Как закрывается больничный лист в бухгалтерии: Страница не найдена — БухЭксперт8

22.08.1999 alexxlab

Содержание

как получить, проверить и закрыть

Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»

Больницы и поликлиники выдают электронные больничные листы наравне с бумажными. Как выглядит электронный лист нетрудоспособности, как его получить и закрыть, когда листы будут выдавать исключительно в электронной форме, рассказывается в нашей статье.

Как выглядит электронный больничный лист

Электронный лист содержит все те же сведения, только для работы с ним нужны специальные программы, а для передачи данных – Интернет. Лист имеет ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный больничный.

Электронная форма не позволяет сотрудникам потерять или испортить (например, помять, порвать) документ.

Кроме того, система электронных больничных исключает представление поддельных документов. ФСС должен проверить подлинность электронных больничных.

Работодатель, запрашивая лист у фонда, получает уже проверенный документ.

Больничные листы с 01. 01.2022 будут выдавать только в электронной форме. Чтобы принимать электронные документы, работодателю нужно:

1. Получить усиленные квалифицированные электронные подписи. По общему правилу они нужны главному бухгалтеру (другому лицу, уполномоченному вести бухучет) и руководителю (п. 16 правил информационного взаимодействия, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

2. Установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.

3. Выбрать способ передачи информации.

Таких способов три (пп. «а» п. 10 правил № 1567):

работать через личный кабинет страхователя на сайте ФСС. Для этого надо зарегистрироваться на портале госуслуг и использовать учетную запись для доступа к личному кабинету;
установить программу АРМ «Подготовка расчетов для ФСС». Ее можно скачать на сайте фонда;
использовать бухгалтерские программы, посредством которых можно работать с электронными больничными.

С региональным отделением ФСС нужно заключить соглашение об информационном взаимодействии по формам, размещенным на сайте ведомства.

Порядок расчета и оплаты электронного листа нетрудоспособности ничем не отличается от оплаты больничного в бумажном виде.

Например, если электронный больничный выдан в связи с болезнью, первые три дня временной нетрудоспособности работника оплачивает работодатель, а остальной период, начиная с четвертого дня, сотруднику напрямую оплачивает ФСС. Для выплаты пособия работодатель должен не позднее пяти календарных дней со дня получения от работника необходимых документов представить их в территориальный орган ФСС.

Расчет пособия нужно сделать так же, как при получении бумажного больничного. Срок оплаты электронного больничного ничем не отличается от срока оплаты бумажного.

Например, работодатель должен назначить свою часть пособия по временной нетрудоспособности (например, по болезни) в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с необходимыми документами, а выплатить ее – в ближайший после назначения пособия день выдачи зарплаты.

ФСС выплатит свою часть пособия в течение 10 календарных дней со дня получения от работодателя реестра сведений, которые необходимы для назначения соответствующего вида пособия.

Проходите онлайн-курс про страховые взносы. На примерах расскажем, на какие выплаты не надо начислять, как заполнять отчетность и избегать претензий налоговиков и фондов. После курса получите сертификат.

Как получить электронный больничный лист

Технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по телекоммуникационным каналам связи. Все взаимодействие между заболевшим сотрудником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему. Она называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах».
В ней листы формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.

Электронный листок нетрудоспособности до 01.01.2022 можно оформить только по письменному заявлению работника. О своем желании сотрудник должен сообщить лечащему врачу и заполнить соответствующую форму заявления. Также он должен предоставить медучреждение свой СНИЛС.

После того как врач закроет больничный лист, медорганизация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности и заполнит в нем свою часть (п. 3 и пп. «б» п. 10 правил № 1567). Затем сотрудник получит от врача специальный талон, где будет указан номер листа. Собирать дополнительные подписи и проставлять в больничном листе печать медорганизации не надо.

Выданный работнику талон с номером листа не является документом строгой отчетности. Его не нужно передавать работодателю – достаточно назвать лишь номер больничного листа. Сделать это можно любым способом, в том числе по телефону или посредством электронной переписки. Талон, где указан номер больничного, не является обязательным документом для расчета и оплаты листа нетрудоспособности. Работодатель не должен ни требовать его от работника, ни ждать, когда работник его представит.

Если сотрудник потерял талон, то он может узнать номер листа в личном кабинете на сайте ФСС. Для входа понадобится подтвержденная учетная запись с портала госуслуг.

Как только от сотрудника поступили сведения о номере электронного больничного листа, работодатель должен с помощью выбранного программного обеспечения найти этот больничный лист в базе данных ЕИИС «Соцстрах». Поиск проводится по тому номеру, который сообщил работник, и по его СНИЛС. Для работы с электронными листами работодатель может использовать программы для ведения бухучета, операторов электронного документооборота либо скачать на сайте ФСС бесплатную программу.

После того как электронный больничный лист найден, его надо запросить из базы данных ФСС. В нем нужно заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем» (пп. «в» п. 11 правил № 1567). Как это сделать, подробно разберем ниже.

Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронной подписью. Можно использовать ту же цифровую подпись, что и для сдачи отчетности. После этого данные автоматически уйдут в ФСС.

Как заполнить электронный больничный лист

В заполнении электронного больничного нет каких-либо особенностей – в нем должны быть все те же сведения, что и в бумажном варианте (п. 11 правил № 1567):

1. Поле «Место работы — наименование организации» и другие строки заполняются в соответствии с п. 73 порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н. Работодатель – юридическое лицо вносит свое полное или сокращенное наименование. Название обособленного подразделения указывают, если сотрудник принят в это подразделение и оно зарегистрировано в качестве страхователя в территориальном органе ФСС РФ.

2. В строке «Основное» или «По совместительству» необходимо проставить отметку V в зависимости от того, на каких условиях сотрудник выполняет трудовые функции – по основному месту работы или внешнему совместительству.

3. В полях «Регистрационный N» и «Код подчиненности» проставляют соответствующие коды, которые можно взять из уведомления о регистрации в ФСС.

4. В поле «ИНН нетрудоспособного» может указываться идентификационный номер налогоплательщика. Эту строку не заполняют:

если у сотрудника нет ИНН;
если подлежит выплате пособие по беременности и родам.

5. В поле «СНИЛС» вносят страховой номер индивидуального лицевого счета. Его можно найти в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования, выданном до 01.04.2019, или в уведомлении, в том числе электронном, подтверждающем регистрацию работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

6. В поле «Условия исчисления» проставляется соответствующий двухзначный код, а при необходимости – несколько кодов. Коды и их расшифровка приведены в п. 73 порядка № 925н и на оборотной стороне листка нетрудоспособности. Например, код 01 при заболевании, 02 – при травме, 03 – при карантине и так далее.

7. Поле «Акт формы Н-1 от» заполняется, если временная нетрудоспособность вызвана несчастным случаем на производстве или наступила в результате профессионального заболевания. Здесь необходимо указать число, месяц и год составления соответствующего акта.

8. Поле «Дата начала работы» остается пустым, если работник все еще трудится в организации. Оно заполняется, если трудовой договор был аннулирован и при этом работник заболел (получил травму) в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. В этом поле нужно указать дату, с которой работник должен был приступить к работе.

9. В поле «Страховой стаж» указывают количество полных лет и месяцев деятельности работника, учитываемых при исчислении размера пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.

10. В поле «В том числе нестраховые периоды» прописывают количество полных лет и месяцев, в течение которых работник проходил военную или другую службу, предусмотренную Законом РФ «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу…» от 12. 02.1993 № 4468-1. Нестраховой период исчисляется с 01.01.2007.

11. В поле «Причитается пособие за период» в соответствующие ячейки вносятся даты начала и окончания периода, за который сотруднику должно быть назначено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности либо по беременности и родам.

12. В поле «Средний заработок для исчисления пособия» указывают сумму среднего заработка, из которого исчисляется пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам. По общему правилу средний заработок исчисляется за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности либо отпуска по беременности и родам (ч. 1 ст. 14 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Сумма среднего заработка, исчисляемого за каждый календарный год, не должна превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС (ч. 3.2 ст. 14 закона № 255-ФЗ).

13. В поле «Средний дневной заработок» указывают средний дневной заработок работника.

14. В поле «Сумма пособия: за счет средств страхователя» прописывают размер пособия, начисленного за счет средств работодателя. Первые три дня нетрудоспособности, которая возникла из-за заболевания или травмы, оплачивает работодатель, остальные дни – ФСС. В отдельных случаях соцстрах оплачивает весь период нетрудоспособности (ч. 2, 3 ст. 3 закона № 255-ФЗ). Размер пособия должен быть отражен в полном объеме без вычета сумм НДФЛ (абз. 2 п. 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, абз. 7 письма ФСС РФ от 08.09.2011 № 14-03-14/15-10022). Несмотря на то что разъяснения основаны на нормах порядка, действовавшего до 13.12.2020 включительно, думаем, они остаются актуальными и при применении порядка № 925н. Если ФСС оплачивает весь период временной нетрудоспособности (п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 3, пп. 2–5 ч. 1 ст. 5 закона № 255-ФЗ), то поле «За счет средств работодателя» не заполняют. Например, в листках нетрудоспособности по беременности и родам.

15. Поля «За счет средств фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» не заполняют.

Электронный больничный лист подписывают главный бухгалтер (другое лицо, уполномоченное вести бухгалтерский учет) и руководитель страхователя усиленными квалифицированными электронными подписями (п. 74 порядка № 925н).

Если руководитель возлагает на себя обязанности главного бухгалтера, электронный больничный следует подписать только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.

В случае выявления нарушений в заполнении листа нетрудоспособности территориальный орган ФСС РФ в течение 5 рабочих дней направит извещение с указанием перечня необходимых исправлений и больничный для внесения в него соответствующих исправлений.

Как посмотреть электронный больничный лист

Работодатель может посмотреть и заполнить лист нетрудоспособности несколькими способами. Например, в личном кабинете ФСС. Для этого следует:

зайти в личный кабинет;
с левой стороны открыть вкладку «Электронный лист нетрудоспособности»;
выбрать «Запросить листок»;
ввести номер листа и СНИЛС сотрудника;
открыть документ;
выбрать пункт «Заполняется работодателем» и внести туда данные.

Найти и заполнить больничный можно на портале ЕИИС «Соцстрах». Для этого нужно зайти в личный кабинет, найти лист нетрудоспособности по номеру и СНИЛС и внести в него нужные сведения.

Как закрыть электронный больничный лист

Для закрытия листа нетрудоспособности сотрудник должен обратиться к лечащему врачу. Он сделает соответствующую отметку, подпишет лист электронной подписью и отправит его в ФСС. Сотрудник получит талон с номером больничного.

Как узнать номер электронного больничного листа

Еcли сотрудник потерял талон с номером больничного, он может узнать его в личном кабинете ФСС. Для входа необходимы пароль и логин от сайта госуслуг.

Какие есть нюансы оплаты длительного больничного листа

Правила продления больничного листа на срок более полумесяца

Лечащий врач вправе выдать больничный лист не более чем на 15 дней. Если для выздоровления физлица этого срока недостаточно, то продление периода нетрудоспособности возможно по решению врачебной комиссии. Максимальный срок единовременного продления также не превышает 15 дней. Врачи, состоящие в комиссии, в обязательном порядке должны пройти профильное обучение для проведения медицинской экспертизы такого характера.

Важно! Максимальный срок, на который может выдать больничный лист лечащий врач, — 15 дней, а для тех, которые выдает фельдшер или стоматолог, — 10 дней.

Если меняется лечебное учреждение в рамках одного страхового случая, то срок исчисления допустимой продолжительности все равно начинается с первого дня наступления заболевания, а не с первого дня наблюдения в новом медучреждении. Такое разъяснение приведено в письме ФСС от 08.04.2013 № 15-03-11/12-3453. В этом же письме соцстрах напоминает, что неявка заболевшего физлица на плановый осмотр лечащим врачом может привести к снижению размера пособия по болезни.

Напоминаем! Сейчас работодатель оплачивает только первые 3 дня больничного. Остальное напрямую работнику платит ФСС. Подробнее смотрите в нашей памятке.

При этом с 2022 года больничные формируются только в электронном виде.

Максимальная продолжительность периода нетрудоспособности, связанной с бытовой травмой или заболеванием, в 2022 году

Максимальная продолжительность больничного листа определяется с учетом медицинских показаний и клинических прогнозов. Согласно п. 4 ст. 59 закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» от 21.11.2011 № 323-ФЗ и п. 34 Порядка выдачи больничных, утвержденного приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, если у заболевшего есть все предпосылки для потери трудоспособности, его не позднее чем через 4 месяца после начала нетрудоспособности направляют на медико-социальную экспертизу.

Больничный лист при установлении инвалидности

Если по итогам врачебной экспертизы будет признана инвалидность физлица, то окончание больничного наступит накануне регистрации документов для медико-социальной экспертизы.

Важно! В бланке больничного листа должна быть заполнена графа «Дата регистрации документов в бюро МСЭ». Если при этом есть отметка в графе «Установлена/изменена группа инвалидности», то датой установления инвалидности считается как раз дата регистрации документов в МСЭ, поэтому за этот день физлицо уже имеет право на получение пособия по инвалидности, а пособие по нетрудоспособности за этот день не начисляется.

Но если инвалидность не препятствует трудовой деятельности физлица, то за ним сохраняется право на все социальные гарантии, предусмотренные ТК РФ, в том числе и право на оплату больничных листов. В этом случае ему выдается новый листок нетрудоспособности для предоставления по месту работы.

При этом как бы долго сотрудник-инвалид ни находился на больничном, п. 3 ст. 6 закона «О социальном страховании» от 29.12.2006 № 255-ФЗ предусматривает максимальную продолжительность оплачиваемого листка нетрудоспособности — 4 идущих подряд месяца или 5 месяцев в календарном году.

Как оплатить больничный инвалиду см. здесь.

Длительный больничный при благоприятном трудовом прогнозе врачебной комиссии

Но если врачебная комиссия определяет заболевание как поддающееся лечению и ожидает возвращения полной трудоспособности, то максимальная продолжительность больничного может быть до 10 месяцев, а в некоторых случаях и до года. При этом необходимо не реже чем каждые 15 дней продлевать больничный, также по решению комиссии. Об этом говорится в п. 22 Порядка выдачи больничных.

Вместе с тем существует судебная практика, где за физлицом признается право на получение пособия по болезни, даже если медицинское учреждение нарушило правила выдачи больничных и по истечении 10 месяцев не провело медэкспертизу (например, апелляционное определение Тверского областного суда от 27. 03.2015 № 33-590). В данном случае обязанность по выплате пособия суд возложил на работодателя. Но возмещение таких больничных листов из ФСС останется спорным.

Важно! Соцстрах может предъявлять иски в адрес медучреждений для возмещения ущерба, если ему пришлось возмещать расходы по больничным, оформленным неверно или оформленными учреждениями без соответствующей лицензии. Об этом говорится в подп. 6 п. 1 ст. 4.2 закона 255-ФЗ. Суды (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 11.12.2012 № 10605/12 по делу № А33-11561/2011) отмечают, что работодатель не в состоянии проверить правомерность выдачи больничного листа его сотруднику, но вместе с тем положения Трудового кодекса его обязывают оплатить листки нетрудоспособности. Поэтому соцстрах также обязан возмещать расходы по спорным больничным, но впоследствии может предъявить расходы на возмещение пособий медучреждению.

Особенности оформления больничных при продлении или при переводе в другое медицинское учреждение

Нельзя признать недействительным больничный лист, если в нем не стоит печать медучреждения при оформлении продолжения. Порядком выдачи больничных однозначно не определено, необходима ли печать при продлении листка нетрудоспособности, если лицо наблюдается в одном и том же медицинском учреждении.

Форма бланка больничного предусматривает место для печати в двух местах: напротив графы «Дата выдачи» и напротив граф «Приступить к работе» и «Выдан листок нетрудоспособности (продолжение) №».

Однако соцстрах поясняет правила простановки печатей в больничных листах лишь в тех случаях, когда физлицо переводится в другое медицинское учреждение для продолжения лечения. В п. 4 письма ФСС от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605 соцстрах пишет, что закрывает больничный, предшествующий переводу, новое медицинское учреждение. Это значит, что именно оно ставит свою печать, заверяя графу с номером выданного продолжения больничного.

Оплатить продолжение больничного вам поможет Готовое решение от «КонсультантПлюс». Чтобы посмотреть материал, получите пробный доступ к системе. Это бесплатно.

Максимальная продолжительность оплаты по больничным листам

Не всегда по длительным больничным соцстрах компенсирует выплату пособий по нетрудоспособности в полном объеме. В ст. 6 закона 255-ФЗ рассмотрены различные случаи, для которых устанавливается разная продолжительность периода оплаты больничного:

Причина, по которой выдается больничный лист и назначается пособие	Основание	Максимальная продолжительность оплаты больничного листа
Обычная бытовая травма или заболевание	п. 1 ст. 6 закона 255-ФЗ	Весь период, на который оформлен больничный лист
Обычная бытовая травма или заболевание с последующим установлением инвалидности	п. 3 ст. 6 закона 255-ФЗ	Максимально — 4 месяца подряд или 5 месяцев за год
Туберкулез (код причины нетрудоспособности — 11)	п. 3 ст. 6 закона 255-ФЗ	Не применяется ограничение по инвалидности. Выплата по больничному за всю продолжительность или до момента изменения группы инвалидности.
Бытовая травма или заболевание физлиц, работающих по трудовому договору продолжительностью менее полугода	п. 4 ст. 6 закона 255-ФЗ	75 дней
Уход за детьми до 7 лет	подп. 1 п. 5 ст. 6 закона 255-ФЗ	60 дней за год или 90 дней для заболеваний, перечисленных в приказе Минздравсоцразвития от 20.02.2008 № 84н
Уход за детьми от 7 до 15 лет	подп. 2 п. 5 ст. 6 закона 255-ФЗ	15 дней по одному страхслучаю и 45 дней в целом за год
Уход за детьми-инвалидами до 18 лет	подп. 3 п. 5 ст. 6 закона 255-ФЗ	120 дней за год
Уход за ВИЧ-инфицированным ребенком до 18 лет	подп. 4 п. 5 ст. 6 закона 255-ФЗ	Весь период лечения в стационаре
Уход за детьми до 18 лет с поствакцинальными осложнениями или злокачественными опухолями	подп. 5 п. 5 ст. 6 закона 255-ФЗ	Весь период лечения как дома, так и в медучреждениях
Иные случаи ухода за заболевшими родственниками	подп. 6 п. 5 ст. 6 закона 255-ФЗ	7 дней по одному страхслучаю и 30 дней за год
Карантин (код причины нетрудоспособности — 03)	п. 6 ст. 6 закона 255-ФЗ	Весь период карантина, независимо от того, выписан больничный в связи с контактом самого сотрудника с переносчиком инфекции, или он связан с уходом за ребенком до 7 лет, находящемся на карантине
Протезирование в стационаре	п. 7 ст. 6 закона 255-ФЗ	Весь период нахождения в медучреждении и время в пути до медучреждения и домой
Долечивание в санаториях	п. 8 ст. 6 закона 255-ФЗ	24 дня

Правильно заполнить больничный по уходу за ребенком вам поможет образец, который подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный доступ к системе и переходите в материал.

Не всегда код причины нетрудоспособности, проставленный в соответствующей графе, поможет точно определить максимальную продолжительность оплаты пособия. Обычно нужна некоторая дополнительная информация. Но все-таки некоторые случаи понятны и из данного кода.

Почитайте о том, какими бывают коды заболеваний, в публикации «Что означают в больничном листе коды нетрудоспособности».

При возникновении сомнений для определения максимальной оплаты по больничному можно обратиться в медучреждение, выдавшее документ, с запросом о разъяснении нюансов по конкретному листку нетрудоспособности.

Нюансы оплаты длительных больничных
В течение одного страхового случая может быть выдано несколько листков нетрудоспособности. При этом на протяжении заболевания могут меняться коды заболевания и даже лечебные учреждения, но если соблюдены все правила выдачи продолжений больничных листов, то все эти листы относятся к одному страховому случаю. Об этом соцстрах пишет в письме от 18.08.2004 № 02-18/11-5676.
Для определения пособия по такому случаю нетрудоспособности будет применяться средний заработок, рассчитанный на дату начала заболевания. То же самое касается страхового стажа. Даже если в течение периода длительной нетрудоспособности страховой стаж пересекает границу, за которой увеличивается процент оплаты от среднего заработка, увеличить пособие физлица не получится, т. к. для определения процента используется стаж по состоянию на дату открытия первого больничного листка.
Важно! Следует обращать внимание, чтобы в листках нетрудоспособности в рамках одного заболевания стояла отметка о том, что листки следуют друг за другом. То есть на каждом следующем по сроку больничном в графе «Продолжение листка нетрудоспособности №» должна быть отсылка к предыдущему документу. В противном случае, даже если дело касается одного заболевания, больничные будут относиться к разным страховым случаям и по каждому документу придется оплачивать 3 дня за счет средств работодателя.
Почитайте также об оплате больничного по бытовой травме.
Итоги
Оплата длительного больничного листа зависит от причины нетрудоспособности. Законодатели установили ряд ограничений в зависимости от категории заболевшего и вида самого заболевания. Кроме того, есть ограничения по продолжительности больничных, которые выдает медицинское учреждение. Но ошибка, допущенная лечебным учреждением при выдаче больничного, в том числе и при определении его максимальной продолжительности, не является препятствием для оплаты пособия по болезни работодателем. Хотя есть вероятность, что право на возмещение таких пособий из ФСС придется отстаивать в судебном порядке.
Источники:
Трудовой кодекс РФ

федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ
федеральный закон от 29. 12.2006 № 255-ФЗ
приказ Минздрава России от 28.11.2017 № 953н
письмо ФСС РФ от 18.08.2004 № 02-18/11-5676

Как оплачивается больничный лист | HURMA
В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять больничный лист работодателю и рассчитывать компенсацию сотрудникам.
В расчете больничных множество нюансов, каждый из которых так или иначе влияет на конечный результат расчета. Поэтому очень важно учесть их все и правильно оформить больничные выплаты для сотрудников.
Оформление больничного листа нетрудоспособности
Первое, что стоит всегда помнить — больничные начисляются только на основании листа нетрудоспособности (ЛН), или, как его еще называют, больничного листа. Сотрудник подает его по основному месту работы, и это должен быть обязательно оригинал. Если работа по совместительству, то достаточно копии, но она должна быть заверена руководителем основного места работы.
Если человек ушел на больничный в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, то к ЛН еще предоставляются акт о несчастном случае (акт расследования профессионального заболевания) установленной формы.
Еще раз подчеркнем, ни один другой документ (например, справка о визите к врачу) кроме больничного листа, не может быть основанием для расчета и выплаты больничных.
Итак, сотрудник принес на предприятие больничный лист. Передать его следует либо в отдел кадров, либо сразу бухгалтеру. Работодатель вносит в ЛН следующую информацию:
Период отсутствия работника с указанием количества нерабочих дней.
Льготную категорию, если работник к ней относится. Например, некоторые лица имеют право на 100% больничных независимо от стажа.
Страховой стаж работника на дату ЛН (для больничных, не связанных с несчастным случаем, или профессиональным заболеванием).
Затем заполненный ЛН передают в комиссию (или уполномоченному в компании), которая будет решать вопросы материальной компенсации больничного. На что следует обратить внимание:
Кто выдал ЛН. Такое право имеет четко определенный круг лиц, указанный в Инструкции о ЛН.
ЛН должен быть оформлен в соответствии с инструкцией № 532.
Больничные выплачиваются в период и в случаях, предусмотренных инструкцией о ЛН и законом №1105.
Если в больничном стоит отметка о том, что во время болезни было нарушение режима и стоит вид нарушения, заверенный подписью врача, то работник теряет право на больничные выплаты с даты нарушения.
ЛН по уходу за больным ребенком не выдают на период, в течение которого мать или лицо, ухаживающее за ребенком, находится в отпуске (ежегодном, учебном или по уходу за ребенком до 3 лет) в соответствии с ч. 6 ст. 22 закона №1105 и п. 3.11 инструкции о ЛН.
Комиссия или уполномоченный должны тщательно изучить все обстоятельства, зафиксировать свое решение в протоколе и сделать соответствующую отметку в ЛН. Если решение положительное, в больничном листе отмечают процент оплаты и количество дней, подлежащих оплате, если отрицательное, то указывают причину. Далее лист нетрудоспособности попадает в бухгалтерию, где уже исчисляется сумма больничных платежей.
Как рассчитать больничные в 2019
Чтобы осуществить расчет больничных в 2019 году, нужно определить расчетный период, просуммировать выплаты этого периода, на основе этих показателей выяснить размер среднедневной зарплаты, после — дневной выплаты, и наконец получить сумму больничных. А теперь обо всем пошагово.
Расчетный период
Для расчета больничных нужно определить расчетный период. Он зависит от длительности трудоустройства в компании:
12 календарных месяцев пребывания в трудовых отношениях, предшествующих месяцу, в котором работник заболел — если работник трудоустроен у вас более года.
Количество полных календарных месяцев пребывания в трудовых отношениях, предшествующих месяцу, за дни которого осуществляют начисления больничных — если работник в трудовых отношениях менее года.
Фактически отработанное время после заключения трудового договора до даты наступления страхового случая (день болезни не включается) — если работник в трудовых отношениях меньше календарного месяца.
Если работник заболел в свой первый рабочий день, расчетного периода не будет и оплата больничных в 2019 будет проводиться в соответствии с размером зарплаты.
Продолжительность расчетного периода
С расчетным периодом определились, теперь выясним его продолжительность в календарных днях. Так, если расчетный период составляет:
Один календарный месяц, то его продолжительность для начисления больничных зависит от продолжительности месяца (31, 30, 28 к. дн.).
От 2 до 11 к. мес. — продолжительность расчетного периода определяется суммой дней в месяцах, которые вошли в расчетный период.
12 к. мес. — продолжительность 365 к. дн.
Когда расчетным периодом является фактически отработанное время, считаем все календарные дни нахождения в трудовых отношениях до дня болезни.
Чтобы расчет больничных был правильным, в расчетный период не включаются календарные дни, которые не отработаны по уважительным причинам:
Отпуск без сохранения зарплаты.
Болезнь.
Отпуск в связи с беременностью и родами.
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 или 6-летнего возраста.
Если эти дни приходятся на календарный месяц, для начисления больничных такой месяц из расчетного периода следует исключить.
Среднедневная зарплата
Следующий показатель, который нужно определить — это среднедневная зарплата. Чтобы рассчитать среднюю дневную заработную плату, нужно поделить:
Выплаты расчетного периода на его продолжительность — если расчетный период есть.
Зарплату на среднемесячное количество дней (30,44 к. дн.) — если расчетный период отсутствует, то есть работник заболел в первый рабочий день.
Дневная выплата
Чтобы получить дневную выплату, к сумме среднедневной зарплаты применяем проценты, определенные в части первой статьи 24 Закона Украины “Об общеобязательном государственном социальном страховании” в зависимости от страхового стажа работника или его льготной категории.
Стоит обратить внимание на страховой стаж, который имеет работник в течение 12 календарных месяцев перед наступлением болезни. Именно от этого зависит размер больничных.
Если работник в течение последних 12 к. мес. имеет страховой стаж более 6 месяцев, выплата больничных производится по приведенному выше правилу.
Если страховой стаж менее 6 месяцев, дневная выплата не может быть больше 137,09 грн (4173 грн ÷ 30,44 к. дн.), поскольку минимальная зарплата на 2019 год составляет 4173 грн.
Сумма больничных
Чтобы посчитать сумму больничных, количество дней болезни следует умножить на дневную выплату. При начислении учитываем только те дни болезни, которые указаны в листе нетрудоспособности. Если в нем определены календарные дни нарушения режима — эти дни не оплачиваются. Если дни болезни или отсутствия подтверждены справкой о временном освобождении от работы по уходу за больным ребенком или другой справкой из медицинского учреждения, больничные за эти дни не начисляются.
Следует помнить, что лист нетрудоспособности не предоставляется и соответственно начисления больничных не будет, когда работник ухаживает:
За хроническим больным в период ремиссии.
За больным ребенком в период ежегодного (основного и дополнительного) отпусков, отпуска без сохранения заработной платы, частично оплачиваемого отпуска для ухода за ребенком до 3 лет.
За здоровым ребенком на период карантина.
За больным старше 14 лет при стационарном лечении.
Оплата больничных
После того как бухгалтер рассчитал соответствующую сумму больничных на основании надлежащим образом оформленного листа нетрудоспособности, смотрим на продолжительность болезни. Ведь именно от этого зависит, кто будет выплачивать средства.
Выплата больничных за первые пять календарных дней болезни работника осуществляется за счет средств государственного или организационного бюджета, из которого финансируются расходы на оплату труда.
Другие дни болезни (начиная с 6 календарного дня) должен оплатить ФСС.
Если больничный лист был подан на основании ухода за ребенком, все дни будут оплачены ФСС.
Заявление-расчет больничных
Следующий после расчета больничных шаг — заявление в ФСС. В заявлении-расчете больничных и приложении к нему нужно заполнить все реквизиты, начиная со сведений об учреждении, счета, суммы финансирования, и заканчивая сведениями о застрахованном лице. Этого требует Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования.
Следует помнить, что оплата больничных за счет ФСС возможна лишь в случае представления надлежащим образом оформленного заявления-расчета. В нем нужно указать:
Название учреждения.
Адрес.
Телефон.
Код Единого государственного реестра предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ).
Название банка, в котором открыт отдельный счет.
Номер счета.
МФО органа банка.
В приложении к заявлению-расчету сумму больничных отражаем в разрезе застрахованных лиц и листков нетрудоспособности. То есть заполняем реквизиты:
Фамилия, имя, отчество застрахованного лица.
Номер страхового свидетельства (идентификационный номер) или серию и номер паспорта.
Сведения о работе (основное место работы или совместительство).
Данные листка нетрудоспособности (серия, номер, тип).
Причину нетрудоспособности.
Период болезни (даты начала и окончания).
Общее количество дней, за которые начислены больничные, и те из них, которые оплачивает ФСС.
Общую сумму больничных.
Сумму, которую должен профинансировать ФСС.
Сроки выплаты
Начисленные больничные выплачиваются в ближайший после дня назначения срок, установленный в компании для выплаты зарплаты. С оплатой первых пяти дней временной нетрудоспособности вопросов не возникает, а вот с пособием по временной нетрудоспособности нужно разобраться.
Выплаты по листку нетрудоспособности назначает комиссия или ответственное лицо компании, либо уполномоченный по социальному страхованию. Если решение положительное, листок нетрудоспособности передается в бухгалтерию для начисления соответствующих выплат. Срок выплаты больничных зависит от даты решения о назначении компенсации. Чтобы выплата больничных была своевременной, уполномоченное лицо должно безотлагательно передать в бухгалтерию лист нетрудоспособности и другие документы. Бухгалтер рассчитывает сумму больничных и подает в ФСС надлежащим образом оформленное заявление-расчет.
По результатам рассмотрения ФСС полученных документов, компании перечисляют на отдельный текущий счет больничные для выплаты работникам, указанным в заявлении-расчете. Только после получения финансирования от ФСС бухгалтерия может выплатить работнику соответствующую сумму.
Расчет отпуска по беременности и родам 2019
Больничный по беременности и родам выдается в медицинском учреждении, где наблюдали за беременностью женщины, уже с 30-й недели. После получения больничного листа, оригинал предоставляется в отдел кадров или бухгалтерию компании.
Представитель кадровой службы в свою очередь проверяет корректность заполнения документа. Листок нетрудоспособности, дающий право на оплачиваемый отпуск по беременности и родам, содержит на лицевой стороне:
Штамп и оттиск печати медицинского учреждения.
Отметку “8” в графе “причина нетрудоспособности”.
На обратной стороне больничного лицо, ответственное за ведение табеля учета использования рабочего времени, отмечает:
Название организации.
Подразделение.
Должность.
Табельный номер.
Характер работы.
Период нетрудоспособности.
После проверки и заполнения больничного листа, рассчитывается размер финансовой помощи в соответствии с законодательством Украины. Материальная помощь по беременности и родам предоставляется в размере 100% средней заработной платы и не зависит от страхового стажа. Однако существует ограничение на максимальный размер выплаты для беременных женщин, которые в течение года перед наступлением страхового случая имеют страховой стаж менее 6 месяцев. В таком случае материальная помощь назначается исходя из начисленной заработной платы, с которой уплачиваются страховые взносы в расчете на месяц.
После расчета бухгалтер подает в ФСС заявление-расчет. Сотрудница получит пособие по беременности и родам в ближайший после назначения день, установленный для выплаты заработной платы.
Почему важно правильно оформлять больничные
Оформление больничных выплат ложится на плечи отдела кадров. Учитывая, что вопрос этот связан с финансовой ответственностью, подходить к нему нужно со всей внимательностью. Если в больничном листе будет допущена ошибка, его придется переделывать, так как он окажется недействительным. Если ошибка незначительная, достаточно исправления врача, заверенного подписью и печатью. Однако, если речь идет о более серьезной ошибке, ЛН следует переоформить.
Заполнение больничного листа может показаться сложным, но если знать основные правила оформления и законы Украины о листе нетрудоспособности и начислении социальных выплат, то задача станет гораздо проще.
Начисление отпускных и больничных в связи с пандемией
У бухгалтеров, аудиторов и руководства есть проблемы, которые необходимо решить после того, как сотрудники накопили оплачиваемые отпуска в связи с ограничениями на поездки.
Марк П. Хольцман, CPA, Ph.D.

Изображение IVan101/iStock
Работая и живя в условиях ограничений, связанных с COVID-19, многие сотрудники отложили отпуск и больничные до тех пор, пока ограничения, вероятно, не будут сняты, что привело к, пожалуй, самому большому накоплению обязательств по оплачиваемым отсутствиям, которые у нас есть. когда-либо видел.
Бухгалтеры и аудиторы в этом году должны проявлять особую осторожность при расчете, раскрытии и аудите обязательств по оплачиваемым отсутствиям. Кроме того, менеджеры и люди, которые их консультируют, должны начать думать о финансовых и операционных затратах на погашение этих обязательств.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОМПЕНСИРУЕМОГО ОТСУТСТВИЯ
В процессе работы большинство сотрудников получают право брать оплачиваемые выходные по разным причинам, включая отпуск, болезнь, уход за собой и время, проведенное с семьей. Политика работодателей может предусматривать накопленные права , которые переносятся на будущие периоды, если они не используются в текущем периоде. Они также могут предусматривать закрепленные права , которые создают обязательство по оплате оплачиваемого отсутствия даже после увольнения. Компании должны позаботиться о том, чтобы их политика соответствовала государственным и местным нормам. Кроме того, компании, ведущие деятельность за пределами США, должны соблюдать законы стран, в которых работают их сотрудники.
FASB пометил эти выходные как оплачиваемых прогулов . ОПБУ США требует начисления обязательств в отношении затрат на эти будущие отсутствия при наличии всех следующих условий:

Обязанность работодателя оплачивать будущие отсутствия возникает в связи с уже оказанными работниками услугами;
Обязательство относится к правам, которые наделяются или накапливаются;
Возможна выплата компенсации; и
Сумма, подлежащая выплате, может быть разумно оценена (FASB ASC, параграф 710-10-25-1).
Это определение ясно показывает, что компании с принципом «используй или потеряешь» в отношении отпуска или выплаты по болезни не нужно будет начислять обязательства, поскольку больничные и отпускные дни их сотрудников не распределяются и не накапливаются.
Субъекты не обязательно учитывают дни отпуска так же, как и дни болезни; Компания может предоставлять права на отпуск, но не может даже накапливать права на больничные. Больничные дни будут начисляться, если компания разрешает сотрудникам накапливать эти дни и использовать их в качестве компенсируемых отсутствий, т. е. они накапливаются или распределяются.

При начислении компенсируемых прогулов следует учитывать содержание политики работодателя в отношении отпусков и больничных, а не их форму. Когда предыдущая практика работодателя указывает на то, что работники получают компенсируемые отсутствия на работе сверх своих законных прав и опубликованных политик, ответственность за компенсируемые отсутствия на работе должна охватывать все разумно поддающиеся оценке компенсации, которые могут быть выплачены, а не только те оплачиваемые отсутствия, на которые работники имеют законное право.
НАЧИСЛЕНИЕ КОМПЕНСАЦИОННЫХ ОТСУТСТВИЙ
Бухгалтерам лучше всего применять балансовый подход к начислению компенсируемых отсутствий, оценивая обязательство на конец периода и затем соответствующим образом корректируя расходы. Чтобы подготовить начисление, бухгалтер должен умножить текущую заработную плату каждого сотрудника на количество непогашенных накопленных и вынужденных прогулов на конец периода. На диаграмме «Формат электронной таблицы для расчета начислений по компенсируемым отсутствиям» показан практический макет электронной таблицы для организации с четырьмя сотрудниками, в которой каждый сотрудник указан в отдельной строке и заполнен столбцами для количества невыплаченных дней по болезни, количества невыплаченных дней отпуска и текущая заработная плата в день.

Для почасовых работников текущая заработная плата в день будет рассчитываться как почасовая ставка компенсации на дату начисления, умноженная на общее количество часов, подлежащих компенсации за один день. Ставка почасовой оплаты должна включать соответствующие расходы на дополнительные льготы и заработанные налоги работодателя. Для наемных работников, которые получают заработную плату за год, разделите годовую заработную плату, включая расходы на дополнительные льготы и налоги работодателя, на среднее количество отработанных дней в году.
9Стандарты FASB 0011 не устанавливают ставки для начисления компенсируемых прогулов. Бухгалтеры могут выбирать между текущей ставкой или вероятной ставкой компенсации, когда работник будет использовать дни отпуска, дисконтированные до текущей стоимости. Для удобства проверки многие бухгалтеры используют текущий курс.
Чтобы рассчитать начисление для каждого сотрудника, умножьте общее количество дней на дневную заработную плату, как показано на диаграмме «Формат электронной таблицы для расчета начисления по компенсируемым отсутствиям».
При начислении ответственности за оплачиваемое отсутствие бухгалтеры могут использовать исторические данные и другие прогнозы для оценки вероятности того, что эти права будут утрачены, и соответствующим образом дисконтировать предполагаемую ответственность. Исторические записи должны указывать, в какой степени работники, вероятно, допускают истечение оплачиваемого отсутствия из-за увольнения или, возможно, чрезмерной успеваемости, и помогают бухгалтерам оценить компенсируемое отсутствие, которое, вероятно, прекратится в будущем.
Бухгалтерская запись для начисления компенсируемых отсутствий будет корректировать подлежащее выплате обязательство по отпускам в соответствии с балансом, рассчитанным в электронной таблице. Например, на диаграмме «Формат электронной таблицы для расчета начислений по компенсируемым отсутствиям» показана расчетная отпускная, равная 9 долларам США.,600. Предположим, у этой компании уже есть задолженность по оплате отпуска, равная 6000 долларов. Компания будет кредитовать отпускные на разницу в размере 3600 долларов, а соответствующий дебет пойдет на заработную плату и расходы на заработную плату, как показано на диаграмме «Дебет и кредит для компенсируемых отсутствий».
В последующие периоды компания снова оценивала общую сумму обязательств по оплачиваемым отпускам, а затем корректировала остаток этой суммы до суммы оценки, записывая соответствующий дебет в счет расходов на заработную плату и заработную плату.

КОМПЕНСИРУЕМЫЕ ОТСУТСТВИЯ И ОТЛОЖЕННЫЕ НАЛОГИ
Поскольку компенсированные отсутствия вычитаются при оплате, а не при начислении, их начисление в качестве обязательства приводит к возникновению временной разницы, в результате чего возникает отложенный налоговый актив, равный сумме отпускных, умноженной на эффективную налоговую ставку. В соответствии с Обновлением стандартов бухгалтерского учета № 2015-17, Налог на прибыль: Балансовая классификация отложенных налогов , отложенные налоговые активы и обязательства классифицируются как долгосрочные.
Предположим, что в приведенном выше примере эффективная налоговая ставка компании составляет 25%. В рамках своей бухгалтерской проводки для корректировки отложенных налоговых активов и обязательств на конец периода компания должна скорректировать свой отложенный налоговый актив в связи с компенсируемым отсутствием на работе до 25% от общей суммы отпускных, или 2400 долларов США.
ОТЧЕТНОСТЬ И РАСКРЫТИЕ КОМПЕНСАЦИОННЫХ ОТСУТСТВИЙ
Бухгалтеры включают в баланс начисления по компенсируемым отсутствиям с другими текущими обязательствами. Если общая сумма обязательств является существенной, то она должна быть отражена отдельно или раскрыта в примечаниях к финансовой отчетности. Если сумма, подлежащая выплате, не может быть обоснованно оценена (четвертый критерий выше), то компания должна раскрыть информацию о оплачиваемых отсутствиях в примечаниях к бухгалтерской отчетности, указав, что начисление не может быть отражено, поскольку сумма, подлежащая выплате, не может быть быть обоснованно оценены.
Диаграмма «Компенсированные отсутствия не могут быть оценены» иллюстрирует раскрытие информации Acacia Diversified Holdings, указывающее на то, что ее ответственность не может быть обоснованно оценена.
Компенсируемые отсутствия на работе не могут быть оценены
Компенсируемые отсутствия на работе
Компания не начислила обязательство за оплачиваемое отсутствие в соответствии с Кодификацией стандартов бухгалтерского учета 710, Компенсация — Общие положения , поскольку размер обязательства не может быть обоснованно по состоянию на 31 декабря 2019 г., и 2018.
На диаграмме «Отчет об оплачиваемых отсутствиях как отдельной строке в балансе» показана выдержка из баланса, представленная Item 9 Labs Corp. за год, закончившийся 30 сентября 2020 г., в котором отчеты о начисленных оплачиваемых отсутствиях представлены отдельно. от прочих текущих обязательств.

На диаграмме «Учетная политика отчетности в отношении оплачиваемых отсутствий» представлена информация PRA Health Services об учетной политике в отношении начисления оплачиваемых прогулов.
Учетная политика в отношении оплачиваемого отсутствия на работе
Компенсированное отсутствие на работе
Компания начисляет затраты на оплачиваемое отсутствие в той мере, в какой право работника на получение оплаты относится к уже оказанной услуге, обязательство переходит или накапливается, выплата вероятна, и сумма может быть разумно оценена. Политика Компании в отношении компенсируемого отсутствия на работе различается в зависимости от юрисдикции, и обязательства отражаются за вычетом предполагаемой конфискации в связи с текучестью кадров, когда это разумно предсказуемо.
На диаграмме «Раскрытие информации о оплачиваемых отсутствиях как компоненте начисленных расходов» представлена сноска, раскрываемая The Davey Tree Expert Company, которая включает накопленные оплачиваемые отсутствия как одну статью, включающую начисленные расходы.

Творческий отпуск предоставляет сотруднику оплачиваемый отпуск после работы на предприятии в течение определенного периода времени. Если целью отпуска является выполнение научных исследований или государственной службы в пользу работодателя, то компенсация не относится к уже оказанным услугам и не требует авансового начисления. Однако, если целью отпуска является предоставление оплачиваемого отпуска без ограничений, то уместно начисление в течение необходимого стажа работы.
ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА COVID-19
Исследования показывают, что во время пандемии COVID-19 сотрудники в среднем работали из дома дольше, чем в прошлом, фактически превращая время в пути на работу в дополнительное рабочее время. Однако многие из этих трудолюбивых сотрудников не видят особой привлекательности в «отдыхании» дома, где они и так выполняют большую часть своей работы, или в поездках во время пандемии. Вместо этого многие из этих сотрудников предпочитают экономить накопленный отпуск и больничные, когда будут сняты ограничения на поездки. Как ни странно, компенсируемые отсутствия, кажется, накапливаются высокими темпами.

В целях внутреннего контроля во многих компаниях предусмотрены обязательные отпуска; очевидно, что они должны быть приняты в установленные сроки. Работодатели, которые накапливают значительные обязательства, должны начать планировать, чтобы работники компенсировали свое оплачиваемое отсутствие таким образом, чтобы это не оказало неблагоприятного влияния на работу.
Главной заботой, конечно же, является тщательное соблюдение государственных и местных правил. Руководителям следует уделить особое внимание и ознакомиться с этими правилами или нанять экспертов для обеспечения их соблюдения. Тем не менее, сотрудники получают пользу от отпуска и времени, проведенного с семьей, во многих отношениях. Качество жизни сотрудников помогает поддерживать моральный дух и производительность сотрудников, избегать ненужной текучести кадров и привлекать наиболее талантливых сотрудников. Кроме того, очевидно, важно поддерживать операции так, чтобы свободное время сотрудников не тормозило производство и не ухудшало качество обслуживания клиентов.
Работодатели также должны учитывать восприятие справедливости и прозрачности и избегать пересмотра политик задним числом, кроме как в пользу сотрудников. И руководители непременно должны учитывать предпочтения сотрудников. В то время как многие компании в прошлом имели дело с распределением отпусков на разовой основе, накопление COVID-19 в оплачиваемых отпусках может потребовать более спланированного и обдуманного подхода к балансированию накопленных отпусков и больничных с продолжением работы.
И, разумеется, бухгалтерам, с нетерпением ожидающим собственного отпуска во время пандемии, следует иметь в виду, что сейчас где-то 5 часов.
Об авторе
Марк П. Хольцман, дипломированный бухгалтер, доктор философии, адъюнкт-профессор и заведующий кафедрой бухгалтерского учета и налогообложения в Университете Сетон-Холл, Саут-Ориндж, штат Нью-Джерси, и заместитель директора по контролю качества в Withum Смит+Браун ПК.
Чтобы прокомментировать эту статью или предложить идею для другой статьи, свяжитесь с Кеном Тисиаком, редакционным директором JofA, по адресу [email protected].
РЕСУРСЫ AICPA
Статьи
«Деловые причины взять отпуск», JofA , июнь 2017 г.
«3 причины использовать все дни отпуска», Career Insider , 16 июня 2016 г.
«PTO и конструктивная приемка», JofA , октябрь 2015 г.
Центр качества аудита плана вознаграждения сотрудников
EBPAQC – это центр членства фирм, который помогает фирмам-членам достигать самых высоких стандартов в аудитах ERISA с помощью целевых оповещений по электронной почте, ресурсов и телеконференций. Посетите EBPAQC по адресу aicpa.org/EBPAQC.
УЧЕБНЫЕ РЕСУРСЫ
Ежегодный бюллетень для бухгалтеров и аудиторов
CPE САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ: Определение и применение недавно выпущенных стандартов и руководств FASB, PCAOB и AICPA.
AICPA ENGAGE
26–29 июля, Лас-Вегас и онлайн
КОНФЕРЕНЦИЯ: главное событие года в сфере бухгалтерского учета и финансов.
Чтобы получить дополнительную информацию или совершить покупку, перейдите на страницу future.aicpa.org/cpe-learning или позвоните в Институт по телефону 888-777-7077.
Программа добровольного перевода отпуска
В рамках Программы добровольного перевода отпуска (VLTP) сотрудник, на который распространяется действие программы, может пожертвовать ежегодный отпуск напрямую другому сотруднику, у которого возникла личная или семейная неотложная медицинская помощь и который исчерпал свой доступный оплачиваемый отпуск. Каждое агентство должно осуществлять программу добровольного перевода отпусков для своих сотрудников. Не существует ограничений на сумму ежегодного отпуска, который получатель отпуска может получить от дарителя (доноров) отпуска. Тем не менее, любой неиспользованный безвозмездно предоставленный отпуск должен быть возвращен дарителю (ам) отпуска после окончания неотложной медицинской помощи. Сотрудник может одновременно участвовать как в программе VLTP, так и в программе добровольного отпуска, если таковая имеется.
Определения
Неотложная медицинская помощь:
Неотложная медицинская помощь — это заболевание работника или члена его семьи (см. ниже), которое может потребовать отсутствия работника на рабочем месте в течение длительного периода и привести к существенной потере дохода в связи с отсутствием у работника оплачиваемого отпуска.
Примечание. Порогом для «значительной потери дохода» является отсутствие (или ожидаемое отсутствие) на работе без оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее 24 часов для штатного сотрудника. (см. Утверждение или отклонение заявления на получение отпуска)
Член семьи:
Определение члена семьи охватывает широкий круг отношений, включая супругов; родители; родители мужа; дети; братья; сестры; бабушка и дедушка; внуки; приемные родители; приемные дети; приемные родители; приемные дети; опекунские отношения; однополые и противоположные домашние партнеры; и супруги или домашние партнеры вышеупомянутых лиц, в зависимости от обстоятельств. Список членов семьи, для которых работник может запросить безвозмездный ежегодный отпуск в соответствии с VLTP (а также важные сопутствующие определения терминов сын или дочь, родитель, домашний партнер и постоянные отношения ) можно найти в информационном бюллетене, озаглавленном «Определения, относящиеся к члену семьи и ближайшему родственнику для целей отпуска».
Доступный оплачиваемый отпуск:
Имеющийся оплачиваемый отпуск включает накопленный, накопленный, перекредитованный и восстановленный ежегодный отпуск или отпуск по болезни работника. Он не включает авансовый ежегодный отпуск или отпуск по болезни, любой ежегодный отпуск или отпуск по болезни на счетах отложенных отпусков работника, которые еще не были переведены на счет обычного ежегодного отпуска или отпуска по болезни, или другие формы оплачиваемого отпуска (т. е. кредитные часы). с гибким графиком работы, отгулами или отгулами по религиозным мотивам).
Примечание. Сотрудник имеет право на 12-недельный отпуск по болезни каждый год для всех целей ухода за членами семьи. Это означает, что если работник обращается в VLTP за неотложной медицинской помощью, касающейся члена семьи, и работник уже исчерпал свое право на 12-недельный отпуск по болезни для ухода за семьей в этом отпускном году, любой оставшийся отпуск по болезни не считается доступным. оплачиваемый отпуск, и ему или ей не потребуется исчерпать остаток своего отпуска по болезни, прежде чем он получит право на безвозмездный отпуск.
Заявление о предоставлении отпуска
Сотрудник должен подать письменное заявление в свое агентство, чтобы стать получателем отпуска. (См. «Формы» ниже для дополнительной формы заявления.) Если участник не может подать письменное заявление, личный представитель может подать заявление от имени сотрудника.
Каждое заявление должно включать:
Имя, должность и класс или уровень заработной платы потенциального получателя отпуска.
Необходимы причины перевода в отпуск, включая краткое описание характера, серьезности и ожидаемой продолжительности неотложной медицинской помощи, а если она повторяющаяся, приблизительную частоту неотложной медицинской помощи, затрагивающую потенциального получателя отпуска.
По требованию агентства потенциального получателя отпуска справка о неотложной медицинской помощи от одного или нескольких врачей или других соответствующих экспертов. (Агентство должно оплатить расходы, связанные с получением требуемой агентством сертификации из более чем одного источника.)
Любая дополнительная информация, требуемая агентством по найму потенциального получателя отпуска.
Примечание. Когда сотрудник запрашивает перенос отпуска для члена семьи, агентство может потребовать, чтобы сотрудник документально подтвердил свои отношения с этим членом семьи. Агентства должны установить единые правила и соблюдать одни и те же требования к документации для всех отношений, но агентства имеют право запрашивать дополнительную информацию в случаях подозрения на злоупотребление отпуском.
Утверждение или отклонение заявки на получение отпуска
Агентство по трудоустройству потенциального получателя отпуска должно установить, что отсутствие штатного сотрудника на рабочем месте без оплачиваемого отпуска по причине неотложной медицинской помощи составляет (или ожидается) не менее 24 рабочих часа, которые могут быть последовательными или прерывистыми. Для совместителя или работника, находящегося в необычной командировке, период отсутствия без оплачиваемого отпуска рассчитывается пропорционально. Этот период неоплачиваемого отсутствия квалифицируется как существенная потеря дохода для целей принятия решения о неотложной медицинской помощи.
Агентство по найму должно рассмотреть заявление работника и уведомить работника об одобрении или отклонении заявления в течение 10 календарных дней (исключая субботу, воскресенье и официальные праздничные дни) после даты получения заявления (или даты, установленной агентство, если эта дата более поздняя). В случае отклонения агентство должно указать причину своего отклонения.
Сотрудник может получить пожертвованный ежегодный отпуск, когда он или она становится утвержденным получателем отпуска.
Использование пожертвованного ежегодного отпуска
Получатель отпуска может использовать пожертвованный ежегодный отпуск только для целей, связанных с неотложной медицинской помощью, для которой получатель отпуска был утвержден. За исключением отпусков на отложенных счетах (описанных ниже), получатель отпуска должен использовать любой накопленный ежегодный отпуск (и отпуск по болезни, если применимо), прежде чем использовать перенесенный ежегодный отпуск.
Ежегодный отпуск, переданный в рамках VLTP получателю отпуска, может быть —
Заменен задним числом любой период отпуска без содержания, использованный в связи с неотложной медицинской помощью; или
Используется для погашения задолженности, возникшей у получателя отпуска за авансовый ежегодный отпуск или отпуск по болезни, использованный в связи с неотложной медицинской помощью.
Ежегодный отпуск, переданный в рамках программы VLTP получателю отпуска, не может быть —
Передан другому получателю отпуска, кроме как по выбору дарителя отпуска;
Входит в состав единовременной выплаты за ежегодный отпуск; или
Перезачислено бывшему сотруднику, повторно нанятому федеральным агентством.
Резервные счета
При использовании безвозмездного отпуска получатель отпуска может накапливать не более 40 часов ежегодного отпуска и 40 часов отпуска по болезни на «резервных счетах». Отпуск со счетов отложенных отпусков будет переведен на счета регулярных отпусков работника, когда закончится неотложная медицинская помощь или если работник исчерпает весь пожертвованный отпуск. Отпуск на отложенных счетах не может быть использован работником до тех пор, пока он не будет переведен на счета регулярных отпусков работника.
Работник, который возвращается к работе на неполный рабочий день и использует безвозмездно предоставленный отпуск на неполный рабочий день, начисляет отпуск в своем обычном годовом отчете и счете отпуска по болезни за время, проведенное в статусе работы, и в его или ее резервном годовом отчете и счете отпуска по болезни. за время, проведенное в статусе общего отпуска (при использовании пожертвованного отпуска).
Ограничения на пожертвования в связи с отпуском
В любой отпускной год работник может пожертвовать не более половины суммы ежегодного отпуска, которую он или она получит в течение отпуска. Сотрудник с ежегодным отпуском по принципу «используй или потеряй» может пожертвовать меньшую из половины ежегодного отпуска, который он или она получит в год отпуска, или количества часов, оставшихся в году отпуска, в течение которого он или она должен работать. и получать оплату. Эти ограничения применяются к объединенной общей сумме ежегодного отпуска, пожертвованного сотрудником в рамках программы VLTP и программы отпуска агентства. Каждое агентство должно установить письменные критерии для отмены ограничений на предоставление ежегодного отпуска в дар.
Сотрудник может передать отпуск сотруднику другого агентства только в следующих случаях:
Донором является член семьи, нанятый другим агентством;
Агентство получателя отпуска считает, что отпускных пожертвований в агентстве может быть недостаточно для удовлетворения потребностей получателя; или
Агентство получателя отпуска приходит к выводу, что передача отпуска другим агентством способствует достижению цели программы добровольного перевода отпуска.
Прекращение неотложной медицинской помощи
Прекращение неотложной медицинской помощи:
При прекращении федеральной службы получателя отпуска;
В конце двухнедельного периода оплаты, когда получатель отпуска предоставляет письменное уведомление о том, что неотложная медицинская помощь закончилась;
В конце двухнедельного периода оплаты, когда агентство определяет, после письменного уведомления получателя отпуска и возможности ответа, что неотложная медицинская помощь закончилась; или
В конце двухнедельного платежного периода, когда агентство получает уведомление о том, что получателю отпуска утвержден выход на пенсию по инвалидности.
Агентство должно следить за состоянием неотложной медицинской помощи, чтобы убедиться, что оно продолжает влиять на получателя отпуска. Когда чрезвычайная ситуация по состоянию здоровья прекращается, агентство не может удовлетворять дальнейшие запросы на передачу ежегодного отпуска получателю отпуска.
Даже несмотря на то, что работник в настоящее время может не нуждаться в неотложной медицинской помощи, агентство может считать, что неотложная медицинская помощь продолжается с целью предоставления получателю отпуска времени для получения адекватных пожертвований в связи с отпуском (например, для компенсации за предыдущий период отпуска без содержания или погашения задолженности за досрочный отпуск).
Восстановление неиспользованного пожертвованного ежегодного отпуска
Любой неиспользованный ежегодный отпуск, оставшийся на счету получателя отпуска после прекращения неотложной медицинской помощи, должен быть восстановлен на счетах ежегодного отпуска дарителей. После того, как переданный отпуск восстанавливается на счете дарителя отпуска, этот отпуск рассматривается так же, как и другой ежегодный отпуск в счете, и на него распространяется ограничение на перенос ежегодного отпуска по принципу «используй или теряй»
Даритель отпуска может выбрать восстановление этого отпуска в течение текущего года отпуска или следующего года отпуска, или может пожертвовать весь или часть отпуска другому получателю отпуска.
Формы
Следующие формы связаны с Программой добровольного перевода в отпуск:
OPM 630 Заявление о предоставлении отпуска в рамках программы добровольного перевода в отпуск
ОПМ 630А Запрос на пожертвование ежегодного отпуска получателю отпуска в рамках программы добровольного перевода отпуска (внутри агентства)
ОПМ 630Б Заявление о пожертвовании ежегодного отпуска получателю отпуска в рамках программы добровольного перевода отпуска (внешнее учреждение)
ОПМ 630С Передача записей об отпуске для получателя отпуска, на которого распространяется добровольный перевод отпуска Другие доступные варианты отпуска
Другие доступные варианты отпусков и гибкий график работы
Федеральное правительство предлагает широкий выбор вариантов отпусков и гибких рабочих мест, чтобы помочь сотруднику, которому необходимо отсутствовать на рабочем месте. Эти гибкие возможности включают ежегодный отпуск, отпуск по болезни, расширенный ежегодный отпуск или отпуск по болезни, отпуск в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA), отпуск без содержания, альтернативный график работы, кредитные часы в соответствии с гибким графиком работы, отгулы и дистанционную работу. У агентств также может быть программа добровольного ухода из банка.
Каталожные номера:
5 U.S.C. 6331-6340
5 CFR часть 630, подраздел I
Вернуться к началу
Отпуск по болезни | Отдел кадров
(Политика Совета 420.3; Арк. Кодекс Ann. §§ 21-4-501-504, § 19-4-1607(b)(2) и § 19-4-1613(a))
Если вы работаете не менее 1000 часов в год на назначенной должности и не работающий по студенческой должности (например, аспирант или старший аспирант), вы получаете больничный. Вы получаете отпуск по болезни из расчета восемь часов или один день за каждый полный месяц работы, если вы работаете полный рабочий день. Если вы работаете меньше, чем полный рабочий день, но 1000 часов или более в год, вы получаете отпуск по болезни по ставке, пропорциональной время вы работаете. Если вы работаете менее 1000 часов в год, вы не получаете отпуск по болезни. Вам начисляют больничный только тогда, когда вы находитесь в оплачиваемом статусе, в том числе когда вы находитесь на уйти с оплатой. Вы не получаете больничный за любой календарный месяц, в течение которого вы находятся в отпуске без сохранения заработной платы на 10 или более дней или эквивалентную пропорцию, если ваш назначение составляет менее 100%.
Ваш накопленный отпуск по болезни не может превышать 120 дней (960 часов) 1 января каждого года. Ваш общий накопленный отпуск по болезни может составлять более 120 дней в течение года, но любые суммы более 120 дней будут потеряны, если вы не воспользуетесь ими до 31 декабря каждого года. Система учета рабочего дня зачисляет ваш полный ежемесячный отпуск по болезни в последний день каждого месяца; однако его нельзя использовать до первого дня следующего месяца. Если вы прекратите работу в университете, ваш больничный лист за последний месяц будет начислен. быть пропорциональным, чтобы соответствовать вашей дате увольнения. Если вы переводите без перерыва на службе в другом государственном органе или учреждении высшего образования (в течение тридцати (30) рабочих дней подряд), вы сохраните свой накопленный отпуск по болезни. если ты увольняются из-за бюджетных причин или свертывания университетской деятельности и вернуться к работе в университете в течение шести месяцев, ваш накопленный, неиспользованный отпуск по болезни на момент увольнения могут быть восстановлены в вашей учетной записи.
Если вы являетесь назначенным секретным сотрудником, вам будут платить за неиспользованные, накопленные отпуск по болезни при выходе на пенсию, если вы соответствуете критериям Политики Совета директоров 475.1 и Политики и процедур Фейетвилля 412.0. Выплачиваемая сумма будет рассчитываться по следующей формуле:
Если у вас накопилось не менее 50 дней больничного, но менее 60, вам получать 50% от количества начисленных дней, умноженное на 50% от дневной зарплаты.
Если у вас накопилось не менее 60 дней отпуска по болезни, но менее 70, вы получать 60% от количества начисленных дней, умноженное на 60% от дневной зарплаты.
Если у вас накопилось не менее 70 дней отпуска по болезни, но менее 80, вы получать 70% от количества начисленных дней, умноженное на 70% дневной зарплаты.
Если у вас накопилось не менее 80 и более дней больничного листа, вы получите 80% от количества начисленных дней, умноженное на 80% от вашей дневной зарплаты.
Максимальная выплата при выходе на пенсию составит 7500 долларов.
Если вы умрете во время активной работы, оплата за неиспользованные больничные дни будет сделано в вашем имении, используя ту же формулу.
Если вы получаете оплату за неиспользованный отпуск по болезни при выходе на пенсию и возвращении на государственную работу, вы не обязаны ждать количество дней, за которые вы получили больничный лист платить, и вы не обязаны возвращать компенсацию по больничному листу.
Больничный лист предоставляется на основании рабочих, а не календарных дней. Нерабочие дни, такие как праздничные и выходные дни, не оплачиваются как отпуск по болезни. Больничного может не быть используется в дополнение к ежегодному отпуску или вместо него, но должен использоваться только тогда, когда вы должны отсутствовать на работе из-за болезни или травмы, а также в связи с назначением встречи с врач, стоматолог, окулист, мануальный терапевт, остеопат или поставщик психиатрических услуг. Вы также можете использовать отпуск по болезни, когда кто-то из ваших ближайших родственников серьезно болен. или умирает. Ближайшие родственники включают вашего отца, мать, сестру, брата, мужа, жены, ребенка, внука, бабушки и дедушки, родственников мужа или любого другого лица, выступающего в качестве вашего родителя или опекун.
Если вы отсутствуете на работе из-за болезни, травмы или по любой другой причине что дает вам право на отпуск по болезни, ваш отпуск будет оплачиваться в следующем порядке: порядок: (1) заработанный отпуск по болезни, (2) любое заработанное отгул или отпуск, (3) заработанное ежегодный отпуск, (4) отпуск без содержания, за исключением случаев, когда вы берете отпуск по беременности и родам.
Если вы хотите использовать отпуск по болезни для посещения врача, стоматолога или офтальмолога, запланированное пребывание в больнице, на похороны или для любого другого известного вам использования заранее, вы должны сделать запрос своему руководителю как можно раньше. Если вы не можете прийти на работу, потому что вы больны, вы должны уведомить или вызвать кого-то еще уведомить своего руководителя в течение первого часа рабочего дня. Некоторые ведомства могут требуют предварительного уведомления. Уведомление должно быть сделано в первый день болезни и в каждый последующий рабочий день, если только вы не предоставите справку от своего врача, определяющую диапазон времени, в течение которого вы будете отсутствовать из-за болезни или травмы. Если вы возвращаетесь работать после продолжительного отсутствия по причине болезни, травмы или операции, вы должны как можно раньше уведомите своего руководителя.
Если вы отсутствуете по причине болезни или травмы в течение пяти или более дней подряд, вас могут попросить предоставить письменное подтверждение болезни или травмы от врача. Немного департаменты могут потребовать доказательства болезни или травмы через три дня подряд. Мошеннический Заявления о болезни или травме, а также злоупотребление отпуском по болезни могут привести к дисциплинарным взысканиям. действие.
Если вы отсутствуете на работе из-за временного профессионального заболевания или травмы и имеете право на компенсационные выплаты работникам, вы можете использовать отпуск по болезни, чтобы дополнить компенсация ваших рабочих, так что ваша еженедельная оплата из обоих источников равна (но не превышает) вашей обычной заработной платы на момент травмы или начала болезни. Ваш накопленный отпуск по болезни будет уменьшен на сумму, которую вы используете для доплаты работникам. компенсация. Если вы получаете компенсационные выплаты работникам на постоянной основе инвалидности, вы имеете право на полную оплату из обоих источников до тех пор, пока вы не накопите отпуск исчерпан.