Как назначить встречу клиенту: уговорить или напроситься
Маркетолог Ким Саркисян считает, что большинство менеджеров пытаются продать с первого же звонка. Но если в сегменте b2c это еще возможно, то в b2b — однозначно нет. Из-за этого фирмы теряют лидов и недополучают прибыль. Мы решили выяснить, как надо построить разговор по телефону, чтобы договориться о встрече с клиентом: разобрали холодный обзон и входящие звонки.
Содержание:
I. Как назначить встречу с клиентом при холодном звонке
II. Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам
III. Еще несколько советов, как назначить встречу клиенту по телефону
1. О психологии
2. Об этике
3. Об отказах и возражениях
Как назначить встречу с клиентом при холодном звонке
Помните о цели разговора — назначить встречу клиенту. Для этого не надо вступать в длительный диалог, высылать КП, или презентовать продукт собеседнику.
Эксперт в области продаж Оксана Гафаити вблоге Mindspace утверждает, что уговорить на встречу можно за 3 минуты и 5 шагов:
- Завладеть вниманием
- Представиться
- Объяснить цель звонка
- Донести выгоду
- Назначить встречу
Завладеть вниманием
Достаточно обратиться к клиенту по имени. Собственное имя, по мнению автора книги «Энциклопедия продающих скриптов» Дмитрия Лукьянова, всегда привлекает внимание людей, и именно поэтому важно заранее узнать, как зовут собеседника.
Максим Сергеевич, добрый день!
Представиться
Обязательный шаг с точки зрения делового этикета и здравого смысла. Ваш собеседник хочет понимать, с кем он общается. При первом звонке назовите свое имя, компанию и в двух словах объясните, чем она занимается. При повторных звонках достаточно имени и компании.
Меня зовут Александр Петренко, я ведущий эксперт рекламного агентства «Рекламище».
Объяснить цель звонка
В этот момент слушатель уже размышляет о том, что вы сейчас будете ему что-то «впаривать».
Поэтому начинайте договариваться о встрече как можно раньше — сразу после приветствия и представления.
Я звоню, чтобы договориться с вами о встрече.
Донести выгоду
На первый взгляд такой ход разговора выглядит нагло. Многие начинающие менеджеры смущаются и не понимают, как предложить клиенту встречу в первую же минуту разговора. Но держите в голове мысль, что вы несете клиенту ценность. Поэтому надо сказать, которую выгоду он обретет от сотрудничества с вами.
Я уверен, что вы заинтересованы в снижении затрат на рекламу и росте прибыли.
Назначить встречу
После этого договаривайтесь о времени. Предложение должно быть прямым и четким, без лишних реверансов. Не спрашивайте, когда клиенту удобно встретиться, а предлагайте свое время. Иначе рискуете получить в ответ: «Сейчас много дел, давайте в следующем году».
В понедельник в три часа дня вам будет удобно?
Оксана Гафаити подчеркивает, что при первом звонке нельзя допускать презентации продукта, потому что вы еще не изучили как следует потребности клиента и все равно не сможете презентовать на языке его выгод.
В итоге он просто не поймет, зачем ему нужен ваш продукт, и откажется от встречи.
Таким образом, получается компактный скрипт, с помощью которого можно назначить встречу без лишней телефонной болтовни:
Максим Сергеевич, добрый день! Меня зовут Александр Петренко, я ведущий эксперт рекламного агентства «Рекламище». Я звоню, чтобы договориться с вами о встрече. Уверен, что вы заинтересованы в снижении затрат на рекламу и росте прибыли. В понедельник в три часа дня вам будет удобно?
Соблюдение этого сценария покажет вас клиенту с хорошей стороны: вы не мямлите, не «втюхиваете» свой продукт, экономите свое и его время, а значит, с вами будет приятно иметь дело.
Читать по теме
Если заслужить лояльность клиента с первой встречи, то он наверняка попадет в ранг активных покупателей, а вы сможете формировать качественную клиентскую базу.
Назад к содержанию
Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам
Задумываясь, как вывести клиента на встречу по телефону, многие ошибаются, думая что раз клиент позвонил сам, то всё будет просто.
Вероятнее всего, человек просто мониторит рынок и еще не готов на личные встречи с подрядчиками.
Первый шаг в таком разговоре — квалификация лида. То есть определение, насколько качественным клиентом он может стать. Это поможет определиться со стратегией его дальнейшей обработки. При квалификации выясняют:
- срочность потребности,
- размер компании,
- ее обороты,
- вероятную частоту сделки,
- кто принимает решение о покупке,
- критерии оценки поставщика,
- ожидания клиента,
- проблемы, которые клиент хочет решить.
Вопросы для квалификации лучше внести в чек-лист в карточке заявки CRM-системы: это поможет держать список на видном месте и грамотно выстраивать диалог с любым позвонившим.
Как это работает, расскажем на примере облачной системы SalesapCRM. Чек-лист можно прикрепить к любому этапу в карточке заявки/сделки: например, к самому первому «Не обработана». Прямо во время звонка менеджер формирует из карточки входящего звонка новую заявку.
Ответы собеседника при этом можно записывать в соответствующие поля или в области для примечаний в правом поле карточки. А у вас уже есть CRM-система? Если нет, то вам стоит попробовать, как это работает!
Внедрите CRM-систему S2!
Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!
Попробовать бесплатно
После квалификации вы уже будете иметь представление о потребности клиента, поэтому последние два шага идентичны шагам при холодном звонке: доносите до клиента выгоду от встречи и договариваетесь о времени.
Назад к содержанию
Еще несколько советов, как назначить встречу клиенту по телефону
Независимо от того, звоните вы клиенту сами или принимаете входящий звонок, необходимо придерживаться нескольких рекомендаций, разработанных компанией ADCONSULT: психология, этика и работа с возражениями.
О психологии
Ваша речь должна быть живой и естественной. Улыбайтесь, расставляйте интонационные ударения, используйте краткие и простые формулировки, характерные для живой речи, говорите чуть громче обычного.
Придумайте статусную должность. Даже если в трудовой вы рядовой менеджер отдела продаж, представляйтесь клиентам ведущим экспертом или специалистом по работе с ключевыми клиентами.
Общайтесь на равных. В психологии разделяют три вида самопредъявления в общении: пристройка сверху, пристройка снизу и пристройка рядом. Часто менеджеры, особенно новички, пристраиваются снизу и начинают заискивать перед «большим и важным» ЛПР. Это распознается не только интонации, но и по фразам:
— Извините;
— Вас беспокоит такой-то;
— Вам удобно говорить?
— Вам интересны наши услуги?
Об этике
Вы можете быть экспертом в своем продукте, но если вы не соблюдаете деловую этику, мало кто захочет иметь с вами дело.
Уважайте время клиента. И свое тоже. Подтвердите встречу перед выездом, уточните, как добраться до офиса клиента, если едете к нему, и объясните подробно, как найти вас, если встреча на вашей территории. Опозданием вы проявляете неуважение к партнеру, поэтому если задерживаетесь, то предупредите об этом.
Назад к содержанию
Об отказах и возражениях
Если клиент отказался встречаться с вами, это не повод прекращать разговор.
Но что же делать, если клиент высказывает различные возражения, отказываясь от встречи? Портал «Клуб Продажников» предлагает ряд рекомендаций:
«Мы уже работаем с другими поставщиками»
«Если бы у вас были причины для того, чтоб начать работу с новым поставщиком, то какие?»
или
«Очень хорошо. Я уверен – они достойные партнеры. Мы поможем реально оценить, чьи услуги лучше. Это потребует 15-20 минут. Вам когда удобнее встретится: в конце этой недели или в начале следующей?»
«Что конкретно вы предлагаете?»
«У нас большой выбор продуктов.
И чтобы подобрать то, что нужно вам, хотелось бы встретиться лично. К тому же нам действительно интересно с вами познакомиться».
«Нам это не интересно»
«Обратное было бы странным, ведь вы ничего о нас не знаете. Поэтому предлагаю договориться о встрече. За 10-15 минут я вам все расскажу, а вы примете решение о целесообразности сотрудничества»
Или
«А если бы вы заинтересовались сотрудничеством с другим поставщиком, то в каком направлении?»
«Я занят/ У меня нет времени»
«Понимаю, поэтому и звоню, чтобы договориться о встрече в удобное время. На встречу уйдет всего 15-20 минут. Вам удобнее утром или вечером?»
«Мне некогда с вами встречаться. Отправьте предложение по почте»
«Хорошо, общую информацию о компании и товарах я отправлю. Но этого мало, чтобы подобрать подходящий вариант для вашей компании. Для этого нам необходимо встретиться.
«Переговорите с моим заместителем/бухгалтером»
«Спасибо, я пообщаюсь с сотрудником, которого вы считаете наиболее компетентным в этих вопросах. И все-таки, есть принципиальные моменты, которые может оценить только руководитель. Я отниму у вас всего 10 минут. К тому же не хочу допустить «эффекта испорченного телефона».
«А мы можем обсудить это по телефону?»
«Телефонного разговора мало, чтобы полностью изучить продукт. На встречу я возьму его с собой, и вы сможете наглядно убедиться в его качестве».
Как мы видим, уговорить клиента на встречу не так уж трудно, особенно если помнить, что это и есть цель звонка. Надо знать целевых клиентов и их боли, изучить техники преодоления возражений и прописать небольшой скрипт. А работать с ним эффективно поможет CRM-система . Если хотите сделать звонки в своей компании максимально эффективными, то регистрируйтесь в SalesapCRM и тестируйте ее по максимуму первые 7 дней бесплатно.
Назад к содержанию
Автор: Анна Иванова
В S2 есть:
- checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
- checkавтоматизация процессов и аналитика;
- checkкалендарь для записи клиентов;
- checkкалькулятор стоимости услуг;
- checkшаблоны документов и писем;
- checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
- checkбесплатный тестовый период 7 дней.
Попробовать S2
Оцените статью по пятибалльной шкале
Средняя оценка 3.9 / 5. Количество оценок: 12
Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.
12 187
Как договориться о встрече с клиентом: инструкция + пример диалога
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как договориться о встрече с клиентом.
Сегодня вы узнаете:
- Что говорить будущему клиенту, чтобы он непременно захотел с вами встретиться;
- Каких ошибок не стоит допускать при назначении личной встречи;
- Существующие техники, которые помогут даже новичку назначить первую встречу.
- Разница между хорошим и обычным менеджером
- Потенциальные и предполагаемые клиенты
- Основные этапы назначения встречи
- Пошаговая инструкция, которая поможет без проблем договориться о встрече с клиентом
- Возможные трудности при разговоре с клиентом
- Техники назначения встреч и советы начинающим менеджерам (скрипты)
- Заключение
Разница между хорошим и обычным менеджером
В обязанности любого менеджера по продажам входит поиск новых клиентов, которым в будущем можно будет сбывать свою продукцию. В основном людям без труда удается найти новых клиентов, завести с ними разговор и сделать так, чтобы в ходе первой встречи был подписан договор о сотрудничестве.
Но бывают ситуации, когда менеджер делает все от него зависящее, но клиенты упорно не хотят его слушать, и тем более встречаться.
Все из-за того, что агент по продажам просто не может заинтересовать собеседника и донести до него необходимую информацию.
Именно эти качества и отличают хорошего менеджера с большой зарплатой, от рядового сотрудника.
Если вы не считаете себя ассом, и имеете проблемы с назначением встреч, не стоит расстраиваться. Профессионалами не рождаются – ими становятся. Поэтому будем совершенствоваться вместе.
Потенциальные и предполагаемые клиенты
Все менеджеры должны понимать разницу между потенциальным и предполагаемым клиентом.
Предполагаемый клиент – это человек, или компания, которые пользуются аналогичной продукцией, которую предлагаете вы, только покупают ее у ваших конкурентов.
Потенциальный клиент – тот человек, кто пользуется схожим товаром, но планирует поменять поставщика.
Разберем эти понятия на примере. Женщина пользуется косметикой определенной косметической компании, покупая ее у одного менеджера. Ее все устраивает, и менять продавца она не собирается. Эта дама является предполагаемым клиентом.
Но в случае если она захочет сменить менеджера, то автоматически становится потенциальным клиентом.
Основная цель звонка – назначить встречу, а цель встречи – подписать договор и начать сотрудничество.
Основные этапы назначения встречи
Опытные менеджеры знают, что порой договориться о первой встрече с клиентом очень непросто. Часто собеседники не хотят выслушать позвонившего менеджера по телефону, даже если он предлагает очень выгодное сотрудничество.
Чтобы уговорить человека на другом конце провода выслушать и встретиться с вами, необходимо пройти 5 этапов:
- Завладеть вниманием будущего клиента;
- Говорить с собеседником от лица компании, которую вы представляете;
- Четко обозначить цель своего телефонного звонка;
- Озвучить вопросительные и оценочные утверждения;
- Предлагать конкретную дату и время встречи.
Пошаговая инструкция, которая поможет без проблем договориться о встрече с клиентом
Для того чтобы клиент захотел прийти на назначенную встречу, вы должны грамотно провести переговоры по телефону.
Для этого используйте следующую инструкцию:
- Перед тем как набрать номер клиента, сядьте на стул, откиньтесь на его спинку, расслабьтесь, наберитесь терпения, вежливости и улыбнитесь самому себе. Иногда улыбку человека можно почувствовать на расстоянии. Поэтому заряжайтесь оптимизмом и приступайте к активным действиям.
- Позвоните и представьтесь от лица компании. Назовите свою фамилию, имя и отчество, а также занимаемую должность. В двух словах расскажите, чем именно вы занимаетесь.
- После этого озвучьте цель своего звонка. Клиент должен четко понять, что вы от него хотите. Но только не нужно сразу выкладывать всех козырей. Заинтересуйте собеседника чем-нибудь и скажите, что больше он узнает при личной встрече.
- Расскажите, с какими известными фирмами вы сотрудничаете.
- Назначьте самостоятельно дату и время начала встречи. У собеседника должно появиться впечатление, что он решает, когда именно будет проведена встреча. На самом деле вы даете ему выбор без выбора.
- Попрощайтесь с клиентом, не забыв поблагодарить за уделенное внимание.
Приведем пример диалога по назначению встречи:
— Здравствуйте, меня зовут Иванов Иван Сергеевич, я менеджер по продажам компании «Морозко». Мы занимаемся реализацией замороженных продуктов. Вы можете уделить мне несколько минут своего времени?
— Здравствуйте, я Вас слушаю.
— Иван Сергеевич, я звоню, чтобы договориться о встрече. У компании, которую я представляю, есть очень интересное предложение для Вас.
— А что именно Вы имеете в виду? Мы это можем обсудить в телефонном режиме?
— У нашей компании для Вас есть персональное предложение, воспользовавшись которым вы оптимизируете затраты на производство своей продукции.
Более подробно я смогу вам объяснить при личном общении. Одни из самых известных ресторанов города (например, «Челентано» и «Бавария») уже приняли наше предложение и остались довольны своим выбором.
— Заманчиво, но я, наверное, подумаю.
— Давайте мы с Вами встретимся завтра в 16.00 или послезавтра в 9.00, я Вам подробно расскажу об условиях сотрудничества с нами. Это будет более информативно, чем телефонный разговор. Вам завтра удобно будет встретиться?
— Пожалуй, да, только если можно, у меня в офисе.
— Отлично, тогда завтра в 16.00 я буду у Вас. Спасибо за уделенное время и до встречи!
Возможные трудности при разговоре с клиентом
В процессе выполнения своих должностных обязанностей каждый человек встречается с рядом трудностей, которые нужно преодолевать. Агенты по продажам и менеджеры должны уметь работать с возражениями.
Рассмотрим основные проблемные ситуации.
Проблемная ситуация | Действия менеджера |
Секретарь, или другой сотрудник говорит, что нужного человека нет на месте | Менеджер спрашивает, когда лучше перезвонить |
Секретарь интересуется, по какому вопросу звонит торговый агент | Тут необходимо ответить завуалировано, но так, чтобы секретарь подумал, что звонок менеджера очень важен и его игнорировать нельзя. |
Клиент не желает встречаться и просит прислать информацию ему на электронную почту или факс | Менеджер объясняет, что он может это сделать, но клиенту придется долго разбираться в расчетах и в этом случае информация может быть воспринята не в полном объеме. Для клиента рационально выделить несколько минут времени для встречи, чем часами самостоятельно изучать предложение |
Клиент утверждает, что занят и не может разговаривать | Ответ агента по продажам может быть следующий: «Конечно, я понимаю, скажите только, когда мне перезвонить» |
Собеседник интересуется финансовой стороной вопроса | Менеджер отвечает, что ассортимент велик и цена товара зависит от позиций, которые выберет клиент. Для этого им и нужно встретиться |
Клиент утверждает, что его устраивают нынешние поставщики | Позвонивший просит уделить ему 5 минут времени, чтобы клиент понял, действительно ли условия сотрудничества нынешних поставщиков выгоднее его предложения |
Клиент нервничает и говорит что предложение менеджера ему неинтересно | Менеджер не настаивает на продолжении разговора, но просит разрешения перезвонить через несколько недель |
Например, «Я звоню по поводу информации, которая была передана мне Василием Петровичем»Техники назначения встреч и советы начинающим менеджерам (скрипты)
Существует несколько действенных методик, которые помогут быстро и без проблем убедить клиента в важности предстоящей встречи.
- Техника «Уступ» – ее суть заключается в следующем: вы постоянно поддерживаете интерес в собеседнике, не открывая всей информации полностью. Можно употреблять следующее выражение: «Вот для того, чтобы я подробнее все рассказал и донес информацию до Вас в полном объеме, нам и нужно встретиться».
- Переоценка продукта – необходимо переоценить свой продукт и разработать новую технологию его предложения. Постарайтесь заменить приевшуюся фразу «Я бы хотел с Вами встретиться», на выражение «Наша компания посчитает и предложит реальные варианты снижения себестоимости выпускаемой вами продукции». Например, если вы реализуете товар в рестораны и кафе, не говорите, что предлагаете клиенту купить определенные продукты. Наверняка у клиентов уже есть поставщики. Предложите услугу по оценке себестоимости конкретных блюд. Сделав анализ, вы покажете, что если покупать продукцию у вас, клиент будет экономить. Поэтому лучше сотрудничать именно с вами.
Вот несколько советов, которые могут избежать трудностей в процессе разговора:
- Поддерживайте интерес, но не создавайте интригу.
- Не обещайте клиенту приумножение его прибыли в несколько раз. Это вызывает недоверие.
- Не используйте фраз: «Мы бы хотели…», «Мы могли бы с вами …», т. к. клиента интересует только его выгода, а не ваше желание.
- Настаивайте на личной встрече, т. к. клиенту глядя вам в глаза, отказаться от сотрудничества будет тяжелее.
Заключение
Правильное приглашение на встречу – это первая ступенька на пути к проведению правильной встречи, которая влечет за собой долгое и продуктивное сотрудничество. Основная задача телефонного разговора, убедить собеседника в необходимости личной встречи. Для этого придется заинтересовать клиента и научиться работать с возражениями.
Мы верим, что следуя нашим рекомендациям, вы очень скоро перестанете считать себя обычным менеджером, перейдете в разряд профессионалов и поверите в свои силы!
рабочие способы назначить встречу с клиентом
Неверно считать, что холодные звонки направлены исключительно для продаж по телефону, но на деле все совсем по-другому.
Телефон – это инструмент, который не всегда хорошо показывает себя в продажах. Куда более удачен холодный звонок для того, чтобы предложить встречу клиенту. Помните, что вы совершаете его не для заключения сделки, а с целью приглашения клиента на встречу. Чтобы успешно назначить встречу, достаточно трех минут, используйте их разумно.
Для наглядности
Ваш первый телефонный разговор может даже стать ловушкой для вас: часто начинающие менеджеры, решая вопрос, как договориться о встрече с клиентом, за разговором забывают о целях звонка. Рассмотрим такой пример:
«Доброго времени суток, Степан Викторович! Вас беспокоит Александр Мелехин из компании N. Наша компания занимается рекламой. За годы работы в этом деле мы произвели свыше 150 успешных рекламных кампаний. Я полагаю, вы и ваша компания заинтересованы в уменьшении затрат на рекламу? Давайте назначим встречу и обсудим подробности».
А клиент отвечает: «А что конкретно вы можете для нас предложить? Можете рассказать подробнее?»
Это не самое удачное продолжение разговора.
У вас еще недостаточно информации о клиенте, но и оставить его без ответа вы тоже не можете. И поэтому вы все же начинаете рассказ об оказываемых компанией услугах.
И тут клиент снова продолжает: «Любопытно. А можно поинтересоваться, как конкретно оно работает?»
В этот момент и проявляется разница между опытным и неопытным менеджером. Первый приложит все усилия, чтобы перевести разговор в плоскость назначения встречи. Неопытный начинает выкладывать все козыри до тех пор, пока не услышит примерно следующее:
«Должно быть, для некоторых компаний это эффективно, но нам такое не подходит».
Не узнав о клиенте практически ничего и выложив информацию о себе, можно убедить его только в том, что в ваших услугах он не нуждается. И уже ничего нельзя с этим сделать, так как клиент владеет большей информацией. А звонок предполагался для того, чтобы пригласить его на встречу. Но в дальнейшем вы с легкостью сумеете избегать подобных ситуаций, используя метод, который носит название «уступ».
Не узнав о клиенте практически ничего и выложив информацию о себе, можно убедить его только в том, что в ваших услугах он не нуждается.
Техника «уступ»
А сейчас мы рассмотрим эту самую методику, которая позволяет направлять разговор в нужное русло, применяя вопросы вашего клиента в качестве дополнительного стимула для встречи. Менеджер просто должен сказать: «Вот именно по этой причине мы должны встретиться».
Какие вопросы бы вам ни задавали, просто удерживая интерес клиента, повторяйте: «Как раз это и является причиной для нашей встречи. Вам удобно в четверг в 4 часа?» Те, чей интерес празден, «отвалятся» сами собой. Как только вы начнете активно применять данный метод на практике, количество встреч с клиентами будет заметно расти.
Эта методика работает даже в том случае, если потенциальный клиент уже сотрудничает с кем-то другим:
«Нам это сейчас не нужно. Мы по этому вопросу уже сотрудничаем с другой компанией».
«А это значит, что нам точно нужно встретиться.
Это определенно может сделать ваше сотрудничество наиболее эффективным. Вам удобно в четверг в 4 часа?»
При разговоре по телефону с возможным клиентом важно не останавливаться на «мертвой точке». Иначе разговор застрянет: предложение о встрече, может быть, прозвучит, но сама встреча не будет назначена. А вашей целью является именно добиться встречи.
Договориться о встрече за пять шагов
По ходу телефонного разговора с потенциальным клиентом менеджер должен четко следовать этим шагам для достижения цели:
- Завладеть вниманием человека.
- Говорить от лица компании.
- Пояснить, для чего совершен данный звонок.
- Произносить вопросительное или оценочное утверждение.
- Предлагать встречу.
Четкое следование данному плану поможет избежать ряда ошибок, которые часто допускают неопытные в этом деле люди.
Не следует создавать интригу, это только уменьшит доверие. Не стоит с порога обещать собеседнику: «Вас заинтересует сотрудничество с нашей компанией, если мы пообещаем, что ваши доходы возрастут в несколько раз?» Говоря эту фразу, вы только усложняете диалог, поскольку разумный человек прекрасно понимает цену таким обещаниям и может дать отрицательный ответ.
Просто поздоровайтесь с клиентом, назовите его по имени и отчеству. Это самый надежный способ.
Не следует создавать интригу, это только уменьшит доверие.
В итоге
Когда вы только начали разговор, собеседник еще не знает ни вас, ни вашей компании, ни цели звонка. Поэтому необходимо представиться от лица компании, назвать ее местоположение и род деятельности. Пока вы сообщаете эту информацию, собеседник догадывается о цели звонка.
В этот момент вы обязательно должны уточнить, что звонок совершен для приглашения клиента на встречу. Фразы «Я звоню вам для того, чтобы договориться о встрече» будет вполне достаточно, не стоит использовать какие-то сложные фразы для приглашения. Простые предложения помогут снять напряжение, если вы говорите коротко, ясно и по делу.
Как только собеседник услышит известное ему наименование компании, которая может вас рекомендовать, его доверие возрастет. Поэтому говорите: «Мы работаем с компанией N. Я уверен, что вы имеете интерес к уменьшению затрат на рекламу и возрастанию доходов».
Не рекомендуется узнавать у клиента удобное для него время: в понедельник или четверг, днем или вечером. Вы просто должны четко назначить встречу и поэтому просто говорите: «Вам удобно в четверг в 4 часа?» Если нет, предложите другой вариант или согласуйте время нового звонка.
В этой фразе нет ничего лишнего, а главное, она покажет, что вы цените личное время клиента, стараясь добиться встречи с ним за короткое время. Рекомендуем заранее подготовить план звонка, хорошо отрепетировать его и только потом приступать к звонкам. Несомненно, число произведенных презентаций продуктов вырастет, а это значит, что возрастут и продажи.
3 Шаблоны электронных писем с приглашением на встречу для потенциальных клиентов и клиентов
Когда вы отправляете электронное письмо с приглашением на встречу потенциальному или существующему клиенту, полезно правильно подобрать слова. Как вы попросите кого-нибудь найти время в их напряженном дне, чтобы прочитать вашу электронную почту, назначить время встречи и отметить свой календарь для вас?
В этой статье мы покажем вам лучшие методы приглашения на встречу для потенциальных, потенциальных и существующих клиентов.
Вот некоторые из наиболее важных моментов, о которых следует помнить при создании нового электронного письма с приглашением на встречу, независимо от того, кто является получателем.
- Напишите интересную строку темы электронного письма, чтобы повысить открываемость
- Убедитесь, что вы связываетесь с лицом, принимающим решения, с правильной контактной информацией
- Всегда обращайтесь к приглашенным лично
- Отправляйте электронную почту в удобное время суток
- Четко определите цель встречи
- Сообщите четкие ожидания в теле письма
- Настройте для себя календарь электронной почты (чтобы лучше отслеживать доступность)
- Используйте онлайн-инструмент планирования, чтобы указать даты потенциальных совещаний
- Повысьте скорость ответов с предложением ответить на любые нерешенные вопросы
Первое, что нужно учитывать при написании электронного письма с приглашением на встречу – насколько лучше оно работает, когда вы используете планировщик встреч, такой как Appointlet, Calendly или ScheduleOnce.
Онлайн-приложение для планирования гарантирует, что люди могут видеть вашу доступность и сразу бронировать желаемое время. В большинстве случаев это позволит получить ответ на ваше сообщение в течение нескольких минут или даже секунд! Это также снижает вероятность того, что кто-то еще запланирует встречу на совпадающее время — распространенная проблема со старыми методами планирования.
Как подготовить
электронные письма с приглашениями на холодные встречиКак правило, электронные письма с приглашениями на встречи требуют дополнительной подготовки, если у вас нет существующих отношений. Они должны быть персонализированными, конкретными, лаконичными и полезными. Лучшие холодные сообщения — о событии, о котором ваши потенциальные клиенты, возможно, еще не слышали, но которые, по вашему мнению, будут им интересны, потому что они каким-то образом принесут им пользу или помогут решить проблему, которую они пытаются решить.
Первые перспективы могут прийти откуда угодно.
Они могут использовать свои мобильные устройства для просмотра вашего веб-сайта, LinkedIn или страниц в социальных сетях. Если у вас есть немного информации о потенциальном клиенте, вы можете использовать ее для создания более персонализированного сообщения. Вместо того, чтобы отправлять их на мероприятие, такое как вебинар, компании с достойным клиентским LTV могут инвестировать в демонстрации продаж с высоким уровнем взаимодействия. Одни и те же автоматизированные решения для планирования электронной почты можно использовать на всех этапах послепродажного обслуживания и встреч с клиентами.
Обычные приглашения на встречи немного отличаются. Для существующих клиентов или потенциальных клиентов, которым необходимо пройти несколько раундов встреч, требуется меньше персонализации.
Иногда люди предпочитают регулярные электронные письма с приглашениями на встречи, в которых вы просто кратко описываете цель вашей встречи, а затем просто спрашиваете, хотят ли они присоединиться в любое удобное для обеих сторон время.
Вы также можете добавить одно или два предложения, объясняющих, почему это важно (например: «Я с нетерпением жду встречи с вами и ваших отзывов о нашем новом продукте!»).
Когда клиент очень любезен, электронное письмо может состоять из одного предложения. Но помните, что независимо от того, с кем вы общаетесь, вы всегда должны:
- Обобщить цель вашей встречи.
- Укажите несколько мест, которые они могут выбрать, прежде чем выбрать время встречи. Это должно управляться приложением планирования, а не в теле письма.
- Необязательно: попросите их сообщить о своей доступности, чтобы вы знали, возможно ли это для обеих сторон, прежде чем продолжить разговор. Вы всегда можете составить расписание от их имени, если им так будет проще.
Поскольку написание сообщения для теплых клиентов требует гораздо меньше усилий, мы сосредоточимся на написании шаблонов запросов на встречу по электронной почте для холодных потенциальных и горячих потенциальных клиентов.
Холодная перспектива
Попробуйте поставить себя на место потенциальных клиентов , которые получат ваше электронное письмо. Если они не знают вас лично, им нужно предложить сильное ценностное предложение, чтобы привлечь их. Сосредоточьтесь на решении их основных болевых точек. Иначе зачем бы они выделяли драгоценное время, чтобы встретиться с вами?
Чтобы создать шаблон, помните о следующем:
- Представьтесь и упомяните, почему это важно для них. Попробуйте персонализировать сообщение, указав их должность, чтобы они знали, что вы настроились на них напрямую.
- Предложите два варианта: Дайте им ссылку, чтобы запланировать первую встречу с вами. Но если люди еще не убеждены, предложите сначала ответить на любые вопросы, которые у них возникнут. После того, как на них будут даны ответы, вы отправите дополнительное электронное письмо.
- Прежде чем что-либо отправлять, еще раз проверьте письмо, прочитав его вслух, чтобы убедиться, что оно звучит дружелюбно, а не как рекламное предложение.
Если вы сомневаетесь, как использовать этот контент на своем сайте или в блоге, свяжитесь с нами, и мы будем рады предоставить дополнительную информацию!
Как лучше всего организовать первую встречу с потенциальными клиентами?Сосредоточьтесь на том, чтобы обещать им ценность и создать ощущение срочности. Важно сразу же упомянуть, почему планирование звонка так полезно для них.
Чтобы убедиться, что это звучит как разговорный и дружелюбный, а не как рекламный ход, попробуйте использовать такие фразы, как «Я надеюсь, что мы могли бы найти свободное место в наших календарях» или «Могу ли я зайти?» вместо чего-то более прямого, например: «Могу ли я назначить встречу с вами на следующий вторник?»
Кроме того, вы можете указать, насколько продуктивной и полезной будет для них встреча. Например: «Я рад показать вам, сколько времени и денег мы можем сэкономить вашей компании с помощью этого решения».
Это может показаться очевидным, но лучше не задавать слишком много личных вопросов во время первого разговора по электронной почте.
Сохраняйте легкость, не вдаваясь в несущественные детали, такие как их любимый цвет или место, где они выросли. Это может вызвать у них дискомфорт и привести к неловким разговорам на будущих встречах. Помните, профессионализм и формальный язык являются ключевыми!
И, наконец, всегда старайтесь заканчивать свои письма с холодными потенциальными клиентами на позитивной ноте. Это отличный способ поддерживать заинтересованность и волнение потенциального клиента до последнего момента.
Электронное письмо с приглашением на встречу
#1: Теплый лидер Если вы уже встречались с кем-то ранее или общались с кем-то по электронной почте, вы можете использовать другой подход к письму с приглашением на деловую встречу. Это не должно быть столь формальным, но ценность звонка все равно должна быть четко указана. И, как и раньше, вы захотите использовать онлайн-инструмент планирования, чтобы ускорить фактический процесс планирования. Это помогает упростить процесс регистрации.
Вот шаблон электронной почты , который можно буквально скопировать и вставить, хотя мы рекомендуем вносить необходимые изменения в соответствии с вашей бизнес-моделью.
Уважаемый {client-name},
Было приятно поговорить с вами на прошлой неделе. Изучив веб-сайт {company-name}, я уверен, что мы сможем помочь вам сэкономить время и быстро развить свой бизнес, внеся всего несколько обновлений.
Фактически, в начале этого года мы помогли другому клиенту с аналогичной проблемой оптимизировать свои операции и увеличить продажи более чем на 250% за первые три месяца. Мы можем работать с вами, чтобы добиться аналогичных результатов.
Поскольку у вас уже есть общее представление о том, как работают наши услуги, я хотел бы поговорить с вами по телефону на следующей неделе, чтобы предоставить полную демонстрацию продукта.
Пожалуйста, , нажмите здесь , чтобы запланировать быстрый чат и более подробно обсудить эту возможность.
Если у вас есть другие вопросы, прежде чем мы перезвоним, просто дайте мне знать!
Электронное письмо с приглашением на встречу
№ 2: Теплый клиентСреднестатистический клиент уже знает, кто вы и какую ценность он должен получить от ваших услуг.
Образец электронного письма с запросом на встречу в службу поддержки
Обычно письмо с запросом на встречу отправляется, когда служба поддержки клиентов передается менеджеру по работе с клиентами. Краткое, но профессиональное электронное письмо может выглядеть примерно так:
.имя,
Звучит неплохо.
Давайте забронируем время для разговора, чтобы мы могли рассмотреть все детали вашего запроса. Как только у нас будет вся эта информация, я буду работать с нашей командой, чтобы позаботиться об этом.
Пожалуйста, , нажмите здесь , чтобы запланировать встречу.
Говорите скорее!
Электронное письмо с приглашением на встречу
№3: Существующий клиентВы также можете настроить автоматизацию электронной почты для связи с клиентами, которым грозит отток. Повторно привлеките их, выделив функции, которые недостаточно используются, или вы можете предложить более высокий уровень функций. Ваша команда успеха должна решить, что уместно. Если у вас есть четкая стратегия, вы можете использовать электронное письмо с приглашением на встречу, подобное этому.
Привет, имя,
Надеюсь, вам нравится продукт ____!
Мы всегда ищем способы сделать наших клиентов успешными, и я заметил, что вашей учетной записи может понадобиться дополнительная помощь. В рамках вашего плана доступно обновление, которое может удовлетворить ваши потребности лучше, чем то, что у нас уже есть. Вы хотите, чтобы я отправил по электронной почте подробности об этом?
Пожалуйста, нажмите здесь , чтобы запланировать встречу, чтобы мы могли обсудить это вместе.
Говорите скорее!
Завершение цикла запланированных совещаний
После того, как вы успешно забронировали совещание с конечным пользователем, убедитесь, что оно запланировано в вашем календаре. Если ваша служба онлайн-планирования включает в себя приглашения из календаря Google или Microsoft для участника, вы можете проверить, есть ли у него ответ на приглашение, и выбрать «да». Это позволяет вам узнать, что событие календаря было подтверждено и принято ими.
Рассмотрите возможность настройки автоматических напоминаний по электронной почте о событии, если оно запланировано заранее. Они не должны быть такими подробными, как ваше первоначальное письмо с приглашением на встречу. Просто убедитесь, что дата, время и место ясны, чтобы они знали, как и когда присоединиться к вам.
7+ идеальных примеров электронного письма с приглашением на встречу
В этой статье вы найдете все, что вам нужно, чтобы начать писать электронные письма с приглашением на собрание, которые действительно помогут вам встретиться.
Мы рассмотрим такие темы, как:
- Обязательные запросы на встречу
- Почему электронные письма являются лучшим способом запроса встреч
- DOS и нет запросов на встречи
- шаблоны. К концу статьи вы не только будете знать, как написать эффективное электронное письмо с приглашением на встречу, но, возможно, вы также найдете инструменты, которые вам нужны, чтобы написать его прямо сейчас!
Начнем.
Быстрых ссылок:
- Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?
- Идеальная структура электронных писем с приглашениями на встречи
- 7+ лучших шаблонов и образцов электронных писем с приглашениями на встречи для вашей информационно-пропагандистской кампании
- Бонус: примеры строк темы письма для приглашения на встречу
- Как попросить о встрече по электронной почте: передовой опыт
Что такое электронное письмо с приглашением на собрание?
Электронное письмо с приглашением на встречу — это письменное сообщение, отправленное по электронной почте с просьбой о встрече с кем-либо.
В отличие от встреч, которые обычно менее структурированы, встречи обычно проводятся с определенной целью, обычно для подробного обсуждения темы или нескольких тем.
И хотя вы можете запросить встречу несколькими способами, электронная почта обеспечивает очень удобную и профессиональную форму общения.
С помощью электронной почты вы можете наилучшим образом структурировать свои слова, избегая ошибок и позволяя вам и вашему получателю отслеживать сообщения. Вы можете текстуализировать приглашение на встречу, используя ваши прошлые электронные письма в качестве фона.
Вы также можете отправить запрос календаря, который поможет вам обоим автоматически назначать встречу в онлайн-календарях, делая процесс беспрепятственным и эффективным.
Кроме того, вы можете использовать общий шаблон для отправки нескольких персонализированных запросов за очень короткое время.
Вот почему электронная почта является идеальной формой общения для организации встречи, если вы знаете, как ее написать.
Идеальная структура электронных писем с приглашениями на встречи
Вот все, что должно быть в электронных письмах с приглашениями на встречи:
1. Профессиональная и неотразимая тема письма
Вам нужно начать с того, что первым увидит ваш получатель: строк темы .
Строка темы всегда важна, потому что она должна сообщать получателю именно то, что он получит, открыв ваше электронное письмо. Это особенно верно, если вы отправляете электронное письмо с приглашением на холодную встречу, где строка темы может быть разницей между открытым электронным письмом или электронным письмом, которое удаляется без просмотра.
Забудьте обо всех вступлениях «FWD:», сделайте свои темы как можно более простыми, ясными и многообещающими.
2. Введение в электронное письмо
Задайте тон для электронного письма в первых двух предложениях . Если вы и ваш получатель еще не встречались, это лучшее время, чтобы представиться.
Если вы пишете электронное письмо от имени кого-то, вы можете представить свою компанию или сообщить получателю, откуда вы получили его информацию.Будьте кратки, предоставляя только информацию, относящуюся к вашему получателю.
3. Цель встречи
Теперь, когда ваш получатель нажал на вашу электронную почту и знает, кто вы, скажите ему, почему вы хотите встретиться с ним. Убедите их, сообщив им, какую взаимную пользу вы получите от встречи.
Расскажите им об основных моментах, которые вы хотели бы обсудить, и о том, как деловая встреча может положительно на них повлиять. Однако не сообщайте им сразу все подробности . Разбудите их любопытство, коснувшись ценности, которую вы можете предоставить, не говоря им, как это сделать. Вот для чего собрание.
Это сердце электронной почты. Не делайте это слишком длинным. Сделайте его доступным для сканирования и легко читаемым, а также убедитесь, что вы достаточно отшлифовали контент, чтобы они захотели встретиться с вами.
4. Доступность и местоположение
После того, как вы объяснили им, почему они должны встретиться с вами, завершите сделку, спросив об их доступности и обсудив возможное местонахождение.
Вместо того, чтобы спрашивать их, когда они хотели бы встретиться, дайте им пару вариантов или временные рамки на выбор. Вы также должны сообщить им, как и где вы встретитесь, лично или в Интернете, и дать указания, если они в них нуждаются.
7+ лучших шаблонов и образцов электронных писем с приглашениями на встречи для ваших информационно-пропагандистских кампаний
Вот более семи образцов и шаблонов электронных писем с приглашениями на встречи, которые помогут вам начать работу:
1. Общее электронное письмо с приглашением на холодную встречу
Организация деловой встречи с кем-то, кого вы не встречали, сложно. Всего в одном электронном письме вы можете многое рассказать, например, кто вы, на кого вы работаете, что вы можете для них предоставить и почему они должны встретиться с вами.
Вы должны указать всю эту информацию в как можно меньшем количестве строк.
Этот шаблон должен помочь вам в работе, и он работает как для внутренних, так и для внешних продаж:
Строка темы: Давайте поговорим
Уважаемый [имя получателя],
Я [имя ], работает [должность] в [название компании]. Здесь мы специализируемся на [деятельности, связанной с вашим получателем], и мы помогли [соответствующие примеры клиентов и болевые точки] получить [соответствующие примеры вашей работы].
Поскольку вы занимаете [должность] в [компании получателя], я считаю, что мы могли бы сотрудничать для достижения [основной цели встречи].
Я хотел бы пригласить вас в наш офис по адресу [адрес] на встречу для дальнейшего обсуждения этого вопроса. Подойдет ли вам один из [два варианта даты и времени]?
Пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите встретиться в другое время.
С уважением,
[ваше имя]
Убедитесь, что вы персонализируете электронное письмо с правильным именем, и дважды проверьте правильность написания.
2. Электронное письмо с приглашением на неформальную встречу
Если вы или ваша компания ведете дела в неформальной обстановке или если целевой получатель, возможно, уже знал некоторую информацию о вас или вашей компании, вы можете написать более длинное электронное письмо с приглашением на встречу в более неформальной обстановке. :
Тема сообщения: Пончики и кофе с собой
Привет [получатель]!
Меня зовут [имя], [должность] в [название компании]. Позвольте мне перейти к делу.
Я специализируюсь на [деятельности, связанной с вашим получателем] и ищу новых клиентов, занимающихся [болевыми точками] для [ценности, которую вы предоставляете]. В моей компании мы помогли [релевантные примеры ваших клиентов и болевых точек] получить [релевантные примеры вашей работы].
Я хотел бы пригласить вас в наш офис по адресу [адрес], чтобы больше поговорить о том, как мы можем помочь вам достичь [основной цели встречи] за чашечкой кофе с пончиками.
Подойдет ли вам [два варианта даты и времени]?
Ждем встречи с вами!
[ваше имя]
Хотя у вас есть возможность добавить несколько дополнительных строк, вам нужно убедиться, что вы используете их правильно . Используйте их, чтобы обеспечить ценность и произвести наилучшее впечатление, вместо того, чтобы давать им слишком много информации.
Если вы беспокоитесь, что у получателя возникнут вопросы, не беспокойтесь. Вот для чего встреча!
3. Официальное приглашение на встречу с кем-то, кого вы уже знаете
Если вы уже знаете адресата, вам не нужно представляться:
Тема сообщения: Просьба о назначении встречи при первой же возможности
Уважаемый [Mr. /РС. Фамилия],
Я надеюсь, что это письмо дойдет до вас. Я пишу это письмо, чтобы запланировать встречу по [основной теме вашей встречи]. Если это удобно, я бы предложил встретиться в [место, время и место].
Пожалуйста, подтвердите свою доступность и предпочтения, если вы хотите изменить время или место.
С уважением,
[ваше имя]
Если это встреча по продажам или если вы не уверены, примут ли они встречу , вы можете указать пару вариантов времени или уточнить причину, по которой вы хотели бы встретиться.
4. Электронное письмо с приглашением на корпоративную встречу по продажам
Если вы продаете представителям крупных компаний, вам нужно помнить, что они постоянно получают такие электронные письма.
Не делая письмо слишком длинным, обязательно потратьте достаточно строк, чтобы объяснить, почему они должны сделать исключение и ответить вам.
Тема сообщения: Одна минута чтения может сэкономить вам месяц работы
Уважаемый [имя получателя],
Я [имя], [должность] в [название компании]. Позвольте мне перейти к делу.
Я ищу клиентов, которые являются лидерами в своей отрасли и в настоящее время испытывают [основные болевые точки].
В [название вашей компании] мы помогли таким клиентам, как [известные клиенты], достичь [ценности, которую вы предоставляете]. Дайте мне знать, подходит ли вам один из [два варианта даты и времени]. Я также хочу подтвердить, что вы правильно принимаете решения в этой области в [компании-получателя]
С уважением,
[ваше имя]
Коротко и дружелюбно, вы поможете получателю прочитать ваше письмо всего за несколько секунд и решить, планировать встречу или нет с тобой.
Чтобы подтолкнуть их к правильному решению, обязательно укажите свои лучшие достижения и самых известных клиентов. Вы можете найти больше шаблонов холодных продаж здесь.
5. Электронное письмо с приглашением на встречу, посвященное основной проблеме
Используя это электронное письмо, вы можете получить отличный ответ, если вы уже знаете об основной проблеме вашего клиента и о том, как ее решить:
Тема сообщения: Давайте поговорим о [решении основной проблемы] в среду
Уважаемый [получатель],
Сегодня я посетил ваш веб-сайт с [целью посещения], когда заметил [болевую точку].
[Краткое описание точки боли и ее влияния на реципиента].
Как [название должности] в [компании] я исправил именно эту проблему для [пример клиента]. Исправление этой проблемы обычно заканчивается [результатами].
Я хотел бы поговорить об этом на следующей неделе в [желаемое место]. Подойдет ли вам один из [два варианта даты и времени]?
С уважением,
[ваше имя]
Будьте непринужденными, чтобы действительно звучало так, как будто вы можете помочь , вместо того, чтобы пытаться продать им то, что им может не понадобиться.
6. Электронное письмо с приглашением на встречу с указанием ваших учетных данных
Если ваша репутация говорит сама за себя, пусть она станет вашим главным аргументом в пользу продажи этого образца электронного письма:
Строка темы: Благодарим вас за назначение встречи с нашим генеральным директором
Уважаемый [имя получателя]
Я [ваше имя] работаю в [вашей компании] на [должность].
Здесь мы специализируемся на [деятельности, связанной с вашим получателем]. В нашу клиентскую базу входят [ваши наиболее известные клиенты], которые доверяют нам [решение основной проблемы]. В то время как некоторые другие компании делают [общие примеры], нам нравится [главное преимущество]. Вот почему я думаю, что мы могли бы [сосредоточиться на их основной проблеме] и предоставить результаты, чтобы показать это довольно быстро.
Я хотел бы обсудить это на следующей неделе в [желаемое место]. Подойдет ли вам одно из двух [два варианта даты и времени]?
С уважением,
[Ваше имя]
Во избежание показухи, перечислите только те компании, о которых ваш получатель, скорее всего, слышал , и те, у которых есть наиболее важные болевые точки.
7. Электронное письмо с запросом на встречу для компаний SaaS
Поскольку онлайн-встречи проходят быстрее и менее навязчивы, вам может повезти больше, если вы запланируете виртуальную встречу, чем личную, в быстром мире SaaS-компаний.
Обновите свой язык до более непринужденного тона и забудьте весь жаргон.Вот как это сделать:
Тема сообщения: Сохранить дату 11.08.21
Уважаемый [имя получателя],
Я давно слежу за вашей компанией, и мне нравится то, что вы делаете в [отрасли получателя].
Как и вы, моя компания добивается больших успехов в [отрасли вашей компании]. Мы помогли [похожим компаниям вашего получателя] с [болевыми точками и результатами].
Я хотел бы больше поговорить о том, как мы можем сделать то же самое для вас и вашей компании с помощью быстрой онлайн-встречи!
Подойдет ли вам [два варианта даты и времени]?
С уважением,
[ваше имя]
Если вы можете, укажите фактические достижения компании вашего получателя , чтобы персонализировать его и увеличить ваши шансы на получение ответа.
БОНУС: Задавайте вопросы, чтобы повысить вероятность конверсии Это особенно верно, когда вы нацелены на очень ценный актив, поскольку вопросы могут помочь вам не только лучше узнать его, но и продемонстрировать свои знания.
Вот как:
Тема: Бесплатный семинар по [решению основной болевой точки]. Вы свободны завтра?
Уважаемый [имя],
Пользуетесь ли вы [продуктом или услугой] в вашей компании? Разве вы не хотели бы также [решить основную проблему] с помощью этого?
Меня зовут [имя], и мы в [вашей компании] думали одинаково. Вот почему мы разработали [ваше основное решение].
Есть ли у вас [перечислите две или три болевые точки]? Наше [решение] может помочь вам в этом и многом другом. Как бы вы хотели попробовать это бесплатно?
Я хотел бы встретиться с вами, чтобы запланировать встречу и провести семинар о том, как [ваше решение работает] и как оно может помочь вам с [основными проблемами]. Я хотел бы поговорить об этом подробнее на следующей неделе в [желаемое место]. Подойдет ли вам один из [два варианта даты и времени]?
С уважением,
[ваше имя]
Задавая вопросы, вы не только показываете, что провели исследование, но и позволяете получателю представить себе ответы .
Бонус: Примеры тем электронных писем для приглашения на встречу
Хотите получить лучшие темы холодных электронных писем, которые действительно работают? Вот несколько тем, которые вы можете использовать, чтобы побудить получателя открыть ваше электронное письмо .
Лучше всего для немедленного планирования встречи:
- Давайте поймаем [местоположение] в счастливый час [дата и время]
- Давайте поговорим о [решении основной проблемы] в среду
- Запомни дату 11.08.2019
- До встречи в пятницу в 16:00…
Лучше всего привлечь внимание получателя:
- Пончики и кофе с собой бесплатно 9 [решение основной болевой точки]. Вы свободны завтра?
- Ждем вашего ответа
- Одна минута чтения может сэкономить месяц работы
Подходит для официальных встреч:
- Здравствуйте, [имя получателя]. Запрос на встречу в вашем почтовом ящике
- Запрос на встречу в ближайшее время
- Вас приглашают встретиться с нами завтра на обед
Лучше всего для быстрого ответа:
- Можем ли мы назначить встречу на завтра в 3 вечера?
- Вы сегодня свободны?
- Срочный запрос на встречу
Как попросить о встрече по электронной почте: передовой опыт
Вот несколько вещей, которые вы всегда должны помнить, когда планируете встречу по электронной почте:
Трижды проверьте имя получателя
Любые опечатки в вашем приглашении на встречу, скорее всего, вызовут у них суровую критику. Это показывает вашу невнимательность и невнимательность к деталям . В конце концов, зачем им встречаться с вами, если вы даже не знаете, кто они такие?
Убедитесь, что вы адресуете свою электронную почту правильному имени, и убедитесь, что имя написано правильно .
Говорите коротко и понятно
Помните: это письмо посвящено встрече . Дайте получателю достаточно информации, чтобы он согласился на встречу, и не тратьте слишком много времени, пытаясь продать его вам.
Если ваше электронное письмо выглядит как блок текста, ваш получатель может просто удалить его, не прочитав. Пишите коротко и используйте короткие предложения, чтобы получатель читал быстрее.
Персонализируйте свою электронную почту
Никогда не начинайте свое электронное письмо со слов «кого это может касаться» или чего-то подобного. Вместо этого покажите, насколько вы заботитесь о них, обратившись к ним по номеру по имени и персонализировав свою электронную почту , чтобы решить их основные проблемы.
Если они думают, что вы нашли время, чтобы найти их и написать им, они могут сделать то же самое , ответив .
Последующие действия
Не отказывайтесь от ответа, если не получили ответа.
подождите несколько дней, и если станет ясно, что они не планируют отвечать, , отправьте еще одно электронное письмо или даже позвоните по номеру (вот наши лучшие сценарии холодных звонков).Следя за новостями, вы гарантируете, что достигнете своих получателей и запланируете встречу с как можно большим количеством потенциальных потенциальных клиентов .
Заключение
Написание писем — это вид искусства. Это не изменилось только потому, что теперь мы отправляем их в электронном виде.
Если вы хотите тратить нужное количество времени на написание эффективных электронных писем с приглашениями на встречи, вам нужно убедиться, что вы сокращаете время, которое вы тратите на что-то еще, например, на поиск потенциальных клиентов или получение правильной информации о них. Сделать это легко, если у вас есть правильные инструменты лидогенерации.
С помощью UpLead вы можете получать не только электронные письма своих лидов, но и всю информацию, необходимую для персонализации приглашений на встречи.
Попробуйте UpLead бесплатно сегодня.
7 Примеры электронной почты с приглашением на встречу
Старшие руководители очень заняты! Таким образом, использование холодных звонков, холодных электронных писем или отправка писем с приглашениями на деловые встречи без предупреждения могут оказаться безуспешными.
Один из кратчайших путей связаться с этими старшими администраторами и назначить встречу через их почтовые ящики. Это распространенное средство делового общения, которое также может помочь руководству организовать встречи со своим персоналом или даже среди сотрудников.
Существует правило написания писем с приглашением на собрание, известное как RAP. Это означает, что вы должны дать R причину для написания, запросить конкретное A действие и проявить P профессионализм.
Существует множество причин, по которым вы можете захотеть назначить встречу, включая следующие:
- Изучение проекта с потенциальным клиентом
- Организация собеседования
- Последующие деловые контакты
В этой статье вы подробно узнаете об электронных письмах с приглашениями на встречи, их важности, передовых методах и примерах, которые могут вас вдохновить.
Что такое электронное письмо с приглашением на собрание?
Электронное письмо с приглашением на встречу — это электронное письмо, которое вы отправляете с просьбой о встрече с получателем. Однако эта форма встречи отличается от других тем, что имеет конкретную цель: подробно обсудить одну или несколько тем.
Несмотря на то, что существуют различные способы приглашения на встречу, электронная почта побеждает!
Почему?
Запросы на встречи по электронной почте очень удобны и профессиональны. Такой подход помогает правильно структурировать слова, избегать грубых ошибок и иметь возможность отслеживать свои сообщения.
Чтобы сделать процесс запроса на встречу эффективным и беспрепятственным, вы можете отправить запрос календаря, чтобы вы оба могли автоматически назначить встречу в онлайн-календаре.
Кроме того, вы можете использовать стандартный шаблон, который поможет мгновенно отправить несколько индивидуальных приглашений на встречу! Также важна проверка электронных писем получателей, чтобы избежать ответа «адрес не найден».
Почему важно назначать встречу по электронной почте?
Электронное письмо с приглашением на встречу содержит дату, время и место встречи. Иногда это может включать подтверждение ранее назначенной встречи. Различные преимущества отправки приглашений на собрания по электронной почте включают в себя:
- Будущая ссылка
Электронное письмо с запросом служит напоминанием для вас и вашего получателя. Из-за вашего плотного повседневного графика есть вероятность, что один или оба из вас могут забыть важные детали, такие как контактная информация, время, место или повестка дня встречи.
Таким образом, вы можете обратиться к своему электронному письму с запросом и быстро подвести итоги!
- Простота отправки сведений
При использовании электронной почты передача сведений о собрании в органайзер или онлайн-календарь осуществляется всего несколькими щелчками мыши.
Кроме того, вы оба можете легко поделиться информацией о собрании со своими коллегами, если вам нужно, чтобы весь ваш отдел присутствовал на собрании.
- Повышает конфиденциальность
Некоторые собрания требуют некоторой конфиденциальности. Поэтому очень важно направить запрос только целевой группе.
Вы можете организовать такую встречу с конкретными коллегами, не беспокоясь о профессионализме или конфиденциальности, отправляя запросы на встречи по электронной почте.
- Нулевое недопонимание
Запросы по электронной почте обеспечивают контроль точности путем встречной проверки важных деталей, таких как время и место встречи.
Таким образом, вы сможете устранить ошибки при ведении заметок, возникающие, когда вы говорите не то, что имеете в виду.
Рекомендации по электронной почте с приглашением на собрание
Письма с приглашением на встречу будут содержать те же элементы, что и сообщения, связанные с продажами. Ниже приведены факторы, которые следует учитывать при написании этих электронных писем:
- Четкая и привлекательная строка темы
Отличная строка темы увеличивает процент открываемости вашего электронного письма с приглашением на встречу.
Следовательно, вы должны сделать его ясным, кратким, личным и достаточно интересным, чтобы заинтересовать получателя.Обязательно используйте такие слова, как «расписание» или «встреча», и используйте убедительный язык, если вы пишете кому-то в первый раз.
- Включите приветствие
Вы должны поддерживать уважение и профессионализм, отправляете ли вы приглашение на встречу своим старшим или младшим. Начинать электронное письмо с запросом с приветствия — хорошая форма навыка делового общения.
Например, вы можете обратиться к получателю как «Уважаемый господин/госпожа (фамилия получателя). Если вы пишете незнакомому получателю, используйте имя и фамилию: Уважаемый (имя плюс фамилия).
Где вы’ обращаясь к группе людей, используйте название группы, например Уважаемые руководители и т. д.
- Представьтесь как следует
Представление себя в электронном письме с приглашением на встречу необходимо для демонстрации подлинности вашего электронного письма.
Это очень важно, особенно когда вы планируете встречу с незнакомым человеком или с кем-то, кто не ожидает вашего письма.Например, «Меня зовут Стивен Сафино, я работаю в отделе кадров».
- Укажите причину встречи
Это самая важная часть вашего электронного письма с приглашением на встречу, поскольку она побуждает получателя с нетерпением ждать запланированной встречи для получения более подробной информации.
Это помогает получателю понять цель встречи и ее ценность для него. Однако не вдавайтесь в подробности, так как это основная причина вашей встречи.
Короче говоря, сделайте этот раздел кратким и легко читаемым!
- Гибкость во времени и местонахождении
Старайтесь, насколько это возможно, предоставить получателю гибкий график. Это увеличивает шансы найти подходящее время и место для вас двоих.
Это лучший подход, чем спрашивать их, когда они будут доступны.
Уточните также, будет ли это личная или онлайн-встреча.- Запрос подтверждения
Попросите получателя подтвердить свое присутствие на собрании. Это необходимо для правильного планирования мест встреч, еды и напитков или резервирования мест.
Также четко укажите, как ваш получатель электронной почты может сделать подтверждение. Например, вы можете сказать: «Пожалуйста, дайте мне знать ваше мнение относительно предложенного места и времени как можно скорее» или «пожалуйста, свяжитесь с моим секретарем по (номеру телефона), чтобы подтвердить вашу доступность».
- Отправить напоминание
После того, как приглашенный подтвердит свое участие, необходимо отправить ему напоминание за день или два до установленного срока.
Когда они отклоняют запрос без объяснения причин, спросите их, могут ли они предложить некоторые изменения в деталях встречи в свою пользу.
Если вы не получите никакого ответа, сделать им вежливый контрольный звонок будет отличной идеей!
Мы рекомендуем использовать Sender.
net, в котором есть все функции, необходимые для создания дизайна электронной почты для собраний и отправки автоматических электронных писем вашим контактам.Здесь вы можете увидеть, как это выглядит в конструкторе электронной почты:
Примеры идеальных писем с приглашением на встречу, которые вас вдохновят
Ниже приведены несколько замечательных примеров писем с приглашением на встречу, которые могут повысить ваше взаимодействие с вашими потенциальными клиентами и не оставить их без другого выбора. чем принять вашу просьбу.
- Организация встречи с коллегой
Уважаемый [г-н/г-жа. Фамилия],
Я пишу, чтобы назначить встречу [цель вашей встречи]. Если время вас устроит, я хотел бы встретиться в [время] [дата] в [место].
Пожалуйста, подтвердите, подходит ли вам это или лучше другое время и место. Я с нетерпением жду нашей встречи.
Спасибо,
[Ваше имя]
Этот тип электронной почты короткий и простой.
Поскольку и отправитель, и получатель знают друг друга, это не требует представления или использования убедительного языка.Однако вы должны указать все необходимые данные и запросить подтверждение у получателя электронной почты.
- Планирование встречи с потенциальным клиентом, с которым вы недавно встречались
Привет, [имя потенциального клиента]!
Мы встретились вчера на [мероприятии].
Похоже, вас заинтересовали некоторые [ваши услуги], которые мы предлагаем.
Хотите записаться на быструю* встречу на этой неделе, чтобы узнать, что мы можем сделать?
Дайте мне знать, когда будете доступны.
С уважением,
[ваше имя]
*Когда я говорю «быстро», я имею в виду — мы ограничимся максимум 15 минутами. Я знаю, что ты занят!
Когда вы отправляете запрос кому-то, с кем вы недавно познакомились, высока вероятность того, что у них есть основная информация о вас.
Следовательно, ваши электронные письма должны быть короткими и более случайными.Однако, если у вас не было запоминающейся беседы, вы можете сделать свой запрос соответствующим образом длиннее. Опишите детали вашей встречи и не забудьте упомянуть, где вы недавно взаимодействовали.
- Запрос на встречу с клиентом
Уважаемый мистер Вуд,
Я пишу от имени представителя Палаты представителей Джесси Уолтона, чтобы назначить встречу с вами для обсуждения ограничений на воду в Temple Terrace. Он может встретиться в 10:30, 11:00 или 16:30 в следующий вторник, 15 августа, в своем офисе по адресу: 3278 W. 14th Street, Tampa.
Пожалуйста, подтвердите время встречи как можно скорее.
Спасибо,
Шейлин Кобб
Ассистент отдела кадров Джесси Уолтон
Адресация по имени делает электронное письмо более персонализированным. Отправитель также кратко представился, демонстрируя определенный профессионализм.
В этом письме содержится важная информация, такая как тема обсуждения, место, время и дата. Более того, это гибкость времени, оставляющая получателю возможность выбора!
Отправитель также призывает получателя ответить, подтвердив подходящее время встречи.
- Назначение встречи для поддержки клиентов
Уважаемый Эндрю,
Звучит неплохо.
Давайте забронируем время для разговора, чтобы мы могли рассмотреть все детали вашего запроса. Как только у нас будет вся эта информация, я буду работать с нашей командой, чтобы позаботиться об этом.
Щелкните здесь, чтобы запланировать встречу.
Говорите скорее!
Вы можете отправить это письмо с приглашением на собрание клиенту, который ранее делал запрос в вашей организации.
Вы назначаете встречу, чтобы получить больше информации от клиента о поддержке, в которой он нуждается от вас.
Будьте кратки и профессиональны!
- Организация неформальной информационной встречи
Здравствуйте, Тереза МакМэхон,
Могу я сделать 15-минутный звонок завтра, если вы не возражаете?
С удовольствием,
- Покажу вам, что делают наши лучшие клиенты, чтобы получать больше писем по электронной почте
- Покажите отсутствие конверсии на месте
- Посмотрите, нужно ли мне улучшить конверсию на месте
Во вторник с 12 до 12:15 звучит хорошо?
С уважением,
Эсси Хай
В данном примере встреча должна состояться посредством телефонного звонка, который ясно указан в теме письма в виде запроса.
Это означает, что встреча состоится только в том случае, если приглашенного устраивает запланированное время.Кроме того, в этом письме-запросе излагаются темы для обсуждения, которые могут вызвать у получателя желание посетить собрание для получения дополнительной информации.
- Дружелюбное электронное письмо с приглашением на повторную встречу
Привет, [имя клиента],
Надеюсь, у вас все хорошо после [события, места и/или времени, когда вы ранее встречались]!
Просто хотел проверить, хотите ли вы узнать больше о [вашей компании] и о том, как мы можем помочь с [болевой точкой]. Вы все еще ищете кого-то, кто поможет вам с [вашей услугой]?
Если да, то я хотел бы поговорить! Мы можем выпить кофе или быстро позвонить для дальнейшего обсуждения — все, что работает для вас, работает и для меня!
Спасибо и удачи!
[Подпись]
Пример дополнительного письма означает, что отправитель провел еще одну встречу перед обсуждением того же вопроса.
В таких случаях очень важно выделить некоторые детали предыдущего сеанса! Это отличный способ персонализировать вашу электронную почту.
Также желательно использовать дружеский тон вместо рекламного.
- Запрос на краткое совещание членов команды
Уважаемые коллеги,
С приближением нового месяца я хотел бы запланировать краткое совещание для обсуждения предстоящих задач с ожидаемым достижением цели. Все члены команды должны присутствовать для того же. Встреча состоится в 16:00 31 декабря 2020 г.
Пожалуйста, отправьте подтверждение, ответив на эту цепочку.
С уважением
Shannon Page
Строка темы этого письма ясна и подчеркивает тему обсуждения. Нет необходимости в представлении отправителя, так как он является сотрудником одной организации.
Он также включает необходимые данные, а именно время и дату встречи.
Использование сообщений электронной почты с приглашениями на встречи для успешного планирования встреч с вашими потенциальными клиентами
Электронное письмо является ценным инструментом для запроса встречи с вашим приглашенным, поскольку оно простое и организованное.
Если вы пишете электронное письмо от имени кого-то, вы можете представить свою компанию или сообщить получателю, откуда вы получили его информацию.
В [название вашей компании] мы помогли таким клиентам, как [известные клиенты], достичь [ценности, которую вы предоставляете]. 
Здесь мы специализируемся на [деятельности, связанной с вашим получателем]. В нашу клиентскую базу входят [ваши наиболее известные клиенты], которые доверяют нам [решение основной проблемы]. 
Обновите свой язык до более непринужденного тона и забудьте весь жаргон.
Запрос на встречу в вашем почтовом ящике 
подождите несколько дней, и если станет ясно, что они не планируют отвечать, , отправьте еще одно электронное письмо или даже позвоните по номеру (вот наши лучшие сценарии холодных звонков).
Следовательно, вы должны сделать его ясным, кратким, личным и достаточно интересным, чтобы заинтересовать получателя.
Это очень важно, особенно когда вы планируете встречу с незнакомым человеком или с кем-то, кто не ожидает вашего письма.
Уточните также, будет ли это личная или онлайн-встреча.
net, в котором есть все функции, необходимые для создания дизайна электронной почты для собраний и отправки автоматических электронных писем вашим контактам.
Поскольку и отправитель, и получатель знают друг друга, это не требует представления или использования убедительного языка.
Следовательно, ваши электронные письма должны быть короткими и более случайными.
Это означает, что встреча состоится только в том случае, если приглашенного устраивает запланированное время.
