Цель официально делового стиля: Официально-деловой стиль — особенности и языковые средства

14.02.1983 alexxlab

Содержание

Официально-деловой стиль — особенности и языковые средства

Официально-деловой стиль обслуживает правовую и административную и производственную деятельность человека. Цель стиля — регулирование правовых отношений между участниками коммуникации.

Официально-деловой стиль — жанры, форма речи, сфера применения, стилевые черты

В официально-деловой стиле преимущественно используют письменную форму речи, что и понятно: правовые отношения должны быть закреплены, чтобы в случае нарушений или недоразумений можно было установить, каковы правовые отношения коммуникантов. В основном в официально-деловом стиле употребляется монолог как вид речи.

Официально-деловой стиль представляет собой общественную коммуникацию.

Жанрами официально-делового стиля являются: конституция, закон, устав, договор, нота, справка, автобиография, деловая беседа, деловой разговор и др.

Автор текста – юрист, правовед, дипломат, гражданин.

Адресат — государство, граждане государства, учреждения, служащий и т.д.

Стилевые черты официально-делового стиля

императивность — долженствующе-предписывающий характер,
точность, не допускающая инотолкования,
стандартизованность — строгая композиция текста, точных отбор фатов и способов их подачи,
безэмоциональность.

Языковые средства официально-делового стиля

Лексические средства

Как и в любом другом стиле, в официально-деловом используется специальная и профессиональная лексика:

канцеляризмы:

отглагольные существительные:

обеспечение, награждение,

отыменные предлоги:

в соответствии с…, ввиду, согласно и др.,

сочетание глагола и существительного в функции сказуемого:

проводить расследование, вести работу и др.;

устойчивые словосочетания:

кассационная жалоба, единовременное пособие, установленные порядок, предварительное рассмотрение;

архаизмы и историзмы:

Ваше величество, таковой, примите уверением в моем почтении;

аббревиатуры (сложносокращенные слова):

РФ, ЕС, РГГУ;

отсутствие разговорной, диалектной, просторечной, жаргонной лексики;

Кроме этого, слова в официально-деловом стиле образуют антонимичные пары:

права — обязанности, истец — ответчик, прокурор – адвокат.

Морфологические средства официально-делового стиля

преобладание существительных над глаголами, большая частотность отглагольных существительных

(опережение, достижение, улучшение),

частотность отыменных предлогов

(согласно, вопреки, в течение, ввиду),

употребление глаголов в форме настоящего времени несовершенного вида

(так называемое настоящее долженствование: корреспонденция вручается получателю… в этом случае глагол вручается имеет значения должна вручаться, обязательно вручается),

частотность неопределенной формы глагола

(Издательство обязуется издать книгу в установленный срок, организовать сбыт и продажу книги, своевременно выплачивать гонорар автору),

использование модальных слов:

(необходимо, должен, обязан),

более употребимы относительные прилагательные, чем качественные

(рабочий, отпускной, книжный, разговорный, официальный),

использование глагольно-именных сочетаний, синонимичных глаголу

(бороться – вести борьбу, работать – проводить работу),

преобладание существительных над местоимениями, отсутствие местоимений 1-2 лица ед. и мн. числа (за редким исключением),
использование существительных м.р. для обозначения ж.р. (учитель Иванова),
обозначение человека через его социальную принадлежность

(истец, ответчик, наниматель, исполнитель и т.п.)

Синтаксические средства стиля

К ним относится:

нанизывание падежей

(цепочка последовательно зависимых существительных Р. или Т.п.: второй помощник заместителя председателя правления Госбанка России),

большое количество уточняющих оборотов и однородных членов предложения:

(Двадцать пятого сентября, в 18-00, в помещении Музея учебника, состоится заседание Ассоциации «Российский учебник»),

большое количество страдательных, неопределенно-личных и безличных конструкций:

(В целях формирования государственного бюджета для обеспечения учебной литературой школ, участвующих в эксперименте по совершенствованию структуры и содержания образования, просим сделать расчет затрат на изготовление экспериментальных учебников…),

отсутствие восклицательных, вопросительных предложений (кроме письменного обращения):

(Уважаемый Виктор Васильевич! В ответ на Ваше ходатайство от 12 марта 2001 года….),

прямой порядок слов:

(«Российская Федерация – Россия есть демократическое федеративное правовое государство с республиканской формой правления»).

Особенности построения текста в официально-деловом стиле:

стандарт композиции (в соответствии с жанром ),
стандарт сильных позиций текста

(заголовок – название документа, зачин, концовка),

отбор фактов строго определен типом документа,

типы записи:

— линейная (заявление, приказ ),

— трафаретная – линейная запись с пробелами для переменных данных (справка, договор),

— анкетная – вопросно-ответная форма, содержание дробится, текст читается по вертикали (анкета),

— табличная – данные представлены в цифровой или словесной форме и заключены в графы по вертикали и горизонтали,

абзацное членение —

выделение в абзац части предложения (весь текст может представлять собой одно предложение.

(Работник учреждения обязан… В права работника входят…).

Наша презентация

Материалы публикуются с личного разрешения автора — к.ф.н. О.А.Мазневой, (см. «Наша библиотека»)

Разгадать онлайн кроссворд по теме и посмотреть видеокроссворд о стиле можно здесь

Вам понравилось? Не скрывайте от мира свою радость — поделитесь

Особенности, характерные черты, жанры и примеры текстов официально-делового стиля речи

В литературном языке выделяют 5 функциональных стилей речи: официально-деловой стиль речи, публицистический, научный, художественный и разговорный.

В этой статье представлен подробный разбор официально-делового стиля речи.

Вы узнаете:

что такое официально-деловой стиль речи;
функции, задача, сферы применения данного стиля речи;
подстили;
жанры официально-делового стиля речи;
виды документов;
примеры текстов, написанных в официально-деловом стиле речи.

Ознакомиться с 4-мя другими стилями речи вы можете в следующих статьях:

Что такое официально-деловой стиль речи: функция, задачи и сфера применения

Официально-деловой стиль речи — это функциональный стиль современного русского литературного языка, который используется для оформления различных документов, нормативно-правовых актов, а также при официальном общении между гражданами, организациями и социальными группами.

Официально-деловой стиль характеризуется наличием специальных деловых стандартов, на основании которых и составляются документы: заявления, деловые письма, протоколы, отчеты, справки, доверенности, договоры и пр.

Официально-деловой стиль речи выполняет информативную и воздействующую функции, которые заключается в том, чтобы сообщать, например, о положении дел, констатировать факты или давать предписания для выполнения определенных действий.

Данный стиль речи применяется в дипломатической, административной и правовой сфере. Является языком дипломатии и закона.

В основном, официально-деловой стиль используется в письменной форме. Задача текстов данного стиля состоит в том, чтобы максимально точно, стилистически нейтрально и однозначно передать необходимую правовую, служебную, административную информацию, которая при этом будет изложена в соответствии со специальными стандартами.

Таким образом, главная задача официально-делового стиля речи состоит в том, чтобы передавать информацию на основе правовых норм в сфере организации и управления обществом.

Особенности и характерные черты официально-делового стиля речи

Основными чертами и особенностями официально-делового стиля речи являются:

Замкнутость, устойчивость и консервативность.
Информация передается максимально точно, однозначно, понятно и стилистически нейтрально.
Объективность.
Официальность и строгость изложения.
Отсутствие образности и двусмысленности.
Безличность изложения информации.
Наличие специальных деловых стандартов по составлению и написанию официально-деловых текстов.
Употребление юридической, дипломатической, правовой, специально-технической и пр. терминологии (референдум, агитация, ведомство, должностное лицо
).
Употребление многокомпонентных сложных предложений с союзной связью («Имущество каждого из супругов может быть признано общей собственностью, если будет установлено, что в период…»).
Употребление деловых этикетных формул общения (например для того, чтобы выразить в служебном документе согласие, благодарность, просьбу, обращение, рекомендации и др.
Многие глаголы отражают значение предписания и носят приказной характер (запретить, обязать, назначить).
Запрет на грубость, фамильярность, резкость по отношению к деловому партнеру.

Официально-деловой стиль речи: подстили

Официально-деловой стиль речи обслуживает различные области отношений. В зависимости от конкретной сферы применения выделяют 4 функциональных подстиля:

Законодательный

Это язык государственной власти и нормативных правовых актов, используется в правотворческой сфере.

При этом сфера применения в данном случае более широкая — адресатом являются все физические, юридические лица и государственные органы.

Основные жанры: закон, устав, указ, постановление, доклад.

Юрисдикционный

Сфера применения более узкая, чем у законодательного подстиля — это обслуживание деятельности правоохранительных органов.

Здесь адресатом выступают отдельные государственные органы и отдельные физические и юридические лица.

Основные жанры: исковое заявление, выступление в суде, кассационная жалоба, требование об опровержении ложных сведений.

Дипломатический

Сфера применения — международные отношения. Данный подстиль считается языком дипломатических актов.

Основные жанры: переговоры, меморандум, коммюнике, верительная грамота.

Канцелярско-административный

Сфера делового общения и взаимодействия между учреждениями, организациями, юридическими и физическими лицами. Именно для этого подстиля характерно использование уже готовых бланков для заполнения.

Основные жанры: протокол, акт, доверенность, заявление, справка, отчет, деловая беседа.

Для оформления различных документов, например, резюме, сопроводительного письма или акта рекомендую воспользоваться программой Canva. Это очень простой и удобный визуальный редактор с множеством уже готовых шаблонов (в том числе, бесплатных).

Для каждого подстиля характерна своя терминология и набор типовых текстов.

Жанры официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль речи используется, в основном, в письменной форме (в виде различных документов), но встречается и в устной форме (например, во время деловых встреч, выступлений в суде или переговорах).

Ниже в табличной форме представлены основные жанры официально-делового стиля речи в зависимости от принадлежности к конкретному подстилю.

Подстили	Жанры в письменной форме	Жанры в устной форме
*Законодательный*	Закон, устав, указ, постановление	Доклад
*Юрисдикционный*	Кассационная жалоба, требование об опровержении ложных сведений, исковое заявление, определение суда	Выступление в суде
*Дипломатический*	Меморандум, коммюнике, верительная грамота, личная нота, вербальная нота, памятная записка	Переговоры
*Канцелярско-административный*	Инструкция, приказ, доверенность, акт, протокол, справка, заявление, резюме, объяснительная записка	Деловая беседа, отчет, совещание, собеседование

Подстили и жанры официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль речи: виды документов

Официально-деловой стиль — основа делового общения. В первую очередь, это язык документов, которые имеют юридическую значимость.

Практически все виды документов оформляются по специальным стандартам, а для многих применяются уже готовые бланки, требующие только заполнения.

Существует несколько типов классификации документов.

Классификация документов

В зависимости от степени очередности происхождения:	1) Оригинал 2) Копия
В зависимости от степени доступности информации:	1) Документы открытого доступа. 2) Документы ограниченного доступа. 3) Документы конфиденциальные.
В зависимости от назначения:	1) Организационно-распорядительные: закон, указ, постановление. 2)Информационно-справочные: акт, протокол, справка. 3) Частные деловые бумаги: заявление, резюме, расписка, объяснительная записка, автобиография.

Виды документов официально-делового стиля речи

Примеры текстов официально-делового стиля речи

Рассмотрим примеры текстов, написанных в официально-деловом стиле речи.

Меморандум

Меморандум — дипломатический документ, в котором изложены взгляды государства на какой-то международный вопрос.

Пример дипломатического меморандума (отрывок) :

«МЕМОРАНДУМ О ВЗАИМОПОНИМАНИИ МЕЖДУ МИНИСТЕРСТВОМ ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И МИНИСТЕРСТВОМ ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ И ЭНЕРГЕТИКИ КОРОЛЕВСТВА ШВЕЦИЯ ПО СОТРУДНИЧЕСТВУ В ОБЛАСТИ ЭНЕРГЕТИКИ
3. Сотрудничество может осуществляться в следующих формах:
— обмен на регулярной основе информацией и статистическими данными, находящимися в открытом доступе;
— развитие российско-шведских партнерств и обмен информацией, между университетами, научно-исследовательскими организациями, предприятиями и предпринимательскими организациями, а также другими организациями, занимающимися распространением новых технологий;
— содействие мероприятиям, направленным на повышение энергоэффективности в рамках сотрудничества между российскими и шведскими городами или регионами;
— совместные семинары, конференции, обучающие программы;
— содействие в создании и деятельности российско-шведского делового форума по вопросам энергоэффективности и устойчивого развития, открытого для представителей частных предприятий и государственных органов, работающих в указанных областях;
— любые другие формы сотрудничества, которые могут быть согласованы Сторонами.
4. Для координации сотрудничества в рамках настоящего Меморандума Стороны сформируют совместную рабочую группу с участием представителей Сторон и заинтересованных организаций.
Источник: minenergo.gov.ru

Указ

Указ — нормативный или индивидуальный правовой акт, обычно издаваемой главой государства.

Пример указа:

О награждении орденом Мужества
За мужество и отвагу, проявленные при исполнении служебного долга в экстремальных условиях, наградить сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
ОРДЕНОМ МУЖЕСТВА
БЕЛЕЦКОГО Илью Константинович — прапорщика внутренней службы (посмертно)
СОКОЛОВА Антона Эдуардович — лейтенанта внутренней службы
СТАРКОВСКОГО Бориса Николаевича — прапорщика внутренней службы
СТАРЦЕВА Константина Михайловича — лейтенанта внутренней службы (посмертно).
Президент Российской Федерации
В.Путин
Москва, Кремль
14 апреля 2021 года
N 219
Источник: https://docs.cntd.ru/document/603279226

Доклад

Доклад — публичное сообщение, представляющее собой развернутое изложение на определенную тему.

Пример доклада Генерального секретаря ООН (отрывок):

Миссия Организации Объединенных Наций по стабилизации в Демократической Республике Конго
Доклад Генерального секретаря
I. Введение
1. В настоящем докладе, который представляется во исполнение пункта 55 резолюции 2556 (2020) Совета Безопасности, освещаются основные события, происшедшие в Демократической Республике Конго в период с 2 декабря 2020 года по 18 марта 2021 года. В нем говорится о ходе выполнения мандата Миссии Организации Объединенных Наций по стабилизации в Демократической Республике Конго (МООНСДРК) со времени представления доклада Генерального секретаря от 30 ноября 2020 года (S/2020/1150). В докладе рассказывается о политических событиях, в том числе о прогрессе в деле укрепления государственных институтов и проведения важнейших реформ в области управления и безопасности. В нем также говорится о применении Миссией всеобъемлющего подхода к защите гражданских лиц, а также о достигнутом прогрессе в корректировке ее приоритетов, конфигурации и присутствия в соответствии с совместной стратегией постепенного и поэтапного сокращения численности персонала МООНСДРК (S/2020/1041) и инициативой «Действия в поддержку миротворчества».
Источник: un.org

Резюме

Резюме — (от фр. résumé «сводка») — документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании, и другую относящуюся к делу информацию, обычно требуемую для рассмотрения кандидатуры человека для найма на работу.

Подробная инструкция по составлению резюме в статье «Гайд: как правильно написать резюме на работу (составляющие, оформление и примеры резюме).»

Пример резюме:

Пример резюме

Характеристика

Характеристика — официальный документ с отзывом о служебной, общественной, учебной и пр. деятельности кого-либо.

Пример характеристики:

Характеристика

Выдана _____________________________________

(фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность)

Ф.И.О. работа(-ет/-л) в ____________________________________________ с «______» _______________ 20___. За время работы неоднократно направлялся на курсы повышения квалификации, которые успешно закончил, по программам: ___________________________.

Ф.И.О. обладает обширным объемом знаний по имеющейся специальности и всегда находится в курсе последних событий в своей области. У него отличные навыки деловых переговоров.

Ф.И.О. зарекомендовал себя как ответственный сотрудник, нацеленный на отличный результат, всегда готов к быстрому принятию инновационных решений и несению ответственности за их принятие и за действия подчиненных. Готов к работе в любых условиях, в т. ч. в нерабочее время.

Отличается пунктуальностью, деликатностью в общении с подчиненными и коллегами, за что имеет уважение в коллективе. Требователен к самому себе.

___________________ ___________________

Должность И.О. Фамилия Подпись

Источник: ppt.ru

Источники информации:

Культура речи и риторика для юристов. Учебник и практикум. Авторы: Елена Берг, Юлия Феденева, Светлана Панченко, Наталия Юшкова
Культура речи и деловое общение. Учебник и практикум для СПО
Русский язык в деловой документации. Учебник и практикум для СПО. Авторы: Анна Иванова

P. S.: Понравилась статья? Поделитесь ссылкой в социальных сетях, спасибо!

Поделиться ссылкой:

сфера применения, функции, стилевые черты — Всемирное наследие литературы, истории, живописи

Цели: расширить знания учащихся по сфере применения, функциям официально-делового стиля, раскрыть его стилевые черты; работая с документами, прививать навык владения официально-деловым стилем; воспитывать собранность, ответственность в работе с документацией. Оборудование: (РМ) «Классификация документов»; образцы деловых бумаг для работы в группах (на парту). ХОД УРОКА I. Опрос по домашнему заданию 1. проверка устного высказывания публицистического стиля на тему «выдающиеся ученые-русисты» 2. Отбор письменных сочинений на проверку (выборочно) II. Анализ контрольной работы 1. анализ теоретической части Дать правильные ответы, зачитав лучшие работы, на 4-6 вопросов.

2. анализ практической части Выделить типичные ошибки, объяснив их с помощью учащихся.

Записать работу над ними и индивидуальными ошибками в тетради (форма записи — на выбор учителя). III. Актуализация опорных знаний 1.

Интрига Задание. Прослушайте текст. Дорогая Ангелина Петровна! Намаялся я на работе, устал как собака.

Пора и в отпуск, хоть отдохну немного. Дайте, пожалуйста, отпуск на два месяца, ведь положено по закону. Отдохну — и снова за работу с новыми силами. Ваш Иван Иванович.

♦ О чем этот текст? ♦ К какому стилю речи вы его отнесете по форме? ♦ А по содержанию? ♦ Что должно быть в тексте, чтобы это был официально-деловой стиль? ♦ Что нужно соблюдать в обязательном порядке?

2. словарный диктант Задание.

Запишите слова, выясните, к какому стилю речи они относятся, подчеркните те понятия, с которыми знакомились ранее на уроках русского языка. Объявление, заявление, расписка, объяснительная записка, служебная записка, договор, доверенность, протокол, отчет, письмо, адрес, деловое, открытое письмо, поздравительный адрес, телеграмма, анкета, справка, удостоверение, план работы, характеристика, автобиография, резолюция, наряд, докладная, квитанция, акт, официальное отношение, коммюнике, нота, указ, закон. ♦ Коротко расскажите об особенностях написания этих бумаг. ♦ Назовите тему сегодняшнего урока. IV.

Постановка целей и задач урока ♦ Как вы считаете, каковы цели сегодняшнего урока? ♦ Почему так важно знать каноны именно этого стиля?

V. Объяснение нового материала Лекция учителя (Учащиеся делают краткие записи в тетрадях. ) — В официально-деловом стиле некоторыми учёными выделяется стиль законов, нередко именуемый «языком законов», в котором особые усилия прилагаются к тому, чтобы в законодательных постановлениях не допускались ошибочные, искаженные толкования и нарушения канцелярского стиля переписки между учреждениями. Он должен обладать стандартными формами для часто встречающихся однотипных видов сообщений. Другие авторы выделяют две разновидности официально-делового стиля: стиль обиходно-деловой и официально-деловой. Мы с вами выбираем для изучения наиболее распространенное понятие — официально-деловой стиль.

Основная сфера использования официально-делового стиля — регулирование правовых отношений, т. е. сфера официально-деловой документации, основная функция которой — сообщение, стилевая доминанта — точность, не допускающая инотол-кований. В официально-деловом стиле используются различные виды бумаг, некоторые из них мы записали ранее. Все деловые бумаги составляются по определенной форме, которая является общепринятой.

Она вырабатывалась в процессе делового и трудового общения людей. Деловые бумаги являются важными для оформления денежных, земельных и других отношений, для связи государственных учреждений, оформления приема на работу, в учебное заведение, для указаний по работе, оформления трудовых отношений. Полная или краткая запись в тетрадях учащихся • Каждый деловой документ должен быть озаглавлен (акт, расписка и т. д. ), содержать Ф. И.

О. лица, пишущего документ, а также Ф. И.О.

лиц, связанных с данным документом. • Основные мысли и аргументация в деловой бумаге должны быть изложены конкретно, просто, точно и кратко. • Текст деловой бумаги пишется с соблюдением общепринятых правил: • каждая новая мысль оформляется с нового абзаца; • в деловом документе все слова пишутся полностью, без сокращений; • деловая бумага должна быть написана четким почерком, аккуратно, с соблюдением установленных полей. • Типовые документы могут оформляться на бланках или стандартных листах. В украинских школах знакомятся с 9-ю видами деловых бумаг, а в белорусских — с 19-ю. Это значит, что государствам нужны грамотные с точки зрения оформления документации граждане. Документы имеют свою классификацию.

Классификация документов По наименованию Заявление, письмо, телеграмма, служебная записка и другие По происхождению Служебные (создаются в рамках организаций), личные (вне сферы служебной деятельности) По месту возникновения Внутренние (действуют внутри организации) и внешние (результат переписки организаций) По предназначению Собственно официальные документы, кадровые, информационные, финансовые и т. д. По направлению Входящие и выходящие По форме Стандартные (типовые) и индивидуальные (создаются в каждом конкретном случае) По срокам исполнения Бессрочные (выполняются в порядке очередности), срочные (указан срок выполнения), очень срочные (имеют гриф «очень срочные») По степени гласности Для общего пользования, служебного пользования, секретные, совершенно секретные По стадиям создания Оригиналы, копии По сложности Простые (отражают один вопрос), сложные (несколько вопросов) По срокам хранения Временного сбережения (до 10 лет), долгосрочного (более 10 лет), постоянного По технике создания Рукописные, созданные механическим путем По носителю информации На бумаге, диске, фотопленке, дискете, магнитофонной пленке ♦ Что вас удивило? ♦ Какие новые знания вы получили? В официально-деловом стиле есть огромное количество языковых штампов, клише (в процессе обучения, ввиду переезда). Однако неуместное включение канцелярских штампов в обиходную речь К. И.

Чуковский расценивал как своего рода болезнь языка, которую он называл канцеляритом. Такие явления губительно влияют на русскую литературную речь. VI. Повторение и Закрепление 1. выборочный диктант Задание. Запишите слова и выражения, которые употребляются преимущественно в текстах официально-делового стиля.

Потребитель, психовать, уста, подлежит изъятию, уведомление, пожитки, квартиросъемщик, вольнодумец, податель письма, лепет, роптать, осуществить ряд мероприятий, дорога, пробежаться, вышеизложенное, душистый шампунь, кассирша, красивый тюль, хлебобулочные изделия. ♦ Какие орфограммы вам встретились? Объясните написание слов. 2. работа в группах на повторение (Деление на группы — произвольное, время работы — 10 минут плюс 5 минут на презентацию результатов. Учащиеся получают образцы бумаг для работы.

) Задание. При оформлении деловой бумаги четко придерживайтесь официально-делового стиля. 1 группа — Напишите объявление о наборе в клуб «Любители русского слова» или о первом заседании клуба «Любители русского слова». 2 группа — Напишите расписку на имя директора о получении во временное пользование 25 пособий по русскому языку для работы на занятиях клуба «Любители русского слова». 3 группа — Напишите план работы клуба «Любители русского слова» на год. 4 группа — Напишите характеристику на старосту класса. 5 группа — Напишите рекламную статью в публицистическом стиле об открытии клуба «Любители русского слова». Беседа ♦ Чем отличаются результаты работы 1-4 групп от 5 группы? ♦ Чем отличалась лексика первых текстов от последнего? ♦ Каковы цели создания текстов документов? Они одинаковы? ♦ По какому принципу строились документы? VII. Итог урока ♦ Что нового о деловом стиле вы узнали?

♦ Какие стилевые черты для него характерны? ♦ Какие из изученных ранее видов документов вы уже использовали в жизни? ♦ Почему возникали сложности в написании документов? ♦ Как их можно преодолеть? VIII. Домашнее задание 1.

Теория по учебнику. 2. Из документов официально-делового стиля выпишите наиболее часто встречающиеся выражения, слова, составив из них словарный диктант (15-20 слов и выражений). Объясните встретившиеся орфограммы.

Уроки № 28-30 Официально-деловой стиль, 11 кл, А.И. Власенков. | План-конспект занятия по русскому языку (11 класс) по теме:

Уроки № 28-30

Тема: Официально-деловой стиль

Цель: повторить и обобщить знания уч-ся об официально-деловом стиле; помочь уч-ся овладеть некоторыми видами деловых бумаг (автобиография, расписка, доверенность, резюме)

ХОД

I. Проверка дом. задания:

1) Взаимопроверка упр. 221;

2) Упр. 222, 223.

II. Объявление темы и целей урока. Официально-деловой стиль.

1) Самостоятельное изучение уч-ся материалов учебника (стр. 168-170, 171-172, 173, 174-175).

2) Вопросы уч-ся по теме урока:

— Назовите три основные сферы, которые обслуживает официально-деловой стиль?

— Какие жанры официально-делового стиля используются в каждой из этих сфер?

— Назовите основные части деловых бумаг, канцелярских документов, служащих доказательствами чего-либо, подтверждающих право на что-либо?

3) Запишите предложения и дайте толкование возникающих в СМИ фразеологических словосочетаний: 1.Сегодня по радио прозвучала фраза «генетическая проверка продуктов». Как вы это понимаете? 2. А потом диктор употребил оборот «ямочный ремонт дорог». Что это такое? 3. В тексте встретилось слово «уполномоченный». Дайте толкование этого слова. Как оно образовано?

4) Упр. 120, 232, 233, 238, 242 (работа по группам с учётом их уровня подготовки по русскому языку или их интересов). Примечание к упр. 242: в предложенном списке есть просторечные слова, которые находятся за пределами нормы, и поэтому не подлежат соотнесению их с каким-то стилем литературного языка.

5) Упр. 226,228,234-237,239,240 — для уч-ся, проявляющих повышенный интерес к изучению русского языка (учёт их интересов).

III.Учитель. Каждый ученик должен практически овладеть как минимум составлением хотя бы таких документов, как расписка, доверенность, резюме. Задания:

1) Найдите в собраниях сочинений А.С. Пушкина, Н.В. Гоголя, И.С. Тургенева, Л.Н. Толстого, А.П. Чехова, М. Горького деловые и личные письма. Каковы различия тех и других в их содержании, стилистических особенностях (лексических, синтаксических), в формах обращения к адресату? На основе проанализированных писем сделайте выводы о роли переписки в жизни и творчестве того или иного писателя.

2) Обратившись к стихотворению А.С. Пушкина «Моя родословная», напишите сочинение-рассуждение о том, как важно знать свои истоки, своих предков, традиции, переходящие от поколения к поколению.

3) Составьте текст устава (или отдельных его статей) новой молодёжной организации, в деятельности которой вы бы с удовольствием приняли участие.

4) Резюме. Работа с памяткой по составлению резюме. Составление резюме.

IV. Домашнее задание.

1) На основе материалов учебника подготовить сообщение об официально-деловом стиле речи.

2) Упр. 227, 229, 231, 238 (I)

3) Доп. задание. Упр. 241.

Официально-деловой стиль. Часть 1

Будьте внимательны! У Вас есть 10 минут на прохождение теста. Система оценивания — 5 балльная. Разбалловка теста — 3,4,5 баллов, в зависимости от сложности вопроса. Порядок заданий и вариантов ответов в тесте случайный. С допущенными ошибками и верными ответами можно будет ознакомиться после прохождения теста. Удачи!

Список вопросов теста

Вопрос 1

Укажите, где правда, а где ложь.

Варианты ответов

официально-деловой стиль – язык чиновников
официально-деловой стиль часто используется в газетах и в научных публикациях
официально-деловой стиль – стиль общения государств между собой
официально-деловой стиль создан не для населения

Вопрос 2

Выберите верное высказывание.

Варианты ответов

чтобы общаться официально-деловым стилем, нужна особая подготовка
в официально-деловом стиле нет особенных стандартов
официально-деловой стиль создан, чтобы регламентировать официальные человеческие отношения

Вопрос 3

Что не входит в функции официально-делового стиля?

Варианты ответов

сообщить информацию
разъяснить факты
регулировать правовые отношения
дать инструкцию

Вопрос 4

Выберите критерии, по которым мы анализируем любой стиль.

Варианты ответов

язык
цель
сфера употребления
виды и подвиды
жанры

Вопрос 5

Выберите жанры официально-делового стиля.

Варианты ответов

резюме
аннотация
дневник
заявление
протокол

Вопрос 6

Выберите черты официально-делового стиля.

Варианты ответов

однозначность
выразительность
монологичность
строгость
отвлечённость

Вопрос 7

Укажите, где правда, а где ложь.

Варианты ответов

в официально-деловом стиле почти не используются личные местоимения
в официально-деловом стиле местоимения часто пишутся с заглавной буквы
в официально-деловом стиле часто допускается повтор слова
документы в официально-делом стиле часто носят предписывающий характер

Вопрос 8

Какие черты научного стиля совпадают с чертами официально-делового стиля?

Варианты ответов

точность
логичность
безэмоциональность
стандартизированность
обобщённость

Вопрос 9

Выберите языковые особенности, по которым можно узнать официально-деловой стиль.

Варианты ответов

штампы
стандартные выражения
безличные предложения
большое количество личных глаголов
отымённые существительные

Вопрос 10

Выберите предложения, написанные в научном стиле.

Варианты ответов

Необходимо в кратчайшие сроки приступить к исправлению ошибок в данном направлении.
Обработка деревьев от вредителей производится в марте — начале апреля, при этом желательно использовать отечественные инсектициды.
Школа № 22 приглашает Вас принять участие в литературном конкурсе на тему «О любви к Родине»
Можно ожидать от этой спортивной команды ещё более вдохновляющих успехов в будущем.
Как правило, «чиновникус бюрократус» обитает за прочными дверями кабинетов, откуда к народу выходит чрезвычайно редко.

Официально-деловой стиль, сфера его функционирования, жанровое разнообразие

Официально-деловой стиль обслуживает сферу административно-правовой деятельности. Он удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения. Официально-деловой стиль реализуется в текстах различных жанров: устав, закон, приказ, жалоба, рецепт, заявление, а также в различного рода деловых жанрах: объяснительная записка, автобиография, анкета, резюме и др. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности. В связи с этим основной формой реализации этого стиля является письменная.

Общими стилевыми чертами официально-деловой речи являются:

1) точность изложения, не допускающая возможности инотолкования, детальность изложения;

2) стереотипность, стандартность изложения;

3) долженствующе -предписывающий характер изложения.

Кроме того, специалисты отмечают такие черты официально-делового стиля, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность, которые свойственны и научной речи. Названные черты официально-делового стиля отражаются не только в системе языковых средств, но и неязыковых способах оформления конкретных текстов: в композиции, рубрикации, выделении абзацев, т.е. в стандартизированном оформлении многих деловых документов.

Систему официально-делового стиля составляют языковые средства трех типов:

1) имеющие соответствующую функционально-стилевую окраску (лексика и фразеология), например: истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, поставка, предоплата, удостоверение личности и др.;

2) нейтральные, межстилевые, а также общекнижные, языковые средства;

3) языковые средства, нейтральные по своей стилистической окраске, но по степени употребительности в официально-деловом стиле ставшие его «приметой», например: ставить вопрос, выразить свое несогласие.

Многие глаголы, употребляемые в официально-деловой речи, содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, обязать, указать, назначить и под. Отмечается высокий процент употребления глаголов в форме инфинитива, что также связано с предписывающей функцией официально-деловых текстов. Глагольная форма обозначает не постоянное или обычное действие, а действие, которое законом предписывается произвести в определенных условиях, например: Обвиняемому обеспечивается право на защиту.

При назывании лица в официально-деловом стиле чаще всего употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку действия или отношения, что призвано точно обозначить «роли» участников ситуации: истец, ответчик, заявитель, квартиросъемщик, наниматель, исполнитель, опекун, усыновитель, свидетель и т.д. Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в форме мужского рода и в том случае, когда они относятся к лицам женского поля: работник милиции Смирнова, ответчик Прошина и пр. Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных и причастий: прибытие транспорта, предъявление претензий, обслуживание населения, пополнение бюджета; данный, указанный, назначенный.

В официально-деловом стиле имеет место тенденция к сокращению числа значений слов, к однозначности используемых слов и словосочетаний, стремление к терминологизации речи. В текстах данного стиля даются точные определения либо пояснения используемых терминов (терминологических сочетаний) в том случае, если они не являются общеупотребительными, например: Недопоставка вызвана форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло подъездные пути).

Многие из слов официально-делового стиля имеют антонимические пары, например: права — обязанности, действие — бездействие, оправдательный — обвинительный, правовой — противоправный. Синонимы употребляются в незначительной степени и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка-обеспечение; платежеспособность = кредитоспособность; износ = амортизация; ассигнование = субсидирование и др.

Типичными для делового языка являются сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, вышеназванный и т.п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат устойчивые сочетания типа: пункт назначения, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и проч. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводят к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартизированный характер.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт. Вследствие этого лексика данного стиля отличается обобщенностью значений, т.е. на передний план выдвинуто типичное в ущерб индивидуальному, своеобразному, конкретному. Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям: например: прибыть (приехать, прилететь, прийти), транспортное средство (автобус, самолет, поезд), населенный пункт (город, деревня, поселок) и т.д.

Из синтаксических конструкций, имеющих окраску официально-делового стиля, отмечают словосочетания, включающие сложные отыменные предлоги: в части, по линии, на предмет, во избежание, а также сочетания с предлогом по и предложным падежом, выражающее временное значение: по возвращении, по достижении.

Деловой речи свойственны безличность изложения и отсутствие оценочности. Имеет место беспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности. Поэтому 1_е лицо допустимо только в ограниченном числе ситуаций, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством, например при оформлении различного рода доверенностей, при заключении трудового соглашения и т.п.

Итак, точность, однозначность и стандартизация используемых средств – основная особенность делового стиля.

Публицистический стиль

Публицистический стиль (лат. publicus — общественный) -исторически сложившаяся функциональная разновидность литературного языка, обслуживающая широкую сферу общественных отношений: политических, экономических, нравственно-этических, культурных, религиозных и др. Этот стиль широко используется в общественно-политической литературе, периодической печати (газеты, журналы), радио- и телепередачах, документальном кино, в публичных выступлениях (речь на митинге, выступление на собрании, торжественном мероприятии, в зале суда и др.).

Наибольшее распространение в рамках публицистического стиля получила его газетная разновидность, поэтому в лингвистической литературе его нередко называют газетно — публицистическим.

Исследователи выделяют две основные функции публицистического стиля — информативную (сообщение, передача новой информации) и воздействующую (оказание убеждающего влияния на адресата, агитация, пропаганда). Цель публицистического текста — оказать желаемое воздействие на разум и чувства читателя, слушателя, настроить его определенным образом.

Для публицистического стиля характерны оценочность, призывность (побудительность) и полемичность. Это отличает его от других стилей литературного языка, например, научного и официально-делового.

Лингвисты описывают основные признаки публицистического стиля. К ним относятся:

1. Употребление стандартных, клишированных средств языка (играть роль, рынок ценных бумаг, непредсказуемые последствия, курс реформ, работники прилавка и др.). Использование стереотипных речевых формул облегчает процесс коммуникации. Как подчеркивает крупный специалист в области литературного языка В.В. Виноградов, «большинство людей говорит и пишет с помощью готовых формул, клише».

2. Активное использование экспрессивных, выразительных, эмоциональных речевых средств, создание тропов и стилистических фигур, применение логико-композиционных форм и приемов (заголовки, чередование повествования, описания и рассуждения, введение разных типов чужой речи и т.д.).

3. Широкое разнообразие употребляемой лексики и фразеологии. В публицистическом стиле часто встречается общественно-политическая лексика (администрация, правительство, депутаты, кандидаты, избиратели, власть и др.), заимствованные слова (президент, презентация, рейтинг, спонсор, клип, брифинг, саммит, коррупция, маркетинг, вице-премьер и др.). Значительную часть составляют общелитературные слова и различные термины (экономические, политические, философские, военные, спортивные, литературы и искусства и т.д.), которые в определенном контексте переосмысливаются и получают публицистическую окраску (мобилизация резервов, накладка, оснастка, финишная прямая, дан старт, агония, зажим и др.).

4. Совмещение слов, относимых, с одной стороны, к высокой, книжной лексике (отчизна, родина, патриотизм, претворять, гражданственность, свершения, созидание, помыслы и др.), с другой — к разговорной, сниженной, просторечной, даже жаргонной лексике (баксы, беспредел, кайф, тусовка, кинуть, отстегивать, замочить, за бугром, крутой, разборка и др.,).

5. Экономия языковых средств, лаконичность и популярность изложения при информативной насыщенности.

Итак, для публицистического стиля, по мнению ученых, характерны чередование стандарта и экспрессии, логического и образного, оценочного и доказательного, экономия языковых средств, доходчивость, лаконичность, последовательность изложения при большой информативности.

Стиль письма | Деловая переписка

То же самое и в деловой переписке. В отличие от некоторых других видов письма, таких как поэзия или художественная литература, деловое письмо не дает возможности для самовыражения. Вместо этого он требует довольно консервативного и неприукрашенного стиля. Стиль письма, также известный как голос или тон, — это манера, в которой писатель обращается к читателю. Он включает в себя такие качества письма, как словарный запас и фигуры речи, фразировка, ритм, структура предложения и длина абзаца.Разработка соответствующего стиля делового письма хорошо отразится на вас и увеличит ваш успех в любой карьере.

Формальный против неформального

Было время, когда многие деловые документы писались от третьего лица, чтобы создать впечатление объективности. Этот формальный стиль часто был пассивным и многословным. Сегодня он уступил место активному, ясному, лаконичному письму, иногда известному как «Обычный английский» (Bailey, 2008). Поскольку бизнес и промышленность все чаще торгуют через границы и языки, приемы письма, скрывающие смысл или затрудняющие понимание, могут вызвать серьезные проблемы.Эффективные стили письма стали нормой. Тем не менее, вы испытаете в своих собственных усилиях по письму эти дебаты по письму «старая школа против новой» по поводу сокращений, сокращений и использования неформального языка в том, что когда-то считалось формальным бизнес-контекстом. Рассмотрим следующее сравнение неформального, формального и бюрократического стилей.

Бюрократический: прилагаются последние данные о доставке, представленные в топографических формах в соответствии с директивой ABC123 руководства по воздушным перевозкам, предоставленного Федеральным управлением гражданской авиации в сентябре 2008 года.

Официально — обратите внимание на прилагаемые данные о доставке за июль 2009 г.
Неофициальный — Вот данные о доставке за последний месяц.

Хотя общепризнано, что бюрократические формы могут скрывать смысл, ведутся споры об использовании формального и неформального стилей в деловом общении. Формальные стили часто требуют большего количества деталей, придерживаются правил этикета и избегают сокращений, таких как сокращения и простонародные выражения. Неформальные стили отражают повседневные модели речи и могут включать сокращения и разговорные выражения.Многие менеджеры предпочитают не видеть сокращения в формальном деловом контексте. Другие укажут, что запятая перед последним элементом в серии (известная как «порядковая запятая») является стандартом, а не исключением. Некоторые дадут общую рекомендацию, что вы всегда должны «делать это профессионально». В этом суть дебатов: что такое для профессионального письма в контексте бизнеса? Если вы ответили «зависит от обстоятельств», вы правы.

Помните, что у аудитории есть ожидания, и ваша задача — оправдать их.Некоторые бизнес-аудитории предпочитают достаточно формальный тон. Если вы включаете схватки или используете слишком повседневный стиль, вы можете потерять их интерес и внимание; вы также можете создать у них негативное впечатление о своем уровне знаний. Однако, если вы пишете для аудитории, которая ожидает неформального языка, вы можете потерять их интерес и внимание, если будете писать слишком формально; ваше письмо также может показаться высокомерным или напыщенным. Дело не в том, что один стиль лучше другого, а просто в том, что стили письма различаются в зависимости от диапазона вариантов.Деловые письма, возможно, должны соответствовать юридическим стандартам и включать ссылки, как мы видим в приведенном выше бюрократическом примере, но это обычно не является нормой для общения внутри организации. Квалифицированный бизнес-писатель знает свою аудиторию и адаптирует сообщение, чтобы облегчить общение. Выбор правильного стиля может существенно повлиять на восприятие вашего письма.

Вы можете услышать упоминание разговорного тона в письменной форме как один из вариантов делового общения.Разговорный тон, как следует из названия, напоминает устное общение по стилю, тону и выбору слов. Это может быть подходящим для некоторых аудиторий и может хорошо служить вам в определенных контекстах, но легко может показаться менее профессиональным.

Если вы используете выражения, которые подразумевают отношения или особую осведомленность об информации, такие как «вы знаете» или «как мы обсуждали», без объяснения необходимой предыстории, ваше письмо может быть сочтено слишком знакомым, интимным или даже секретным.Доверие — это основа всех коммуникационных взаимодействий, и небрежное слово или фраза могут подорвать доверие.

Если вы хотите использовать юмор, хорошо подумайте, как ваша аудитория будет его интерпретировать. Юмор — хрупкая форма общения, которая требует осознания иронии, сопоставления или общего чувства взглядов, убеждений и ценностей. Разные люди находят юмор в разных ситуациях, и то, что смешно для одного человека, может показаться скучным или даже обидным для другого.

Хотя есть деловые ситуации, такие как собеседование или самооценка работы, когда вам нужно указать свои достижения, в общем деловом письме лучше избегать самореференционных комментариев, намекающих на ваши предыдущие успехи.Они могут показаться эгоистичными или высокомерными. Вместо этого будьте щедры, отдавая должное, когда это необходимо. Используйте любую возможность, чтобы поблагодарить своих коллег за их усилия и поблагодарить тех, кто внес хорошие идеи.

Жаргон — это словарь, который был разработан людьми из определенной группы, дисциплины или отрасли, и он может быть полезным сокращением, если аудитория знает его значение. Например, когда вы пишете для клиентов банка, вы можете сослаться на «транзакции через банкомат» и быть уверенными, что ваши читатели поймут, что вы имели в виду.Было бы ненужным и неуместным писать «транзакции с банкоматом». Точно так же, если бы вы работали в больнице, вы, вероятно, использовали бы много медицинских терминов при общении с другими медицинскими работниками. Однако, если бы вы были сотрудником больницы, пишущим пациенту, использование медицинского жаргона было бы неуместным, поскольку это не способствовало бы пониманию пациентом.

Наконец, в деловом контексте помните, что разговорный стиль не является оправданием для использования плохой грамматики, неуважительного или оскорбительного сленга или ненормативной лексики.Общение служит мостом между умами, и ваши написанные слова будут представлять вас в ваше отсутствие. Одна из стратегий при попытке использовать тон разговора — спросить себя: «Могу ли я сказать это так им в лицо?» Следует рассмотреть следующий вопрос: «Могу ли я сказать это таким образом перед всеми?» Ваше профессиональное использование языка — один из отличительных навыков в бизнесе, и степень вашего владения языком отразится на вашем успехе. Позаботьтесь, найдите время и убедитесь, что то, что вы пишете, передает профессиональный тон, который позитивно представляет вас и вашу организацию.

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой.Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо будет заполнено в течение нескольких дней, используйте дату, когда оно было написано в строке даты. При письме компаниям в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем.Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя на фирменном бланке, а не выровняйте его по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя. Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете.Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает обращаться к вам, используйте мисс. есть вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание. Обычно люди не возражают против того, чтобы к ним обращались с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают.Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набрали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас возникнут какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Знаки препинания после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. В этом стиле после приветствия и закрытия знаки препинания исключены.

Деловое письмо в формате с примерами

Деловое письмо — это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам.Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.

Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение трудоустройства, предложения о работе и многое другое.

Написать эффективное, безупречное деловое письмо может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.

Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.

Что включать в письмо

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац. Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов.Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.

Если вы намерены каким-либо образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найм вас, партнерство с вами или решение проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу вашего дела.

Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы заручиться их поддержкой.

Разделы делового письма

Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ваша контактная информация

Ваше имя
Должность
Ваша компания
Ваш адрес
Город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Дата написания корреспонденции

Контактная информация получателя

Их имя
Их название
Их компания
Адрес компании
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие

Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.

Тело

Используйте строки с одинарным интервалом с добавлением пробелов между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).

Заключительное приветствие

Заключительный абзац должен состоять из двух предложений.Просто укажите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:

С уважением
С уважением
С уважением
С уважением

Если ваше письмо менее формальное, используйте:

Всего наилучшего
Лучшего
Спасибо
С уважением

Ваша подпись

Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и введенным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить.Используйте следующий формат:

Ваша собственноручная подпись

Напечатанное полное имя
Заголовок

Расширять

Шаблон делового письма

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели и загрузить шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.

@ Баланс 2020

Образец делового письма (текстовая версия)

Линда Лау
Северный государственный университет
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

5 марта 2020 г.

Оскар Ли
Главный редактор
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Уважаемый г-н Ли,

Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по установлению контактов в отделе гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые могут искать новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.

Мероприятие будет проходить в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в посещении или отправке представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом при первой же возможности, и я могу зарезервировать для вас столик.

Спасибо за ваше время и надеюсь вскоре получить от вас известие.

С уважением,

( подпись бумажная копия письма)

Линда Лау
Заведующая кафедрой гуманитарных наук

Расширять

Пример подписи электронной почты

Если вы отправляете электронное письмо, ваша подпись будет немного отличаться.Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Отправка делового письма по электронной почте

С уважением,

Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Расширять

Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

Советы по написанию делового письма

Просмотрите образцы писем, в том числе сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, повторные письма, письма о принятии и отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем, связанных с бизнесом и трудоустройством, и советы по написанию.

Формальных и неформальных стилей письма

Стиль письма — это то, как писатель выражает себя. Он включает в себя орфографию, грамматику и пунктуацию, а также такие аспекты, как длина предложения и выбор слов.Стиль может отличаться в зависимости от типа или цели написания. Например, вы можете встретить академическое письмо, журналистское письмо и деловое письмо, каждое из которых имеет разные цели и характеристики. Стиль также может варьироваться в зависимости от периода (возраста) и национальности.

Однако все стили письма можно охарактеризовать как формальный, или неформальный.

На этой странице описаны ключевые аспекты формального и неформального стилей письма, чтобы вы могли различать эти два стиля и правильно их использовать.

Понимание формальных и неформальных стилей

Что мы подразумеваем под «формальным» и «неформальным»?

Некоторые определения

формальный , прил . скорее жестко вежливо, чем расслабленно и дружелюбно; сказано о языке: строго правильно с точки зрения грамматики, стиля и выбора слов, в отличие от разговорного

неформальный , прил. без церемоний и формальностей; расслабленный и дружелюбный; Говоря о языке, одежде и т. д.: подходит и используется в повседневных расслабленных ситуациях.

Источник: Chambers 21st Century Dictionary, онлайн-издание.

Таким образом, неформальный язык и письмо подходят для повседневного использования .

Это, по сути, то, как мы говорим и пишем нашим друзьям и семьям. Он будет включать сленг и разговорные выражения (определенные как фразы, которые используются в неформальном, но не формальном языке). Получатель может допускать некоторые орфографические и грамматические ошибки.

Поэтому мы, вероятно, будем использовать неформальный стиль письма при составлении электронных писем и писем друзьям и семье.Блоги и другие онлайн-материалы также часто пишутся в более неформальном, разговорном стиле.

Формальное письмо требует гораздо большей осторожности.

Это стиль письма, используемый для деловых и других официальных целей. Он должен быть правильным с точки зрения грамматики, орфографии, пунктуации и использования.

Более формальный стиль также может быть уместен для некоторых писем, например, если вы подаете жалобу в организацию.

Вы можете найти нашу страницу Writing Styles полезной.Это часть нашего раздела по навыкам обучения, и в нем суммируются основные стили письма, с которыми студент может столкнуться во время учебы.

Характеристики формального и неформального письма

Когда вы смотрите на письменный текст, можно различить, написан ли он в формальном или неформальном стиле, по нескольким различным аспектам.

Основные характеристики неформального стиля письма:

Разговорный язык и термины. Неформальное письмо похоже на устную беседу. Поэтому он может включать сленг, фигуры речи, нарушенный синтаксис или отрывки.
Персональный тон, как если бы вы обращались непосредственно к своей аудитории (читателям). Неформальное письмо часто бывает очень разговорным по стилю. Писатель часто использует первое лицо (я и мы), а также обращается к читателю напрямую, используя второе лицо (вы и ваше).
Простая структура и подход. Как и в разговоре, в неформальном письме и предложения, и абзацы обычно короче. Это особенно актуально в письменной форме для Интернета. Писатели также могут использовать неполные предложения или многоточие (…) для обозначения аргументов.
Сокращения и сокращения в тексте. Так же, как и в речи, в неформальном письме слова могут сокращаться или сокращаться. Таким образом, вы увидите сокращения (например, я, не могу, не могу, это так) и сокращения (например, ТВ, фотографии), которые используются гораздо чаще в этой форме письма.
Сочувствие и эмоции. В неформальном письме писатель часто проявляет больше сочувствия к читателю. Например, они могут более ясно объяснить более сложную мысль. Это связано с более личным стилем неформального письма, который больше подходит для передачи эмоций.

Основные характеристики формального стиля письма:

Более сложная структура. В формальном письме часто используются более длинные предложения.Однако это немного меняется по мере того, как растет понимание важности ясности. В формальном письме вы также увидите более структурированный подход в целом, с четко изложенными, объясненными и заключенными пунктами. Формальные тексты часто тщательно планируются, пересматриваются и пересматриваются несколько раз, чтобы убедиться, что они максимально ясны и содержат все необходимые моменты.
Комплекс не должен означать непонятного
Некоторые люди приравнивают формальное письмо к использованию более длинных слов и сложных структур предложений.
Это правда, что формальное письмо может быть таким. Однако это не является ни существенным, ни желательным. .
Любое письмо должно как можно яснее донести до читателя вашу точку зрения.
Обычно лучший способ сделать это — использовать более простой язык и структуры предложений. Длинные слова не сделают вас умнее, особенно если вы используете их неправильно.
Подробнее об этом см. На нашей странице Использование простого английского языка.

Объективный подход. В формальном письме автор использует более объективный подход. Основные моменты обычно излагаются, а затем подтверждаются аргументами. Формальное письмо, скорее всего, будет менее эмоциональным по стилю. Поэтому в нем избегаются эмоциональные знаки препинания, такие как восклицательные знаки или многоточие, если они не цитируются из другого источника.
Использование полных слов, а не сокращений. Как правило, не следует использовать сокращения для упрощения слов в формальном письме.Аббревиатуры при первом использовании, как правило, следует давать полностью. Из этого правила есть несколько исключений, например, когда аббревиатура более известна, чем полное название (например, BBC, ITV или НАТО) или когда она стала частью языка (например, СПИД).
Написание от третьего лица. Формальное письмо — это не личный стиль письма. Писатель часто стремится быть беспристрастным к теме. Обычно неуместно использовать первое лицо (я или мы) или второе лицо (вы).Однако из этого есть некоторые исключения (см. Вставку).
Первое или третье лицо в академическом письме?
В академическом письме традиционно использовалось от третьего лица и пассивный залог. Например:
«Авторам неизвестны другие исследования, в которых использовался этот подход».
«Реагенты были добавлены осторожно, чтобы избежать перекрестного загрязнения».
Однако этот тип языка довольно труден для чтения.Поэтому многие академические журналы теперь поощряют использование активного голоса и от первого лица, но в рамках стиля, который считается формальным.
Примеры такого использования языка:
«Насколько нам известно, в других исследованиях этот метод не использовался».
«Всего за шесть месяцев мы привлекли к исследованию 65 человек. Они заполнили первоначальную анкету в апреле 2021 года ».

Когда использовать формальное и неформальное письмо

Официальный стиль письма не обязательно «лучше» или «хуже», чем неформальный подход.

И то, и другое есть время и место. У них очень разные цели. Поэтому вам следует позаботиться о том, чтобы выбрать наиболее подходящий стиль для использования. На ваш выбор может повлиять несколько факторов.

Два ключевых фактора, определяющих выбор формального или неформального стиля письма, — это ваша аудитория и ваш носитель.

Поэтому вам может быть полезно прочитать наши страницы «Знай свою аудиторию и знай свое средство массовой информации».

В целом, письмо для профессиональных или рабочих целей, скорее всего, потребует формального стиля.Однако вы можете использовать более неформальный стиль, если пишете кому-то лично.

Электронная почта
также имеет менее формальный стиль, чем бумажные сообщения. Однако это немного меняется, поскольку все больше организаций используют электронную почту для всех коммуникаций. Поэтому вам следует избегать использования «текстовых разговоров» или излишней неформальности.
Подробнее об этом читайте на нашей странице Хороший этикет электронной почты .
Помните…
Если вы сомневаетесь в том, насколько формальным должно быть ваше письмо, обычно лучше проявить осторожность.
Практически никого не обижает слишком много формальностей. Тем не менее, вы, безусловно, можете обидеться, если будете вести себя слишком неформально.
Стиль письменного общения — объяснение
Первым важным элементом письменного общения являются две точки зрения.
Структурная перспектива — Слова — это знаки, которые несут значение и помогают нам общаться. Они связаны определенным образом, что в совокупности помогает нам передать смысл сложных объяснений.Строительные блоки, которые работают как столпы, когда дело доходит до определения письменного общения, — это существительные, глаголы, артикли, прилагательные, наречия и предлоги.
Объективная перспектива — Существуют определенные или подразумеваемые цели, правила, положения и методы, которые предвидятся и ожидаются.
Следующая статья: Пересмотр письменных сообщений Назад к : Управление бизнесом
Основные стили письма
Ежедневный (разговорный), непринужденный (непринужденный) и формальный способы письма — это три основных стиля, которые передают свои собственные специфические механизмы предположения.
Способ написания или стиль дополнительно зависит от причины написания и соответствующего получателя.
Разговорный язык
Этот способ письма, который используется для разговоров и неофициальных целей, известен как разговорный язык. В нем используется неформальная речь, жаргон и язык, характерный для определенных регионов, и он полностью отличается от официального английского.
Повседневный язык
Слова и фразы включают обычные слова, которые используются для общения с семьей и друзьями, подпадающие под обычный язык.Говоря обычным языком, самая важная часть — это передача сообщения и возможность свободно общаться. Меньше внимания уделяется социальным структурам, таким как властные отношения, иерархия людей, которые разговаривают и т. Д.
Формальный язык
Стиль общения, который сосредоточен на формальных словах с акцентом на этикете, и презентация известен как формальный язык. Он определяется выбором слов, фраз, синтаксиса и правильным применением грамматики в предложении.
Формальный и неформальный стиль письма
Формальные или бюрократические формы письма могут скрыть смысл. Формальные стили часто требуют большего количества деталей, придерживаются правил этикета и избегают сокращений, таких как сокращения и простонародные выражения. Неформальные стили отражают повседневные модели речи и могут включать сокращения и разговорные выражения.
Прямое и косвенное знакомство
Деловые документы часто включают одну из двух стратегий открытия, независимо от их организационной структуры.
Прямой шаблон прямо указывает основную цель в начале и оставляет мало места для неправильной интерпретации.
Непрямой паттерн, когда вы представляете свою основную идею после вступительного абзаца, может быть полезен, если вам нужно сильное начало, чтобы привлечь внимание к тому, что, по вашему мнению, может быть незаинтересованной аудиторией.
Обычно, если вы ожидаете положительного ответа от читателя, вы выбираете прямое начало, ясно из первого предложения о вашей цели и цели.
Если вы не ожидаете положительного приема или вам нужно сообщить плохие новости, вы можете быть менее прямым.
Качество письма
Письмо можно считать хорошим, если оно способно реализовать цели, которые составляют неотъемлемую часть двух наиболее популярных систем коммуникации.
Один из этих способов коммуникации включает три основных направления риторики и технику представления своей точки зрения в форме аргумента.
Эти составные части, впервые разработанные греческим философом Аристотелем, известны как:
логотипы , которые по существу переводят на рассуждение или логику,
ethos , которые подразумевают этичность речи и ее надежность, а
пафос означает эмоциональное воздействие на публику.
Чарльз Коцельник и Дэвид Роджерс разработали второй набор целей, которые используются для повышения способности понимать что-то или познания людей и идентифицированы как родственные методы.
Подобно риторике, эти родственные приемы также могут использоваться, чтобы сделать письмо более эффектным. Вот некоторые из основных техник:
Для ясности текста
Основной текст должен быть точным и лаконичным.
Следует позаботиться о расположении или последовательности текста
Акцент следует сделать на достоверности источников
Текст должен оправдать ожидания людей
Должны быть четко определенные ссылки
Тон должен быть эффектным
Особое внимание следует уделять ключевым аргументам
Взаимодействие с аудиторией должно быть основным направлением действия
Дополнительные сведения о хорошем письме
Хорошо написанная деловая статья — это та статья, которая соответствует правилам, проста для чтения и привлекает внимание читателей.
Sensical — Здравый смысл необходим для хорошо написанного контента. Однако здравый смысл — это приобретенный результат. Понимание и признание аудитории являются ключевыми факторами при поиске баланса.
Эффективность — Если надлежащие знания и четкая цель и результат написания неясны, то это обязательно снизит эффективность вашего письма. Эта идея состоит в том, чтобы правильно передать все ожидаемые данные без какой-либо путаницы и заблуждений.
Знай свою аудиторию — Хорошая статья оправдает предположения аудитории. Он должен быть коротким и простым, действенным и продуктивным. Чтобы оправдать ожидания аудитории, автор должен точно знать, кто является целевой аудиторией.
Знайте свою цель — Помимо знания о своем читателе, ваше правильное понимание написания статьи и ее цели еще больше поможет вам оправдать ожидания аудитории.
Краткое и простое письмо — Чтобы избавиться от ошибок в деловом письме, быстро растет число коротких и простых писем.Ваша двойная цель — простое и краткое письмо — приведет вас к главной цели в разговоре, а именно к преданности и верности. Следует использовать существительные и активные глаголы. Следует избегать абстрактных глаголов и существительных.
Тактические элементы для письменного общения
Добавление акцента Шрифт, полужирный, курсив — обычные методы. Вы также можете изменить акцент в зависимости от того, где вы размещаете информацию в предложении:
Максимальный акцент. Продажи увеличились в Соединенных Штатах благодаря нашим последним усилиям по продвижению на нашем крупнейшем и наиболее успешном рынке.
Средний акцент. Благодаря нашим последним усилиям по продвижению на нашем крупнейшем и наиболее успешном рынке продажи увеличились в Соединенных Штатах.
Минимальный упор. Соединенные Штаты, где наблюдается рост продаж, являются нашим крупнейшим и наиболее успешным рынком.
Информация в конце предложения — это то, что люди часто вспоминают, и поэтому обычно считается местом, где делается максимальный акцент.
Вторая лучшая позиция для припоминания — это начало предложения, а середина предложения — это область с наименьшим запоминанием.
Если вы хотите выделить точку, поместите ее в начало или конец предложения, а если вы хотите уменьшить акцент на точке, середина — ваш лучший вариант.
Активный голос против пассивного
Активный голос — очевидный выбор для множества контекстов, но не для всех. Активные предложения обычно короче, точнее и легче для понимания.
Пассивный голос используется, когда вы хотите уменьшить акцент на исполнителя действия.Пассивная форма не вызывает вины или похвалы, поэтому в некоторых контекстах она может быть более дипломатичной. Пассивный залог позволяет автору избегать личных упоминаний или личных местоимений (он, она, они), чтобы создать более объективный тон.
Разнообразные формы обратной связи
Последний шаг в процессе коммуникации — обратная связь. Обратная связь определяется как ответ получателя на источник и может принимать разные формы.
Косвенная обратная связь — Виноградная лоза — это неофициальная неформальная коммуникационная сеть внутри организации, которая часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками.Косвенная обратная связь — это ответ, который не исходит напрямую от получателя или источника.
Прямая обратная связь — Прямая обратная связь — это ответ, исходящий от приемника. Прямая обратная связь может быть как вербальной, так и невербальной, и она может включать нечеткие или трудные для понимания знаки, символы, слова или звуки.
Interna l Обратная связь — Внутренняя обратная связь генерируется источником в ответ на сообщение, созданное тем же источником.
Внешняя обратная связь — Оценка обратной связи от получателя является частью ответственности авторов.Внешняя обратная связь подразумевает ответ получателя. Получатели, в свою очередь, сами становятся источником информации. Внимание к каналу, который они используют (как они передают обратную связь), а также невербальные аспекты, такие как время (когда они его отправляют), могут помочь вам в этом и будущих документах.
Interview s — Интервью дают автору возможность задавать вопросы членам аудитории и получать от них ответы.
Survey s — Это косвенный опрос широких групп людей.
Focu s Группы — Это прямой запрос конечной группы.
Карл Роджерс, известный психолог-гуманист, делит отзывы на пять категорий:
Оценочный — Оценочная обратная связь часто включает суждение о писателе и его или ее этосе (или достоверности). Поведенческая оценка оценивает действие, а не актера, но бизнес-писателю этого контекста не хватает.
Интерпретирующая — Интерпретирующая обратная связь требует подтверждения или разъяснения сообщения и часто выражается в форме вопроса.Поддерживающий — обеспечивает поддержку и удовлетворяет ваши потребности способами, выходящими за рамки языка и обмена символическим значением. В межличностном контексте легко идентифицировать, описывать и даже предсказывать многие репрезентации поддерживающей обратной связи, но в других контекстах общения это может оказаться серьезной проблемой.
Зондирование — обратная связь по зондированию передает целевые запросы конкретной информации.
Понимание — Роджерс обсуждал врожденную склонность людей к желанию быть понятым.Выражаясь тем, с кем мы хотим поделиться, мы ищем не только информацию или решения, но также принятие и уважение.
Эти пять типов обратной связи различаются по частоте и эффективности. Эта структура подчеркивает аспекты обратной связи, которые служат возможностями для бизнес-писателя, поскольку он или она признает обратную связь как важную часть написания и процесса коммуникации.
Связанные темы
Была ли эта статья полезной?
Деловое письмо — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл
О чем этот раздаточный материал
Этот раздаточный материал объясняет принципы делового письма, которые применимы ко многим различным ситуациям, от подачи заявления на работу до профессионального общения в рамках деловых отношений.Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.
Что такое деловая переписка?
Деловая переписка относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как политические рекомендации, рекламные объявления, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор.В то время как нормы различаются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория склонны ценить письмо, в котором говорится эффективно, действенно и лаконично.
Если вам был назначен жанр делового письма для класса, это может помочь подумать о стратегиях, которые бизнес-писатели используют для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, изучение прошлых тенденций, примеры, аналогии, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников.Ваши знания и отношение к вашей аудитории помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.
Кто ваша аудитория?
Для эффективного общения важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь написать, подумайте над следующими вопросами:
Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?
Чему ваша аудитория должна научиться из вашего документа?
Как вы привлечете внимание читателей, когда будете бороться за их внимание?
Как вы поможете читателю более эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, визуальные элементы, жирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?
Что больше всего нужно знать вашей аудитории?
Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель — оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?
Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно сочетать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?
В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?
Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:
Заголовок. Уместно ли обращаться к аудитории по имени или нужно приветствовать? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались с официальным титулом, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьем лице, знаете ли вы, какой титул и местоимения использовать? Если имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято направлять ваше письмо «Кому это может быть интересно». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Вы можете найти дополнительную информацию о названиях, именах и местоимениях в нашем раздаточном материале по гендерно-инклюзивному языку.
Язык . Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский первым языком для всех членов вашей аудитории? Вы используете идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны кому-то с другим знанием английского языка? Например, вы используете выражения, требующие специфических для США культурных знаний?
Культура . У вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они получают ваше сообщение?
Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.
Какова ваша цель?
Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы от организации, задав следующие вопросы:
Что это за документ (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, памятка и т. Д.)?
Какова общая длина документа?
Как организован документ?
Какова длина абзацев или разделов?
Как организовано деловое письмо?
Общая организационная модель, используемая в разных жанрах в деловой переписке, — это OABC: открытие, повестка дня, тело и завершение.Хотя точное содержание вашего вступления, повестки дня, тела и закрытия может меняться в зависимости от вашего контекста, вот общая цель каждого компонента шаблона OABC:
Начало: Этот раздел знакомит читателя с целью вашего документа или предметом обсуждения. Это позволяет им узнать, почему вы общаетесь с ними и почему информация важна для вашего читателя.
Повестка дня: Этот раздел позволяет читателю более или менее узнать, чего ожидать от остальной части сообщения.Вы можете думать об этом как о дорожной карте для вашего документа.
Тело: В этом разделе вы излагаете свои основные идеи и передаете читателю свое общее послание. Этот раздел часто является самой длинной частью делового документа.
Заключение: Здесь вы повторяете основные моменты для читателя и при необходимости включаете любые последующие действия или рекомендации. В большинстве случаев вы можете попросить о встрече для дальнейшего обсуждения ваших идей.
Какие соображения стиля распространены в деловой письменной форме?
Деловые писатели предпочитают четкое и лаконичное общение.Когда вы пишете в бизнесе, тщательное рассмотрение следующих элементов стиля, а также вашей цели и аудитории может помочь вам более эффективно общаться:
Активная голосовая связь. Один из навыков делового письма — как тактично брать на себя ответственность или распределять вину за определенные действия. Активный залог относится к структуре предложения, в которой актер предложения является его грамматическим субъектом. В целом, активный голос кажется более четким, прямым и лаконичным, чем пассивный — все это элементы хорошего делового письма.Однако пассивный залог может быть полезным инструментом в юридически чувствительном письме, потому что пассивный залог может передать то, что произошло, не называя имен.
Жаргон. Как правило, ваша аудитория предпочтет простой и понятный язык жаргону, потому что он позволяет им быстро читать ваше письмо без недопонимания. Однако вы можете столкнуться с жаргоном. Спросите себя, может ли этот язык использоваться как стенография или помогает установить ожидания или нормы в деловых отношениях.Понимание вашей аудитории и того, почему они могут решить использовать жаргон или избегать его, поможет вам определить, что больше всего подходит для вашего собственного письма.
Тон. Хотя деловой текст должен быть ясным и кратким, «краткий» не обязательно означает «грубый». Во время написания подумайте о том, как вы относитесь к читателю и как аудитория может интерпретировать ваш тон. Рассмотрим следующие примеры:
Идея вашего проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам никакого финансирования.
После тщательного изучения этого предложения мы решили определить приоритетность других проектов в этом квартале.
Хотя первый пример может быть более прямым, вы, вероятно, заметите, что второе предложение более дипломатично и уважительно, чем первая версия, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.
Если вам интересно, как ваша аудитория отреагирует на ваше письмо, может быть также полезно, чтобы незаинтересованный читатель поделился с вами своим впечатлением о вашем сообщении и тоне после прочтения документа.Что можно сказать домой? Выделяется ли какой-либо язык неожиданным, сбивающим с толку или неуместным? Где письмо более или менее убедительно? Если вы хотите получить больше идей, просмотрите наши раздаточные материалы по получению отзывов.
Пересмотр
Есть много обстоятельств, в которых деловые письма — это ваша возможность произвести первое впечатление, например, в сопроводительном письме. В этих сценариях особое внимание уделяется деталям. Полезной стратегией для пересмотра бизнес-письма является использование аббревиатуры ОБЛАКО: согласованность, длина, организация, единство и развитие.Обдумывание каждого из этих элементов может помочь вам подумать о том, как каждый раздел передает ваши идеи вашей аудитории и как разделы работают вместе, чтобы выделить наиболее важные части вашего сообщения.
Просматривая аббревиатуру CLOUD, вы можете задать себе такие вопросы, как:
Насколько согласован каждый отдельный компонент вашего документа?
Соответствует ли каждый компонент руководящим принципам длины и (если они есть) или иным образом кратко передает ваше сообщение? В нашем раздаточном материале по лаконичности представлены 7 распространенных схем письма, которые делают письмо менее кратким, что вы можете иметь в виду, когда пишете для бизнеса.
Четко ли организована информация ?
Как унифицирован сообщение передается всеми компонентами, взятыми вместе?
Ваши идеи полностью разработаны? , или у вашего читателя могут возникнуть важные вопросы?
Когда вы ответите на эти вопросы и начнете пересматривать, пересмотр своей цели, аудитории, стиля и структуры может помочь вам решить проблемы, которые вы выявили с помощью CLOUD. После того, как вы обдумали эти элементы, получение обратной связи от другого человека может помочь вам убедиться, что ваш проект ясен, а ваши идеи полностью разработаны.Вычитка может помочь вам выявить ошибки и оценить тон вашего документа, а чтение черновика вслух позволит вам услышать свои слова и оценить свой тон.
Примеры деловой переписки
Теперь, когда вы готовы приступить к написанию, вы можете увидеть несколько примеров делового письма, которые помогут вам в процессе написания. Ниже вы можете узнать больше и увидеть примеры двух контекстов делового письма: сопроводительные письма для приложений и сопроводительные письма для отправки информации.Дополнительные примеры можно найти на портале резюме и писем University Career Services.
Сопроводительные письма к заявкам
Может быть, вас попросили написать сопроводительное письмо к заявлению на работу или стипендию. Этот тип сопроводительного письма используется, чтобы представиться и объяснить, почему вы подходите для данной возможности, и ваша цель — привлечь внимание читателя и убедить его, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу. Хотя этот тип письма имеет некоторые уникальные особенности и соглашения, он по-прежнему соответствует шаблону организации OABC и обычно занимает 3-4 абзаца.
Открытие: В начале вашего письма укажите причину, по которой вы написали. Обычно это включает упоминание названия должности (если применимо) и того, как вы узнали о должности. Расскажите, как вы узнали о работе.
Повестка дня: В сопроводительном письме раздел вашей повестки дня создает основу для обсуждения вашей квалификации, сначала суммируя ваш интерес к должности, компании или организации. Что отличает вас от конкурентов? Почему вам интересно работать на этой должности или в компании? Этот раздел можно объединить с первым абзацем.
Body: Здесь вы подчеркиваете свою квалификацию для работы, включая опыт работы, действия, которые демонстрируют ваши лидерские качества, и ваше образование. Если вы подаете заявку на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме. Вы также можете определить другие способы, которыми вы подходите для компании или должности, например, приобретенные вами специальные навыки. Проиллюстрируйте, как опыт и навыки из вашего резюме дают вам право на работу, а не просто повторяйте информацию, как она представлена в вашем резюме.
Завершение: Теперь, когда вы продемонстрировали свой интерес и соответствовали читателю, пришло время запросить интервью и, при необходимости, сослаться на свое резюме. Укажите, как с вами можно связаться, и укажите свою контактную информацию для дальнейших действий. Обязательно закройте письмо, поблагодарив читателя за время и внимание, прежде чем печатать и печатать свое приветствие и имя.
Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (Образец №1) было написано недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра.Писатель не претендует на конкретную вакансию, а описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не уточняет, откуда она узнала о вакансии, потому что не уверена, доступна ли вакансия.
Образец №1
6123 Farrington Road
Apt. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
11 января 2020
Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708
Уважаемый директор по персоналу:
Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема.Я хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.
Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов. Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавно закончил Технологический институт ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.
Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected]. Спасибо за ваше время и внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Раймонд Крок
Образец №2
6123 Farrington Road
Apt. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
11 января 2020
Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708
Уважаемая госпожаЛамоника Джонс:
Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.
Я ожидаю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в мае и к тому времени завершу программу «Инженерия компьютерных систем».С сентября 2019 года я участвую через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.
Если есть открытая позиция в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000, доб. 232) или по электронной почте ([email protected]). Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Ребекка Брок
Сопроводительные письма для отправки информации
Некоторые сопроводительные письма просто содержат запись о передаче информации — скажем, отправку резюме рекрутеру или отправку проекта на курс — и даже могут иметь форму электронного письма.Несмотря на то, что они короткие, по существу и часто содержат всего один или два коротких абзаца, эти сообщения по-прежнему соответствуют основным принципам делового письма с использованием шаблона организации OABC в более сжатом формате:
Открытие: Кратко объясните, что вы отправляете и почему.
Повестка дня: В необязательном втором абзаце вы можете включить краткое изложение информации, которую вы отправляете в качестве повестки дня для вашего читателя. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя.
Body: Затем вы можете перейти к изложению одного или двух ключевых моментов, объясняющих, почему ваша фирма лучше всего подходит для этой работы.
Окончание: Вы можете закончить свое письмо благодарностью, предложить дополнительную помощь или выразить надежду, что материал выполнит свое предназначение.
Ниже приведены примеры таких сопроводительных писем. Первая буква (Образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку касается способа сбора информации.
Образец №1
Логотип вашей компании и контактная информация
11 января 2020
Брайан Ино, главный инженер
Carolina Chemical Products
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708
Уважаемый г-н Ино:
Прилагаю окончательный отчет, который мы отправляем с разрешения компании Eastern, о нашей установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company ,. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (919) 962-7710 или напишите мне по указанному ниже адресу, если я могу ответить на какие-либо вопросы.
С уважением,
Нора Кэссиди
Менеджер по техническим вопросам
[email protected]
Приложение: Отчет
Образец № 2
Логотип вашей компании и контактная информация
11 января 2020
Брайан Ино, главный инженер
Ecology Systems, Inc.
8458 Переулок с препятствиями обзора
Дарем, Северная Каролина 27708
Уважаемый г-н Ино:
Прилагаем отчет с оценкой нашего годового энергопотребления в соответствии с запросом вице-президента Джона Бренана 4 сентября.
Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющим производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что в отчете будет представлена информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.
Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке обзора.Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.
С уважением,
Нора Кэссиди
Офис новых проектов
[email protected]
Приложение: Отчет
Работы консультировались
Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала. Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования.Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.
Бейкер, Уильям Х. и Мэтью Дж. Бейкер. 2015. Письмо и речь для бизнеса , 4-е изд. Прово, штат Юта: Академическое издательство Университета Бригама Янга.
Кови, Стивен. 2002. Руководство по стилю делового и технического письма , 5-е изд. Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови.
Локер, Китти и Донна Кинцер.2012. Деловые и административные коммуникации , 10-е изд. Бостон: Макгроу-Хилл.
О’Хара, Кэролайн. 2014. «Как улучшить свое деловое письмо». Harvard Business Review , 20 ноября 2014 г. https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing.
Правительство США. 2011. «Федеральное руководство по простому языку». Plain Language, март 2011 г. https://www.plainlanguage.gov/guidelines/.
Программа письма Университета Северной Каролины. 2019. The Tar Heel Writing Guide , rev. изд. Чапел-Хилл, Северная Каролина: Программа письма UNC.
Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: Центр письма, Университет Северной Каролины, Чапел-Хилл,
Сделать подарок
Как написать официальный бизнес-отчет (с примерами)
Официальные бизнес-отчеты выполняют важные функции, помогая менеджерам и руководителям принимать решения.Эти документы могут иметь различное назначение в зависимости от ваших потребностей и отрасли. Умение писать официальный бизнес-отчет может помочь вам стать профессионалом. В этой статье мы объясняем, что такое формальный бизнес-отчет, как его составлять, и приводим пример.
Что такое официальный бизнес-отчет?
Официальный бизнес — это официальный документ, который содержит данные, исследования, информацию и другие необходимые детали, которые помогают лицам, принимающим решения, формировать планы и цели, чтобы помочь компании.В зависимости от темы официальный бизнес-отчет может состоять из нескольких страниц и включать обширные данные и информацию. Вот несколько наиболее распространенных типов официальных бизнес-отчетов с указанием цели:
Отчет об обосновании / рекомендациях
Вы можете использовать этот отчет, чтобы предложить идею руководству. Тело будет включать такие разделы, как риски, затраты и выгоды. Примером такого отчета может быть предложение о покупке машины для вашего рабочего места.Чтобы убедить лицо, принимающее решение, купить машину, вы должны составить этот отчет, чтобы привести убедительные аргументы.
Отчет о расследовании
Этот отчет может представить потенциальные риски конкретной возможности. Этот отчет помогает владельцам бизнеса предвидеть любые проблемы, связанные с инвестициями или покупками. Вы также можете создать официальный бизнес-отчет для анализа предлагаемого слияния.
Отчет о соответствии
Используйте этот отчет, когда организация хочет продемонстрировать подотчетность и создать отчет о соответствии.Это отчет, который позволяет организации доказать, что она соблюдает правила и правильно расходует деньги. Например, бухгалтер может написать отчет о соответствии, чтобы показать, что компания соблюдает федеральные законы в отношении расходов.
Технико-экономический отчет
Когда вам нужно проанализировать результаты предложенной идеи, вы можете использовать этот отчет. Отчет может охватывать потенциальные проблемы, связанные с этим затраты и преимущества идеи. С помощью этого отчета вы можете определить, будет ли предложение прибыльным, возможен ли крайний срок и есть ли вероятность, что оно может превысить бюджет.
Отчет об исследованиях
Этот отчет поможет вам проанализировать проблему. В отчет будут включены рекомендации по устранению проблем.
Периодический отчет
Этот отчет помогает организации улучшить свои продукты, услуги, процессы или политики. Отчет может включать в себя информацию о прибылях и убытках или может проверять эффективность. Например, розничный магазин будет иметь ежемесячный отчет о своих продажах.
Ситуационный отчет
Для обсуждения конкретной темы, например информации с конференции, используйте ситуационный отчет.
Контрольный отчет
Вы можете использовать этот отчет, чтобы представить несколько решений в качестве вариантов для конкретной ситуации.
Связано: Документация на рабочем месте
Как написать официальный бизнес-отчет
Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы создать профессиональный бизнес-отчет:
1. Планируйте, прежде чем писать
Относитесь к формальному бизнес-отчету, как к проекту.Прежде чем начать собирать исследования и записывать разделы, точно спланируйте, чего вы хотите достичь. При этом у вас будет больше шансов создать отчет в ясном и простом стиле.
2. Проверьте внутренний формат
Компания, в которой вы работаете, может уже иметь установленный формат для официальных бизнес-отчетов. Изучите справочник своей компании или попросите человека, который хочет получить отчет, узнать, есть ли какой-то конкретный формат, который вам следует использовать. Использование установленного формата поможет вашему отчету выглядеть более профессионально.
3. Добавьте заголовок
Вы можете получить название отчета вместе с брифом или можете написать его самостоятельно. Убедитесь, что заголовок четкий и виден в начале отчета. Вы также должны добавить свое имя и имена других людей, которые работали над отчетом, и дату, когда вы его написали.
4. Напишите оглавление
Страница оглавления должна следовать за названием и авторами. Страница оглавления необходима для длинного и сложного официального отчета.Хотя эта страница находится в начале отчета, она должна быть написана последней, когда отчет будет готов. Запишите заголовки разделов точно так, как они появляются в каждом разделе отчета, и убедитесь, что номера страниц совпадают.
5. Добавьте резюме или реферат
Резюме резюмирует основные моменты официального бизнес-отчета. Читателю может быть полезно иметь этот раздел, но он не является обязательным, особенно если ваш отчет короткий. Лучше всего спросить человека, который запросил бизнес-отчет, предпочитает ли он резюме или реферат.Хотя краткое изложение находится в начале отчета, вы должны писать его в последнюю очередь вместе со страницей содержания, чтобы вы могли включить примечания из раздела с выводами и рекомендациями.
Резюме должно рассказывать читателю о ваших выводах и даже опираться на пункты вашего заключения. Также важен краткий обзор того, что читатель найдет в отчете. У вашего менеджера может быть время только для того, чтобы прочитать резюме отчета, поэтому в нем должны быть описаны основные моменты, найденные в отчете.
Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)
6. Напишите введение
В этом разделе подробно описывается причина, по которой вы пишете отчет. Введение должно касаться цели отчета и справочной информации по теме, о которой вы пишете. Включите любые определения и резюмируйте основные аргументы.
7. Опишите вашу методологию
Раздел методологии должен объяснить читателю методы исследования, которые вы выбрали для создания этого отчета, такие как использование качественного метода, количественного метода или их комбинации.Это должно быть четкое обоснование того, почему вы решили использовать определенные методы.
8. Представьте свои выводы
В этом разделе вы должны представить результаты своего исследования. Важно представить ваши результаты логично и лаконично, при этом убедитесь, что вы включили достаточно информации, чтобы доказать, что вы тщательно исследовали вопрос.
Одним из способов облегчить чтение результатов является использование заголовков, подзаголовков и пронумерованных разделов для организации всего.Вы можете представить свои выводы в виде маркированного списка или с помощью таблицы. Вы также можете представить свои выводы с помощью иллюстраций и графиков, таких как инфографика, но убедитесь, что эти изображения подходят для отчета.
9. Закончите выводом и рекомендациями
В этом разделе вы представите свою оценку на основе результатов, а затем дадите рекомендации к действию. Если вы добавляете какие-либо цели, вы должны добавлять к ним измеримые действия.Каждая предлагаемая цель, метод или вариант должны рассказать читателю, как они повлияют на организацию.
10. Добавьте библиографию и приложения
Включите все источники, которые вы использовали для написания отчета. Это могут быть периодические издания, онлайн-статьи или книги. Перечислите источники в алфавитном порядке. Вы также можете включить все материалы в поддержку отчета. Это могут быть анкеты, карты, заметки, резюме, диаграммы, таблицы, иллюстрации и другие. Пометьте каждую заметку, карту и другие документы буквой, чтобы вы могли четко ссылаться на них в отчете.
12. Корректура
Когда вы закончите писать свой отчет, вычитайте его, чтобы убедиться, что он не содержит грамматических или орфографических ошибок, что сделает ваш отчет более достоверным. Более того, при написании будьте ясны и лаконичны. Избегайте сложных слов и сленга. Допустимо использовать жаргон и технические термины, соответствующие отрасли, в которой вы работаете, но не злоупотребляйте ими. Убедитесь, что текст перетекает из одного раздела в другой, особенно если в отчете было несколько авторов.
Пример официального бизнес-отчета
Вот образец официального бизнес-отчета, который вы можете просмотреть в качестве руководства:
Отчет о текучести кадров в GHS Corporation
Представлен 8 августа 2019 г.
Введение
Менеджер отдела кадров запросил этот отчет для изучения высокой текучести кадров в GHS Corporation. Информация в этом отчете была собрана сотрудниками отдела кадров в течение трех месяцев.Команда из пяти человек проанализировала административные записи и условия работы, а также опрошенных сотрудников. В этом отчете даются рекомендации по минимизации высокой текучести кадров среди сотрудников GHS Corporation.
Справочная информация
GHS Corporation работает 10 лет. В нем работает 200 человек, большинство из которых оплачивают комиссионные для страховых клиентов. Несмотря на то, что мы работаем в регионе со значительной безработицей, годовой оборот составляет от 60 до 65% каждый год.
Выводы
Наиболее существенной проблемой, обнаруженной HR-командой при собеседовании с персоналом, было отсутствие поддержки для молодых матерей, которым необходимы услуги по уходу за детьми, чтобы они могли прийти на работу. Сотрудники отметили, что разочарованы отсутствием внутренней системы ухода за детьми, которая могла бы помочь им продолжить работу.
Другой проблемой, упомянутой сотрудниками, было отсутствие связи между сотрудниками и высшим руководством.Они выразили обеспокоенность по поводу получения непоследовательных и поздних инструкций. Они рассказали, что не знали основных бизнес-целей, что привело к потере интереса к компании и своей работе.
Выводы
Мы обнаружили следующие основные проблемы:
1. Отсутствие поддержки молодых матерей в отношении ухода за детьми
2. Отсутствие связи между персоналом и высшее руководство
Рекомендации
Для решения этих двух основных проблем мы рекомендуем предпринять следующие шаги:
1.