«О встрече» или «о встречи»: как пишется?
На чтение 2 мин Просмотров 716 Опубликовано
«Договоримся о встрече». Вот с этим «о встрече» нередко возникают трудности в плане написания. Многие не знают, как надо: «о встрече» или «о встречи». Спешим внести ясность.
Как правильно и почему?
Ответ на этот вопрос находится элементарно. Надо поставить вопрос к выражению «о встрече (встречи)». Имеем вопрос «о чём?». Это указывает на предложный падеж. Далее определяем склонение существительного «встреча». Окончание «а» в именительном падеже говорит о принадлежности слова к 1 склонению. По правилам, такие существительные в форме предложного падежа будут изменять окончание с «а» на «е».
Так что правильное написание нашего словосочетания – «о встрече».
Трудности возникают из-за невозможности определить проблемную безударную гласную с помощью слов-помощников. Тут есть надёжный метод.
Указанное правило действует для всех существительных 1 склонения в женском роде с окончаниями «а» и «я». Подставьте вместо «встречи» слово с ударением на последний слог – например, «весна». «О чём?» – «о весне». Буква «е» на месте.
Примеры предложений
Закрепим усвоенное с помощью образцов:
- Давайте договоримся о встрече на завтра. Когда Вам будет удобно?
- Я ничего не подозревал об их встрече.
- О встрече членов жилкооператива мы сообщим, как определимся с датой.
Ошибочное написание
Нельзя писать данное словосочетание с «и» в окончании – «о встречи».
Междометие «о» может стоять рядом с существительным «встречи». Но, во-первых, это будет именительный падеж мн. ч. Во-вторых, между двумя этими словами будет стоять запятая. Такое выражение будет иметь совсем другой смысл. Вот примеры:
- О, встречи наши и прогулки я помню как сейчас.
- О, встречи эти были поистине незабываемыми!
«О» придаёт эмоциональную окраску рассказу о встречах. Ничего общего с выражением «о встрече» эта конструкция не имеет.
Итог
Выражение «о встрече» допускается писать только с буквой «е» в окончании.
Это обусловлено 1 склонением существительного «встреча». Писать «о встречи» в данном контексте нельзя.
Предложение о встрече в деловом письме
Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:
- Текст письма не должен быть слишком длинным.
- Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
- В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.
Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя. После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!
Как попросить о встрече в деловом письме?
Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.
Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!
Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.
Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!
Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.
Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.
Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.
Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?
Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:
- Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
- Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
- Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
- Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
- Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.
Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?
Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).
Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.
Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:
- Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
- Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
- Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
- Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?
Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.
В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).
Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).
Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).
Что если деловое письмо — отказ от встречи?
Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.
Для этого стоит использовать следующую структуру письма:
- Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
- Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
- Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
- Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
- И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
- А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
- Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).
Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?
Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).
Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.
Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо
Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.
«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.
Карпин рассказал о встрече с футболистами «Спартака» и ответил на вопрос о Дзюбе
Главный тренер сборной России Валерий Карпин посетил матч «Спартак» — «Нижний Новгород» (1:2), после которого пообщался с футболистами «Спартака», игравшими на Евро. Затем, уже около полуночи Карпин ответил на вопросы журналистов.
О чем говорили с Джикией, Зобниным и Соболевым?
Валерий Карпин: Планирую встретиться почти со всеми, кто был на Евро. Но вам говорить, о чем мы общаемся, не буду. Иначе я позвал бы вас на встречу.
Футбол, который показывает «Спартак», вас расстраивает?
Валерий Карпин: Он настораживает и беспокоит в контексте игры кандидатов в в сборную. Но мы не говорили с ними про матч с «Нижним Новгородом».
Ранее появилась информация, что Марио Фернандес отказывается играть за сборную, затем вы это опровергли. Можете объяснить, что происходит?
Валерий Карпин: Кто-то написал, что Фернандес отказывается играть в сборной. А мне что объяснять? Если Марио будет в нормальном состоянии, он будет и в сборной.
Были ли к вам вопросы от футболистов «Спартака» во время встречи?
Валерий Карпин: Мы обменивались мнениями.
С Дзюбой вы будете общаться?
Валерий Карпин: Посмотрим. Может быть. А может быть, нет.
Вы в шоке от происходящего вокруг «Спартака»?
Валерий Карпин: Не ко мне вопрос.
Но вы не думаете, что эта ситуация влияет на футболистов, которым играть и в сборной?
Валерий Карпин: Об этом нужно спрашивать руководство «Спартака».
У вас есть уверенность что 6-й тур, который должен пройти накануне отборочного матча чемпионата мира с Ховатией (1 сентября — прим RG.RU), будет перенесен?
Валерий Карпин: Вроде бы, это может случиться. Даже один день, даже 20 часов могут помочь. Переносили туры и перед Евро, и перед чемпионатом мира. Нет гарантии, что мы всех в таком случае обыграем. Но это помощь, о которой я просил.
Общались ли со Станиславом Черчесовым?
Валерий Карпин: Нет.
Это ваше решение — уйти из «Ростова»?
Валерий Карпин: Да, оно сформировалось после первой игры сезона с «Динамо». Начали разговаривать с руководством об этом. Никто никого не уговаривал. Просто подумали и решили. Могу сказать, что так работать легче. Хотя бы физически.
Путин церемониться не будет: что пишут западные СМИ о встрече с Байденом
https://ria.ru/20210615/sammit-1737099655.html
Путин церемониться не будет: что пишут западные СМИ о встрече с Байденом
Путин церемониться не будет: что пишут западные СМИ о встрече с Байденом — РИА Новости, 16.06.2021
Путин церемониться не будет: что пишут западные СМИ о встрече с Байденом
Предстоящая встреча Владимира Путина с американским коллегой Джо Байденом в Женеве находится в центре внимания мировых СМИ. Подробнее об ожиданиях западных… РИА Новости, 16.06.2021
2021-06-15T16:09
2021-06-15T16:09
2021-06-16T08:54
в мире
сша
владимир путин
джо байден
россия
саммит путина и байдена
/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content
/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content
https://cdn23.img.ria.ru/images/07e5/05/1c/1734645289_0:0:3072:1728_1920x0_80_0_0_347b5ed6973760b8c40564782b323bfe.jpg
МОСКВА, 15 июн — РИА Новости. Предстоящая встреча Владимира Путина с американским коллегой Джо Байденом в Женеве находится в центре внимания мировых СМИ. Подробнее об ожиданиях западных журналистов от саммита — в материале РИА Новости. По мнению обозревателя Le Figaro Рено Жирара, нет никаких причин для провала переговоров 16 июня. В Москве по-прежнему относятся к Пекину с подозрением, несмотря на союзнические отношения, указал Жирар. США же последние годы перешли от сотрудничества с Китаем к противостоянию — об этом американский лидер заявил на недавнем саммите G7 в Корнуолле. Автор The New York Times Серж Шмеманн сравнил встречу Путина и Байдена в Женеве с саммитом Рейгана и Горбачева в 1985 году, который тоже прошел в этом швейцарском городе. По мнению обозревателя, переговоры президентов даже без совместного коммюнике станут достижением — учитывая, что диалог Москвы и Вашингтона оказался на самом низком уровне и это признают оба лидера. Мэделин Роуч из Time также высказала мысль о том, что российско-американские отношения достигли «самого дна». Как напомнила журналистка, в последний год Штаты под разными предлогами вводили санкции против Москвы, та же, в свою очередь, регулярно выступала с обвинениям в адрес США. «Встреча Путина с Байденом, несомненно, будет сильно отличаться от его встречи с бывшим президентом США Дональдом Трампом», — уверена она.По мнению Роуч, Байден займет более жесткую позицию по отношению к России, нежели его предшественник, но лидеры смогут наладить диалог. Мир возлагает большие надежды на саммит Россия — США, констатировал Ефим Фиштейн из чешского издания Reflex. Как отметил автор, президент США намерен общаться с Путиным с позиции силы. Фиштейн при этом задался вопросом, откуда такая риторика может появиться у американского лидера, если он не смог провести в США ни одной серьезной реформы. «Он не выполнил ни одного обещания. Даже запланированного числа вакцинированных не удастся достигнуть из-за того, что темпы вакцинации замедляются», — добавил журналист. Фиштейн убежден, что Путин не станет церемониться с американским коллегой. Мэтью Рожански из Politico напомнил об обещании Байдена занять жесткую позицию на саммите. Обозреватель указал на необходимость сохранения диалога, несмотря на разногласия.»На протяжении многих лет американские президенты доказывали: чтобы справляться с этими отношениями, нужно три типа жесткости — жесткие слова, выдержка и верность своим действиям», — написал он. По мнению журналиста, Байдену следует быть последовательным и стойким во взаимоотношениях с Россией. Сербская газета «Печат» процитировала заявление Путина о том, что США повторяют ошибки Советского Союза. В материале раскритиковали тех, кто считает слова российского президента проявлением слабости. Автор подчеркнул важность предстоящего саммита для всего мира, но при этом призвал не ждать прорывных итогов. По материалам ИноСМИ >>
https://ria.ru/20210615/sammit-1737063595.html
https://ria.ru/20210615/peregovory-1737021681.html
https://ria.ru/20210615/sammit-1737018932.html
https://ria.ru/20210615/sammit-1736977759.html
сша
россия
РИА Новости
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
2021
РИА Новости
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
Новости
ru-RU
https://ria.ru/docs/about/copyright.html
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/
РИА Новости
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
https://cdn21.img.ria.ru/images/07e5/05/1c/1734645289_142:0:2873:2048_1920x0_80_0_0_90125a109a6d13be8f84c2ba3d897a12.jpgРИА Новости
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
РИА Новости
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
в мире, сша, владимир путин, джо байден, россия
16:09 15.06.2021 (обновлено: 08:54 16.06.2021)Путин церемониться не будет: что пишут западные СМИ о встрече с Байденом
МОСКВА, 15 июн — РИА Новости. Предстоящая встреча Владимира Путина с американским коллегой Джо Байденом в Женеве находится в центре внимания мировых СМИ. Подробнее об ожиданиях западных журналистов от саммита — в материале РИА Новости. По мнению обозревателя Le Figaro Рено Жирара, нет никаких причин для провала переговоров 16 июня.«Помимо идеологических разногласий, у Джо Байдена и Владимира Путина есть общий интерес, о котором открыто заявляет Байден и о котором Путин не говорит: замедлить подъем Китая», — считает он.
В Москве по-прежнему относятся к Пекину с подозрением, несмотря на союзнические отношения, указал Жирар. США же последние годы перешли от сотрудничества с Китаем к противостоянию — об этом американский лидер заявил на недавнем саммите G7 в Корнуолле.15 июня, 13:06
Песков рассказал, сколько продлится встреча Путина и БайденаАвтор The New York Times Серж Шмеманн сравнил встречу Путина и Байдена в Женеве с саммитом Рейгана и Горбачева в 1985 году, который тоже прошел в этом швейцарском городе. По мнению обозревателя, переговоры президентов даже без совместного коммюнике станут достижением — учитывая, что диалог Москвы и Вашингтона оказался на самом низком уровне и это признают оба лидера. Мэделин Роуч из Time также высказала мысль о том, что российско-американские отношения достигли «самого дна». Как напомнила журналистка, в последний год Штаты под разными предлогами вводили санкции против Москвы, та же, в свою очередь, регулярно выступала с обвинениям в адрес США.«Встреча Путина с Байденом, несомненно, будет сильно отличаться от его встречи с бывшим президентом США Дональдом Трампом», — уверена она.
По мнению Роуч, Байден займет более жесткую позицию по отношению к России, нежели его предшественник, но лидеры смогут наладить диалог.
15 июня, 09:03Саммит Путина и БайденаВ Кремле рассказали, как пройдут переговоры Путина и БайденаМир возлагает большие надежды на саммит Россия — США, констатировал Ефим Фиштейн из чешского издания Reflex.«Для Байдена это возможность опровергнуть слухи о его хиреющих умственных способностях и доказать, что он так же свеж и искрометен, как полвека назад», — написал он.
Как отметил автор, президент США намерен общаться с Путиным с позиции силы. Фиштейн при этом задался вопросом, откуда такая риторика может появиться у американского лидера, если он не смог провести в США ни одной серьезной реформы.
«Он не выполнил ни одного обещания. Даже запланированного числа вакцинированных не удастся достигнуть из-за того, что темпы вакцинации замедляются», — добавил журналист.
Фиштейн убежден, что Путин не станет церемониться с американским коллегой.
15 июня, 08:34Саммит Путина и БайденаЭкс-президент Польши поделился ожиданиями от саммита Россия — СШАМэтью Рожански из Politico напомнил об обещании Байдена занять жесткую позицию на саммите. Обозреватель указал на необходимость сохранения диалога, несмотря на разногласия.«На протяжении многих лет американские президенты доказывали: чтобы справляться с этими отношениями, нужно три типа жесткости — жесткие слова, выдержка и верность своим действиям», — написал он. По мнению журналиста, Байдену следует быть последовательным и стойким во взаимоотношениях с Россией.
Сербская газета «Печат» процитировала заявление Путина о том, что США повторяют ошибки Советского Союза. В материале раскритиковали тех, кто считает слова российского президента проявлением слабости.«Нельзя назвать слабым того политика и то государство, которые протащили еще один свой магистральный газопровод в самое сердце западной натовской империи, несмотря на все санкции, угрозу и сопротивление «сильнейшей державы мира», — говорится в публикации.
Автор подчеркнул важность предстоящего саммита для всего мира, но при этом призвал не ждать прорывных итогов.
По материалам ИноСМИ >>15 июня, 08:00Саммит Путина и БайденаРезультат известен заранее. Чего не случится после женевского саммитаЛавров ответил шуткой на вопрос о встрече Путина и Байдена
Глава МИД России Сергей Лавров встретился с госсекретарем США Энтони Блинкеном в Рейкьявике. Разговор двух дипломатов продлился более полутора часов, стороны назвали беседу конструктивной и договорились продолжать диалог. Москва и Вашингтон понимают, что есть «много завалов», которые надо разгребать, отметил Лавров. При этом на вопрос о возможной встрече президентов двух стран министр ответил шуткой.
В столице Исландии в четверг, 20 мая, состоялась первая очная встреча министра иностранных дел РФ Сергея Лаврова и главы Госдепартамента США Энтони Блинкена. О ходе переговоров сообщает ТАСС.
Дипломаты провели переговоры в концертном зале «Харпа», расположенном всего в полутора километрах от особняка Хевди, где в 1986 году состоялась «встреча в верхах» — саммит американского президента Рональда Рейгана и советского лидера Михаила Горбачева.
«Мы проговорили больше, чем планировали: один час 40 минут, наверное. Беседа мне показалась конструктивной. Есть понимание необходимости преодолеть нездоровую ситуацию, которая сложилась…», — заявил Лавров на пресс-конференции по итогам встречи. Он отметил, что в двусторонних отношениях скопилось «очень много завалов», которые «непросто разгребать». Однако «у Энтони Блинкена и его команды я почувствовал нацеленность на то, чтобы сделать это», добавил российский министр.
Лавров добавил, что Москва готова решать любые вопросы, которые стоят на повестке дня в общении между двумя державами. Условиями для этого должно быть равноправие, взаимное уважение, поиск баланса интересов.
Глава пресс-службы Госдепа Нед Прайс по итогам переговоров заявил, что Лавров и Блинкен договорились продолжать диалог и обсудили сферы, сотрудничество в которых пошло бы на пользу и США, и России.
«Здесь и Афганистан, и стратегическая стабильность, и ограничение ядерных программ Ирана и КНДР», — сообщил Прайс.
Он также сообщил, что обсуждалась тема взаимных высылок американских и российских дипломатов и аресты дипсобственности. Россия вынуждена отвечать на недружественные и «антидипломатические» решения Штатов, но «эта цепная реакция никого не устраивает».
Блинкен в ходе переговоров выразил глубокую обеспокоенность Вашингтона по поводу военных учений России на западных границах. Кроме того, он написал на своей странице в Twitter, что коснулся вопроса доступа к медпомощи Алексея Навального и «репрессий в отношении радио «Радио Свобода» (организация включена Минюстом в список иноагентов) (признано в РФ иноагентом)». Власти РФ считают эти заявления вмешательством во внутренние дела России.
Стороны не обсуждали вопрос газопровода «Северный поток — 2». При этом во время встречи Лаврова с Блинкеном Госдеп опубликовал письменное заявление госсекретаря. Он заявил, что Штаты непоколебимы в своем неприятии проекта, который «ослабит энергобезопасность Европы, Украины и восточного фланга НАТО». Напомним, Москва проект СП-2 называет сугубо экономическим.
Кроме того, Лавров отметил, что по итогам его встречи с Блинкеном будут готовиться предложения для президентов РФ и США — по вопросам развития диалога по стратегической стабильности. Москва подтвердила, что готова обсуждать в этих рамках все влияющие на стабильность факторы и аспекты, ядерные и неядерные, оборонительные и наступательные. Вашингтон от данной концепции отказываться не стал. Экспертам, тем не менее, предстоит много работы.
«Я считаю, что это был очень полезный разговор. Мы будем докладывать нашим президентам. Доложим, и президенты, надеюсь, определят дальнейшие пути по исправлению явно нездоровой ситуации в двусторонних отношениях», – подчеркнул Лавров.
Встреча как подготовка к встрече
На пресс-конференции журналисты спросили Лаврова, согласилась ли Россия на встречу президентов России и США Владимира Путина и Джозефа Байдена. «Мы же не таможня, чтобы давать добро», — пошутил министр.
За день до переговоров Лавров заявил о готовности Москвы к российско-американскому саммиту на высшем уровне. «Что касается… вопроса о перспективах созыва российско-американского саммита в соответствии с тем предложением, которое президент Байден сделал в разговоре с президентом [России Владимиром] Путиным, мы к этому отнеслись позитивно», — подчеркнул дипломат.
Путин и Байден не встречались лично с момента инаугурации нового американского президента-демократа. Два политика общались пока только по телефону — в ходе второй беседы 13 апреля Байден предложил Путину встретиться и обговорить накопившиеся проблемы в двусторонних отношениях. Спустя три дня, 17 апреля, Белый дом объявил о введении новых антироссийских санкций — за якобы вмешательство в выборы и хакерскую атаку на госсектор. Санкции коснулись 32 человек (российских чиновников и силовиков) и шести компаний. Из Штатов также выдворили десять российских дипломатов, якобы уличенных в шпионской деятельности. При этом Байден, объявляя о новых санкциях, назвал русских и американцев великими и гордыми народами, призвав отказаться от эскалации.
В середине мая Байден в ходе беседы с репортерами в Белом доме признался, что ожидает в скором времени встречи с Путиным. При этом, по словам главы Белого дома, время и место их встречи все еще согласовываются.
«Я уверен, что мы сможем это сделать. У нас нет конкретных времени или места. Над этим работают», — добавил Байден.
Помощник президента России Юрий Ушаков в конце апреля допустил, что встреча Путина и Байдена может пройти летом. «Называют июнь, даже есть конкретные даты», — отметил он, но конкретизировать не стал. Лавров в свою очередь заявил, что Москва продолжает изучать предложение Байдена о встрече.
Путин несколько раз лично встречался с предшественником Байдена, Дональдом Трампом — в том числе на специальном российско-американском саммите на высшем уровне в Хельсинки. Однако, несмотря на комплименты со стороны республиканца, которого демократы даже обвиняли в «работе на Кремль», значительного прогресса в двусторонних отношениях Москвы и Вашингтона достигнуто не было. Более того, в 2018 году Трамп признал — отношения эти не были настолько плохими ни разу с момента установления дипломатических отношений между Штатами и Россией, даже в годы холодной войны.
Байден резко критикует Путина и российское руководство на протяжении последних десяти лет как минимум. Он даже говорил, что «у Путина нет души». Сам российский лидер весной 2021 года заявил, что Вашингтону придется считаться с Россией. «Мы, хоть они думают, что мы такие же, как они, но мы другие люди, у нас другой генетический и культурно-нравственный код. Но умеем отстаивать свои собственные интересы. И мы будем с ними работать, но в тех областях, в которых мы сами заинтересованы. И на тех условиях, которые мы считаем выгодными для себя», — подчеркнул Путин.
ОТЧЕТ О ВСТРЕЧЕ СОВЕТА МОЛОДЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ
28 июня 2017 года была проведена встреча Cовета молодых специалистов АО «Трансинжстрой» с руководством компании. С приветственным словом, а также с напутствием на дальнейшую плодотворную работу, выступили Генеральный директор Ломоносов Сергей Михайлович и Заместитель Генерального директора Марин Николай Борисович.
Целью собрания было рассказать молодым специалистам о проделанной Советом работе и о дальнейших планах.
С момента создания Совет не только принимал участие в мероприятиях строительной отрасли, но и многие организовал самостоятельно. Так, 20 мая 2017 года молодежь «Трансинжстроя» активно участвовала в организации и проведении благотворительного праздника для детей с ограниченными возможностями, приуроченного к Международному Дню защиты детей. В данном мероприятии Совет принимает участие уже во второй раз. Были проведены мастер-классы, подготовлены развлекательные программы и памятные подарки, приглашен контактный зоопарк, шоу мыльных пузырей и музей «Экспериментаниум».
Советом были проведены круглые столы, встречи с интересными людьми строительной отрасли. В частности, очень интересная встреча в формате открытого микрофона с руководителем проекта строительства второго терминала аэропорта «Домодедово» Бойко Александром Владимировичем. Также организована встреча молодых специалистов с Заместителем Руководителя Департамента градостроительной политики и строительства города Москвы Дягтерёвым Сергеем Гаврииловичем и руководством строительных организаций по вопросам реализации молодежной политики, создания и поддержки молодежных Советов.
В июне этого года по приглашению Совета молодых специалистов «РусГидро» состоялась автоэкскурсия по маршруту Москва – Переславль-Залесский – Ростов – Борисоглебский – Мышкин – Углич с посещением музея гидроэнергетики и действующей Угличской гидроэлектростанции.
В качестве сотрудничества с Московским городским комитетом профсоюза работников строительства и промстройматериалов на базе их учебного центра молодые специалисты прошли бесплатное обучение по тематике «Трудовое законодательство» с вручением сертификатов.
Большим достижением наших ребят стала победа на конкурсе профессионального мастерства среди молодых строителей, организованном Департаментом строительства города Москвы. Команда «Трансинжстроя», впервые принимая участие в данном конкурсе, заняла первое место в номинации «Подземное строительство», обойдя «Мосметрострой» и «Мосинжпроект», а лучшим специалистом по охране труда признан начальник службы охраны труда АО «Трансинжстрой» Писарев Александр Владимирович.
Совет молодых специалистов АО «Трансинжстрой» всегда открыт для общения, поэтому мы с удовольствием взаимодействовали и сотрудничали:
— с Департаментом градостроительной политики города Москвы;
— с МГК профсоюза работников строительства и промстройматериалов;
— с Благотворительным Фондом ветеранов строителей Москвы.
Все, что удалось сделать – это немалый труд потрясающих людей, которые не жалея сил, совершенно бескорыстно отдавали свое личное время, организовывая интересные мероприятия, занимаясь волонтерской работой.
Впереди еще много нужной и занимательной работы, поэтому на собрании также были намечены планы Совета на второе полугодие 2017 года.
Первым мероприятием будет участие АО «Трансинжстрой» в десятом Слете молодых специалистов в середине сентября. Тема в этом году: «Пионерский лагерь».
Что представляет собой Слет?
35 строительных организаций, 5 профильных вузов, 300 участников и 3 дня на территории пионерского лагеря. За это время нас ожидают предварительная викторина, торжественный парад и презентация организации, фотоконкурс, творческие и спортивные соревнования, развлекательная программа.
По итогам трёх дней команда, набравшая больше всех баллов, увозит кубок победителей. Наша задача – весело провести время и закрепить победу на конкурсе профмастерства первым местом на Слете.
Внутренним мероприятием этого года станет конкурс профмастерства «Лучший сварщик Трансинжстроя – 2017». Время проведения: ноябрь-декабрь 2017 г.
Цели:
Выявление и поощрение специалистов-сварщиков, обладающих выдающимися профессиональными знаниями и навыками;
Становление опыта организации и проведения подобных мероприятий.
Данные мероприятия позволяют повысить престиж профессии, определить уровень специалистов, выявить слабые места в системе общей подготовки специалистов, привить стремление к совершенствованию.
Мы считаем, что данный конкурс очень актуален в условиях нашей организации.
После Нового года Советом молодых специалистов запланирован спортивный праздник для детей и их родителей «Семейные старты АО «Трансинжстрой»». Развлекательная программа, вручение призов и создание дружественной атмосферы.
Совет всегда открыт для свежих идей как о внешних мероприятиях, так и о внутренних, направленных на развитие самого Совета и всего «Трансинжстроя» в целом. Поэтому не бойтесь вносить предложения, выступать с докладами, участвовать в конкурсах, высказывать свое мнение. Давайте строить наше будущее вместе!
СМИ узнали о встрече Байдена с главой «Моссада» :: Политика :: РБК
Встреча президента США с главой службы внешней разведки Израиля не была запланирована заранее и была организована в короткие сроки, узнал Axios. По сведениям портала, стороны обсудили ядерную деятельность Ирана
Джо Байден (Фото: Evelyn Hockstein / Reuters)
Президент США Джо Байден провел в Вашингтоне встречу с главой израильской службы внешней разведки «Моссад» Йоси Коэном. Об этом пишет Axios со ссылкой на источник, знакомый с деталями переговоров.
По его словам, встреча, прошедшая в пятницу, 30 апреля, не была запланирована заранее и была организована в короткие сроки, пока Коэн находился в Вашингтоне для других целей.
Как отмечает портал, 30 апреля Байден также провел телефонные переговоры с премьер-министром Израиля Биньямином Нетаньяху. При этом остается неизвестным, прошла ли встреча до или после телефонного разговора Байдена с Нетаньяху.
Госдеп заявил о достижении прогресса в переговорах с ИраномСобеседник Axios отметил, что темой разговора президента США и главы «Моссада» был Иран. По сведениям портала, Коэн проинформировал Нетаньяху об обсуждении темы Ирана с Байденом.
Как составить повестку дня встречи: советы, шаблон и образец
При проведении деловой встречи вы можете отвечать за управление большим количеством людей и задач. Эффективная повестка дня встречи может помочь вам убедиться, что вы обсуждаете все необходимые материалы, придерживаетесь темы встречи и гарантирует, что ваша группа эффективно использует время. В этой статье мы расскажем, как составить повестку дня встречи, которая поможет вам эффективно провести любую встречу.
Какова повестка дня собрания?
Повестка дня собрания — это список тем или мероприятий, которые вы хотите обсудить во время собрания.Основная цель повестки дня — дать участникам четкое представление о том, что должно происходить на встрече, кто будет руководить каждой задачей и сколько времени должно занять каждый шаг. Наличие этой информации до и во время встречи должно гарантировать, что она будет проходить эффективно и продуктивно.
Как составить повестку дня встречи
Если у вас короткое, одночасовое совещание или одно, которое длится целый день, вы можете использовать следующие шаги, чтобы составить повестку дня:
- Определите цели встречи.
- Попросите участников внести свой вклад.
- Перечислите вопросы, на которые вы хотите ответить.
- Определите цель каждой задачи.
- Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему.
- Определите, кто ведет каждую тему.
- Заканчивайте каждое собрание обзором.
1. Определите цель встречи
Когда вы начинаете со своей цели, вы можете убедиться, что цель встречи ясна и каждая задача, которую вы хотите решить, связана с вашей целью.Обязательно установите достижимую цель, чтобы ваша встреча была максимально сфокусированной. Например, достижение цели по утверждению ежемесячного рекламного бюджета компании более достижимо, чем цель по увеличению расходов в целом.
2. Попросите участников внести свой вклад
Если вы хотите, чтобы ваши участники были вовлечены во время встречи, заранее попросите их внести свой вклад, чтобы вы могли быть уверены, что встреча отвечает их потребностям. Вы можете попросить их предложить, какие темы они хотели бы затронуть или какие вопросы у них есть.Получив список идей от участников, вы можете просмотреть их и решить, какие элементы вы в конечном итоге включите.
Связанные: 6 качеств, которые делают отличного командного игрока
3. Составьте список вопросов, на которые вы хотите ответить
Когда вы узнаете цель встречи и у вас появятся идеи по темам, которые вы хотите затронуть, составьте список вопросов вам нужно ответить во время встречи. В повестке дня некоторых собраний просто указана тема в виде фразы, например: « аренда оборудования. ”Однако вы можете уточнить цель каждого пункта повестки дня, сформулировав темы для обсуждения в виде вопросов. Например, вы можете написать: « При каких условиях мы должны рассмотреть возможность аренды оборудования, а не его покупки? ”Эти подсказки могут гарантировать, что вы приглашаете к обсуждению и собираете всю информацию, необходимую для каждой темы повестки дня.
4. Определите цель каждой задачи
Каждая задача, которую вы выполняете во время собрания, должна иметь цель. Как правило, тремя основными целями являются обмен информацией, получение информации или принятие решения.Изучая свою повестку дня, отмечайте цель каждой задачи. Этот шаг поможет участникам встречи узнать, когда вам нужен их вклад, а когда пора принимать решение.
5. Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему.
Затем оцените, сколько времени вы планируете потратить на каждую задачу. Эта часть повестки дня гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы обсудить все темы, которые вы запланировали для встречи. Это также помогает участникам скорректировать свои комментарии и вопросы, чтобы они соответствовали временным рамкам.
Вы можете оптимизировать свои временные рамки, выделив больше времени тем вопросам, которые, как вы ожидаете, займет больше времени, или запланировав более важные вопросы на более раннем этапе обсуждения, чтобы обеспечить освещение жизненно важных тем. Если к вам на собрание приходит много людей, вы можете даже ограничить время для обсуждения определенных тем, чтобы упростить беседу, способствовать быстрому принятию решения, если это необходимо, и придерживаться графика встречи.
Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры
6.Определите, кто ведет каждую тему
Иногда кто-то, кроме ведущего собрания, ведет обсуждение темы. Если вы планируете, чтобы другие люди выступали посредниками по темам во время вашей встречи, вы можете указать их в соответствующей теме. Этот шаг помогает обеспечить бесперебойную работу собрания и гарантирует, что каждый будет подготовлен к своим обязанностям.
7. Заканчивайте каждое собрание обзором
Если вы оставите время для завершения каждого собрания обзором, это поможет участникам лучше понять, какие решения они приняли и какую информацию обсудили, чтобы они могли предпринять любые необходимые шаги после собрания.Во время этого обзора вы и ваши участники встречи должны также подумать о том, что прошло хорошо во время встречи, а что нужно улучшить. Потратив несколько минут на то, чтобы обдумать эти вопросы, вы можете убедиться, что ваша следующая встреча будет еще более эффективной.
Связано: Опросы сотрудников: ящик для современных предложений
Шаблон повестки дня
Вот план, который вы можете адаптировать практически к любому типу встречи:
ПОВЕСТКА ДНЯ
Дата:
Время:
Местоположение :
ОПИСАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ
Цели:
1.Описание первого пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Примечания
б. Примечания
c. Примечания
2. Описание второго пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Примечания
б. Примечания
c. Примечания
3. Описание третьего пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Примечания
i. Дополнительные примечания
ii. Дополнительные примечания
b.Примечания
c. Примечания
4. Описание четвертого пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Примечания
б. Примечания
c. Примечания
5. Описание пятого пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Примечания
i. Дополнительные примечания
ii. Дополнительные примечания
iii. Дополнительные примечания
b. Примечания
c. Примечания
6. Завершение обзора встречи
Время:
Цель:
Руководитель:
a.Что мы хорошо сделали на этой встрече?
г. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?
Пример повестки дня собрания
Вы можете использовать следующий пример расписания собрания при составлении собственной повестки дня:
ПОВЕСТКА ДНЯ
Дата: 1 августа 2019 г.
Время: 13:00
Расположение: конференц-зал A
ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ
* Цели: Обзор маркетинговых кампаний прошлого года, выявление сезонных спадов спроса на продукцию, поиск способов увеличения спроса во время этих спадов и готовимся к следующей маркетинговой кампании.*
1. Просмотрите маркетинговые кампании прошлого года.
Время: 15 минут
Цель: Поделиться информацией
Руководитель: Джамал Адамс
a. Представьте маркетинговые кампании прошлого года.
б. Проверяйте показатели продаж после каждой кампании.
г. Определите, какие кампании оказали наибольшее влияние.
2. Как лучше всего справиться с колеблющимся спросом на нашу продукцию?
Время: 30 минут
Цель: Решение
Руководитель: Блэр Хэнлайн
a.Просмотрите показатели продаж за последние четыре квартала.
б. Определите тенденции в продажах.
г. Обсудите идеи о том, как увеличить продажи во время этих спадов.
3. Подготовка к следующей маркетинговой кампании
Время: 15 минут
Цель: Решение
Руководитель: Блэр Хэнлайн
a. Что нам нужно для подготовки к следующей маркетинговой кампании?
i.Просмотрите прикрепленные материалы маркетинговой кампании.
ii. Определите задачи для каждого члена команды.
б. Как мы будем отслеживать эффективность этой кампании?
г. Просмотрите цели продаж для этой кампании.
4. Завершение обзора собрания
Время: 5 минут
Цель: Решение
Руководитель: Джамал Адамс
a. Что мы хорошо сделали на этой встрече?
б.Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?
Используйте этот контрольный список встреч, чтобы решить, нужна ли встреча
Все, что мы делаем, — встречаемся, встречаемся, встречаемся, встречаемся, встречаемся. Иногда кажется, что вы на самом деле не выполнили никакой работы, потому что все время проводите на собраниях. Знаете ли вы это чувство страха, когда вы начинаете свой рабочий день, открываете календарь и понимаете, что не отметите ничего из списка дел до завтрашнего дня?
Руководители тратят на собрания в среднем 23 часа в неделю, и эти часы могут привести к высокой стоимости среднего собрания.В следующий раз, когда вы собираетесь запланировать встречу, просмотрите этот контрольный список, чтобы убедиться, что оно того стоит.
Кроме того, если у вас есть для планирования удаленного собрания, используйте видеоконференцсвязь, а не только аудиосвязь. Более половины местных сотрудников хотят работать удаленно в будущем, так что начните готовиться к большему количеству видео прямо сейчас! Видеоконференцсвязь сокращает время встреч, повышает продуктивность, повышает удовлетворенность сотрудников и налаживает отношения.
Бесполезные встречи могут привести к отвлечению и отвлечению сотрудников, как эти:
Чтобы избежать подобной ситуации, воспользуйтесь нашим контрольным списком, чтобы решить, нужна ли вам встреча в первую очередь, и следуйте этим советам.
Контрольный список для планирования встреч
- Вопрос срочный или срочный?
- Я ищу обсуждения или результатов?
- Кто назначен ответственным за задачу, которую я надеюсь выполнить?
- Если мне понадобится помощь в мозговом штурме, сколько идей нам понадобится?
- Мы встречаемся по поводу идеи или проекта, которые еще не обсуждались и не запускались?
- Каков мой идеальный результат?
- Если это повторяющееся собрание, как часто отчеты о состоянии должны быть успешными?
- Есть ли время на подготовку к встрече?
- Нужны ли все, кого я планирую пригласить?
- Какую роль играет каждый человек на этой встрече?
- Может ли встреча состояться с помощью видеозвонка?
- Как долго должна длиться эта встреча?
- Есть ли у этой встречи четкая повестка дня?
- Аудио / видео в конференц-зале уже настроено?
«Нам нужна эта встреча?» Если вы задаете себе этот вопрос, дважды проверьте этот список, прежде чем отправлять приглашения календаря.
1. Вопрос срочный или срочный?
Этот вопрос важно задать в первую очередь. Если тема, которую вы хотите обсудить с коллегами, является срочной или чувствительной ко времени — например, нарушение безопасности данных, проблема безопасности сотрудников или негативная статья в прессе — используйте более оперативные методы связи, такие как Slack или Microsoft Teams. Вы можете немедленно проинструктировать лиц, принимающих решения, и руководителей, которых вы должны связаться. Оттуда вы можете решить, нужно ли вам провести собрание или другие члены команды должны проконсультироваться в первую очередь.
Суть в том, что если есть неотложная проблема, требующая участия других членов команды, вам, вероятно, в какой-то момент понадобится встреча. Но вы должны сначала проинформировать людей, используя самый быстрый метод.
2. Я ищу обсуждение или результаты?
Еще один важный вопрос, который следует рассмотреть перед рассылкой календарных приглашений, — это тип собрания, которое вы хотите провести. Поскольку гибридная работа становится нормой на рабочем месте, все больше встреч происходит с удаленными сотрудниками.Удаленные сотрудники говорят, что собрания снижают их продуктивность в 1,8 раза больше, чем сотрудники, работающие на месте, поэтому имейте в виду другие графики.
Если вы хотите обменяться идеями между членами основной группы, вам, скорее всего, понадобится встреча, чтобы собрать членов вашей команды в одной комнате.
Однако, если вам нужно сотрудничество или обратная связь по текущему проекту, или для проверки результатов от других членов команды, вам может не понадобиться встреча. Вместо этого подумайте, можете ли вы отправить электронное письмо с напоминанием о сроках и запросах обратной связи или вклада в общие документы группы.Google Диск и Dropbox Paper — полезные инструменты для совместной работы, позволяющие получать отзывы и изменения от других членов команды. Электронная почта или мгновенные сообщения могут служить эффективным напоминанием вместо того, чтобы отнимать время группы на встрече.
Общее практическое правило: если необходимую работу можно выполнять в автономном режиме, делайте это в автономном режиме. Позже вы можете встретиться лично или по видеосвязи, чтобы обсудить прогресс и обменяться новыми идеями.
3. Кто назначен ответственным за задачу, которую я надеюсь выполнить?
Это важный вопрос, который следует задать себе перед назначением встречи.Если вы отвечаете за успех проекта, составьте список того, что необходимо, перед встречей с командой. После того, как вы заполните свой список, не стесняйтесь планировать встречу.
Если вы не являетесь ответственным лицом, вам, скорее всего, не следует организовывать встречу. Вместо этого свяжитесь с менеджером проекта по поводу любых результатов, с которыми вы можете помочь.
4. Если мне понадобится помощь в мозговом штурме, сколько идей нам понадобится?
Всегда более привлекательно иметь с собой других руководителей, когда вам нужно записать идеи для проекта.Тем не менее, просто потому, что вам нужна помощь в генерировании новых идей, не всегда означает необходимость встречи.
Вместо этого сохраните собрания мозгового штурма на тот случай, когда вам понадобится много идей и предложений от других, прежде чем начинать проект. Если вы ищете информацию о небольших идеях, таких как заголовки сообщений в блогах или концепции социальных сетей, проведите виртуальный мозговой штурм! Используйте общий документ, чтобы поделиться своими идеями и попросить членов команды помочь.
Если вы размышляете о крупномасштабных кампаниях или проектах, стоит назначить встречу.
5. Встречаемся ли мы по поводу идеи или проекта, которые еще не обсуждались или не начаты?
Стартовые встречи для новых проектов — важная часть процесса сотрудничества. Важно выделить время, чтобы войти в комнату, попасть на одну страницу и обсудить обязанности, результаты и сроки, необходимые группе для реализации инициативы.
Однако, если проект уже был запущен на предыдущем собрании, подумайте о том, чтобы уравновесить проверки с чередующимися собраниями и виртуальным сотрудничеством.Вместо еженедельных встреч с отчетами о статусе рассмотрите возможность проведения двухнедельных встреч с отчетами о статусе, перемежающихся встречами через Slack или электронную почту, на которых члены команды могут виртуально делиться достигнутым прогрессом.
6. Каков мой идеальный результат?
Спросите себя, каким был бы ваш идеальный результат, если бы вы провели встречу. Отойдя от стола, как бы вы определить, была ли встреча успешной или неудачной?
Важно обдумать это, потому что это может помочь вам определить, нужна встреча или нет.Если желаемый результат — это вспомогательный материал, например, презентация, документ или электронная таблица, встреча может не понадобиться. Если вам нужны идеи и отзывы, сотрудничество или предложения, возможно, пришло время для встречи. Обдумывая цель, которую вы хотите достичь в первую очередь, вы можете определить шаги, которые нужно предпринять, прежде чем тратить время людей на встречу.
После того, как вы решили, что вам нужно провести встречу, убедитесь, что вы просматриваете наш контрольный список, чтобы быть максимально эффективным.
7. Если это повторяющееся собрание, как часто необходимо получать отчеты о состоянии для успешного выполнения?
Если встреча, которую вы планируете, будет повторяющейся, подумайте о том, чтобы добавить в нее элементы виртуальной встречи. Если вам действительно нужно еженедельно обновлять статус, устраивайте каждое второе выступление в Slack, чтобы сэкономить время.
8. Есть ли время на подготовку к встрече?
Подготовка крайне важна для продуктивной встречи. Некоторые проекты, такие как мозговой штурм, не требуют особой подготовки, кроме представления о том, что будет обсуждаться.Повторяющиеся встречи часто требуют большей подготовки, чтобы закрепить идеи и данные.
Когда вы узнаете тип встречи, пора оценить доступность вашей команды и решить, когда ее планировать. То, что вы готовы к встрече, не означает, что ваши коллеги тоже готовы. Постарайтесь уведомить о крупных проектах хотя бы за день, чтобы каждый мог согласовать и закончить другую работу заранее.
Проверьте календари членов команды, чтобы узнать, свободны ли они в указанное вами время. Наконец, спросите свою команду, что лучше всего работает для них, чтобы избежать всего, чего не было в их календарях.Как только вы получите их подтверждение, вы будете готовы ответить на следующие вопросы.
9. Нужны ли все, кого я планирую пригласить?
Бизнес-лидеры и мыслители сходятся во мнении, что наиболее успешные встречи можно проводить за одной пиццей — примерно с восемью участниками. Люди, которых вы приглашаете, могут приглашать других членов своих команд присоединиться, но оставляйте основную группу небольшой, чтобы встречи проводились как болтовня. -бесплатно, насколько это возможно.
10. Какую роль играет каждый человек на этом собрании?
Когда у вас есть список тех, кого вы хотите пригласить, важно понять, что каждый человек должен принести к столу.Если для встречи заранее требуются определенные данные или идеи, назначьте соответствующего участника, который подготовит эту информацию. Вы сэкономите время, сосредоточившись только на обсуждаемой теме, не дожидаясь, пока другие будут искать необходимую информацию.
Заранее назначьте отдельные роли, например, фасилитатора или делопроизводителя. Вы лучше распорядитесь своим временем и получите более четкое представление о том, что вам нужно сделать.
11. Можно ли провести встречу с помощью видеозвонка?
Во многих случаях ответ на этот вопрос будет положительным.»Видеоконференции упрощают включение удаленных участников в разговор, и они могут быть записаны для просмотра участниками, которые не смогли присутствовать. Кроме того, видеоконференции быстрее , чем конференц-вызовы только по аудио, поэтому видеоконференции более удобны. продуктивно и более инклюзивно.
12. Как долго должна длиться эта встреча?
При бронировании встречи учитывайте время людей. Если у вас длинная повестка дня, у вас может возникнуть соблазн записаться на часовую встречу на целый час.Однако мы рекомендуем вам критически взглянуть на свою повестку дня, чтобы определить, сколько времени на самом деле потребуется для этих обсуждений.
Установите стандартную продолжительность встречи 30 минут, увеличивая ее до 45 или 60 минут, только если все пункты повестки дня тесно связаны. Иногда люди заказывают более длительные встречи, чтобы охватить широкий круг задач, но если они не связаны между собой, это может сбивать с толку участников.
Лучше заказать две короткие встречи, чем очень длинную, чтобы попытаться работать продуктивно.Только не забудьте следовать нашему контрольному списку при бронировании второй встречи.
13. Есть ли у собрания четкая повестка дня?
Нет ничего хуже встречи с неподготовленным лидером. Предоставленные заранее повестки дня позволяют приглашенным подготовиться к продуктивному вкладу. Составление повестки дня также помогает прояснить ваше видение обсуждаемого проекта.
14. Аудио / видео в конференц-зале уже настроено?
И последнее, но не менее важное: убедитесь, что конференц-зал, который вы бронируете, готов к работе.Просмотрите наш контрольный список A / V, чтобы убедиться, что комната, которую вы используете, готова немедленно перейти к видеоконференции, чтобы не тратить драгоценное время на обсуждение технических проблем. 59% удаленных сотрудников называют ИТ-проблемы самой большой проблемой во время встреч. Удаленные сотрудники полагаются на эти инструменты для успешной интеграции в команду, поэтому все должно работать хорошо.
Проведение более эффективных встреч избавит вашу компанию от усталости и увеличит продуктивность. Также починят слона в комнате — встречи стоят U.S компании 37 миллиардов долларов в год. Чтобы узнать больше, прочтите о потенциальной стоимости встреч и найдите лучшую камеру для видеоконференций для вашего помещения для встреч.
Руководитель собрания или фасилитатор могут существенно повлиять на продуктивность группы.Эти десять действий лидера могут максимизировать время и продуктивность группы. Каждый из них более подробно объясняется ниже. | ||
Начинайте встречу точно по расписанию и не ждите, пока прибудут другие.Большое количество профессионального времени тратится зря руководителями, которые ждут, пока прибудет больше людей, прежде чем начать встречу. Это может потребовать изменения в культуре, но как только люди узнают, что вы начинаете встречи вовремя, они прибудут вовремя. Совет: Некоторые группы даже выделяют 15 минут на общение перед началом собрания. | ||
Для комитетов и групп, использующих Правила регламента Роберта для руководства своими процедурами, обеспечение кворума является обязанностью председателя. Дополнительную информацию о процедурах кворума см. В 1990 г. (9-е издание). Новые пересмотренные правила Роберта (Addison Wesley Longman, Inc.) | ||
Всегда вкратце просматривайте повестку дня, включая цели и задачи, в начале собрания.Это помогает участникам сосредоточить свое внимание и понять, что от них потребуется. Многие из нас посещают собрания одно за другим, поэтому полезно, когда председатель предоставляет этого «предварительного организатора». При рассмотрении повестки дня председатель должен ясно дать понять, какие решения необходимо принять или какие действия необходимо предпринять. | ||
| 4.Сохраняйте фокус обсуждения | Сосредоточьтесь на вопросах повестки дня. Даже если эти элементы четко перечислены и выделены, творческие, умные и целеустремленные люди могут отклониться от темы. Чтобы возобновить беглую встречу, председатель может сказать: «Мы уходим от темы и нам нужно вернуться в XYZ». Затем он или она повторяет тему, проблему или вопрос снова. Некоторые группы оставляют «место для парковки» на отдельном листе бумаги для важных вопросов, которые возникают, но не имеют прямого отношения к дискуссии. «Парковка» может быть использована для планирования повестки дня следующих встреч. | |
| 5.Поощрять участие | Эффективные встречи предполагают активное участие, и хорошие лидеры стараются вовлечь всех. Вот несколько способов поощрения полноценного участия:
Когда проводит мозговой штурм , убедитесь, что идеи / предложения не подвергаются критике в том виде, в каком они предлагаются.Выложите все идеи на стол, прежде чем критиковать. Ожидание критики обычно увеличивает количество участников. | |
| 6. Группа помощи в принятии решений | Группа достигает консенсуса , когда она, наконец, соглашается с выбором, и каждый член группы может сказать:
Перед началом обсуждения укажите, как будет принято окончательное решение — будет ли голосование или решение будет принято на основе консенсуса и / или определения приоритета вариантов. См. Расстановку приоритетов для методов определения приоритетов. | |
Когда кажется, что группа пришла к консенсусу или решению, переформулируйте и резюмируйте окончательное (ые) решение (я).Это помогает гарантировать, что все участники слышат одно и то же. Разъяснение на этом этапе может предотвратить проблемы позже. Пример сводного заявления может быть таким: «Мы решили ограничить наши специальности бакалавриата до 40, если мы не сможем заполнить слот вице-Дженкинса. Если мы получим разрешение на заполнение этого слота, мы рассмотрим снятие ограничения». | ||
В плане действий излагаются особенности, которые должны быть выполнены.Не для каждой цели нужен план действий, но для целей, в которых участвует более одного человека, обычно полезно указывать, кто и когда что будет делать. См. Образец плана действий. У каждой цели должен быть конкретный человек — человек, которому поручено следить за тем, чтобы цель продвигалась вперед. От ответственного лица не ожидается, что он достигнет цели лично, но свяжет вовлеченных людей, сделает отчеты о ходе работы и обратится за помощью или ресурсами, необходимыми для достижения цели. См. «Перед встречей — Составление повестки дня». | ||
| 9. Проект повестки дня следующего заседания | Попросите из зала пункты повестки дня следующего собрания или попросите небольшую группу из 2 или 3 человек поработать над составлением повестки дня.Люди с большей вероятностью примут участие в собрании, если они внесли некоторый вклад в формирование повестки дня Даже если каждый предложенный пункт не может быть рассмотрен на собрании, ищите способы предоставить информацию через раздаточные материалы, электронную почту или наладить связи с другими. | |
Перед закрытием собрания попробуйте провести краткую оценку.Задайте несколько неформальных вопросов, например: «Считаете ли вы, что мы сделали то, что нам нужно было сегодня? Все ли участвовали?» Руководитель собрания может задавать вопросы, на которые участники группы отвечают по очереди, в циклическом режиме, или же вопросы могут быть заданы кому угодно. Краткие бумажные опросы — еще один вариант, и результаты групп должны быть агрегированы и распространены. Сосредоточьтесь на любых слабых местах, выявленных в ходе оценки, на следующих встречах.См. Образец опроса по оценке встречи. |
Как написать резюме встречи (с примерами)
Участие в десятках встреч в неделю означает, что не всегда легко вспомнить обсуждения и принятые решения. Хотя неплохо было бы поручить сотруднику вести протоколы встреч или заметки о встречах, такие ресурсы не всегда доступны, особенно для более неформальных обсуждений.
При этом всегда полезно записывать то, что обсуждалось на встрече. Это не только поможет вам вспомнить, о чем говорилось, но и станет отличным справочным документом для вас, чтобы отслеживать прогресс проекта. Если кто-то не смог присутствовать на встрече, вы также можете предоставить им ценный отчет.
Чтобы помочь вам запомнить больше и меньше забыть, Fellow создал руководство по составлению эффективного резюме встречи, чтобы вести записи ваших встреч.
Что такое сводка встречи?
Сводка собрания — это менее формальная версия протокола собрания. Часто это электронное письмо, которое отправляется как резюме или продолжение встречи, которое дает общий обзор состоявшейся дискуссии и служит напоминанием о задачах, которые были возложены на разных членов команды. Помещая элементы действий в это электронное письмо, с распределением сотрудников по их конкретным обязанностям с указанием сроков выполнения, сводка собрания делает каждого члена ответственным.Ваша электронная почта или сводка встречи также должны включать любые другие важные обновления или информацию о проекте, которые были затронуты на встрече.
Цель вашего резюме встречи — помочь вам и членам вашей команды вспомнить важные детали, которые были раскрыты во время встречи. Эффективная встреча означает ответ на это электронное письмо, на которое можно будет ссылаться в будущем, когда возникнут какие-либо вопросы или возникнут потребности в разъяснениях. Что лучше, если клиенты или сотрудники, которые не смогли присутствовать на встрече, могут быть заполнены по важным вопросам.
В чем разница между сводкой и протоколом собрания?
Сводка собрания менее формальна, чем протокол собрания, и к тому же немного менее подробна. Если протокол собрания отражает более полную и официальную документацию собрания, его резюме краткое и лаконичное. Протокол собрания будет включать список всех участников, подробную повестку дня собрания, пункты действий, решения, сроки, ход и даты. Они также, как правило, включают в себя способ проведения собрания, например Правила Роберта.И наоборот, вы хотите, чтобы ваше резюме было простым для понимания языком и было по существу. Помните, что в первую очередь краткое изложение вашего собрания предназначено для вашей же пользы и для запоминания обсуждаемых вещей, поэтому используйте свой собственный подход и стиль, которые будут наиболее эффективными для вас.
Как написать резюме вашей следующей встречи
Теперь, когда мы узнали, что такое сводка встречи и чем она отличается от официальных протоколов встречи, вот пара советов, которые сделают вашу запись встречи такой, какой она вам нужна:
1 Делать подробные записи во время встречиКогда мы говорим делать подробные записи встречи, мы имеем в виду записывать любую интересующую вас информацию.Когда у вас есть доступные ресурсы, было бы неплохо нанять записывающего, который мог бы просто поделиться своими заметками с вами для вашей собственной интерпретации. Если у вас нет другого человека, который мог бы вам помочь, подумайте о возможности поменять делопроизводителя, чтобы ответственность не всегда ложилась на одного и того же человека. Если вы выбираете окончательный вариант, сосредоточьтесь на повестке дня собрания и решениях, которые принимаются по каждому пункту повестки дня. Обязательно запишите, кто и какие обязанности назначен и какие ключевые решения принимаются.
2 Выделить ключевые принятые решенияКак мы вкратце упомянули, не забудьте выделить все ключевые решения, которые были приняты на собрании. Если вы собираетесь что-то задокументировать, задокументируйте ключевые решения, которые были приняты, чтобы вы могли их выполнять. Таким образом, когда вы просматриваете свои записи, вы можете расшифровать, какие последствия имели эти решения и как действовать в соответствии с ними.
Pro совет! Если вы используете инструмент управления собраниями, например Fellow, вы можете использовать разные цвета для обозначения различных типов решений.Так вы будете организованы, чтобы вы точно знали, с кем и когда вам нужно связаться.
3 Определите четкие пункты действий во время собранияВторым важным элементом документирования решений является запись действий, которые появились на собрании. Хотя записывать задачи, которые необходимо выполнить, полезно, вы действительно можете оптимизировать сводку встречи, также отметив, кто был назначен для этого элемента действия, и точный крайний срок, отметив, когда он должен быть выполнен.Это будет держать вас в курсе шагов, которые необходимо выполнить для достижения целей, поставленных на предыдущих встречах. Используйте такой инструмент, как Fellow, для отслеживания действий на встрече, чтобы вам не приходилось делать это вручную. Это сделает вас более организованным и даст вам больше времени, чтобы сосредоточиться на другом.
4 Поделиться заметками о собрании со всеми участникамиКажется интуитивно понятным, но важной частью написания сводки встречи является ее рассылка всем участникам … Быстрый трюк для поиска списка сотрудников, которым он будет рассылаться, — это просто скопировать и вставить приглашение из календаря.Помимо этого списка, подумайте о любых клиентах или сотрудниках из других групп, которым может быть полезно наверстать упущенное из того, что обсуждалось во время обсуждения на собрании. Опять же, если вы используете инструмент управления встречами, такой как Fellow, вы можете использовать простую в использовании функцию «отправлять заметки», чтобы сэкономить время на создании электронной почты. Поскольку мы знаем, что в сутках не так уж много часов, мы помогли вам с помощью этих быстрых клавиш.
5 Включите примечание с указанием того, что было согласовано на встречеБыло бы неплохо добавить заметку ближе к концу вашей встречи, в которой будут указаны все достигнутые договоренности.Отмечая эти соглашения, вы также документируете, кто несет ответственность за выполнение своей части сделки. Таким образом, члены команды могут нести ответственность друг перед другом и взять на себя ответственность за то, чтобы дать свое слово. Вы можете сделать это кратким и приятным, даже если составите эту часть резюме собрания в виде пунктов, чтобы их было легко читать и понимать.
6 При необходимости приложить подтверждающие документыТам, где это имеет смысл, приложите любые подтверждающие документы, которые могут помочь нарисовать картину более четко.На эффективной встрече эти документы обычно прилагаются к приглашению, поэтому вам больше не нужно выполнять какую-либо работу. Подумайте, были ли вам заранее предоставлены какие-либо документы или информация. Если они помогли вам подготовиться к встрече, подумайте о том, чтобы прикрепить их и для ваших товарищей по команде. Эти подтверждающие документы не обязательно должны быть официальными. Это также могут быть любые статьи или сообщения в блогах, которые предоставили вам какую-либо ценную информацию.
7 Включите напоминание о дате следующей встречиЭто приятный штрих, чтобы добавить напоминание о том, когда состоится следующая встреча.Эта запись собрания дает участникам представление о том, сколько времени у них может быть, чтобы приступить к выполнению своих действий, чтобы предоставить какую-либо обновленную информацию в следующий раз, когда состоится обсуждение. Если приглашение еще не было отправлено, оно также дает будущим участникам возможность записать его в свои собственные календари и подготовиться к следующему обсуждению.
Пример отчета о встрече (электронная почта)
Привет, команда!
Спасибо, что посетили [название встречи] сегодня.Надеюсь, встреча была полезной и вдохновляющей.
Вот основные темы, которые мы обсуждали:
1. Точка разговора A
2. Говорящая точка B
3. Точка разговора C
Наконец, по итогам встречи были сформулированы следующие действия:
1. [имя] выполнит [задачу] до [дата]
2. [имя] выполнит [задачу] до [дата]
Вы всегда можете просмотреть вкладку элементов действий в Fellow, чтобы узнать, когда эти элементы действий выполнены!
Пример отчета о встрече (сотрудник)
С Fellow сводка вашей встречи отформатирована и готова к отправке всем участникам одним нажатием кнопки! Вот пример того, как может выглядеть ваше резюме:
Заключительные советы по составлению отличного резюме встречи
- Используйте сводку, чтобы прояснить ожидания
Резюме встречи — прекрасная возможность прояснить любые ожидания, которые вы хотели бы возложить на свою команду.Обязательно выделите, чего вы от них ожидаете и когда, чтобы ваша команда могла считать себя и своих коллег ответственными за свои задачи.
- Повторение важно, не расстраивайтесь из-за того, что «повторяете» следующие шаги / цели и т. Д.
Если что-то очень важно, повторите это! Чем больше члены вашей команды читают определенный момент, тем больше они будут помнить, насколько он важен. Сотрудники с большей вероятностью отреагируют на информацию, которую они видели несколько раз в электронном письме, а не на краткое упоминание, поэтому не стесняйтесь и выделяйте важные моменты.
- Сводки собрания могут быть отличным инструментом, позволяющим убедиться, что все покидают собрание на одной странице.
Распространение протокола собрания — отличный способ привлечь всех к одной странице. Легко сформировать собственное понимание и выводы из встреч, но когда вы помещаете наиболее важную информацию в резюме встречи, это подтверждает, на чем должен быть сосредоточен сотрудник, и гарантирует, что люди не отвлекаются от самых важных целей.
Как и зачем использовать повестку дня собрания
Загрузите пустой шаблон повестки дня (Microsoft Word), который вы можете распечатать и использовать.
Повестка дня встречи помогает вам и вашим коллегам подготовиться к встрече и сориентироваться в вопросах, которые вам необходимо обсудить. Время, потраченное на планирование повестки дня, скорее всего, сэкономит время всем участникам собрания, предоставив четкий набор тем, целей и временных рамок. Некоторые встречи могут потребовать больше времени для планирования, чем другие. Например, выездное мероприятие для всего отдела, вероятно, потребует нескольких часов планирования несколькими людьми, в то время как еженедельное собрание персонала может быть запланировано одним человеком за более короткий промежуток времени.
Образец повестки дня с комментариями по каждому разделу приведен ниже. Читая образец, вы можете нажимать на связанные элементы, чтобы перейти к их объяснениям.
| Позиция | Желаемый результат | Приоритет | Время | Кто | Как | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 50 | Jack | go-around | |||||||||
| Подготовка к собранию в отделе | обратная связь по редактированию предложения | high | 20 | Juanita | 08 | ищу добровольцев! | средний | 10 | Lisa | поделиться информацией и потребностями | |
| 2018 Team Priorities | получить общее представление о наших приоритетах и предоставить данные для Li | high 40480 905 Ravi | потратить доллар и обсуждение | ||||||||
| Международная студенческая ярмарка | получить список идей для подготовки к нашему участию | средний | 10 | Джек | мозговой штурм | 06 | Пунктыперечисляют действия, срок выполнения и ответственное лицо | высокое | 10 | Джек | перечисляет пункты и получает обязательства |
Ниже вы найдете описание частей повестки дня, советы для помощь им в работе и дополнительные ресурсы для планирования и проведения эффективных встреч.
Части повестки дня
Дополнительные рекомендации
Мы рекомендуем группам использовать флипчарты во время собраний, чтобы быть в курсе и записывать заключенные соглашения. Кроме того, собрания обычно проходят лучше, когда один человек выступает в роли фасилитатора.
СОВЕТЫ
Есть и другие аспекты планирования эффективных встреч, но этот простой формат повестки дня предлагает хорошую основу для успешной встречи. Вот три дополнительных совета, которые дополнят уже описанную нами специфику:
- Гибкость. В лучшем случае хорошо спланированная встреча начинается с «планового предположения» о том, как работать с повесткой дня. Умный фасилитатор проверяет группу в начале встречи, чтобы увидеть, нужно ли добавлять в повестку дня важные, актуальные в последнюю минуту вопросы, а также согласовать и подстроить повестку дня, чтобы включить их. В процессе вы можете обнаружить, что для решения вопроса требуется больше времени, и в этом случае вы можете договориться об этом во время встречи или найти хорошую точку остановки до достижения желаемого результата. Этот выбор тоже может быть определен путем переговоров с участниками встречи.
- Подготовка. Решение о том, кто, как, время, приоритет и желаемый результат по каждому пункту требует подготовки. Чем больше подготовка, тем больше вероятность успешного исхода встречи.
- Общая ответственность. Независимо от того, планирует ли владелец задания, фасилитатор, лидер группы или член группы хорошую встречу, ключевым моментом является совместная работа — до, во время и после самого мероприятия. Благодаря совместным усилиям встреча становится неотъемлемой частью продуктивности и удовлетворения каждого человека.
Как лучше всего начать встречу?
Что самое важное сделать в начале встречи? Преодолеть основные правила? …Скучный! Познакомить всех друг с другом? Важно, но, наверное, не в первую очередь. Проверить повестку дня? Наверное, САМАЯ распространенная ошибка!
Итак, каков самый эффективный способ начать встречи? Учтите: в начале встречи люди обычно хотят знать две вещи.
- Почему я здесь?
- Зачем мне это нужно?
Научите мою команду проводить увлекательные, увлекательные и эффективные встречи!
Итак, чтобы по-настоящему заинтересовать ваших участников и подготовить вашу встречу к успеху, поставьте себя на их место и обязательно ответьте на эти два вопроса, прежде чем проводить остальную часть встречи.Чтобы гарантировать правильные ответы на два вопроса, Leadership Strategies использует сокращения I.E.E.I. как напоминание о том, что нужно включить в начало встречи. Получите дополнительные советы по руководству от наших экспертов, зарегистрировавшись на наших вебинарах.
Получите больше подобных советов!
Подпишитесь на нашу рассылку
Информировать — возбуждать — расширять возможности — вовлекать
Информ — Сообщите участникам цель встречи и продукт, который будет производиться.
Excite — Объясните преимущества встречи и почему эта встреча должна быть для них важной.
Empower — Опишите роль, которую они будут играть, или предоставленные им полномочия.
Вовлеките — Немедленно вовлеките их, задав вопрос о взаимодействии, который способствует достижению цели встречи.
К сожалению, руководители собраний часто начинают собрания с рассмотрения повестки дня и сразу переходят к первому пункту повестки дня.В результате участники часто не уверены в цели встречи, продуктах, которые будут производиться, почему встреча полезна или почему встреча должна быть для них важна. По сути, встречи часто начинаются с неэффективного начала, что может негативно повлиять на остальную часть встречи.
Мы считаем, что эффективные методы фасилитации включают следующие элементы:
- Начать встречу вовремя.
- Ваше вступительное слово (IEEI).
- Подтвердите повестку дня.
- Ознакомьтесь с основными правилами.
- Проверьте парковочные щиты.
- При необходимости представьтесь.
Начало может занять от пяти минут до сорока пяти или более минут, в зависимости от размера группы, продолжительности собрания и используемых вами шагов. Вам следует скорректировать список в соответствии с проводимыми вами собраниями.
Чтобы помочь вам с открытием, мы собираемся углубиться в части IEEI.
ИнформМы рекомендуем фасилитаторам встреч в начале встреч использовать такие слова.
«Цель этой встречи… Когда мы закончим, мы уйдем с…»
Какой отличный способ начать встречу! Эти слова информируют всех о том, почему мы здесь (цель) и что у нас будет, когда мы закончим (продукт). Эти слова помогают собрать всех на одной странице.
Связано: Видео, 5 причин принять Эффективный фасилитатор.
Excite
Сегмент возбуждения — это часть IEEI, которая чаще всего игнорируется участниками встреч.Сегмент возбуждения отвечает на вопрос: «Почему меня это должно волновать?» Без возбуждения в комнате могут быть люди, но действительно ли они за столом?
Как ты возбуждаешь? Вы возбуждаетесь, когда делаете заявления, которые отвечают на их вопрос: «Что в этом для меня?» Сравните эти два образца отверстия. Какой из них лучше увлекает?
Excite Образец I- Доброе утро, мне очень приятно быть здесь сегодня утром.
- Позвольте мне начать с обзора, почему мы здесь.
- Цель этой встречи — исправить наш процесс приема на работу. Когда мы закончим, у нас будет три вещи: диаграмма, показывающая, как будет работать новый процесс найма, список преимуществ нового процесса и пошаговый план внедрения этого нового процесса.
- Что в этом интересного? Если мы добьемся успеха, мы откажемся от нового процесса найма, который поможет нашей организации найти нужных людей и быстро их нанять.
- Доброе утро, мне очень приятно быть здесь сегодня утром.
- Позвольте мне начать с обзора, почему мы здесь.
- Цель этой встречи — исправить наш процесс приема на работу. Когда мы закончим, у нас будет три вещи: диаграмма, показывающая, как будет работать новый процесс найма, список преимуществ нового процесса и пошаговый план внедрения этого нового процесса.
- Что в этом интересного? Сегодня в вашем штате могут быть люди, у которых нет необходимых навыков или отношения. В результате вам приходится работать намного усерднее, чтобы компенсировать то, что они не делают.Это ваша возможность внедрить стратегии, чтобы гарантировать, что вы получите людей, которые вам нужны для выполнения работы.
Второй образец — безусловно лучшее заявление для возбуждения. Он лучше описывает преимущества для человека. Но вы заметили еще одну вещь? Подсчитайте, сколько раз слова «вы» или «ваш» появляются в возбуждающих заявлениях.
Ключевой секрет того, как привлечь людей к участию в собрании, — это объяснить, что это для них значит.И вы можете помочь добиться успеха к , включив слова «вы» или «ваш» как минимум четыре раза в в волнующую часть IEEI.
УсилитьЦель расширения прав и возможностей участников состоит в том, чтобы убедиться, что они четко понимают, какие полномочия у них есть во время собрания. Когда люди чувствуют себя уполномоченными, они, как правило, менее нерешительно участвуют в обсуждении и более охотно высказывают свои мысли и идеи.
Ниже приведены три примера расширения прав и возможностей.Часто достаточно одного, целенаправленного, вдохновляющего заявления. В других случаях вы можете обнаружить, что для расширения прав и возможностей группы, привыкшей к тому, что ей говорят, что делать, необходимо несколько утверждений.
Примеры Empower- Все вы были вручную выбраны вашими менеджерами для работы в этой целевой группе по процессу найма, потому что они чувствовали, что вы понимаете, что необходимо, и имеете видение для создания чего-то намного лучшего, чем мы сейчас.
- Организация рассчитывает, что каждый из вас принесет идеи и фокус, которые позволят создать гораздо лучший высший процесс.
- Хотя мы не являемся лицами, принимающими окончательные решения, команда руководителей надеется, что эта команда разработает рекомендацию с обоснованием, необходимую для того, чтобы вывести наш процесс приема на работу на новый уровень и выше.
Связано: Запишитесь на наш следующий веб-семинар по фасилитации.
Участие
После открытия рассмотрите возможность немедленного вовлечения участников. Почему? Этап вовлечения быстро вовлекает всех и подготавливает их к оставшейся части встречи.
Как вовлечь участников в собрание на раннем этапе? Некоторым командам лучше начинать с вопроса, посвященного поставленной задаче. Для других команд может быть более уместным начать с вопроса, в котором больше внимания уделяется людям. Рассмотрим следующие образцы:
Включите примеры- Ключевые темы Подход
- Подумайте о цели встречи.
- Если мы собираемся достичь этой цели, возможно, есть определенные темы, которые, как вы знаете, нам нужно затронуть, конкретные вопросы, которые мы должны решить, или, возможно, конкретные идеи, которые мы должны обсудить.
- Давайте составим список. Если мы хотим добиться успеха сегодня, о каких темах нам нужно поговорить?
- Подход к личным результатам
- Предположим, встреча прошла очень успешно.
- Подумайте о вещах, которые произошли в результате, о том, что произошло, и о вещах, которые заставили бы вас сказать: «Это была отличная встреча».
- Давайте составим список. Учитывая наши цели и продукты, какие результаты вы лично хотели бы увидеть в результате сегодняшней встречи?
- Подход к регистрации за одну минуту
- Мы уже несколько дней не собрались вместе.Давайте начнем с того, что каждый человек проведет быструю регистрацию за одну минуту.
- Последний раз мы были вместе [дата]. С того времени, вероятно, произошло одно или несколько значительных событий в вашей личной или профессиональной жизни.
- Рассмотрите основные произошедшие события и выберите одно, которое было значимым для вас. Пойдем по комнате. Какое знаменательное событие произошло с вами с тех пор, как мы в последний раз были вместе?
Использование подхода IEEI поможет вам организовать высокоэффективные встречи с открытием, которое информирует, вдохновляет, расширяет возможности и вовлекает.
Планирование и структурирование эффективных встреч
Люди посещают собрания по разным причинам, включая работу, личные интересы и досуг.
Большинству людей в какой-то момент своей жизни придется участвовать в собраниях, и многие люди делают это на регулярной основе.
Встречи могут проводиться на работе, внутри организации, спортивной группы, ассоциации родителей и учителей, церковной группы или одного из множества других комитетов.
На этой странице рассматривается, как организованы собрания в формальной ситуации. Он исследует, как хорошая подготовка и эффективный председатель могут способствовать успеху собрания, давая представление о направлении или цели.
На некоторых собраниях у участников возникает ощущение, что они зря потратили время, так как мало что было достигнуто, и это может быть вызвано многими причинами. На этой странице рассматриваются причины, по которым встречи могут быть менее успешными, а также помощь и советы, которые помогут вам получить максимальную отдачу от встреч, в которых вы участвуете.
Что такое встреча?
Для целей этой страницы встреча — это собрание трех или более людей, которые разделяют общие цели и задачи, и которые посредством использования устной коммуникации и письменной коммуникации способствуют достижению целей.
Цель встреч
Встречи — важный организационный инструмент, поскольку их можно использовать для:
- Объединение и развитие идей
- План
- Решить проблемы
- Принимать решения
- Создавать и развивать понимание
- Поощрять энтузиазм и инициативу
- Обеспечивает чувство направления
- Создать общую цель
Хотя встречи могут отличаться по размеру, содержанию и подходу, все эффективные встречи имеют следующие три общих элемента:
- Особая цель или цель
- Использование эффективных коммуникаций
- Контролируемая ситуация
Компоненты встреч
Встречу можно разделить на следующие три основных компонента:
- Содержание — это знания, информация, опыт, знания, мнения, идеи, отношения и ожидания, которые каждый человек привносит на встречу.
- Взаимодействие — это способ совместной работы участников над содержанием встречи. Это включает чувства, отношения и ожидания участников, которые имеют прямое отношение к сотрудничеству, слушанию, участию и доверию.
- Структура — это способ, которым и информация, и участники организованы для достижения цели / задач собрания.
Типы встреч
Есть много разных типов встреч; здесь мы ориентируемся на те, к которым привыкли:
- Информ
- Проконсультироваться
- Решить проблемы
- Принимать решения
Информационные встречи
Это самые простые собрания, на которых один член, обычно председатель, имеет фактическую информацию или решение, влияющее на всех присутствующих, которое он / она желает сообщить.Такие встречи, как правило, носят формальный характер, поскольку их цель — дать членам реальное понимание и обсудить любые последствия или способы наилучшего использования такой информации.
Консультации
Эти встречи используются для обсуждения конкретной политики или нововведений и могут использоваться для выяснения мнений участников о такой политике или идее. Примером может быть:
- Проверить текущую политику
- Укажите недостатки
- Предложить изменение
- Подчеркните преимущества такого изменения
- Признать слабые места
- Пригласить комментарии
Встречи по решению проблем
Эти встречи зависят от того, как председатель как можно яснее описывает проблему.Члены должны быть выбраны в соответствии с их опытом, знаниями или интересами, а затем предоставлены как можно больше информации, чтобы они могли генерировать идеи, предлагать советы и делать выводы. (См. Также: Решение проблем )
Совещания по принятию решений
Эти типы собраний, как правило, следуют установленному методу процедуры:
- Описание проблемы
- Анализ проблемы
- Нарисуйте идеи
- Решите, что лучше
- Достигните выводов
(См. Также: Принятие решений )
Многие организации, клубы и общества проводят регулярные собрания, чтобы члены могли сообщать и обсуждать прогресс и текущую работу, чтобы обдумать текущее и будущее планирование.Такие встречи могут содержать элементы каждого из четырех приведенных выше примеров.
Планирование и подготовка к встрече
Первостепенное значение для успеха любого собрания имеет позиция и лидерство председателя . На собрании председатель является лидером и, как таковой, должен выполнять те же функции, что и лидер любой рабочей группы.
Чтобы собрание было эффективным, председатель должен:
- Планировать, организовывать и контролировать обсуждение вопросов повестки дня.
- Поддерживайте группу, поощряя и развивая гармоничные отношения.
- Мотивируйте людей, побуждая всех вносить свой вклад, вознаграждая их усилия и поддерживая их в любых трудностях.
Перед любым собранием председатель должен задать и решить следующие вопросы:
- Какова цель встречи?
- Уместна ли встреча?
- Как следует планировать встречу?
- Кто должен присутствовать на встрече?
- Какая подготовка требуется к встрече?
Какова цель собрания?
Все собрания должны иметь цель или цель, и председатель должен задавать вопросы, такие как:
- Чего нужно достичь этой встречей?
- Требуется ли совет по конкретному вопросу?
- Возникла проблема, требующая немедленного обсуждения?
- Это регулярное собрание, чтобы члены «оставались на связи»?
Уместна ли встреча?
Председатель всегда должен учитывать, необходима ли встреча или какие-либо другие средства связи более уместны, например записки или электронные письма, предназначенные для отдельных лиц, предлагающих комментарии.Ненужные встречи могут напрасно тратить время, привести к разочарованию и негативу и могут снизить мотивацию к участию в будущих встречах.
Как следует планировать встречу?
Это будет во многом зависеть от типа проводимой встречи. За каждой встречей должно быть какое-то обоснование, независимо от того, насколько оно низкоуровневое или неформальное, и оно в значительной степени будет определять содержание и указывать, как следует проводить планирование.
Кто посетит встречу?
Это часто определяется характером собрания.В небольшой организации собрание вполне может включать всех сотрудников, тогда как собрание рабочей группы или комитета уже заранее определит своих членов. В большой организации или отделе присутствующие сотрудники вполне могут представлять других. Важно, чтобы все последствия такого представительства осознавались заинтересованными лицами, поскольку они не просто говорят сами за себя. На собраниях вне рабочего места могут участвовать члены совета директоров или другие заинтересованные стороны.
Какая подготовка необходима для встречи?
Если ожидается получение максимального вклада от всех участников, цель собрания должна быть признана всеми. Наиболее ощутимым выражением этого является повестка дня, которую следует заранее разослать всем приглашенным на встречу. В повестке дня:
- Назовите время и место встречи.
- Перечислите темы, которые необходимо охватить, указав, кто их представит.
- Приложите все необходимые документы.
- Дайте время закрытия встречи.
Повестка дня: Это план собрания. На большинстве официальных встреч он составляется секретарем по согласованию с председателем . Секретарь должен распространить повестку дня заблаговременно до собрания, включая любые сопроводительные документы. Секретарь также просит внести пункты в повестку дня.
Регулярные собрания часто начинаются с протокола последнего собрания, за которым следуют «возникающие вопросы» , которые образуют связь с тем, что произошло на предыдущем собрании.