Приходно кассовые ордера: Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-1) (ОКУД 0310001) \ КонсультантПлюс

Приходный кассовый ордер банка (ПКО, форма 0402008)

На сайт Виакадемии ↵

Формы банковской отчетности

Вы здесь:  
1. Главная
2. Формы банковских документов
3. Формы банковской отчетности
4. Формы банковских документов
5. Бухгалтерские и кассовые документы банка
6. Приходный кассовый ордер банка (ПКО, форма 0402008)

Вы здесь:  
1. Главная
2. Формы банковских документов
3. Формы банковской отчетности
4. Формы банковских документов
5. Бухгалтерские и кассовые документы банка
6. Приходный кассовый ордер банка (ПКО, форма 0402008)

Приходный кассовый ордер банка (ПКО, форма 0402008)

Приходный кассовый ордер банка (ПКО, форма  0402008) – документ, которым оформляется поступление денежных средств в различных валютах от физических лиц в кассу банка и которым оформляется приход в кассу банка иностранной валюты от юридических лиц и предпринимателей (рубли принимаются от организаций и ИП по объявлению на взнос наличными).

ПКО используется также и при совершении ряда других кассовых операций. Форма ПКО утверждена Указанием ЦБ РФ № 3352-У. Приходный кассовый ордер содержит отрывной талон, имеет поля для данных о вносителе, шифра документа, бухгалтерской проводки, суммы взноса, кассовых символов, подписей вносителя, кассира и бухгалтера.

Формы банковских документов

• Расчетные (платежные) документы
• Бухгалтерские и кассовые документы банка
• Формы банковской отчетности
• Прочие формы банковских документов
• Уведомления об открытии и закрытии счетов в банках, отчеты о движении средств

Новости на главной

окт 14, 2022 Новости за 2022 год

Коммерческий банк «Объединенный банк Республики» добровольно покинул рынок

Подробнее 147

окт 12, 2022 Новости за 2022 год

Опубликовано и вступило в силу Указание ЦБ РФ № 6290-У об установлении курсов валют

Подробнее 267

окт 10, 2022 Новости за 2022 год

Как создавалась история Луны

Подробнее 326

Все новости

Новости одной строкой

окт 14, 2022 Новости одной строкой

Согласно проекту изменений в 732-П, с 01.

10.2023 СБП должна быть встроена у СЗКО не только в мобильные приложения, но и в интернет-банки (для работы с компьютера).

Подробнее 131

окт 14, 2022 Новости одной строкой

ЦБ РФ разместил у себя на сайте проект изменений в 732-П, согласно которому хочет обязать СЗКО, а также другие банки с универсальной лицензией, подключенные к НСПК, с 1 апреля 2024 года обеспечить переводы между юрлицами по СБП.

Подробнее 129

окт 06, 2022 Новости одной строкой

Банк России до 31.12.22 не будет применять к банкам меры воздействия, если в их мобильных приложениях и на сайтах отсутствует возможность открыть счет (вклад) и получить кредит с использованием идентификации через Единую биометрическую систему (ЕБС).

Подробнее 189

Наши статьи

авг 08, 2022 Банковские статьи

НКО в банковской системе РФ. Полный список небанковских кредитных организаций на 01 августа 2022 года.

Подробнее 2471

апр 10, 2022 Банковские статьи

Практическая медицина для экономики России

Подробнее 5513

янв 04, 2022 Банковские статьи

Ландшафт европейских платежей в 2030 году: имплантаты, фоновая оплата и встроенная финансовая грамотность

Подробнее 5381

сен 01, 2012 Банковские статьи

Кассовые символы

Подробнее 729054

март 23, 2013 Банковские статьи

Основные нормативные акты по банковскому делу

Подробнее 353552

янв 07, 2013 Банковские статьи

План счетов кредитной организации

Подробнее 108713

Все статьи

Знаете ли Вы, что…?

Знаете ли Вы, что в 21 веке банкнота самого большого номинала выпущена в Зимбабве?

Блиц ответ о банках

Кто возглавляет Центральный банк Российской Федерации?

Интернет-магазин для Вас и Вашего бизнеса!

НАШИ КУРСЫ

«Мастер банковского дела»
«Основы бухучета в банке»
«Банковский аналитик»
«Подлинность и платежеспособность денежных знаков для кассовых работников кредитных организаций»

«Java-разработчик веб-приложений»
«Enterprise Java-разработчик»
«Веб Java-разработчик»

 

«Разработчик программных роботов»
«Беспроводные сети Wi-Fi»
«Передача и коммутация данных в компьютерных сетях»
«Технологии TCP/IP»

«Управление эмоциями и эмоциональный интеллект»
«Делопроизводство (документационное обеспечение)»
«Управление человеческими ресурсами»

БАЗА ЗНАНИЙ КАССИРА

Новости мировой валютной индустрии

Современные платежные системы

Банкноты стран мира

Печатные книги

Электронные книги

БАНКОВСКОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

Счетчики банкнот

Детекторы банкнот

Сортировщики банкнот

Сортировщики монет

Упаковщики банкнот

Дезинфекция банкнот

ПРОФБАНКИНГ

Почему ПрофБанкинг?

О проекте ПрофБанкинг

Презентация

Благотворительность

Викторины и конкурсы

Поиск

 

Банковские новости

Горячие новости

Новости одной строкой

Нормативные акты

Разъяснения Банка России

Формы документов банка

 

 

Курсы по банковскому делу

Статьи о банковском деле

Блиц-ответ о банках

Знаете ли Вы, что. ..

Обложки для документов

Карта сайта

ДЛЯ ПАРТНЕРОВ

Пресс-релизы

Анонсы мероприятий

Список мероприятий

Прошедшие мероприятия

Наши партнеры

Партерская программа

Приходный кассовый ордер — Энциклопедия по экономике

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам установленном формы, выдача из кассы — по расходным кассовым ордерам или по другим заменяющим их документам (платежным ведомостям, счетам и т. п.), оформленным надлежащим образом. Документы на выдачу денег должны быть подписаны директором предприятия и главным (старшим) бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными.  [c.249]
В приходных кассовых ордерах указывается, кем и для чего вносятся деньги, а в расходных — кому и для чего они выдаются. И в приходных, и в расходных кассовых ордерах указывается основание их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Кассовые ордера должны быть написаны чернилами четко и ясно, без подчисток, помарок и исправлений, хотя бы и оговоренных. Сумма операции — приема или выдачи денег—пишется цифрами и обязательно повторяется прописью.  [c.249]

Вслед за совершением операций по приему или выдаче денег все кассовые ордера должны быть немедленно подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены. Для этого на приложениях к приходным кассовым ордерам ставится штамп или делается надпись Получено с указанием даты, а на приложениях к расходным ордерам — надпись Оплачено . Затем каждый кассовый ордер записывается кассиром в кассовую книгу с указанием его номера, наименования получателя или плательщика и суммы операции.  [c.249]

Всю денежную наличность сверх установ/енных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, установленные нормативными документами. Банки систематически проверяют соблюдения правил ведения кассовых операций организациями. Объектом контроля являются также ведение кассовой книги, соблюдение лимитов кассовой наличности, полнота оприходованных средств, целевое использование наличных средств, расходование наличных денег из выручки (в торговле, сфере услуг), выдача и оформление расходных и приходных кассовых ордеров, подотчетных сумм.  [c.466]

В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета как единственного систематизированного информационного ресурса. Значимость отдельных элементов этого блока для анализа различна. Например, первичные учетные документы (приходный кассовый ордер, товарно-транспортная накладная и др.), а также регистры бухгалтерского учета (различные таблицы, журналы, ведомости, предусмотренные системой бухгалтерского учета для переноса в них сведений из первичных документов с целью их последующего обобщения) не входят в число общедоступных документов более того, согласно ст. 10 Федерального закона О бухгалтерском учете содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Поэтому перечисленные документы могут использоваться лишь во внутреннем финансовом анализе. На бухгалтерскую отчетность понятие коммерческой тайны не распространяется, а ком-  [c.335]

В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета как единственного систематизированного информационного ресурса. Значимость отдельных элементов этого блока для анализа различна. Например, первичные учетные документы (приходный кассовый ордер, товарно-транспортная накладная и др.), а также регистры бухгалтерского учета (различные таблицы, журналы, ведомости, предусмотренные системой бухгалтерского учета для переноса в них сведений из первичных документов с целью их последующего обобщения) не входят в число общедоступных документов более того, согласно ст. 10 Федерального закона О бухгалтерском учете содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Поэтому перечисленные документы могут использоваться лишь во внутреннем финансовом анализе. На бухгалтерскую отчетность понятие коммерческой тайны не распространяется, а коммерческие организации некоторых форм собственности и видов бизнеса даже обязаны публиковать свою отчетность. Именно этим обстоятельством определяется значимость бухгалтерской отчетности для анализа.  [c.95]

Исполнительные (оправдательные) документы представляют собой документы, удостоверяющие факты совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу и т.д. Исполнительные (оправдательные) документы являются источником информации текущего и последующего контроля хозяйственных операций.  [c.148]

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. Б разовых документах отражается (регистрируется) одна хозяйственная операция. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования-накладные, счета-фактуры и др. В накопительных документах отражаются ряд однородных повторяющихся операций, которые регистрируют постепенно, по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и тем самым, способствуют снижению трудоемкости бухгалтерской работы и других служб организаций.  [c.149]

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных на приобретение материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или у населения.  [c.292]

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге.

При получении  [c.342]

Ответы 1. 2. 3. 4. Приходным кассовым ордером и выпиской из кассовой книги. Приходным кассовым ордером. Расходным кассовым ордером и квитанцией о приеме денег. Квитанцией к приходному кассовому ордеру.  [c.362]

Ответы 1. 2. 3. 4. Приходные кассовые ордера, объявления о взносе денег, платежные требования, чеки и аккредитивы. Объявления о взносе денег, платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, чеки и аккредитивы. Приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения, чеки и аккредитивы. Платежные требования, платежные поручения, платежные требования-поручения.  [c.363]

Рис. 16.3. Оправдательный документ (приходный кассовый ордер)

Денежные средства поступают в кассу с расчетного счета, от покупателей и других источников и оформляются приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Приходный кассовый ордер и квитанция к нему выписываются бухгалтерией и подписываются главным бухгалтером или другим лицом бухгалтерии, назначенным для этих целей письменным распоряжением руководителя. Приходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале приходных и расходных денежных документов (ф. № КО-3 или КО-За) и передается непосредственно в кассу. Кассир проверяет правильность заполнения приходного кассового ордера, подлинность подписи бухгалтера, которому поручена эта работа, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему кассовый ордер оставляет у себя для отчета, а квитанцию выдает лицу, внесшему деньги.  [c.344]

Кроме того, должна быть предоставлена выписка банка, подтверждающая фактическое поступление выручки на счет налогоплательщика в российском банке, зарегистрированный в налоговых органах, от иностранного лица — покупателя указанного товара. Если же поступили наличные денежные средства, то налогоплательщик должен представить в налоговые органы выписку банка, подтверждающую внесение им полученных сумм на его счет в российском банке, зарегистрированный в налоговых органах а также приходные кассовые ордера, подтверждающие фактическое поступление выручки от иностранного лица.

 [c.184]

Приходный кассовый ордер.  [c.499]

Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются кассовая книга отчеты кассира приходные кассовые ордера расходные кассовые ордера журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров журнал (книга) регистрации выданных доверенностей журнал (книга) регистрации депонентов журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей оправдательные документы к кассовым документам авансовые отчеты.  [c.501]

Ведется ли на предприятиях Нет журнал регистрации приходных кассовых ордеров  [c.505]

Касса 2.2.3 — проверки соответствия приходных кассовых ордеров записям в журнале регистрации приходных кассовых ордеров  [c.515]

Выдачу денег из кассы, не подтвержденную распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющим его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимают. Эту сумму считают недостачей и взыскивают с кассира. Принятые наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считают излишком кассы и зачисляют в доход предприятия.  [c.448]

Приходный кассовый ордер используют прежде всего для приема Наличных денег у населения, а также для внутренних операций самого банка.  [c.450]

Форма № 1-КО Приходный кассовый ордер  [c.329]

Приходные кассовые ордера  [c.348]

Самостоятельное выделение суммы НДС, в случаях отсутствия указания суммы налога отдельной строкой в первичных учетных документах (счетах, счетах-фактурах, накладных, приходно-кассовых ордерах, документах выполненных работ)  [c.393]

Отсутствуют оправдательные документы к товарным отчетам по приходной части — требования производства — накладные склада по расходной части — накладные на выбытие — заборные листов — приходные кассовые ордера — акты о продаже и отпуске изделий кухни.  [c.436]

Самостоятельное выделение суммы НДС. в случаях отсутствия указания суммы налога отдельной строкой в первичных учетных документах (счетах, счетах-фактурах, накладных, приходно-кассовых ордерах, документах выполненных работ) При оплате горюче-смазочных материалов наличными средствами выделяется сумма НДС по ставке отличной от установленной законодательством (13,79% от стоимости этих материалов)  [c. 463]

Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер Постановление Госкомстата от 28.12.89Х°241,  [c.515]

Цель исследования — распределить (модели) документы по заранее сформулированным функциональным задачам. Анализируя строки матрицы, можно сделать вывод, что первая группа (варианты 2, 3) требует создания специального информационного обеспечения вторая группа (варианты 5. 6) предполагает перестройку кодирования документов, что создает условия, при которых один документ приводит к решению одной (вариант 5) или нескольких задач (вариант 6). Например, приходный кассовый ордер — единый документ, но он влияет на решение нескольких функциональных задач третья группа (варианты 8 и 9) создает условия для моделирования документов, что позволит последующую группировку и анализ информации выполнять не по кодам функциональных задач, а по кодам документов. При этом код документа может покрывать одну или несколько функциональных задач.  [c.192]

Документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться договоры с юридическими и физическими лицами на строительство вышеуказанных объектов, счета на приобретение строительных материалов, акты закупки строительных материалов у граждан с указанием в них полных сведений о гражданине, у которого приобретены эти материалы (фамилия, имя, отчество, адрес, место жительства, паспортные данные), кредитные договоры, квитанции к приходному кассовому ордеру на погашение кредитов и процентов по ним.  [c.363]

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчетным лицом бухгалтеру. На стр. 113—114 приведена форма приходного кассового ордера, являющегося оправдательным документом по оприходованию денежных средств.  [c.109]

Приходный кассовый ордер Первичные  [c.110]

Основным первичным документом, используемым в качестве источника данных для анализа, являются товарно-денежный отчет и прилагаемые к нему документы, подтверждающие сдачу выручки и расходы, произведенные из выручки (квитанции учреждений банков, почтового отделения, приходно-кассовые ордера и т.д.), продажу товаров в кредит, а также стоимость стеклопосуды в обмен на товар.  [c.170]

Журнал регист- Касса 2.2.3 рации приходных кассовых ордеров  [c.506]

Учет кассовых операций и работа с кассовыми ордерами

Проведение инкассации

Оприходывание розничной выручки

Запуск процесса инкассации происходит с помощью кнопки Инкассировать на вкладке Сервис в меню Ввод платежа.

При нажатии кнопки Инкассировать откроется окно Приходный кассовый ордер. В окне Приходный кассовый ордер можно изменить изымаемую из ККМ сумму наличных денежных средств. По умолчанию она равна всей сумме наличных денежных средств в кассе. При необходимости можно забрать только часть денег. Для этого надо нажать на кнопку Редактировать.

Для выплаты денежных средств из кассы нажмите кнопку Выплата из ККМ. ККМ распечатает чек выплаты.

Когда выплата из ККМ будет произведена станет доступной кнопка Оприходовать.

Далее появится диалог подтверждения оприходования.

При положительном ответе на диалог произойдет операция оприходования. После завершения операции в правом нижнем углу экрана появится предупреждение о завершении операции.

Кассовый ордер перейдет в состояние Закрытый.

Создание ордера для инкассации с помощью услуг инкассаторской службы банков

Перейдите в меню Платежи раздел Кассовые ордера.

В разделе Кассовые ордера нажмите кнопку Добавить .

Далее откроется окно создания кассового ордера. Кликните в поле Вид операции. Выберите пункт Инкассация.

Заполните поле Подразделение в которое были оприходованы денежные средства из кассы.

Заполните поле Номер сумки. Остальные поля заполняются автоматически.

После заполнения всех полей, нажмите кнопку Внести. Затем закройте окно кассовго ордера.

Откройте сохраненный ордер, для того чтобы напечатать сопроводительные документы к сумке. Нажмите кнопку расположенную справа от кнопки Редактировать.

Откроется окно заполнения накладной к сумке. Общая сумма вычисляется автоматически. Для того, чтобы отредактировать опись передаваемых купюр нажмите кнопку Редактировать , далее кликните в поле ввода Количество, напротив нужного номинала и введите количество купюр, затем нажмите кнопку Сохранить . В правой половине окна осуществляется формирование полного комплекта документов на инкассацию

После осуществления подготовки документов, нажмите кнопку Сохранить.

Далее необходимо нажать кнопку Инкассировать. После этого денежные средства будут списаны из подразделения.

Электронная инкассация

Электронная инкассация — это альтернативный способ зачисления выручки на банковский счет организации без участия инкассаторов. Сдача наличных денежных средств производится через автоматические устройства самообслуживания. Такой способ инкассации не требует заполнения сопроводительных документов и ожидания инкассаторов. Электронная инкассация может производится в любое удобное для организации время и неограниченное количество раз в течение дня. Инкассированные денежные средства зачисляются на банковский счет организации в режиме online. По окончании операции устройство автоматической инкассации предоставляет распечатку о проведении операции. Перейдите в меню Платежи раздел Кассовые ордера.

В разделе Кассовые ордера нажмите кнопку Добавить .

Далее откроется окно создания кассового ордера. Кликните в поле Вид операции. Выберите пункт Электронная инкассация.

Заполните поля Подразделение, Квитанция и Сумма.

Нажмите кнопку Внести.

После внесения нажимаем Инкассировать.

Внесение наличности в кассу

Для внесения размена в кассу нужно создать ордер Разменная монета (выдача).

Заполняем следующие поля:

• Сумма — указывается сумма наличности, которая вносится в кассу
• Подразделение — указывается подразделение для внесения
• Рабочее место — рабочее место кассира
• Выдать — сотрудник, получающий наличность

После заполнения полей нажимаем кнопку Внести.

Далее вносим деньги в ККМ, для этого нужно нажать кнопку Внесение в ККМ.

После этого ордер перейдет в состояние Закрытый, денежные средства будут внесены в ККМ.

Поиск и фильтрация поиска кассовых ордеров

При переходе в меню Платежи раздел Кассовые ордера по умолчанию отображаются кассовые оредера за текущий день. Чтобы отобрать ордера по дате и другим параметром нужно нажать кнопку Фильтр . Справа откроется меню фильтрации.

Доступны следующие способы фильтрации и поиска ордеров:

• Поиск по дате — указывается диапазон дат, в котором производить поиск.
• Рабочему месту — все документы, относящиеся к рабочему месту.
• Подразделению — все документы, относящиеся к подразделению.
• Вид ордера — фильтрация по типам ордеров доступны варианты: Все документы, Приход, Расход.
• Ответственный — фильтрация по ответственному сотруднику.
• Состояние — доступны варианты поиска закрытых или открытых ордеров.

Для того чтобы совершить отбор, нужно заполнить один или несколько критериев отбора и нажать на кнопку Отобрать . Для того, чтобы сбросить отбор — нужно нажать кнопку Фильтр . В меню фильтрации нажать кнопку Сбросить .

Состояния кассовых ордеров

Кассовые ордера в таблице отображаются окрашенными в три цвета, которые соответствуют состоянию ордеров.

• синий — приходные кассовые ордера, которые еще не оприходованы в головном подразделении;
• зеленый — закрытые приходные и расходные кассовые ордера;
• черный — расходные кассовые ордера, которые подготовлены, но еще не проведены в программе.

При наведении курсора мыши на значок подсказки отображается расшифровка цветовой схемы ордеров.

После совершения операций оприходывания, внесения в ККМ, инкассации ордера переходят в состояние Закрытый.

Кассовая книга

Кассовая книга (форма № КО-4) – это документ, предназначенный для ежедневного учета всех кассовых операций предприятия (организации). Форма кассовой книги унифицирована, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 с кодом по ОКУД 0310004. Кассовая книга ведется в рукописном или электронном виде в одном экземпляре. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Для формирования Кассовой книги перейдите в меню Платежи раздел Кассовые ордера. Нажмите на кнопку Печать вверху в правой части окна.

В открывшемся меню выберите пункт Кассовая книга.

В открывшемся диалоге заполните подразделение и даты формирования кассовой книги. После указания подразделения, по которому строится кассовая книга есть возможность сохранить нумерацию с указанного листа по умолчанию указан номер последнего сохраненного листа, либо если нумерация была сохранена — продолжить нумерацию с последнего сохраненного листа. Если вы не хотите выводить в кассовой книге основания ордеров, кликните на переключатель Выводить основания ордеров. По умолчанию кассовая книга строится с основаниями ордеров. После заполнения формы создания кассовой книги нажмите кнопку Построить.

После нажатия на кнопку Построить запустится процесс формирования книги. В правом нижнем углу окна появится предупреждение . После окончания формирования появится предупреждение . Кликните на Реестр состояний . В открывшемся меню кликните на пункт Печать отчета по кассовым ордерам. Откроется окно с построенной Кассовой книгой.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Для контроля кассовых операций приходные и расходные документы перед передачей их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) и передаются кассиру для исполнения (ч. 1 ст. 19 Закона от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). С помощью журнала по форме № КО-3 осуществляется регистрация документов первичного бухгалтерского учета, являющихся подтверждением движения наличных денежных средств в кассе организации. Каждому новому приходно-расходному документу в журнале присваивается порядковый номер, после чего передается кассиру для последующего осуществления операций по нему.

Для формирования Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов перейдите в меню Платежи раздел Кассовые ордера. Нажмите на кнопку Печать вверху в правой части окна.

В открывшемся меню выберите пункт Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В открывшемся диалоге выберите подразделение, по которому бужет формироваться журнал, также можно выбрать год, за который будет формироваться журнал, по умолчанию установлен текущий год. После заполнения формы создания журнала нажмите кнопку Построить.

После нажатия на кнопку Построить запустится процесс формирования журнала. В правом нижнем углу окна появится предупреждение . После окончания формирования появится предупреждение . Кликните на Реестр состояний . В открывшемся меню кликните на пункт Печать отчета по кассовым ордерам. Откроется окно с построенным Журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Что такое (O2C) обработка заказа на наличные?

Управление рисками имеет решающее значение для успеха бизнеса. Чем быстрее растет компания, тем выше риск в жизненно важных областях, таких как управление кредитами, привлечение клиентов, денежные потоки и удовлетворенность клиентов. Это также означает, что вам нужна твердая ручка в процессе обработки заказа на наличные.

Что такое Заказ на наличную обработку ?

Обработка заказов на наличные (также называемая O2C или OTC) относится ко всей системе заказов компании. Он начинается в момент, когда покупатель размещает заказ, и заканчивается, когда счет-фактура оплачен и оплачен.

Это набор бизнес-процессов для управления всем, что связано со временем для какой-либо функции маркетинга, продаж или брендинга. O2C определит ваш успех как компании и ваши отношения с клиентами.

Многие считают, что время цикла заказа в наличные считается завершенным, когда клиент оплачивает счет, но после этого происходит несколько важных шагов. Данные о деятельности должны регистрироваться на протяжении всего цикла O2C и анализироваться для выявления возможностей для оптимизации и улучшения.

Почему Приказ об обработке денежных средств важен?

Существует множество причин, по которым компании необходимо оптимизировать систему обработки заказов. Деятельность O2C влияет на организацию по всем направлениям, включая все, от управления цепочками поставок до труда и запасов. Узкие места с заказами клиентов могут вызвать головную боль в совершенно разных бизнес-подразделениях.

Дебиторская задолженность

Плохой порядок обработки денежных средств означает, что счета обычно не собираются вовремя. Дебиторская задолженность и система выставления счетов во время O2C определяют приток денежных средств компании.

Любые задержки со сбором средств усложнят работу с кредиторской задолженностью, расчетом заработной платы, любыми возможными приобретениями, главной бухгалтерской книгой и другими проблемами, связанными с ликвидностью.

Надежность

Управление последовательным и надежным процессом O2C демонстрирует, что компания знает, как вести бизнес. Вы должны преуспеть во всех функциях, включая продажи, маркетинг, производство, выполнение, техническое управление, бухгалтерский учет и доставку (и это лишь некоторые из них).

Эффективность

Запуск эффективного процесса обработки заказов на наличные означает, что компания может намного быстрее преобразовывать сырье в товарный продукт (который должен быть получен и выставлен счет покупателю).

Оптимизация рабочих процессов процесса O2C означает, что на различных этапах инвентаризации будет задействовано меньше денежных средств. Впоследствии это обеспечивает дополнительные ресурсы, необходимые для дальнейшего инвестирования в рост и победы над конкурентами. Это также может помочь сохранить низкие цены.

Преобрази путь
ваша финансовая команда работает.

Обеспечьте масштабирование и эффективность своего бизнеса с помощью полностью автоматизированного сквозного расчета кредиторской задолженности.

Читать Подробнее

Основные шаги в Заказ на денежный процесс

Процесс заказа на денежные средства выполняется в восьми отдельных шагах:

• Управление заказа
• Кредитное управление
• Fulfillment
• Fulfillment
• Выставление счетов
• Дебиторская задолженность (AR)
• Сбор платежей
• Управление данными и отчетность

Управление заказами

Управление заказами — это первый шаг в процессе перевода заказа в наличные, который начинается после того, как клиент размещает заказ. Как только покупка подтверждена, компания несет ответственность за все, что связано с управлением заказами, включая (но не ограничиваясь):

• Платформы электронной торговли
• Электронная почта в отдел продаж
• Личное уведомление торгового представителя
• Эффективный ввод заказов

Когда вы вводите автоматизацию в процесс O2C, мгновенные уведомления запускают ряд действий в других отделах, которые будут держать каждую команду в курсе каждого заказа.

Недавнее исследование, проведенное IBM, показало, что организации, внедрившие лучшие в своем классе методы O2C, на 81% эффективнее управляют заказами, чем те, которые этого не сделали.

На этом первом этапе все новые заказы должны быть организованы должным образом и уведомлены все соответствующие стороны для обеспечения своевременного и точного выполнения.

Управление кредитом

Комплексная проверка на переднем крае вашего процесса O2C может сэкономить время и свести к минимуму проблемы, когда придет время собирать платеж. В заказах, где применяется кредит, новых клиентов всегда следует отправлять через процесс утверждения.

Финансовое программное обеспечение с надежной системой управления заказами будет иметь механизмы для автоматизации утверждения кредита. В случаях, требующих более тщательной проверки, сотрудники могут быть уведомлены об этом. Во всех остальных случаях заказ будет передан в цифровом виде на этап исполнения.

Кроме того, со всеми постоянными клиентами, которым было отказано в одобрении в первый раз, следует обращаться так же, как с новыми клиентами, и снова пройти процесс утверждения. Все может измениться, и кредит может идти вверх и вниз в зависимости от обстоятельств.

Автоматизация процесса кредитного управления упрощает работу с дебиторской задолженностью. Это также гарантирует, что бизнес выдает кредит только достойным клиентам. Все это означает гораздо меньше работы, когда приходит время собирать.

Выполнение заказов

Важной частью процесса выполнения является автоматизированное управление запасами. Чтобы избежать принятия заказов, которые не могут быть выполнены, количество запасов необходимо обновлять на стороне продаж в режиме реального времени.

Если заказ, отсутствующий на складе, проскакивает, его можно немедленно пометить. Это позволяет держать линии связи широко открытыми и помогает избежать любых проблем с выставлением счетов или недовольных клиентов.

Весь заказ, отправляемый на выполнение, должен быть в стандартизированном цифровом формате и содержать всю информацию, необходимую персоналу для четкого расшифровки деталей. Бумажные заказы и заказы из устаревших систем могут вызвать проблемы, такие как узкие места и дорогостоящие разъяснения.

Доставка заказа

Успех доставки заказа зависит от логистики. Вот почему транспортная часть системы O2C должна регулярно проверяться. Это необходимо для обеспечения высоких стандартов производительности и оптимизации рабочего процесса.

Все данные из функций управления заказами и выполнением должны быть немедленно обновлены в системе ERP. Это позволяет команде лучше планировать отгрузки в соответствии с графиком выдачи перевозчиком и своевременно доставлять заказы клиентам.

Выставление счетов клиентам

Задержки и неточности в выставлении счетов могут привести к серьезному снежному кому и проблемам с наличностью, которые могут нарушить работу всей организации. Когда точные счета отправляются в установленные сроки, финансовые специалисты могут более эффективно прогнозировать денежные потоки и лучше планировать расходы.

Недавнее исследование, проведенное Aberdeen Group, показало, что компаниям со звездной производительностью O2C требуется ручной ввод только для 16,2% счетов. Это по сравнению с почти 80% для тех, кто набрал в нижней части.

Счета должны содержать правильную информацию, чтобы их можно было отправить без промедления. Сюда входят такие данные, как:

• Особенности заказа
• Затраты
• Условия кредита и оплаты
• Дата заказа и отгрузки
• Данные клиента
• Данные

весь рабочий процесс.

Дебиторская задолженность

До наступления просроченной задолженности автоматизированная система учета будет помечать неоплаченные счета в заранее установленное время. Затем представитель AR может просмотреть эти уведомления, чтобы определить, есть ли какие-либо очевидные ошибки.

Одним из примеров использования автоматизации для обеспечения бесперебойной работы процесса O2C является отправка напоминаний об оплате через две недели. Система автоматически определит, какие счета просрочены, а затем активирует напоминание и проверку счетов, чтобы ускорить процесс.

Если обнаружена ошибка в счете, представитель AR должен иметь возможность быстро просмотреть информацию в системе, выяснить, где произошел сбой, и как можно скорее отправить исправленный счет.

Инкассация платежей

Первая защита от любых задержек — убедиться, что представители AR документируют все платежи клиентов в течение определенного периода времени. Компания сталкивается с множеством проблем, когда платежи, доставленные клиентами, не обновляются, а счет по-прежнему помечен как «неоплаченный».

Сбор по уже оплаченному счету может вызвать трения с клиентами. Это делает бизнес неорганизованным и может привести к неточным оценкам денежных средств. Это может привести к тому, что финансовые отделы будут делать неверные прогнозы относительно дефицита денежных средств.

Когда счет просрочен, и это оправдано, учетная запись должна быть помечена, а кредит отложен. Если клиент попытается разместить другой заказ, автоматизированная система предупредит его о том, что сначала необходимо отправить платеж.

Все просроченные счета должны регулярно проверяться на пробный баланс. Это поможет обновлять прогноз безнадежных долгов и поможет определить следующий шаг (например, отправить его в коллекторское агентство).

Отчетность и Управление данными

Интегрированные программы бухгалтерского учета могут отслеживать данные о производительности на каждом этапе от заказа до оплаты. Мониторинг и анализ этих данных может помочь бизнесу увидеть более широкую картину и определить, что необходимо настроить для оптимизации их системы O2C.

Стабильность процесса O2C влияет на каждый рабочий процесс в организации. Сюда входят такие вещи, как:

• Отношения с клиентами и поставщиками
• Продолжительность цикла продаж
• Адаптация и обучение
• Функции обслуживания клиентов
• Прогнозирование и движение денежных средств

Менеджмент также может использовать показатели O2C, чтобы определить, не повлияет ли замедление в одной области на другую. Поскольку процесс обработки заказа на наличные в значительной степени зависит друг от друга, даже небольшая неэффективность в одной функции может привести к дорогостоящим проблемам в другом месте.

Оптимизация заказа до Кассовый цикл

Оптимизация процесса O2C устранит неэффективность и может привести к увеличению оборотного капитала, уменьшению количества узких мест и более высокому уровню удовлетворенности клиентов. Это также может сократить время выполнения.

Лучший способ оптимизировать эту систему — найти правильное бухгалтерское программное обеспечение, которое автоматизирует процессы. Эта платформа должна предоставлять всем сторонам доступ в режиме реального времени к одним и тем же данным, чтобы все были на одной странице. Оцифровка выставления счетов и управления данными также помогает повысить эффективность процесса.

Для получения идеального результата от обработки вашего заказа до получения наличных требуется сочетание управления процессами, технологий и взаимозависимого сотрудничества.

Проблемы процесса O2C

Хотя этот процесс может показаться простым, он включает в себя множество движущихся частей. Невыполнение одного шага может привести к сбою в цикле. Набор задействованных бизнес-процессов требует большого внимания и совместной работы всех отделов. На что следует обратить внимание: 

• Неточные заказы на продажу
• Отнимающие много времени счета-фактуры вручную
• Недовольные клиенты 
• Задержки в сборе
• Безопасность данных

Неточные заказы означают, что в какой-то момент процесса заказ должен быть выполнен повторно. Это будет стоить вам драгоценного времени. Ручное выставление счетов также требует времени и может привести к ошибкам. Если все это приведет к потере времени, произойдет задержка инкассации. Задержка может усложнить другие бизнес-процессы, такие как кредиторская задолженность, расчет заработной платы и приобретение.

Ваша компания также должна следить за удовлетворенностью клиентов. Любые сбои в процессе O2C могут ухудшить качество обслуживания клиентов. Чтобы следить за этим, используйте программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы управлять отношениями вашей компании со своими клиентами. Точно так же утечка данных может привести к недовольству клиентов, поэтому серьезно относитесь к кибербезопасности розничной торговли.

OTC-процесс Рекомендации по внедрению

Среды коллекций, демонстрирующие лучшие практики, имеют некоторые общие характеристики. Команды могут разделять дебиторскую задолженность на основе риска. Сложные алгоритмы могут учитывать такие данные, как:

• Историческая эффективность
• Модели платежного поведения
• Ухудшение производительности
• Данные кредитного бюро
• Торговые данные (смешанные и взвешенные)

Это помогает эффективно оптимизировать сбор платежей, разрешение споров и эффективность кредитных ресурсов на основе приоритетов звонков и активности. Чем больше этот процесс автоматизирован, тем проще его планировать. Автоматизация процесса O2C помогает свести к минимуму время, необходимое для определения важных целей и подготовки к рабочему дню.

Может быть сложно усовершенствовать обработку заказа для получения наличных, поэтому вот несколько советов:

Установление стандартов

Установление набора стандартов обеспечивает последовательность и руководство для персонала. Чем чаще вы делаете что-то одно и то же, тем лучше команды реализуют процесс. Это также помогает лучше идентифицировать какие-либо шестерни в ваших колесах или неисправные части системы.

Использование технологии

Использование новейших технологий имеет решающее значение для полноценного процесса обработки заказов на оплату. Это не только уменьшает количество ошибок, но и помогает интегрировать все бизнес-процессы в центральный узел. Это гарантирует, что все команды находятся в постоянной связи и обновляют данные в режиме реального времени.

Использование технологии O2C также экономит кучу денег. Недавнее исследование, проведенное IBM, показало, что компании, использующие искусственный интеллект и другие новые технологии, экономят в среднем 22% на каждом счете во время обработки.

Внедрение этих технологий также сэкономит вам деньги. IBM обнаружила, что компании, которые использовали искусственный интеллект и другие новые технологии, экономили 22% на каждом счете.

Оптимизация данных

Команды должны уметь разделять чистую и грязную дебиторскую задолженность, чтобы определить, над чем нужно работать. «Чистая дебиторская задолженность» — это та, по которой нет споров, проблем, вычетов или недоплаты. Это должно быть сделано сегодня, и нет причин, по которым платеж не должен был быть получен.

Регулярный мониторинг и анализ

Как и любой современный процесс, бизнес должен выделить время для сбора показателей и анализа производительности своей программы O2C. Технологии развиваются экспоненциально и очень итерационны. То, что работает сегодня, не обязательно станет лучшим решением завтра. Также всегда есть шанс на улучшение.

Важно создать пространство для команд, чтобы они могли предлагать способы улучшения процесса обработки заказов на наличные. Программное обеспечение для управления проектами также может помочь бизнесу контролировать работу системы O2C на уровне проекта.

Идея состоит в том, чтобы использовать отчеты и аналитику для оптимизации подпроцессов O2C и критических шагов, чтобы оказать наибольшее влияние на денежный поток. Это относится не только к ресурсной активности/производительности, но и к электронным призывам к действию (призывы к действию) и автоматизированному общению.

Создание порталов самообслуживания

Еще один способ оптимизировать цикл O2C — создать возможности для клиентов и поставщиков обслуживать себя. Это освобождает кредиторскую и дебиторскую задолженность от ответов на простые запросы или отправки копий счетов.

Клиентский портал предоставляет поддержку 7/24/365 и в некоторых случаях может представлять до 60% запросов на входящие звонки и охват. Клиенты также могут создавать персонализированные отчеты, инициировать спор, узнавать, когда должен быть произведен платеж, производить платеж напрямую и запрашивать контакт со всеми в централизованном месте.

Познакомить клиентов с самообслуживанием очень просто. Просто вставьте ссылку в свою следующую маркетинговую кампанию по электронной почте, а остальное уже история!

Подведение итогов

Для большинства компаний дебиторская задолженность является одним из крупнейших активов в балансе. Как вы можете эффективно конвертировать этот актив в наличные, сводя к минимуму безнадежные долги? Ответ заключается в том, чтобы сосредоточиться на процессе обработки заказа на наличные.

Успешная оптимизация и управление процессом «от заказа до наличных» помогает компании постоянно приносить пользу своим клиентам и получать платежи вовремя.

Внедрение новейших технологий обеспечивает оптимизацию процесса на цифровом уровне. Это высвобождает ресурсы, поэтому команды могут сосредоточиться на самых важных задачах: повышении качества обслуживания клиентов и использовании роста бизнеса.

Справочник по работе с наличностью | Финансы и администрация

Введение

Целью данного руководства является установление и документирование движения денежных средств и денежных поступлений, а также предоставление рекомендаций по надлежащему управлению денежными средствами для тех сотрудников, которые отвечают за получение, обработку и сохранность денежных средств и их эквивалентов. .

Хранитель каждого денежного фонда несет ответственность за сохранность денежного фонда. Работники должны понимать свою ответственность за все денежные средства, которые являются собственностью государства.

Эти правила и рекомендации предназначены для защиты не только государственных денег, но и тех сотрудников, которым поручено обращение с наличностью.

Определение: «Денежные средства» — деньги в любой форме, включая валюту (монеты и банкноты), чеки, банковские переводы, платежи по кредитным картам, ACH (прямой депозит), другие электронные денежные переводы и т. д. Также называются наличными или кассовыми квитанциями. .

Содержание

• Общие правила работы с наличностью
• Депозиты Общая политика
• Общая информация
• Прием денег и платежей
• Внесение депозитов
• Учет прихода денежных средств
• Возвращенные товары
• Определения
• Дополнительные источники информации

Общая политика по работе с наличностью

Цель: Дать указания отделам кампуса по сбору, хранению и отчетности по денежным средствам, а также наметить конкретные процедуры обработки наличности для использования отделом.

Затронутые лица/территории: Все отделения кампуса, получающие выплаты наличными и их эквивалентами.

Политика:

• Все входящие денежные средства должны быть подтверждены квитанцией, когда они приняты или получены по почте, и отправлены в кассу OSU для обработки в течение одного рабочего дня, используя форму записи кассовых чеков OSU, чтобы указать, где должны быть средства. депонированный.
• Деньги никогда не должны оставаться без присмотра. Это касается кассовых аппаратов, столешниц и денежных ящиков. Если сотрудник покидает свое рабочее место по какой-либо причине, независимо от того, насколько ненадолго, наличные деньги должны быть надежно защищены в запертом месте.
• Не допускается присутствие посторонних лиц в зонах, где обрабатываются наличные деньги.
• Двери должны быть всегда заперты в местах, где работают с наличными.
• Крупные суммы наличных следует пересчитывать и хранить вдали от посторонних глаз.
• Физические лица должны всегда сводить оборотные денежные средства к минимуму. Лишние средства должны находиться в заблокированном устройстве или депонированы в кассе.
• Полученные денежные средства не должны использоваться для внесения сдачи, мелких денежных сумм и т. д. Расходы или возмещение не могут быть произведены из денежных поступлений.
• Для ночного хранения и в другие периоды, когда наличные деньги не используются, их следует хранить в устройстве для хранения, либо в сейфе, либо в запираемом контейнере.
• Ни при каких обстоятельствах физическое лицо не должно хранить денежные средства Университета вместе со своими личными средствами, вносить средства Университета на личный банковский счет или брать деньги Университета на хранение домой.

Ответственность отделов кампуса:

• Обеспечить надлежащее управление государственными средствами.
• Защитите сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам.
• Обеспечить сохранность и своевременное и точное зачисление денежных средств.

Ссылки:

• Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон См. Внутренний контроль и касса
• Руководство по эксплуатации стандарта финансового учета, раздел 100, касающийся депонирования и регистрации
• Пересмотренный Устав штата Орегон (ORS)
• Руководство по управлению наличностью казначейства штата Орегон

Депозиты Общая политика

Цель: Дать указания отделам университетского городка по пересылке денежных средств в кассу для записи в Banner и наметить конкретные процедуры для использования отделом.

Затрагиваемые лица/районы: Все отделения университетского городка, принимающие денежные депозиты и платежи.

Политика:

• Департаменты должны вносить денежные средства в течение одного рабочего дня после сбора или получения таких денежных средств.
• Своевременный депонирование полученных денежных средств обеспечивает улучшенный контроль средств, что снижает риск потери из-за ошибок, небрежности или кражи.
• Денежные средства, хранящиеся на ночь, должны быть защищены каким-либо запирающим устройством, например, сейфом или запирающимся картотечным шкафом.
• Все чеки должны быть должным образом подписаны при получении.
• Расходы или возмещение не могут быть произведены из денежных поступлений.
• Департаменты, депонирующие подарки, должны следовать изложенным процедурам бухгалтерского учета и не смешивать денежные средства с общими или самостоятельными деньгами.

Обязанности: Департаменты, получающие денежные средства, обязаны:

• Внесение депозита на следующий рабочий день.
• Предоставляйте соответствующую и точную информацию при представлении вкладов.
• Гарантийные депозиты.

Ссылки:

• Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон
• Пересмотренный Устав штата Орегон (ORS)

Общая информация

• Согласно политике Университета штата Орегон, отделы, работающие с наличностью, должны соблюдать стандарты, установленные в Руководстве по бухгалтерскому учету штата, Руководстве по эксплуатации стандарта финансового учета (FASOM) и Пересмотренных уставах штата Орегон (ORS).
• Денежные средства включают валюту, монеты, чеки, отчеты о расчетах по кредитным картам и банковские переводы. Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены, когда они приняты, и отправлены в кассу ОГУ для обработки с использованием формы записи приходных наличных денег ОГУ. Чтобы получить помощь в заполнении бланка кассового чека, обратитесь к разделу «Подготовка кассового чека» на веб-сайте кассира ОГУ.
• Денежные средства могут быть оплатой различных сборов, скидок или возмещений. Полный список видов доходов см. в разделах 100 и 200 FIS (Руководство по политике и процедурам в области фискальных операций) в FASOM.
• Отделы, проводящие семинары, конференции или выставляющие счета, которые не учитываются как часть дебиторской задолженности, должны уведомить кассу, чтобы входящие чеки и переводы можно было легко идентифицировать для внесения в соответствующий фонд/индекс/счет.

Прием денег и платежей

Платежи в валюте

Вся валюта, полученная от клиентов, заходящих без очереди, должна быть получена немедленно в виде последовательно пронумерованных кассовых чеков или через кассовый аппарат. Валюта должна пересчитываться в присутствии лица, предъявляющего ее к оплате. Копию квитанции следует отдать пришедшему покупателю. Никакая иностранная валюта никогда не принимается.

Платежи чеками

Чеки всех типов, полученные лично или по почте, должны быть немедленно индоссированы. Клиенты, приходящие без очереди, должны получить предварительно пронумерованный письменный или кассовый чек. Документы, прилагаемые к почтовым платежам, должны быть проштампованы датой сотрудника, открывающего почту. Все чеки, выставленные OSU, должны быть депонированы в OSU. Для чеков, выписанных OSU, но предназначенных в качестве подарков или пожертвований, см. «Деньги как подарок или пожертвование» ниже.

Каждый чек или денежный перевод должен быть проверен на полноту следующим образом:

• Убедитесь, что имя, адрес и номер телефона владельца счета указаны в чеке. Предпочтителен дневной номер телефона.
• Убедитесь, что в чеке указано название банка, а маршрутный номер, номер банковского счета клиента и номер чека закодированы в нижней части чека.
• Обратите внимание на дату. Не принимайте чек с датой публикации (чек с датой в будущем) и не соглашайтесь хранить чек для будущего депозита.
• Убедитесь, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме, написанной словами. Если отличается, сделайте специальную отметку в кассовом чеке, чтобы касса могла соответствующим образом обработать. Как правило, банки будут учитывать написанную сумму выше числовой суммы.

Условия приема чеков

Существует несколько различных категорий чеков. Все они должны рассматриваться как чеки.

• Кассовый чек: чек, купленный в банке на любую сумму; банк заполняет всю информацию на лицевой стороне чека, а банковский служащий подписывает его как чекодатель.
Сертифицированный чек
• : Личный чек, выписанный владельцем счета, а затем заверенный печатью и подписью банковского служащего на лицевой стороне чека.
• Денежный перевод: Предмет, приобретенный в банке, почтовом отделении или другом коммерческом учреждении на любую сумму до 1000 долларов США. Банк заполняет только информацию о сумме.
• Дорожный чек: специальный чек, выдаваемый банками или другими компаниями для использования путешественниками; эти чеки уже подписаны покупателем и должны быть подписаны и датированы в присутствии кассира.
• Личный чек: Письменное поручение, подлежащее оплате по требованию, выписанное вкладчиком в банке; персональный чек выписывается на текущий счет физического лица, в отличие от кассового чека, заверенного чека, денежного перевода или дорожного чека, все из которых выписываются против банковских средств.
• Стартовый чек: Неперсонализированный закодированный чек, который человек получает из банка при открытии расчетного счета. Они предназначены для использования лицом до получения закодированных чеков от банка. Однако их следует принимать только в том случае, если банк закодировал маршрутный номер и номер счета в нижней части чека.
• Иностранный чек: Чек, выписанный в иностранном банке. Даже если сумма чека написана с указанием «USD» после нее, она не может быть оплачена в валюте США, если только на лицевой стороне чека не указано, что она подлежит оплате через банк США. Если принимается иностранный чек, сделайте специальную отметку в кассовом чеке, чтобы касса могла правильно его обработать. (См. также Иностранная валюта и чеки)

Иностранная валюта и чеки

Принимается только валюта США (монеты и купюры). Чеки, выписанные в иностранных банках или выданные в иностранной валюте, требуют специальной обработки в кассе ОСУ и Государственном казначействе. Сбор по таким чекам может занять у Казначейства несколько дней или недель, чтобы получить средства. Первоначальным взносом в фонд отдела будет сумма, отраженная в чеке, даже если он указан в иностранной валюте. Казначейство обработает товар и согласует обменный курс. Любая курсовая разница будет отнесена на счет депозитного отдела в качестве уменьшения суммы депозита (дебетуется на счет доходов, указанный в оригинальном кассовом чеке).

Внесение депозитов

Сохранение денежных средств

Отделы, получающие любые денежные средства, несут ответственность за их сохранность и своевременный депозит. Департаменты должны сделать следующее:

• Немедленно индоссировать чеки с ограничительным индоссаментом.
• Внесите все деньги в кассу в течение одного рабочего дня.
• Депозиты следует вносить чаще, если в отделе отсутствует надежное хранилище для хранения средств.
• Все деньги, хранившиеся за ночь, должны находиться в безопасном месте.
• Если отдел обнаруживает отдельные случаи, когда он не может выполнить требование о депозите на следующий рабочий день из-за необычных обстоятельств, не зависящих от него, рекомендуется, чтобы отдел документировал причины возникновения и сохранял документацию в файлах отдела, как это может оказаться полезным для отдела в случае аудита.

Денежные средства с депозитами

Инструкции по отправке валюты и монет в кассу для депозита:

• Купюры должны быть «лицом» (все лицевой стороной и лицевой стороной вверх). Это позволяет проводить более точные подсчеты.
• Купюры должны быть отсортированы по номиналу и, если количества номинала достаточно, обрезаны или объединены в пачки следующих сумм:
  • Единицы = 25 или 25 долларов
  • Пятерки = 20 или 100 долларов
  • Десятки = 20 или 200 долларов
  • Двадцатки = 25 или 500 долларов
  • Пятидесятые = 20 или 1000 долларов
  • Сотни = 10 или 1000 долларов
• Монета может быть принята скрученной, если она находится в роликах типа «пушка», которые обеспечивают точный подсчет монет. Рулоны, пережатые вручную, подлежат пересчету в кассе. Пожалуйста, плотно упакуйте или заверните любые счета и документы, если они отправляются в том же пакете, что и монеты.
• Если вы отправляете несколько сумок в качестве одного депозита, в отчете о кассовых квитанциях сумки должны быть указаны отдельно, а сумма в долларах должна быть указана в каждой сумке. Если вы используете пакет с номером, обратите внимание на номер в кассовой квитанции. Это гарантирует, что все наличные деньги могут быть учтены при каждом депозите.

Депозит пакетов кредитных карт

Платежи по кредитным картам завершаются при передаче пакета расчетов. Все платежи по кредитным картам должны производиться и вноситься на депозит ежедневно. Отчет о взаиморасчетах должен сопровождать заполненную запись о поступлении денежных средств. Отчет о расчетах (имеет разные названия в зависимости от считывателя кредитных карт или машины, используемой для обработки) представляет собой сводку транзакций за определенную дату или диапазон дат, а также перечисляет общее количество транзакций и общую сумму в долларах. Большинство отчетов о взаиморасчетах содержат промежуточные итоги по типам используемых кредитных карт и по списаниям по сравнению с кредитами/возвратами.

Депозиты, сделанные непосредственно в отделении банка

Есть несколько отделений, которым разрешено вносить депозиты непосредственно в указанный банк. Эти отделы используют предварительно закодированные депозитные квитанции. Копия платежной квитанции (желтого или розового цвета или фактическая копия) отправляется в качестве резервной копии вместе с заполненной записью о приходных кассах в кассу для обработки и внесения в Banner.

Инструкции по заполнению банковского депозита:

• Дата бланка депозита.
• Обратите внимание на отдел или указатель на депозитной квитанции.
• Укажите монеты и валюту отдельно в соответствующем поле.
• Проверки списка и добавление машинной ленты.
• Сортировать всю наличность перед чеками по лицевой стороне и по номиналу.
• Одобрить все чеки.
• Включить дорожные чеки с чеками.

Учет в форме регистрации денежных поступлений

Денежные средства как доход

Денежные средства могут быть депонированы на:

• Операционный фонд с использованием индекса и кода счета
  • Код счета следует выбирать из ряда 0xxxxx
• Фонд главной бухгалтерской книги
  • Код счета Главной книги следует выбирать из серии Axxxx (Актив) или Bxxxx (Обязательство).
• См. стандартное руководство по управлению финансами.

Денежные средства в качестве подарков или пожертвований

Подарок определяется как пожертвование, отличное от пожертвования, без каких-либо юридических требований со стороны дарителя, т. е. даритель ничего не ожидает в обмен на подарок. Депозиты на подарочные счета отдела должны состоять из благотворительных пожертвований, сделанных отделу. Пожертвования, сделанные отделу, даже если для общего использования отделом, считаются ограниченными средствами. Эти деньги не должны смешиваться с общими фондами или фондами самоокупаемости. Эти средства расходуются в соответствии с уставом университета и не должны быть превышены.

Фонд OSU (OSUF) и Фонд сельскохозяйственных исследований (ARF)

• Чеки, выданные OSUF OSU, должны быть зарегистрированы в указанных фондах (FSxxxx, FExxxx, 438xxx, 8xxxxx или 9xxxxx).
• Только исследовательский учет вносит средства в FAxxxx.
• Депозиты от ARF в OSU должны регистрироваться в фондах FAxxxx.
• Чеки, выписанные на OSU, предназначенные для OSUF или ARF
• Депозиты в OSUF и ARF ограничены настоящими подарками или доходами от мероприятий по сбору средств, в которых жертвователь намеревается передать подарок в фонд(ы).
• Подарки, депонированные в фонды, должны выплачиваться фондам. Если чеки подлежат оплате OSU, они должны быть депонированы непосредственно в OSU. Если есть доказательства от донора о том, что намерение состояло в том, чтобы подарить деньги OSUF или ARF, пожалуйста, свяжитесь с этими фондами для получения инструкций.
• Дополнительную информацию см. в Руководстве по политике и процедурам учета грантов, контрактов, подарков
.

Денежные средства в качестве сокращения расходов

Денежные поступления, которые могут быть депонированы в качестве сокращения расходов, очень ограничены. Возврат продавцом может быть результатом переплаты, возврата предоплаты, возврата бракованного товара, кредита за досрочную оплату и т. д.

Депозиты, результатом которых являются кредиты на коды счетов, начинающиеся с 2xxxx по 4xxxx, должны:

• Зачисляться на код фонда и счета, с которого была снята первоначальная покупка.
• Показать номер счета-фактуры и/или номер чека исходного платежа или утверждения счета к оплате для возмещения, скидки или переплаты.
• Если возврат получен до того, как первоначальный платеж был зарегистрирован в Banner, код счета должен быть 08001 или 08008.
• Укажите в описании причину (возврат, переплата).
• Возврат средств за регистрацию на семинар/конференцию:
  • Должен записываться с использованием кода счета 2xxxxx.
  • Приложите копию оригинальной платежной документации, как указано выше.

Возвращенные товары

Чеки на нехватку средств (NSF) — это чеки, которые возвращаются из банка в отдел по работе с клиентами из-за отсутствия средств на индивидуальном счете для оплаты товара. Деловой отдел направит чек обратно в банк во второй раз, чтобы попытаться вернуть указанную сумму. Если чек возвращается в Управление по делам бизнеса во второй раз, чтобы зафиксировать отсутствие средств, доступных для депозита отдела, будет обработано СП для отмены платежа (дебетование счета доходов отдела). Затем предмет будет отправлен в отдел депонирования, чтобы они могли продолжить работу по своему усмотрению.

Определения

Советы

Уведомление

о банковских переводах, переводах ACH и банковских исправлениях.

Автоматизированная клиринговая палата (ACH)

ACH-перевод — это электронная позиция, которая обрабатывается через Автоматическую клиринговую палату, созданную в качестве клирингового и расчетного механизма для финансовых учреждений. Переводы ACH достигают пункта назначения в течение 2–4 рабочих дней, и их можно отозвать или вернуть по разным причинам.

Наличные

валюта; монеты и купюры. Также используется для всех денежных эквивалентов, таких как чеки. Часто используется во множественном числе: денежные поступления или деньги.

Кассовые квитанции (используются в данном руководстве)

деньги в любой форме: валюта (монеты и купюры), чеки, банковские переводы, платежи по кредитной карте, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы средств и т. д.

Электронный перевод средств (EFT)

общий термин для любого движения денежных средств небумажными средствами; может быть автоматизированной клиринговой палатой (ACH) или банковским переводом. Все входящие платежи EFT для системы Орегонского университета обрабатываются через Отдел управления денежными средствами Казначейства штата Орегон.

Одобрение/одобрение

акт написания или штемпелевания, обычно на оборотной стороне, но иногда и на лицевой стороне чека или другого оборотного документа, посредством которого денежные средства или имущество по нему переуступаются и передаются.

Деньги (используется в данном руководстве)

деньги в любой форме: валюта (монеты и купюры), чеки, банковские переводы, платежи по кредитной карте, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы средств и т. д.

Квитанция

сущ.: Письменное подтверждение получения денежной суммы или определенного предмета; документ, который обеспечивает аудиторский след денег. Бланк приходно-кассовой ведомости ОСУ.

глагол: Дать или написать квитанцию ​​об уплаченных деньгах или поставленных товарах или услугах; для учета передачи денежных средств.

Банковский перевод

средства отправлены через сеть Федерального резерва из одного финансового учреждения в другое. Их можно отозвать только с разрешения получателя. Банковские переводы обычно используются, когда необходимы большие суммы вместе с возможностью подтверждения получения, а также когда осуществляются международные платежи.

Дополнительные источники информации

• Мелкая кассовая политика
• Подготовка кассового чека
• Учетные коды OUS
• Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон

Что нужно знать о процессе «от заказа до оплаты»

 

Дэнни Вонг

Процесс «от заказа до оплаты» (O2C) является определяющей частью успеха компании, а также играет большую роль в управление отношениями организации с потребителем. В то время как многие компании сосредотачивают основную часть своих ресурсов на периоде до того, как клиент разместит заказ, оптимизация процесса O2C может принести замечательные преимущества, которые распространяются на весь бизнес.

Хорошей новостью является то, что различные функции, задействованные в O2C, можно значительно улучшить за счет использования интегрированного программного решения. Вы можете оптимизировать процесс O2C от начала до конца, чтобы обслуживать клиентов быстрее и эффективнее, свести к минимуму ошибки и задержки и обеспечить максимальное влияние данных о производительности на компанию.

Каков процесс от заказа до оплаты?

От заказа до оплаты — это вся система обработки заказов компании. Она начинается в тот момент, когда покупатель размещает заказ. Все, что было до этого времени, связано с какой-либо функцией брендинга, маркетинга или продаж. Однако важно отметить, что функции брендинга, маркетинга и продаж не прекращаются сразу после того, как клиент размещает заказ, — «но их основная деятельность, как правило, приходится на фазу взаимоотношений с клиентом, предшествующую началу цикла O2C.

Хотя некоторые могут подумать, что процесс O2C завершен, когда заказ получен и оплачен, после этих действий выполняются другие важные шаги. Данные о деятельности, записанные на протяжении всего цикла «от заказа до оплаты», должны быть проанализированы, чтобы помочь руководству определить возможности для улучшения или оптимизации.

На процесс O2C влияют все аспекты вашего бизнеса

Компании должны стремиться оптимизировать цикл от заказа до оплаты по разным причинам. Во-первых, деятельность O2C влияет на работу всей организации, включая управление цепочками поставок, управление запасами и персоналом. Узкие места в одной области могут стать причиной головной боли для полностью обособленных подразделений.

Во-вторых, функции выставления счетов и учета дебиторской задолженности, выполняемые во время O2C, определяют приток денежных средств компании. Задержки в сборе могут усложнить кредиторскую задолженность, начисление заработной платы, потенциальные приобретения и другие проблемы, связанные с ликвидностью.

Наконец, управление надежным и согласованным процессом O2C показывает, что ваша организация не является пони с одним приемом. Чтобы хорошо управлять процессом, вам нужно преуспеть во всех функциях бизнеса, включая продажи, производство, управление технологиями, выполнение заказов, отгрузку и бухгалтерский учет.

Технологии облегчают процесс на каждом уровне

Технологии играют решающую роль на каждом этапе процесса «от заказа до оплаты». В следующем разделе нет ни одного действия, которое нельзя было бы улучшить за счет использования инновационных технологий и взаимосвязанных систем.

Оптимальное управление процессом O2C требует, чтобы многие разные стороны имели доступ к точной информации в режиме реального времени в любой момент. Помимо взаимосвязанных данных, существуют такие инструменты, как автоматизация, цифровое выставление счетов и цифровое управление доставкой, которые следует использовать надлежащим образом. В конце концов, для получения идеальных результатов от вашего процесса O2C требуется сочетание технологий, управления процессами и межведомственного сотрудничества.

Ниже перечислены восемь основных этапов процесса «от заказа до оплаты».

1. Управление заказами

Первым этапом процесса O2C является управление заказами, и он начинается, как только клиент размещает заказ. Будь то через платформу электронной коммерции на вашем сайте, электронное письмо в отдел продаж или даже личное уведомление торгового представителя, вы несете ответственность за действия по управлению заказом, как только покупка будет подтверждена.

Ваша система управления заказами должна быть автоматизирована, а мгновенные уведомления должны запускать серию действий в других отделах, которые будут держать каждое подразделение в курсе заказа. Исследование, проведенное IBM, показало, что компании, внедрившие лучшие в своем классе практики O2C, на 81% эффективнее управляли заказами, чем те, кто этого не делал. Убедитесь, что новые заказы организованы должным образом, и немедленно уведомите соответствующие стороны, чтобы обеспечить точное и своевременное выполнение.

2. Кредитный менеджмент

Тщательное управление кредитами на внешнем интерфейсе O2C сводит к минимуму проблемы, которые могут возникнуть по мере того, как вы достигаете конца процесса. В тех случаях, когда применяется кредит, каждый новый клиент при размещении заказа должен автоматически проходить процедуру утверждения кредита. Автоматизированное программное обеспечение может позаботиться об утверждении или отказе, а финансовый персонал может быть уведомлен о случаях, требующих более тщательного рассмотрения.

Программное обеспечение для управления заказами должно направлять возвращающихся клиентов, у которых есть текущее одобрение кредита, непосредственно на этап выполнения. Между тем, к постоянным клиентам, которым было отказано в кредите по предыдущему заказу или которые подают заявку впервые, следует относиться так же, как к новым клиентам. Автоматизированное управление кредитами упрощает работу с дебиторской задолженностью, а стратегические рекомендации по кредитам также гарантируют, что вы выдаете кредит только достойным клиентам.

3.

Выполнение заказа

Программное обеспечение для автоматизированного управления запасами является важным компонентом процесса исполнения заказов. Количество запасов должно обновляться на стороне продаж в режиме реального времени, чтобы избежать принятия заказов, которые не могут быть выполнены. В случае, если заказ, которого нет в наличии, действительно выполняется, он должен быть немедленно помечен. Затем вам нужно предупредить клиента и отменить заказ, что может помочь избежать проблем с выставлением счетов.

Заказы, отправляемые на выполнение, должны быть в стандартном цифровом формате, чтобы любой сотрудник, начинающий работу над заказом, мог четко расшифровать все соответствующие детали. Бумажные заказы, а также устаревшие программы, которые не обмениваются данными о заказах, приводят к неточностям, дорогостоящим разъяснениям и узким местам.

4.

Доставка заказа

Успех доставки заказа зависит от логистики продукта, поэтому часть процесса доставки O2C необходимо регулярно проверять, чтобы убедиться, что она соответствует высоким стандартам производительности.

Данные из функций управления заказами и выполнением должны быть немедленно обновлены для группы доставки, чтобы они могли планировать отгрузки в соответствии с графиками выдачи перевозчиком и своевременно доставлять заказы клиентам.

5. Выставление счетов клиентам

Как и в случае со всем, что связано с управлением кредитами и дебиторской задолженностью, задержки и неточности в выставлении счетов могут привести к снежному кому и привести к проблемам с наличностью, которые разрушат всю организацию. Когда точные счета рассылаются по надежному графику, сотрудники финансового отдела могут эффективно прогнозировать приток денежных средств и соответствующим образом планировать расходы. Исследование, проведенное Aberdeen Group, показывает, что компаниям, которые преуспевают в производительности O2C, требуется ручной ввод только для 16,2% счетов, по сравнению с почти 80% для компаний, которые находятся на нижнем уровне.

Система выставления счетов должна получать правильную информацию от сотрудников, которые контролируют основные функции. Точки данных, такие как особенности заказа, затраты, условия кредита, дата заказа и дата доставки, должны быть введены в систему выставления счетов, чтобы счета можно было автоматизировать с правильной информацией и отправлять без задержки.

6. Дебиторская задолженность

Автоматизированные системы бухгалтерского учета должны помечать неоплаченные счета в заранее установленное время до того, как они станут просроченными, а представители по работе с дебиторской задолженностью должны просматривать эти счета, чтобы определить, нет ли каких-либо очевидных ошибок, которые могут привести к задержке платежа. Например, неоплаченные счета по заказам с нетто-условиями кредита 30 могут быть помечены через две недели, что приведет к автоматическому напоминанию об оплате и проверке счета.

При обнаружении ошибок специалисты по работе с дебиторской задолженностью должны иметь возможность быстро просмотреть данные из системы заказов, выяснить, где произошла несоответствие информации, и немедленно отправить исправленный счет.

7. Сбор платежей

Первая защита от задержек со сбором платежей — это документирование платежей, полученных представителями в течение определенного периода времени. Организации сталкиваются с проблемами, когда платежи, доставленные клиентами, не были обработаны в системе заказов, а счета по-прежнему отображаются как неоплаченные. Это может вызвать трения, когда клиентов просят внести платеж, который уже был переведен. Это также может привести к неточным оценкам денежной наличности, из-за чего финансовые отделы неправильно прогнозируют более высокий дефицит наличности.

Когда счет-фактура официально истекает в просроченный период, учетная запись клиента должна быть отмечена, а его кредит должен быть приостановлен. Когда они пытаются разместить другой заказ, автоматизированная система должна предупредить клиента о том, что необходимо отправить платеж, прежде чем он сможет совершить следующую покупку. Персонал отдела дебиторской задолженности должен немедленно начать связываться с клиентами с просроченными счетами и излагать процедуры взыскания и возможные штрафы в будущем. Руководители бухгалтерии и финансов также должны регулярно проверять все просроченные счета, чтобы иметь обновленный прогноз безнадежных долгов и определять следующие шаги.

8.

Отчетность и управление данными

Взаимосвязанные программы могут отслеживать данные о производительности на каждом этапе процесса «от заказа до оплаты». Отслеживая и анализируя эти данные, руководители компаний могут увидеть, как общий ход их процесса O2C влияет на все остальное в организации. Это включает в себя отношения с клиентами, продолжительность цикла продаж, функции адаптации и обслуживания клиентов и так далее.

Руководство также может использовать эти точки данных, чтобы определить, не повлияют ли замедления в одной области на другие процессы O2C. Поскольку путь O2C очень взаимозависим, даже небольшая неэффективность в одной функции может снежным комом привести к дорогостоящим проблемам в другом месте.

Успешное управление и оптимизация цикла «от заказа до оплаты» помогает компаниям эффективно приносить пользу своим клиентам и получать своевременную оплату за свои услуги.