|
{{#SHOW_DISCOUNT_PRICE}} {{{SUM_FULL_PRICE_FORMATED}}} {{/SHOW_DISCOUNT_PRICE}} {{{SUM_PRICE_FORMATED}}} {{#SHOW_DISCOUNT_PRICE}} Экономия {{{SUM_DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}} {{/SHOW_DISCOUNT_PRICE}} {{#SHOW_LOADING}} {{/SHOW_LOADING}} |
{{#SHOW_LOADING}} {{/SHOW_LOADING}} |
|
{{#SHOW_DISCOUNT_PRICE}} {{{SUM_FULL_PRICE_FORMATED}}} {{/SHOW_DISCOUNT_PRICE}} {{{SUM_PRICE_FORMATED}}} {{#SHOW_DISCOUNT_PRICE}} Экономия {{{SUM_DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}} {{/SHOW_DISCOUNT_PRICE}} {{#SHOW_LOADING}} {{/SHOW_LOADING}} |
{{#SHOW_LOADING}} {{/SHOW_LOADING}} |
SHOW_PRICE_FOR}}
{{MEASURE_TEXT}}
{{/SHOW_PRICE_FOR}}Как заполнить трудовую книжку в первый раз
Содержание статьи
- 1 Что поменялось в порядке заполнения
- 2 Как заполнить трудовую книжку впервые
- 2.
1 Внесение изменений в титульный лист - 2.2 Заполнение «Сведений о работе»
- 2.3 Корректировка «Сведений о работе»
- 2.4 Кто вносит исправления?
- 2.
- 3 Дубликат трудовой книжки
- 3.1 Утрата документа
- 3.2 Недействительная запись
- 3.3 Неудовлетворительное состояние трудовой
Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает стаж и трудовую деятельность человека. В соответствии с существующими нормами законодательства, работодатель должен заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, который работал в организации более пяти дней, если для этого сотрудника работа в компании является основной. Работник при трудоустройстве должен предъявить такую книжку работодателю, а ответственное лицо должно точно знать, как заполнить трудовую книжку первый раз.
В том случае, если работник собирается сотрудничать на условиях совместительства либо устраивается в первый раз, работодатель должен оформить для него трудовую книжку.
Это положение закреплено в 65 статье Трудового кодекса Российской Федерации. Форма и правила ведения трудовой книжки закреплены Постановлением Правительства РФ номер 225 «О трудовых книжках», а правила заполнения были описаны в постановлении Министерства труда России под номером 69. Эти законодательные акты являются основанием для получения и ведения трудовых книжек гражданами Российской Федерации. Несоответствие всем требованиям, изложенным в законодательстве, может послужить причиной ликвидации стажа или некоторых других неприятностей.
Особенностью трудовой книжки является не только то, что она выступает в качестве удостоверения места работы человека и его рабочего стажа. Трудовая книжка может понадобиться и в некоторых других случаях, таких как получение кредита в банке. Такая ситуация не требует от человека наличия оригинала трудовой книжки, но сделанная копия должна соответствовать всем требованиям действующего законодательства. Каждый банк имеет свои особенности и требования, а получение образца будет гарантировать соответствие им всем и сэкономит не только время, но и силы.
Что поменялось в порядке заполнения
Постановлением «Об утверждении Инструкций по заполнению трудовой книжки», утвержденным Министерством социального развития и труда Российской Федерации, были изменены правила заполнения трудовых книжек, появился новый Трудовой кодекс. В связи с этим возникла необходимость заменить не только инструкции по заполнению трудовой книжки работника, но и форму книги по учету вкладышей в трудовые книжки и специальных бланков.
Минтруда утверждает, что кадровиков значительные изменения не коснулись, поскольку в основе нового постановления находились положения, утвержденные правительством в предыдущих инструкциях. Документ, подтверждающий трудовую деятельность граждан, то есть трудовая книжка, состоит из прежних основных разделов и заполняется на основании официальных документов, принятых государством. Правда, эти изменения относятся не только к работникам кадровых отделов, но и ко всем людям, которые уходят на пенсию, меняют место работы либо же начинают свою трудовую деятельность.
В таких случаях стоит внимательно вчитываться в некоторые положения, чтобы не попасть впросак.
Как заполнить трудовую книжку впервые
Согласно новым требованиям, во время добавления информации в трудовую книжку запрещено использовать любые сокращения. Ведение записей должно происходить подробно. Причем следить за этими записями обязан не только работник кадрового отдела организации-работодателя, но и непосредственно владелец трудовой книжки. Запрещено сокращать такие слова, как «приказ», «распоряжение», «переведен» и им подобные.
Правильное заполнение трудовой в первую очередь в интересах владельца этого документа. Поэтому, чтобы не иметь неприятностей в дальнейшем, стоит следить за всеми вносимыми в книжку записями. Правила оформления титульной страницы, а также внесения изменений в этот раздел регламентируются второй частью инструкции по заполнению данного документа. Как правило, здесь вопросы у сотрудников кадровой службы возникают крайне редко. При первом заполнении нужно внести такие сведения:
- фамилию, имя и отчество владельца книжки,
- дату рождения,
- образование,
- профессию и специальность.
После внесения всех этих данных на титульном листе нужно поставить печать организации и подпись работника кадрового отдела, который оформлял данную трудовую книжку. Кроме всего прочего, здесь нужно будет поставить подпись самому ее владельцу. Как видно, это не очень сложно, но все же иногда у новых сотрудников возникают проблемы с заполнением.
Чтобы без проблем заполнить трудовую книжку первый раз, нужно знать, что вписать в графу «Профессия и специальность».
Многие кадровики и бухгалтеры требуют вводить как профессию, так и специальность человека. Но ведь в дипломе, полученном в высших учебных заведениях, в основном указывается только специальность либо профессия. Кроме всего прочего, в дипломе указывается квалификация будущего работника, которую нет необходимости вносить в трудовую книжку.
В этой графе также не нужно указывать должность, на которую устраивается человек. О том, какую информацию вносить в графу «Профессия и специальность», лучше посоветоваться с кадровыми работниками или бухгалтерами из компании, куда человек устраивается на работу.
Внесение изменений в титульный лист
За то время, пока человек будет работать в организации, у него могут поменяться активные данные, которые отображены в трудовой книжке. Он может получить другое образование, изменить фамилию или перейти на новую профессию. Отражение изменений в трудовой книжке также требует выполнения определенной последовательности действий. Чтобы изменить дату рождения, фамилию, имя или отчество, нужно выполнить простой алгоритм. Старые данные зачеркиваются одинарной чертой, а новые вписываются рядом. Этого требует пункт 2.3 Инструкции, в которой описана процедура заполнения трудовой книжки.
Естественно, стоит помнить, что изменения в трудовую книжку могут вноситься только на основании определенных документов, к которым относятся:
- свидетельство о рождении;
- свидетельство о расторжении брака;
- паспорт;
- свидетельство о браке;
- свидетельство об изменении имени, отчества или фамилии и т.д.
Для подтверждения достоверности внесенных данных необходимо на внутренней стороне обложки указать ссылку на дату и номер документа, который послужил основанием для изменений.
Такая ссылка заверяется подписью сотрудника кадрового отдела или специального уполномоченного лица. Также здесь должна стоять печать кадровой службы предприятия или общая организации. Как и в любом другом документе, она служит гарантией достоверности информации.
Информация о получении нового образования или профессии вносится посредством дополнения существующей информации или же заполнения соответствующих пустых строк без зачеркивания устаревшей информации. Стоит заметить, что в инструкции не имеется никаких заметок относительно указания ссылки на документ, подтверждающий получение нового образования.
Заполнение «Сведений о работе»
Внесение информации в раздел «Сведения о работе» может вызвать серьезные проблемы. Для того чтобы исключить возникновение любых неприятностей, нужно делать все в соответствии с инструкциями. Для этого в графе под номером три этого раздела в виде заголовка нужно указать наименование работодателя. В том случае, если это частный предприниматель, указывать нужно его фамилию, имя и отчество.
Если же есть учредительный документ, тогда нужно указать полное и сокращенное название организации. Допускается использование штампа организации с полным и сокращенным его наименованием при заполнении данной графы.
В статье 20 Трудового кодекса РФ сказано, что работодателем – юридическим лицом – не может быть структурное подразделение организации, то есть представительство или филиал. Если же человек устраивается на работу в филиал, тогда сведения о месте его работы должны включаться в трудовой договор. Именно поэтому в трудовой книжке нужно указывать информацию о наименовании организации, а представительство или филиал вносят в запись о приеме на работу.
В первой графе на следующей строке ставят порядковый номер записи, а в следующей – дату трудоустройства. Третья графа содержит в себе информацию о принятии человека на работу или назначении его в какое-то структурное подразделение организации. Здесь указывается конкретное наименование должности, на которую принимают человека, его профессия, специальность и наименование подразделения.
В графу 4 нужно занести номер и дату соответствующего распоряжения или приказа, которые подтверждают принятие сотрудника на работу.
Корректировка «Сведений о работе»
Все бухгалтеры и кадровики знают, что неправильная запись в трудовой книжке может быть без труда исправлена. Но нужно знать, как это делать, в противном случае трудовую книжку можно испортить, а значит, и стаж будет аннулирован. Практика показывает, что ошибки у людей, осуществляющих заполнение трудовой книжки первый раз, чаще всего встречаются именно в разделе «Сведения о работе».
Правила, описанные в инструкции, гласят о том, что неправильные записи нельзя зачеркивать ни в коем случае. Для исправления неверной информации должна производиться новая запись, которой присваивается следующий порядковый номер. Во второй графе указывается дата правильной записи. В третью графу необходимо внести замечание о признании записи недействительной, с указанием ее номера, тогда как в 4 графе дублируется дата и номер приказа или прочих решений работодателя.
Кто вносит исправления?
В 27 пункте Правил заполнения трудовой говорится: исправления в трудовую книжку должны вноситься тем работодателем, которым была допущена ошибка. Но новый работодатель имеет полное право внести исправления в трудовую на основании документов предыдущей организации. Среди таких документов стоит выделить копии приказов об увольнении и приеме человека на работу.
Неприятности могут возникнуть у человека, если организация, допустившая ошибку, была либо ликвидирована, либо реорганизована. Решение данной проблемы содержится в 28 пункте Правил. В случае, если речь идет об организации, исправления вносятся правопреемником, а если организация была ликвидирована, – то новым работодателем на основании соответствующих документов.
Последним, достаточно важным моментом при заполнении раздела «Сведения о работе» является особенность записей об увольнении. Когда человек увольняется с места работы, все записи, которые были внесены в трудовую книжку за период его работы, должны быть заверены подписью работодателя, его печатью и подписью владельца трудовой книжки.
В некоторых случаях подпись со стороны работодателя может ставить специально уполномоченное лицо. Подпись работника может находиться возле подписи работодателя или же переноситься на следующую строку.
Дубликат трудовой книжки
Согласно установленным инструкциям и правилам, дубликат трудовой книжки может делаться в трех случаях.
Утрата документа
Первый предполагает утрату трудовой книжки работником. Такой вариант развития событий может иметь достаточно плачевные последствия, особенно если речь идет о сотруднике, который впервые устроился на работу. Это может стать причиной неприятностей даже у многих опытных работников.
Согласно 31 пункту Правил, если работник потерял свою трудовую книжку, он немедленно сообщает об этом работодателю. Делается это по месту работы в форме письменного заявления. Что касается работодателя, то в его обязанности входит выдача дубликата не позднее 15 рабочих дней после получения соответствующей заявки. Оформление дубликата производится в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек.
То есть в него вносят все сведения, подтвержденные документами, а также информацию о непрерывном стаже работы до того, как человек поступил в организацию. Кроме этого, работодатель обязан внести записи относительно работы и наград на последнем месте.
Для начала записывают суммарный стаж работы. Сюда входит сумма лет, месяцев и дней работы человека без уточнения должностей, названия организации и периодов работы. После этого стаж работы должен быть расшифрован по отдельным периодам. Соответственно, в графу 2 вносят дату приема на работу, в третью графу – наименование организации, в которой сотрудник работал, его профессию и специальность, а в графе 4 – номер, дату и название документа, на основании которого человек был принят на работу. Если документы, которые послужили основанием внесения записей в трудовую книжку, не располагают полными сведениями о прошлой работе, то в дубликате трудовой вносятся лишь подтвержденные данные.
Недействительная запись
Вторая ситуация, когда работник имеет право получить дубликат своей трудовой книжки, предполагает наличие в документе записи о переводе на другую работу, которая была признана недействительной.
В таком случае работник должен подать соответствующее письменное заявление работодателю. Затем он получает дубликат трудовой книжки, в которой последовательно перечисляются все записи, за исключением недействительной.
Неудовлетворительное состояние трудовой
Последний случай – когда трудовая книжка просто пришла в негодность – обгорела, порвалась и т.д. Порядок выдачи трудовой книжки в таком случае мало чем отличается от ситуации, когда она была признана недействительной. То есть сотрудник пишет соответствующее заявление, после чего получает от работодателя дубликат своей трудовой книжки со всеми действительными записями.
Трудовые книжки | Юридическая фирма De Facto
Трудовая книжка является лицом работника. В ней описан опыт работы, можно проследить путь по карьерной лестнице и трудовые перерывы. Как правильно заполнять трудовую книжку? Что делать в случае утери трудовой книги? Как восстановить трудовую деятельность и какими документами подтверждается трудовой стаж?
Обязаны ли работник или работодатель вести трудовую книжку?
В соответствии с пунктом 1 статьи 35 Трудового кодекса Республики Казахстан трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника.
Работодатель обязан внести в трудовую книжку работника соответствующие записи о трудовой деятельности в организации только при ее наличии.
Законом не установлена обязанность работника или работодателя вести трудовую книжку, однако если Вы принесете работодателю трудовую книжку и потребуете ее заполнения, он обязан трудовую книжку завести и производить в ней записи о Вашей работе.
Заполнение трудовой книжки
Работа с трудовыми книжками регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан от 14.10.2011 года №1167 (далее Правила).
В соответствии с пунктом 13 Правил все записи в трудовой книжке о приеме на работу, о прекращении трудового договора, переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и должны соответствовать его тексту.
Для ведения записей в трудовую книжку работодатель дает полномочия должностному лицу.
В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 22 ноября 2002 года №273-п, работу по выдаче справок, настоящей и прошлой трудовой деятельности работника, соблюдение правил заполнения и хранения трудовых книжек осуществляют начальник отдела кадров или специалист по кадрам.
При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня прекращения трудового договора.
В соответствии со статьей 8 Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан», языком работы и делопроизводства государственных органов, организаций и органов местного самоуправления Республики Казахстан является государственный язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык. Таким образом трудовая книжка может быть заполнена и на государственном, и на на русском языках.
Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам.
При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Трудовые книжки, не полученные работниками при прекращении трудового договора либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению работодателем.
Сведения, вносимые трудовую книжку
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
Сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность
Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации по просьбе работника впервые приступившего к работе.Фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.
Образование, профессия и специальность указываются на основании подтверждающих документов о полученном образовании.
Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора
В раздел «Сведения о работе» отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя.Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся на основании трудового договора, акта работодателя, штатного расписания организации. Если за время работы работника изменится наименование юридического лица, то в графе 3 отдельной строкой производится соответствующая запись, а в графе 4 указывается основание изменения наименования (дата и номер свидетельства о регистрации или перерегистрации юридического лица).
Сведения о награждениях и поощрениях
В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения:
- о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;
- о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами;
- о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.
Записи о применении дисциплинарных взысканиях в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.
Изменение и исправления записей в трудовой книжке
Согласно пункту 14 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись. Если юридическое лицо (работодатель), внесшее неправильную или неточную запись реорганизовано, исправления вносятся его правопреемником.
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы.
ПРИМЕР
Фамилия изменена на «(указать новую фамилию)» на основании свидетельства о браке (расторжении брака) серия №_________, выданного _______________
Наименование должности должностного лица, личная подпись, печать, дата.
При изменении сведений о работе изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей, в следующем порядке: после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 производится следующая запись: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то должности» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись о прекращении трудового договора и переводе на другую работу в случае незаконного расторжения трудового договора или перевода и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины прекращения трудового договора.
Производится следующая запись: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней должности». При изменении формулировки причины расторжения трудового договора производится следующая запись: «Запись за № таким-то недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины прекращения трудового договора.
Исправленные сведения о трудовой деятельности должны соответствовать сведениям в документах, подтверждающих трудовую деятельность работника (трудовом договоре с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения; выписке из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора; выписке из ведомости выдачи заработной платы работникам; послужном списке (перечне сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанным работодателем, заверенным печатью организации либо нотариально; архивной справке, содержащей сведения о трудовой деятельности работника).
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
Запись в трудовой книжке при работе по совместительству
Согласно пункту 1 статьи 196 Трудового кодекса работник вправе заключить трудовой договор о работе по совместительству как с одним работодателем, с которым он уже состоит в трудовых отношениях (по месту основной работы), так и с несколькими работодателями.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, не ограничивают права работника, заключившего индивидуальные трудовые договора с двумя работодателями, требовать внесения записей о работе и о прекращении или расторжении индивидуального трудового договора у обоих работодателей.
Следовательно, по желанию работника, работающего в двух организациях одновременно, в трудовую книжку вносятся сведения о работе в обеих организациях, а при расторжении или прекращении индивидуального трудового договора вносятся записи по каждой организации.
Как восстановить утерянную трудовую книжку?
Законом не установлена обязанность работника вести трудовую книжку, однако данный документ незаменим при назначении пенсии. В соответствии с пунктами 1, 2 статьи 12 Закона Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» трудовой стаж для исчисления пенсионных выплат из Центра за период до 1 января 1998 года подтверждается трудовой книжкой. Трудовой стаж при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней устанавливается на основании документов, подтверждающих сведения о работе либо на основании решения суда.
Согласно статье 34 Трудового кодекса документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, может быть любой из следующих:
- трудовая книжка;
- трудовой договор с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения. В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса один экземпляр трудового договора, заключенного в письменной форме, хранится у работника.
По смыслу данной статьи и с учетом положений статьи 62 Трудового кодекса при прекращении трудового договора, независимо от его основания, в экземпляре трудового договора работника работодателем делается отметка о дате и основании прекращения трудового договора в соответствии с данным кодексом со ссылкой на акт работодателя. Исключением из этих правил является прекращение трудового договора в случае смерти (объявления судом умершим или признания безвестно отсутствующим) работодателя – физического лица и прекращение трудового договора с домашними работниками, по которым акт работодателя не оформляется; - выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора. Акт работодателя, подтверждающий возникновение трудовых отношений, – приказ или распоряжение работодателя о приеме работника на работу. Акт работодателя, подтверждающий прекращение трудовых отношений, – приказ или распоряжение о прекращении трудового договора с работником;
- выписки из ведомости выдачи заработной платы работникам;
- послужной список (перечень сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанный работодателем, заверенный печатью организации либо нотариально;
- архивная справка, содержащая сведения о трудовой деятельности работника.
Согласно пунктам 163–166 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры РК от 29 декабря 2003 г. №93 архивная справка составляется на основании хранящихся документов с указанием их видов, авторов, дат, регистрационных номеров, заголовков, поисковых данных и изложением сведений по существу запроса в хронологической последовательности. Допускается приводить в архивной справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организации, ее структурных подразделений и вышестоящего государственного органа приводятся полностью. В тексте не допускаются сокращения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов. К архивной справке могут прилагаться копии архивных документов и выписки из них. Архивная копия является официальным документом, воспроизводящим текст или изображение архивного документа.
Таким образом, собрав необходимые документы, можно восстановить утраченные записи.
Для этого необходимо обратиться к работодателю для восстановления записи, а в случае если организация ликвидирована – обращаться в архив.
У кого должна храниться трудовая книжка?
В соответствии с пунктом 23 Правил по желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений может храниться у работодателя по месту работы.
Таким образом, у работника есть право выбора оставить ли свою трудовую книжку у себя либо отдать на хранение работодателю.
Кто несет ответственность за утерю трудовой книжки?
Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Республики Казахстан.
Таким образом, в случае если ваша трудовая книга потерялась находясь у работодателя, то ответственность в данном случае несет кадровая служба организации. Статьей 87 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение трудового законодательства, которое влечет санкцию в виде штрафа на работодателя или его должностных лиц.
Может ли индивидуальный предприниматель делать записи в свою трудовую книжку?
Согласно подпункту 59) статьи 1 Трудового кодекса работник — это физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по трудовому договору. Согласно статье 35 Трудового кодекса трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника. Работодатель обязан внести в трудовую книжку работника (при ее наличии) соответствующие записи о трудовой деятельности в организации.
В соответствии с подпунктами 1), 3) пункта 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка — это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Статья 20 Трудового кодекса предусматривает в качестве основания возникновения трудовых отношений трудовой договор, заключенный между работодателем и работником.
Все записи в трудовою книгу производятся только в отношении работников. Для того, чтобы вступить в трудовые отношения с работодателем нужно заключить трудовой договор и затем уже сделать соответствующую запись в трудовой книжке.
Таким образом, анализируя вышеприведенные нормы законы напрашивается вывод, что индивидуальный предприниматель не имеет возможности заключить трудовой договор с самим собой, в связи с этим у него нет оснований вносить запись в трудовую книгу в отношении самого себя. При регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя у него возникает не трудовая деятельность, а предпринимательская.
Но как быть с подтверждением стажа для назначения пенсии? Согласно подпункту 5) пункта 1 статьи 11 Закона Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» при исчислении трудового стажа для назначения пенсии из Центра засчитываются предпринимательская деятельность.
Таким образом, при расчете пенсии время занятия предпринимательской деятельности засчитывается в общий стаж трудовой деятельности. Документом, подтверждающим предпринимательскую деятельность в Республике Казахстан является свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.
Следует ли делать записи о работе в трудовую книжку сотрудника пенсионного возраста?
При достижении пенсионного возраста перед работником возникает вопрос: продолжать ли трудовую деятельность либо уходить на заслуженный отпуск? Трудовым кодексом в качестве дополнительного основания расторжения трудового договора с гражданским служащим является достижение пенсионного возраста. Так согласно пункту 1 статьи 240 Трудового кодекса помимо оснований для прекращения трудового договора с работниками, установленных настоящим Кодексом, дополнительным основанием для прекращения трудового договора с гражданскими служащими является достижение ими пенсионного возраста, установленного законом Республики Казахстан.
Данное основание расторжения трудового договора касается только гражданских служащих, в связи с этим уволить другого работника по инициативе работодателя по основанию достижения пенсионного возраста нельзя.
Однако согласно пункту 2 статьи 240 Трудового кодекса с работником, достигшим пенсионного возраста и обладающим высоким профессиональным и квалификационным уровнем, с учетом его работоспособности руководителем государственного учреждения (казенного предприятия) либо ответственным секретарем или иным должностным лицом, определяемым Президентом Республики Казахстан, трудовой договор может продлеваться ежегодно.
В случае если работник увольняется с работы при достижении пенсионного возраста им пишется заявление и работодателем выносится соответствующий приказ об увольнении о чем делается запись в трудовой книжке работника. Согласно п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи о датах заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, награждения, поощрения производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) в соответствии с актом работодателя после заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, награждения или поощрения.
Пункт 3 статьи 35 Трудового кодекса говорит о том, что работодатель обязан внести в трудовую книжку работника (при ее наличии) соответствующие записи о трудовой деятельности в организации.
Таким образом, исходя из норм закона, можно сделать вывод, что запись в трудовую книжку вносится по инициативе работника независимо от возраста работника. Если же работник попросит работодателя внести соответствующую запись о работе то у работодателя нет законных оснований отказать работнику. Однако данная запись уже не будет учитываться при назначении пенсии.
Записи в трудовых книжках при ликвидации работодателя
При ликвидации предприятия работодатель вправе уволить всех сотрудников без исключения (подпункт 1) пункта 1 статьи 54 Трудового кодекса). В том числе находящихся в отпуске или на больничном, беременных женщин, сотрудниц, имеющих детей в возрасте до трех лет, и т. д. Кадровому работнику необходимо сделать записи в трудовых книжках увольняемых работников. В какой момент надо сделать запись в трудовых книжках работников – после сдачи промежуточного баланса или после сдачи окончательного ликвидационного баланса?
В последний день работы работников должен быть издан приказ об увольнении.
После того как работник ознакомится (под расписку) с приказом об увольнении, в его трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора на основании подпункта 1) пункта 1 статьи 54 Трудового кодекса.
Одним из этапов при ликвидации предприятия является уничтожение печати, таким образом нужно учесть то обстоятельство что печать потребуется для записи в трудовой книжке и запись нужно сделать до уничтожения печати.
В соответствии с пунктом 4 статьи 50 Гражданского кодекса Республики Казахстан (Общая часть) после истечения срока для предъявления претензий кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, перечне заявленных кредиторами претензий, а также результатах их рассмотрения. Согласно пункту 7 статьи 50 Гражданского кодекса после завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который утверждается собственником имущества юридического лица или органом, принявшим решение о ликвидации юридического лица.
В данном случае работники являются кредиторами юридического лица, таким образом целесообразно рассчитать работника и издать приказ об увольнении после составления промежуточного ликвидационного баланса, но до составления ликвидационного баланса
Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу
Лара Бодрова Статьи
Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.
Содержание
- Общие правила записи в трудовых книжках
- Заполнение титульного листа
- Если изменилась фамилия
- Запись о приеме на работу
- Запись о переводе
Общие правила записи в трудовых книжках
Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года.
Общие правила таковы:
- На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
- Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
- Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
- В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
- Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.
Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи.
В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.
Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.
Заполнение титульного листа
Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.
На титульном листе указывается:
- ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
- Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат».
Но допустима и формулировка «высшее». - Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
- Подпись работника.
- Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
- Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
- Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.
Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.
Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.
Если изменилась фамилия
Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо.
Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):
- старая фамилия зачеркивается;
- новая фамилия указывается рядом;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
- тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.
Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина.
Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.
Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
- В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Запись о переводе
Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.
Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.
Порядок записи при переводе такой:
- В графе 1 указывается номер записи.
- В графе 2 — число, месяц и год перевода.
- В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
- В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.
Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.
Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:
- С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
- Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
- В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.
Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:
- Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен…» далее куда и кем.
- Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.
Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.
Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным
В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:
- о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
- о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
- о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.
В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.
Трудовая книжка
Владлена Владлена
Как действовать работодателю, если его сотрудник призван в армию в связи с недавно объявленной частичной мобилизацией? Порядок действия при разных причинах вызова, указанных в повестках. Пошаговая инструкция. Законодательная база. Формы СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД на мобилизованных сотрудников.
Подробнее
Владлена Владлена
Минтруд разъяснил правила сохранения рабочих мест для мобилизованных граждан: мобилизация во время испытательного срока, повестка удалённому работнику, страховые взносы, форма СЗВ-ТД, увольнение мобилизованных и их восстановление на работе.
Подробнее
Юрий Высоцкий
Минцифры опубликовало список специальностей в сферах IT и связи с отсрочкой от мобилизации в рамках приказа №712 от 26 сентября 2022 года «О рекомендованном перечне приоритетных специальностей и направлений подготовки высшего образования для обеспечения основных потребностей аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий, и операторов связи в квалифицированных кадрах».
Подробнее
Заполнение трудовой книжки: следуем правилам
Юридическая консультация > Трудовое право > Заполнение трудовой книжки: следуем правилам
Сегодняшний рынок труда традиционно делят на официальный и теневой.
Естественно, в большинстве граждане рассчитывают официально трудоустроиться, хотя это не всегда выгодно, смотря на материальную составляющую. Тем не менее, получение трудкнижки дает некоторые плюсы, связанные со стажем и т.п.
Но в данной статье мы поговорим не о работнике и трудкнижке, а о работодателе и трудкнижке, то есть о ее заполнении. Заполнение трудовых книжек обговорено в Инструкции по заполнении трудкнижек (№ 69). Данный документ был утвержден Постановлением Минтруда России 10 октября 2003 года.
Содержание:
- Технические параметры заполнения
- Информация о сотруднике
- Изменения записей в трудкнижке
- Новые нюансы
Технические параметры заполнения
В трудовой книжке отмечается трудовой путь человека
Все записи, которые будут вноситься в трудкнижку, если речь идет о датах, должны быть сделаны арабскими цифрами. Если месяц – то запись двузначная, если год – то четырехзначная. В пункте 1.1. выше упомянутой Инструкции читаем, что все записи должны быть сделаны аккуратно.
Для этого используют ручки – гелевые или перьевые, ручки-роллеры, шариковые.
Нередко используют световодостойкие чернила, пасты и гели. Это перечень, естественно, указывает все возможные примеры, но тот, кто имел дело с заполнением трудкнижки, знает, что на практике используется обычная шариковая ручка, и записи, нередко, не имеют много общего с той аккуратностью, о которой говорится в Инструкции. Цвет записей:
- черный;
- синий;
- фиолетовый.
Ни в коем случае нельзя вести записи, используя сокращения. То есть такие частые слова в трудкнижке, как «приказ», нельзя заменять сокращением «пр.»; нельзя писать «расп.», когда речь идет о «распоряжении» и т.д. Эта норма очень важная, поэтому ей необходимо следовать без каких-либо исключений. К тому же, образец трудовой книги рассчитан на то, чтобы все записи можно было делать без сокращений и максимально полно.
Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Подскажет тематический видеоматериал:
Содержание
Прежде чем приступить к проектированию
Заранее напишите и отредактируйте текст, чтобы он был готов к работе, когда вы приступите к проектированию
Прежде чем приступить к проектированию, я рекомендую вам написать текст для вашего книгу или рабочий лист в Google Docs или что-то подобное, процесс проектирования пойдет намного быстрее, если ваш текст уже готов и готов к работе.
Совет по дизайну «сделай сам»: будьте проще
Когда вы создаете свою рабочую тетрадь в Canva, один простой способ сделать ваш дизайн «сделай сам» великолепным — сделать его простым. Не переусердствуйте с цветами, узорами и фоновыми изображениями.
Особенно для рабочих книг и рабочих листов, будьте проще. Будьте добры к своим людям. Некоторые люди могут предпочесть распечатать его и заполнить от руки. Таким образом, вы не хотите использовать много цветов везде.
Не добавлять несколько однострочных текстовых полей для ответов на абзацы
Когда клиенты нанимают меня для переделки своих рабочих тетрадей, я замечаю одну распространенную ловушку, которую совершают многие самодельщики. Они создали строки для своих учеников или участников, а затем добавили однострочные поля для ввода текста в каждой строке.
Проблема в том, что люди не могут продолжать печатать, вместо этого им приходится переходить на новую строку. Участникам вашего семинара будет проще заполнять в цифровом виде, если заполняемые части представляют собой поля с многострочными полями, поэтому они могут продолжать печатать, и они просто используют имеющееся пространство, вместо того, чтобы им приходилось нажимать на другую строку, если они вводят много текста.
Как оформить книгу в Canva
Создайте новый дизайн в Canva. Это может быть любой размер, который вам нравится, хотя обычно используются форматы Letter или A4 (международные). Я использую формат А4 в видео, а также на скриншотах ниже.
Как создать цифровую книгу на основе шаблона?
Не хотите начинать с нуля? Получите один из моих шаблонов электронных книг/рабочих тетрадей, чтобы быстро приступить к работе! Они доступны в формате US Letter, а также в формате A4.
Шаблоны моей электронной книги/рабочей тетради имеют 89страницы, включая макеты титульных страниц, макеты титульных страниц разделов/глав и МНОЖЕСТВО различных типов макетов страниц контента, таких как дорожные карты, задачи и планировщики, и, конечно же, страницы рабочих листов.
Выбирайте из множества вариантов страниц, дублируйте и меняйте порядок страниц, чтобы создавать бесконечные макеты электронных книг и рабочих книг.
Разработка титульного листа для интерактивной рабочей книги PDF, планировщика или руководства
Нажмите «Фотографии» слева и выберите фотографию, которая будет использоваться в качестве фонового изображения для титульной страницы.
В зависимости от фотографии вы можете добавить блок, в котором вы можете разместить свой заголовок. Для этого нажмите «Элементы» слева и выберите квадрат или другую форму, которую вы хотите использовать для этого. Вы можете использовать цвет или использовать белый блок, который вы сделаете слегка прозрачным.
Нажмите «Текст» слева и добавьте заголовок. Вы также можете добавить свое имя, название программы или курса и любую другую информацию, которую хотите добавить на титульный лист.
Разработка рабочего листа для редактируемой книги PDF, планировщика или руководства
Нажмите «Текст» слева и добавьте заголовок, подзаголовок или основной текст или выберите один из текстовых шаблонов, предоставляемых Canva. Измените шрифт и цвет, чтобы он соответствовал вашему бренду. Добавьте некоторый текст, чтобы представить свой рабочий лист и объяснить все, что кому-то нужно знать, прежде чем заполнять его.
Затем добавьте визуальные элементы для ваших полей.
Добавьте метки или вопросы для полей так же, как вы добавляете любой другой текст. Добавьте фон поля с помощью фигур из меню «Элементы» в Canva.
Когда вы закончите разработку рабочего листа, нажмите кнопку «Загрузить» в правом верхнем углу Canva. Загрузите его в формате PDF. Для наших целей не имеет значения, будет ли это Standard или Print.
Как добавить заполняемые поля в рабочую книгу или лист PDF и сделать PDF интерактивным
Откройте бесплатный онлайн-редактор PDF от PDFescape. Выберите «Загрузить PDF в PDFescape» и загрузите PDF-файл, который вы только что создали в Canva. В левом верхнем углу вы можете вставить поле формы. Вы можете выбрать один из следующих типов:
Текст — только для одной строки текста, например имени или адреса электронной почты.
Текстовый абзац — для абзаца текста, например, для комментария.
Флажок — Для флажка «Да, я согласен» или, конечно же, контрольный список.
Радиокнопка — для списка вариантов, где можно сделать только один выбор, например Да/Нет.
Раскрывающийся список — для списка вариантов, где можно сделать только один выбор. Список виден только тогда, когда он открыт щелчком по стрелке. Полезно для большого списка вариантов, таких как страны или штаты США.
Окно списка — аналогично раскрывающемуся списку, но одновременно показывает больше параметров и позволяет выбрать несколько параметров.
Кнопка сброса — очищает ввод из всех полей
Кнопка отправки — если вы хотите, чтобы форма была куда-то отправлена
Нажмите и перетащите поля, созданные вами в Canva, чтобы создать заполняемые поля. Если вы допустили ошибку, вы можете изменить размер заполняемых полей, щелкнув и перетащив черный квадрат в углах поля. Вы можете удалить поле, щелкнув поле правой кнопкой мыши и выбрав Удалить объект.
Наконец, щелкните зеленое поле с двумя белыми стрелками, указывающими вниз, чтобы сохранить и загрузить заполняемый PDF-файл.
Откройте загруженный вами PDF-файл, убедитесь, что ваша интерактивная рабочая книга работает должным образом, вернитесь и внесите изменения, если необходимо, затем загрузите ее на свой веб-сайт, на свою платформу курса или, если это бесплатно, в свой список рассылки. .
Создание заполняемых рабочих тетрадей и рабочих листов
Интерактивный контент, такой как рабочие листы и рабочие тетради, — это то, что нужно всем преподавателям, чтобы привлечь внимание своих учеников, а блоггерам и другим информационным предпринимателям — для привлечения своих подписчиков в социальных сетях. Однако создание таких документов не кажется легкой задачей. В этой статье вы узнаете, почему создание цифровой рабочей тетради для образовательных или любых других целей — это хорошая идея, и даже как создать заполняемый онлайн-шаблон с помощью ONLYOFFICE Docs.
Что такое рабочая книга/лист?
Хотя слова «рабочая книга» и «рабочий лист» имеют много общего и обычно используются для схожих целей, они не являются синонимами.
Как правило, рабочий лист представляет собой страницу с пустыми пробелами, где читатели должны ввести информацию для выполнения определенной задачи. Это может быть список вопросов или анкета с интерактивными полями, которые необходимо заполнить для достижения цели.
Говоря о рабочих тетрадях, необходимо отметить, что это более сложное понятие. Обычно это документ с несколькими страницами, содержащими интерактивные элементы, помогающие читателям узнать больше о конкретной теме и освоить новые навыки. Грубо говоря, это больше похоже на цифровую версию бумажной книги, предназначенной для повышения качества обучения.
В некоторых случаях рабочая книга может даже состоять из нескольких рабочих листов, что дает читателям возможность взаимодействовать с различными типами цифрового содержимого в одном файле.
Зачем создавать книгу/лист?
Существуют разные причины, по которым вам может понадобиться создать собственную книгу или рабочий лист. Как правило, педагоги и информационные предприниматели создают такой интерактивный контент, чтобы визуализировать основное сообщение, которое они хотят донести до своих читателей или последователей.
Другая распространенная причина — заставить других людей взаимодействовать с контентом, позволяя им заполнять определенные поля, добавлять изображения или вводить информацию.
Например, если вам нужно определить и перечислить все ресурсы для реализации проекта (например, материалы и оборудование), вы обязательно должны знать, как создать рабочий лист бюджета. Заполнив все поля, вы будете знать, сколько ресурсов требует ваш проект и насколько это дорого. Другие популярные примеры для взрослых и детей включают в себя:
- листов с символами;
- рабочих листов супергероев;
- рабочих листов по новым привычкам;
- анкет; 9календари 0005;
- расписания и т.д.
Конечно, вы можете найти множество онлайн-библиотек шаблонов с готовыми к использованию листами и книгами. Однако они, как правило, платные и выглядят вполне стандартно. Если вам нужен уникальный контент, может быть хорошей идеей создать свой собственный рабочий лист и адаптировать его в соответствии с вашими потребностями.
Как создавать книги и листы
Если вы хотите создать настраиваемый документ с заполняемыми полями, есть несколько способов. Вы можете использовать текстовый процессор, такой как Microsoft Office или SoftMaker, или профессиональное программное обеспечение, такое как Canva и Adobe InDesign. Давайте выясним, какие преимущества и недостатки есть у каждого метода.
Создать в документах Word
Используя текстовый процессор, вы можете создать документ Word с различными элементами. Например, вы можете добавлять таблицы, диаграммы, фигуры, изображения и другие объекты, чтобы создать уникальный макет вашей книги или рабочего листа. Затем вы можете сохранить свой контент в других форматах. Например, PDF.
Рабочий лист, отредактированный с помощью SoftMaker FreeOffice Наиболее очевидным преимуществом этого метода является то, что он прост, и вам не нужны специальные знания или опыт, потому что даже самые обычные пользователи знают основы создания рабочего листа с помощью текстового процессора.
Хотя сегодня существует множество офисных пакетов, в них обычно используется один и тот же подход, и переход с одного приложения на другое не является проблемой.
В то же время не все офисные приложения могут эффективно работать с визуальными объектами, поэтому может возникнуть проблема с поиском подходящего программного обеспечения, если вы хотите создавать сложные книги и рабочие листы.
Создавайте с помощью Canva
Создатели контента знают, что в Canva можно создать цифровую книгу. Это онлайн-сервис, позволяющий создавать материалы прямо в браузере, ничего не устанавливая. Вы можете создать бесплатную учетную запись в течение нескольких секунд.
Рабочая тетрадь, созданная в CanvaБольшим преимуществом использования Canva является то, что вы можете начать с нуля или использовать любой из доступных шаблонов. Хорошая новость в том, что существует большое количество шаблонов на любой вкус, так что вы обязательно найдете то, что вам нужно.
Canva позволяет добавлять контент и настраивать его по своему усмотрению, изменяя шрифты, цвета и изображения.
Вы можете вставлять несколько элементов, чтобы сделать ваш документ уникальным, и создавать разделы с блоками разного размера в вашей книге или листе, а затем сделать их цифровыми для заполнения.
Метод перетаскивания, используемый в Canva, является благословением для одних и проклятием для других. К тому же, учитывая огромное количество различных шаблонов, иногда бывает очень сложно выбрать какой-то один для своей цели.
Создание с помощью Adobe InDesign
Прекрасным примером профессионального программного обеспечения, которое можно использовать для создания визуально привлекательных книг и листов, является Adobe InDesign. Это программа макетирования и дизайна страниц для печатных и цифровых медиа. С помощью этого инструмента вы можете создавать плакаты, листовки, брошюры, журналы, презентации, книги, электронные книги и т. д.
Adobe InDesign — идеальный выбор для создания сложного интерактивного контента. Он предлагает широкий набор инструментов, которые вы можете использовать для создания профессиональных документов.
Если вам интересно, как создать рабочую тетрадь для семинара или как создать рабочую тетрадь для обучения, Adobe InDesign с легкостью справится с любой задачей.
Несмотря на богатый функционал, это программное обеспечение имеет некоторые недостатки. Многим пользователям может быть сложно освоить Adobe Design, поскольку он предназначен для профессиональных целей. Кроме того, это платное решение, и самая дешевая подписка стоит 20,9.9 долларов США в месяц. Это не доступная цена для многих из нас.
Зачем использовать онлайн-заполнение форм?
Чтобы сделать ваш контент более привлекательным, вы можете создавать заполняемые формы. Другими словами, вы можете добавлять в документы заполняемые поля. Эта функция позволяет создавать интерактивные документы, в которые другие пользователи могут вводить необходимую информацию, например, адреса электронной почты, номера мобильных телефонов, даты или простой текст.
Существуют различные типы заполняемых полей, которые можно использовать в рабочих книгах и рабочих листах.
Если вы хотите получить некоторую информацию, вы можете вставить текстовые поля, где можно что-то напечатать. Если вы создаете анкету, флажки подходят лучше всего, поскольку они позволяют пользователям выбирать один или несколько вариантов из предопределенного набора. Поля изображений позволяют вставлять картинки или фотографии там, где это необходимо. Раскрывающиеся списки отображают все параметры, которые можно выбрать.
Заполняемые формы помогают сократить время, затрачиваемое на создание рабочей книги, и оптимизировать процесс электронного документооборота. Эта функция доступна в ONLYOFFICE Docs, начиная с версии 7.0.
Прочтите эту статью, чтобы узнать больше о заполняемых формах в ONLYOFFICE, или посмотрите это видео, чтобы узнать, как их создавать онлайн:
Давайте посмотрим, как создать цифровую рабочую книгу с помощью заполняемых форм ONLYOFFICE.
Как создать рабочую книгу с заполняемыми полями с помощью ONLYOFFICE
Для наглядности мы создадим рабочую книгу по маркетингу с помощью ONLYOFFICE Docs. Вы увидите, как добавлять текстовые поля, вставлять изображения, создавать контрольные списки и сохранять документ в заполняемый файл PDF. Все, что вам нужно сделать, это выполнить ряд простых шагов.
Шаг 1. Создайте шаблон
Для начала необходимо создать шаблон формы. Вы можете начать с нуля и создать пустой документ. В качестве альтернативы также разрешено использовать существующий файл DOCX в качестве шаблона. Выберите предпочтительный вариант и начните процесс редактирования.
Шаг 2. Отредактируйте документ
Создайте нужный макет рабочей книги. Откройте вкладку Макет, выберите нужную ориентацию страницы, измените размер страницы и отрегулируйте размер полей.
Добавьте любые необходимые вам объекты, включая таблицы, фигуры, изображения, диаграммы, текстовые поля и т. д., используя соответствующие инструменты на вкладке «Вставка».
При необходимости вставьте нижние колонтитулы или заголовки.
Когда ваша книга выглядит так, как должно, пора переходить к следующему шагу.
Шаг 3. Вставьте заполняемые поля
Когда макет вашей рабочей книги будет готов, вы можете вставить заполняемые поля там, где это необходимо. В настоящее время ONLYOFFICE поддерживает:
- Текстовые поля для ввода текстовой информации;
- Радиокнопки для выбора варианта из набора взаимоисключающих вариантов;
- Изображения для вставки изображений или фотографий;
- Флажки для выбора одного или нескольких возможных вариантов;
- Выпадающие списки для выбора элемента из предопределенного списка;
- Поле со списком для ввода информации или выбора нужного варианта.
Все поля можно добавить с помощью соответствующих кнопок на вкладке Формы.
Например, если вы добавите текстовое поле, вы увидите его свойства на правой боковой панели. Вы можете установить лимит символов для поля, включить многострочный ввод, сделать размер поля фиксированным или просто разделить поле на несколько ячеек для каждого символа.
Дополнительно можно указать заполнитель и подсказку для текстового поля. Они будут информировать читателей о том, что они должны ввести в поле. Например, номер мобильного телефона или адрес электронной почты.
Таким же образом вы можете добавить другие поля и настроить их параметры — выпадающие списки, флажки, поля со списками, изображения и переключатели.
Шаг 4. Поделитесь своей книгой для совместной работы (необязательно)
Что делает ONLYOFFICE Docs мощным онлайн-инструментом для совместной работы, так это то, что он позволяет вам делиться своей книгой с другими пользователями, используя различные права доступа:
- Полный доступ для редактирования документа без ограничений;
- Просмотрите , чтобы оставить предложения, которые можно принять или отклонить;
- Комментарий для оставления комментариев без редактирования файла;
- Только чтение открыть файл для просмотра;
- Запретить доступ , чтобы запретить пользователю открывать и редактировать документ.
Чтобы поделиться своей книгой, откройте вкладку «Совместная работа» и выберите «Общий доступ». Вы увидите новое окно с двумя вариантами — внешний общий доступ по ссылке или внутренний общий доступ для пользователей вашего портала ONLYOFFICE. Выберите нужный вариант и поделитесь своим документом.
В процессе совместной работы вы можете пользоваться широким набором инструментов — режимами быстрого и строгого совместного редактирования, историей версий и контролем, отслеживанием изменений, комментариями, общением в реальном времени и многим другим.
Шаг 5. Сделайте вашу книгу редактируемой
Когда ваш шаблон формы готов, пришло время сохранить его в формате PDF. Почему этот формат? Причина проста: PDF позволяет сохранить исходный макет документа и предотвращает редактирование или изменение его содержимого кем-либо еще. Еще одним преимуществом является то, что все поля остаются интерактивными. Это означает, что другие люди могут открыть файл и ввести то, что им нужно.
Для этого перейдите на вкладку Файл. Выберите PDF и сохраните книгу на ПК или ноутбуке.
Шаг 6. Заполните рабочую тетрадь онлайн
Вам не нужно преобразовывать шаблон формы в файл PDF. Существует также возможность сохранить его как OFORM. Это собственный формат ONLYOFFICE для онлайн-форм, который используется для хранения заполняемых документов и обмена ими. ОФОРМы можно открывать и заполнять в режиме реального времени в веб-браузере.
При открытии файла OFORM вы можете перемещаться между полями, вводить необходимую информацию или очищать все поля с помощью соответствующей опции. Когда все поля заполнены, вы можете сохранить заполненную форму в формате DOCX или PDF.
Вот и все. Вы только что создали рабочую книгу в формате PDF с помощью ONLYOFFICE Docs. Этот метод очень прост, потому что все шаги, описанные выше, выполняются с помощью текстового редактора, который позволяет не только создавать и редактировать документы Word, но также добавлять поля для заполнения и преобразовывать ваши файлы в интерактивные книги всего за пару кликов.
Скачайте ONLYOFFICE прямо сейчас и попробуйте создать книгу онлайн:
ЛОКАЛЬНО В ОБЛАКЕ
Заключение
Теперь вы знаете, как создавать свои собственные рабочие листы. Как видите, интерактивные документы с заполняемыми полями можно создавать по-разному. Существует программное обеспечение профессионального уровня, такое как Adobe InDesign, которое легко справляется с этой задачей, но требует определенных навыков и опыта. Существует менее сложное программное обеспечение, такое как Canva, которое также идеально подходит для создания цифрового контента.
Однако простого текстового процессора, такого как ONLYOFFICE Docs, в большинстве случаев достаточно для создания книг и листов из документов Word. Такие инструменты предлагают знакомый опыт редактирования и имеют интуитивно понятный интерфейс. Более того, они универсальны, поскольку позволяют создавать текстовые документы, рабочие листы и презентации. Не только заполняемые формы.