Этапы увольнения сотрудника: Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника по собственному желанию 2020 и 2021

Устный выговор следует делать, как только руководитель или работодатель замечает проблему с производительностью или поведением сотрудника. Устные выговоры следует давать тактично, чтобы сотрудники понимали, что выговоры — это конструктивная критика, а не личные нападки.Работодателям или руководителям может быть полезно разработать форму устного выговора, чтобы можно было сохранить письменную документацию устных выговоров.

Если сотрудник не отвечает на устный выговор положительно или начинает проявлять дальнейшие проблемы с поведением или производительностью, может возникнуть необходимость в письменном предупреждении. Эффективное письменное предупреждение должно подробно описывать нежелательные аспекты поведения или производительности сотрудника, как сотрудник должен исправить эти проблемы и что произойдет, если сотрудник не исправит эти проблемы.Сотрудникам должна быть выдана копия письменного предупреждения, подписанного руководителем, свидетелем и сотрудником, совершившим нарушение.

Если сотрудник продолжает демонстрировать низкую производительность после получения письменного предупреждения, менеджеры должны выпустить окончательную документацию. Когда предоставляется окончательная документация, сотрудникам следует постоянно показывать, что выговоры были сделаны и задокументированы, в то время как менеджеры демонстративно объясняют, как они были проинструктированы и как они не оправдали ожиданий.Сотрудники должны понимать, что им может грозить увольнение, если такое поведение будет продолжаться, но им все же следует дать шанс оправдать ожидания.

Если сотрудник по-прежнему не оправдывает ожиданий после предоставления окончательной документации, вы можете дать ему последний шанс в виде отстранения с последующим испытательным сроком . Испытательный срок может включать в себя заработную плату, постоянный надзор или переподготовку.Перед отстранением сотрудника следует проконсультироваться с специалистами по персоналу.

Если сотрудник продолжает демонстрировать такое же поведение после периода отстранения или не реагирует положительно на переподготовку, к сожалению, пора переходить к увольнению. При увольнении сотрудника последнее собрание должно быть личным, и сотруднику должна быть предоставлена ​​документация и объяснение точных причин увольнения. Если все поведенческие проблемы были задокументированы на каждом этапе пути, работник не должен иметь возможность получать пособие по безработице или подавать иск о незаконном увольнении.

Источники:

Какие этапы дисциплинарной процедуры?

1. Блог
2. HR Головные боли
3. Дисциплинарная процедура: принятие официальных мер против неправомерного поведения

В большинстве случаев вопросы, связанные с ненадлежащим поведением сотрудников, могут решаться неформально. Может быть достаточно тихого слова и напоминания о ваших стандартах. Однако, если у вас есть сотрудник, который неоднократно или серьезно нарушал правила поведения, вам следует соблюдать дисциплинарную процедуру, изложенную в вашей политике в отношении занятости.

В этом посте мы расскажем:

Дисциплинарные процедуры и ACAS

Основой формальной дисциплинарной политики является Кодекс практики ACAS, который устанавливает требования к справедливому процессу.

Основные требования:

• уведомление о встрече
• предоставление доказательств заранее
• включение четких утверждений в пригласительное письмо
• обеспечение осведомленности сотрудника о том, что он имеет право на сопровождение дисциплинарное собрание
• , информирующее их об их праве обжаловать ваше решение.

Если вы обнаружите, что защищаете иск трудового трибунала, несоблюдение кода ACAS будет засчитываться против вас.

Важность дисциплинарной политики

В идеале, ваш справочник персонала должен содержать дисциплинарную политику, описывающую процедуру, которую вы будете выполнять, если кто-либо из ваших сотрудников не соблюдает ожидаемые стандарты поведения.

Дисциплинарная политика важна для установления четкой процедуры, которую вы будете использовать в случае серьезных или повторных проступков.В свою очередь, это может продемонстрировать, что вы обращаетесь с сотрудниками справедливо и последовательно.

Ваша политика также должна содержать примеры неприемлемого поведения, особенно те, которые могут рассматриваться как грубые проступки.

Если у вас есть какие-либо процедуры, несоблюдение которых привело бы к грубому проступку, важно, чтобы вы уведомили сотрудников о том, что это потенциальные последствия.

Помимо установления вашей процедуры, политика продемонстрирует, что вы обращаетесь с персоналом справедливо и последовательно.

Получите помощь с политиками занятости

Наши специалисты по персоналу могут помочь разработать политику занятости, адаптированную к конкретным потребностям вашего бизнеса.

Дисциплинарные процедуры: правильные действия

1. Получите начальное понимание
2. Тщательное расследование
3. Пригласите сотрудника на дисциплинарное собрание
4. Проведите дисциплинарное собрание
5. Принять решение о действиях
6. Подтвердите результат в письменной форме
7. Право на апелляцию

Дисциплинарные меры могут казаться довольно формальными и требуют много времени, но важно правильно следовать процедуре, чтобы защитить себя от судебных исков.

Если у вас есть сотрудник, который может подать иск о дискриминации или может подать иск о несправедливом увольнении, это еще более важно.

Четкая процедура также может помочь сохранить спокойствие и профессионализм в ситуациях, когда эмоции потенциально накаляются.

Шаг 1. Получите начальное представление

Установите факты как можно скорее. Узнайте точку зрения сотрудника, прежде чем вы решите, что делать дальше.

Если вы определили, что проблема более тесно связана с производительностью или возможностями, а не с поведением, более подходящим может оказаться выполнение процедуры проверки возможностей.

В случае незначительного или первого правонарушения может быть наиболее целесообразным сделать неофициальное предупреждение, избегая необходимости вступать в формальную дисциплинарную процедуру. Это может быть так же просто, как поговорить с сотрудником и написать письмо, отражающее сказанное.

Этап 2 — Тщательное расследование

Если преступление является более серьезным или оно не является первым делом сотрудника, возможно, вам придется прибегнуть к формальной процедуре.

Начните со сбора всей информации, необходимой для установления фактов о ситуации: поговорите со свидетелями, изучите любую информацию, которая может служить доказательством, и проведите встречу с заинтересованным сотрудником для расследования.

Если вы не прописали это в своей дисциплинарной процедуре, сотрудник не имеет права приводить представителя на совещание по расследованию, и вам не нужно писать им, чтобы пригласить его на совещание по расследованию, как это было бы дело о дисциплинарном взыскании.

Убедитесь, что вы записали все свои записи и доказательства на этом этапе.

Если вы расследуете случай возможного грубого проступка, может быть целесообразно отстранить сотрудника от должности на время расследования.

Если вы считаете, что по результатам расследования нет дела, на которое необходимо ответить, на этом вопрос останавливается.

В противном случае перейдите на официальное дисциплинарное собрание.

Шаг 3 — Пригласите сотрудника на дисциплинарное собрание

Пригласите сотрудника на официальное дисциплинарное собрание в письменной форме.

Предоставьте им уведомление о встрече, обязательно сообщите им об их праве на сопровождение и предоставьте копии всех доказательств, которыми вы располагаете против них, для ознакомления.

Убедитесь, что приглашение объясняет поведение, которое будет обсуждаться в дисциплинарном вопросе.

Помните, что ваш сотрудник имеет право просматривать все доказательства и отвечать на них до принятия решения о дисциплинарном взыскании, и предоставление им основных доказательств в день дисциплинарного совещания вряд ли будет справедливым.

Если встреча может привести к их увольнению из-за того, что вопрос настолько серьезен (т.е. грубые проступки) или они уже получили окончательное письменное предупреждение, вы должны объяснить в пригласительном письме, что это может быть потенциальным результатом встречи.

Шаг 4 — Проведение дисциплинарного собрания

На дисциплинарном собрании вам необходимо:

• Проверить, знает ли сотрудник о своем праве на сопровождение, если он никого с собой не привел.
• Прочтите все обвинения, которые вы выдвигаете против них, и предложите им ответить.
• Просмотрите имеющиеся у вас доказательства и дайте сотруднику возможность добавить дополнительные комментарии.
• Обязательно делайте заметки на протяжении всей встречи — в идеале у вас будет присутствующий ведущий.Это не только является свидетелем обсуждения, но также означает, что вы можете сосредоточиться на проведении собрания.
• Если вы чувствуете, что перед принятием решения необходимо дополнительное расследование, сообщите сотруднику, что необходима дополнительная встреча. Убедитесь, что вы отправили им все новые доказательства, которые обнаружите, до встречи.

Шаг 5 — Примите решение о действиях, которые необходимо предпринять.

После встречи подумайте обо всех имеющихся доказательствах и о том, достаточно ли их для подтверждения обвинения в неправомерном поведении.

В случае, если вы сочтете сотрудника невиновным или считаете, что его поведение не требует принятия дальнейших мер, вы должны объяснить это сотруднику и завершить процедуру.

Если неправомерное поведение доказано, следующим шагом будет определение соответствующего уровня предупреждения.

Подумайте, есть ли у сотрудника какие-либо предыдущие предупреждения, какие-либо смягчающие обстоятельства и стаж работы. Также подумайте, возникали ли подобные ситуации в вашей организации ранее и как с ними справлялись, чтобы обеспечить справедливость и последовательность.

В вашей дисциплинарной политике должны быть указаны уровни предупреждений в вашей процедуре. У вас должно быть как минимум два уровня, прежде чем вы дойдете до стадии увольнения, за исключением грубых проступков, когда вы можете перейти непосредственно на стадию увольнения.

Обычно предупреждения более низкого уровня выдаются, если проступок менее серьезен.

Первый уровень предупреждения

Обычно это подходит для относительно незначительных проблем или первой проблемы, возникающей у вас с сотрудником.Сопроводите это своими ожиданиями в отношении их дальнейшего поведения и дальнейшими действиями, которые вы можете предпринять, если они не оправдают этих ожиданий.

Окончательное письменное предупреждение

Окончательное письменное предупреждение может быть применено, если уже существует действующее предупреждение или в случаях серьезного проступка чуть ниже уровня грубого проступка, например, нарушение очень важной процедуры — «первое и последнее предупреждение’.

Увольнение

Это наказание может быть наложено за дальнейшее неправомерное поведение, если в протоколе уже имеется действующее окончательное письменное предупреждение.В этом случае работник будет иметь право на уведомление по контракту.

В качестве альтернативы увольнение может рассматриваться в случае грубого проступка. Это часто приводит к увольнению без надлежащего судебного разбирательства — немедленному увольнению без права на уведомление или уведомление о выплате.

Шаг 6 — Подтвердите результат письменно

После того, как вы примете решение, подтвердите его письменно сотруднику.

Вам необходимо сообщить им:

• Характер проступка
• Уровень предупреждения, с которым они были сделаны, или будут ли они отклонены
• Как долго любое предупреждение будет оставаться активным
• Если они вынесены предупреждения — необходимые изменения в поведении и вероятные последствия дальнейших проступков
• В случае увольнения — основания для увольнения
• Их право на подачу апелляции и сроки, в которых они должны это сделать.

Шаг 7 — Право на апелляцию

Чтобы дисциплинарное взыскание считалось справедливым, сотруднику должна быть предоставлена ​​возможность обжаловать ваше решение.

В идеале у вас должен быть кто-то другой, кто сможет услышать это обращение, хотя это не всегда возможно в малом бизнесе. Если дело обстоит именно так и вы должны сами выслушать апелляцию, будьте максимально объективны.

Апелляционное собрание должно проходить в том же порядке, что и первоначальное дисциплинарное собрание.

Дисциплинарные процедуры малого бизнеса

Дисциплинарные процедуры в малом бизнесе также должны соответствовать кодексу поведения ACAS и основным шагам, изложенным выше.

Если вы представляете малый бизнес, то легко подумать, что вы еще недостаточно крупны или недостаточно авторитетны, чтобы требовать формальной дисциплинарной процедуры. Но независимо от вашего размера наличие задокументированной процедуры решения дисциплинарных вопросов значительно упростит и ускорит решение проблем.

Хотя может возникнуть соблазн попытаться игнорировать проступки или проблемы с производительностью, с которыми вы столкнулись, в надежде, что все разрешится само собой, в малом бизнесе, где рабочая среда, как правило, более сплоченная, любые нерешенные проблемы могут быстро возникнуть. ощущаться всеми, что снижает моральный дух всего бизнеса. Наличие процедуры, к которой можно вернуться, поможет вам быстро и уверенно реагировать на любые идеи, прежде чем любые плохие настроения или ненадлежащее поведение начнут влиять на остальную рабочую силу.

И независимо от вашего размера, если вы столкнетесь с иском в суд после рассмотрения вами дисциплинарной ситуации, суды захотят убедиться, что вы следовали справедливому процессу. Если у вас нет формального, задокументированного процесса управления такими ситуациями, защитить себя гораздо сложнее.

Дисциплинарная политика малого бизнеса

Как минимум, малый бизнес должен иметь дисциплинарную политику, которая:

• Написана простым и понятным языком
• Легко доступна для всех сотрудников
• Понимается всеми сотрудниками
• Покрытия вопросы, такие как отсутствие и использование помещений, где могут иметь место проступки, и приводятся примеры проступков, которые обычно приводят к дисциплинарным взысканиям
• Включает примеры грубых проступков, которые обычно приводят к увольнению без уведомления
• Объясняет действия, которые будут предприняты в случае проступка или имел место грубый проступок

Попытайтесь решить проблему неформально

В зависимости от серьезности проблемы обычно лучше попытаться решить ее неформально и быстро, прежде чем прибегать к формальной дисциплинарной процедуре, особенно в малом бизнесе, где время и ресурсы, вероятно, будут ограничены.

Проведите частную беседу со своим сотрудником, чтобы определить недостатки, которые вы наблюдали в его работе или поведении.

Предоставьте им возможность ответить на ваши наблюдения и обсудить способы, которые им необходимо улучшить, чтобы разрешить ситуацию. Убедитесь, что любые действия или цели ясны и понятны сотруднику, в идеале подтверждая их в письменной форме.

Если в ходе вашего обсуждения станет очевидно, что проблема может быть более серьезной и требуются формальные действия, обязательно отложите встречу до тех пор, пока вы не проведете полное расследование и не назначите официальную встречу, предоставив сотруднику возможность присутствовать в сопровождении.

Профилактика лучше лечения

Хотя полностью снизить риск возникновения дисциплинарных проблем невозможно, вы можете предпринять шаги, чтобы предотвратить их возникновение.

Конечно, с самого начала убедитесь, что все ваши сотрудники понимают, что ваша компания считает ненадлежащим поведением. Недостаточно написать об этом в политике, о которой никто не знает и о том, как ее найти. Вам необходимо сделать политику доступной и простой для чтения, и в идеале вы хотите, чтобы ваши сотрудники подписали подтверждение того, что они прочитали и поняли, какие уровни поведения от них ожидаются, а какие недопустимы.

Во-вторых, создание позитивной, открытой рабочей среды, в которой сотрудники чувствуют, что их выслушивают и уважают, а менеджеры регулярно общаются с ними, поможет уменьшить количество недовольных сотрудников, ведущих себя ненадлежащим образом, или поможет выявить потенциальные проблемы до того, как ситуация обострится.

Советы при принятии дисциплинарных мер в отношении сотрудника

• Сохраняйте конфиденциальность — делитесь только информацией, необходимой для проведения расследования, и напоминайте свидетелям о необходимости сохранять конфиденциальность.
• Действуйте незамедлительно — чем раньше разрешится ситуация, тем лучше для всех вовлеченных сторон. Избыточное беспокойство и неуверенность могут привести к плохой работе или отсутствию среди вовлеченных сотрудников.
• Вести записи — очень важно документировать все ваши разговоры и все, что вы использовали в качестве доказательств, чтобы иметь возможность защитить свое решение в случае его оспаривания.
• Будьте прозрачны — четко сообщайте о возможных последствиях.
• Действуйте спокойно и объективно — будьте осторожны, чтобы не принимать поспешных решений, движимых эмоциями.
• Избегайте споров — разногласия следует признавать и отмечать, не перерастая в спор.

Получите кадровую поддержку

Если у вас есть какие-либо вопросы о правильных мерах, которые следует предпринять в рамках дисциплинарной процедуры, наши консультанты по кадрам могут вам помочь.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о том, как мы можем помочь вашему бизнесу с помощью дружелюбной и квалифицированной кадровой поддержки.

ПОДРОБНЕЕ

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать. Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Вы также можете прочитать эти статьи

Как уволить сотрудника: 5 шагов

Увольнение — одна из самых сложных вещей, которые должны делать руководители.Чтобы уволить сотрудника, нужно проявить гуманность и сочувствие. Вот 5 шагов, которые нужно выполнить.

Правильный способ должным образом уволить кого-то начинается задолго до фактического увольнения. Чтобы знать, как уволить сотрудника, нужно быть гуманным и чутким. Согласно отчету ADP Research Institute® «Стратегический дрейф: как кадровые планы для изменений», 76 процентов руководителей заявляют, что они намерены делать больше, чтобы найти внутренние возможности для развития сотрудников и предотвращения увольнений.Наоборот, руководители должны выявлять, обучать и иногда освобождать тех сотрудников, которые не работают или не развиваются, чтобы предоставить возможности тем, кто может.

Harvard Business Review отмечает, что увольнение сотрудника — одна из самых сложных вещей, которые должен сделать руководитель. Лидер должен помнить, что важно для организации, и должен сосредоточиться на том, что увольнение имеет смысл для бизнеса и помогает команде двигаться вперед. Однако, прежде чем произойдет фактическое увольнение, сначала необходимо выполнить несколько других шагов, чтобы увольнение было согласовано с целями организации и, следовательно, было выгодно для фирмы.Другими словами, увольнение — это «последний шаг в справедливом и прозрачном процессе», как об этом говорится ниже.

1. Определите и задокументируйте проблемы

За исключением относительно редких случаев, когда сотрудник подвергает кого-либо опасности, полностью игнорируя правила безопасности или совершая нарушение, такое как нарушение конфиденциальности, наиболее плохое поведение замечено и задокументировано задолго до увольнения. Таким образом, уместно, чтобы менеджер заметил нежелательное поведение как можно раньше и задокументировал их.С этого начинается отслеживание соответствия требованиям персонала, которое можно использовать для отказа в заявлении о пособии по безработице и для предотвращения незаконных исков о расторжении контракта.

2. Сотрудники тренера t o Устранить проблему

Сотрудников необходимо обучать и консультировать при первых признаках проблем с производительностью. Некоторым сотрудникам может потребоваться дополнительное обучение или ресурсы для полноценного выполнения своей работы. Если да, то это необходимо определить и сделать доступным как можно раньше. Никто не приходит на работу с таким же набором навыков и способностей.Обучение и коучинг могут предоставить тем людям, которые мотивированы и обладают проницательностью, помощь, в которой они нуждаются, чтобы улучшить свое поведение. Коучинг включает в себя формальные личные беседы, целью которых является устранение нежелательного поведения и закрепление желаемого поведения.

3. Составьте план повышения производительности

Когда работа постоянно некачественная, разумно порекомендовать сотруднику план повышения производительности. В этом плане следует четко указать, что такое недопустимое поведение, какое допустимое поведение требуется, а также любое обязательное индивидуальное или организационное обучение.Также важно указать даты, к которым это должно произойти. Сотрудник должен регулярно встречаться со своим руководителем для получения обратной связи. HR может определить, насколько длинным должен быть план.

Например, это может быть от 30 до 90 дней. Также важно определить последствия невыполнения плана или возврата к нежелательному поведению вскоре после успешного выполнения такого плана, и должно ли это привести к прекращению.

4.Увольнять сотрудника

Согласно Harvard Business Review, лучший способ увольнения сотрудника — это сесть с ним лицом к лицу. Попросите сотрудника проводить вас в уединенное место, где вас не могут подслушать. Говорите прямо и по делу. Сообщите сотруднику, что, к сожалению, сегодня их последний день. Затем кратко укажите причину увольнения в одном-двух предложениях. Будьте сострадательны, но уверены в том, что предоставите информацию.Обязательно используйте прошедшее время, чтобы не дать ложной надежды на еще один шанс на искупление.

5. Попросите HR провести выездное интервью

HR может либо провести собеседование с уволенным сотрудником, либо менеджер сотрудника может синхронизироваться с HR до встречи с сотрудником по увольнению. Цель состоит в том, чтобы обеспечить учет кадровых ресурсов в отношении отпускных и льгот. Тем не менее, менеджер по найму или менеджер сотрудника должны рассмотреть возможность полного увольнения.Лучше всего иметь представителя отдела кадров, готового взять на себя ответственность сразу после разговора, чтобы уволенный сотрудник мог собраться и уйти после этого.

Увольнение — это задача, которую ненавидят многие руководители, особенно если сотрудник работает в организации долгое время. Однако, как финансовые руководители, вы понимаете, какое влияние плохие исполнители могут оказать на общий моральный дух компании. Какова бы ни была причина плохой работы, знание того, как из сострадания уволить сотрудника после того, как он честно и последовательно работал над улучшением своей производительности, — это способность, которую менеджеры должны развивать для достижения бизнес-результатов.

Теги: Управление людьми и рост Риск и соответствие Крупный бизнес Исследования и выводы Статьи HR

Каковы различные этапы дисциплинарного процесса?

Если сотрудник действовал ненадлежащим образом на работе или каким-то образом противоречил политике компании, и вы решили принять дисциплинарные меры, вам необходимо соблюдать строгие правила.

Он может варьироваться в зависимости от серьезности проступка, то есть вы можете пропустить этапы или добавить дополнительные этапы, просто убедитесь, что вы подробно объяснили свой дисциплинарный процесс в справочнике компании .

Если вам требуется помощь в составлении справочника вашей компании или в любой части дисциплинарного процесса, мы можем предложить профессиональные консультации как дистанционно, так и лично, позвоните нам сегодня по телефону 0845 2626 260, чтобы узнать больше.

Стандартная практика — это четырехэтапный процесс, который начинается с устного предупреждения и заканчивается потенциальным увольнением.

В случаях отсутствия и производительности, стандартная практика состоит в том, что работодатели проходят все этапы предупреждения, т. Е. Начинают с устного предупреждения (которое обычно сохраняется в течение 6 месяцев), если улучшения не наблюдается, вы должны назначить дополнительное дисциплинарное взыскание с потенциальный результат письменного предупреждения (которое обычно хранится в файле в течение 12 месяцев и основано на том, что устное предупреждение все еще остается в силе) и т. д. и т. д.

Однако в делах о поведении можно пропустить уровни предупреждения и сразу перейти к окончательному предупреждению или увольнению, если поведение является серьезным или грубым.

В менее серьезных случаях, таких как несоблюдение правил или регулярные опоздания, вы можете проявить более мягкий подход и провести неформальное обсуждение с сотрудником и отправить письмо о беспокойстве, прежде чем приступить к дисциплинарной процедуре.

Обязательно отметить, что для того, чтобы любое официальное предупреждение было действительным, вы должны убедиться, что вы применяете свой внутренний дисциплинарный процесс, который должен быть как минимум:

Расследование

Письменное приглашение на слушание (дающее право на сопровождение)

Оставьте слушание

Определите результат и изложите его в письменной форме

Предоставить право на апелляцию

Также обязательно приложить всю документацию, которая послужила основой для вашего расследования, в письмо с приглашением сотрудника присутствовать на слушании.

Каковы этапы формальной дисциплинарной процедуры?

Этап 1: Устное предупреждение

Устные предупреждения по-прежнему являются частью формального дисциплинарного процесса, и хотя в нем указано «устное», вы все равно должны подтвердить результат в письменной форме с подробным описанием любых областей, требующих улучшения, или ожиданий в будущем. Обычно вы делаете устное предупреждение в случае незначительного проступка / несоответствия или первоначальных опасений по поводу уровня отсутствия. Устное предупреждение останется в вашем деле в дисциплинарных целях в течение 6 месяцев.

Этап 2: письменное предупреждение

Если проблема, вызывающая дисциплинарное взыскание, достаточно серьезна, или если в вашем досье все еще есть активное устное предупреждение, когда начата дисциплинарная процедура, то следующим уровнем санкции является первое письменное предупреждение, которое будет подтверждено вы в письменной форме после его выпуска.

Письменное предупреждение останется в вашем деле в дисциплинарных целях в течение 12 месяцев.

Этап 3: Заключительное письменное предупреждение

Если проблема, вызывающая дисциплинарное взыскание, является достаточно серьезным, или если в вашем досье все еще есть активное письменное предупреждение, когда дисциплинарная процедура инициирована, то следующим уровнем санкции является окончательное письменное предупреждение, которое будет подтверждено вы в письменной форме после его выпуска.

Последнее письменное предупреждение останется в вашем деле в дисциплинарных целях в течение 12 месяцев.

Этап 4: Дисциплинарное слушание

Если проблема, вызывающая дисциплинарное взыскание, достаточно серьезна, или если в вашем досье все еще есть действующее окончательное письменное предупреждение, когда начата дисциплинарная процедура, то следующим уровнем санкции является увольнение.

Если увольнение является результатом накопления предупреждений, увольнение будет сопровождаться уведомлением, как указано в ваших условиях найма.Если проблема достаточно серьезна, чтобы сначала обойти вынесение предыдущих предупреждений, и увольнение произошло в результате грубого проступка, то вы не имеете права на уведомление или оплату вместо уведомления.

Если вы решите уволить сотрудника, вам необходимо будет выполнить следующий шаг, который описан в предыдущем сообщении блога: «Как расторгнуть контракт с персоналом»

В первой части любого итогового письма должны быть указаны дата и время собрания, тот факт, что это было официальное дисциплинарное собрание, а также то, выбрал ли сотрудник сопровождение профсоюзного должностного лица или коллегу по работе.

Опять же, вам следует повторить утверждения, которые обсуждались на встрече, и это должно быть прямым отходом от ранее направленного письма о «призыве к дисциплинарной ответственности».

Вы должны включить следующее (я использовал пример постоянного опоздания, чтобы продемонстрировать, как должно читаться письменное предупреждение):

• Установить факты по делу
  В первой части письма следует кратко изложить утверждения и доказательства, представленные в поддержку этих утверждений.Например, «на собрании мы просмотрели вашу карточку учета, которая показала, что вы опоздали (укажите дату), поскольку пришли на работу через 30 минут после запланированного времени начала (укажите время)» .
• Краткий обзор того, что обсуждалось
  Вы должны представить краткий обзор того, что было сказано во время встречи, включая любые объяснения, которые сотрудник предоставил в отношении своего неправомерного поведения, например: « На слушании вы подтвердили, что ваше договорное время начала ( вставьте время) и что вы знали, что постоянные опоздания могут привести к дисциплинарным взысканиям, поскольку вы прочитали и подписали справочник для сотрудников, в котором задокументирована позиция компании по этому поводу.Причина, по которой вы совершили свое действие, заключалась в том, что вы задерживались по дороге на работу, из-за чего вы опоздали ».
• Подробная информация, почему вы не принимаете их объяснение
  Выслушав ваше объяснение, я считаю его неудовлетворительным, потому что, зная, сколько времени занимает ваша поездка на работу, вы должны постараться выйти из дома раньше . »
• Определите предыдущие предупреждения
  Если вы основываетесь на предыдущем предупреждении, вам также следует обратиться к этому, т.е.е. «поскольку в настоящее время вы получили устное предупреждение, теперь вам выдается письменное предупреждение, которое будет храниться в досье в течение 12 месяцев».
  Однако вы должны знать, что вы можете использовать предупреждения о производительности только с другим нарушением производительности и проводить предупреждения с нарушением поведения.
• Проинструктируйте их о действиях, которые они должны предпринять для исправления ситуации с указанием сроков
  Например, « Я ожидаю увидеть немедленное и устойчивое улучшение, когда вы будете посещать работу в запланированное время начала в течение следующих x месяцев / недели.”
• Наконец, вам нужно будет обрисовать потенциальные последствия, если не будет изменений
  «Если я не увижу улучшения в течение этого времени, то компания оставляет за собой право начать дальнейшие дисциплинарные процессы, которые могут привести к дальнейшим санкции вносятся в дело «.
  Кроме того, если вы делаете окончательное письменное предупреждение, вы должны указать, что дальнейшие санкции могут привести к увольнению из компании.

По возможности, i.е. если сотрудник работает на том же участке в дисциплинарном офисе, лучше всего вручить письменное подтверждение предупреждения вручную, поскольку нельзя утверждать, что они его не получали.

Однако в тех случаях, когда сотрудник работает удаленно или на альтернативном объекте, письмо с предупреждением должно быть отправлено по обычной почте и с записью / специальной доставкой.

Если вам потребуется дополнительная поддержка или совет по написанию предупреждений для сотрудников или по любой другой части дисциплинарного процесса, наши консультанты по персоналу всегда готовы помочь вам.
Позвоните нам по телефону 0845 2626 260, чтобы обсудить потребности вашего бизнеса.

Процессы прогрессивной дисциплины и увольнения — Человеческие ресурсы в сфере общественного питания и гостеприимства

Согласно данным отдела организационного развития Университета Индианы «Прогрессивная дисциплина — это процесс использования все более жестких мер или мер, когда сотрудник не может исправить проблему после того, как ему была предоставлена ​​разумная возможность сделать это.Основополагающий принцип здоровой прогрессивной дисциплины — использовать наименее суровые меры, которые, по вашему мнению, необходимы для исправления нежелательной ситуации »(Отдел кадров Университета Индианы, без даты).

Обычно есть две причины для привлечения сотрудников к дисциплинарной ответственности: проблемы с производительностью и проступки.

Неправомерное поведение , как правило, является более серьезной проблемой, поскольку оно часто является преднамеренным и проявляется в актах неповиновения. Напротив, низкая производительность чаще всего является результатом отсутствия обучения, навыков или мотивации.Проблемы с производительностью часто можно решить с помощью наставничества и управления производительностью, в то время как проступки обычно требуют прогрессивной дисциплины. Иногда крайние случаи проступка являются основанием для немедленного прекращения действия.

Менеджеры часто ссылаются на следующее поведение при определении того, что они считают низкой производительностью или проступком работника:

• Отсутствие навыков или знаний
• Отсутствие мотивации
• Плохое отношение
• Недостаток усилий или ненадлежащее поведение (работа на пониженной скорости, низкое качество, опоздания, сон на работе, трата времени)
• Плохие отношения с коллегами (споры на работе, отсутствие сотрудничества)
• Плохие отношения между подчиненными и руководителем (неподчинение, непослушание)
• Неадекватные отношения между руководителем и подчиненными (фаворитизм, утаивание ключевой информации, жестокое обращение, злоупотребление властью)
• Неправильное обращение с собственностью компании (неправильное использование инструментов, халатное отношение)
• Преследование или насилие на рабочем месте (словесное или физическое насилие, угрозы, издевательства)
• Нечестность
• Несоблюдение правил техники безопасности (отсутствие защитного снаряжения, игры, ношение оружия на работе, работа в состоянии алкогольного или наркотического опьянения)

Политика компании в отношении дисциплины должна стремиться к справедливости, придерживаясь следующих критериев:

• Разработайте четкие, справедливые правила и последствия.
• Четко изложите политику.
• Проведите справедливое расследование.
• Сбалансируйте стабильность и гибкость.
• Используйте корректирующие действия, а не наказание.

Когда сотрудника необходимо наказать, обычно выполняются следующие шаги:

1. Устное консультирование
2. Письменное предупреждение
3. Подвеска без оплаты
4. Прекращение

После каждого шага перед увольнением сотруднику должна быть предоставлена ​​возможность исправить проблему или поведение.Если он или она не делает этого, делается последний шаг: увольнение.

Шаг 1. Устное консультирование

Устное консультирование обычно является первым шагом. Устные консультации используются для того, чтобы привлечь внимание сотрудника к проблеме до того, как она станет настолько серьезной, что ее нужно будет включить в письменное предупреждение и поместить в личное дело сотрудника.

Цель первоначального обсуждения — устранить недопонимание и прояснить направление для необходимого и успешного исправления.Большинство проблем с дисциплиной можно решить на этом этапе, если к делу подойти конструктивно и если сотрудник может быть вовлечен в поиск решений. Обычно это эффективно, потому что большинство людей не хотят, чтобы дисциплинарный процесс усугублялся.

Советы для устного консультирования:

• Проведите консультацию наедине. Держите тон сдержанным, дружелюбным, но твердым.
• Сообщите сотруднику цель обсуждения. Определите проблемы конкретно и убедитесь, что сотрудник понимает ожидания.
• Имейте доступную документацию, которая послужит основой для обсуждения, но старайтесь не читать из списка, так как это может вызвать у сотрудника оборонительную позицию.
• Обратитесь к сотруднику за информацией о его или ее восприятии причин проблем.
• По возможности, вместе определяйте решения. Если это невозможно, четко укажите желаемое решение.
• Убедитесь, что сотрудник понимает ваши ожидания; попросите их описать применяемый стандарт и то, как он или она будет вести себя, чтобы исправить проблему.
• Сообщите сотруднику, что могут последовать дисциплинарные меры, если проблема не будет устранена.
• Попросите сотрудника решить проблему.

Нет необходимости заполнять официальный документ консультации, так как это считается неформальным шагом в прогрессивной дисциплине. Однако вы можете написать краткое заявление, подтверждающее обсуждаемую тему и согласованный курс действий по устранению проблемы.Это может быть полезным справочником позже, если потребуется дополнительная дисциплина.

По прошествии определенного периода не забудьте назначить повторную встречу с сотрудником. Обеспечьте возможности для двусторонней обратной связи и обсуждения. Сообщите сотруднику, как он или она прогрессирует, и спросите, как работают новые процедуры или модели поведения.

Шаг 2: Письменное предупреждение

Если проблема не решена, вам необходимо подготовить письменное предупреждение. Включите в предупреждающую информацию, ответы и обязательства, которые уже были приняты в ходе устного консультирования.

Письменное предупреждение состоит из трех частей:

• Заявление о том, что состоялась устная беседа, в ходе которой была рассмотрена история сотрудника в отношении проблемы. Обязательно укажите дату устного обсуждения.
• Заявление о настоящем, включая описание текущей ситуации и включая объяснение или ответ сотрудника. Используйте модель «кто, что, когда», чтобы убедиться, что вы включили все необходимые детали.
• Заявление о будущем с описанием ваших ожиданий и последствий продолжающейся неспособности исправить проблему.Этот шаг может быть повторен в будущем с более сильными заявлениями о последствиях, поэтому четко обозначьте, каков следующий шаг. Например, в этом заявлении может быть указано, что ситуация «может привести к дальнейшим дисциплинарным взысканиям» или, в более позднем предупреждении, «это последнее предупреждение, и неспособность устранить проблему приведет к выписке из больницы».

Документируя эти разговоры, вы покрываете юридические споры, которые могут возникнуть в результате увольнения. Вот несколько рекомендаций по документированию письменных предупреждений:

• Четко определите проблему с производительностью, которую необходимо решить.
• Дайте сотруднику возможность предложить решение проблемы вместе с вами.
• Согласитесь с решением и задокументируйте, что будет изменено. Включите раздел о том, как работодатель поможет сотруднику изменить поведение.
• При необходимости договоритесь о дате, когда вы вместе проанализируете ситуацию, и убедитесь, что проблема с производительностью изменилась к лучшему.
• Убедитесь, что сотрудник понимает последствия, если поведение не изменится.Это также должно быть задокументировано в форме прогрессивной дисциплины.
• И сотрудник, и работодатель должны подписать этот письменный протокол разговора, в котором описывается проблема, решение и сроки внесения изменений.
• Дайте работнику копию письменной документации для его или ее личного учета.
• Продолжение согласованной даты.

Шаг 3: Блокировка без оплаты

В зависимости от ситуации бывают случаи, когда отстранение сотрудника целесообразно, а иногда — нет.Правила отстранения сотрудников без оплаты могут зависеть от конкретной ситуации, поэтому рекомендуется, чтобы работодатели пересмотрели Закон о стандартах занятости Британской Колумбии (или другое законодательство о стандартах занятости провинции), прежде чем выполнять отстранение без оплаты.

Шаг 4: Прекращение действия

Если проблема не решена после соответствующего предупреждения, возможно, вам придется уволить сотрудника. Кроме того, могут быть случаи, когда вы захотите уволить сотрудника непосредственно перед выполнением шагов с 1 по 3.

Законодательство о стандартах занятости в большинстве провинций устанавливает трехмесячный испытательный срок, в течение которого работник может быть уволен по любой причине без предварительного уведомления. Единственными исключениями из увольнения в течение испытательного срока являются любые причины, считающиеся дискриминационными в соответствии с законодательством о правах человека, такие как религиозные убеждения или национальность.

BC Employment Standards Branch о прекращении трудовых отношений.

После испытательного срока работодатель должен иметь обоснованную причину для увольнения или иным образом предоставить достаточное уведомление или выходное пособие.Рекомендуется проконсультироваться с местным трудовым законодательством, чтобы подтвердить то, что считается «уважительной причиной». Плохая производительность труда — это , а не , обычно считающееся справедливой причиной, если только не был соблюден процесс прогрессивной дисциплины и у работника не было достаточно времени для улучшения. Правое дело обычно включает любое из следующих оснований для немедленного увольнения:

• Кража, мошенничество или присвоение
• Драки
• Работа в состоянии алкогольного или наркотического опьянения
• Любое поведение, угрожающее безопасности других людей
• Грубое неповиновение

Важно определить надлежащий уровень дисциплины в каждой ситуации.Другими словами, «наказание должно соответствовать преступлению».

Во-первых, важна последовательность в дисциплине. То, как поступили с другими людьми за аналогичные нарушения, должно служить основной основой для определения соответствующих действий, но есть несколько факторов, которые могут оправдать повышение или понижение уровня дисциплины:

• Стаж работника
• Предыдущие сведения о производительности и поведении
• Спровоцировали ли сотрудника
• Было ли проступок преднамеренным или спровоцированным отсутствием суждения (т.е., с умыслом или без?)
• Знал ли сотрудник правила, и эти правила постоянно применялись к другим
• Признает ли сотрудник ошибку и раскаивается?

После рассмотрения всех этих факторов все еще могут быть моменты, когда вы считаете, что для бизнеса лучше всего уволить сотрудника, особенно если вы решите, что конкретный человек или ситуация, вероятно, будет хронической проблемой. Выплата необходимого выходного пособия или выходного пособия — это небольшая сумма по сравнению с ущербом, который может причинить проблемный сотрудник.

Если вы собираетесь уволить сотрудника, вы должны иметь всю соответствующую документацию в порядке и соблюдать все правила. Если вы этого не сделаете, вы рискуете повлечь за собой судебные последствия за незаконное расторжение договора.

Если у вас есть отдел кадров, рекомендуется заранее обсудить с ним процесс увольнения. Если ваш бизнес небольшой и в нем нет официальных кадровых служб, убедитесь, что вы соблюдаете правила найма в вашей юрисдикции. Если вы не уверены в каком-либо правиле, вы можете обратиться за советом в аналогичную компанию, в которой есть отдел кадров или провинциальный отдел стандартов занятости.

Независимо от конкретных правил в вашей юрисдикции, вы должны выполнить следующие общие шаги при увольнении сотрудника:

• Обсуждение с сотрудником должно произойти, прежде чем будет принято окончательное решение. Сообщите сотруднику о характере проблемы.
• Сотруднику должна быть предоставлена ​​возможность объяснить свои действия и предоставить информацию.
• Если сотрудник предоставляет относящуюся к делу информацию, вы должны провести расследование в случае необходимости.
• Письменное уведомление о расторжении должно быть подготовлено после обсуждения и рассмотрения всей доступной информации.
• Когда вы встречаетесь с сотрудником на заключительном совещании по увольнению, проводите его в частном месте, где сотруднику не придется впоследствии проходить мимо коллег.
• На случай, если разговор станет жарким, должен присутствовать свидетель или дублер.
• Объясните, как сотрудник продолжает работать ниже ожиданий. См. Предупреждения, данные ранее.
• Объявить о прекращении.
• Собрать все имущество компании, например, ключи и униформу.
• Убедитесь, что часы работы сотрудника отправляются в отдел заработной платы, а последние чеки и отпускные выплачиваются в соответствии с местными правилами.
• Сообщите сотруднику любую информацию, которую он должен знать, например, когда будет готов последний платежный чек, если он еще не получен, где сдать ключи и униформу, и если и когда будет проводиться собеседование при увольнении.

Во всех случаях увольнения стремитесь сохранить достоинство сотрудника и заставить его уволиться с чувством справедливости и уважения.

6 важных шагов перед увольнением сотрудника за плохую работу

Представьте, что вы наняли сотрудника, который во всех смыслах и целях казался достаточно компетентным.

По крайней мере, вы так думали, когда нанимали его.

Но за последние несколько месяцев вы заметили, что его показатели просто не соответствуют вашим ожиданиям.Возможно, он срывает сроки, сдает неполные отчеты или просто не получает их.

Вам нужно что-то сделать. У вас нет времени присматривать за детьми, а постоянные ошибки снижают авторитет вашей команды. Вам больше нечего делать, но позвольте ему уйти.

Но увольнение сотрудника по прихоти может быть рискованным шагом для вашего бизнеса. Вам нужен практичный и справедливый процесс, который поможет снизить вашу ответственность. Более того, лучше дать сотрудникам достаточно времени для совершенствования и дать им инструменты, необходимые для этого.В конце концов, набор, найм, адаптация и обучение нового сотрудника могут быть очень дорогостоящими.

Но когда ничего не помогает, может потребоваться прерывание. В таких случаях лучше всего придерживаться прогрессивного дисциплинарного процесса, который обычно включает в себя серию все более суровых наказаний за повторные нарушения, если вы хотите правильно выполнять увольнения по результатам работы.

Перед тем, как перейти к этому этапу, следует помнить о нескольких вещах.

1. Запишите все

Документация является ключевой.Если вы чего-то не записываете, можно утверждать, что этого не было. Даже неформальные беседы, записанные в записной книжке, могут быть полезны и учитываться при составлении документации.

Я знаю, о чем вы думаете — документирование требует времени. Времени у тебя нет. Тем не менее, это может быть ваш друг, если вам придется защищать свое решение.

2. Четко выражайте ожидания

Начнем с самого начала.

Для каждой работы у вас должно быть описание должности.Даже если у вас нет ничего формализованного, вы должны хорошо понимать функции и обязанности каждой должности в вашей команде. Вы также должны знать, что нужно сотрудникам, чтобы добиться успеха на каждой должности.

И очень важно, чтобы ваши сотрудники тоже знали об этом.

Не предполагайте. Люди приходят со своими собственными взглядами, которые не всегда совпадают с точкой зрения их начальника. Каждая роль должна быть четко определена. Это упрощает выявление и устранение проблем.

Кроме того, у вас уже должна быть установлена ​​политика прогрессивной дисциплины, в которой должны быть описаны корректирующие действия и прекращение действия, если вам нужно туда пойти.Это помогает обеспечить последовательное и справедливое решение каждой проблемы.

3. Будьте хорошим тренером

Необходимо обучать как новых, так и существующих сотрудников. Это неформальная обратная связь, состоящая из того, что правильно, а что нет. Подумайте о футбольном тренере. Он хвалит хороший пас или надежный подкат, но также указывает на промахи и бреши в защите.

Вашим сотрудникам нужна эта обратная связь, чтобы понять, как у них дела, прежде чем вы дойдете до рассмотрения вопроса о дисциплинарных мерах или увольнении.

4. Инициировать план повышения производительности (PIP)

Итак, допустим, вы проводили постоянный коучинг, но видите некоторые серьезные проблемы с производительностью, на которые коучинг не повлиял. Это было бы хорошее время для разработки плана повышения производительности (PIP).

В PIP следует конкретно сформулировать, каковы проблемные области, и дать подробные цели для того, что, как ожидается, исправить.

В некоторых случаях устное консультирование может быть лучшим способом.Используйте это для решения таких вещей, как посещаемость, общение и другие поведенческие проблемы.

Вот пример того, как правильно сформулировать консультацию, ориентированную на посещаемость:

Джон Доу будет приходить на работу до начала каждой рабочей смены и отсчитывать время до или до своего времени начала. Он незамедлительно вернется после запланированных перерывов и проработает до конца каждой смены. Улучшение должно быть немедленным, заметным и устойчивым. Неспособность работать все запланированные смены или постоянные проблемы с пунктуальностью могут привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.

Если у вас больше проблем, связанных с навыками, возможно, вам больше подойдет PIP. Например:

Салли Браун представляла отчеты с множеством грамматических, орфографических и технических ошибок. В течение следующих 30 дней Салли необходимо завершить курс Business Writing 101, а также использовать инструменты проверки грамматики и орфографии перед отправкой отчетов. Технические данные должны быть проверены инженерной группой. Мы встретимся снова в следующий вторник, чтобы обсудить прогресс.

В любом случае сроки, отведенные для улучшения, должны быть разумными.Некоторые недостатки исправить быстрее, чем другие. Имейте это в виду.

Задокументируйте разговор и план. Попросите ваших сотрудников подписать форму подтверждения, чтобы подтвердить, что они понимают. Если вы проводите устное консультирование, отправьте своим сотрудникам дополнительное электронное письмо (подпись не требуется).

Как бы вы ни справились, обязательно составьте план действий.

Регулярно проводите дополнительные встречи. Не откладывайте их. Убедитесь, что вы документируете эти разговоры и попросите сотрудников подписать, что они присутствовали на встрече.Дайте им конкретный отзыв о том, как у них дела. Если результаты неоднозначны, расскажите им, что они делают правильно, а что нет.

Теперь — эта часть важна — если вы не видите улучшений или если сотрудник все еще делает похожие ошибки, исправьте их. Не ждите следующей встречи. И записывайте, к чему вы обращались и когда.

5. Проведите письменное консультирование

Если ситуация становится действительно вопиющей, вам, возможно, придется обратиться к письменной консультации.

Письменная консультация чем-то похожа на PIP. Он должен обозначить области, которые сотрудники должны исправить. Опять же, в письменной форме подробно опишите, что нужно улучшить и как этого добиться.

В форме консультирования также должно быть указано, что улучшение должно быть немедленным, заметным (заметным) и устойчивым.

Сотрудники должны подписать эту форму после того, как вы обсудите ее с ними. Это не значит, что они должны соглашаться с тем, что вы задокументировали. Их подпись просто указывает на то, что они получили консультацию.

6. Когда ничего не помогает, вот как уволить сотрудника

Несмотря на все ваши усилия, вы все равно можете не увидеть необходимый тип или качество улучшения, и остается единственный вариант — разорвать отношения. Однако к настоящему времени вы должны были четко задокументировать, что вы сделали, чтобы помочь недостаточно эффективно работающему сотруднику стать лучше.

Увольнения по результатам работы никогда не должны быть сюрпризом для ваших сотрудников.

Перед увольнением вашего сотрудника обязательно ознакомьтесь со всей сопутствующей документацией.Кроме того, обратитесь к своему юрисконсульту или представителю отдела кадров, чтобы убедиться, что ваше дело обосновано, обосновано и обосновано. Подтвердите, что вы соблюдаете все государственные нормы заработной платы и рабочего времени. А если вы используете трудовые договоры или соглашения о недопущении конкуренции / неприменения предложений, вам следует попросить своего юрисконсульта предоставить вам рекомендации относительно их действительности и правоприменения.

При освобождении сотрудников честность — лучшая политика.

Хотя ваша цель не заставлять кого-либо чувствовать себя плохо, вы также не должны маскировать увольнение по результатам работы под «увольнение» или просить человека уволиться.

Например, вы можете сказать: «Джон, как вы знаете, мы несколько раз говорили о вашей посещаемости, и мы не заметили такого улучшения, как нам хотелось бы. Тем не менее, мы приняли решение немедленно уволить вас ».

Итак, когда лучший день или время для такого разговора?

Честно говоря, «хорошего» времени действительно не бывает. Это никогда не бывает легким разговором. Однако бывают случаи, когда они менее желательны, чем другие.

Например, послеобеденное время в пятницу обычно не идеально, потому что у уволенных сотрудников есть выходные, чтобы погрузиться в новую реальность.

Мнения о том, когда прекратить действие, могут сильно различаться, но, в конечном счете, предпочтительнее раннее начало недели, а также начало дня.

Единственное, что хуже для вашего бизнеса, чем плохой сотрудник, — это плохая документация. Чтобы узнать больше о том, как избежать типичных кадровых ошибок, загрузите нашу бесплатную электронную книгу «7 самых частых кадровых ошибок» и способы их избежать.