Как заполнять расходный кассовый ордер: Образец расходного кассового ордера 2021

26.01.1972 alexxlab

Содержание

Расходный кассовый ордер КО-2 (бланк и образец). Как правильно заполнять РКО

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Счета на оплату
Счета-фактуры
Накладные

Путевые листы
Доверенности
Акты выполненных работ

Акты приемки, инвентаризации
Коммерческие предложения
Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Расходный кассовый ордер (РКО) используется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации.

Выдача наличных денег по данным ордерам может производиться только в день их составления.

При составлении РКО ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

50 актуальных бланков документов
Торговый и Складской учёт
CRM-система для работы с клиентами

Банк и Касса
Интеграция с интернет-магазинами
Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить форму КО-2

Расходный кассовый ордер выписывается бухгалтером в одном экземпляре. Его подписывает руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченное лицо).

Обратите внимание! В случае, когда к ордеру прилагается документ (заявление, счет и т.п.), имеющий разрешительную надпись руководителя, его подпись на расходном ордере не ставится.

При получении расходного ордера кассир обязан проверить:
— наличие подписи главного бухгалтера и руководителя;
— правильность оформления полученных документов;
— наличие прилагаемых документов.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

бланк, образец, инструкция по заполнению

Выдача денег из кассы предприятия регистрируется путём заполнения специального документа – расходного кассового ордера. Рассмотрим особенности этого документа и правила его оформления подробнее.

Выдача денег из кассы организации – это кассовая операция. Правила ведения, оформления подобных операций регламентируются Указанием №3210-У, утверждённым Банком России от 11.03.2014 г. Документ применяется всеми юридическими субъектами в обязательном порядке. Единственным исключением являются банковские учреждения, для них есть отдельный акт.

Обратите внимание! Указание Банка России №3210-У разрешает организациям со статусом СМП и ИП использовать упрощённый вариант ведения кассы, оформления её операций.

Выдача денежных средств в наличной форме из кассы организации оформляется с помощью расходных кассовых ордеров. Они имеют

единую форму №КО-2, зарегистрированную 01.01.1999 г. Расходный кассовый ордер – это первичный документ учёта, поэтому использование установленной законом формы является обязательным для исполнения.

Согласно Указанию Банка России №3210-У, оформление расходника возможно на бумаге или в электронном виде.

Кто должен выписывать расходник?

Оформление ордера (заполнение документа, его подпись) совершает:

главный бухгалтер
кассир
должностное лицо, выполняющее обязанности бухгалтера
руководитель предприятия (при отсутствии уполномоченных лиц)

Согласно Указанию Банка России №3210-У, если глава организации сам ведёт операции с наличными, он имеет право самостоятельно подписывать расходники по кассе.

Особенности оформления ордера по расходу наличных средств:

заполняется в одном экземпляре
фиксируется в специальном журнале (форма КО-3)

ордеры нумеруются, причём расход и приход имеют раздельную нумерацию
нумерация начинается заново с января каждого календарного года

Согласно общему правилу, ведение кассовых операций – это обязанность кассира.

Этот процесс требует внимательно отношения к наличию следующих позиций:

Подпись главного или обычного бухгалтера на бланке. Если эти штатные единицы отсутствуют, необходима подпись руководителя предприятия. Подпись должна соответствовать образцу (он находится у кассира).
Совпадение сумм, проставленых в документе с помощью цифр и в прописном виде.
Предоставление документов, подтверждающих полномочия лица.

Идентификация получателя кассиром:

сверка личности получателя с предъявленным паспортом, иным документом
запрос наличия доверенности, дающей возможность получения денежных средств
проверка правильности составления доверенности

Важно! Выдача наличных возможна только тому лицу, что указано в доверенности предприятия или в расходнике.

Выдача денег согласно доверенности от предприятия требует от кассира проверки следующих данных:

проверка документов получателя
сверка его документов с данными, указанными доверенности (проверке подлежит фамилия, имя, отчество)
проверка документов лица, получающего деньги по доверенности

Доверенность необходимо приложить к расходнику. В случае, когда документ оформлен на получение не одной, а нескольких выплат, либо необходим для предъявления в разных организациях, с него снимают копию. После этого кассир заверяет её в том порядке, что принят в ИП, на предприятии.

К ордеру прилагают заверенную копию документа. Оригинал хранится у кассира организации. По окончании последней операции, оригинал прикладывают к кассовому расходнику.

Когда кассир выдал деньги, он обязан подписать ордер. Электронный документ подписывается соответствующим образом (это регламентируется п. 6.2 Указания №3210-У). Кассир также подписывает расходник.

Заполнять расходник разрешено от руки или печатным способом. В бумажный ордер исправления не вносятся.

Электронный ордер требует специальной подписи, это регламентируется требованиями ФЗ «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. Вносить изменения в уже оформленный ордер можно до момента его подписания.

Особенности заполнения ордера

Расходный кассовый ордер содержит следующие данные:

наименование поставщика
реквизиты доверенности с фамилией, именем, отчеством, паспортными данными представителя

Отсутствие всех данных – опасно. Наличие доверенности на получение денежных средств без подписи расходного кассового ордера представителем поставщика не является подтверждением факта получения денег.

Запрещено поступать следующим образом:

получить от представителя поставщика чек ККТ либо квитанцию к приходному ордеру

указать реквизиты этих документов в строках «приложение», «основание»
приложить имеющиеся документы к расходнику

Эти действия не заменят на расходном ордере подписи лица, получившего средства. Они не заменяют передачи кассиру доверенности.

Пример заполнения расходного кассового ордера

Информация о заполненном ордере подлежит внесению в кассовую книгу. В графу 2 кассир вносит фамилию, имя, отчество представителя, а также данные доверенности, наименование поставщика. Обязательно проставляется отметка, по какому договору, за какие товары, по какой накладной были переданы средства.

Как происходит выдача денег под отчёт?

На расходы компании или ИП могут понадобиться деньги. Кассир может выдать их под отчёт.

Особенности оформления расходного ордера:

По распорядительному документу от предприятия (приказу), предпринимателя.
По заявлению от лица, признаваемого подотчётным, составленному в письменной форме. Заявление имеет произвольную форму составления, главное — наличие информации о сумме, сроке, на который производится их выдача, даты, подписи руководителя (данные требования определяет п. 6.3 Указания Банка России №3210-У).

Хранение расходного ордера кассы производится в течение 5 лет.

Оформление расходника производится для выдачи:

зарплаты работникам
стипендии учащимся
иных выплат

Выдача средств из кассы требует отметки в графе «дебет» кода синтетического счёта 71, в графе «кредит» — счёт 50 «касса». Оформление получения наличных денежных средств обязательно фиксируется указанием субсчёта счёта 50.

Читайте также Транспортный налог

ОПИСАНИЕРЕКВИЗИТОВ (ПОЛЕЙ) РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА 0402009И ПОРЯДОК ЕГО ЗАПОЛНЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Приложение 12

к Указанию Банка России

от 30 июля 2014 года N 3352-У

«О формах документов, применяемых

кредитными организациями на территории

Российской Федерации при осуществлении

кассовых операций с банкнотами и монетой

Банка России, банкнотами и монетой

иностранных государств (группы иностранных

государств), операций со слитками

драгоценных металлов, и порядке

их заполнения и оформления»

Номер реквизита (поля)	Наименование реквизита (поля)	Содержание реквизита (поля)

	Расходный кассовый ордер	Наименование документа.
		Указывается цифрами номер расходного кассового ордера 0402009 в соответствии с порядком нумерации документов, установленным кредитной организацией.
	_________________________________ Дата	Указывается дата выдачи в кредитной организации наличных денег, наличной иностранной валюты, драгоценного металла.
	Отрывной талон к расходному кассовому ордеру N _______	Указывается цифрами номер отрывного талона, соответствующий номеру расходного кассового ордера 0402009.
	Выдать __________________________ (фамилия, имя, _________________________________ отчество (при наличии)	Указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) лица, которому выдаются наличные деньги, наличная иностранная валюта, драгоценный металл.
	Наименование банка	Указывается полное фирменное (сокращенное фирменное) наименование кредитной организации, полное (сокращенное) наименование филиала, наименование и (или) номер внутреннего структурного подразделения (при их наличии) либо иные идентифицирующие признаки внутреннего структурного подразделения (при отсутствии наименования и номера) с указанием на его принадлежность кредитной организации (филиалу), в которых осуществляется выдача наличных денег, наличной иностранной валюты, драгоценного металла.
		Указывается в соответствии со Справочником БИК России банковский идентификационный код кредитной организации, в которой осуществляется выдача наличных денег, наличной иностранной валюты, драгоценного металла.
		Указывается сформированный в соответствии с Положением Банка России N 385-П номер счета, по дебету которого отражается операция. В случаях дебетования нескольких счетов их номера проставляются в отдельных строках.
		Указывается сформированный в соответствии с Положением Банка России N 385-П номер счета, по кредиту которого отражается операция.
	Сумма цифрами	Указывается цифрами сумма наличных денег, наличной иностранной валюты, стоимости драгоценного металла по учетной цене Банка России. При наличии нескольких счетов по дебету соответствующие суммы цифрами указываются отдельными строками по каждому счету по дебету и общая сумма цифрами — по кредиту.
	Свободное поле	При необходимости указывается количество драгоценного металла в учетных единицах чистой или лигатурной массы драгоценного металла. Заполняется исходя из применяемого порядка ведения аналитического учета операций с драгоценными металлами, утвержденного учетной политикой кредитной организации в соответствии с пунктом 1.18 части I приложения к Положению Банка России N 385-П.
		Указываются цифрами символы, предусмотренные отчетностью по форме 0409202, в соответствии с Указанием Банка России N 2332-У.
		Указываются цифрами суммы наличных денег в разбивке по соответствующим символам отчетности по форме 0409202.
	Сумма прописью	Указывается прописью сумма наличных денег, наличной иностранной валюты, стоимости драгоценного металла по учетной цене Банка России и наименование валюты, в которой она выражена.
	Шифр документа	Проставляется условное цифровое обозначение документа согласно приведенному в приложении 1 к приложению к Положению Банка России N 385-П перечню условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в кредитных организациях.
	Направление выдачи	При выдаче наличных денег указываются направления выдачи в соответствии с содержанием символов отчетности по форме 0409202 и содержанием операции. При выдаче наличной иностранной валюты, драгоценного металла, а также при осуществлении операций с наличными деньгами, не включаемых в отчетность по форме 0409202 в соответствии с Указанием Банка России N 2332-У, направления выдачи указываются в соответствии с содержанием операции. При выдаче драгоценного металла также указываются наименование драгоценного металла, количество и вид слитков драгоценного металла, цифрами общая лигатурная масса в граммах (для золота — также химически чистая масса), номер и дата акта приема-передачи драгоценных металлов 0402047, предусмотренного Указанием Банка России N 2255-У, номер спецификации (при ее наличии). При выдаче наличных денег, наличной иностранной валюты физическому лицу с банковского счета, счета по вкладу другого физического лица дополнительно указываются фамилия, инициалы физического лица, с банковского счета которого осуществляется выдача наличных денег, наличной иностранной валюты.
	Предъявлен документ, удостоверяющий личность, ________________________ (наименование _________________________________ документа, серия, номер, _________________________________ кем и когда выдан)	Указываются наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность лица, которому выдаются наличные деньги, наличная иностранная валюта, драгоценный металл, наименование органа, выдавшего документ, и дата выдачи документа.
		Проставляется подпись физического лица, имеющего право распоряжаться счетом, при оформлении расходного кассового ордера 0402009 на выдачу наличных денег, наличной иностранной валюты с банковского счета, счета по вкладу физического лица.
	Указанную в расходном кассовом ордере сумму получил _________________________ (подпись получателя)	Проставляется подпись лица, которому выдаются наличные деньги, наличная иностранная валюта, драгоценный металл.
	_________________________________ (наименование должности) _________________________________ (личная подпись) _________________________________ (фамилия, инициалы)	Проставляются наименование должности, подпись, фамилия, инициалы бухгалтерского работника кредитной организации, проверившего и оформившего расходный кассовый ордер 0402009.
	_________________________________ (наименование должности) _________________________________ (личная подпись) _________________________________ (фамилия, инициалы)	Проставляются наименование должности, подпись, фамилия, инициалы контролирующего работника бухгалтерского подразделения кредитной организации, на которого возложены обязанности осуществления контроля ведения бухгалтерского учета в соответствии с Положением Банка России N 385-П.
	_________________________________ (наименование должности) _________________________________ (личная подпись) _________________________________ (фамилия, инициалы)	Проставляются наименование должности, подпись, фамилия, инициалы кассового работника кредитной организации, осуществлявшего выдачу наличных денег, наличной иностранной валюты, драгоценного металла.
	Свободное поле	Заполняется в случае необходимости проставления кредитной организацией реквизитов, определенных учетной политикой кредитной организации.

Примечания.

1. В расходном кассовом ордере 0402009, оформляемом при выдаче наличной иностранной валюты, драгоценного металла, а также при осуществлении операций с наличными деньгами, не включаемых в отчетность по форме 0409202 в соответствии с Указанием Банка России N 2332-У, реквизиты (поля) «символ» (11) и «сумма» (12) расходного кассового ордера 0402009 не заполняются.

    2.  В  расходном  кассовом  ордере  0402009,  оформляемом  в  кредитной

организации на сумму недостачи, сомнительного денежного знака Банка России,

неплатежеспособного   денежного   знака  Банка  России,  имеющего  признаки

подделки  денежного знака Банка России, сомнительной банкноты, сомнительной

монеты  иностранного  государства  (группы иностранных государств), имеющей

признаки  подделки  банкноты  иностранного  государства (группы иностранных

государств),   поврежденной   банкноты,  поврежденной  монеты  иностранного

государства (группы иностранных государств) на основании акта 0402145, акта

об  излишках,  недостачах, сомнительных банкнотах, монетах, акта пересчета,

акта ревизии наличных денег, акта ревизии наличной иностранной валюты, акта

ревизии драгоценных металлов, в реквизите (поле) "Выдать ______________"(5)

                                                         (фамилия, имя,

                                                            отчество

                                                         (при наличии)

указывается полное фирменное (сокращенное фирменное) наименование кредитной

организации,  полное  (сокращенное)  наименование  филиала,  наименование и

(или)  номер  внутреннего  структурного подразделения (при их наличии) либо

иные  идентифицирующие признаки внутреннего структурного подразделения (при

отсутствии  наименования  и  номера)  с  указанием  на  его  принадлежность

кредитной  организации  (филиалу),  в реквизите (поле) "Направление выдачи"

(15) дополнительно указываются реквизиты соответствующего акта, в реквизите

(поле) "_________________ _________ ____________________"(21) проставляются

          (наименование    (личная  (фамилия, инициалы)

            должности)     подпись)

наименование  должности,  подпись,  фамилия,  инициалы  заведующего  кассой

(контролирующего работника) кредитной организации, кассового работника ВСП.

    3. В расходных кассовых ордерах  0402009, оформляемых на итоговые суммы

выданных  клиентам наличных денег, наличной иностранной валюты на основании

документов  по операциям, совершенным с использованием платежных карт, если

в   момент  осуществления  указанных  операций  расходные  кассовые  ордера

0402009        не        оформлялись,        в       реквизите       (поле)

"Выдать _________________________________________________"(5) проставляются

              (фамилия, имя, отчество (при наличии)

фамилия,   инициалы   кассового   работника,    осуществлявшего    операции

с     использованием      платежных      карт,      в    реквизите   (поле)

"_____________________ ___________ __________________________________" (21)

     (наименование       (личная          (фамилия, инициалы)

       должности)        подпись)

проставляются наименование должности, подпись, фамилия, инициалы указанного

работника.

    4. В  расходных  кассовых  ордерах 0402009 в случаях, предусмотренных в

пунктах     2    и    3    настоящего    приложения,    реквизиты    (поля)

"Подпись"    (17),    "Предъявлен    документ,   удостоверяющий   личность,

_________________________________________________________" (16), "Указанную

(наименование документа, серия, номер, кем и когда выдан)

в расходном кассовом ордере сумму получил ___________________________" (18)

                                              подпись получателя

не заполняются.

    5.   В  расходном  кассовом  ордере  0402009,  оформляемом  при  выдаче

заведующим   кассой  суммы  наличных  денег,  наличной  иностранной  валюты

кассовому работнику для осуществления операций в послеоперационное время, в

выходные дни, нерабочие праздничные дни; при выдаче заведующим кассой суммы

наличных  денег  для  выплаты  заработной  платы и других выплат работникам

кредитной   организации,   реквизиты  (поля)  "Подпись"  (17),  "Предъявлен

документ, удостоверяющий личность, __________________________________" (16)

                                     (наименование документа, серия,

                                        номер, кем и когда выдан)

могут не заполняться.

Образец заполнения формы расходного кассового ордера,

Любые операции с денежными средствами в кассе предприятия сопровождаются соответствующими документами: приходный и расходный кассовый ордер, платежная ведомость, счет фактура и др.

Причём как при поступлении, так и при выдаче денег.

Выдача денег из кассы предприятия регулируется специальной инструкцией.

Согласно порядку, оформить выдачу денег из кассы можно несколькими способами, для каждого из которых предусмотрен свой документ.

Это может быть:

расчётно-платёжная ведомость,
платёжная ведомость
расходный кассовый ордер (РКО).

Где и как применяют расходный кассовый ордер, правила заполнения

Итак, при выдаче денег из кассы, следует заполнить расходный кассовый ордер, который представлен формой №КО-2 и утверждён Министерством статистики.

Расходный кассовый ордер оформляется только в тех случаях, когда наличные выдаются лицу, состоящему или не состоящему в штате сотрудников предприятия.

Также расходный кассовый ордер оформляется для кассира, который берёт деньги из кассы, с целью дальнейшей передачи сотруднику банка для занесения их на счёт предприятия.

Расчет коэффициентов платежеспособности, а также ликвидности.
Что характеризует анализ финансовой независимости предприятия?

Еще один случай, когда требуется оформление РКО – выдача общей суммы средств сотрудникам или руководителям, по расчётно-платёжной или платёжной ведомости.

Как и к любому банковскому или кассовому документу, к РКО предъявляются жёсткие требования.

На расходном кассовом ордере не должно быть никаких исправлений, помарок, пятен от чернил

Разрешается заполнять ордер ручкой с тёмными чернилами, с помощью печатной машинки, принтера и прочих механических устройств.

В этом случае записи, сделанные на данных устройствах должны храниться столько же, сколько будут храниться эти документы.

Реквизиты бланка расходного кассового ордера

Скачать бесплатно образец бланка приходного и расходного кассового ордера можно в интернете.

Форма расходного кассового ордера, являясь банковским документом, имеет реквизиты, которые нужно заполнять в обязательном порядке.

реквизит – название предприятия. Данная строка РКО предполагает внесение полного или сокращённого названия предприятия или организации, из кассы которого выдаются наличные средства. Эту информацию можно найти в уставе предприятия или в любом другом документе.
реквизит – идентификационный код. Открываясь, предприятие заносится в Единый государственный реестр, получая при этом собственный идентификационный код. Те компании и организации, которые имеют собственный штамп, с указанным на нём названием и кодом предприятия, могут поставить оттиск в этой строке.
реквизит – номер документа. Здесь бухгалтер должен указать порядковый номер, под которым проходит РКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Этот кассовый журнал формы №КО-3 показывает движение наличных денег в кассе, по тому или иному назначению.
реквизит – дата составления документа. Этот реквизит является одним из основных. Стоит отметить, что дата составления РКО должна совпадать с датой, которая проходит по журналу регистрации.
реквизит – корреспондирующий счёт. Корреспондирующие счета могут быть разными в зависимости от того, с какой целью выдаются деньги из кассы. Данная строка в РКО показывает информацию о корреспонденции, что позволяет вести бухгалтерский учёт в обобщающих регистрах.
реквизит – коды целевого назначения и аналитического учёта. В отдельных случаях, когда на предприятии введены специальные коды для любых хозяйственных операций, оформление РКО требует заполнения этих реквизитов. В остальных случаях, когда на предприятии кодировки не предусмотрено, нужно поставить прочерк.
реквизит – сумма. Сумма наличных, которая выдаётся получателю из кассы предприятия, обязательно вносится в РКО. Сделать это нужно два раза: сначала цифрами, затем прописью, в соответствующих графах.
реквизит – получатель денежных средств. В данной строке указывается имя лица, получающего деньги из кассы. В отдельных случаях, когда деньги передаются через посредника, имя доверенного лица, то есть фактического получателя, указывается после имени того, кому адресованы деньги.
реквизит – основание для выдачи денег. В этой графе указывается причина, почему нужно выдать денежные средства из кассы предприятия. Основанием может быть как устное, так и письменное распоряжение руководителя, прочие основания.

Проводки для дебиторской задолженности в балансе.
Есть ли разница в акте оказанных услуг и акте выполненных работ?
Заполнения строк активов и пассивов в балансе: https://buhguru.com/buhgalteria/kak-vyglyadit-zapolnennyjj-bukhgalters.html

10. реквизит – сумма средств, выдаваемая по РКО. Эта строка показывает, сколько наличных денежных средств было выдано по выписанному расходному кассовому ордеру. Данная информация заносится в документ исключительно прописью, с заглавной буквы.

11. реквизит – прилагающиеся документы к РКО. В этой строке указываются документы, которые подтверждают основание на выдачу денег, или каким-либо образом относятся к выплате денег из кассы. Такие документы должны быть подписаны кассиром предприятия, а также отмечены специальным штампом «Оплачено» для погашения.

12. реквизит – подписи главного бухгалтера и руководителя. Последним реквизитом, который должен обязательно присутствовать в расходном кассовом ордере, являются подписи главного бухгалтера, а также руководителя предприятия.

В случае, если их нет на рабочем месте, подписать бланк РКО для выдачи средств имеют права только те сотрудники, которым руководитель или главный бухгалтер передали такое право.

Однако, если к ордеру прилагается документ, уже подписанный руководителем, то на самом ордере ставить подпись не обязательно.

Выдача наличных по РКО

Когда все реквизиты заполнены, расходный кассовый ордер готов для передачи в кассу предприятия.

Важно помнить, что заполненный расходный кассовый документ передаётся непосредственно из бухгалтерии в кассу.

После получения РКО, кассир проверяет правильность его заполнения.

В случае если документ написан неверно, его передают обратно в бухгалтерию для повторного, правильного заполнения.

Получить наличные по расходному документу может только то лицо, чьё имя указано в документе, только в тот день, который указан в РКО.

Категорических запрещено передавать этот расходный документ получателю денежных средств

Во время получения денежных средств из кассы, получатель обязан предъявить документы, удостоверяющие его личность, откуда в соответствующую графу переносятся личные данные получателя.

В случае если средства получает сотрудник предприятия, которого кассир знает лично, или тот уже не раз получал деньги из кассы, заполнять эту строку не обязательно.

Как только получателю передана сумма по расходному кассовому ордеру, он должен самостоятельно указать в документе сумму прописью, поставить дату и свою подпись.

Ни в коем случае нельзя заполнять эти графы бухгалтерам или кассирам.

После выдачи наличных, заполнения всех документов и завершения всех операций, кассир подписывает расходный документ, вносит данные о нём в соответствующие регистры, а также в кассовую книгу, подкрепляя всё своей подписью.

Расходный кассовый ордер КО-2 2021 года: бесплатный шаблон и бланк

Что такое расходный кассовый ордер (РКО) и для чего он нужен?

Расходным кассовым ордером (РКО) называют кассовый документ, который подтверждает факт выдачи наличных денежных средств из кассы. С июня 2014 года индивидуальные предприниматели вправе не оформлять РКО, как и прочие документы кассовой дисциплины – кассовые книги и приходные кассовые ордера.

Расходный ордер оформляется в случае:

выдачи из касс наличности для ведения расчетов с подрядчиками, поставщиками;
сдачи средств из кассы для их последующего зачисления на расчетный счет предприятия;
выдачи денег в целях оказания материальной помощи сотруднику;
расчетов с сотрудниками, подотчетными лицами, учредителями и т. д.

Какие требования предъявляются к расходному кассовому ордеру?

Для оформления документа используется форма КО-2 (код по ОКУД: 0310002). Документ составляется в одном экземпляре. На ордере проставляются подписи кассира, главного бухгалтера, руководителя предприятия, а также лица, которому передаются денежные средства из кассы.

Для выдачи денег из кассы по расходному кассовому ордеру кассир обязан запрашивать у лица, которому передаются средства, удостоверяющий его личность документ. Ордер остается в кассе и служит подтверждением того, что деньги были выданы на законных основаниях.

Как заполнить форму РКО?

Для оформления документа по форме КО-2 необходимо внести сведения в следующие поля:

Организация – правовая форма и название предприятия.
Код ОКПО по уведомлению из Росстата.
Наименование структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
Номер – порядковый номер ордера.
Дата составления – дата, когда из кассы были выданы наличные средства.
Код структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
Корреспондирующий счет, субсчет – номер счета, по которому отражается операция выдачи наличности из кассы.
Код аналитического учета (при наличии).
Кредит – номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается факт выдачи наличных средств из кассы.
Сумма – сумма выдаваемых из кассы наличных денег (цифрами).
Код целевого назначения (при наличии).
Выдать – ФИО частного лица или название организации, которым должны быть переданы денежные средства из кассы.
Основание – причина для выдачи наличных денег из кассы.
Сумма – сумма поступивших в кассу денег прописью.
Приложение – реквизиты прилагаемой первичной документации (при наличии).
Получил – сумма полученных денег, дата и подпись (заполняется лицом, которому выдаются средства из кассы).
Выдал кассир – подпись кассира с расшифровкой.
При заполнении ордера нельзя делать какие-либо исправления.

Как лучше скачать: в Ворде или Экселе

Формат, в котором вы скачаете бланк ордера для заполнения, не имеет существенного значения. Вы выбираете более удобный вам вариант.

Более универсальным считается бланк в Экселе, так как его удобней заполнять на компьютере. Благодаря наличию ячеек бухгалтер не ошибется при введении данных. В Ворде можно случайно нарушить форматирование и тем самым испортить структуру.

Как скачать бесплатно?

Скачать РКО бесплатно можно прямо на нашем сайте. Для этого достаточно выбрать интересующий формат и перейти по ссылке.

Обратите внимание: у файла не должно быть атрибута «Только для чтения», в противном случае вы не сможете внести свои данные в бланк.

Нужно ли распечатывать?

Распечатать бланк можно на разных этапах.

Вы можете распечатать пустой бланк и заполнить его вручную.
Вы можете ввести все данные на компьютере и распечатать уже полностью готовый документ.

Если вы пользуетесь специальными программами, автоматизирующими бухгалтерские процессы, распечатывать РКО необязательно. Достаточно заполнить на компьютере и подписать с помощью ЭЦП. Если ЭЦП для нужных сотрудников нет, вы не сможете воспользоваться данным вариантом.

Нововведение в РКО 2020

В 2021 году нововведений, связанных с оформлением РКО, нет. Это значит, что требования к его заполнению не меняются. Последние актуальные изменения, касающиеся РКО, вступала в силу в 2017 г.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Нормативно-правовая база

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Указание ЦБР от 11 марта 2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Образец расходного кассового ордера 2021 года: скачать онлайн бесплатный шаблон

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

Загрузка…

Расходный кассовый ордер. Заполнение бланка, образец расходно-кассового ордера (РКО, КО-2)

Бухгалтерский учет

06.10.2020

26912

Автор: Редакция Myfin.by

Коллаж: Myfin.by

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ сопровождающий выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия. Такой ордер с одной стороны, разрешает операцию по выдаче денег, с другой – служит основанием для учета выданных средств. РКО выполняется на бланке установленного образца, имеет индивидуальный порядковый номер и регистрируется согласно правилам учета.

Для людей далеких от ведения бухгалтерии нужно сразу пояснить, что касса предприятия это не помещение, где хранят и выдают деньги (такого места может и не быть). Кассой предприятия называют совокупность бухгалтерских операций по учету наличных денежных средств. Получение денег из этой кассы всегда сопровождается оформлением расчетного кассового ордера. Тут важно заметить, что роспись в ордере о получении денег ставит лицо, их получающее непосредственно из кассы. Например: работники предприятия расписываются в ведомости о получении зарплаты, а в РКО ставит подпись только лицо ответственное за выдачу этой зарплаты и ведение ведомости. Таким же образом выдаются наличные деньги для зачисления на расчетный счет в банке, на хозяйственные нужды и во всех иных случаях.

Более подробно в содержании расходных кассовых ордеров следует разбираться главным бухгалтерам и их подчиненным, непосредственно ведущим учет денежной наличности. Также иметь об этом представление стоит руководителям и всем кто ставит в РКО свою подпись о получении.

Скачать: Бланк расходно-кассовый ордер

Кроме разрешения на выдачу денег, РКО имеет значение для внутреннего учета. Например, проверить состояние наличности в кассе можно прибавив разность приходных кассовых ордеров и расходных к сумме остатка средств на начало периода. Но нужнее всего правильно оформленные РКО оказываются при внешних проверках предприятия. Именно с этих ордеров начинается анализ правильности обращения с наличностью.

Рассмотрим структуру и установленный порядок оформления расходных кассовых ордеров:

В первой строке бланка записывается полное название организации. Если речь идет об обособленном структурном подразделении — это также указывается.
Затем идет раздел: «Корреспондирующий счет, субсчет». В этой графе отмечается номер счета соответствующий статье расхода в системе бухучета. В этой же строке цифрами указывается сумма денежных средств к выдаче.
В следующей строке полностью прописывается фамилия, имя и отчество лица получающего денежные средства.
Ниже указывается основание для получения средств, т.е. направление использования, статья расхода.
В следующей строке сумма средств к получению записывается прописью. Это обычная мера предосторожности от ошибок и злоупотреблений.
Затем, в строке: «Приложение» приводятся дополнительные документы с указанием на выдачу средств, если таковые имеются.
Ниже располагаются подписи, инициалы и фамилии руководителя организации и главного бухгалтера. Важно знать, что эти подписи нельзя считать подтверждением правильности проведения расходной операции. Это только разрешение на такую операцию.
Ответственность за использование средств несет непосредственно получатель, подпись которого находится ниже.
Под этой подписью полагается вписывать данные документа подтверждающего личность получателя.
В конце Ордера ставится роспись кассира, его инициалы и фамилия. Он отвечает за правильность выдачи средств и оформления РКО. Кроме того, в его обязанность входит проверка всех подписей, документов разрешающих выдачу денег, а также удостоверение личности получателя.

Такой порядок в отношении расходных кассовых ордеров установлен в Постановлении Минфина РБ №38 от 29 марта 2010 года. Там же содержится краткая инструкция по их заполнению.

Если вы заметили ошибку в тексте новости, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Расходный кассовый ордер — назначение и бланк в word

Расчетный кассовый ордер – это первичный документ, который используется для отчетности. Его необходимо выдавать во время распределения денег из кассы предприятия. Этот документ является унифицированным, то есть заполняется по стандарту.

Что такое расходный кассовый ордер?

Нет такого предприятия, которое смогло бы обойтись без операций, которые связаны с оборотом денежных средств. Каждый день огромное количество организаций обмениваются деньгами с физическими или юридическими лицами. Чтобы эти процессы узаконить и неким образом контролировать используются специальные формы документов. Среди них можно выделить РКО – расходный кассовый ордер.

Форма этого документа утверждена законодательством. Процесс соблюдения всех норм регламентирован Госкомстатом РФ, который выдал постановление №98 от 18 августа 1998 года. С того времени порядок заполнения документа не поддавался практическим изменениям.

Форма заполнения кассового ордера имеет кодовое название КО-2. Для ее заполнения существует установленный законом регламент. Это же касается и порядка выдачи средств по ордеру.

Для выдачи средств не всегда требуется заполнение кассового ордера. Если для проведения операции существуют другие документы, которые заполнены в соответствии с требованиями, то заполнение ордера кассиром не требуется. Среди таких документов можно назвать счета, платежные ведомости и другие бумаги по отчетности.

Расходный кассовый ордер подписывают только те лица, которые отвечают за расход средств. Это может быть:

директор предприятия;
главный бухгалтер;
кассир.

Если к бумаге приложены прочие документы, на которые он ранее поставил резолюцию, директору не требуется ставить свою подпись на ордере, так как разрешение на проведение операции дано предыдущим решением.

Для получения денег по ордеру, человек, который их получает, должен представить кассиру документ, подтверждающий личность (паспорт, водительское удостоверение, загранпаспорт и пр.).

Личные данные, в том числе и паспортные, записываются в форме КО-2. После этого гражданин, получивший средства, должен написать расписку об их получении. Если она написана не была, то средства, которые кассир выдал, можно считать недостачей и взимать всю их сумму с него.

Форма кассового ордера предусматривает получение денег по доверенности. В документе записывается фамилия, имя и отчество человека, которому их выдали.

Деньги выплачиваются в тот самый день, когда был заполнен ордер. Данный документ нужно оформлять в единственном экземпляре. Перед отправкой его в архив предприятия, документ нужно зарегистрировать в журнале КО-3.

О том, как правильно заполнять табель учета рабочего времени, читайте в нашей статье.
Здесь вы найдете все советы по написанию заявления о приеме на работу.
Чтобы правильно составить командировочное удостоверение, внимательно изучите наш материал.

Оформление расходного кассового ордера

Заполнение кассового ордера требуется при таких обстоятельствах:

Когда предприятие сдает в банк вырученные за определенный период средства, что обосновывается записью в документе;
Если руководители организации решили, что данный сотрудник может начать вести предпринимательскую деятельность в рамках этого предприятия. В форме должны быть прописаны сроки, на которые выданы средства и порядок их возвращения.
Если деньги понадобились сотруднику на расходы по личным обстоятельствам (похорон родных и пр.).
Если определенная сумма денег понадобилась для самого предприятия. Это может быть ремонт оборудования или же закупка нового. В таком случае в форме нужно сделать запись о конкретной цели.
Если предпринимателю понадобилось снять деньги на личные цели, а на его предприятии нет никаких работников, кроме него.

Кассовый ордер можно оформлять как на бумаге, так и на электронном носителе. Если он заполняется на компьютере, то после его обязательно нужно распечатать на бумаге.

Не допускается вносить изменения и исправления в кассовый номер после его подписания. Оформлять этот документ рекомендуется в тот день, когда проводится выдача средств.

Обязательно личные данные получателя должны совпадать с ФИО, которые указаны на ордере. Если средства выдаются наличными, то их сумма не должна быть больше 100 тысяч в национальной валюте. Если же эта сумма должна быть выше обозначенной, то перевод должен быть безналичным.

Сумма выданных средств должна быть полностью проверена получателем. Он сам должен записать ее в документе (буквами), поставить свою подпись и дату выдачи средств.

Если проводиться выдача денег по доверенности, то кассир обязан проследить за тем, чтобы все данные совпадали с КО-2. Доверенность (или ее копия) прилагается к ордеру.

Если деньги выдавались для нужд сотрудника, то получить их он сможет только после написания соответствующего заявления. На нем должна быть проставлена виза руководителя, где прописана сумма и период выдачи. Эта надпись должна быть подтверждена подписью руководителя, также нужно проставить дату.

Если срок выдачи денег истек, то на протяжении 3 дней получатель денег должен отчитаться об этом в кассе.

Как заполнять расходный кассовый ордер?

Заполнением расходного кассового ордера имеет право заниматься только сотрудник бухгалтерии или другое лицо, которое ответственное за проведение такого рода операций. Оформлять такой документ нужно очень внимательно, чтобы не допускать ошибок. Если же в нем будут найдены какие-то описки или опечатки (уже не говоря о преднамеренных), документ будет признан недействительным.

Порядок заполнения

Срока «Организация» должна содержать в себе наименование предприятия или организации. Во второй строке нужно указывать название структурного подразделения. Если же такое отсутствует, то там можно оставить прочерк.

В графе «Коды» нужно указать код ОКПО. «Номер документа» должен содержать в себе номер, из журнала регистрации КО-3. Также нужно указывать дату по формату: дата (2 цифры), месяц (2 цифры), год (4 цифры).

Пункты «Дебет» и «Кредит» должен заполнять только бухгалтер. В первом пункте необходимо прописывать код подразделения (если деньги проводятся через него). Второй пункт должен содержать в себе номер счета, с которого будут выделяться средства.

Строка «Сумма…» должна содержать точную сумму, которую необходимо выдать. «Код целевого назначения» заполняется только в случае, если организация имеет свою систему кодирования.

В строке «Выдать» нужно прописывать полностью ФИО работника, которому выдают деньги. Пункт «Основание» должен содержать в себе суть проведенной операции с финансами. Это может быть как назначение средств на командировочные траты, так и выдача под отчет.

Строка «Сумма» должна быть заполнена таким образом, чтобы в ней были указаны все деньги, которые выдаются сотруднику. Копейки нужно записывать в виде цифр.

Пункт «Приложение» должен в себе содержать перечень всех документов, которые прилагаются к ордеру. Если средства нужно выдать стороннему человеку, то к документу нужно обязательно прилагать доверенность.

В строке «Получил» человеку, который получил выданную сумму, нужно указать ее прописью. Дату нужно ставить в соответствии с тем днем, когда были выданы средства.

Пункт «Выдал кассир» должен быть заполнен уже после проведения операции по выдаче наличных. Здесь ответственному лицу (кассиру) нужно поставить свою подпись с указанием инициалов и фамилии. На всех документах, которые прилагаются к ордеру, нужно проставить штамп с пометкой «Оплачено».
Заполнять ордер в электронном виде допустимо, но делать это нужно в соответствии со всеми нормами его оформления.

Пример заполнения РКО

Можно привести пример заполнения кассового ордера для выдачи зарплаты. Если она выдается способом наличного расхода, то такая процедура становится обязательной.

Нужно соблюдать такой порядок при заполнении:

оформлять РКО нельзя на общую сумму, которая была указана в ведомости;
кассовая книга не должна отражать средства, которые планируется выделить и которые уже были выданы;
в период окончания срока действия ведомость должен подписать кассир и передать его в отделение бухгалтерии;
сотрудник бухгалтерии доложен проверить все данные и подписать;
в тот же день можно составлять кассовый ордер, а его номер и дату прописывает в ведомости;
после этого проводится регистрация документа в книге КО-3;
если на предприятии работает небольшое количество сотрудников и для всех по отдельности можно
составить РКО, то заполнять ведомость не обязательно;
ордер должен быть подписанный директором.

Расходный кассовый ордер необходимо хранить на предприятии не меньше 5 лет после окончания отчетного времени.

Руководство для малого бизнеса

6 мин. Читать

Концентратор
Отчеты
6 шагов к созданию отчета о расходах: руководство для малого бизнеса

У нового малого бизнеса может быть не так много затрат, которые нужно отслеживать. Но по мере вашего роста ваши расходы умножатся. Вам нужно будет отслеживать, сколько вы тратите, с помощью формы отчета о расходах. Отчет о расходах также поможет вам подготовиться ко времени уплаты налогов. Согласно The Balance, многие расходы могут быть вычтены из общей суммы задолженности.Создание собственного отчета о расходах не должно быть сложной задачей. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы узнать, как быстро и легко составить собственный отчет о расходах. Не знаете, что такое отчет о расходах? В этой статье содержится прямое определение и обсуждается, почему отчеты о расходах важны для малого бизнеса. В этой статье мы рассмотрим:

1. Выберите шаблон (или программу)

Чтобы составить отчет о расходах, вы должны использовать либо шаблон, либо программу для отслеживания расходов. Составление отчета о расходах с нуля может занять много времени.Чтобы создать отчет о расходах в Excel, PDF, Word или других популярных программах, вам необходимо скачать шаблон. Вот несколько вариантов: Настройте шаблон, указав название вашей компании, диапазон дат, за который вы составляете отчет, и свое имя. Чтобы сэкономить время по мере роста вашего бизнеса (и количества расходов), вам нужно перейти на программное обеспечение для отслеживания расходов. Свяжите свой бизнес-банковский счет, чтобы расходы добавлялись по мере вашего продвижения. Или используйте соответствующее приложение, чтобы сфотографировать бумажные квитанции по мере их получения. Вот образец отчета о расходах, созданный с помощью FreshBooks: Источник: FreshBooks

2.Отредактируйте столбцы

В отчетах о расходах FreshBooks есть стандартные столбцы, которые при необходимости можно использовать для адаптации шаблона отчета о расходах. Столбцы:

Дата: когда товар был куплен
Продавец: у кого был куплен товар
Клиент: какому клиенту товар был куплен за
Project: за какой проект куплен предмет за
Счет: указать клиента или проект
Автор: купивший товар
Примечания: примечания для объяснения расхода
Сумма: стоимость расхода

Ваши столбцы должны отражать общие расходы вашего бизнеса.Если вы регулярно водите клиентов на кофе или ужин, вам нужна колонка «Поездки и питание». Если вы управляете транспортным средством в служебных целях, вам понадобится столбец «Расходы на легковые и грузовые автомобили», согласно данным The Balance. В отчетах о расходах можно разделить расходы по налоговым категориям, например по арендной плате. Это связано с тем, что IRS позволяет компаниям заявлять о некоторых расходах в качестве вычетов и просит их разбить итоги по категориям (в этой статье есть дополнительная информация). Эти категории включают:

Реклама
Расходы на легковые и грузовые автомобили
Программы льгот работникам
Страхование
Проценты
Ипотека
Офисные расходы
Пенсии и планы участия в прибыли
Аренда или сдача в аренду
Ремонт и обслуживание
Налоги и лицензии
Проезд и питание
Коммунальные услуги
Заработная плата

3.Добавить расходы с разбивкой по статьям

Добавляйте каждый расход в новую строку, стараясь заполнить как можно больше информации. Обязательно укажите, на какого клиента и на какой проект рассчитаны расходы, чтобы обеспечить точное отслеживание. Введите свои расходы в хронологическом порядке, чтобы в конце были самые последние расходы. Добавьте сумму каждого расхода, включая налог.

4. Сложите общую сумму

Каждая категория содержит промежуточный итог в отчете о расходах, а затем общую сумму всех расходов. Вы можете добавить эту функцию в свой шаблон отчета о расходах, если хотите, чтобы лучше видеть, как вы тратите в каждой категории.Затем найдите сумму. Учитывайте все предыдущие излишки или недоплаты, если вы возмещаете сотруднику.

5. Приложите квитанции, если необходимо

Сотрудникам, представляющим отчеты о расходах на возмещение, необходимо обязательно приложить квитанции для обоснования своих требований. При печати отчета о расходах прикрепите квитанции к листу бумаги для принтера и сделайте ксерокопии, чтобы сохранить оригиналы. Если вы подаете отчет о расходах в электронном виде, отсканируйте квитанции и прикрепите их в виде файлов. Только в этом случае сотруднику может быть выплачена компенсация.Даже если вы являетесь владельцем компании, составляющим отчет о расходах для отслеживания расходов, вам необходимо сохранять соответствующие квитанции или счета. Если вы вычитаете свои расходы по налогам, вам нужна резервная копия на случай, если вы пройдете аудит, согласно The Balance.

6. Распечатать или отправить отчет

Теперь ваш отчет о расходах готов. Во-первых, дважды проверьте свою работу, особенно цифры и общую сумму. Программа для отслеживания расходов может экспортировать ваш отчет в Excel, чтобы вам было проще распечатать его или поделиться им. Люди также спрашивают:

Что находится в отчете о расходах?

Отчет о расходах обычно представляет собой электронную таблицу. В таблице расходов обычно можно найти следующие элементы:

Название компании
Ваше имя
Диапазон дат или период времени
Столбцы, такие как дата, описание или объяснение, код, столбцы категорий, такие как «топливо или пробег»
Список расходов
Итого
Всего
Зона для расписки менеджера по расходам

Как создать ведомость расходов?

Отчет о расходах аналогичен отчету о расходах.Чтобы создать отчет о расходах, выполните указанные выше действия. Вкратце, шаги по созданию ведомости расходов:

Выберите шаблон или программу для отслеживания расходов
При необходимости измените столбцы и категории (например, аренда или пробег)
Добавить детализированные расходы с затратами
Суммируем
Прикрепите или сохраните соответствующие квитанции
Распечатайте или отправьте отчет по электронной почте

Как управлять своими расходами в Excel?

Создание электронной таблицы с отчетом о расходах в Excel — простой способ управлять своими расходами.У вас есть несколько вариантов. Вы можете скачать шаблон отчета о расходах в Excel. В Microsoft Office есть отличный шаблон для Excel. Он имеет типичные категории деловых и командировочных расходов и автоматически рассчитывает общую сумму. Вы также можете создать свою электронную таблицу Excel с нуля:

Открыть новую таблицу Excel
Напишите название вашей компании, отслеживаемый период времени и ваше имя в верхних полях слева.
Оставьте один ряд черным. Создайте столбцы для категоризации информации о ваших расходах.Стандартные столбцы слева направо включают расходы, тип, дату и сумму.
Составьте список своих расходов, от самых последних до самых последних
Сложите все расходы и укажите сумму внизу. Напишите рядом с ним «Итого».
Распечатайте или отправьте по электронной почте отчет о расходах

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Можно ли оплачивать бизнес-расходы наличными? | Small Business

Нет ничего плохого в оплате деловых расходов наличными, но это требует осторожности и сдержанности.При обращении за вычетом или возмещением налога сложнее доказать эти расходы, и требуется бдительность, чтобы учитывать деньги. Расходы могут легко выпасть из цикла, и ваша компания может потерять деньги, даже не зная почему. Однако при правильном использовании оплата наличными — удобный способ покрыть небольшие, но внезапные расходы.

Зачем вам это нужно?

Хотя оплата деловых расходов наличными — не всегда хорошая идея, иногда это имеет смысл. Расходы могут заключаться в удовлетворении внезапной потребности.Это могут быть расходы, когда принимаются только наличные, например проезд по мосту за рулем служебного автомобиля. Или это может быть слишком маленькая покупка, чтобы беспокоиться об использовании других методов, таких как покупка пакета юридических блокнотов. Когда такие ситуации возникают, всегда лучше их предвидеть и минимизировать.

Трудно отслеживать

Хотя это удобно, сложнее учитывать эти покупки за наличные в вашем бизнесе. Они не подвергаются такому же контролю, как другие расходы, и часто выходят за рамки вашего бюджета.Даже если вы внесете их вручную в бухгалтерские книги своей компании, для этого потребуется время и дисциплина. Из-за отсутствия документов и надлежащего бухгалтерского учета сложнее доказать эти расходы при уплате налогов или при обращении к фронт-офису с просьбой возместить вам расходы.

Создание бумажного следа

При оплате всех деловых расходов наличными получите квитанцию. Даже если нет аннулированного чека или выписки по кредитной карте, подтверждающей вас, IRS рассматривает квитанцию как эффективную для востребования расходов. Если у вас есть доступ, регистрируйте денежные расходы в бухгалтерских книгах компании, чтобы не забыть.Вы можете делать это сразу с каждой транзакцией или группировать их, чтобы они обрабатывались в конце дня. Как бы вы ни работали, создайте свою собственную систему и последовательно ее применяйте.

Мелкие наличные и специальные фонды

Многие предприятия поддерживают мелкие денежные средства для небольших покупок на месте. Это может быть так же просто, как конверт с деньгами, хранящийся в ящике стола. Даже если транзакция не требует подписи руководителя, отслеживание денег имеет решающее значение.

Если у вас небольшой бизнес, вы можете оплачивать некоторые расходы из личных средств.Веб-сайт Kashoo рекомендует создать специальный фонд «внесенного капитала» для покрытия расходов, не связанных с вашим кошельком. Если это ваш бизнес, вы можете позвонить по телефону, рассматривать ли это как ссуду своему бизнесу или как подарок. Однако вы не хотите злоупотреблять мелкими деньгами или вложенным капиталом, потому что слишком легко отфильтровать многие бизнес-расходы через эти средства и полностью потерять счет.

Ссылки

Биография писателя

Эл Бондигас — отмеченный наградами журналист, начавший профессионально писать в 1985 году.Его печатные работы включают «Mohave Valley Daily News» и «The Mohave County Standard». Бондигас изучал журналистику в колледже Сан-Бернардино-Вэлли в Калифорнии.

Учет кассовых операций | Вольтерс Клувер

Ведение книги дебиторской задолженности

Вы должны вести счет ГК дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит. Разносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и денежных поступлений в бухгалтерские книги клиентов в конце каждого дня.Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых чеков, обязательно проводите кассовые чеки по счету в соответствующие бухгалтерские книги в конце дня. Конечно, ваше программное обеспечение должно уметь заботиться об этом автоматически.

Если вам нравится бумажный след, храните все бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одном подшивке, и пусть копии книг дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам по почте с просьбой об оплате. Если вы рассылаете их по почте в виде выписок, каждый месяц начинайте составлять новый лист бухгалтерской книги.

Ежемесячный лист бухгалтерской книги должен начинаться с форвардного сальдо, которое является конечным сальдо за предыдущий месяц. Если ваши бухгалтерские листы не будут дублироваться, как ваши клиентские отчеты, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает текущую сумму баланса клиента.

Для большинства предприятий выписки следует отправлять раз в месяц всем клиентам, имеющим остаток на счете, и включать:

начальное сальдо (конечное сальдо предыдущего месяца)
все счета, выставленные в течение месяца
платежей на счету в течение месяца
любые дебетовые или кредитовые авизо
конечный баланс
в срок

Ведение вашего контрольного счета

Когда вы ежемесячно отправляете выписки своим клиентам по почте, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности.Контрольный счет — это общий остаток дебиторской задолженности из вашей главной книги.

Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должны равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой регистров дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в выписках клиентов, прежде чем отправлять их по почте. Ваша бухгалтерская программа должна автоматически уведомлять вас о расхождениях.

Работа с кредиторской задолженностью

Дебиторская задолженность может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанные деньги. Счета к оплате (часто называемая A / P), с другой стороны, фокусируется на неоплаченных счетах бизнеса, то есть деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма вашей задолженности перед поставщиками указана в качестве текущего обязательства в вашем балансе.

Подготовка документов о кредиторской задолженности

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале денежных выплат в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.Если вы имеете дело с определенным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете накапливать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записывать одну транзакцию в журнал покупок в конце месяца.

Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала выплат денежных средств в конце каждого дня проводятся в соответствующий регистр кредиторской задолженности. Книга счетов к оплате — это запись того, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет отдельные бухгалтерские книги, а также главную книгу.

Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. Журнал выплат денежных средств имеет столбцы кредиторской и дебетовой задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся на контрольный счет в главной книге.

как управлять авансами на расходы сотрудников

Выплата авансовых платежей является реальной проблемой для компаний.Вы должны иметь возможность дать сотрудникам возможность платить, но предлагать деньги вперед может показаться рискованным.

Для небольших расходов предприятия, как правило, полагаются на кредитные карты компании или просят сотрудников платить из собственного кармана. Но оба эти варианта ограничены: нельзя ожидать, что члены команды будут платить тысячи из своих собственных денег на нужды компании. Между тем, карточки компании часто предназначены только для менеджеров, и их трудно отслеживать.

Иногда необходимы авансы.Они позволяют сотрудникам покрывать свои расходы на местах, не затрагивая их личные финансы.

Но этот способ оплаты еще не получил широкого распространения.

Каковы лучшие практики? Какие у вас есть варианты ? Какой подход вам подходит?

Позвольте нам пролить свет на эту тему.

Что такое предоплата?

Также известные как авансы на расходы, предоплаченные расходы — это когда компания заранее предоставляет сотруднику деньги для оплаты известной стоимости.Вместо того, чтобы просить этого сотрудника заплатить из своего кармана, , вы даете ему деньги до того, как они им понадобятся .

Предоплата = расходы, оплаченные авансом

Это альтернатива двум другим распространенным методам: общие кредитные карты компании и требования о расходах сотрудников. Эти две практики не всегда подходят для каждого бизнеса — например, у вас может не хватить кредитных карт для раздачи.

Вы также можете не просить сотрудников платить из своего кармана, даже если они будут возмещены позже.По правде говоря, несправедливо ожидать, что члены команды будут тратить свои собственные деньги на расходы компании, особенно когда суммы становятся достаточно большими.

[ Подробнее о том, почему сотрудники ненавидят отчеты о расходах .]

Авансы на расходы лучше всего использовать время от времени. Если вы обнаружите, что полагаетесь на них, чтобы помочь сотрудникам покрывать расходы, пора подумать о более эффективном управлении расходами.

Заработная плата против авансовых платежей

Мы должны также быстро признать другую относительно распространенную форму аванса: авансы наличными или заработной платой.Это совсем не то же самое, что авансирование расходов.

Аванс на заработную плату — это когда компания предлагает сотруднику часть его заработной платы авансом — по сути, краткосрочную ссуду. Это может помочь сотруднику пережить тяжелый финансовый кризис или внести значительную авансовую оплату (например, залог за квартиру).

Авансы на расходы принципиально разные. В то время как авансы по заработной плате дают сотрудникам их собственный заработок раньше срока, аванс на расходы дает им доступ к средствам компании для оплаты расходов компании.

Следует ли использовать авансы сотрудников?

Как работодатель, вы по закону обязаны возмещать расходы сотрудников, понесенные вашими сотрудниками на местах. Сюда входят расходы на проезд, проживание, питание и другие связанные с бизнесом расходы.

Часто сотрудники оплачивают эти расходы собственными деньгами. Но , когда речь идет о больших и повторяющихся суммах, авансы могут быть решением, которое вам нужно .

Например, длительные зарубежные командировки могут привести к увеличению расходов, которые ваши сотрудники не всегда могут покрыть из собственного кармана.Для некоторых членов команды полная неделя (или больше) еды и путешествий может оказаться слишком большой нагрузкой.

Вам также может потребоваться выплата аванса, если расходы несоразмерны заработной плате сотрудника. Рассмотрим этот сценарий:

Продавец с ежемесячной зарплатой в 1200 фунтов стерлингов нетто, который несет расходы на сумму 300 фунтов стерлингов каждый месяц, тратит четверть своего заработка s на затраты на работу .

Такой уровень оплаты явно несправедлив по отношению к работнику, и, вероятно, лучше всего будет выплачивать аванс.

Регулярные авансы против единовременных расходов

Периодический аванс означает, что конкретный бюджет устанавливается заранее и ежемесячно выделяется сотрудникам для покрытия их расходов. Как в интересах денежного потока, так и для бюджета сотрудника. Вам нужно будет прийти к точной оценке суммы, необходимой каждый месяц с сотрудником.

Об этом авансе часто принимают решение, когда сотрудник впервые выходит на борт, особенно для ролей, связанных с частыми и / или длительными командировками.Сотрудник заполняет ежемесячный отчет о расходах, чтобы потребовать полного возмещения. Кроме того, работник обязан возместить сумму в случае ухода из компании.

Другое доступное решение — разовое продвижение. В этом случае аванс переводится непосредственно на личный банковский счет сотрудника в зависимости от предполагаемой суммы, которая им понадобится.

Сотрудник представляет отчеты о расходах и подтверждения оплаты, чтобы потребовать возмещения. Если расходы превышают расчетную цифру, разница возмещается.

Как вы можете ограничить потребность в авансах?

Поскольку расходы на сотрудников могут возрасти, очень важно отслеживать расходы, чтобы контролировать денежный поток. Даже если вам не всегда удастся избежать достижений, есть несколько простых способов свести количество таких экземпляров к минимуму

Решение № 1: Одолжите кредитную карту компании

Мы не самые большие поклонники классических корпоративных кредитных карт. С практической точки зрения ими нелегко управлять. Кто получит? Вы хоть знаете, где сейчас карточка компании?

Они также представляют собой довольно значительный риск мошенничества. А с высоким кредитным лимитом выдавать их в долг сотрудникам может быть рискованно.

Кроме того, вам нужно проявлять настойчивость в сборе всех доказательств покупки.

Несмотря на все это, карточка компании остается «классическим» способом оплаты компанией расходов. Большинство компаний используют их, и по большей части они служат своей цели.

Решение № 2: Создание учетных записей у определенных поставщиков

Если вы постоянно покупаете товары у одних и тех же поставщиков (включая отели и компании, занимающиеся авиаперевозками), может быть проще создать учетную запись компании.Как объясняет Лия Дэвис для Abdo, Eick & Meyers:

«Это может помочь сократить выплаты сотрудникам и упростить повторные расходы. Хотя сотрудники по-прежнему должны сдавать квитанции и документацию (т. Е. Обосновывать свои расходы), это избавляет от необходимости выписывать чеки сотрудников и / или получать избыточные авансовые платежи. . »

Решение № 3: Предоставление отсроченных кредитных карт

Эти карты дебетуют счет сотрудника в период от 30 до 90 дней после совершения платежа.Основным преимуществом для сотрудника является то, что ему могут быть возмещены расходы (при условии, что он вовремя представит отчет о расходах) до того, как сумма будет снята с его счета.

Однако этот вариант представляет собой значительную стоимость для стартапа или малого и среднего бизнеса , так как минимальная годовая плата составляет 100 евро по карте. Кроме того, обработка заявлений о расходах требует больших затрат времени для сотрудников и бухгалтерии.

Обработка среднего отчета о расходах занимает 50 минут.Что не кажется ошеломляющим, пока ваша финансовая команда из одного человека не наберет 30 человек, над которыми нужно работать.

Решение № 4: Используйте карты предоплаты

Карта предоплаты работает так же, как и топливная карта. Карта «загружается» определенной суммой и используется как обычная дебетовая карта. Преимущество для сотрудников заключается в том, что им больше не нужно покрывать расходы собственными деньгами или заполнять претензии .

Все, что им нужно сделать, это заплатить своей картой предоплаты, сфотографировать квитанцию на свой мобильный телефон, и все готово и вычищено пылью.

Так как это предоставляет работодателям отчеты о расходах в режиме реального времени, преимущество для них состоит в том, что они могут принять необходимые меры предосторожности всего за несколько щелчков мышью, если возникнет какая-либо подозрительная деятельность. Работодатель устанавливает лимит на карту и может отслеживать платежи в режиме реального времени, что означает отсутствие неприятных сюрпризов.

Подробный журнал расходов со всеми соответствующими квитанциями также означает значительную экономию времени при ведении счетов.

«Благодаря картам предоплаты сотрудникам больше не нужно платить из собственного кармана.”

Выход за рамки авансов сотрудников
Несмотря на широкое распространение, авансы на расходы непрактичны и требуют от работодателей контроля бухгалтерской деятельности и создания эффективной системы обработки претензий по расходам.
Если вам нужно сэкономить время и лучше контролировать расходы сотрудников, тогда , выбирая предоплаченные кредитные карты, предлагает отслеживаемый метод оплаты , для которого вы можете установить лимит, одновременно упрощая процесс учета.
О компании Dime: Этикет отчета о расходах 101
Сдача отчетов о расходах занимает одно место с корневыми каналами в моей забавной шкале. Несмотря на то, что моя компания на законных основаниях должна мне приличную сумму денег, я почти всегда боялся, что мне придется подавать эти отчеты.
Это, вероятно, уходит корнями в мою первую работу после колледжа, когда я попросил своего босса дать совет о том, какие расходы подходят для предстоящей командировки. Она просто сказала: «Используйте здравый смысл.
Эм, спасибо. Учитывая, что я никогда не был в командировке, у меня было ощущение, что мое суждение, вероятно, отличается от ее.
Но, думаю, дело было именно в этом. Когда я стал менеджером и мои сотрудники задавали мне тот же вопрос, я обнаружил, что даю такой же расплывчатый ответ. Я хотел протестировать своих сотрудников, чтобы увидеть, как они ведут себя без присмотра — если они разойдутся с ума и потратят сотни долларов на выпивку, я могу усомниться в их навыках принятия решений (и да, я мог бы также пропустить их за продвижение по службе вместо человека, который разумно справился с задачей).
Мораль истории? Когда ваш начальник говорит: «Используйте здравый смысл», тратя цент компании, он имеет в виду именно это. То, как вы справляетесь с расходами, многое скажет о вас как о сотруднике, а также может повлиять на вашу репутацию перед начальником.
К счастью, за годы работы я разработал несколько уловок, и они пригодятся, чтобы держать себя в узде, когда я собираю квитанции.
Смотри и учись
Лучший способ оценить, сколько вам следует тратить, — это понаблюдать за своими более опытными коллегами.Скорее всего, вы будете есть, пить и оставаться в одних и тех же местах, поэтому у вас будет много шансов остановиться и сначала посмотреть, что они делают.
Вот пример. Когда вы и ваши коллеги отправляетесь на ужин, позвольте всем остальным делать заказы первыми и обратите внимание на стоимость каждого заказа. Когда подойдет ваша очередь, убедитесь, что ваш выбор самый дешевый или находится в том же диапазоне, что и заказы с более низкой ценой в группе. Нет, то, что ваш босс заказывает филе миньон, не обязательно означает, что вы должны следовать его примеру.Но когда все путешественники-ветераны заказывают салаты Кобб, следуйте их примеру, и ваш босс никогда не будет сомневаться в стоимости вашей еды.
А что, если в поездке больше никого не будет? Попробуйте заранее провести небольшое исследование. Спросите у других коллег, например: «Я еду в Чикаго, не могли бы вы порекомендовать несколько мест, где можно поесть?» Узнайте, где обычно бывает остальная часть команды, и у вас будет несколько мест, которые, как вы знаете, безопасно потратить.
Не жадничай
Это, вероятно, кажется очевидным, но я могу сказать вам по опыту, легко почувствовать, что вы можете немного пожить, когда ваш офис летает с вами, платит за ваш отель и отправляет вас в фантазию обеды с клиентами.И хотя вы можете видеть, как другие ваши люди живут этим, потому что они знают, что кто-то другой возьмет на себя счет, лучше по возможности свести ваши расходы к минимуму.
Практическое правило: если вы не хотите покупать его на свои деньги, не тратьте деньги. Бокал вина за ужином? Отлично. Бокал вина, плюс три коктейля, пара аппликаций и десерт? «Необходимость» в этом будет нелегко оправдать.
Не будь дешевым
Кажется разумным, что не стоит перерасходовать деньги компании, но как насчет менее дорогих товаров? Можете ли вы потратить на утренний латте и бублик, путешествуя по работе? Технически, конечно, вы можете попросить свою компанию возместить вам эти 4 доллара.67 вы заплатили за небольшой кофе и рогалик, но я гарантирую, что вы не выиграете ни одного балла, когда начальник увидит это в подробном отчете.
Например, у меня один служащий представил отчет о расходах на плату за парковку в размере 1 доллара со встречи с клиентами. Ты шутишь, что ли? Я вернул ей ее доллар, но с тех пор мне всегда казалось, что она пытается обокрасть компанию изо всех сил.
Да, ваша компания должна оплачивать разумные расходы, когда вы отсутствуете и представляете компанию, но из-за того, что ваши расходы уменьшаются, вы будете выглядеть непрофессиональным и незрелым, не говоря уже о скупости.Вот хороший пример: если это что-то, что вы обычно покупаете себе в обычный рабочий день, не тратьте на это (но сохраняйте квитанции, на случай, если начальник предложит заплатить и за мелочи).
Всегда спрашивать квитанции
В этом случае, помимо сохранения ваших расходов в разумных пределах, хранение квитанций — это самая важная вещь, о которой нужно помнить, когда вы находитесь на задании вне офиса. Я даже не могу сосчитать, сколько раз я заставлял сотрудников сдавать отчеты о расходах без каких-либо доказательств расходов.Независимо от того, насколько вы думаете, что начальник вам доверяет, он не может просто поверить вам на слово, когда вы потратили 256 долларов в последней командировке.
Когда я спросил одну сотрудницу, почему она не включила свои квитанции об относительно небольших расходах — которые я бы полностью одобрил — она призналась, что беспокоилась, что я могу не одобрить товар, поэтому она просто «забыла» попросить квитанция. Она была права: я этого не одобряла. Но не потому, что я возражал против покупки, а потому, что у меня не было доказательств того, что это действительно произошло.
Совет. Вытяните стационарный конверт из номера в отеле и храните его в сумочке или портфеле.Оберните кошелек большой резинкой, чтобы напоминать о том, что нужно попросить квитанцию, а затем бросьте квитанцию в конверт, как только получите его. И если в расходах есть что-то необычное, напишите это на обратной стороне, прежде чем отправлять.
У каждой компании и у каждого начальника свой подход к управлению расходами, а это значит, что не существует жесткого правила, применимого к каждой ситуации. Но придерживайтесь этих рекомендаций, и у вашего начальника никогда не будет причин подвергать сомнению ваше верное суждение .
Фото любезно предоставлено Брэдом Монтгомери.
Отчет о движении денежных средств: объяснение и пример
Отчет о движении денежных средств сообщает вам, сколько денежных средств поступает и уходит из вашего бизнеса за определенный период. Наряду с балансовыми отчетами и отчетами о прибылях и убытках, это одна из трех наиболее важных финансовых отчетов для управления бухгалтерским учетом вашего малого бизнеса и обеспечения того, чтобы у вас было достаточно денежных средств для продолжения работы.
Во-первых, давайте подробнее рассмотрим, что отчеты о движении денежных средств делают для вашего бизнеса и почему они так важны.Затем мы рассмотрим пример отчета о движении денежных средств и покажем вам, как создать свой собственный, используя шаблон.
Что такое отчет о движении денежных средств?
Отчет о движении денежных средств — это обычный финансовый отчет, в котором указывается, сколько денежных средств у вас имеется в наличии за определенный период.
Хотя отчеты о доходах отлично подходят для демонстрации того, сколько денег вы потратили и заработали, они не обязательно сообщают вам, сколько денег у вас есть под рукой за определенный период времени.
Если вы используете метод начисления, доходы и расходы регистрируются тогда, когда они заработаны или понесены, а не когда деньги фактически уходят или поступают на ваши банковские счета.(Метод учета наличных средств учитывает деньги только тогда, когда они у вас есть. Подробнее о системах учета по кассовому и методу начисления.)
Таким образом, даже если вы видите доход в своей декларации о доходах, возможно, у вас нет наличных денег от этого дохода. Отчет о движении денежных средств вносит корректировки в информацию, отраженную в вашем отчете о прибылях и убытках, поэтому вы видите свой чистый денежный поток — точную сумму денежных средств, которая у вас есть в наличии за этот период времени.
Например, амортизация записывается как ежемесячный расход.Однако вы уже заплатили наличными за амортизируемый актив; вы записываете его ежемесячно, чтобы увидеть, сколько вам стоит иметь актив каждый месяц в течение его срока полезного использования. Но наличные деньги не покидают ваш банковский счет буквально каждый месяц.
Отчет о движении денежных средств берет эти ежемесячные расходы и сторнирует их — так что вы видите, сколько денег у вас есть в действительности, а не сколько вы потратили теоретически.
Зачем нужны отчеты о движении денежных средств?
Пока вы используете учет по методу начисления, отчеты о движении денежных средств являются важной частью финансового анализа по трем причинам:
Показывают вашу ликвидность .Это означает, что вы точно знаете, какой у вас операционный денежный поток на случай, если вам понадобится его использовать. Итак, вы знаете, что можете себе позволить, а что нет.
Они показывают изменения в активах, обязательствах и собственном капитале в форме оттока денежных средств, притока денежных средств и удерживаемых денежных средств. Эти три категории составляют основу бухгалтерского учета вашего бизнеса. Вместе они образуют уравнение бухгалтерского учета, которое позволяет вам измерять вашу производительность.
Они позволяют прогнозировать будущие денежные потоки .Вы можете использовать отчеты о движении денежных средств для создания прогнозов движения денежных средств, чтобы вы могли спланировать, какой уровень ликвидности будет иметь ваш бизнес в будущем. Это важно для составления долгосрочных бизнес-планов.
Кроме того, если вы планируете получить ссуду или кредитную линию, для подачи заявки вам потребуются актуальные отчеты о движении денежных средств.
Отрицательный денежный поток против положительного денежного потока
Если в отчете о движении денежных средств внизу отображается отрицательное число, это означает, что вы потеряли денежные средства в течение отчетного периода — у вас отрицательный денежный поток.Важно помнить, что долгосрочный отрицательный денежный поток — это не всегда плохо. В некоторые месяцы вы можете тратить деньги, чтобы потом заработать, например, инвестируя в оборудование.
Если в нижней части выписки указано положительное число, у вас есть положительный денежный поток за месяц. Имейте в виду, что положительный денежный поток — не всегда хорошо в долгосрочной перспективе. Хотя сейчас это дает вам больше ликвидности, есть отрицательные причины, по которым у вас могут быть эти деньги, например, если вы взяли крупный заем для поддержки своего обанкротившегося бизнеса.Положительный денежный поток в целом не всегда бывает положительным.
Откуда берутся отчеты о движении денежных средств?
Если вы ведете бухгалтерский учет в Excel, вы можете рассчитывать отчеты о движении денежных средств каждый месяц на основе информации из отчетов о прибылях и убытках и балансовых отчетов. Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, оно может создавать отчеты о движении денежных средств на основе информации, которую вы уже ввели в главную книгу.
Имейте в виду, что при использовании обоих этих методов отчет о движении денежных средств будет точным только в том случае, если остальная часть вашей бухгалтерской отчетности также будет точной.Самый верный способ узнать, сколько у вас оборотных средств, — это нанять бухгалтера. Они позаботятся о том, чтобы все складывалось, поэтому отчет о движении денежных средств всегда дает вам точное представление о финансовом состоянии вашей компании.
Как Bench может помочь
С Bench вы можете видеть, на что ваши деньги, в удобных для чтения отчетах. Бухгалтеры-бухгалтера собирают всю информацию о вашем счете, транзакциях и деньгах в одном месте и завершают вашу ежемесячную бухгалтерию за вас. Больше не нужно переключаться между приложениями для отслеживания финансовых показателей вашего бизнеса.
Используйте ежемесячный отчет о доходах, баланс и визуальные отчеты, чтобы быстро получить доступ к данным, необходимым для развития вашего бизнеса. Тратьте меньше времени на размышления о том, как обстоят дела у вашего бизнеса, и больше времени на принятие решений, основанных на кристально чистой финансовой информации. Начните с бесплатного месяца бухгалтерского учета финансовой отчетности.
Отчетность о движении денежных средств прямым и косвенным методами
Чтобы рассчитать денежный поток вашей компании, вы можете выбрать один из двух путей: прямой метод и косвенный метод.Хотя общепринятые принципы бухгалтерского учета (ОПБУ США) одобряют и то, и другое, малые предприятия обычно предпочитают косвенный метод.
Прямой метод расчета денежного потока
Используя прямой метод, вы ведете учет денежных средств, когда они поступают и покидают ваш бизнес, а затем используете эту информацию в конце месяца для подготовки отчета о движении денежных средств.
Прямой метод требует больше усилий и организации, чем косвенный метод — вам необходимо производить и отслеживать денежные поступления для каждой операции с наличными.По этой причине малые предприятия обычно предпочитают косвенный метод.
Также стоит упомянуть: даже если вы регистрируете денежные потоки в реальном времени с помощью прямого метода, вам также потребуется использовать косвенный метод для сверки отчета о движении денежных средств с отчетом о прибылях и убытках. Таким образом, обычно можно ожидать, что прямой метод займет больше времени, чем косвенный.
Косвенный метод расчета денежного потока
При использовании косвенного метода вы просматриваете операции, записанные в отчете о прибылях и убытках, а затем сторнируете некоторые из них, чтобы увидеть свой оборотный капитал.Вы выборочно просматриваете отчет о прибылях и убытках, чтобы исключить транзакции, по которым не отражается движение денежных средств.
Поскольку это проще прямого метода, многие предприятия малого бизнеса предпочитают этот подход. Кроме того, при использовании косвенного метода вам не нужно возвращаться и согласовывать свои утверждения с прямым методом.
В приведенных ниже примерах мы будем использовать косвенный метод расчета денежного потока.
Как отчет о движении денежных средств работает с отчетом о прибылях и убытках и балансом
Вы используете информацию из отчета о прибылях и убытках и баланса для создания отчета о движении денежных средств.Отчет о прибылях и убытках позволяет узнать, как деньги поступали и уходили из вашего бизнеса, а баланс показывает, как эти операции влияют на различные счета, такие как дебиторская задолженность, товарно-материальные запасы и кредиторская задолженность.
Итак, процесс составления финансовой отчетности для вашего бизнеса выглядит так:
Отчет о прибылях и убытках + бухгалтерский баланс = Отчет о движении денежных средств
Пример отчета о движении денежных средств
Теперь, когда мы получили представление о том, что делает отчет о движении денежных средств и в целом, как он создается, давайте рассмотрим пример.
Здесь достаточно распаковать. Но вот что вам нужно знать, чтобы получить приблизительное представление о том, что делает этот отчет о движении денежных средств.
Суммы красных долларов уменьшаются наличными. Например, когда мы видим (30 000 долларов) рядом с надписью «Увеличение запасов», это означает, что в балансе запасы увеличились на 30 000 долларов. Мы купили товарно-материальных ценностей на сумму 30 000 долларов, поэтому остаток денежных средств уменьшился на эту сумму.
Суммы черного доллара увеличиваются наличными.Например, если рядом с надписью «Амортизация» мы видим 20 000 долларов, это означает, что 20 000 долларов — это расходы в отчете о прибылях и убытках, но амортизация на самом деле не уменьшает денежные средства. Итак, мы добавляем его обратно к чистой прибыли.
Вы также заметите, что отчет о движении денежных средств разбит на три раздела: «Денежный поток от операционной деятельности», «Денежный поток от инвестиционной деятельности» и «Денежный поток от финансовой деятельности». Давайте посмотрим, что делает каждый раздел отчета о движении денежных средств.
Три раздела отчета о движении денежных средств
Эти три раздела отчета о движении денежных средств определяют различные способы поступления и вывода денежных средств в ваш бизнес.
Денежный поток от операционной деятельности — это денежные средства, заработанные или потраченные в ходе обычной деловой активности — основного способа зарабатывания денег вашим бизнесом путем продажи продуктов или услуг.
Денежный поток от инвестиционной деятельности — это денежные средства, полученные или потраченные в результате инвестиций вашей компании, таких как покупка оборудования или инвестирование в другие компании.
Денежный поток от финансовой деятельности — это денежные средства, заработанные или потраченные в ходе финансирования вашей компании с помощью ссуд, кредитных линий или собственного капитала.
Используя приведенный выше пример отчета о движении денежных средств, мы подробнее рассмотрим, что делает каждый раздел и что он означает для вашего бизнеса.
Денежный поток от операционной деятельности
Для большинства малых предприятий операционная деятельность будет включать большую часть вашего денежного потока. Это потому, что операционная деятельность — это то, что вы делаете для получения дохода. Если вы управляете пиццерией, это деньги, которые вы тратите на ингредиенты и труд, и деньги, которые вы зарабатываете от продажи пирогов. Если вы зарегистрированный массажист, то в разделе «Операционная деятельность» вы видите свои деньги, заработанные на сеансах массажа, и деньги, которые вы потратили на аренду и коммунальные услуги.
Денежный поток от операционной деятельности в нашем примере
Еще раз взглянув на этот раздел, давайте разберем его построчно.
Чистая прибыль — общая сумма доходов за месяц после вычета расходов. Мы получаем это из отчета о прибылях и убытках.
Амортизация отражается в отчете о прибылях и убытках как расход в размере 20 000 долларов США. Здесь он указан как доход. Поскольку на самом деле наличные деньги не вышли из наших рук, мы добавляем эти 20 000 долларов в наличные деньги.
Увеличение кредиторской задолженности отражено в отчете о прибылях и убытках как расход в размере 10 000 долларов США. Это деньги, которые мы должны — в данном случае, допустим, мы платим подрядчикам за строительство нового загона для коз. Поскольку мы должны деньги, но фактически не выплатили их, мы добавляем эту сумму обратно к наличным деньгам.
Увеличение дебиторской задолженности отражено как рост дебиторской задолженности на 20 000 долларов в отчете о прибылях и убытках. Это деньги, которые мы взимаем с клиентов, но на самом деле нам еще не заплатили.Несмотря на то, что деньги, которые мы взимаем, являются активом, это не холодные наличные. Итак, мы вычитаем эти 20 000 долларов из кассовой наличности.
Увеличение запасов отражено в балансе как рост запасов на 30 000 долларов. Это означает, что мы заплатили 30 000 долларов наличными, чтобы получить инвентарь на 30 000 долларов. Запасы — это не актив, но и не наличные — мы не можем их потратить. Таким образом, мы вычитаем 30 000 долларов из кассы.
Чистые денежные средства от операционной деятельности после внесения всех вышеуказанных изменений составляют 40 000 долларов.
Это означает, что даже несмотря на то, что наш бизнес заработал 60 000 долларов в октябре (как указано в нашем отчете о прибылях и убытках), мы фактически получили только 40 000 долларов наличными от операционной деятельности.
Денежный поток от инвестиционной деятельности
В этом разделе рассматриваются инвестиции, сделанные вашей компанией в приобретение оборудования, недвижимости, земли или легко ликвидируемых финансовых продуктов, называемых «эквивалентами денежных средств». Когда вы тратите деньги на инвестиции, эти деньги конвертируются в актив равной стоимости.
Если вы покупаете газонокосилку за 10 000 долларов для своей ландшафтной компании, вы теряете 10 000 долларов наличными и получаете газонокосилку за 10 000 долларов. Если вы покупаете торговую площадь за 140 000 долларов, вы теряете 140 000 долларов наличными и получаете торговую площадь за 140 000 долларов.
В разделе «Денежный поток от инвестиционной деятельности» мы сторнируем эти инвестиции, удаляя наличные деньги. У них есть денежная ценность, но они не то же самое, что наличные деньги, и единственный актив, в котором мы заинтересованы в этом контексте, — это валюта.
Для малого бизнеса денежный поток от инвестиционной деятельности обычно не составляет большую часть денежного потока вашей компании.Но это еще нужно согласовать, так как это влияет на ваш оборотный капитал.
Денежный поток от инвестиционной деятельности в нашем примере
Приобретение оборудования отражено в нашем отчете о прибылях и убытках как новый актив в размере 5000 долларов США. Это актив, а не денежные средства, поэтому, имея в отчете о движении денежных средств (5000 долларов США), мы вычитаем 5000 долларов США из наличных денежных средств.
Денежный поток от финансовой деятельности
В этом разделе рассматриваются доходы или активы, потраченные на финансовую деятельность.Когда вы выплачиваете часть ссуды или кредитной линии, деньги покидают ваши банковские счета. Когда вы используете свою кредитную линию, получаете ссуду или привлекаете нового инвестора, вы получаете наличные на свои счета.
Денежный поток от финансовой деятельности в нашем примере
Векселя к оплате отражены в балансе как обязательство на сумму 7 500 долларов США. Поскольку мы получили поступления от ссуды, мы регистрируем их как увеличение кассовой наличности на 7500 долларов.
Денежный поток за месяц
Внизу отчета о движении денежных средств мы видим наш общий денежный поток за месяц: 42 500 долларов США.
Несмотря на то, что наша чистая прибыль, указанная в верхней части отчета о движении денежных средств (и взятая из нашего отчета о прибылях и убытках), составляла 60 000 долларов, мы получили только 42 500 долларов.
Это 42 500 долларов, которые мы можем потратить прямо сейчас, если потребуется. Если бы мы посмотрели только на нашу чистую прибыль, мы могли бы подумать, что у нас есть 60 000 долларов наличными. В этом случае мы не могли бы точно знать, с чем нам пришлось работать, и рисковали бы перерасходовать средства, составить неправильный бюджет или неверно представить нашу ликвидность кредитным специалистам или деловым партнерам.
Использование шаблона отчета о движении денежных средств
Ведете ли вы собственную бухгалтерию с помощью таблиц? В этом случае использование шаблона отчета о движении денежных средств сэкономит ваше время и силы.
Наш бесплатный шаблон отчета о движении денежных средств легко загрузить и использовать.
Как отследить денежный поток косвенным методом
Четыре простых правила, которые следует помнить при создании отчета о движении денежных средств:
Операции, показывающие увеличение активов, приводят к уменьшению денежного потока.
Операции, показывающие уменьшение активов, приводят к увеличению денежного потока.
Операции, показывающие увеличение обязательств, приводят к увеличению денежного потока.
Операции, показывающие уменьшение обязательств, приводят к уменьшению денежного потока.
Если вы уже просмотрели приведенный выше пример отчета и чувствуете, что довольно хорошо разбираетесь в том, как создать отчет о движении денежных средств, продолжайте экспериментировать с нашими бесплатными шаблонами отчета о доходах и шаблоном бесплатного движения денежных средств.
Но если вы хотите получить более четкое представление о том, как все это работает, этот быстрый пример должен помочь.
Создание отчета о движении денежных средств из отчета о прибылях и убытках и баланса
Допустим, мы составляем отчет о движении денежных средств для магазина Greg’s Popsicle Stand за июль 2019 года.
Наш отчет о прибылях и убытках выглядит следующим образом:
Примечание. Для простоты в этом примере не указан подоходный налог.
А наш баланс выглядит так:
Помните четыре правила преобразования информации из отчета о прибылях и убытках в отчет о движении денежных средств? Давайте воспользуемся ими для создания нашего отчета о движении денежных средств.
Наша чистая прибыль за месяц, указанная в отчете о прибылях и убытках, составляет 3500 долларов — это остается неизменным, поскольку это общая сумма, а не конкретный счет.
Поступления в кассу
Амортизация включена в расходы за месяц, но фактически не повлияла на денежные средства, поэтому мы добавляем их обратно в денежные средства.
Кредиторская задолженность увеличилась на 5 500 долларов США. Это пассив в балансе, но на самом деле денежные средства не были выплачены по этим расходам, поэтому мы также добавляем их обратно в наличные.
Уменьшается до наличных денег
Дебиторская задолженность увеличилась на 4 000 долларов США. Это актив, зарегистрированный в балансе, но на самом деле мы не получили наличные, поэтому мы изымаем их из кассы.
Наш чистый денежный поток от операционной деятельности составляет 5 500 долларов США.
Денежный поток от инвестиционной деятельности
Грег приобрел оборудование на 5000 долларов в течение этого отчетного периода, поэтому он потратил 5000 долларов наличными на инвестиционную деятельность.
Денежный поток от финансовой деятельности
Грег не вкладывал никаких дополнительных денег в бизнес, не брал новый заем или не производил денежные выплаты в счет существующей задолженности в течение этого отчетного периода, поэтому денежных потоков от финансовой деятельности нет.
Денежный поток за месяц, заканчивающийся 31 июля 2019 года, составляет 500 долларов, если мы просчитаем все цифры. Грег начал отчетный период с 5 500 долларов наличными. После учета всех добавлений и вычитаний денежных средств у него остается 6000 долларов на конец периода.
–
Отчеты о движении денежных средств являются мощными финансовыми отчетами, если они используются вместе с отчетами о прибылях и убытках и балансами. Посмотрите, как работают вместе все три финансовых отчета.
Возврат денежных средств, возврат доходов и кредитовые авизо — Финансы и бухгалтерский учет
Заявление директивы
Департаменты должны гарантировать, что денежные средства, полученные от поставщиков в виде денежных возмещений по расходам, выручки или кредитовых авизо, обрабатываются правильно.
Причина принятия Директивы
Важно проводить различие между тремя, чтобы гарантировать соблюдение надлежащих процедур и точный учет денежных средств.
Кто должен соблюдать?
Все факультеты университета.
Возврат денежных средств
Денежные возмещения расходов включают возмещения, возмещения расходов, скидки и возвращенные денежные средства от поставщика. Они всегда относятся к расходам, оплаченным Университетом, и должны быть возвращены в ChartField происхождения.
Заполните форму возврата денежных средств
Запишите депозит в myUFL, следуя инструкциям в UF HR Toolkit — Обработка возврата денежных средств
Свяжитесь с отделом банковских услуг и торговли (352) 392-9057 с любыми вопросами о возврате денежных средств.
Возврат выручки
Возврат доходов — это возврат ранее учтенной выручки государственному учреждению, возврат сборов или сборов и т. Д.
Обработайте возврат выручки с помощью единовременного платежа поставщику в myUFMarketplace.
Кредитовое авизо
Кредитовое авизо — это тип транзакции с поставщиком, при которой Университет получает от поставщика кредит с инструкцией по обработке в качестве сокращения будущих платежей. Они часто необходимы для учета возвращенных поставщику товаров.
Кредитовый счет введен в myUFMarketplace с отрицательной суммой
Если кредит предназначен для оплаты по заказу на закупку (ЗП), те же процедуры, которые использовались для оплаты исходного счета (сопоставленного с ЗП — следуйте инструкциям в UF HR Toolkit — Создание счета из заказа на закупку — это восстановит этот остаток возвращается в ЗП.После того, как счет будет введен в myUF Marketplace и одобрен, кредит будет зачислен на счет других счетов, подлежащих оплате поставщику
Последняя редакция
30.04.2021: проверенные материалы
UF HR Toolkit — Создание счета-фактуры из заказа на поставку
UF HR Toolkit — Создание счета-фактуры без заказа на закупку
UF HR Toolkit — Записи в журнале
UF HR Toolkit — Обработка возврата денежных средств
Выплаты: (352) 392-1241
Общий бухгалтерский учет и финансовая отчетность: (352) 392-1326
Банковские и торговые услуги: (352) 392-9057
Остались вопросы?
.