Ивент агентство это – что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

• детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
• корпоративные встречи и тим-билдинги;
• семинары, образовательные тренинги и конференции
• загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

3. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
4. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
5. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

• Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
• Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
• Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
• Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

• Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

5. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
6. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
7. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
8. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

9. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
10. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

 

mimievent.ru

Что такое event-маркетинг? | Creon – Event-агентство полного цикла

Что такое event?

Событийный маркетинг (event-маркетинг) – один из ключевых и наиболее эффективных BTL-инструментов. Вопреки распространённому заблуждению, к event-маркетингу относятся не только корпоративы, открытия магазинов и праздники. Это широкое понятие включает в себя организацию и проведение мероприятий разного масштаба в B2B, B2C и B2G сегментах: конференции, выставки, фестивали, концерты, встречи государственных деятелей и пр. В зависимости от специфики и целей проводимого мероприятия, специалисты выделяют семь ключевых направлений событийного маркетинга.

Развлекательные мероприятия

К ним относятся ярмарки, корпоративы, фестивали, праздники, концерты или шоу. Целями развлекательных мероприятий могут быть формирование корпоративной культуры, построение положительных отношений с целевой аудиторией, вовлечение и мотивация сотрудников и т.д.

Помимо общих организационных сложностей, у каждой разновидности событийного маркетинга есть ряд специфических моментов. В нише развлекательных мероприятий основной проблемой становится создание креативного сценария, который смог бы заинтересовать и привлечь внимание ЦА. Для того чтобы организовать успешное развлекательное мероприятие, проведите исследование вашей целевой аудитории и определите вкусовые предпочтения и увлечения ее представителей. Исходя из этих данных, вам будет гораздо проще создать сценарий мероприятия, которое придется по душе и надолго запомнится вашим потребителям.

Деловые мероприятия

В это понятие включают проведение мероприятий в целях развития бизнеса, направленных на создание и укрепление позитивных отношений с деловыми партнерами компании. К ним относятся пресс-конференции, семинары, форумы, саммиты и т.д.

Особенностью в их проведении становится максимально четкое планирование организационных моментов и внимание к мелочам. Реализуя деловые мероприятия, важно установить грамотное руководство над координаторами проекта, а также обеспечить транспортировку и логистику необходимого оборудования. Еще на этапе планирования заранее объективно оцените силы своей команды и при необходимости привлеките дополнительную помощь извне.

Спортивные мероприятия

Такие мероприятия чаще всего проводятся для популяризации экстремальных или малоизвестных видов спорта. К ним относятся чемпионаты, соревнования, семинары и симпозиумы для обсуждения ключевых вопросов развития спорта, турниры, марафоны и т.д. Как и в процессе проведения деловых мероприятий, главной проблемой становится организация грамотного контроля над ходом проекта и правильная расстановка привлеченных сил.

Тимбилдинг

Тимбилдинг или командообразование – мероприятия, которые проводят для улучшения отношений между сотрудниками, поднятия корпоративного духа и создания комфортной атмосферы внутри коллектива в целях сплочения команды для достижения общих целей компании. К ним относятся тренинги, мастер-классы, квесты, игры и т.д. Возможная проблема при организации тимбилдинг-мероприятий – недостаточная компетентность тренера. Для проведения успешного мероприятия подберите харизматичного ведущего, который сможет создать необходимую атмосферу и «заразить» ею команду.

Промо-акции

Промо-акции проводятся для стимуирования роста продаж, презентации новой линейки продукции, повышения лояльности потребителей и т.д. К ним относятся раздача листовок, дегустации, анкетирование, участие в профильных выставках, семплинги, спреинги и пр.

Помимо создания сопутствующих промо-материалов и букинга подходящей площадки, для организации успешной промо-акции необходимо уделить большое внимание подбору промо-персонала, задействованному на проекте. От того, насколько опытным и компетентным будет промоутер, напрямую зависят итоговые показатели всей акции.

Внешние мероприятия

Их организуют с целью повышения лояльности уже существующих клиентов. К таким мероприятиям относятся клиентский день, деловой ужин, мероприятия в честь открытия нового офиса, бизнес-завтрак и т.д. Этот вид событийного маркетинга находится на пересечении деловых и развлекательных мероприятий, поэтому основной проблемой в его организации становится написание правильного сценария, который сохранит баланс между серьезным тоном и праздничным настроением. Например, не стоит использовать в программе вечера откровенные номера и предлагать гостям крепкие напитки, однако с официальностью тоже следует соблюдать осторожность – в противном случае, ваше мероприятие рискует стать скучным и неинтересным.

MICE

MICE (Meting-Incentive-Conference-Exhibition) – поощрительные поездки одновременно делового и развлекательного характера для сотрудников компании. К ним относятся корпоративные выездные мероприятия, научные конференции, участие в отраслевых выставках и пр. Главная цель этой разновидности событийного маркетинга – мотивация сотрудников, развитие хороших межличностных отношений внутри коллектива, дополнительное профессиональное обучение сотрудников и пр.

При проведении таких мероприятий необходимо вовремя закупить нужное количество билетов, обеспечить транспорт для перевозки людей, спланировать наиболее удачный маршрут, проверить присутствие всех участников и пр. Заранее позаботьтесь обо всех организационных моментах, так как даже самые незначительные детали могут повлиять на успех всего проекта.

Event-маркетинг, вопреки распространенному заблуждению, гораздо более обширное понятие, включающее в себя не только организацию праздников и корпоративов. В зависимости от тематики мероприятия, организаторы проекта могут столкнуться с определенными сложностями. Однако, как показывает практика, их можно избежать, тщательно подготовившись к проекту и уделив должное внимание мелочам.

event.creonagency.ru

Как правильно выбрать event-агентство и не пожалеть

Бриф на проведение корпоративного мероприятия готов. И перед вами стоит новый вопрос — как выбрать подходящее агентство или отобрать участников для внутреннего тендера?

На рынке множество предложений, поэтому необходим подробный гайд по выбору event-агентства. Даже если вы уже работали с каким-либо подрядчиком, иногда нужна «свежая кровь» и новые креативные идеи. В этой статье мы разобрались, как выбрать агентство, которое организует мероприятие с учетом ваших целей и в рамках бюджета.

Главные критерии выбора

1. Профессионализм и опыт

Сколько лет агентство на рынке? Какие проекты реализованы? Какие компании в списке клиентов? С какими поставщиками работает компания? Насколько компетентны сотрудники? Лучше, если в портфолио агентства есть проекты того же формата, который нужен и вам.

2. Репутация

Правильное event-агентство рекомендуют клиенты и эксперты отрасли. Играет роль членство в ассоциациях, таких как НАОМ — Национальная ассоциация организаторов мероприятий. В нее входят профессиональные агентства с репутацией и опытом работы.

Посмотреть, кто входит в НАОМ

Существуют рейтинги, которые публикуются в отраслевых СМИ, профессиональные награды и отраслевые премии. Рейтинги в event-индустрии не показательны, так как сложно объективно оценить и сравнить успешность агентств и эффективность реализованных ими проектов. Кроме этого, в некоторых случаях место в рейтинге или номинация на премию проплачиваются самим агентством.

Безупречная репутация

Надежнее всего опираться на общий опыт работы, успешные проекты в портфолио, рекомендательные письма и другие показатели репутации.

3. Комфорт коммуникации и сервис

Вам вовремя отвечают на письма, вежливо общаются, прислушиваются к вашим потребностям. Не только готовы ответить на ваши вопросы, но и сами их задают, проявляют инициативу и интересуются проектом.

В хорошем агентстве для каждого мероприятия назначают менеджера проекта — персонального куратора, который будет заниматься всеми вопросами. Согласитесь, неудобно, если вам нужно по вопросу транспорта обращаться к Васе, кейтеринг обсуждать с Леной, а оформление — с Дашей. Намного проще, если вы обращаетесь к одному человеку, который в курсе всех событий.

4. Предоставление услуг «под ключ»

Event-агентство готово взять на себя организацию праздника в комплексе. Вы избавляетесь от лишних забот — это и есть главная цель любого клиента, обращающегося за помощью с организацией мероприятия. Идеальная ситуация, когда вы получаете готовый праздник в соответствии с концепцией, а проблемы остаются за кадром — подрядчик решает их самостоятельно.

Заранее выясняйте, берет ли агентство на себя рутинные задачи, или вы будете вовлечены в процесс, а подрядчик ответственен только за шоу-программу или банкет.

5. Гибкое ценообразование

6. Автономность

Какие услуги агентство оказывает без привлечения подрядчиков? Если обращается к подрядчикам — насколько они надежны и есть ли о них информация?

Нужные сотрудники в штате агентства — меньше риск форс-мажорных ситуаций. Но можно доверить мероприятие и компании с надежными партнерами. А вот если неизвестно, кому агентство поручает важные задачи — есть риск, что ваш праздник пострадает от невыполнения обязательств сторонними подрядчиками.

7. Активы агентства

Обратите внимание на ресурсы агентства и дополнительные услуги. Например, если у него собственный автопарк, то расходы на транспорт для вас будут меньше, чем если агентство заказывает трансфер у сторонней компании. Это касается и услуг видеомонтажа, аренды реквизита и всего остального.

Сложный выбор

Это основные критерии выбора, лучше учитывать их все. Теперь осталось подобрать конкретные агентства. Если вы устраиваете внутренний тендер, то лучше остановиться на 3-4 претендентах, чтобы не усложнять себе задачу. С каждым кандидатом желательно встретиться и обсудить подробности проекта лично.

Определяем тип агентства

Первый вопрос, который встает перед организатором мероприятия — обратиться в крупное или небольшое агентство, узкоспециализированное или общего профиля. Разберем плюсы и минусы каждого варианта.

Крупные event-агентства

Логичный выбор для крупных компаний. В таких агентствах организационный процесс поставлен на поток, разработаны каталоги концепций и имеются ресурсы для крупных проектов или серии мероприятий. Но большие агентства работают с большими бюджетами, с маленькими праздниками к ним обращаться не стоит — им неинтересны такие задачи, и в большинстве случаев они откажутся от работы.

Небольшие event-агентства

Отличаются более человеческим подходом, чаще готовят концепции точечно под каждого клиента. Здесь вы сможете проявлять инициативу, участвовать в разработке, контролировать каждую деталь. Но сроки сдачи проекта могут сдвигаться, времени на подготовку праздника потребуется больше, а организовать масштабное мероприятие сможет не каждое маленькое агентство.

Узкоспециализированные event-агентства

Отличаются четким позиционированием, например, занимаются только тренингами или тимбилдингами. Если знаете, какой формат мероприятия вам нужен — есть смысл выбрать такое агентство. В случае, когда вы не определились или нужно сочетать разные форматы — лучше остановиться на агентстве общего профиля.

Изучаем «лицо» агентства

У большинства агентств есть сайт и страницы в социальный сетях. Желательно, чтобы там была необходимая информация.

1. Портфолио

Качественное портфолио — основной критерий выбора. Хорошо, если к каждому проекту есть подробное описание: как проходила организация, какие цели стояли у клиента и как удалось их достичь.

Иногда агентство косвенно участвовало в проекте, но разместило его в портфолио, как будто реализовало полностью. Уточняйте подробности, задавайте представителю агентства вопросы о мероприятии, если в портфеле нет полной информации.

Стоит обратить внимание на участие в международных событиях, крупные ивенты и другие яркие моменты работы агентства. Однако нужно учитывать, что есть узкоспециализированные небольшие агентства без опыта масштабных проектов, но сильные в своей нише.

2. Отзывы и благодарности

Отзывы сейчас есть на всех сайтах, они покупаются и подделываются. Хорошим знаком будут рекомендательные или благодарственные письма с печатью организации. Их сложнее подделать и всегда можно проверить — связаться с прошлыми клиентами и уточнить, насколько они довольны сотрудничеством.

«Поймай меня, если сможешь»

3. Клиенты

При наличии серьезных рекомендаций у агентства не должно быть недостатка в солидных клиентах.

Присутствие известных логотипов на сайте или презентации не гарантирует, что агентство работало с этими компаниями. Поэтому проверяйте информацию. Посмотрите портфолио за последние два года — если в нем отсутствуют проекты для серьезных клиентов, значит крупные заказчики избегают этого агентства.

4. Сотрудники и партнеры

Информация о сотрудниках и партнерах важна для понимания уровня подрядчика. От профессионализма сотрудников зависит качество организации мероприятия. Хорошо, если на сайте указано образование и опыт работы event-менеджеров, креативщиков и других сотрудников.

Если в портфолио агентства написано, что оно проводит по 30 праздников в месяц, а в штате два менеджера — вы столкнулись с посредниками. Нужно изучить список партнеров агентства, чтобы снизить риски.

Обширные профессиональные контакты покажут, что агентство быстро решит любую проблему. Например, сможет пригласить другого артиста вместо заболевшего или сменить ресторан в случае форс-мажора.

Начинаем общение

На первом этапе общения вы предоставляете детально заполненный бриф, а агентство должно правильно отреагировать на запрос.

Как заполнить бриф и не умереть

Обращайте внимание на скорость ответа на письма, стремление агентства работать над проектом, компетентность в общении. Не бойтесь задавать неудобные вопросы и смотрите, как реагирует представитель агентства.

Клиентоориентированность

Уже во время первого контакта вы можете почувствовать, кто лучше вас понимает, с кем комфортнее взаимодействовать. Важна клиентоориентированность, понимание целей, желание задавать вопросы и разобраться в индустрии, чтобы организовать мероприятие, работающее на имидж вашей компании.

Компетентность

Представители агентства понимают цели, которых нужно достичь с помощью корпоративного мероприятия, и предлагают эффективные инструменты с учетом задач и бюджета.

Компетентные специалисты не боятся защищать свою точку зрения, подкрепляют доводы опытом. Они не давят на вас, но предлагают альтернативные решения в случае, если видят ошибку.

Адекватность

Агентства-звезды, которые не хотят слышать клиента; формалисты со стандартным подходом к каждой задаче; исполнители, которые не проявляют инициативу — вряд ли организуют по-настоящему хороший праздник.

Проводим тендер

Тендеры бывают государственные и коммерческие, открытые и закрытые. В одних случаях тендер размещается на сайте или специальной площадке, а агентства сами отправляют отклики. В других случаях вы сами ищете подрядчиков и рассылаете брифы.

Подробнее о видах тендеров

Тендеры проводят при наличии нескольких сильных претендентов. Как правило, в них участвуют от 3 до 10 агентств. Процесс отбора можно разделить на три этапа:

1. Попросите event-агентства сделать подборку проектов из портфолио. Тех, которые похожи на то, что вам нужно. И тех, которыми агентство гордится. Так вы оцените компетентность и желание работать.
2. Выбранным агентствам предложите разработать концепцию мероприятия с аргументацией эффективности. Не требуйте слишком многого, не просите несколько концепций — на подготовку уйдет много ресурсов, в итоге хорошие агентства откажутся участвовать в тендере. Смотрите на индивидуальность предложения — было ли оно разработано под вашу компанию или скорее напоминает стандартный шаблон.
3. Отберите 2-3 агентства, которые должны будут разработать подробный сценарий со сметой мероприятия. Из них вы выберете одного победителя, который организует праздник.

Пора сделать выбор

Тендерные предложения оценивают по креативности концепции и соответствию целям и бюджету компании.

Подводим итоги

Контролируйте выбор агентства, если в нем участвуют сотрудники из отдела закупок. Человеческий фактор никто не отменял — менеджеры могут выбрать не лучшее агентство, а которое симпатично им или заплатило откат.

В первую очередь оценивайте предложенные концепции, а не конечную цифру бюджета. Важно, как агентство оформило предложение. Часто сразу понятно, сколько времени и сил потрачено на разработку. Презентация «на коленке» многое говорит о подходе подрядчика к работе.

Внимательно читайте бюджетную смету. Иногда низкая цена вызвана тем, что учтены не все статьи расходов. Задавайте вопросы относительно каждого пункта, который кажется вам слишком дорогим или слишком дешевым.

Внутренний тендер не должен быть нацелен на выбор самого бюджетного предложения или минимальной цены за услуги. На это есть две причины:

• Минимальные комиссии или минимальные бюджеты часто предлагают начинающие агентства. Подумайте, насколько для вас приемлемо работать с новичками.
• Агентство с низкими ценами может отличаться формальным подходом к работе или быть подрядчиком, подбирающим исполнителей в момент реализации концепта. Это отрицательно скажется на результате.

На финальном этапе стоит встретиться с претендентами на победу. Личная встреча дает возможность получить дополнительную информацию о компетенции представителей агентства и убедиться, что вам будет приятно работать вместе.

Выводы

Итак, выбор агентства чаще всего проходит в три этапа:

1. Изучаем и составляем список агентств, которым отправим бриф.
2. Выбираем лучших претендентов из ответивших на запрос, по предложенным концепциям и другим критериям, которые описаны выше.
3. Выбираем победителя, которому доверим организацию мероприятия.

В следующей статье поговорим о концепциях мероприятия: как выбрать лучшую идею и удивить гостей.

www.creativevents.ru

Сами, или не сами? Преимущества работы с event-агентствами

Корпоративные мероприятия являются неотъемлемой частью корпоративной культуры и ведения бизнеса. Когда событие тщательно продумано и организовано, оно может помочь вашему бизнесу привлечь новых клиентов, повысить продажи, достичь поставленных целей и укрепить моральный дух команды.

Тем не мене, успешные события могут потребовать месяцы усердного планирования, подготовки, самоотдачи и организации. В итоге, перед многими компаниями встает дилемма: доверить организацию корпоративного события ивент-агентству, или заниматься этим самим?

Организация мероприятия «своими силами» может оказаться чрезвычайно интересным и увлекательным занятием, которое позволит проявить таланты, сплотить команду и открыть новые возможности для роста, особенно инновационных. И наградой за месяцы труда и самоотдачи может стать большой успех вашего события.

Но, как бы радужно все ни выглядело, это тяжелая работа, особенно в эмоциональном плане, которая может привести к массе дополнительного стресса, лишним затратам, и такое далеко не каждому под силу.

СТАТИСТИКА Британские ученые провели исследования и выяснили, что в одном только Соединенном Королевстве в 2016 году более 1.3 миллионов развлекательных событий были проведены с привлечением профессиональных Event-агентств.

Хорошее альтернативное решение — привлечение стороннего организатора, который сам по себе дает гарантии успеха. Такой выбор позволит вам тратить меньше времени, ресурсов, сил на планирование и подготовку, а значит испытывать меньше стресса и ответственности по этому поводу. Не нужно будет напрягать свою креативность и развивать ненужные навыки в деле, которое вам не близко.

Основные преимущества приглашения стороннего организатора

• Значительная экономия времени и ресурсов
• Разумная трата денег и эффективное управление бюджетом мероприятия
• Новизна и креативность события
• Минимум стресса

Экономия времени и ресурсов

Одна из главных причин, почему люди обращаются к сторонним организаторам – это нехватка времени на планирование и проведение события, из-за большой занятости основной работой.

Event-агентства постоянно устанавливают прочные связи с подрядчиками, праздничными площадками и артистами; это позволяет им быстро и эффективно управлять всем, что потребуется для проведения события. В то время как вам могут потребоваться недели, чтобы найти идеальное, подходящее по всем параметрам место для вашего праздника, или презентации, ивент-агентство может сделать это за несколько часов!

 

Опытные организаторы знают, какие нужно задавать вопросы, на что обращать внимание, понимают, что и в какой момент нужно делать и как соблюсти сроки без лишних проблем. Все, что вам остается делать – это выбрать желаемую дату и довериться профессионалам.

Экономия средств и соблюдение бюджета

Удержание в рамках бюджета и минимизация затрат – еще одно непростое испытание, с которым вы обязательно столкнетесь при планировании и организации событий. Вопрос решается гораздо проще, если этим занимаются профессионалы.

Event-агентства, как правило, имеют преимущества в отношениях с ключевыми подрядчиками; это позволяет им получать более низкие цены и эксклюзивные бонусы. Их большой опыт работы снимает груз с ваших плеч, поскольку они знают и понимают, как снизить стоимость отдельных аспектов, какие непредвиденные обстоятельства могут возникнуть, и как это предотвратить, чтобы не понести дополнительных затрат, остаться в рамках бюджета и получить желаемый результат.

К СВЕДЕНИЮ Частные заказчики и небольшие компании опасаются обращаться к профессионалам из-за мнения, что агентство «наживается» на перепродаже услуг подрядчиков и артистов для программы. Такое положение дел было распространено 10-15 лет назад в начале развития ивент-индустрии в России. Теперь же, благодаря распространению интернет-технологий, заказчики с легкостью могут самостоятельно отыскать все контакты и нужную информацию об услугах и их стоимости. Агентства теперь выступают в более понятной для всех роли – занимаются непосредственно организацией, подготовкой и координацией события, превращая набор услуг в единое действо. Процесс стал понятным и прозрачным. Теперь Заказчик может не переживать о «переплате»: как правило, агентство выставляет стоимость своих услуг отдельным пунктом в списке услуг привлекаемых подрядчиков и артистов. Если и существует агентское вознаграждение, то его берут на себя подрядчики и артисты, предоставляя агентскую скидку.

Новизна и креативность события

У вас может быть масса «гениальных» идей касательно будущего события, но претворить их в жизнь может не всегда просто. Богатый опыт подкрепленный умением мыслить шире принятых рамок означает, что праздничные агентства постоянно генерируют новые интересные идеи, чтобы по-настоящему впечатлить ваших партнеров, клиентов, или сотрудников.

Доступ к специфическим технологиям и ресурсам, которые могут быть недоступны для вас, также означает, что агентство — это само по себе креативное и инновационное решение по каждому вопросу, касательно организации вашего события. Именно поэтому ваш праздник, презентация, или корпоратив, превращаются в СОБЫТИЕ, в которое гости вовлекаются от получения приглашения, до финального фейерверка.

 

Минимум стресса

По данным исследований, главными причинами стресса на работе чаще всего являются поджимающие сроки, большое количество задач, слишком большое давление и ответственность. Планируя корпоративное событие, вы наверняка столкнетесь с одним, если не со всеми, из этих факторов, ибо сложности организации станут дополнением к стрессам вашей основной работы.

РЕЙТИНГ Неунывающие британские ученые в ходе исследований выяснили, что организаторы событий входят в пятерку самых стрессовых профессий, наряду с военными, пожарными, пилотами и полицейскими.

Таким образом, становится понятно, что специализированное агентство снимет с вас груз ответственности и лишнего стресса, и создаст для вас РЕШЕНИЕ, а не проблему. Вы и ваши коллеги сможете сосредоточить внимание на вашей основной работе, будучи уверенными, что грядущее событие планируется детально, эффективно и со вкусом!

Резюмируем

Если вы «сыты по-горло» лишним стрессом, нехваткой времени на организацию, или у вас закончились идеи, — не стесняйтесь обратиться к профессионалам!

Возможности, которые идут в комплекте с event-агентством, безграничны, преимущества – бесценны. Поэтому позвольте себе насладиться интересным и захватывающим событием, которое пойдет на пользу и вам, и вашей команде, и вашему бизнесу!

Как бы то ни было, помните: приглашение праздничного агентства не освобождает вас от ответственности! Хорошие организаторы всегда стремятся построить долгосрочные отношения с заказчиком, и должны быть в курсе миссии вашей компании и ключевых задач, которые вы ставите перед тем или иным событием.

Аутсорсинг события (приглашение профессионального организатора) не означает, что это больше не ваша головная боль; в глазах организатора событий вы остаетесь экспертом в своей области. Поэтому подыскивайте event-агентство, которое будет с вами «на одной волне», которое сможет понять стоящие перед вами и вашим бизнесом задачи и создаст исключительное событие, чтобы эти задачи успешно реализовать!

Спешите организовать лучшее событие для вашей компании?
Платформа Artist.ru поможет Вам легко найти профессиональных организаторов, а также лучших специалистов и артистов для вашего праздника.

artist.ru

Чем занимается event агентство

Значение английского слова event объяснит многое – оно означает мероприятие. Event агентство занимается организацией мероприятий. Вроде бы теперь все ясно? Но тут-то и начинается самое интересное. Организация мероприятий понятие очень емкое, мы постараемся сейчас разобрать его на составляющие, на примере подготовки проекта.

Этап первый:

Каждое мероприятие начинается с идеи, концепции, образа. От этого мы отталкиваемся в создании проекта. Будь то презентация или спортивное мероприятие, конференция или проведение корпоративного праздника – все требует создания общеполагающей идеи, в рамках которой впоследствии будут создаваться детали общего целого. Над созданием идеи работает целая команда – это и креативные директора, и режиссеры, и художники по свету, и декораторы.

Этап второй:

После утверждения концепции начинается стадия составления сметы. Немаловажным условием в ее подготовке является заявленный бюджет. Желания непременно должны совпадать с возможностями, тогда не будет разочарований и неприятных сюрпризов. Даже в рамках небольшого бюджета возможно создание качественных мероприятий.

Этап третий:

Далее следует стадия подбора подрядчиков. В зависимости от направленности мероприятия это могут быть разные компании, но практически в каждом проекте принимают участие декораторы, техническое обеспечение (световая и звуковая аппаратура), ведущий, диджей, фотографы и видео операторы, кавер группа или хедлайнер. Если с подрядчиками по техническому обеспечению все более-менее ясно – хорошее агентство всегда имеет список надежных компаний, предоставляющих оборудование, то подбор и утверждение творческих коллективов может занимать довольно большое количество времени.

Этап четвертый:

Следующий этап в подготовке проекта – это заключение договоров с подрядчиками, составление технических заданий и проработка приложений: схем, графиков монтажа\демонтажа, сценариев и прочих документов проекта. В процессе этого этапа проходит множество выездов на площадку, встреч в месте проведения, совещаний со всеми участниками мероприятия, или же с отдельными службами. Создаются эскизы, 3D модели, утверждаются плейлисты, проходят записи в студии.

Заключительные этапы:

На заключительных этапах подаются списки для охраны на местах проведения мероприятия, куда входят данные персонала, перечень завозимого оборудования, а также списки автотранспорта. Производятся необходимые закупки для проекта, а также доставка. По необходимости проводятся репетиции.

Мероприятие:

Далее следует непосредственно само мероприятие – чаще всего оно проходит в течение одного дня, но бывают проекты, протяженные во времени, ряд мероприятий, порой в разных городах или регионах. Или же мероприятие, одновременно проводимое в разных городах.

Пост продакшн:

Но и после окончания мероприятия event агентству есть чем заняться —  проводится демонтаж, собираются закрывающие документы. Агентство продолжает работу с фотографами и видео режиссерами над созданием альбомов и отчетных роликов, и фильмов. Создаются отчетные документы и презентации.

Как Вы видите, event агентство берет на себя организацию мероприятий в полном объеме. Начиная с разработки идеи и поиска площадки для проведения, и заканчивая подготовкой отчетных фильмов и альбомов.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Татьяна Макаршина

styleproject.ru

Что такое event агентство?

Event-агентство (от англ. event — событие) — компания, специализирующаяся на организации развлекательных (праздники, корпоративы) и бизнес-мероприятий (конференции, семинары, презентации, выставки).

Преимущества Event-Агентств

• Опыт организации мероприятий. В серьезном агентстве работают люди, которые не один год почти ежедневно организовывают мероприятия разной направленности и масштаба. Они знают множество «мелочей» (по мнению непрофессионала), которые оказывают огромное влияние на результат мероприятия.
• Огромная база артистов и других подрядчиков. Организовывая Мероприятие самостоятельно, у Вас будет гораздо меньший выбор артистов и услуг.
• Опыт работы с конкретными артистами и подрядчиками. Каждый из кандидатов будет рассказывать Вам, что он «самый лучший», и показывать Вам примеры своих работ — естественно, самые лучшие. В таком случае очень сложно определить, кого стоит выбрать. Специалисты агентства же видели в практической работе каждого артиста и подрядчика неоднократно, и Вам всегда предложат лучшего — зачем агентству работать с плохими, когда есть хорошие?
• Удобство. Вы экономите свое время или время своего персонала. Вместо общения с множеством людей, большим количеством переговоров и встреч, массы договоров, Вы получаете Персонального менеджера, который отвечает за Ваше мероприятие, и делает это все за Вас. Вам же информация предоставляется в удобное время и в систематизированном виде. Интересуют ли вас услуги event агентства?
• Креативность. В составе агентства есть креативный отдел, который занимается разработкой концепций Вашего мероприятия для дальнейшего выбора Вами одной из них. Это дает множество преимуществ, в том числе, например, что Мероприятие не превратится в бесцельную, простите, попойку, а выполнит поставленные Вами задачи, будь то командообразование, имидж бренда или просто праздник, который запомнится всем.
• Договор. Работая с агентством, Вы подписываете Договор, где четко прописаны все условия, цены и ответственность. Работая без агентства, Вам, как правило, предложат удовлетвориться устными договоренностями со всеми вытекающими последствиями.

Недостатки Event-Агентств

• Множество непрофессионалов на рынке Украины. Всегда внимательно отнеситесь к выбору агентства. Сейчас на рынке одного только Киева представлено более 250 «агентств», только чуть больше десятка из которых могут считаться профессионалами. Остальные же — «человек с телефоном», который организовал 2-3 мероприятия, сделавший сайт и гордо именующий себя агентством. Долго такие «агентства» не существуют, но на их месте сразу появляются новые.
• Дополнительные расходы. Расходы на услуги Event-агентства гораздо меньше, чем принято считать, и не редки случаи, когда праздник, организованный через агентство ДЕШЕВЛЕ праздника, организованного самостоятельно. Почему? Все просто. Регулярно работая с артистами и другими подрядчиками, агентство имеет у них скидки, чаще всего — около 10%. Даже учитывая стоимость услуг агентства (3-10% бюджета, в нашем агентстве — 3%), итоговая стоимость праздника выходит дешевле или равна стоимости праздника, организованного самостоятельно.

Стоит ли Вам обращаться в Агентство?

Рискнем Взять на себя ответственность рекомендовать Вам обращаться в Агентство во всех случаях, кроме:
• Если нужные Вам артисты, услуги и подрядчики являются Вашими хорошими знакомыми, которых Вы видели в работе и уверены в их профессионализме.
• Если Вы неоднократно организовывали подобные мероприятия, и были удовлетворены результатом.
И даже в подобном случае вариант привлечения профессиональных ивентеров нужно тщательно рассмотреть.

Наше агентство организовывает корпоративные мероприятия, дни рождения, свадьбы, детские праздники (ссылки) и многое другое. Наши услуги по организации Ваших мероприятий стоят того, что обратится в нашу фирму! Будем рады сотрудничеству!

Поделитесь интересным материалом с друзьями!          

Публикации из этой категории:

 

fcbayernmunich.ru

Зачем нужно и что делает ивент-агентство? — TN Group

Ивент (event) в переводе с английского означает «событие». Компании, специализирующиеся на организации и проведении массовых мероприятий и праздников называются ивент-агентствами. Они оказывают услуги «под ключ». При обращении в ивент-агентство клиенту нужно лишь озвучить дату предстоящего события, свои пожелания и предпочтения, а позже утвердить предложенную ивент-менеджером программу мероприятия.

Кто такой ивент-менеджер?

Как правило, штат event-агентства небольшой и состоит преимущественно из ивент-менеджеров (проектных менеджеров). Именно они и занимаются организацией предстоящего события. Некоторые люди ошибочно представляют себе ивент-менеджера эдаким веселым массовиком-затейником. На самом деле эта профессия относится к сфере маркетинга и управления персоналом и считается одной из самых сложных, так как помимо хороших организаторских способностей требует пунктуальности, собранности, умения общаться с людьми, определенных творческих талантов и, конечно же, креативности мышления.

Принцип работы event-агентства

Ивент-агентство «виртуально» объединяет разные компании и людей, которые отвечают за отдельные элементы мероприятия. Это могут быть кафе, рестораны, фирмы, занимающиеся кейтерингом, танцевальные и музыкальные коллективы, диджеи, ведущие, артисты, технические специалисты, декораторы, фотографы и т. д. У каждого серьезного event-агентства, имеющего опыт организации и проведения мероприятий, есть своя, «наработанная» группа таких субподрядчиков, качество работы которых прошло проверку и не вызывает сомнений.

Ивент-менеджер выступает координатором мероприятия, руководит происходящим процессом, синхронизирует работу всех служб и задействованного персонала.

Почему организацию массовых мероприятий лучше доверить ивент-агентству?

 Проведение праздников и мероприятий, особенно предполагающих наличие большого количества гостей – задача очень сложная. Если вы хотите избежать форс-мажоров, конфузов, затянутости и скуки – обратитесь в ивент-агентство. Это:

• гарантия того, что мероприятие будет организовано на самом высоком уровне;
• позволит спокойно наслаждаться происходящим событием;
• исключит вероятность задействования людей или компаний, оказывающих услуги низкого качества (ведущий скучный, фотографии ужасные, музыка плохо подобрана, еда невкусная и т. п.).

Если вам требуются услуги event-агентства в Хабаровске – обратитесь в TN GROUP. Мы знаем, как сделать уникальным любое событие!

tn-dv.ru