Как выглядит инвойс из китая: Инвойс и квитанция об отправке посылки на Алиэкспресс. | АliSovet.ru

08.10.2017 alexxlab

Инвойс и квитанция об отправке посылки на Алиэкспресс. | АliSovet.ru

Внимание!!! с конца 2016 года почта России ужесточила правила приема заявления на розыск посылки и требует прикладывать копии квитанции или чека об оплате почтового отправления. Подробнее читайте ЗДЕСЬ>>>

Многие покупатели Алиэкспресс сталкивались на форумах с советами просить у продавца инвойс. Но обычный человек, далекий от бухгалтерии не знаком с данным понятием. Давайте разберемся вместе, что такое инвойс и как он выглядит? В каких ситуациях он требуется? Как просить у продавца инвойс? И чем инвойс может быть полезен покупателю? Какие есть заблуждения и мифы про инвойс и почему он не является доказательством отправки товара?

Обычно покупатели просят у продавца инвойс в двух ситуациях. Первая- когда посылка потерялась и нужно написать заявление на ее розыск. Почта России просит предоставить для данного заявления документ об отправке посылки, которую продавец получает, отсылая вам товар.

И вторая ситуация, когда покупатель, путая инвойс и квитанцию об отправке, хочет удостовериться в том, что продавец отправил ему посылку. Но в данном случае инвойс не является подтверждением отправки. Что ввобдит многих покупателей в заблуждение.

Формально инвойс — это не квитанция об отправке товара, а договор между отправителем и адресатом, в котором имеется перечень товаров, их количество и цена, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Этот документ подтверждает, что товар отгружен согласно условиям поставки. Именно поэтому продавцы высылают очень разные виды подобных документов. То есть этот документ не сообщает нам ничего об отправке товара. В России нет аналога данного документа. Близкий по смыслу документ- счет-фактура. В России инвойс используется только при международных отправлениях товаров.

Соответственно, так как инвойс — это документ, который составляет сам продавец, то будьте готовы, что при запросе этого документа вам могут прислать его в любом формате: распечатанный файл в формате Word, Exel, и просто отсканированный и распечатанный документ с печатью магазина и подписью продавца.

При розыске посылки подобного документа будет достаточно.

В основном продавцы высылают подобный отсканированный документ с печатью магазина и подписью:

Часто подобный документ сотавляется в формате Exel:

А вот пример инвойса в формате Word:

Если вам нужно разыскать посылку, но на ваш запрос выслать инвойс продавец ничего не отвечает, то не стоит отчаиваться. У вас есть выход. Можно либо составить подобный документ самостоятельно, основываясь на имеющихся данных вашего заказа. Некоторые покупатели делают распечатку деталей заказа, где видно адрес получателя, трек номер посылки и наименование товара. Для заполнения заявления данные про вес посылки можно найти в описании товара.

Если вы запрашиваете у продавца инвойс в качестве доказательства отправки посылки, то подобный документ не сможет служить подтверждением данного действия. Соответственно, единственным подтверждением того, что посылка была отправлена является квитанция с почты. Почему же продавец не высылает ее при запросе?

Во-первых, у продавца может не быть данной квитанции. Так как зачастую товар отправляется партиями, к продавцу приходит на дом курьер, трек номер бронируется заранее. И в итоге на руках у продавца остается что-то типа товарного чека с перечнем отправлений. И для того, чтобы ему получить квитанцию об отправке, продавцу нужно с этим чеком идти на почту и запросить полноценную выписку. Что обычно продавцу делать лень при каждом запросе перепуганного покупателя. Соответственно, ему проще сделать инвойс или любой документ, похожий на документ об отправке. Вплоть до скринов с систем отслеживания трек номеров.

А во-вторых, если вы запросили именно инвойс, то продавец его и вышлет. Так как это- нормальная практика при международных пересылках.

Документом, подтверждающим отправку посылки, который является договором между отправителем и почтой, является квитанция или чек об отправке посылки.

На почте России чек выглядит следующим образом:

Если продавец отправляет посылку самолично на почте Китая или EMS, то китайская квитанция выглядит так:

В зависимости от почты и курьерских служб, могут быть другие формы документов от отправке.

Надеемся, что данная статья поможет вам в прояснении ситуации, какие именно документы может прислать продавец для подтверждения отправки посылки, какие гарантии они могут давать, чем могут быть полезны и как их можно использовать.

Есть вопрос? Напишите его в комментариях или обратитесь в чат службы поддержки покупателей.

Перейти на AliExpress.com

Если вы не нашли в статье ответа на ваш вопрос, то воспользуйтесь поиском по статьям про Али Экспресс.

Содержание

транспорт, логистика, таможня от компании China Logist

« Назад

Инвойс и упаковочный лист при закупке товара в Китае.

Закупая свой товар в Китае, и организуя его доставку, каждый предприниматель сталкивается с двумя базовыми документами инвойс (англ. invoice) и пакинг-лист (англ. packing list). Для чего они нужны?

В первую очередь, они являются основными документами на груз, необходимыми для прохождения таможни.

Инвойс на китайские товары

Это своего рода счёт-фактура на продукцию. В международной коммерческой практике он оформляется иностранным поставщиком для покупателя. В этом документе содержится весь перечень сведений о товаре, включая его цену. Именно данные инвойса становятся базой для расчёта таможенных пошлин и налогов.

Инвойс от поставщика из Китая должен содержать следующую информацию:

Название и контактные данные компаний продавца и покупателя,
Номер и дата документа,
Условия инкотермс на поставку,
Описание товара (модель, наименование и пр.)
Страна-производитель,
Количество единиц в партии,
Цена каждой единицы товара,
Общая стоимость контракта,
Сведения о маркировке (при необходимости).

Оформление инвойса на груз из Китая

Чтобы импорт товара из Китая прошёл без проблем на этапе таможенного оформления, сведения в инвойсе должны быть максимально полными и правдивыми. Как и у любого официального документа, у инвойса обязательно должен быть свой идентификационный номер. Также инвойс должен содержать печать иностранного продавца, в случае необходимости оформления страховки на груз.

Каждая единица товара в партии должна быть прописана отдельной строкой, с указанием:

общего количество единиц модели/вида,
цена единицы и сумма по виду,
дополнительная информация о товаре.

Если поставщик составил инвойс на китайском языке, то обязательно необходима переведённая копия на английском языке.

Упаковочный лист на товары из Китая

Доставка грузов из Китая также требует наличие такого документа, как пакинг-лист, иными словами упаковочный лист. Он оформляется китайским продавцом вместе с инвойсом. Этот документ отвечает за информацию о каждом транспортном месте груза по отдельности. Упаковочный лист необходим, если перевозится несколько видов товаров, или партия подразумевает несколько индивидуальных мест, содержимое которых отличается друг от друга по весу, размерам и пр.

Упаковочный лист состоит из такой информации о грузе, как:

Название и контактные данные компаний продавца и покупателя,
Дата, номер,
Маршрут перевозки,
Список товаров и их описание,

Количество каждого вида товара,
Номера мест,
Способ упаковки,
Размеры, вес нетто и брутто по местам,
Объем и вес всего груза.

Инвойс и упаковочный лист различаются между собой тем, что в первом указывается стоимость товара, а во втором нет, и во втором более раскрыто представлена информация по габаритам и местам груза. Кроме того, пакинг-лист не имеет чётко определённых строгих требований к заполнению. Поставщик обычно заполняет его в произвольной форме и предоставляет клиенту в электронном виде.

Ошибки

Наиболее распространённая ошибка при оформлении упаковочного листа, её допускают китайские поставщики – это несоответствие заявленного веса фактическому. Для продавца неточность в 10, 50 и даже 100 кг, приемлемая норма, но на этапе прохождения грузом таможни, это может стать большой проблемой и причиной простоев и дополнительных расходов. Если занимаетесь доставкой самостоятельно, будьте внимательны и тщательно сверяйте цифры. Если же работаете через надёжную транспортную компанию, этот вопрос вас волновать не должен, опытный перевозчик знает, что делать!

Китайский инвойс и его роль в определении таможенной стоимости

Начиная работу с китайскими компаниями, бизнесмены сталкиваются с таким документом, как китайский инвойс. Он выдается покупателю во время внешнеторговых операций. Инвойс является аналогом счет-фактуры по которому производится оплата за груз.

В чем заключаются особенности китайских инвойсов

Не существует определенной международной стандартизации, каждая китайская компания имеет собственный бланк.

Стоит обратить внимание на следующие моменты в инвойсе:

Sample price – стоимость образцов. В последнее время их продают за деньги, так как очень много мошенников хотят получить единичный товар (или небольшую партию) по низким ценам (особенно это касается популярных новинок). Поэтому китайские компании в инвойсе ставят розничную стоимость, а если сотрудничество будет продолжаться, при последующих поставках цена образца вычитается.

Quarantee period – гарантийный период. Такая информация указывается редко, однако, она очень актуальна для техники и оборудования. Если гарантия китайцами прописана в инвойсе, следует обязательно уточнить ее условия (замена товара, бесплатные запасные части и т.д.).
Срок действия документа. Данному пункту стоит уделить особое внимание, так как цены, прописанные в предварительно высланном заказчику инвойсе могут отличаться от тех, которые будут в момент поставки. Практически все инвойсы имеют ограниченные сроки действия.

Как правильно оформить китайский инвойс

На китайском инвойсе обязательно должна быть печать компании, которая его оформляла. Он выпускается на официальном бланке поставщика.

На таможне требуется инвойс, составленный на языке, который будет понятен обеим сторонам. Он оформляется чаще всего только после отгрузки товара.

Каждая единица пишется в отдельной строке, в которой указывается максимально детализированное описание:

количество;
объем;
цена;
вес;
особенности (цвет, размеры и т.д.).
В документе также прописывается место и дата поставки, краткие сведения об отправителе и получателе.

Каждый документ имеет свой номер. Иногда учитываются пожелания заказчика, и указывается информация, которая нужна клиенту (например, гарантия на товар).

Получив инвойс от китайских компаний, необходимо детально его изучить, чтобы не было неприятных сюрпризов при прохождении таможни. Если оригинал документа составлен на языке производителя, потребуется копия на английском языке. Специалисты EASTEX GROUP помогут грамотно составить инвойс на любом языке.

Узнать подробнее

Образец оформления Invoice / инвойс счет-фактура из Китая, печать и номер

Что мы делаем

Как нас найти

Москва

Большая Калитниковская, д. 42
» Карта проезда

+7 (495) 923-34-32 8 (800) 200-26-29

Санкт-Петербург

Лифляндская ул, д.6,
литер «И», офис 505
» Карта проезда

+7 (812) 418-21-13

Инвойс (счет-фактура) — основной документ, подтверждающий стоимость декларируемого груза. Инвойс является базой для расчета таможенных платежей и НДС, при этом берут стоимость груза на границе Российской Федерации.

Практика работы с Китаем на сегодняшний день такова, что инвойс представляет из себя контракт в сильно сокращенном виде. В нем как правило указаны сроки производства товара, размер предоплаты и товар, который китайская сторона обязуется поставить. При этом санкции за ненадлежащее исполнения договоренностей не оговаривается.

Китайцы всячески сопротивляются заключению полноценного договора, так как не хотят связывать себя договорными обязательствами и подвергаться санкциям за ненадлежащее его исполнение. Поэтому вместо договора предлагают свой вариант инвойса, который юридической силы не имеет.

Инвойс должен содержать следующее:

Номер и дату документа
Наименование Продавца, Отправителя, Покупателя и Грузополучателя
Номер и дату контракта
Условия поставки
Условия оплаты
Наименование груза
Код ТН ВЭД груза
Страна происхождения груза
Количество грузовых мест, по возможности данные о маркировке
Стоимость и общая стоимость груза
Другая информация, необходимая для достоверного декларирования груза.

Ниже представлен образец китайского инвойса.

Еще читают:

Доставка грузов из Китая

Импорт из Китая

Получайте самые свежие новости и информацию об акциях прямо на свой почтовый ящик! Не чаще 1 раза в неделю.

Новости и события

Как получить чек или инвойс с Алиэкспресс

На форумах клиентам Aliexpress часто советуют запрашивать у продавцов чек либо инвойс об отправке, когда им нужно найти потерявшуюся посылку. О том, что это за документы, и есть ли между ними разница, практически никто не знает. В этом материале будет рассказано о возможности получить чек с сайта Алиэкспресс.

Для чего может понадобиться чек

Чек, подтверждающий то, что отправление с Алиэкспресс оплачено, можно запросить у продавца тогда, когда покупатель не уверен в свершении данного факта. Причин для возникновения подобных подозрений бывает множество:

неверный трек-номер;
посылка резко перестала отслеживаться на сайте;
истекает период защиты заказа на Алиэкспресс.

В каждой из этих ситуаций клиенту нужен именно чек, а не инвойс (последний совершенно ничего не гарантирует).

О возможности получения чека на Алиэкспресс

Если покупатель на Алиэкспресс желает получить инвойс, думая, что он послужит доказательством оплаты и отправки груза, рациональнее в такой ситуации затребовать чек. Сделать это достаточно просто, однако результат может не обрадовать клиента.

Чтобы взять свой чек у продавца на Алиэкспресс, следует зайти на страницу конкретного заказа и написать личное сообщение.

Другой вариант – оставить комментарий с вопросом во время оформления приобретения. Еще можно отправить сообщение на электронный адрес (он часто пишется на странице с информацией о магазине). Некоторые поставщики даже определяют срок отклика – от нескольких часов до нескольких дней.

Почему практически все продавцы на Алиэкспресс не высылают чеки покупателям? Прежде всего, у отправителя может попросту не быть чека. Очень часто продукция отправляется большими партиями, курьер самостоятельно посещает продавца, последний бронирует трек-номер. На руках у него остается лишь некая товарная квитанция со списком посылок.

Важно! Чтобы взять чек, подтверждающий факт отправки, сотруднику придется идти в отделение почты и отправлять запрос. Многим из них выполнять эти действия не слишком хочется. Продавцу легче оформить инвойс или другую бумагу, напоминающую запрашиваемый чек, к примеру, скриншот с сайта отслеживания посылок.

Если покупателем был запрошен инвойс, продавец вышлет его. Это является стандартной практикой, когда дело касается международных отправлений.

Что такое инвойс

Инвойс – это договор, который заключается между покупателем и поставщиком. Он служит подтверждением того, что груз был отгружен по определенным условиям. В документе содержится следующая информация:

сведения об обоих участниках сделки;
условия пересылки;
список товаров;
цена;
вес, расцветки, прочие параметры.

Об отправке в инвойсе с Алиэкспресс ничего не пишется.

Инвойс с Алиэкспресс в РФ не имеет аналогов, применяется лишь в случаях с международными пересылками.

В каких случаях нужен инвойс

Зачем покупатели запрашивают инвойс у продавца с Алиэкспресс:

Когда посылка потерялась. Если клиенту требуется написать заявление о ее поиска, Почте России понадобится документ о товаре и его отправке поставщиком.
Чтобы удостовериться в том, что сотрудник действительно отправил заказ. В данном варианте пользователь допускает ошибку. Инвойс – это не чек, поэтому никаких гарантий того, что посылка отправлена, он не дает.

Как его получить

Тот, кто лично столкнулся с проблемой исчезновения посылки с Алиэкспресс или ее потери в отделении почты, должен напрямую связаться с продавцом, у которого совершалась покупка. Как получить инвойс:

Перейти на сайт aliexpress.com.
Указать логин и пароль, чтобы получить доступ в систему.
Перейти в Личный кабинет, выбрать вкладку «Мои заказы».

На главной странице официального портала пользователь с правой стороны находит ссылку «Мой Алиэкспресс». Он наводит на нее курсор и видит всплывающее меню с перечнем всех разделов. Выбрать «Мои заказы».

Следующий шаг – из списка заказов выбрать тот, который не пришел или потерялся. В описании отображен его номер, иконка «Сообщение продавцу». Нажать на нее и перейти на страницу комментария.
Появится страница с деталями покупки и пустым полем, где оставляются комментарии для продавца на Алиэкспресс. Здесь описывается возникшая проблема, покупатель просит выслать инвойс. Лучше писать письмо на английском языке, чтобы быстрее достигнуть понимания.
Ожидать ответа. Обычно сотрудник все понимает и реагирует быстро, отправляя инвойс.
Когда клиент столкнулся с игнорированием своей просьбы, он делает скриншот или распечатывает детали заказа. В некоторых случаях для розыска бывает достаточно уже этой информации.

На Алиэкспресс довольно часто возникают трудности, связанные с работой почтовых отделений, пересылкой заказов. Сразу паниковать не нужно – решаемо практически все. Стандартный шаг – отправка сообщения продавцу с просьбой выслать инвойс. Имея его на руках, разобраться с проблемой будет легче.

Инвойс (Invoice), проформа-инвойс

Инвойс (Invoice) – счет, грузо-сопроводительный документ, который в международной коммерческой практике выписывается (оформляется) продавцом товара покупателю за определенную партию товара. Инвойс содержит наименование, адрес продавца и наименование, адрес покупателя; дату и номер заказа покупателя; описание проданного товара; сведения об упаковке; точные обозначения и номера, указанные на упаковке; цену товара; условия поставки и платежа. Инвойсовая стоимость указывается согласно условиям договора. Помимо своего основного назначения, инвойс может использоваться в качестве накладной, направляемой вместе с товаром, а также для удостоверения происхождения товара. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

Инвойс (счет) — основной документ, подтверждающий стоимость декларируемого товара. Инвойс является базой для расчета таможенных сборов, платежей и НДС. В российской практике документ, аналогичный инвойсу, отсутствует. Счёт-фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового учета, и поэтому не может считаться полным аналогом инвойса. В связи с этим в России инвойс обычно применяется только при международных поставках товаров. В некоторой степени инвойс соответствует документу «счёт на оплату», применяемому в российской практике.

Инвойс должен содержать следующую информацию:

Номер и дату документа (инвойса).

Наименование и адреса Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя.

Номер и дату контракта, заказа.

Условия поставки по Инкотермс.

Условия оплаты.

Наименование груза, описание, код ТН ВЭД товара.

Количество товара, стоимость и общая стоимость товара.

Страна происхождения товара.

Проформа-инвойс (Proforma invoice) — счет-проформа содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, т.к. не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Обычно он выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, экспертизы, аукционы, поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки).

Инвойс является основанием для перечисления денег. Если по контракту иностранный покупатель должен перечислить аванс, экспортер-продавец обычно выписывает проформу-инвойс, который содержит практически те же данные, что и коммерческий инвойс, отличие его в том, что некоторые данные в проформе-инвойсе — предварительные. Позднее выписывается коммерческий инвойс, который содержит уже точные фактические данные, полученные на основе сведений о произведенной отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ). Инвойс составляется обычно на языках обоих партнеров контракта или на английском языке. В инвойсе обязательно нужно указать наименование организации-экспортера и ее юридический адрес. Международная практика не требует, чтобы на инвойсе обязательно стояла печать, достаточно подписи руководителя.

5 причин вложить инвойс в заказ на Etsy (и как его сделать)

Хотите узнать больше об Etsy? Читайте Настольную книгу Etsy-продавца.

Я не очень много заказываю с Этси, поэтому одна из недавних посылок меня немного удивила. Внимание привлек не сам товар – это были чудесные серёжки из Таиланда – а то, что было внутри посылки. Инвойс, или упаковочная квитанция со списком заказанных товаров. Я никогда не вкладывала её в свои заказы. Это посылка и недавние комментарии, в частности от Анастасии из TinyFurniture, заставили меня разобраться, зачем же он нужен.

Зачем вкладывать инвойс

1. Когда много товаров. Мне кажется, что вкладывать инвойс в посылку стоит, прежде всего, когда у нас заказали несколько товаров. Так мы и сами проверим себя по списку, всё ли вложили, и покупатель легко вспомнит спустя 3-4 недели после покупки, что он вообще заказывал.

2. Ваш бренд. Помимо этого, в инвойсе содержится информация о вашем бренде: логотип и адрес Etsy-магазина. Бывает так, что покупатель одновременно заказывает несколько посылок с Etsy (а также с других интернет-магазинов). И потом ему тяжело вспомнить, откуда что пришло. И ещё сложнее оставить отзыв, если в посылке нет визиток или какой-либо записки.

3. Предложить скидку. Инвойс может выполнить и роль маркетингового инструмента – для клиента можно создать скидочный купон на следующую покупку. Как известно, гораздо проще получить заказ от бывшего клиента, чем найти нового.

4. Сообщение покупателю. Если у вас есть особые инструкции к товару, то их также можно включить в инвойс. Или написать, как можно вернуть товар, если он не понравился. Или как оставить отзыв на Etsy, если покупатель без ума от вашего изделия.

5. Проблемы с таможней. Также возможен вариант, что на таможне вашу посылку вскроют и проверят содержимое. Таможенные службы некоторых стран могут не пропустить посылку, если в ней не будет подобного инвойса. (Кстати, о размерах таможенных сборов я писала здесь).

Кроме того, если во время вскрытия на упаковке повредится адрес получения, то единственным вариантом доставить посылку будет информация из инвойса.

Как распечатать инвойс в Etsy

Для этого перейдите на страницу вашего заказа и нажмите кнопку “Print order” сверху справа.

Etsy предлагает распечатать 2 документа: для покупателя (Packing slip) и для продавца (Order receipt).

Если нажать на ссылку “Customize options”, то откроются настройки печати.

Здесь есть множество параметров. Давайте пройдёмся по ним сверху вниз.

Shop icon/shop banner – что будет напечатано в самом верху листа (иконка или баннер магазина)
Ships from – город и страна магазина
Buyer notes – комментарий к заказу, который оставил покупатель
Listings photos – в инвойс попадёт небольшая первая фотография товара
Private notes – включить в инвойс сообщение, которые мы написали к данному заказу
Cost breakdown – указывать в инвойсе цену изделий (стоит отключить, если отправляете подарок)
Add coupon code – прикрепить скидочный купон. Если у вас нет подходящего, то создайте новый “Create new coupon”
Add a personalized note – сообщение покупателю
Save these settings for next time – сохранить настройки для следующего раза

В документе для продавца галочек поменьше:

После этого кнопка “Print order” выводит готовый документ на печать.

Как распечатать инвойс в PayPal

Если вам по каким-то причинам не понравится вариант с упаковочным листом от Etsy, то аналогичный можно распечатать и с помощью PayPal.

Если вы работаете в русскоязычном интерфейсе PayPal, то сначала необходимо сменить его на английский. В противном случае часть текста в инвойсе распечатается на русском языке.

Для этого нажмите на значок шестерёнки сверху справа (рядом с кнопкой “Выйти”). После чего в “Параметрах счёта” измените язык на English.

Чтобы изменения заработали, необходимо выйти и снова войти в Пайпал аккаунт.

Теперь, когда у нас стало всё на английском выбираем нужный платёж и нажимаем кнопку “Print packing slip”.

Внешне здесь не так красиво, как на Etsy – но тоже есть вся необходимая информация: состав заказа, адрес получателя и отправителя. Единственное, что нельзя сделать – скрыть стоимость товаров.

Если нажать кнопку “Edit”, то можно слегка отредактировать шаблон инвойса:

Display your logo – можно вставить ссылку на ваш логотип
Your address – показать или скрыть ваш обратный адрес
Your phone – показать или скрыть ваш телефон
Customize your message here – изменить текст сообщения для покупателя

После этого нажимайте “Print order” и распечатывайте инвойс.

Заключение

Упаковочная квитанция, или инвойс, полезен как для покупателя, так и для продавца:

чтобы сверить содержимое посылки с заказом
избежать проблем на таможне
бесплатно прорекламироваться за счёт упоминания бренда и купона на скидку

А вкладываете ли вы в свои посылки инвойсы? Если да, то пишите ли какой-то текст покупателю? И были ли случаи, когда покупатели просили отправить им этот документ, так как иначе его не пропускала таможня?

Основатель и автор блога ПроЭтси. Люблю Etsy всем сердцем за невероятное количество талантливых мастеров. И за возможность общаться с покупателями со всего света. Стараюсь рассказывать читателям блога обо всех новинках на Etsy и о своём опыте взаимодействия с этой площадкой.

90000 What is an invoice? Purpose, types, elements, and tips 90001 90002 An invoice is a document given to the buyer by the seller to collect payment. It includes the cost of the products purchased or services rendered to the buyer. Invoices can also serve as legal records, if they contain the names of the seller and client, description and price of goods or services, and the terms of payment. 90003 90004 90005 90006 Evolution of invoices 90007 90008 90009 Stone invoices 90010 90002 Invoices and records of transactions were made as early as 5000 BC in Mesopotamia.The merchants used to carve details of transactions on clay or stone tablets using the earliest form of math. 90003 90009 Hand-written invoices 90010 90002 Invoicing later evolved to hand-written invoices on animal skin, parchment, or paper. These invoices contained most of the elements of a modern invoice and used signatures or seals. 90003 90009 Electronic invoices 90010 90002 The invention of computers brought about the next big change in invoicing.This revolution was triggered by the desire to reduce traditional costs and labor. Invoicing became cheaper, easier, and faster with electronic invoices. 90003 90009 Online invoices 90010 90002 The advent of the internet led to better, more secure, more green ways to communicate with clients. Online invoices are paperless as the invoices are sent through email, and payments are made online. 90003 90009 Mobile invoices 90010 90002 Invoicing in the modern world has gone mobile.Specialized SaaS (Software as a Service) companies ensure that invoicing is now automated, secure, and instant, so you can invoice on the move. 90003 90002 90006 Functions of invoices 90007 90002 Companies need to deliver invoices in order to demand payments. An invoice is a legally binding agreement showing both parties ‘consent to the quoted price and payment conditions. However, there are other benefits to using invoices. 90003 90034 90035 90009 Maintaining records 90010 90002 The most important benefit of an invoice is the ability to keep a legal record of the sale.This makes it possible to find out when a good was sold, who bought it, and who sold it. 90003 90040 90035 90009 Payment tracking 90010 90002 An invoice is an invaluable tool for accounting. It helps both the seller and the buyer to keep track of their payments and amounts owed. 90003 90040 90035 90009 Legal protection 90010 90002 A proper invoice is legal proof of an agreement between the buyer and seller on a set price.It protects the merchant from fraudulent lawsuits. 90003 90040 90035 90009 Easy tax filing 90010 90002 Recording and maintaining all sale invoices helps the company report its income and ensure that it’s paid the proper amount of taxes. 90003 90040 90035 90009 Business analytics 90010 90002 Analyzing invoices can help businesses gather information from their customers ‘buying patterns and identify trends, popular products, peak buying times, and more.This helps to develop effective marketing strategies. 90003 90040 90065 90003 90002 90002 90006 There are several different types of invoices 90007 90003 90003 90002 A pro forma invoice is a document that states the commitment of the seller to deliver goods and services to the buyer for an agreed-upon price. 90003 90075 90076 A commercial invoice is a document used for customs declaration in the sale of goods that are exported across international borders.90003 90078 90002 A credit note is a document issued to the buyer if goods are returned due to damage or mistakes. 90003 90081 90002 A timesheet invoice is sent to a customer to charge them for work done or services rendered on an hourly basis. 90003 90084 90002 A retainer invoice is sent to a customer if they make an advance payment for a product or service.This amount is then deducted from the customer’s final payment on delivery or completion of work. 90003 90087 90002 Recurring invoices are created and sent to customers at regular intervals, for repeating transactions like subscription fees. 90003 90090 90002 90006 Elements of an invoice 90007 90002 A good, legally-sound invoice should contain all the information the customer will need to make payments and provide an avenue to address any questions.Let’s take a peek at the various elements of an invoice: 90003 90034 90097 90040 90099 90040 90101 90002 3 90003 Date of service rendered 90040 90105 90040 90107 90002 5 90003 Contact and name of org / seller 90040 90111 90002 6 90003 Name and contact of buyer 90040 90115 90040 90117 90002 8 90003 A line detailing each product or service 90040 90121 90002 9 90003 Cost per unit of product 90040 90125 90040 90127 90002 11 90003 Total amount owed with currency 90040 90131 90040 90065 90134 1 90002 × 90003 90009 The word «INVOICE» 90010 The word «Invoice» and the company logo must be prominent on the document so that they can be identified easily.2 90002 × 90003 90009 Invoice number 90010 Every invoice must have a unique identifier like an invoice number, purchase order number, or reference number to distinguish it from the rest of the seller’s invoices. 3 90002 × 90003 90009 Date of service rendered 90010 Recording the date of service rendered or date of sale can help simplify cataloguing. 4 90002 × 90003 90009 Date of sending invoice 90010 The date of sending the invoice must be included to ensure payments are made on time.5 90002 × 90003 90009 Contact and name of org / seller 90010 The invoice should clearly show the seller’s name and contact information to ensure the customer can contact you for any queries. 6 90002 × 90003 90009 Name and contact of buyer 90010 The client’s contact info must also be included to ensure the legality of the document. 7 90002 × 90003 90009 Terms and conditions 90010 All the company’s terms and conditions, including due dates and penalties for non-payment or partial payments, must be clearly included in the invoice.8 90002 × 90003 90009 A line detailing each product or service 90010 The invoice must describe each product or type of service rendered. 9 90002 × 90003 90009 Cost per unit of product 90010 The cost of each individual item or service must be included. 10 90002 × 90003 90009 Tax rates 90010 The taxable amount for the products or services must be included.11 90002 × 90003 90009 Total amount owed with currency 90010 The total amount due for payment must be clearly included in the invoice. 12 90002 × 90003 90009 A personalized note 90010 Invoices can be personalized by including a customized thank-you note. 90183 90034 90035 90002 The word «Invoice» and the company logo must be prominent on the document so that they can be identified easily.90003 90040 90035 90002 Every invoice must have a unique identifier like an invoice number, purchase order number, or reference number to distinguish it from the rest of the seller’s invoices. 90003 90040 90035 90002 3 90003 Date of service rendered 90002 Recording the date of service rendered or date of sale can help simplify cataloguing. 90003 90040 90035 90002 The date of sending the invoice must be included to ensure payments are made on time.90003 90040 90035 90002 5 90003 Contact and name of org / seller 90002 The invoice should clearly show the seller’s name and contact information to ensure the customer can contact you for any queries. 90003 90040 90035 90002 6 90003 Name and contact of buyer 90002 The client’s contact info must also be included to ensure legality of the document. 90003 90040 90035 90002 All the company’s terms and conditions, including due dates and penalties for non-payment or partial payments, must be clearly included in the invoice.90003 90040 90035 90002 8 90003 A line detailing each product or service 90002 The invoice must describe each product or type of service rendered. 90003 90040 90035 90002 9 90003 Cost per unit of product 90002 The cost of each individual item or service must be included. 90003 90040 90035 90002 The taxable amount for the products or services must be included.90003 90040 90035 90002 11 90003 Total amount owed with currency 90002 The total amount due for payment must be clearly included in the invoice. 90003 90040 90035 90002 Invoices can be personalized by including a customized thank-you note. 90003 90040 90065 90003 90002 90006 Tips for invoicing 90007 90002 Here are some tips to help you make the best use of your invoices and ensure that you get paid promptly: 90003 90034 90035 90002 Incentivize on-time or early invoice payments 90003 90040 90035 90002 Make the invoice and payment process more convenient for customers 90003 90040 90035 90002 Use recurring invoicing, if applicable 90003 90040 90035 90002 Negotiate and establish payment terms in writing 90003 90040 90035 90002 Get upfront payments 90003 90040 90035 90002 Automate invoicing 90003 90040 90035 90002 Work on creating closer relationships with clients 90003 90040 90035 90002 Hold the work or stop projects if a client does not pay on time 90003 90040 90065 90002 Want to learn more about how to get a customer to pay an invoice on time? Forbes has some guidelines for you.90003 90003 90002 90006 Modern invoicing software 90007 90002 Modern invoicing software products from SaaS companies enable you to automate, speed up, and manage the invoicing process so that you get paid on time. 90003 90294 90002 90006 What you can do with invoice software: 90007 90003 90009 Create customized invoices 90010 90002 Enjoy complete freedom over the look and feel of your invoices. Choose a premade template from a gallery and tailor it so you can build your brand the way you want.90003 90009 Automate your workflows 90010 90002 Sit back and let your software take care of your invoices by automating tedious recurring tasks from invoicing workflows to payment reminders. 90003 90009 Make payments easy and secure 90010 90002 Invoicing software ensures that payments are absolutely secure with PCI DSS compliance. You can even automatically collect payments on a recurring basis. 90003 90009 Improve customer relations 90010 90002 Invoicing software helps your customer relationships reach a new level.Good invoicing software includes CRM support and a client portal for customers to track their transactions or make payments online. 90003 90002 90006 Advantages of using invoice software 90007 90003 90002 Invoice software helps to streamline your accounting and financial processes by automating important tasks. By doing so, you can: 90003 90034 90035 90002 Cut costs by reducing staff in the invoicing and billing department 90003 90040 90035 90002 Save time on following up and chasing late payments 90003 90040 90035 90002 Improve your cash flow with faster payment of invoices 90003 90040 90035 90002 Reduce fraud and improve security 90003 90040 90035 90002 Enhance customer relations by offering faster error resolution 90003 90040 90065 90003 90002 90006 Find out how you can best use invoicing software in your field of work 90007 90003 90002 A good invoice is not just a sales receipt, but a legal document that protects your business against errors and risks.The right invoicing tools can help you streamline your invoicing process, improve your cash flow, and even simplify your accounting. A mobile-friendly SaaS invoicing system is an easy modern upgrade for any business that’s stuck in the stone invoicing age. 90003 .90000 Importing from China? Here are 9 things to remember … 90001 90002 Now one of the world’s biggest economies, China is the world’s largest exporter and the UK’s third largest import partner. China’s unrivalled ability to build and manufacture large quantities of goods quickly and cheaply means demand is only increasing for freight forwarding services for importing from China. Products typically exported from China include: 90003 90004 90005 Computers and electrical items 90006 90005 Furniture and household items 90006 90005 Construction materials and prefabricated buildings 90006 90005 Clothing, footwear and accessories 90006 90005 Medical equipment 90006 90005 Toys 90006 90005 Vehicles 90006 90019 90002 It should come as no surprise that nine of the world’s top ten container ports are in China and the Far East.The busiest container port in the world, Shanghai, handles over 37 million TEUs (Twenty-foot equivalent unit) every year and with consecutive year on year growth, the region shows no signs of slowing down. 90003 90002 As China is outside the European Union, as a commercial importer, you have certain obligations. Even if you’re a seasoned importer from the EU, it’s important you familiarise yourself with the documentation you need to import from China and clear customs without any issues. 90003 90024 90025 1) Use the correct commodity code 90026 90027 90002 Find the right commodity code for the products you’re importing.You can locate these by using the UK Government Trade Tariff, where you can look up commodity codes, duty and VAT rates. Commodity codes are required to classify your goods so you can: 90003 90004 90005 complete declarations and other paperwork 90006 90005 find out if there is any duty or VAT to pay 90006 90005 check if there are any duty reliefs 90006 90019 90002 If you’re not sure what commodity code is right for your goods, you can email HMRC who will advise you on how to classify your goods.Simply send an email to [email protected] and include a full description of your product — what it is made from, its use and function, and how it’s presented or packaged. 90003 90024 90025 2) Pay the required rate of VAT 90026 90027 90002 When importing from China, importers must pay VAT on top of the total sum of the Customs Value and the Import Duty. The Customs Value is the total cost of the products, including any development costs you’ve paid to your supplier, the cost of shipping to the UK and any import duty.90003 90002 Ensure you pay any VAT that is due. If you’re VAT registered, you must pay the VAT, but you can claim it back through your standard VAT return. You’ll usually receive a C79 certificate from HMRC to prove you’ve paid import VAT. 90003 90024 90025 3) Register with the CHIEF system to declare your goods 90026 90027 90002 The Customs Handling of Import and Export Freight (CHIEF) system allows importers, exporters and freight forwarders to input customs information electronically, calculating payable duties and taxes, and checking for errors automatically.CHIEF also identifies which consignments require examination of goods or documentation, allowing faster entry for low-risk goods. 90003 90002 If your freight forwarder is handling your shipment for you, they should have this covered, but if you’re managing this yourself make sure you register with CHIEF and declare the goods. 90003 90024 90025 4) Pay any duty required 90026 90027 90002 The majority of goods imported from China to the UK will be subject to the full rate of Customs duty. The customs duty is sometimes referred to as import duty, customs tariff, import tax and import tariff, and is a tax collected on some exports by China’s customs authorities.90003 90002 Some goods manufactured in China may be subject to anti-dumping measures and could require payment of high additional duties, so be sure to double check. 90003 90024 90025 5) Check your goods are not banned from being imported from China to the UK or require an import licence 90026 90027 90002 Some goods are subject to import controls, so it’s important to check if any apply to the goods you need to ship. There are currently three types of controls: 90003 90004 90005 Bans — no import is allowed 90006 90005 Quotas — the volume of goods is restricted 90006 90005 Surveillance — the import of goods is monitored with licences 90006 90019 90002 If your goods fall under the surveillance control , make sure you obtain a licence before trying to import your goods from China.Find out more about if you need a licence and how to get one from the Department for International Trade. Some items currently prohibited from being importing from China include: 90003 90004 90005 Animal skins / Furs 90006 90005 Antiques 90006 90005 Asbestos 90006 90005 Biological substances Category B, UN3373 90006 90005 Dangerous goods, hazardous or combustible materials 90006 90005 Firearms, or parts of 90006 90005 Items that could be used as weapons 90006 90005 Ivory 90006 90005 Jewellery 90006 90005 Military equipment 90006 90005 Perishables 90006 90005 Precious metals & stones 90006 90019 90024 90025 7) Make sure you hold an Economic Operator Registration Identification (EORI number) 90026 90027 90002 An EORI number is used by UK Customs to keep a record of imported and exported goods and is required by all businesses within the EU when importing commercial cargo from China.This number is needed for a commercial invoice, when submitting an electronic export declaration, and when using the CHIEF system. If you are using a courier or freight forwarder, they will need the EORI number too. It’s easy to apply for an EORI number online and usually, takes three working days to receive. 90003 90024 90025 8) Organise a Customs Registration (CR) number and Power of Attorney (POA) 90026 90027 90002 When importing from China, you’ll need a CR number and POA for non-document goods (except personal effects), regardless of their value.All importers and exporters in China have to register with customs authorities for an importer or exporter CR Number that must be detailed on the commercial invoice to clear customs. 90003 90002 A POA is a letter of authority given by the sender to the freight forwarding company to clear the shipment through customs on their behalf. 90003 90024 90025 9) Include full details on all the labels and invoices 90026 90027 90002 All the labels and invoices you use should contain details of the sender and receiver, the quantity of the goods, their value, the commodity codes and a complete description of the contents.Ensure the invoice is typed and do not make any manual changes. 90003 90002 If you’re using a freight forwarding company, they’ll be able to advise you on all of the above, making the process of importing from China simple and hassle free. At John Good Shipping, we have staff on the ground in Shanghai and provide a first class service at origin and destination. Whether it’s Ex Works, FOB or CIF, we offer a full turn-key service to handle FCL and LCL imports from China and the Far East from all the main ports.90003 90002 Whether you’re a first-time importer, or you’re just looking for a better service from your freight forwarder, we’d love to hear from you to talk about how we can help make importing from China simple. 90003.90000 China’s Fapiao Invoice System Explained 90001 90002 90003 90004 90002 A 90006 fapiao 90007 is a legal receipt that serves as proof of purchase for goods and services. The larger 90006 fapiao 90007 invoice system, however, is an essential component of China’s tax law, and compliance for businesses. 90004 90002 The country’s tax authorities require businesses to use 90006 fapiao 90007 to compel companies to pay tax in advance on their future sales. In this way, China’s 90006 fapiao 90007 invoice system serves as a paper warranty against tax evasion, unlike other countries where invoices serve as a tax receipt.90004 90002 The State Administration of Tax (SAT) prints, distributes, and administers 90006 fapiao 90007. These authorities then require all businesses to purchase relevant 90006 fapiao, 90007 according to their business scope. 90004 90002 Foreign businesspeople and companies should take the time to understand the 90006 fapiao 90007 system: individuals need 90006 fapiao 90007 to reclaim business expenses, while companies must record all business transactions on a 90006 fapiao 90007.90004 90002 A solid understanding of the system is therefore a critical requirement. 90004 90002 90034 90004 90036 Types of 90006 Fapiao 90007 90039 90002 There are two major categories of 90006 fapiao 90007 — general 90006 fapiao 90007 and special value-added tax (VAT) 90006 fapiao 90007. The main difference between the two is that the latter can be used for tax deduction purposes, while the former can not. 90004 90002 Since the VAT 90006 fapiao 90007 is used for tax deduction purposes, it will contain a lot more detailed information including the trader’s tax code, address, telephone number, and bank account information.90004 90002 Additionally, the purchase amount on a VAT 90006 fapiao 90007 is usually explicitly broken down into its taxable and non-taxable components, while the amount shown on the general 90006 fapiao 90007 is usually a tax-inclusive figure. 90004 90002 Given the different types of 90006 fapiao, 90007 companies should check with an accountant to confirm which type of 90006 fapiao 90007 they need before making any 90006 fapiao 90007 purchases with the tax authority. 90004 90066 General VAT fapiao 90067 90002 General VAT 90006 fapiao 90007 are used as evidence of payment where special VAT 90006 fapiao 90007 do not apply.There are two formats of general VAT 90006 fapiao 90007 — the normal general VAT invoices and the roll invoices. 90004 90002 Although taxpayers can choose either type at their own will, the latter are mainly used in the life services industry. The most common taxpayers for general VAT 90006 fapiao 90007 are generally: 90004 90080 90081 Business tax taxpayers; 90082 90081 VAT small-scale taxpayers; and, 90082 90081 VAT general taxpayers who are not allowed to issue special VAT invoices (such as general commercial taxpayers who retail cigarettes, alcohol, food, clothing, shoes and hats, makeup, and other consumer goods).90082 90087 90002 Enterprises or individuals who are not able to issue special VAT 90006 fapiao 90007 should issue general 90006 fapiao 90007 when selling commodities, providing taxable services, or conducting other operating activities. 90004 90066 Special VAT fapiao 90067 90002 Special VAT 90006 fapiao 90007 are issued by general taxpayers to customers when selling commodities or providing taxable services. Special VAT 90006 fapiao 90007 can not be issued for sales of tax-free commodities.90004 90002 A special VAT Invoice comprises of the following three basic copies: 90004 90080 90081 90106 Bookkeeping copy — 90107 a bookkeeping voucher for the issuer; 90082 90081 90106 Deduction copy — 90107 a tax deduction voucher for the customer who made the purchase; and, 90082 90081 90106 Invoice copy — 90107 a bookkeeping voucher for the customer. 90082 90087 90002 The number of 90006 fapiao 90007 that may be printed, and the capital value of each individual 90006 fapiao 90007, are subject to quotas.The company’s local tax bureau determines the quotas based on the taxpayer’s actual manufacturing and / or business operation status. 90004 90002 The local tax bureau determines the status after the taxpayer submits a maximum invoice amount application. For invoice applications that amount to over RMB 100,000 (US $ 14,458), authorities conduct a site inspection for the applicant. 90004 90002 Once the tax bureau has approved the quotas for the special VAT invoice, a taxpayer can print invoices using the tax bureau’s printers, which are specially designed and integrated into the tax system.To receive training to use special 90006 fapiao 90007 printers, one or more company staff are required to visit the local tax bureau. 90004 90002 If a company exceeds the quota approved by the tax bureau, the company can either apply for a temporary value increase, or obtain additional 90006 fapiao 90007. Often the latter is easier for businesses. 90004 90002 90135 90004 90036 90006 Fapiao 90007 liability in China 90039 90002 The severity of mishandling a company’s 90006 fapiao 90007 system should not be underestimated — if a company fails to produce a 90006 fapiao 90007 when requested to by a customer, this constitutes an illegal act, as all business transactions are required by law to be recorded on a 90006 fapiao 90007.90004 90002 For individual consumers, 90006 fapiao 90007 act as proof of expenditure in cases where they need to reclaim business expenses. It is a customer’s responsibility to obtain 90006 fapiao 90007 from a service provider, as they are not always automatically offered. 90004 90002 To streamline the 90006 fapiao 90007 issuing process, the popular social media app WeChat has launched a new function allowing users to input relevant corporate tax information and present it to service providers in the form of a scannable QR code.90004 90002 If a business owner is unable or unwilling to provide a 90006 fapiao, 90007 customers have to right to report the company to the local tax bureau. 90004 90002 To minimize liabilities, and ensure compliance, many businesspeople consult with professional advisers to understand best 90006 fapiao 90007 practices for their company and industry. 90004 90002 90006 Editor’s note: This article was originally published on August 13, 2013 90007 90006, and has been updated to include the latest regulatory changes.90007 90004 90173 90002 90106 90006 About Us 90007 90107 90004 90002 90006 China Briefing is produced by Dezan Shira & Associates. The firm assists foreign investors throughout Asia from offices across the world, including in Dalian, Beijing, Shanghai, Guangzhou, Shenzhen, and Hong Kong. Readers may write to [email protected] for more support on doing business in China. 90007 90004 .90000 What Is an Invoice and How Do I Make One? 90001 90002 This guide walks you through the ins and outs of invoicing-everything from templates and workflow to handling late-paying clients. 90003 90004 Table of contents 90005 90004 Intro 90005 90008 Intro to Business Invoices 90009 90002 If you own a business that’s centered around clients or services, invoicing is a huge part of the game. This guide walks you through the ins and outs of invoicing-everything from templates and workflow to handling late-paying clients.You’ll come away with tips and tricks that make invoicing a breeze. 90003 90002 90013 90003 90004 FAQ 90005 90008 Five Frequently Asked Questions About Invoices 90009 90019 1. What is an invoice? 90020 90002 An invoice is a record of the items or services you provided to your customers, and a method for them to pay you for those items or services. 90003 90002 Learn more about invoicing basics 90003 90019 2. How do you create an invoice? 90020 90002 Square has a ready-to-go, professional-looking invoice template that includes all the essential invoicing information.Square Invoices lets you create, send, and manage invoices and payments right from your Square Dashboard. Learn more about how to create an invoice here. 90003 90019 3. How do you send an invoice? 90020 90002 You can send digital invoices straight to customers ‘inboxes through Square Invoices. 90003 90019 4. How do you manage invoices? 90020 90002 The easiest way to manage and keep track of invoices is through an online invoicing system. Invoicing software lets you quickly and easily send professional invoices right from your desktop or mobile device.Customers can pay with just one click, and you can keep track of who has paid and who is late in one centralized dashboard. Traditionally, manual tasks like bookkeeping and invoice numbering are all done on the back end, so it’s easy to keep a close eye on your cash flow. Learn more about invoice management here. 90003 90019 5. How do you select the right invoice system? 90020 90002 Your invoicing software should make it easy to quickly send and track invoices. Select a system that makes it seamless to create and distribute invoices to your clients and easily collect payment.90003 90008 Get started with Square Invoices. 90009 90002 Invoices are always free to send and track. Pay one low rate per invoice when customers pay with credit or debit online. 90003 Get started 90004 Deep Dive 90005 90008 What is an invoice? 90009 90002 First, the basics. An invoice is a record of the goods or services you provide to your clients and customers, and a method by which they can pay you for those goods or services. If you’re a contractor who fixed a roof, a makeup artist who styled a photo shoot, or an entrepreneur who just started a consulting business, it’s likely you need to send an invoice.90003 90008 Why it’s important to invoice 90009 90002 Having a solid handle on all things invoicing is paramount to the success of your business. If you let things fall to the wayside or have a disorderly invoicing process, it could send the signal that you’re unprofessional. Especially when you’re dealing with costly projects (say, if you’re an event planner or contractor), that’s not exactly great for your brand-or for getting repeat customers. 90003 90002 90056 90003 90002 A proper invoicing process and workflow is also crucial to manage your accounting.If you let invoices pile up, or if the process is confusing to your clients, it’s likely your invoices take an excessive amount of time to get settled. This is bad news when it comes to your cash flow management, and a big hassle when it comes to your accounting. Invoicing is also extremely important for tax reasons. When you own your own business, you need to keep meticulous records of all cash in and out-which includes copies of all invoices. 90003 90002 So if you’re just starting out (or if you’re already established and are having trouble staying on top of things), it behooves you to spend some time learning how to invoice professionally and efficiently.Your bottom line (and your accountant) will thank you. 90003 90008 Types of invoices 90009 90002 Depending on your business or the services you provide, there are different types of invoices that may make sense. Here are some common forms of invoices: 90003 90066 90067 90068 A proposal (or bid) 90069: If you’re doing a large job, you might want to create a proposal or bid for the work. It should detail what you expect the services to cost when all is said and done. Be sure to make it clear to everyone that these are estimates for the work, not the final charge.90070 90067 90068 Interim (or progress) invoices 90069: It may make sense to issue interim invoices that allow clients or customers to pay for chunks of work at a time, rather than in one big lump sum when everything is completed. Interim invoices should be followed by one final invoice detailing all the work (and what’s been paid for). 90070 90067 90068 Timesheet invoices 90069: This type of invoice comes in if you have a business where you charge customers for the amount of time they use your services.These invoices are typically used by consultants, psychotherapists, lawyers, and other professionals whose services are more intellectual. Other instances include when an item is rented for a specific amount of time, such as vehicles and pieces of construction equipment. 90070 90079 90002 90081 90003 90066 90067 90068 Recurring invoices 90069: If you have a company that does regular, recurring work for clients (say, if you’re a housekeeper or a dog walker), you may want to send recurring invoices at regular (agreed-upon) intervals (weekly or monthly, for example).90070 90079 90002 Recurring payments are easy to set up with Square Invoices and simplify billing by ensuring you get paid each month, week, day, or even year. 90003 90066 90067 90068 Final invoices 90069: A final invoice details all the services rendered for a particular job or project. If there were interim invoices issued throughout the project, the final invoice should list those, as well as the final amount outstanding. We go through everything you should include on a final invoice in a later section.90070 90067 90068 Past-due invoices 90069: If a client has not paid an invoice, you may need to send another invoice for any charges resulting from late invoice payments (which were previously detailed in your terms and conditions). 90070 90079 90008 Invoices made easy for you and your customers. 90009 90002 Send and track invoices free online in just a few steps, and make it easy for your customers to pay. 90003 Learn More 90008 How do invoices differ from receipts and purchase orders? 90009 90002 Invoices (and bills) are legally enforceable documents used to request payment from clients or customers.They often come with agreed-upon terms and conditions, such as the payment due date for the services rendered. 90003 90002 A purchase order is a document initiated by the buyer and sent off to the seller. It is a summary of the goods and services that the buyer is planning on purchasing from the supplier. 90003 90002 A receipt is documentation that payment has been received to authorize a sale, which can be used as proof of ownership. 90003 90008 Online invoicing vs. paper invoicing 90009 90002 Sending a paper printout to a customer is an option.But a far more streamlined, convenient, and ecofriendly way to go is online invoicing. Choosing online invoicing software has some big benefits. Here are a few: 90003 90117 Faster payments 90118 90002 Snail mail is, well, slow. So by nature, the turnaround time for getting paid by post is sluggish. What’s more, if a client pays via check, the funds can take a while to clear, whereas credit or debit card charges are typically deposited into your account within a few business days. 90003 90002 With Square Invoices, you can send professional invoices straight to your customers ’email inboxes, where they have the option to pay with just a click.You can also send invoices with Square directly from your mobile device using the invoicing app, which is handy when you’re out in the field. The ability to send an invoice right after you’ve completed a job helps avoid unnecessary administrative time back at your computer and speeds up the time it takes for you to receive payment. On average, invoices sent through Square get paid within the next business day. 90003 90002 Online invoicing can significantly cut down on time-consuming administrative tasks and help ensure timely payments.90003 90117 Improved cash flow 90118 90002 We talked about cash flow earlier, and another way to mitigate any problems is to opt for online invoices. Faster payments mean you’re more likely to stay in the green. 90003 90117 Easier to track and manage 90118 90002 Paper invoices have a tendency to pile up-or get lost in the depths of file cabinets. Square Invoices automatically saves all your invoices in your Square Dashboard, so they’re easy to find when you need to reference them. They’re also much easier to track.The tool automatically filters your invoices by what’s been paid and what’s outstanding, so you can quickly see which clients you need to follow up with. 90003 90117 Fewer materials to expense 90118 90002 It may only be a couple of dollars here and there, but the costs of sending invoices through the mail can quickly add up. Postage may not seem like a lot, but if you’re regularly mailing invoices, it can become a significant part of your budget. Sending invoices via email also saves you the cost of printing, paper, and ink.90003 90002 90138 90003 90008 What to include on your invoice templates 90009 90117 Start with a professional template 90118 90002 Square Invoices features a professional-looking template in which you can fill in all the pertinent information related to the project or job. We also take things a step further and include an area where it’s easy for a customer to leave a tip or send feedback. Not ready to make the move to invoicing software? Square also offers free invoicing templates for download.90003 90002 Square’s free invoice templates are fully customizable and available in Word, PDF, or Excel formats. All you have to do is enter the information outlined in the template and then share it with your customer. 90003 90117 What to include on your invoice 90118 90002 While what to include on your invoice may vary from business type to business type (a dentist may want to list procedure codes for insurance reasons, for example), there are some general best practices. 90003 90002 You should always make sure to include the following: 90003 90066 90067 Your business name and contact information 90070 90067 Your customer’s name 90070 90067 The invoice number (for your records) 90070 90067 Date and terms (specifically outlining the time period you expect to be paid) 90070 90067 Price and description of the items (as well as quantity) 90070 90067 Taxes, fees, and discounts.90070 90079 90002 Having everything clearly detailed helps streamline your accounting and makes the invoice easier for your customers to skim and understand. What you include in your invoice may differ depending on what type of business you own. Photography business invoices may cover different areas than a plumbing business invoice. For a closer look at invoices by industry, here are some examples of invoices by industry. 90003 90002 Spending time up front to implement a scalable invoicing workflow can save you time and money in the long run.90003 90008 How to keep track of your invoices 90009 90002 When it comes to your invoicing process, you should run a tight ship. That means putting systems into place to ensure that you are sending invoices and receiving payments in a timely, organized manner. Here are some tips to help you manage your invoicing workflow: 90003 90117 Send invoices quickly 90118 90002 You’re not going to get paid if you do not send an invoice. So the first rule of invoice management is to send invoices right after you’ve completed a job.This is easy to do with Square Invoices, which lets you create and send invoices straight from the Square invoicing app on the spot. 90003 90117 Send the invoice to the right people 90118 90002 Sometimes it’s not the actual client who’s taking care of the invoice. Maybe it’s an accountant doing the bookkeeping, or maybe it’s actually the parent who’s paying for those wedding flowers. With Square Invoices, you can email both your client and whoever’s actually paying so you can get your money as quickly as possible.90003 90002 90185 90003 90117 Use online invoicing 90118 90002 Online invoicing helps keep things from getting «lost in the mail.» Since online invoices are sent digitally, it’s always easy for clients to find them-all they need to do is search their inbox (rather than their junk mail pile). 90003 90117 Set crystal-clear terms 90118 90002 You need to clearly outline your terms and conditions both ahead of time and on the final invoice. This includes any late fees associated with delinquent payments.Having everything in writing is key to preventing uncomfortable back-and-forth. 90003 90117 Have an organizational system 90118 90002 You should have records of all your invoices in one, organized location. This is crucial not only for bookkeeping and tax purposes but also for staying on top of things. With Square Invoices, everything is stored right in your Dashboard and sorted by status. 90003 90008 How to get paid quickly 90009 90002 To date, millions of dollars have been paid through Square Invoices.Based on some trends and data we’ve seen, here are some things you can do to ensure you receive your invoice payments quickly. 90003 90002 Leverage these smart strategies to ensure your invoices are paid quickly and seamlessly. 90003 90066 90067 Send invoices to clients on Thursdays. We’ve found that invoices sent on Thursdays have the highest likelihood of being paid within two days. 90070 90067 Customize the due date of each invoice. With Square Invoices, you can add a message for the recipient to request that the customer issue payment upon receipt.This can lead to speedier payment returns. 90070 90067 Avoid invoicing clients on Sundays. People are least likely to pay an invoice received on Sunday-it’s the laziest day of the week, after all. 90070 90079 90008 How to deal with late payers 90009 90002 It’s par for the course-people forget to pay. But Square Invoices makes it super-easy to follow up with your delinquents. Because everything is sorted in your Dashboard by what’s been paid and what has not, you can quickly go in and hit the Resend button for anyone who might need a reminder.That saves you the time of having to sit down and craft a bunch of awkward emails. For more tips on how to get those late invoices paid, read our post Three (Tactful) Ways to Get Clients to Pay Outstanding Invoices. 90003 90008 Invoices made easy for you and your customers. 90009 90002 Send and track invoices free online in just a few steps, and make it easy for your customers to pay. 90003 Learn More.