Разное

К кредиторской задолженности организации относятся: Кредиторская задолженность в балансе это

21.07.1977

Содержание

Виды кредиторской задолженности | Современный предприниматель

Кредиторской задолженностью называется задолженность перед другими лицами – кредиторами. Возникает задолженность с момента исполнения своей части обязательства кредитором, либо с даты, которая указана в договоре.

Какие бывают виды кредиторской задолженности? В соответствии с нормами законодательства нашего государства выделяется определенная классификация кредиторской задолженности, которая варьируется в зависимости от субъекта правоотношений. Например, задолженность перед банками, внебюджетными фондами, персоналом организаций, налоговыми органами, перед поставщиками и подрядчиками.

Наличие просроченной кредиторской задолженности не является благоприятным фактором ни для организации, ни для физического лица. Положения об ответственности за неисполнение долговых обязательств регулируются нормами уголовного и гражданского законодательства Российской Федерации. Если не истекли сроки исковой давности с момента последнего платежа по долговым обязательствам, то ее можно взыскать путем обращения в судебные органы. Обычно инициируют производство кредиторы в отношении физических лиц в судах общей юрисдикции и в отношении юридических лиц в арбитражных и третейских судах. Остановимся на правовых классификациях задолженности.

Краткосрочная задолженность

Типичная краткосрочная кредиторская задолженность возникает как перед физическими, так и перед юридическими лицами. Для краткосрочной «кредиторки» срок погашения не должен превышать 12 календарных месяцев с момента ее возникновения.

Краткосрочная кредиторская задолженность может появиться, например, в следующих ситуациях:

  • Перед продавцами/исполнителями в случае неоплаты поставок товаров, оказанных услуг, или выполненных работ;
  • Перед покупателями по авансам, полученным в счет будущих поставок;
  • По неотфактурованным поставкам перед поставщиками;
  • По краткосрочным займам и банковским кредитам;
  • Перед работниками по выплате заработной платы;
  • Перед внебюджетными фондами и бюджетом по страховым взносам, налогам, сборам, пеням, штрафам.

Долгосрочная кредиторская задолженность

В целом, кредиторская задолженность считается допустимой в случае, если срок ее погашения еще не наступил. Долгосрочная кредиторская задолженность – это задолженность со сроком погашения более одного календарного года.

К подобному виду задолженности в том числе относятся:

  • Долгосрочные обязательства по кредитам банков, а также по займам, взятым у других организаций,
  • Векселя со сроком погашения от 1 года и облигации, выпущенные на срок более одного года,
  • Длительные арендные обязательства,
  • Отложенные налоговые обязательства.

Просроченная долгосрочная задолженность по обязательствам взыскивается кредитором в судебном порядке путем подачи искового заявления.

Безнадежные, сомнительные и невостребованные задолженности

Особого внимания требует безнадежная и сомнительная кредиторская задолженность. Такие категории долгов завышают показатель кредиторской задолженности, что может приводить к недостоверности бухгалтерского отчета.

Сомнительная задолженность в соответствии с нормами налогового законодательства Российской Федерации формируется в связи с реализацией товаров, оказанием должных работ или услуг, при этом ее срок погашения истек, а какое-либо обеспечение (залог, поручительство, банковская гарантия) отсутствует (п. 1 ст. 266 Налогового кодекса РФ).

Безнадежная кредиторская задолженность признается таковой, если исполнение обязательства перед кредитором невозможно. Такая ситуация возникает:

  • в случае ликвидации компании-кредитора,
  • при истечении установленного срока исковой давности, т.е. когда с момента последней оплаты по договору прошло более 3 лет.

Невозможность взыскания должна быть подтверждена документально, например, решением суда, вступившего в законную силу, актами инвентаризации и т.п.

Невостребованная кредиторская задолженность это такой вид задолженности, при котором обязательства кредитора утрачивают свою силу из-за истечения срока исковой давности. Она возникает если требования по ней не были предъявлены кредитором в течение трех календарных лет в соответствии с нормами ст. 196 Гражданского кодекса России. Причем высчитывается исковая давность по невостребованной кредиторской задолженности с даты невыплаты последнего платежа по долговым обязательствам.

Как взыскивается проблемная задолженность? В первую очередь кредитор должен предъявить претензию должнику с просьбой погашения. Если она не исполняется в установленные сроки, то кредитор может обратиться с исковым заявлением в районный, мировой или арбитражный суд, в зависимости от цены иска и от того, является ли должник физическим или юридическим лицом. 

Что это такое кредиторская задолженность простыми словами: определение и классификация

  1. Определение кредиторской задолженности и дебиторской
  2. Виды
  3. Базовые знания
  4. Разновидности
  5. Отражение дебиторских обязательств
  6. Когда можно покрывать обязательства
  7. Какие долги нельзя просрочить
  8. Расчеты по страховке
  9. Как списать долги
  10. Как восстановить доход после акта
  11. Рассмотрение дела в суде

Определение кредиторской задолженности и дебиторской

Ключевое различие заключается в том, что дебиторка – это объем финансовых средств, которые должны быть выплачены в пользу предприятия. К примеру, заказчик еще не внес деньги на счет, чтобы оплатить товар, но сама фирма его уж отправила. А вот долг по кредиту – это средства, которые уже должна внести компания за какие-то услуги или по иным поводам.

Виды

Принято градировать эту статью на несколько видов, которые отличаются своим происхождением, источником.

  • Задержанные переводы поставщикам или подрядчикам.
  • Транспортировка товарных единиц, когда деньги за него уже были получены.
  • Оплата подсобных работ.
  • Расчеты с аутсорсинг проектами. 
  • Передача заработка сотрудникам предприятия.
  • Векселя.
  • Переводы в налоговые органы, фонды и схожее.

Просроченная дебиторка опасна 

Разумеется, если анализ отчетности показал, что дебиторка висит уже порядка месяца и более, то это весьма серьезная ситуация. Тысячи компаний банкротились просто потому что им нечем была рассчитываться с сотрудниками и поставщиками. Хотя потенциально баланс предприятия был в плюсе. Только вот деньги еще не перевели. Скажем, в течение полугода.

А если взять в расчет еще и наличие кредиторской задолженности, статьи расходов все возрастают, а дохода как не было, так и нет. 

Банкротство физических лиц

от 5000 руб/месяц

Подробнее

Юридическая помощь должникам

от 3000 руб

Подробнее

Списание долгов по кредитам

от 5000 руб/месяц

Подробнее

Определение 

Фактически это финансовое обязательство, обязательное к уплате. Но не на основе стандартной схемы. Оппонент не дает деньги взаймы, а лишь выполняет свою сторону сделки. Платит или, напротив, высылает товар. А вот вторая сторона пока не успела исполнить свои обязанности. 

Базовые знания

Стоит понимать, кредиторская задолженность организации относится к бухгалтерскому учету. Как и дебиторка, собственно. Главное, что нужно знать – наличие этих двух статей вполне нормально для любой компании на разных этапах жизни. Нет ничего плохого в том, что вам не перевели финансы за услугу в течение недели и даже месяца. Это основной принцип работы коммерческих структур, если бы все сделки совершались только по факту и за наличную форму, рынок бы встал. Но вот когда ваши долги превалируют на теми деньгами, которые должны вам – это звоночек об отрицательном балансе. И это уже плохо.

Если разрыв будет увеличиваться, да еще и время расчетов (возврата и расхода) не будет схожим, то компания физически не сможет это пережить. Если не возьмет новые ссуды, по которым начнут капать проценты. А они еще сильнее уведут вас в минус. 

Область применения 

Эти знания нужны как руководителям, так и бухгалтерам. Кроме того, всем, кто связан с финансовой стороной жизни проекта. От аналитиков до коммивояжеров. Но главное значение, конечно, в области менеджмента. Ведь бухгалтера и так отлично ориентируются в сфере. 

Разновидности

Принято разделять долги, которые имеют денежную или товарную форму. А также есть градация на основе сроков. Это уже деление на статьи, которые имеют срочный характер, и на тех, что могут подождать. И соответственно, крайне плохо, если весь массив находится в срочной зоне. 

Виды по направлению

Нужно четко соотносить важность выплат контрагентам, уполномоченным службам и сотрудникам. Именно такие группы выделяются. Если пренебречь первыми, можно получить судебный иск, вторыми – проверку, третьими – забастовку или уголовную ответственность. Информация о кредиторской задолженности должна отражать приоритетность направлений. 

Особенности и нюансы

Поскольку, долги логично отправляются в пассивную часть баланса, необходимо соотносить их с активом. Постоянная сверка выявляет положительную динамику предприятия. Как только пассив превалирует, стоит срочно искать новые пути для формирования стратегии.

Стоит помнить, что понятие имеет срочность. И некоторые его части можно соотносить с активом более поздних временных промежутков, если это долгосрочная сделка. 

Главные отличия

Итак, что такое кредиторская задолженность предприятия, что входит в это понятие? Это все статьи долговых обязанностей. Дебиторка – потенциальный доход, формирующий маржу. Но обе статьи – потенциальные. 

Отражение дебиторских обязательств

Они фиксируются в бухгалтерской отчетности. В какой-то мере это может считаться эфемерным имуществом компании, но полагаться на его наличие в крупных сделках – опасно.

Аналитика 

Проводятся с периодикой, определяемой руководством. Рекомендуется проводить анализ как можно чаще. Лучше не реже раза в месяц. Он выявляет общую ценность оборота на каждому этапе. 

Для оценки используется формула:

Дкз = КЗ/Пт x 100%

Где: Дкз – общая часть КЗ в составе пассивной части отчетности, а Пт представляют собой все пассивные статьи.

Равновесие достигается по следующей формуле:

ДЗдоп + ∆ОП ≥ ∆ОЗ + РПС + КЗдоп

Где: ДЗ-КЗ представляют собой допустимые цифры, ОП-ОЗ рост или падение прибыли, РПС – полностью вышедшие из баланса финансы из-за клиентов, отказавшихся от погашения.

Отражение задолженностей

Также зафиксированы, но в иной плоскости. Это ордера на выплаты. Соответственно, можно считать расходами, но снова зависящими от временного фактора. 

Когда можно покрывать обязательства

В момент поступления средств, разумеется. Выявляем равновесие, как только пришли финансы, погашаем долги. Как только возникли ордера на уплату, в противовес должен появиться обещанный доход. 

Почему КЗ так важна

Дело в том, что если игнорировать этот аспект, то можно получить серьезные законные претензии. А просрочка грозит штрафами, пени, предусмотренными договорами. Но если попытаться исключить этот фактор, просто работать только по факту, то оборот замедлится вдвое. Ведь что показывает сумма кредиторской задолженности – в какой-то мере динамику развития проекта. 

Срок КЗ

Всегда ориентируйтесь в первую очередь на срочные выплаты. Среднесрочные на втором этапе. Долгосрочные, легко понять, на третьем. Но при этом, всегда должны быть все виды временных перспектив в активе. Иначе если все расходы накопятся в одной плоскости, то устойчивость фирмы пошатнется. 

Товар или деньги

Опять же, для компании наиболее удачен случай, когда присутствуют оба варианта. Иначе будет дефицит.

Источники обязательств

Зачастую это юридические лица. Но возможны и физические. К примеру, сотрудники. 

Расчет с подрядчиками 

Один из основных способов получить серьезную КЗ.  Ведь переводы в пользу подрядчиков почти всегда оформляются постфактум. 

Как появляется КЗ

Услуга еще не была оказана, но ее уже купили. Онлайн-заявка, предоплата, аванс, предзаказ и так далее. Кроме того, случаи, когда услуги были оказаны, но компания еще не успела оформить через бухгалтерию расчет. 

Какие долги нельзя просрочить 

Выплата ЗП сотрудникам. Если у предприятия есть возможность, оно обязано соблюдать условия трудового договора.

Социальное страхование 

Также часто становится причиной расходов. Ведь часто фирмы просто игнорируют необходимые расчеты с ПФР. 

Векселя 

КЗ по ценным бумагам, а конкретно векселям – это вполне распространенная ситуация. Этот документ дает право на истребование денежной суммы. 

Аванс и предоплата 

Чем больше подобных форм используется в деятельности юридического лица, тем чаще будет возникать КЗ. Даже если ее аналога, дебиторки, практически не формируется. 

Дочернее и головное предприятие 

Еще один аспект, выявляющий, что относится к кредиторской задолженности. Головной офис обычно может брать взаймы у филиалов или наоборот. Но в товарной форме, разумеется. Продукция ушла в филиалы, реализована, но средства еще не поступили. 

Банковский займ

Если не хватает денег, баланс в минусе, остается пользоваться ссудами. И банки для этого – лучшее решение.

Расчеты по страховке

Зависит от количества и общего объема услуг. А также вида договоров со страхователем.

Важные показатели 

Фактически главное следить за преобладанием дебиторки над КЗ не только в объеме, но и по срокам.

Параметр КЗ ДЗ
Срок Важен в любом случае  Важен лишь свыше месяца 
Просрочка  Инициируются штрафные санкции Вызывает колебания финансовой устойчивости
Если показатель преобладает  Отрицательный баланс Положительный 

КЗ с истекшим сроком давности

Если исковая давность прошла, а дело не передали в суд, то обязанности более не имеют силы. Можно забыть про эту сделку.

Оборачиваемость КЗ

Это важный коэффициент, который демонтирует рост обязательства по сравнению с движением общего оборота, дохода и прибыли. Задолженность перед кредиторами – это тормозящий фактор, который не должен превышать маржу. 

Как списать долги

Фактически, это возможно только при истечении срока давности. Либо если кредитор отказался от истребования. 

Как избавиться от КЗ

Есть три основных варианта. Погашение, если есть на это возможность. А также рефинансирование и ликвидация предприятия по причине банкротства.

Документ, уменьшающий КЗ

Речь об акте на списание. По сути, это способ избавиться от несуществующих долгов, которые, однако, все еще отражаются в учете. Чем вызывают неправильный анализ баланса. 

Как восстановить доход после акта 

Необходимо тщательно проверить бухгалтерскую документацию, провести новый анализ после вычета списанных пассивов. Ведь все то, что является кредиторской задолженностью, легко может изменить общую картину на бумаге. Что провоцирует руководство на нелогичные решения стратегического плана. 

Банкротство физических лиц

от 5000 руб/месяц

Подробнее

Юридическая помощь должникам

от 3000 руб

Подробнее

Списание долгов по кредитам

от 5000 руб/месяц

Подробнее

Продление периода пользования 

Еще один способ снизить нагрузку расходов. Это может быть:

Рефинансирование  Реструктуризация  Пролонгация
Эффективность  Высокая  Зависит от нюансов нового договора Средняя 
Срок продления  Зачастую возрастает на полгода-год Возрастает на период «кредитных каникул» Зависит от договора, зачастую один годовой период

Снижение суммы

Зачастую это следствие либо мирного соглашения с кредитором, либо судебного решения. Второе – невыгодный момент, ведь он также инициирует и исполнительное производство.  

Поиск новых кредиторов

Для получения ссуды, которая покроет текущей отрицательный баланс. Решение вполне логичное, если условия займа подходящие. 

Рассмотрение дела в суде 

Судья практически всегда принимает сторону кредитора, он может снизить давление, а также исключить накопление штрафов. 
Правда, если основной дела является кредиторская задолженность организации перед покупателем – это не лучший вариант для передачи дела в суд. Ведь в этом случае, на руку оппоненту будет играть и Закон о правах потребителя.

Невостребованная кредиторская задолженность списывается на внереализационные доходы с НДС или НДС во… — Консультации

Порядок списания кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и её документальное оформление разъяснены в п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н: суммы кредиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации.

В соответствии с п. 7 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 32н, суммы кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, являются прочими доходами.

Общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст. 196 Гражданского кодекса РФ).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н, суммы кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, отражаются по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами учета кредиторской задолженности.

Кредиторская задолженность включается в состав прочих доходов в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации, т.е в полной сумме с учетом НДС (п. 10.4 ПБУ 9/99), в том отчетном периоде, в котором срок исковой давности истек (п. 16 ПБУ 9/99).

В учете производится бухгалтерская запись:

На основании п. 18 ст. 250 Налогового кодекса РФ суммы кредиторской задолженности, списанные в связи с истечением срока исковой давности, являются внереализационными доходами.

По мнению Минфина России, выраженному в Письме от 27.12.2007 № 03-03-06/01/894, данный доход на основании пп. 5 п. 4 ст. 271 НК РФ признается в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

В соответствии с пп. 14 п. 1 ст. 265 НК РФ суммы НДС, относящиеся к кредиторской задолженности, списанной в отчетном периоде на основании п. 18 ст. 250 НК РФ, являются внереализационными расходами.

Однако, если НДС, предъявленный поставщиком, ранее был правомерно принят к вычету, то не имеется оснований для его восстановления.

НДС правомерно принимается к вычету, если:

  • товары (работы, услуги) приобретаются на территории РФ для осуществления операций, признаваемых объектом налогообложения НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ),
  • при наличии счета-фактуры, выставленного поставщиком, после принятия на учет товаров (работ, услуг) и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Перечень случаев восстановления НДС установлен п. 3 ст. 170 НК РФ и является закрытым.

Случай восстановления НДС, ранее правомерно принятого к вычету при списании кредиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности, данным перечнем не предусмотрен.

Следовательно, при списании кредиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности расхода в сумме НДС, ранее правомерно принятого к вычету, в налоговом учете не возникает.

Если сумма НДС числится на счете 19, т.е. не была ранее принята к вычету, она списывается на внереализационные расходы на основании пп. 14 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Таким образом, данная норма применяется к суммам НДС, которые до списания кредиторской задолженности не были приняты к вычету в установленном порядке.

Учитывая п. п. 10.4 и 16 ПБУ 9/99, если списываемая кредиторская задолженность образовалась в результате получения аванса от покупателя, сумму НДС, исчисленную с этого аванса (учитываемую обособленно на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»), при списании кредиторской задолженности следует включить в состав прочих расходов (п. п. 11, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 33н).

В учете будут сделаны следующие бухгалтерские записи:

  • Дт 62/аванс Кт 91
  • Дт 91 Кт 76/АВ (62/АВ).

Пунктом 8 ст. 171 НК РФ установлено, что вычетам подлежат суммы НДС, исчисленные налогоплательщиком с сумм оплаты, частичной оплаты, полученных в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг). Данные вычеты производятся с даты отгрузки соответствующих товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п. 6 ст. 172 НК РФ).

Также согласно п. 5 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, исчисленные продавцами и уплаченные ими в бюджет с сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ. оказания услуг), реализуемых на территории РФ, в случае изменения условий либо расторжения соответствующего договора и возврата соответствующих сумм авансовых платежей.

Таким образом, отсутствуют основания для принятия к вычету сумм НДС, исчисленных и уплаченных продавцом в бюджет с сумм авансовых платежей при списании по окончании срока исковой давности сумм невостребованной кредиторской задолженности, образовавшейся по суммам авансовых платежей, полученных в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг) и не возращенных покупателю.

Такой вывод сделан в Письме Минфина РФ от 10.02.2010 г. № 03-03-06/1/58.

В Письме также отмечается, что согласно пп. 14 п. 1 ст. 265 НК РФ в состав внереализационных расходов включаются расходы в виде сумм налогов, относящихся к поставленным материально-производственным запасам, работам, услугам, если кредиторская задолженность (обязательства перед кредиторами) по такой поставке списана в отчетном периоде в соответствии с п. 18 ст. 250 НК РФ.

В Письме делается вывод, что возможность учесть в составе внереализационных расходов суммы НДС по полученным от покупателя авансам, списанным в связи с истечением срока исковой давности, главой 25 НК РФг не предусмотрена.

Дебиторская и кредиторская задолженность — это



Значение дебиторской и кредиторской задолженности

В современном, быстроменяющемся мире и не простой сложившейся экономической ситуации, увеличиваются риски, связанные с продажей товаров, оказанием услуг с отсрочкой платежа. В свою очередь уровень конкурентоспособности компании зависит как от наличия ликвидных активов, так и оптимального соотношения дебиторской и кредиторской задолженности.

В целом, наличие как дебиторской, так и кредиторской задолженности в коммерческой организации, является нормальным состоянием, при этом эффективное управление дебиторской и кредиторской задолженностью, является залогом успеха компании. Дебиторская и кредиторская задолженность является прямым фактором формирования показателей финансового положения предприятия, она влияет на уровень ликвидности бухгалтерского баланса, на показатели платежеспособности, на относительные и абсолютные показатели финансовой устойчивости, а так же на показатели деловой активности. Все перечисленные выше показатели формируют облик предприятия, именно тот ее вид, на который акцентируют внимание ее инвесторы и партнеры.

Величина и объем дебиторской и кредиторской задолженности в организации зависит от различных факторов, а именно: объема производства и реализации продукции (товаров и услуг), вида произведенной продукции и оказываемых услуг, емкости рынка, степени наполняемости рынка этой продукцией, системы установленных расчетов с покупателями и поставщиками компании, их финансового состояния, системы маркетинга, а также уровня экономического развития страны. Даже в довольно слаженной и тщательной системе отбора покупателей в компании, в ходе взаимодействия с ними нельзя исключать различные накладки, поэтому организация не может полностью избавиться от дебиторской задолженности. В данный период развиваются дополнительные методы для возмещения убытков от безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности. Одним из таких примеров является страхование предпринимательской деятельности, в частности страхование предпринимательских рисков на случай неисполнения (ненадлежащего исполнения) контрагентами обязательств по договорам.


Сущность дебиторской и кредиторской задолженности

В ходе осуществления хозяйственной деятельности, коммерческие организации вынуждены работать с различными физическими и юридическими лицами, расчеты осуществляемые между которыми формируют дебиторскую и кредиторскую задолженность.

В экономической литературе существует достаточно большое количество подходов различных авторов к определению терминов дебиторской и кредиторской задолженности, кроме того некоторые авторы по разному могут представлять как ее виды так и классификацию в целом.

Изначально, такой термин как «дебиторская задолженность» происходит от латинских слов «debeo», «debui», «debitum», которые имеют значение «быть должным», быть «обязанным»]. В свою очередь понятие «кредиторская задолженность» происходит от «credit», что означает – «вера», «доверие».

Согласно экономическому словарю: «по своему содержанию дебиторская задолженность является задолженностью покупателей за отгруженные товары и сданные работы, неоплаченные в срок, а также за товары, документы по которым не переданы в банк на инкассо в обеспечение ссуд; превышение задолженности рабочих и служащих по ссудам, полученным на индивидуальное жилищное строительство или на приобретение товаров в кредит, над банковскими ссудами, выданными на эти цели».

По своей экономической сущности «дебиторская задолженность представляет собой средства, временно отвлеченные из оборота предприятия. Это деньги, которые, в сущности, у предприятия есть, но не в денежном выражении, а в виде обязательств в той или иной форме». Что касается кредиторской задолженности, то автор отмечает, что кредиторская задолженность представляет собой привлеченные средства в оборот предприятия и является обязательствами компании в отчетном и будущих периодах.

Дебиторские и кредиторские задолженности имеют общее и отличное друг от друга. Общим является то, что в основе обоих долговых обязательств лежит разрыв по времени между выполнением и оплатой. Такой процесс представляет собой неосуществление функции денежных средств как средства оплаты.

Можно выделить внешние и внутренние факторы, влияющие на уровень дебиторской и кредиторской задолженности организации. Так к внешним факторам относятся: уровень развития и состояние экономики страны в целом, курс иностранных валют по отношению к рублю, уровень и объем импорта в структуре товарооборота, проводимая ЦБ РФ денежно – кредитная политика, уровень инфляции, емкость и насыщенность рынка. К внутренним факторам относятся: направление и организация кредитной политики предприятия, организация системы контроля и учета дебиторской кредиторской задолженности, профессионализм финансовых менеджеров и работников бухгалтерии, система взаимосвязи с контрагентами, налоговыми органами и органами социального страхования, а так же другие факторы.

Если рассматривать основные причины возникновения дебиторской  кредиторской задолженности, то к ним можно отнести: коммерческое кредитование поставщиком покупателя, несвоевременная оплата долгов, нарушения сроков оплаты налогов и иных платежей, нарушения трудового законодательства в области организации труда и заработной платы, хищения, недостачи, растраты, поставки бракованной и некомплектной продукции от поставщиков.


Экономический, правовой и бухгалтерский подход к дебиторской и кредиторской задолженности

С точки зрения различных научных дисциплин, существуют разные подходы к определению дебиторской и кредиторской задолженности: юридический, экономически – правовой, экономический и бухгалтерский. Данные подходы представлены на рисунке 1.

Подходы к определению дебиторской и кредиторской задолженности

[flat_ab id=»5″]

Как можно заметить, с точки зрения различных подходов, понятие дебиторской и кредиторской задолженности трактуется по-разному, но сущность этих понятий схожа.


Понятие дебиторской и кредиторской задолженности: позиция разных авторов

В таблице 1 представлены основные подходы к определению понятия и сущности таких категорий как дебиторская и кредиторская задолженность.

Таблица 1 – Основные подходы к определению понятия и сущности дебиторской и кредиторской задолженности

Автор Характеристика понятия
Райзберг Б.А. «дебиторская задолженность – это сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании со стороны других предприятий, фирм, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами».
Борисов А.Б. «дебиторская задолженность — сумма долгов, причитающихся предприятию, организации или учреждению от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними». «кредиторская задолженность — это денежные средства, временно привлеченные предприятием, фирмой, подлежащие возврату юридическим или физическим лицам, у которых они заимствованы и которым они не выплачены».
Бакаев А. «кредиторская задолженность – это вид обязательств, характеризующих: 1) сумму долгов, причитающихся к уплате организацией в пользу других юридических и физических лиц в результате хозяйственных  взаимоотношений с ними; 2) счета, причитающиеся к получению в связи с поставками в кредит или оплатой в рассрочку»
Яшина Н.И. «дебиторская задолженность — элемент оборотных средств, ее уменьшение снижает коэффициент покрытия, поэтому финансовые менеджеры решают не только задачу снижения дебиторской задолженности, но и ее балансирования с кредиторской». «кредиторская задолженность – задолженность самой организации юридическим или физическим лицам, которые являются для данной организации кредиторами».
Носова Ю.А. «под кредиторской задолженностью следует понимать стоимостную оценку обязательств организации перед третьими лицами, возникших в процессе хозяйственной деятельности и подлежащих уплате или взысканию в определенные сроки».

[flat_ab id=»11″]

Таким образом, исходя из выше представленных определений, можно сделать логический вывод о том, что дебиторская и кредиторская задолженность это задолженность, возникающая в ходе операций проводимых с различными контрагентами организации, говоря простыми словами – задолженность нашей организации перед физическими и юридическими лицами, а так же задолженность физических и юридических лиц перед нашей организацией.


Классификация дебиторской и кредиторской задолженности

Условно, дебиторская задолженность делится на 2 большие группы (рисунок 2).

Структура дебиторской задолженности

В зависимости от характеристики дебитора дебиторскую задолженность организации можно разделить на следующие виды:

— дебиторская задолженность покупателей и заказчиков за реализованную им продукцию, оказанные услуги и выполненные работы;

— дебиторская задолженность сотрудников компании. К данной категории относится задолженность подотчетных лиц, а так же лиц, являющихся плательщиками по возмещению материального ущерба;

— задолженность налоговых органов и органов социального страхования по переплатам в бюджет и внебюджетные фонды.

[flat_ab id=»13″]

В зависимости от характеристики кредитора кредиторскую задолженность организации можно разделить на следующие виды:

— кредиторская задолженность в бюджет и внебюджетные фонды. К данному виду задолженности можно отнести также задолженность по пеням и штрафам;

— кредиторская задолженность работникам компании;

— кредиторская задолженность за товары, работы, услуги сторонним организациям, а также долги по выплате дивидендов и др.

Как уже было отмечено выше, дебиторская задолженность делится на нормальную и просроченную:

— нормальная дебиторская задолженность – это дебиторская задолженность за продукцию, товары и услуги, фактически уже отгруженную, но срок оплаты по данным операциям еще не наступил;

— просроченная дебиторская задолженность — это дебиторская задолженность за продукцию, товары и услуги, фактически уже отгруженную, по которой срок оплаты уже наступил, но денежные средства от покупателей и заказчиков не перечислены.

Таким образом, под дебиторской задолженностью понимают задолженность различных организаций, физических или юридических лиц, а в свете последних вариантов изменения законодательства, возможно и такой категории как самозанятого населения, конкретной организации (задолженность покупателей за приобретенную продукцию, задолженность подотчетных лиц за выданные в подотчет средства и пр.). При этом дебиторская задолженность входит в более общее понятие «обязательство». В соответствии с п. 1 ст. 307 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) «в силу обязательства одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие, как то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т.п., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности».

Основными составляющими кредиторской задолженности организации являются задолженность продавцам товаро – материальных ценностей, сырья, готовой продукции, товаров или услуг, задолженность перед кредитными организациями, банками, налоговыми органами и органами социального страхования и обеспечения.

Просмотров 9 974

Состав — кредиторская задолженность — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Состав — кредиторская задолженность

Cтраница 1

Состав кредиторской задолженности характеризуется абсолютными суммами отдельных видов задолженности, а ее структура — удельными весами отдельных видов кредиторской задолженности. Показателями динамики кредиторской задолженности служат изменения ее размеров, состава и структуры ( см. табл. на стр.  [1]

В состав переходящей кредиторской задолженности, учитываемой при расчете мобилизации внутренних ресурсов в капитальном строительстве, включаются расчеты с поставщиками по акцептованным расчетным документам, срок оплаты которых не наступил, и задолженность по расчетам с рабочими и служащими, а также прочая кредиторская задолженность. Переходящая кредиторская задолженность ( / Ск) определяется исходя из данных баланса на последнюю отчетную дату с учетом ожидаемых результатов по расчетам с поставщиками и подрядчиками на конец текущего года. Коэффициент, полученный делением ожидаемой кредиторской задолженности на лимит капитальных вложений текущего года, распространяется на лимит капитальных вложений планируемого года.  [2]

В составе кредиторской задолженности большой удельный вес имеет группа Прочие кредиторы, которая разнообразна по своей структуре.  [3]

В составе кредиторской задолженности в балансе указываются сведения о задолженности перед бюджетом, задолженности участникам ( учредителям) по выплате доходов и прочим кредиторам.  [4]

В составе просроченной кредиторской задолженности доля задолженности свыше трех месяцев отсутствует, что свидетельствует о том, что отношения с кредиторами еще не зашли за критическую черту.  [5]

Напомним, что в состав кредиторской задолженности входят обязательства предприятия по расчетам за товары, работы, по выданным векселям, оплате труда, социальному страхованию и обеспечению, имущественному страхованию, взаимоотношениям с дочерними предприятиями, внебюджетным платежам, расчетам с бюджетом, а также по расчетам с прочими кредиторами.  [6]

Для того чтобы подлежащие исполнению договоры отражались в балансе в составе кредиторской задолженности и активов, англо-американскому учету необходимо более широкое определение кредиторской задолженности, чем ныне принятое.  [7]

Основной ( головной) застройщик полученную сумму финансирования совместного строительства учитывает в составе прочей кредиторской задолженности или в качестве целевого финансирования ( д-т сч.  [8]

Задолженность организации перед ее учредителями и акционерами также обособляется в одноименной статье в составе кредиторской задолженности. Если участники организации являются ее работниками, то начисление и выплата дивидендов происходит по счетам учета расчетов по оплати труда.  [9]

Существуют статьи, несомненно представляющие подлежащие взысканию обязательства, но не отражаемые в составе кредиторской задолженности, и в то же время есть статьи, не являющиеся подлежащими взысканию обязательствами или долгом вообще, но включаемые в кредиторскую задолженность.  [10]

К ним относятся лизинговые обязательства и подлежащие исполнению договоры, пенсионные обязательства, а также включение в состав кредиторской задолженности условных обязательств и контрактивных статей. Делается вывод, что в свете затрагиваемых в данной главе проблем требуется пересмотр теории кредиторской задолженности.  [11]

Кредитовое сальдо по счетам расчетов между материнской организацией, дочерними и зависимыми организациями отражается в балансе по одноименной статье в составе кредиторской задолженности.  [12]

Обычно поставщик учитывает такие суммы на статье товаров, находящихся на ответственном хранении у покупателя, а полученные от покупателя суммы учитываются в составе кредиторской задолженности. Если такая задолженность возникает систематически или на крупную сумму, то в процессе анализа необходимо детально вскрыть причины этого и разработать предложения по упорядочению расчетов. Наличие таких сумм свидетельствует о нарушении поставщиком договоров. Далее анализируется кредиторская задолженность по претензиям, результаты анализа подскажут конкретные меры по упорядочению договорной дисциплины. Анализ состояния расчетной дисциплины должен также выявить задолженность, которая возникает по расчетам с отделом капитального строительства.  [13]

Организация-заемщик принимает к бухгалтерскому учету указанную в пункте 3 настоящего Положения задолженность в момент фактической передачи денег или других вещей и отражает ее в составе кредиторской задолженности.  [14]

Краткосрочные пассивы ( обязательства) представлены в отдельном разделе баланса, а их структура обычно не принимается во внимание при оценке ликвидности и платежеспособности, хотя некоторые предприятия классифицируют и анализируют состав кредиторской задолженности по среднегрупповым срокам погашения. Необходимо лишь указать на определенную взаимосвязь долго — и краткосрочных пассивов, которую должен иметь в виду аналитик, подготавливая аналитический баланс нетто. Если согласно кредитному договору часть долгосрочной ссуды должна быть погашена в течение ближайших 12 месяцев, ее следует показать в составе краткосрочных пассивов.  [15]

Страницы:      1    2

«КОНТРОЛЬ ЗА КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ» | Трибуна Ученого

Автор(ы) статьи: Кузьмина В.В.

PDF файл статьи

УДК 658 Кузьмина Виктория Владимировна студентка 2 курса магистратуры, факультет экономики и финансов Санкт-Петербургский государственный экономический университет, Россия, г. Санкт-Петербург e-mail: [email protected] Научный руководитель: Тимофеева О.В., кандидат экономических наук, доцент кафедры «Бухгалтерский учет и анализ» Санкт-Петербургский государственный экономический университет, Россия, г. Санкт-Петербург КОНТРОЛЬ ЗА КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ Аннотация: Статья посвящена проблеме контроля кредиторской задолженности. Политика управления кредиторской задолженностью предприятия заключается в обеспечении своевременного начисления и выплаты средств, входящих в ее состав. Наличие кредиторской задолженности является нормальным состоянием для организации, при этом грамотное управление ею определяет платежеспособность и финансовую устойчивость организации. Целью контроля задолженности является снижение риска возникновения просроченной задолженности, недопущения нарушений законодательства РФ по расчетам. Ключевые слова: Кредиторская задолженность, дебиторская задолженность, внутренний контроль, комиссия по контролю за кредиторской задолженностью, план мероприятий. Kuzmina Victoria Vladimirovna 2nd year master student, Faculty of Economics and Finance St. Petersburg State University of Economics, Russia, St. Petersburg Scientific adviser: Timofeeva O.V., candidate of economic sciences, Associate Professor, Department of Accounting and Analysis St. Petersburg State University of Economics, Russia, St. Petersburg LIABILITY CONTROL OF THE ORGANIZATION Abstract: The article is devoted to the problem of control of accounts payable. The company’s accounts payable management policy is to ensure timely accrual and payment 1 https://tribune-scientists.ru Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 06/2020 of funds included in its composition. The presence of accounts payable is a normal state for the organization, while its competent management determines the solvency and financial stability of the organization. The purpose of debt control is to reduce the risk of arrears, to prevent violations of the laws of the Russian Federation on calculations. Key words: accounts payable, accounts receivable, internal control, accounts payable control commission, action plan. На сегодняшний день условия рыночной экономики таковы, что появляется необходимость в осуществлении тотального контроля дебиторской и кредиторской задолженности, применяя при этом различные приёмы внутреннего контроля, которые позволят наиболее эффективно управлять организацией. Во время функционирования коммерческих хозяйствующих субъектов на рынке экономики практически у каждого из них возникает дебиторская и кредиторская задолженность. Это связано с тем, что каждое предприятие постоянно развивается на рынке, расширяет свои границы и увеличивает объёмы производства. Подобное расширение масштабов приводит организации к займам и впоследствии к возникновению дебиторской и кредиторской задолженности. Кредиторская задолженность – задолженность предприятия контрагентам, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам, в том числе собственным сотрудникам, образовавшаяся при расчетах за приобретаемые производственные и материальные запасы, работы и услуги, при расчетах с бюджетом, а также при расчетах по оплате труда [1]. Экономическое понятие кредиторской задолженности состоит в том, что это не только часть имущества предприятия (как правило, денежные средства), но и товарно-материальные ценности (например, обязательства по товарному кредиту). Кредиторская задолженность отличается от дебиторской тем, что организация является главным должником контрагенту. Еще к кредиторской задолженности относятся кредиты [2]. Управление кредиторской задолженностью означает применение предприятием наиболее приемлемых для него форм, сроков, а также объемов расчетов с контрагентами. 2 https://tribune-scientists.ru Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 06/2020 Политика управления кредиторской задолженностью предприятия заключается в обеспечении своевременного начисления и выплаты средств, входящих в ее состав. Наличие кредиторской задолженности является нормальным состоянием для большинства предприятий различных видов деятельности, при этом грамотное управление ею определяет платежеспособность и финансовую устойчивость организации. Внутренний контроль кредиторской задолженности осуществляет бухгалтерия предприятия. Она обязана раз в год делать инвентаризацию всех обязательств предприятия, а также его имущества. Данная процедура помогает выявить дебиторскую и кредиторскую задолженность. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом. В заключение инвентаризации составляется справка, в которой конкретно прописываются все расчёты с дебиторами и кредиторами. В справке также указываются личные данные должного лица, прописывается сумма и куда необходимы эти деньги [3]. Также в целях организации работы с кредиторской задолженностью, снижения риска возникновения просроченной кредиторской задолженности, недопущения нарушений законодательства Российской Федерации по расчетам с субъектами малого и среднего предпринимательства, минимизации и недопущения необоснованных расходов, связанных с уплатой штрафов (пени) за просрочку платежа, а также с целью сохранения деловой репутации организации может создаваться Комиссия по контролю за кредиторской задолженностью. Основными задачами такой комиссии являются: — осуществление контроля за состоянием кредиторской задолженности, в том числе просроченной кредиторской задолженностью организации; — выявление просроченной кредиторской задолженности; — определение причин возникновения просроченной кредиторской задолженности и принятие решений по их устранению. 3 https://tribune-scientists.ru Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 06/2020 — разработка перечня мероприятий по урегулированию просроченной кредиторской задолженности, включая зачет с однородной дебиторской задолженностью организации (при ее наличии), и другое; — осуществление контроля за исполнением перечня мероприятий. Комиссия по контролю за кредиторской задолженностью осуществляет: — проверку состояния кредиторской задолженности, в том числе просроченной кредиторской задолженности организации; — разработку перечня мероприятий; — проверку исполнения перечня мероприятий; — при выявлении просроченной кредиторской задолженности — разработку плана работы с просроченной кредиторской задолженностью в срок не более месяца с даты ее выявления; — проверку исполнения плана работы с выявленной просроченной кредиторской задолженностью; — подготовку предложений о привлечении к ответственности работников организации, ответственных за реализацию перечня мероприятий, утвержденного решением итогового заседания Комиссии по контролю за кредиторской задолженностью, либо за исполнение плана работы с выявленной просроченной кредиторской задолженностью, и не исполнивших либо ненадлежащим образом исполнивших соответствующие обязательства. Однако, такая комиссия не правомерна принимать решения о погашении кредиторской задолженности прошлых лет. Комиссия по контролю за кредиторской задолженностью может запрашивать и получать от отделов, филиалов, а также его дочерних организаций необходимые для работы комиссии документы, материалы и информацию в установленном порядке. Решение комиссии оформляется протоколом заседаний. Таким образом, внутренний контроль кредиторской задолженности необходим для обеспечение последовательной и эффективной работы предприятия, сохранение активов в связи со своевременным отслеживанием 4 https://tribune-scientists.ru Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 06/2020 сомнительной задолженности, комплексное отражение хозяйственных операций по расчетам с контрагентами в бухгалтерском учете. Список литературы: 1. Ван Хорн Дж.К. Основы управления финансами. М.: Финансы и статистика, 2006. 799 с. 2. Сысоева И.А. Дебиторская и кредиторская задолженность // Бухгалтерский учет. 2018. № 1. С. 17–28. 3. Ботвич А.В. Дебиторская и кредиторская задолженность предприятий: анализ и управление // Научные итоги года: достижения, проекты, гипотезы. 2018. № 4. С. 128–136. 4. Кескин М.Н. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами. // В сборнике: Студенческая наука – агропромышленному комплексу Научные труды студентов Горского Государственного аграрного университета. 2018. С. 393-394. Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 06/2020 5 https://tribune-scientists.ru

1 Характеристика кредиторской и дебиторской задолженности

Термин «обязательства» в первоначальном значении — это отношения, в силу которых одна сторона обязана совершить в пользу другой стороны определенные действия. В бухгалтерском учете отражаются и обобщаются не все обязательства, а лишь долговые, составляющие часть имущества и оборотного капитала организации (предприятия). В соответствии с международными стандартами финансовой отчетности к ним относятся экономические обязательства хозяйствующего субъекта, которые признаны и оценены в соответствии с общепринятыми правилами бухгалтерского учета. К основным видам долговых обязательств относится дебиторская и кредиторская задолженность.

Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся организации от юридических или физических лиц в результате хозяйственных отношений между ними, или отвлечения средств из оборота организации и использования их другими организациями или физическими лицами.

Кредиторская задолженность — это сумма долгов одного предприятия другим юридическим или физическим лицам. Она возникает вследствие несовпадения времени оплаты за товар или услуги с моментом перехода права собственности на них либо незаконченных расчетов по взаимным обязательствам, в том числе с дочерними и зависимыми обществами, персоналом предприятия, с бюджетом и внебюджетными фондами, по полученным авансам, предварительной оплате и т.п.

Кредиторская задолженность может быть прекращена исполнением обязательств, в том числе зачетом, а так же списана как невостребованная.

Ржаницына В.С. приводит и описывает следующую классификацию кредиторской задолженности организаций:

— по характеру обязательства, из которого возникла задолженность;

— по статусу кредитора, перед которым возникла задолженность;

— по валюте осуществления расчетов;

— по сроку погашения задолженности.

Классификация кредиторской задолженности по основаниям:

— по правовой природе возникновения;

— по процедуре погашения;

— по наличию обеспечения;

— по очередности погашения.

В отличие от дебиторской задолженности предприятие в этом случае использует в своем обороте не принадлежащие ему средства, не оплаченные им суммы долговых обязательств, отчего имеет определенные экономические преимущества.

Между обоими видами задолженности есть много общего, но имеются и определенные различия. Общее состоит в том, что как кредиторская, так и дебиторская задолженность основаны на разрыве во времени между товарной сделкой и ее оплатой и, следовательно, на функции денег как средства платежа. Различия между ними возникают из-за особенностей функционирования каждой разновидности долговых обязательств.

В широком смысле дебиторская задолженность охватывает все расчеты предприятий-поставщиков с предприятиями-покупателями (заказчиками) и является предпосылкой кредиторской задолженности, но иногда она не является таковой. Дебиторская задолженность — относительно самостоятельная категория. Даже если она резервирована, нельзя быть уверенным в получении долга вовремя и в полном размере. Кроме того, денежное требование по взысканию дебиторской задолженности может быть уступлено третьему лицу посредством факторинговой операции.

Дебиторская задолженность — это кредит, полученный от поставщиков и подрядчиков, когда организация-покупатель получает товары и услуги от контрагентов без требования о незамедлительной оплате. Преимущества такого кредита заключаются в его автоматизме, простоте и оперативности получения. Однако предоставлять отсрочку от уплаты следует только в тех случаях, когда предприятие знает своего клиента и может оценить его платежеспособность, определить уровень риска неоплаты, который при этом возникает. Такой кредит нельзя считать бесплатным, поскольку получающий его, как правило, теряет право на скидки или получает их в значительно меньших размерах, вынужден платить проценты и штрафные санкции за просрочку платежа. Поэтому предприятие, беря товар в долг, должно удостовериться в том, что плата за кредит не слишком велика.

В Российской практике к кредиторской задолженности чаще всего относят краткосрочные долговые обязательства, возникающие из расчетов покупателей с поставщиками, заказчиков с подрядчиками, предприятий с налоговыми органами, с персоналом по оплате труда и другим платежам, а также по расчетам имущественного и личного страхования, претензиям и депонированным суммам, по исполнительным листам, причитающимся дивидендам и др.

Обязательства, отраженные в бухгалтерском балансе как долгосрочные и предполагаемые к погашению в отчетном году, могут быть представлены на начало этого года как краткосрочные. Факт представления обязательств, учтенных ранее как долгосрочные, в качестве краткосрочных должен быть раскрыт в пояснениях к финансовой отчетности.

Возникновение и необходимость учета дебиторской и кредиторской задолженности первоначально были связаны с предоставлением денег и материальных ценностей в долг, т.е. с последующим возвратом. По мере развития торговли долговые обязательства увеличивались не только по количеству и суммам, но и по видам задолженности. Особенно способствовало этому разнообразие способов продаж.

Чтобы увеличить объем продаж, а следовательно, прибыли от продажи товаров, продавцы наиболее надежным и доверенным покупателям уже в давние времена отпускали товар, не требуя немедленной оплаты, т.е. в долг. Подавляющее большинство торговых сделок между юридическими лицами осуществляется сейчас именно таким образом. Организация, предоставляющая товары, работы, услуги в кредит, является кредитором, а организация, их получающая, дебитором.

С позиции бухгалтерского учета дебитором является юридическое или физическое лицо, имеющее задолженность данному предприятию. Это могут быть организация-покупатель, не оплатившая отгруженную или отпущенную ей продукцию и другие товары, рабочий или служащий, получивший аванс на командировку или на другие расходы, и многие другие должники.

Кредитором следует считать юридическое или физическое лицо, предоставляющее организации деньги или товары в кредит и имеющее право на последующее возмещение этих средств в денежной форме или путем обмена на другие товары либо услуги. В широком смысле к кредиторам относятся банки и другие кредитные учреждения, предприятия, отпускающие продукцию и товары с последующей оплатой (в пределах срока отсрочки платежа), рабочие и служащие, которым начислена, но не выплачена заработная плата, налоговые органы в части начисленных, но не уплаченных налогов и приравненных к ним платежей и др.

Займы и кредиты в Российском бухгалтерском учете и отчетности обособлены от кредиторской задолженности и классифицируются как долгосрочные и краткосрочные обязательства. В качестве задолженности кредиторам учитывают лишь суммы по неоплаченным счетам поставщиков и подрядчиков, предъявленным к уплате векселям, задолженность перед дочерними и зависимыми обществами, перед персоналом организации, полученные авансы, задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами, перед участниками (учредителями), по выплате доходов и т.д. Однако если речь идет об оценке платежеспособности организации, ее финансового положения и состояния, при расчете величины чистых активов и других финансовых показателей в составе задолженности дебиторов и кредиторов учитывают все виды заемных и кредитных обязательств.

Согласно ст.822 ГК РФ товарный кредит представляет собой заем определенных родовыми признаками вещей, отличающихся от обычного займа тем, что заемщик вправе во исполнение заключенного договора требовать передачи кредитором соответствующего имущества, но не денежной компенсации.

В отличие от товарного, коммерческий кредит предоставляется во исполнение обязательств по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг. Он может быть осуществлен в виде аванса, предварительной оплаты товаров либо, наоборот, путем предоставления покупателю отсрочки или рассрочки оплаты приобретаемых товаров или оказываемых услуг. Проценты, взимаемые по коммерческому кредиту, являются платой за пользование чужими денежными средствами.

Вместе с тем дебиторскую и кредиторскую задолженность нельзя полностью отождествлять с коммерческим кредитом, поскольку ее существование во многом обусловлено действующими формами расчетов между организациями и неудовлетворенным спросом на денежную массу. К тому же за нее в пределах срока платежа по договору не взимается процент.

В большинстве случаев долговые обязательства возникают тогда, когда поставщик отгружает товары и отражает на своем активе требование к покупателю в объеме стоимости поставленных товаров или оказанных услуг. Это требование должно быть покрыто зачислением соответствующей суммы денежных средств на расчетные счета или в кассу организации-поставщика. Существуют и неденежные формы покрытия задолженности в виде бартера. При любой форме удовлетворения долговых обязательств плательщиком, ответственность за их исполнение реализуется путем обращения взыскания на все имущество организации, числящееся на ее балансе.

Дебиторская и кредиторская задолженность непосредственно связана с имуществом предприятия. В правовом смысле понятие имущества включает не только материальные ценности и денежные средства, находящиеся в собственности их обладателя в данный момент времени, но и материальные и денежные средства, находящиеся у других юридических и физических лиц, право собственности, на которые принадлежит данной организации. Дебиторская задолженность предприятия-кредитора относится к его долгосрочным или текущим (краткосрочным) активам, поскольку представляет собой ту часть имущества предприятия, которая принадлежит ему по праву, но находится у других лиц. Со временем она должна быть компенсирована, т.е. оплачена предприятию денежными средствами или поставкой товаров на бартерной основе.

Как правовая категория, кредиторская задолженность организации — особая часть ее имущества, являющаяся предметом обязательственных отношений между организацией и ее кредиторами. Организация владеет и пользуется кредиторской задолженностью, но она обязана вернуть или выплатить данную часть имущества кредиторам, которые имеют право требования на нее. Указанная часть имущества включает долги организации, чужое имущество, чужие денежные средства, находящиеся во владении организации-должника. Таким образом, кредиторская задолженность имеет двойственную природу: как часть имущества она принадлежит организации на правах владения или даже праве собственности; как объект обязательственных отношений — это долги организации перед кредиторами, т.е. лицами, уполномоченными на истребование или взыскание с организации указанной части имущества.

С учетом отмеченных признаков кредиторскую задолженность юридически следует считать частью имущества, являющуюся предметом возникших из различных правовых отношений долговых обязательств организации-дебитора перед уполномоченными лицами — кредиторами. Она подлежит бухгалтерскому учету и отражению в балансе в качестве долгов организации-балансодержателя.

Согласно общему правилу «юридические лица, кроме финансируемых собственником учреждений, отвечают по своим обязательствам всем принадлежащим им имуществом» (п.1 ст.56 ГК РФ).

Здесь имеется в виду имущество организации, включая долговые обязательства. Ответственность организации реализуется путем обращения взыскания на все ее имущество, числящееся на балансе.

В узком смысле дебиторская задолженность — это то, что контрагенты должны данной организации. В сфере горизонтальных взаимоотношений с партнерами и контрагентами эта задолженность образуется при выполнении условий договоров, при которых организация-кредитор обладает имущественным правом требования к противоположной стороне. В значительно меньших объемах дебиторская задолженность возникает в рамках недоговорных обязательств.

В сфере вертикальных правоотношений дебиторская задолженность возникает тогда, когда в силу каких-либо оснований органы государства или местного самоуправления обязаны произвести определенные компенсационные выплаты данной организации. Например, согласно ст.78 и 79 НК РФ налоговые органы несут обязательства по возврату налогоплательщикам излишне уплаченных или излишне взысканных сумм налогов, сборов и пеней.

Все, что вам нужно знать о счетах к оплате

Финансовые команды повсюду несут ответственность за кредиторскую задолженность, и большая часть их роли заключается в своевременном погашении долгов. Для многих средних и крупных организаций покупка и получение товаров и услуг не происходит в один день с оплатой поставщику или подрядчику.

Но что такое кредиторская задолженность? И почему это так важно для организации?

В этом блоге мы изложим все, что вам нужно знать о кредиторской задолженности.

Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность — это перечень обязательств или долгов организации, которые возникают в связи с покупкой товаров и услуг. Кредиторская задолженность также называется торговой кредиторской задолженностью.

Проще говоря, в разделе «Кредиторская задолженность» перечислены краткосрочные долги и текущие обязательства организации. Долгосрочные долги и обязательства (например, аренда и платежная ведомость персонала) не считаются кредиторской задолженностью.

В качестве обязательства в главной книге кредиторская задолженность имеет кредитную линию, которая соответствует сальдо задолженности.Подобно тому, как работают кредитные карты, владелец карты тратит деньги компании, выпускающей кредитную карту, при условии, что деньги будут возвращены в полном объеме. Таким образом, в конце бухгалтерской книги общая сумма обязательств в виде причитающихся сумм должна равняться общей сумме кредита. Счета должны быть сбалансированы, а балансы должны показывать нулевую разницу.

Счета к оплате и учет по методу начисления

Счета к оплате лучше всего работают в системах учета по методу начисления, а не по строго кассовому методу.Как указывалось ранее, многие средние и крупные предприятия торгуют на уровне, где существует постоянный поток товаров, услуг и платежей, и эти три показателя не всегда совпадают одновременно.

Лучшим примером AP вне системы учета по методу начисления является любое современное домохозяйство. Вы оплачиваете базовые расходы, такие как аренда (или налоги на недвижимость), и коммунальные услуги, такие как вода и энергия. Какова бы ни была общая сумма задолженности за коммунальные услуги, которыми домохозяйство пользовалось в прошлом месяце, является его кредиторской задолженностью. В этих системах, основанных на наличных расчетах, невозможность согласовать вашу точку доступа за последний расчетный период имеет ужасные последствия.При учете по методу начисления организация, производящая закупки, будет иметь другой порядок и другой график выставления счетов.

Во многих организациях есть бригады бухгалтеров, которые изо дня в день работают над поддержанием и урегулированием остатков на счетах кредиторской задолженности. Но многие другие обращаются к автоматизированным решениям для управления процессами AP.

Основные сведения о кредиторской задолженности

Для каждой организации успешный процесс AP требует одинаковой информации. Вот основные сведения о балансе кредиторской задолженности:

1.Имя поставщика

Организациям необходимо знать, какому лицу или компании они должны деньги.

2. Номер счета

Обычно это платежный счет организации, в то время как другие учетные записи предназначены для других целей.

3. Номер счета-фактуры

Это самая важная информация в счете-фактуре, кроме имени поставщика и суммы счета.

4. Вид расходов

Были ли это расходы на технологию? Расходы на канцелярские товары? Прочие расходы?

5.Дата получения счета-фактуры

Это фактическая дата получения организацией товаров или услуг, а не каждый раз, когда поставщик составлял выписку по счету.

6. Срок оплаты

Это последний день для оплаты перед возникновением проблем.

7. Статус

Это касается того, оплатила ли бухгалтерия или отдел закупок счет, либо он находится на рассмотрении, с опозданием или на рассмотрении.

Противоположность кредиторской задолженности: дебиторская задолженность

Противоположностью кредиторской задолженности является дебиторская задолженность.Это непогашенная задолженность перед организацией ее клиентов. Прибыльная компания при балансировании своей главной бухгалтерской книги (которая содержит как счет пассивов, так и счет активов) обычно будет иметь большее количество дебиторской задолженности по сравнению с кредиторской задолженностью.

Торговая задолженность

Торговая задолженность — это деньги, причитающиеся поставщикам за товары повседневного спроса. Более общий термин «кредиторская задолженность» представляет собой всю краткосрочную непогашенную задолженность, включая торговой кредиторской задолженности.

Эти другие кредиторские обязательства часто включают рассрочку платежей по бизнес-ссудам, налоговые поступления, причитающиеся правительству, и платежи по кредитным картам компании.

Несколько советов AP для не бухгалтеров

Многие небольшие организации переживают замечательный рост, но они все еще не достигли той стадии, когда наем команды опытных бухгалтеров — еще один вариант.

Вот два простых способа, которыми владельцы или менеджеры этих растущих аутсайдеров могут создать запись о кредиторской задолженности.

Во-первых, каждый счет-фактура, выписка по счету и все другие элементы в записи о кредиторской задолженности должны соответствовать стандартному формату и включать все основные элементы кредиторской задолженности, перечисленные выше.

И, во-вторых, укажите кредиторскую задолженность в разделе «пассивы» в главной бухгалтерской книге организации. Чтобы упростить ведение, урегулирование и балансирование счетов к оплате, AP отслеживает следующие типы документов: заказы на поставку, счета от поставщиков и поставщиков, контракты и условия оплаты, а также любые другие соглашения с поставщиками и независимыми подрядчиками.

Плюсы и минусы систем бухгалтерского учета

Правильное ведение бухгалтерской книги в организации ведет к более эффективной и финансово безопасной организации. И при создании организации вы должны решить, какую учетную систему внедрить в отслеживание ваших финансов.

Вот краткое изложение кассовых систем учета и систем учета по методу начисления.

Кассовая система учета

Эта система бухгалтерского учета делает упор на движение денежных средств. В бухгалтерских книгах организации регистрируются только операции, связанные с мгновенным переводом денежных средств.Счета-фактуры, счета-фактуры и заказы на поставку — это , а не , учитываемые по статье расходов или доходов, а кредиторская задолженность не указывается в бухгалтерских книгах организации. Вместо этого вы записываете только фактический денежный поток за рассматриваемый период.

Кассовая система бухгалтерского учета обычно используется малыми предприятиями, которые занимаются мгновенными операциями с наличными деньгами.

Основным преимуществом использования кассовой системы является то, что становится легче измерить фактический денежный поток организации и текущие фактические финансовые возможности.Они также намного проще по своей природе, и бухгалтер должен отслеживать только две записи, в том числе:

  • Приток денежных средств : деньги, которые организация зарабатывает, регистрируемые при получении денег.
  • Отток денежных средств : сюда входят все операции с наличностью, которые выполняет организация.

Важно отметить, что такие вещи, как векселя, счета-фактуры и оплачиваемые расходы, регистрируются как , а не как в кассовой системе счетов.

Система учета по методу начисления

Система по методу начисления отслеживает выручку и расходы, записывая детали обоих в момент их возникновения, а не , а не во время движения денежных средств. Короче говоря, бухгалтеры согласовывают транзакции и затем записывают их, а не записывают их после совершения платежа.

Бухгалтерский учет по методу начисления позволяет получить четкую финансовую картину анализируемой организации. Принимая во внимание сроки выставления счетов и выставления счетов, организации могут точно предсказать свое финансовое положение в конце финансового периода.

В системах учета по методу начисления кредиторская и дебиторская задолженность являются опорой. Хотя учет по методу начисления является наиболее эффективным методом учета, у него есть недостаток: он не дает точного представления о реальном движении денежных средств. Если вы не ведете учетные записи AP и AR, это может привести к финансовым трудностям.

Вот почему аудиторский след необходим для организаций, использующих систему учета по методу начисления.

Кредиторская задолженность: ключ к здоровым финансам

Итак, почему кредиторская задолженность важна? Это действительно просто.Во-первых, важно отслеживать деньги, которые ваша организация должна поставщикам и независимым подрядчикам. Чтобы зарабатывать деньги, вы должны их тратить, но важнее всего то, как вы ими распоряжаетесь. Организации требуются товары и услуги для работы, а это стоит денег.

Во-вторых, ответственное отслеживание кредиторской задолженности гарантирует, что организации избегают штрафов за просрочку и не влияют отрицательно на их кредитный рейтинг.

Да, и само собой разумеется, что ответственный бухгалтерский учет предотвращает переплату, мошенничество и обеспечивает соблюдение требований и надежность, и все это необходимо для самого важного: успешного роста.

  Примечание редактора 
Исходная дата публикации: 16 июля 2016 г.

С тех пор мы обновили и переиздали этот пост в блоге с новым содержанием. 

Отдел расчетов с поставщиками: почему это важно и как его структурировать

Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность — это краткосрочные обязательства компании. Компании, использующие учет по методу начисления, имеют кредиторскую задолженность или деньги, которые компания должна своим поставщикам и поставщикам, и дебиторскую задолженность (AR), или деньги, которые ей причитаются ее клиенты.

Кредиторская задолженность представлена ​​в балансе компании, что является отражением финансового состояния компании. Они перечислены справа в разделе «текущие обязательства». Обязательства перечислены в зависимости от того, когда они подлежат выплате. Кредиторская задолженность указывается первой, поскольку ее обычно необходимо оплатить в течение 30 дней.

Важность отдела кредиторской задолженности

Вторую неделю октября Институт финансовых операций отмечает Неделю признания AP.Всем следовало бы отметить эту неделю, подарив клерку AP одну из этих кружек, потому что ни один бизнес не может существовать без функции AP.

Отдел кредиторской задолженности несет ответственность за точное отслеживание задолженности перед поставщиками, обеспечение надлежащего утверждения платежей и обработку платежей. Точная информация о кредиторской задолженности имеет важное значение для составления точного баланса.

Эта работа также важна для бизнеса, потому что:

  • AP-отделы обеспечивают хорошие отношения с поставщиками, следя за тем, чтобы информация о поставщиках была точной и актуальной в системах компании.Они следят за тем, чтобы поставщикам платили вовремя, и укрепляют отношения, чтобы получить выгодные условия оплаты и скидки.
  • Отделы AP
  • ведут точные бухгалтерские книги, чтобы гарантировать точность прогнозов денежных средств и оптимизацию оборотного капитала.
  • AP-отделов помогают предотвратить ошибки и мошенничество.

Чем занимается отдел AP?

Компании отслеживают кредиторскую задолженность в своих планах счетов.В зависимости от размера организации ответственность за кредиторскую и дебиторскую задолженность может быть совмещена. Но в более крупных компаниях это отдельные функции. Вот пример описания должности клерка AP:

Роли Обязанности
Просмотр и запись счетов
  • Организуйте и расставьте по приоритетам счета для оплаты
  • Код накладной
  • Устранить несоответствия
  • Просмотр отчетов поставщиков
  • Обработка кредитовых авизо
  • Сопоставьте счет-фактуру, заказ на поставку и упаковочную ведомость (для физических товаров)
Маршрутные накладные на согласование
  • Обеспечение контроля за счет утверждения счетов другим лицом, а не лицом, оплачивающим счет
  • Обеспечить своевременное согласование обработки счетов
  • Задокументировать любые проблемы
Выполнить платеж
  • Проверка, кодирование и обработка ручных проверок, переводов и платежей через ACH
  • Обработка регулярных платежей
  • Мониторинг журналов ручной проверки для закрытия месяца
Отчет
  • Помогите составлять и анализировать ежемесячные отчеты
Отношения с поставщиками
  • Помогите поставщикам настроить систему и поддерживать точные данные
  • Собрать W-9
  • Переписка с поставщиками и ответы на запросы
  • Ведение основного файла поставщика
  • Отслеживайте счета, чтобы убедиться, что платежи актуальны.

Что такое процесс AP?

Базовый процесс AP выглядит следующим образом: клерк AP получает счет.Клерк вручную вводит данные и сравнивает счет-фактуру с заказом на поставку и соответствующим счетом главной книги (ГК). Клерк направляет счет на утверждение. После утверждения клерк планирует оплату по счету.

В процессе AP важно понимать двойную бухгалтерию и концепцию дебета и кредита. Бухгалтерия с двойной записью помогает устранить ошибки учета, регистрируя каждую финансовую операцию дважды: как дебет на одном счете и кредит на другом.

Например, предположим, что Bob’s Balloons приобретает товарные запасы воздушных шаров на 500 долларов в августе у своего поставщика Balloonys, который отправляет счет в августе и подлежит оплате за 30 дней в сентябре. Бухгалтер создаст запись в журнале счетов к оплате для Ballooneys и зачислит на этот счет 500 долларов. Он спишет 500 долларов со своего счета инвентарных активов.

Как правило, когда компания получает счет, она кредитует кредиторскую задолженность и дебетует счет активов (или расходы) в GL.Когда Bob’s Balloons оплачивает счет от Balloonys, он дебетует счет AP и кредитует счет активов инвентаря.

Кредиторская задолженность отражается в балансе компании как общая сумма всей кредиторской задолженности. В уравнении баланса Активы = Обязательства + Собственный капитал. В приведенном выше примере воздушные шары являются активами, а счет за них — пассивом.

7 способов организовать работу с кредиторской задолженностью

  1. Получите нужную документацию.Всегда требуется заказ на покупку товаров и услуг. Храните основной файл поставщика — центр всей информации о поставщиках, включая номера W-9 и налоговые идентификационные номера.
  2. Централизовать все записи. Оперативно вводите счета в систему при использовании программного обеспечения; Лучше всего сделать это в день их прибытия. При обработке поставьте дату. Запишите всю кредиторскую задолженность в журнал. Храните все записи в одном месте.
  3. Ежедневно сверяйте счета.Подтвердите, соответствуют ли счета-фактуры заказам на покупку. Следите за спорами и решениями.
  4. Разделение обязанностей. Бухгалтерский учет — это один из отделов, в котором наиболее вероятны непреднамеренные ошибки и откровенное мошенничество. Поручите другим людям утверждать и обрабатывать платежи.
  5. Включите электронные способы оплаты. Автоматизированная клиринговая палата (ACH) передает данные о платежах в зашифрованном виде, чтобы обеспечить безопасность и позволить компании воспользоваться скидками при ускоренных платежах.
  6. Рассмотрите возможность электронного обмена данными (EDI). Безбумажные процессы экономят время и обеспечивают более точную обработку счетов. Это также может помочь компании воспользоваться скидками и выгодными условиями оплаты. Компании, внедряющие системы управления взаимоотношениями с поставщиками для функций закупок, могут автоматизировать заказы на закупку, а также получение и утверждение счетов. Они также могут лучше отслеживать и оплачивать полученные товары и услуги.
  7. Автоматизация расчетов с поставщиками.Автоматизация точки доступа может сэкономить время и деньги, защищая ваш бизнес от дорогостоящих ошибок. По данным Aberdeen Group, автоматизация AP может сократить количество дней просроченной выплаты (DPO) в среднем на 5,55 дня.

Как программное обеспечение AP Automation повышает эффективность AP-отдела

Кредиторская задолженность — это «самая трудоемкая, трудоемкая и бумажно-бумажная финансовая и административная функция», по мнению контролеров, опрошенных Институтом финансов и менеджмента.

Программное обеспечение для автоматизации

AP оцифровывает весь процесс, поэтому большинство счетов можно обрабатывать без ручного вмешательства, в то время как отдел AP занимается исключениями и выбросами. Это экономит время и делает весь процесс более точным.

В этой системе счета-фактуры сканируются или отправляются по электронной почте на определенный адрес и считываются программным обеспечением для автоматизации бухгалтерского учета. Например, функция управления кредиторской задолженностью программного обеспечения позволяет предприятиям управлять списками поставщиков, отслеживать счета и кредиторскую задолженность и производить платежи без необходимости вводить подробные данные о дебетах и ​​кредитах.Счет направляется на утверждение в соответствии с правилами и рабочим процессом, встроенными в систему. Платеж разносится в главную книгу как расход, а сумма платежа автоматически вычитается из кредиторской задолженности. Счета хранятся в центральной базе данных, чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований и налогов. Более того, у предприятий есть картина кредиторской задолженности в режиме реального времени.

Автоматизированные процессы расчетов с поставщиками включают средства контроля платежей как простые и повторяемые процессы. Автоматизация точки доступа назначает отдельные роли, создавая отдельные учетные данные для входа и информационные панели, а также двухфакторную аутентификацию для входа в систему.Это затрудняет подделку разрешений и хранит журнал всех согласований в центральном месте для упрощения аудита. AP Automation сопоставляет счета-фактуры с заказами на покупку и отмечает все, что не соответствует.

Бухгалтерский учет становится более стратегическим для бизнеса — и перестает рассматриваться исключительно как центр затрат — когда отдел предпринимает шаги для обеспечения большей точности и ускорения обработки счетов, одновременно предлагая бизнес-идеи, с помощью которых можно оптимизировать сроки и условия платежей с поставщиками.

Отдел расчетов с поставщиками: функции, структура и способы эффективного управления

Отдел кредиторской задолженности оптимизирует свою работу с помощью программного обеспечения для автоматизации счетов к оплате. Способ обработки основных бизнес-процессов в системе кредиторской задолженности быстро меняется. Чтобы опередить кривую и адаптироваться к этим изменениям, рассмотрите новую структуру организационной схемы для отдела AP. Смена ролей AP лучше согласуется с аналитическими и стратегическими целями финансового менеджмента.

Департамент кредиторской задолженности несет ответственность за:

  • обработка и оплата утвержденных счетов-фактур,
  • получение W-9 или другой налоговой идентификационной информации от поставщиков,
  • обработка и оплата действительных и утвержденных связанных с бизнесом возмещение командировок или возмещение небольших расходов, не списанных с деловой P-карты ) сотрудникам, а
  • — подготовка финансовой отчетности по кредиторской задолженности.

Основной целью при структурировании или реструктуризации вашего отдела кредиторской задолженности является предотвращение мошенничества путем разделения обязанностей как внутри, так и за пределами структуры отдела кредиторской задолженности.Правильное разделение обязанностей — необходимое условие хорошего внутреннего контроля. Другая цель — согласование обязанностей и ролей с переопределенным автоматизированным рабочим процессом процесса расчетов с поставщиками.

Обе цели сэкономят деньги вашей компании и улучшат денежный поток. Вторая цель также дает впечатляющую экономию времени:

  • за счет сокращения или устранения ручной обработки счетов-фактур для каждой кредиторской задолженности,
  • прекращения повторяющихся запросов поставщика о дате платежа счета-фактуры, требующих отслеживания,
  • и устранения неэффективных узких мест в рабочем процессе.

Программное обеспечение для автоматизации расчетов с поставщиками работает для широкого спектра предприятий, от малых до корпоративных. Полная интеграция программного приложения SaaS с вашей системой бухгалтерского программного обеспечения масштабируется вместе с вашей компанией по мере ее роста.

Разделение обязанностей отдела кредиторской задолженности и надлежащий внутренний контроль

Хотя обеспечение строгого внутреннего контроля является целью компаний любого размера, малым предприятиям это труднее.Стартапы и компании с ограниченным числом сотрудников не могут разделять обязанности в такой степени, в какой это могут сделать более крупные и устоявшиеся компании. По мере роста стартапы будут нанимать сотрудников, которые будут адекватно укомплектованы штатами, что приведет к лучшему внутреннему контролю.

Разделение обязанностей должно включать следующее, чтобы предотвратить оплату поддельных счетов и расходов:

9017 Подтверждает (поставщики)
Задача Внешняя кредиторская задолженность Внутренняя кредиторская задолженность
Выдача заказов на покупку
Подготовка отчетов о приеме по мере поступления товаров
Обработка и сбор дебиторской задолженности
Обработка счетов поставщиков2
Сопоставление счетов-фактур, заказов на закупку и отчетов о получении
Утверждение счетов-фактур поставщика для оплаты
Оценка целесообразности скидок за раннюю оплату
Оплата счетов-фактур поставщиками партиями или через «оплату счетов» после утверждения оплаты поставщиком (с хорошими скидками на досрочную оплату или своевременными условиями оплаты с учетом сроков)
Создание финансовых отчетов о денежных потребностях и выплатах
Сверка кредиторской задолженности с главной бухгалтерской книгой
Получение, обработка и контроль налоговых форм поставщиков W-9 на соответствие
Работа с фондом мелкой наличности, включая выплаты небольших денежных средств в качестве возмещения коммерческих расходов
Мониторинг, утверждение и бухгалтерский учет для фонда мелкой наличности Подготовка чеков для пополнения утвержденных заявок на кассу h прилагаются ваучеры на возмещение расходов)
Утверждение отчетов о возмещении командировок
Платежные карты для расчетов командировочных и деловых расходов
) на канцелярские товары и другие деловые расходы
Платежная карта покупателя (P-card) кредитная или дебетовая карта

В приведенной выше таблице также дан ответ на вопрос: Каковы обязанности отдела кредиторской задолженности? Отмеченные позиции в столбце Внутренняя кредиторская задолженность охватывают весь цикл кредиторской задолженности.Эти соображения внутреннего контроля включают как компании, которые вручную вводят данные счетов поставщиков, так и компании, которые используют эффективное и безопасное программное обеспечение для автоматизации AP с использованием электронных документов.

Программное обеспечение для автоматизации расчетов с поставщиками

предлагает не только экономию времени и затрат, но и улучшенные функции внутреннего контроля. Десять усовершенствований внутреннего контроля от программного обеспечения для автоматизации AP:

  1. улучшенная безопасность системы,
  2. проверка поставщика с помощью системы КПМГ,
  3. самостоятельная регистрация поставщика, отправка контактной информации и форм W-9, а также загрузка счетов-фактур поставщика,
  4. снижение неточности данных, вызванной человеческой ошибкой ,
  5. улучшенное (автоматическое) распознавание повторяющихся счетов-фактур,
  6. улучшенная идентификация неактивных поставщиков в главном файле поставщиков для рекомендованного удаления для уменьшения риска мошенничества,
  7. более строгий процесс утверждения платежей,
  8. улучшенная визуализация управления расходами,
  9. автоматическая выверка кредиторской задолженности с главной бухгалтерской книгой для более своевременной и точной финансовой отчетности,
  10. встроенных контрольных журналов.

Этот список улучшений внутреннего контроля с помощью программного обеспечения для автоматизации кредиторской задолженности не является исчерпывающим. Вы откроете для себя больше способов улучшить внутренний контроль.

Руководство по работе с эффективным отделом расчетов с поставщиками с помощью программного обеспечения AP Automation

Для изменения структуры отдела кредиторской задолженности требуется поддержка на уровне финансового директора или контролера, а также на уровне управления кредиторской задолженностью. Это также может потребовать одобрения на уровне генерального директора в небольших компаниях.

Другой термин для этого типа организационной реструктуризации — реинжиниринг бизнес-процессов (BPR).

Управление изменениями означает отличное планирование и общение со всеми в организации, которых это коснется. Планирование включает выбор Tipalti как лучшего программного обеспечения для автоматизации расчетов с поставщиками SaaS. Посмотрите демонстрацию Tipalti и руководство по счетам к оплате, прочтите часто задаваемые вопросы о Tipalti и просмотрите интерактивное руководство пользователя базы знаний Tipalti, работающее круглосуточно и без выходных, чтобы понять функции автоматизации AP.Тогда у вас будет информация, позволяющая сосредоточиться на ролях, изменить описание должностей с кредиторской задолженностью и сократить бюджет найма персонала, чтобы отразить количество рабочих часов, сэкономленных за счет автоматизации. Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с Типалти.

Программное обеспечение для автоматизации

AP использует роботизированную автоматизацию процессов (RPA), применяя стандартные правила к рутинным процессам кредиторской задолженности. Автоматизация и роботы могут напугать некоторых сотрудников отдела кредиторской задолженности, которые опасаются потерять работу, когда работа будет автоматизирована с помощью новых систем.Общение должно быть сосредоточено на том, как программное обеспечение для автоматизации кредиторской задолженности устранит многие неприятные задачи, которые мешают команде AP выполнить свою работу. Примеры потерь времени на счетах к оплате:

  • отвечает на постоянные преследования входящих звонков поставщиков о том, когда они получат платежи,
  • неоднократно связывается с утверждающими для утверждения счетов,
  • отслеживает потерянные документы,
  • вводит данные вручную, включая счета, и
  • запрос недостающей информации W-9 от поставщиков.

Эти проблемы в отделе кредиторской задолженности можно легко преодолеть с помощью автоматизации AP для достижения целей и задач отдела кредиторской задолженности.

При общении делитесь историями о том, как группа по работе с кредиторской задолженностью может улучшить свою работу. Новые функции отдела кредиторской задолженности включают мониторинг процессов RPA и кредиторской задолженности, а также анализ данных, позволяющий предположить потенциальную экономию затрат.

Экономия времени и средств убедит вас в финансах и бухгалтерском учете.Экономия времени включает отсутствие необходимости сверять кредиторскую задолженность с балансом компании (главной бухгалтерской книгой) и более быстрое закрытие бухгалтерских книг. Снижение затрат приводит к положительной рентабельности инвестиций в программное обеспечение. Финансовый директор сэкономит время на утверждении платежей по счетам-фактурам и улучшит управление денежными потоками.

Положительный возврат инвестиций от использования приложения автоматизации Tipalti AP легко оправдывает вложения. Программное обеспечение для автоматизации AP может сэкономить 80% на обработке счетов поставщика и помочь бухгалтерии закрывать бухгалтерские книги на 25% быстрее.Это освобождает больше времени для стратегических инициатив по добавлению стоимости, поддержки решений, а также финансового анализа и планирования (FP&A). Ваша компания также сэкономит деньги, получая выгодные скидки на кредиторскую задолженность (например, 2/10 чистых 30) и не оплачивая дублирующиеся или поддельные счета.

Следующая задача — как оптимально структурировать отдел кредиторской задолженности при использовании программного приложения для автоматизации AP. Попробуйте использовать эти 7 шагов, чтобы организовать отдел кредиторской задолженности в новом малом бизнесе или реструктурировать существующую организацию кредиторской задолженности:

  1. Назначьте задание каждой назначенной задаче или роли по счетам к оплате в приведенной выше таблице.
  2. Обновите описание каждого задания по счетам к оплате, чтобы исключить ручную обработку задач из необходимых автоматических функций отдела кредиторской задолженности.
  3. Добавьте новые функции мониторинга и аналитики RPA и кредиторской задолженности в функции отдела кредиторской задолженности.
  4. Решите, сколько часов будет сэкономлено при выполнении обязанностей отдела кредиторской задолженности по каждой работе.
  5. Назначьте количество сотрудников AP, необходимое для выполнения каждой должности.
  6. Перераспределите нынешних сотрудников на новые должности в бухгалтерии или других бизнес-отделах, если их работа сокращается.
  7. Пересмотрите свой бюджет, чтобы отразить будущее сокращение найма, компенсируемое увеличением штата, которое вам нужно будет обрабатывать и оплачивать для большего количества закупок поставщиков по мере роста вашей компании.

Управление отделом кредиторской задолженности посредством внедрения программного обеспечения для автоматизации AP — небольшая задача. Вы находитесь на пути к существенной экономии средств и совершенствованию внутреннего контроля для своего бизнеса.

Наиболее эффективная организационная структура Счета к оплате

Около десяти лет назад началась тенденция к более централизованным организационным моделям кредиторской задолженности.Согласно исследованию Ardent Partners ePayables 2013: AP’s New Dawn, уже к 2013 году 80% всех отделов AP были организованы как централизованная или совместно используемая операционная модель. Недавнее исследование IOFM «Измерение производительности AP: тесты эффективности» показывает, что централизованные структуры более эффективны по сравнению с децентрализованными, поэтому ожидается, что эта тенденция сохранится.

Для достижения максимальной эффективности организационной структуры кредиторской задолженности недостаточно.Компании также нуждаются в технологическом инструменте, который обеспечивает стандартизованные процессы и возможность автоматизировать каждый этап процесса от сбора и сопоставления до утверждения и оплаты. С их помощью AP может своевременно и точно отслеживать данные о кредиторской задолженности. Именно такие возможности добавляют компании истинную стратегическую ценность и должны быть целью каждого отдела AP.

Различные организационные модели кредиторской задолженности

Давайте рассмотрим четыре различные организационные модели, которые компании выбирают для развертывания своего отдела кредиторской задолженности.

  • Частично централизованный
  • Полностью централизованный
  • Общий сервисный центр (SSC)

Децентрализованный отдел кредиторской задолженности

В этой организационной структуре AP работают специалисты AP, работающие в разных физических местах, и в каждом месте есть собственная управленческая группа, обладающая некоторой степенью автономии в принятии бизнес-решений.

Децентрализованный AP-отдел работает относительно независимо от других AP-подразделений в организации.Плюсы децентрализованного отдела заключаются в том, что организации легче распределять затраты на операции между бизнес-единицами. Это также способствует установлению более тесных деловых отношений с поставщиками, что может повысить как эффективность, так и результативность платежей.

Проблема с этой организационной моделью заключается в том, что наличие нескольких AP-отделов создает избыточность и увеличивает эксплуатационные расходы. Каждой группе разрешено действовать по-своему, и это может затруднить управление денежным потоком и обеспечение соблюдения требований.Наличие нескольких регистров усложняет финансовую отчетность.

Частично централизованная организация AP

Разница между полностью децентрализованной и частично централизованной организационной моделью заключается в том, что, хотя специалисты AP работают в разных физических местах, управление находится в одном основном месте.

В этой организационной модели каждый филиал ведет дела со своими региональными поставщиками. Таким образом, они получают и утверждают счета за товары, приобретенные их бизнес-подразделением.Если автоматизация AP используется, счета могут оплачиваться через центральную систему счетов к оплате и бухгалтерскому учету.

Преимущество частичной централизации заключается в том, что каждое бизнес-подразделение может поддерживать тесные отношения со своими конкретными поставщиками, а AP и утверждающие могут быстро менять свои счета, поскольку они хорошо знакомы с ними. Недостатком является то, что между филиалами могут быть разные процедуры.

Полностью централизованная организация AP

Централизованная организация AP находится в одном физическом месте и обрабатывает все функции кредиторской задолженности; В команде есть единая управленческая команда, которая принимает решения.Для оплаты счетов используется единое программное решение. Преимущества такой организационной структуры AP очевидны. Процедуры соблюдаются более тщательно, а общая согласованность больше за счет гармонизации процессов. Поскольку все платежи производятся из одного источника, существует исчерпывающая и последовательная отчетность.

AP операций, расположенных в общем сервисном центре

За последние два десятилетия компании переместили операции по обработке транзакций в регионы с низкими издержками, чтобы воспользоваться преимуществами трудового арбитража.

Общие службы содержат несколько бизнес-процессов, которые являются общими для всей организации, например, кредиторская и дебиторская задолженность, закупки, человеческие ресурсы, юридические вопросы, расчет заработной платы и т. Д. Многие общие службы сосредоточены на одном процессе. Однако наиболее продвинутые компании часто выходят за рамки этих ограничений и размещают в центрах сквозные процессы, такие как от заказа до оплаты от покупки до оплаты.

Сегодня общие центры обслуживания

полностью автоматизированы. Такие технологии, как роботизированная автоматизация процессов (RPA), позволили лидерам общих служб добиться повышения производительности и сокращения затрат, выходящих за рамки чисто трудового арбитража.Исследование Gartner Согласно пяти характеристикам лучших центров общего обслуживания, более 80% организаций, предоставляющих общие услуги, внедрили RPA. Однако, хотя RPA помогает повысить ценность для организаций, он по-прежнему не может удовлетворить более сложные, критически важные для бизнеса требования для корпоративных компаний, которые ищут настоящую, бесконтактную автоматизацию счетов к оплате, для чего требуется современное программное обеспечение для автоматизации с расширенными функциями, такими как встроенный сбор счетов, водопад соответствие и многое другое.

Эффективность различных операционных моделей AP

Для каждой организационной модели IOFM исследовал эффективность наряду с шестью различными показателями.

  • Объем проведенных годовых счетов
  • Уровень автоматизации, определяемый как степень, в которой организация получает счета в электронном виде и обрабатывает их без ручного вмешательства

Низкая

Limited

Умеренная

Значительное

Высокая

Объем годового счета

<10 000

10 000–49 9999

50,0000–99 999

100 000–999 999

> 1 000 000

Уровень автоматизации

<10%

10% -29%

30% -50%

51% -80%

> 80%

Кроме того, четыре точки данных, проверяющие точность:

  • Коэффициент совпадения первого прохода на заказ
  • Доля несовпадающих заказов
  • Доля операций, требующих исправления
  • Доля сгенерированных дублированных платежей

Обработка объемов — Из децентрализованных организаций почти три четверти обрабатывают менее 100 000 счетов ежегодно.Для частично централизованных это число составляет 71%, а для централизованных AP-организаций 66% обрабатывают менее 100 000 счетов. У Госкомстата почти обратные цифры, 65% ежегодно обрабатывают более 100 000 счетов.

Уровень автоматизации — Для децентрализованных организаций только 28% ответили, что их организация получает более 51% счетов в электронном виде и обрабатывает их без ручного вмешательства. Соответствующие цифры для других моделей составляют 36% для частично централизованных, 52% для централизованных и 57% для общих центров обслуживания.

Частота совпадения заказа и счета-фактуры и ошибки — Половина респондентов в децентрализованных операциях сталкиваются с тем, что коэффициент соответствия между заказом на покупку и счетом с первого прохода составляет 90% или выше. Когда дело доходит до несоответствия заказа на поставку и счета-фактуры, 58% не сообщили об этом, а еще 27% заявили, что они испытывали несоответствие в 10% или менее случаев. Для частично централизованной системы коэффициент соответствия первого прохода заказа равномерно распределяется от более> 90% до <60%, и почти в двух третях случаев несоответствия в счетах-фактурах не было.Почти половина респондентов из централизованных организаций сообщили, что они могут сопоставить заказ на покупку со счетом в 76% случаев или чаще при первом проходе, а 60% из них вообще не сообщили об ошибках несоответствия. Только 11% отделов AP на базе SSC достигают коэффициента совпадения первого прохода между заказом на покупку и счетом, превышающим 90%. Однако более чем у трех четвертей из них уровень несоответствия составлял 10% или меньше.

Исправления — Децентрализованные организации сообщили, что исправления не требовались в 12% случаев, а половина респондентов сообщила, что уровень исправлений транзакций составляет от одного до пяти процентов; Для частично централизованных исправлений требовалось пять или менее процентов времени для двух третей респондентов, а дублирующие платежи происходили в одном или менее процентах случаев для 6 из 10 из них.Централизованные организации и организации SSC заявили, что менее 5% счетов требовали исправлений и что повторяющиеся платежи редки.

Поддержите вашу организационную структуру Ap с помощью современных технологий

В целом, роль AP постоянно меняется, финансовые директора ожидают от своих AP большего, чем просто операционного превосходства. AP превращается в стратегический инструмент поддержки бизнеса, на который возложена задача по постоянному повышению эффективности и сокращению затрат, при одновременном усилении соответствия и контроля, а также обеспечении точной и быстрой отчетности о платежах.В основе этой трансформации лежит современное программное обеспечение для автоматизации счетов к оплате, которое поддерживает любой тип организационной структуры, будь то децентрализованная или полностью централизованная в общем центре обслуживания.

Что такое кредиторская задолженность? (с изображением)

«Счета к оплате» (ПП) — это термин, который относится к деньгам, которые физическое или юридическое лицо должно выплатить своим кредиторам в течение определенного периода времени. Это неоплаченные счета-фактуры, счета или ведомости за товары или услуги, предоставленные внешними подрядчиками, продавцами или поставщиками.Эти долги часто приходится выплачивать — частично или полностью — каждый месяц. Например, когда кто-то оплачивает свои ежемесячные счета за электричество, телефон, кабельное телевидение и Интернет-услуги, он или она выплачивает свои кредиторские обязательства. Термин «кредиторская задолженность» также используется для обозначения подразделения в бухгалтерском отделе организации, которое управляет этими платежами.

Бухгалтерские процессы

Подразделение кредиторской задолженности в организации часто курирует различные задачи.Это может включать авторизацию заказов на покупку, сбор квитанций по кредитным картам, организацию снятия средств со счетов, ведение главной книги и аудит отчетов о расходах. Другие бухгалтерские операции, которыми может управлять бухгалтерский отдел организации, включают в себя дебиторскую задолженность (AR), которая фокусируется на выставлении счетов клиентам, и платежную ведомость организации, которая фокусируется на оплате труда сотрудников.

Условия транзакции

Каждая бизнес-операция имеет определенные условия, в том числе те, которые касаются оплаты товара или услуги.Некоторые транзакции требуют оплаты при получении, что означает, что компенсация подлежит выплате сразу после доставки товара или оказания услуги. У других могут быть 10-дневные, 30-дневные, 90-дневные или другие временные рамки, в течение которых ожидается оплата. Использование кредитных линий, которые позволяют клиенту производить регулярные платежи в счет погашения непогашенных остатков, продолжая получать товары или услуги, также является стандартной практикой. Администратор кредиторской задолженности должен отслеживать все условия и соблюдать их соответственно.

По умолчанию

Если организация не выполняет свои обязательства по кредиторской задолженности, она считается дефолтной.Это может нанести вред кредитному рейтингу организации и в конечном итоге привести к банкротству. То же самое и с человеком, который не оплачивает свои счета. Когда организация или физическое лицо не выполняет свои обязательства, сторона, которой причитаются деньги, обычно прекращает поставку всех товаров и услуг и может использовать законные средства для получения оплаты или возврата товаров, которые были доставлены.

Обязанности администраторов и сотрудников

Работа администратора кредиторской задолженности в организации — серьезная ответственность.Оплата счетов вовремя и в соответствии с необходимыми условиями может повлиять на кредитный рейтинг организации и ее деловые отношения. Тот, кто работает с кредиторской задолженностью, должен быть организованным и внимательным к деталям. Часто необходимо отвечать на вопросы поставщиков или коллег из других подразделений организации, поэтому хорошие коммуникативные навыки очень полезны. Многие люди, не работающие в области бухгалтерского учета, находят процедуры и требования сложными и запутанными, поэтому способность объяснять их ясно и терпеливо может быть очень полезной.

Функции и структура в бизнесе

В любой компании многие движущиеся части должны хорошо взаимодействовать друг с другом, чтобы создавать положительные бизнес-результаты.Разделение множества обязанностей внутри компании на отдельные отделы — лучший способ гарантировать, что каждой важной задаче будет уделено должное внимание. Вместо того, чтобы управлять каждой повседневной задачей на микроуровне, координация функций этих отделов и их коммуникации становится основным направлением деятельности руководства.

Среди множества отделов типичного бизнеса одним из наиболее важных для повседневной работы является отдел кредиторской задолженности. От малого бизнеса до крупного предприятия — у каждой организации есть проблемы и процедуры, связанные с AP, которые следует учитывать.Что делает кредиторская задолженность и как она может наиболее эффективно функционировать в рамках вашего бизнеса?

Вникаем в подробности:

Что такое кредиторская задолженность?

Счета к оплате — это просто процесс управления и оплаты товаров или услуг, приобретаемых компанией на условиях кредита. Например, поставщик виджетов может согласиться продать вашей компании 1000 виджетов по 5 центов за виджет на условиях оплаты NET 30. Ваша компания получает виджеты, а затем должна предоставить оплату за полученные товары в течение 30 дней с момента получения счетов-фактур от поставщика.

Таким образом, ваша «кредиторская задолженность» представляет собой деньги, которые ваш бизнес должен третьим сторонам на краткосрочной основе. Это контрастирует с «дебиторской задолженностью» на вашем балансе, которая отслеживает, сколько денег вашему бизнесу должны клиенты. Правильное управление как кредиторской, так и дебиторской задолженностью имеет важное значение для контроля вашего денежного потока.

Какова роль отдела кредиторской задолженности?

Можно легко подумать, что вся цель AP — просто производить платежи вовремя.Однако реальность такова, что даже в одной транзакции покупки задействовано многих шагов. Даже в среднем бизнесе AP, возможно, придется иметь дело с сотнями транзакций еженедельно или ежемесячно. Цифры — и соответствующие данные — становятся все более ошеломляющими по мере увеличения масштабов.

Таким образом, есть несколько задач, которые отдел кредиторской задолженности выполняет в вашем бизнесе, помимо авторизации платежей до уплаты штрафов за просрочку платежа. Некоторые из других важнейших обязанностей отдела кредиторской задолженности включают:

  • Поиск подходящих поставщиков и выбор бизнеса, который может поставлять товары по лучшим ценам.
  • Поддержание отношений с поставщиками и изучение возможностей экономии и скидок.
  • Составление отчетов о получении для определения соответствия поставщика условиям заказа на поставку.
  • Устранение проблем с данными счетов-фактур и выполнение повседневных деловых обязательств.

Что такое процесс AP

Давайте быстро рассмотрим базовую версию процесса, которая выполняется, когда вашему бизнесу необходимо убедиться, что его предстоящие счета оплачены. Как AP обрабатывает конвейер «закупка до оплаты», который снабжает вашу компанию всем, от ручек и бумаги до критически важного сырья или востребованных услуг? Мы можем разбить процесс на три этапа: покупка, получение и счет.

  • Ваша компания решает, что ей необходимо купить больше виджетов у поставщика, которого она использовала в прошлом. Счета к оплате создает заказ на покупку и обновляет главную книгу, чтобы отразить покупку. После авторизации заказ на поставку отправляется поставщику для выполнения.
  • Товары прибывают на ваш бизнес, и сотрудники сверяют полученные товары с заказом на покупку. AP связывается с поставщиками, чтобы исправить любые ошибки или уведомить их об исключениях, которые могут повлиять на цену, указанную в счете.
  • Поставщик выставляет счет вашей компании, а AP обрабатывает счет в процессе оплаты.AP выполняет трехстороннее сопоставление для унификации информации на всех трех этапах, а затем запрашивает соответствующее разрешение руководства для перевода платежа.

Важность вашего отдела кредиторской задолженности

Правильное управление AP жизненно важно по самым фундаментальным причинам — вы должны выполнять свои финансовые обязательства, а вашему бизнесу нужны материалы. Однако высокофункциональный и модернизированный AP-отдел также является жизненно важным активом по другим причинам.

Подумайте, что может произойти, если отдел кредиторской задолженности страдает от неэффективных процессов:

  • Просроченные платежи из-за нарушения условий оплаты и сохранения просроченной задолженности по счетам.
  • Напряженные отношения с поставщиками из-за несогласованности платежей, которые могут повлиять на качество обслуживания в будущем.
  • Проблемы с запасами и запасами из-за того, что заказы на покупку были поданы слишком поздно или не были переданы вообще.
  • Ошибки, влияющие на вашу прибыль, например двойные платежи.

Способы организации вашей кредиторской задолженности

Как вы можете организовать структуру отдела кредиторской задолженности, которая имеет смысл и способствует эффективной работе? Хотя фактическая иерархия, которую вы выберете, будет зависеть от доступных талантов и заработной платы, необходимо предпринять и другие шаги.Вот несколько способов, которыми компании могут организовать эффективный отдел:

  • Обеспечение сотрудников четкой цепочкой подчинения в отношении обязанностей и ответственности. Перегрузка одного или двух сотрудников AP большинством этих задач — простой способ создать проблемы для бизнеса.
  • Использование безбумажных процессов. Легко потерять, уничтожить или иным образом неправильно обработать документы, оставшиеся в печатном виде. Организуя свой отдел вокруг полностью цифровых процедур, вы можете упростить большую часть цикла AP.
  • Централизация операций и повышение доступности данных. Когда клерку необходимо сверить счет-фактуру со старым заказом на покупку, сколько времени у него уходит на поиск нужной бумаги? Могут ли они найти эти данные, когда кому-то нужно увидеть, как удельная стоимость в счете сравнивается с историческими платежами? Создание репозитория данных AP жизненно важно для эффективной структуры отдела.

Управление эффективным отделом расчетов с поставщиками с помощью программного обеспечения AP Automation

При таком большом количестве проблем, с которыми сталкивается отдел кредиторской задолженности, неизбежно возникнет неэффективность.Распространенные ошибки, такие как ошибки при вводе данных, несоответствие заказов на покупку и упущения со стороны технических специалистов, могут привести к негативным финансовым последствиям для бизнеса. Компании любого масштаба могут получить огромную выгоду, подумав о том, как превратить этот отдел в более автоматизированную систему.

Чем меньше человеческих рук касается каждой транзакции, тем меньше возможностей для дорогостоящих ошибок. Что еще более важно, весь процесс записи и обработки информации AP может стать быстрее.С помощью инструментов на базе искусственного интеллекта и машинного обучения кредиторская задолженность может легко выйти на рынок 21-го века. Даже малые предприятия могут получить выгоду, если они автоматизируют кредиторскую задолженность.

Инструменты для автоматической обработки счетов Kofax могут преобразовать процесс сбора данных, в то время как автоматизированные решения по расчетам с поставщиками создают полностью цифровой конвейер для многих ваших транзакций. С программным обеспечением на базе искусственного интеллекта в вашем распоряжении создание настраиваемых рабочих процессов, соответствующих вашим конкретным потребностям точки доступа, стало проще, чем когда-либо.

Automation сокращает потери времени, практически исключает риск двойных платежей и пропущенных счетов и ставит ваш бизнес на более конкурентоспособную основу в будущем.

Эффективные структуры отдела кредиторской задолженности

Последняя область, которую следует рассмотреть, — это создание структуры отдела, которая сама по себе поддерживает лучшие результаты при одновременном снижении риска мошенничества. Это соображение сложно для любого бизнеса, но особенно для небольших и растущих компаний, которые не могут легко полагаться на разделение обязанностей между несколькими сотрудниками.В результате AP может стать источником постоянной озабоченности и даже потенциальной финансовой утечкой.

Разделение обязанностей тех, кто участвует в восходящей и нисходящей частях цикла P2P, является одним из способов структурирования вашего отдела для снижения риска. Инвестиции в инструменты автоматизации при внедрении строгих мер внутреннего контроля могут повысить уверенность и обеспечить спокойствие руководству. Благодаря надежной отчетности и интеграции с ERP ваши команды могут получить более безопасную и в то же время более эффективную структуру отделов.

Заключение

Эффективный и хорошо организованный отдел кредиторской задолженности является важным активом для любого бизнеса. В связи с тем, что через отдел проходит так много информации и так много финансовых обязательств, связанных с этими данными, хорошая структура имеет важное значение. То же самое и четкое понимание лучших практик, необходимых для работы AP-отделов.

Потратив время на изучение не только того, как настроить команду по работе с кредиторской задолженностью для достижения успеха, но и того, какие решения помогут им больше всего, вы получите множество преимуществ.От поиска новых сбережений до укрепления отношений с поставщиками — результаты могут улучшить ваш бизнес для достижения успеха.

Изучите дополнительную информацию о том, как улучшенная структура отделов и передовые программные инструменты могут превратить функции кредиторской задолженности вашей компании в источник ценности. Запросите у Kofax коммерческое предложение, соответствующее потребностям вашего бизнеса.

Все, что вы должны знать о кредиторской задолженности

У большинства предприятий денежный поток включает расходы и доходы.Об этих транзакциях может заботиться один человек или целый отдел. Независимо от того, насколько велика или мала кредиторская задолженность, является важной частью финансовой системы компании. Вам следует знать несколько аспектов кредиторской задолженности.

Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность обычно определяется как текущее финансовое обязательство. Обычно это деньги, которые компания должна одному или нескольким своим продавцам или поставщикам. Согласно Less Accounting, эффективность системы кредиторской задолженности в любой организации влияет на репутацию и финансовую стабильность компании.Кредиторская задолженность иногда рассматривается как платежи по краткосрочным долгам.

Важно понимать разницу между кредиторской и дебиторской задолженностью. Дебиторская задолженность — это актив, который бизнес может получить от своих клиентов. Процесс кредиторской задолженности начинается с регистрации всех счетов и фактур. Вам нужно будет точно регистрировать все в бухгалтерской книге компании. Вы можете сделать это в реальной книге, в Интернете или и то, и другое. Затем выписываются чеки и отправляются поставщикам.Записи снова обновляются, чтобы отразить это.

Каковы обязанности по счетам к оплате?

Есть несколько обязанностей, за которые человек несет ответственность в области кредиторской задолженности. Вместо одного человека в более крупных компаниях обычно есть целый отдел, отвечающий за конкретные бухгалтерские обязанности. Ниже приведены основные работы и обязанности по счетам к оплате.

  • Платежи поставщикам — Сюда могут входить предварительно одобренные покупки или проверочные покупки.Вы должны своевременно платить поставщикам и немедленно записывать все транзакции. Deloitte заявляет, что другие обязанности в этой категории включают выбор поставщиков и переговоры. Это может означать переговоры о более выгодных ценах и увеличение выплат.

  • Выплаты сотрудникам — Это включает проверку любых отчетов о расходах сотрудников. Вы будете платить сотрудникам после проверки отчетов. Затем вы будете записывать эти транзакции в отдельную бухгалтерскую книгу.

  • Командировочные расходы — Кредиторская задолженность обычно участвует в обработке транзакций, связанных с поездками.Компания может хранить эту учетную запись и информацию вместе с выплатами сотрудникам. У крупного бизнеса может быть отдельный счет и бухгалтерская книга для путешествий.

  • Внутренние платежи — Работа с мелкой наличностью или оплата канцелярских принадлежностей являются примерами внутренних платежей. Сюда также могут входить небольшие платежи, которые не происходят на регулярной основе.

Какая квалификация требуется сотрудникам для выполнения этой работы?

Точная квалификация, необходимая для выполнения позиции по счетам к оплате, будет зависеть от конкретных обязанностей и типа бизнеса.Хотя для некоторых должностей может быть достаточно диплома об окончании средней школы и обучения на рабочем месте, большинство компаний, вероятно, захотят, чтобы сотрудник имел диплом о высшем образовании в области бухгалтерского учета, финансов или бизнеса. В Discover Accounting перечислены несколько общих квалификационных требований, необходимых для работы с кредиторской задолженностью.

  • Math Skills — Для работы с кредиторской задолженностью сотрудники должны обладать отличными математическими навыками и навыками решения задач. Еще один необходимый навык — управление большими объемами данных.

  • Навыки работы с компьютером — Необходимо иметь опыт работы с бухгалтерским программным обеспечением и электронными таблицами. Также важно разбираться в электронных счетах и ​​работать с ними. Популярное в настоящее время программное обеспечение включает Quickbooks, Freshbooks и Wave. Знание того, как использовать технологии, может помочь вам обойти задачи, выполняемые вручную.

  • Детально ориентированный — Даже малейшее несоответствие может привести к катастрофическим результатам в любой бухгалтерской или бухгалтерской позиции.Правильное представление чисел — не единственный аспект, требующий внимания к деталям. Сохранение точной информации и данных для поставщиков имеет решающее значение. Также необходимо систематизировать все ваучеры, счета и другие документы.

  • Хороший характер — Вам следует провести проверку биографических данных по каждой позиции кредиторской задолженности. Сотрудники этого отдела будут иметь доступ к финансам организации. Важно, чтобы кто бы ни занимал эту должность, сохранял конфиденциальность всей информации.Это некоторые из причин, по которым нужно проводить проверку данных о сотрудниках.

Какие советы по управлению кредиторской задолженностью?

Когда дело доходит до управления всеми учетными записями в бизнесе, существует множество движущихся частей. Не всегда легко поддерживать бесперебойную работу всего. Вот несколько советов и стратегий, которые помогут обеспечить эффективное ведение счетов к оплате.

  • Упростите процесс — Сохранение всего максимально простым сведет к минимуму вероятность ошибок.Один из важных способов сделать это — ограничить количество проверок. Это включает в себя оплату счетов, печать чеков и их размещение в бухгалтерской книге. Даже для более крупных компаний достаточно двух раз в месяц.

  • Максимально используйте технологии — Это означает больше, чем просто использование программного обеспечения для бухгалтерского учета. Когда дело доходит до выбора типа или бренда, важно не следовать за толпой. Сотрудники, работающие с кредиторской задолженностью, должны регулярно проходить обучение и подготовку. Это позволит руководителям отдела принимать оптимальные технологические решения.

  • Проверяйте регулярно — GrowthForce заявляет, что регулярный обзор необходим. Это будет включать использование аналитики и расширенной отчетности. Более частое рассмотрение может помочь улучшить денежный поток и уменьшить количество проблем с соблюдением нормативных требований. Он также может лучше отслеживать все платежи и счета.

  • Уменьшение мошенничества — Чем крупнее компания, тем выше вероятность того, что сотрудник сможет ускользнуть от вершины. Остерегайтесь «подставных продавцов». Нечестный сотрудник создает фиктивную компанию, а затем взимает плату за услуги, которые никогда не оказывались.Due предлагает создать в компании «разделение властей». Это означает, что ни один человек не может устанавливать новые обязательства перед поставщиком и производить платежи.

  • Ранний старт — Плата за просрочку платежа — это не только пустая трата денег, но и может произвести плохое впечатление. Последнее, что нужно компании, — это репутация неоплачиваемой вовремя по счетам.
    Важно отметить, что компания тоже не хочет платить слишком рано. Особенно это актуально для малого бизнеса. Важно иметь наличные на случай непредвиденных расходов.

Важно обеспечить тщательный мониторинг всех счетов, независимо от того, работает ли на этой должности один человек или целый отдел. Сильный отдел кредиторской задолженности имеет решающее значение для успеха любого бизнеса.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *