Разное

Как воруют бухгалтера способы: Как обманывают бухгалтера? Мошеннические схемы бухгалтеров

04.02.1995

Содержание

9 признаков того, что ваш бухгалтер ворует или обманывает — Финансы на vc.ru

Бухгалтерия – это именно та сфера, где без 100 грамм не разобраться. Особенно, собственнику без опыта и соответствующего образования. Как же понять, что у вас проблемы с бухгалтерией, и пора сменить специалиста, если вы не профессионал? Давайте разбираться.

5369 просмотров

Виноваты все, кроме меня

Бухгалтер ругает своего предшественника, рассказывает вам эмоциональные истории, что последствия чужой некачественной работы он будет разгребать еще долго? Если вы не уволили предыдущего сотрудника именно за эти косяки, то такая защитная реакция должна стать для вас первым звоночком.

Таким образом сотрудник перекладывает ответственность за возможные косяки на того, кто был до него. Он цепляется к каждой запятой, раздувая, порой, несущественные косяки до бед мирового масштаба. При этом, настоящие проблемы компании не афишируются. Рано или поздно, это приведет к катастрофе и ущербу для компании, а бухгалтер уйдет в туман с грозными криками «А я же говорил, что тут кошмар».

Что делать? Попросите предоставить вам полный и подробный отчет о проблемах в письменном виде. Так вы легко поймете, на самом ли деле у вас проблемы или бухгалтер прост манипулирует вами в своих целях.

Мертвые души и раздутые зарплаты

Одна из самых распространенных схем – начисление зарплаты несуществующим сотрудникам. Это могут быть уволенные специалисты или вышедшие на пенсию. Сотрудника нет, деньги уходят.

Еще возможны схемы: сговор с сотрудниками, двойные зарплатные листы и фиктивные документы.

Все это легко увидеть в небольших компаниях, однако, если у вас большой штат, заметить мошенничество сложно. Помогает только контроль и внимание: заметили, что количество сотрудников уменьшилось, а расходы нет? Повод проверить работу бухгалтера.

Фиктивные больничные

Заметили, что увеличилось количество больничных, хотя сотрудники на местах? Это важный сигнал проверить работу бухгалтера. Не редко можно встретить схемы с использованием фиктивных больничных, пособий по уходу за детьми сотрудников, которые вообще не работают в компании.

Опасность такого мошенничества еще и в том, что бухгалтер крадет деньги не напрямую у вас, а у фонда социального страхования. Первая же проверка обернется для вас серьезными проблемами.

Откровенное воровство

Сюда можно отнести схемы, когда бухгалтер перечисляет деньги фирмы на подставные счета. Корень проблемы в излишнем доверии к сотруднику. Если руководитель предпочитает не вдаваться в подробности работы бухгалтерии, полностью доверяет сотрудникам – велик риск оказаться жертвой мошенников.

Главный инструмент работы таких бухгалтеров – ваша электронная подпись. Решили не тратить время сами и доверили ее сотруднику? Считайте, что дали ему ключ от сейфа со всеми деньгами.

Вам поможет только контроль и периодические проверки. Достаточно раз в месяц пройтись по переводам, чтобы обнаружить утечку денег.

«Прочие расходы»

Знаете ли вы все статьи расходов вашей компании и нет ли там заложенных сумм на оплату отпуска бухгалтера? Если у компании много подотчетных денег, которые годами висят и не закрываются, то это повод проверить всю деятельность сотрудника. Чаще всего бухгалтер постепенно закрывает эти суммы расходными документами, которые не имеют отношения к вашей компании.

Работа по откатам

Если за работу с контрагентами и подрядчиками отвечает бухгалтер, то стоит ответить на пару вопросов. Давно ли вы работаете с одними подрядчиками, хотя на рынке есть более удобные и качественные альтернативы? Не потому ли, что бухгалтер получает «благодарность» за лояльность?

Бухгалтер может действовать по двум схемам. Первая – это тянуть с взысканием долгов с контрагентов до того момента, когда это будет невозможно. Вторая – это работа с поставщиками, которые нашли ключик к продажному сердцу вашего бухгалтера.

Игра в одну сторону

Если у компании два владельца, то важно следить, объективен ли бухгалтер. При малейших разногласиях, он может начать предоставлять вам ложные сведения и неверную финансовую информацию.

Вы платите лишнее

Бывают случаи, когда бухгалтер не уверен, что верно все посчитал. Печально, но факт. Тогда, он решает перестраховаться и заплатить немного больше налогов, на всякий случай. Налоговая не оштрафует вас за это и не придет с проверкой, однако, за пару лет такой системы вы можете недосчитаться внушительной суммы.

Для этого важно, либо сразу разобраться в сумме налогов, либо периодически проверять бухгалтерию.

Все хорошо, даже когда все плохо

Бухгалтер ни на что не жалуется, все прекрасно и все довольны. Вы уверенны, что это так?

Здесь может скрываться несколько проблем, например, бухгалтер не справляется, но не говорит вам об этом. Долги, недоплаты, незакрытые документы копятся и рано или поздно свалятся на голову владельца. Вторая возможность: бухгалтер совершает за вашей спиной мошеннические действия и отчаянно пытается не привлекать к себе внимание.

Итог

Лучший способ обезопасить себя и свою компанию – периодически проводить аудит. Самостоятельно же стоит контролировать несколько пунктов:

  • Хотя бы иногда проверяйте статус расчетов и долгов.
  • Отслеживайте перечисления с ваших счетов – нет ли там контрагентов, которых вы не знаете?
  • Периодически проверяйте кассовые книги и отчеты.

Воровство в бухгалтерии: признаки и профилактика обмана

Бухгалтер,  ̶н̶е̶милый мой бухгалтер.
Вот он какой, такой   ̶н̶е̶простой…

Чаще всего проверка бухгалтера на полиграфе проходит уже по факту ЧП или каких-то обстоятельств, когда к нему пошатнулось доверие. Либо когда возникли подозрения, что в компании что-то не так.
 

Почему руководителю важно контролировать бухгалтерию


Восстановить запущенный учет – это долго. Или малореально. Ответственность за мошенничество в бухгалтерии ляжет на плечи директора.  Нецелевые расходы и хищение денежных средств главным бухгалтером – это убытки, масштабы которых порой могут удивлять. Ладно пару сотен гривен. Но незаметные для собственника суммы бывают с большим количеством нолей.


После внедрения полиграфного аудита, наши клиенты снизили потери на 30-70%.

Чем грозит компании обман в отделе бухгалтерии

У каждого бизнеса своя специфика и свои риски. Что может случиться, если бухгалтер или финансовый директор неблагонадежны? 

Убытки и ущерб, воровство денег со счета, штрафы после проверок, доначисления, пеня, неожиданная проверка налоговиков, уголовная и административная ответственность директора за мошеннические схемы бухгалтеров, потеря репутации, проблемы с бухгалтерской базой, срочная потребность в восстановлении бухучета и другие проблемы.
 

Треугольник мошенничества


В 1950-х американский социолог-криминолог Дональд Р. Кресси представил некий закон – «треугольник мошенничества» (fraud triangle), согласно которому совершение рискового действия (мошенничества) возникает тогда, когда выполняются одновременно три условия:

 

  • объективная или необъективная финансовая необходимость
  •  возможность совершения злодеяния
  • самооправдание

Полиграфолог с опытом точно знает, что это так и работает.

Воровство сплошь и рядом. Конечно, людей с безупречной репутацией крайне мало, нет кристально чистых заключений. Главное – после проверки взвешенно оценивать, допустимо ли такое для вашей компании. По статистике, 97% клиентов, заказавших проверку на детекторе, обращаются повторно.

Заключение эксперта-полиграфолога – это самая полная и точная информация, которую можно получить о человеке, претендующем или уже работающем на должности с доступом к финансам.


НАШ ТОП-5 HR-SECURITY– самые распространенные махинации бухгалтера и фин. директора, выявленные на полиграфе:

  1.  «Мертвые души»: несуществующие, уволенные, ушедшие на пенсию сотрудники, которым продолжают начисляться выплаты. В крупных компаниях бухгалтер может продолжать начислять им ЗП, то есть их ЗП себе.
  2.  Использование денег компании для своих личных нужд.
  3. Внесение недостоверных данных в отчетность, фиктивные документы.
  4. Присвоение денег компании, воровство.
  5. Субъективное отношение к подчиненным: премии не тем, кто их реально заслуживает, покрывательство, панибратство.

Другие возможные схемы воровства как бухгалтер может украсть деньги в компании:

  • Завышение ЗП сотрудникам по обоюдной договоренности, разницу бухгалтер и сотрудник делят между собой.
  • Липовые командировочные расходы сотрудников.
  • Воровство денег компании путем перевода на свои счета или счета подельников.
  • Фиктивные статьи расходов.
  • Взятки от кредиторов за приоритетность платежей – первоочередному погашению долга им.
  • Обналичивание денег через счета фирмы для посторонних лиц.

Подписывайтесь на Telegram-канал «Детектор лжи в бизнесе» https://t.me/hr_security   о кадровой безопасности бизнеса, практические кейсы работы с персоналом, риски в действиях и лайфхаки работы с людьми.

Первые признаки краж – на что обязательно обращать внимание

  • Внезапное заявление об уходе.
  • Отчеты сдаются несвоевременно.
  • Существует налоговая задолженность.
  • Необоснованные или несогласованные транзакции.
  • Ошибки в учете документов.


Как бороться с воровством бухгалтера? Рекомендации HR-security


Есть много способов, как проверить бухгалтера на воровство и узнать все детали. Но часто может быть уже поздно для их внедрения. Либо такая работа потребует много временных и человеческих ресурсов. Потому собственникам бизнеса часто проще махнуть рукой и просто поменять бухгалтера. Конечно, если его действия еще не довели до банкротства или развала компании.

Когда человек знает, что его контролируют полиграфом, и свои рисковые действия скрыть не удастся, он опасается (2 раза подумает) их совершать. Как мы уже писали, такие плановые проверки сотрудников снизили убытки наших постоянных клиентов на 30%-70%. В 97% случаев клиенты становятся постоянными, они видят, как это работает и какой вес имеет информация в заключении эксперта-полиграфолога.

Какими методами бороться с воровством?

  • Создать службу внутренней безопасности в компании.
  • Привлекать независимый аудит. 
  • Мониторить расчеты с контрагентами и их состояние. 
  • Контролировать дебиторскую задолженность. 
  • Проводить внезапную выборочную проверку. 
  • Следить за операциями по расчетному счету. 
  • Требовать объяснения по любой сумме, вызывающей сомнение. 
  • Проверять кассовую книгу и авансовые отчеты. 
  • Внедрять автоматизацию.
  • Проводить полиграфный аудит каждые 6/9 месяцев (после первичной проверки сотрудников отдела и увольнения неблагонадежных, выявления потенциально рисковых, которым дается второй шанс).

Это о том, как контролировать бухгалтера, но главное, предшествующее действие – проверка кандидата до того, как он будет допущен к работе.

Как это бывает
КЕЙС по проверке финансового директора на полиграфе, который шокировал даже нас>> 


Что делать, если уже есть проблема

Для выяснения обстоятельств – причастные лица, их роль – проводится расследование с применением полиграфа. Для контроля работы персонала компании проводятся регулярные плановые проверки – полиграфный аудит. Это один из действенных способов, как контролировать бухгалтера без привлечения аудиторских компаний, других ресурсов.


Как распознать вора

Самый быстрый и точный способ как разоблачить бухгалтера и выявить ложь – проверка на детекторе лжи. Но это должна быть проверка, учитывая отраслевые риски и конкретные риски, связанные с должностью. Мы работаем по методикам, разработанным под каждую конкретную должность по практическому опыту с 2010 года. 

Нажмите здесь, чтобы заказать консультацию

 

Воровство бухгалтерии | Детектор лжи Иркутск. Полиграф Иркутск

Вор в бухгалтерии. Среди личностных качеств бухгалтера на первом месте обычно значатся точность, аккуратность и терпеливость. Но есть еще одно ценное свойство характера, которые многие работодатели хотят видеть у кандидата на эту вакансию, — так называемая смекалка. Однако порой наличие такого качества у бухгалтера может стоит компании очень дорого.

Одной из самых распространенных сфер мошенничества в бухгалтерии является работа с банками. Недобросовестные бухгалтеры изменяют суммы и фальсифицируют остатки проводок, завышают начисляемые проценты на вклады клиентов для покрытия фиктивных расходов, а также похищают средства со счетов, которые какое-то время предприятием не используются.

Безналичные проводки
Перераспределение части выручки организации на свой счет или на счет обналичивающей фирмы при помощи системы «Клиент-Банк».
Полученая выписка из банка по системе «Клиент-Банк», редактируется на компьютере: убирается поступление денег от какого-нибудь клиента и переводится на свой счет, а в программе «1С: Бухгалтерия» оформляется это как платеж сторонним организациям. Руководитель ежедневно получая «вычещенные» выписки находится в неведении.

Специалисты по безопасности бизнеса знают, что подобные махинации через «Клиент-Банк» не редкость. Но это далеко не единственный источник нечестных на руку бухгалтеров для пополнения собственного кошелька из бюджета организации, в которой они работают.

Обналичевание
Не секрет, что предприятие (в первую очередь имеются в виду частные и коммерческие структуры) не обходится без операции, которая называется «обналичивание». Смысл ее заключается в том, что бухгалтер по указанию руководства перечисляет сумму безналичных денежных средств, которые необходимо превратить в наличные, по указанным реквизитам, и через некоторое время получает их в наличном виде. Как известно, это один из наиболее популярных способов ухода от налогов (особенно от НДС и налогов, которыми облагается фонд оплаты труда).
Разумеется, такая операция осуществляется не бесплатно: фирма, на которую перечисляются деньги для обналичивания, берет за это определенное вознаграждение – например, 5 % от суммы сделки. И на такой операции бухгалтер тоже может погреть руки.
В частности, он может порекомендовать директору своих хороших знакомых, которые занимаются подобными операциями. Если директор согласится, то вполне может быть, что с каждой такой сделки бухгалтер будет получать свои, например, 0,5 % от суммы операции, разумеется – за счет фирмы, а не за счет обналичивающей организации.

Оприходование по кассе
Практика показывает, что неполное оприходование поступающих в кассу предприятия наличных финансов – одно из самых распространенных злоупотреблений среди бухгалтеров и кассиров. В некоторых случаях суммы украденных таким образом денег выглядят очень впечатляюще.

Откат от должников
Этот вид злоупотреблений нередко встречается на предприятиях, имеющих большое количество покупателей или заказчиков.
Например, фирма «Рога и копыта» задолжала вашей компании некую сумму, причем в ближайшее время погасить ее не сможет. Работник бухгалтерии вашей фирмы (это может быть как главный бухгалтер, так и бухгалтер по расчетам с контрагентами) связывается с бухгалтерией либо руководством должника и требует погасить задолженность. В ответ представитель фирмы «Рога и копыта» предлагает вашему бухгалтеру лично встретиться и обсудить ситуацию. На этой встрече бухгалтеру делают предложение, от которого ему трудно отказаться. А именно: он не предпринимает никаких действий по взысканию задолженности в течение определенного времени (например, трех месяцев), и за это ему будет выплачиваться своего рода «пеня», разумеется – строго конфиденциально и неофициально.
Все это время деньгами вашей компании будет распоряжаться кто-то другой, а бухгалтер за свое преступно-молчаливое согласие будет получать наличные.

Откат за семинары
Как известно, семинары (по исчислению НДС, по расчету таможенных платежей, по многовалютному учету и т. д.) в настоящее время не проводит только ленивый, и многие из них отнюдь не дешевые (особенно если семинар рассчитан не на один, а на два и более дня), поэтому и сумма отката очень даже привлекательна.
Еще полбеды, если ваш бухгалтер получил откат за оплату семинара, но при этом посетил этот семинар и получил там знания. На самом деле часто никакого семинара нет, деньги у предприятия попросту украдены, а бухгалтер организовал себе «бонус» и небольшой оплачиваемый отпуск.

Откат за програмное обеспечение
В настоящее время на рынке представлено достаточное количество программных разработок, предназначенных для автоматизации учета и управления на предприятии. Среди наиболее известных можно отметить программы — «Галактика», «1С: Предприятие», «Парус», «БизнесПак» и др. И далеко не все руководители компаний понимают, что нередко выбор бухгалтером той или иной программы зависит не столько от ее функциональности и иных важных качеств, сколько от суммы отката, которую предлагают бухгалтеру производители за выбор их продукта.
Кроме того приобретенный программный продукт требует постоянного обслуживания и обновления, иногда – индивидуальных платных доработок, а это стоит немало, и часто в этом тоже есть доля «откатных» бухгалтера.

Откаты за канцтовары
Один из самых простых и доступных видов откатов – это откаты от сумм, уплачиваемых поставщикам канцтоваров, бумаги и иных офисных принадлежностей. На крупной фирме эти суммы могут быть достаточно большими и уплачиваться регулярно – в большинстве случаев закупка осуществляется либо раз в месяц, либо раз в квартал. Поэтому выбор поставщика может зависеть вовсе не от предлагаемого им ассортимента и цен, а от того, кто из поставщиков смог найти общий язык с главным бухгалтером.

Тайное «ростовщичество»
Суть заключается в том, что бухгалтер тайком от руководства фирмы предоставляет некоторую часть свободных денежных средств во временное пользование субъектам хозяйствования, остро в них нуждающимся. Разумеется, делает он это небесплатно, причем полученное вознаграждение кладет в собственный карман, а не обращает в доход родного предприятия.

Тайное кредитование
Самая распространненая махинация. Бухгалтеры имеющие доступ к наличым средствам предприятия регуляро кредитуются «до зарплыты». Со временем объемы кредитования и сроки возврата сумм увеличиваются, и это самое опасное в «безобидной операции». Тайное кредитование бухгалтерами действует на предприятиях и в организациях ВСЕХ!!! форм собственности, как государственных, так и частных.

Искусственное создание форс-мажорных обстоятельств
Есть примитивный способ, используемый бухгалтерами для выманивания денег у своего директора. Он заключается в том, что бухгалтер просто сообщает директору о якобы имеющихся проблемах с налоговой инспекцией, после чего «загружает» не слишком искушенного в вопросах налогообложения директора специальными терминами, какими-то расчетами, жалобами на несовершенное законодательство, придирчивость налоговиков и т. п. В конечном итоге директор соглашается отдать бухгалтеру некоторую сумму наличных денежных средств для «решения вопросов с налоговой». Этот способ обычно используется в тех случаях, когда директор предприятия – человек малоопытный, а главный бухгалтер – напротив, «матерый опытный волк».

Ложный грабеж
Бухгалтер поехал в банк получать деньги. Деньги он получил, но вот до офиса не донес – говорит, ограбили по дороге.

 

Глава 2 Где, что и как может украсть бухгалтер. Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Глава 2 Где, что и как может украсть бухгалтер. Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

ВикиЧтение

Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса
Гладкий Алексей

Содержание

Глава 2

Где, что и как может украсть бухгалтер

Большинство обывателей, услышав вопрос, который вынесен в заголовок данной главы, наверняка ответят: чего тут непонятного – бухгалтер имеет возможность украсть везде, что угодно и как угодно. По правде говоря, они недалеки от истины: действительно, у бухгалтера для злоупотребления своим служебным положением возможностей более чем достаточно. В этой главе рассмотрим наиболее распространенные способы бухгалтерских злоупотреблений.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Бухгалтер

Бухгалтер Я пришел к выводу, что почти весь бизнес в той или иной степени основывается на математике, поэтому очень важно иметь бухгалтера, который хорошо разбирается в тонкостях сделок с недвижимостью. Все советы, которые я вам давал по привлечению в команду

Глава 1. Если у Вас ушел бухгалтер

Глава 1. Если у Вас ушел бухгалтер Нередко в настоящее время возникают ситуации, когда вы приходите работать на место главного бухгалтера фирмы, а ваш «предшественник», обиженный на руководство, «куда-то задевал», а то и вообще унес с собой документы по бухгалтерскому и

Даже бухгалтер может разбогатеть: как заработать четыре миллиона за шесть лет

Даже бухгалтер может разбогатеть: как заработать четыре миллиона за шесть лет В 1998 году в возрасте 27 лет Брэд Соломон оставил хорошую работу с ежемесячным окладом в 4100 долл. , чтобы начать свой собственный бизнес. Год спустя он еле сводил концы с концами и задумывался над

Как украсть погоду

Как украсть погоду Во время подготовки к Олимпиаде 2008 года в Китае Пекинское бюро изменения погоды следило за погодой в регионе с помощью спутников, радаров, самолетов и суперкомпьютера. Используя два самолета, батарею артиллерии и стартовые площадки для пуска ракет,

Глава 6 Спасайся, кто может. Вот только кто может? Исчезающий средний класс и подъём радикальных соблазнителей

Глава 6 Спасайся, кто может. Вот только кто может? Исчезающий средний класс и подъём радикальных соблазнителей — Превратится ли весь мир в одну большую Бразилию, в страны с полным неравенством и гетто для богатой элиты? — Этим вопросом вы берете быка за рога. Конечно, даже

Бухгалтер

Бухгалтер

Глава 1 Почему ворует ваш бухгалтер

Глава 1 Почему ворует ваш бухгалтер Что обычно думает директор, обнаруживший, что его бухгалтер «нечист на руку»? Как правило, мысли возникают примерно такие: «а ведь такой приличный с виду», «он же в глаза мне смотрел – и воровал», «вот и верь после этого людям», «как же он

Бухгалтер бухгалтеру рознь.

..

Бухгалтер бухгалтеру рознь… Одним из основных таких факторов является вид деятельности предприятия. Например, объем и сложность бухгалтерской работы на производственном и торговом предприятиях даже сравнивать не стоит – учет в производстве многократно сложнее и

«Неоформленный» бухгалтер

«Неоформленный» бухгалтер Важный фактор, который необходимо обязательно учитывать, – это оформление отношений со своим бухгалтером.Оформленный бухгалтер всегда «стоит» дороже, чем его «свободный» коллега. Стоит ли говорить, что здесь экономить не нужно? Если уж вы по

Главный бухгалтер – это не просто начальник отдела

Главный бухгалтер – это не просто начальник отдела Многие руководители, планируя организационную структуру своего предприятия, ставят главного бухгалтера на один уровень с начальниками других отделов и назначают всем начальникам одинаковую заработную плату. Так вот:

Бухгалтер сбежал: бывает и такое

Бухгалтер сбежал: бывает и такое В данном разделе рассмотрим ситуацию, в которую могут попасть предприятия, пользующиеся услугами бухгалтера, работающего по совместительству или на дому. К таким предприятиям обычно относятся фирмы, которые только начинают свою

Бухгалтер с «хвостом»

Бухгалтер с «хвостом» Иногда бывает полезно следить за бухгалтером не только на рабочем месте, но и во время отлучек – например, когда он отправляется в банк, либо в налоговую инспекцию, либо по еще каким-то делам. Подобное слежение целесообразно, как правило, на средних и

Что делает бухгалтер в Интернете?

Что делает бухгалтер в Интернете? Иногда слежка за тем, что и как делает бухгалтер в Интернете, бывает более полезной, чем прослушивание его телефонных переговоров, помещения бухгалтерии, использование видеокамер и наблюдение за бухгалтером за пределами офиса. Контроль

Глава 3. КАК УКРАСТЬ ТРЕТЬ БЮДЖЕТА?

Глава 3. КАК УКРАСТЬ ТРЕТЬ БЮДЖЕТА? ВОДКА И СИГАРЕТЫ — ДЛЯ ФИЗКУЛЬТУРЫ И СПОРТАОсенью 1993 года, после разгона тогдашнего российского Парламента (Верховного Совета), но, разумеется, до избрания нового Парламента (Государственной Думы и Совета Федерации), Президентом был

Бухгалтер и рок-звезда

Бухгалтер и рок-звезда Биологические системы изобилуют стратегиями штанги. Возьмите следующий подход к поиску партнера, который можно назвать «90 процентов бухгалтер, 10 процентов рок-звезда». (Я привожу пример, а не оправдываю измены.) В животном мире самки некоторых

Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета \ КонсультантПлюс

  • Главная
  • Документы
  • Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета

Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 30.12.2021) «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022)

Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 7

— Общество хочет получить документы от бывшего директора

1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.

3. Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено настоящей частью. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

(в ред. Федеральных законов от 28.12.2013 N 425-ФЗ, от 04.11.2014 N 344-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.1. Порядок передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской (финансовой) отчетности организациями бюджетной сферы устанавливается бюджетным законодательством Российской Федерации.

(часть 3.1 введена Федеральным законом от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

4. В публичных акционерных обществах (за исключением кредитных организаций), страховых организациях и негосударственных пенсионных фондах, акционерных инвестиционных фондах, управляющих компаниях паевых инвестиционных фондов, в иных экономических субъектах, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций), в организациях бюджетной сферы, составляющих консолидированную (сводную) бюджетную отчетность, консолидированную отчетность государственных (муниципальных) учреждений, главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, должны отвечать следующим требованиям:

(в ред. Федеральных законов от 23.07.2013 N 251-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ, от 02.07.2021 N 359-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

1) иметь высшее образование;

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2) иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего образования в области бухгалтерского учета и аудита — не менее пяти лет из последних семи календарных лет;

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

3) не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

5. Дополнительные требования к главному бухгалтеру или иному должностному лицу, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, могут устанавливаться другими федеральными законами.

6. Физическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно соответствовать требованиям, установленным частью 4 настоящей статьи. Юридическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно иметь не менее одного работника, отвечающего требованиям, установленным частью 4 настоящей статьи, с которым заключен трудовой договор.

7. В случаях, установленных федеральными законами, в кредитных организациях, некредитных финансовых организациях, бюро кредитных историй, кредитных рейтинговых агентствах главный бухгалтер (лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета) должен соответствовать требованиям, установленным законами, регулирующими деятельность таких организаций, и принятыми в соответствии с ними нормативными актами Центрального банка Российской Федерации.

(часть 7 в ред. Федерального закона от 02.07.2021 N 359-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

8. В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Комментарии к статье

Подборка форм: Договоры оказания бухгалтерских услугС кем и как можно заключить договор на оказание бухгалтерских услугКаковы полномочия главного бухгалтераКак передать полномочия главного бухгалтера на время его отсутствияКаковы квалификационные требования к бухгалтеру

Статья 6. Обязанность ведения бухгалтерского учета Статья 8. Учетная политика

Ваш лучший сотрудник воняет и может у вас воровать

Сегодня все дети «особенные», и все они «победители». Они собираются «делать великие дела» и «быть кем-то особенным».

Бык.

Большинство людей будут средними. Это определение слова «средний».

К сожалению, чрезмерное ожидание быстрого успеха по сравнению с реальностью, требующей тяжелой работы и целеустремленности (в большинстве случаев просто для того, чтобы не оказаться ниже среднего), вызывает депрессию и тревогу у современных сотрудников.

Большой каньон несоответствия между ожиданиями и реальностью проявляется в увеличении текучести кадров, низком моральном духе сотрудников, постоянно увеличивающемся разрыве между богатыми и бедными, а для вас, владельцев бизнеса, в значительном увеличении воровства сотрудников.

За последние три года, по данным Общества сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества, средний размер мошенничества в малом бизнесе увеличился почти на 17 процентов. Это должно привлечь ваше внимание, потому что мошенничество и кражи происходят более чем в 35 процентах всех малых предприятий.

Чтобы лучше понять: Вы знаете двух других владельцев бизнеса? Если это так, велика вероятность, что по крайней мере одного из вас троих сейчас украдут.

Одним из наиболее распространенных видов мошенничества является бухгалтерское мошенничество, и одна из самых простых тактик, используемых штатными бухгалтерами для кражи денег, называется «двойная проверка».

Вот как это работает (это реальная история с измененными именами):

Сюзи пять лет работает вашим бухгалтером. Вы доверяете ей. Она никогда не пропускала платеж по кредитной карте. Она чрезвычайно организована, и каждый раз, когда вы просите подкрепления для оплаты или счета, она это делает. Она также всегда преследует вас по поводу ваших квитанций, что способствует ее авторитету. Вы настолько стали ей доверять, что сегодня она не только оплачивает все счета компании, но и оплачивает все ваши счета дома. Вы считаете ее неотъемлемой частью Компании и своей семьи. За последние несколько лет она была на всех выпускных вечерах ваших детей, на рождественских вечеринках ваших друзей и семьи и т. д.

Вот здесь становится немного липко. Она единственная в Компании, кто знает, как пользоваться вашей бухгалтерской системой (QuickBooks). Единственный человек, который когда-либо просматривает вашу систему бухгалтерского учета, — это ваш бухгалтер, который использует ее только один раз в год для подготовки налоговой декларации. Она ведет расчет заработной платы, сверяет банковский счет и выставляет все счета. Она печатает для вас финансовые отчеты и редко допускает какие-либо ошибки, которые вы можете заметить.

Тем временем вы заняты продажей нового бизнеса и помогаете другим своим сотрудникам, которые, по вашему мнению, в основном неэффективны, выполнять свою работу. С другой стороны, Сюзи — одна из ваших звездных сотрудниц.

К сожалению, у Сюзи вечно не хватает денег. Она всегда жалуется на то, что у нее не хватает денег, и все же всего несколько месяцев назад она взяла напрокат новый «Мерседес». Четыре года назад она развелась. Вы пытались помочь ей с гибким графиком работы. Вы знали, что ей было тяжело, и ваши дети даже помогали нянчиться с ее детьми, когда она была в затруднительном положении.

Чего вы не знали, так это того, что после развода у Сьюзи был большой долг по кредитной карте, и около четырех лет назад она начала выписывать себе чеки. Как?

Ну, первый чек, который она сама выписала, был самым трудным, но ей очень нужны были деньги, и она пришла и попросила у вас прибавки, но вы действительно не могли платить ей больше 50 000 долларов в год. Она увидела, что вы зарабатываете 200 000 долларов в год, и знала, что, если у нее не будет этих денег, она не сможет оплачивать детский сад своего ребенка.

Итак, она выписала один чек электрической компании на 850 долларов и один чек себе на 85 долларов (закодировано на расходы на коммунальные услуги, воду и расходы на систему безопасности). Затем она выписала один чек копировальной компании на 375 долларов и один чек себе на 45 долларов (отнесенный к расходам на копировальную машину в разделе «Общие офисные расходы»). Затем она выписала себе один чек и закодировала его для канцелярских принадлежностей на 129 долларов..

В первый месяц она проделала это еще шесть раз на различных счетах на общую сумму 832 доллара (разумеется, без налогов). Затем, после того как она напечатала чеки, она вернулась и изменила имена на чеках в системе бухгалтерского учета на старые имена поставщиков на тот случай, если кто-нибудь (например, бухгалтер) когда-нибудь заглянет в бухгалтерский файл.

«Это было тяжело», — думает она, и ей становится плохо, но ей действительно нужны были деньги, и таким образом Компании не нужно платить ей прибавку, которую она и так заслужила… верно? В конце концов, она имеет право на хорошую жизнь, и ее бывший муж действительно ее подвел. Ее дети просто не могут оставаться одни. Она действительно просто делает то, что должна делать, чтобы выжить.

Вот и конец истории:

Спустя четыре года после первой кражи Сюзи попала в серьезную автомобильную аварию и не может выйти на работу почти две недели. У компании есть свой CPA, предоставляющий временную помощь, и первое, что она (CPA) замечает, это то, что банковский счет не был выверен в течение всего года. Итак, она начинает его сверять и видит двойные платежи почти по каждому счету расходов. Из любопытства она ищет оригинал счета и быстро раскрывает мошенничество.

Сьюзи олицетворяет менталитет обладателя прав, и без автомобильной аварии ей все равно это сошло бы с рук. Как ни странно, вы бы все равно поверили, что она звездный сотрудник.

Сьюзи украла 454 000 долларов за четыре года. Единственная хорошая новость в этой истории заключается в том, что бизнес все еще в бизнесе, а Сьюзи только что осудили за мошенничество (которого почти никогда не бывает) и она проведет за решеткой не менее 3 лет и должна будет вернуть 250 000 долларов, которых у нее нет. .

Если эта история похожа на вас, и в вашей организации есть «Сьюзи», проявите любопытство. Следующий месяц, попросите резервную копию для всех счетов. Сопоставьте чеки со счетом и убедитесь, что сумма расходов соответствует расходам в отчете о прибылях и убытках. Затем убедитесь, что все ваши балансовые счета полностью согласованы. Вы, вероятно, не знаете, как это сделать, поэтому попросите постороннего проверить, что это было сделано. Повторяйте этот процесс произвольно, по крайней мере, три-четыре раза в год.

Скучно. Это утомительно. Это бухгалтерия. Это не то, в чем вы лучше всего разбираетесь. Он не приносит новых доходов. Это также обязательно.

Это ваше дело и ваша ответственность. Вы не имеете права, вы не особенный, вы трудолюбивый владелец бизнеса, и, чтобы защитить себя, вы должны участвовать во всех аспектах своего бизнеса.

11 простых советов, как убедиться, что ваш бухгалтер не ворует у вас


По данным Бюро по вопросам конкуренции Канады, тысячи канадцев ежегодно становятся жертвами мошенничества, и многие из них являются владельцами малого бизнеса, которые были обмануты их доверенные бухгалтеры.
Хотя точных данных об этой сумме нет, ежедневный просмотр газет время от времени содержит сообщения о компаниях, которых наняли для присмотра за их финансами за тысячи долларов.
Подавляющее большинство бухгалтеров усердно заботятся о защите ваших бизнес-активов и надежной опоре вашей компании, но те, кто этого не делает, могут заниматься регулярным воровством в течение месяцев или даже лет, если у вас нет процесса, обеспечивающего выполнение их работы. точно и честно.
Похоже, что проблема усугубляется, потому что бухгалтеры имеют доступ к большому количеству вашей ключевой финансовой информации с помощью современных технологий.
Во многих случаях мошенничество даже не очень изощренное. Бухгалтер просто берет деньги из вашего бизнеса и переводит их в электронном виде на свой банковский счет. Или они выписывают чек на «обналичку», добавляя свое имя или третье лицо, которое является частью мошенничества.
Бухгалтер, который также занимается расчетом заработной платы, может обмануть вас, завысив законные выплаты за сверхурочную работу и забрав процент у сотрудника. Они также могут участвовать в процессе, называемом «двойной проверкой», когда они платят поставщику за причитающуюся сумму, а затем на следующий день платят гораздо меньшую сумму себе, но кодируют ее поставщику.
Когда вы просматриваете счета, вы просто предполагаете, что чего-то не хватило в первой проверке или на следующий день последовала отдельная часть или пакет припасов.
Вот некоторые из проблем, но что вы как владелец малого бизнеса можете сделать, чтобы защитить себя от мошенничества?

Все начинается с осторожности при приеме на работу

Никогда не нанимайте бухгалтера только на основании собеседования, в ходе которого он показался способным и мог справиться с работой. Получите хорошие рекомендации от них, предпочтительно от кого-то, кого вы знаете. Узнайте, работали ли они на корпорацию до того, как начали свой бизнес, и позвоните кому-нибудь, кого вы знаете, и проверьте их.
Проверьте их резюме, чтобы узнать, как часто они переходят с работы на работу, и если это происходит очень часто, спросите о причинах.
Убедитесь, что они посещали учебный центр, указанный в их резюме.

Просмотрите свои бухгалтерские книги в случайном порядке

Как бы вы ни были заняты, вам необходимо регулярно находить время для просмотра бухгалтерских книг вашей компании. Убедитесь, что вы делаете это в случайное время, а не каждую вторую пятницу утром, например.
Внимательно посмотрите, как приходят счета, как они оплачиваются, квитанции от клиентов, подтверждающие оплату счетов, и особенно проверяйте мелкие наличные деньги и то, как они управляются.

Следите за своим бухгалтером, как и за другими сотрудниками, на наличие признаков опасности

Вы можете любить своего бухгалтера и верить ему или ей в честность, но если их супруг или партнер только что вышел из тюрьмы после того, как его поймали на мошеннической схеме, будьте особенно осторожны . Это может показаться несправедливым по отношению к человеку, которого вы наняли и которому доверяете, но у вас есть право увидеть, не находится ли он под влиянием кого-то, кто не так честен, как он.
Ищите признаки злоупотребления наркотиками или алкоголем или чрезмерной зависимости от назначенных лекарств от беспокойства или боли. Законная травма или болезненное состояние иногда могут привести к злоупотреблению лекарствами в долгосрочной перспективе и необходимости в дополнительных деньгах для финансирования покупки таблеток, которые больше не назначаются.
Соберите любые истории о том, как ваш бухгалтер ходит в казино на выходные или в Вегас на праздники или даже в бинго по четвергам, и попытайтесь определить, очень ли они заинтересованы в азартных играх. Может быть, нет ничего плохого в покупке лотерейного билета, но если ваш бухгалтер проводит много времени в местном казино или онлайн-играх, это может сделать его уязвимым для отчаянной потребности в деньгах.
Мотивы для кражи так же индивидуальны, как и мошенник, но есть определенные зависимости, которые чаще других связаны с пропажей денег.
Другие признаки того, что могут быть проблемы, включают частое отсутствие на работе и большое количество личных звонков на работе, когда их голос падает или внезапно прерывается, когда вы входите в их офис.

Установите протоколы передовой практики

Есть определенные вещи, которые вы должны соблюдать независимо от того, насколько вы доверяете своему бухгалтеру.
Например, все проверки должны требовать двух подписей. Безрассудно ни при каких обстоятельствах подписывать целую кучу незаполненных чеков и оставлять их своему бухгалтеру для оплаты счетов. Никогда не соглашайтесь, чтобы ваш бухгалтер выписывал чеки из домашнего офиса. Внимательно смотрите на каждый чек, который вы подписываете, а не просто автоматически нацарапывайте на нем свою подпись.

Используйте технологии в своих интересах

Современные технологии могут принести пользу не только мошенникам, но и владельцам малого бизнеса, если они используются в качестве контрмеры для определения того, на что тратятся ваши деньги.
Например, если у вашего бухгалтера есть доступ к кредитным или дебетовым картам для оплаты поставщиков или счетов, вы можете зайти в свою учетную запись в Интернете и щелкнуть настройки. Вы можете перепроверить все, настроив его так, чтобы при совершении покупки по любой карте, которую использует ваш бухгалтер, вы получали электронное письмо или автоматический телефонный звонок, или и то, и другое.
Вы можете либо сказать бухгалтеру, что делаете это, либо нет. Лучше держать это при себе, если вы вообще питаете какие-либо подозрения относительно бухгалтера. Это отличная стратегия, чтобы поймать их в действии.
Вашему бухгалтеру может потребоваться доступ к вашим банковским выпискам и информации о счете, если вы часто отсутствовали, но вы все равно можете защитить себя. Убедитесь, что информация поступает в цифровом формате, где она доступна «только для чтения», чтобы они не могли войти и физически изменить онлайн-запись, перевести средства или внести другие изменения без вашего разрешения.

Используйте передовой опыт даже в мелочах

Хороший и честный бухгалтер будет поощрять вас применять передовой опыт и для вашей защиты. Если, например, из кассы вынимают деньги, в нее следует положить квитанцию. Использование кредитной карты должно быть строго ограничено (например, только для покупки газа на определенных станциях) или дебетовой карты, используемой только для определенных магазинов поставщиков.
Каждый месяц распечатывайте список транзакций и проверяйте его. Определите любой платеж, с которым вы не сразу знакомы, и задайте вопрос.

Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг

Один из лучших способов защитить себя от мошеннических действий бухгалтеров — передать бухгалтерию на аутсорсинг профессиональной фирме, у которой есть отличные протоколы, гарантирующие, что вы получите необходимые вам услуги, не подвергаясь мошенничеству.
В AIS Solutions, например, мы предоставляем все услуги, которые сделал бы штатный бухгалтер: кредиторская задолженность, дебиторская задолженность, расчет заработной платы, сверка банковских счетов, регистрация HST и финансовая отчетность.
Мы также осознаем, что большинство случаев бухгалтерского мошенничества в Северной Америке происходит из-за того, что один человек берет на себя полный контроль над этими финансовыми аспектами компании. Они выписывают все чеки и платежи, сверяют банковские выписки и даже подготавливают налоги в конце года.
Мы настаиваем на дублировании поддержки персонала для всех наших клиентов из малого бизнеса, поэтому как минимум два человека знакомы и работают с вашей учетной записью в любой момент времени. Мы начали делать это изначально, как план передовой практики, чтобы гарантировать, что, если бухгалтер в нашем штате болен или находится в отпуске, клиенту никогда не придется ждать обслуживания. Со временем мы поняли, что это также очень эффективно для обеспечения того, чтобы ни один человек не работал без опытного взгляда другого, наблюдающего за тем, что он сделал.
Мы также настаиваем на том, чтобы вы использовали отдельную бухгалтерскую фирму для уплаты налогов на конец года, чтобы дополнительные и объективные взгляды также просматривали ваши бухгалтерские книги.

Недостаток знаний может привести к непреднамеренному мошенничеству

Иногда ваши учетные записи малого бизнеса неправильно обрабатываются не из-за преднамеренного мошенничества, а скорее из-за незнания того, как следует выполнять определенные процедуры.
Мы обходим это, обеспечив специализированное обучение всех наших бухгалтеров нашей командой бухгалтеров. Дополнительная гарантия заключается в том, что помимо двух бухгалтеров, проверяющих ваши финансы, у вас есть третья пара глаз, бухгалтер, который делает выборочные, но регулярные проверки выполняемой работы.
Однако самый эффективный способ аутсорсинга вашей бухгалтерии защитить вас от мошенничества заключается в том, что он дает вам доступ ко всем вашим записям 24 часа в сутки, семь дней в неделю. Вы можете проснуться в 3 часа ночи и захотеть что-то проверить, и все, что вам нужно сделать, это получить доступ к базе данных QuickBooks Online и найти то, что вы ищете.
Спасибо, что прочитали этот пост. До скорого. Позаботьтесь о себе.
Этот блог для вас, и мы надеемся, что вам понравится его содержание.
В будущих публикациях мы предоставим вам дополнительную информацию, которая поможет вам учиться, строить и управлять своей фирмой, так что следите за обновлениями.
Пожалуйста, дайте нам знать, если есть какие-либо конкретные темы, которые вы хотели бы, чтобы мы рассмотрели в будущем.
Copyright: elnur / 123RF Stock Photo

Стив является совладельцем AIS Solutions и соучредителем Kninja Knetwork. В 2017 году его фирма была названа «Глобальной фирмой будущего» Intuit, что впервые было присвоено фирме за пределами США. Он также был назван одним из 10 самых влиятельных лиц в канадской бухгалтерской индустрии. Он был владельцем малого бизнеса более 30 лет и помог развить ряд предприятий, включая бухгалтерию, онлайн-обучение, цифровой маркетинг, разработку веб-сайтов, электронную коммерцию и розничную торговлю. Стив увлечен обучением и поддержкой малого бизнеса, а когда он не создает онлайн-курсы, он проводит семинары и вебинары в Северной Америке и странах Карибского бассейна, включая презентации на QB Connect, Connected, IPBC, CPA The One и Scaling New Heights.

Знаки. Ваш бухгалтер крадет и как предотвратить мошенничество

6 мин. Читать


Embezzleding
3. , присвоение, мошенничество, мошенничество, воровство — кража или неправомерное присвоение средств, переданных в доверительное управление или принадлежащих работодателю.

Назовите его любым именем, но его действие пагубно для любого бизнеса — и вы не хотите, чтобы ваше было следующим.

Основные выводы

  • Возможно, вы заметили, что ваш бухгалтер хочет контролировать все функции управления финансами. Если они являются единственным лицом, которое выставляет счета, они не должны быть также и лицами, которые применяют платежи. По этой причине крайне важно иметь разделение обязанностей и систему внутреннего контроля.
  • Многие владельцы малого бизнеса ищут стратегии предотвращения мошенничества, которые не опустошат банк. Для компаний, использующих QuickBooks®, есть несколько встроенных функций, которые могут сделать это за вас, но вам нужно потратить время на их правильную настройку.
  • Одним из наиболее эффективных способов снизить риск мошенничества является передача функций бухгалтерского учета, учета и контроля опытному поставщику услуг. Это устраняет риски, связанные с отсутствием внутреннего контроля, и гарантирует, что каждая транзакция проверяется на точность.

 

К сожалению, если бы вы выполнили поиск в Google по теме «Кража бухгалтеров», вы бы нашли бесконечные страницы историй о бухгалтерском мошенничестве, а их слишком много, чтобы включить в этот пост.

Обнаружение растраты затруднено, когда виновником является ваш бухгалтер, поскольку он обладает знаниями и способностью манипулировать вашими финансовыми записями и бухгалтерскими книгами. Если у вас есть подозрения, что ваш бухгалтер ворует, ищите контрольные признаки.

Обращайте внимание на предупреждающие знаки в поведении сотрудников

Важно помнить о человеческом факторе в мошенничестве.

Мошеннические действия могут быть спровоцированы внешними факторами в жизни работника, такими как личные долги и другие финансовые затруднения из-за медицинских счетов, потери работы супругом или переездом больного родителя. Могут быть и другие факторы, такие как употребление наркотиков или алкоголя, азартные игры или неспособность обуздать расходы. В некоторых случаях эти проблемы могут сопровождаться изменением поведения.

Изменение привычек

Иногда сотрудник становится неорганизованным, неудовлетворенным или замкнутым. В некоторых случаях сотрудники внезапно начинают делать много личных звонков.

Важно помнить, что изменения в поведении могут происходить по самым разным причинам, и вероятность того, что они связаны с мошенническим поведением, мала.

Слишком часто мы с подозрением относимся к офисным неудачникам, а не к тем, кто жжет нефть в полночь. Однако, если ваш бухгалтер, офис-менеджер или любой сотрудник, имеющий частный доступ к бухгалтерским книгам, продуктам или имуществу компании, внезапно приобретает новые привычки, например, приходит в офис по выходным, работает во время отпуска или работает сверхурочно, важно принять меры. уведомление.

Любой из этих красных флажков может быть достаточной причиной, чтобы внимательно следить за книгами и сотрудником.

Испытывают финансовые трудности

Чаще всего растратчики находятся в состоянии стресса или эмоционального давления, которое вынуждает их совершить хищение.

Внезапная задолженность  — Наркомания, развод, азартные игры и т. д. – это некоторые ключевые факторы, которые могут привести к внезапным долгам и финансовым затруднениям. В этих обстоятельствах не имеет значения, младший это сотрудник или старший, женщина или мужчина, молодой он или старый, любой может представлять потенциальную угрозу для вашего бизнеса.

Жизнь не по средствам — Большие дома, дорогие автомобили и роскошный отдых — это неплохо, если это доступно. Однако бывают случаи, когда люди склонны жить не по средствам.

Перерасход средств, взятие кредитов на сумму, превышающую их возможности, и накопление больших кредитных долгов слишком распространены, вызывая финансовые затруднения и личный стресс. Это может повлиять на людей таким образом, что они могут пойти на риск кражи, даже если у них нет предыдущего опыта.

Демонстрация вопросов контроля

Вы могли заметить, что ваш бухгалтер хочет контролировать все функции управления финансами. Например, если они являются единственным лицом, которое вводит счета, они не должны быть также и лицом, применяющим платежи. По этой причине крайне важно иметь разделение обязанностей и систему внутреннего контроля.

Иногда сотрудники воруют по той причине, что вы слишком упростили им задачу! Слепой траст не является внутренним контролем , и когда сотрудник имеет легкий и неконтролируемый доступ к активам вашей компании без формальной системы подотчетности, вы оставляете хранилище своей компании открытым.

Предотвращение МОШЕННИЧЕСТВА со стороны бухгалтеров

Наиболее важным способом снижения риска мошенничества является создание внутреннего контроля. На самом базовом уровне это означает, что должностные обязанности должны быть разделены.

Важно понимать, что ни одна система внутреннего контроля не может полностью устранить риск мошенничества. Все, что он может сделать, — это затруднить кражу мошенникам или повысить вероятность того, что их быстро поймают, чтобы вы свели риски к минимуму. Если два сотрудника вступают в сговор, это трудно обнаружить. Это не невозможно; просто тяжелее.

Вот три способа, которые помогут вам снизить риск мошенничества в вашем бизнесе:

1. Разделение обязанностей

Принцип разделения (или разделения) обязанностей является краеугольным камнем надежной системы внутреннего контроля. В предотвращении мошенничества разделение обязанностей предполагает разделение важнейших обязанностей на три основные бухгалтерские и бухгалтерские функции между двумя или более сотрудниками или отделами.

Убедитесь, что вы распределяете финансовые обязанности и ответственность между вашими сотрудниками. Роли должны быть четко определены и разделены; сотрудник, делающий банковские вклады, не должен собирать чеки и наличные деньги с клиентов, и наоборот. Например, один человек может быть назначен ответственным за получение товаров, а другому сотруднику — принимать заказы. И лицо, сверяющее банковские выписки, никогда не должно быть лицом, выписывающим чеки.

2. Установить внутренний контроль

Контроль доступа

Один из лучших способов предотвратить растрату — ограничить доступ бухгалтера к грифам, незаполненным чекам и наличным деньгам. Требование встречной подписи на всех чеках является еще одним средством предосторожности для предотвращения мошеннических действий. Затем периодически проводите внезапные проверки, чтобы либо обнаружить кражу раньше, либо предотвратить ее в первую очередь. Это один из лучших способов обнаружить возможные расхождения в финансовых и бухгалтерских записях.

Будьте систематичны

Многие владельцы малого бизнеса ищут стратегии предотвращения мошенничества, которые не опустошат банк. Для компаний, использующих QuickBooks®, есть несколько встроенных функций, которые могут сделать это за вас, но вам нужно потратить время на их правильную настройку.

Каждое установленное ограничение создает еще одно препятствие для кражи.

Однако слишком часто процесс установки выполняется в спешке, а эти важные меры безопасности игнорируются. Вы никогда не должны по умолчанию предоставлять всем полные права администратора, делиться логинами и паролями или давать учетные записи сотрудникам, которым они действительно не нужны.

Не бойтесь, с QuickBooks никогда не поздно вернуться и установить разрешения! Во-первых, определите роль каждого пользователя и базируйте доступ и разрешения на его или ее должностных обязанностях. Вы можете ограничить их права на записи счетов к оплате или дать разрешения на создание транзакций, не позволяя им совершать транзакции.

Если вы являетесь администратором, перейдите в меню «Компания» > «Настроить пользователей», выберите пользователя, разрешения которого вы хотите изменить, и нажмите «Редактировать пользователя». После внесения изменений нажмите «Далее» на экранах, затем подтвердите свои изменения в конце, прежде чем нажать «Готово». Вуаля!

3. Использование аутсорсинга

Одним из наиболее эффективных способов снизить риск мошенничества является передача функций бухгалтерского учета, учета и контроля опытному поставщику услуг. Это устраняет риски, связанные с отсутствием внутреннего контроля, и гарантирует, что каждая транзакция проверяется на точность.

Такие компании, как GrowthForce, обладают многолетним опытом и знаниями, позволяющими выявлять и устранять нарушения сразу же после их возникновения.
Правда в том, что чем больше людей контролируют вашу бухгалтерию, тем менее привлекательной становится ваша компания в качестве мишени для мошенников. Таким образом, в дополнение к обеспечению значительной степени защиты, аутсорсинг также дает вам душевное спокойствие.

Подавляющее большинство бухгалтеров отлично справляются со своей работой и соблюдают этику в отношениях со своими клиентами и работодателями. Но, как гласит старая поговорка, унция профилактики стоит фунта лечения.

Внедрение стратегий предотвращения мошенничества, а также распознавание признаков раннего предупреждения не только помогут вам контролировать ситуацию, но и сэкономят вам много времени и денег в будущем.

Узнайте, как наши аутсорсинговые бухгалтерские и контролерские услуги могут не только защитить от мошенничества, но и предоставить своевременную и точную финансовую информацию.

Переход к специализированной команде профессионалов GrowthForce, обладающих опытом внедрения интеллектуального бэк-офиса для вашего бизнеса.

4 способа украсть деньги с корпоративного счета

Грабители с оружием и в масках, выносящие наличные из окна офиса, — герои старых фильмов. Современные преступники проводят удаленные кибератаки для кражи денег. Всего за 15 минут они могут перевести все деньги с корпоративного счета — с помощью нерадивых сотрудников. Вот как.

1. Троян во вложении к электронной почте

Срок оплаты контрагентам истек, но банк отказывается произвести платеж, т. к. корпоративный счет пуст. Странно, ведь денег хватило еще накануне, когда бухгалтер оплачивал аренду офиса. Следствие указывает, что кто-то изменил реквизиты банковского перевода, и все деньги ушли на неизвестный счет. К моменту, когда компания это обнаружила, мошенники уже обналичили деньги и исчезли. Банк помочь не может.

Выяснилось, что за две недели до этого бухгалтер открыл вложение, присланное с неизвестного адреса, о том, что у компании есть задолженность. То, что казалось вложением, было ссылкой, по которой после нажатия скачивалось вредоносное ПО. Когда троянец упал на компьютер, злоумышленники подменили реквизиты банковского перевода, и все деньги утекли на их счет.

Как защитить себя: установить антивирус на каждый компьютер и регулярно его обновлять. Проверяйте платежную информацию только через сайт или ПО банка, в случае сомнений обращайтесь к своим контрагентам по телефону. Сотрудники должны знать, как проверять ссылки в электронных письмах. Никогда не используйте чужой компьютер для совершения финансовых операций.

2. Программа-вымогатель, выдающая себя за предупреждение ФНС

У сотрудников проблемы с выставлением счетов и открытием договоров. Файлы на общем сетевом диске также недоступны.

Один из сотрудников получил электронное письмо от ФНС на свой личный почтовый ящик и переслал его в отдел кадров для проверки, все ли в порядке. Приложенный документ содержал вредоносный макрос и загружал вредоносное ПО при его открытии. Вредоносная программа зашифровала все файлы и потребовала выкуп. Менеджер по персоналу имел доступ ко всем сетевым дискам, поэтому все документы в корпоративной сети были зашифрованы.

Как защитить себя: ограничить выполнение макросов в офисных документах. Сотрудники должны знать, как безопасно открывать офисные документы от неизвестных получателей.

3. Флешка осталась в офисе

Секретарша нашла в офисе флешку и подумала, что ее оставил кто-то из клиентов или сотрудников. Решила посмотреть, что на ней, вставила в ноутбук, но флешка была пуста. Через неделю все деньги исчезли со счета компании. Никто не понимал, как такое могло произойти.

На самом деле киберпреступники были готовы украсть деньги. Сделали специальную флешку с перепрошитой прошивкой и оставили в офисе. При подключении флешка вводила команды на загрузку троянца. Киберпреступники получили удаленный доступ к компьютеру секретаря, а затем и ко всей корпоративной сети. Через несколько дней они получили доступ к компьютеру бухгалтера, изменили реквизиты банковского перевода и похитили деньги.

Как защитить себя: отключите USB-порты на компьютерах, где они не нужны. Сотрудники должны понимать, почему опасно вставлять в свои компьютеры «ничьи» флешки.

4. Зараженный документ с форума

Юрист искал в интернете образец доверенности. Он нашел его на популярном форуме, скачал и открыл в Word. Через два дня все деньги исчезли со счета компании. Опять же, никто не понял, как это произошло.

На самом деле зараженный документ был создан и оставлен на форуме мошенниками. Сценарий в документе может использовать уязвимость в устаревшей версии Word.

Компьютер адвоката никто не обновлял почти два года, и вредоносная программа могла открыть на нем бэкдор. Злоумышленнику удалось взломать центральный сервер и осуществить банковский перевод с этой машины.

Как защитить себя: регулярно обновлять все программы, включая операционную систему, браузеры и офисные приложения.

Советы по кибербезопасности

Вышеупомянутые инциденты были вызваны тем, что сотрудники не знали основ кибербезопасности. Помимо установки и настройки антивируса на всех рабочих станциях, повысьте квалификацию своей команды, чтобы избежать большинства угроз кибербезопасности, которые могут украсть деньги у вашей компании.

  • Регулярно проходите обучение по кибербезопасности, объясняя своим сотрудникам, как распознавать фишинговые электронные письма, файлы и ссылки
  • Наймите или отдайте на аутсорсинг ИТ-администратора, который будет заботиться о безопасности, обновлять программное обеспечение и следить за журналами безопасности
  • Принять разумную сегментацию сети
  • Используйте надежное решение для защиты электронной почты, защищающее от спама и всех видов киберугроз
  • Делайте резервные копии, периодически проверяйте их и сохраняйте автономные копии
  Изображение Cassiano Psomas  

Легко ли украсть деньги у вашей компании?

Никто не хочет думать, что его сотрудники попытаются украсть деньги или каким-то образом обмануть их компанию. Но это случается. В отличие от очень крупных компаний, где мошенничество сотрудников может привести к судебному преследованию или заголовкам газет, кражи сотрудников в малых и средних предприятиях в основном не регистрируются и часто просто убыточны для владельцев.

Количество случаев мошенничества и сумма убытков от мошенничества растет в США и во всем мире. Самый большой фактор, который подвергает риску небольшие или средние компании, заключается в том, что из-за меньшего количества сотрудников слишком много связанных с финансами обязанностей находится в руках одного человека, что упрощает кражу денег незаметно для всех.

Большинство случаев мошенничества, которые мы наблюдаем в небольших компаниях, довольно просты.

Например, кто-то, кто обрабатывает чеки кредиторской задолженности, выпишет чек на себя, но зарегистрирует его в системе бухгалтерского учета как отправку поставщику компании. Этот человек может подделать подпись владельца на чеке или просто поставить гриф, что еще больше упростит задачу. Если этот человек также является тем, кто просматривает ежемесячные банковские выписки об аннулированных чеках, никто никогда не замечает несоответствия.

Исследования показали, что в большинстве случаев мошенничество длится около 18 месяцев, прежде чем его обнаруживают. Как правило, страховая компания может покрыть убытки от кражи сотрудников, но страховка может потребовать, чтобы вы сначала привлекли к ответственности сотрудника. Или у вас может быть высокая франшиза. Лучший способ остановить убытки — предотвратить их.

Знаете ли вы три фактора, необходимых для совершения мошенничества?

  1. Во-первых, в чьей-то жизни происходит что-то, что заставляет их чувствовать, что им нужно получить больше денег, чем они зарабатывают сейчас.
  2. Во-вторых, они пришли к выводу, что участвовать в мошеннических схемах — это нормально.
  3. Наконец, должна быть возможность совершить мошенничество. Единственный фактор, который компания может контролировать, — это возможность совершения мошенничества, которая снижается благодаря строгому внутреннему контролю.

Как компания улучшит внутренний контроль и уменьшит возможность кражи?

Наилучшим методом является адекватное разделение обязанностей во всех важных учетных процессах, чтобы несколько сотрудников отвечали за авторизацию транзакций, регистрацию транзакций, сверку транзакций и доступ к денежным средствам или другим активам. Если только один человек отвечает за все четыре функции, совершить мошенничество будет слишком просто.

Оценка риска может определить, где компания уязвима и какие средства контроля необходимы для предотвращения мошенничества и его обнаружения. После того, как средства контроля введены в действие, топ-менеджеры должны регулярно следить за их соблюдением, чтобы убедиться, что они соблюдаются. Разработка хорошего внутреннего контроля — это только полдела; Вы должны убедиться, что средства контроля не обходят.

Надлежащий финансовый надзор со стороны владельцев и руководства является одним из лучших способов выявления крупного мошенничества.

Если вы являетесь владельцем, вы должны активно и регулярно просматривать финансовые отчеты, отслеживая любые необычные суммы или отношения. Этот обзор должен включать балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках. Слишком часто руководство сосредотачивается только на отчете о прибылях и убытках и итоговом доходе, не просматривая балансовый отчет, в котором могут быть скрыты многие мошеннические операции.

Владельцы также могут обратиться за советом к своему внешнему CPA. Если ваша компания в настоящее время проходит ежегодный аудит независимым бухгалтером, они уже будут оценивать ваш внутренний контроль и предоставлять вам отчет с предлагаемыми улучшениями. Если в настоящее время у вас нет ежегодного аудита, вы можете привлечь независимого аудитора для проведения консультации по оценке внутреннего контроля, чтобы выявить слабые места и потенциальные улучшения.

Образец внутреннего контроля по функции бухгалтерского учета для выявления мошенничества и ошибок в небольшой организации

Авторизация
  • Счета-фактуры утверждаются начальниками отделов до их внесения в главную книгу бухгалтером.
  • Чеки утверждаются и подписываются исполнительным директором до оплаты.
  • Выплата заработной платы утверждается исполнительным директором до выплаты.
  • Неоткрытые банковские выписки проверяются исполнительным директором или казначеем перед передачей их бухгалтеру.
  • Возмещение расходов утверждается руководителем сотрудника, а возмещение расходов исполнительного директора утверждается членом правления.

Депозитарий
  • Наличные деньги принимаются и регистрируются в депозитарной ведомости регистратором.
  • Депозиты вносятся бухгалтером.
  • Чеки хранятся в закрытом месте и подготавливаются только бухгалтером, который не является лицом, подписывающим счет.

Ведение учета
  • Только бухгалтер имеет доступ для записи в главную книгу, исполнительный директор имеет доступ только для чтения.
  • Депозиты вносятся в главную книгу бухгалтером.
  • Исполнительный директор или казначей ежемесячно просматривает записи журнала вручную.

Выверка/проверка

Выверка банковских счетов, включая депозитную ведомость, банковскую выписку и данные главной бухгалтерской книги, подготавливаются бухгалтером и проверяются либо исполнительным директором, либо казначеем.

Ежемесячные финансовые отчеты проверяются исполнительным директором, руководителями отделов, которые утверждают счета, и финансовым комитетом.

В дополнение к разделению обязанностей организация также должна внедрять общеорганизационные политики и процедуры. Эти политики и процедуры обеспечивают дополнительный контроль. В небольших организациях их иногда легче внедрить, поскольку для их выполнения не требуется значительного персонала.

Общеорганизационные политики и процедуры

Политики

  • Требовать от всех сотрудников брать как минимум 2 недели отпуска в год.
  • Проведение оценок для всех сотрудников
  • Проведение проверок биографических данных всех сотрудников
  • Наличие отдельных паролей и имен пользователей для всех сотрудников и требование смены паролей не реже одного раза в год.
  • Подготовить руководство по учетной политике и процедурам
  • Внедрить политику информирования о нарушениях
  • Провести ежегодный аудит
  • Требовать от всех сотрудников и членов правления подписать кодекс этики и ежегодно проводить обучение по этике.

Процедуры

  • Отправьте благодарственные письма за все вклады. Убедитесь, что письма отправляются кем-то за пределами бухгалтерии.
  • Проверяйте ежемесячные финансовые отчеты по сравнению с бюджетными и фактическими для отчета о деятельности и регулярно просматривайте отчет о финансовом положении. Обновляйте бюджеты расходов пропорционально фактическому уменьшению доходов.
  • Установите сильный «тон наверху», чтобы все сотрудники действовали этично, а не исключение.
  • Немедленно преследовать в судебном порядке мошенничество или неэтичное поведение, когда оно происходит, и информировать сотрудников о последствиях.

Можно подумать, что после того, как вышеперечисленное разделение обязанностей, политик и процедур реализовано, организация гарантированно защищена от мошенничества и ошибок. Важно помнить, что внутренний контроль — это непрерывный процесс, а не просто разделение обязанностей. Существуют и другие факторы, которые организация должна учитывать.

Небольшая организация может создать среду, предотвращающую и обнаруживающую мошенничество и злоупотребления, принимая во внимание приведенные выше концепции. Однако важно помнить, что универсального подхода не существует, и приведенные выше концепции должны быть адаптированы на основе фактов и обстоятельств организации.

8 способов, которыми сотрудники крадут деньги у стартапов

Основатели стартапов, давайте углубимся в тему, с которой, я надеюсь, вам никогда не придется сталкиваться, но на которую стоит обратить внимание, — как сотрудники воруют деньги у стартапов. В этой статье мы рассмотрим восемь основных способов, которыми сотрудники могут украсть деньги у стартапа. Мы также рассмотрим, как предотвратить это при запуске.

Основные способы, которыми сотрудники воруют у стартапа:

  • Денежные авансы — 200–300 долларов за раз, без записи транзакций
  • Забронируйте несколько гостиничных номеров, представьте квитанцию, а затем пусть сотрудники сами заплатят за номера
  • Внесение информации о телеграфе в счет клиента
  • Сотрудничество с поставщиком для выставления завышенного счета и последующего разделения выручки в качестве отката
  • Оплата своей кредитной карты деньгами компании
  • Покупка обедов, отелей и т. д. с помощью кредитной карты компании, которая не авторизована
  • Покупка одежды с помощью кредитных карт компании
  • Подделка чеков – уже не так распространена
  • Карточка компании, установленная по умолчанию в учетной записи сотрудника Amazon, Uber, Lyft

Денежные авансы

Первый случай кражи, который мы рассмотрим, — это денежные авансы. Никогда не позволяйте людям получить доступ к банковскому счету наличными авансом. Вы увидите авансы на 200 или 300 долларов за раз. Вот почему иметь виртуальные карты и выпускать кредитные карты — правильный путь. Однако иногда мы видим кого-то, кто позволяет сотруднику пойти в банк и взять деньги.

Никогда не позволяй этому случиться.

Гостиничные номера

Еще один способ: это происходит при бронировании гостиничных номеров. У нас был сотрудник клиента, который забронировал много гостиничных номеров, а затем представил квитанцию, как если бы они заплатили за эти гостиничные номера. Они забронировали десять гостиничных номеров, отменили несколько, но выставили компании счет на возмещение расходов на десять гостиничных номеров.

Очень важно, чтобы ваши сотрудники представляли не только счет-фактуру, но и не окончательный счет-фактуру или квитанцию ​​об оплате. Таким образом, они не могут, так сказать, обмануть систему.

Неверная информация о телеграфе

Еще один пугающий пример кражи со стороны сотрудников — это то, что они помещают в счет-фактуру информацию о своих телеграфах, а не информацию о телеграфах клиента.

Это мошенничество. Это федеральное преступление, но этим занимаются люди. Так что вы должны быть осторожны.

Иногда сотрудник сотрудничает с поставщиком, чтобы выставить компании завышенный счет и получить компенсацию наличными.

Вот почему так важно, чтобы вы просматривали все оплачиваемые счета, утверждали все и даже имели вторую группу людей, утверждающих счета.

Оплата своей кредитной карты средствами компании

Другой пример: сотрудник оплачивает свою кредитную карту средствами компании. Это то, что мы часто наблюдаем в компаниях на очень ранней стадии.

Затем нас пригласит компания, чтобы просмотреть бухгалтерские книги и все согласовать.

Не позволяй этому случиться. Аудит и также согласовывать все каждый месяц.

Личные расходы

К сожалению, есть еще один пример, когда сотрудники оплачивают личные расходы из средств компании. Они могут покупать обеды или оплачивать гостиничные номера на карту компании.

Это может иметь тенденцию сливаться с более заметным запуском, и его труднее уловить. Труднее точно знать, что было гарантировано. Может, была конференция, и кто-то бронирует лишний номер в гостинице или делает это на ровном месте.

Не позволяйте этому случиться. Вот почему каждый месяц проверяйте все свои отчеты, QuickBooks и главную бухгалтерскую книгу.

Подделка чеков

Еще один случай, который уже не так часто встречается, но все же может произойти, — это подделка чеков. Так что с bill.com и некоторыми другими видами платежных инструментов это происходит гораздо реже.

Но вы все еще слышите истории о чековой книжке компании на столе, и кто-то вытащил чек и просто выписал чек себе или продавцу чек, а затем забрал его.

Карточка компании по умолчанию считается собственной

Мы неоднократно слышим о случаях, когда сотрудники Amazon случайно дефолтят по кредитной карте компании, потому что они покупают тонны вещей в своих логинах в течение недели.

Воровство происходит, когда они покупают товары личного пользования на Amazon по выходным и попадают на кредитную карту компании.

Итак, это два, опять же, я бы назвал их случайными, но это две области, на которые стоит обратить внимание.

Тщательно проверяйте свои покупки на Amazon, следите за расходами на Uber и Lyft, потому что вы можете случайно заплатить за вещи сотрудников, которые не переключили кредитную карту по умолчанию.

Итак, давайте поговорим о том, как предотвратить воровство сотрудников.

Как предотвратить кражу сотрудников:

  • Используйте инструмент для платежей, которые имеют как поток утверждения, так и проверку
  • Строгая политика расходов
  • Ограничения по корпоративным картам — рассмотрите возможность использования виртуальных кредитных карт
  • Работа со сторонней бухгалтерской фирмой будет иметь решающее значение для выявления мошенничества
  • Регулярный бюджет до фактических значений 

Мы говорили о подделке чеков, использовании bill.com, Airbase или чем-то, что может производить платежи с потоком утверждения, например потоком аудита, чтобы вы могли видеть, кто все утвердил.

Вы всегда хотите иметь вторую пару глаз, поддерживающих или платящих. Строгая политика расходов, например, письменная политика расходов, полезна.

Было бы полезно установить лимиты на кредитные или дебетовые карты или что-то еще, что вы позволяете людям использовать для оплаты.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.