Проводки по командировочным расходам суточные: Командировочные расходы: проводки | Современный предприниматель

27.09.1975 alexxlab

Содержание

Командировочные расходы по гражданско-правовому договору

Вопрос:

Работник принят в организацию по гражданско-правовому договору. Был отправлен в командировку, представил чеки на такси, проживание в гостинице. Дополнительным соглашением к ГПД предполагается предусмотреть возмещение организацией работнику командировочных расходов (проезд и проживание) и выплата суточных (питание).

Возможно, ли возместить ему расходы: суточные, услуги такси, проживание, если с ним заключен договор ГПД? Необходимо ли удержать с сумм компенсаций НДФЛ, начислять страховые взносы? Компенсацию можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль?

Ответ:

Организация вправе возместить расходы работника по ГПД. Компенсация по ГПД включается в цену договорных отношений и облагается НДФЛ, при этом может быть применен профессиональный налоговый вычет. Страховыми взносами компенсация расходов не облагается. Расходы на выплату компенсации можно учесть в расходах по налогу на прибыль либо на основании п. 21 ст. 255 НК РФ, либо на основании п. 49 ст. 264 НК РФ. При этом должно соблюдаться требование п.1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Соответственно, командировочные — это те расходы, которые имеют место в рамках трудовых отношений. В данном случае расходы физического лица не признаются командировочными. Как правило, сумма, выплачиваемая по гражданско-правовому договору, включает компенсацию издержек физического лица и вознаграждение (п.1 ст. 781, ст. 783, п.2 ст. 709 ГК РФ).

Компенсация расходов в данной ситуации будет расцениваться как часть вознаграждения, получаемое физическим лицом в рамках гражданско-правовых отношений. Вознаграждение, получаемое за выполненную работу, оказанную услугу в рамках ГПД облагается НДФЛ (п.6 ст. 208, п.1 ст. 210 НК РФ). Налоговая база может быть уменьшена на сумму налоговых вычетов, в частности физические лица получающие доходы по ГПД имеют право на профессиональный вычет в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением работ (услуг) по договору (п. 3 ст. 210, п.2 ст. 221 НК РФ). Страховыми взносами компенсация расходов физического лица в рамках ГПД не облагается (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Учитывая то, что компенсация расходов исполнителю на проезд и проживание по гражданско-правовому договору не относится к командировочным расходам, учитывать их на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ нельзя.

Расходы на выплату компенсации можно учесть либо на основании п. 21 ст. 255 НК РФ как расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), либо на основании п. 49 ст. 264 НК РФ. При этом должно соблюдаться требование п.1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Порядок компенсации таких расходов, в частности список подтверждающих документов, необходимо прописать в договоре.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Учет командировочных расходов: изменения с 2019 года

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Как учесть расходы при командировках

Как не ошибиться бухгалтеру, принимая к налоговому учету расходы командированных работников.

Командировочные расходы в Налоговом кодексе

Как и любые расходы, уменьшающие налог на прибыль, расходы на командировки должны быть документально оформлены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НК РФ относит расходы на командировки к прочим расходам на производство и реализацию (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако в кодексе не приводится полной расшифровки, что именно можно считать командировочными расходами в целях налогового учета. Есть лишь их примерный перечень, причем с ограничениями. К командировочным расходам НК РФ в частности относит:

расходы на проезд сотрудников к месту командировки и обратно;
расходы на жилье в месте командировки;
суточные;
затраты на оформление паспортов, виз.

Такая ситуация привела к необходимости постоянных обращений к Минфину России для разъяснения вопросов о том, можно ли учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль те или иные командировочные расходы.

Поэтому бухгалтеру придется изучать не только положения НК РФ, но и достаточно большое количество писем Минфина России по этой теме. И уточнять, насколько расходы, определенные в локальном нормативном акте о командировках, соответствуют критериям их принятия к налоговому учету.

Стоимость проезда командированных сотрудников для налогового учета

Рассмотрим некоторые неоднозначные ситуации, связанные со стоимостью проезда командированного сотрудника.

К налоговому учету может быть принята стоимость проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Важен ли при этом пункт отправления в командировку? Может он не совпадать с месторасположением постоянного места работы сотрудника (в том числе дистанционного)?

Выезд в командировку не из месторасположения постоянного места работы

В разъяснении этого вопроса контролёры опираются на положения Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», а именно на п. 4 Постановления, который связывает начало командировки с местом отправления сотрудника от места постоянной работы, а не от любого иного места его пребывания (Письмо Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49840). Следовательно, по мнению контролеров, оплата проезда сотрудника к месту командировки не от места постоянной работы не будет считаться командировочным расходом.

Исключение сделано для проезда сотрудника, направленного в командировку сразу по окончанию отпуска. Учет таких расходов не противоречит положениям п.12 ст. 264 НК РФ.

Сотрудник остается в месте командировки для проведения отпуска

Если сотрудник остается в месте командировки после ее окончания, чтобы провести там отпуск, и уже из отпуска возвращается к месту постоянной работы, признать расходы на обратную дорогу в налоговом учете не получится.

Аналогично этому нельзя признать налоговым расходом стоимость проезда к месту командировки, если сначала сотрудник будет проводить там отпуск, а уже по окончании отпуска приступит к выполнению командировочных обязанностей.

Вместе с тем, если сотрудник выезжает из места отпуска в командировку, то расходы на проезд в этом случае должен возместить работодатель, они также не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина от 09.11.18 № 03-04-06/80946).

Даты отъезда в командировку и возвращения из нее не совпадают со сроком командировки

При этом провести выходные в месте командировки, приехав туда заранее, или оставшись после командировки, можно без ущерба для прибыльных расходов. Однако незначительную задержку (или предварительное прибытие) необходимо согласовать с руководством и экономически обосновать, а еще лучше — внести изменения в приказ о командировке и указать новые даты, чтобы избежать вопросов проверяющих.

В частности в Письме от 23.09.2020 № 03-15-06/83264 Минфин высказался однозначно — если даты в проездных документах и даты командировки не совпадают, то такие затраты нельзя признать компенсацией командировочных расходов и они должны облагаться НДФЛ и взносами.

Включить их в расходы на прибыль не получиться, т. к. получается у них нет экономического обоснования.

В случае, если задержка сотрудника с возвращением из командировки произошла не по его вине (например, из-за задержки рейсов, остановки движения по трассе из-за аварии или ремонтных работ), требуется приказом продлить срок командировки, объяснив причины. Это поможет избежать разногласий с контролерами.

Для рассмотрения ситуаций связанных с командировками дистанционного работника, необходимо помнить, что место его постоянной работы прописано в трудовом договоре, и не обязательно совпадает с местонахождением организации-работодателя.

Компенсация за использование личного транспорта в командировке

Конечно же, под стоимостью проезда понимается как стоимость билетов на общественный транспорт, так и затраты на проезд на личном или арендованном транспортном средстве, если это предусмотрено условиями командировки и должным образом оформлено.

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, за использование которого ему выплачивается компенсация, то к расходам по налогу на прибыль можно принять только часть затрат, определенную Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

В сумме компенсации уже учтены затраты на ГСМ, а также другие расходы, в частности по обслуживанию авто. Поэтому дополнительно принять их в расходы по налогу на прибыль нельзя (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 15.01.2020 № 03-11-11/1198).

Стоимость проживания сотрудников в командировке для налогового учета по налогу на прибыль

Командированные сотрудники могут проживать в гостиницах или арендовать жилье, как у граждан, так и индивидуальных предпринимателей или юрлиц.

В любом случае для включения расходов на оплату жилья необходимы подтверждающие документы как на само проживание, так и на оплату.

Проживание в гостинице

При проживании в гостиничном номере документами, подтверждающими проживание, могут служить:

счет на гостиничные услуги;
акт об оказании услуг.

Документы об оплате:

если организация оплачивала гостиничные услуги со счета — выписка банка, платежное поручение;
если работник оплачивал проживание на месте наличными или картой — чек онлайн-ККТ.

Обратите внимание! Если подотчетник при оплате картой или наличными сообщил, что он выступает от имени организации или ИП, то в чеке онлайн-кассы должны быть указаны ИНН клиента — организации или ИП, а также наименование компании или ФИО предпринимателя.
Если подотчетное лицо ничего не сообщило, то чек ему выдадут без этих реквизитов. Его также можно будет принять к учету.

Контролёры предупреждают, что выделенные в документах расходы на питание нельзя учесть в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль, а вот если такие расходы в счете не были выделены, то принимается к учету вся сумма, оплаченная по нему (см. пример положительного для компании решения в Постановлении от 31.01.2019 № Ф07-16272/18).

Кроме того, в НК РФ существует прямой запрет на налоговый учет затрат на обслуживание в номере, в барах и ресторанах, оплаты услуг рекреационно-оздоровительных объектов.

Аренда жилья у организации

В случае, если арендодателем является юрлицо — для подтверждения расходов понадобится приходный кассовый ордер, чек онлайн-ККТ (при оплате наличными или картой), а также договор и акт оказания услуги. К договору аренды также обычно составляются акты приемки-передачи квартиры (в них в частности указывается состояние квартиры, наличие техники, мебели и т. п.).

Если арендодатель — ИП

Документы на аренду тут будут «стандартные» — договор, акт об оказании услуги или другой аналогичный документ. А вот документ об оплате, если она производится наличными или картой зависит от системы налогообложения ИП.

ИП-самозанятые выдают чек из приложения «Мой налог».

ИП, которые сдают в аренду собственные жилые помещения, имеют права не использовать кассу и не выдают клиенту никаких расчетных документов (п.2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ).

ИП на патенте, при сдаче в аренду квартиры также могут не использовать онлайн-кассу, но при этом обязаны выдать клиенту документ, подтверждающий оплату (обязательные реквизиты такого документа указаны в абз. 4 — 12 п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Если речь идет об аренде квартиры у ИП, которая состоялась до 1 июля 2021 года, то для ИП до этого дня действовала льгота — при оказании услуг (в т. ч. сдаче в аренду имущества) они могли не применять онлайн-кассу и не выдавать клиентам никаких расчетных документов.

Остальные предприниматели обязаны применять кассу и предоставлять арендодателю чек онлайн-кассы по тем же правилам и с теми же реквизитами, что и организации (см. выше).

Арендодатель — физическое лицо

Если физлицо-самозанятый, он также выдает чек из приложения «МойНалог». Акт и договор лучше в этом случае также попросить, хотя не все физлица готовы их предоставить.

Если речь об обычном физлице, без особого статуса, то здесь подтверждением оплаты наличными (или переводом с карты на карту, что тоже практикуется) служит расписка (должна содержать паспортные данные физлица), а также договор аренды и акты приемки-передачи помещения.

Но в этом случае у организации или предпринимателя, направивших сотрудника в командировку, может возникнуть одна проблема — ФНС зачастую считает, что в данном случае физлицо получило доход от организации (ИП)-налогового агента (даже если оплату вносил подотчетник лично, действовал то он от имени организации).

Налоговики считают, что в данном случае необходимо сообщить о факте получения дохода и невозможности удержания НДФЛ в ИФНС.

Если организация заранее заключила договор с физлицом и производит оплату ему за аренду квартиры с расчетного счета, то должна при выплате удержать налог и перечислить его в ИФНС.

Суточные для целей налогообложения прибыли

Размеры суточных выплат командированным сотрудникам определяются в локальном нормативном акте организации. Причем суточные могут быть дифференцированы в зависимости от должности сотрудников.

В расходах по налогу на прибыль суточные принимаются в полной сумме, определенной в ЛНА, за каждый день в командировке, включая праздничные и выходные дни, а также дни нахождения в пути. Исключение составляют суточные при однодневных командировках.

В связи с тем, что законодательством РФ не предусмотрена выплата суточных за нахождение в однодневной командировке по России, даже при наличии такой возможности в ЛНА организации, учесть такой расход в уменьшение базы по налогу на прибыль не получится.

Однако для однодневных командировок за границу п. 20 Постановления № 749 предусматривает суточные в размере 50% от установленных нормативным актом организации, поэтому такие затраты могут быть приняты в качестве расхода по налогу на прибыль.

Затраты на оформление виз, паспортов, приглашений и аналогичных документов для налога на прибыль

Такого рода затраты, предусмотренные НК РФ, могут быть приняты в качестве внереализационных расходов по налогу на прибыль, даже если командировка не состоялась (Письма Минфина РФ от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).

Исключение составляют случаи, когда командировка была отменена по вине сотрудника (Письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@).

Напомним основные бухгалтерские проводки, отражающие командировочные расходы:

Дт 71 Кт 51, 50 — выплачены подотчетные средства сотруднику.

Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 71 — учтены командировочные расходы на проезд и проживание (без НДС) и суточные сотрудника.

Дт 19 Кт 71 — отражен «входной» НДС по командировочным расходам.

Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.

Дт 76 (60) Кт 51 — оплачены расходы по командировке с расчетного счета.(оплата гостиницы, билетов и т.п.)

Дт 71 Кт 52 — перечислены подотчетному лицу средства в валюте для зарубежной командировки.

Итак, чтобы учесть расходы на командировки в уменьшение базы по налогу на прибыль, бухгалтеру необходимо проверить их четкое соответствие локальному нормативному акту организации и критериям, изложенным в НК РФ, а также учесть мнение контролеров о соответствии расходов перечню, приведенному в пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ.

Часто задаваемые вопросы, суточные

Что такое суточные?

Суточные — это пособие на проживание (без налогов), питание и непредвиденные расходы. Управление общих служб (GSA) устанавливает суточные для пунктов назначения в 48 нижних континентальных Соединенных Штатах (CONUS). Госдепартамент устанавливает иностранные ставки (например, Канада, Испания, Япония). Министерство обороны (DOD) устанавливает ставки для иностранных граждан, включая Аляску, Гавайи и все США.С. Территории. Для получения дополнительной информации о тарифах для иностранных граждан посетите Комитет Министерства обороны США по оплате суточных, командировок и транспортных надбавок на сайте www.defensetravel.dod.mil, а расценки для иностранных граждан можно найти на сайте aoprals.state.gov.

Как мне найти суточные для (города / округа, штата)?

Чтобы узнать тарифы, посетите сайт www.gsa.gov/perdiem. Нажмите на штат, который вам нужен, чтобы просмотреть ставки этого штата, или введите местоположение в поле поиска.Несмотря на то, что некоторые города указаны для удобства поиска, не все города могут или будут перечислены, поэтому поищите округ, в котором вы будете работать. Чтобы найти округ, посетите explorer.naco.org. Если город или округ, который вы ищете, не указан на странице суточных GSA, применяется стандартная ставка CONUS.

В чем разница между нестандартными зонами (NSA) и стандартными местоположениями CONUS?

Нестандартные территории (НСЗ) часто посещаются федеральным сообществом и пересматриваются ежегодно.Стандартные местоположения CONUS реже посещаются федеральным сообществом и специально не указаны на нашем веб-сайте.

Как устанавливаются ставки суточных CONUS для NSA?

Суточные устанавливаются на основе данных о средней дневной ставке (ADR), предоставленной подрядчиком для местных объектов размещения. Недвижимость должна быть пожаробезопасной и иметь идентификационный номер FEMA. ADR — это показатель индустрии туризма, который делит доход от аренды номеров на количество проданных номеров.Все ставки оцениваются, чтобы гарантировать, что они справедливы и равны в процессе утверждения GSA и Управления управления и бюджета. Для получения более подробной информации посетите страницу «Факторы, влияющие на стоимость проживания».

Как GSA устанавливает границы для применения суточных?

5 U.S.C § 5702 дает администратору Управления общего обслуживания США (GSA) право устанавливать систему возмещения федеральным служащим расходов на проживание (проживание, питание и непредвиденные расходы), связанных с официальными поездками.Закон регулирует то, как GSA устанавливает ставки сегодня, и позволяет администратору GSA устанавливать надбавки на эти расходы в зависимости от местности и требовать отчитываться перед Конгрессом. Закон был создан для защиты федеральных служащих, справедливо возмещая им командировочные расходы. Кроме того, если федеральный служащий не может найти комнату в пределах установленных ставок суточных, политика в отношении поездок позволяет агентству возмещать фактические расходы на проживание в отеле в размере до 300 процентов от установленных ставок суточных.

Программа суточных имеет несколько стандартов, которым она следует в своей систематической структурированной методологии выплаты суточных. Первый уровень — это «стандартная ставка», которая применяется примерно к 85 процентам округов континентальной части Соединенных Штатов.

Согласно политике GSA, если и когда федеральное агентство от имени своих сотрудников потребует, чтобы стандартная ставка была недостаточной в определенной области для покрытия транспортных расходов, предусмотренных законом, GSA изучит местность, чтобы определить должна ли изучаемая местность стать «нестандартной территорией».«Если исследование рекомендует изменение, оно будет реализовано, если это будет сочтено целесообразным. GSA внедрила процесс ежегодного обзора и обновления как стандартных, так и нестандартных областей.

Стандартная «граница» для нестандартных территорий обычно составляет один округ. Это относится примерно к 85 процентам нестандартных ставок, устанавливаемых GSA. Однако в некоторых случаях агентства запрашивают, чтобы ставка применялась к району, превышающему один округ, например, к столичному региону.В очень небольшом количестве случаев агентство может и запросило, чтобы ставка применялась только к городу, а не ко всему округу. В некоторых сельских районах ставка иногда применяется к более чем одному округу из-за отсутствия адекватной выборки данных, чтобы установить ставку в противном случае.

GSA использует стандарт кода Федеральной серии обработки информации (FIPS) для своих областей применения. Хотя GSA часто использует почтовые индексы для выбора образцов данных об отелях, область применения кодируется кодом FIPS, если только федеральное агентство не хочет, чтобы ставка применялась только к определенным почтовым индексам.Эти коды находятся в ведении Американского национального института стандартов (ANSI) для обеспечения единообразной идентификации географических объектов во всех федеральных правительственных учреждениях.

Каким образом нестандартная зона CONUS (NSA) может получить специальный обзор?

Для того, чтобы GSA провело «специальную» проверку нестандартной области (NSA) в течение текущего финансового года, менеджер по командировкам Федерального агентства или эквивалентное лицо с должностью или должностью должны подать подписанное письмо на фирменном бланке агентства или канцелярских принадлежностях. заявив, что нынешняя ставка суточных неадекватна.Запрос должен содержать следующую информацию:

Географические области, которые вы хотите, чтобы мы изучили, особенно почтовые индексы.
Названия собственности (включая адреса, почтовые индексы и тарифы), в которых останавливаются ваши федеральные путешественники во время временных командировок, и те объекты (включая адреса, почтовые индексы и тарифы), которые не будут соответствовать федеральной ставке суточных.
Сколько раз использовались фактические расходы и / или федеральные путешественники были вынуждены использовать другое жилье, чтобы оставаться в пределах максимально допустимой ставки суточных, что привело к возникновению дополнительных транспортных расходов (аренда автомобиля, такси).

Все действительные запросы, отправленные не позднее 31 декабря, будут рассматриваться. Все действительные запросы, полученные после 31 декабря, но до 1 апреля, будут оцениваться в ходе ежегодного цикла проверки следующего финансового года. После того, как все требования будут представлены, GSA получит обновленные данные от нашего подрядчика, чтобы определить, следует ли увеличить, уменьшить или оставить без изменений суточные. Мы будем проводить не более одной «специальной» проверки для конкретного АНБ ежегодно.

Письма следует направлять по адресу: Управление общих служб, Управление общегосударственной политики, 1800 F St. NW., Вашингтон, округ Колумбия 20405. Для получения более прямого обслуживания, пожалуйста, также отсканируйте и отправьте свой запрос по электронной почте (подписанное письмо на фирменном бланке агентства должно прикрепить) на адрес [email protected].

Как я могу запросить создание нового АНБ?

Процедура и крайний срок запроса такие же, как в FAQ №6.Однако запросы, полученные после 31 марта, не будут включены в годовой цикл проверки следующего финансового года, поскольку ежегодная проверка уже началась.

Что делать, если города нет в списке на веб-сайте CONUS Per Diem?

Если города нет в списке, убедитесь, что округ, в котором он расположен, также не указан. Посетите веб-сайт Национальной ассоциации округов по адресу explorer.naco.org, чтобы определить округ, в котором находится пункт назначения.Если города нет в списке, но есть округ, то ставка суточных — это ставка для всего округа. Если город и округ не указаны в списке, тогда эта область получает стандартную скорость местоположения КОНУС.

Могут ли отели отказать в выплате суточных служащим федерального правительства и подрядчикам федерального правительства?

Гостиницы не обязаны соблюдать федеральные ставки суточных. Предлагать ставку или нет — это бизнес-решение каждого объекта размещения.Отели также могут или не могут расширить тариф на других лиц, например, на государственных подрядчиков.

Совпадает ли ставка правительства отеля с федеральной ставкой суточных?

Отели

иногда предлагают ставку «GOV», которая может отличаться от федеральной ставки суточных. Если он выше, вам необходимо получить подтверждение фактических расходов до поездки, чтобы получить полное возмещение. Путешественник обязан знать федеральные ставки возмещения суточных и не должен предполагать, что ставка GOV совпадает с федеральной ставкой суточных.См. Главу 301 FTR, подраздел D-Фактические расходы и следуйте инструкциям вашего агентства.

Включены ли налоги на проживание в суточные CONUS?

Налоги на проживание не включены в суточные CONUS. §301-11.27 Федерального правила путешествий гласит, что в CONUS налоги на проживание, уплачиваемые федеральным путешественником, подлежат возмещению как прочие командировочные расходы, ограниченные налогами на возмещаемые расходы на проживание. Для иностранных регионов налоги на проживание не были исключены из ставок суточных иностранных граждан, установленных Государственным департаментом.Отдельные претензии по налогам на проживание, уплаченным за границей, не допускаются. Некоторые штаты и местные органы власти могут освобождать федеральных путешественников от уплаты налогов. Для получения дополнительной информации о статусе освобождения от налогов путешественникам следует посетить страницу государственных налоговых форм.

Включены ли налоги и чаевые (чаевые) в ставку расходов на питание и непредвиденные расходы (M&IE)?

Да, в стоимость питания и непредвиденных расходов (M&IE) включены налоги и чаевые, поэтому путешественникам не будут возмещаться отдельно эти расходы.

Что считается непредвиденными расходами?

Глава 300, часть 300-3 Федерального правила поездок, в рамках суточных расходов, описывает непредвиденные расходы как: [сборы и чаевые, предоставляемые носильщикам, перевозчикам багажа, персоналу отелей и персоналу на судах.

Как часто проводится исследование ставок расходов на M&IE?

Исследование M&IE традиционно проводится каждые три-пять лет.Основываясь на рекомендациях Общегосударственного консультативного комитета по командировкам, GSA начало пересматривать ставки каждые три года, начиная со ставок на 2016 финансовый год.

Какова ставка возмещения M&IE в первый и последний день поездки?

В первый и последний день командировки федеральные служащие имеют право на получение только 75 процентов от общей ставки M&IE для места их временной служебной командировки (не официального места службы).Для вашего удобства на странице разбивки M&IE есть таблица, показывающая рассчитанную сумму для «первого и последнего дня путешествия».

Могу ли я совместить оплату проживания и суточных M&IE («сочетание и сопоставление»), чтобы получить более красивый номер в отеле или потратить больше на питание?

Для федеральных служащих Федеральное положение о поездках (FTR) не предусматривает «смешивания и согласования» ставок возмещения. Ставки суточных по проживанию являются максимальной суммой; путешественник получает только фактические расходы на проживание в пределах этой максимальной ставки.Таким образом, нет никаких «дополнительных» суточных для прибавления к ставке M&IE. Точно так же нельзя отказаться от суточных M&IE или перенести их на расходы по проживанию. См. FTR §301-11.100 и §301-11.101 для получения дополнительной информации.

Нужно ли мне предоставлять квитанции?

Для любого официального временного пункта назначения вы должны предоставить квитанцию, подтверждающую заявленные вами командировочные расходы на проживание, и квитанции о любых санкционированных расходах, понесенных на сумму более 75 долларов США, или причину, приемлемую для вашего агентства, объясняющую, почему вы не можете предоставить необходимую квитанцию ( см. Федеральные правила путешествий §301-11.25).

Что мне делать, если нет отелей с суточной оплатой?

Вы можете попросить свое агентство разрешить предоставление фактических надбавок на расходы. В §§301-11.300-306 Федерального правила путешествий (FTR) отмечается, что если жилье недоступно в месте вашего временного дежурства, ваше агентство может разрешить или утвердить максимальную ставку суточных до 300% от суточных для места, где жилье получается. Вы также должны убедиться, что проверили www.fedrooms.com, чтобы подтвердить, что в районе, куда вам нужно поехать, нет номеров с суточной оплатой.

Получу ли я компенсацию за питание в дневной поездке за пределы моего постоянного места службы?

Согласно Федеральному правилу путешествий (FTR), путешественники имеют право на 75% от предписанного питания и непредвиденных расходов за однодневную поездку за пределы вашего официального вокзала, если он длится более 12 часов. См. FTR §301-11.101.

Сколько суточных я могу заплатить подрядчику?

GSA устанавливает ставки суточных и соответствующие правила только для федеральных путешественников, находящихся в служебных командировках, и не может отвечать на конкретные запросы, касающиеся оплаты подрядчиков. Если подрядчик работает по федеральному контракту, проконсультируйтесь с сотрудником по контракту, чтобы узнать, что указано в его контракте. Подрядчики также должны проверить правила поездок своей компании.

Сколько водитель грузовика может вычесть за питание в день?

GSA устанавливает ставки суточных вместе со своей политикой только для федеральных служащих, находящихся в служебных командировках. Вопросы, связанные с грузовиками, следует направлять либо в Департамент транспорта (www.dot.gov), либо в Налоговую службу (www.irs.gov).

M&IE Расшифровка | GSA

Найдите общее количество M&IE и разбивку по приемам пищи для путешествия по континентальной части США.С.

FY 2022 M&IE разбивка уже доступна

Обратите внимание! Ставки на 2022 финансовый год НЕ являются ставками по умолчанию до 1 октября 2021 года.

Определите место, где вы будете работать во время служебной поездки.
Найдите информацию о местонахождении на сайте www.gsa.gov/perdiem.
На странице результатов щелкните Стоимость питания и происшествий (M&IE), чтобы перейти к таблице ставок M&IE.
Найдите строку для вашего конкретного местоположения и отметьте сумму, указанную для общей суммы M&IE, завтрака, обеда, ужина, непредвиденных расходов, а также первого и последнего дня поездки.

Анализ M&IE FY 2022
M&IE Всего ¹	Континентальный Завтрак/ Завтрак ²	Обед ²	Ужин ²	Случайное Затраты	Первый и последний день поездки ³
$ 59	$ 13	15 $	$ 26	$ 5	44 доллара.25
$ 64	$ 14	16 $	$ 29	$ 5	48,00 $
$ 69	16 $	17 $	$ 31	$ 5	$ 51.75
$ 74	17 $	$ 18	$ 34	$ 5	$ 55,50
79 долл. США	$ 18	20 $	$ 36	$ 5	59 долларов.25
¹ В этом столбце указана полная дневная сумма, которую федеральные служащие получают за один календарный день поездки, если этот день не является ни первым, ни последним днем поездки. ² Отдельные суммы завтрака, обеда и ужина, указанные в таблице, указаны на тот случай, если вам потребуется вычесть какое-либо из этих блюд из вашего путевого ваучера. Например, если ваша поездка включает питание, которое уже оплачено государством (например, в виде регистрационного взноса на конференцию), вам нужно будет вычесть это питание из вашего ваучера.Обратитесь к разделу 301-11.18 Федерального регламента по поездкам за конкретными инструкциями по вычету этих сумм из ваших требований о возмещении суточных за питание, предоставленное вам государством. В других организациях могут быть другие правила, применимые к их сотрудникам; пожалуйста, свяжитесь с вашей организацией для получения дополнительной помощи. ³ В этом столбце указана сумма, получаемая федеральными служащими за первый и последний календарный день поездки. Первый и последний календарный день путешествия рассчитывается из расчета 75 процентов.

Структура M&IE FY 2021
M&IE Всего ¹	Континентальный Завтрак/ Завтрак ²	Обед ²	Ужин ²	Случайное Затраты	Первый и последний день поездки ³
$ 55	$ 13	$ 14	$ 23	$ 5	41 доллар.25
56 долл. США	$ 13	15 $	$ 23	$ 5	42,00 $
$ 61	$ 14	16 $	$ 26	$ 5	45 долларов.75
$ 66	16 $	17 $	28 $	$ 5	$ 49,50
$ 71	17 $	$ 18	$ 31	$ 5	53 доллара.25
76 долл. США	$ 18	$ 19	$ 34	$ 5	57,00 $
¹ В этом столбце указана полная дневная сумма, которую федеральные служащие получают за один календарный день поездки, если этот день не является ни первым, ни последним днем поездки. ² Отдельные суммы завтрака, обеда и ужина, указанные в таблице, указаны на тот случай, если вам потребуется вычесть какое-либо из этих блюд из вашего путевого ваучера. Например, если ваша поездка включает питание, которое уже оплачено государством (например, в виде регистрационного взноса на конференцию), вам нужно будет вычесть это питание из вашего ваучера. Обратитесь к разделу 301-11.18 Федерального регламента по поездкам за конкретными инструкциями по вычету этих сумм из ваших требований о возмещении суточных за питание, предоставленное вам государством.В других организациях могут быть другие правила, применимые к их сотрудникам; пожалуйста, свяжитесь с вашей организацией для получения дополнительной помощи. ³ В этом столбце указана сумма, получаемая федеральными служащими за первый и последний календарный день поездки. Первый и последний календарный день путешествия рассчитывается из расчета 75 процентов.

Найдите разбивку M&IE по приемам пищи для иностранных и за пределами континентальной U.S. (OCONUS) путешествия

Отчисления в ставки M&IE для населенных пунктов как в зарубежных, так и в зарубежных областях должны распределяться, как показано в этой таблице. Информацию о том, где можно получить доступ к суточным для различных типов государственных поездок, см. В таблице в §301-11.6.

Ссылка на эту страницу: www.gsa.gov/mie.

Налоговое управление

обнародовало новые суточные ставки для налогоплательщиков, путешествующих по делам

getty

Выпущены новые суточных номеров — немного раньше, чем обычно.Важно отметить, что они не вступят в силу до 1 октября 2020 года. Эти цифры должны использоваться для суточных и пособий, выплачиваемых любому сотруднику 1 октября 2020 года или после этой даты за выезд из дома.

Налоговая служба (IRS) позволяет использовать ставки суточных. (что латинское означает «на каждый день» — помните, юристы любят латынь), чтобы упростить возмещение расходов для работодателей и сотрудников. Суточные ставки являются фиксированными. сумма, выплачиваемая сотрудникам в качестве компенсации за проживание, питание и непредвиденные расходы, понесенные во время деловых поездок, а не за счет фактических расходов.

Вот как обычно работают суточные

Ставка суточных может использоваться работодателем для возмещения работникам расходов на совместное проживание и питание или только расходов на питание. Суточные выплаты не являются частью заработной платы работника для целей налогообложения, если выплаты равны или меньше федеральной ставки суточных или если работник представляет отчет о расходах. Если сотрудник не предоставит полный отчет о расходах, платежи будут облагаться налогом в пользу сотрудника.Аналогичным образом, любые выплаты, превышающие ставку суточных в размере , также будут облагаться налогом.

Возмещенные и невозмещенные расходы

Компенсация является ключевой. Помните, что невозмещенные расходы на работу в настоящее время не подлежат вычету. Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) устранил невозмещенные расходы на работу и различные детализированные вычеты с учетом 2% -ного минимума за налоговые годы с 2018 по 2025 год. Эти расходы включают невозмещенные путевые расходы и пробег.

Это также означает, что стандартная для бизнеса ставка миль (вы найдете здесь ставку 2020 года) не может использоваться для вычета невозмещенных командировочных расходов сотрудников за налоговые годы с 2018 по 2025 год.IRS пояснила, однако, что члены резервного компонента Вооруженных сил США, государственные или местные правительственные чиновники, получающие вознаграждение, и некоторые артисты-исполнители могут по-прежнему вычитать невозмещенные командировочные расходы сотрудников в качестве корректировки дохода на первая страница журнала 1040; Другими словами, эти люди могут продолжать использовать стандартную для бизнеса ставку пробега. Подробнее см. Уведомление 2018-42 (загружается в формате PDF).

Самостоятельно занятые налогоплательщики

А как насчет самозанятых налогоплательщиков? TCJA не изменил вычеты для самозанятых налогоплательщиков (тех, кто подает Приложение C).Налогоплательщики, работающие не по найму, по-прежнему могут вычитать расходы, связанные с бизнесом. Однако ставки суточных не так полезны для самозанятых, потому что они могут использовать только ставки суточных для покрытия расходов на питание. На самом деле это означает, что самозанятые налогоплательщики должны продолжать вести отличный учет и использовать точные цифры.

Новые числа

По состоянию на 1 октября 2020 года, специальное питание и непредвиденные расходы (M&IE) суточные ставки для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 66 долларов США для любого места путешествия в континентальной части США и 71 доллар для любого населенного пункта выезжать за пределы континентальной части США; эти ставки такие же, как и в прошлом году. суточных. Ставка на питание и непредвиденные расходы включает в себя все обеды, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые для лиц, которые предоставляют услуги, такие как серверы общественного питания и укладчики багажа.

Ставка на непредвиденные расходы остается только $ 5 в день, независимо от местоположения. Непредвиденные расходы включают гонорары и чаевые, выплачиваемые при проживании, включая носильщиков и персонал отеля. Транспорт между местом, где вы спите или работаете, и местом, где вы принимаете пищу, а также расходы на подачу путевых листов и оплату счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем, больше не включаются в непредвиденные расходы.Если вы хотите сделать перерыв для них и используете ставку суточных , вы можете попросить своего работодателя возместить вам расходы.

Это хороший совет по всем направлениям: если вы ранее вычитали эти невозмещенные расходы на работу и больше не можете делать это в соответствии с TCJA, спросите своего работодателя о возможных компенсациях.

Конечно, поскольку стоимость поездки может варьироваться в зависимости от того, куда и когда вы собираетесь, для некоторых направлений существуют специальные тарифы. Для целей метода обоснования «высокая-низкая» ставка суточных составляет 292 долларов США для поездки в любой район с высокими затратами и 198 долларов США для поездки в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов.На питание и непредвиденные расходы только суточных, на поездки в эти пункты назначения, остаются 71 доллар на поездку в район с высокими затратами и 60 долларов на поездку в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов.

Вы можете найти список населенных пунктов с высокими затратами на весь календарный год или его часть, включая применимые ставки, в самом последнем уведомлении IRS. Однако есть несколько примечательных изменений, в том числе:

В список дорогих населенных пунктов добавлены следующие населенные пункты: Лос-Анджелес, Калифорния; Сан-Диего, Калифорния; Галф Бриз, Флорида; Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, штат Мэн; и Вирджиния-Бич, Вирджиния.
Следующие населенные пункты были исключены из списка населенных пунктов с высокой стоимостью: Мидленд / Одесса, штат Техас, и Пекос, штат Техас.
Следующие населенные пункты изменили часть года, в которой они являются высокозатратными (это означает, что применяются сезонные ставки): Седона, Аризона; Монтерей, Калифорния; Санта-Барбара, Калифорния; Округ Колумбия (см. Также Мэриленд и Вирджиния; Неаполь, Флорида; Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия; Бостон / Кембридж, Массачусетс; Филадельфия, Пенсильвания; Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд; и Чарльстон, Южная Каролина.

ресурса

Вы можете найти весь список вместе с другой информацией о суточных в Уведомлении 2020-71 (загружается в формате PDF).

Чтобы узнать ставки суточных для федерального правительства по названию населенного пункта или почтовому индексу, перейдите на веб-сайт Администрации общих служб (GSA).

IRS публикует новые суточные для деловых поездок на 2021 год

Большинство деловых поездок было временно приостановлено на весенние и летние месяцы.Теперь некоторые люди снова начали путешествовать с деловыми целями, хотя и меньше, чем до начала пандемии COVID-19. Учитывая сокращение командировок, возможно, сейчас самое подходящее время для того, чтобы пересмотреть — и, возможно, упростить — то, как ваша компания возмещает своим работникам проживание, питание и непредвиденные расходы за городом.

Одной из упрощенных альтернатив является «метод высокого-низкого». Вместо возмещения сотрудникам фактических путевых расходов, этот метод обеспечивает фиксированных командировочных суточных. Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности.Вот подробности.

Как это работает

Согласно методу «высокий-низкий», IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни. Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих. Метод «высокая-низкая» может использоваться вместо конкретных суточных для деловых поездок. Примеры районов с высокими затратами: Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия (полный список по штатам см. В таблице ниже.)

При некоторых обстоятельствах — например, если работодатель предоставляет жилье или оплачивает отель напрямую, — сотрудники могут получить компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы. Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не берут на себя расходы на питание в течение календарного дня (или неполного дня) поездки.

Не считаются непредвиденными расходами:

Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
Почтовые расходы по подаче путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.

Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов с последующим вычетом этих сумм как обычных коммерческих расходов.

Упрощенный учет

Если ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом. При выплате суточных сбор бумажных или электронных квитанций о расходах, как правило, не требуется. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.

Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки. Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника. Кроме того, суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.

Обновленные тарифы

Налоговое управление США недавно обновило ставки суточных для деловых поездок на 2021 финансовый год, которые начались 1 октября 2020 года. В соответствии с методом высокой-низкой ставки суточные для всех районов с высокой стоимостью в континентальной части Соединенных Штатов составляют 292 доллара США для поездки после 30 сентября 2020 г. (221 доллар на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы).Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 198 долларов США для поездок после 30 сентября 2020 года (138 долларов США на проживание и 60 долларов США на питание и непредвиденные расходы). По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные по высокозатратной площади уменьшились на 5 долларов, а суточные по низкой стоимости снизились на 2 доллара.

IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогостоящих добавлено штук: :

Лос-Анджелес, Калифорния.,
Сан-Диего, Калифорния,
Галф Бриз, Флорида,
Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, Мэн, и
Вирджиния-Бич, Вирджиния.

С другой стороны, эти районы были удалены из предыдущего списка населенных пунктов с высокой стоимостью :

Мидленд / Одесса, Техас и
Пекос, Техас.

Важное примечание: Некоторые туристические достопримечательности считаются районами с высокими затратами только на сезонной основе. С 1 октября в следующих туристических направлениях изменилась часть года, в которой они являются высокозатратными населенными пунктами:

Седона, Аризона.,
Монтерей, Калифорния,
Санта-Барбара, Калифорния,
Вашингтон, округ Колумбия,
Неаполь, Флорида,
Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия,
Бостон / Кембридж, Массачусетс,
Филадельфия, Пенсильвания,
Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд,
Чарльстон, Южная Каролина

Важно: На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокая-низкая» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года.Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.

Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (суточные или высоко-низкий), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:

Тарифы и населенные пункты с высокой стоимостью, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу «высокая-низкая».

Требование о вычетах на командировку

Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как рабочие воздушного транспорта, дальнобойщики и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы в соответствии с U.S. Пределы часов работы Министерства транспорта.

Пример: Компания возмещает своему менеджеру по продажам участие в деловой встрече в Сан-Диего из высоких суточных в размере 292 доллара. Он может вычесть 256,50 долларов (221 доллар за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).

Время перемен

Большинство компаний рассчитывают сократить деловые поездки в эпоху после COVID-19. Пока вы обновляете общие правила организации поездок, подумайте о переходе на метод «высокий-низкий».Несмотря на то, что список населенных пунктов с высокой стоимостью проезда немного меняется от года к году, этот метод может сократить время и сократить количество неудобств, связанных с подачей традиционных форм возмещения путевых расходов. Свяжитесь с вашим налоговым консультантом для получения дополнительной информации.

Список областей с высокими затратами на 2021 год

Штат	*Ключевой город (даты вступления в силу )**
Аризона	Седона (1 октября — 1 декабря; 1 марта — 30 апреля; и 1 сентября — 30 сентября)
Калифорния	Лос-Анджелес (1 октября — 31 октября; 1 января — 30 сентября)
	Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября)
	Монтерей (1 июня — 31 августа)
	Напа (1 октября — 30 ноября; 1 апреля — 30 сентября)
	Окленд
	Сан-Диего (1 февраля — 31 июля)
	Сан-Франциско
	Сан-Матео / Фостер-Сити / Бельмонт
	Санта-Барбара
	Санта-Моника
	Саннивейл / Пало-Альто / Сан-Хосе
Колорадо	Аспен (1 октября — 31 марта; 1 июня — 30 сентября)
	Крестед-Батт / Ганнисон (1 декабря — 31 марта)
	Денвер / Аврора (1 октября — 31 октября; 1 апреля — 30 сентября)
	Большое озеро (1 декабря — 31 марта)
	Silverthorne / Breckenridge (1 декабря — 31 марта)
	Теллурид
	Вейл
Делавэр	Льюис (1 июля — 31 августа)
Округ Колумбия	Вашингтон, Д.С.
Флорида	Бока-Ратон / Делрей-Бич / Юпитер (1 декабря — 30 апреля)
	Форт-Лодердейл (1 января — 30 апреля)
	Форт-Майерс (1 февраля — 31 марта)
	Форт-Уолтон-Бич / ДеФуниак-Спрингс (1 июня — 31 июля)
	Gulf Breeze (1 июня — 31 июля)
	Ки-Уэст (1 октября — 31 июля)
	Майами (1 декабря — 31 марта)
	Неаполь (1 декабря — 30 апреля)
	Пляж Веро (1 декабря — 30 апреля)
Грузия	Джекил-Айленд / Брансуик (1 марта — 31 июля)
Иллинойс	Чикаго (1 октября — 30 ноября; 1 апреля — 30 сентября)
Мэн	Бар-Харбор / Рокпорт (1 июля — 31 августа)
	Kennebunk / Kittery / Sanford (1 июля — 31 августа)
Мэриленд	Оушен-Сити (1 июля — 31 августа)
Массачусетс	Бостон / Кембридж
	Фалмут (1 июля — 31 августа)
	Hyannis (1 июля — 31 августа)
	Виноградник Марты (1 июня — 30 сентября)
	Нантакет (1 июня — 30 сентября)
Мичиган	Петоски (1 июля — 31 августа)
	Траверс-Сити (1 июля — 31 августа)
Монтана	Big Sky / West Yellowstone / Gardiner (1 июня — 30 сентября)
Нью-Мексико	Карловы Вары
Нью-Йорк	Лейк-Плэсид (1 июля — 31 августа)
	Нью-Йорк (1 октября — 31 декабря; 1 марта — 30 сентября)
Орегон	Портленд (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября)
	Приморье (1 июля — 31 августа)
Пенсильвания	Херши (1 июня — 31 августа)
	Филадельфия (1 октября — 30 ноября; 1 марта — 30 июня; 1 сентября — 30 сентября)
Род-Айленд	Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября)
Южная Каролина	Чарльстон (1 октября — 30 ноября; 1 марта — 30 сентября)
Теннесси	Нашвилл
Юта	Парк-Сити (1 декабря — 31 марта)
Вирджиния	Вирджиния-Бич (1 июня — 31 августа)
	Остров Уоллопс (1 июля — 31 августа)
Вашингтон	Сиэтл
	Ванкувер (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября)
Вайоминг	Коди (1 июня — 30 сентября)
	Джексон / Пайндейл (1 июня — 30 сентября)

Источник: IRS * Если дата вступления в силу не указана, это место является высокозатратным в течение всего года.

Каковы налоговые последствия выплаты суточных на командировочные расходы сотрудников?

ВОПРОС: Наша компания хотела бы упростить возмещение командировочных расходов, выплачивая сотрудникам фиксированную сумму за каждый день поездки, независимо от понесенных расходов. Как мы можем сделать так, чтобы выплаты суточных не рассматривались как доход для наших сотрудников, и как эти выплаты повлияют на отчетность сотрудников о расходах?

ОТВЕТ: Суточные часто используются для упрощения соблюдения правил подотчетного плана, которые позволяют исключать возмещение командировочных расходов из валового дохода сотрудников.В соответствии с этими правилами возмещаемые расходы должны быть обоснованы — как правило, путем предоставления достаточной информации о сумме, времени, месте и коммерческой цели расходов. Однако, если соблюдаются правила IRS по выплате суточных, сумма суточных считается обоснованной, поэтому сотрудникам не нужно отслеживать или предоставлять квитанции по каждому отдельному расходу. Сотрудники по-прежнему должны обосновывать время, место и деловую цель своих командировочных расходов на каждый день поездки, но когда суточные выплачиваются по соответствующей ставке, обоснование может быть значительно упрощено.

Правила

IRS устанавливают два основных метода обоснования суточных: метод высокой-низкой и метод обычной федеральной суточной. В методе обычной федеральной ставки суточных используются ставки, зависящие от местоположения, устанавливаемые федеральным правительством для гражданских служащих. Тарифы на поездки в пределах континентальной части США доступны на веб-сайте Управления общих служб. Ставки для Аляски, Гавайев и Пуэрто-Рико устанавливаются Министерством обороны. В отличие от этого, метод «высокая-низкая» использует только две ставки: одна для мест, обозначенных как места с высокими затратами, а другая — для всех остальных мест.Метод обоснования «высокая-низкая» может использоваться только в том случае, если он используется для всех сумм, выплачиваемых сотруднику за поездку за пределы дома в континентальную часть США в течение календарного года. Высокие и низкие ставки на каждый год публикуются в ежегодном уведомлении IRS (например, см. Нашу статью о Checkpoint). Для работников транспортной отрасли могут применяться специальные ставки компенсации.

Суточные могут покрывать проживание, питание и непредвиденные расходы или просто питание и непредвиденные расходы.Суммы, не покрываемые выбранной ставкой суточных, могут быть возмещены отдельно на исключительной основе, но такие возмещения должны удовлетворять всем требованиям обоснования. Это компенсировало бы упрощение, достигаемое за счет использования суточных.

При любом методе обоснования ставки суточных должны быть разумно рассчитаны, чтобы не превышать понесенные или ожидаемые командировочные расходы, покрываемые суточными. Согласно публикации 463 IRS, это означает, что ставки суточных должны отражать достаточно точные оценки соответствующих транспортных расходов, которые могут варьироваться в зависимости от местоположения.Если разумные требования к расчету соблюдены и вы устанавливаете надбавку, которая не превышает суммы, которая считается обоснованной в соответствии с одним из методов, одобренных IRS, вы (и ваш сотрудник) можете рассматривать всю надбавку как не подлежащую исключению (при условии, что время, место, и деловая цель поездки были обоснованы), даже если сотрудник не использовал всю надбавку. Если вы платите больше, чем сумма, которая считается обоснованной в соответствии с применимыми методами, и вы не требуете от сотрудника своевременного возврата излишка, излишек будет считаться доходом сотруднику с учетом удерживаемого налога и налога на заработную плату.Если вы не требуете от сотрудников возврата сумм, полученных за необоснованные дни командировок, все суммы будут рассматриваться как доход.

Для получения дополнительной информации см. Руководство EBIA по дополнительным льготам в разделах II.E («Возмещение деловых расходов сотрудников») и XXI.G («Возмещение командировочных расходов: обоснование»).

Редакторы, принимающие участие в работе: сотрудники EBIA.

Все, что вам нужно знать о командировочных суточных

Если вы путешествуете по работе, вам следует убедиться, что вы знакомы с федеральными ставками суточных.Федеральные ставки суточных определяют, сколько в среднем должны получать сотрудники для покрытия их расходов, пока они находятся в командировке. Если вы никогда раньше не ездили по работе, изучите ставки суточных в регионе, куда вы направляетесь, поскольку они различаются в зависимости от пункта назначения.

В этой статье мы обсудим ставки суточных, подробно разграничим расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы, а также рассмотрим, как подать отчет о расходах вашему работодателю.

Что такое суточные?

Суточные — это фиксированная сумма, которая используется для покрытия таких расходов, как проживание, питание и другие непредвиденные расходы, когда вы путешествуете по служебным делам.

Суточные применяются к сотрудникам любого предприятия, которое решило следовать федеральным правилам. Федеральные суточные — это сумма, которую правительство выплачивает своим сотрудникам, когда они едут на работу. Правительство составило собственную таблицу суточных по штатам, чтобы стандартизировать суммы этих выплат. Суточные также защищают и убеждают вас в том, что получаемая вами зарплата будет справедливой и должна покрыть все ваши расходы.

Хотя эти ставки суточных применяются к государственным служащим, многие частные предприятия также приняли эти ставки.Если ваша компания использует государственные ставки суточных, вам, вероятно, будет трудно договориться о дополнительных деньгах во время путешествий.

Связано: Справочник по суточным рабочим местам

Что нужно знать о ставках суточных

Сумма суточных выплачивается сверх вашей заработной платы или почасовой ставки и предназначена для компенсации вам -карманные расходы во время путешествий. Сумма, которую вам, вероятно, будут должны, рассчитывается на основе нескольких различных факторов, в том числе:

Местоположение

Суточные в основном рассчитываются на основе стоимости жизни в вашем пункте назначения.Ставки суточных сильно различаются в зависимости от штата и округа. Неудивительно, что в Нью-Йорке одни из самых высоких ставок суточных в стране. Места с самыми низкими ставками суточных в стране — это более сельские районы, такие как Монтана, Миссури и Небраска.

Продолжительность поездки

Сумма суточных рассчитывается как дневная ставка. Например, если вы едете в штат, где суточные составляют 100 долларов в день, вы будете получать 100 долларов за каждый день пребывания там по делам.Вы также должны отметить, что поездки продолжительностью более 30 дней получают только 75% от обычной ставки. За поездки продолжительностью более 180 дней вы получите 55% от обычной ставки. В целом, такой расчет командировочных расходов экономит время, которое они потратили бы на заполнение и просмотр подробных отчетов о расходах.

Проживание в сравнении с питанием и непредвиденными расходами

Суммарная ставка суточных фактически рассчитывается на основе двух различных категорий: проживание, питание и непредвиденные расходы.Опять же, оба рассчитываются на основе средней стоимости жизни в этом районе, но любые оставшиеся расходы на проживание должны быть возвращены в конце вашей поездки. Любые неиспользованные средства, выделенные на питание и прочие расходы, остается у работника, но он должен учитывать, что эти избыточные средства подлежат обложению подоходным налогом.

Вот основные различия между проживанием, питанием и непредвиденными расходами, о которых вам следует знать:

Жилье: Жилье покрывает гостиницу или любое другое место, где вы останавливаетесь во время деловой поездки.IRS отмечает, что работодатель может совмещать проживание с питанием и непредвиденными расходами, поэтому используйте суточные, по которым сотрудник остается на ночь, когда вы возмещаете им начисленные расходы.
Питание и непредвиденные расходы: Суточные на питание и непредвиденные расходы включают в себя все питание, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые лицам, предоставляющим такие услуги, как серверы общественного питания и обработчики багажа. . IRS также заявляет, что лица, работающие не по найму, могут использовать только суточные для покрытия расходов на питание.

Любые налоги, взимаемые со счета сотрудника в гостинице, не будут покрываться за счет суточных, но могут быть учтены как прочие расходы. Частный работодатель также может решить покрыть только расходы на питание работника. Очень немногие обвинения в этой категории будут отклонены при условии, что очевидно, что счет был выставлен на нужды служащего. Однако вам следует быть осторожными и получать отдельные чеки, если вы идете обедать с коллегами.

Связано: 7 шагов, чтобы упорядочить ваши документы и убрать беспорядок на вашем столе

Как подать отчет о расходах вашему работодателю

Пока вы в командировке, сохраняйте все свои чеки.Когда вы вернетесь из поездки, подайте отчет о расходах в свою компанию и отправьте его в соответствующий отдел. Ваш отчет о расходах должен включать следующее:

Даты поездки и время прибытия: Суточные также зависят от сезона. Деловые поездки зимой значительно дешевле, чем летом, когда большинство городов переживает самый загруженный туристический сезон. Работодатели учтут этот фактор при рассмотрении деловых поездок, которые вам следует предпринять.
Произведенные расходы на места: Вы будете платить, исходя из стоимости жизни в том месте, куда вы путешествуете. У IRS есть список населенных пунктов с высокими и низкими ценами, которые могут служить ориентиром при составлении планов деловых поездок. Обратите внимание, что они могут изменяться каждый год в связи с меняющимися изменениями в федеральных налоговых правилах.
Сумма каждого платежа: Убедитесь, что вы разделяете чеки во время командировок для правильного распределения личных расходов.Вам все равно придется оплатить оставшиеся платежи, превышающие установленные федеральными или штатными ставками суточных.
Цель командировки: Свяжитесь с менеджером при планировании командировки. Обычно ваш менеджер должен предоставить разрешение до вашего отъезда и предоставить ресурсы относительно суточных в районе, в который вы собираетесь. Помните, что суточные не считаются частью вашего базового оклада, если выплаты равны или меньше федеральной ставки суточных и вы предоставляете отчет о расходах.

Даже если вам будут платить на основе суточных, а не ваших индивидуальных расходов, вам нужно будет представить отчет о расходах в качестве доказательства того, что вы оплатили еду и дорожные расходы из собственного кармана.

Связано: Как отчитываться о бизнес-расходах

Понимание суточных

«Суточные» или дневная ставка — это фиксированная сумма компенсации, выплачиваемой сотрудникам за ежедневное проживание, питание и непредвиденные расходы, понесенные во время деловых поездок.Ставки устанавливаются ежегодно Управлением общих служб (GSA) для пунктов назначения в континентальной части США; иностранные ставки (например, Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) устанавливаются Министерством обороны, а иностранные ставки (за пределами США и их территорий) устанавливаются Государственным департаментом.

Если вы путешествуете по делам или у вас есть сотрудники, которые путешествуют, важно понимать суточные, которые предлагают альтернативу возмещению расходов на основе подробных записей о расходах и требуют менее сложной бухгалтерской отчетности.Здесь мы отвечаем на вопросы, которые могут у вас возникнуть о суточных, о том, как они работают и что в них входит с точки зрения налогообложения.

Что входит в суточные?

GSA делит суточные на две категории:

Питание и непредвиденные расходы

Категория питания и непредвиденных расходов (M&IE) включает в себя все питание (завтрак, обед и ужин), обслуживание номеров, стирку, химчистку, глажку одежды, а также сборы и чаевые для людей, которые предоставляют услуги, такие как серверы общественного питания и багаж. перевозчики.Суточные на питание зависят от местоположения и делятся на шесть уровней.

В крупных городах максимальный уровень суточных обычно составляет 76 долларов США; в небольших городах, в которых проводятся значительные деловые поездки, суточные выплачиваются между 2 и 5 уровнями (от 56 до 71 доллара). Для районов, которые обычно не посещают бизнес-путешественники, минимальная ставка уровня составляет 55 долларов США.

Расходы на жилье

Категория жилья охватывает жилье для ночлега, такое как отели, мотели, гостиницы, курорты и апартаменты.Для каждого места проживания устанавливается отдельная ставка суточных как для M&IE, так и для проживания. Например, на 2020 финансовый год ставки суточных для Атланты варьируются от 157 до 156 долларов за проживание и 66 долларов за M&IE. Для Чикаго ставки на проживание колеблются от 125 до 229 долларов, в зависимости от месяца, и суточные M&IE. составляет 76 долларов.

Почему цены различаются в зависимости от местоположения

Ставки суточных основаны на прожиточном минимуме в районе. Ставки суточных в крупных городах, таких как Чикаго, Нью-Йорк и Лос-Анджелес, выше, чем в пригородах, потому что товары и услуги в крупных городах, как правило, дороже.Ставки на проживание также могут меняться от месяца к месяцу в зависимости от спроса и предложения. Наибольшая сумма суточных проживания в Нью-Йорке, например, приходится на осень, сезон, который привлекает большинство туристов и деловых путешественников. Ставки суточных равны обновляется ежегодно и вступает в силу 1 октября, в первый день финансового года федерального правительства.

Расчет ставок для каждого местоположения

Спросите отдел кадров или бухгалтерии вашего работодателя о конкретных ставках или найдите информацию, посетив веб-сайт GSA, где вы можете выполнить поиск по городу, штату или почтовому индексу за текущий финансовый год (октябрь.С 1 по 30 сентября). Если вы хотите просмотреть следующий финансовый год или любой другой год с 1997 года, выполните поиск по штатам и выберите соответствующий год из раскрывающегося меню. Щелкните «Найти суточные», чтобы просмотреть результаты с разбивкой по основному месту назначения, округу, максимальному количеству жилья по месяцам, а также питанию и непредвиденным расходам (M&IE).

Если вы ищете область, которая не охвачена таблицами GSA (например, Гавайи, которые не являются частью континентальной части США), появятся две ссылки, которые направят вас на соответствующий веб-сайт: Министерство обороны для иностранцев. путешествия (Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) и Государственный департамент по всем зарубежным направлениям.

Стандартная ставка суточных

Стандартная ставка в размере 55 долларов США в сутки для M&IE и стандартная ставка в размере 96 долларов США в сутки для проживания (2020 финансовый год) применяется к любому месту, для которого не указана ставка в таблицах GSA. Это верно для всех штатов континентальной части США.

Использование ставок GSA работодателем

Хотя большинство предприятий используют ставки суточных, установленные GSA, они могут использовать альтернативные методы компенсации. Например, работодатели могут использовать метод IRS по высокой-низкой ставке, который устанавливает одну фиксированную ставку суточных для мест с высокими затратами (например,г., Нью-Йорк, Чикаго и округ Колумбия) и единая фиксированная ставка для всех остальных мест. Для путешествий 1 октября 2019 года или позже тариф составляет 297 долларов (71 доллар только для M&IE) за поездку в любой район с высокими затратами и 200 долларов (60 долларов за M&IE) за поездку в любое другое место в континентальной части США.

Налоги на выплату суточных

Суточные не считаются заработной платой и, следовательно, не облагаются налогом, если они соответствуют определенным условиям. С вас будут взиматься налоги, если выполняется одно из следующих условий:

Выплата превышает допустимую федеральную ставку суточных
Вы не подавали отчет о расходах своему работодателю.
В вашем отчете о расходах не указаны дата, время, место, сумма и коммерческая цель расходов.
Ваш работодатель выплачивал вам суточные и не требовал отчета о расходах.

Если любая из вышеперечисленных ситуаций верна, ваши суточные будут считаться заработной платой и будут подлежать удержанию подоходного налога и налога на заработную плату. Сумма будет указана вашим работодателем в вашей форме W-2. Если просто ваша суточная была выше допустимой федеральной ставки суточных, заработной платой будет считаться только превышенная сумма.

Чтобы обосновать свои командировочные и сопутствующие расходы, вам необходимо будет вести журнал, в котором будут указаны дни, в которые вы ездили по делам, куда вы отправились, а также деловую цель поездки.Примечание. Если ваша деловая поездка длится более года в одном месте — даже если она связана с двумя или более отдельными заданиями — вы можете не иметь права на освобождение от налога в соответствии с правилами выплаты суточных. Чтобы избежать неблагоприятных налоговых последствий, проконсультируйтесь со своим налоговым консультантом перед тем, как отправиться в длительную командировку.

суточные в качестве альтернативы заработной плате

Поскольку суточные не облагаются налогом, некоторые люди могут задать вопрос: «Могу ли я согласиться на более низкую зарплату с суточными вместо более высокой без суточных?» Ответ — нет.«Политика выплаты суточных не может быть создана таким образом, чтобы можно было обозначить то, что должно быть выплачено, как что-то еще — в данном случае суточные.

Итог

Суточные обеспечивают компенсацию сотрудникам, которые путешествуют с деловыми целями. Ставки варьируются в зависимости от местоположения и времени года и делятся на две категории: проживание и питание и непредвиденные расходы (M&IE).