Планирование рабочего процесса бизнес план: Производственный план бизнес-плана — структура, содержание, примеры

19.08.1976 alexxlab

Содержание

Бизнес-планирование: задачи, этапы написания плана

Вам обязательно нужен бизнес-план, если вы решили начать собственное дело, хотите оценить отдельную отрасль с точки зрения инвестиционной привлекательности, планируете расширять компанию или обращаться к банкам и инвесторам для получения заемного капитала. Планирование – своеобразная репетиция будущей деятельности и экономическое обоснование идеи. Это комплекс мер, позволяющий определить стратегию, цели, задачи и перспективы компании, а также выявить ее слабые и сильные стороны.

Грамотно составленный план – помощник в любом деле, ведь в нем содержатся ответы на важнейшие вопросы (затраты на производство, наличие «подводных» камней, потенциальная прибыльность дела, количество трудовых ресурсов и т. д.). Именно поэтому написание бизнес-плана занимает время, требует профессионального подхода и обязательно для бизнеса любого масштаба.

ЦЕЛИ ПЛАНИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПЛАНА

Хороший бизнес-план вызовет доверие и интерес к компании и с легкостью привлечет инвестора и заемный капитал.

Этот документ станет полноценным сценарием для дальнейшего управления и контроля. Таким образом, планирование бизнес-плана преследует несколько целей.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСПЕШНОГО СТАРТА

Каждую бизнес-идею необходимо оценивать с точки зрения успешности, прибыльности и актуальности. Для этого проводится детальный мониторинг рынка и составляется пошаговый план. Достаточно часто бывает, что идея кажется перспективной, но после анализа становится понятно, что она неконкурентоспособна и не принесет прибыли. Без точных расчетов не обойтись. Это позволит избежать убыточных авантюр и быть уверенным, что компания не обанкротится.

ПРИВЛЕЧЕНИЕ ИНВЕСТИЦИЙ

Для воплощения идеи в жизнь требуется капитал. Обоснование экономической эффективности проекта демонстрирует инвестору прибыльность идеи. Только детальные расчеты, подтвержденные реальными цифрами, убедят потенциального партнера в перспективности сотрудничества с вами.

ПОЛУЧЕНИЕ КРЕДИТА

Второй вариант привлечения заемного капитала – банковский кредит. Получить его не выйдет, если у вас нет документального обоснования прибыльности бизнеса и финансовых расчетов. Решение о кредитовании принимается только после изучения источников погашения кредита и денежных потоков. Финансисты обязательно обратят внимание на анализ возможных рисков и рассчитанный срок окупаемости.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРАТЕГИИ РАЗВИТИЯ

Планирование позволяет оценить возможности развития компании и контролировать внутренние процессы. Созданный проект станет своеобразным руководством к дальнейшим действиям и будет регулярно применяться в работе, задавая нужное направление.

ЗАДАЧИ НАПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПЛАНА

В серьезном деле без планирования не обойтись. Задачи любой работы необходимо рассматривать с точки зрения достижения целей. Какие шаги должна пройти компания, чтобы добиться успеха на внутреннем рынке и выйти на международный? Ответы на эти вопросы и содержатся в разработанном плане. Выделим основные задачи планирования будущей деятельности компании:

определение выбранного направления деятельности, оценка перспективности рынка сбыта, анализ бизнеса конкурентов;
расчет текущих затрат, сопоставление расходов с доходами, определение потенциальной прибыльности проекта;
анализ материального и финансового положения организации, определение сроков достижения намеченных целей;
оценка рисков и трудностей, которые могут возникнуть на пути реализации проекта.

Цели достигаются путем решения ряда задач. Планирование помогает сформулировать долговременные и краткосрочные ориентиры, определить стратегию и тактику для их достижения. В этом документе проводится оценка соответствия кадров фирмы и условий мотивации их труда, определяется состав маркетинговых кампаний и прочих мероприятий, позволяющих в конечном итоге добиться запланированного.

СТРУКТУРА БИЗНЕС-ПЛАНА

Типовой бизнес-план состоит из нескольких разделов.

Резюме — краткое изложение сути проекта с выводами. Как правило, этот раздел пишется в последнюю очередь, после того как направление деятельности компании прошло тщательный и всесторонний анализ.
Описание компании — информация об основных видах деятельности фирмы, история предприятия, социальная направленность и масштабность проекта. В нем отражают цели и задачи бизнеса, разделив их на организационные, маркетинговые, технические, экономические, кадровые и т. д., а также указывают возможности и риски компании.

Описание продукта или услуги — основные характеристики продукции, ее сильные и слабые стороны, представленность на рынке, наличие конкурентов, способы производства и сбыта.
Анализ рынка — составление портрета потенциального покупателя и определение размеров рыночной ниши. На этом этапе необходимо оценить потенциальную емкость рынка, что позволит спрогнозировать примерное количество клиентов. Здесь также проводятся расчеты объемов продаж по различным методикам.
Маркетинговый план – ценообразование, схема продвижения продукции, рекламные кампании и методы стимулирования продаж. В этой части плана необходимо обосновать и определить цену, а также рассчитать максимальную прибыль. Отдельного внимания заслуживают мероприятия, помогающие найти потенциального клиента, заинтересовать его и продать товар.
Производственная часть (для производственных предприятий) — характеристики рабочих процессов, требования к производственным площадям, список необходимого оборудования и сырья, а также количество поставщиков и сроки поставок.

Организационный раздел – организационная структура предприятия. Содержит сведения о системе управления компанией и количественном и качественном составе подразделений.
Финансовый план (бюджет) — один из важнейших разделов. Включает прогнозы объемов продаж, оценку прибыли и убытков, анализ движения денежных средств и пр. При разработке данного раздела рассчитываются основные показатели (чистая и суммарная прибыль, издержки производства, доходы от продаж и т. д.), а также определяются и оцениваются возможные риски, с которыми придется столкнуться при реализации проекта. При составлении бюджета рекомендуется провести анализ чувствительности и сделать финансовый прогноз с учетом рисков.
Приложение — часть плана, содержащая источники информации, на основании которых производилось планирование бизнес-плана. Это могут быть данные маркетинговых исследований, бухгалтерские отчеты, рекламные материалы, прайсы, заключения экспертов и др.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ

Разработка бизнес-планирования состоит из нескольких этапов.

Подготовительный — определение целей написания бизнес-плана, источников информации и круга читателей, а также разработка общей структуры документа.
Разработка по разделам — сбор информации из первичных и вторичных источников и непосредственное написание документа. Для составления грамотного и четкого плана потребуются данные о потенциальных размерах рынка, производственных операциях и сырье, финансовых аспектах деятельности фирмы и т. д. На этапе анализа полученной информации выделяются основные направления деятельности компании, определяются слабые и сильные стороны бизнеса и оцениваются возможности и риски.
Анализ чувствительности — анализ устойчивости проекта по отношению к внешним показателям. На этом этапе рассчитываются показатели ликвидности, деловой активности, рентабельности, эффективности инвестиций и т. д. Полученные данные позволяют сделать выводы о конкурентоспособности проекта.

Обсуждение с ведущими специалистами структурных подразделений, руководителями компании и консультантами сторонних организаций. Это определяет необходимость доработки или внесения нужных корректировок и помогает довести документ до ума.
Заключительный – финальная редакция, утверждение и передача документа заинтересованным лицам.

Конечный вариант плана должен выполняться на высоком полиграфическом уровне. В документе обязательно наличие схем, таблиц, рисунков, которые наглядным образом продемонстрируют инвесторам и банкирам все преимущества вложения средств в исследуемое направление. Как правило, он состоит из 25?50 страниц и охватывает временной отрезок в три-пять лет. При этом первые два года рассматриваются по месяцам, а третий и последующий – в разрезе одного года.

АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПЛАНА: ДЕВЯТЬ ПОКАЗАТЕЛЕЙ, КОТОРЫЕ СТОИТ ОЦЕНИТЬ

Эффективность разработки бизнес-планирования подразумевает под собой оценку успешности будущего проекта. Сделать соответствующие выводы помогают девять важнейших показателей.

Точка безубыточности — основополагающий показатель, отражающий объем реализации, при котором доходы предприятия будут равны расходам. Это позволит покрыть все вложения и в дальнейшем работать в прибыль.
Сумма инвестиций — суммарный объем денежных средств, необходимый для реализации проекта.
Срок окупаемости — период времени, через который доходы организации покроют инвестированные вложения.
Рентабельность — степень эффективности использования материальных и трудовых ресурсов.
Чистая прибыль — разница между доходами и расходами за весь период реализации проекта.
Денежный поток – величина, отражающая поток денег в определенный момент времени. Показывает разницу между выручкой и текущими затратами.

Индекс доходности – показатель, определяющий доходность компании при расчете на единицу вложения.
Запас финансовой прочности — разница между объемом реализации продукции за рассматриваемый период и объемом реализации в точке безубыточности.
9. Чистый дисконтированный доход — величина денежного потока с учетом ставки дисконтирования (для перерасчета будущих потоков с учетом обесценивания денежных средств).

С экономической точки зрения оценка разработки бизнес-планирования должна показать, будет ли размер инвестиций достаточным для получения планируемого уровня дохода. Это позволяет учесть и избежать производственных, финансовых и рыночных рисков.

Подводя итог

В процессе планирования бизнес-плана важно не отступать от намеченных целей. Итоговый документ должен соответствовать имиджу преуспевающей фирмы. Достаточная детализация данных, наглядность, краткость, достоверность информации – все это позволит создать грамотный план, который вызовет доверие со стороны инвесторов и поможет добиться запланированного в жизни. Также обязательно учитывать стандарты и требования лиц и организаций, для которых оформляется документ.

Бизнес-план гостиницы (отеля): разработка бизнес-плана по открытию отеля

Первый Этап

Маркетинговое исследование гостиниц

Предположим, Вы уже примерно представляете основную идею своей будущей гостиницы, а также для кого Вы хотите ее построить. Если есть огромная уверенность в успехе этого проекта как в бизнесе, приносящего в перспективе доход, данный этап можно пропустить.

Все же, опираться только на свое чутье и информацию из открытых источников можно, но и результат тогда тоже будет приблизительный. Если же Ваш бизнес-план является инвестиционным проектом, подлежащему к рассмотрению в кредитном комитете, маркетинговое исследование отеля становиться необходимостью. В результате Вы получаете реальную модель рабочего бизнеса с описанием перспектив развития и конкурентоспособности. Любой бизнес – это стратегия, для построения которой важны все переменные, как явные, так и скрытые. Анализ ближайших конкурентов и детализация порядка шагов для успешного завоевания Вашей части рынка. С нашей помощью Вы сможете узнать о существующих или планируемых государственных программах, готовящихся в данном регионе.

Важно: мы проводим исследования «вживую», а не опираемся только на данные «Википедии» и цифры Росстата, мы «погружаемся» в рынок, используя в том числе инсайдерскую информацию.

ПОЛЬЗА МАРКЕТИНГОВОГО ИССЛЕДОВАНИЯ

Позиционирование

Ответ на главные вопросы Вашего продукта: Что? Для кого? Как? Почему?

Понимание спроса

Данные о балансе спроса и предложения позволят сделать выводы о том, каких востребованных услуг не хватает в отелях-конкурентах, и запланировать их предложение.

Описание вашей аудитории

Вы подробно узнаете, кто ваши клиенты, что им действительно нужно, какой они представляют платежеспособный спрос и как их удержать именно у Вас.

Знания о ваших конкурентах

Вы узнаете в подробностях, какие отели уже работают на Вашем рынке и Вашем регионе (и какие планируются к возведению), их уровень заполняемости, стоимость услуг, инфраструктуру и стратегию их развития. Вы узнаете их плюсы и их минусы, а мы превратим их минусы в Ваши плюсы!

Проводить маркетинговое исследование гостиницы или нет, зависит как от специфики Вашей территории, так и от особенностей уже существующей конкурентной среды.

Второй Этап

Разработка мастер-плана отеля

Используя данные проведенного маркетингового исследования, мы формируем визуальную концепцию территории отеля и инфраструктуры, учитывая в том числе топографические и ландшафтные характеристики местности. Вертикальная и горизонтальная логистика объектов инфраструктуры, их необходимость и расположение, удобство для перемещения как посетителей, так и эффективность передвижения персонала, все это закладывается в визуальную концепцию Вашего отеля.

Этот этап подразумевает создание архитектурных решений будущих фасадов и стилистике интерьеров, побор материалов, используемых при строительстве.

Процесс разработки генплана гостиницы

1. Сбор данных

Исходные данные, которые мы предварительно собираем: инженерно-геологические исследования, топографическая съемка, кадастровые планы, данные по глубинам примыкающих водоемов. Проверяем, при необходимости, юридическую чистоту участка, определяем нет ли обременений или ограничений по застройке территории, определяем зоны отчуждения дорог, трубопроводов, водоохранные зоны и так далее.

2. Зонирование

Мы разбиваем участок на зоны, отвечающие за определенный тип деятельности: зона проживания, развлечений, отдыха, техническая зона и так далее.

3. Расстановка объектов и транспортная логистика

Только непосредственно на месте можно четко представить, как будут располагаться инфраструктурные объекты. Для повышения эффективности и прибыльности мы расставляем все объекты инфраструктуры, учитывая видовые особенности и целостности замысла проекта. Учитываем вертикальную и горизонтальную логистику – транспортные, служебные и гостевые потоки не должны пересекаться. Мы определяем где более выгодно поставить отель, ресторан, гостевые дома, детские развлечения, баню и прочее. Имея большой опыт, мы учитываем ошибки чужих проектов, случаи, когда отель расположен с видом на парковку, а вид на озеро — совершенно не используется, или баня находится в месте активного перемещения гостей (а для бани предполагается укромное место).

Третий Этап

Эскизы мастер плана и планировочные решения

Мы продумываем в деталях каждый объект, используя данные предыдущих этапов, создаем и визуализируем экстерьеры и интерьеры построек Вашего проекта.

1.Сбор данных

Вычисляется функционал и площадь требующихся объектов; необходимые условия для организации системы инженерного управления объектов.

2.Технологические проекты

Изготавливаются технологические проекты для инженерных систем и оборудования.

3.Проектирование

Формируется техническое задание на рабочее проектирование.

Этот этап является важнейшим перед строительством проекта!

Четвертый Этап

Финансовая модель гостиницы

Разработка финансовой модели гостиниц является завершающим этапом бизнес-плана. Затраты на оборудование и строительство объектов (CAPEX), операционные затраты (OPEX), расходы и доходы по направлениям деятельности (PNL), доходность вкладываемых инвестиций (ROI), расчет внутренней нормы доходности (IRR), чистой приведенной стоимости (NPV) и прочие необходимые расчеты для финансового анализа и планирования.

Цифры не лгут!

Интерактивная финансовая модель отеля позволяет сгенерировать различные прогнозы, в зависимости от подставляемых переменных. На основании прогнозов по плановой загрузке и стоимости номеров, прибыльности и оборота столиков ресторана, затрат на коммунальные услуги и так далее, можно получить выводы о рентабельности. Используя модель чувствительности, вычисляется инвестиционная привлекательность проекта. Мы можем сформировать для Вас календарный график будущих инвестиций, учитывая этапы строительства и ввод объектов в эксплуатацию. «А что, если электричество подорожает?», «А вдруг номера будут продаваться дешевле?», «Какой срок окупаемости наших инвестиций с учетом инфляции?» — потенциальные вопросы, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации вашего бизнеса, возможно спрогнозировать.

Финансовый план гостиницы с расчетами:

Итог

Результаты бизнес-планирования

Вы получите альбом с концепцией, описанием, визуализацией Вашего проекта. На этапе становится понятно, что именно создается, как это будет выглядеть и сколько будет стоить, сроки окупаемости и вероятную прибыль. Имея подобный проект, Вы можете начинать следующий этап – рабочее проектирование (гостиницы).

Описание проекта

Полное понимание и уверенность в том, какой проект и для кого Вы создаете.

Визуализация

Эскизы планировочных решений, внешний вид каждого строения, стилистика интерьеров.

Финансовая оценка

Вы узнаете, сколько будет стоить задуманный проект, когда он окупится и какую прибыль будет приносить.

Команда по разработке бизнес-плана гостиницы

За Вами закрепляется персональный менеджер, а над вашим проектом работает целая команда маркетологов, архитекторов, визуализаторов и других специалистов. В каждом проекте участвуют учредители компании «Фанталис» — Роман Фанталис или Антон Басин.

35. Бизнес-план редакции — СтудИзба

МЕНЕДЖМЕНТ И БИЗНЕС-ПЛАН РЕДАКЦИИ

БИЗНЕС-ПЛАН В СИСТЕМЕ РЕДАКЦИОННОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

Вам уже известна роль планирования как одного из важнейших организационных методов управления редакционным коллективом. Им пользуются для оптимизации творческой деятельности редакции и процесса подготовки и выпуска номеров газеты, теле- и радиопрограмм. В зависимости от типа и уровня СМИ, величины и состава редакции, возможностей ее журналистов определяются особенности системы редакционного планирования.

С развитием информационного рынка в России, превращением многих газетных и журнальных редакций, телевизионных и радиокомпаний в независимые коммерческие предприятия в систему редакционного планирования вошел новый элемент – бизнес-план. Он широко применяется в сфере бизнеса, во многом определяя характер экономической деятельности финансовых компаний, коммерческих фирм, производственных предприятий и других рыночных структур. Их успехи в немалой степени зависят теперь от правильного бизнес-планирования. С дальнейшим развитием информационного рынка и медиабизнеса бизнес-план становится органичным элементом планирования деятельности и средств массовой информации.

сущность и основные принципы его организации

Бизнес-планирование: сущность и основные принципы его организации

Бизнес-план – это объективная оценка собственной предпринимательской деятельности предприятия, фирмы и в то же время необходимый инструмент производства продукции или оказания услуг в соответствии с потребностями рынка и сложившейся ситуации.

Следует различать понятия «бизнес-план», «инвестиционный проект» и «технико-экономическое обоснование». В одном случае бизнес-план относится к предприятию в целом, в другом – к итоговому документу, обосновывающий проект. Это определяется следующим. Процесс бизнес-планирования, результатом которого является бизнес-план, можно понимать в широком и узком смысле.

В узком понимании бизнес-планирование – это разработка некоторого итогового документа по обоснованию бизнес-идеи с целью привлечения инвестиций. Указанная процедура носит разовый характер. В данном случае бизнес-план выступает как вторичный документ, представляющий планы разработки и реализации соответствующей части инвестиционного проекта.

В широком понимании бизнес-планирование – это непрерывный процесс планирования хозяйственной деятельности предприятия на ближайшие и отдаленные периоды в соответствии с потребностями рынка и возможности получения необходимых ресурсов. В данном случае бизнес-план выступает инструментом управления организацией посредством его реализации и внесении в коллектив на основе анализа внутреннего состояния объекта и его положения во внешней среде. Результатом такого планирования является система планов предприятия, которая включает в себя стратегический и текущий бизнес-план предприятия. Здесь инвестиционный проект может быть включен в стратегический и текущий бизнес-план предприятия, который отражает планируемые результаты проекта.

Близким родственником бизнес-плана можно считать технико-экономическое обоснование. Это еще один из вариантов плана развития предприятия, поэтому функции бизнес-плана близки к функциям технико-экономического обоснования. Главное отличие технико-экономического обоснования от бизнес-плана заключается в том, что это специфический документ для создания и развития промышленных объектов, т.е. особый акцент в структуре технико-экономического обоснования сделан на производственно-технический аспект проекта, в то время как коммерческие рыночные проблемы будущего бизнеса остаются нераскрытыми. С этих позиций можно говорить о гораздо узком специфическом характере технико-экономического обоснования, чем бизнес-плана.

В рыночных условиях хозяйствования бизнес-план используется в различных сферах и формах предпринимательства и помогает очертить тот круг проблем, с которым сталкивается предприятие или предприниматель в условиях изменчивости, нестабильности рыночной ситуации.

Бизнес-план – это краткое, точное, допустимое, понятное описание предполагаемого бизнеса, важнейший инструмент при рассмотрении большого количества различных ситуаций, позволяющий выбрать наиболее перспективные решения и определить средства для их достижения.

Бизнес-план – это необходимый в рыночных условиях инструмент технического, организационно-экономического, финансового, управленческого обоснования дела, включая взаимоотношение с банками, с инвестиционными и сбытовыми организациями, посредниками, потребителями.

Цель разработки бизнес-плана – спланировать хозяйственную деятельность предприятия на ближайшую и отдаленную перспективу в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов.

Бизнес-план помогает решить следующие задачи:

· определить конкретные направления деятельности предприятия, целевые рынки и место предприятия на этих рынках;

· сформировать долговременные и краткосрочные цели предприятия, стратегию и тактику их достижения, определить лиц, ответственных за реализацию каждой стратегии;

· определить состав и показатели товаров и услуг, которые будут предлагаться предприятием потребителям, оценить производственные и торговые затраты по их созданию и реализации;

· оценить соответствие кадров предприятия и условия для мотивации их труда требованиям по достижению поставленных целей;

· определить состав маркетинговых мероприятий предприятия по изучению рынка, рекламе, стимулированию продаж, ценообразованию, каналам сбыта и т.д.;

· оценить материальное и финансовое положение предприятия и соответствие финансовых и материальных резервов достижению поставленных целей;

· предусмотреть трудности, которые могут помешать выполнению бизнес-плана.

Планирование деятельности предприятия с помощью бизнес-плана дает немало выгод:

· заставляет руководителей заниматься перспективой предприятия;

· позволяет осуществлять более четкую координацию предпринимательских усилий по достижению поставленных целей;

· устанавливает показатели деятельности фирмы для последующего контроля;

· заставляет руководителей четко и конкретно определить свои цели и пути их достижения;

· делает предприятие более подготовленным к внезапным изменениям рыночной ситуации;

· наглядно демонстрирует обязанность и ответственность всех руководителей фирмы.

Бизнес-план является рабочим инструментом и для действующих предприятий. Он описывает процесс функционирования предприятия и показывает, каким образом руководители стараются достичь свои цели и задачи. Хорошо разработанный бизнес-план помогает предприятию расти, завоевывать новые позиции на рынке, где оно функционирует, составлять перспективные планы своего развития, концепцию производства новых товаров и услуг и выбрать рациональный способ их реализации. Организация, работающая в стабильной ситуации и производящая продукцию для достаточно устойчивого рынка, при росте объемов производства разрабатывает бизнес-план, направленный на совершенствование производства и поиск путей снижения издержек. Однако все эти предприятия постоянно предусматривают мероприятия по модернизации производимой продукции, услуг и формируют их в виде локальных бизнес-планов. Предприятия, выпускающие продукцию при постоянном риске, прежде всего систематически работают над бизнес-планом освоения новых видов продукции, переходов на новые поколения изделий и т.д. Если предприятие, наметив значительное производство новых или традиционных продуктов, не имеет достаточно собственных мощностей для их производства, то оно может пойти либо путем привлечения дополнительных капитальных вложений для создания новых мощностей, либо путем поиска новых партнеров, которым оно передаст изготовление определенных узлов, деталей, выполнение технологических процессов. В любом случае на предприятии разрабатывают бизнес-план.

Бизнес-план оценивает перспективную ситуацию как внутри фирмы так и вне ее. Он необходим руководству фирмы для ориентации в условиях акционерной собственности и в определенной мере при создании товарищества. Именно при помощи бизнес-плана руководство фирмы принимает решение, какая часть прибыли остается в деле на накопление, а какая распределяется в форме дивидендов между акционерами. Бизнес-план используется при поиске инвесторов, кредиторов, спонсорских вложений и т.д. Перед тем как рискнуть некоторым капиталом инвесторы должны быть уверены в тщательности проработки проекта и должны быть осведомлены об его эффективности. Они должны изучить бизнес-план перед рассмотрением возможности капиталовложений, т.е. бизнес-планы необходимы в работе с любыми инвестициями.

Структура любого бизнес-плана стандартна. Горизонт планирования зависит от сформулированных в плане целей. План должен составляться на период до достижения этих целей, который может составлять год, два, три года и более.

Основные принципы организации бизнес-планирования.

Бизнес-планирование является способом организации деятельности энергетического предприятия для выполнения поставленных целей, выраженных в установленных для них значениях ключевых показателей эффективности. Бизнес-план является инструментом достижения этих целей.

Бизнес-планирование организуется во всех ДЗО ОАО «РАО ЕЭС России» и их дочерних обществах, с соблюдением установленных корпоративных процедур и действующих стандартов.

1. Бизнес-планирование является способом организации деятельности Общества и Подведомственных обществ, для выполнения поставленных целей, выраженных в установленных для них значениях ключевых показателей эффективности. Бизнес-план является инструментом достижения этих целей.

2. Бизнес-планирование организуется в Обществе и Подведомственных обществах с соблюдением установленных корпоративных процедур и действующих стандартов.

3. Генеральный Директор Общества в рамках действующего законодательства и организационно-распорядительных документов Общества:

• самостоятелен в организации бизнес-планирования и исполнения бизнес-планов руководимых им обществ;

• несет ответственность за разработку, согласование и утверждение бизнес-планов, их выполнение, а также за полноту, достоверность и своевременность представления бизнес-планов и отчетов об их исполнении в соответствии с настоящим Стандартом.

4. Генеральный Директор Общества в рамках положений настоящего Стандарта и с соблюдением необходимых корпоративных процедур разрабатывает и утверждает внутренние регламентирующие документы по организации бизнес-планирования в Обществе и организует бизнес-планирование в Обществе.

5. Общество в рамках положений настоящего Стандарта и с соблюдением необходимых корпоративных процедур организует разработку и утверждение на Советах директоров Подведомственных обществ внутренних регламентирующих документов Подведомственных обществ по организации бизнес-планирования, а также организуют в Подведомственных обществах, имеющих свои дочерние и зависимые общества (ВЗО), разработку и утверждение Советами директоров ВЗО внутренних регламентирующих документов ВЗО по организации бизнес-планирования.

6. Общество в рамках положений настоящего Стандарта с соблюдением необходимых корпоративных процедур и утвержденных Советами директоров Подведомственных обществ регламентирующих документов, организует бизнес-планирование в Подведомственных обществах.

7. Бизнес-план Общества разрабатывается и согласовывается в профильных подразделениях Общества. Бизнес-планы Подведомственных обществ согласовываются в профильных подразделениях Общества. После согласования в Обществе бизнес-планов Общества и Подведомственных обществ указанные бизнес-планы консолидируются в соответствии с Порядком консолидации бизнес-планов ОАО «Территориальная генерирующая компания № 6» и согласовываются с акционерами Общества.

Сроки и порядок разработки и согласования бизнес-плана Общества, бизнес-планов Подведомственных обществ и консолидированного бизнес-плана определяются Регламентом бизнес-планирования ОАО «Территориальная генерирующая компания № 6».

Контроль за соблюдением Обществом и Подведомственными обществами настоящего Стандарта и Регламента обеспечивает отдел финансового планирования и контроля Общества.

8. Неотъемлемой частью настоящего Стандарта являются Регламент, форматы бизнес-планирования. Порядок консолидации бизнес-планов.

9. Бизнес-план Общества и консолидированный бизнес-план ежегодно утверждаются, а отчеты об исполнении ежеквартально рассматриваются Советом директоров Общества.

Утвержденный бизнес-план не подлежит изменению, кроме случаев корректировки, предусмотренных настоящим Стандартом.

10. Согласованные бизнес-планы Подведомственных обществ утверждаются, а отчеты об их исполнении рассматриваются Советами директоров Подведомственных обществ.

Утвержденные бизнес-планы не подлежат изменению, кроме случаев корректировки, предусмотренных настоящим Стандартом.

11. Корректировка бизнес-плана Общества осуществляется по инициативе Совета директоров Общества в случае корректировки значений КПЭ, установленных Советом директоров Общества, или по инициативе Общества, согласованной с акционерами Общества, по результатам рассмотрения отчета об исполнении бизнес-плана Общества за первый квартал текущего года.

12. Корректировка бизнес-планов Подведомственных обществ проводится по инициативе Советов директоров Подведомственных обществ в случаях корректировки КПЭ, установленных Советами директоров Подведомственных обществ, или по инициативе Подведомственных обществ по результатам рассмотрения отчетов об исполнении бизнес-планов за первый квартал текущего года.

Корректировка бизнес-планов Общества и (или) Подведомственных обществ осуществляется также по решению Совета директоров Общества в случае возникновения факторов системного характера, существенно влияющих на результаты деятельности компаний.

Скорректированные и согласованные в установленном Стандартом порядке бизнес-планы вступают в силу после утверждения Советами директоров.

13. Генеральный директор Общества и исполнительные директора Подведомственных обществ несут ответственность за полноту, достоверность и своевременность представления электронных версий бизнес-планов и отчетов об их исполнении в соответствии с требованиями Регламента.

14. В случае противоречия между настоящим Стандартом и иными внутренними регламентирующими документами Общества и Подведомственных обществ, действуют нормы настоящего Стандарта, а соответствующие документы должны быть приведены в соответствие настоящему Стандарту.

Основные требования к бизнес-плану

Формат бизнес-плана включает основные сведения, необходимые для планирования деятельности ДЗО, анализа промежуточных и окончательных результатов, принятия решений менеджерами материнской и дочерних компаний и акционерами. Формат отчета об исполнении бизнес-плана включает сведения о плановых и фактических показателях за отчетный период.

Формат бизнес-плана удовлетворяет как требованиям единой формы планирования и отчета, так и потребностям отражения специфической деятельности разнопрофильных ДЗО. В этих целях он построен на концепции финансового «ядра» – минимально необходимого единого универсального набора таблиц и показателей, применяемого ко всем ДЗО, независимо от вида деятельности, в сочетании с ограниченным набором форм, отражающих специфику деятельности компаний.

Формат бизнес-плана обеспечивает возможность свода финансовых показателей на уровне всей существующей и образуемой совокупности компаний и структуре управления ОАО РАО «ЕЭС России», а также по видам бизнеса.

Перечень разделов бизнес-плана:

Ф.1. Общие сведения об акционерном обществе

Ф.2. Ключевые и оценочные показатели компании

Ф.3. Программа реализации

Ф.3.1 Объемы реализации

Ф.3.2 Тарифы (цены)

Ф.3.3 Выручка

Ф.4. Сводный баланс электрической мощности

Ф.5. Производственная программа

Ф.6. Смета затрат

Ф.7. План ремонтов

Ф.8. Инвестиционная программа

Инвестиции-свод

Инвестиции-программа

Ф.9. Расход и стоимость топлива

Ф 10. Оплата труда

Ф.11. Операционные и внереализационные доходы и расходы

Ф.12. План прибылей и убытков

Ф.13. Прогнозный баланс

Ф.14. Прогноз движения денежных средств

Ф.15. План мероприятий по достижению КПЭ

Ф.16. Лимит эксплуатационных расходов

Организация бизнес планирования

В процессе хозяйственной деятельности руководству предприятия приходится принимать решения, касающиеся разработки стратегии развития, формирования стратегических зон хозяйствования, определения номенклатуры выпускаемых товаров, уровня конкурентоспособности предприятия на рынке, оптимальной структуры производства и капитала и т.п.

Современные хозяйствующие субъекты находятся в динамичной среде, которая характеризуется высокой степенью неопределенности, вызванной отсутствием полноты, точности и достоверности информации о множестве факторов внешней и внутренней среды, степени их влияния на хозяйствующие субъекты, его сохранении в будущем. Вследствие этого руководство каждого предприятия заинтересовано в уменьшении степени неопределенности и риска в хозяйственной деятельности и обеспечении концентрации ресурсов на выбранных приоритетных направлениях, что достигается при помощи внутрифирменного планирования.

Особое место в системе внутрифирменного планирования занимает бизнес-планирование, которое, реализуясь в рамках общей стратегии развития фирмы, направлено на разработку проектов по выпуску новых видов продукции и привлечению необходимых финансовых ресурсов.

Несмотря на большое число литературных источников, посвященных вопросам разработки и реализации бизнес-планов, представляется, что последовательное рассмотрение основных этапов бизнес-планирования как с теоретической, так и практической точек зрения будет небесполезно для читателя, интересующегося вопросами составления бизнес-плана. Эти положения обусловили структуру нашего практического пособия, за основу которой была взята наиболее часто используемая на практике структура бизнес-плана. Здесь рассмотрены общие положения, касающиеся бизнес-планирования как составной части системы внутрифирменного планирования современных предприятий. Разделы представляют собой соответствующие разделы бизнес-плана, причем каждый состоит из двух частей. В первой, теоретической, части обобщены существующие в специальной литературе разработки и рекомендации в соответствующей области, во второй, практической, показано, как эти рекомендации могут быть реализованы на практике. В качестве примера использована разработка вымышленного бизнес-плана, данные для расчета которого тем не менее учитывают современные реалии ведения бизнеса, что позволяет использовать наш пример в качестве образца при разработке реальных бизнес-планов.

* * *

В период становления рыночных отношений среди некоторых российских экономистов стала распространяться теория о том, что на смену внутрихозяйственному планированию пришло бизнес-планирование. Однако многолетняя практика подтвердила не только возможность, но и необходимость совместного существования этих систем планирования на отечественных предприятиях. Механизм делового рыночного планирования включает теорию, методологию и практику планово-управленческой деятельности, охватывающей общие закономерности и российскую специфику рыночных экономических отношений.

Бизнес-план — одновременно поисковая, научно-исследовательская и проектная работа: в нем характеризуются основные аспекты коммерческого предприятия, анализируются проблемы, с которыми оно столкнется, и определяются способы их решения; он выступает как объективная оценка собственной предпринимательской деятельности фирмы и в то же время необходимый инструмент проект-инвестиционных решений в соответствии с потребностями рынка.

Бизнес-план — это план построения бизнеса на основе бизнес-идеи. Именно он позволяет проверить все «за» и «против», прежде чем браться задело и искать ресурсы. Обращение к бизнес-плану, как правило, происходит тогда, когда компании необходимы перемены и когда для их осуществления не хватает ее ресурсов. Важнейший фактор, влияющий на судьбу обращения за необходимыми ресурсами и часто определяющий судьбу проекта, — качество предоставляемых материалов: примерно 90% предлагаемых проектов отвергается уже на этапе рассмотрения бизнес-планов.

Ценность бизнес-плана тем не менее не ограничивается необходимостью убедить инвесторов в том, что у предприятия есть достойная поддержки бизнес-идея. Он имеет важное значение и для управленческого персонала фирмы, поскольку у руководства появляется возможность взглянуть на собственное предприятие как бы со стороны вследствие того, что процесс разработки бизнес-плана предусматривает проведение организационно-управленческой и финансово-экономической оценки состояния предприятия; выявление потенциальных возможностей предпринимательской деятельности, анализ сильных и слабых его сторон; формирование инвестиционных целей на планируемый период.

Как составная часть общей системы внутрифирменного планирования бизнес-план дает объективное представление о возможностях развития производства по определенному направлению, способах продвижения товара на рынок, ценах, возможном уровне прибыли, основных финансово-экономических результатах деятельности предприятия по выбранному направлению, определяет зоны риска, предлагает пути их снижения; используется различными компаниями независимо от их сферы деятельности, масштабов, собственности и организационно-правовой формы. В бизнес-плане решаются как внутренние задачи, связанные с управлением деятельностью предприятия в конкретной области, так и внешние, обусловленные установлением контактов и взаимоотношений с другими фирмами и организациями.

В современных условиях возможны как самостоятельная разработка бизнес-плана предприятиями и отдельными лицами, так и обращение в специализированную фирму. Заказчиками, как правило, выступают юридические и физические лица, осуществляющие предпринимательскую и инвестиционную деятельность, условия и результаты которой анализируются и прогнозируются в бизнес-плане. Разработчиками бизнес-планов в данном случае выступают фирмы, специализирующиеся в области маркетинговой деятельности и проектирования, а также авторские коллективы и отдельные авторы. При необходимости привлекаются консалтинговые фирмы и эксперты.

При разработке бизнес-плана подлежат взаимному учету интересы всех участвующих сторон:

• заказчика (клиента) бизнес-плана, являющегося самостоятельным инвестором и использующего привлеченный капитал посредством акционирования, займа, выпуска облигаций и т.п.;

• муниципальных органов, определяющих потребности и приоритеты в строительстве объектов в соответствии с общей концепцией развития, формирующих проектное задание, рассматривающих заявки и оформляющих соответствующие документы (например, землеотводные), планирующих налоговые поступления в бюджет, участвующих в надзоре за реализацией;

• подрядных фирм, детализирующих концепцию бизнес-плана, осуществляющих технические изыскания, проектирование, составление сметной документации, авторский надзор за строительством, монтажом оборудования, запуском технологического процесса и т.п., сдачу объекта заказчику;

• потребителя, использующего продукцию или услуги.

Бизнес-план используют и как инструмент проведения деловых переговоров. При подготовке плана предприниматель должен не только конкретно указать, что он хочет получить от заимодавца или инвестора, но и ясно показать, что готов предложить.

Есть много причин, вследствие которых не только начинающие свою деятельность, но и давно работающие, осваивающие новые методы предприятия обращаются к составлению бизнес-плана.

Во-первых, процесс его формирования — эффективный метод фокусирования идей потенциальных предпринимателей, поскольку позволяет им определить цели и оценить собственные возможности для организации бизнеса и управления им.

Во-вторых, бизнес-план дает возможность обнаружить проблемы «на бумаге» до того, как они возникли. Новое дело всегда предполагает прогноз развития событий. Здесь обязательна попытка уяснить основные направления бизнеса, его сильные и слабые стороны, определить примерный объем денег, чтобы, трезво оценив ситуацию, иметь представление о реальных перспективах развития бизнеса, т.е. составление бизнес-плана выступает способом проверки жизнеспособности коммерческого предложения еще до начала финансовых вливаний (затрат или инвестиций).

В-третьих, лишь незначительное число предпринимателей обладают ресурсами для полного самофинансирования, большинство же время от времени нуждаются в получении дополнительного финансирования, если не на начальной, то на последующих стадиях, в процессе принятия решения о расширении уже созданного предприятия. Для таких предпринимателей наличие грамотно составленного и детально проработанного бизнес-плана — ключевой фактор, позволяющий получить необходимые

финансовые ресурсы. Иначе говоря, без бизнес-плана практически невозможно привлечение инвестиций.

В-четвертых, бизнес-план способствует привлечению к реализации планов развития предприятия потенциальных партнеров, которые могут вложить собственные ресурсы (материальные, финансовые, интеллектуальные и т.п.). Решение вопроса о предоставлении капитала, ресурсов или технологии возможно лишь при наличии бизнес-плана, отражающего курс развития компании в определенной области на конкретный период.

Комплексный бизнес-план всегда представляется в форме вопросов и ответов, и чем детальнее он составляется, тем больше возникает вопросов, на которые нужно ответить. Зачастую люди, намеренные купить или открыть новое предприятие и стать частными предпринимателями, только в общих чертах представляют конечные результаты своей предпринимательской деятельности. Когда же таким людям задают вопрос: «Каковы ваши цели?» — они начинают думать над точными параметрами, которых желательно было бы достичь. Основная цель бизнеса, часто называемая миссией, должна быть ясно определена с учетом специфики потенциального рынка, его ресурсов и отличительных черт, например: «Оказание высококачественных и рентабельных услуг по организации свадебных торжеств и юбилеев в Москве и ближайшем Подмосковье» или «Предоставление услуг по дизайну, постройке и техническому обслуживанию каминов и офисных фонтанов в Ставрополе и Ставропольском крае». Такие заявления вызывают встречный вопрос: «Как будут достигаться эти цели?» — и будущий предприниматель начинает рассматривать и объяснять финансовые, производственные, маркетинговые и управленческие аспекты предложения, ложащиеся в основу бизнес-плана.

Следующий аспект, который должен рассматривать начинающий предприниматель, касается ответа на вопрос: «Как вы думаете, что заставит вашу идею заработать?» К сожалению, предчувствия, инстинктивные представления, внутренняя убежденность и даже женская интуиция не могут гарантировать жизнеспособности рискованных предприятий — необходимо предлагать более ощутимые реальные предложения, например: «Я предлагаю услугу, популярность и спрос которой растет, и ныне ближайший альтернативный поставщик этой услуги недалек от будущего предприятия». Жизнеспособность предполагает проведение развернутого анализа, включая исследование и сегментирование рынка, анализ экономической целесообразности, оценку потенциального товарооборота и размера прибыли, анализ безубыточности, наличие постоянно используемых ресурсов, квалифицированного персонала, достаточный оборотный капитал и т.п. От предпринимателя требуется в перспективе более детально концентрироваться на практической стороне, где значительную роль играют его собственные навыки и возможность привлечения высококвалифицированного персонала.

Однако создание хорошего бизнес-плана еще не ведет к устойчивому прибыльному или процветающему бизнесу.

Сама по себе его идея может быть высокоэффективной для любого квалифицированного или опытного бизнесмена, но необходимо проанализировать, будет ли конкретный потенциальный предприниматель действительно обладать необходимыми навыками и способностями для достижения успеха, несмотря на неизбежные трудности. Обладает ли человек необходимыми техническими знаниями о товаре или услуге? Знает ли он рынок? Имеет ли опыт продаж? Может ли управлять людьми и ставить конкретные задачи? Обладает ли необходимыми финансовыми навыками для ведения бухгалтерского учета и контроля за предоставлением кредитов?

Если какой-либо из этих навыков отсутствует, сможет ли его своевременно приобрести или необходимо будет нанять соответствующего специалиста, и хватит ли ему на это средств? Самое главное различие менеджеров крупных и малых фирм заключается в том, что работники мощных компаний могут позволить себе быть узкими специалистами и обычно изыскивают возможность назначить другого сотрудника организации на выполнение работы, когда самим не хватает навыков в определенной области, например в финансах или маркетинге.

Напротив, в небольшой фирме менеджеру необходимо владеть большим количеством общих навыков ведения бизнеса, как и глубокими знаниями о продукте или услуге. Тем не менее, такие виды деятельности, как ведение бухгалтерского учета, как правило, требуют привлечения специалиста со стороны, пусть даже и на неполный рабочий день.

Чтобы установить, будут ли достигнуты цели, следует определить их подробно, чего можно добиться путем разработки финансового плана и подготовки плана маркетинга. Эти планы позволяют получить измеримые цели, формализованные в виде четких показателей, позволяющих непрерывно сравнивать и контролировать развитие и достижения фирмы, например:

• ежегодное планирование бюджета, позволяющее предсказывать доходы и расходы, благодаря чему можно регулировать фактические потоки доходов и расходов;

• прогнозы валовой и чистой прибыли, полученные на основе планирования бюджета, что позволит отслеживать проблемы, возникающие из-за повышения затрат, снижения размеров дохода или сезонных колебаний продаж и т.п.;

• влияние определенных объемов продаж или мероприятий по стимулированию спроса и сбыта на доходы от продаж или размер прибыли;

• прогноз движения денежных средств и влияние кредита (возможного или имеющегося) на успешность бизнеса;

• потребность в дополнительном основном капитале для поддержки деятельности, например посредством получения краткосрочного овердрафта или долгосрочного займа для расширения бизнеса;

• возможность капитальных вложений: необходимо ли заменить или отремонтировать основные средства, производить ли комплектующие своими силами или закупать их, использовать ли заем, купить оборудование в рассрочку или взять его в лизинг.

Планирование и отслеживание результатов деятельности — составные части процесса формирования стратегии бизнеса. Его первоначальная идея определяет стартовую стратегию, формирующую финансовый и маркетинговый планы и цели. Их достижение или изменение под воздействием внешних факторов оказывает влияние на доступные в перспективе ресурсы, которые в свою очередь определяют будущую стратегию организации.

Этот неизменный цикл состоит из планирования, внедрения, контроля и корректировки, хотя в идеале корректировка должна проводиться в форме предупреждающего планирования с учетом различных вариантов развития будущих событий, а не как ответные действия на уже произошедшие события или сложившиеся обстоятельства.

Бизнес-план это план осуществления бизнес-операции, действий фирмы, содержащий сведения о фирме, товаре, его производстве, рынках сбыта, маркетинге, организации операций и их эффективности. Как один из наиболее распространенных в настоящее время видов планов он представляет собой:

• рабочий инструмент предпринимателя для организации собственной работы;

• развернутую программу (рационально организованных мер, действий) осуществления бизнес-проекта, предусматривающую оценку доходов и расходов;

• документ, характеризующий основные стороны деятельности и развития предприятия;

• результат исследования и обоснования конкретного направления деятельности предприятия на определенном рынке;

• инструмент контроля и управления этой деятельностью;

• элемент имиджа предприятия.

Бизнес-план — это документ, дающий описание основных аспектов будущего развития предприятия, анализирующий все риски, с которыми оно может столкнуться в процессе реализации проекта, определяющий способы решения этих проблем и отвечающий в конечном счете на вопрос: «Стоит ли вообще вкладывать деньги в проект и принесет ли он доходы, которые окупят все затраты сил и средств?».

С одной стороны, бизнес-план — серьезный аналитический документ, с другой — средство маркетинговой коммуникации, рекламы, поэтому должен быть написан деловым языком, понятным финансистам, банкирам, партнерам по бизнесу; информация должны быть четкой, емкой и в то же время краткой. Бизнес-план должен быть подготовлен с учетом требований и стандартов тех организаций и лиц, которым предполагается представить этот документ.

Объем бизнес-плана зависит от цели его составления. Если это план внутрифирменного развития, то его объем не регламентируется. Для получения средних инвестиций информация бизнес-плана располагается на 20—25 страницах, а бизнес-план, целью которого является привлечение крупного инвестиционного капитала, может состоять из 50—80 страниц без учета приложений.

В бизнес-плане, составленном для привлечения инвестиций, должна содержаться всесторонняя оценка того, как реализация проекта повлияет на общую стоимость компании и какую выгоду получит внешний инвестор. В основе такого бизнес-плана лежит рыночно-ориентированный подход. С помощью маркетинговых исследований изучается структура спроса на товары или услуги, которые предполагается продавать, анализируется конкурентная ситуация и составляется график ожидаемых продаж. Затем рассчитываются необходимые ресурсы всех функциональных подразделений, которые требуются для достижения запланированного объема продаж на рынке. Кроме того, в бизнес-пла

не отражаются финансовые показатели бизнеса: рентабельность, срок окупаемости, объем внешнего финансирования, финансовые коэффициенты и т.п. В заключение приводится оценка финансовых и технических рисков.

Есть и отраслевые особенности бизнес-планов. Так, состав и структура бизнес-плана по привлечению средств в строящиеся объекты коренным образом отличаются от построения и содержания плана инвестирования нового товара или организации нового производства. Характерный пример построения структуры такого бизнес-плана — требования Всемирного банка реконструкции и развития (ВБРР) к открытию кредитной линии финансирования строительства. В частности, содержательная сторона бизнес-плана в строительстве, составленная в соответствии с идеологией ВБРР, имеющая пирамидальную структуру построения , включает следующие разделы.

1. Резюме.

2. Основная информация по проекту.

3. Описание заемщика.

4. Финансируемый проект.

5. Финансирование проекта.

6. Выводы по проекту.

Подтверждающая документация.

В российском малом и крупном предпринимательстве в последние годы значительно расширилась практика составления бизнес-планов с учетом специфики новых рыночных отношений. Вместе с тем действующее российское законодательство не закрепляет не только формы и порядок бизнес-планирования, но и саму обязательность разработки таких планов.

Условия рынка диктуют необходимость использования общепринятой в других странах практики продвижения предпринимательских проектов для инвестирования. Российская специфика инвестиционного климата значительно усложняет процедуры разработки бизнес-планов и учета в них ряда труднопредсказуемых факторов: уровня инфляции, плавающих банковских и налоговых ставок, проблем оплаты поставок из-за кризиса неплатежей, недостаточности информации.

Несмотря на отсутствие законодательных актов, прямо обязывающих разработку бизнес-планов, сегодня в России принято значительное количество указов и других законодательных актов, которые формируют деловую среду предпринимательства. Функционирование в ней предполагает необходимость разработки бизнес-планов для получения финансирования проекта. В кризисных же условиях бизнес-план предприятия должен прежде всего решать задачи улучшения его финансового состояния.

Несмотря на некоторые различия в подходах к составлению бизнес-планов, они имеют существенные общие черты: резюме или паспорт проекта, маркетинговые, финансовые разделы и т.п. Обычно используются бизнес-планы, имеющие достаточно стандартную структуру, вне зависимости от объема ожидаемых инвестиций, а также от того, кто обращается за ними. Как правило, прогнозирование развития осуществляется на два года — пять лет вперед, причем в первый год разбивка всех показателей дается наиболее подробно (помесячно, поквартально), на второй год — с интервалом в полгода, а на все остальные сроки инвестирования прогноз делается по итогам года. Обычно бизнес-план состоит из следующих разделов.

1. Резюме.

2. Описание предприятия (организации).

3. Описание продукции (работ, услуг).

4. Анализ рынка и конкурентов.

5. Маркетинговый план.

6. План производства.

7. Организационный план.

8. Финансовый план.

9. Инвестиционный план.

10. Приложения.

В дальнейшем в нашем пособии будет использоваться именно эта, наиболее распространенная структура бизнес-плана.

В процессе бизнес-планирования важен вопрос о сроках и порядке обновления бизнес-планов. Большинство бизнес-планов обновляются раз в год. Многие малые организации не могут подготовить бюджет и прогноз движения денежных средств более чем на один год вперед, а за срок менее года процесс для получения полезной информации отражается слишком кратко. Некоторые фирмы пересматривают свои планы раз в полгода или даже ежеквартально, если им кажется, что произошли какие-либо существенные изменения.

3.1.1 Бизнес-план — Инновационные проекты

Автор Хомкин К.А., к.т.н., замдекана ФИТБ ГОУ АНХ при Правительстве РФ.

Бизнес план: основные понятия

Бизнес-план проекта коммерциализации технологии – это формальный документ, представляющий собой программу действий, которая состоит из различных последовательных разделов. Каждый бизнес-план должен быть реальной пошаговой инструкцией, как создать и развивать новый бизнес или новое направление в существующем бизнесе.

Формальный бизнес-план имеет следующие обязательные разделы: меморандум о конфиденциальности, резюме, описание предприятия и отрасли, описание продукции, план маркетинга, инвестиционный план, производственный план, организационный план, финансовый план и показатели эффективности проекта, анализ рисков (анализ чувствительности) проекта, выводы и приложения.

На первой стадии развития проекта бизнес-план представляет собой письменную документацию жизненных проблем, необходимых для убеждения инвесторов в том, что уникальность предложенного бизнеса достойна для инвестиций. В дальнейшем бизнес-план обеспечивает владельцу и менеджеру бизнеса детальную инструкцию по реализации проекта. Разработка такого документа требует систематического подхода, чтобы критические проблемы были вовремя выявлены и были разработаны соответствующие пути их разрешения.

В каждом разделе авторы описывают реальную ситуацию и планы относительно будущего с пессимистическими и оптимистическими прогнозами.

Главная проблема, с которой сталкиваются авторы, готовящие бизнес-план – необходимость средне- и долгосрочного прогнозирования. Авторы должны проанализировать возможные будущие ситуации и риски, принять будущие решения и написать формальные планы по завоеванию рынка, инструкции и систему мотивации для персонала.

Бизнес-план – существенный компонент процесса получения прибыли. Это основной документ нового бизнеса и он должен отражать самые существенные моменты бизнес-процесса, соответствовать предлагаемой стратегии развития, собранной команде проекта. Хороший бизнес-план должен быть по возможности кратким, убедительным и реалистическим. Кроме того, лучший бизнес-план должен быть «гибким» документом – допускать изменения и приспосабливание, поскольку с началом реализации проекта и превращения его в реальный бизнес начнет изменяться и бизнес-среда, поэтому команда проекта должна будет отвечать на вызовы окружающей действительности.

Процесс бизнес-планирования ставит своей целью систематизированное и глубоко структурированное изложение всех основных предложений и предположений, на базе которых планируется организация реального бизнеса. Четко выраженная структура документа позволяет любому читателю хорошо ориентироваться в документе под названием бизнес-план, не тратя время на подробное изучение всего документа. Это очень важно, так как в подавляющем большинстве случаев бизнес-план проходит длительные и многоуровневые профессиональные экспертизы, во время которых экспертам приходится не только внимательно изучать содержание, но и детально сравнивать бизнес-план с подобными. Поэтому, составляя бизнес-план, важно соблюдать формальную структуру документа и общепринятые требования к наполнению каждого раздела.

Фактически, бизнес-план на стадии инициации проекта коммерциализации представляет собой заявку группы авторов на получение сторонних средств для реализации изложенного в плане проекта. В определенном роде бизнес-план – основной финансовый документ на стадии принятия решения о предоставлении или не предоставлении денежных средств. В дальнейшем бизнес-планирование будет сопровождать команду проекта на протяжении всего жизненного цикла бизнеса, вплоть до стадии продажи или ликвидации. Бизнес-план является чрезвычайно удобным инструментом планирования хозяйственной деятельности организации. Важно различать цели бизнес-планирования на различных стадиях развития проекта. В случаях, когда бизнес-планирование осуществляется в целях выбора или обоснования того или иного проекта внутри компании, формальная структура документа сохраняется. Фактически, в этой ситуации предоставляется выбор пути развития компании «с проектом» или «без проекта», и оба этих варианта требуют обстоятельного описания на основе массива фактов.
При составлении бизнес-плана необходимо осознавать, что конечный документ должен отражать действительное положение вещей и в нем нет места домыслам и фантазиям. Любой прогноз должен основываться на глубоком и профессиональном изучении всего объема фактической информации.

Главное преимущество процесса бизнес-планирования заключается в необходимости комплексном подходе. В любом бизнес-плане маркетинговые, финансовые и организационные аспекты деятельности предприятия не рассматриваются по отдельности. Все участники бизнес-процессов анализируются в рамках единой системы, единого проекта, что позволяет более объективно оценивать последствия принятия тех или иных управленческих решений, их влияние на окружение проекта.

Основная цель документа «бизнес-план » – донести до читателя максимум объективной и достоверной информации о проекте в как можно более краткой, но в то же время подробной, убедительной форме. Учитывая многогранность документа и разнородность потенциальных потребителей бизнес-плана, необходимо преподносить информацию в максимально общеупотребительной форме, без использования профессиональной лексики и специальных терминов, осложняющих восприятие информации. Приветствуется наглядная иллюстрация.
Как правило, авторы, подготовившие бизнес план, ориентированы на получение каких-либо средств от читателя (будь то внешние финансовые ресурсы или перераспределение инвестиций внутри компании). В связи с этим необходимо стараться избегать соблазна «приукрасит» бизнес-план, усилив привлекательные аспекты и скрыв потенциальные риски. В случае подобных махинаций, при условии принятия проекта инвестором, слишком велик риск получить недостаточный объем ресурсов для реализации проекта и, как следствие, провалить весь проект целиком.

Планирование решений и мероприятий на некоторое время вперед всегда сопряжено с риском, связанным с неопределенностью в исходных данных для принятия решений. В этом отношении составление бизнес-плана – само по себе рисковое мероприятие. Важно осознавать различную степень достоверности представляемой информации на различных стадиях презентации проекта и подготовки бизнес-плана.
На начальной стадии проекта коммерциализации назначение документа «бизнес-план » – проиллюстрировать наличие рынка и принципиальную возможность построения бизнеса. В этом случае достоверность оценок спроса и допустимая погрешность финансовых потоков может достигать ±30% и даже более.
Готовя бизнес-план проекта, который уже получил принципиальное одобрение инвесторов, требуются более детальные маркетинговые исследования и финансовые расчеты на их основе. Крайне важно отметить, что все финансовые предположения должны в обязательном порядке иметь под собой фактические обоснования в виде маркетингового анализа и в некоторых случаях – подтвержденных обязательств третьих лиц о выкупе первых партий продукции. При этом допустимая погрешность составляет ±10%.

Бизнес-план: Содержание

Структура бизнес-плана может быть различной, однако в обязательном порядке необходимо отметить следующие позиции. В начале следует максимально четко описать цели проекта коммерциализации технологии. Авторы бизнес-плана должны убедиться в своем понимании текущей стадии проекта коммерциализации технологии. Определение стадии проекта очень важно, поскольку требования к наполнению бизнес-планов различаются на первой стадии коммерциализации и на стадии массового производства самым существенным образом. Мы будем говорить об общих вопросах разработки бизнес-плана с некоторыми комментариями об особенностях бизнес-планов на различных стадиях процесса коммерциализации.

На первых страницах бизнес-плана необходимо привести текст «меморандума о конфиденциальности». Фактически, это просьба к читателю о неразглашении сведений, приведенных в документе.
Самая важная часть любого бизнес-плана или бизнес-предложения – Резюме. Аналогично аннотации к научной статье, в резюме бизнес-плана необходимо максимально кратко изложить все основные положения и преимущества документа, с тем, чтобы наиболее емко охарактеризовать предлагаемый бизнес и обоснование его прибыльности. Как правило, данный раздел пишется в последнюю очередь, когда все остальные разделы бизнес-плана уже составлены, проверены и просчитаны.

Следующая необходимая часть любого бизнес-плана – Описание предприятия и отрасли. Здесь важно отметить нынешнюю фактическую ситуацию на предприятии и в отрасли в целом, проанализировать текущее финансовое и организационное состояние компании, ситуацию с кадрами и прочими ресурсами, отношения с клиентами и поставщиками. Фактически, речь тут идет о «мгновенной фотографии» вашей компании, о том фундаменте, фоне, на который ляжет инициируемый проект. От объективности изложения материала в данном разделе зависит в какой-то мере достоверность следующих разделов. Например, от уровня развития отдела продаж компании будет напрямую зависеть эффективность реализации новой продукции, от наличия или отсутствия опыта маркетинговых коммуникаций – эффективность мероприятий по продвижению нового товара или услуги на рынок. Не менее важно дать грамотную оценку всей отрасли в целом, в каком состоянии находятся большинство предприятий, растет или падает спрос и так далее. Авторы должны описать всех игроков на поле вокруг проекта, сотрудничество между ними и с внешними сторонами (это могут быть Правительство, конкуренты, национальное и международное сообщество). Целью этого раздела является формирование у лиц, изучающих бизнес-план и принимающих инвестиционные решения, четкого представления о предприятии, как объекте инвестирования или возможном партнере при реализации инвестиционного проекта, и об отрасли, как игровом поле, на котором планируется реализация проекта.

Далее, также чрезвычайно важная часть проекта – Описание продукта. Конечно, употребляя термин «Продукт» мы будем говорить о новых услугах или товарах. В этом разделе авторы документа «бизнес-план » должны детально описать новый продукт. При коммерциализации новых технологий зачастую это не так просто, как кажется на первый взгляд. Что будет являться продуктом проекта? Новый потребительский товар массового спроса? Или новая услуга, основанная на применении новой технологии? Или сама технология, как товар для промышленных предприятий, заинтересованных в технологическом перевооружении? Они должны описать ключевые особенности будущих клиентов, ключевое превосходство по сравнению с продуктами конкурентов и т.д.

План маркетинговых мероприятий является, как правило, основным стратегическим разделом документа «бизнес-план ». Здесь описываются пошаговые инструкции по завоеванию предприятием рынка. В данном разделе приводится оценка рыночных возможностей компании. Объем сбыта продукции с точки зрения прогнозирования является наиболее важным и сложным, поскольку анализ существующего рынка и политика формирования спроса определяют эффективность реализации инвестиционного проекта в целом.

Инвестиционный план в проекте бизнеса играет существенную роль. В этом разделе бизнес-план должен содержать детальный план инвестирования средств те или иные формы собственности, обоснования необходимости вложения денег, в том числе в нематериальные активы. Инвестиционный план описывает обоснованную стратегию вложения денежных средств в проект на всех стадиях его развития.
Бизнес-план классической структуры содержит так называемый Производственный план. Согласно данным маркетингового анализа, в соответствии с возможностями сбыта новой продукции, авторы планируют, какого объема товаропоток новый бизнес должен генерировать. В этой секции бизнес-план описывает характер и объем производства в оптимистических и пессимистических сценариях. Этот прогноз должен соответствовать фактической ситуации на потенциальном рынке и должен быть основан на реальных, объективных исследованиях. В этом же разделе рассчитываются издержки производства, оценивается себестоимость нового продукта с учетом характера и масштабов будущего производства.
Организационный план является, в какой-то мере, следствием Производственного плана. В разделе «организационный план» необходимо описать модель будущей организации или нового подразделения в рамках существующего предприятия. Данное описание может быть оценочным, в случае, если бизнес-план составляется на ранних стадиях коммерциализации, когда еще не до конце понятно, где будет размещено предприятие, какова будет форма собственности, когда проект будет инициирован и запущен и т.д. Если бизнес-план готовится на стадии реализации инвестиционного проекта, когда перечисленные вопросы решены, данный раздел должен содержать исчерпывающую информацию о штатном составе предприятия, принимаемой системе мотивации, конкретных величинах компенсаций и условиях «социального пакета». Также в этом разделе приводится деловое расписание, или план-график выполнения проекта в целом, что позволяет привязать выполнение проекта к шкале времени.
В разделе «Финансовый план» авторы описывают потоки финансов, источники прибыли, основные издержки. Во многом этот раздел является следствием «Инвестиционного плана». Этот раздел должен быть максимально объективным, но в то же самое время должен соответствовать главному ожиданию инвестора. Эта часть обычно пишется для основного читателя документа. Из-за этого авторам необходимо еще до начала работы определить, на кого ориентироваться при составлении документа, кто будет главным экспертом и каковы его оценки. В этом же разделе, как правило, оценивается финансовая эффективность проекта. Этот подраздел является самым простым, прозрачным и однозначным. Эффективность рассчитывается по утвержденной методике, не допускающей двойного трактования. Здесь мы сможем обнаружить точные математические вычисления таких параметров как Чистый Приведенный Доход (NPV), Внутренняя Норма Рентабельности (IRR) и другие. Все эти показатели имеют точные формулы для вычисления.

Очень важная часть, которую должен содержать любой бизнес-план – Анализ Рисков. Эта секция должна содержать детальные прогнозы о возможных путях развития проекта и о том, какие препятствия ожидают команду проекта на каждом из этих путей. В этой части бизнес-план сопоставляет все имеющиеся фактические и прогнозные данные и содержит правильные выводы о проектных рисках. Безусловно, заслуживают внимания все типы рисков – политические, экономичные, социальные и прочие глобальные риски, также различные типы внутренних рисков, такие, как технологические и т.д. Важно не забывать о том, что под рисками, как правило, подразумевают некие события, влияние которых негативно сказывается на успехе проекта, а возникновение этих событий никак не зависит от команды проекта. Очень важно не только классифицировать и перечислить риски, но и разработать систему мероприятий по предотвращению негативных последствий возникновения событий, относящихся к рискам.

Несмотря на то, что есть некая классическая структура, конкретный бизнес-план может отличаться от нее, разделы быть смешаны, их порядок может отличаться от вышеприведенного, но общая логика документа должна быть той же.

Когда авторы готовят бизнес-план проекта коммерциализации технологии в начальной стадии его реализации, они должны сосредоточить внимание на описание самого продукта, рынка, окружающей бизнес-среды и глубоком анализе рисков. План производства – наименее предсказуемая часть бизнес-плана на данной стадии реализации проекта коммерциализации.

Вообще говоря, бизнес-план имеет свободную форму и может быть подготовлен с применением любого программного обеспечения. Документ может быть написан от руки и при этом оставаться формальным, если этому соответствует его структура. Самое важное – подготовить ясный, понятный документ, чтобы его действительно можно было назвать «бизнес-план ».

Меморандум о конфиденциальности

Меморандум о конфиденциальности составляется в целях предупреждения лиц, получающих в руки конкретный бизнес-план, о конфиденциальности, содержащейся в нем информации. В меморандуме может содержаться напоминание о том, что получивший для ознакомления бизнес-план человек берет на себя ответственность и гарантирует нераспространение содержащейся в нем информации без предварительного согласия автора. Может быть также указано о запрете копирования всего документа или отдельных его частей для каких-либо целей или о запрете передачи документа третьим лицам. Также в меморандуме может содержаться требование о том, что бизнес-план должен быть возвращен автору, если он не вызывает интереса инвестировать средства в реализацию проекту.

В тексте меморандума следует отметить, что «настоящий бизнес-план является конфиденциальным», «бизнес-план допускается к использованию только уполномоченными лицами и компаниями», что «бизнес-план является собственностью (название вашей компании) и не может распространяться, копироваться или частично воспроизводиться без согласия (название вашей компании)», «настоящий бизнес-план передан (имя лица / название компании, которому передается бизнес-план)». Другой пример информации о конфиденциальности: «Данный бизнес-план представляется на рассмотрение на конфиденциальной основе исключительно для принятия решения по финансированию проекта и не может быть использован для копирования или каких-либо других целей, а также настоящий бизнес-план не может передаваться третьим лицам. Просьба вернуть бизнес-план, если он не вызывает интереса по участию в его реализации».

Конечно, юридической силы данный текст иметь не будет, однако будет являться своего рода страховкой от случайного разглашения, а также позволит отследить каждый направленный бизнес-план в случае, если его экземпляры распространяются среди нескольких инвесторов.

Резюме не должно по объему превышать 1-3 страницы. В резюме бизнес-план должен содержать следующие позиции:

1. Суть проекта
2. Эффективность проекта
3. Сведения о предприятии
4. Команда проекта
5. План реализации проекта (стратегия реализации)
6. Объем запрашиваемого финансирования
7. План возврата заемных средств
8. Гарантии возврата инвестиций

Основное требование к резюме – простота и лаконичность, минимум специальной терминологии. С первых слов читатель (инвестор) должен получить информацию о наличии обоснованного спроса на предлагаемую продукцию и об эффективности проекта.

Резюме можно дополнить наглядной иллюстрацией или фотографией, чтобы оставить след в памяти читателя. Бизнес-план должен запомниться.

В разделе «описание отрасли» следует показать современное состояние экономики региона, где планируется инициация нового бизнеса, состояние отрасли, в которую будет интегрирован проект, основные тенденции и прогнозы. Важно отметить характер спроса в данной отрасли, характер основной массы предприятий, работающих в данной сфере. Необходимо показать средние по отрасли показатели деловой активности предприятий, имеющиеся данные о средней величине рентабельности бизнеса в данном секторе, о наличии или отсутствии крупных игроков на этом рынке, способных оказывать существенное влияние не отрасль и ее характеристики. Требуется кратко, но обоснованно описать емкость рынка сбыта, в натуральном и денежном выражении. Следует максимально объективно оценить вероятность появления новых потребителей предлагаемого продукта, новых законов, инструкций, таможенных или налоговых ограничений, т.е любых факторов, способных так или иначе повлиять на успех выхода на рынок нового бизнеса и нового продукта.

При описании предприятия в случае, если бизнес-план разрабатывается на ранней стадии коммерциализации, следует оперировать такими категориями, как «концепция бизнеса», «миссия предприятия» и т.п. Важно с самого начала обозначить свои стратегические планы и интересы, еще до того момента, когда на основе этих планов будет построен реальный бизнес и не будет возможности вносить в планы коррективы без серьезных затрат. Своевременная разработка концепции бизнеса позволяет придерживаться определенной линии, стратегии при построении планов, как маркетингового, так и организационного характера.

Если бизнес-план готовится на активной стадии коммерциализации, когда речь идет о планировании хозяйственной деятельности имеющегося предприятия, данный раздел представляет собой краткую характеристику нынешнего положения дел на предприятии со всеми плюсами и минусами этого положения. В обязательном порядке стоит привести данные о финансовом состоянии предприятия, об имеющихся задолженностях, как кредиторских, так и дебиторских.

Раздел, посвященный планированию непосредственно производства, может самым существенным образом различаться. Одно дело — бизнес-план проекта коммерциализации на начальных стадиях, другое — для проектов развития нового бизнеса, проектов расширения производства или выхода на массовый рынок.
В первом случае производственный план несет скорее декларативных характер, авторы описывают их видение будущего производства, что позволяет в нулевом приближении оценить будущие масштабы капитальных затрат и структуру издержек. Вообще говоря, на стадии инициирования коммерциализации, на самом раннем этапе, производственный план представляется чисто формальным разделом, упоминание которого, безусловно, необходимо, но не стоит относиться к нему слишком серьезно и заменять декларативные описания на выдумывание и фантазии. Стоит придерживаться поверхностного обозначения модели будущего производства, декларирования целей и философии предприятия и т.д.

Если бизнес-план описывает стадию перехода к промышленному производству нового товара или услуги, требования к данному разделу будут кардинальным образом отличаться. Так, если авторы планируют масштабировать проект до уровня выхода на массовый рынок, но разделу планирования производства следует обратить значительное внимание. Причин этому несколько. Во-первых, важно еще на стадии планирования определять как можно более точно уровень капитальных затрат и структуру издержек. Во-вторых, от глубины и точности проработки плана производства будет зависеть оценка себестоимости продукции, и как следствие – финансовый анализ проекта в целом. В-третьих, следствием производственного плана будет и модель организационной структуры предприятия, что, в свою очередь, также оказывает влияние на все подразделы бизнес-плана. Когда понятны масштабы планируемого производства и модель организационной структуры, легче анализировать риски проекта, устойчивость предприятия, приемлемость маркетинговой стратегии. Подробный производственный план необходимо детализировать до уровня описания конкретных технологических процессов и материальных потоков, с указанием объемов, поставщиков, потребителей, допустимых отклонения и пр.
В настоящее время это, наверное, один из самых сложных разделов документа под названием «бизнес-план », по уровню детализации содержания. В условиях нестабильности хозяйственных связей, ненадежности поставщиков, сложностей с получением сырья и материалов гарантированного качества и точно в срок необходимо, тем не менее, выстраивать работающую модель предприятия с вполне конкретным указанием поставщиков или, по крайней мере, перечня обоснованных и приемлемых требований к ним. В самом разделе можно ограничиться описанием лишь основных позиций, а детали можно включить в приложение.

Организационный план – необходимая часть любого документа, названного «бизнес-план ». Данная часть документа дает представление о привязке проекта ко времени реализации каждого пункта в плане, а также позволяет проиллюстрировать временные затраты на выполнение каждого пункта. Фактически, здесь необходимо запланировать все важнейшие мероприятия проекта. Если бизнес-план готовится на начальной стадии проекта коммерциализации, данное расписание носит, безусловно, декларативный характер и может не иметь привязки к конкретным датам. В то же время длительность каждого этапа следует оценивать как можно более точно и стараться не упустить важнейшие ключевые мероприятия, такие, как например подача заявки на патент или прохождение обязательной сертификации. Если бизнес-план соответствует этапу становления нового бизнеса и/или организации производства, то бизнес-план должен быть детализирован более глубоко, вплоть до распределения ролей участников команды проекта и персонала компании, распределения зон ответственности, назначения конкретных исполнителей и привязка этапов к конкретным датам.

Зачастую следующий раздел документа – Финансовый план – принимается в качестве основного, самого подробного и объемного. Это весьма серьезное заблуждение. Безусловно, нельзя недооценивать важность финансового плана в проекте коммерциализации. Однако, оперирование с цифрами и денежными потоками – это лишь один из инструментов, помогающих описать бизнес-идею и обосновать ее эффективность. Финансовый план составляется в числе последних разделов всего бизнес-плана, так как в своих расчетах авторам необходимо опираться практически на весь массив информации, представленной в документе.

Финансовый план необходимо составлять и оформлять таким образом, чтобы привлечь внимание всех заинтересованных сторон. Поэтому, крайне важно при разработке этого раздела стараться учесть существенные отличия интересов участников инвестиционного проекта. Если авторы планируют представлять свой бизнес-план банку, то в первую очередь экспертов будут интересовать финансовый и производственный потенциалы проекта. Банковские специалисты будут изучать представленные документы с точки зрения обоснованности объема заявленного кредита и способности проекта к своевременному возврату средств.

В случае, если бизнес-план составляется для реализации нового проекта в рамках существующего предприятия необходимо проанализировать доходы и расходы предприятия, структуру формирования прибыли. Это необходимо для иллюстрации инвестору финансовой устойчивости вашего предприятия.

При составлении финансового плана стоит обратить внимание на такой показатель, как «точка безубыточности», т.е. величины минимального объема реализации, при котором обеспечивается возврат средств и отсутствие чистых потерь.

Понятие рисков, их анализа и оценки, прогнозирования и управления ими –в некотором смысле является откровением для значительной части российских предпринимателей, в том числе и тех, что составляет свой очередной бизнес-план. Как оказывает опыт, российский бизнес зачастую работает в условиях, когда по западным понятиям уровень рисков насколько велик, что не имеет смысле даже начинать проект. В то же время, без грамотной оценки рисков не имеет смысла рассчитывать на серьезных инвесторов, такой бизнес-план попросту не будет рассмотрен. Если для мелких проектов риски могут быть в определенном смысле очевидны и понятны, и все риски можно оценить единым понятием «провал проекта», то в случае крупных проектов анализ рисков представляет собой тщательный просчет возможных последствий каждого потенциально возможного негативного события и список конкретных организационных и финансовых механизмов, сглаживающих эти последствия.

Таким образом, бизнес-план – двоякий документ. С одной стороны, есть целый ряд формальных требований к нему, с другой – требования эти носят скорее рекомендательный характер.

Что такое планирование рабочего процесса?

Планирование рабочего процесса может состоять из двух действий: определение или создание рабочего процесса и запуск или планирование рабочего процесса : Чтобы определить рабочий процесс , найдите набор упорядоченных действий, которые при запуске могут изменить ситуацию для достижения цели. Рабочий процесс является моделью и может быть автоматизирован с помощью программного обеспечения.

Нажмите, чтобы увидеть полный ответ

Учитывая это, что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс Процесс относится к серии действий, которые выполняются для достижения бизнес-результата.В большинстве случаев процесс является линейным и выполняется в последовательности, определяемой действиями или заранее заданными бизнес-правилами.

Можно также спросить, что такое рабочий процесс Как вы создаете свой рабочий процесс?

Шаги по созданию рабочего процесса:
Определите свои ресурсы.
Перечислите задачи, которые необходимо выполнить.
Узнайте, кто отвечает за каждый этап, и назначьте роли.
Создание диаграмм рабочего процесса для визуализации процесса.
Протестируйте созданный вами рабочий процесс.
Обучите свою команду новому рабочему процессу.
Разверните новый рабочий процесс.

Помимо этого, каковы 3 основных компонента рабочего процесса?

Каждый компонент или шаг рабочего процесса может быть описан тремя параметрами: входом, преобразованием и выходом.

Входные данные: материалы и ресурсы, необходимые для выполнения шага.
Преобразование: особый набор правил, определяющих, как вводится и что с ним делать.

Как следует эффективно составить план рабочего процесса?

4 совета по созданию эффективной модели рабочего процесса

Начните с мозгового штурма. Даже если вы думаете, что вы запомнили процесс, рекомендуется провести мозговой штурм, прежде чем брать в руки инструменты моделирования рабочего процесса.
Оцените результаты своего мозгового штурма.
Определите, могут ли некоторые процессы происходить параллельно.
Четко определите роли и обязанности.

Почему управление рабочими процессами важно для успеха бизнеса

Мир значительно изменился благодаря технологиям.

Рассмотрим Uber, GrubHub или Amazon. Они предоставляют рутинные услуги одним нажатием кнопки, и все работает как часы, без каких-либо электронных писем или звонков. Нет долгих встреч или усилий по согласованию деталей. Это помогает этим компаниям больше сосредоточиться на своем стратегическом росте — на том, какие рекламные акции проводить, какие рынки расширять и тому подобное.

Работают ли наши предприятия с такой же легкостью и плавностью? Предположим, ваша компания должна была отправить потенциальному клиенту электронное письмо о том, насколько ваш продукт соответствует требованиям GDPR. Но они сорвали срок, и вы потеряли сделку с предприятием. Теперь вы хотите убедиться, что это больше не повторится. Однако с привлечением специалистов по маркетингу, инжинирингу и юристам, а также с многочисленными цепочками писем и беседами в чате вы не уверены, кто отвечал за его отправку, и не можете точно определить, почему произошла задержка.

Значительный объем работы, выполняемой в любой организации, включает в себя многократное выполнение последовательности шагов: утверждение документов, привлечение клиентов и управление покупками и дебиторской задолженностью. Распределенные команды, работающие с несколькими инструментами, участвуют на разных этапах этих процессов, и конечным результатом является организационная разобщенность и хаос.

Автоматизация таких рутинных бизнес-процессов и стандартных рабочих процедур поможет оптимизировать повседневные операции, сократить время выполнения работ и повысить прозрачность узких мест в процессе.Это поможет освободить сотрудников от «напряженной работы» и вместо этого позволит им больше сосредоточиться на значимой работе и стратегическом росте. И это может значительно упростить поддержание вашего шоу, даже если все ваши сотрудники не могут физически присутствовать на общем рабочем месте.

7 советов по созданию эффективного рабочего процесса для вашей команды

Неадекватный рабочий процесс приведет только к неэффективным результатам. С другой стороны, хороший вариант обеспечивает согласованность и более быстрый ответ на запросы. Ниже приведены несколько важных советов по созданию эффективных рабочих процессов, которые могут работать на вас.Это не жесткие и быстрые правила, и их можно изменить в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

1. Определить границы

Определите начальную и конечную точки выбранного вами процесса. Например, запросы на командировку начинаются, когда сотрудник запрашивает командировку, и заканчиваются, когда командировка завершена, и расходы подсчитываются. Однако это не единственный случай, и он также может закончиться, если менеджер отклонит заявку или если поездка будет отменена. Важно понимать, какими способами можно запустить процесс и каковы его результаты.

2. Разбейте существующие процессы

После того, как вы определили границы, работайте над разбивкой процесса на отдельные этапы. Узнайте, что необходимо сделать на каждом этапе и какая информация требуется для выполнения этих действий.

Следует ли отделу закупок ждать, пока финансовая команда утвердит расходы, превышающие определенную сумму? Какая информация и документы о кандидате необходимы HR для завершения проверки биографических данных? Следует ли уведомлять ваш платежный инструмент, когда клиент обрабатывает комиссию? Обсудите с участвующими командами и поймите, как этот процесс происходит в настоящее время.

3. Определите вспомогательные рабочие процессы, параллели и циклы

Подготовка маркетингового обеспечения — это более линейный процесс, возможно, с обменом туда и обратно на стадии рассмотрения. Между тем, создание учетных записей, проверка данных и предоставление оборудования выполняются параллельно несколькими командами при приеме на работу сотрудника.

Точно так же бывают случаи, когда конкретный шаг может потребовать отдельного рабочего процесса для себя. Например, проверка поставщика при обработке запроса на закупку сама по себе может представлять собой небольшой рабочий процесс.Проанализируйте, существуют ли такие циклы и вспомогательные рабочие процессы. Определите, должна ли конкретная задача быть завершена перед переходом к следующей, или некоторые задачи можно выполнять одновременно. Используйте все свои выводы при построении рабочего процесса.

4. Выявление пробелов, недостатков и дубликатов

Важно исключить отходы и повысить эффективность рабочих процессов. Итак, как только вы изложите свой текущий рабочий процесс на бумаге, определите, в чем заключаются проблемы. Лучший способ сделать это — провести мозговой штурм с заинтересованными сторонами и понять процесс с их точки зрения.

Сотрудники, выполняющие работу, могут объяснить, какая часть процесса доставляет им хлопоты. Они, вероятно, испытывают трудности с получением нужной информации, когда им нужно, или с пониманием того, что делать дальше. Также могут быть некоторые ненужные шаги, которые не добавляют ценности. Точно так же обсуждение с отправителями запросов и руководством может помочь раскрыть черный ящик вашей текущей модели рабочего процесса. Работайте над решением этих проблем при изменении рабочего процесса.

Дополнительным преимуществом такого мозгового штурма является то, что при наличии модифицированной версии рабочего процесса заинтересованность сотрудников может восприниматься как должное.Учитывая, что они потратили много времени на то, чтобы помочь сформировать процесс, ваша команда будет более чем счастлива провести пробные прогоны, улучшить рабочий процесс, а также убедить других принять новые методы работы.

5. По возможности автоматизируйте

Нужно ли уведомлять менеджеров для утверждения запросов? Хотите ли вы автоматически запускать процесс адаптации клиентов каждый раз, когда в вашей CRM закрывается новая сделка? Можете ли вы динамически распределять задачи по командам? Люди не всегда должны вмешиваться.Выявите такие части рабочего процесса и автоматизируйте их.

6. Определите роли и обязанности

После определения шагов процесса четко определите, кто будет владельцем процесса и кто будет нести ответственность за каждый шаг. Например, в то время как маркетолог будет владеть процессом публикации маркетингового материала, несколько команд, включая дизайн, анимацию и редакцию, могут нести ответственность за отдельные этапы рабочего процесса.

7. Анализируйте и улучшайте

После того, как вы четко изложили все, что влечет за собой ваш рабочий процесс, выполните несколько пробных прогонов и перегруппируйтесь для оценки.Что хорошо работает? Что-то замедляет процесс? Стоит ли менять порядок шагов? Внесите необходимые изменения, запустите и оцените еще раз.

Не существует единственного правильного способа построить рабочий процесс, и то, что работает для одного бизнеса, не должно работать для другого. Найдите то, что лучше всего работает для вас и ваших команд, периодически просматривайте и убедитесь, что ваши рабочие процессы соответствуют интересам вашей компании.

Что такое программное обеспечение для управления рабочим процессом?

Документирование рабочих процессов — это только первый шаг, и во многих компаниях это приводит к неэффективным бумажным Runbook.Вот где автоматизация может стать вашим лучшим другом. Оцифровка ваших повседневных процессов с помощью систем управления рабочими процессами заменяет бумажные следы цифровыми и гарантирует, что вы будете управлять организацией без задержек.

Программное обеспечение

для управления рабочими процессами помогает автоматизировать повторяющиеся рабочие процессы, выполняет их с соблюдением нормативных требований и аудитов, а также оптимизирует процессы для достижения лучших результатов. Ниже приведены важнейшие возможности любой системы управления рабочим процессом.

Оцифровать шаги, роли и обязанности

Системы управления рабочим процессом

могут помочь смоделировать все этапы процесса в режиме онлайн, а также указать, кто за каждый этап отвечает и что им следует делать.

Автоматизация решений

Процесс путешествия может протекать по-разному, в зависимости от того, требуется ли виза. Процесс приема на работу может быть закрыт, если кандидат не отвечает на звонки и электронные письма в течение пары недель. Системы документооборота автоматизируют такие решения, а также оставляют возможность сотрудникам принимать решения, когда это необходимо.

Автоматизировать действия

Команда дизайнеров должна быть уведомлена, когда маркетолог завершит написание содержания информационного бюллетеня.Инвентарь должен автоматически обновляться после предоставления оборудования новому сотруднику. Задача, не выполненная по истечении крайнего срока, должна быть передана на более высокий уровень. Программное обеспечение для управления рабочим процессом помогает автоматизировать такие действия.

Контекстная расширяемость

Все команды работают с множеством инструментов для выполнения своей работы. Системы управления рабочим процессом могут помочь подключиться к этим сторонним приложениям для передачи и извлечения данных при необходимости.

Облегчите сотрудничество с RBAC

Инструменты управления рабочими процессами гарантируют, что каждый имеет доступ к необходимым данным, когда он им нужен.У них также есть функции для защиты конфиденциальных данных.

Оптимизация

Процесс занимает слишком много времени? Работа задерживается из-за рабочего процесса или из-за вовлеченных людей? Хорошие системы управления рабочим процессом имеют специальный модуль динамической отчетности, который помогает создавать персонализированные отчеты.

8 преимуществ программных решений для управления рабочим процессом

Наиболее ощутимые преимущества систем управления рабочими процессами — это сокращение времени цикла обычных процессов и снижение затрат.Читайте подробности о том, какое влияние они могут оказать на вашу деятельность.

Снижение эксплуатационных расходов

Все ваши рабочие процессы отображаются онлайн в системах управления рабочими процессами — все шаги вместе с тем, кто отвечает за каждый шаг, и что они должны делать. Системы также помогают автоматизировать решения, исключения, уведомления и те части вашего процесса, которые не требуют ручного вмешательства. Это помогает свести к минимуму человеческие ошибки, сократить время выполнения повседневных операций и, в свою очередь, сократить расходы.

Повышенная подотчетность

Позволяя назначать нужные задачи нужным людям, системы управления рабочими процессами обеспечивают улучшенную подотчетность.

Лучшая прозрачность

Системы управления рабочими процессами помогают вашим сотрудникам знать, что именно они должны делать и когда. Ваши команды могут получить доступ к релевантным данным, когда им нужно, что позволит избежать каких-либо препятствий в общении. Эти системы рабочих процессов позволяют предприятиям контролировать доступ к данным на основе ролей, обеспечивая тем самым лучшую прозрачность, а также сохраняя безопасность и конфиденциальность данных.Они также информируют отправителей запроса о статусе их запроса.

Обеспечить соблюдение процесса

Благодаря тому, что весь процесс отображается в режиме онлайн, соблюдение требований является гарантированным преимуществом систем управления рабочими процессами. Невозможно пропустить шаг, отправить электронное письмо не тому человеку или раскрыть конфиденциальную информацию. Эти системы также ведут исторический учет всех действий, обеспечивая тем самым готовность к аудиту.

Безупречное сотрудничество

Благодаря упреждающим предупреждениям и уведомлениям, интегрированным инструментам и автоматизированным рабочим процессам системы управления рабочими процессами помогают различным командам эффективно сотрудничать на единой платформе и работать эффективно.Хорошие продукты для рабочих процессов также доступны на разных устройствах, что позволяет получать доступ к процессам на ходу.

Оптимизированные процессы

Анализ отчетов и диаграмм процессов помогает выявить узкие места, аномалии, а также области, требующие улучшения. Углубленный анализ может помочь понять, нужно ли изменять рабочие процессы или нужно лучше обучать ваши команды. Принятие необходимых мер может привести к улучшению операционных КПЭ.

Простое управление изменениями

Бизнес-процессы продолжают развиваться.Политики могут измениться, практика соблюдения требований может измениться, или, может быть, новый менеджер просто захочет попробовать что-то другое. Также важно быстро реагировать на меняющиеся рыночные возможности и проблемы. Гибкие системы рабочих процессов помогают предприятиям легко вносить такие итеративные изменения в свои процессы, а также помогают понять влияние на их прибыльность. Обучить сотрудников новым методам также несложно, поскольку все, что им нужно делать, — это следовать инструменту.

Больше возможностей для работы из дома

Мир, каким мы его знаем, смещается в сторону того, как мы работаем, а не того, где мы работаем.По мере того, как команды осваивают новые способы работы, программное обеспечение для управления рабочими процессами обеспечивает эффективное командное сотрудничество независимо от местоположения. Это помогает организовать удаленную работу в структурированном виде, повышая производительность при меньших затратах.

Заключительные мысли

В условиях современной сверхконкурентной рыночной конъюнктуры, распределенных команд и множества инструментов для обеспечения непрерывности бизнеса требуется надежная стратегия управления рабочими процессами. Эффективный процесс поможет свести к минимуму ошибки, устранить дублирование и повысить производительность.Хорошее программное обеспечение для управления рабочими процессами может помочь добиться этого со скоростью, масштабируемостью и гибкостью.

Найдите лучшее программное решение для управления рабочими процессами, соответствующее потребностям вашего бизнеса — только на G2.

Business — Схема рабочего процесса | Блок-схема производственного плана для бизнес-плана бутика

Библиотека векторных трафаретов «Диаграммы рабочих процессов» содержит 54 символьных значка диаграмм рабочих процессов.
Используйте этот клипарт для представления информационных потоков, автоматизации бизнес-процессов, реинжиниринга бизнес-процессов, бухгалтерского учета, управления и человеческих ресурсов в промышленности, бизнесе и производстве.
«Термин рабочий процесс чаще используется в определенных отраслях, таких как полиграфия и профессиональные области, где он может иметь особые специализированные значения.
(1) Процессы: процесс — это более общее понятие, чем рабочий процесс, и может применяться, например, к физическим или биологическим процессам; тогда как рабочий процесс обычно представляет собой процесс или набор процессов, описанных в контексте работы, например, все процессы, происходящие в механическом цехе.
(2) Планирование и составление расписания: План — это описание логически необходимого, частично упорядоченного набора действий, необходимых для достижения определенной цели при определенных начальных условиях.План, когда он дополнен расписанием и расчетами распределения ресурсов, полностью определяет конкретный случай систематической обработки для достижения цели. Рабочий процесс можно рассматривать как (часто оптимальную или почти оптимальную) реализацию механизмов, необходимых для многократного выполнения одного и того же плана.
(3) Управление потоком — это концепция управления, применяемая к рабочим процессам, чтобы отличать от статического управления буферами материала или заказов, чтобы означать более динамическое управление скоростью потока и объемами потока в движении и в процессе.Такая ориентация на динамические аспекты является базовой основой для подготовки к более продвинутым системам управления работой цеха, таким как точно в срок или точно в последовательность.
(4) Видимость в пути — это концепция мониторинга, которая применяется к транспортируемым материалам, а также к незавершенным или незавершенным работам, то есть к рабочим процессам ». [Рабочий процесс. Википедия]
Пример «Диаграмма рабочего процесса — Бизнес» был нарисован с использованием программного обеспечения для построения диаграмм и векторной графики ConceptDraw PRO, дополненного решением «Диаграммы рабочего процесса» из области «Бизнес-процессы» в пакете решений ConceptDraw.

Business — Схема работы

Процесс планирования | Безграничное управление

Определение стратегического планирования

Стратегическое планирование связано с определением целей компании и определением ресурсов, необходимых для их достижения.

Цели обучения

Оценить определение планирования в контексте стратегии и различных подходов к процессу планирования

Основные выводы

Ключевые моменты

Чтобы определить направление деятельности организации, необходимо понимать ее текущее положение и возможные пути, с помощью которых она может следовать определенному курсу действий.
Существует множество подходов к стратегическому планированию, но, как правило, для создания структуры плана используется подход «ситуация-цель-предложение» или подход «нарисуй-подумай-план».
Основная цель планирования состоит в том, чтобы обеспечить всеобщее согласие и понимание целей, а также внедрить операционные процессы, которые будут направлять организацию к их достижению.

Ключевые термины

выделить : распределить согласно плану.
план : Набор намеченных действий, обычно взаимосвязанных, посредством которых ожидается достижение цели.
стратегия : План действий, предназначенный для достижения определенной цели.

Стратегическое планирование — это процесс организации, который определяет свою стратегию и принимает решения о том, как распределять ресурсы для реализации этой стратегии. Чтобы определить направление деятельности организации, необходимо понимать ее текущее положение и возможные пути, с помощью которых она может следовать определенному курсу действий. Стратегическое планирование обычно связано как минимум с одним из трех ключевых вопросов:

Что нам делать?
Для кого мы это делаем?
Как мы преуспеваем?

Во многих организациях это рассматривается как процесс определения того, в каком направлении будет двигаться организация в следующем году или, как правило, от трех до пяти лет, хотя некоторые расширяют свое видение до 20 лет.Последний вопрос — как мы преуспеваем? — имеет решающее значение для достижения конкурентного преимущества, и на него следует четко и практически ответить в процессе планирования до масштабных вложений в ресурсы.

Компоненты стратегического плана

Планирование связано с определением целей для будущего направления компании и определением ресурсов, необходимых для достижения этих целей. Для достижения целей менеджеры разработают маркетинговые и операционные планы, включающие ключевые ценности организации (видение, миссия, культура и т. Д.).

Общие компоненты бизнес-плана включают внешний и внутренний анализ, маркетинг и брендинг, инвестиции, задолженность, распределение ресурсов, поставщиков, производственные процессы, конкуренцию, а также исследования и разработки. В то время как разные бизнес-модели включают в свое планирование разные компоненты, основанные на уникальных организационных или отраслевых потребностях, центральной темой является то, что все аспекты стратегии должны быть исследованы и обсуждены до того, как нести операционные расходы.

Бизнес-план : На этом изображении суммированы некоторые факторы, которые следует учитывать при создании бизнес-плана, такие как миссия и цель компании, персонал, финансовые ресурсы, рынок и клиентская база, конкуренция, а также сильные и слабые стороны.

Процесс планирования

Существует множество подходов к стратегическому планированию, но обычно используется один из следующих подходов.

Ситуация-Целевая-Предложение

Этот метод включает следующие шаги:

Ситуация: Оцените текущую ситуацию и то, как она возникла.
Цель: Определить цели и задачи (иногда называемые идеальным состоянием).
Предложение: Проложите возможный путь к целям и задачам.

Нарисуй, посмотри, подумай, план

Этот метод предполагает ответы на следующие вопросы:

Draw: Какое идеальное состояние или желаемое конечное состояние?
См .: Какая сегодня ситуация? В чем разница между сегодняшней ситуацией и идеальным государством и почему?
Подумайте: какие конкретные действия необходимо предпринять, чтобы сократить разрыв между сегодняшней ситуацией и идеальным состоянием?
: Какие ресурсы требуются для выполнения этих конкретных действий?

Преимущества стратегического планирования: фокус, действия, контроль, координация и управление временем

Planning позволяет компаниям добиваться эффективности и точности за счет координации усилий и эффективного управления временем.

Цели обучения

Определить важнейшие преимущества, полученные за счет использования бизнес-планов и маркетинговых планов в стратегическом управлении

Основные выводы

Ключевые моменты

Планирование — это процесс управления, связанный с определением целей будущего направления компании и определением ресурсов, необходимых для достижения этих целей. В процессе планирования менеджеры могут разрабатывать различные планы (бизнес-план, маркетинговый план и т. Д.).
Достижение видения требует скоординированных усилий, которые придерживаются более широкого организационного плана. Это стало возможным благодаря последовательным стратегиям, которые поддерживаются персоналом на всех уровнях.
Планирование позволяет уделять больше внимания конкурентным стратегиям и координировать их действия, сводя к минимуму потери времени и обеспечивая контрольные показатели для процесса контроля.
Планирование обычно предлагает уникальную возможность для содержательных и продуктивных дискуссий между различными вовлеченными менеджерами.План и возникающие на его основе обсуждения обеспечивают согласованный контекст для последующей деятельности по управлению.

Ключевые термины

управление временем : Управление временем, чтобы максимально использовать его.
Бизнес-план : Краткое изложение того, как владелец бизнеса, менеджер или предприниматель намеревается организовать мероприятие и осуществить действия, необходимые и достаточные для достижения успеха.
планирование : Акт формулирования плана действий.

Процесс планирования связан с определением целей компании и определением ресурсов, необходимых для достижения этих целей. Достижение видения требует скоординированных усилий, которые соответствуют более широкому организационному плану. Это стало возможным благодаря последовательным стратегиям, которые поддерживаются персоналом на всех уровнях. Для достижения бизнес-целей менеджеры разрабатывают бизнес-планы не только для достижения целей, но и для усиления и изменения общественного восприятия бренда компании.

Интегрированный бизнес-план : Этот бизнес-план включает аспекты бизнеса и определяет четкие цели для каждого: e.g., чтобы технология перешла от слабости и неинтегрированности к рабочим процессам, а бизнес-направленность перешла от внутренней к внешней.

Поскольку они достигли определенных целей в процессе планирования, менеджеры и сотрудники могут сосредоточить и контролировать свои усилия и свои ресурсы, следовать определенным планам действий, координировать действия между подразделениями и использовать управление временем для достижения определенных целей. Планирование помогает достичь этих целей или задач за счет эффективного и действенного использования доступного времени и ресурсов.Короче говоря, планирование при правильном выполнении должно дать следующие преимущества:

Фокус

Существует множество видов деятельности, которыми организация (или отдельные лица внутри организации) может реально заниматься. Хотя осуществление многих видов деятельности имеет ценность, понимание того, на каких из них следует сосредоточить внимание организации, чтобы использовать организационные компетенции и согласоваться с исследованиями рынка, требует тщательного планирования и делегирования полномочий. Вот как планирование достигает цели.

Скоординированные действия

Если отдел A полагается на вклад от отдела B, отдел A не может использовать работу отдела B без координации.Если в отделе B слишком много работы, а в отделе A слишком мало, межведомственная координация плохая. Это облегчается процессами планирования, ориентированными на детали.

Контроль

Процесс управления основан на контрольных показателях, то есть контроллинг требует стандартного сравнения при просмотре фактических операционных результатов. Контроль полагается на процесс планирования для постановки жизнеспособных целей, которые затем могут быть достигнуты с помощью операций контроля.

Управление временем

Управление временем подчеркивает важность максимального использования времени для минимизации производственных затрат.Если сотрудник, занятый полный рабочий день, может выполнить свою работу в течение 32 часов, в процессе планирования можно будет найти значимое применение его оставшемуся времени. Затраты могут быть снижены, а производительность увеличена за счет обеспечения того, чтобы каждый элемент производственного процесса функционировал в соответствии с идеальными временными рамками.

Сам процесс

Возможно, наиболее важным преимуществом разработки бизнес-планов и маркетинговых планов является характер самого процесса планирования. Обычно это дает уникальную возможность — форум для содержательных и продуктивных дискуссий между различными вовлеченными менеджерами.План и возникающие на его основе обсуждения обеспечивают согласованный контекст для последующих управленческих действий, даже тех, которые не описаны в самом плане.

Обзор входов в стратегическое планирование

Стратегические планы могут принимать форму бизнес-планов или маркетинговых планов, при их разработке используются консультанты и отраслевые эксперты.

Цели обучения

Изучите различные инструменты для эффективной разработки плана, включая вклад заинтересованных сторон, консультантов и сбор данных

Основные выводы

Ключевые моменты

В большинстве корпораций существует несколько уровней управления, включая корпоративный, деловой, функциональный и стратегический.
Стратегическое управление является высшим из этих уровней в том смысле, что оно является самым широким — оно применяется ко всем частям фирмы и включает в себя самый длительный временной горизонт.
Маркетинговый план — это письменный документ, в котором подробно описаны действия, необходимые для достижения одной или нескольких маркетинговых целей.
Бизнес-план — это формальное изложение набора бизнес-целей, причин, по которым они достижимы, и плана их достижения.
Доступные бизнес-ресурсы для создания плана включают отраслевых экспертов, консультантов и представителей заинтересованных сторон, которые могут помочь обеспечить объективное и полное представление о внутренних и внешних факторах.

Ключевые термины

тактическое планирование : Процесс организации, определяющий, как оптимизировать текущие ресурсы и операции.

Иерархия стратегии

В большинстве корпораций существует несколько уровней управления. Стратегическое управление является высшим из этих уровней в том смысле, что оно является самым широким — оно применяется ко всем частям фирмы и включает в себя самый длительный временной горизонт. Он дает направление корпоративным ценностям, корпоративной культуре, корпоративным целям и корпоративным миссиям.Под общей корпоративной стратегией понимаются конкурентные стратегии на уровне бизнеса и стратегии функциональных единиц.

Корпоративная стратегия относится к всеобъемлющей стратегии диверсифицированной фирмы.
Бизнес-стратегия относится к агрегированным стратегиям отдельной коммерческой фирмы или стратегической бизнес-единицы (SBU) в диверсифицированной корпорации.
Функциональные стратегии включают маркетинговые стратегии, стратегии разработки новых продуктов, стратегии управления персоналом, финансовые стратегии, юридические стратегии, стратегии цепочки поставок и стратегии управления информационными технологиями.Акцент делается на краткосрочные и среднесрочные планы и ограничивается областью функциональной ответственности каждого отдела. Каждый функциональный отдел пытается внести свой вклад в достижение общих корпоративных целей, поэтому в некоторой степени их стратегии являются производными от более широких корпоративных стратегий.

Многие компании считают, что функциональная организационная структура не является эффективным способом организации деятельности, поэтому они часто реорганизуются в соответствии с процессами или SBU. Стратегическая бизнес-единица — это полуавтономная единица, которая обычно отвечает за собственное бюджетирование, новые продукты, решения о найме и установление цен.СБУ рассматривается как центр внутренней прибыли корпоративной штаб-квартиры.

Бизнес-планы

Бизнес-план — это формальное изложение набора бизнес-целей, причин, по которым они достижимы, и плана их достижения. Он также может содержать справочную информацию об организации или команде, пытающейся достичь этих целей.

Например, в бизнес-плане для некоммерческой организации может обсуждаться соответствие между бизнес-планом и миссией организации. Банки весьма обеспокоены дефолтами, поэтому бизнес-план по банковскому ссуде убедительно доказывает способность организации выплатить ссуду.Венчурных капиталистов в первую очередь беспокоят первоначальные инвестиции, осуществимость и оценка выхода. Бизнес-план проекта, требующего долевого финансирования, должен будет объяснять, почему текущие ресурсы, предстоящие возможности роста и устойчивое конкурентное преимущество приведут к высокой оценке выхода.

Подготовка бизнес-плана основана на широком спектре знаний из многих различных бизнес-дисциплин: финансов, управления человеческими ресурсами, управления интеллектуальной собственностью, управления цепочками поставок, управления операциями и маркетинга.Может быть полезно рассматривать бизнес-план как набор подпланов, по одному для каждой из основных бизнес-дисциплин.

Маркетинговые планы

Маркетинговый план — это письменный документ, в котором подробно описаны действия, необходимые для достижения одной или нескольких маркетинговых целей. Это может быть продукт, услуга, бренд или линейка продуктов. Маркетинговые планы рассчитаны на срок от одного до пяти лет.

Маркетинговый план может быть частью общего бизнес-плана. Надежная стратегия — это основа хорошо составленного маркетингового плана, и один из способов добиться этого — использовать метод, известный как семь P (продукт, место, цена, продвижение, физическая среда, люди и процесс).Компания, ориентированная на продукт, может использовать семь P для разработки плана для каждого из своих продуктов. Компания, ориентированная на рынок, сконцентрируется на каждом рынке. Каждый будет основывать свои планы на детальных потребностях своих клиентов и на стратегиях, выбранных для удовлетворения этих потребностей.

Семь Ps : В маркетинге общий процесс идентификации и приближения к целевому рынку фиксируется с помощью семи Ps: место, цена, продвижение, люди, процесс, вещественные доказательства и продукт.

Инструменты для планирования

В инструментах планирования часто рассматриваются модели, которые измеряют внутреннюю и внешнюю среду (например, пять сил Портера, SWOT, цепочка создания стоимости и т. Д.). Эти модели создают перспективные прогнозы на основе прошлых и настоящих данных; следовательно, они полезны только после того, как будет собрано достаточно данных. Из-за этого инструменты для планирования в основном сосредоточены на получении достаточного количества данных для построения обоснованных рекомендаций. Эти инструменты могут включать:

Отраслевые эксперты : Независимо от того, являются ли внутренние сотрудники или внешние консультанты, несколько человек с большим опытом работы в данной отрасли являются ценными ресурсами в процессе планирования.Эти отраслевые эксперты могут выйти за рамки концепций PESTEL и «Пяти сил Портера», совершая интуитивно понятные скачки относительно траектории развития отрасли.
Консультанты : Консультанты обычно привлекаются при формулировании стратегии и по ряду других причин. Самым важным из них было бы предоставление объективной линзы для внутренних дел. Трудно увидеть весь дом изнутри, и высшее руководство может использовать внешнее мнение, чтобы убедиться, что они видят операции четко и объективно.
Включение заинтересованных сторон : Высшее руководство будет хотеть получить как можно больше информации от всех участников. Некоторые примеры включают опросы потребителей на предмет удовлетворенности, прогнозы поставщиков относительно затрат на определенный период времени, информацию потребителей о потребностях, которые еще не удовлетворены, и мнения акционеров. Включение заинтересованных сторон предлагает множество инструментов, каждый из которых может быть полезным, а может и не оказаться полезным в зависимости от контекста плана.

Реагируя на неопределенность в стратегическом планировании

Неопределенность существует, когда существует более одного возможного результата; лучше всего управлять им с помощью инструментов планирования сценариев.

Цели обучения

Признать неизбежность неопределенности в стратегическом планировании наряду с планированием эффективных мер реагирования на эти неопределенности

Основные выводы

Ключевые моменты

Стратегическое руководство имеет четкое представление, основанное на наилучших имеющихся свидетельствах и обоснованных предположениях, того, чего можно достичь в рамках ограничений заданного набора обстоятельств.
Первоначальные идеи о корпоративных целях, возможно, придется изменить, если нет осуществимого плана реализации, который встретит достаточный уровень принятия среди заинтересованных сторон, или если необходимые ресурсы недоступны, или и то, и другое.
Планирование сценария начинается с отделения вещей, которые считаются известными, по крайней мере, до некоторой степени, от тех, которые считаются неопределенными или непознаваемыми.

Ключевые термины

неопределенность : состояние ограниченного знания, при котором невозможно точно описать существующее состояние или будущие результаты или определить, какой из нескольких возможных результатов произойдет.
тактическое планирование : Процесс организации, определяющий, как оптимизировать текущие ресурсы и операции.
качественный : Описывается с точки зрения характеристик и атрибутов, а не чисел и количеств.

Неопределенность

Специалисты по менеджменту определяют неопределенность как состояние ограниченного знания, при котором невозможно точно описать существующее состояние или будущие результаты или определить, какой из нескольких возможных результатов произойдет. Однако по-прежнему можно измерить неопределенность, присвоив вероятность каждому возможному состоянию или исходу, чтобы оценить его вероятность.

В прошлом стратегические планы часто рассматривали только «официальное будущее», которое обычно представляло собой прямолинейный график текущих тенденций, перенесенных в будущее. Часто линии тренда генерировались бухгалтерией и не учитывали демографические данные или качественные различия в социальных условиях. Эти упрощенные предположения могут быть хорошими в некотором смысле, но они не учитывают качественные социальные изменения, которые могут повлиять на организацию.

Вместо того, чтобы просто следовать линиям тренда, сценарии сосредотачиваются на коллективном воздействии многих факторов.Планирование сценария помогает понять, как перемещаются различные нити сложного гобелена, если потянуть за одну или несколько нитей. Список возможных причин, как и анализ дерева отказов, имеет тенденцию преуменьшать влияние отдельных факторов. Когда факторы исследуются вместе, определенные комбинации усиливают влияние или вероятность других факторов. Например, увеличение торгового дефицита может спровоцировать экономический спад, который, в свою очередь, приведет к безработице и сокращению внутреннего производства.

Дерево отказов : Деревья отказов могут помочь определить возможные результаты.Это дерево неисправностей наглядно показывает все этапы, на которых что-то может пойти не так в полете космического корабля, от слишком быстрого вращения самого космического корабля до отказа двигателя и заклинивания клапана в открытом положении.

Ответ на неопределенность

Организациям необходимо справляться с проблемами, которые слишком сложны для полного понимания, но при этом необходимо принимать важные решения, основанные на ограниченном понимании или ограниченной информации. Есть несколько способов справиться с этим.

Итеративно

Процесс разработки стратегии организации должен быть повторяющимся. То есть он должен включать переключение между вопросами о целях, планировании реализации и ресурсах. Например, первоначальный план проекта, возможно, придется скорректировать, если изменится бюджет.

Использование сценария планирования

Планирование сценария начинается с отделения вещей, которые считаются известными, по крайней мере, до некоторой степени, от тех, которые считаются неопределенными или непознаваемыми.Первый компонент, знание, включает тенденции, которые отбрасывают прошлое вперед, признавая, что мир обладает значительной динамикой и непрерывностью. Второй компонент, неопределенность, включает неопределенные факторы, такие как будущие процентные ставки, результаты политических выборов, уровень инноваций, модные тенденции на рынках и так далее. Искусство сценарного планирования заключается в объединении известного и неизвестного в ограниченное количество внутренне согласованных взглядов на будущее, охватывающих очень широкий диапазон возможностей.

Многие организации применяют сценарное планирование к широкому кругу вопросов, от относительно простых тактических решений до сложного процесса стратегического планирования и построения видения. Планирование сценариев для бизнеса было первоначально разработано Royal Dutch / Shell, которое использовало сценарии с начала 1970-х годов как часть своего процесса для создания и оценки стратегических вариантов. Shell всегда давала более точные прогнозы по нефти, чем другие крупные нефтяные компании, и предсказывала избыток производственных мощностей в танкерном бизнесе и нефтехимии в Европе раньше, чем ее конкуренты.

Неопределенность принятия

Не имеет смысла делать вид, что предвидит все возможные последствия корпоративного решения, все возможные сдерживающие или стимулирующие факторы и все возможные точки зрения. Для целей стратегического управления важно иметь четкое представление, основанное на наилучших имеющихся свидетельствах и обоснованных предположениях, того, чего можно достичь в рамках ограничений данного набора обстоятельств. По мере изменения ситуации одни возможности для достижения целей исчезнут, а другие возникнут.Некоторые подходы к реализации станут невозможными, в то время как другие, ранее невозможные или невообразимые, станут жизнеспособными. Стратегическое управление приносит мало пользы и может навредить, если организационные стратегии предназначены для использования в качестве подробных и безошибочных планов для менеджеров.

Полное руководство по управлению рабочими процессами для новичков

Управление рабочими процессами является важной частью организации и оптимизации проектов. Узнайте все, что вы хотели знать о рабочих процессах, в этом руководстве.

Что руководители проектов любят больше, чем выполнение вовремя и в рамках бюджета?

Рабочие процессы .

Рабочие процессы вносят столь необходимый порядок и предсказуемость в процесс управления проектами. Если вы можете отобразить это как рабочий процесс, вы, скорее всего, сможете масштабировать и оптимизировать его.

Управление рабочим процессом — это целая дисциплина в управлении проектами. Овладение им очень важно, если вы хотите повысить эффективность своих проектов.

В этом руководстве будут рассмотрены все аспекты управления рабочим процессом.Вы узнаете основы рабочих процессов, как их составить на карту и как оптимизировать для достижения максимального эффекта.

Раздел I. Общие сведения о рабочих процессах и управлении рабочими процессами

Рабочие процессы в основном имеют дело с потоком информации . Если вы когда-либо руководили какими-либо проектами, вы использовали рабочие процессы в некоторых для — даже если вы формально не признаёте их таковыми.

Понимание рабочих процессов и управления ими — первый шаг к их эффективному использованию. В этом разделе мы подробно рассмотрим рабочие процессы, их использование и преимущества.

Что такое рабочий процесс?

Википедия определяет рабочий процесс как:

«согласованный и повторяемый образец деятельности, обеспечиваемый систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы, предоставляют услуги или обрабатывают информацию».

Проще говоря, рабочий процесс — это структурированный набор действий.

Чтобы понять рабочие процессы, вы должны сначала понять две основные концепции управления бизнес-процессами (BPM): блок-схемы и диаграммы конечного автомата.

Большинство из нас знакомы с блок-схемами . В простейшей форме блок-схема описывает «поток» информации или действий, изображенный графически. Вы можете использовать формальные символы диаграммы для описания этого движения (например, диаграммы «терминатор» или «решения»).

Однако по большей части блок-схема — это просто графическое представление последовательности действий.

Простая блок-схема (источник: Wikimedia)

Руководители проектов, программисты и все, кто когда-либо использовал систему Канбан, должны быть знакомы с диаграммами конечных автоматов .Эти диаграммы отображают «состояние» отдельных задач. Наиболее распространенные состояния:

Открыто
Выполняется / Выполняется
Решено
Закрыто
Повторно открыто

Управление задачами в этой структуре означает их перемещение из одного состояния в другое. Например, любая задача, над которой активно работают, перейдет из состояния «открыто» в состояние «выполняется».

Система Канбан использует «состояния» для управления задачами и проектами

Хотя и блок-схемы, и диаграммы конечных автоматов полезны для управления проектами, они оба имеют явные недостатки.Диаграммы конечных автоматов не описывают последовательность действий. И блок-схемы не описывают их состояние в разных точках.

Рабочие процессы решают обе эти проблемы.

Рабочий процесс может быть либо последовательным, , либо в форме конечного автомата .

Последовательные рабочие процессы описывают линейный список действий, например рабочий процесс водопада или критического пути. Последовательные рабочие процессы обеспечивают большой контроль и предсказуемость производственного процесса.

Рабочие процессы конечного автомата описывают рабочий процесс с отдельными состояниями, такими как Agile или Kanban. Рабочие процессы конечного автомата более гибкие и дают менеджерам проектов возможность перемещаться вперед и назад в процессе разработки.

Таким образом, рабочий процесс может отображать поток , а также состояние всех включенных в него действий. По сути, рабочий процесс состоит из:

Шаги, необходимые для выполнения рабочего элемента
Ресурсы, необходимые для каждого шага
Люди, ответственные за каждый шаг
Взаимодействие между различными шагами

Вот пример рабочего процесса [пример]

Рабочие процессы привносят столь необходимую предсказуемость в ваш процесс управления.При прочих равных, рабочий процесс с фиксированным вводом всегда должен давать одни и те же результаты.

Эта предсказуемость позволяет легко масштабировать и оптимизировать вашу работу. После того, как вы наметили рабочий процесс, вы сможете заметить в нем недостатки. Поскольку результаты оптимизированного рабочего процесса предсказуемы, вы также можете масштабировать его от 1 до N результатов.

Рабочие процессы, процессы и контрольные списки

Вы можете использовать такие термины, как «рабочий процесс» и «процесс» в разговорной речи, но в контексте управления проектом они обозначают очень разные концепции.

Процесс — это широкий термин для описания всех действий — материальных и нематериальных — которые входят в создание конечного результата. Рабочий процесс состоит только из задач, необходимых для создания рабочего элемента. Но процесс включает в себя сбор данных, отчетность, мозговой штурм и переговоры, которые необходимы для получения результата.

Например, когда мы говорим о «процессе управления проектом», мы говорим о планировании, выполнении, мониторинге и отчетности, необходимых для реализации проекта от начала до конца.Это невероятно широкий «процесс» с бесчисленным множеством рабочих процессов.

План , в просторечии, может описывать набор действий и правил, управляющих ими. Но в контексте управления проектами план означает нечто конкретное — все, что необходимо для реализации проекта от начала до конца. Это часто включает связанные планы, такие как планы управления ресурсами, рисками и областями действия и т. Д.

С одним планом может быть связано несколько рабочих процессов.Например, план коммуникации может иметь отдельные рабочие процессы для взаимодействия с:

Спонсорами проекта
Внутренними заинтересованными сторонами
Члены команды

Рабочие процессы иногда представлены в виде контрольных списков , поскольку их легче создать, чем графики. Однако контрольные списки не содержат ни состояния , ни информации потока рабочего процесса. Вместо этого они просто показывают список действий, которые необходимо выполнить, часто в произвольном порядке.Не существует системы дерева решений «если-то», которая является отличительной чертой рабочего процесса.

Один рабочий процесс может иметь несколько действий, и с каждым из этих действий могут быть связаны отдельные контрольные списки.

Таким образом, вы можете представить все эти термины следующим образом:

Это должно устранить некоторую путаницу, связанную с рабочими процессами.

Что такое управление рабочим процессом?

Это подводит нас к очень важному вопросу: что такое управление рабочим процессом и почему это должно вас волновать?

Управление рабочими процессами — это процесс описания, организации и управления рабочими процессами.Его цель — добиться эффективности и масштабируемости за счет оптимизации и автоматизации рабочих процессов.

Например, у вас может быть рабочий процесс для приема на работу новых сотрудников. После создания этого рабочего процесса вы, возможно, обнаружите, что можете автоматизировать электронную рассылку. Вы также можете запланировать тренировку автоматически, а не назначать ее вручную.

Выявление этих недостатков и их автоматизация входит в компетенцию управления рабочим процессом.

Управление рабочими процессами и управление проектами

Управление рабочими процессами по сути является частью управления бизнес-процессами (BPM).Его цель — найти, описать и оптимизировать деятельность по проекту. Управление рабочим процессом работает лучше всего, когда оно используется для задач, которые можно масштабировать предсказуемо.

Управление проектами, напротив, представляет собой гораздо более обширный процесс описания, координации, планирования и контроля проектов. Сюда входят как предсказуемые действия (например, привлечение нового клиента), так и сложные уникальные действия (например, разработка творческих материалов для маркетинговой кампании).

В некотором смысле можно сказать, что управление рабочим процессом является частью управления проектами.Все повторяемые действия в проекте, которые можно масштабировать, объединены в рамках управления рабочим процессом. Остальные обрабатываются как часть вашего процесса управления проектом.

Что такое система управления рабочим процессом?

Система управления рабочими процессами (WfMS), как вы уже догадались, представляет собой программную систему для управления и оптимизации рабочих процессов.

Хорошая система управления рабочим процессом позволяет пользователям создавать различные рабочие процессы в зависимости от обстоятельств, ролей и потребностей. Он также включает в себя функции автоматизации, позволяющие максимально повысить эффективность каждого рабочего процесса.В идеале он должен поддерживать несколько типов рабочих процессов в зависимости от потока или состояния.

Большинство систем управления рабочими процессами обычно входят в состав более крупной системы управления проектами. Например, Workamajig поддерживает рабочие процессы Agile / Kanban и Critical Path / Waterfall. Это дает менеджерам проектов большую гибкость в выборе правильного рабочего процесса для различных видов деятельности.

Каковы преимущества управления рабочим процессом?

Если вы уже используете управление проектами или задачами, действительно ли вам нужно вкладывать средства в управление рабочим процессом?

Это может показаться спорным вопросом, но вы будете удивлены количеством занятых менеджеров проектов, которые задают нам этот вопрос каждую неделю.

И на то есть свои причины.

Управление рабочим процессом — это все , определяющие , и , улучшающие существующих действий. Хотя это, безусловно, важно, это не может иметь приоритет перед вашими основными обязанностями как менеджера проекта: определение, планирование и выполнение проектов.

Освоив процесс управления проектами, можно заняться мелочами — рабочими процессами.

Когда вы дойдете до этого, вы поймете, что управление рабочим процессом может упорядочить хаос ваших проектов.

1. Оптимизированные и оптимизированные процессы

Отображение ваших рабочих процессов может дать вам много информации об оптимизации их выполнения. Вы часто будете замечать дублирование и возможности автоматизации, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными.

Например, у вас может быть рабочий процесс, в котором креатив представляет дизайн руководителю проекта. Руководитель проекта отправляет его клиенту, который, в свою очередь, делится своим отзывом по электронной почте с менеджером проекта. Менеджер делится им с руководителем проекта, который передает его креативщику.

Весь этот процесс имеет несколько возможностей для улучшения. В зависимости от того, как настроена ваша команда, вы можете:

Попросите творца отправить дизайн непосредственно клиенту (особенно для низкоуровневых результатов).
Используйте онлайн-инструмент проверки для сбора отзывов в рамках вашего инструмента управления проектами, минуя электронную почту.
Попросите руководителя проекта напрямую взаимодействовать с клиентом, В обход менеджера проекта

Использование инструмента проверки Workamajig упрощает сбор отзывов от клиентов, полностью обходя электронную почту

Каждый из этих подходов может улучшить процесс утверждения.Это было бы невозможно без планирования ваших рабочих процессов.

2. Пониженный риск

«Риск» для руководителей проектов — это непредсказуемость.

Незнание статуса задачи или следующего действия в творческом процессе значительно увеличивает риск проекта. Вы не можете точно сказать, отстает ли проект от графика, если даже не знаете, сколько времени займет текущая деятельность.

Здесь рабочие процессы очень помогают. Рабочие процессы разбивают сложные процессы на более мелкие, предсказуемые задачи.Вы можете не знать, сколько времени займет этот редизайн веб-сайта. Но вы знаете, что в среднем у вас уходит 4 дня на сбор требований и 5 дней на создание первого макета.

Эти знания помогут вам лучше предсказать статус каждого действия. А это означает снижение риска и лучшую видимость проекта.

3. Повышенная масштабируемость

Одним из отличительных признаков хорошо продуманного рабочего процесса является масштабируемость. При прочих равных, рабочий процесс с фиксированным вводом всегда дает один и тот же результат.

Подумайте о рабочем процессе отчета о состоянии проекта. В этом рабочем процессе используется фиксированный шаблон. Каждый раз вводите одни и те же поля данных, и вы получите полный отчет, независимо от того, над каким проектом вы работаете.

Более того, определение действий как рабочих процессов означает, что они больше не привязаны к отдельным лицам. Предсказуемое действие с фиксированным рабочим процессом может выполнить любой, , а не только человек, который его создал.

Эта масштабируемость имеет решающее значение для агентств. Это позволяет вам передать на аутсорсинг или автоматизировать все повторяющиеся задачи и высвобождает ресурсы для того, что действительно важно — творческой работы.

4. Другие преимущества

Это еще не все — управление рабочими процессами может помочь и другими способами, в том числе:

Прозрачность: Рабочие процессы обеспечивают лучший доступ к данным. В любой момент вы точно знаете, какие данные создаются и как они хранятся. Меньше запутывания и больше прозрачности, что улучшает процесс принятия решений.
Подотчетность: Каждый этап рабочего процесса привязан к определенному человеку или отделу. Вы точно знаете, кто отвечает за каждое действие, что ведет к большей подотчетности.
Упрощенный аудит: Хотите еще раз посетить проект, чтобы проверить его эффективность? Рабочий процесс упрощает задачу, показывая вам, кто и что делал на каком этапе проекта. Если определенному отделу потребовалось шесть недель вместо четырех для выполнения задачи, рабочий процесс покажет вам.

Нет причин для и использовать управление рабочим процессом в ваших проектах. Но остается вопрос: как вы собираетесь их использовать?

Давайте найдем ответы в следующем разделе.

Раздел II: Создание и использование рабочих процессов в управлении проектами

Управление проектами — это наука о предсказуемости и порядке. Успех для руководителя проекта — это проект, который идет точно по плану.

Рабочие процессы — мощное оружие в вашем арсенале для достижения этой цели. Если вы можете отобразить это как рабочий процесс, вы можете надежно предсказать его результат.

В этом разделе мы поговорим о процессе определения рабочих процессов и их использовании в ваших проектах.

Где и когда использовать Workflow Management?

Не все действия в проекте подходят для управления рабочим процессом.

В общих чертах, все, что вы делаете в проекте, можно разделить на две категории:

Фиксированные, повторяемые действия, общие для всех проектов (в пределах определенной категории)
Уникальные действия, характерные для проекта

В управлении проектами По терминологии, они называются «процессами » и «делами» соответственно.Первый можно разбить на процесс , в то время как ко второму нужно подходить на основе от случая к случаю — отсюда и название.

Например, каждое приложение, создаваемое вашим агентством, отличается. Но чтобы учесть требования, вы отправляете всем клиентам один и тот же шаблон краткого объявления.

В этом случае процесс разработки приложения — это рабочий процесс кейса , а отправка творческого резюме — это рабочий процесс процесса .

Управление рабочим процессом лучше всего работает, когда вы имеете дело с фиксированными, повторяемыми действиями.Одноразовые действия, требующие уникальных решений, не подходят для управления рабочим процессом. Вы, , могли бы разбить их на рабочие процессы, но, поскольку вы не можете повторять их в разных проектах, ваши усилия будут потрачены впустую.

Сбор требований, создание планов коммуникации, адаптация сотрудников — все это хорошие кандидаты для управления рабочим процессом. Все эти задачи обычно одинаковы для разных проектов. Вы будете собирать требования одинаково, независимо от того, работаете ли вы над дизайном приложения за 100 или 100 тысяч долларов.

Определите повторяющиеся действия

Таким образом, ваша первая задача в управлении рабочим процессом должна заключаться в том, чтобы идентифицировать все фиксированные, повторяемые действия, которые вы выполняете во время проекта.

Отходите назад от успешного проекта. Что вы сделали, чтобы прийти к этому моменту? Какие документы и результаты вы создали — для клиентов и для внутренних команд?

Было бы неплохо разбить все эти действия на разные этапы. Каждый из этих этапов будет иметь определенные действия и связанные с ними результаты, такие как:

Инициирование : Подключение клиента, сбор требований, разработка устава проекта
Планирование : Заявление о содержании, планы коммуникации и управления рисками, WBS , бюджет, график проекта
Выполнение: Отчеты о состоянии, прогнозы, управление ресурсами
Мониторинг: Отслеживание бюджета, действий и целей

Многие из этих действий можно полностью или частично повторить.Ваша цель должна состоять в том, чтобы определить все части, которые можно разбить в фиксированный рабочий процесс.

Например, вы можете отправлять клиентам ежемесячный отчет с ключевыми показателями и основными проблемами, требующими их внимания. Сбор ключевых показателей можно легко автоматизировать. Менеджеру проекта нужно вмешиваться только при составлении списка ключевых вопросов.

Таким образом, у вас может быть такой рабочий процесс:

Менеджеру проекта нужно только вмешаться при обработке действий, перечисленных в красном поле.Все остальное можно автоматизировать.

В этом рабочем процессе некоторые части повторяются, а некоторые уникальны для каждого отчета. Таким образом вы привлекаете менеджеров проектов только тогда, когда они действительно нужны. Остальное берет на себя ваша система управления рабочим процессом.

Если вы сможете делать это для всех ваших занятий, вы сэкономите массу времени.

Какой тип рабочего процесса следует использовать?

Как мы узнали ранее, рабочие процессы можно условно разделить на две категории — последовательные рабочие процессы и рабочие процессы с конечным автоматом.

Ключевым принципом успешного управления рабочим процессом является использование правильного рабочего процесса для правильной задачи.

Вообще говоря, линейные процессы с фиксированными сроками и предсказуемыми путями к завершению лучше всего определять в последовательных рабочих процессах. Поскольку порядок действий и их расписание известны, рабочий процесс легко отобразить в виде последовательности.

Два наиболее часто используемых последовательных рабочих процесса — это водопад и критический путь. Workamajig поддерживает оба.

Метод критического пути использует фиксированные расписания для всех действий

Используйте этот рабочий процесс для всех масштабируемых и предсказуемых действий.Создание планов коммуникации, адаптация сотрудников, создание отчетов о состоянии — ни в одном из них нет элемента неопределенности. Вы можете надежно отобразить их в виде блок-схемы с фиксированными периодами для каждого шага рабочего процесса.

Пример рабочего процесса критического пути с фиксированным периодом времени для отдельных шагов

Последовательные рабочие процессы действительно страдают от чрезмерного планирования. Если что-то пойдет не так, график рабочего процесса будет сложно исправить.

Вот почему задачи со сложными и меняющимися требованиями лучше всего отображать с помощью рабочих процессов конечного автомата .

В этом рабочем процессе «состояние» операции (например, «открыто», «выполняется», «закрыто») имеет приоритет над конкретными крайними сроками и расписаниями. Порядок и продолжительность отдельных задач изменчивы. Задача может переходить из одного состояния в другое и обратно сколь угодно часто.

Такие рабочие процессы лучше всего подходят для неограниченных действий, таких как дизайн и программирование. При разработке программы не всегда легко спланировать продолжительность каждой задачи. Вы можете подумать, что завершили процесс кодирования только для того, чтобы обнаружить ошибку, которая заставит вас снова открыть код.

Таким образом, для таких действий используйте открытые рабочие процессы конечного автомата с гибкими сроками. Дайте членам вашей команды возможность переходить из одного штата в другой по мере необходимости.

Workamajig поддерживает рабочие процессы Agile / Kanban. Вместо списка задач с фиксированной продолжительностью ваша команда увидит список действий, которые они должны выполнить в течение недели / дня.

Резюме:

Используйте последовательные рабочие процессы для предсказуемых задач с легко отображаемыми крайними сроками
Используйте рабочие процессы конечного автомата для открытых задач с непредсказуемыми крайними сроками

Управление рабочим процессом: создание и оптимизация рабочих процессов

Выявление действий, которые могут превратиться в рабочий процесс — это первый шаг в процессе управления рабочим процессом.

Следующим шагом является создание каждого рабочего процесса.

Следуйте этим советам, чтобы сделать процесс более гладким:

1. Определите заинтересованные стороны и их роли

После того, как вы составили список действий, которые можно превратить в рабочие процессы, вашей следующей целью должно стать определение всех заинтересованных сторон, участвующих в нем.

Это должно включать всех по обе стороны стола — как спонсоров, так и членов команды.

Для каждой заинтересованной стороны определите, какую роль они играют в рабочем процессе.Роли могут быть:

Исполнительный , т.е. непосредственно воздействовать на одно или несколько действий в рабочем процессе (например, члены команды)
Совместно , т.е. они вносят свой вклад в рабочий процесс, но не влияют на его выполнение (например, спонсоры разделяют свои требования).
Принятие решения , то есть они решают, может ли деятельность перейти на следующий этап (например, спонсор или редактор, утверждающий результат).

2.Сотрудничество с заинтересованными сторонами

Затем поработайте со всеми заинтересованными сторонами, которые вы указали выше, при составлении схемы ваших рабочих процессов. Это поможет двумя способами:

Вы сможете обнаружить неэффективность еще до того, как она возникнет
Вы сможете создавать рабочие процессы, более удобные для заинтересованных сторон (а не просто «удобные для менеджеров»)

Для Например, работа с лицами, принимающими решения, может показать, что, если вы вовлекаете их в процесс утверждения на ранней стадии рабочего процесса, вы можете избежать изменений позже.Точно так же член команды может найти лучший способ выполнения работы, чем тот, которым вы сейчас пользуетесь.

Не стесняйтесь связываться с внешними заинтересованными сторонами — клиентами. Спросите их, есть ли что-нибудь, что они хотели бы, чтобы вы делали по-другому в своей работе. Вы будете удивлены, сколько клиентов с радостью предложат вам бесплатный совет, который облегчит их — и, по доверенности, вашу — работу.

3. Переходите от черновой схемы рабочего процесса к усовершенствованной.

Отображение рабочих процессов должно немного напоминать создание эскизов.Начните с грубого наброска, а затем заполняйте детали по мере сотрудничества с заинтересованными сторонами.

На первой итерации диаграммы рабочего процесса должны быть перечислены:

Широкий набор действий, задействованных в рабочем процессе
Люди или отделы, участвующие в каждом действии
Передача ответственности от одной группы к другой

Возьмите это в качестве основы для вашего процесса сотрудничества. Попросите заинтересованные стороны на каждом этапе рассказать вам об их оптимальном процессе для завершения деятельности.

Помните, что заинтересованные стороны лучше вас понимают процесс выполнения. Они часто показывают вам исправления, которые сэкономят вам массу времени на оптимизацию в будущем.

4. Точечная избыточность

Когда вы впервые составите карту своих рабочих процессов, вы удивитесь количеству избыточностей, которые вы обнаружите. Задачи, в которых больше нет необходимости, действия, которые повторяются несколько раз, и рабочие процессы, которые никуда не денутся, являются обычным явлением даже в самых эффективных агентствах.

После определения рабочих процессов приступайте к поиску дублирования.В частности, обратите внимание на следующее:

Повторяющаяся работа внутри или вне рабочего процесса. Например, у вас может возникнуть ситуация, когда вы создадите несколько шаблонов для одного и того же результата в разных рабочих процессах.
Избыточные действия, не влияющие на конечный результат. Для каждого действия в рабочем процессе спросите: как это помогает нам в создании результатов?
Действия, которые можно объединять или выполнять одновременно.Например, вы можете использовать онлайн-инструмент проверки, чтобы одновременно собирать отзывы и получать одобрение от клиента (вместо того, чтобы возвращаться туда и обратно по электронной почте).

Если вы активно сотрудничали с различными заинтересованными сторонами в процессе создания рабочего процесса, этих дублирований должно быть немного и они должны быть промежуточными.

После того, как вы их определили, следующим шагом будет дальнейшая оптимизация каждого рабочего процесса.

5. Автоматизация и аутсорсинг

По мере того, как вы просматриваете свои рабочие процессы, вы неизбежно найдете действия, которые можно автоматизировать.Другие можно дешево передать стороннему подрядчику.

Вам действительно нужен , чтобы менеджер проекта вручную отправлял руководителю проекта электронное письмо о приближающихся сроках? Вы действительно хотите, чтобы ваши маркетологи за 100 долларов в час собирали данные для заполнения электронной таблицы?

Это примеры деятельности, которую можно легко автоматизировать или передать на аутсорсинг. Расстановка приоритетов в процессе оптимизации будет вашим самым большим источником повышения эффективности.

Шаблон производственного рабочего процесса | Пример производственного рабочего процесса

О шаблоне производственного рабочего процесса

Что такое производственный рабочий процесс?

Создаете ли вы подкаст, маркетинговую кампанию, телешоу или фрагмент контента, налаживание производственного процесса имеет решающее значение.Рабочий процесс производства — это пошаговый процесс, который позволяет понять, как компоненты должны объединяться для производства готового продукта. Производственные рабочие процессы важны для обучения новых членов команды, расширения вашего бизнеса и выполнения хорошей работы без необходимости изобретать колесо.

Есть много способов создать производственный рабочий процесс. Однако в целом это может помочь ответить на следующие вопросы.

Кто заинтересованные стороны? Перед тем, как приступить к производству, важно, чтобы вся команда понимала свои роли.Определите ваших заинтересованных сторон и изложите сферу их роли. Кто привратники? Кому принадлежит цикл обзора? Кто вмешается, если возникнет узкое место?

Как вы обдумываете идеи? Откуда берется контент? Если вы работаете в команде маркетинга или дизайнеров, или если вы создаете телешоу, подкаст или любое другое творческое начинание, очень важно с самого начала определиться с форматом мозгового штурма. Также полезно выяснить, где вы храните свои идеи, кто их обобщает и кто принимает редакционные решения.

Каковы ваши сроки? Набросайте ключевые вехи и примерный график для данного проекта. Запишите все проверки, которые должны быть выполнены, и сроки для каждой проверки. Создавайте контрольные списки для каждой вехи, чтобы знать, когда вы будете готовы перейти к следующей.

Как вы будете общаться с командой? Будете ли вы проводить еженедельные контрольные встречи? Кто должен участвовать в этих встречах? Не лучше ли рассылать еженедельные обновления по электронной почте? Определитесь с планом игры, но вы всегда можете повторить его позже.

Какие ресурсы вам нужны для успеха? Ресурсы могут включать инструменты, многофункциональных партнеров, бюджет и другие потребности.

Является ли рабочий процесс удобоваримым и масштабируемым? Периодически пересматривайте свой рабочий процесс. Убедитесь, что все обновлено и рабочий процесс может масштабироваться вместе с вашим бизнесом. Учитывайте любые отзывы новых сотрудников, которые могли быть обучены рабочему процессу.

Когда следует использовать шаблон производственного рабочего процесса?

Вы можете использовать шаблон производственного рабочего процесса в любое время, когда захотите рассказать, как работает процесс, простым и понятным способом.Вы можете найти это полезным при попытке понять, где возникают неэффективность или проблемы в вашем существующем процессе, при планировании нового рабочего процесса или процесса, или при обучении новых членов команды или предоставлении обзора заинтересованным сторонам.

4 Преимущества производственного процесса

Эффективная совместная работа — Производство — это запутанный и сложный процесс. Заинтересованным сторонам может быть сложно понять свои роли и обязанности, а также места их пересечения и противоречий. Хороший производственный процесс снижает неопределенность.В случае сомнений ваша команда и универсальные партнеры могут обратиться к рабочему процессу, чтобы понять ваш следующий шаг.

Обучайте новых сотрудников — производственный процесс упрощает обучение новых сотрудников. Вместо того, чтобы запоминать каждый этап сложного производственного процесса, вы можете провести своего нового сотрудника через рабочий процесс. Это обеспечивает последовательность в вашем обучении и позволяет новым сотрудникам сразу же приступить к работе.

Найдите недостатки в ваших процессах — Документирование производственного рабочего процесса — это возможность понять недостатки ваших процессов.Есть ли пробелы? Вам нужно больше ресурсов? Есть ли узкое место? Составление плана производственного процесса — лучший способ понять потребности вашей команды.

Масштабируйте свои процессы — производственные рабочие процессы помогают масштабировать. Когда процессы живут в голове вашей команды, может быть сложно обеспечить ресурсы, получить поддержку или нанять новых сотрудников. Планирование рабочего процесса упрощает рост вашей компании по мере ее создания.

Как вы используете шаблон производственного рабочего процесса?

Начните с нашего готового шаблона, внося любые изменения в соответствии с вашими потребностями.Пригласите членов команды присоединиться к вашей доске и сотрудничать. Используйте @mention или видеочат, если вам нужно получить мнение других. Вы можете загружать другие типы файлов, такие как документы, фотографии, видео и PDF-файлы, чтобы хранить всю необходимую информацию в одном месте.

Автоматизируйте бизнес-процессы | Идеально спланируйте это с помощью этих 5 советов

Когда дело доходит до автоматизации ручных процессов в вашем бизнесе, выбор правильного программного обеспечения для управления бизнес-процессами является наиболее важным шагом.После этого вам пора настроить рабочие процессы и приступить к автоматизации.

Допустим, вы приобрели программное обеспечение для документооборота для автоматизации сложных процессов в вашем административном отделе. Но теперь перед вами типичная дилемма новичка: с чего начать? Как убедиться, что автоматизация помогает вам, а не просто указывает на недостатки в ваших существующих системах? Сколько подготовительной работы вам нужно сделать?

Это может быть ошеломляющим, особенно если у вас никогда не было опыта работы с ПО для автоматизации процессов.

Вот пять простых способов спланировать несколько первых рабочих процессов, которые помогут вам привыкнуть к автоматизации.

1. Поговорите со своими командами об автоматизации

Успех нового инструмента автоматизации рабочего процесса зависит от того, насколько хорошо его понимают ваши команды. Вы не можете просто принять платформу рабочего процесса и внедрить ее в свою команду. Вы должны поговорить с ними об этом еще до покупки инструмента, убедив их в положительном влиянии на ваш бизнес.

Лучше всего провести сеанс вопросов и ответов о новой норме рабочего процесса.Еще до того, как бросить им программное обеспечение, расскажите, почему вы автоматизируете вещи, и определите общего врага ручной передачи данных.

Например, возможно, процесс запроса на обслуживание на вашем предприятии идет медленно и вызывает постоянный конфликт с другими отделами. Сообщите своим заинтересованным сторонам, что с автоматизацией им не придется беспокоиться о потере отслеживания запросов, поскольку система позаботится об этом.

Это важный первый шаг, потому что он помогает вам поделиться своим видением того, чего вы ожидаете от реализации.Он удерживает всех на одной странице и создает благоприятную среду, позволяющую людям брать на себя ответственность за выполнение своих рабочих обязанностей.

2. Создание реалистичных рабочих процессов

Когда вы собираетесь автоматизировать свои рабочие процессы, убедитесь, что они являются виртуальной версией существующих. Модель рабочего процесса, которая отличается от реальности, только усложняет ситуацию и создает еще больший хаос в будущем. Вы можете определить и устранить некоторые дублирования, но важно направить рабочий процесс через уже существующих пользователей и утверждающих.

Например, если вы автоматизируете процесс утверждения расходов, вы можете сделать его более эффективным, сопоставив запрос между инициатором, проверяющим менеджером и, в конечном итоге, окончательным утверждающим без необходимости проходить через несколько пользователей и менеджеров. Однако оставлять этих людей без предупреждения — не лучшая идея.

3. Установите правильные проверки

Когда дело доходит до составления схем рабочего процесса и онлайн-формы, помните о том, чтобы структурировать их таким образом, чтобы обеспечить максимальную точность.Автоматизация бизнес-процессов должна быть легкой для всех в вашей команде, независимо от их технических навыков.

Предположим, вы собираетесь автоматизировать запрос пропуска посетителей — процесс не такой гладкий, как мог бы. Процесс требует, чтобы посетители предоставили свои личные данные, отправили фотографию, поместили удостоверение личности, одобренное правительством, и т. Д. Когда вы автоматизируете эти шаги, вы должны убедиться, что вы создали форму с полями для сбора всей важной информации, поле вложения для документирования фото посетителя и логических маршрутов согласования.

Многие другие процессы требуют от администраторов рабочего процесса создания условий, бизнес-правил, параллельных ветвей утверждения и т. Д. Поддержание рабочего процесса, удобного для непрофессионала, гарантирует, что пользователи процесса быстро ознакомятся с новой нормой и уменьшат вероятность ошибок.

4. Будьте разборчивы в отношении видимости данных

При разработке рабочего процесса будьте осторожны с тем, как обеспечить видимость данных среди пользователей, участвующих в цикле. Некоторые данные рабочего процесса, такие как утверждения обработки бюджета, могут иметь конфиденциальный характер, чтобы их мог увидеть каждый.Точно так же некоторые данные могут быть не очень полезны для просмотра всем, и в этом случае они становятся источником беспорядка и отвлекают зрителя.

Облачный инструмент BPM, такой как Kissflow, позволяет определять права пользователей для решения этой проблемы. В зависимости от ваших требований вы можете сделать поля данных скрытыми, доступными для редактирования или только для чтения для определенных пользователей. Указание разрешений пользователей не только помогает поддерживать согласованность данных в рабочем процессе, но также помогает пользователям быстро завершить необходимую часть, не зацикливаясь на ненужных деталях.

5. Начни с малого

Внедрение программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов в вашей организации может изменить то, как ваша компания будет управлять будущими процессами. Чтобы обеспечить оптимальную окупаемость ваших инвестиций, используйте инструмент правильно. Отличный способ добиться этого — делать маленькие шажки и давать себе достаточно времени, чтобы позволить технологиям расти на вас.

Протестируйте приложение на нескольких небольших и хорошо документированных процессах и медленно увеличивайте масштаб до более сложных, критически важных рабочих процессов.Динамика каждого рабочего процесса разная, поэтому важно выделить разумное ограничение по времени для каждого рабочего процесса и обеспечить соблюдение сроков.

Гораздо безопаснее опробовать новый инструмент рабочего процесса на нескольких простых процессах, чем суетиться в попытках построить империю рабочих процессов. Таким образом, вы, скорее всего, позже наймете консультанта для дорогостоящей корректировки курса. Стремитесь крупно, но начинайте с малого.

Автоматизированные рабочие процессы революционизируют предприятия во всем мире, и ваша организация определенно получит от этого выгоду, если вы сделаете это хорошо.Сегодняшние приложения для рабочего процесса BPM чрезвычайно гибки и достаточно просты для начала.

Планируете ли вы внедрить программное обеспечение BPM в свой бизнес? Вам нужна помощь в планировании первого автоматизированного рабочего процесса для вашей организации? Начните с бесплатной пробной версии Kissflow Process и убедитесь, насколько легко настроить рабочий процесс менее чем за 15 минут.

Планирование рабочего процесса бизнес план: Производственный план бизнес-плана — структура, содержание, примеры

Бизнес-планирование: задачи, этапы написания плана

ЦЕЛИ ПЛАНИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПЛАНА

ЗАДАЧИ НАПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПЛАНА

СТРУКТУРА БИЗНЕС-ПЛАНА

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ

АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПЛАНА: ДЕВЯТЬ ПОКАЗАТЕЛЕЙ, КОТОРЫЕ СТОИТ ОЦЕНИТЬ

Бизнес-план гостиницы (отеля): разработка бизнес-плана по открытию отеля

Маркетинговое исследование гостиниц

ПОЛЬЗА МАРКЕТИНГОВОГО ИССЛЕДОВАНИЯ

Позиционирование

Понимание спроса

Описание вашей аудитории

Знания о ваших конкурентах

Разработка мастер-плана отеля

Процесс разработки генплана гостиницы

1. Сбор данных

2. Зонирование

3. Расстановка объектов и транспортная логистика

Эскизы мастер плана и планировочные решения

1.Сбор данных

2.Технологические проекты

3.Проектирование

Финансовая модель гостиницы

Цифры не лгут!

Финансовый план гостиницы с расчетами:

Результаты бизнес-планирования

Описание проекта

Визуализация

Финансовая оценка

Команда по разработке бизнес-плана гостиницы

35. Бизнес-план редакции — СтудИзба

Рекомендуемые файлы

сущность и основные принципы его организации

Бизнес-планирование: сущность и основные принципы его организации

Организация бизнес планирования

3.1.1 Бизнес-план — Инновационные проекты

Что такое планирование рабочего процесса?

Почему управление рабочими процессами важно для успеха бизнеса

7 советов по созданию эффективного рабочего процесса для вашей команды

1. Определить границы

2. Разбейте существующие процессы

3. Определите вспомогательные рабочие процессы, параллели и циклы

4. Выявление пробелов, недостатков и дубликатов

5. По возможности автоматизируйте

6. Определите роли и обязанности

7. Анализируйте и улучшайте

Что такое программное обеспечение для управления рабочим процессом?

Оцифровать шаги, роли и обязанности

Автоматизация решений

Автоматизировать действия

Контекстная расширяемость

Облегчите сотрудничество с RBAC

Оптимизация

8 преимуществ программных решений для управления рабочим процессом

Снижение эксплуатационных расходов

Повышенная подотчетность

Лучшая прозрачность

Обеспечить соблюдение процесса

Безупречное сотрудничество

Оптимизированные процессы

Простое управление изменениями

Больше возможностей для работы из дома

Заключительные мысли

Business — Схема рабочего процесса | Блок-схема производственного плана для бизнес-плана бутика

Процесс планирования | Безграничное управление

Определение стратегического планирования

Цели обучения

Основные выводы

Ключевые моменты

Ключевые термины

Компоненты стратегического плана

Процесс планирования

Ситуация-Целевая-Предложение

Нарисуй, посмотри, подумай, план

Преимущества стратегического планирования: фокус, действия, контроль, координация и управление временем

Цели обучения

Основные выводы

Ключевые моменты

Ключевые термины