Разное

Пример заполнения приходного кассового ордера: Приходный кассовый ордер | Скачать бланк и образец

03.05.1977

Содержание

образец заполнения — «Моё дело».

Оглавление Скрыть
  • Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

Для учета документов и кассовых операций на предприятии используют приходные и расходные кассовые ордера.

  • ПКО (форма № КО-1, код формы по ОКУД 0402008) — документ, используемый для оформления поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.
  • РКО (форма № КО-2, код формы по ОКУД 0310002) — документ, с помощью которого оформляют все перемещения денежных средств из кассы (выдача заработной платы, денег под отчет сотрудникам, сдача наличности в банк, выплаты поставщикам или учредителям и т. д.).
Скачать бланк РКО Скачать бланк ПКО

Указывая цели расхода, обычно используют следующие корреспондирующие счета:

  • 51-й — расчетный счет организации;
  • 60-й — расчеты с поставщиками, подрядчиками;
  • 70-й — оплата труда персонала;
  • 71-й — расчеты с подотчетными лицами.

Сервис «Моё дело» позволяет за пару кликов и без ошибок составлять расходные и приходные кассовые ордера.

Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

В бланках приходно-кассовых ордеров, при заполнении вручную, разборчиво указывают следующее:

  • реквизиты предприятия, филиала, коды по ОКПО;
  • регистрационный номер, дата заполнения приходного или расходного кассового ордера;
  • номера корреспондирующего счета и субсчета;
  • сумма наличности, поступившая в кассу или изъятая из нее, в том числе НДС;
  • ФИО работника организации, который передал денежную наличность;
  • основание для выдачи кассового ордера;
  • номер и дата заполнения документов, которые прилагаются к ордеру.

Аналогичные сведения необходимо указать также в квитанциях к ПКО и к бланкам РКО. Исправления в документах не допускаются.

На квитанции к расходному или приходному кассовому ордеру предприниматель или кассир ставит свою подпись, печать (чтобы захватывала часть кассового ордера) и указывает дату приема наличных. «Приходники» (ПКО) и «расходники» (РКО) необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Как видим, заполнение ордеров отнимает немало времени. В сервисе «Моё дело» вы можете не только ознакомиться с образцами заполнения приходных и расходных кассовых ордеров, но и оптимизировать этот процесс. Сервис позволяет автоматически создать и оформить любые документы (см., например, образец заполнения РКО). Все, что вам нужно — просто скачать бланк расходного ордера или бланк приходно-кассового ордера, сохранить и распечатать готовые документы!

Получить бесплатный доступ

При возникновении сложностей вы можете бесплатно задать вопрос в консалтинговую службу сервиса.

Приходный кассовый ордер КО-1 2021 года: бесплатный шаблон и бланк

Что такое приходный кассовый ордер (ПКО) и для чего он нужен?

Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ кассовой дисциплины, который оформляется при каждом поступлении в кассу наличных денежных средств. Индивидуальные предприниматели с 1 июня 2014 года оформлять ордер, как и кассовую книгу и РКО, не обязаны.

Ордер оформляется в случае:

  • поступления в кассу денег от заказчика, покупателя;
  • поступления розничной выручки;
  • возврата наличности от подотчетных лиц;
  • внесения средств учредителей в уставной капитал;
  • внесения наличных денег для выдачи заработной платы и т. д.

Какие требования предъявляются к приходному кассовому ордеру?

Документ оформляется в одном экземпляре по форме КО-1 (код по ОКУД: 0310001). Его составляет работник бухгалтерии. На бланке проставляются подписи кассира и главного бухгалтера. Ордер остается в кассе, а квитанция к нему заверяется печатью кассира и передается лицу, сдавшему наличность.

Как заполнить форму ПКО?

При оформлении документа по форме КО-1 заполняются следующие поля:

  • Организация – правовая форма и название предприятия.
  • Код ОКПО по уведомлению из Росстата.
  • Наименование структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
  • Номер – порядковый номер ордера.
  • Дата составления – дата, когда в кассу были внесены наличные средства.
  • Дебет – номер бухгалтерского счета, по дебету которого оформляется приход денег.
  • Код структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
  • Корреспондирующий счет, субсчет – номер счета источника поступления наличности в кассу.
  • Код аналитического учета (при наличии).
  • Сумма – сумма переданных в кассу наличных денежных средств (цифрами).
  • Код целевого назначения (при наличии).
  • Принято от – ФИО частного лица или название организации, передавших денежные средства в кассу.
  • Основание – причина поступления наличных денег.
  • Сумма – сумма поступивших в кассу денег прописью.
  • В том числе – сумма и ставка НДС (цифрами) или надпись «Без НДС»/прочерк.
  • Приложение – реквизиты прилагаемой первичной документации (при наличии).

Все незаполненные графы должны содержать прочерк. В квитанции дублируются все внесенные в ордер сведения.

 

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Нормативно-правовая база

  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
  • Указание ЦБР от 11 марта 2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Образец приходного кассового ордера 2021 года: скачать онлайн бесплатный шаблон

 

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

 

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

Загрузка…

Приходный кассовый ордер в деятельности ИП и его заполнение

Каждый предприниматель, работающий с наличными денежными средствами, обязан соблюдать кассовую дисциплину.  В частности, порядок учета поступления денежных средств в кассу. В таких ситуациях используется приходный кассовый ордер. Об особенностях его использования и пойдет речь в данной статье.

Что такое приходный ордер?

Приходные и расходные кассовые ордера являются формами документального оформления движения денежных средств по кассе. Они требуются для контроля за состоянием кассы, служат основанием для принятия управленческих решения, а также для отражения данных в бухгалтерском учете.

Бланк приходного кассового ордера имеет утвержденную форму КО-1, которая является межотраслевой и обязательна для использования всеми субъектами предпринимательской деятельности. Данный документ призван отразить поступления денежных средств в кассу предпринимателя, в том числе указав источник поступления. Кроме того, форма приходного кассового ордера предусматривает квитанцию, которая выдается покупателю или клиенту и служит для него документом отчетности.

Как заполнять приходный кассовый ордер?

Использование приходных кассовых ордеров в современной практике предпринимательства чрезвычайно широко, но далек не всегда сотрудники их выдающие знают, как заполнять приходный кассовый ордер. Чаще всего заполнение сводится к оформлению квитанции к ордеру, а сам ордер не заполняется. Однако, правила заполнения приходного кассового ордера, а тем более требования кассовой дисциплины не допускают  подобного варианта оформления.

Так, согласно данным требованиям первоначально заполняется непосредственно сам бланк ордера, а только после этого квитанция. Заполнение приходного кассового ордера предусматривает заполнение всех граф, которые содержит его бланк. Допускается не указывать счета бухгалтерского учета, если предприниматель освобожден от обязанности вести бухгалтерский учет.
На практике часто особую трудность вызывает заполнение графы «основание» в приходном кассовом ордере. На самом деле ничего сложного здесь нет, необходимо указать только операцию, в результате которой получены данные денежные средства. Например, при оказании услуг, требуется указать в данной графе: «оказание услуг таких-то». Порядок заполнения приходного кассового ордера предусматривает указывать на источник поступления денежных средств, причем здесь может быть указано как физическое, так и юридическое лицо. При наличии к ордеру дополнительных документов их требуется указать в соответствующем разделе. Например, это могут быть акты выполненных работ, оказанных услуг и т.д. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером, либо самим индивидуальным предпринимателем. Допускается также подписывать данный документ уполномоченным лицам, например, кассирам.

Аналогично заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая выдается клиенту. Единственное отличие – квитанция в обязательном порядке заверяется печатью предпринимателя, при её наличии.

Особенности использования приходного кассового ордера (ПКО) ИП

Для многих ИП приходный кассовый ордер является привычным явлением, но при этом нередко они не знают все особенности их использования.

Так, довольно часто игнорируется такой важный нюанс – денежные средства должны поступить в кассу в день составления данного ордера, в противном случае он признается недействительным. На практике же нередки ситуации, когда приходник выписывается, а денежные средства попадают в кассу спустя какое-то время, а чаще всего наоборот – деньги в кассе, а документ об их поступлении еще не оформлен.

Также забывается и то, что КО1 – приходный кассовый ордер может быть признан недействительным в случае обнаружения на нем помарок, подчисток, исправлений. В таком случае всегда требуется выписывать новый бланк, а не вносить изменения в уже оформленный.

Следует обращать внимание и на такой пункт как нумерация приходных кассовых ордеров. Часто она носит хаотичный характер, что тоже недопустимо, да и просто неудобно для бизнеса. Согласно существующим требованиям предприниматель должен обеспечить непрерывную нумерацию ордеров в течение финансового года.

Особого внимание заслуживает приходный кассовый ордер без чека. Он может быть выдан только предпринимателями на ЕНВД, которые освобождены от применения контрольно-кассовой техники. Но при этом ордер должен дополняться иным бланком строгой отчетности, используемым предпринимателем.

Таким образом, оформление приходного кассового ордера  требует от предпринимателя особых навыков и знаний, которые помогут ему избавиться от сложностей, как при заполнении, так и при общении с надзорными органами, которых также могут заинтересовать данные документы. Здесь стоит посоветовать найти и распечатать хороший образец заполнения приходного кассового ордера. Он поможет ориентироваться в данном бланке, тем самым сводя вероятность  ошибки при заполнении к минимуму. Отметим, что приходный кассовый ордер и в 2012 году, и году текущем не изменил свою форму, прежним и остался и порядок оформления, что дает возможность в совершенстве овладеть навыками заполнения и в дальнейшем работать без каких-либо хлопот.

ipinform.ru

порядок оформления, правила заполнения и образец

Входящие и исходящие кассовые ордера выступают в качестве первичных документов. Они подтверждают финансовые операции, связанные с выдачей и получением средств. Оформление входящих и исходящих кассовых ордеров производится по определенным правилам. Рассмотрим основные инструкции.

Расходный и входящий кассовый ордер: форма

При получении наличных денег оператор добавляет соответствующую информацию в форму КО-1, а при выдаче — КО-2.Заполнение входящих и исходящих кассовых ордеров Осуществляется для того, чтобы специалисты, проверяющие документы, могли четко понимать их содержание. В бумагу вносятся все обязательные реквизиты. Во входящих и исходящих кассовых ордерах записывается основа, на которой они составлены. В них также перечислены прилагаемые (сопроводительные) документы.

Нюансы

Входящие и исходящие кассовые ордера подписываются ответственным сотрудником сразу после операции. Прилагаемые к ним документы необходимо вернуть с печатью или отметкой «Оплачено.«При этом дата должна быть обязательно проставлена ​​во избежание повторного использования ценных бумаг. Согласно действующим правилам во входящих и исходящих кассовых ордерах не допускается внесение каких-либо исправлений, даже если они предусмотрены.

Форма KO-1

Заполните заказ в одном экземпляре. Форма состоит из 2-х разделов. Первый — это прямая квитанция, а второй — ваучер — квитанция. Последний выдается лицу, сделавшему деньги. «Основа» обозначает содержание выполненной операции.Например, «платеж по счету № 321 от 1 февраля 2017 года». В поле «В том числе» указано значение НДС. Сумма указана цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать «Без НДС». В поле «Заявка» перечислены документы, сопровождающие заказ. Корреспондентский счет открывается в зависимости от источника средств. Код подразделения указывают операторы отдельных структурных подразделений предприятия. Ячейка «Дебет» должна содержать кассовый счет по плану.Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В бланке не должно быть номеров, записанных по порядку, или обратных кодов. Обязательный реквизит — ОКПО. Информация указывается в соответствии со справкой, выданной органом государственной статистики. Название организации указывается в той же форме, что и в учредительных документах. Если в компании утверждены коды аналитики, в заказе они должны быть указаны. В документе есть «целевая» ячейка. Его заполняют только некоммерческие предприятия с соответствующим финансированием.

Особенности аттестации

Квитанция оформляется в бухгалтерию. Если нет специалистов, уполномоченных посещать документ, то это делает руководитель предприятия. Директор организации своим распоряжением может наложить обязательство подписывать приказы на другого работника. При этом руководитель должен согласовать свою кандидатуру с главным бухгалтером. Если директор предприятия самостоятельно ведет финансовые операции, то кассовые чеки, кассовая книга составляются и подписываются им.

Запечатывание пломбы

Оттиск ставится на часть формы с отметкой «MP» и снимается чек. Законодательство не предусматривает особых правил печати. На практике принято 60% его на основной части, а 40% — на расписках. Некоторые рекомендации даны в постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88. Законодательством также не установлен конкретный перечень реквизитов, которые должны быть проставлены на печати оператора.Желательно указать в штампе реквизиты, которые ранее считались обязательными:

  1. Наименование предприятия (полное на русском языке), организационно-правовой вид.
  2. Расположение.
  3. Регистрационный номер.

Эмиссионный документ

Распоряжение также оформляется в одном экземпляре. При выдаче средств сотруднику на отчет форма должна быть оформлена в соответствии с его письменным заявлением. Может быть в произвольной форме. Заявление должно быть подписано руководителем предприятия.В нем указано:

  1. Сумма к выпуску.
  2. Срок сдачи.
  3. Дата.

Содержание документа

Поле «Земля» указывает на завершенную операцию. Например, это может быть «возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017». В поле «Заявление» указываются первичные и прочие документы. Здесь указаны их номера и даты составления. Заявлениями могут быть заявки на выдачу денежных средств, векселей и так далее. Правила регистрации.КО-2 предусмотрена Методическими рекомендациями, утвержденными постановлением Госкомстата № 88. Вносить какие-либо корректировки в расходную часть не допускается. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или другим уполномоченным им лицом. Предприниматели, которые в соответствии с налоговым законодательством ведут учет затрат и доходов или физических показателей, не могут составлять распоряжения о расходах.

Действия оператора

При выдаче денежных средств по расходным документам кассир должен проверить:

  1. Наличие обязательных подписей и их соответствие образцам.
  2. Равенство сумм указано прописью и цифрами.
  3. Наличие документов по форме.
  4. Соответствие Имя в информации о варранте, предоставленной получателем.

После этого оператор готовит необходимую сумму, передает платежный документ получателю. В заказе получатель должен указать количество рублей (прописью) и копеек (цифрами). Человек также ставит свою подпись и дату. Оператор должен пересчитать приготовленные деньги.В этом случае получатель должен видеть, как это делает кассир. Принимающая организация также пересчитывает их под контролем оператора. Если этого не сделать, получатель не сможет впоследствии предъявить претензию кассиру на выданную сумму. После этого оператор должен подписать платежный документ.

Важные моменты

Кассир выдает денежные средства исключительно тому лицу, реквизиты которого указаны в ордере. Последний представляет документ, удостоверяющий его личность.Если выдача осуществляется по доверенности, необходимо проверить соответствие имени. получатель, указанный в ордере, информация о представляемом лице. К платежной форме прилагается документ, подтверждающий полномочия фактического получателя. Если несколько платежей производятся по доверенности или в разных организациях, копия прилагается к доверенности. Оригинал должен оставаться у оператора, совершившего последний выпуск.

Учет поступающих и исходящих кассовых ордеров

На предприятиях, составляющих рассмотренные выше документы, должен быть обеспечен контроль за операциями с наличными деньгами.Для этого необходимо вести реестр кассовых чеков. Он фиксирует детали платежных форм до их передачи оператору. Распоряжения, оформленные на выписки о выдаче заработной платы и другие подобные суммы, заносятся в книгу после передачи средств получателям. Соответствующее правило закреплено в Директивах, утвержденных Постановлением Госкомстата № 88.

На практике часто возникает вопрос: на какой срок необходимо открывать реестр входящих и исходящих кассовых ордеров? Следует отметить, что законодательство не предусматривает каких-либо сроков.В связи с этим вопросы срока использования журнала решаются бухгалтером самостоятельно. Книгу можно открыть на год, месяц, квартал. При принятии соответствующего решения следует учитывать количество транзакций.

Ответственность за нарушение правил

К предприятиям, не соблюдающим требования по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами.Среди них — Указ Президента РФ № 840 от 25.07.2003 г. Статья 15.1 15 главы Кодекса об административных правонарушениях предусматривает. В нем закреплены меры ответственности за нарушение правил обращения с наличными деньгами и порядка проведения кассовых операций. В случае превышения сумм, предназначенных для расчетов с контрагентами, недопущения (частичного или полного) полученных средств, несоблюдения инструкции по хранению свободных денежных средств сверх лимитов предусмотрен административный штраф: 40-50 минимальных размеров оплаты труда. для чиновников 400-500 МРОТ для организаций.

Заключение

Заказы — очень важная задача. Как было сказано выше, в документах не допускаются исправления, ошибки и помарки. Оператор, ответственный за их составление, должен помнить, что ордер — это форма строгой отчетности. Поэтому не портите документы. При отсутствии каких-либо обязательных реквизитов заполненный заказ будет считаться недействительным.

Пошаговое руководство по продажам

Когда у меня заканчивается один из моих любимых товаров для дома, я захожу на сайт Amazon.Там я ищу нужный товар, добавляю его в корзину и направляюсь в раздел «Оформить заказ».

Затем мне будет предложено начать обработку моего заказа, указав данные о доставке, выставлении счетов и оплате. После выполнения заказ продолжает обработку или прохождение цикла от заказа до кассы, в то время как я занимаюсь своими повседневными делами.

От поручения к циклу наличности

Цикл от заказа к оплате, часто сокращенно O2C или OTC, — это то, как ваш бизнес получает, обрабатывает, управляет и выполняет заказы клиентов.Это означает обработку всех аспектов продажи, включая доставку товаров, сбор платежей, создание счетов-фактур и создание отчетов о сквозном процессе. OTC влияет на вашу прибыль и отношения с вашими клиентами, поэтому процесс должен быть хорошо оптимизирован.

Почему так важен цикл выплаты наличных?

Цикл от заказа к оплате является важной частью функционирования вашего бизнеса: он влияет на ваш доход, взаимодействие с клиентами, уровень удержания клиентов и общий рост.Вот несколько конкретных примеров, которые объясняют важность заказа для денежного цикла.

Оптимизируя цикл от заказа до кассы, вы можете:

  • Оптимизируйте процесс покупки для ваших клиентов
  • Сократите время выполнения заказа для ваших клиентов
  • Свести к минимуму необходимость вмешательства представителя службы поддержки клиентов
  • Точное выполнение заказов при первом размещении
  • Своевременно выполнять заказы для клиентов
  • Обеспечьте быструю конвертацию дебиторской задолженности и инкассо для клиентов
  • Избегайте повторного ввода информации о заказе и форме
  • Докажите клиентам, что ваш бизнес профессионален и вы цените их время
  • Избегайте задержек и убедитесь, что у вас достаточно товара
  • Улучшение отчетности и точности записей с течением времени

Теперь, когда вы лучше понимаете причины, по которым вы должны отдавать приоритет своему внебиржевому циклу, давайте рассмотрим семь этапов этого процесса и то, что каждый влечет за собой.

Шаги цикла от заказа до кассы

Прежде чем мы углубимся в то, что представляют собой семь шагов в цикле от заказа до получения наличных, взгляните на этот визуальный элемент, чтобы лучше понять, как выглядит этот процесс:

1. Получить заказ

В момент размещения заказа ваша онлайн-система управления заказами (OMS), такая как Shopify или WooCommerce, уведомит вас. В зависимости от вашей OMS определенные люди, команды и системы будут уведомлены о заказе, как только он будет отправлен клиентом.Затем можно начинать обработку оставшейся части заказа на получение наличных.

Примечание : ваша OMS может подключаться к вашей CRM (аналогично интеграции Shopify и WooCommerce с HubSpot CRM). Это позволяет вам управлять всеми аспектами вашего бизнеса, связанными с клиентами, из центра.

2. Управление платежами клиентов

Затем управляйте платежами вашего клиента в зависимости от выбранного им метода (например, кредитный, дебетовый, PayPal). Ваша система электронной торговли поможет вам управлять и этой частью процесса — когда клиент размещает заказ, система автоматически отправляет платеж через процесс утверждения.Система примет или отклонит платеж, а затем перейдет к выполнению, если и когда он будет одобрен.

Примечание : Как правило, новые клиенты проходят процесс утверждения или отклонения платежа, в то время как возвращающиеся клиенты сразу переходят к выполнению, поскольку их данные уже хранятся в системе. Если по какой-либо причине новому или постоянному клиенту будет отказано, член вашей команды, вероятно, должен будет обратиться к клиенту, чтобы исправить проблему. Ваша система также может автоматически отправлять заказчику запрос, чтобы он мог снова ввести свою информацию (если проблема столь же проста, как необходимость повторного ввода данных, таких как номер кредитной карты).

3. Выполнить заказ

Затем пришло время выполнить заказ, то есть найти и подготовить товар для покупателя, который его купил. Это должно быть сделано с помощью вашей системы управления запасами. (В большинстве программ для управления заказами в систему включено управление запасами, аналогично тому, как это делают Shopify и WooCommerce.) Это позволяет вам отслеживать свои запасы в режиме реального времени без необходимости подсчета или сортировки вручную.

Системы управления запасами

помогают вам точно выполнять заказы клиентов, а также отслеживать ваши учетные записи и данные.Например, этот тип системы поможет вам узнать, когда у вас заканчиваются определенные товары, чтобы вы могли избежать задержки заказов на товары.

4. Отправка заказа клиенту

Своевременно отправьте заказ вашему клиенту, чтобы он получил его в срок, который вы обещали. Независимо от того, делаете ли вы это вручную или автоматически, убедитесь, что ваша посылка подготовлена ​​к отправке, используя ваши данные о выполнении, чтобы гарантировать, что нужный товар будет доставлен по правильному адресу. Таким образом, посылка будет отправлена ​​профессионально и качественно.Ваша система управления заказами и запасами сделает запись отгрузки для дальнейшего использования и отчетности.

5. Создайте счет-фактуру

Выставление счетов клиентам — важная часть этого цикла. Счет-фактура клиента — это документ, в котором указаны приобретенные товары и цена, по которой эти товары были проданы клиенту. Создание счета-фактуры для каждой покупки и заказа — это то, как вы отслеживаете, что оплачено и отгружено, чтобы избежать денежных расхождений.

Программное обеспечение для выставления счетов

поможет вам на этом этапе — в ваше программное обеспечение для управления заказами может быть включена система, такая как QuickBooks, в зависимости от того, какая у вас есть (например, Shopify поставляется с собственной системой выставления счетов).

Таким образом, ваши счета будут включать всю необходимую информацию, такую ​​как приобретенные товары, детали оплаты, дату заказа и адрес доставки. Счета также важны для отдела дебиторской задолженности вашего бизнеса. Эти сотрудники могут просматривать счета и отмечать все, что кажется проблемным. Примером может служить задержка платежа — после ее выявления представитель может связаться с соответствующим клиентом и предпринять необходимые шаги для устранения проблемы.

6. Получение платежа

Теперь пора обеспечить беспрепятственный сбор платежа вашим клиентам.Предполагая, что все идет соответствующим образом, этот этап цикла должен быть автоматизирован вашими системами управления заказами и выставления счетов, то есть форма оплаты клиента должна обрабатываться автоматически, как указано в счете. Затем ваш бизнес может подтвердить продажу (и получение денег, полученных от этой продажи) через вашу систему управления заказами.

Если есть какие-либо проблемы со сбором платежа — например, задержка платежа или полное отсутствие платежа из-за ошибки, которая произошла после выставления счета-фактуры — ваша группа по работе с дебиторской задолженностью должна связаться с клиентом.В зависимости от ситуации они могут объяснить необходимые процедуры для решения проблемы с оплатой. В зависимости от серьезности ситуации они могут также пересмотреть штрафы, которые клиент может понести в будущем.

7. Отчет по данным

Наконец, вы хотите сообщить обо всех данных, касающихся вашего внебиржевого рынка. Ваши автоматизированные системы заказов и выставления счетов упрощают это, потому что они уже управляют всеми данными о ваших продажах, заказах и клиентах. Анализируя данные внебиржевого процесса, ваш бизнес может определить, насколько хорошо ваш цикл оптимизирован, а также его влияние на выручку и клиентов.

Кроме того, если вы часто просматриваете эту информацию, вы можете определить неэффективность вашего процесса до того, как они начнут расти. Вы сможете определить и извлечь выгоду из успешных частей своего цикла. Таким образом, вы убедитесь, что вы неизменно точно выполняете и отправляете заказы своих клиентов вовремя и максимизируете свою прибыль.

Оптимизируйте свой заказ до денежного цикла

Без оптимизированного внебиржевого цикла вы ставите под угрозу свою способность удовлетворять потребности своих клиентов.Это может отрицательно сказаться на росте и доходе вашего бизнеса — и кому это нужно?

Итак, рассмотрите различные этапы этого процесса и работайте над их оптимизацией таким образом, чтобы это работало для вашего конкретного бизнеса, продукта или услуги и базы клиентов.

Что это такое + Примеры

Отчет о движении денежных средств или отчет о движении денежных средств — это финансовый отчет, в котором резюмируется сумма денежных средств и их эквивалентов, поступающих и выходящих из компании.

Отчет о движении денежных средств (CFS) показывает, насколько хорошо компания управляет своей денежной позицией, то есть насколько хорошо компания генерирует денежные средства для погашения своих долговых обязательств и финансирования операционных расходов.Отчет о движении денежных средств дополняет баланс и отчет о прибылях и убытках и является обязательной частью финансовой отчетности компании с 1987 года.

В этой статье мы покажем вам, как устроена CFS и как вы можете использовать ее при анализе компании.

Ключевые выводы

  • Отчет о движении денежных средств — это финансовый отчет, в котором резюмируется сумма денежных средств и их эквивалентов, поступающих и выходящих из компании.
  • Отчет о движении денежных средств показывает, насколько хорошо компания управляет своей денежной позицией, то есть насколько хорошо компания генерирует денежные средства для погашения своих долговых обязательств и финансирования операционных расходов.
  • Отчет о движении денежных средств дополняет баланс и отчет о прибылях и убытках и является обязательной частью финансовой отчетности компании с 1987 года.
  • Основными компонентами отчета о движении денежных средств являются денежные средства от операционной деятельности, денежные средства от инвестиционной деятельности и денежные средства от финансовой деятельности.
  • Существует два метода расчета денежного потока: прямой и косвенный.

Как использовать отчет о движении денежных средств

CFS позволяет инвесторам понять, как работает компания, откуда поступают ее деньги и как они расходуются.CFS важен, поскольку помогает инвесторам определить, находится ли компания на прочной финансовой основе.

Кредиторы, с другой стороны, могут использовать CFS, чтобы определить, сколько денежных средств доступно (называемых ликвидностью) для компании, чтобы покрыть свои операционные расходы и выплатить свои долги.

Структура отчета о движении денежных средств

Основными компонентами отчета о движении денежных средств являются:

  1. Денежные средства от операционной деятельности
  2. Денежные средства от инвестиционной деятельности
  3. Денежные средства от финансовой деятельности
  4. Информация о безналичной деятельности иногда включается при подготовке в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP).

Важно отметить, что CFS отличается от отчета о прибылях и убытках и баланса, поскольку он не включает сумму будущих входящих и исходящих денежных средств, которые были учтены по кредиту . Таким образом, денежные средства — это не то же самое, что чистая прибыль, которая в отчете о прибылях и убытках и балансе включает продажи за наличные и продажи в кредит.

Денежные средства от операционной деятельности

Операционная деятельность в CFS включает любые источники и использование денежных средств от коммерческой деятельности.Другими словами, он отражает, сколько денег генерируется от продуктов или услуг компании.

Как правило, изменения, внесенные в денежные средства, дебиторскую задолженность, амортизацию, товарно-материальные запасы и кредиторскую задолженность, отражаются в денежных средствах от операционной деятельности.

Эта операционная деятельность может включать:

  • Поступления от реализации товаров и услуг
  • Выплата процентов
  • Платежи по налогу на прибыль
  • Платежи поставщикам товаров и услуг, используемых в производстве
  • Заработная плата сотрудников
  • Арендные платежи
  • Любые другие операционные расходы

В случае торгового портфеля или инвестиционной компании также включаются поступления от продажи ссуд, долговых или долевых инструментов.При составлении отчета о движении денежных средств косвенным методом также включаются износ, амортизация, отложенный налог, прибыли или убытки, связанные с внеоборотным активом, а также дивиденды или выручка, полученные от определенной инвестиционной деятельности. Однако покупка или продажа долгосрочных активов не включается в операционную деятельность.

Что такое отчет о движении денежных средств?

Как рассчитывается денежный поток

Денежный поток рассчитывается путем внесения определенных корректировок в чистую прибыль путем добавления или вычитания разницы в доходах, расходах и кредитных операциях (появляющихся в балансе и отчете о прибылях и убытках), возникающих в результате операций, происходящих от одного периода к другому.Эти корректировки производятся потому, что неденежные статьи пересчитываются в чистую прибыль (отчет о прибылях и убытках) и общие активы и обязательства (баланс). Таким образом, поскольку не все транзакции включают в себя фактические денежные поступления, многие позиции необходимо повторно оценивать при расчете денежного потока от операций.

В результате существует два метода расчета денежного потока: прямой метод и косвенный метод.

Метод прямого денежного потока

Прямой метод суммирует все различные типы денежных выплат и поступлений, включая денежные средства, выплаченные поставщикам, денежные поступления от клиентов и денежные средства, выплачиваемые в качестве заработной платы.Эти цифры рассчитываются с использованием начального и конечного сальдо различных счетов предприятий и анализа чистого уменьшения или увеличения счетов.

Метод косвенных денежных потоков

При косвенном методе денежный поток от операционной деятельности рассчитывается путем вычитания чистой прибыли из отчета о прибылях и убытках компании. Поскольку отчет о прибылях и убытках компании составляется по методу начисления, выручка признается только тогда, когда она получена, а не когда она получена.

Чистая прибыль не является точным представлением чистого денежного потока от операционной деятельности, поэтому возникает необходимость скорректировать прибыль до уплаты процентов и налогов (EBIT) для статей, которые влияют на чистую прибыль, даже если фактические денежные средства еще не были получены или выплачены против них. Косвенный метод также вносит корректировки, чтобы добавить неоперационную деятельность, которая не влияет на операционный денежный поток компании.

Например, амортизация на самом деле не является расходом денежных средств; это сумма, которая вычитается из общей стоимости ранее учтенного актива.Поэтому он добавляется обратно в чистую прибыль для расчета денежного потока.

Единственный раз, когда доход от актива учитывается в расчетах CFS, — это когда актив продается.

Дебиторская задолженность и движение денежных средств

Изменения дебиторской задолженности (AR) в балансе от одного отчетного периода к другому также должны отражаться в движении денежных средств. Если дебиторская задолженность уменьшается, это означает, что в компанию поступило больше денежных средств от клиентов, погашающих свои кредитные счета — сумма, на которую уменьшилась AR, затем добавляется к чистой прибыли.Если дебиторская задолженность увеличивается от одного отчетного периода к другому, сумма увеличения должна вычитаться из чистой прибыли, потому что, хотя суммы, представленные в AR, являются выручкой, они не являются денежными средствами.

Стоимость запасов и движение денежных средств

С другой стороны, увеличение запасов сигнализирует о том, что компания потратила больше денег на закупку большего количества сырья. Если товарно-материальные запасы были оплачены наличными, увеличение стоимости запасов вычитается из чистой прибыли.Уменьшение запасов будет добавлено к чистой прибыли. Если товарно-материальные запасы приобретались в кредит, в балансе происходило бы увеличение кредиторской задолженности, и сумма увеличения от одного года к другому добавлялась бы к чистой прибыли.

Та же логика верна для налогов к уплате, заработной платы и предоплаты страхования. Если что-то было выплачено, то разницу в сумме задолженности из года в год необходимо вычесть из чистой прибыли. Если есть задолженность, то любые разницы необходимо добавить к чистой прибыли.

Денежные средства от инвестиционной деятельности

Инвестиционная деятельность включает любые источники и использование денежных средств от инвестиций компании. Покупка или продажа актива, ссуды, предоставленные поставщикам или полученные от клиентов, или любые платежи, связанные с слиянием или поглощением, включаются в эту категорию. Короче говоря, изменения в оборудовании, активах или инвестициях относятся к денежным средствам от инвестирования.

Обычно денежные изменения в результате инвестирования представляют собой статью «обналичивание», поскольку денежные средства используются для покупки нового оборудования, зданий или краткосрочных активов, таких как рыночные ценные бумаги.Однако, когда компания продает актив, транзакция считается «наличными» для расчета денежных средств от инвестирования.

Денежные средства от финансовой деятельности

Денежные средства от финансовой деятельности включают источники денежных средств от инвесторов или банков, а также использование денежных средств, выплаченных акционерам. Выплата дивидендов, выплаты по выкупу акций и погашение основной суммы долга (ссуд) включены в эту категорию.

Изменения в денежных средствах от финансирования являются «наличными», когда капитал привлекается, и «обналичиванием», когда выплачиваются дивиденды.Таким образом, если компания выпускает облигацию для общественности, она получает финансирование в денежной форме; однако, когда держателям облигаций выплачиваются проценты, компания сокращает свои денежные средства.

Пример отчета о движении денежных средств

Ниже приведен пример отчета о движении денежных средств:

Изображение Сабрины Цзян © Investopedia 2020

Из этого CFS мы видим, что денежный поток за 2017 финансовый год составил 1 522 000 долларов США. Основная часть положительного денежного потока приходится на денежные средства, полученные от операционной деятельности, что является хорошим знаком для инвесторов.Это означает, что основная деятельность способствует развитию бизнеса и что денег достаточно для покупки нового инвентаря.

Покупка нового оборудования показывает, что у компании есть деньги, чтобы инвестировать в запасы для роста. Наконец, наличные деньги, доступные компании, должны облегчить умы инвесторов относительно векселей к оплате, так как наличных денег достаточно для покрытия будущих расходов по кредиту.

Отчет об отрицательном движении денежных средств

Конечно, не все отчеты о движении денежных средств выглядят так хорошо или демонстрируют положительный денежный поток, но отрицательный денежный поток не должен автоматически поднимать красный флаг без дальнейшего анализа.Иногда отрицательный денежный поток является результатом решения компании расширить свой бизнес в определенный момент времени, что было бы хорошо на будущее. Вот почему анализ изменений денежного потока от одного периода к другому дает инвестору лучшее представление о том, как работает компания, и о том, находится ли компания на грани банкротства или успеха.

Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках

Как мы уже говорили, отчет о движении денежных средств выводится из отчета о прибылях и убытках и баланса.Чистая прибыль из отчета о прибылях и убытках — это цифра, из которой выводится информация о CFS.

Что касается баланса, чистый денежный поток в CFS от одного года к другому должен равняться увеличению или уменьшению денежных средств между двумя последовательными балансами, которые относятся к периоду, охватываемому отчетом о движении денежных средств. Например, если вы рассчитываете денежный поток за 2019 год, следует использовать балансы за 2018 и 2019 годы.

Итог

Отчет о движении денежных средств является ценным показателем силы, прибыльности и долгосрочных перспектив компании.CFS может помочь определить, достаточно ли у компании ликвидности или денежных средств для оплаты своих расходов. Компания может использовать отчет о движении денежных средств для прогнозирования будущих денежных потоков, что помогает при составлении бюджета.

Для инвесторов отчет о движении денежных средств отражает финансовое состояние компании, поскольку, как правило, чем больше денежных средств доступно для бизнес-операций, тем лучше. Однако это не жесткое правило. Иногда отрицательный денежный поток является результатом стратегии роста компании в форме расширения ее деятельности.

Изучая отчет о движении денежных средств, инвестор может получить четкое представление о том, сколько денежных средств генерирует компания, и получить твердое представление о финансовом благополучии компании.

Приложение

Cash в O2C и как его улучшить

В большинстве организаций приложение A / R Cash требует большого количества ручного труда. Аналитики сильно зависят от таблиц Excel для выполнения повседневного ввода кассовых приложений. Операции по внесению наличных вручную приводят к снижению производительности и влияют на общий аспект затрат в A / R.

Теперь, когда мы разобрались с обзором кассового приложения, давайте проанализируем проблемы, возникающие в этом процессе:

  • Сборы за сейфы, ведущие к увеличению затрат на ведение бизнеса

Услуги банковского сейфа объединяют все чеки от клиента в одном месте, сокращая время ожидания чеков. Команды Lockbox обрабатывают каждый чек и вводят информацию в электронный файл, доступный для группы обработки кассовых операций. Услуги по вводу ключей от сейфа оплачиваются в зависимости от нажатия клавиш.Однако, учитывая, что они берут 1–3 доллара за чек, получение наличных становится дорогостоящим процессом. Более того, иногда данные ввода с клавиатуры в сейфе являются неполными, и аналитики заполняют недостающую информацию вручную, просматривая отсканированные изображения чеков. Помимо высоких сборов за ввод сейфа, требуется несколько человеко-часов для повторной обработки чека, обработанного службами сейфа.

  • Привязка ручного платежа к переводу

Для электронных платежей клиенты отправляют денежные переводы по электронной почте, через EDI или даже загружают их на свои порталы A / P.Командам по работе с наличными деньгами приходится вручную извлекать или загружать эти денежные переводы и сопоставлять их с входящими платежами. Ручная загрузка денежных переводов из источников в файлы различных форматов — это трудоемкая задача, которая снижает эффективность аналитиков кассовых приложений.

  • Сопоставление счетов вручную и обработка исключений

Аналитики кассового приложения сопоставляют счета-фактуры с платежами на основе данных, представленных в переводе, таких как номера счетов, заказы на покупку или сведения о доставке.Иногда денежные переводы могут содержать неправильные или усеченные номера счетов-фактур, из-за чего аналитики не могут сопоставить счета-фактуры с платежами. В таких сценариях входящие платежи применяются на уровне счета. В некоторых случаях клиент пропускает отправку извещения о переводе, и аналитику кассового приложения приходится обращаться к клиенту и запрашивать недостающий перевод. Аналогично этому, тысячи других исключений задерживают проводку наличных.

  • Краткосрочные платежи и проводка ERP

Клиенты, как правило, делают короткие платежи по нескольким причинам, например по торговым акциям, скидкам за досрочную оплату или спорным товарам.Отправляя денежный перевод, клиенты обычно указывают на причину короткого платежа. Аналитики кассовых приложений должны вручную идентифицировать короткие платежи и сопоставлять коды причин, специфичные для клиента, со своими кодами причин, специфичными для ERP. После этого они смогут разносить наличные в систему ERP. Компании используют несколько систем ERP, будь то SAP, JD Edwards, Microsoft или устаревшие системы, каждая из которых имеет уникальную конфигурацию. Аналитикам необходимо обработать исключения или перенастроить файл перед его отправкой в ​​систему ERP.

  • Влияние денежных приложений на переработку

Одной из значительных проблем медленного использования денежных средств является влияние на другие процессы A / R, такие как кредитование и взыскание. Например, если платежи не применяются в тот же день, сборщик, не зная, что клиент уже заплатил, может снова обратиться к клиенту с ошибочным уведомлением о напоминании. Это приводит к ухудшению качества обслуживания клиентов.

Что такое заказ на поставку и как он работает?

Заказ на покупку — это документ, отправляемый покупателем поставщику для подтверждения конкретной покупки товаров или услуг.Один небольшой документ может иметь большое значение для устранения логистической неразберихи в растущем бизнесе.

Чем заказы на покупку отличаются от счета-фактуры?

Заказ на покупку выдается покупателем , который хочет убедиться, что он получил именно то, что заказал, в то время как счет выставляется продавцом , который хочет убедиться, что им заплатили.

Заказы на закупку сначала отправляются покупателем поставщику, и в них точно указывается, что должен содержать заказ и когда он должен быть доставлен.Он будет включать такие вещи, как количество товаров, подробные описания товаров, цену, дату покупки и условия оплаты.

Поставщик отправляет счет только после того, как он утвердил покупку.

При выставлении счета-фактуры поставщики обычно включают номер заказа на закупку (номер заказа на поставку), включенный в исходный заказ на закупку, чтобы финансовый отдел мог убедиться, что информация в обеих формах одинакова.

Чем заказы на покупку отличаются от заказов на продажу?

Заказы на покупку используются для официального подтверждения покупок и отправляются покупателем продавцу.

Заказы на продажу, с другой стороны, отправляются поставщиками покупателям для подтверждения продажи до того, как заказ будет выполнен.

Почему компании используют заказы на поставку?

Когда большинство малых предприятий начинают свою деятельность, они отказываются от процесса заказа на покупку в пользу более неформального подхода.

Но по мере того, как компании растут и их покупки становятся более сложными, подробными и срочными, простая система покупки товаров за наличные приведет к путанице.

Вот четыре наиболее распространенных причины, по которым компании используют заказы на поставку.

1. Они обеспечивают правовую защиту

Допустим, ваш стартап заказал у продавца десять эргономичных стульев, заплатил за них, но в день доставки в ваш офис прибыло только девять стульев. Кто виноват?

Если вы и ваш поставщик не согласны и у вас нет заказа на покупку — а это юридически обязывающий контракт — вы можете оказаться в сложном с юридической точки зрения положении.Без бумажного следа иногда бывает трудно окончательно доказать, что пошло не так при покупке.

Заказы на поставку позволяют обойти эту двусмысленность, объединяя обе стороны в соглашении, имеющем обязательную силу, и выступая в качестве официально зафиксированного юридического документа. После того, как поставщик получит и одобрит заказ на покупку, вы оба юридически обязаны выполнить свою часть сделки.

(Примечание: просто отправить заказ на покупку поставщику недостаточно, чтобы он вступил в силу. Документ становится юридически обязательным только после того, как поставщик «подтверждает» заказ на покупку, подписывая его.)

2. Они упрощают отслеживание заказов

Заказы на покупку помогают вам лучше учитывать все товары и услуги, которые заказала ваша компания, следить за тем, как вы за них платите, и отслеживать, когда они прибывают.

Точно так же, как номера счетов помогают управлять счетами, назначая номер заказа на поставку каждому заказу на покупку, вы можете легко отслеживать отправленные заказы.

С производственной точки зрения вы можете более уверенно отслеживать заказы, зная, что ваш поставщик по контракту обязан доставить их в определенное время и дату.С точки зрения бухгалтерского учета вы можете уверенно составлять бюджет, зная, что у вас есть закупочная цена, закрепленная в контракте.

3. Они помогают избежать проблем с аудитом

Если вам случится пройти аудит, вы поблагодарите себя за создание заказов на покупку. Почему? Заказы на закупку снимают нагрузку с процесса аудита, предоставляя аудиторам убедительный контрольный журнал и простой способ перекрестной проверки счетов-фактур и упаковочных листов.

Без заказов на покупку приготовьтесь к долгому и мучительному процессу изучения счетов-фактур, квитанций и электронных писем с поставщиками.

4. Они облегчают жизнь вашим поставщикам

Если ваш продавец привык получать заказы на покупку, вы получите свою посылку быстрее, если отправите им один. Поскольку все, что им нужно знать, собрано в одном месте, процесс покупки прост, поэтому не будет никаких препятствий и недопонимания.

Как работают заказы на поставку?

Шаги, связанные с процессом заказа на поставку, могут быть немного сложными. Вот разбивка типичной транзакции с заказом на закупку с точки зрения покупателя:

  1. Сначала отдел закупок вашей компании уведомляется руководством о том, что необходимо совершить покупку.Некоторые компании делают это, оформляя заявку на покупку по форме .

  2. Если отдел утверждает заказ, он заполняет заказ на покупку, в котором подробно описывается покупка.

  3. Затем заказ на поставку отправляется поставщику, который решает, могут ли и хотят ли они выполнить заказ. После утверждения заказа на поставку он становится юридически обязательным.

  4. Покупатель отправляет оплату по согласованной цене (или делает это в согласованный более поздний срок, который указан в заказе на поставку.)

  5. Поставщик доставляет заказ вместе со счетом-фактурой. Затем финансовый отдел покупателя сравнивает этот счет с заказом на закупку, чтобы убедиться, что два документа согласуются друг с другом.

Вот пример формы заказа на поставку

Ваш заказ не обязательно должен выглядеть так. Но он должен включать эти элементы.

В этот пример включены следующие элементы:

  • Номер заказа
  • Дата заказа на поставку
  • Название поставщика и платежный адрес
  • Имя покупателя и адрес доставки
  • Дополнительная контактная информация, например номера телефонов и адреса электронной почты
  • Дата поставки
  • Способ доставки
  • Условия доставки
  • Название позиции
  • Описание товара и техническая информация
  • Кол-во товаров
  • Себестоимость единицы товара
  • Всего по строке
  • Налоги
  • Итого
  • Условия оплаты

Заказы на покупку стандартизированы для всей компании и содержат, как минимум, информацию о: покупателе и поставщике (имена, адреса), самом заказе (описание продукта, технические характеристики, цена, количество) и условиях оплаты ( срок и форма оплаты, например.банковский перевод, кредитная карта).

В наши дни большинство компаний используют электронную систему заказов на поставку, обычно управляемую с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Если в вашем бухгалтерском решении такой возможности нет, у Shopify есть отличный шаблон заказа на покупку.

Когда мне не нужен заказ на покупку?

Совершение крупных и важных транзакций покупки без заказов на покупку обычно — плохая идея. Но есть исключения из правил.

Определенные регулярные, повторяющиеся покупки, относящиеся к повседневной деятельности предприятия, включая платежи за тепло, электричество и газ, ежемесячные подписки на услуги, членство и т. Д.- счета обычно выставляются ежемесячно и не требуют заказа на покупку.

Любые возмещения внутренних расходов — на проезд, учебные материалы, принадлежности, развлечения и т. Д. — отслеживаются с использованием их собственной формы, обычно называемой запросом на возмещение .

Для оформления заказа на покупку необходимо заранее знать общую стоимость покупки. Это означает, что покупки с неизвестной будущей общей стоимостью (например, расходы на рекламу и юридические расходы) не могут быть приобретены с помощью заказа на покупку (для этого подойдет простой счет-фактура.)

Ради эффективности и простоты компании также часто устанавливают более низкий порог затрат для оформления заказа на поставку. Например, ваша компания может решить, что будет наиболее эффективным, если все заказы на сумму менее 500 долларов США не будут использовать заказ на покупку.

Есть еще вопросы по бухгалтерскому учету? Мы подготовили для вас блог Bench Blog с более чем 500 подробными статьями о финансах малого бизнеса.

Работа с наличными, чеками и входящими EFT

Содержание статьи

Создание новых банкоматов

  1. Кассовые операции должны иметь архивную справку.Доказательство завершения проверки биографических данных должно храниться в файле в отделе, а также в соответствующем центре обслуживания кадров.
    • Сотрудники, нанятые до 13 марта 2017 г. и не прошедшие проверку биографических данных, должны пройти проверку в полицейском управлении UCSF.
    • Сотрудники, нанятые 13 марта 2017 г. или позднее, уже прошли проверку биографических данных в рамках процесса перед приемом на работу, и поэтому им не нужно проходить новую проверку.
  2. Кассовые операторы должны пройти онлайн-курс «Обучение работе с денежными средствами UCSF» в Учебном центре UC при приеме на работу, а затем ежегодно.
    • Департаменты должны обеспечить выполнение сотрудниками этого обязательства.
      • Супервизоры и менеджеры должны иметь возможность назначать это обучение с помощью панели управления своего менеджера в Центре обучения UC, щелкнув логотип «Моя группа», а затем щелкнув Панель управления менеджером :
    • Супервизоры и менеджеры, которые не могут назначить этот курс сотруднику в UC Learning Center, должны отправить запрос по электронной почте на адрес [адрес электронной почты защищен].Включают:
      • ФИО сотрудника
      • Электронный адрес сотрудника
      • Сотрудник ID сотрудника UCSF
      • Запросить назначение нового обработчика денежных средств для участия в тренинге по основным аспектам денежной политики UCSF
  3. Отделы
  4. должны отправить по электронной почте следующую информацию о любых новых обработчиках наличных в Отдел кассовых операций и контроля Контролера:
    • Имя
    • Номер телефона
    • Адрес электронной почты
    • Номер депозита
    • Название отдела
    • Номер ящика отдела
    • Физический адрес отдела
    • Имя руководителя / менеджера

Обработка чеков в иностранной валюте

Для всех полученных чеков, подлежащих оплате в иностранной валюте, выполните следующие действия:

  1. Подтвердить чек сразу после получения
  2. Отправьте чек, квитанцию ​​о депозите отдела (включая копии) и адрес электронной почты контактного лица отдела по следующему адресу:
    • Офис диспетчера
    • Attn: Отдел денежных средств и контроля
    • Ящик № 0815

Группа по наличным расчетам и контролю отправит чек в Bank of American для внесения депозита через ночную службу доставки для отслеживания.После подтверждения депозита (это может занять от 7 до 10 рабочих дней) команда по наличию и контролю отправит электронное письмо контакту отдела с указанием конвертированной суммы депозита в долларах США и даты депозита. Затем отдел должен обработать запись в журнале.

Обработка чеков, отличных от подарков и спонсируемых проектов

Эта процедура применяется к чекам, денежным переводам, дорожным чекам и сертифицированным чекам. Депозиты необходимо вносить один раз в неделю или всякий раз, когда сумма наличных и чеков составляет 500 долларов или более, в зависимости от того, что наступит раньше.Информация о клиенте и пациенте должна оставаться конфиденциальной.

  • Ксерокопии всех чеков для ведомости
  • Подтверждать чеки:
    • «Только для депозита» сразу при получении
    • В надлежащем месте на чеке, чтобы не скрывать важную информацию
    • С четкой печатью с правильным номером телефона во избежание задержек с уведомлением отдела о возвращенном чеке
  • Заполнить депозитную квитанцию
    • Убедитесь, что общая сумма депозита верна
    • Включите распечатку чеков на магнитной ленте
    • Напишите имя вкладчика и номер сумки на депозитной квитанции
  • Напишите номер места депозита на сумке для депозита
  • Поместите чеки с депозитной квитанцией внутрь пронумерованной безопасной банковской депозитной сумки
  • Положите сумку в одно из следующих мест падения.
    • Кампус Парнаса — Миллберри Юнион: уровень G, комната G3
    • Laurel Heights — Главный вестибюль: возле поста охраны
    • Mission Bay — Genentech Hall: рядом со станцией охраны
    • Здание Миссионерского центра — Главный вестибюль: возле поста охраны
    • Больница общего профиля Сан-Франциско — корп.20, 4 th Этаж: рядом с комнатой 2403, палата 24 — ВРЕМЕННОЕ ЗАКРЫТИЕ: Без депозита и трансфера
    • Mt. Zion Hospital — 1 st Этаж: около офиса безопасности
    • Депозит прямо в Bank of America или забронированный автомобиль

Обработка чеков, полученных в качестве подарков

Все подарки для Калифорнийского университета в Сан-Франциско или Калифорнийского университета в Сан-Франциско должны быть отправлены в сейф Union Bank of California Foundation UCSF вместе с копиями соответствующей резервной документации для депозита и обработаны Администрацией подарков. Департаменты не должны класть подарки в банкоматы кампуса.

Отправьте заполненную форму передачи подарка и всю резервную документацию по адресу:

Почтовый адрес

Фонд UCSF
P.O. Box 45339
Сан-Франциско, Калифорния 94145-0339

Для подарков, отправленных курьером с указанием почтового адреса:

Улица почтовый адрес

Сейф / Операции по обработке предметов
MUFG Union Bank, N.А.
Бульвар Канал 501, Люкс E
Ричмонд, Калифорния 94804
Attn: Сейф фонда UCSF 45339

Если у вас есть вопросы об обращении с подарочными чеками, обратитесь в службу поддержки подарков Администрации подарков.

Обработка наличных денег или валюты, полученных в качестве подарков

Существует особая процедура для подарков, полученных в виде наличных денег или валюты :

  1. Заполните форму передачи подарка
  2. Отправьте заполненную форму передачи подарка по электронной почте в службу поддержки клиентов службы подарков
  3. ЗАЩИТИТЕ ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА / ВАЛЮТУ в вашем отделе и Ожидайте дальнейших инструкций от Администрации подарков!

НЕ ОТПРАВЛЯЙТЕ наличные деньги / валюту Администрации подарков!

Обработка проверок, полученных для спонсируемых проектов

Платежи по всем спонсируемым проектам должны быть отправлены в сейфовую ячейку Контролера для учета контрактов и грантов (CGA).CGA выставляет счета спонсорам, регистрирует каждый депозит в Системе управления исследованиями UCSF (RAS / PeopleSoft) и работает в сотрудничестве с ведущими исследователями и их административными отделами для обеспечения точного и своевременного выставления счетов и регистрации платежей спонсируемых проектов. Департамент должен НЕ подготовить журнал для записи платежей спонсируемых проектов в Главную книгу .

Только для клинических испытаний , отделы, составляющие и отправляющие счета спонсорам, должны одновременно отправлять копию в службу поддержки CGA, [электронная почта защищена], для входа в систему счетов к получению RAS.

Департаменты должны предпринять следующие шаги, если оплата получена напрямую от спонсора для спонсируемого гранта / контракта.

  1. Поместите чек и всю сопроводительную документацию, прилагаемую к чеку, в конверт.
  2. По почте (предпочтительный способ; используйте для обычных депозитов):

    Главный депозитарий UCSF
    P.O. Box 748872
    Los Angeles, CA

    -4872

  3. Для ночной доставки, когда необходима быстрая доставка курьером, запрашивающим почтовый адрес:

    Bank of America Lockbox Services
    Lockbox 748872
    2706 Media Center Drive
    Los Angeles, CA -1733

    Телефон : 800-376-2703

  4. Сообщите спонсору как можно скорее, и пусть будущие платежи будут отправлены непосредственно на адрес почтового ящика CGA, указанный выше.

Входящий электронный перевод средств (EFT)

Департаменты могут принимать электронный перевод в качестве депозитарного варианта либо в форме банковского перевода, либо в виде автоматизированной клиринговой палаты.

  • Автоматизированная клиринговая палата (ACH) — это электронная сеть для финансовых транзакций в США. ACH обрабатывает большие объемы кредитных и дебетовых транзакций в пакетном режиме. Перевод денег может занять несколько дней. Переводы через ACH дешевле, чем банковские переводы.За многие транзакции ACH взимается небольшая комиссия или комиссия не взимается.
  • Банковский перевод — это метод электронных денежных переводов, при котором денежные средства перемещаются с одного банковского счета на другой с помощью бухгалтерских проводок, обычно обрабатываемых через электронную сеть Федерального резервного банка. Банковские переводы могут осуществляться практически в реальном времени. Из-за доступности средств и скорости транзакции комиссия за банковский перевод обычно дороже, чем переводы через ACH.
    • Электронные переводы дороги.
    • Банк плательщика взимает банковский сбор, связанный с этой услугой, и, если плательщик не уплатит комиссию заранее, его банк вычтет комиссию из платежа перед переводом платежа на банковский счет нашего Университета. В свете этой платы департаменты могут захотеть включить ее в выставление счетов. Комиссия варьируется от банка к банку и для внутренних и международных переводов. Поэтому заранее определить точную сумму невозможно. Однако в среднем это примерно 25 долларов.00.

Чтобы обеспечить точный и оперативный учет электронных переводов, выполните следующие действия:

  1. Агентство или физическое лицо-отправитель должно предоставить банковскую информацию банку-отправителю:

    Для проводов

    • Банк и адрес банка
      Bank of America
      100 West 33 rd Street
      New York, NY 10001
    • Маршрутный номер ABA — 026009593
    • Имя банковского счета — Риджентс Калифорнийского университета, Сан-Франциско
    • Банковский счет № — 12335-23601
    • SWIFT Code (только международный) — BOFAUS3N для входящего банковского перевода в долларах США; BOFAUS6S для входящего банковского перевода в иностранной валюте

    для ACH

    • Банк и адрес банка
      Bank of America
      2000 Clayton Road
      Concord, CA 94520
    • Маршрутный номер ABA — 121000358
    • Имя банковского счета — Риджентс Калифорнийского университета, Сан-Франциско
    • Банковский счет № — 12335-23601
    • Код SWIFT — Не применимо
  2. Плательщик должен предоставить своему банку следующую дополнительную информацию:
    • Имя и номер телефона лица в отделении, с которым можно связаться
    • Название агентства, переводящего платеж
    • Назначение электронного платежа и идентификационные номера (счет, студенческий билет и т. Д.). Для спонсируемых проектов это должно включать одно или несколько из следующего:
      • Номер заявки или номер награды UCSF
      • Название награды
      • Имя ИП
      • Подробная информация о любых платежах, если применимо
  3. Bank of America Account / Routing Number Confirmation Letter, если требуется банковское сертификационное письмо.

Ежедневно UCSF получает как международные, так и внутренние средства в форме кредитов Автоматизированной клиринговой палаты (ACH) и электронных переводов. Эти средства переводятся на счет UCSF Bank of America № XXXXX23601 в соответствии с описанными выше шагами и регистрируются в Главной книге UCSF (GL) на счете 10110 (Cash-BofA). Средства часто предназначены для отделов университетского городка, а отделы-получатели часто не знают, когда их средства могут быть переведены на банковский счет университетского городка. См. Раздел Нераспределенные платежи ACH / Wire Payments для получения дополнительной информации о том, как идентифицировать и требовать входящие платежи.

Формы и приложения | E * TRADE

Брокерские налоговые и юридические формы / Заявления

Описание

Действие

5304 Форма (SIMPLE IRA) Составьте ПРОСТОЙ план ИРА Скачать PDF
Аффидевит о местожительстве Укажите законное место жительства умершего лица Скачать PDF
Аффидевит о полной силе и действии Нотариально заверенная форма для подтверждения действия доверенности Скачать PDF
Запрос и соглашение о привязке брокерского счета Свяжите отдельные счета E * TRADE Securities с одним идентификатором пользователя Скачать PDF
Свидетельство ИП Подтвердите, что вы являетесь владельцем ИП Скачать PDF
Письмо о прекращении выдачи сертификата Сообщить об утере или краже ценной бумаги Скачать PDF
Постановление корпорации Укажите, кто может проводить операции с корпоративным счетом Скачать PDF
Форма корректировки базовой стоимости для унаследованных акций Используйте эту форму, чтобы указать шаг увеличения базы затрат и метод оценки. Скачать PDF
Назначение бенефициара (IRA) Укажите, кто получит ваш ИРА в случае вашей смерти Отправить онлайн / Загрузить PDF
Назначение бенефициара (квалифицированный план) Укажите, кто получит ваш пенсионный счет, не связанный с IRA, в случае вашей смерти Просмотреть бенефициаров / Загрузить PDF
Дублирующие налоговые записи Посмотреть дубликаты 1099 и других налоговых форм Смотреть онлайн
Форма выбора на основе расчета стоимости фиксированного дохода Сделайте выбор в пользу базовой стоимости для всех покупок с фиксированным доходом, сделанных 1 января 2014 г. или после этой даты Скачать PDF
Разрешение на дискреционную торговлю фьючерсным счетом Дайте указание E * TRADE Securities вести дела с вашим уполномоченным агентом Скачать PDF
Письмо о разрешении и возмещении убытков при торговле опционами — IRA Разрешите E * TRADE Securities принимать инструкции для сделок с опционами в вашем IRA Скачать PDF
Анкета для юридических лиц за пределами США Предоставьте информацию о счетах иностранных юридических лиц за пределами США Скачать PDF
Одно и то же письмо Депозит ценные бумаги под другим именем, кроме вашего юридического имени Скачать PDF
Доверенность (с условиями на длительный срок) Дайте указание E * TRADE Securities вести дела с вашим уполномоченным агентом Скачать PDF
Запрос на ограниченное исследование безопасности Снять ограничения на ограниченный запас Скачать PDF
Правило 144 Пакет с ограниченным запасом Разрешить снятие ограничения правила 144 Скачать PDF
Правило 144 (B) (1) Запрещенный пакет акций Разрешить отмену ограничения Правила 144 (B) (1) Скачать PDF
Правило 145 (D) Запрещенный пакет акций Разрешить снятие ограничения правила 145 (D) Скачать PDF
Правило 701 Запрещенный пакет акций Разрешить снятие ограничения правила 701 Скачать PDF
Правило 904 Запрещенный пакет акций Разрешить снятие ограничения правила 904 Скачать PDF
Сертификат специальной регистрации акций Зарегистрировать ценные бумаги на имя, отличное от названия брокерского счета Скачать PDF
Сила акций или облигаций Депонировать неподписанный сертификат акций или облигаций Скачать PDF
Внести ценную бумагу на имя предыдущего владельца Депонировать неподписанный сертификат акций или облигаций Скачать PDF
Сторонняя версия Внести ценную бумагу на имя предыдущего владельца Скачать PDF
Передача по запросу и соглашению о регистрации смерти Назначьте бенефициаров для получения вашего счета в случае вашей смерти Отправить онлайн / Загрузить PDF / Отправить через Docusign
Свидетельство об иностранном статусе W-8BEN Подтвердите, что вы не являетесь гражданином США.S. человек для целей федерального подоходного налога Скачать PDF
Подтверждение идентификационного номера иностранного налогоплательщика Используйте эту форму, если лицо, не являющееся гражданином США, которое является бенефициарным владельцем счета, не имеет идентификационного номера иностранного налогоплательщика Скачать PDF
W-9 Запрос на идентификационный номер налогоплательщика Сообщите нам свой идентификационный номер налогоплательщика Подать онлайн / Загрузить PDF / Важное налоговое уведомление
Запрос на ликвидацию бесполезных ценных бумаг Онлайн-форма
Форма подтверждения клиента Используйте эту форму вместе со своим удостоверением личности, чтобы подтвердить право собственности на вашу учетную запись Скачать PDF
Свидетельство об иностранном статусе W-8BEN-E (юридические лица) Подтвердите, что вы не являетесь гражданином США.S. субъект для целей федерального подоходного налога Отправить онлайн / Загрузить PDF
Заявление о сертификации иностранцев-нерезидентов (NRA) Для иностранных счетов с зарегистрированным адресом или номером телефона в США или счетов, для которых требуется удержание налога. Скачать PDF
Форма разрешения на изменение имени Обновите свое имя в аккаунте (ах) E * TRADE в связи с браком, разводом или по другим причинам Отправить онлайн / Загрузить PDF
Длинная форма Reg E Как сообщить об ошибке при денежном переводе Reg E Скачать PDF
Форма подтверждения получателя Используйте эту форму для подтверждения бенефициара счета E * TRADE, который конвертирует активы и / или денежные средства, причитающиеся умершему владельцу.Форма используется только в том случае, если заявленные активы оцениваются ниже 10 000 долларов США, и заявитель предоставляет несертифицированные копии юридической документации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *