а затем направляются со всем возможными личными и корпоративными праздниками как к проверенным людям.

В-пятых, нужен правильный офис. В условиях организации работы подобного агентства необходимо очень четко представлять своего клиента. Кто он? На чем он передвигается: на личном или общественном транспорте? В какое время он чаще всего будет приходить на встречи?
Можно снять офис на окраине и объявить, что рабочий день у вас с 9 до 18.00, а потом долго удивляться, почему нет клиентов. Не новой будет и мысль о том, что офис нужно снимать там, где есть и парковка, и близко находятся остановки общественного транспорта, клиенту не придется объяснять таксисту, какими дворами лучше к вам пробраться и т.д. Удобнее всего разместить офис в центре города, потому что клиенты готовы встречаться в вечернее время, а дороги вечером «стоят» как раз из центра к периферии. В офисе должен быть отдельный вход без проходных, консьержей и вахтеров. Офисные центры лучше исключить сразу, ведь на мероприятиях часто используются довольно крупные элементы декора, в том числе создаваемые вручную, а таскать их даже со второго этажа на первый довольно проблематично. Кроме того, в офисе должна царить вдохновляющая атмосфера праздника: никаких скучных обоев и серой стандартной мебели! Больше деталей и креативных образцов работ, но важно не перегрузить пространство и не сделать его похожим на склад барахла.
 
В-шестых, организовать склад и мастерскую. Поскольку данный бизнес связан с постоянным производством декора и использованием крупногабаритных элементов (свадебные арки, стулья, стойки, посуда), придется позаботиться о просторной и хорошо оборудованной мастерской, а также о сухом чистом складе. В нашем случае мастерская находится в соседнем помещении с клиентской зоной, а под склад мы снимаем гараж. Расходы на его содержание тоже обязательно нужно учитывать. Организуя производство, нужно позаботиться о технике безопасности.
 
В-седьмых, укомплектовать штат сотрудников и сделать сетку заработной платы. Основной костяк команды обычно выглядит следующим образом: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Самое трудное – подбор надежных специалистов, не подверженных творческим кризисам и т.д., но при этом заинтересованных в развитии компании, легко вовлекающихся в творческий процесс. Этаких математиков-лириков, но очень легких на подъем. Но а зарплата диктуется общими условиями рынка труда в городе.

 
В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий.
 
В-девятых, определить для себя приоритеты в работе с подрядчиками. Что важнее: быстрый «навар» или имидж и долгосрочные перспективы работы на рынке? Для меня важней всего, чтобы клиент оставался доволен и потенциально мог привести мне новых. Оформляя праздник, мы работаем по принципу «сделай круто и не навреди ни клиенту, ни себе». Это касается в первую очередь подрядчиков. Быть может, у кого-то самая низкая цена на необходимые нам товары, но сильно хромает качество. Поверьте, руководствоваться мыслью «клиент не заметит в пылу празднования» не стоит. Даже если не заметит он, то заметят гости и уже никогда не обратятся к вам в качестве клиентов. Кроме того, в нашей сфере огромную роль играет «сарафанное радио». Всегда необходимо следить и за ним. Обычно все недобросовестные, как и хорошие, подрядчики — на слуху.

Когда нужно ивент-агентство, а когда можно организовать мероприятие самостоятельно?

Партнерский материал

Как организовать поток потенциальных клиентов для бизнеса? Можно построить отдел и наладить процессы. А можно самим стать клиентами — например, компании Belkins. Давайте заглянем к ним на «кухню» и узнаем, как они работают.

Ребята рассказывают, как помогают закрывать сделки американским компаниям, «хардуют» в Smartass и растут из фронтендеров в фуллстек, а из ресерчеров — в аккаунт-менеджеров и SDR-менеджеров.

Что за компания Belkins?

В 2017 году Владислав Подоляко и Михаил Максимов основали Belkins. За три года компания выросла с 15 до 110 сотрудников и сгенерировала 8 млн лидов для 438 клиентов со всего мира. А в 2020 году Belkins создали собственный продукт, который помогает деловым письмам не попадать в спам, — Folderly.

Что такое лидогенерация и чем занимаются в компании?

4 истории о росте в компании

Компания растет тогда, когда растут ее сотрудники. В Belkins знают эту формулу, и поэтому всегда дают возможность изучить новую технологию или освоить новую должность.

Четыре сотрудника рассказывают, как выросли в компании.

«Для кар’єрного росту важливо не тільки, щоби компанія тебе тягнула догори, але щоб і ти сам тягнувся»

Я прийшла в Belkins на позицію ресерчера, не знаючи нічого ані про компанію, ані про ресерч. Раніше я працювала в сфері обслуговування — касиром та баристою. 2,5 роки тому я звільнилася з останнього місця — компанії, яка робила креслення для американських клієнтів. Я дуже хотіла змінити сферу діяльності та навчитись нового, тому переглядала геть різні вакансії.

Belkins тоді тільки починала свою історію. Мене взяли на віддалену роботу навіть без співбесіди. Компанія навчила мене всього з нуля. Після випробувального терміну я пропрацювала ресерчером ще пів року.

До росту та змін мене підштовхнув випадок. Одного дня Влад Подоляко сказав, що я маю виступити на Monthly Camp — щомісячній зустрічі компанії. Я дуже боюся публічних виступів, тому була ладна звільнитись, аби цього не робити.

Врятував ситуацію колега з відділу email deliverability. Він не встигав закінчити свої задачі та попросив мене допомогти в обмін на скасування моєї презентації. Я радо погодилась, але в результаті Влад сказав, що презентація переноситься до моменту, коли я буду морально готова.

У відділі Email Deliverability я навчилася працювати з поштами та зрозуміла, чому деякі листи нормально доходять до отримувачів, а деякі — ні, та як взагалі працюють електронні пошти та провайдери. Я залишилась у відділі й отримала посаду «спеціаліст із доставлення листів». А вже за деякий час почала навчати нових співробітників відділу.

Я вважаю, що для кар’єрного росту важливо не тільки, щоби компанія тебе тягнула догори, але щоб і ти сам тягнувся. Моє зростання в Belkins відбулося після особистих змін у житті. Я кинула університет на шостому курсі, оскільки зрозуміла, що мені не потрібна галочка про закінчення магістратури. Також відсіяла 80% оточення, яке тягнуло мене донизу.

А ще саме завдяки напрацюванням нашого відділу з‘явилась ідея Folderly — продукту, що робить так, аби листи клієнтів не потрапляли до спаму.

«Мне помогают развиваться из фронтенд-разработчика в фуллстек»

До Belkins я был фрилансером и сотрудничал с мелкими веб-студиями. В таких местах никто не заинтересован в вашем росте. Вы выполняете задачу и расходитесь.

В Belkins я пришел на позицию Junior Frontend Developer в сентябре 2020. И сразу заметил, как бустанулись мои hard и soft-скилы. Я начал лучше программировать, потому что тимлид и другие коллеги всегда проверяют качество кода и дают советы.

До прихода в компанию я даже не слышал про NestJS — продвинутый фреймворк, на котором пишут серверы. А сейчас я немного работаю с ним. Также научился работать с платформой Google Cloud, с Amazon, Outlook, немного поработал с нейронными сетями и real time database. Я пришел на фронтенд, но мне было интересно писать и серверную часть. Тимлид это заметил, и мне начали потихоньку подкидывать бекенд-задачи. Сейчас я нахожусь в процессе переквалификации в фуллстек-разработчика.

«Утром я включаю компьютер и вообще не знаю, чего ожидать»

Два года назад я пришла в Belkins на должность SDR-менеджера. Я обрабатывала эмейлы для клиента и бронировала звонки с заинтересованными лидами.

Обычно я вела 5–6 клиентов одновременно. Чтобы грамотно отвечать на вопросы потенциальных клиентов, нужно вникнуть в каждый бизнес: разобраться в продукте и его свойствах, узнать сильные и слабые стороны. Также нужно быстро переключаться с одной клиентской коммуникации на другую.

Через полтора года мне наскучило работать SDR-менеджером — все-таки это более рутинная работа. На тот момент я уже обучала новых сотрудников. Однажды Влад Подоляко позвал меня помочь SDR-менеджерам Folderly. В процессе мы выполняли роль клиентов, а Влад презентовал нам продукт. Я настолько вдохновилась Folderly, что сидела и слушала с открытым ртом. Влад очень верит в продукт и заражает всех вокруг энтузиазмом. Поэтому, когда он предложил мне должность customer success-менеджера в Folderly, я сразу же согласилась.

Теперь я отвечаю за счастье подписчиков Folderly — узнаю, как у них дела, всё ли работает, что можно улучшить. Опыт в SDR мне помогает — я знаю, как должны работать холодные рассылки, и всегда могу что-то подсказать.

В новых обязанностях больше творчества и общения с людьми. У SDR-менеджера работа более регламентированная — всё по инструкции, этому клиенту ответь так, другому — так. А теперь у меня каждый день что-то новое. Утром я включаю компьютер и вообще не знаю, чего ожидать: на что клиенты пожалуются, какие у них будут челленджи. Рутины здесь просто не существует.

История о том, как поддерживать командный дух на удаленке

Чем больше становится сотрудников в Belkins, тем меньше мы знаем, с кем работаем. Тем более сейчас, когда большинство сотрудников находится на удаленке. Эту проблему решает Monthly Camp — наш мини-корпоратив с подведением итогов месяца. Это возможность увидеть друг друга и познакомиться ближе, узнать, как дела у компании и куда мы движемся. На мероприятие обычно приезжают 40–50 человек.

На Monthly Camp с итогами всегда выступают основатели Влад и Миша. Затем каждый может рассказать о чем угодно. У кого-то был классный кейс с клиентом, кто-то пошел на курсы и рассказывает, чему там научился. Например, я делала презентацию о правиле композиции в графике и фотографии, в чем схожесть и отличия. Здорово, что компания стимулирует интересоваться чем-то еще, кроме работы.

3 истории о сложных челленджах и клиентах

Вызовы в работе с клиентами — обычное дело. Вот и ребята из Belkins регулярно сталкиваются с нестандартными задачами.

Поспорили с клиентом на бутылку вина

Мы работали с клиентом из Португалии. Он был дотошным и напористым. Обычно мы созваниваемся с клиентами раз в неделю, а с этим — минимум дважды. Он любил рассказывать истории о жизни.

У клиента был достаточно старомодный сайт, а лидогенерация шла вяло. Мы регулярно рекомендовали переделать сайт, но решился он только спустя полгода. На тот момент мы выжали из LinkedIn все, что могли, и рекомендовали сделать email-рассылку. Клиент говорил, что это не сработает. Мы провели серию безуспешных переговоров. В итоге наш аккаунт-менеджер Вова поспорил с ним на бутылку вина, что email-рассылка сработает. Я умирала от смеха, когда услышала это.

Рассылка пошла как горячие пирожки и сработала на 120% — стояла задача забукать пять звонков, а мы сделали 12 всего за две недели.

Эффект первопроходца на рынке СНГ

У нас был клиент из Австралии — рекламная платформа, которая дает возможность брендам устанавливать ставки за показ рекламы на сайте у ритейлеров.

Мы делали аутрич (рассылка холодных писем — ред.) на Европу и Австралию. У клиента также была собственная команда, которая делала то же самое параллельно, причем агрессивно. Поэтому мы часто получали ответы вроде: «Джек из вашей компании с нами уже работает». Было и такое, что наши ресерчеры находили 500 лидов, отдавали клиенту, а он говорил: «450 отбрасываем, потому что мы уже общаемся с ними».

Мы не могли сдвинуться с мертвой точки, и тогда я предложил поработать на рынок СНГ. Клиент работал с Австралией, США, Западной Европой, а на рынке СНГ вообще не присутствовал.

После переговоров клиент согласился, и мы перевыполнили план. Оказывается, компаниям в СНГ услуги платформы были очень интересны, они сразу же положительно отвечали на письма. У нас был шок, когда звонишь кому-то из Беларуси, а там говорят: «Я уже просмотрел ваш сайт, презентацию, мне все нравится, присылайте коммерческое предложение, платформа — супер». Мы запустили кампанию в четверг, а в пятницу уже забукали три звонка.

«Самое сложное — разговаривать с людьми, которые не настроены общаться»

У меня бывает по 5–6 звонков в день с разными клиентами. У каждого человека свой менталитет, свое настроение. Я подстраиваюсь: много читаю про компанию и ребят, с которыми назначена встреча. Например, я созванивался с компанией из Ливерпуля. Перед этим посмотрел в соцсетях и на сайте, чем они занимаются. Тогда как раз возобновился чемпионат Англии по футболу, и я увидел, что «Саутгемптон» проиграл «Ливерпулю». На звонке первым делом я поздравил «Ливерпуль» с победой, и разговор сразу наладился.

Я постоянно читаю новости, чтобы быть в курсе дел разных стран. Как-то в разговоре с бразильцами я сказал, что их президент не очень умный человек, потому что нет карантина и в стране все открыто. Мы посмеялись, и волнение мигом ушло. Это был хороший айсбрейкер (приём, снимающий напряжение в общении — прим.ред).

Самая сложная вещь в моей работе — разговаривать с людьми, которые не настроены общаться. Особенно когда они сидят перед камерой в закрытой позе со скрещенными руками, это очень давит. Но нужно стараться и быть эмпатичным, гибким, поскольку это клиент, а клиент для нас на первом месте.

История о том, как спорт объединяет команду

Я обожаю фитнес. Недавно прошла сертификацию и получила диплом тренера. Настолько прониклась идеей спорта, что захотелось поделиться с ребятами.

Пришла к Владу с Мишей и предложила делать корпоративные тренировки. Вместе с коллегой взялись за организацию, а ребята помогли с финансами. Я тренировалась и экзаменовалась у совладельца Smartass, поэтому спросила про корпоративные тренировки именно у них. Smartass согласились создать под нас специальную группу, а теперь даже продают такой формат другим компаниям.

Мы занимаемся один раз в неделю — утром по понедельникам. Все желающие сотрудники могут записаться на занятие. После тренировки мы угощаем всех протеиновыми батончиками.

Совместные тренировки — это тимбилдинг. Ты не можешь отстать на каком-то подходе, иначе задержишь команду. Все рассчитывают на качественно выполненную работу — как и в офисе.

Ребята стали больше заботиться о своем здоровье, многие перестали заказывать еду из McDonald’s на обед. Появляется больше тем для обсуждения и командный дух. Ребята приезжают в 9:40 на тренировку и кричат в раздевалке «Будем хардовать!».

История про зарплату, которая зависит только от вас

Мы работаем по Performance Based модели. Компания и каждый сотрудник в ней работают на результат. Каждый клиент знает, сколько лидов и звонков они должны получить от нас. Результат — это основа нашей работы как с клиентами, так и внутри команды. Чтобы оценить, был ли проект успешен, мы смотрим на цифры и понимаем, достигнут ли результат.

Мы работаем на бонусы. Сделал работу хорошо — получил бонус. Сделал еще лучше — получил бонус сверху бонуса. Это здравый азарт, который помогает кайфовать от того, что получилось.

2 истории о work-life балансе в Belkins

Много работать и много зарабатывать — это прекрасно. Но в 2021 году мы хорошо знаем, что жизнь не ограничивается работой. Ребята из Belkins рассказывают, как предупреждают выгорание в компании.

«На этот год много планов. Наши сотрудники устанут развлекаться»

В Belkins неограниченное количество работы. Хочешь больше — бери больше. Это влияет на зарплату, но нужно понимать, что личной жизни будет меньше. У каждого свой рецепт work-life-баланса — кто-то готов работать много, чтобы каждый год ездить в отпуск в Японию. И этих впечатлений ему потом хватает на год. В этом рецепте приправы меньше, но она имеет вкус.

Мы следим за тем, чтобы люди не выгорали. Когда у сотрудника много работы, мы не подкидываем еще больше. Но если вы не подадите знак — мы не будем знать, что есть проблема. Устали — скажите.

Все люди разные. Когда начался первый жесткий локдаун, мне было тяжело. Куда делись концерты, и почему я не могу выйти в парк? В то же самое время мой коллега сказал, что у него ничего не изменилось в жизни.

Я считаю, что work-life balance и ультрапродуктивность созависимы. Иногда мы смеемся, что готовы работать в японской компании, которые известны своей сверхпродуктивностью. Но на самом деле японская продуктивность может быть обманчивой. Когда вы много работаете, то делаете какое-то задание полчаса, а на свежую голову могли бы справиться с этим за 10 минут.

Продуктивность падает, когда вы мало спите и, условно говоря, вставляете спички в глаза. Если смотреть масштабно, то продуктивность невозможна без баланса. Никто не заинтересован в том, чтобы человек выгорел и ушел копать картошку вместо работы в стартапе.

В Belkins мы продумываем разные форматы развлечений: это и Monthly Camp, и настолки, и походы, и киновечера. Однажды мы даже разукрашивали фигурки для настольной игры Warhammer. А на этот год у нас еще больше планов — сотрудники устанут развлекаться.

Про настолки на тысячи долларов

Когда два года назад я пришел в Belkins, настолками здесь никто особо не увлекался. В офисе было, наверное, пару штук самых простых настольных игр. Первая масштабная игра, с которой я познакомил ребят и в которую мы залипли на пять часов, — Magic The Gathering. Это настолка, в которой около 50 тысяч уникальных карт. Вы собираете себе колоду из 60 карт, на которых изображены разные существа и заклинания и рубитесь.

Ребятам понравилось, и мы начали потихоньку пополнять нашу коллекцию. Часто я приносил игры из дома. Меня знают во всех киевских магазинах с настольными играми, у меня везде скидки по 25–30% и чеки от $2000. Была очень забавная ситуация — Влад пошел в один из таких магазинов в SkyMall. Он сказал, что хочет купить что-то для друга. Продавец спрашивает, «а ваш друг, случайно, не Дмитрий Дворницкий? Если для него выбираете, то он вот этой настолкой интересовался».

Сейчас у нас уже около 60 настольных игр. Как только на Kickstarter выходит что-то топовое, мы сразу покупаем это. Одна из самых тяжелых настолок весит 10 кг — Gloomhaven, а одна из наших любимых — «Проклятый Грааль». Мы играли в нее каждый четверг по четыре часа в течение двух месяцев и прошли от силы 20% сюжета — настолько огромен ее мир.

Мы играем каждую пятницу, если нет завала по работе. Всегда заказываем много пиццы и сидим до часу ночи. У нас есть настолки как для тех, кто любит поиграть во что-то простое, так и для настоящих ценителей.

А недавно у нас появилась идея сделать приложение, которое будет подбирать настолки под пользователя. Мы хотим это сделать с помощью нейронной сети GPT-3 — одной из топовых на сегодня. Пользователь ответит на несколько вопросов: например, какие фильмы нравятся, хотите посоревноваться или отдохнуть. Нейросеть сможет проанализировать ответы и подобрать игры. Например, если вы любите вселенную Толкина или Гарри Поттера, мы подберем настолку с эльфами и магией. Мы часто так делаем — берем любую проблему и превращаем ее в продукт.

Еще больше узнать о ребятах из Belkins можно, посмотрев короткое видео. Члены команды рассказывают об их лучшем дне в компании, самой крутой задаче, которую они решили, и фаворитах в офисе.

Читайте также:

Материалы по теме IT: Материалы по теме Мир:

Эвент (event, ивент) агентство Екатеринбурга, лучшие event агентства, каталог эвент агентств Екатеринбурга

Дмитрий Князев (Shaker) – диджей, промоутер, музыкант, арт-директор, управляющий ночного клуба, организатор мероприятий, автор и организатор фестиваля электронной музыки, «Zero Gravity» г.Екатеринбург, и просто творческий человек.

В ресторанном и шоу бизнесе с 1999 года.
Прошел весь путь от начинающего диджея, до руководителя ночным клубом,
от тусовщика до организатора фестиваля электронной музыки, от бармена,
до эксперта по элитным видам крепкого алкоголя.
Участвовал в открытии и дальнейшей работе таких заведений как, нк «Подвал», паб «The Rosy Jane», последние годы курировал работу одного из лучших, ночных клубов Урала, «Rivera», г.Серов.

За время работы успел посотрудничать в качестве организатора с такими площадками как, «Телеклуб», «Caffe Del Mare», нк «Атмосфера», «Ben Hall», «Jameson» и др. Обеспечивал радиовещание в ТРЦ «Гринвич» и «Гринго».
Провел больше 100 разноформатных вечеринок, организовывал пресс конференции и автограф сессии, тренинги для персонала и дегустации, организовывал и участвовал соорганизатором на крупных мероприятиях, фестивалях и опен эйрах.
За время работы так же сумел из небольшой вечерники сделать крупный фестиваль электронной музыки, в том числе создать бренд.

На уровне уверенного пользователя владеет такими программами как,
Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Final Cut Pro X, Motion 5, Ableton Live, и многими другими программами. Имеет опыт создания сайтов и владеет интернет маркетингом. Неоднократно возможности Дмитрия способствовали увеличению прибыли заведений, и улучшению имиджа.

Работал в сотрудничестве практически со всеми, известными диджеями и промоутерами Екатеринбурга, включая музыкальные группы и артистов различных жанров.
Так же Дмитрий является и участником различных, крупных мероприятий, как диджей. Выступал на одной сцене с: Armin Van Buuren, Paul Van Dyk, Tiesto, Markus Schulz, Paul Oakenfold, Giuseppe Ottawiani, Jan de Vos (4Strings), Richard Durand, Darren Tate (DT8 project), Gareth Emery, Signum, Max Graham, Blake Jarrell, Shogun, Ben Gold, Arnej, Ruben de Ronde, Marcus Schossow, Bobina, Владимир Фонарев, Вадим Соловьев, Santerna и др.

RAEX: Рейтинг ивент-агентств России

За последние годы event-индустрия сильно выросла. Мероприятия приобрели статус социально значимых, а грань между традиционными ивентами и событиями в рамках рекламных кампаний практически исчезла.

Организация мероприятий – одно из направлений PR. Этим занимаются как многопрофильные PR-структуры, так и специализированные event-агентства. «Узкоспециализированные агентства демонстрируют индивидуальный подход к каждому мероприятию – затрачивают больше времени на разработку концепции и согласование деталей, и у клиентов складывается впечатление, что мероприятие подготовлено на более высоком уровне. Но зачастую такая организация гораздо дороже», – считает генеральный директор «Аэроклуб Тура» Андрей Зинковецкий. Востребованность многопрофильных компаний растет. Мы часто сталкиваемся с так называемыми кросс-проектами, т. е. наши коллеги из event-департамента организуют мероприятие для заказчика и клиент просит также задействовать PR- и/или digital-департаменты, получается так называемый проект 360», – рассказывает Карина Лоран, руководитель PR-отдела компании Еventum Premo.

У современных event-менеджеров можно заказать как благотворительное мероприятие, так и обычный корпоратив. «Сейчас популярны многосоставные, интерактивные мероприятия с уникальной атмосферой и социальной ценностью для аудитории. Их цель – не только развлекать, но и выполнять образовательную функцию», – комментирует Анна Рабинович, руководитель отдела событийного маркетинга коммуникационного агентства ICON. «Event является прикладным решением для PR, но при этом PR всего лишь один из поводов для проведения мероприятия. Деловые конференции и образовательные программы, свадьбы и дни рождения, инсентив-программы и командообразующие упражнения, концерты и спортивные события не имеют целей PR, но могут использовать PR для привлечения аудитории», –резюмирует генеральный директор event-агентства «АДА-Симпозиум» Дмитрий Рогулев.

Работа с заказчиком всегда начинается с обсуждения цены. От того, сколько готов заплатить клиент, зависит масштаб мероприятия. Стоимость праздника нередко определяется срочностью: за «здесь и сейчас» ивент запрашивает большую сумму. Опытное агентство может организовать мероприятие и за один день. Поэтому, если босс решил, что именно в эту пятницу он готов отдать агентству оставшиеся в бюджете несколько миллионов и установил дедлайн – понедельник, то агентство обязательно что-нибудь придумает. Если речь идет о крупном торжестве от 600 человек, то советуют начинать поиск event-агентства за 4–6 недель. Реальный срок подготовки обычно зависит и от числа контрагентов, которых необходимо привлечь, а также от глубины продаж базовых составляющих – например, места. Если клиент хочет иметь широкий выбор площадок для новогоднего корпоратива в декабре или для крупной конференции весной, ему следует начать готовиться за год.

 

Ведущие агентства по организации мероприятий: The Ultimate Directory (2021)

.....

Агентство	Главный офис	Описание
rEvolution Marketing	Чикаго, Иллинойс	rEvolution Marketing специализируется на интегрированном спортивном маркетинге. Они помогают брендам использовать спорт как средство для успешного достижения бизнес-целей. Чтобы ориентироваться в спортивном маркетинге, нужны опытные инсайдеры, такие как сотрудники rEvolution, которые говорят на этом языке и делают все возможное.Среди известных клиентов компании Continental Tire, Goose Island, Louis Vuitton и Northwestern Mutual.
Загадка и Блум	Бостон, Массачусетс	Riddle & Bloom имеет непревзойденный доступ к страстям и умах самых загадочных, самых сложных потребителей в истории маркетинга. Они используют поведенческие идеи, эксклюзивные партнерские отношения и маркетинговый опыт для построения значимых отношений с потребителями из поколения Z и миллениалов.
События правой руки	Сан-Диего, Калифорния	Right Hand Events — это комплексное стратегическое решение для управления событиями в реальном времени, виртуальных и гибридных мероприятиях.Их руководящий принцип — доказывать исключительное качество обслуживания клиентов с помощью решений, включая живые мероприятия, виртуальные мероприятия, гибридные мероприятия и логистику проекта. Среди известных клиентов: petco, ThermoFisher, Kaiser Permanente и United Way.
Riverview Systems Group, INC.	Милпитас, Калифорния	Основанная в 1987 году, Riverview Systems Group осталась верной своей цели — предоставить компаниям все необходимое для успешного проведения интересных и инновационных мероприятий.Их опыт охватывает широкий спектр отраслей от высоких технологий до биотехнологий, розничной торговли, спортивной одежды, образования и других. Riverview способствует долгосрочным отношениям с клиентами, работая рука об руку, доставляя сообщения клиентам творчески, динамично и убедительно.
РУБИК	Нью-Йорк, NY	Rubik — это интегрированное маркетинговое агентство, стремящееся к конструктивным партнерским отношениям. Они считают, что незабываемые живые и цифровые впечатления являются ключом к соединению брендов с их аудиторией.Среди известных клиентов — 20th Century Fox, ABC, HBO, Indiegogo и Unilever.
Последовательность событий	Нью-Йорк, NY	Sequence Events — отмеченное наградами агентство по организации мероприятий, специализирующееся на производстве, стратегическом планировании и дизайне. Основанная в 2011 году и проводящаяся по всему миру, Sequence работает с мировыми брендами и известными некоммерческими организациями в личных, виртуальных и гибридных мероприятиях. Среди клиентов агентства — TikTok, PagerDuty, The Wharton School, Американский Красный Крест и многие другие.
Сервисный брокер	Мюнхен, Германия	С момента основания в 1999 году Servicebroker поддерживает компании и учреждения в планировании, организации и проведении встреч, конференций, выставок, поощрений и других мероприятий с участием от восьми до 8000 участников.
НАБОР Creative	Портленд, ИЛИ	SET Creative — это глобальное креативное агентство, состоящее из дизайнеров, архитекторов и стратегов, стремящихся создать глубокие связи между брендом и аудиторией посредством концептуального опыта, прежде всего в физической сфере.Известные клиенты: Arc’teryx, BMW, Google, Nike и Sprite.
SH Во всем мире	Сиэтл, Вашингтон	Когда приходит время планировать встречу компании, знакомство с брендом, конференцию, выездную встречу или встречу высокого уровня — SHW позаботится о вас. Их талантливые стратеги по организации мероприятий имеют подтвержденную репутацию в своевременной реализации и в рамках бюджета. Среди известных клиентов — Amazon, Delta и Nike.
Sky Events Management	Нью-Йорк, NY	Sky Events Management стремится к качеству и разделяет философию развития прочных личных отношений с нашими клиентами.Их участие может варьироваться от простого выбора места для отеля до полного планирования мероприятий и встреч. Известные клиенты включают Yahoo, HEINEKEN, Pinterest, Time Inc и webMD.
Smyle Creative	Лондон	Smyle — креативное агентство, посвященное созданию необычных живых, виртуальных и реальных событий. Объединив творчество и технические инновации, они оставляют «обычное» позади и отправляют людей в увлекательные путешествия в смелые и изобретательные места — будь то лицом к лицу или в Интернете.Смайл увлечен пониманием амбиций клиентов и общением с людьми, которые для них наиболее важны.
Soho Experiential	Нью-Йорк, NY	Soho Experiential пробуждает социальную значимость благодаря продуманному оформлению бренда. Они строят отношения с клиентами на основе многолетнего доверия, сотрудничества и коллективной веры в подлинные ценности. Среди известных клиентов — Citi, Barilla, NBC Universal и Rémy Cointreau USA.
Solomon & Associates Event Management	Гластонбери, Коннектикут	Высококачественные, экономичные, профессиональные мероприятия и производственная команда, на которую можно положиться, лучше всего описывают работу Solomon & Associates Event Management.Команда S&A координировала все виды функций: от крупномасштабных (более 1500 человек) международных многодневных конференций в Канаде, Франции, Швейцарии и Нидерландах до 40 роуд-шоу в США за трехмесячный период для фармацевтической компании. . Среди известных клиентов — Insurity, ABB, Aetna, Pratt & Whitney и JDRF.
Искры	Филадельфия, Пенсильвания	Sparks — это глобальное агентство по изучению брендов, которое сопровождает бренд на протяжении всего процесса мероприятия, от первоначальной стратегии до последующего измерения успеха.Среди известных клиентов — Anheuser-Busch, Google, LEGO, Peleton и Waze.
Особые события D	Детройт, Мичиган	Special D Events стремится быть ведущим поставщиком услуг по планированию встреч / мероприятий для средних и крупных предприятий и некоммерческих организаций по всей стране, уделяя особое внимание тройной прибыли. Среди известных клиентов — People, Planet и Profit. Plex, W. K. Kellogg, BEDA, (PIUG), MAC
Компания по организации специальных мероприятий NC	Кэри, Северная Каролина	С 1987 года компания Special Event Company гордится тем, что обеспечивает отмеченное наградами планирование мероприятий в Соединенных Штатах и ​​во всем мире.Компания обеспечивает стратегическое планирование мероприятий и творческое проведение встреч и мероприятий для различных отраслей, включая технологические, фармацевтические, некоммерческие, спортивные и другие. Среди известных клиентов — BASF, First Citizens Bank, SAS, Pepsi, генеральный директор FORUM
Sport Размеры	Энглвуд, Колорадо	Sport Dimensions — это компактное, мощное агентство, которое представляет спонсоров для использования автоспорта путем продвижения их брендов, технологий, продуктов и услуг.Сосредоточившись на активизации спонсорства и создании бренда, а не на продаже новой недвижимости, они получают энергию от связи увлечения спортом с ростом вашего бренда.
Промежуточные решения	Хьюстон, Техас	Работая с такими мировыми брендами, как HP, Coca Cola и NFL, Staging Solutions создает опыт, который приносит пользу брендам и привлекает их аудиторию. Будь то мероприятие в прямом эфире, презентация, медиа-контент или творческая стратегия, то, что они делают, создает связи между клиентами и их аудиторией.
SUPERFLY	Нью-Йорк, NY	Superfly — это компания, которая работает над созданием общего опыта, обогащающего жизнь людей и объединяющего сообщества. Помимо проведения фестиваля музыки и искусства Боннару и фестиваля музыки и искусства за пределами страны, компания разрабатывает кампании, рекламные акции и маркетинговые платформы для крупных брендов. Среди известных клиентов — Bose, Citi, Disney, Intel, Viacom
ВЫКЛЮЧАТЕЛЬ	Сент-Луис, Миссури	SWITCH — это агентство впечатлений, которое создает, производит и активирует незабываемые виртуальные, гибридные и живые впечатления, которые могут двигать людей и заставлять их двигаться.Среди известных клиентов — 5-Hour Energy, Ascension Health, Bosch, Hershey, Primerica
Синергия	Ocean, NJ	Synergy создает и воплощает идеи, которые объединяют бренды, потребителей и жизнь. Компания предлагает яркие моменты, которые однозначно выражают обещание бренда, одновременно взаимодействуя со своими целевыми потребителями в нужном месте, в нужное время и непосредственно там, где они живут, работают и отдыхают. Среди известных клиентов — Hackensack Meridian Health, Johnson & Johnson, Reebok, Taylor Strategy, Weber Shandwick.
Talking Tree Creative	Вашингтон, округ Колумбия	TalkingTree Creative — отмеченная наградами компания по организации мероприятий, штаб-квартира которой находится в регионе Балтимор-Вашингтон, и обслуживает международную клиентскую базу. Среди их клиентов — корпорации, некоммерческие организации, ассоциации и государственные учреждения, такие как BAE Systems, Hughes, KPMG и другие.
КОМАНДА Предприятия	Форт-Лодердейл, Флорида	TEAM Enterprises создает вдохновение в момент взаимодействия.Агентство разрабатывает отмеченные наградами креативные идеи, стимулирует продажи и ежегодно проводит тысячи мероприятий. Среди известных клиентов — Bacardi, Lavazza, MillerCoors, Sprint, Volkswagen
Группа B2Group	Лас-Вегас, Невада	B2Group — это национальное агентство по организации живых и виртуальных мероприятий, предлагающее продукцию «под ключ», шоу-технологии, креативные услуги и видеопроизводство. Специализируется на проведении масштабных корпоративных мероприятий, национальных конференций и торжественных церемоний вручения наград.
The Buzz Lab		The Buzz Lab — это команда отмеченных наградами режиссеров, которые активно работают в кино и на телевидении.Работа с такими брендами, как Paypal, Pwc и eBay. Buzz Lab превращает сложные технологии в то, что ваша мама может понять, рассказывая истории быстро, стильно и с доверием!
глобальная команда мероприятий	Орландо, Флорида	глобальная команда по организации мероприятий — это комплексная компания по организации встреч, мероприятий и направлений, которая производит и управляет мероприятиями по всему миру. С акцентом на творчество и организацию GET обладает опытом и гибкостью, чтобы сделать ваше следующее мероприятие успешным.
Отдел маркетинга	Даллас, Техас	Отдел маркетинга помогает брендам на протяжении всего пути к потребителю. Их цель — сделать так, чтобы бренды что-то значили для потребителей, независимо от того, как они вступают в контакт. Среди известных клиентов — AT&T, Hilton, Nissan и State Farm
The Markham Group	Вашингтон, округ Колумбия	Маркхэм первым прибудет и последним уйдет. Он проработает каждую деталь, проверит каждый свет и протестирует каждый микрофон.Они фиксаторы, деятели и планировщики, которые ожидают неожиданного, требуют совершенства и переживают за мелочи. Все, чтобы тебе не пришлось. Услуги включают в себя: управление производством, создание толпы и логистику, безопасность и многое другое.
Группа Майкла Алан	Нью-Йорк, NY	Michael Alan Group — агентство экспериментального маркетинга с полным спектром услуг. Они гордятся тем, что находят новые захватывающие форматы для связи брендов со своей целевой аудиторией.Запуск продукта, цифровая интеграция и национальные туры — вот лишь некоторые из этих способов.
Группа Тейлор	Brampton, ON	The Taylor Group — агентство по изучению брендов, которое объединяет бренды с их целевой аудиторией посредством мероприятий, среды и цифрового взаимодействия. Известные клиенты включают Intel, Lexus и LG.
Visionary Group	Нью-Йорк, NY	Visionary Group была основана с единственной целью — помочь оживить бренды, соединяя потребителей с брендом на эмоциональном, интеллектуальном и физическом уровне.Группа занимается креативным дизайном, экспериментальным маркетингом и организацией мероприятий. Известные клиенты включают CBSi, Google, Netflix и Playboy.
Tigris Events	Торонто, ON	Tigris Events — отмеченное наградами агентство по подбору персонала и экспериментальному маркетингу, деятельность которого направлена ​​на развитие значимых связей с потребителями. Они стремятся создать ассоциацию, которая актуальна и значима для ваших клиентов, а также донести ваши ключевые сообщения с целью долгосрочной лояльности к вашему бренду.
Touch Worldwide	Сиэтл, Вашингтон	Touch Worldwide — ваша творческая коммуникационная команда. Они понимают, что создание этих человеческих связей так же важно, как и предоставление четкой стратегии и целевого творческого содержания. Среди известных клиентов — Фонд Билла и Мелинды Гейтс, Microsoft, Moët Hennessy USA, Starbucks и Ubisoft.
Track Marketing Group	Нью-Йорк, NY	Track Marketing Group создает, производит и продает уникальные бренды, используя экспериментальный маркетинг, социальные сети и рекламные акции.Среди известных клиентов — Lipton, New Balance, PepsiCo, TuneIn и Twitter.
Товарный знак	Сан-Франциско, Калифорния	Trademark Events была основана Эль Чан и Джоном Форстом, выпускниками компании Lucasfilm’s Industrial Light + Magic. Они считают, что высокий процент повторных заказов является результатом нашей решимости привнести творческий подход в каждую деталь мероприятия. Когда проектная логистика чрезвычайно сложна, к нам обращаются именно они.
Тринити 3 Агентство	Нью-Йорк, NY	Trinity 3 Agency — международное агентство креативного маркетинга, управления и проведения экспериментальных мероприятий, которое расширяет границы традиционного мышления.Они овладели искусством стратегии установления связей, поддерживаемой их огромной сетью крупных звукозаписывающих лейблов, музыкальных исполнителей, профессиональных спортсменов и влиятельных фигур, что в конечном итоге сформировало мир и изменило определение поп-культуры в том виде, в каком мы ее знаем.
United Entertainment Group	Нью-Йорк, NY	UEG — глобальное агентство развлечений, спорта и стиля жизни. Они создают революционный маркетинг с помощью людей, собственности и платформ, которые формируют культуру.Известные клиенты включают The Home Depot, KFC и The North Face.
VOLO Events Agency	Атланта, Джорджия	VOLO Events Agency — ведущий производитель живых мероприятий и агентство экспериментального маркетинга. VOLO привносит десятилетия понимания, опыта и успеха в производство мероприятий в прямом эфире и интегрированные экспериментальные маркетинговые кампании для компаний из списка Fortune Global 1000.
Wachsman	Нью-Йорк, NY	Отдел мероприятий Wachsman предоставляет профессиональные услуги по повышению узнаваемости вашего бренда посредством организации мероприятий, участия и спонсорства.Имея офисы в Нью-Йорке и Дублине, Wachsman проводит мероприятия, которые подчеркивают ваш глобальный бизнес.
Вассерман	Лос-Анджелес, CA	Вассерман предоставляет внутренние ресурсы по брендингу, маркетингу, креативному дизайну, лицензированию, PR и юридическим вопросам для тысяч спортсменов, вещателей, тренеров и влиятельных лиц в социальных сетях по всему миру. Среди известных клиентов — Anheuser-Busch, Bacardi Group, NBA, Samsung и Олимпийский комитет США.
Мы BMF	Нью-Йорк, NY	We Are BMF — это коллектив инженеров по культуре со штаб-квартирой в Нью-Йорке, имеющих опыт работы на мировом рынке, служащих в качестве экспериментального маркетингового агентства с полным спектром услуг для дизайна и производства мероприятий, бренд-маркетинга, спонсоров и многого другого.Известные клиенты включают Dell, Marriott, Revlon и MasterCard.
Виден и Кеннеди	Портленд, ИЛИ	Wieden + Kennedy — независимое, творческое рекламное агентство, которое создает прочные и провокационные отношения между компаниями и их клиентами.
XD Agency	Нью-Йорк, NY	XD Agency — это маркетинговое агентство с полным спектром услуг, которое разрабатывает интеллектуальный контент и стратегии, чтобы выявить лучшее из экспериментальных программ и портфолио.Известные клиенты: Adidas, Nintendo и Samsung.

Работа с (виртуальным) event-агентством — когда, почему, как

Давайте сначала скажем: да, мы агентство, которое работает над мероприятиями (среди прочего). Нет, мы не думаем, что вы всегда должны работать с агентством по организации мероприятий, потому что это деньги для нас / для них. Да, мы отказывали клиентам, когда думали, что не сможем обеспечить достаточную добавленную стоимость.

Я занимаюсь маркетингом мероприятий в течение 10 лет, 4 из которых провел на стороне клиента, поэтому я понимаю обе стороны.Иногда мне хотелось бы получить некоторую помощь в том, что мы делали, в то время как в других случаях нам не требовалось никакого внешнего вмешательства. И, ох, эти надоедливые «холодные» пропаганды LinkedIn действительно нужно прекратить, особенно те, которые так ошибочно нацелены: «Спасибо, что приняли наше приглашение, мы можем помочь с…». № , удалить соединение.

Хорошо, теперь, когда мы знаем, какова наша позиция, давайте рассмотрим самые мелкие детали: когда, почему и как работать с агентством по организации мероприятий, чтобы добиться наилучших результатов.

Мероприятия как маркетинговый канал для вашего бизнеса

Во-первых, предположим, что вы все еще думаете о проведении мероприятия, хорошая ли это идея. Биззабо обнаружил, что почти все (91%) маркетологов считают, что личных встреч оказывают значительное влияние на достижение бизнес-результатов . Однако личные мероприятия по-прежнему сложно организовать во многих сферах. Сравнительный обзор состояния формирования спроса в Докладе о формировании спроса за 2020 год показал, что только 19% респондентов увеличивают бюджеты, отдавая приоритет маркетингу мероприятий.Большая часть бюджетов переносится на ABM, контент-маркетинг и персонализацию.

Тем не менее, Bizzabo обнаружил, что 93% организаторов мероприятий стремятся инвестировать в виртуальные мероприятия в будущем. В заключение, личные или виртуальные мероприятия — отличный инструмент для привлечения потенциальных клиентов, воспитания и закрытия, который должен быть у вас в руках.

Подробнее о статистике виртуальных событий можно узнать здесь

Если кажется, что провести собственное мероприятие — хорошая идея, не сразу переходите к нему.Вы все равно захотите проверить, как это вписывается в вашу общую маркетинговую стратегию и бюджет. Вот статья, которую мы написали о первых шагах при рассмотрении вопроса о проведении мероприятия.

Ивент-агентство может охватить все, что вам нужно: идеи мероприятий, планирование, логистика, маркетинг, производство, продажи. То, что они будут делать для вас и когда вы решите с ними работать, будет зависеть от стадии, на которой находится ваша компания, поэтому мы рассмотрели это, исходя из ваших потребностей и опыта проведения мероприятий.

Без опыта — проведение мероприятия впервые

Независимо от того, предлагает ли ваша компания продукты или услуги, вы больше всего возможно, у вас есть специальный член или команда по маркетингу. Они позаботятся о обеспечение того, чтобы ваше предложение было известно вашей целевой аудитории благодаря сочетанию маркетинговые каналы. События, однако, имеют тенденцию быть другим зверьком.

Хотя мероприятия являются маркетинговым инструментом, они требуют участия большего числа функций, таких как логистика, производство (если есть повестка дня), управление проектами, продажи (если речь идет о выставке или спонсорских пакетах). Это выходит за рамки маркетинговой функции, но вы можете обнаружить, что навыки (или дополнительные) присутствуют в других функциях вашего бизнеса.

Использовать события Компания? Да.

Если ваша команда никогда раньше не проводила мероприятия, у них не будет необходимого ноу-хау. Логистика компании отличается от логистики мероприятия, где необходимо учитывать поток посетителей, процесс регистрации, резервирование места проведения и прочее. . Это похоже на маркетинг, но для событийного маркетинга будут использоваться другие тактики по сравнению с маркетингом продуктов или услуг и продажами.

Организация мероприятий также может помочь с идеями для мероприятия структура, основанная на ваших целях, они постоянно связаны с провайдеры услуг по организации мероприятий (и могут даже получить некоторые оптовые скидки, которые вы не можете доступ, так как вы только начинаете с ними работать) и можете сэкономить время на обучение новые навыки и навыки, которые у них уже есть.

Когда?

Вовлеките их в этапы планирования. Представьте цели, которых вы хотите достичь с помощью своего мероприятия, и получите их вклад в ключевые показатели эффективности, которые вам следует искать.

Обсудите варианты бюджета и сравните их с рентабельностью инвестиций, которую вы оцениваете от потенциальных клиентов и продаж, полученных в результате мероприятия. Это очень важный шаг. Если вы впервые проводите мероприятие, ваши ноу-хау в отношении бюджетов и ожидаемой рентабельности инвестиций могут оказаться неадекватными. Обсудите с агентством и включите их мнение в ваше окончательное задание.

Включите план последующих действий после мероприятия, чтобы помочь интегрировать его в вашу общую стратегию.

Как?

Сначала назначьте менеджера проекта из вашей группы, который будет контактным лицом агентства. Просмотрите мероприятия конкурентов, чтобы понять, какие показатели и у них есть — сколько участников? Какие у них есть спонсоры, если они есть? Сколько экспонентов? Какой тип колонок? Составьте список идей, которые вы считаете интересными, и обсудите их со своим агентством. Работайте вместе над созданием брифа, набора KPI и отслеживания кампании, за которыми вы оба будете следовать.

Затем определите, как часто вы будете наверстывать упущенное и отчеты о производительности. Разберитесь в структуре команды, которая будет управлять вашим мероприятие и просмотрите их календарь мероприятий.Определитесь с рабочим процессом, который дает как ваша команда, так и их команда постоянно смотрят на результаты, которых вы собираетесь имеют.

Обеспечьте ясность в отношении циклов обратной связи — кто предоставляет обратную связь, кто принимает окончательные решения по различным областям (логистика, докладчики, повестка дня, маркетинг), сколько времени потребуется, чтобы предложить это. Например, вам может потребоваться 1 день, чтобы рассмотреть дизайн подтягивающего баннера, но вам понадобится 5 дней, чтобы рассмотреть и принять решение о вариантах места проведения.

Ограниченный опыт проведения мероприятий

Если ваша команда уже планировала и организовывала мероприятия раньше, у вас есть внутренние возможности для этого.Есть 2 вопроса, на которые необходимо ответить, прежде чем принимать решение о сотрудничестве с агентством: хорошо ли справилась ваша команда и есть ли у них время, чтобы сделать это снова?

Кроме того, вы можете подумать, отличается ли ваше мероприятие от других. Если ваша команда организовала небольшие веб-семинары, и вы сейчас планируете конференцию, вы можете вернуться к предыдущему разделу, потому что, возможно, ваша команда нуждается в дополнении внешними результатами.

Ваша команда выступила хорошо? Как упоминалось ранее, ваши мероприятия являются маркетинговым инструментом, поэтому у вас будут некоторые цели, которые они помогут достичь, например, потенциальные клиенты для вашей группы продаж, узнаваемость бренда и / или новые доходы.Вот какие события отслеживают маркетологи:

Подробнее о ключевых показателях эффективности событийного маркетинга здесь

Проверьте внутренний документ пост-события, чтобы узнать, что предыдущее событие, которое вы можете включить в следующую кампанию.

Воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий? По-разному.

Если вы довольны результатами или чувствуете, что знаете, что можно сделать, чтобы улучшить результаты и что вы на правильном пути, вам, вероятно, не нужно работать с агентство мероприятий. Если ваше мероприятие не прошло хорошо, и вы не знаете, что произошло, вы можете просмотреть работая с консультант по стратегии, которую затем может реализовать ваша команда.

Консультантом также может быть агентство по организации мероприятий, которое рассматривает кампании и результатов предыдущего мероприятия и придумывает новую структуру, позиционирование, место проведения, сроки, маркетинговая стратегия, последующие действия после мероприятия и т. д., что обеспечит на этот раз лучшие результаты.

В качестве альтернативы, если вы определите область, где ваше предыдущее мероприятие могло бы быть лучше — , как неэффективная система регистрации, не самые интересные спикеры, не продано достаточно спонсорских пакетов, вас Вы можете получить помощь от агентства специально по тем направлениям, которые вам нужны. .

Есть ли в вашей команде достаточно времени и пропускной способности для запуска другого мероприятия? По количеству событий вы выполняете или любые другие обязанности, которые может иметь ваша команда на мероприятии, это может быть Дело в том, что у вашей команды слишком много дел.

Воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий? Да.

Выбираете ли вы ивент-агентство или фрилансеров в помощь с конкретными областями вашего планирования, вы должны попытаться дополнить свой внутренние возможности. Вы можете работать с обычным ивент-агентством или искать конкретные — например, агентства, которые занимаются наймом объектов, агентства, которые заботятся логистики, найма спикеров, лидогенерации для вашей команды продаж или маркетинг.

Когда?

В идеале, привлеките агентство, как только вы начнете планировать мероприятие. Вы также можете осознать на протяжении всей кампании, что у вас нет хорошего решения для области, и привлечь на этот момент агентство, но имейте в виду, что более короткие сроки выполнения уменьшат влияние, которое они могут оказать. Например, разработка новой системы регистрации после того, как половина посетителей уже зарегистрировалась, может быть сложной или даже невозможной. Еще одним вариантом может быть изменение способа регистрации на месте проведения мероприятия.

Как?

Сообщите агентству всю имеющуюся у вас информацию, включая результаты предыдущих аналогичных мероприятий. Убедитесь, что они понимают ваш рабочие процессы, предпочтения и ограничения, чтобы их можно было легко интегрировать с ними. Например, если вы набираете спикеров только со стороны клиента, если вы хотите иметь местные продукты питания, потому что вы хотите поддержать местной деловой среды или если вы отправляете информационные бюллетени только один раз в месяц, ваш агентство должно это знать.

Назначьте менеджера проекта, который будет контактным лицом для агентства, но представит всю вашу команду мероприятия и их индивидуальные обязанности. Четко объясните, над какими сроками вы работаете, договоритесь об ответственности (например, кто определяет место проведения, варианты питания, технологии проведения мероприятий, расходование маркетингового бюджета), когда и как часто вы даете обратную связь друг другу.

Обширный опыт и специалист по внутренним событиям, человек / команда

Компании, которые обычно проводят мероприятия, имеют бюджет, (две) человеческие ресурсы и ноу-хау.Их календари часто устанавливаются заранее, поэтому они могут распределять ресурсы по мере необходимости. Конечно, здесь также происходят вещи, например, планируются новые мероприятия с более короткими сроками выполнения, чтобы воспользоваться рыночным контекстом, когда члены команды уезжают временно или навсегда.

Чаще всего, когда компании, проводящие мероприятия, периодически осознают, что им нужны новые ресурсы, они нанимают их, но бывают случаи, когда они нужны только на короткий период времени или когда они все еще тестируют. Например, вы можете захотеть включить новую технологию событий в свое мероприятие, но до того, как выделенная техническая группа будет работать над этим внутри, вы можете использовать внешних поставщиков, чтобы получить фору.

Воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий? Может быть, но осторожно.

Если ваша команда перегружена работой и вы привлекаете агентство, чтобы помочь, убедитесь, что вы четко представляете это как временную помощь, чтобы снять нагрузку. Сотрудники могут защищаться, пытаясь получить помощь, если об этом не сообщается должным образом, чувствуя, что это означает, что у них не все в порядке, и они станут недоброжелателями, и отношения пострадают.

Также у агентств есть свои методы и приемы. Делать они синхронизируются с тем, что вы делаете? Достаточно ли гибкое агентство, чтобы приспособиться к тому, что вы используете, или вы достаточно гибки, чтобы позволить им попробовать новые вещи?

Затем, чтобы правильно оценить эффективность агентства, вам нужно отделить внутреннюю кампанию от кампании агентства, чтобы понять, как вы разделяете цели. Будет ли агентство работать исключительно на одном мероприятии, а ваша команда — на других? Будут ли они сосредоточены только на одной части, например, на найме заведения или рекламе PPC для всех мероприятий? Сможет ли агентство активировать новые сегменты рынка, которые ваша команда сейчас не задействует? Будут ли они использовать разные целевые страницы и потоки регистрации?

Судя по ответам на вышеперечисленные вопросы, иногда найм фрилансера или подрядчика может работать лучше, поскольку они обычно лучше координируются с вашей внутренней командой.Если вы выбираете агентство, проверьте, выполнялись ли они схожими проектами и какие результаты у них были. Как они обеспечили интеграцию с командой мероприятия? Как они поддерживали тот же уровень качества, что и компания-организатор?

Когда?

На самом деле это происходит, когда команда уже перегружена и, вероятно, отстает от работы, потому что не успевает. Это означает, что агентство потенциально может быстро решить проблему. Вам нужно будет понять, с какими сроками выполнения они могут работать и какие ресурсы они могут выделить для вашего проекта .

В идеале вы должны планировать заранее и наметить рабочую нагрузку для каждый отдел. Попросите руководителей вашего отдела понять, могут ли они справиться рабочая нагрузка или могут ли они воспользоваться дополнительной помощью.

Как?

После того, как вы определились с тем, чем агентство может помочь, вы вместе с ним и командой / отделом, которым они будут предоставлять информацию, решите, как это сделать. Ваша цель — обеспечить беспроблемную, простую интеграцию с вашей компанией и минимизировать трение. Кроме того, поскольку вы будете работать с агентством, которое дополняет ваши текущие усилия, вам сначала нужно четко указать на вопросы конфиденциальности.

Определите свои ключевые показатели эффективности и способ их отслеживания, чтобы они не пересекаются с усилиями вашей внутренней команды. Установите обязанности и кто берет на себя окончательное решение по различным аспектам — есть ли у них установленный бюджет и нужно ли работать над этим, как бы они ни решили, или им нужно согласовывать каждую часть с вами? Вы даете им бриф, и они его доставляют, или вы проверяете прогресс на еженедельной / ежемесячной основе?

Для ваших клиентов, будь то участники мероприятия или спонсоры, это не имеет значения, кто организует мероприятие, главное, чтобы у них был опыт работы с вами. бренд остается прежним, поэтому агентство, с которым вы работаете, должно соответствовать вашим стандартам качество, тон голоса и используйте свои дизайнерские ресурсы так же, как вы это делаете сами.

Независимо от того, решите ли вы работать с агентством по организации мероприятий или нет, работа над ним будет продолжаться, поэтому будьте готовы учиться и адаптироваться на ходу. Есть ли у вас успешные (или менее успешные) истории работы с event-компаниями? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Получите следующее видео и / или статью в своем почтовом ящике. Подпишитесь на рассылку новостей:

Об авторе:

Я Ралука Апостол, основатель и директор по работе с клиентами в eMarketing Stars, и за последние 9 лет я провел более 60 мероприятий с числом участников от 100 до 13 000, в малых и больших командах, в B2B и B2C, на 3 континентах и ​​в других странах. помог получить доход до 4 000 000 фунтов стерлингов.

Я увлечен мероприятиями, лидогенерацией и монетизацией. Если вы хотите связаться, вы можете найти меня в LinkedIn здесь.

Что такое управление событиями? Определение, руководство и 6+ примеров

Что такое управление событиями?

Краткое определение

Отдел управления мероприятиями заботится о создании, продвижении, организации и хорошем управлении мероприятиями. Они могут иметь очень разнообразный характер. Будь то культурное мероприятие, спортивная встреча, политическая встреча или даже личное мероприятие, каждое из этих событий основано на определенной теме.Более того, мероприятия могут быть нацелены на компании, частных лиц или, в более широком смысле, на широкую публику. Наконец, большое количество профессий имеют право голоса в плавном проведении мероприятия.

Мероприятия, проводимые компаниями и для компаний

Внутренние мероприятия служат, прежде всего, для информирования, мотивации и удержания сотрудников компании. Позже мы увидим различные типы рассматриваемых событий.

Внешние мероприятия призваны стимулировать деятельность компании. Встречи с клиентами, работа над своим имиджем или презентация новых продуктов — все это мотивы для организации массовых мероприятий для профессионалов.Например, конференция, день открытых дверей, конгресс или торговая ярмарка, которые собирают от десяти до тысяч человек и которые иногда проводятся по регистрации или приглашению: эти мероприятия B2B или B2C также могут быть важны в вашей коммуникационной стратегии.

Индивидуальные мероприятия

Хотя они не всегда контролируются профессионалами, индивидуальные мероприятия иногда требуют определенных навыков. Для некоторых мероприятий может оказаться целесообразным использовать профессиональный органайзер.Например, свадебный планировщик обладает всеми навыками, чтобы помочь вам организовать вашу свадьбу, в том числе предоставить вам наилучший выбор поставщиков услуг после сравнения нескольких предложений.

Общественные мероприятия

Различные типы мероприятий, открытых для широкой публики, существуют в самых разных областях, таких как культура, спорт, профилактика, солидарность и т. Д. Эти мероприятия включают в себя все мероприятия, открытые для общественности без каких-либо особых ограничений, такие как поминки, фестивали, карнавалы, не говоря уже о ярмарках и спортивных соревнованиях.

Что такое событийный маркетинг?

Краткое определение

Событийный маркетинг состоит из группы методов, направленных на привлечение внимания различных целей путем организации мероприятия, во время которого можно привлечь престижных гостей и предложить выдающиеся мероприятия.

Цели

Эмоции лежат в основе событийного маркетинга. Речь идет о создании незабываемых впечатлений, открытии дверей для обменов и объединении публики.Вот почему цели этого сектора следующие:

• Чтобы продемонстрировать своих клиентов, свои продукты или услуги,
• Привлечь внимание конечного потребителя,
• Пробудить интерес влиятельных СМИ, которые будут освещать событие ,
• Повышение лояльности клиентов,
• Работа над имиджем бренда компании.

Характер мероприятия зависит от темы. В этой статье речь пойдет о профессиональной сфере. Таким образом, эти цели соответствуют логике событийного маркетинга, но некоторые из них не актуальны в контексте частного мероприятия.

Доступные средства

Доступные средства могут сильно различаться в зависимости от вашего бюджета, стоимости вашей компании, поставщиков услуг, доступных на рынке, и типа мероприятия.

Первый случай касается компаний, близких к сфере культуры. Они хотят иметь подходящее место для организации своего мероприятия так, как они хотят. С этой точки зрения место должно быть подходящим для реализации запланированных мероприятий и реализации идей, которые были продуманы заранее.Событие — это хорошая возможность рассказать о ценностях компании. Это также дает возможность выделить инновации, способные поразить аудиторию.

Другие компании выбирают уличный маркетинг. Тогда улица и общественные пространства становятся территориями неожиданного события. Это может быть перформанс, акция вокруг новаторского устройства или показ определенного рекламного сообщения или изображения. Эти мероприятия, призванные, прежде всего, привлечь внимание публики, должны произвести на них сильное впечатление.

Какова роль событий в стратегии компании?

Работа над имиджем вашего бренда

Коммуникационная стратегия компании больше не ограничивается публикациями, рекламой и сообщениями в социальных сетях. Самое главное, что это не ограничивается веб-браузером, даже в эпоху цифровых технологий. Это более глобальный коммуникационный подход, который должен быть последовательным для всех средств массовой информации и целей. Таким образом, организация мероприятия может быть частью работы над имиджем вашего бренда и улучшением ваших продуктов и услуг.

Мероприятие дает профессионалам привилегированное пространство для встречи со своей целевой аудиторией с целью привлечь их к своей области, чтобы они могли пережить опыт, который они для них вообразили. Таким образом, маркетинг состоит в том, чтобы сделать себя заметным в повседневной жизни потребителя, привлекая его внимание. Здесь ваше внимание полностью сосредоточено на потребителе, потому что он будет присутствовать на мероприятии, которое вы для него организовали.

Повышение лояльности клиентов

Ваше общение на мероприятии принесет плоды только тогда, когда ваши клиенты посетят организованное вами мероприятие.Поэтому ваша цель — вызвать у потребителей желание посетить ваше мероприятие. Для этого вы должны заранее общаться в социальных сетях, а также в традиционных СМИ. Когда ваши клиенты будут присутствовать, вы сможете предоставить им наилучшие условия, чтобы насладиться мероприятием.

Само мероприятие, таким образом, будет способствовать лояльности клиентов. Предлагая им мероприятия, предварительную информацию, все удобства качественного приема и безупречного обслуживания, вы позволяете им ассоциировать вашу компанию и ваши продукты с этим моментом качества.Ваш клиент будет лоялен к вам, потому что он будет чувствовать, что поделился чем-то с вашей компанией: момент, который вы хотели бы ему предложить.

Зачем нужна коммуникация по событию?

Сообщите цели, что происходит событие

Перед событием вам необходимо сообщить об этом, чтобы подготовить сцену. Вы можете раскрыть некоторую закулисную работу, связанную с подготовкой к мероприятию, но вы также можете привлечь свою цель, например, спросив ее, что они хотят увидеть, когда доберутся туда.Это позволяет наладить диалог между потребителем и компанией. Затем у вас будет обзор ожидаемого количества участников, а также того, что ваши команды должны предпринять, чтобы удовлетворить их.

Эта информация также является отличным способом заставить людей говорить о вас, если ваш подход является вирусным. Сочетание организации мероприятия с прочной коммуникацией сделает вас более заметным и привлекательным, даже для тех, кто не мог присутствовать на вашем мероприятии или тех, кто не думал, что они будут присутствовать.Вызвать интерес и желание сделать ваше мероприятие горячей темой для обсуждения.

Сбор данных после события

После завершения мероприятия в ваших интересах продолжить общение. Даже если встреча состоялась, вам еще предстоит много аналитической работы, чтобы оценить эффективность и полезность вашего подхода. В этом процессе ваши участники могут поделиться своим мнением о ваших мероприятиях. Вы должны снова обратиться к ним через несколько недель и предложить вам снова связаться с ними, если возникнут какие-либо другие подобные преимущества.

Сделав этот шаг назад, вы подойдете к пост-событию конструктивно. Все, что вы сможете изучить и использовать позже, сэкономит вам время и деньги. Вашим участникам, безусловно, есть что вам сказать. Анализируя их отзывы, вы можете быть удивлены их восприятием определенных вещей, которые не обязательно соответствовали вашему первоначальному видению.

Какие бывают виды корпоративных мероприятий?

Есть много видов корпоративных мероприятий. Однако не все из них подойдут для каждой ситуации.Здесь мы обсудим наиболее распространенные виды корпоративных мероприятий.

Сплочение команды

Это корпоративное мероприятие помогает укрепить сплоченность команды. Это анимация вокруг момента веселья, такого как еда, день физической активности или совместная прогулка в культурном месте. Все, что может способствовать сотрудничеству и обмену, поощряя командный дух и оставляя в стороне иерархические отношения, — это хорошо.

Конференция

Конференция — это большая презентация, в которой компания выступает для предоставления информации аудитории.Это может быть пресс-конференция, анонс новых продуктов или услуг, презентация результатов или важных решений. Это форма нисходящего общения, при которой аудитория не говорит и задает вопросы во время выступления, а в режиме вопросов и ответов сразу после окончания выступления.

Вечеринка по запуску

Вечеринка по случаю запуска используется для празднования доступности продукта или услуги. Этот вечер является формой вознаграждения для сотрудников, которые работали над темой запуска, а также для потребителей, которые, возможно, предварительно заказали продукт или услугу и хотят разделить свой энтузиазм в связи с идеей наконец-то получить к ним доступ.

Послеработка

Несмотря на то, что это становится очень распространенным явлением во многих профессиях, послеработка, тем не менее, является привилегированным моментом, который в определенной степени способствует сплоченности команды. Здесь нет никакой конкретной деятельности, так как это момент обмена опытом и создания команды после рабочего дня за бокалом напитка. После работы обычно начинается около 19:00. и дает возможность за счет компании отдохнуть с коллегами.

Салон

Нам еще нужно проводить выставки и ярмарки? Это места встреч B2B или B2C, где одна или несколько компаний организуют мероприятие по определенной теме.Торговые ярмарки объединяют стенды, каждая из которых предлагает опыт или демонстрацию, в которой можно принять участие. Они часто предоставляют возможность познакомить профессионалов из определенного сектора друг с другом.

Какие профессии в событийной индустрии?

Событие Менеджер проекта

Менеджер проекта должен управлять временем и бюджетом проекта. Он или она действует как мост к клиенту и распределяет работу по разным командам. Если ему не хватает навыков, он должен пойти и найти их у поставщиков услуг по лучшей цене и в соответствии с графиком проекта.Он несет ответственность перед клиентом за бесперебойную работу проекта. Его роль координатора требует отличного организованности и знаний во многих различных областях.

Сотрудник по связям с общественностью

Он отвечает за разработку коммуникационных операций. Он особенно известен за фестивалями, конгрессами и спортивными мероприятиями. Он проводит много времени в полевых условиях и должен присутствовать на месте мероприятия, чтобы иметь возможность освещать его вживую, а также иметь изображения и информацию, необходимые для создания средства массовой информации, которое будет сообщать о его ходе.Среди необходимых качеств — креативность и умение произвести впечатление.

Организатор

Организатор мероприятия — физическое лицо в поле. Он или она координирует операции на месте, независимо от того, проводятся ли они собственными силами или поставщиками услуг, и должен гарантировать, что каждая деталь действительна в отношении заказа клиента. В зависимости от характера мероприятия организатору придется иметь дело с различными ограничениями: техническими, логистическими, безопасными и т. Д. Тем не менее, требуемые качества всегда одинаковы: творческий подход, большая автономия, отличные навыки межличностного общения и внимание к деталям.

Куратор выставки

На выставке куратор выбирает место, тему и работы для экспонирования. Он не только отвечает за организацию, но и следит за тем, чтобы проект был финансово устойчивым, а гости остались довольны открытием. Куратор одновременно является менеджером проекта и организатором и хорошо разбирается в предмете.

Как выбрать ивент-агентство?

Подготовка заявки

Перед тем, как нанять агентство, важно подумать о типе мероприятия, которое вы хотите организовать.Важное событие необходимо предвидеть и продумать заранее, иначе поставщик услуг, которого вы заказываете, не сможет доставить вам полное удовлетворение. Для этого вы можете задать себе следующие вопросы:

• Какое мероприятие вы хотите организовать?
• В каком формате должно проходить мероприятие?
• Каковы ваши цели в рамках этого мероприятия?
• В какой день это должно состояться?
• Какова целевая аудитория вашего мероприятия?
• Каков ваш общий бюджет?

Все, что остается, — это структурировать ответы на все эти вопросы в документе, который вы можете представить агентствам, с которыми вы встречаетесь.У них обязательно будут вопросы, которые они могут задать вам, чтобы предложить предложение, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Обратите внимание на важные аспекты

Агентство, появившееся из ниоткуда, не может оправдать свою компетентность и уж точно не заслуживает вашего внимания. Прежде чем проверять предложение агентства и вводить его в эксплуатацию, рекомендуется узнать об уже реализованных проектах, об удовлетворенности клиентов и даже о методах работы. Организация вашего проекта требует времени, и совершенно необходимо, чтобы он был качественным.Агентство, которому трудно поддерживать хорошие отношения со своими клиентами, рискует работать вместе с вами, не доставив вам удовлетворения. Прежде чем принять их расценки, загляните на веб-сайт агентства, которое вы собираетесь выбрать, и не стесняйтесь обращаться к их бывшим клиентам, чтобы получить отзывы об их услугах, если это возможно.

Какова роль агентства по организации мероприятий?

Обеспечить сопровождение

Агентство должно помочь вам, помимо организационных аспектов, путем сопровождения вас и создания структуры, способствующей сотрудничеству.Таким образом, при вводе в эксплуатацию агентства вы должны иметь представление о следующих элементах:

• График проекта,
• Цели, которые необходимо достичь,
• Действия, которые необходимо предпринять,
• Выбор поставщиков услуг,
• бюджет не должен быть превышен.

Вам следует воспользоваться опытом агентства по этим различным вопросам. Но не забывайте, что решение принимаете только вы. Чтобы выполнять свою роль в наилучших возможных условиях, вам нужно агентство, которое даст вам все ключи к пониманию вашего проекта.

Распространение ноу-хау

Возможно, вы уже обладаете всеми организационными навыками и навыками планирования, чтобы обеспечить успех ваших мероприятий. Однако когда дело доходит до создания визуальных эффектов, общения в Интернете или демонстрации структуры на сайте, вам потребуются знания или время, которых у вас может не быть. Событийное агентство также должно предоставить вам материально-техническую, творческую и организационную поддержку через свой штат и поставщиков услуг, которых оно уполномочивает.

Таким образом, поиск агентства означает не потерю контроля над своим проектом, а получение помощи.Эта существенная поддержка может иметь решающее значение, предоставляя вам готовую информацию перед мероприятием, но также и в течение самого дня.

Заключение

Сектор мероприятий требует самых разных навыков и профессий. Такое разнообразие профилей позволяет воплотить ваши идеи в жизнь, либо руководя всем изнутри вашей компании, либо доверяя весь или часть вашего проекта агентству. В любом случае, проекты должны быть проработаны в восходящем направлении и достаточно детально, чтобы получить ожидаемые результаты.

Чем занимается организатор мероприятий?

Первое, что должен знать каждый, кто думает о такой карьере, — это то, что планирование мероприятий постоянно входит в десятку самых стрессовых профессий. В то время как профессия может включать в себя путешествия по интересным направлениям и возможность остановиться в дорогих отелях и пообедать в эксклюзивных ресторанах, работа сопряжена с жесткими сроками и напряженными ситуациями, требующими быстрого мышления и решения.

Для организаторов мероприятий нет ничего необычного в том, чтобы их просили создать спокойствие среди потенциального хаоса и непоколебимо вести себя так, как будто хаос никогда и не был возможен.Чтобы добиться успеха — фактически, выжить — в полевых условиях эта способность для самообладания и поиска неисправностей является обязательной. Это, конечно, не единственный ключевой навык, которым обладают компетентные организаторы мероприятий. Эта роль также требует всех следующих навыков:

Организационные навыки
Логистика встреч, транспортировки, мероприятий и других аспектов мероприятий требует исключительных организационных навыков.

Креативность
Придумывание вдохновляющих идей и решений — в консультации с подходящими поставщиками, такими как поставщики аудио-видео, компании по управлению направлениями, а также поставщики мебели и цветов — требует творческой чуткости.

Навыки тайм-менеджмента
Организаторы мероприятий должны уметь расставлять приоритеты и менять приоритеты множественных обязанностей на длительные периоды времени. Работа ведется по срокам,

Управление командой и навыки построения отношений
Координация персонала, приглашенных докладчиков, артистов и посетителей мероприятий является неотъемлемой частью работы.

Отличные устные и письменные коммуникативные навыки
Организаторы мероприятий обеспечивают связь между несколькими сторонами, от клиентов до мест проведения мероприятий и местных поставщиков.Это означает, что они должны уметь реагировать на самые разные запросы и потребности.

Внимание к деталям
Равномерное планирование — это детальное планирование. Выявление потенциальных проблем или проблем до их возникновения — важная часть работы организатора мероприятий.

Деловая хватка
Планирование мероприятий включает в себя сбор предложений от мест проведения мероприятий, обеспечение качества продуктов и услуг, ведение переговоров и проверку контрактов на обслуживание, проверку счетов на мероприятия, утверждение платежей и другие связанные с этим задачи.

Компьютерная грамотность
Свободное владение программным обеспечением для управления проектами и программами для работы с электронными таблицами и базами данных очень важно для организаторов мероприятий.

Готовность путешествовать
Многие события происходят вдали от родного города планировщика. Кроме того, важная часть работы — это поиск мест и встречи с поставщиками. Следовательно, необходимость путешествовать не подлежит обсуждению.

Гибкость
При планировании мероприятий изменения относительно постоянны.Задержка рейсов означает задержку участников. Клиент меняет свое мнение на месте. Погода требует, чтобы мероприятие на открытом воздухе было перенесено в закрытое помещение. На определенном уровне задача организатора мероприятий — предвидеть непредвиденное и быть готовым с ним справиться.

В заключение, если вы ищете работу с 9 до 5, планирование мероприятий не для вас. Частью задания может быть 18-часовой рабочий день (как в дни, предшествующие мероприятию, так и во время самого мероприятия), падение в постель в 2 часа ночи после надзора за ужином с наградами или подъем в 5:00 утра.м. чтобы помочь организовать конференцию или выставку.

Эта карьера предназначена для людей, которые готовы работать без устали. И хотя организаторы мероприятий могут путешествовать по всему миру, они знают, что иногда единственные достопримечательности, которые они увидят, будут внутри отеля. В конце концов, их ответственность состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойную работу мероприятий для других в соответствии с видением и целями своих клиентов.

Event Management Company vs Events Agency — Есть ли разница?

---

Участник мероприятия в Африке 25.04.2019 Новости отрасли

---

---

«Есть важные различия между компанией по организации мероприятий и агентством по организации мероприятий»,

говорит: Роберт Уокер , директор Jukwaa , агентства по организации мероприятий, расположенного в Центурионе, Гаутенг.

Знание того, что они собой представляют, может превратить ничем не примечательную функцию в безудержный успех.

В чем основное отличие?

Предполагается, что компания по организации мероприятий осуществляет только надзор за мероприятием, которое уже было запланировано и организовано. Таким образом, клиенты могут рассчитывать на то, что большую часть работы, ведущей к этому, выполнят с минимальной помощью или без нее.

Агентство по организации мероприятий, с другой стороны, берет на себя полную ответственность за разработку уникального фирменного опыта и его профессиональное воплощение с момента его зарождения вплоть до посмертного анализа того, насколько хорошо оно выполнило задачу клиента.

«Осуществление всего жизненного цикла проекта — это само определение того, что делает агент»,

говорит: Walker .

«Они действуют от имени своего ограниченного во времени клиента, чтобы предоставить целостное решение, а не общую копию того, что они уже сделали в прошлом году».

Цели являются ключевыми

Каждое успешное мероприятие должно быть построено вокруг единственной цели, которую организация надеется достичь, обычно в форме действий, которые они хотят, чтобы их участники выполняли.Но все они слишком часто недооценивают положительный эффект, который агентство по организации мероприятий может оказать на такой результат.

«Работа со многими аудиториями в течение длительного периода времени заставляет агентство развить шестое представление о том, что работает, а что нет»,

заявляет Walker .

«Это означает, что мы не только избегаем клише, которые обязательно проваливаются; мы также можем обеспечить максимальную отдачу от вложений наших клиентов, превзойдя ожидания посетителей экономически эффективным способом ».

Дизайн для максимального удобства

Будь то конференция, презентация продукта или поощрительный отпуск, каждое мероприятие должно создавать впечатления, соответствующие его основной цели.Многие организации упускают редкую возможность полностью выразить свое корпоративное видение и фирменный стиль, не используя творческий опыт своего агентства.

«Худшее, что может сделать организация, — это ожидать огромной отдачи от события, которое было быстро собрано из прошлых фрагментов, которые, казалось, сработали»,

предупреждает Walker .

«Это проверенная временем формула от скуки посетителей и безразличия к бренду».

Единое контактное лицо

Основным преимуществом агентств по организации мероприятий является их сеть прошедших предварительную квалификацию поставщиков, сочетающуюся с их способностью узнавать на собственном опыте поставщиков, которым можно доверять в плане обеспечения высокого качества по разумной цене.Это означает, что они могут предоставить универсальное решение, требующее минимальных усилий со стороны своих клиентов.

Информированные корпоративные организаторы не обладают этой чертой, потому что разработка мероприятий — нечастая часть их обязанностей. Тем не менее, планирование мероприятия без сети надежных поставщиков может привести к чрезмерным задержкам в процессе.

Использование агентства по организации мероприятий

Если организации просто нужно место, обед и микрофон, это может осуществить почти любой человек с хорошими организационными навыками.Однако, если им требуется уникальный опыт, который обещает достичь их стратегической цели, им следует обратиться в свое агентство по организации мероприятий.

«Управление мероприятием — это только верхушка айсберга»,

говорит: Walker .

«Настоящая выгода от привлечения агентства — это избавиться от догадок и беготни для всего, что находится под поверхностью».

Как выбрать хорошее event-агентство

Любой профессионал, проводящий мероприятия, понимает необходимость оптимизации логистики планирования.Это не всегда легко, особенно если вы хотите добиться высоких результатов и оставить незабываемые впечатления для посетителей.

Давайте будем честными: планирование мероприятия может быть болезненным, и уровень боли резко возрастает, если у вас нет опыта управления мероприятиями. Ну так что ты делаешь? К счастью, у вас есть возможность выбрать между планированием мероприятия собственными силами (ой!) Или наймом агентства.

Вам может не понравиться идея нанять стороннее агентство, чтобы помочь с вашим мероприятием.Стороннее агентство никогда не узнает вашу компанию лучше, чем вы и ваша команда. Как люди из другой компании могут успешно организовать ваше мероприятие, если они ничего не знают о вашем бренде?

Не беспокойтесь — простой инструктаж во время вводной встречи может решить эту проблему.

Кроме того, как предполагает предприниматель Кевин Ван дер Стретен: «Ивент-агентства имеют объективное представление о вашей компании и поэтому могут лучше использовать ваши сильные стороны и минимизировать ваши слабые.Ваш собственный персонал с большей вероятностью будет страдать от селективной слепоты в отношении последней! Кроме того, агентство — идеальный спарринг-партнер и доска для обмена и развития новых идей ».

Наем агентства по организации мероприятий, которое сделает за вас тяжелую работу, может оказаться лучшим решением, которое вы когда-либо могли принять. Однако найти кого-то, кому вы доверяете для планирования вашего мероприятия, может быть непросто. Если вы не знаете бренд по рекомендациям, у вас нет другого выбора, кроме как выбрать случайное агентство и надеяться, что все получится.

Но даже без рекомендаций есть несколько способов найти действительно хорошее ивент-агентство. Вот как это сделать:

# 1. Выберите ивент-агентство, которое щедро и креативно предлагает свой контент

Хороший способ оценить уровень компетентности ивент-агентства — проанализировать, как оно продвигает себя в Интернете. Очевидно, агентство могло бы просто использовать Google AdWords или баннеры, но достаточно ли этого?

Сильные бренды используют маркетинг, чтобы повысить ценность своих потенциальных клиентов и клиентов, то есть они не будут просто «продвигать» свои услуги, а вместо этого фактически делятся своим опытом в Интернете.Проверяйте веб-сайты различных агентств и каналы социальных сетей на предмет оригинального содержания. Используют ли они свои ресурсы для создания интересных сообщений в блогах или видео? Пытаются ли они быть полезными и приносить реальную пользу?

Если вы найдете ивент-агентство, которое вкладывает время и смысл в свою стратегию контент-маркетинга, скорее всего, вы нашли действительно профессиональную команду, которая знает, как идти в ногу с меняющимися требованиями рынка.

№ 2. Проанализируйте свое первое общение с представителями агентства

Иногда первые красные флажки могут появиться сразу же.Представители агентства могут быть не очень отзывчивыми, вести себя недружелюбно, не понимать ваших потребностей или небрежно рассылать электронные письма, чувствительные ко времени.

Если это произойдет, не сразу же списывайте агентство — сначала спросите себя, предоставили ли вы всю необходимую информацию о своем мероприятии и достаточно ли четко заявили о своих потребностях. Если вы чувствуете, что были, то приступите к поиску другого агентства по организации мероприятий. Вы же не хотите работать с токсичной или непрофессиональной организацией.

№ 3. Обратите внимание на то, как работает агентство.

Перед подписанием контракта с агентством по организации мероприятий убедитесь, что вы понимаете его рабочий процесс. Каков его протокол планирования? Чего от тебя ждут? Что покрывает агентство? В чем особый подход к логистике?

Ответы на эти вопросы дадут вам четкое представление о том, совместимо ли агентство по организации мероприятий с вашей компанией и разделяете ли вы те же рабочие ценности.

№ 4.Обратите внимание, как команда реагирует на ваши потребности

В мире событий реакция и скорость — все. Очевидно, не стоит ожидать ответов на свои электронные письма через пять минут после их отправки. Однако вы сможете оценить ивент-агентство в зависимости от того, насколько активны его участники.

Планирование мероприятия непредсказуемо, поэтому никогда не знаешь, когда придется что-то менять. Хорошее ивент-агентство всегда будет быстро следить за изменениями и все обновлять.

№ 5. Начните с меньшего и менее дорогостоящего проекта

Не всегда легко понять, действительно ли агентство по организации мероприятий хорошее или нет. Если у вас есть сомнения, попробуйте привлечь их услуги для более мелкого проекта.

Например, если вы ожидаете большую конференцию в следующем году, в этом году вы можете попробовать нанять агентство для менее требовательного и безопасного проекта, такого как планирование завтрака для руководителей или небольшой корпоративной встречи. .Это позволит вам увидеть, как работает команда агентства и ее способность добиваться высоких результатов.

№ 6. Читайте обзоры на eventplanner.net

И, конечно же, читайте обзоры событийных агентств на нашем сайте. Вашего агентства еще нет в списке? Получите свою бизнес-страницу прямо сейчас!

Подведение итогов

Выбор эффективного агентства для вашего мероприятия может занять некоторое время, поэтому обязательно узнайте свои потребности и начните поиск агентства задолго до того, как вам нужно будет планировать свое мероприятие .Не торопитесь и тщательно изучите как можно больше агентств. Участвуйте в исследовательских встречах с ними. Проанализируйте их реакцию и рабочий протокол и только потом принимайте решение.

Подробнее об этой теме и множество других советов по организации мероприятий можно найти в книге СОБЫТИЯ.

Заказать

Управление событиями: что это?

Организация мероприятий включает в себя надзор за всей логистикой, ведущей к мероприятию и во время него, будь то конференция, свадьба или любое организованное мероприятие.Менеджеры мероприятий выполняют планы мероприятий, управляя персоналом, финансами, отношениями с поставщиками и т. Д.

В профессии организатора мероприятий названия должностей столь же разнообразны и многочисленны, как и предлагаемые услуги, и часто бывает трудно отличить одно от другого. Это может быть сложно при составлении портфолио по планированию мероприятий, поиске работы или работе с клиентом, который не имеет правильного представления о вашей должности и обязанностях. Узнайте больше о том, что включает в себя управление мероприятиями и подходит ли оно вам.

Что такое управление событиями?

Управление событиями включает в себя множество функций для проведения крупномасштабных мероприятий, которые могут включать конференции, съезды, концерты, торговые выставки, фестивали и церемонии. Он включает в себя общую логистику мероприятия, работу с персоналом и ведение проектного управления мероприятием в целом.

Дополнительные обязанности могут включать управление бюджетом и группами людей, ответственных за каждую функцию, а также надзор за выполнением мероприятия.Организаторы мероприятий также контролируют услуги всех сторонних поставщиков и профессионалов, включая организаторов мероприятий.

Как работает управление событиями

Конкретные обязанности менеджера мероприятий могут включать:

• Выбор и бронирование мест
• Координация внешних поставщиков
• Привлечение ораторов или развлечения
• Организация транспорта и стоянки
• Получение необходимых разрешений и соответствующей страховки
• Соответствие стандартам здоровья и безопасности
• Разработка планов действий в чрезвычайных ситуациях
• Антикризисное и ситуационное управление на мероприятии
• Разработка плана безопасности
• Мониторинг события

Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим.В зависимости от масштаба мероприятия и других нанятых специалистов должностные обязанности могут отличаться. По сути, организатор мероприятия отвечает за координацию всей логистики, необходимой для мероприятия.

Роль служб управления событиями

Фирмы по организации мероприятий часто нанимаются для планирования и проведения крупномасштабных корпоративных встреч и специальных мероприятий. В то время как свадьбы и концерты являются обычным явлением для профессионалов в области организации мероприятий, спортивные мероприятия, встречи и крупные вечеринки также могут быть полезны при организации мероприятий.

Государственные учреждения, некоммерческие организации, ассоциации и корпорации используют компании по организации мероприятий для координации важных мероприятий и встреч. Функцию управления мероприятиями часто можно найти в отделе корпоративного маркетинга или связей с общественностью или в составе их персонала для специальных мероприятий.

Навыки для достижения успеха

Как и в случае с большинством функций планирования мероприятий, управление событиями требует отличных организационных навыков для достижения успеха. Способность выполнять несколько задач и манипулировать множеством движущихся частей очень важна, и наряду с этой первоклассной организацией возникает потребность в эффективных навыках управления временем.

Умение расставить приоритеты и сосредоточиться на задаче — вот что ведет к успешному мероприятию. Управление событиями требует видения видения события вплоть до его реализации, что требует настойчивости, творчества и гибкости.

Поскольку управление проектами является ключевым элементом и включает в себя управление не только функциями, но и группами людей, навыки межличностного общения также важны. Взаимодействие с людьми на всех уровнях организации является частью работы, поэтому удобство, представительность и умение общаться будут иметь большое значение для развития этих отношений.

Управление мероприятиями и планирование мероприятий

Хотя управление событиями и планирование событий очень тесно связаны, они выполняют две разные функции. Проще говоря, организаторы мероприятий создают видение и многие предварительные планы мероприятия, в то время как менеджеры выполняют детали до и во время него.

При этом менеджеры событий могут также планировать аспекты событий, а планировщики событий могут управлять определенными компонентами процесса планирования событий. Эти двое работают бок о бок, и их обязанности могут частично совпадать.Многие люди могут выполнять обе роли, особенно если они ведут собственный бизнес или работают в небольшой компании по планированию мероприятий. Тем не менее, обучение и навыки, необходимые для каждой должности, несколько различаются.

Вот несколько примеров основных отличий:

Менеджеры мероприятий	Организаторы мероприятий
Резервирование мест	Выбор темы и концепции мероприятия
Координация с поставщиками	Выбор площадки
Наем и управление персоналом	Планирование меню
Управление на месте во время мероприятия	Организация развлечений или приглашенных докладчиков

Ключевые выводы

• Управление мероприятиями — это контроль над многими административными деталями таких мероприятий, как конференции, фестивали или свадьбы.