Организация путешествий как бизнес: Как зарабатывать на организации путешествий

Как сделать бизнес, организуя авторские туры на суше и море

Туристы начинают уставать от стандартных путешествий. Отпуск в отеле с системой питания «все включено» и ежедневным посещением одного и того же пляжа давно не считается эталонным. Люди ждут от отдыха не столько солнца и моря, сколько ярких впечатлений. Видя эту потребность, многие опытные путешественники становятся предпринимателями и начинают зарабатывать, продавая эти самые впечатления под вывеской «авторских» туров. В последнее время среди россиян становится востребованной аренда яхт.

Самостоятельно или по «авторской» программе?

Многие туристы предпочитают ездить по миру самостоятельно, так отдых получается более насыщенным впечатлениями. Да и с развитием интернет-технологий это стало очень просто — Momondo или Skyscanner позволяют легко купить авиабилет, Booking или Airbnb — забронировать отель, ресторан можно найти по рекомендации в TripAdvisor, даже яхту можно заранее арендовать, используя сервис Nautal. Однако и самостоятельный подход к организации отпуска многим начинает надоедать.

Неудивительно, что в последнее время в моду входят так называемые «авторские» тематические туры, когда туристам предлагается нестандартный досуг по заранее спланированной программе. При этом, как правило, авиабилеты отдыхающие приобретают отдельно, а организаторам платят не только за проживание, но и за организацию путешествия и сопутствующих развлечений. Например, любителям вина могут предложить целую неделю кататься по винодельческим хозяйствам Испании, Италии или Франции.

Плавучий отель

В последние годы россияне обратили внимание на яхтинг. Получив шкиперскую лицензию, можно арендовать яхту с несколькими каютами, где могут разместиться, допустим, 10 человек и уйти на неделю в чартер по греческим или испанским островам. У подобного бизнеса существует масса преимуществ перед сухопутными путешествиями. Яхта — это что-то вроде плавучего отеля. Она позволяет каждый день видеть новые места, но при этом не искать каждый день, где остановиться на ночь. Любители поплавать в открытом море или понырять с маской и трубкой в уединенных местах оценят возможности, которые дает свое судно: можно встать, где угодно, и увидеть под водой гораздо больше интересного, чем у стандартного пляжа.

Более того, морское путешествие дает неоценимый опыт командного взаимодействия, когда нужно учиться искать компромиссы и договариваться. Судно нельзя остановить во время сильного волнения и заявить: «Пожалуй, я сойду». При этом депозит за яхту гораздо выше, чем за автомобиль, и составляет в среднем от трех тысяч евро, но море привлекает людей, и желающих покорить морскую стихию становится с каждым годом все больше. Да и риски организации подобного путешествия окупаются серьезной прибылью: к примеру, капитан яхты за свои услуги получает в среднем 150 евро в сутки. И у пассажиров редко возникают вопросы, почему они платят такие деньги: на море именно капитан несет всю ответственность за происходящее — вплоть до уголовной. Таким образом, имея шкиперскую лицензию, за недельный чартер можно заработать около 1000 евро плюс накинуть небольшую сумму за организацию путешествия.

Собрать команду и заработать

Мы видим, что многие российские пользователи нашего сервиса, позволяющего арендовать яхты на море по аналогии с популярными агрегаторами по аренде автомобилей на суше, научились зарабатывать на морских турах. Причем есть люди, у которых вообще нет шкиперских прав — они берут яхту с капитаном, платят ему по 150 долларов, но все равно накидывают свой процент за организацию путешествия. И с каждым годом у них все больше клиентов, желающих получить впечатления, глядя не с берега на море, а, наоборот, с моря — на берег.

Более того, подобные морские приключения становятся все доступнее. Например, катамаран на четыре каюты с двумя санузлами и кухней можно взять в конце сезона за 4500 евро за неделю. На таком судне могут с комфортом разместиться 8 пассажиров, а для капитана предусмотрена одна из двух дополнительных капсульных носовых кают. Учитывая стоимость аренды яхты плюс гонорар капитана, а также затраты на стоянки, топливо и питание, каждый пассажир может потратить до 1000 евро, а то и меньше. И организаторы такого чартера останутся в плюсе.

Поначалу кажется, что за такие деньги можно провести неделю вдвоем в пятизвездочном отеле, да еще и с перелетом, но это обманчивое впечатление — во время отдыха в отеле будут дополнительные траты, например на аренду автомобиля или экскурсии.

Впрочем, практика показывает, что люди готовы платить и гораздо большие суммы за впечатления. Один из ценовых рекордов, как ни странно, в Средиземноморье поставили именно россияне, арендовав почти на месяц катамаран вместе с капитаном. Четырем пассажирам такое путешествие обошлось более чем в 110 тысяч евро. И все же это, скорее, исключение, в основном люди интересуются судами, аренда которых не превышает 5000 евро за неделю. Для компании из 8–10 человек это вполне подъемная сумма. Для сравнения: восьмидневный авторский тур в Испанию на виллу, где гостей обучают гончарному делу и выпеканию хлеба по старинным рецептам, устраивают велосипедные прогулки, а в один из дней вывозят на море, стоит около 1500 евро. Это без ужинов и, разумеется, перелета. И организаторы при этом не рискуют никаким депозитом.

Вообще, в большинстве случаев авторские туры организуют бывалые путешественники по известным им местам на приятную и понятную им самим тему. Поклонники литературы могут собрать единомышленников в старинном замке и несколько дней подряд устраивать кулинарные вечера, сопровождаемые чтением стихов. Любителям истории предложат экскурсии по самым интересным или необычным музеям. Художники готовы в течение всего отпуска проводить мастер-классы в живописных местах, любители йоги ездят в специализированные туры, чтобы в кругу единомышленников встретить восход солнца на берегу моря. Вряд ли такие путешествия будут сопровождаться разочарованиями, сопутствующими самостоятельному отдыху. Подобные варианты путешествий, безусловно, интересны, и все же неделя на яхте с солеными брызгами, швартовками в маринах и ночными купаниями в светящемся от планктона море подарит гораздо больше впечатлений. Особенно если все организовать самим и нанять опытного капитана.

IVA MICE — профессиональный организатор корпоративных мероприятий

В современном мире бизнеса границы между городами и странами стираются, расстояния стремительно сокращаются. Развитие бизнеса предполагает активное посещение выставок и конференций сотрудниками, сотрудничество с зарубежными бизнес-партнёрами, изучение новых технологий и лучших практик ведения бизнеса. Успешное продвижение компании на международных рынках предполагает деловые поездки и корпоративные путешествия

по всему миру как руководителей компании, так и для специалистов.

Компания IVA-MICE предоставляет услуги по организации и сопровождению деловых поездок и развивающих путешествий. Мы обеспечиваем надежное качество, заботимся о комфорте ваших сотрудников во время путешествий, помогаем оптимизировать затраты на деловые поездки и выездные корпоративные мероприятия.

Для корпоративных клиентов мы предлагаем следующие услуги:

• Комплексное туристическое обслуживание деловых поездок и корпоративных путешествий

• Подбор авиабилетов, ж/д билетов, билетов на автобус и оптимизация маршрутов
• Бронирование номеров в отелях, апартаментах, виллах
• Организация трансфера, прокат автомобилей
• Оформление загранпаспортов и виз
• Подбор экскурсионных и культурно-развлекательных программ

• Развивающие путешествия и менеджмент-туры

• Организация открытых менеджмент-туров в успешные компании
• Корпоративные бизнес-туры по индивидуальной программе (с учетом пожеланий Заказчика)

• Обучение руководителей и сотрудников за рубежом (индивидуальное и групповое)

• Изучение иностранных языков за рубежом
• Профессиональные тренинги, семинары, конференции
• Тематическое обучение, развитие бизнес-навыков

• Корпоративные путешествия и мотивационные туры

• Организация выездных корпоративных мероприятий (командообразование, обучение, стратегические сессии, kick-off сессии для проектных команд и др. )
• Поощрительные поездки и мотивационные туры для сотрудников и команд
• Вдохновляющие путешествия с целью поиска новых идей и возможностей для бизнеса

Наша задача – предоставить для Вашей компании комплексные решения, в которых учтены все организационные детали, а также Ваши потребности и пожелания. Если в Вашей компании действует Travel Policy (Политика корпоративных путешествий), — мы обеспечим полное соответствие деловых поездок и бизнес-путешествий её требованиям.

Мы нацелены на построение долгосрочных партнерских отношений с нашими клиентами. С нашей помощью деловые поездки Ваших сотрудников будут максимально комфортными и эффективными, с наилучшим соотношением «цена/качество» для Вашей компании.

Бизнес на организации индивидуальных путешествий

Сегодня услуга организации индивидуальных путешествий пользуется все большей популярностью среди граждан стран Европы и США. Этот вид предложения позволяет организовать путешествие с учетом индивидуальных пожеланий. В России подобное предложение только начинает появляться, так как до недавнего времени многие граждане государства были охвачены идеей коллективных путешествий за границу, требующих невероятно больших затрат. В силу своей неграмотности и неопытности, наши соотечественники не понимают и не принимают информацию о том, что индивидуальное путешествие может быть куда более увлекательным и экономичным. Путешествуя таким образом, можно расширить свой кругозор, не ограничиваясь отдыхом в пятизвездочном отеле и питанием по схеме «все включено».

 

Преимущества индивидуального туризма, организованного туристической компанией

 

Организация бизнеса на ниве индивидуального туризма предусматривает наличие знаний и опыта у предпринимателей. Это позволит составлять увлекательную программу путешествия и экономить расходы на ее реализации, тем самым привлекать клиентов идеальным соотношением цены и качества.

Например, не понаслышке зная Прибалтику, можно организовать тур с посещением ее достопримечательностей примерно за такую же стоимость, что и отпуск в Крыму, на территории одного курорта. Выбор в пользу организованного индивидуального путешествия и самостоятельного странствия по другим странам очевиден, так как первое предложение предполагает меньшее количество рисков, связанных с любыми возможными трудностями пребывания за границами родного государства, часто возникающими у менее опытных туристов. Отправляясь в путешествие без посредников, приходится рассчитывать только на себя. Путешествуя по утвержденной программе индивидуального туризма, вы исключаете риски, связанные с бронированием жилья, билетов, получением виз и пр. кроме того, самостоятельная организация путешествия требует от туристов наличия дополнительного свободного времени, знаний, организационных способностей и уверенности. Все это присуще далеко не всем потенциальным путешественникам. Потому им проще обратиться в турфирму, сервис по планированию поездок и специализирующихся на организации индивидуальных туристических поездок в любую точку мира и в любое время. Крупным туристическим агентствам редко когда интересно заниматься подобного рода деятельностью, так как она отнимает слишком много сил и времени при сравнительно низкой окупаемости. Иными словами, ниша организации индивидуальных путешествий пока еще не занята и является перспективой для желающих организовать свой собственный небольшой бизнес.

 

Рентабельность сервисов по организации индивидуальных туристических поездок составляет около 30%, что весьма прилично для предпринимательской деятельности. Пугаться возможных проблем, которые могут возникнуть в ходе реализации услуг по организации индивидуальных туристических путешествий, также не стоит. Такие мифы, как невозможность получения виз, или бронирования единичных номеров в иностранных гостиницах, отсутствие спроса на подобное предложение, являются лишь россказнями ленивых, неуверенных в себе людей или конкурирующих фирм.

 

Ежедневно поисковые системы сети Интернет фиксируют рост запросов об индивидуальных путешествиях и сервисах, оказывающих подобного рода услуги. Потому, бывалым туристам, желающим организовать собственное дело для получения доходов, следует активизироваться и создать бизнес в данной нише. Данные мировой статистики подтверждают актуальность этой бизнес-идеи. Примерно 30% всех путешественников ездят за границу самостоятельно, отказываясь от дорогостоящих услуг туристических компаний. При этом они бы не отказались от помощи специалиста и готовы заплатить за организацию индивидуального путешествия с целью сохранения личного времени.

 

Положительные примеры организации бизнеса в сфере предоставление услуг планирования индивидуальных путешествий в России есть. Потому не стоит бояться начинать свое дело в этом направлении экономики.

 

Организация бизнеса по планированию индивидуальных туристических поездок

 

Главная цель такого предприятия и сервиса – это оказание помощи и обучение туристов самостоятельному путешествию за пределы родного государства. Такие услуги стоят гораздо меньше, чем традиционно взимают со своих клиентов туристические агентства, так как сервисы не расходуют средства на печать буклетов и организацию других привлекающих туристов рекламных приемов. Уже после первого путешествия с помощью сервиса его клиенты разрушают основные психологические барьеры и страхи индивидуальной поездки за границу, что не происходит в ходе сотрудничества с традиционными туроператарами.

 

Сервисы, организовывающие индивидуальные поездки за границу, работают по принципу – клиент планирует свой отдых, а сервис помогаем его организовать! Некоторые клиенты будут возвращаться к услугам сервиса снова и снова, так как им некогда решать организационные вопросы. Другие, воспользовавшись хоть раз, будут советовать услуги компании своим знакомым и родственникам, указывая на все плюсы такого сотрудничества.

 

Грамотное планирование индивидуальной поездки – успех бизнеса

 

При построении планов индивидуальной поездки предприниматель должен учесть три основных момента – бюджет, страна, личные пожелания. Опытным туристам хорошо известно, что основные расходы любого путешествия – это оплата переезда. Стоимость авиабилетов или билетов на другой вид международного транспорта всегда высока. Потому она является основным инструментом в формировании бюджета поездки. Сэкономить на оплате проезда или перелета можно. Для этого ответственные сервисы по организации индивидуальных путешествий рекомендуют своим клиентам планировать свой отпуск как минимум за три месяца. 

 

Соответствующие рекомендации важно разместить на сайте компании, чтобы клиенты изначально понимали, с чего стоит начать планирование грядущего путешествия. Сохранить бюджет отпуска поможет и правильно выбранная гостиница. Место для проживания лучше всего выбрать в центре, поближе к достопримечательностям, которые хочет посетить турист, или к пляжу. Это позволит экономить транспортные расходы непосредственно во время самого путешествия. Все эти тонкости должны оговариваться с клиентами сервиса, специализирующегося на организации индивидуальных поездок. Довольные клиенты – это залог любого предприятия. Достичь этого можно посредством грамотного подхода и качественного выполнения своей работы. Не стоит ограничивать услуги компании отдельными регионами. Следует работать в разных туристических направлениях. 

 

Стоимость услуг бизнеса по организации индивидуального туризма должна зависеть от сложности маршрута. В отельных ситуациях над его проработкой (бронирование жилья, покупка билетов, получение специальных разрешений и пр.) приходится трудиться приличное количество времени. Например, услуга по организации поездки в европейскую страну для граждан РФ должна оказаться на порядок дешевле, чем в страну Азии, Америки, или Австралии. При этом совокупная цена отдыха (траты на услуги организации + оплата самого путешествия) не должна быть выше предложений крупных туристических агентств. Это позволит наработать клиентскую базу. 

 

Слишком высокая стоимость услуг бизнеса по организации индивидуальных путешествий заставит потребителя обратиться к проверенным туристическим компаниям, которых на российском рынке свыше 10 000. Те, кто хочет сэкономить, обратятся к интернет-сервисам для путешественников, специализированным форумам и базам с тематическими отзывами. Кстати, последние пригодятся в организации собственного бизнеса по формированию индивидуальных туристических поездок, так как позволят черпнуть нужную информацию об отдыхе в той или иной стране. Думать о высокой конкуренции бизнеса по организации индивидуальных поездок за границу глупо, так как в этой сфере предпринимательской деятельности своя аудитория. Как правило, это экономные, уставшие от банальных туристических предложений, чересчур занятые люди. Если предприниматель сможет им угодить качественной организацией, предложенным направлением, программой отдыха, за сравнительно доступную цену, то его бизнес будет быстро развиваться.

 

Выводы

 

Организация преуспевающего малого бизнеса в области оказания помощи в планировании индивидуальных туристических путешествий основывается на таких услугах, как: поиск туристических предложений, покупка авиабилетов, бронирование гостиничных номеров, автомобильного транспорта и т. п. Заполнив эти пробелы, предприниматель гарантировано получит доверие своих клиентов раз и навсегда!

Организация бизнес-поездки

Нужно организовать встречу с партнерами и клиентами в другом городе? А может полноценный корпоративный тур или масштабную конференцию? Необходим хороший отель, рейс на удобное время и презентабельный автомобиль? Организация бизнес-поездки не должна заботить ее участников. Сконцентрируйтесь на достижении цели путешествия и не тратьте время на поиск, бронирование и другие организационные моменты. Делегируйте их профессионалам. Оператор делового туризма «DINADIS» успешно организовывает деловые поездки с 2006 года.

Что мы можем для вас сделать

• Организовать бизнес-поездку в Украине и за границу «под ключ»;


• Разработать корпоративный тур;


• Организовать «под ключ» конференцию, переговоры и другое бизнес-мероприятие любого уровня сложности;


• Найти номер в отеле, полностью соответствующий вашим запросам;


• Позаботиться о комфортном перелете и путешествии на поезде;


• Оформить визу и страховку;


• Обеспечить транспортом, соответствующим вашему статусу и поставленной задачи;


• Встретить и сопроводить делегацию;


• Организовать экскурсию – групповую или индивидуальную, для вас и ваших гостей.

Мы работаем строго по оговоренным условиям и в рамках предоставленного бюджета.

Три причины выбрать нас для организации бизнес-поездки

• Сохраняем вам время и силы. «DINADIS» занимается организацией деловых поездок более чем 10 лет. За это время мы собрали обширную базу контактов, и с ее помощью подготовим комфортное путешествие и мероприятие любой сложности.


• Экономим средства. Бронируем отели в Украине и за рубежом, предоставляя дисконт на проживание. Подбираем выгодные по цене и удобству билеты и транспорт. Мы используем все возможности, чтобы вы не переплачивали.


• Предоставляем услуги, соответствующие вашему статусу. Заказ VIP-залов, индивидуальное сопровождение, VIP-трансферы, обслуживание делегаций и др.

кафе виртуальных путешествий – Банк идей

Совместить полезное с приятным, отдохнуть и одновременно расширить свой кругозор, – это всегда очень удобно. Ну,  кому это может не понравиться?! Вот только где и  как это сделать?

Конечно, можно зайти в любое туристическое агентство и выбрать самый лучший тур – горящий, со скидкой, с пылу с жару, в экзотическую страну… Затем  – собрать чемоданы и  вперед. Но  – стоп! Есть возражения! Во-первых, даже если со скидкой, все равно дорого. Во-вторых,  загрузка на работе такая, что никак нельзя вырваться.

А что тогда? Читать книги, искать информацию в Интернете  под релакс-музыку? Вполне полезно и приятно, но старо как мир. Хочется чего-нибудь новенького.

А вот и оно, новенькое и оригинальное. Давайте знакомиться:  бизнес идея – кафе виртуальных путешествий.

Конечно же, и вы сами можете об этом догадаться, что главной целью такого кафе  является не организация путешествий в прямом смысле этого слова, а все-таки – организация питания граждан, общепит.  Виртуальные путешествия  являются просто  «приправой» к основному виду деятельности, способом привлечения  дополнительных посетителей. Но в этом и состоит вся соль данного проекта.

Теперь расскажем о нем  подробней. Уточним,  как мы представляем себе работу виртуального кафе путешествий и  его организацию.

Выбор помещения

Для виртуального кафе путешествий потребуется обыкновенное помещение, пригодное для традиционного кафе и соответствующее всем санэпидемнормам, но в нем должна быть предусмотрена дополнительная площадь (сцена или незанятая столиками часть зала), где будут проводить виртуальные путешествия гиды кафе.

Интерьер помещения

Интерьер помещения не стоит привязывать к одному какому-то определенному стилю. Стиль должен быть скорее нейтральным и легко приспособляемым к различным изменениям: ведь путешествия в виртуальном кафе будут проходить по всему земному шару, и перед глазами посетителей промелькнут  природные пейзажи Африки, Азии, Европы, памятники культуры различных исторических эпох и народов… Одним словом, детали интерьера будут постоянно меняться. Это как в театре: смена декораций означает смену места действия.

Очень важно, чтобы внутреннее убранство помещения  было уютным и располагающим, но не перегруженное лишними деталями.

С одной стороны  – лаконичность интерьера, с другой стороны –  его способность к превращению  – вот требования, которые должен учесть дизайнер при разработке проекта  внутреннего убранства помещения. Дизайнер должен также предусмотреть и тот факт, что  в  кафе виртуальных путешествий все посетители должны иметь возможность одинаково хорошо видеть площадку, где будет находиться гид. Эту особенность следует учесть при составлении плана помещения и расстановке мебели.

Подбор персонала

Необходимо позаботиться о том, чтобы  в таком кафе работали исключительно профессиональные сотрудники. При этом мы имеем в виду и кухонный персонал, и персонал, работающий на зале.

Меню кафе виртуальных путешествий может изменяться в зависимости от того, в какую страну предполагается осуществить путешествие в этот день. Поэтому повара должны знать особенности кухонь различных стран и суметь предложить посетителям вкусные блюда национальных кухонь народов мира.

Персонал кафе, работающий на зале,  включает не только официантов, но и гидов, экскурсоводов, рассказчиков, т.е. людей, умеющих профессионально  работать с публикой. Они должны проникнуться идеей кафе и помогать претворять ее в жизнь, предлагая свои креативные решения и темы. Вполне допустимо, что сценарии их виртуальных экскурсий будет разрабатывать другой человек – сценарист,  который сможет из простой экскурсии сделать небольшое шоу или мини-спектакль.

Сценарии путешествий можно  ориентировать на разные категории посетителей: детей, молодежь, студенческую аудиторию и аудиторию работников офисов. Постепенно, когда кафе «наберет обороты» и сформирует свою клиентскую базу, сценарии программ можно будет разрабатывать в расчете на основную группу посетителей-завсегдатаев.

Конечно, деятельность команды ведущих программ  и сценаристов скорее будет напоминать творческий процесс, чем обыкновенную работу. Но так и должно быть, только таким способом можно завоевать и удержать посетителей кафе.

Составление плана путешествий

План предполагаемых путешествий лучше составлять заранее и размещать рядом с меню. Так посетители смогут ознакомиться с программой на неделю и спланировать свои посещения. К примеру:

Понедельник.

Вас ждет увлекательное  путешествие в  Италию. Вы посетите…(перечисляем объекты, о которых будет идти речь в заочной экскурсии).

Вторник.

Вы мечтали побывать в Париже? Ваша мечта сбывается. Вы увидите …..

Среда.

Продолжаем путешествовать по Европе.  Нас ждут в Берлине. Мы побываем….

Четверг.

Вы активный турист? Вас интересуют шоп-туры? Сделаем их вместе. Вас ждут лучшие шоп-туры по Европе.

Пятница.

На море не хотите? Попутешествуйте вместе с нами по курортам Средиземноморья.

Суббота.

Лучшие места для охоты и рыбалки  совсем рядом.  Составьте нам компанию…

Воскресенье.

Путешествуем с детьми.  Где можно хорошо отдохнуть и родителям и детям? Ищем лучшее место…

Реклама и маркетинг кафе виртуальных путешествий

О рекламе и маркетинг  надо позаботиться заранее. Оригинальная идея требует оригинальной рекламы. Поэтому объявления на подъездах домов, хотя и являются старым и проверенным способом, но в данном случае немного старомодны. Они вряд ли «зацепят» целевую аудиторию кафе  – людей «продвинутых».

Если уже пользоваться таким способом рекламы, то распространять ее следует в учебных заведениях,  развлекательных центрах, в местах городских «тусовок» молодежи.

Не надо забывать и про Интернет. Рекламный блок кафе виртуальных путешествий должен быть ярким  и динамичным.

И про открытие кафе…

Уже давно ясно, что скупой платит дважды.  Жалеть средств на начало  – это желать скорейшего конца. Не пожалейте средств на яркое представление, призы, бесплатный вход и подарки. Все это окупится с лихвой.
Видео по теме: Бизнес идея: кафе виртуальных путешествий

Загрузка…

Цифровые путешествия: как туристический бизнес осваивает онлайн во время пандемии

Выход в цифру

С пандемией расстановка сил полностью изменилась: за несколько месяцев ограничений люди успели привыкнуть к онлайн-покупкам — тем более, что этот способ оказался более безопасен за счет исключения контактов с другими людьми.  

Кроме того, необходимость перевести часть сотрудников на работу из дома вынудила ряд агентств перейти на удаленный формат. В интернет сместились и продажи в сфере делового туризма: по подсчетам «Сбериндекса», онлайн-покупки билетов на авиарейсы в этом сегменте составили почти 94%.

В результате важным конкурентным преимуществом для участников рынка стало наличие развитых онлайн-инструментов. Сюда относится не только возможность дистанционной оплаты, но и удобные системы поиска, собственные мобильные приложения, функциональный сайт, а также возможность оперативно внести изменения в тур и понятная система отмены и возврата денег. 

Особое внимание пришлось уделить и онлайн-поддержке: в случае отмены поездки покупатель хочет быстро связаться с компанией, а перегруженные колл-центры не всегда это позволяют. 

Поэтому так важны стали системы быстрой связи клиента с организацией: сервисы обратного звонка, онлайн-консультации, виджеты и аккаунты в мессенджерах для чата с сотрудниками.

Большой потенциал есть и у более нестандартных технологических сервисов: как показало исследование компании Booking, больше половины респондентов хотели бы воспользоваться инновационными инструментами, которые помогли бы усилить впечатления от отдыха — например, цифровыми гидами. 

Кроме того, потребители ждут, что турагентства будут предоставлять им персонализированные предложения: так, 41% участников опроса заинтересованы в использовании искусственного интеллекта для анализа их предыдущих поездок и подбора подходящих туров.

 

Больше независимости

Большая часть спроса на цифровые сервисы идет со стороны самостоятельных путешественников: они покупают билеты на рейсы и бронируют отели с помощью онлайн-агентств, таких, как «Купибилет», фиксируют план поездки в Google Trips и ищут автомобиль на GetTransfer. 

В условиях пандемии интерес к таким поездкам сильно вырос: это связано как с ростом доли внутреннего туризма, так и со стремлением перестать зависеть от посредника. 

В связи с этим увеличилась и востребованность digital-инструментов для самостоятельных путешествий — в частности, конструкторов интересных маршрутов, мобильных приложений для экскурсий и, конечно, ресурсов с аудиогидами. 

Так, летом, с началом ослабления ограничений, платформы уличных и музейных аудиогидов отметили скачок спроса на гиды по локальным достопримечательностям и местам, куда легко съездить на выходные. 

Среди самостоятельных путешественников востребованы также технологии, которые помогут сделать поездку более комфортной: по данным Booking, 57% туристов хотели бы иметь возможность отслеживать багаж через мобильное приложение, а 31% заинтересованы в общении с «виртуальным турагентом», который может давать консультации об организации отдыха.

Особенно важной в 2020 году стала и возможность выбрать и приобрести в онлайне туристическую страховку, включающую покрытие от коронавируса, а в идеале — еще и выплаты в случае отмены поездки. 

Так, популярный онлайн-агрегатор предложений по страхованию путешественников, платформа «Черехапа», еще в начале пандемии стал показывать, включена ли в страховку компенсация расходов, связанных с COVID-19. 

 

Стратегии безопасности

Стремление снизить риск заражения во время отдыха повысило спрос на бесконтактные технологии. 

В аэропортах бумажные посадочные талоны уступают место электронным, а пассажиры все чаще регистрируются онлайн, чем на стойках: так, в ноябре электронную регистрацию на рейсы S7 Airlines в Домодедово прошли 62,6% пассажиров — на 10,3% выше, чем за аналогичный период 2019 года. 

Но авиаперевозки — не единственный сегмент рынка, где технологии позволяют заменить физические носители на цифровые сервисы: в ближайшем будущем регистрацию в отеле можно будет проходить, минуя ресепшн. 

Идентифицировать гостя будут помогать биометрические данные — систему таких решений под названием Traveler ID развивает компания Amadeus. Идея появилась еще до пандемии: с помощью оцифрованных данных человека можно будет идентифицировать на протяжении всего путешествия, что позволит избежать очередей на паспортном контроле, выходах на посадку и долгих регистраций в гостиницах.

Кроме того, больше не нужно будет носить с собой документы и бояться перед поездкой забыть паспорт дома.

 

Резюмируя

Эти и многие другие цифровые решения в туризме с большой долей вероятности продолжат развиваться и после окончания пандемии. 

Потребители стали больше доверять онлайн-инструментам и e-commerce и перенесли часть своих привычных действий в цифру. Конечно, это не значит, что офлайн уйдет в прошлое: в офисах агентств всегда будут свои посетители — в частности, мы также рассматриваем возможность открытия имиджевого шоурума «КупиБилет» в Петербурге и Москве. 

Но цифровизация станет обязательным условием для развития на туристическом рынке, поэтому тем, кто хочет сохранить конкурентоспособность, придется так или иначе выходить в онлайн.

Как изменится индустрия бизнес-путешествий после снятия карантина

Как коронавирус повлиял на бизнес-путешествия

В последние несколько месяцев индустрия путешествий, как и отрасль MICE, фактически встала на паузу. Международное авиасообщение было прервано, поездки внутри страны тоже сильно усложнились – во многих регионах и крупных городах всем прибывающим необходимо было соблюдать обязательный карантин. Некоторые авиакомпании приостановили полеты даже внутри страны.

Теперь же отрасль постепенно начинает оживать благодаря снятию карантинных мер. Однако масштабный кризис, вызванный ими, так быстро не закончится. Например, он приведёт к большому количеству изменений в деловом туризме. Вот главные из них.

Поездок по стране станет больше

В последние годы число зарубежных командировок и траты на них росли. В ближайшее время, скорее всего, ситуация будет другой. Международное авиасообщение восстановится не сразу. Ограничения будут сняты постепенно, а на некоторых направлениях их могут оставить сами авиакомпании в целях обеспечения безопасности пассажиров.

Кроме того, заграничные поездки сами по себе дороже. И, так как кризис коснулся многих отраслей, не все компании смогут позволить себе зарубежные бизнес-поездки.  Когда восстановится внутреннее авиасообщение и будут сняты карантинные меры, мы ожидаем рост числа командировок по России. Компании будут активно  решать накопившиеся за время простоя задачи. За актуальной информацией по ограничительным мерам в регионах и их отмене можно следить тут.

MICE будет восстанавливаться чуть медленнее

Несмотря на облегчение карантинного режима, запреты на массовые мероприятия, скорее всего, будут действовать ещё долго. Это означает, что многие крупные конференции будут отложены. Организаторы  переносят их на 2021 год из-за частично сохраняющихся ограничений. 

Таким образом, крупные ивенты вернутся не раньше, чем через несколько месяцев, а до этого будут развиваться небольшие митапы, мини-конференции и форумы.

Изменение ценообразования

Нестабильный курс рубля, необходимость авиакомпаний и отелей покрывать убытки из-за вынужденного прекращения деятельности, падение выручки компаний заказчиков приведут к тому, что особенно актуальной темой на рынке b2b-путешествий станет экономия.

В новых условиях особенно актуальной для заказчиков станет возможность получать высокий уровень сервиса и оптимизировать расходы. Предложить такие условия проще игрокам с b2c-бэкграундом – таким, как OneTwoTrip for Business. У подобных компаний уже налажены отношения с поставщиками и есть доступ к большому числу вариантов размещений и перелётов.

Заключение

Коронавирус оказал серьезное влияние на отрасль путешествий, многие организации разорились и вынуждены были уйти с рынка, кризис привёл к снижению доходов компаний-заказчиков. Это, как и сохранение некоторых карантинных мер, может замедлить восстановление.

Но после долгого перерыва бизнесу необходимо будет решать накопившиеся задачи, а людям после нескольких месяцев в изоляции захочется путешествий. Это даст новый старт, в том числе тренду bleisure-поездок.

Лучшие советы по планированию деловой поездки

Следуйте этим 6 шагам для эффективной деловой поездки:

• Организуйте поездку заранее
• Выбирайте жилье по цене и удобству
• Составьте маршрут
• Найдите пункт назначения
• Запомните свою электронику, аксессуары и проездные документы
• Подготовьтесь к встрече

В современном цифровом мире мы можем общаться в разных часовых поясах в любой момент.Однако, когда дело доходит до посредничества в крупной сделке или налаживания прочных и длительных деловых отношений, ничто не может сравниться с личным общением.

Корпоративные поездки по-прежнему так важны, и не менее важно для всех, кто отправляется в командировку, тщательно подготовиться. Когда вы прибудете в пункт назначения расслабленным и хорошо подготовленным, вы лучше подготовлены, чтобы произвести хорошее впечатление и сосредоточиться на цели встречи. Подготовка позволяет вашему разуму сосредоточиться на настоящем моменте и быть уверенным, что вы всегда будете в курсе событий на этой важной встрече.Если вы хотите уточнить, как вы готовитесь к следующей экскурсии, следуйте этим важным советам, чтобы стать эффективным планировщиком деловых поездок.

Организовать поездку

Независимо от того, указано ли ваше имя в проездных документах или вы являетесь менеджером по путешествиям, тщательное планирование деловых поездок имеет важное значение. Вашим первым шагом всегда должно быть знакомство с корпоративной политикой в ​​отношении командировок вашей компании. Вы планируете деловую поездку, а не планируете личный или короткий перерыв, поэтому очень важно соблюдать политику вашей компании.

Теперь пора забронировать поездку. Это может быть поездка по воздуху, по железной дороге, аренда автомобиля или даже на лодке. Подумайте о поездке от двери до двери, сочетая время в пути с ценой и удобством. Визуализируйте различные этапы поездки от A до B. Обдумайте такие детали, как, например, сколько времени потребуется, чтобы переехать между аэропортом и железнодорожным вокзалом, время, необходимое для заполнения документов в компании по аренде автомобилей, и может ли пригодиться камера хранения багажа. Используйте несколько источников и разные сайты сравнения, исследуя, какие компании предлагают лучшие предложения.Опять же, помните о любых бюджетных ограничениях в политике вашей компании в отношении поездок.

Не забывайте о мелких деталях. Есть ли в самолете Wi-Fi, чтобы вы могли работать в пути? Разве отъезд на день раньше позволит вам прийти на первую встречу лучше отдохнувшими и подготовленными? На этом этапе чем тщательнее вы готовитесь, тем увереннее и расслабленнее вы будете, когда уйдете.

Выберите вариант проживания

Подготовка к деловой поездке — это, конечно, только половина работы. Также важно выбрать лучшее жилье, соответствующее вашим требованиям.Если у вас есть только одно место для встреч, убедитесь, что вы бронируете отель, который находится поблизости, вместо того, чтобы поддаваться влиянию более роскошного варианта, который может оказаться напряженной 45-минутной поездкой. Используйте карты на своем смартфоне, чтобы измерить расстояние от вокзала или аэропорта до вашего отеля — и помните, что дороги и транспортные сети будут загружены в определенное время дня.

Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении отелей, чтобы узнать, есть ли какие-либо предпочтительные отели — вы тоже можете получить выгодную сделку. При рассмотрении стоимости обязательно сравнивайте цены на аналогичные типы размещения и выбирайте то, что по справедливой цене — некоторые компании даже устанавливают стоимость в день, которая ограничивает выбор отелей.

Также неплохо обратить пристальное внимание на удобства в отеле. В некоторых отелях, ориентированных на туристов, завтрак подают слишком поздно для раннего начала поездки, и, как деловой путешественник, вы, вероятно, захотите бесплатный Wi-Fi, круглосуточное обслуживание номеров и множество розеток для зарядки ваших устройств. CWT Hotel Intel предоставляет путешественникам доступ к надежным отзывам об отелях и может быть полезным инструментом для планировщиков деловых поездок.

Составьте подробный маршрут

Ваш маршрут — это план успешной деловой поездки.Используйте его, чтобы контролировать каждую деталь — от расписания транспорта и имен людей, с которыми вы встречаетесь, до бронирования билетов и адреса отеля. Не забудьте выделить в своем маршруте дополнительное время для отдыха, встреч, которые были отложены или переполнены, и загруженного движения. Рассмотрите возможность использования специально разработанного инструмента, такого как приложение myCWT ™, которое синхронизирует ваш маршрут с рабочими календарями и позволяет путешественникам делиться ими с коллегами. Это удобно с точки зрения коммуникации и эффективности, а также в качестве меры безопасности, если вы путешествуете в незнакомом месте.

Найдите пункт назначения

Возможно, вы путешествуете в пункт назначения, который вам знаком и в котором чувствуете себя комфортно. Или вы попадаете на неизведанную территорию. В таком случае необходимо провести исследования, чтобы избежать ненужного риска. Например, некоторые города хорошо известны своими карманами для воров, поэтому вам нужно проявлять особую осторожность при хранении важных и дорогих вещей, таких как телефоны, в карманах. В зависимости от того, куда вы собираетесь, может быть разумным также ознакомиться с текущей политической ситуацией в пункте назначения.

Возможно, вы путешествуете по городу или стране, где культура и обычаи отличаются от ваших. Избегайте выглядеть глупо или, что еще хуже, оскорблять, исследуя различия в поведении и манерах до вашего прибытия. Например, если вы приглашаете потенциальных клиентов на обед, знаете ли вы этикет чаевых или когда давать людям свои визитки? Или, если вы посещаете страну, где английский не является общепринятым языком, вы можете даже выучить несколько базовых фраз, таких как приветствия и «спасибо», которые могут иметь большое значение при создании хорошего первого впечатления.

Подготовьте проездные документы

Часы тщательной подготовки и исследования будут потрачены зря, если вы забудете жизненно важные проездные документы. Для путешествий между странами требуется действующий паспорт, проездные билеты, а иногда и виза. Это ключ к выяснению того, нужна ли вам виза как можно скорее, даже если вы просто проезжаете через страну, не выходя из аэропорта. Некоторым посольствам на выдачу визы может уйти несколько дней или даже недель. Даже если вы не путешествуете в другую страну, вам может потребоваться удостоверение личности с фотографией, чтобы уточнить, соответствует ли ваше имя имени на билете. Лучше всего использовать паспорт или водительские права, поэтому всегда храните их в безопасности.

Вспомните свои электронные аксессуары

Сохраняйте максимальную продуктивность в поездке, взяв с собой ноутбук или планшет — время в пути будет действительно значимым. Не забудьте также упаковать соответствующие зарядные устройства и адаптеры. Обычно вы можете забрать их в аэропорту, когда проезжаете мимо, но подготовка является ключевым моментом, который в конечном итоге сэкономит вам время и деньги.

Будьте готовы к встрече

Итак, вы выполнили все шаги по планированию деловой поездки, но как насчет ваших бизнес-целей и самой встречи? Отметка того, чего вы надеетесь достичь в поездке, может помочь вам сосредоточиться — даже если вы просто хотите установить контакт с новыми контактами или получить общее представление о потенциальных новых клиентах.Вооружитесь как можно большим объемом информации о людях, которых вы встретите, а также о местах, где они будут. Какой дресс-код? Например, если вы посещаете промышленный объект, нужна ли вам прочная обувь? Если вы собираетесь проводить презентацию, в каком формате она будет и будет ли у вашего хозяина необходимое оборудование? Просто отправив электронное письмо заранее, чтобы проверить, есть ли у них подходящие экраны и кабели, вы сможете избежать неприятных задержек или путаницы, которые могут привести к неудобному началу встречи.Это первое впечатление имеет значение, поэтому дайте себе больше шансов произвести хорошее впечатление.

Выделив время на подготовку, проведя детальное исследование и следуя этим советам по деловым поездкам, вы можете оптимизировать свои шансы на продуктивную и приятную поездку.

[1] https://www.gbta.org/news-and-advocacy/newsroom/global-business-travel-spend-topped-record-breaking-12-trillion-usd-in-2015-will-reach- 16 трлн к 2020 г.

Другие публикации

Как организовать деловую поездку, часть 2

Недавно Дебби Роузмонт дала интервью в качестве эксперта по производительности для подкаста Smead.На прошлой неделе она обсудила, как организовать деловую поездку и подготовиться к ней, а также поделилась стратегиями, которые путешественники могут практиковать, чтобы повысить свою эффективность после прибытия в пункт назначения.

На этой неделе Дебби продолжает обсуждение некоторых вещей, которые можно сделать, чтобы максимально использовать свое время и усилия во время деловой поездки и после возвращения домой.

Храните информацию в порядке, пока вы выполняете свой план

Будь то обмен информацией, обучение или общение, вы уже поставили цели в отношении того, чего вы надеетесь достичь в путешествии.Пришло время выполнить ваш план. Частично это связано с размышлениями о том, как вы собираетесь записывать заметки, идеи и информацию, которые вы собираете во время поездки. Если вы любите вести записи на бумаге, одним из решений может быть блокнот для каждой поездки или конференции. Еще одна идея — иметь блокнот, посвященный обучению на конференции, и вставлять вкладки-разделители для каждой конференции, которую вы посещаете. Если у вас есть предметы, которые нужно систематизировать и отслеживать, такие как визитные карточки, проездные документы и квитанции, продукты могут быть действительно полезными.Хотите, чтобы в вашей жизни было меньше бумаги? Подумайте об электронных инструментах для сбора, систематизации и хранения информации, которую вы собираете или нуждаетесь во время путешествий. Такие инструменты, как Evernote или OneNote, отлично подходят, когда вы в пути.

Проведение эффективных встреч

Когда вы путешествуете по делам, важно знать, как расставить приоритеты и максимально эффективно использовать свое время. По возможности, заранее планируйте встречи — это отличный способ установить контакт с людьми, с которыми вам нужно встречаться.Подумайте о том, чтобы перед поездкой сравнить календари. Приспосабливайтесь к расписанию другого человека, если это действительно важно для вас, или, может быть, даже пожертвуйте тем, что упускаете одно, ради другого. Вы можете подумать о том, чтобы планировать встречи вместо еды — все едят, а завтрак часто является прекрасным временем, прежде чем начинается напряженная работа дня. Точно так же время в конце дня или даже просто выход на прогулку — это творческое, нестандартное время, которое вы можете предложить, пытаясь встретиться с людьми, которые также управляют плотным графиком.

Позаботьтесь о себе во время путешествия

Поездки и многолюдные конференции могут отнять у вас многое. Очень важно помнить о своей энергии. В противном случае вы не получите максимальной отдачи от этого опыта. Убедитесь, что вы достаточно спите и правильно питаетесь. Используйте затемняющие шторы в гостиничных номерах, чтобы в комнате было темно, и подумайте о том, чтобы прикрыть кровать или отвернуть от нее любую включенную электронику. Постарайтесь как можно больше придерживаться своего обычного распорядка сна и времени. Подумайте о том, чтобы упаковать здоровые портативные и нескоропортящиеся закуски из дома и не бойтесь упоминать о любых диетических ограничениях или предпочтениях официантам, организаторам конференций или персоналу отеля.Если вы заговорите и спросите, большинство из них, как правило, могут быть удовлетворены.

Упаковка до дома

Вспомните последнюю конференцию или съезд, на котором вы присутствовали. Сколько вещей вы подобрали по пути, чего не взяли с собой? Сумки, раздаточные материалы — вы хотите или должны взять с собой все это домой? Возможно, вы могли бы сделать снимок и забрать информацию домой в другом формате или подумать о том, что вы можете оставить, чтобы кто-то другой мог использовать. Собираясь, подведите итоги и не собирайте вещи в спешке.Не забудьте внимательно осмотреть свой гостиничный номер, прежде чем уезжать в последний раз. Обычные места, где можно что-то оставить, — это за дверью в ванную, в душе и подключении к розетке (зарядные устройства). Просмотрите свой контрольный список и помните, что собираться домой намного проще.

Организованный повторный въезд после поездки

Если можете, постарайтесь сделать день, когда вы вернетесь домой, максимально гибким, без особых обязательств. Используйте день для загрузки информации, пока она еще свежа в вашей памяти.Сохраняйте заметки, идеи, задачи и вещи, которые вы вдохновляете делать, в свою систему управления информацией. Если вы сделаете это, как только вернетесь, вы добьетесь большего успеха. Начните последующий процесс. Введите визитные карточки в свою систему управления контактами и отправьте любые электронные письма с предложением оставаться на связи. Чем скорее, тем лучше.

Пересмотрите поставленные вами цели, чтобы увидеть, достигли ли вы их. Если нет, каков ваш следующий шаг? Возможно, если вы пропустили определенную сессию, которую надеялись посетить, вы сможете получить доступ к записанной версии или поговорить с людьми, с которыми вы надеялись глубже поговорить.Вы все равно можете подключиться только потому, что вас там нет физически.

Кроме того, вы можете начать планирование на следующий год, если это будет ежегодная конференция. Продавцы или организации часто предлагают ограниченные по времени скидки на регистрацию или продукты, которыми вы можете воспользоваться на мероприятии в следующем году. Если вы знаете, что это то, в чем вы все равно захотите поучаствовать, это отличный способ сэкономить время и деньги, планируя заранее.

Что вы делали в прошлом, чтобы поездка была организованной, гладкой и стоящей?

Предстоящие деловые поездки или конференции? Сообщите нам, какую из этих стратегий вы будете использовать для более организованных деловых поездок.Если Simply Placed может стать для вас источником информации до, во время или после поездки, не стесняйтесь сообщить нам об этом.

Чтобы просмотреть подкаст целиком, ссылки на части 1 и 2 приведены ниже. Желаем вам организованных и безопасных путешествий!

10 советов по организации деловой поездки

Чтобы избежать стресса, который они создают, чтобы максимально использовать свое время во время вашего отсутствия, снизить риск проблем с расписанием рейсов, а также получать удовольствие от них, ниже мы даем несколько советов, которые следует учесть, прежде чем вы начнете организовывать свой следующая командировка.

1. Рейсы: Перед подтверждением бронирования убедитесь, что у вас есть все документы, визы и вакцины, необходимые для въезда в пункт назначения. Большинство авиакомпаний предлагают специальные предложения для часто летающих пассажиров, поэтому не забудьте взять с собой карту баллов; в будущем вы можете воспользоваться бесплатными билетами или повысить класс своего места до более высокого класса. Хотя обычно выбирают более экономичные тарифы, убедитесь, что у вас всегда есть возможность изменить даты и расписание рейсов, если это необходимо.
2. Размещение: Ключ к выбору места зависит от продолжительности поездки.Если вы собираетесь остаться всего на несколько часов, лучший вариант — выбрать жилье между местом работы и аэропортом. Некоторые отели даже предлагают краткосрочные тарифы на отдых на пару часов в течение дня. Если вы знаете, что у вас будет немного свободного времени, отель в центре города предложит больше туристических или гастрономических достопримечательностей. Если отель станет вашей операционной базой для встреч и работы, убедитесь, что в нем есть специальные удобства, такие как конференц-залы, мини-бар, круглосуточное обслуживание в кафе и баре, а также сейф для хранения ваших ценностей.Не забудьте спросить, включено ли подключение к Wi-Fi в стоимость и есть ли в вашем номере доступ.
3. Багаж: При подтверждении бронирования проверьте ограничения по весу багажа, поскольку они могут различаться в зависимости от пункта назначения или компании. При выборе багажа учитывайте размер и материал. Если вы будете носить с собой деликатные вещи, лучше всего подойдет прочный чемодан, но если вы будете носить только одежду, то легкий чемодан из мягкого материала будет более подходящим и более удобным для переноски.Hoteles.com рекомендует упаковать одежду из хлопка или одежду без морщин; свитер или что-то еще, чтобы согреться на холодных рейсах, и другую одежду для выхода в свет в нерабочее время.
4. Ручная кладь: Вам также следует проверить ограничения по весу и размеру, независимо от того, рюкзак это, сумочка или портфель. Вы должны обязательно указать свою повестку дня, телефон, контакты, адрес отеля, номера телефонов такси, паспорт и всю необходимую информацию, чтобы избежать неудач. Также желательно иметь при себе наличные в местной валюте, если поездка за границу, или доллары.Уделять пристальное внимание безопасности аэропорта; избегайте косметики, жидкостей и металлических предметов.
5. Трансферы: Аренда транспорта до прибытия в пункт назначения — это всегда хорошая идея, поскольку это поможет вам сэкономить время, получить комфорт, а в некоторых направлениях это даже безопаснее. Есть несколько услуг такси, маршрутных автобусов или лимузинов, которые во многих городах могут быть даже дешевле, чем обычные такси. Аренда автомобиля также является хорошим вариантом в некоторых направлениях.
6. Страхование путешествий: Страхование путешествий часто включается в вашу медицинскую страховку или кредитные карты; в противном случае туристическое агентство может помочь вам с медицинским страхованием за границей.В некоторых странах это даже требование для поступления.
7. Тайм-менеджмент: Как правило, деловые путешественники имеют очень плотные планы. Всегда полезно планировать дополнительное время, особенно в соответствии с расписанием полетов в случае проблем с дорожным движением или встреч, выходящих за рамки запланированного времени. Также помните о разнице во времени в стране назначения относительно того, откуда вы вылетели, чтобы избежать путаницы. Также не забудьте проверить рабочие дни и часы в других странах.Например, арабские страны не работают по пятницам, но работают по воскресеньям.
8. Технология: Используйте приложения и веб-сайты, чтобы организовать свое пребывание и узнать больше о своем пункте назначения. Путеводители Lonely Planet по достопримечательностям каждого города; Советник по отелям, ресторанам и достопримечательностям; Trip It для организации вашей поездки; Skyscanner или Flightradar 24 для поиска рейсов; Oanda или аналог для обмена валюты; Expensifyse для управления расходами; Google Translate для языковых нужд; и приложение погоды, такое как AccuWeather, чтобы проверить прогноз.
9. Электронные устройства: Телефон, ноутбук, планшет, фотоаппарат, музыкальный проигрыватель и т. Д. Несмотря на то, что окружающие нас современные устройства предназначены для облегчения нашей жизни, организация поездки с помощью цифровых устройств сопряжена с определенными сложностями. Важно не преувеличивать и носить с собой только то, что нужно, и пару дней обходиться без них. Если вы едете за границу, вам следует взять с собой универсальный адаптер питания, который работает с розетками в большинстве стран. Смартфоны — хорошая альтернатива для выхода в Интернет.Не забудьте зайти в настройки и отключить междугородный роуминг, чтобы избежать высоких затрат и вместо этого использовать доступный Wi-Fi.
10. Развлечения: Деловые поездки предполагают долгие часы ожидания в аэропортах и ​​неудачи, такие как потерянный багаж, нескончаемые дела и семейные конфликты. Чтобы уменьшить воздействие стрессовых ситуаций, которые могут нанести вред вашему здоровью, рекомендуется делать перерывы, заниматься спортом и правильно питаться. Вы можете прибегнуть к таким ресурсам, как книги, музыка или фильмы, чтобы сделать ваше ожидание и время полета более приятным.

Как организовать поездки и мероприятия в командировку

Хорошо организованная командировка вашей команды может изменить ваш бизнес. Это не только поднимет всем настроение, потому что всегда весело отправиться в совместное приключение в новое место, но и приведет к новым связям и стратегическому партнерству.

Еще лучше, если вы сможете организовать поездку вокруг мероприятия, будь то то, которое вы посещаете, или то, которое вы проводите. Это поможет структурировать вашу поездку вокруг четкого результата.

Вот все, что нужно сделать, чтобы ваше путешествие или мероприятие было прибыльным и увлекательным:

Организация использования виртуального офиса

Во многих крупных городах есть виртуальные офисы. Если, например, вы едете в Калифорнию, подумайте о том, чтобы воспользоваться преимуществами виртуальных офисов Modi Irvine. Расположенный в самом сердце процветающего бизнес-центра, он создаст идеальный образ для вашего бизнеса — без затрат на создание нового с нуля.Например, вы можете использовать такие услуги, как автоответчик, общие офисные помещения, частные меблированные офисы, конференц-залы и услуги автоответчика. Все будет настроено на имя вашей компании.

Это не только место для работы, но и место, где вы можете приглашать гостей и строить деловые отношения. Вы можете использовать этот офис для управления своим мероприятием, ведения бизнеса и развития новых клиентских предприятий.

Посещение или организация мероприятия

Если вы посещаете это мероприятие, скажем, отраслевую конференцию, тогда ваша работа идеально подходит для вас — все, что вам нужно сделать, это появиться, пообщаться и узнать как можно больше от докладчиков и других участников.

Если вы спонсируете мероприятие, то лучше всего работать с агентством по организации мероприятий. Эта сторонняя организация построила стратегические отношения с отелями. Следовательно, когда вы расскажете им о своих потребностях, они согласятся с лучшими отелями организовать размещение, питание и комнаты для отдыха для вашего мероприятия. Во многих случаях они не взимают с вас комиссию, потому что они будут зарабатывать деньги на отеле, который будет делить процент от дохода от группового бронирования.

Организация поездок

Хорошее планирование — залог успеха.Без него вся ваша поездка будет погружена в хаос и неразбериху. Как однажды сказал Питер Друкер: «Действия без планирования — причина всех неудач».

Так с чего же начать?

Сначала соберите всю информацию, относящуюся к вашей деловой поездке: пункт назначения, руководители, которые будут путешествовать с вами, расписание, детали поездки (рейсы, такси и т. Д.) И любые конкретные предпочтения, которые вы или ваша группа можете иметь по жилью, питанию и т. д.

Во-вторых, как только вы получите хорошее представление обо всех задействованных элементах, начните бронировать билеты, покупать билеты, бронировать отели и так далее.Если вам посчастливилось летать на чартерном частном самолете, вы можете немного отдохнуть, зная, что все детали полета будут обработаны безупречно.

В-третьих, сообщите обо всех планах поездки руководителям, которые будут ее совершать, чтобы все точно знали, когда и как к ней подготовиться. Предварительное уведомление также даст вам возможность управлять любыми неожиданными сценариями или любыми изменениями в планах путешествия или проживания.

При организации поездки следует помнить о семи вещах:

1. Основные цели командировки и мероприятия.
2. Сколько стоит потратить на поездку.
3. Если ваша компания в прошлом организовывала подобные командировки, подумайте, чему вы можете научиться из этого опыта. Если у вас была конференция, но на нее мало участников, значит, вы знаете, что нужно начинать продавать билеты на конференцию раньше.
4. Соответствующая личная информация от всех руководителей, которые путешествуют с вами, чтобы вы могли организовать их билеты и проживание.
5. Все разрешения, связанные с поездками.Вам нужно будет убедиться, что у всех есть актуальные паспортные, визовые и прививочные формы.
6. В некоторых случаях вам, возможно, придется подумать, нужно ли в вашей поездке разместить других людей — например, супругов, секретарей, лечащих врачей и т. Д.
7. Поездки в аэропорты и обратно очень важны, чтобы все могли оставаться вместе и путешествовать группой или, по крайней мере, скоординированным образом к выбранным вами направлениям. Кроме того, соберите как можно больше информации о проблемах, связанных с поездками, например, об основах защиты бизнеса в случае аварии и милях для часто летающих пассажиров.

В заключение, организация путешествий и мероприятий для деловой поездки включает в себя множество деталей. Чтобы все хорошо скоординировать, нужно начинать планировать на месяцы вперед.

11 советов по планированию командировки для начальника

Успех путешественников на дороге напрямую зависит от того, насколько хорошо их поездка была спланирована и подготовлена.

При планировании деловой поездки всегда следует уделять первоочередное внимание тому, чтобы бизнес-путешественник оставался максимально продуктивным и свободным от стресса.Это требует тщательного продуманного планирования.

В конце концов, нужно иметь в виду множество переменных, детали, которые нужно проработать, резервирования, которые нужно создать, и графики, которые необходимо согласовать. И даже после того, как все это будет сделано, вам все равно придется бороться с возможностью возникновения проблем, когда ваш путешественник находится в пути.

Как менеджер по путешествиям, лучшее, что вы можете сделать, — это заранее организовать как можно более человеческую организацию, чтобы вы могли свободно решать проблемы, если и когда они возникнут.

Как это сделать?

Планирование командировки для начальника

1. Обратите внимание на их обычные предпочтения

Планируя деловую поездку для начальника, вы хотите каждый раз делать это быстрее и лучше. Не полагайтесь на свою память (ненавижу ломать ее вам, но иногда это неправильно). Вместо этого запишите обычные предпочтения вашего босса, например, спешите на стыковку рейсов, а не устраивайте пересадки с большим количеством подушек безопасности. Таким образом, вы можете сократить количество операций по обмену данными, необходимых для каждой поездки.

2. Помогите им расставить приоритеты в наиболее важных частях поездки

Когда ваш босс путешествует, ему, вероятно, нужно будет выполнить несколько очень важных дел. Поймите, каковы цели этой поездки, будь то участие в одном собрании или укомплектование нового офиса в другой стране. Как только вы узнаете цели поездки, организуйте вокруг нее другие детали, чтобы ничто не мешало.

Помимо основной цели командировки, у вашего начальника могут быть дополнительные цели, которых он хочет достичь.Может быть, они хотят придерживаться своего распорядка упражнений во время отсутствия. Может быть, они хотят закончить слайд-колоду для предстоящей презентации. Или, может быть, они хотят взять с собой супругу в поездку и провести день, чтобы осмотреть достопримечательности.

Спросите своего начальника о том, что он хотел бы сделать или выполнить во время поездки, чтобы вы могли помочь организовать эти дела, дать рекомендации или, по крайней мере, сохранить ясность их календаря.

4. Составить маршрут командировки

Последний документ в этом разделе — это маршрут командировки , или сводка всех деталей поездки в одном месте.Это сэкономит вам и вашему путешественнику время и избавит от лишних хлопот, связанных с просмотром нескольких документов и электронных писем, чтобы найти нужную информацию.

При создании этих документов полезно мыслить в хронологическом порядке, чтобы вы могли поставить себя на место путешественника и четко обдумать, какая информация необходима. А когда вы закончите, создавайте не только электронные, но и бумажные копии. Это исключает любую возможность того, что мертвый смартфон или отсутствие интернета отбросит вашего путешественника.

Планирование командировки для коллег

Та же забота и внимание к деталям, что и при планировании поездок, — это то же самое, что и вашим сотрудникам.

5. Предоставьте путешественникам возможность бронировать для себя

Большинство деловых путешественников предпочитают бронировать деловую поездку для себя, как и при бронировании отпуска, вместо того, чтобы ехать туда и обратно с кем-то по каждой мелочи. Используйте программное обеспечение для управления поездками, которое включает политики компании, чтобы сотрудники могли бронировать то, что они хотят в рамках политики.Это экономит время для всех, а путешественники получают желаемый маршрут и жилье.

6. Сложите все в одно место

При планировании деловой поездки существует множество деталей. Вы должны сделать все возможное, чтобы собрать все в одном месте. При бронировании с помощью одного утвержденного программного обеспечения для управления поездками компании путешественники могут войти в систему и увидеть все свои предстоящие маршруты.

Большинство коллег хотят, чтобы все было в цифровом формате, но если это не относится к вашим коллегам, сделайте дорожную папку.В папку для путешествий вложите распечатанный маршрут деловой поездки и подтверждения, а также конверты для дорожных квитанций и любых важных проездных или деловых документов, которые им понадобятся в пункте назначения.

7. Приобретите все необходимое перед поездкой

Думайте о своем путешественнике как о мобильном офисе, представляющем вашу компанию внутри страны и за рубежом. Поэтому обязательно пополняйте их инструменты: визитки, аккумуляторы, основные расходные материалы и другие необходимые расходные материалы.

8. Дайте путешественнику контрольный список поездок

Создайте контрольный список для путешественника, который будет передан путешественнику перед поездкой. Это гарантирует, что ваш путешественник не забудет все необходимые шнуры, адаптеры, флеш-накопители, устройства — все, что им может понадобиться!

Если ваш путешественник улетает международным рейсом, составьте бумажное досье, содержащее важную информацию о его пункте назначения. Добавьте данные, такие как валюта, часовой пояс, контактная информация местного посольства, советы о местных законах и культуре, распространенных заболеваниях, а также о том, покрывает ли их тарифный план международные поездки.Подобная информация имеет очень большое значение.

9. Сохраните контактную информацию путешественника

Необходим контактный лист путешественника . Это единый документ, который включает в себя всю домашнюю и профессиональную контактную информацию сотрудника, а также стандартные данные, такие как имя, должность, идентификационный номер и т. Д. Дополнительные элементы, такие как предпочтения авиакомпаний и отелей, запросы на питание и паспортные данные, сделают этот документ более значительным. сильнее. Удобно, что TravelPerk позволяет вам ввести большую часть этой информации один раз, автоматически заполняя ее для будущих поездок.Однако вы сохраняете эту информацию, просите путешественников подтвердить или обновить ее перед отъездом.

10. Создайте шаблон контрольного списка планирования командировок

Еще один полезный документ — это контрольный список для планирования поездки . Далее идет подробная информация о каждом рейсе, наземном транспорте, бронировании отелей, столовых и развлекательных мероприятий, а также о встречах или мероприятиях, а также достаточно места для всего остального. Используйте это, чтобы следить за мелкими деталями, которые легко теряются при перемешивании.

Одна из основных мотиваций любого тревел-менеджера, планирующего деловую поездку, — убедиться, что ни одна деталь не останется неучтенной. Ни один туристический менеджер не захочет получать звонок от отчаявшегося сотрудника по поводу неправильной даты билета или проблем с регистрацией, например, из-за неверной информации. Вот почему набор шаблонов и контрольных списков творит чудеса, предотвращая ошибки и упущения.

11. Подведение итогов после командировки

Подведение итогов после командировки так же важно, как и подготовка.На данный момент необходимо рассмотреть множество аспектов поездки, которые предлагают множество преимуществ для постоянно развивающегося бизнеса.

• Когда ваш путешественник вернется, возьмите его дорожную папку. Проверьте квитанции, сделайте все важные записи и как можно скорее подайте заявку на возмещение. Интеграция Expensify с TravelPerk делает это исключительно простым.
• Пополните запасы мобильных офисных принадлежностей вашего путешественника, чтобы они были готовы отправиться в путь в следующий раз.
• Вместе со своим путешественником просмотрите все выдающиеся голосовые сообщения, электронные письма и другие обновления.
• Спросите своего путешественника, все ли прошло хорошо и что может быть лучше.

Лучшие инструменты для планирования командировок

Чтобы сделать планирование деловой поездки максимально безболезненным, воспользуйтесь этими инструментами.

GetYourGuide

Путешествовать в новое место и не видеть того, что может предложить город, может быть обломком. Быстрая экскурсия с гидом или простая экскурсия от GetYourGuide может быть всем, что вам нужно. Есть гиды по всему миру и варианты на любой бюджет.

TravelPerk

TravelPerk — это решение нового поколения для деловых поездок для путешественников и административных работников.У него самый большой в мире инвентарь для путешествий, отличные возможности и интеллектуальные функции управления, такие как бронирование в рамках политики и отчеты о командировочных расходах.

Google Диск или облачная система хранения вашей компании

Планируя командировку, вам захочется, чтобы все было в одном месте. Хотя ваш маршрут (для вашего рейса, отеля, поездов и аренды автомобилей) может быть сохранен в TravelPerk после бронирования, могут быть некоторые другие детали, которые вам нужно сохранить в одном месте. Например, у вас может быть информация об офисе, клиенте или мероприятии.Создайте папку на Google Диске для поездки, чтобы путешественник знал, где найти любую деталь.

Помните, что управление командировками — это постоянно развивающееся упражнение, и стоит усердно изучать все, что можно, для достижения лучших результатов.

Как организовать идеальную командировку

Большая часть ведения бизнеса включает организацию деловых поездок, и вы, вероятно, хотите, чтобы они проходили как можно более гладко.

Хорошо организованная командировка произведет хорошее впечатление и повлияет на то, как потенциальные клиенты видят вас.Мы живем в очень цифровом мире, это позволяет нам общаться в разных часовых поясах, не беспокоясь, однако иногда все же необходимо путешествовать, чтобы лично встретиться с клиентами. Если вы планируете крупную сделку или пытаетесь построить прочные деловые отношения, ничто не сравнится с идеальной деловой поездкой.

Важно, чтобы любая деловая поездка была организована на высоком уровне. Чтобы добиться успеха, вы хотите расслабиться и хорошо подготовиться, когда прибудете в пункт назначения.Хорошо подготовленная поездка означает, что вы будете более сосредоточены и произведете наилучшее впечатление. Подготовка не только позволяет вам сосредоточиться, но и означает, что вы всегда будете в курсе любых важных встреч.

Взгляните на некоторые из областей, которые вы должны планировать, чтобы организовать идеальную деловую поездку:

Подготовка к работе

Тщательное планирование деловой поездки важно независимо от того, путешествуете вы или являетесь менеджером по деловой поездке. Вы всегда должны быть уверены, что полностью осведомлены и понимаете политику компании в отношении поездок.Помните, что вы планируете идеальную деловую поездку, а не идеальный отпуск. Это означает, что необходимо соблюдение любых политик.

Вам нужно подумать о том, как вы перемещаетесь из одного места в другое и обо всем, что между ними. Если вы путешествуете на ACS, по железной дороге, на лодке или на арендованном автомобиле, вам необходимо учитывать время в пути, расходы и страхование. Важно не забывать о мелких деталях. Убедитесь, что у вас есть вся информация о расстоянии и времени, которое требуется для перехода между каждым видом транспорта, а также только с основным маршрутом.Вам нужно забронировать багаж? Вам нужна страховка? Какие документы нужны? Убедитесь, что вы всегда используете несколько источников при бронировании, ищите предложения и всегда полностью осведомлены о бюджетах компании.

Может быть, вы ищете что-нибудь посложнее. Деловые поездки могут произвести впечатление на клиента, что может быть более впечатляющим, чем поездка в лимузине? Например, если вы заказываете лимузин для деловой поездки в Лаббок, вы непременно произведете впечатление на потенциального клиента. Приезжайте в лимузин, отвезите своего клиента в модный ресторан, и у вас будет шанс выиграть крупный контракт.

Чем тщательнее вы будете готовиться, тем легче будет путешествие. Подумайте о таких вещах, как наличие Wi-Fi в дороге или вам нужно прибыть на день раньше из-за плохого времени полета? Это означает, что вы будете чувствовать себя более уверенно и расслабленно, посещая эти важные встречи.

Выбор жилья

Подготовительные работы — это только то место, где начинается планирование. Вам также необходимо убедиться, что вы выбираете лучшее жилье, соответствующее вашим требованиям.Постарайтесь найти жилье рядом с любыми встречами, чтобы снизить риск найти места или такие вещи, как движение транспорта. Постарайтесь не увлекаться бронированием чего-то такого роскошного, вы хотите, чтобы оно было приятным, но оно должно служить только цели, опять же, помните, что это не личная поездка. Принимая решение, вы должны учитывать расстояния, местный транспорт и даже такие аспекты, как наличие Wi-Fi в отеле. Вы можете обнаружить, что ваша компания уже отдала предпочтение отелям, это может означать более выгодную сделку, поскольку они обычно оговариваются заранее.Выбирая отель, убедитесь, что вы обращаете пристальное внимание на имеющиеся удобства. Вы же не хотите обнаруживать, что Wi-Fi недоступен, не включен в стоимость или что завтрак подается слишком поздно, потому что он больше подходит для туристов. Круглосуточное обслуживание номеров — приятный штрих для деловых путешественников, поэтому часто вы можете прибыть в пункт назначения поздно / рано, что позволяет сэкономить на поездках.

Создать маршрут

Для успешной деловой поездки необходимо заранее составить план маршрута.Он держит под контролем всю поездку. Начиная с момента отъезда транспорта, бронирования вашего отеля и заканчивая именами клиентов, с которыми вы встречаетесь. Организуете ли вы поездку для кого-то или для себя, обязательно выделите немного времени для отдыха и обслужите любую встречу, которая может быть затянута или опоздать. Также полезно поделиться маршрутом с кем-то еще, чтобы они знали, где вы должны быть, а когда с вами нельзя связаться.

Организуйте все свои проездные документы

Проездные документы — неотъемлемая часть любой поездки, а тем более деловой.Все время и усилия, затраченные на планирование, будут потрачены зря, если вы забудете жизненно важные документы, которые понадобятся вам в поездке. Убедитесь, что у вас есть важные документы, в том числе:

• Действительный заграничный паспорт
• Любые требуемые визы
• Проездные на любой транспорт
• Договоры аренды автомобилей, водительские права, кредитная карта компании и страховое свидетельство
• ID фотографии
• Подтверждение бронирования отелей и т. Д.
• Передаточные документы

Подумайте, какие электронные устройства потребуются

Для большинства командировок вам потребуется какое-то электронное устройство.Будь то корпоративный телефон, планшет или ноутбук для важных презентаций, убедитесь, что он у вас есть в вашем упаковочном листе и у всех есть страховка на случай, если с ними что-нибудь случится. Также было бы неплохо убедиться, что у вас есть какая-либо важная работа, сохраненная на портативном устройстве, чтобы в случае пропажи или кражи каких-либо предметов, которые вы берете с собой, у вас все еще была информация, необходимая для любых встреч. Не забудьте также взять с собой соответствующие зарядные устройства и адаптеры. Было бы целесообразно иметь удобный футляр для переноски, чтобы легко транспортировать такие предметы.Подготовка, безусловно, является ключевым моментом в этой области, однако вы часто можете выбрать зарядные устройства и другие аксессуары, путешествуя по таким местам, как аэропорты или вокзалы. Имейте в виду, что цены часто могут быть выше, и это будет классифицировано как ненужные бизнес-расходы.

Надеюсь, это краткое руководство по организации идеальной деловой поездки поможет сделать вашу следующую поездку максимально гладкой.

15 советов по управлению командировочными расходами

Представьте себе: вы только что вернулись домой из пятидневной деловой поездки, где вы встретились с требовательными клиентами, посетили несколько скучных дискуссионных форумов и притворились, что смеетесь над всеми странными шутками своего босса.Вы устали, у вас болит голова, и вас определенно тошнит от последней еды в самолете. Когда вы, наконец, приедете домой, вы снимаете пальто, быстро делаете глоток воды, а затем направляетесь прямо в домашний офис и начинаете составлять отчет о расходах на поездку…

Ваш настраиваемый шаблон политики в отношении поездок

Что? Вы говорите, что предпочли бы сразу же рухнуть в кровать и заснуть, пока ваш супруг трет вам ноги? Я тоже, приятель.Я тоже. И на самом деле это то, что большинство из нас будет делать. Сортировка всех этих квитанций и проездных документов и попытка выяснить, сколько вам может быть возмещено, — это головная боль. Тем не менее, это необходимо сделать (хотя в этом сценарии это, безусловно, может подождать до следующего дня).

По правде говоря, любой, кто путешествует по работе, на самом деле выполняет две работы одновременно: работу, которая требует поездки; а также сбор и отчет о деталях и расходах, связанных с поездкой, обратно руководству. Как деловой путешественник, вы знаете, что отслеживание всей этой информации может раздражать и мешать вашему бизнесу.А в сегодняшней экономике у вас, вероятно, есть менеджеры, которые дышат вам затылок, чтобы снизить командировочные расходы. Если ваша компания использует инструмент мобильного бронирования, который также отслеживает квитанции, это действительно может помочь, однако не всем так повезло.

Итак, мы готовы помочь! Ниже вы найдете наши лучшие советы по управлению расходами в обоих смыслах этого слова: как организовать информацию о поездках, чтобы заполнение отчета о расходах было легким делом, а также как сэкономить немного денег здесь и там, чтобы вы потерпели неудачу бюджет и радует начальство (что держит вас счастливыми).

Управление расходами : организация #LikeaBoss

1. Будьте в курсе политики вашей компании в отношении поездок.
Возможно, самый важный первый шаг — это знать правила вашей компании в отношении командировок и возмещения расходов. Это может показаться очевидным, но зная, что именно вы можете забронировать в рамках полиса и какую информацию вам нужно будет предоставить по возвращении, заполнение этих отчетов о расходах будет происходить намного быстрее — и вы будете уверены, что получите полностью возмещены.Новое исследование GTBA показывает большой разрыв между тем, что бронируют деловые путешественники, и тем, что думают их менеджеры, , , которые они бронируют. Если вы давно не просматривали справочник компании или читали электронное письмо с рекомендациями, стоит обратиться в отдел кадров или в отдел путешествий вашей компании и узнать, что нового. Может быть, Uber и Lyft добавлены в список допустимых пунктов? Может, вы все-таки сможете потратиться на пятизвездочный отель? Знайте в полной мере свои возможности расходования средств и действуйте соответственно.

2. Следите за деталями.
Вам следует не только хранить ВСЕ квитанции, связанные с поездкой, но также записывать несколько заметок с указанием того, когда, где, кто и почему были связаны с покупкой. Пригласите клиента на ужин? Перед тем, как покинуть ресторан, напишите на обратной стороне квитанции имя клиента, обсуждаемые бизнес-темы, количество участников вашей вечеринки и т. Д. Эти детали будет намного сложнее вспомнить позже, когда вы будете смотреть на пустой отчет о расходах. , так что избавьте себя от головной боли и сделайте черновую работу заранее.

3. Загрузите мобильное приложение для отслеживания расходов.
Некоторые компании по управлению поездками, такие как Concur или наша собственная Claire, предоставляют услуги мобильного приложения для всего, от бронирования до отслеживания расходов и выполнения служебных обязанностей. Даже если ваша компания систематически не использует мобильное приложение, вы можете использовать мобильное приложение для мгновенной отправки квитанций и утверждения расходов на ходу. Например, приложение Expensify позволяет сканировать квитанцию, которая затем кодируется, отражается как расход и затем автоматически отправляется на утверждение.Приложение также изучает политику вашей компании, чтобы решить, какие расходы можно автоматически утверждать без надзора со стороны руководства, поэтому вам не нужно ждать утверждения. Однако учтите, что вам, скорее всего, все равно придется хранить бумажные копии этих квитанций, чтобы сдать их после поездки. IRS такой разборчивый.

4. Отправьте отчет о расходах как можно скорее.
Важно своевременно отправлять отчет о расходах. Мы не говорим о ночи, но постараемся подать заявку в течение 48 часов после возвращения из поездки, когда все детали, которые вы не записали, будут актуальными.К тому же, чем раньше вы подадите заявку, тем быстрее вам вернут расходы, и , тем эффективнее вы будете выглядеть в период проведения рекламной акции. Победа, победа.

5. Разделяй и властвуй!
Последний совет по поводу квитанций: держите специальный или, по крайней мере, отдельный конверт или папку для квитанций, маршрутов, счетов-фактур и всех других документов, связанных с вашей поездкой. Это предотвращает смешение деловых расходов с личными расходами. Еще лучше: имейте специальную кредитную карту для деловых поездок (если у вас нет корпоративной кредитной карты, откройте ее для себя).Если вы с самого начала будете хорошо организованы, все будет проще, когда вы попытаетесь получить компенсацию за последний рейс из Альбукерке.

Управление расходами

: Экономьте деньги #LikeaWizard

Хорошо, вы закончили организационную часть и превратились в мастера составления отчетов о расходах. Ура! Теперь перейдем к следующей части уравнения: оставаться в рамках бюджета или, что еще лучше, экономить деньги вашей компании.

6. Планируйте на будущее.
Опять же, сначала рассмотрим самый очевидный совет: бронируйте заранее! Согласно недавнему исследованию Concur о поездках в последнюю минуту, бронирование рейса по крайней мере за восемь дней до поездки может сэкономить в среднем 148 долларов на билет. При бронировании минимум за пятнадцать дней вы можете сэкономить дополнительно 22%, что в сумме дает много денег! Кроме того, у вас будет больше шансов выбрать или повысить класс своего места, если это будет сделано заранее, а из-за более низких цен вы, вероятно, сможете позволить себе сменный билет в случае изменения планов в будущем.Планирование заранее дает вам большую гибкость и удобство, а также снижает стресс при бронировании путешествия.

Бонусный совет: билет с буквой Y или B означает автоматическое повышение класса, если на рейсе есть свободные места!

7. Забронируйте авиабилеты с остановками или пересадками.
Послушайте, все мы любим беспосадочные перелеты. Вы доберетесь до места назначения быстрее и вам не придется танцевать посадку и высадку несколько раз. Но прямые рейсы могут быть более дорогими, а иногда жертвовать удобством стоит своих денег.Все зависит от сравнения цен, времени вылета / прибытия и, что наиболее важно, можно поспорить, качества зала ожидания бизнес-класса в аэропорту.

8. Используйте приложение, которое отслеживает ваши привычки в расходах и помогает придерживаться своего бюджета.
Для простой версии Fudget — это приложение, которое будет составлять список ваших расходов и отслеживать ваш бюджет на краткосрочные периоды. LearnVest и Goodbudget позволяют настраивать разные категории расходов и отслеживать свои расходы для достижения поставленных целей.Ознакомьтесь с большим списком Forbes здесь. Лучшая часть? Все эти приложения, кроме одного, доступны как для iOS, так и для Android, и все они БЕСПЛАТНЫ. (На самом деле это хороший лайфхак для накопления средств на пенсию, ипотеки или любого другого важного пункта. Добро пожаловать.)

9. Планируя поездку, учитывайте год в целом.
Все компании разные, но некоторые компании выделяют своим сотрудникам годовые бюджеты на командировки. Если это верно для ваших работодателей, обязательно просмотрите свой годовой бюджет и календарь на январь и посмотрите, где вы могли бы планировать заранее и сэкономить деньги за счет раннего бронирования авиабилетов, аренды автомобиля и бронирования отелей.Когда вы анализируете свой годовой бюджет и заранее просматриваете несколько поездок, вы можете увидеть, где вы могли бы сэкономить на более коротких поездках и, следовательно, выделить большую часть своего бюджета на более длительные. Конечный результат? Братства, которые все еще не попадают в бюджет!

10. Забронируйте два билета в одну сторону вместо билета туда и обратно.
Это может показаться нелогичным, но есть две веские причины попробовать. Во-первых, по причинам, не связанным с пониманием, иногда бронирование двух билетов в одну сторону на самом деле дешевле, чем перелет туда и обратно (даже в пределах одной и той же авиакомпании!).Во-вторых, если вам нужно отменить или перенести только часть поездки, например обратный рейс, вам нужно беспокоиться только о трансфертных сборах или новом билете на один из рейсов, а не на оба. В противном случае вам придется заплатить за билет туда и обратно, плюс сбор за отмену, а также любые дополнительные сборы за трансфер (всегда больше), а также стоимость нового обратного рейса. Ой.

11. Упакуйте еду в полете.
Даже в первом классе еда в полете насыщена натрием и часто содержит сушеную птицу или переваренное красное мясо (не заставляйте меня начинать насчет овощей).Перевод: жесткие, несъедобные последние надежды. Кроме того, многие авиакомпании сократили бесплатное питание в эконом-классе (особенно на более коротких рейсах). Не платите за еду в аэропорту по завышенной цене (20 долларов за простой, едва съедобный гамбургер? Ух!) Или даже за более дорогие «коробочки для закусок» авиакомпаний с несвежими чипсами и сырые бутерброды. Найдите своего внутреннего ребенка и упакуйте еду в изолированный ланч-бокс. Затем насладитесь хрустящими овощами и гуакамоле, банановыми оладьями с хрустящим арахисовым маслом, средиземноморским салатом из киноа.Ваш кошелек, ваши вкусовые рецепторы и ваше кровяное давление будут вам благодарны.

12. Рассмотрите возможность использования местного наземного транспорта.
Вы путешествуете в такое место, как Лондон или Нью-Йорк, где вы можете воспользоваться метро и сэкономить время и деньги, вместо того, чтобы брать такси? Что делать, если вы находитесь в совершенно новом городе? Узнайте заранее средние местные расходы или достаньте смартфон и оцените поездку, пока ждете свой багаж. Возможно, вы сможете забронировать жилье подальше от конвенции и потратить 10 долларов на ежедневный Uber вместо дополнительных 100 долларов за ночь вашего пребывания, просто чтобы кататься в переполненных лифтах каждый раз, когда вы возвращаетесь в свою комнату.

13. Поищите в Yelp варианты еды заранее.
В ресторанах отелей заведомо завышены цены, как и обслуживание в номерах (и там часто есть посредственная еда при умеренных температурах). Ожидая посадки на рейс или сидя в такси, найдите несколько минут, чтобы изучить варианты питания рядом с отелем. Скорее всего, в любой день вы найдете свежие местные блюда, которые лучше ресторанов сети как по вкусу, так и по цене, и у вас может быть прекрасная возможность размять ноги после долгого перелета.

14. Сравните стоимость авиабилетов не только авиакомпаний, но и соседних аэропортов.
Возможно, вы сможете найти более дешевый рейс или, возможно, рейс в более удобное время в ближайшем аэропорту. Например, аэропорт Бербанка и аэропорт Лонг-Бич расположены в пределах 20 миль от Лос-Анджелеса и могут быть ближе к месту назначения в зависимости от того, в какую часть города вы направляетесь (не будем забывать о печально известном движении Лос-Анджелеса). В часы пик (выходные и праздничные дни) в этих небольших аэропортах будет меньше людей, и у них могут быть более дешевые варианты перелетов.Такой сайт, как FareCompare, может вам помочь: я нашел рейсы туда и обратно из района Лос-Анджелеса в Миннеаполис / Сент. Пол, который варьировался от 225 до 1100 долларов в эконом-классе, от 600 до 1600 долларов в бизнес-классе. Это большая разница .

15. Получите ВСЕ баллы.
Если вы еще этого не сделали, вам следует серьезно подписаться на все доступные программы лояльности, которые соответствуют политике вашей компании в отношении поездок. Это поможет не только с потенциальным повышением класса обслуживания, но и с бронированием билетов и проживания в последнюю минуту, а также с другими туристическими льготами, такими как бесплатный зарегистрированный багаж для более длительных поездок.Если вы не хотите связывать себя только с одной компанией, приобретите кредитную карту, по которой начисляются мили и / или баллы независимо от того, какую авиакомпанию или отель вы бронируете (или где вы тратите свои деньги).

16. Еще один бонусный совет!
Мы имели удовольствие поговорить с Сюзанной Волко, консультантом компании Arden Road Travel и блоггером по путешествиям (ее можно найти в Philatravelgirl), которая рекомендует деловым путешественникам «водить клиентов на обед, а не на ужин», чтобы избежать дополнительных расходов на алкогольные напитки. и более высокие цены на меню.Она также отметила, что у вас остается «больше времени, чтобы [проводить] ночь с семьей», если у вас есть компаньоны для поездки!

Мы надеемся, что эти советы помогут вам оставаться организованным и не отвлекаться от деловой игры, когда вы путешествуете по работе. Помните, что подготовка является ключом к получению хороших впечатлений от путешествия как до, так и после поездки.