По закупке: Реестр контрактов, заключенных заказчиками

18.03.2021 alexxlab

Содержание

В Турции рассказали о переговорах с Россией по закупке «Спутника V»

https://ria.ru/20210311/vaktsina-1600739227.html

В Турции рассказали о переговорах с Россией по закупке «Спутника V»

Турция может как закупить российскую вакцину от коронавируса «Спутник V», так и наладить ее производство, заявил РИА Новости министр промышленности и технологий РИА Новости, 11.03.2021

2021-03-11T12:20

распространение коронавируса

вакцина «спутник v»

коронавирус в россии

коронавирус covid-19

коронавирусы

турция

в мире

/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content

/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content

https://cdn25.img.ria.ru/images/07e5/02/0c/1597244391_0:151:3078:1882_1920x0_80_0_0_a5bc0b456339bc69772bea7998580bc5.jpg

АНКАРА, 11 мар — РИА Новости. Турция может как закупить российскую вакцину от коронавируса «Спутник V», так и наладить ее производство, заявил РИА Новости министр промышленности и технологий республики Мустафа Варанк. «Министр здравоохранения нашей страны с самого начала поддерживает контакты с российской стороной по вопросу вакцины «Спутник V». Эта тема обсуждалась и в ходе переговоров нашего президента с (президентом РФ) господином (Владимиром) Путиным. Частная турецкая компания подписала соглашение с Россией. Сейчас продолжаются переговоры о создании инфраструктуры, необходимой для производства российской вакцины в Турции. В то же время Минздрав обсуждает с российской стороной вопрос о закупках готовой вакцины», — сказал Варанк.По его словам, для производства вакцины в Турции требуются инвестиции, этот вопрос сейчас прорабатывается.»Если нам удастся получить положительный результат по этому направлению, мы будем готовы как поддержать производство, так и договориться о закупках готовой российской вакцины. Кроме того, в Турции разрабатывается экспериментальная вакцина, аналогичная по типу российской, поэтому при успешном результате переговоров у нас может появиться возможность производить эти две вакцины в одном месте», — добавил турецкий министр. Российская вакцина одобрена более чем в 40 странах.В Турции в январе началась вакцинация от коронавируса китайской вакциной СoronaVac.

турция

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

2021

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Новости

ru-RU

https://ria.ru/docs/about/copyright.html

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

https://cdn22.img.ria.ru/images/07e5/02/0c/1597244391_0:0:2732:2048_1920x0_80_0_0_f592b6db71c4eceb67542989e8f333d1.jpg

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og. xn--p1ai/awards/

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

вакцина «спутник v», коронавирус в россии, коронавирус covid-19, коронавирусы, турция, в мире

АНКАРА, 11 мар — РИА Новости. Турция может как закупить российскую вакцину от коронавируса «Спутник V», так и наладить ее производство, заявил РИА Новости министр промышленности и технологий республики Мустафа Варанк.

«Министр здравоохранения нашей страны с самого начала поддерживает контакты с российской стороной по вопросу вакцины «Спутник V». Эта тема обсуждалась и в ходе переговоров нашего президента с (президентом РФ) господином (Владимиром) Путиным. Частная турецкая компания подписала соглашение с Россией. Сейчас продолжаются переговоры о создании инфраструктуры, необходимой для производства российской вакцины в Турции. В то же время Минздрав обсуждает с российской стороной вопрос о закупках готовой вакцины», — сказал Варанк.

12 августа 2020, 13:36ИнфографикаСпутник V: первая зарегистрированная вакцина от COVID-19

По его словам, для производства вакцины в Турции требуются инвестиции, этот вопрос сейчас прорабатывается.

«Если нам удастся получить положительный результат по этому направлению, мы будем готовы как поддержать производство, так и договориться о закупках готовой российской вакцины. Кроме того, в Турции разрабатывается экспериментальная вакцина, аналогичная по типу российской, поэтому при успешном результате переговоров у нас может появиться возможность производить эти две вакцины в одном месте», — добавил турецкий министр.

Российская вакцина одобрена более чем в 40 странах.

В Турции в январе началась вакцинация от коронавируса китайской вакциной СoronaVac.

Инструкция по закупке оборудования | ПРЦ НИТ

Помощь в оформлении заявки на закупку оборудования и программного обеспечения.

Определиться с наименованиями оборудования, суммой заказа, выполняемыми функциями.
Зайти или позвонить в отдел АПС (аппаратно-программных систем) для уточнения рыночных цен и наименований.
Составить служебную записку на основании типовой формы (см. файл внизу страницы). Записка пишется на имя ректора СГУ.
Подписать заявку у ректора СГУ, затем у начальника ОАО и начальника ПФУ
Получив, таким образом, разрешение на закупку, принести копию подписанной служебной записки в отдел АПС.
Оставить в отделе АПС контактную информацию: телефон, электронная почта, ФИО куратора заявки; должность и ФИО заказчика. На этом этапе отдел начинает написание заявки на закупку оборудования.
По завершении работы над заявкой отдел высылает письмо с готовым документом на электронный адрес, указанный в контактной информации. После получения на электронную почту письма с готовой заявкой необходимо дописать назначение (цель использования) закупаемого оборудования/ПО, проверить правильность указанных контактных данных, подразделения, заказчика.
Далее требуется распечатать всё присланное, включая скриншоты (чтобы была видна ссылка вверху скриншота).
Распечатанную заявку нужно подписать у заказчика, а затем принести в отдел АПС на подпись начальнику или зам. начальника отдела АПС.
Далее, получить подпись зам. начальника ПРЦНИТ и начальника ПРЦНИТ.
Необходимо завизировать заявку в юридическом отделе.
Завизированную заявку нужно проверить в отделе закупок.
Далее, нужно подписать заявку у главного бухгалтера.
Оставить заявку в отделе УОЗ и МТС для дальнейшей обработки.

Адреса и телефоны

ФИО	Должность	Телефон	Расположение
Чумаченко А.Н.	Ректор СГУ	561-696	10 к., 401
Захарова Т.Г.	Начальник ОАО	511-885	10 к. , 507
Соловьёв В.М.	Начальник ПРЦНИТ	210-661	9 к., 106
Алексенко М.Е.	Зам. начальника ПРЦНИТ	210-661	9 к., 106
Саранцев А.Н.	Начальник отдела АПС ПРЦНИТ	210-667	9 к., 105
Максименко В.А.	Зам. начальника отдела АПС ПРЦНИТ	210-667	9 к., 105
Стрелюхина Н.Н.	Главный бухгалтер	264-682	10 к, 413
Моисеева А.В.	Ведущий инженер УОЗ и МТС	502-996	10 к., 308Б
Герасимова М.А.	Юрисконсульт	523-018	10 к. , 207

Извещение о проведении конкурсных процедур по закупке работ (услуг)

Организатор конкурса: открытое акционерное общество «Корпорация ВСМПО – АВИСМА».

Юридический/почтовый адрес: 624760, Свердловская обл., г.Верхняя Салда, ул.Парковая, д.1.

Способ организации конкурсных процедур – открытый запрос цен. Победителем конкурса признается Претендент, предложивший наименьшую цену, при сохранении гарантий качества работ.

Основные характеристики закупаемых работ (услуг): составление и согласование техниче-ского паспорта ж/дорожного пути необщего пользования, включая разработку и согласование Инструкции о порядке обслуживания и организации движения на железнодорожном пути не-общего пользования.

Общая протяжённость путей – 41550,4 п.м.;

Количество стрелочных переводов – 102 шт.;

Количество переездов – 80 шт.

Перечень путей конкретизирован в приложении к техническому заданию.

Место проведения работ: Свердловская область, г.Верхняя Салда, на территории промыш-ленной площадки «ВСМПО».

Сроки выполнения работ: до 25 августа 2012 г.

Заседание по определению победителя открытого запроса цен пройдёт 01.06.2012 г. по адре-су: Свердловская область, г. Верхняя Салда, ул. Парковая, д.1.

К участию в конкурсе не допускаются Претенденты являющиеся неплатежеспособными, на-ходящиеся в процессе ликвидации или экономическая деятельность которых приостановлена, имеющие задолженность по начисленным налогам, сборам и иным обязательным платежам, а также по ранее принятым обязательствам перед Организатором.

Квалификационные требования к Претендентам указаны в конкурсной документации.

Дата окончания приёма предложений по цене – 31.05.2012 г.

Предложения по цене (по утвержденной Организатором форме, с комплектом необходимых документов, с их описью, составленной в двух экземплярах) направлять по почте по адресу: 624760, Свердловская обл.

, г.Верхняя Салда, ул.Парковая, д.1. или доставлять посыльным с обязательной отметкой о получении.

Предложения принимаются только с официальным сопроводительным письмом.

Коммерческое предложение по форме и содержанию в обязательном порядке должно соот-ветствовать требованиям, указанным в конкурсной документации. Конкурсная документация бесплатная.

Организатор вправе отклонить все предложения, если не одно из них не удовлетворяет уста-новленным требованиям, и признать конкурс не состоявшимся. Организатор вправе не прини-мать претензий Претендентов, в случае объявления конкурса не состоявшимся. При этом Орга-низатор не несет никакой материальной или иной юридической ответственности перед ними.

Организатор в течение 2 рабочих дней с момента утверждения результатов конкурса направ-ляет выигравшему Претенденту письменное уведомление о признании его победителем откры-того конкурса запроса цен, с указанием фиксированной цены.

Контактные лица:

Толмачева Тамара Александровна, тел. (34345) 6-31-53,

адрес электронной почты: [email protected]

Решетников Павел Николаевич, тел. (34345) 6-34-03,

адрес электронной почты: [email protected]

(RUS) Создание заказа на покупку и назначение расходов накладной по закупке

08/18/2015
Чтение занимает 2 мин

В этой статье

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Эта процедура используется для создания заказа на покупку и назначения накладных расходы накладной по покупке. При разноске накладной по покупке накладные расходы добавляются к стоимости запасов.

Щелкните Расчеты с поставщиками > Обычный > Заказы на покупку > Все заказы на покупку.
Нажмите CTRL+N, чтобы создать новый заказ на покупку. Дополнительные сведения см. в разделе Создание заказа на покупку.
В форме Заказ на покупку на вкладке Покупка щелкните Ведение накладных расходов, чтобы открыть форму Проводки по накладным расходам.
В поле Код накладных расходов выберите требуемый код накладных расходов.
В поле
Значение расходов введите сумму накладных расходов.
Закройте форму.
На вкладке Накладная выберите Накладная, чтобы открыть форму Накладная поставщика.
Щелкните Разнести > Разнести, чтобы разнести накладную по покупке. Дополнительные сведения о разноске накладной по покупке см. в разделе Создание накладных поставщиков из заказов на покупку.

См. также

(RUS) Настройка кодов сборов

(RUS) Заказы на покупку (измененная форма)

(RUS) Проводки по расходам (измененной форме)

Агентский договор на право заключение сделок по закупке и реализации продукции

АГЕНТСКИЙ ДОГОВОР

на право заключение сделок по закупке и реализации продукции

г.

«» 2021 г.

в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Принципал», с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Агент», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1. 1. В соответствии с условиями настоящего договора Агент обязуется по поручению Принципала за вознаграждение совершить от своего имени и за счет Принципала юридические и иные действия, заключить с третьими лицами сделки по закупке и/или реализации продукции (далее – «Товар»). Ассортимент, марка закупаемого и/или реализуемого Товара, объемы товарных потоков, цены, сроки закупки\реализации Товара, другие условия сделок согласовываются Сторонами дополнительно в поручениях Агенту.

1.2. По договору, заключенному Агентом с третьими лицами от своего имени и за счет Принципала, приобретает права и становится обязанным Агент, хотя бы Принципал и был назван в таких договорах или вступил с третьими лицами в непосредственные отношения по исполнению договора.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. В соответствии с предметом настоящего соглашения Агент обязан:

2.1.1. охраняет коммерческие, финансовые и другие интересы Принципала;

2.1.2. заключает от своего имени договоры на закупку/реализацию Товара;

2. 1.3. строго придерживается директив Принципала в отношении условий сделок и расчетов по ним;

2.1.4. немедленно информировать Принципала об изменении условий сделок либо об обстоятельствах, влияющих на их исполнение.

2.1.5. обязуется не заключать с третьими лицами аналогичных Агентских договоров;

2.1.6. предоставляет Принципалу отчеты об исполнении им настоящего Договора в сроки, согласованные сторонами, с приложением необходимых доказательств расходов, производимых им;

2.1.7. оказывать содействие Принципалу в проведении переговоров с третьими лицами и участвовать в согласовании условий сделок.

2.2. В соответствии с предметом настоящего соглашения Принципал обязан:

2.2.1. четко и своевременно информировать Агента о своих требованиях, касающихся условий выполнения последним юридических и иных действий, условий заключения сделок, путем направления Поручений;

2.2.2. немедленно давать Агенту указания по порядку выполнения сделок в случае изменения условий их исполнения или появления обстоятельств, влияющих на их исполнение;

2. 2.3. наделять Агента необходимыми средствами для закупки Товара;

2.2.4. принимает представленные Агентом отчеты;

2.2.5. своевременно и полностью выплатить Агенту вознаграждение, размер которого согласовывается Сторонами дополнительно, а также оплатить Агенту расходы, понесенные последним в связи с исполнением поручений Принципала;

2.2.6. передавать Агенту поручения о поиске определенного контрагента, совместно с Агентом изыскивать пути улучшения работы.

3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

3.1. Принципал направляет Агенту письменное поручение о заключении договора с третьими лицами на закупку либо реализацию Товара с указанием всех необходимых условий сделки, после чего Агент обязан немедленно начать работу по выполнению поручения Принципала. Поручение может быть дано Принципалом путем использования почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной, факсимильной и иной связи.

3.2. Выполнив поручение, Агент направляет Принципалу отчет о проделанной работе, с указанием всех условий и сумм закупленного/реализованного Товара, а также документы, подтверждающие произведенные расходы.

3.3. Отчеты, Агента о проделанной работе составляются и направляются Принципалу в течении календарных дней по итогам исполненного поручения либо до числа месяца, следующего за отчетным.

3.4. При наличии возражений по отчетам Принципал сообщает о них Агенту в течение дней со дня получения отчета. При отсутствии возражений в указанный срок отчет считается принятым и одобренным Принципалом.

3.5. Поручение Принципала и Отчет Агента являются неотъемлемой частью настоящего Договора.

4. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

4.1. Вознаграждение Агента выплачивается по итогам утверждения Принципалом отчета об исполнении поручения. Размер вознаграждения согласовывается сторонами дополнительно, путем направления Агенту отдельного поручения Принципала и (или) заключения дополнительного соглашения к настоящему Договору о порядке и условиях (размере) агентского вознаграждения, либо, при отсутствии возражения Агента, устанавливается Принципалом и сообщается Агенту в основном поручении. Расчеты с Агентом могут производиться как в денежной форме, так и путем передачи ценных бумаг, векселей.

4.2. Право на получение (выплату) вознаграждения по итогам выполненного поручения возникает у Агента после утверждения отчета Принципалом в сроки, согласованные Сторонами.

4.3. Принципал обязуется возместить Агенту все необходимые расходы по организации транспортировки Товара железнодорожным и иным транспортом, по организации хранения Товара, а также иные расходы, понесенные Агентом при выполнении поручения Принципала.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. Сторона, нарушившая свои обязательства по настоящему договору должна без промедления устранить нарушения или принять меры к устранению последствий. В случае невыполнения обязанностей Стороны несут имущественную ответственность.

5.2. При возникновении убытков вследствие ненадлежащего исполнения данного соглашения виновная сторона несет ответственность в размере нестоящего ущерба.

5.3. Все споры по настоящему соглашению решаются путем переговоров.

5.4. В случае невозможности урегулирования возможных споров по настоящему соглашению или в связи с ним путем переговоров такие споры будут рассмотрены в Арбитражном суде г. .

6. ФОРС-МАЖОР

6.1. При наступлении обстоятельств невозможности полного или частичного исполнения любой из Сторон обязательств по настоящему соглашению, а именно: пожара, стихийных бедствий, аварий, войны, военных операций любого характера, блокады, забастовки, запрета и ограничений на импортно-экспортные операции, распоряжений и запретов государственных органов или других, не зависящих от сторон обстоятельств, срок исполнения отодвигаются соразмерно времени, в течение которого будут действовать такие обстоятельства.

6.2. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязанностей по настоящему соглашению вследствие обстоятельств непреодолимой силы, должна не позднее 5 календарных дней по их наступлении, уведомить другую сторону о предполагаемом сроке действия и прекращении вышеуказанных обстоятельств.

7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и будет действовать до «»2021г. Срок его действия автоматически продлевается на аналогичный срок при условии, что ни одна из сторон не уведомит другую об отказе от Договора за до даты прекращения его действия.

7.2. Настоящий договор может быть расторгнут в срок после предоставления одной из сторон письменного извещения в случае неисполнения другой стороной своих обязательств по договору.

7.3. Все приложения к настоящему договору являются его неотъемлемыми частями.

7.4. Договор будет считаться прекратившим свое действия после урегулирования всех расчетов между Принципалом и Агентом.

7.5. Настоящий договор составлен на русском языке, в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

8. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

ПринципалЮр. адрес:Почтовый адрес:ИНН:КПП:Банк:Рас./счёт:Корр./счёт:БИК:

АгентЮр. адрес:Почтовый адрес:ИНН:КПП:Банк:Рас./счёт:Корр./счёт:БИК:

9. ПОДПИСИ СТОРОН

Принципал _________________

Агент _________________

53 пользователя добавили
этот документ в избранное

Австрия ведёт переговоры по закупке и производству «Спутника V» — ИноТВ

Федеральный канцлер Австрии Себастьян Курц заявил о заинтересованности Австрии в закупке и производстве российской вакцины «Спутник V» в случае её одобрения Европейским агентством лекарственных средств, сообщает RND. Курц подтвердил информацию о ведущихся переговорах и встретился с главой РФПИ Кириллом Дмитриевым.

В пятницу федеральный канцлер Австрии Себастьян Курц вновь подтвердил, что Австрия заинтересована в вакцинах от коронавируса из России и Китая. Он заявил, что в настоящий момент «идут переговоры с различными производителями». По его словам, если Европейское агентство лекарственных средств (EMA) предоставит допуск, например, российской вакцине «Спутник V», то она,

«конечно, станет опцией для многих европейских стран, в том числе для Австрии», сообщает RND.

Как сообщает издание, в пятницу Курц провёл переговоры с Кириллом Дмитриевым, главой Российского фонда прямых инвестиций (РФПИ). «Глава РФПИ Кирилл Дмитриев несколько часов находился в Вене для встречи с австрийскими партнёрами. Переговоры прошли в конструктивной и продуктивной атмосфере», — отметил посол России в Вене Дмитрий Любинский.

В ходе встречи Курц и Дмитриев продолжили переговоры, касающиеся возможной закупки российской вакцины «Спутник V» и её возможного производства в Австрии. Федеральный канцлер неоднократно подчёркивал, что одобрение российской вакцины Европейским агентством лекарственных средств (EMA) является необходимым условием для поставок в Австрию. Процедура последовательной экспертизы на соответствие европейским стандартам началась в четверг, но возможная дата одобрения в ЕС всё ещё не установлена.

Кроме того, Курц объявил о начале сотрудничества с Данией и Израилем в сфере исследований и производстве вакцин от коронавируса. Альянс стран будет носить название «Группа первопроходцев».

Канцлер отметил, что австрийской компании Polymun Scientific удалось увеличить производство материалов для вакцины BioNTech с 15 до 20 млн доз в первой половине года. Дополнительные дозы будут распределены среди стран ЕС.

Курц не удивлён приростом заболеваемости в Австрии. По его словам, статистика «всё ещё растёт в ожидаемой степени». Число новых случаев заражения на 100 тыс жителей за последнюю неделю составило 170. Восьмого февраля в Австрии открылись все магазины и многие предприятия в сфере услуг. Стратегия массового тестирования должна сделать постепенный выход из локдауна более безопасным, передаёт RND.

Определение закупок

Что такое закупки?

Закупки — это получение товаров или услуг, обычно для деловых целей. Закупки чаще всего связаны с бизнесом, потому что компаниям необходимо запрашивать услуги или покупать товары, как правило, в относительно больших масштабах.

Закупки обычно относятся к заключительному акту закупки, но они также могут включать в себя весь процесс закупок, который может быть критически важным для компаний, ведущих к их окончательному решению о закупке.Компании могут быть на обеих сторонах процесса закупок как покупатели или продавцы, хотя здесь мы в основном ориентируемся на сторону запрашивающей компании.

Ключевые выводы

Закупки — это процесс покупки товаров или услуг, который обычно относится к коммерческим расходам.
Закупки для бизнеса требуют подготовки, запроса и обработки платежей, которые обычно затрагивают несколько сфер деятельности компании.
Расходы на закупку можно разделить на несколько категорий в зависимости от спроса на закупку.
Конкурсные торги обычно являются частью большинства крупномасштабных процессов закупок с участием нескольких участников торгов.

Как работают закупки

Для управления процессами закупок и закупок может потребоваться значительная часть ресурсов компании. Закупочные бюджеты обычно предоставляют менеджерам конкретную стоимость, которую они могут потратить на закупку необходимых товаров или услуг. Процесс закупок часто является ключевой частью стратегии компании, потому что возможность закупить определенные материалы или услуги может определить, будут ли операции прибыльными.

Во многих случаях процессы закупок будут диктоваться стандартами компании, часто централизованными средствами контроля со стороны отдела бухгалтерского учета кредиторской задолженности. Процесс закупки включает в себя подготовку и обработку заявки, а также окончательное получение и утверждение платежа.

В целом это может включать в себя планирование закупок, стандарты, определение спецификаций, исследование поставщиков, выбор, финансирование, переговоры о цене и управление запасами. Таким образом, для успешных закупок многим крупным компаниям может потребоваться поддержка из нескольких различных областей компании.

Директора по закупкам

Некоторые компании могут даже нанять директора по закупкам, который возглавит эти усилия. Главный специалист по закупкам может контролировать установление стандартов закупок, работать с кредиторской задолженностью, чтобы обеспечить интеграцию стандартов закупок и эффективную оплату, а также работать с группами по закупкам, принимая решения о закупках при наличии нескольких конкурентных заявок.

В целом, затраты на закупки будут интегрированы в финансовый учет бизнеса, поскольку закупки включают в себя приобретение товаров и / или услуг для достижения целей бизнеса.

В целом, закупки могут включать в себя поддержку из нескольких областей компании.

Финансовый учет

Обработку закупок можно разделить и проанализировать с нескольких точек зрения. Компании и отрасли будут иметь разные способы управления закупками прямых и косвенных затрат. Товарные компании, по сравнению с сервисными компаниями, также будут иметь разные способы управления затратами.

Прямые и косвенные затраты на закупку

Прямые затраты относятся ко всему, что связано со стоимостью проданных товаров и производства, включая все предметы, которые являются частью готовой продукции.Для производственных компаний это может быть сырье, компоненты и детали. Для мерчандайзинговых компаний это будет включать стоимость, по которой товары приобретаются у оптовика для продажи.

Для компаний, предоставляющих услуги, прямые затраты в основном будут представлять собой почасовые затраты на оплату труда сотрудников, выполняющих услуги. Закупка позиций, относящихся к стоимости проданных товаров, напрямую влияет на валовую прибыль компании.

Напротив, непрямые закупки включают закупки, не связанные с производством.Это покупки, которые компания использует для облегчения своей работы. Косвенные закупки могут включать в себя широкий спектр закупок, включая канцелярские товары, маркетинговые материалы, рекламные кампании, консультационные услуги и многое другое. У компаний обычно разные бюджеты и процессы управления прямыми затратами по сравнению с косвенными затратами.

Учет закупок товаров и услуг

Закупки являются частью процесса расходов для всех типов компаний, но компании, занимающиеся товарами и услугами, по-разному учитывают выручку и расходы.Таким образом, учет закупленных товаров также будет отличаться от учета закупленных услуг.

Компании, специализирующиеся на товарах, должны будут заниматься закупкой этих товаров в качестве запасов. Эти компании придают большое значение в этой области управлению цепочкой поставок. Компании, работающие в сфере услуг, предоставляют услуги в качестве основного источника дохода, поэтому они не обязательно так сильно полагаются на цепочку поставок для запасов, хотя им может потребоваться приобретение товаров для услуг, основанных на технологиях.

В целом, себестоимость продаж для многих сервисных компаний основана на почасовой оплате труда сотрудников, предоставляющих услуги, поэтому закупки как прямые расходы не являются важным фактором. Однако сервисные компании обычно имеют более высокие относительные косвенные затраты, потому что они обычно рассматривают свои собственные закупки как косвенные расходы через маркетинг.

Особые соображения

Конкурсные торги — это часть большинства деловых сделок с участием нескольких участников торгов.Процесс конкурсных торгов на товары обычно более упрощен, чем на услуги. Закупки — это также термин, используемый для закупки товаров и услуг от имени правительства, которое имеет свои собственные процессы и требования к торгам.

Конкурсные торги для всех типов товаров, как правило, включают предложения, в которых подробно описывается цена за единицу, условия доставки и доставки. Конкурсные торги на закупку услуг могут быть более сложными, поскольку они могут включать множество факторов, включая вовлеченных лиц, технологические услуги, операционные процедуры, обслуживание клиентов, обучение, плату за услуги и многое другое.

В каждом случае солиситор тендерных заявок выбирает поставщика, с которым он хочет работать, исходя как из операционных аспектов бизнеса, так и с учетом затрат. Затем адвокат несет ответственность за учет расходов в зависимости от согласованных товаров или услуг. Государственные учреждения и крупные компании могут запрашивать предложения о закупках на ежегодной или плановой основе, чтобы гарантировать, что они и дальше будут поддерживать наилучшие отношения для своего бизнеса.

Тенденции в мировой торговле и их влияние на закупки

По мере того, как предприятия приходят в «новую норму», мы в Basware заказали отчет с Economist Intelligence Unit (EIU), чтобы погрузиться в последние тенденции в мировой торговле и темы, которые больше всего волнуют руководителей. о.Вместе с Питом Сваби (Pete Swabey), редакционным директором журнала EMEA Thought Leadership, мы изучили, что эти тенденции означают для специалистов по закупкам и финансам, и определили три темы, которые должны стать приоритетными для закупок, чтобы минимизировать перебои в их цепочке поставок и повседневной деятельности.

Изменяющаяся динамика мировой торговли

После десятилетий относительной стабильности динамика мировой торговли была нарушена нынешней пандемией. На нашем недавнем веб-семинаре были выявлены 5 ключевых тенденций, которые будут определять мировую торговлю сейчас и в 2021 году.

COVID-19
Торговые соглашения между США и Китаем
Торговые отношения с Европой
Рост нетарифного протекционизма
Налогообложение цифровой торговли

В любое трудное время использование бумажной бумаги и ручных операций значительно замедляет способность организации поддерживать нормальные бизнес-процессы и текущую производительность. Следующие три темы закупок определяют основные направления для обеспечения непрерывности бизнеса и устойчивости в будущем.

Три новые темы закупок

Business Agility — В недавнем опросе финансовых директоров PwC Pulse Survey финансовые руководители говорят, что их компании черпают силу из принудительных адаптаций и обходных путей во время блокировки, заявив, что 72% считают, что их компании будут более гибкими в будущем.

Когда большая часть сотрудников по закупкам и финансам работает удаленно, как вы можете найти способы поддерживать процессы организации в рабочем состоянии? Как ваши сотрудники могут продолжать свои бизнес-операции, если у них нет доступа к необходимым инструментам? Благодаря легкому масштабируемому цифровому (облачному) доступу сотрудники могут продолжать вести свою обычную работу прямо из дома.Облегчение боли, связанной с использованием ручных бумажных процессов, особенно когда речь идет о понимании движения денежных средств и состояния капитала.

Чтобы справиться с сегодняшними проблемами без серьезных экономических последствий, компаниям нужны данные не только для принятия правильных решений, но и для их быстрого принятия. Доступ к своевременным и точным данным дает вашим сотрудникам возможность принимать быстрые и обоснованные решения на основе аналитики, основанной на данных. Чтобы получить полную информацию о ваших расходах как в восходящем, так и в нисходящем направлении в одном месте.100% прозрачность расходов обеспечивает правильную направленность и инвестиции для получения краткосрочной выгоды и общей защиты компании в будущем. Такой уровень точности может быть достигнут только с помощью оцифровки.

Управление поставщиками / взаимоотношения — В сфере закупок мы считаем отношения с поставщиками одним из наиболее важных элементов для обеспечения успеха компании. Сейчас все большее значение приобретает укрепление вашего взаимодействия с ключевыми поставщиками и партнерами. Понимание их проблем и текущего статуса в сочетании с точными данными о расходах способствует обсуждению цен и переговорам по контрактам, которые могут не произойти, если сбор данных был сложным или фрагментированным.Благодаря прозрачным отношениям вы можете оптимизировать расходы со своими стратегическими поставщиками и определить поставщиков, которым можно доверять в трудные времена.

С помощью автоматизированных решений вы можете сократить просроченные платежи поставщикам, настроить планы регулярных платежей, рассчитать точные объемы закупок для получения скидок и легко обмениваться финансовой информацией и документами, такими как заказы на покупку, счета-фактуры и контракты. Сеть Basware обеспечивает транзакции для более чем 2 миллионов предприятий, подключенных к сети более чем в 100 странах.Подключив всех поставщиков, вы получите видимость в рамках всей организации и всей цепочки поставок (а не только поставщиков первого уровня), что позволит вам поддерживать движение товаров, услуг и денег.

В Basware мы называем это «видимой коммерцией». Мы видим будущее за Visible Commerce. Мир, в котором есть полная видимость всех потоков денег, товаров и услуг во всем мире, что ведет к более эффективному и этичному принятию решений — созданию лучшей глобальной экономики для всех.Basware обеспечивает 100% прозрачность расходов поставщиков с помощью своей платформы электронных закупок и признана лидером в отчете «Forrester Wave ™: электронные закупки, 4 квартал 2019 года», получив наивысшие оценки по продуктовой стратегии, глобализации и критериям обработки счетов.

Снижение рисков — Связь с поставщиками по всему миру открывает дверь к поиску идеального поставщика для ваших нужд. Но это также открывает двери для чего-то не столь приятного — риска цепочки поставок. Неспособность справиться с управлением рисками может привести к:

Чрезмерная зависимость от определенных поставщиков
Перебои в снабжении или перебои в поставках
Критические технологические отказы
Кибератаки и мошенничество с поставщиками
Экологические происшествия

100% сбор данных означает, что ваши данные всегда доступны, гарантируя отсутствие «незакрепленных концов» или «пробелов в данных», которые часто остаются после ручных бумажных процессов.Автоматизация управления рисками освобождает время для стратегических инициатив, вместо того, чтобы тратить часы на сбор информации о поставщиках и навязчивую проверку требований нормативных требований, поэтому ваши команды могут сосредоточиться на оценке потенциального риска и принятии превентивных мер, если это необходимо.

Что это значит для вас?

Компании, инвестирующие в повышение прозрачности финансовых операций и закупок, получают выгоду от более активного участия сотрудников, улучшения репутации и роста доходов.В краткосрочной перспективе, чем более прозрачна ваша цепочка поставок, тем лучше вы сможете принимать решения, которые поддерживают как контроль расходов, так и отношения с поставщиками.

Подробнее в отчете EIU

«Новая эра: мировая торговля в 2020 году и в последующий период», написанная Economist Intelligence Unit и спонсируемая Basware, посвящена ключевым факторам, влияющим на глобальную торговлю и деловые операции в наступающем году. Он основан на подробных интервью с экспертами и руководителями в области финансов и закупок, изучающих, как компаниям в мире после COVID-19 нужно будет выявлять эти факторы и адаптироваться к ним, чтобы преуспеть в «новой норме».”

Если вы хотите получить полную информацию и ключевую статистику из отчета, вы можете скачать его здесь.

Блэр Толбард — генеральный директор Basware в Северной Америке.

Закупки для развития

Реагирование на COVID-19

Отдел закупок поддерживает страны-партнеры, предлагая своевременные и инновационные решения для подготовки и проведения чрезвычайных операций по борьбе с пандемией COVID-19. В этом контексте устойчивая цепочка поставок является ключевым моментом, а знания и навыки сотрудников Всемирного банка были особенно важны для проведения тщательного анализа текущего рынка и проявления максимальной гибкости при проведении закупок. Поддержка сосредоточена в трех ключевых областях:

Помощь Банку в оперативном реагировании на COVID-19 посредством экстренной ускоренной закупки;
Поддержка деятельности по закупкам проекта посредством расширенной практической поддержки внедрения (HEIS) по запросу заемщика;
Решение проблем, связанных с ограничениями цепочки поставок медицинских материалов и оборудования посредством закупок при содействии банка (BFP) в качестве партнера между Клиентом и производителем или поставщиком; и
Устранение воздействия COVID-19 на процессы закупок, помимо реагирования на чрезвычайные ситуации.Это включает рассмотрение возможных задержек и / или расторжения текущих контрактов из-за форс-мажорных ситуаций, задержек в текущих закупках и проблем с подачей оригиналов бумажных копий заявок.

Поддержка уязвимых и затронутых конфликтами государств

Рекомендации Всемирного банка больше всего необходимы в ситуациях нестабильности, конфликта и насилия (FCV), которые часто характеризуются небезопасностью, нестабильностью и ограниченными возможностями, поскольку государственные расходы часто покрывает большую долю неотложных потребностей и основных услуг.Система закупок Всемирного банка определяет соответствующие цели закупок, а персонал Банка оказывает всестороннюю поддержку в реализации. Например, группа специалистов по Ближнему Востоку и Северной Африке разработала набор инструментов для аварийных закупок для восстановления и реконструкции . Этот инструментарий облегчает адаптацию процедур закупок, чтобы обеспечить доставку товаров, услуг и работ в ситуациях крайней необходимости и ограниченных возможностей, особенно при восстановлении и восстановлении после стихийных бедствий и антропогенных катастроф.Он использовался в Ираке для восстановления мостов вокруг Мосула, что позволило упростить методы закупок в чрезвычайных ситуациях и расширить возможности местного частного сектора.

На шаг впереди для эффективных закупок

Сотрудники Всемирного банка и страны-клиенты используют новое программное обеспечение Всемирного банка по закупкам, Систематическое отслеживание обменов в закупках (STEP), для планирования процессов закупок с одновременной регистрацией и отслеживанием прогресса . STEP является основным источником данных для системы мониторинга и оценки закупок.Эти данные используются для повышения прозрачности и отчетности о будущих контрактах. Прозрачность повышается за счет того, что соответствующая информация о закупках, такая как предстоящие возможности, становится общедоступной для заинтересованных сторон, особенно предприятий. Постоянные улучшения STEP, в том числе его функциональные возможности, улучшают общую производительность системы и удобство использования.

Гендерное равенство и МСП

Отдел закупок продвигает гендерное равенство в сфере государственных закупок в нескольких странах.По оценкам, менее одного процента от оценочных 10 триллионов долларов, ежегодно расходуемых на глобальные государственные закупки, получают предприятия, возглавляемые женщинами. Увязка национальных потребностей в закупках с МСП, принадлежащими женщинам, поддерживает рост предприятий, возглавляемых женщинами, путем наращивания их потенциала и подключения их к новым рынкам. В Уганде Банк помогает правительству проводить исследования возможностей подрядчиков и поставщиков и их влияния на конкуренцию. Команда помогает малым и средним предприятиям стать более конкурентоспособными за счет разработки наборов инструментов для ведения бизнеса и учебных материалов, включая онлайн-курсы.Правительство Малави при поддержке Банка проводит оценку для выявления основных препятствий для участия МСП в государственных закупках и определения руководящих принципов.

В Албании в стандартных тендерных документах Проекта по подключению региональных и местных дорог четко прописано содействие более широкому участию женщин посредством конкретных положений Плана действий по гендерному разнообразию с целью увеличения представленности женщин в строительной рабочей силе. Аналогичная инициатива была также включена в национальную систему закупок для повышения осведомленности о положениях Трудового кодекса Албании, которые продвигают гендерное равенство.Претенденты должны подписать собственное заявление о приверженности принципам недискриминации. Агентство государственных закупок (АГЗ) также ужесточило правоприменение, заключив соглашение с Государственной инспекцией труда для облегчения проверок фактического выполнения контрактов.

Экологичные закупки

Группа закупок поддерживает страны-партнеры в разработке более надежных процессов государственных закупок с критериями устойчивости закупок.Экологичные покупки длятся дольше, потребляют меньше ресурсов и менее вредны для окружающей среды. Например, при поддержке Всемирного банка Гренада стала первой страной в Карибском бассейне, которая предприняла шаги, чтобы сделать свои закупки более голубыми и экологичными. У продуктов, закупаемых государством, теперь есть спецификации по энергоэффективности и переработанным материалам, и больше нет одноразового пластика или пенопласта. В Европе и Центральной Азии команда по закупкам работает с персоналом из других департаментов для поддержки зеленых закупок в рамках Зеленой повестки Европейского союза.Команда находится в процессе реализации двух стартап-инициатив с использованием грантов Государственного секретариата по экономическим связям Швейцарии (SECO):

В Албании команда будет работать с правительством над оптимизацией зеленых государственных закупок, климата- соответствующие стандарты устойчивости к стихийным бедствиям для товаров, услуг и работ, а также планирование закупок и процедуры реагирования на стихийные бедствия в правовой и оперативной основе Албании в области государственных закупок;
В Украине Банк будет работать с Правительством над развитием экологически чистых и устойчивых практик закупок среди государственных заказчиков и частного сектора.

Технологии в закупках

Всемирный банк работает со странами-партнерами, чтобы помочь реформировать их системы государственных закупок, используя новейшие технологии и прорывные тенденции, такие как аналитика закупок, электронные государственные закупки, искусственный интеллект и т. Д. блокчейн и геотеги.

Ресурсы: «Практика закупок GovTech»

Электронные государственные закупки

Отдел закупок помогает модернизировать системы во всех регионах, где работает Банк.Электронные государственные закупки (e-GP) стали строительным блоком для более широкого раскрытия данных и расширенной аналитики данных, которая предоставляет информацию, которая может быть использована для более эффективной реализации и мониторинга проектов. Существует постоянное признание того, что технологии eGP сокращают транзакционные усилия для большинства процессов закупок. Команда также помогает информировать о других появляющихся инновациях в сфере закупок, таких как искусственный интеллект, распределенные реестры и блокчейн. Например, доступность машиночитаемых данных о закупках, собранных в системах e-GP, обеспечивает основу для анализа данных о закупках и контрактах.Команда также помогает почти 50 процентам стран МАР внедрять системы электронных закупок и проводить детальный анализ данных, чтобы повысить эффективность государственных расходов и снизить риски коррупции.

Аналитика данных о закупках

Банк работает с правительствами, чтобы использовать достижения в области искусственного интеллекта и аналитики данных, чтобы лучше понять объем и категории государственных расходов, выявить неэффективность и узкие места в процессах закупок и автоматизировать мошенничество обнаружение в больших наборах данных.Например, в Индонезии, на Филиппинах и в Таиланде в результате комплексной аналитики данных были выработаны действенные рекомендации по более эффективному управлению использованием государственных средств и повышению качества результатов закупок. В Европе и Центральной Азии Банк поддерживает растущее число стран, таких как Румыния, Болгария, Украина, Грузия, Армения и Албания, в использовании аналитики данных на основе показателей в качестве инструмента для измерения эффективности их систем закупок. и продвигать основанные на фактах политику и принятие решений.

Подрывные технологии

Всемирный банк способствует интеграции подрывных технологий в процессы государственных закупок. Помимо автоматизации транзакций, прорывные технологии могут помочь лучше интегрировать системы электронных GP с системами финансового управления, сертифицировать завершение работы или получение поставок и контролировать движение денег через интегрированные платежные системы. Они также могут использоваться для отслеживания основанных на доказательствах данных об экономических операторах с уникальными идентификаторами, такими как бенефициарное право собственности, историческое исполнение контрактов или обнаружение мошенничества.

Прорывные технологии могут стимулировать инновации и автоматизацию операций по государственным закупкам и могут снизить бремя рутинных закупок на небольшие суммы и / или с низким уровнем риска. Это означает, что заемщики могут уделять больше внимания более рискованным, дорогостоящим или сложным процедурам закупок от планирования до реализации. Например, (i) в Уганде цепочка поставок включает беспилотные летательные аппараты для экстренной доставки жизненно необходимых медицинских товаров, (ii) Банк поддерживает Управление государственных закупок Румынии в проверке любого будущего первичного или вторичного законодательства или руководящих принципов, правила и положения для выявления любых противоречий с законодательством о государственных закупках, основанные на искусственном интеллекте; (ii) интеграция мониторинга с географической привязкой в системы электронных закупок повысила эффективность надзора за закупками при реализации проекта.Кроме того, Банк использует свою Систему закупок, чтобы способствовать внедрению революционных технологий в финансируемых Банком проектах, когда это уместно, и помочь в предоставлении передовых решений для разработки.

Ресурсы: Отчет «Прорывные технологии в государственных закупках»

Оценка и реформа системы закупок

Всемирный банк поддерживает совершенствование систем закупок, решая конкретные проблемы, выявленные при диагностике и оценке, в том числе в нескольких Страны IDA и FCV.В соответствии с МАР 18 Всемирный банк обязуется провести не менее пяти оценок в странах МАР.

MAPS: установление стандарта для надежных закупок

Группа проводит оценку системы закупок в 21 стране, используя Методологию оценки систем закупок (MAPS). Банк является сопредседателем Рабочей группы MAPS, в которую входят многосторонние банки развития, двусторонние доноры и страны-партнеры. Недавно пересмотренный MAPS призван стимулировать и ускорить внедрение современных, эффективных, устойчивых и более инклюзивных систем государственных закупок во всех странах.Аналитическая основа инструмента сгруппирована по четырем организационным элементам: законодательная и нормативная база, институциональная структура и управленческий потенциал, закупочные операции и рыночная практика, а также целостность и прозрачность систем государственных закупок. В оценках MAPS указывается, где реформы наиболее необходимы, и указывается, как их лучше всего реализовать. В рамках IDA18 команда превысила планку, установленную политическими обязательствами пяти стран. Оценки MAPS были завершены для Бангладеш, Буркина-Фасо, Казахстана, Малави, Мозамбика, Руанды и Замбии.Ожидается, что в этом году (2020) будут поставлены Демократическая Республика Конго, Джибути, Молдова и Эфиопия.

Глобальная повестка дня государственных закупок

Группа управления и закупок стремится улучшить государственные закупки с помощью энергичного Глобального партнерства по государственным закупкам, основанного на взаимной зависимости между всеми странами, заинтересованными сторонами и людьми. Команда намеревается сделать это, помогая развивать синергию между существующими и запланированными инициативами, направленными на максимальное увеличение воздействия реформ в сфере закупок на развитие.

Глобальное партнерство по закупкам MDTF

Многодонорский трастовый фонд Глобального партнерства по закупкам (GPP MDTF) был создан в 2017 году для поддержки клиентов в создании современных, эффективных и прозрачных систем закупок путем предоставления глобальных товаров и аналитических инструментов , а также ресурсы, продвигающие реформы системы закупок. В настоящее время в рамках GPP осуществляется ряд мероприятий, включая Глобальную базу данных по закупкам, открытые контракты и прозрачность, внедрение MAPS в странах и оценку воздействия внедрения системы электронных государственных закупок (e-GP).

Наращивание потенциала

Всемирный банк, особенно в контексте своей Концепции закупок , уделяет особое внимание развитию потенциала стран-партнеров. Деятельность Всемирного банка по наращиванию потенциала в области закупок включает обмен знаниями и учебные мероприятия, учебные форумы, поддержку проектов по реформированию системы закупок и поддержку реализации по сравнению с общим участием сотрудников Банка в технической и консультативной поддержке на страновом уровне.Например, в Европе и Центральной Азии (ЕЦА) Форум по закупкам, добросовестности, управлению и открытости (PRIMO) продолжает оставаться одной из ведущих площадок для специалистов по закупкам в регионе ЕЦА, где они могут поделиться опытом и извлеченными уроками. Сотрудники Всемирного банка по закупкам из Латинской Америки и Карибского бассейна и Карибского банка развития предоставляют государственным служащим возможность получить всемирно признанную профессиональную квалификацию в Технологическом университете Ямайки.Награды за инновации в сфере закупок в Южной Азии присуждаются организациям, которые используют инновационные подходы для увеличения стоимости, создания экономии и предлагают нестандартное мышление в рамках своих закупочных функций.

Последнее обновление: 14 апреля 2020 г.

10-минутное руководство по управлению закупками [2021]

Хаотичное управление закупками — образ жизни слишком многих организаций. Изменения в подходе организации к закупкам позволяют хаосу процветать и расцветать.Основная причина этой скрытой угрозы — практика закупок вручную и много бумажных документов, которой придерживаются организации.

Ручное управление закупками связано с высокими затратами на обработку, утерянными или неуместными документами, вялыми циклами утверждения, пропущенными скидками и неконтролируемыми расходами. Кроме того, отношения с поставщиками страдают из-за просроченных платежей, плохого управления поставщиками, неэффективного разрешения споров и многого другого.

Все эти факторы еще больше усложняют и без того запутанный процесс управления закупками.Использование ручных инструментов приведет к неадекватному, неоднородному процессу закупок, что приведет к утечке доходов, упущенным возможностям сбережений и роста или, что еще хуже, к прямому воровству.

Чтобы предотвратить повсеместную потерю денег, усилий и контроля, организациям необходимо интегрировать все функции закупок, контролировать расходы, отслеживать покупки и создавать среду, способствующую росту. Вот пять способов подавить скрывающуюся темную угрозу, называемую хаотичными закупками, и привить чувство эффективности в процессе закупок.

Что такое управление закупками?

Управление закупками — это стратегический подход к управлению и оптимизации расходов организации. Он включает в себя приобретение качественных товаров и услуг у предпочтительных поставщиков в рамках установленного бюджета в установленный срок или раньше. Процесс управления закупками включает в себя поиск поставщиков, оформление заявок, заказ, ускорение, проверку и согласование.

Причины оцифровки управления закупками

Для вас не будет сюрпризом услышать, что использование устаревших ручных бумажных процессов для управления закупками вряд ли обеспечит вашей организации оптимальную скорость, точность или эффективность.На самом деле, это, вероятно, будет стоить вам дороже. Поэтому стоит задуматься о том, как оцифровка процесса закупок до оплаты может принести вам ощутимые выгоды.

Например, вы можете получить выгоду от автоматизированных рабочих процессов во всех ваших закупках. Это означает более разумное выполнение процессов с заявками на закупку, заказами на закупку и счетами-фактурами, что позволяет легко отслеживать их, поскольку они автоматически отправляются соответствующим проверяющим и утверждаются быстро и точно.

Более того, вы можете легко убедиться, что ваши процессы законны и соответствовать требованиям, а также воспользоваться общим рабочим пространством для эффективного сотрудничества с вашими поставщиками.

Вот шесть важных причин, по которым компаниям необходимо оцифровать свой процесс управления закупками:

Увеличение расходов под управлением
Устранение расходов индивидуалистов
Снижение затрат на обработку и сокращение времени
Устранение узких мест при утверждении
Улучшенная видимость расходов
Повышенное соответствие

Функции управления закупками, требующие оцифровки

Несмотря на то, что в закупках есть ряд функций, вот 5 основных функций, которые необходимо автоматизировать, чтобы сэкономить время, ручные усилия и затраты.

1. Заявка на закупку

Система заявок на закупку предлагает заказчикам управляемую процедуру подачи заявок. Прямо от списка предпочтений или частых покупок до предложения лучшего поставщика, он встраивает политику закупок в процесс и направляет запрашивающего в правильном направлении.

Поскольку политики применяются в режиме реального времени и любая недостающая или вводящая в заблуждение информация в заявках на покупку обнаруживается мгновенно, в запросах на покупку нет места для ошибок или неточностей.Программное обеспечение для управления закупками, которое предлагает электронный сбор данных, маршрутизацию и согласование, поможет организациям поддерживать согласованность процесса подачи заявок каждый раз.

2. Заказ на поставку

Благодаря программному обеспечению для управления закупками отпадает необходимость в ручных бумажных заказах на поставку или повторном вводе данных. Заявки на покупку автоматически преобразуются в необходимое количество заказов на покупку (в зависимости от количества отдельных позиций).

Поскольку программное обеспечение заказа на закупку обеспечивает полную прозрачность процесса, заинтересованные стороны могут легко узнать, где находится заказ на поставку в цепочке утверждения заказа на поставку в определенный момент времени.Система управления закупками гарантирует, что в заказах на закупку перечислены все важные детали, необходимые заинтересованной стороне для принятия эффективного решения и быстрой обработки заказа на поставку.

[Бесплатный веб-семинар] Узнайте, как цифровые закупки могут повысить прибыль вашего бизнеса. Зарегистрируйтесь сейчас!

3. Утверждение счета-фактуры

Утверждение и обработка счетов — это важный процесс закупок, который можно сделать более эффективным и точным с помощью автоматизации закупок.Каждый раз, когда поставщик отправляет счет-фактуру, решение для управления закупками обрабатывает бумажный счет-фактуру, оцифровывает его и сверяет его с доступной информацией, такой как имя поставщика, лимит заказа на поставку и выплаты по контракту.

В случае расхождений система утверждения счетов предотвратит оплату счета и решит, что делать, на основе заранее определенных правил. Если все в порядке, система управления закупками автоматически отправит счет-фактуру желаемому оператору-человеку для утверждения и окончательной выплаты.

4. Управление поставщиками

Процесс управления и выбора поставщиков часто является ручным, повторяющимся и длительным. Решение для управления закупками может автоматизировать несколько задач в этом процессе, например проверку биографических данных, рассмотрение запроса предложений поставщика и принятие мер в случае отсутствия информации или документов.

Автоматизированные системы управления поставщиками могут улучшить сотрудничество с поставщиками, выполняя все этапы адаптации поставщиков с повышенной точностью и своевременностью. Кроме того, программное обеспечение для управления закупками может выполнять комплексную проверку на нескольких этапах — обработку, проверку и оценку поставщиков — за небольшую часть времени, чем это требовалось бы вручную.

5. Утверждение договора

Процесс утверждения контрактов вручную занимает вечность. Как правило, управление контрактами включает в себя сбор и управление контрактами в организации и их хранение в безопасном месте.

Система закупок рассмотрит эти контракты, сравнит их с заранее определенными шаблонами и укажет на колебания сроков и условий. Автоматизированные системы управления контрактами могут отслеживать контракты с течением времени, чтобы выявлять невыполнение условий, истечение контракта и другие проблемы, которые могут привести к спору, если их не заметить.

Пять способов повышения эффективности управления закупками

Хотя организации могут извлечь большую пользу, определив причину управления закупками и регулируя ее, большинство организаций продолжают отталкивать ее, поскольку не знают, с чего начать.

Вот пять основных аспектов, которые команды по закупкам могут оцифровать для повышения эффективности своего процесса закупок:

1. Используйте новейшие автоматизированные процессы

Использование системы закупок — отличный способ автоматизировать существующую деятельность по управлению закупками для повышения эффективности.Вы можете воспользоваться безбумажным утверждением, так что все документы, относящиеся к процессу закупок, авторизуются в цифровом виде для максимальной скорости и эффективности.

Также возможно общаться с вашими поставщиками в режиме реального времени в рамках системы закупок, что позволяет вам решать проблемы, которые могут привести к блокировкам в процессе.

2. Улучшенное управление поставщиками

Представьте, насколько проще было бы решать все вопросы, касающиеся ваших поставщиков, в одном месте.Это включает в себя проверку и подключение новых поставщиков, а также мониторинг производительности и решение вопросов, связанных с платежами или получением товаров.

Решение для электронных закупок дает пользователям уникальные возможности управления всем необходимым с вашими поставщиками на единой цифровой платформе.

3. Усиление контроля над расходами бизнеса

Существует отличная альтернатива сложным бюджетным таблицам и беспорядочной передаче информации между несколькими системами или точками данных.Переход к онлайн-системе управления закупками позволяет пользователям устанавливать и контролировать бюджетные лимиты и ограничения по транзакциям для максимального финансового контроля.

Это также дает пользователям возможность просматривать и анализировать ряд отчетов, которые дают уникальное представление о расходах на закупки в вашем бизнесе. Вы также можете обновлять каталоги продуктов и поддерживать их в интерактивном режиме, повышая точность и единообразие и снижая нагрузку на ваших сотрудников.

4. Лучшее соответствие

Программное обеспечение
Procurement может собирать всю необходимую информацию на удобной информационной панели, предлагая 360-градусный обзор данных, касающихся эффективности закупок вашего бизнеса.Это может включать соблюдение сроков, стандартов качества и другие вопросы соответствия, такие как соблюдение политик, нормативных требований и правовых норм.
Это программное обеспечение дает вам уверенность в том, что ваши товары и услуги поставляются с помощью правильных процессов и ведут к повышению точности и единообразия по всем направлениям.
Кроме того, его простая функция отчетности может снизить вероятность мошеннических или внеконтрактных покупок, которые, если их не проверять, потенциально могут стоить вашему бизнесу больших денег.
5. Ценные функции отчетности
Использование программного обеспечения для управления закупками дает пользователям возможность погрузиться в множество значимых данных в системе, чтобы оценить и сравнить работу поставщиков, выявить области риска, связанные с вашими процессами закупок, и определить области, в которых можно улучшить.
СОВЕТ
PRO: 7 основных функций, которые нужно искать в программном обеспечении для закупок.
Ключевые области программного обеспечения для управления закупками
Управление закупками с помощью программного обеспечения для закупок дает целый ряд преимуществ.Просто помните, что не все решения для электронных закупок дают одинаковые результаты. Таким образом, перед инвестированием жизненно важно определить, с чем вам нужно работать в программном обеспечении для управления закупками.
Ключевые области, на которые следует обратить внимание при сравнении систем управления закупками, включают следующее:
Сложные функции управления поставщиками, позволяющие отслеживать эффективность поставщиков на каждом этапе, а также легко привлекать новых поставщиков
Набор настраиваемых рабочих процессов и шаблонов документов, которые позволяют отказаться от бумажных документов и автоматизировать ключевые части процесса управления закупками для повышения скорости и эффективности
Мощные возможности отчетности для анализа эффективности закупок и обеспечения соответствия по всему спектру управления закупками
Инструменты, которые помогут вам в установке и применении бюджетного контроля на протяжении всего цикла закупок для предотвращения мошенничества и дорогостоящих ошибок
Рекомендуемая литература:
Преимущества управления закупками с помощью Kissflow
Работа с программным обеспечением от закупок до оплаты, таким как Kissflow Procurement Cloud, — это разумный способ улучшить деятельность по управлению закупками в вашей организации.
Внедряя его сложные автоматизированные функции, вы можете сократить время обработки, количество ошибок и вмешательство сотрудников, что приведет к снижению общих затрат и сил, возвращаемых вашей команде по закупкам, чтобы больше сосредоточиться на деятельности по добавлению стоимости. Kissflow работает с организациями разных форм и размеров, чтобы оптимизировать их циклы закупок и лучше управлять отношениями с поставщиками.
Взгляните на Kissflow, чтобы узнать, как его решение Procurement Cloud может максимально повысить эффективность управления закупками.
Общие правила и процедуры закупок | Стандартные практические руководства
Закупка
Закупка товаров и услуг для университета должна проводиться в открытой и конкурентной среде, чтобы обеспечить справедливые и разумные цены. Закупочная деятельность осуществляется в центральной Службе закупок, а также сотрудниками академических и административных отделов. Закупочная деятельность включает обязательства по надлежащей документации по сделке, финансовую ответственность, этическое поведение, соблюдение федеральных постановлений и постановлений правительства штата, а также соблюдение внутренних законов и политик университетов.
Служба закупок предоставляет поддержку университетскому сообществу в выборе, приобретении, использовании и реализации товаров и услуг:
Максимальное увеличение покупательной способности университета за счет сосредоточения внимания на стратегическом поиске поставщиков и получении максимальной отдачи.
Использование своего опыта в переговорах по контрактам и управлении поставщиками на благо университета.
Оптимизация процессов и инвестирование в новые технологии для повышения эффективности администрирования.
Обеспечение того, чтобы покупки производились в соответствии со всеми применимыми уставами, законами, постановлениями, кодексами и постановлениями университетов.
Сведение к минимуму подверженности риску при сохранении гибкости в закупочной деятельности.
Закупочная
Приобретение товаров и услуг является обязанностью Регентов. Согласно Постановлению 3.07 (2) (d) Совета управляющих, регенты делегировали ответственность за закупки исполнительному вице-президенту и финансовому директору, которые, в свою очередь, делегировали эту функцию Службе закупок.В результате Служба закупок несет ответственность за помощь подразделениям университета в процессе закупок и за надзор за всей закупочной деятельностью.
Посредством дальнейшего, но более ограниченного делегирования полномочий, подробно описанного в разделе 601.24 SPG Делегирование полномочий для привязки университета к внешним соглашениям по деловым и финансовым вопросам, уполномоченные конечные пользователи отдела могут выделять средства от имени университета с помощью Заказа на покупку или карты покупки. (PCard). Конечные пользователи отдела не имеют права подписывать контракты; Это могут делать только лица, которым предоставлены такие полномочия в Таблице 1 — Делегации деловых и финансовых органов единой системы обмена сообщениями.Университет не связывает и не признает обязательными какие-либо обещания или обязательства, взятые неуполномоченным лицом. Те, кто подписывает внешние соглашения или пытается связать университет любыми другими средствами без полномочий, могут быть подвергнуты судебным и дисциплинарным мерам вплоть до увольнения.
Only Procurement Services имеет право вести переговоры и подписывать соглашения. Однако в обязанности университетского подразделения входит:
Понимать и соблюдать обязательства университета по соглашению.
Понимать и контролировать работу поставщика и уведомлять Службу закупок о любых существенных проблемах с производительностью.
Дополнительная информация об обязанностях университетского подразделения доступна на веб-сайте Службы закупок.
Подразделения университета не имеют права изменять соглашения; только Служба закупок может это сделать, и только после тщательной проверки. Обратитесь в Службу закупок, чтобы запросить изменение или продление.
Университет требует специального разрешения и / или запрещает покупку определенных товаров и услуг.Эти ограничения исходят от различных подразделений университета. Эти подразделения несут ответственность за поддержание информации в таблице ограниченных товаров и за информирование Службы закупок о любых несанкционированных покупках.
Специальное одобрение не освобождает сделку от остальной части политики закупок, включая процесс конкурентных торгов. Подразделение университета обязано знать об ограничениях на покупку товаров или услуг в комбинации полей диаграммы, на которые взимается плата.Если у сотрудника университета есть вопросы о том, запрещен ли какой-либо товар, необходимо связаться со Службой закупок до совершения покупки. Веб-сайт Службы закупок содержит множество ресурсов, в том числе таблицу ограниченных товаров и форму отчета о несанкционированных покупках.
Покупка за счет спонсорских средств
Покупки с использованием средств федеральной спонсорской поддержки должны производиться в соответствии с Единым руководством (2CFR 200): Единые административные требования, принципы определения стоимости и требования к аудиту для федеральных наград.Принципы затрат для образовательных учреждений. Дополнительные требования к закупкам, необходимые для соответствия Единому руководству, можно найти на веб-сайте Службы закупок.
Этичное поведение
Необходимо проявлять осторожность, чтобы избежать умысла и проявления неэтичной практики в отношениях, действиях и общении. Вся закупочная деятельность, проводимая от имени университета, должна соответствовать стандартам, установленным федеральными законами, законами штата и местными законами; политика университета; Заявление Мичиганского университета об управлении; и процедуры Службы закупок.Чтобы получить дополнительную информацию о законодательных и нормативных обязательствах университета, посетите его ресурсный центр по соблюдению нормативных требований. Каждый факультет и сотрудник университета несут ответственность за то, чтобы университет сознательно не брал на себя никаких обязательств по покупке, которые могут привести к конфликту интересов. Подразделения с вопросами о конкретной ситуации должны обращаться в Службу закупок. Руководство Службы закупок принимает окончательное решение о том, имеет ли связанная с закупками деятельность намерение или видимость неэтичной практики.Служба закупок может потребовать от лиц, участвующих в оценке предложений поставщиков или контрактной деятельности, подписать соглашения о конфиденциальности и / или раскрыть информацию о конфликте интересов.
На
Службы закупок возложена ответственность за поддержание открытого и конкурентного процесса закупок товаров и услуг. Тендерные предложения и предложения от конкурирующих поставщиков будут оцениваться Службой закупок, которая также будет заключать контракты. В рамках своих управленческих обязанностей конечным пользователям в отделах рекомендуется сравнивать цены между поставщиками, даже если сумма покупки не требует официальной процедуры торгов.Открытая и конкурентная среда закупок требует, чтобы информация, относящаяся к процессу торгов, сохранялась конфиденциальной до его завершения.
Конфликт интересов
Университет особенно внимателен перед заключением договоров купли-продажи со своими сотрудниками, членами их семей или любым другим лицом, которое может быть воспринято как имеющее потенциальный конфликт. Ситуации, в которых поставщик, аффилированный с сотрудником университета, ищет контракт с университетом на предоставление тех же или аналогичных услуг, которые сотрудник предоставляет в его или ее должности в качестве сотрудника университета, требуют особого внимания из-за высокого риска конфликта.Сотрудники университета не должны принимать решения о закупках или иным образом влиять на решения университета вести дела с любым поставщиком, связанным с сотрудником университета, родственником сотрудника университета или любым другим лицом, которое может быть воспринято как потенциальный конфликт.
Сотрудники
Университета должны незамедлительно сообщать в письменной форме обо всех фактических или потенциальных конфликтах уполномоченному должностному лицу университета по мере возникновения или выявления фактических или потенциальных конфликтов. Аналогичным образом, назначенное должностное лицо должно письменно сообщать обо всех фактических или потенциальных конфликтах Руководству Службы закупок.В случае выявления значительных конфликтов необходимо устранить или разрешить конфликты, как описано в разделе 201.65-1 SPG «Конфликты интересов и конфликты обязательств». Сотрудникам университета, которые не уверены в существовании конфликта, рекомендуется обращаться в Службу закупок за помощью в определении целесообразности раскрытия информации.
Государственный закон штата Мичиган № 317 от 1968 г. запрещает сотрудникам университетов требовать, вести переговоры, пересматривать, утверждать или иным образом представлять университет или поставщика, связанного с сотрудником университета, в сделках.В соответствии с Законом штата Мичиган № 317 от 1968 года, университет не может заключать договор с любым поставщиком, связанным с сотрудником университета, без предварительного раскрытия определенной информации Регентам и получения одобрения через 2/3 голосов Попечительского совета. Это раскрытие является публичным документом Regents ’Proceedings. Перед совершением сделки необходимо получить официальное одобрение. Лицо, нарушившее этот закон, виновно в правонарушении. Университет может избежать нарушения контрактов.
При покупке за счет федеральных спонсируемых средств применяются дополнительные требования Единого руководства в отношении конфликта интересов. Эти требования можно найти на веб-сайте Службы закупок.
Чаевые от поставщиков
Сотрудники Университета не должны запрашивать и принимать деньги, ссуды, кредиты, развлечения, услуги или подарки от текущих или потенциальных поставщиков. Такие чаевые, даже если они кажутся незначительными, могут вызвать конфликт интересов или видимость конфликта интересов.В частности, сотрудники университетов никогда не должны принимать денежные вознаграждения от текущего или потенциального поставщика, который подал или может подать заявку на контракт с университетом, тендерное предложение которого рассматривается, разрабатывается или активно принимает заявки. Если будет сочтено необходимым посетить объект поставщика для демонстрации, университет оплачивает все связанные с этим расходы.
Конфиденциальность
Сотрудники Университета
должны обращаться с конфиденциальной или служебной информацией с должной осторожностью и с должным учетом этических и юридических последствий, а также правительственных постановлений.Сотрудники университета не имеют права сообщать сторонним лицам цены, сроки или условия, указанные другими поставщиками. Служба закупок должна предварительно одобрять все коммуникации с внешними сторонами относительно потенциальных или предполагаемых отношений, связанных с закупками.
сотрудника университета, получившие запросы по Закону о свободе информации (FOIA), должны связаться с офисом FOIA университета. Если запрос связан с закупками, сотрудник должен уведомить Службу закупок о запросе.
Закупки, отражающие ценности университета
Разнообразие, социальная ответственность и экологическая устойчивость занимают центральное место в миссии университета. Университет стремится предоставлять возможности для бизнеса поставщикам, которые помогают университету соблюдать эти ценности. Посетите веб-сайт MConnect для получения подробной информации о том, как университет способствует участию поставщиков, которое отражает эти ценности.
Пожертвования и взносы
Ресурсы университета будут использоваться для выполнения миссии университета.Статья IX, раздел 18 Конституции штата Мичиган была истолкована как строго ограничивающая пожертвование университетских ресурсов любому физическому или юридическому лицу. Сотрудники университета с вопросами о том, является ли сделка пожертвованием, должны задавать вопросы контролеру университета. Контролер университета должен одобрять любые пожертвования.
Налоги
Университетские покупки не облагаются налогами Мичигана с продаж и использования, если они используются в образовательных и благотворительных целях.Некоторые другие штаты также соблюдают это или имеют эквивалентное правило. Сотрудникам университета с вопросами по конкретной ситуации следует обращаться в налоговый отдел.
Финансовый контроль
При разработке в соответствии с описанием в разделе 500.01 SPG «Финансовые обязанности» средства финансового контроля обеспечивают разумную уверенность в эффективности и результативности операций, соблюдении законов и нормативных актов и надежности финансовой отчетности. Внутренний контроль закупок сосредоточен на заказе, утверждении, получении и согласовании.Каждое университетское подразделение должно иметь соответствующие политики и процедуры, обеспечивающие адекватный контроль на каждом из этих этапов процесса закупок, и должно разделять между двумя или более людьми обязанности на этих этапах; по возможности между этими лицами не должно быть прямых подчиненных.
Безопасность и конфиденциальность информационных технологий
Все приобретения университетами информационных технологий или информационных товаров и услуг должны иметь приложение по безопасности как часть их контракта; и, при необходимости, пройти оценку конфиденциальности и безопасности, чтобы убедиться в соответствии университетской программе безопасности и государственным постановлениям.Пожалуйста, посетите веб-сайт Службы закупок для получения дополнительной информации.
Любой поставщик, имеющий доступ к информации о здоровье пациентов или студентам, должен соблюдать правила университета для защиты этой информации. Когда поставщик имеет доступ к этому типу информации, подразделения должны привлекать к сделке Службу закупок.
Процесс от закупки до оплаты
Все покупки товаров и услуг должны производиться в открытой и конкурентной среде, чтобы гарантировать, что цены, которые платит университет, являются справедливыми и разумными.Ниже приводится схема соответствующих шагов, которые следует предпринимать каждый раз при совершении покупки. Хотя для выполнения некоторых из этих шагов требуется участие Службы закупок, ее сотрудники могут помочь на любом этапе. Обратите внимание, что покупки на сумму 10 000 долларов и более также должны проходить в рамках процедуры конкурсных заявок, как описано в разделе «Процесс конкурсных заявок» ниже.
Определить потребности
Первым шагом в процессе покупки является определение потребности. Следует указать спецификации, стандарты производительности и / или объем работ.Эти вопросы должны носить общий характер, чтобы обеспечить достаточную конкуренцию при их выполнении; они не должны упоминаться или быть написаны специально для конкретной марки, модели или компании.
Определите потенциальные источники
Университет требует и поощряет конкуренцию среди поставщиков в предоставлении университету товаров и услуг. Конкуренция предоставляет университету прекрасную возможность закупать товары и услуги по лучшей цене. Соответственно, лица, участвующие в выборе поставщика, несут ответственность за широкий и полный поиск жизнеспособных поставщиков.Источники товаров или услуг следует рассматривать в следующем порядке:
Внутренний поставщик услуг
Внутренний поставщик услуг — это университетское подразделение, которое предоставляет товары и / или услуги другому университетскому подразделению. Сопутствующие расходы выставляются на счет принимающей единице с использованием утвержденной ставки пополнения.
Поставщик со стратегическим контрактом Стратегические контракты
— это контракты с поставщиками, которые прошли через конкурентный процесс, и условия были обеспечены по наилучшей цене и доступны для авторизованных пользователей всего университета.Эти поставщики предоставляют товары и услуги с благоприятными условиями в отношении ценообразования, доставки и других факторов и, таким образом, являются предпочтительным источником для покупки товаров или услуг у внешних организаций. Перед размещением крупных заказов по стратегическим контрактам необходимо связаться со Службой закупок, поскольку на заказы могут быть предусмотрены дополнительные скидки.
Другой поставщик
Если ни один из вышеупомянутых источников не предлагает товары или услуги, в которых нуждается подразделение, необходимо связаться со Службой закупок для определения других поставщиков.Служба закупок может заключить контракт на уровне отдела, если существует потребность в закупках, уникальная для конкретного подразделения, и либо 1) подразделение будет осуществлять повторяющиеся закупки товара и / или услуги у одного и того же поставщика в течение определенного периода времени, либо 2) контракт необходим для адекватного определения товаров и / или услуг, которые должны быть предоставлены.
Соберите котировки и выберите лучшее значение
Обычно перед выбором одного из них рекомендуется оценивать транзакции и собирать котировки из различных источников.Самая низкая цена не всегда может быть лучшим соотношением цены и качества; Подразделения должны учитывать общую стоимость владения, которая включает закупочную цену, транспортировку, погрузочно-разгрузочные работы, осмотр, качество, доработку, техническое обслуживание, утилизацию и другие сопутствующие расходы. Подразделения должны приобретаться у ответственных источников, обладающих способностью успешно работать в соответствии с условиями университета, с учетом таких вопросов, как добросовестность поставщика, соблюдение государственной политики, отчет о прошлой деятельности, а также финансовые и технические ресурсы.Для покупок на сумму менее 10 000 долларов конечные пользователи отдела должны узнать цены у поставщика до создания заказа на поставку. Покупки на сумму 10 000 долларов и более должны осуществляться в рамках процедуры конкурсных заявок, как описано в разделе «Процесс конкурсных заявок» ниже.
Оформить заказ
При заказе от внутреннего поставщика услуг следует связаться с университетским подразделением, предоставляющим товар или услугу, для получения инструкций о том, как разместить заказ. Способы оформления заказа по контракту с университетом различаются; Инструкции по соответствующему способу размещения заказа указаны на веб-странице этого Университетского контракта.Если заказ не осуществляется у внутреннего поставщика услуг, уполномоченные сотрудники университета могут заказывать товары или услуги, используя Заказ на покупку или PCard. Поскольку заказы на поставку предлагают университету лучшую юридическую и финансовую защиту, они являются предпочтительным методом заказа товаров и услуг. Тем не менее, следует связываться со Службой закупок до того, как будут совершаться какие-либо повторяющиеся закупки с помощью Заказа на закупку, поскольку контракт с поставщиком может быть более подходящим и эффективным.
Заказ на поставку — это механизм, который размещает заказ у поставщика и предоставляет способ оплаты счета; товары и услуги не должны приобретаться до получения поставщиком Заказа на закупку.Для получения информации о том, как запросить заказ на закупку, посетите веб-сайт Службы закупок. Объемы заказа, цены и график платежей в заказе на поставку должны быть установлены таким же образом, как поставщик выставляет счет.
Университетская карта покупок или PCard — это кредитная карта, выдаваемая авторизованным пользователям, которую университет выдает через банковское учреждение и которую университет платит напрямую. Карты PCcard предназначены для путешествий и хостинга, а также для небольших нечастых транзакций.Раздел 507.10-1 SPG в отношении расходов на хостинг для командировок и бизнеса предоставляет подробную информацию об использовании PCard для покрытия командировочных расходов и расходов на хостинг. PCards следует редко использовать для совершения покупок в платежных системах, которые не обеспечивают видимость в выписке PCard приобретенных товаров (например, PayPal, Google Wallet и т. Д.). Если такая система является единственным способом, которым поставщик принимает платеж, необходимо предоставить подробные квитанции с указанием конечного поставщика и деталей товара.
PCard следует использовать, когда поставщик не принимает Заказ на поставку, а также при покупке товаров или услуг, недоступных через Внутренних поставщиков услуг или Контракты с университетом.Плата PCard не должна использоваться для совершения покупок, стоимость которых будет возмещена внешней стороной. Владелец карты несет ответственность за все покупки, сделанные с его или ее карты, и должен хранить все необходимые квитанции. Держатели карт или их представители должны ежемесячно оплачивать транзакции PCard в Concur и получать одобрение соответствующего университетского подразделения.
Держатели карт должны обращаться в Службу закупок по мере возникновения или выявления потребностей для 1) закупок у одного поставщика или для любого товара или услуги на сумму 5000 долларов или более; 2) покупка любого товара или услуги на сумму более 25000 долларов в год; или 3) более шести покупок любого товара или услуги в год.Служба закупок поможет держателю карты определить, подходит ли другой метод закупок.
Получите товар или услугу
Подразделения университета несут ряд обязанностей, связанных с получением товаров и услуг. Система внутреннего контроля университета требует надлежащего разделения обязанностей при выполнении этих задач, т. Е. Разные лица выполняют различные функции процесса закупок. Лица, уполномоченные закупать товары и услуги, могут не одобрять эти транзакции или быть подключенными к оплате этих транзакций.
В соответствии с практикой университетов поставщики осуществляют прямые поставки либо к месту нахождения конечного пользователя отдела, либо к соответствующему пункту получения. Поставщики могут направлять поставки только по адресу университета или в другое утвержденное университетом место. Рекомендации по выбору подходящего адреса для получения товаров доступны на веб-сайте Службы закупок.
При получении университетское подразделение должно немедленно осмотреть посылку, чтобы убедиться, что она правильная, полная и не повреждена.
Если есть какие-либо проблемы, связанные с заказом, включая расхождения в цене или сумме, неправильные или отсутствующие товары и т. Д., Следует немедленно связаться с поставщиком.
Если товар поврежден, сохраните все материалы, и необходимо связаться с грузоотправителем, чтобы он приехал и осмотрел товары.
В случае возникновения любой из этих ситуаций, а также при возникновении проблем с доставкой или производительностью поставщика обратитесь в отдел отдела счетов к оплате до истечения срока платежа, чтобы запросить приостановку платежа.После оплаты счета возможности Службы закупок по оказанию помощи в разрешении споров уменьшаются.
Если есть проблема с полученными товарами или услугами, которые были приобретены по контракту с университетом, Служба закупок может оказать помощь в разрешении споров с поставщиками. Для отслеживания производительности поставщиков университетские подразделения должны уведомлять Службу закупок о любых существенных проблемах с производительностью поставщика.
Наконец, университетское подразделение отвечает за возврат предметов, которые необходимо вернуть, и за проверку правильности присвоения, если необходимо, соответствующей комбинации полей диаграммы.
Выставление счетов и оплата
Accounts Payable отвечает за обработку платежей за товары и услуги поставщикам в соответствии с политикой и стандартными процессами университета, внешними положениями и требованиями законодательства. Отправка счетов-фактур непосредственно в отдел расчетов с поставщиками является стандартным процессом для поставщиков. У поставщиков, отправляющих счета в университетские подразделения, могут возникать задержки в оплате. Если университетское подразделение получает счет-фактуру, его следует немедленно отсканировать, а копию этого счета следует отправить по электронной почте в отдел расчетов с поставщиками.
Когда университетское подразделение утверждает платеж, это свидетельствует о том, что оно получило товар или услугу, если применимо; что сумма платежа верна; что оплата должна быть произведена; и что оплата соответствует бизнесу.
Согласование заявлений
Подразделения университета должны своевременно согласовывать свои отчеты о деятельности и отчеты PCard:
Проверяйте бизнес-целесообразность каждой транзакции.
Подтвердите, что все покупки были допустимыми и не выходили за рамки бюджета и расходов.
Обеспечить надлежащую отчетность о платежах поставщикам.
Устраняйте все ошибки как можно скорее.
Убедитесь, что были сделаны правильные кредиты.
Убедитесь, что использовался соответствующий метод покупки.
Как часть этого процесса, выписка должна быть сопоставлена с заказом на поставку и отборочной накладной или другой документацией, которая документирует транзакцию.
Ведение записей
Подразделения университета должны вести записи для всех транзакций, как описано в разделе 604.1 SPG, Ведомственное хранение деловой и финансовой документации . При покупке на спонсорские средства требования к удержанию могут быть намного дольше; вопросы, касающиеся требований к удержанию, следует направлять в спонсируемые программы.
Конкурсные торги
Регенты требуют, чтобы все транзакции на сумму от 10 000 долл. США проводились на конкурсной основе.Конкурсные торги — это процесс, который позволяет университету должным образом изучать рынок и приобретать товары и услуги по справедливым и разумным ценам. Это помогает гарантировать, что университет получает товары и услуги по наилучшей цене, а также удовлетворяет федеральным, государственным и университетским требованиям. Служба закупок является уполномоченной организацией для проведения конкурсных торгов. Для транзакций на сумму менее 10 000 долларов подразделения могут запросить Службу закупок для проведения конкурентного тендерного процесса.
Товары или услуги, приобретенные у внутренних поставщиков услуг, освобождаются от этого требования, поскольку транзакции являются внутренними для университета. Аналогичным образом, поскольку Служба закупок уже завершила конкурентный анализ поставщиков с университетскими контрактами, нет необходимости проводить еще один конкурсный процесс торгов для закупок по этим контрактам. Пределы ставок, где это применимо, указаны на веб-страницах конкретных университетских контрактов.
Разделение транзакции на меньшие суммы в долларах, отсрочка, колеблющиеся покупки и использование нескольких сотрудников для покупки одних и тех же или связанных товаров, чтобы избежать процесса конкурентных торгов, являются серьезными нарушениями политики.Обо всех сделках, нарушающих конкурсный процесс университета, будет сообщаться Регентам как о несанкционированных покупках. Сотрудники, ответственные за нарушение транзакции (транзакций), могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.
Несмотря на то, что Служба закупок проводит конкурсные торги, университетские подразделения также несут ответственность. По запросу Служба закупок окажет содействие университетским подразделениям в выполнении любых их обязанностей, связанных с процессом конкурсных торгов.
Отправить технические характеристики
Подразделения университета должны изложить и представить в Службу закупок подробные спецификации, стандарты эффективности и / или объем работ на необходимые товары или услуги. Эти элементы должны быть универсальными по своему характеру, чтобы обеспечить достаточную конкуренцию при их выполнении; они не должны упоминаться или быть написаны специально для конкретной марки, модели или компании. Если для разработки спецификаций заявок требуется помощь поставщика, поставщик не может подать заявку без одобрения директора службы закупок, и все собранные или подготовленные материалы должны быть переданы всем потенциальным участникам торгов.
Запрос предложений
В соответствии со спецификациями, которые предоставляет университетское подразделение, Служба закупок разрабатывает и выдает запрос на информацию (RFI), запрос цен (RFQ) или запрос предложений (RFP) для запроса предложений от поставщиков. Каждый поставщик получает одинаковые указания, информацию, условия. Служба закупок считает действительными только те предложения от поставщиков, которые соответствуют требованиям к торгам и отправлены в Службу закупок к указанному сроку.
Оценить предложения
Служба закупок
работает с университетским подразделением, чтобы оценить каждое предложение, чтобы определить, какое из них является наиболее выгодным для университета.
Открытая и конкурентная среда закупок требует, чтобы информация, относящаяся к процессу торгов, сохранялась конфиденциальной; сотрудники университета должны всегда вести себя этично, как описано выше. Поставщики должны связаться со Службой закупок для получения результатов торгов.
Переговоры по соглашению и вынесение решения
Служба закупок — единственный факультет университета, наделенный полномочиями вести переговоры и подписывать контракты на закупки. Конечные пользователи отдела не имеют права подписывать контракты; Это могут делать только лица, которым предоставлены такие полномочия в Таблице 1 — Делегации деловых и финансовых органов единой системы обмена сообщениями.
Процесс единственного источника
Штат Мичиган и федеральное правительство, наши грантовые агентства и другие заинтересованные стороны ожидают, что университет будет совершать покупки в открытой и конкурентной среде, чтобы гарантировать получение университетом справедливых и разумных цен.Поскольку процесс с единственным источником не включает ни исследование рынка, ни конкуренцию между поставщиками, университету сложно оправдать эти ожидания. Несмотря на эти недостатки, есть некоторые ситуации, в которых процесс с единственным источником отвечает наилучшим интересам университета:
Если только один поставщик предоставляет товар или услугу.
Если экстренная покупка необходима, чтобы избежать или смягчить серьезное разрушительное событие. В таком случае университетские подразделения должны сначала связаться со Службой закупок, чтобы одобрить покупку.
При подаче запроса на отклонение от стандартного процесса конкурсных торгов университетское подразделение должно заполнить Форму обоснования единственного источника и предоставить все необходимые приложения. Заполнение этой формы не гарантирует, что Служба закупок одобрит запрос. Товары или услуги, доступные от более чем одного поставщика, подлежат описанному выше процессу конкурентных торгов. Служба закупок поможет подразделению определить поставщиков и упростить процесс конкурентных торгов.
Подразделения
не должны создавать или пытаться создавать ситуации с единственным источником посредством задержки или других манипуляций в процессе закупок. Служба закупок будет работать с подразделениями, чтобы определить, существует ли ситуация с единственным источником, и в таких случаях оставляет за собой право согласовывать цены или запрашивать дополнительную информацию. По этим неконкурентным сделкам составляется отчет для ежеквартального представления Попечительскому совету.
Обработка заказа, не связанного с закупкой
Ваучер без заказа на покупку (Ваучер без заказа на поставку) — это метод оплаты, который используется в первую очередь для возмещения расходов гостям и студентам, которые не могут использовать Concur, а также для других централизованно используемых функций.Он также может использоваться в ограниченных обстоятельствах с предварительного одобрения Службы закупок для платежей, когда поставщик не принимает Заказ на поставку или PCard. Это не способ заказа. Ваучеры без заказа на покупку на сумму 10 000 долларов и более должны быть предварительно одобрены Службой закупок. Кроме того, Ваучеры, не связанные с заказом на покупку, не должны использоваться для покупок, которые являются повторяющимися по своему характеру и на общую сумму более 10 000 долларов США в транзакциях в год с отдельным поставщиком, если Служба закупок не даст предварительного согласия.Счета к оплате должны получить квитанции с утвержденными Ваучерами без заказа на покупку до того, как платеж будет обработан. Конкретные рекомендации по возмещению командировочных расходов и расходов на хостинг приведены в документе SPG 507.10-1 «Политика расходов на командировки и бизнес-хостинг».
Мелкие наличные
Университет возмещает поставщикам наличными, когда использование Заказа на закупку или PCard нецелесообразно, а расходы составляют небольшую сумму в долларах. Подробная информация о политике, регулирующей мелкие денежные средства, содержится в SPG 507.02 Денежный фонд авансового платежа .
Техническое обслуживание поставщика
Если в процессе определения источника для закупки товара или услуги новый поставщик определяется как лучший источник, поставщик должен посетить веб-сайт программы MConnect, чтобы зарегистрироваться в университете. Подразделения университета не могут размещать заказ у поставщика до тех пор, пока группа поддержки поставщика не создаст запись о поставщике.
Поставщики и университетские подразделения могут запросить создание, обновление или деактивацию записи поставщика, и Центр общих услуг будет работать с ними, чтобы определить, уместно ли такое изменение.Посетите веб-сайт Shared Services Center, чтобы получить подробную информацию об элементах, которые должны сопровождать запрос на техническое обслуживание поставщика.
Лучшие Лрактики
Университет постоянно стремится улучшить свою практику, чтобы обеспечить целостность и эффективность процессов закупок. Как крупный исследовательский университет, наша политика и практика закупок проверяются Управлением военно-морских исследований, которое ожидает, что мы будем использовать конкурентоспособные и современные методы ведения бизнеса.Мичиганский университет также является членом Совета по связям с государственными органами (COGR), ассоциации крупных исследовательских университетов США. Университет регулярно обменивается информацией о передовых методах закупок с другими членами COGR в рамках своих постоянных усилий по совершенствованию своей практики.
Влияние Brexit на закон о закупках | Insights
Пока мы ждем результатов последних переговоров Великобритании с ЕС по Brexit, независимо от того, приведет ли это к торговой сделке или нет, важно, чтобы как государственные органы, так и органы государственного сектора и предприятия были готовы к любым предстоящим изменениям. к режиму закона о закупках.В этой публикации кратко излагается влияние Brexit на законодательство о закупках, в частности, на Положение о государственных контрактах 2015 года (ПЗК) после окончания переходного периода 31 декабря 2020 года.
Закон о внесении изменений
Текущий режим закупок применялся в течение переходного периода в соответствии с Соглашением о выходе Великобритании и ЕС. После переходного периода текущий режим закупок по-прежнему останется в основном неизменным. Государственные закупки (поправки и т. Д.) (Выход из ЕС) Правила 2020 (поправки к законодательству Великобритании) вступят в силу 1 января 2021 года, но они сводят к минимуму изменения к действующему законодательству о закупках, а его основная цель — устранение технических недостатков в сохранении законодательства ЕС.
Два основных изменения:
Найти тендер — введение только для Великобритании портала электронных уведомлений для публикации, доступа и ответа на уведомления о закупках под названием «Найти тендер». Find a Tender заменяет OJEU и TED для закупок в Великобритании и будет доступен для публичного использования с 23:00 31 декабря 2020 года.Это означает, что закупающие органы должны будут публиковать уведомления о поиске тендера, а не в OJEU. Ключевые моменты из записки о политике закупок 08/20, в которой представлена дополнительная информация о поиске тендера:
в отношении закупок, которые начаты и не были завершены к 23:00 31 декабря 2020 года, закупающие органы должны будут продолжать публиковать уведомления в OJEU / TED. Закупка была начата после объявления контракта (например,грамм. публикация PIN-кода или уведомления OJEU), и он завершается после публикации уведомления о присуждении контракта или, если уведомление о присуждении контракта не требуется, при заключении контракта. В этом случае PPN рекомендует закупающим органам также публиковать информацию на сайте Find a Tender, чтобы поставщикам приходилось искать только в одном месте, но это не является юридическим требованием;
для «новых» закупок, которые начинаются после 23:00 31 декабря 2020 года, закупающие органы должны публиковать уведомления о поиске тендера вместо OJEU / TED; и
текущие требования к публикации в Contracts Finder остаются неизменными.
Полномочия Кабинета министров — Закон Великобритании о внесении поправок передает надзорные функции Комиссии ЕС Кабинету министров. Это означает, что Кабинет министров будет нести ответственность за пересмотр финансовых пороговых значений для закупок, а также за обновление процедур электронного сообщения тендерных предложений (например, рассмотрение инструментов и устройств, которые могут использоваться для электронного получения тендерных заявок, или любых исключений из правил). обязательство требовать использования электронных средств связи).
Аналогичным образом, в Шотландии предлагается в значительной степени эквивалентный набор поправок (Правила о государственных закупках и т. Д. (Выход из ЕС) (Шотландия) (Поправка), 2020), хотя эти правила все еще находятся в форме проекта и еще не являются законодательным актом. . Другое законодательство о закупках также было доработано, например, Положения о государственных контрактах на оборону и безопасность (поправка) (выход из ЕС) 2020 года, которые вступят в силу в день выхода 1. Эти постановления вносят поправки в Положения о государственных контрактах в области обороны и безопасности 2011 года.
Соглашение о государственных закупках
Великобритания присоединится к Соглашению Всемирной торговой организации (ВТО) о государственных закупках (GPA) в качестве независимого члена 1 января 2021 года.
GPA — это соглашение между членами ВТО, в соответствии с которым сторона GPA соглашается с тем, что охватываются определенные возможности закупок, что дает поставщикам, находящимся в другой стране GPA, возможность участвовать в торгах на эти товары или услуги.
ЕС является участником GPA, но отдельные государства-члены ЕС не являются участниками GPA сами по себе.Поэтому с Brexit Великобритании необходимо было получить разрешение на присоединение к GPA, чтобы британские поставщики могли участвовать в торгах на контракты в других государствах-членах GPA.
Суть в том, что ОРП выполняют обязательства ЕС, взятые на себя в соответствии с ГПД. Например, согласно правилу 90 PCR, если GPA применяется к публичному контракту, присужденному в Великобритании, поставщик в стране GPA имеет те же права, что и поставщик из Великобритании, и может подать иск (и искать средства правовой защиты) в соответствии с ПЦР.Ясно, что Великобритания намерена соблюдать свои обязательства по ГПД, но также существенно отойти от нынешнего подхода ЕС, см. Ниже. DLA Piper дополнительно изучила здесь отношения Великобритании с ВТО и GPA.
Реформа будущего
В долгосрочной перспективе правительство Великобритании сделало четкие публичные заявления о намерении внести изменения в правила закупок. Кабинет министров привлекает заинтересованные стороны к потенциальным реформам, и 15 декабря 2020 года был опубликован Зеленый документ с такими предложениями, при этом кабинет министров заявил, что «планы сократят бюрократию, уменьшат бюрократию и помогут раскрыть более широкие социальные выгоды от государственные деньги, потраченные на закупки », и что« эти меры трансформируют текущий режим закупок, сделав соотношение цены и качества в основе нового подхода ».
Для дальнейшего рассмотрения потенциальных вариантов реформы см. Недавно опубликованный документ DLA Piper о реформе закона о закупках: а также наши первые размышления о самой Зеленой книге.
Недавняя записка о политике в области закупок 11/20: во многом предвещает грядущие события. Он позволяет ограничивать конкурсы на контракты с более низкой стоимостью ниже пороговых значений закупок для МСП / VCSE или определенной географической области с намерением, что это будет стимулировать рост и инновации в местных сообществах.
Реалистичная проверка Закупок 4.0 | Цифровая цепочка поставок
Алекс Сарич, эксперт по интеллектуальным закупкам, Ивалуа, обсуждает реальность закупок 4.0.
Закупки 4.0 были частью обсуждения Управления расходами в течение многих лет; Компании работают над оцифрованными экосистемами интеллектуальных закупок, которые сочетают в себе облако, аналитику больших данных и технологии автоматизации, чтобы дать стратегическое понимание и повысить ценность. Многие компании уже считают, что они достигли этого статуса: в недавнем отчете Forrester говорится, что почти две трети (65%) организаций оценили свою зрелость в сфере закупок как «продвинутую».
Тем не менее, если заглянуть под поверхность, выясняется, что организации не так близки к Procurement 4.0, как они первоначально предполагали: менее трети предприятий (30%) оцифровали более половины своих процессов закупок, а подавляющее большинство — оцифровали. менее 25% любого процесса. Более того, исследование показало, что только 16% организаций действительно продвинулись, когда дело доходит до трансформации системы закупок, согласно собственной структуре зрелости Forrester. В большинстве случаев кажется, что фирмы все еще не могут дойти до уровня Procurement 3.0, в котором компании используют цифровой подход к закупкам, чтобы упростить процессы, а также улучшить понимание и эффективность.
Суровая реальность такова, что организации далеки от того, чтобы приблизиться к Procurement 4.0, что подвергает их риску проиграть более опытным цифровым конкурентам на кривой трансформации закупок. Организациям, которые борются с оцифровкой, следует учитывать множество факторов.
Оптимизируйте процесс закупок
Прежде всего, если процессы не будут оцифрованы, компаниям никогда не удастся по-настоящему преуспеть в цифровой трансформации.Вместо этого отдел закупок будет по-прежнему обременен неэффективными ручными процессами, плохой интеграцией с серверными системами и между процессами S2P и разрозненными хранилищами данных по всему бизнесу. К сожалению, в большинстве организаций данные находятся в плохом состоянии, распределены по многим системам во многих форматах и недоступны для лиц, принимающих решения. Таким образом, получение действенных идей сильно затруднено. Этот ограниченный подход, когда разрозненные хранилища данных исключают возможность эффективного сравнения наборов данных, приводит к потере сотен часов на поиск данных, а не на разработку и реализацию стратегий для повышения ценности.
Таким образом, организациям необходимо обеспечить оцифровку процессов по умолчанию, а также сбор и хранение данных должным образом, чтобы их можно было интегрировать в единую платформу для упрощения анализа и анализа. Собирая данные от организации, поставщиков и третьих сторон, отделы закупок могут просматривать всю цепочку поставок с единой единой точки зрения. Такой круговой обзор дает отделу закупок возможность значительно повысить эффективность всего процесса закупок, одновременно принимая более обоснованные решения, выявляя новые возможности и снижая потенциальные риски.
СМОТРИ ТАКЖЕ:
Вы стратегически работаете с поставщиками?
После того, как организации получат видимость всей цепочки поставок, они могут использовать эти данные, чтобы убедиться, что они сотрудничают с поставщиками, чтобы максимально использовать свои возможности для инноваций и экономии. Важно обеспечить наличие подходящих поставщиков и выявить способы снижения затрат. Однако организациям следует с осторожностью относиться к отношениям с поставщиками как к транзакционным и более комплексно смотреть на получение максимальной выгоды от поставщиков.
Генри Форд, как известно, заявил: «Объединение — это начало, оставаться вместе — это прогресс, а совместная работа — это успех», и это звучит правдоподобно и сегодня. Хотя закупки в конечном итоге принимают решение о покупке, важно помнить, что поставщики являются экспертами в своей области. Тесно сотрудничая с поставщиками и используя их опыт для разработки новых продуктов и инноваций, организации смогут эффективно развиваться, внимательно следя за чистой прибылью.Слишком часто информация о последних инновациях поставщиков, их сильных сторонах и новых проектах доступна организациям, но им необходимо начать разговор с поставщиками, чтобы поддержать стратегические инициативы и работать на благо обеих компаний.
Хотя процесс оцифровки и обеспечение сотрудничества имеют важное значение, это не означает, что организации достигли уровня Procurement 4.0. Команды должны гарантировать, что они повышают ценность бизнеса, оставаясь согласованными с основными стратегическими целями и инициативами других отделов.Чтобы сделать закупки основой бизнеса, максимизировать отдачу от цепочки поставок и оказать серьезное влияние на успех компании, компаниям необходимо обеспечить постоянную корректировку приоритетов закупок для поддержки бизнеса в тесном сотрудничестве с другими отделами. Освобождая ресурсы за счет автоматизации, расширяя доступ к аналитическим данным и улучшая сотрудничество с внутренними заинтересованными сторонами и поставщиками, отделы закупок получат возможность более широко поддерживать организацию в таких областях, как устойчивость, корпоративная социальная ответственность (КСО), исследования и разработки (НИОКР), и больше.
Длинная извилистая дорога
На долгом пути к Procurement 4.0 компаниям необходимо реалистично оценивать свою зрелость и обеспечивать возможность перехода к цифровой трансформации. Они должны постоянно оценивать прогресс, чтобы гарантировать, что организация максимально использует свои возможности, интегрируясь и приспосабливаясь к требованиям и возможностям появляющихся технологий. Только после того, как бизнес осознает свое истинное состояние цифровой зрелости и наметит четкий курс, можно начать эффективное путешествие.Отказ от нереалистичных ожиданий означает, что компании не смогут достичь уровня оцифровки, необходимого для масштабного сотрудничества, стимулирования инноваций и помощи в принятии более разумных решений.
Организации, которые не применяют разумный подход к закупкам, рискуют никогда не перейти на следующий уровень трансформации, что подвергает их риску проиграть подкованным цифровым технологиям конкурентам в быстро меняющейся бизнес-среде.
Знаете ли вы? В октябре 2019 года Ivalua заняла 8-е место в рейтинге 10 ведущих мировых производителей программного обеспечения Supply Chain Digital.
Для получения дополнительной информации по всем темам, связанным с закупками, цепочкой поставок и логистикой, ознакомьтесь с последним выпуском журнала Supply Chain Digital.