Какую форму приходного кассового ордера можно использовать: Полная информация для работы бухгалтера

17.12.2000 alexxlab

Содержание

Кассовые операции: обзор «свежих» разъяснений НБУ | Бухгалтер 911, август, 2018/№35

На сайте НБУ¹ приведены ответы на ряд актуальных вопросов, касающихся нового «кассового» Положения № 148². Сразу отметим, что в этой статье рассмотрим лишь несколько из них. Ответы на все остальные либо повторяют недавние разъяснения НБУ (в частности, письма от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 и от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326³), либо не содержат конкретики. Поэтому сосредоточим внимание только на разъяснениях, которые представляют интерес для субъектов хозяйствования.

¹https://bank.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=21761728&cat_id=80928.

²Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

³ Подробнее о разъяснениях, приведенных в этих письмах, можно прочитать в статье «Нумерация кассовых документов и не только: разъяснения от НБУ» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 27).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. НБУ уже давал свои рекомендации по заполнению Журнала регистрации кассовых документов по форме № КО-3а (письмо НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822). В то же время предприятия вправе вести Журнал и по другой форме — № КО-3 (форма выбирается на усмотрение руководителя предприятия). Так вот, НБУ на своем сайте привел пример заполнения Журнала и по форме № КО-3.

Пример заполнения журнала по форме № КО-3 от НБУ

Что примечательно. Как видим, в примере нумерация записей в гр. 1 «№ з/п» ведется отдельно для приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых ордеров (РКО).

Фактически это означает, что, как и раньше, Журнал по форме № КО-3 нужно вести отдельно для ПКО и отдельно для РКО.

Отметим, что раньше п. 4.1 «давних» Методрекомендаций ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210 устанавливал, что «журналы по форме КО-3 ведутся для приходных и расходных кассовых ордеров отдельно, журнал по форме КО-3а можно использовать только один для регистрации в нем как приходных, так и расходных кассовых ордеров».

В общем это отвечает и требованиям п. 33 Положения № 148, в котором сказано, что приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (приложение 4), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям.

А вот в Журнале по форме № КО-3а, как отмечает НБУ, используется единая сквозная нумерация записей в гр. 1 («№ з/п») как для ПКО, так и для РКО, т. е. этот Журнал можно использовать один для регистрации в нем как ПКО, так и РКО.

Правда, есть консультация в ЗІР (категория 109.15), в которой указано, что Журнал регистрации нужно вести всего один. Но в ней фискалы не упоминают, какую форму Журнала они имеют в виду. Поэтому в этом вопросе следует руководствоваться тем, что разъясняет НБУ.

Есть, конечно, вопросы к НБУ в отношении и самого примера заполнения Журнала по форме № КО-3. В частности, непонятно, как заполнять строку «Разом»? Ведь, судя из примера, она заполняется не по итогам дня. Тогда возникает вопрос: по итогам какого периода подводить итог в этой строке?

Хотя, на наш взгляд, этот момент не столь принципиален. Главное, чтобы Журнал регистрации велся и можно было проследить хронологию нумерации ПКО и РКО. А за «недостатки» его ведения ответственности действующее законодательство не предусматривает.

Также еще раз обратим внимание на момент обязательности/необязательности ведения Журнала регистрации. Вести его нужно обязательно. Ведь на то, что Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов должен вестись, прямо указывает п. 33 Положения № 148 — причем без оговорок. Да, какой-либо ответственности (даже административной) за сам факт неведения Журнала нет. Но реквизит нумерации ПКО и РКО, не подтвержденный записью в Журнале, может дискредитировать соответствующий кассовый документ. Поэтому лучше не рисковать.

Сокращенный ЕГРПОУ. НБУ дал ответ и на вопрос, будут ли действительными кассовые ордера, если в бланках их форм вместо полного термина «Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України» используется сокращенный его вид — «ЄДРПОУ», как это было предусмотрено прежним Положением № 637⁴.

⁴Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15. 12.2004 г. № 637 (утратило силу).

Так вот, НБУ указывает на то, что такие кассовые документы с сокращенной абрревиатурой «ЄДРПОУ» считаются «годными» только до 30.06.2018 г. (т. е. до того момента, пока разрешалось использовать кассовые документы «старых» форм).

Согласно обновленному п. 1¹ постановления № 148 субъекты хозяйствования имели право (!) до 30.06.2018 г. включительно использовать формы кассовых документов (в п. 1¹они все перечислены), установленные Положением № 637.

А вот с 01.07.2018 г. следует использовать типовые формы кассовых документов, утвержденные новым Положением № 148 (ср. ).

То есть лучше все-таки после 01.07.2018 г. бланки с сокращенной аббревиатурой «ЄДРПОУ» не использовать.

9421219″>Подписание кассовых документов уполномоченными лицами вместо должностных лиц. Речь идет о реквизитах в кассовых документах «Керівник» и «Головний бухгалтер».

Подпункты 25, 26, 30, 34 Положения № 148 разрешают ставить в соответствующих реквизитах подписи другим лицам, которые прямо уполномочены на это руководителем предприятия.

Но смуту в этом вопросе внесли полтавские налоговики. Так, в ИНК ГУ ГФС в Полтавской области от 07.08.2018 г. № 3449/ІПК/16-31-14-04-22 было сказано, что «право подписи расходного кассового ордера вместо главного бухгалтера может быть делегировано другому лицу, уполномоченному руководителем. Подписание расходного кассового ордера другим лицом, нежели руководитель, Положением не предусмотрено». То есть, по их мнению, подпись в поле «Керівник» в кассовых документах вправе ставить только руководитель (директор) и никто другой.

Но! «Главные налоговики» — ГФС, а также НБУ — не столь категоричны в этом вопросе. Например, в ИНК ГФС от 13.07.2018 г. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК сказано, что ГФС считает возможным подписание приходных и расходных кассовых ордеров лицом, уполномоченным руководителем, вместо руководителя, главного бухгалтера и кассира с указанием фамилии и инициалов такого лица и/или лиц.

И НБУ на своем сайте отмечает, что «в приходном и расходном кассовых ордерах в графах «Керівник», «Головний бухгалтер», в случае их подписания уполномоченным лицом предприятия, должны быть указаны фамилия и инициалы уполномоченного лица предприятия». То есть допускается, что уполномоченное лицо может подписываться и за директора.

Причем НБУ обращает внимание, что в случае подписания кассового ордера уполномоченным лицом предприятия, в реквизитах «Керівник», «Головний бухгалтер» должны быть указаны именно Ф. И. О. уполномоченных лиц (т. е. фактических подписантов).

Назначить уполномоченное лицо на подписание кассовых документов «вместо главного бухгалтера» директор может приказом по предприятию. Такое право ему дает и п. 2.13 Положения № 88⁵. В частности, этим пунктом установлено, что руководителем предприятия утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной, в частности, в отпуском (использованием) денежных средств и документов.

5 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

А вот уполномоченным лицом на подписание кассовых ордеров «за директора» на основании абз. 4 ст. 207 ГКУ может быть только лицо, уполномоченное на это учредительными документами предприятия, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства.

Кассовые операции: обзор «свежих» разъяснений НБУ. Бухгалтер 911, № 35, Август, 2018

Сумцова Ольга, налоговый эксперт

Бухгалтер 911 Август, 2018/№ 35

Печать

942061″>¹https://bank.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=21761728&cat_id=80928.

Пример заполнения журнала по форме № КО-3 от НБУ

Отметим, что раньше п. 4.1 «давних» Методрекомендаций ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210 устанавливал, что «

журналы по форме КО-3 ведутся для приходных и расходных кассовых ордеров отдельно, журнал по форме КО-3а можно использовать только один для регистрации в нем как приходных, так и расходных кассовых ордеров».

А вот с 01.07.2018 г. следует использовать типовые формы кассовых документов, утвержденные новым

Положением № 148 (ср. ).

То есть лучше все-таки после 01.07.2018 г. бланки с сокращенной аббревиатурой «ЄДРПОУ» не использовать.

Подписание кассовых документов уполномоченными лицами вместо должностных лиц. Речь идет о реквизитах в кассовых документах «Керівник» и «Головний бухгалтер».

Но смуту в этом вопросе внесли полтавские налоговики. Так, в ИНК ГУ ГФС в Полтавской области от 07.08.2018 г. № 3449/ІПК/16-31-14-04-22

было сказано, что «право подписи расходного кассового ордера вместо главного бухгалтера может быть делегировано другому лицу, уполномоченному руководителем. Подписание расходного кассового ордера другим лицом, нежели руководитель, Положением не предусмотрено». То есть, по их мнению, подпись в поле «Керівник» в кассовых документах вправе ставить только руководитель (директор) и никто другой.

94212643″>Причем НБУ обращает внимание, что в случае подписания кассового ордера уполномоченным лицом предприятия, в реквизитах «Керівник», «Головний бухгалтер» должны быть указаны именно Ф. И. О. уполномоченных лиц (т. е. фактических подписантов).

пунктом установлено, что руководителем предприятия утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной, в частности, в отпуском (использованием) денежных средств и документов.

94212977″>А вот уполномоченным лицом на подписание кассовых ордеров «за директора» на основании абз. 4 ст. 207 ГКУ может быть только лицо, уполномоченное на это учредительными документами предприятия, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства.

Теги кассовые операции кассовые документы журнал регистрации подписание документов

Дата выдачи кассового чека должна совпадать с датой оплаты за товар

Главная → Статьи → Дата выдачи кассового чека должна совпадать с датой оплаты за товар

ООО (общая система налогообложения, автосалон) планирует применять с 01. 07.2017 одну онлайн-кассу (далее – ККТ) для приема оплаты от покупателей как в наличной форме, так и с использованием пластиковых карт через систему Сбербанк-онлайн и подобные системы других банков или при продаже в кредит. ООО выдает покупателю счет на оплату. Покупатель через систему Сбербанк-онлайн списывает деньги со своей банковской карты и переводит их ООО (например, 31 числа месяца). На расчетный счет ООО средства обычно поступают на следующий день (соответственно, 1 числа следующего месяца). После этого покупатель приходит в автосалон (например, 2 числа месяца), получает на руки кассовый чек (далее – чек) и забирает автомобиль. Какая дата должна быть указана в кассовом чеке в качестве даты его выдачи?

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом № 54-ФЗ (п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты). Под пользователем для целей Закона № 54-ФЗ понимается организация или индивидуальный предприниматель, применяющие ККТ при осуществлении расчетов (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

Налоговые органы также считают, что организация при приеме денежных средств с использованием электронных средств платежа (например, банковских карт) от физического лица (покупателя/клиента) за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги обязана применять ККТ (письмо ФНС России от 02. 02.2017 № ЕД-4-20/1848@).

Пользователи обязаны выдавать (направлять) покупателям (клиентам) при осуществлении расчетов в момент оплаты товаров (работ, услуг) кассовые чеки или бланки строгой отчетности в случаях, предусмотренных Законом № 54-ФЗ (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ, письмо ФНС России от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.11.2013 № 17АП-13851/2013-АК по делу № А60-29597/2013).

Таким образом, кассовый чек должен выдаваться покупателям в момент оплаты товаров. Поскольку передача чека из рук в руки не оставляет документальных следов, считаем, что под моментом выдачи чека следует понимать дату и время, которые указаны на самом чеке в качестве даты и времени его выдачи.

Остается выяснить, что понимается в нормативных документах под термином “момент оплаты”.

В письмах Минфина России от 25.01.2017 № 03-01-15/3480, ФНС России от 02.02.2017 № ЕД-4-20/1850@ указано, что согласно п. 3 ст. 16.1 Федерального закона от 07. 02.1992 № 2300-1 “О защите прав потребителей” при оплате товаров (работ, услуг) путем перевода денежных средств в рамках применяемых форм безналичных расчетов обязательства потребителя перед продавцом (исполнителем) по оплате товаров (работ, услуг) считаются исполненными в сумме, указанной в распоряжении о переводе денежных средств, с момента подтверждения его исполнения обслуживающей потребителя кредитной организацией. В этой связи представлен вывод о том, что при осуществлении расчета в сети Интернет электронными средствами платежа организация обязана применять ККТ с момента подтверждения исполнения распоряжения о переводе электронных средств платежа кредитной организацией.

В соответствии с п. 2.9 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П “Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием” основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете участников расчетов является реестр операций или электронный журнал. Списание или зачисление денежных средств по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в кредитную организацию реестра операций или электронного журнала.

Существует давняя арбитражная практика, в которой упоминается момент оплаты товаров (работ, услуг).

Пунктом 17 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18 определено, что платеж должен быть совершен покупателем непосредственно после получения товара, а также указано, что просрочка наступает при непоступлении денег продавцу (подразумевается, что речь идет о безналичных расчетах) по истечении нормативного срока для их перевода. Хотя закон, на который ссылается постановление, утратил силу, мнение судей о том, что платеж считается осуществленным на дату поступления денег продавцу, как нам кажется, сохраняет свою актуальность и в настоящее время.

В п. 3 постановления Пленума ВАС РФ от 19.04.1999 № 5 со ссылкой на ст. 865 ГК РФ указано, что обязательство банка плательщика перед клиентом по платежному поручению считается исполненным в момент надлежащего зачисления соответствующей денежной суммы на корреспондентский счет банка получателя. В данном случае судьи сочли, что момент исполнения обязательств (оплаты) связан с зачислением денежных средств не на расчетный счет продавца, а на корреспондентский счет его банка. Впрочем, в наше время в абсолютном большинстве случаев эти даты совпадают.

Учитывая вышеизложенное, считаем, что документами, подтверждающими поступление наличной денежной выручки через ККТ с использованием банковских карт, могут быть: выписка банка о зачислении средств на расчетный счет ООО, реестр операций или электронный журнал. Тогда датой оплаты будет дата получения денежных средств от покупателя банком, который обслуживает ООО.

Непростым моментом в учете операций с использованием пластиковых карт как в налоговом, так и в бухгалтерском учете является момент определения выручки организации. В соответствии со ст. 223 ГК РФ общим моментом перехода права собственности признается момент передачи товара продавцом покупателю. При этом согласно ст. 493 ГК РФ договор розничной купли-продажи считается заключенным в момент оплаты, то есть с момента выдачи продавцом товара покупателю документа, подтверждающего факт оплаты. Учитывая, что информация, считываемая с карты, обрабатывается банком в течение определенного периода времени (как правило, от одного до двух дней), это означает, что момент передачи товара не совпадает с фактом его оплаты. В случае возникновения такой ситуации в бухгалтерском учете организации возможно использовать счет 57 “Переводы в пути”. Таким образом, при реализации товара покупателю с использованием пластиковой карты необходимо отразить выручку записью Дебет 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками” Кредит 90 “Продажи”, а факт оплаты товара – записью Дебет 57 “Переводы в пути” Кредит 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками”. В момент зачисления денежных средств на расчетный счет организации на основании полученной выписки банка делается проводка Дебет 51 “Расчетные счета” Кредит 57 “Переводы в пути”.

Можно также использовать “сокращенную” систему проводок: Дебет 57 “Переводы в пути” Кредит 90 “Продажи” – отражена выручка от реализации на основании Z-отчета; Дебет 51 “Расчетные счета” Кредит 57 “Переводы в пути” – поступили денежные средства на расчетный счет на основании выписки банка. Проводки с НДС для упрощения не приводятся. При этом обратите внимание, что при реализации товаров (работ, услуг) с использованием платежных карт НДС нужно начислять с полной суммы выручки, включая комиссию банка (письмо МНС России от 22.07.2003 № ВГ-6-03/807).

Что касается возможного несоответствия даты выдачи кассового чека с датой в акте приема-передачи автомобиля (товара), то оно само по себе не является нарушением при условии реальности самой хозяйственной операции (смотрите, например, постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2007 № Ф04-1827/2007(32937-А75-42), постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 12.01.2012 № 10АП-8820/11).

Также обратите внимание, что в данном случае выписывать приходные кассовые ордера и проводить платежи с использованием платежных карт по кассовой книге не надо (следовательно, нет необходимости использовать в бухгалтерских проводках счет 50 “Касса”), поскольку в соответствии с Указанием Банка России от 11. 03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” в кассовой книге отражаются только наличные поступления и расходования денежных средств. Эксперты советуют создавать в организации (у индивидуального предпринимателя) в ККТ так называемый несуществующий отдел, по которому следует проводить платежи с использованием электронных средств платежа, то есть с использованием платежных карт.

К сведению:
Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Ответ подготовил: Буланцов Михаил, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российского Союза аудиторов
Контроль качества ответа: Горностаев Вячеслав, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС?
Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>

Что такое денежный перевод, как он работает и как его получить?

Что такое денежный перевод?

Денежный перевод — это сертификат, обычно выдаваемый правительством или банковским учреждением, который позволяет указанному получателю получать наличные по требованию. Денежный перевод действует так же, как чек, в том смысле, что лицо, купившее денежный перевод, может остановить платеж.

Денежные переводы легко принимаются и конвертируются в наличные и часто используются людьми, не имеющими доступа к стандартному расчетному счету. Эти инструменты являются приемлемой формой оплаты небольших долгов, как личных, так и деловых, и могут быть приобретены за небольшую плату за обслуживание в большинстве учреждений.

Денежные переводы были впервые выпущены American Express в 1882 году, а позже стали популярными как дорожные чеки.

Key Takeaways

При оплате денежным переводом вам, возможно, придется заплатить небольшую комиссию.
Вы можете совершать денежные переводы в банках и кредитных союзах, а также в различных местах, например, в крупных магазинах, почтовых отделениях и даже на некоторых заправочных станциях.
Денежные переводы являются безопасной альтернативой использованию наличных или чеков.
Если вы потеряли денежный перевод, его обычно можно заменить за отдельную плату.
Международные денежные переводы могут быть недорогим способом быстрой отправки через границу и за границу.

Как работают денежные переводы

Человек, который покупает денежный перевод, должен будет указать имя получателя в форме и сумму, которую получатель должен получить. Большинство денежных переводов имеют максимальный лимит в 1000 долларов. Следовательно, покупателю необходимо будет приобрести несколько заказов, если ему нужно больше, чем установленный лимит. Обязательно внимательно заполните денежный перевод; это разовая покупка, и вам нужно вести хорошие записи о ней.

Финансовое учреждение или уполномоченный орган, который выдает плательщику платежное поручение, будет иметь имя получателя платежа, наименование эмитента и сумму денег, которая может быть обналичена. Эта долларовая стоимость не включает сборы, взимаемые с получателя платежа. Фактор всех расходов при покупке денежных переводов. Банк или кредитный союз обычно берут больше, чем круглосуточный магазин за выдачу денежных переводов.

Денежный перевод не является чеком, и его труднее отследить; сохраняйте квитанцию, пока не убедитесь, что заказ был получен и обналичен.

Когда покупатель оплачивает денежный перевод, он приходит с квитанцией, которая включает в себя серийный номер денежного перевода. Эта информация всегда должна храниться до тех пор, пока покупатель не убедится, что денежный перевод прошел очистку. Без квитанции отследить денежный перевод может быть сложно или даже невозможно.

Преимущества и недостатки денежных переводов

В некоторых ситуациях оплата денежным переводом может быть безопаснее, чем оплата личным чеком. Поскольку персональные чеки включают маршрутный номер владельца счета и номер банковского счета, напечатанные внизу, эта личная информация может быть украдена и использована для создания и подписания мошеннических чеков. Напротив, денежные переводы не включают личную информацию о покупателе.

С другой стороны, денежные переводы труднее отследить, чем личный чек. Чтобы определить, был ли выплачен личный чек, составителям чеков нужно всего лишь посетить свой банк или посмотреть в своем онлайн-аккаунте информацию о его статусе.

Чтобы отследить денежный перевод, эмитент должен заполнить формы отслеживания и заплатить дополнительную комиссию, чтобы узнать, был ли денежный перевод обналичен. Весь процесс исследования статуса денежного перевода может занять недели. USPS предлагает онлайн-справочную службу денежного перевода, которая позволяет покупателям вводить номер денежного перевода и получать обновленную информацию о его статусе.

Помимо чеков и денежных переводов, другие финансовые инструменты, которые могут быть использованы для отправки гарантированных средств физическому или юридическому лицу, включают дорожные чеки, электронные переводы, банковские тратты и кассовые чеки.

Плюсы

Денежные переводы не содержат личной информации, такой как маршрутный номер вашего банка и номер вашего банковского счета.
Получатель может обналичить заказ в местном банке или кредитном союзе — нет необходимости обращаться к эмитенту для получения наличных.
Денежные переводы также могут быть переведены на банковский счет бесплатно.
Денежный перевод может быть выдан в одной стране и обналичен в другой стране.

Минусы

Денежные переводы бывает труднее отследить, чем личный чек — например, чтобы выяснить, был ли денежный перевод обналичен, могут потребоваться формы, а на это могут уйти недели.
За обналичивание денежного перевода может взиматься комиссия.
Возможна задержка в получении средств, если они обналичены в банке, отличном от эмитента.
Денежные переводы могут быть мошенническими; будьте осторожны с получением их от людей, которых вы не знаете, и не тратьте денежные переводы, которые вы вносите в банк, пока не узнаете, что банк смог их обналичить.

Особые указания

Человек, который получает денежный перевод, не обязательно должен идти к тому же эмитенту, который продал денежный перевод. Получатель может обналичить их в местном банке или кредитном союзе, но не может получить средства сразу, в зависимости от политики учреждения. Если у получателя нет счета, обналичивание денежного перевода в офисе эмитента — отличный вариант.

Однако получатель платежа не обязан сразу же обналичивать денежный перевод. Они могут внести его на банковский счет так же, как вы сделали бы чек. Депонирование денежных переводов является хорошим вариантом для получателей платежей, которые обеспокоены комиссией, взимаемой за обналичивание сертификатов в нескольких местах.

Поскольку сборы, несомненно, уменьшат сумму денег, которая будет получена, размещение их в банке без дополнительных комиссий гарантирует, что владелец счета сохранит все выплаченные ему деньги.

Как это часто бывает, денежный перевод может использоваться как средство отправки денег за пределы страны. Эмитент с несколькими филиалами в разных странах может выпустить денежный перевод в одной стране, который можно обналичить в другой стране. Таким образом, международные денежные переводы обеспечивают недорогой и быстрый способ отправки денег через границу.

Как купить денежный перевод

Вы можете купить денежный перевод в любом банке или кредитном союзе, а также в большинстве продуктовых магазинов, магазинов шаговой доступности и в любом магазине, который предлагает услуги по обналичиванию чеков или денежные услуги, такие как MoneyGram или Western Union. Почтовая служба США также предлагает денежные переводы.

Чтобы сделать заказ, вам просто нужно принести достаточно денег, чтобы оплатить денежный перевод наличными или дебетовой картой. Для транзакций на сумму более 3000 долларов вас могут попросить предъявить удостоверение личности и заполнить специальную форму. Эта информация используется для предотвращения отмывания денег.

Сколько стоят денежные переводы?

Хотя за выдачу денежного перевода взимается дополнительная плата, плата, как правило, составляет лишь небольшую часть стоимости заказа. Например, USPS взимает 1,65 доллара за денежные переводы на сумму до 500 долларов и 2,20 доллара за заказы на сумму до 1000 долларов. Сборы ниже для денежных переводов, выданных в военных почтовых учреждениях.

Денежные переводы от коммерческих учреждений могут иметь разные цены, но сборы будут, как правило, одинаковыми. Однако за международные денежные переводы может взиматься более высокая комиссия.

Денежные переводы и кассовые чеки

Кассовый чек похож на денежный перевод в том смысле, что оба иногда используются для оплаты в ситуациях, когда наличные или личный чек нецелесообразны. Ни то, ни другое нельзя купить в кредит — вы должны использовать наличные.

Но в отличие от денежного перевода, кассовый чек — это просто чек, выписанный финансовым учреждением против его собственных активов. Это считается более надежным, чем личный чек, поскольку нет никаких шансов, что чек будет возвращен.

По этой причине кассовые чеки часто используются для совершения крупных покупок, например, для покупки дома или автомобиля. В то время как банки могут заблокировать персональный чек на такую сумму, средства, выданные кассовым чеком, должны быть доступны на следующий рабочий день.

Напротив, денежные переводы обычно используются для небольших переводов, таких как арендная плата или платежи по ипотеке. Многие учреждения, такие как USPS, ограничивают денежные переводы 1000 долларов.

Альтернативы денежным переводам

Денежные переводы часто используются для оплаты в ситуациях, когда получатель платежа не настроен для получения наличных денег. В некоторых случаях для оплаты также могут быть приемлемы персональный чек, дебетовая карта, кредитная карта или даже приложения для онлайн-платежей.

Однако денежные переводы немного отличаются от этих альтернатив. В отличие от карточных или электронных платежей, получателю денежного перевода не требуется никаких специальных технологий для получения денежного перевода. Кроме того, в отличие от чеков, денежный перевод не может быть возвращен.

Как заполнить денежный перевод?

Когда вы покупаете денежный перевод, вам нужно будет указать информацию о покупателе (вас) и получателе. Напишите имя предполагаемого получателя в поле «Оплата заказа», а также свое полное официальное имя и адрес в соответствующих полях. Некоторые денежные переводы могут не запрашивать ваш адрес. Наконец, подпишите и поставьте дату денежного перевода и сохраните квитанцию.

Где я могу обналичить денежный перевод?

Вы можете обналичить денежный перевод в тех же местах, где выдаются денежные переводы, например, в банке, кредитном союзе, почтовом отделении, магазине для обналичивания чеков или даже в некоторых продуктовых магазинах. За обналичивание денежного перевода может взиматься небольшая комиссия, которую вы можете пропустить, положив денежный перевод на банковский счет.

Как долго действует денежный перевод?

Денежные переводы не имеют срока действия, но в зависимости от штата и эмитента за них может взиматься дополнительная плата за обслуживание, если вы обналичиваете их более чем через год после их выдачи. Эти условия будут описаны на обратной стороне вашего денежного перевода. Однако внутренние денежные переводы Почтовой службы США никогда не истечет и не обесценятся.

Практический результат

Денежный перевод позволяет получателю получить немедленный денежный платеж от банка или другого финансового учреждения. По этой причине денежные переводы являются популярным способом осуществления платежей среднего размера в обстоятельствах, когда наличные или личные чеки нецелесообразны. В отличие от наличных, утерянные денежные переводы можно заменить, и они не могут быть возвращены из-за нехватки средств.

Отчетность по операциям с наличностью — Определение | It’s Your Yale

СООБЩЕНИЕ О СДЕЛКАХ С НАЛИЧНЫМИ СРЕДСТВАМИ НА СВЫШЕ 10 000 ДОЛЛАРОВ США

Общие правила сообщения о поступлениях с наличными
Налоговый кодекс (IRC) предусматривает, что любое лицо, которое в ходе своей торговли или бизнеса получает более 10 000 долларов США наличными в одной транзакции (или в двух или более связанных транзакциях) должен сообщить об этой транзакции в IRS и предоставить отчет плательщику.

Определения
Наличные. Под «наличными» обычно понимаются монеты и валюта США или любой другой страны. Для целей этого требования к отчетности «наличные деньги» также включают кассовый чек, ¹ банковскую тратту, дорожный чек или денежный перевод на номинальную сумму не более 10 000 долларов США, если документ

получен в любой транзакции, в которой получатель знает, что такой инструмент используется, чтобы избежать сообщения о транзакции, или
получено в рамках «обозначенной отчетной операции», которая определяется как розничная продажа потребительских товаров длительного пользования, ² для коллекционирования, ³ для путешествий или развлечений.

Примечание. В соответствии с этими правилами термин «наличные» не включает именных чеков, выписанных физическим лицом. Кроме того, кассовый чек, банковская тратта, дорожный чек или денежный перевод не считаются полученными по определенной отчетной операции, если они представляют собой поступления от займа в банке, сберегательной организации или кредитном союзе ⁴ или если они получены в качестве платежа по определенным векселям, договорам купли-продажи в рассрочку или планам авансового платежа, и получатель не знает, что инструмент используется, чтобы не сообщать об операции.
Следующие два примера основаны на примерах, иллюстрирующих определение «денежных средств», содержащихся в Положениях Министерства финансов США:

Пример 1 D, физическое лицо, покупает автомобиль у M, автомобильного дилера, за 11 500 долларов США. D предоставляет M оплату в валюте США на сумму 2000 долларов США и кассовый чек, подлежащий оплате M, на сумму 9500 долларов США. Продажа представляет собой розничную продажу потребительских товаров длительного пользования и, следовательно, представляет собой специальную отчетную операцию. Поскольку кассовый чек получен в рамках специальной отчетной операции, он считается наличными для целей правил отчетности IRC о транзакциях с наличными. Таким образом, М получил более 10 000 долларов «наличными» в связи с продажей автомобиля и должен сообщить о 11 500 долларов «наличными», полученными по сделке.

Пример 2 E, физическое лицо, покупает автомобиль у S, автомобильного дилера, за 11 500 долларов. E предоставляет S в качестве оплаты личный чек на сумму 2000 долларов и кассовый чек, подлежащий оплате S, на сумму 9500 долларов. Продажа представляет собой розничную продажу потребительских товаров длительного пользования и, следовательно, представляет собой специальную отчетную операцию. Поскольку кассовый чек получен в рамках специальной отчетной операции, он рассматривается как наличные для целей

¹ «Кассовый чек» также включает термины «казначейский чек», «банковский чек» и любой другой термин для того же типа инструмента
.
² Потребительский товар длительного пользования определяется Правилами как объект материальной личной собственности такого типа, который (1) пригоден
при обычном использовании для личного потребления или использования, (2) можно обоснованно ожидать, что он будет полезен при не менее одного года,
и (3) имеет продажную цену более 10 000 долларов США.
³ Предметом коллекционирования считается любое произведение искусства, любой ковер или антиквариат, любой металл или драгоценный камень, а также любая марка или монета.
⁴ Получатель может полагаться на копию кредитного документа, письменную выписку из банка или аналогичную документацию
(например, письменную инструкцию о залоге от эмитента инструмента) для подтверждения того, что инструмент представляет собой поступления по кредиту.

правила отчетности IRC о транзакциях с наличными. Однако, поскольку личный чек не считается наличными, S не получил более 10 000 долларов США «наличными» по сделке и не обязан сообщать о какой-либо части полученных 11 500 долларов США.

Операция — «Операция» означает «основное событие, ускоряющее перевод денег плательщиком получателю» и включает (но не ограничивается) продажу товаров или услуг (включая оплату за обучение), погашение долга, продажу недвижимость или обмен наличных денег на другие наличные деньги. (Примечание. Благотворительные взносы не считаются полученными в ходе торговой или коммерческой деятельности освобожденной организации и, следовательно, не подпадают под действие этих требований к отчетности о денежных поступлениях. ) Положения, определяющие «транзакцию», гласят, что одна транзакция не может быть разделена на несколько транзакций. чтобы не сообщать о получении наличных.

Связанные операции — «Связанные операции» означает

1. операции, совершенные между плательщиком (или его агентом) и получателем денежных средств в течение 24 часов, или
2. операции, проведенные между плательщиком (или его агентом) ) и получателем наличных в течение более 24 часов, если получатель знает (или имеет основания знать), что каждая отдельная транзакция является одной из серии связанных транзакций.

Положение включает следующий пример в отношении определений «сделка» и «связанные сделки»:

Лицо намеревается внести в трастовый фонд в общей сложности 45 000 долларов, и попечитель фонда знает или имеет основания знать об этом намерении. Взнос в размере 45 000 долларов США является единой транзакцией… и требования [Формы 8300] к отчетности… нельзя избежать, если лицо, предоставившее право, сделает пять отдельных взносов наличными в размере 9 000 долларов в один фонд или сделает пять взносов наличными в размере 9 000 долларов в пять отдельных фондов, находящихся под управлением общего доверенного лица.

Получатель — «Получатель» означает лицо (включая, помимо прочего, физическое лицо, корпорацию, товарищество, траст, недвижимость, ассоциацию или компанию), получающее денежные средства. Правила IRS, применимые к университету, похоже, определяют каждый отдел или офис университета как отдельного «получателя». Тем не менее, университетский отдел или офис не будет отдельным получателем, если он (или центральный отдел или отдел, связывающий такого получателя с другими отделами или офисами) имеет основания знать личность плательщиков, осуществляющих платежи наличными в другие отделы или офисы.
Исходя из этого определения «получателя», представляется, что, например, Управление финансового служащего и сувенирный магазин музея Пибоди будут отдельными получателями. Каждый из этих отделов будет отдельно отслеживать и сообщать в форме 8300 о любых отчетных денежных поступлениях.
Однако, если в каждом из различных объектов в рамках Департамента по легкой атлетике, например, есть офис, где принимаются наличные деньги, и у центрального административного/финансового отдела по легкой атлетике есть причина знать личность плательщиков, осуществляющих платежи наличными в различные объекты, затем легкая атлетика 9Отделение 0150 будет считаться получателем. То есть отдел легкой атлетики будет объединять денежные поступления от физических лиц, выплаченных отдельным объектам, и подавать форму 8300 на основе этих совокупных сумм (вместо того, чтобы каждое отдельное учреждение подавало форму 8300 на основе полученных им сумм
без учета поступлений от других объектов легкой атлетики). отделение).

Информация, которую необходимо сообщать в IRS
О поступлениях наличных денег свыше 10 000 долларов США необходимо сообщать в IRS по форме 8300 «Отчет о платежах наличными свыше 10 000 долларов США, полученных в результате торговли или бизнеса». Форма 8300 требует, чтобы университет сообщал следующую информацию по каждой отчетной операции:

Имя плательщика
Адрес плательщика
Дата рождения плательщика
Номер социального страхования плательщика или индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика
Род занятий плательщика
Тип документа, используемого Университетом для подтверждения личности плательщика (например, водительские права) документ, удостоверяющий личность (например, штата Коннектикут)
Номер документа, удостоверяющего личность (например, номер водительского удостоверения)
Дата получения «наличных»
Всего полученных «наличных»
Общая стоимость имущества, услуг и т. д., которые были обменены, если общая цена отличается от «общей суммы полученных денежных средств»
Были ли «денежные средства» получены более чем одним платежом?
Форма, в которой были получены «наличные» (например, валюта США, ⁵ иностранная валюта, кассовый чек, дорожные чеки и т. д.)
Описание операции

Если операция проводилась от имени физического или организация, следующая информация
должна быть предоставлена в форме 8300 для этого лица или организации:

Имя
Адрес
Номер социального страхования, идентификационный номер работодателя или индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (или описание документа, удостоверяющего личность, например, паспорт, если физическое лицо является иностранцем-нерезидентом)

Когда сообщать о получении денежных средств
Общая форма 8300 должен быть подан в IRS до 15-го дня после даты получения наличных. В случае связанных операций или нескольких платежей наличными, которые относятся к одной операции, применяются следующие правила:

Первоначальный платеж превышает 10 000 долларов США — Сообщите о первоначальном платеже в течение 15 дней.
Первоначальный платеж не превышает 10 000 долларов США — Объединяйте первоначальный и последующие платежи (в течение одного года) до тех пор, пока общая сумма не превысит 10 000 долларов США. Сообщите общую сумму в течение 15 дней после получения платежа, в результате которого общая сумма превышает 10 000 долларов США.
Последующие платежи. Должен представляться отчет каждый раз, когда ранее необъявленные платежи (выполненные в течение двенадцати месяцев) в совокупности превышают 10 000 долларов США. Отчет должен быть сделан в течение 15 дней после получения платежа, в результате которого общая сумма превышает 10 000 долларов США.

Правила предлагают пример, иллюстрирующий это правило:
10 января 1991 г. М получает первоначальный платеж наличными в размере 11 000 долларов США по операции
. М получает последующие платежи наличными по той же транзакции в размере 4000 долларов США 15 февраля 1991 г., 6000 долларов США 20 марта 1991 г. и 12 000 долларов США 15 мая 1991 г. М
должен представить отчет в отношении платежа, полученного 10 января. , 1991 г. до 25 января
1991 г. М должен представить отчет о платежах на общую сумму 22 000 долл. США, полученных от
с 15 февраля 1991 г. по 15 мая 1991 г. Этот отчет должен быть сделан до 30 мая 1991 г., что
, в течение 15 дней с даты, когда последующие платежи, все из которых были получены
в течение двенадцатимесячного периода, превысил 10 000 долларов.

⁵ Если формой «наличного» платежа была валюта США, получатель также должен сообщить о полученной сумме в банкнотах номиналом 100 долларов или более.

Куда подавать форму 8300
Правила требуют, чтобы форма 8300 была отправлена по почте на адрес, указанный в форме 8300
инструкции. В настоящее время этот адрес:

Служба внутренних доходов
Детройтский вычислительный центр
P.O. Box 32621
Detroit, MI 48232

Вам следует периодически проверять инструкции к форме 8300 на предмет любых изменений в этом адресе.

Предоставление отчетов плательщикам
Получатель наличных денег, который должен подать форму 8300 в IRS, должен ежегодно предоставлять одно письменное заявление
каждому лицу, чье имя указано в форме 8300, поданной получателем. 9Выписка 0150 должна содержать название, адрес и номер телефона отделения Университета или офиса
, подавшего форму 8300, а также общую сумму денежных средств, заявленную в течение календарного года с
в отношении плательщика. Кроме того, в заявлении должно быть указано, что информация, содержащаяся в заявлении
, передается в IRS. Эти выписки должны быть предоставлены каждому плательщику по номеру
или до 31 января года, следующего за календарным годом, в котором были получены денежные средства.

Хранение форм 8300
Как правило, Университет должен хранить копию каждой поданной формы 8300 в течение пяти лет с даты подачи формы
. Кроме того, Университет должен сохранить копию выписки, предоставленной плательщику.
Эти формы и отчеты должны храниться централизованно в налоговом департаменте университета.

Штрафы за непредставление отчета

Налоговое управление налагает штраф в размере 50 долларов США за

несвоевременную подачу формы 8300,
неспособность включить всю информацию, которая должна быть указана в декларации, или
непредоставление корректной информации о возврате. ⁶

Этот штраф в размере 50 долларов применяется к за каждую форму 8300, поданную с опозданием или с неполной или неверной информацией
. Штраф в размере 50 долларов США также налагается за каждое непредоставление годового отчета плательщику
или за предоставление неполного или неправильного отчета. Уголовное и существенное гражданско-правовое наказание может быть наложено, если Налоговое управление США определит, что непредставление правильной и полной формы 8300 или заявления плательщику произошло из-за умышленного игнорирования требований к кассовой отчетности.

⁶ Этот штраф уменьшается до 15 долларов США, если ошибка исправлена до 30-го дня после требуемой даты подачи. Этот штраф уменьшается до 30 долларов США, если несоответствие исправлено после 30-го дня, но не позднее 1 августа календарного года, в котором наступает требуемая дата подачи.

Что нужно знать о процессе «от заказа до оплаты»

Дэнни Вонг

Процесс «от заказа до оплаты» (O2C) является определяющей частью успеха компании, а также играет большую роль в взаимоотношения организации с заказчиком. В то время как многие компании сосредотачивают основную часть своих ресурсов на периоде до того, как клиент разместит заказ, оптимизация процесса O2C может принести замечательные преимущества, которые распространяются на весь бизнес.

Хорошей новостью является то, что различные функции, задействованные в O2C, можно значительно улучшить за счет использования интегрированного программного решения. Вы можете оптимизировать процесс O2C от начала до конца, чтобы обслуживать клиентов быстрее и эффективнее, свести к минимуму ошибки и задержки и обеспечить максимальное влияние данных о производительности на компанию.

Каков процесс от заказа до оплаты?

От заказа до оплаты — это вся система обработки заказов компании. Она начинается в тот момент, когда покупатель размещает заказ. Все, что было до этого времени, связано с какой-либо функцией брендинга, маркетинга или продаж. Однако важно отметить, что функции брендинга, маркетинга и продаж не прекращаются сразу после того, как клиент размещает заказ, но их основная деятельность, как правило, приходится на фазу взаимоотношений с клиентом, предшествующую началу цикла O2C.

Хотя некоторые могут подумать, что процесс O2C завершен, когда заказ получен и оплачен, после этих действий выполняются другие важные шаги. Данные о деятельности, записанные на протяжении всего цикла «от заказа до оплаты», должны быть проанализированы, чтобы помочь руководству определить возможности для улучшения или оптимизации.

На процесс O2C влияют все аспекты вашего бизнеса

Компании должны стремиться оптимизировать цикл от заказа до оплаты по разным причинам. Во-первых, деятельность O2C влияет на работу всей организации, включая управление цепочками поставок, управление запасами и персоналом. Узкие места в одной области могут стать причиной головной боли для полностью обособленных подразделений.

Во-вторых, функции выставления счетов и учета дебиторской задолженности, выполняемые во время O2C, определяют приток денежных средств компании. Задержки в сборе могут усложнить кредиторскую задолженность, начисление заработной платы, потенциальные приобретения и другие проблемы, связанные с ликвидностью.

Наконец, управление надежным и согласованным процессом O2C показывает, что ваша организация не является пони с одним приемом. Чтобы хорошо управлять процессом, вам нужно преуспеть во всех функциях бизнеса, включая продажи, производство, управление технологиями, выполнение заказов, отгрузку и бухгалтерский учет.

Технологии облегчают процесс на каждом уровне

Технологии играют решающую роль на каждом этапе процесса «от заказа до оплаты». В следующем разделе нет ни одного действия, которое нельзя было бы улучшить за счет использования инновационных технологий и взаимосвязанных систем.

Оптимальное управление процессом O2C требует, чтобы многие разные стороны имели доступ к точной информации в режиме реального времени в любой момент. Помимо взаимосвязанных данных, существуют такие инструменты, как автоматизация, цифровое выставление счетов и цифровое управление доставкой, которые следует использовать надлежащим образом. В конце концов, для получения идеальных результатов от вашего процесса O2C требуется сочетание технологий, управления процессами и межведомственного сотрудничества.

Ниже перечислены восемь основных этапов процесса «от заказа до оплаты».

1. Управление заказами

Первым этапом процесса O2C является управление заказами, и оно начинается, как только клиент размещает заказ. Будь то через платформу электронной коммерции на вашем сайте, электронное письмо в отдел продаж или даже личное уведомление торгового представителя, вы несете ответственность за действия по управлению заказом, как только покупка будет подтверждена.

Ваша система управления заказами должна быть автоматизирована, а мгновенные уведомления должны запускать серию действий в других отделах, которые будут держать каждое подразделение в курсе заказа. Исследование, проведенное IBM, показало, что компании, внедрившие лучшие в своем классе практики O2C, на 81% эффективнее управляли заказами, чем те, кто этого не делал. Убедитесь, что новые заказы организованы должным образом, и немедленно уведомите соответствующие стороны, чтобы обеспечить точное и своевременное выполнение.

2. Управление кредитами

Добросовестное управление кредитами на внешнем интерфейсе O2C сводит к минимуму проблемы, которые могут возникнуть по мере того, как вы достигаете конца процесса. В тех случаях, когда применяется кредит, каждый новый клиент при размещении заказа должен автоматически проходить процедуру утверждения кредита. Автоматизированное программное обеспечение может позаботиться об утверждении или отказе, а финансовый персонал может быть уведомлен о случаях, требующих более тщательного рассмотрения.

Программное обеспечение для управления заказами должно направлять возвращающихся клиентов, имеющих текущее одобрение кредита, непосредственно на этап исполнения. Между тем, к постоянным клиентам, которым было отказано в кредите по предыдущему заказу или которые подают заявку впервые, следует относиться так же, как к новым клиентам. Автоматизированное управление кредитами упрощает работу с дебиторской задолженностью, а стратегические рекомендации по кредитам также гарантируют, что вы выдаете кредит только достойным клиентам.

3. Выполнение заказа

Программное обеспечение для автоматизированного управления запасами является важным компонентом процесса выполнения заказов. Количество запасов должно обновляться на стороне продаж в режиме реального времени, чтобы избежать принятия заказов, которые не могут быть выполнены. В случае, если заказ, которого нет в наличии, действительно выполняется, он должен быть немедленно помечен. Затем вам нужно предупредить клиента и отменить заказ, что может помочь избежать проблем с выставлением счетов.

Заказы, отправляемые на выполнение, должны быть в стандартном цифровом формате, чтобы любой сотрудник, начинающий работу над заказом, мог четко расшифровать все соответствующие детали. Бумажные заказы, а также устаревшие программы, которые не обмениваются данными о заказах, приводят к неточностям, дорогостоящим разъяснениям и узким местам.

4. Доставка заказа

Успех доставки заказа зависит от логистики продукта, поэтому часть процесса доставки O2C необходимо регулярно проверять, чтобы гарантировать ее соответствие высоким стандартам эффективности.

Данные из функций управления заказами и выполнением должны быть немедленно обновлены для группы доставки, чтобы они могли планировать отгрузки в соответствии с графиками выдачи перевозчиком и своевременно доставлять заказы клиентам.

5. Выставление счетов клиентам

Как и в случае со всем, что связано с управлением кредитами и дебиторской задолженностью, задержки и неточности в выставлении счетов могут привести к снежному кому и привести к проблемам с наличностью, которые разрушат всю организацию. Когда точные счета рассылаются по надежному графику, сотрудники финансового отдела могут эффективно прогнозировать приток денежных средств и соответствующим образом планировать расходы. Исследование, проведенное Aberdeen Group, показывает, что компаниям, которые преуспевают в производительности O2C, требуется ручной ввод только для 16,2% счетов, по сравнению с почти 80% для компаний, которые находятся на нижнем уровне.

Система выставления счетов должна получать правильную информацию от сотрудников, которые контролируют основные функции. Точки данных, такие как особенности заказа, затраты, условия кредита, дата заказа и дата доставки, должны быть введены в систему выставления счетов, чтобы счета можно было автоматизировать с правильной информацией и отправлять без задержки.

6. Дебиторская задолженность

Автоматизированные системы учета должны помечать неоплаченные счета в заранее установленное время до того, как они станут просроченными, а представители отдела счетов должны проверять эти счета на предмет наличия очевидных ошибок, которые могут привести к отложенный платеж. Например, неоплаченные счета по заказам с нетто-условиями кредита 30 могут быть помечены через две недели, что приведет к автоматическому напоминанию об оплате и проверке счета.

При обнаружении ошибок специалисты по работе с дебиторской задолженностью должны иметь возможность быстро просмотреть данные из системы заказов, выяснить, где произошла несоответствие информации, и немедленно отправить исправленный счет.

7. Сбор платежей

Первая защита от задержек сбора платежей заключается в том, чтобы представители документировали платежи, полученные в течение определенного периода времени. Организации сталкиваются с проблемами, когда платежи, доставленные клиентами, не были обработаны в системе заказов, а счета по-прежнему отображаются как неоплаченные. Это может вызвать трения, когда клиентов просят внести платеж, который уже был переведен. Это также может привести к неточным оценкам денежной наличности, из-за чего финансовые отделы неправильно прогнозируют более высокий дефицит наличности.

Когда счет-фактура официально истекает в просроченный период, учетная запись клиента должна быть отмечена, а его кредит должен быть приостановлен. Когда они пытаются разместить другой заказ, автоматизированная система должна предупредить клиента о том, что необходимо отправить платеж, прежде чем он сможет совершить следующую покупку. Персонал отдела дебиторской задолженности должен немедленно начать связываться с клиентами с просроченными счетами и излагать процедуры взыскания и возможные штрафы в будущем. Руководители бухгалтерии и финансов также должны регулярно проверять все просроченные счета, чтобы иметь обновленный прогноз безнадежных долгов и определять следующие шаги.

8. Отчетность и управление данными

Взаимосвязанные программы могут отслеживать данные о производительности на каждом этапе процесса «от заказа до оплаты». Отслеживая и анализируя эти данные, руководители компаний могут видеть, как общий ход их процесса O2C влияет на все остальное в организации. Это включает в себя отношения с клиентами, продолжительность цикла продаж, функции адаптации и обслуживания клиентов и так далее.

Руководство также может использовать эти точки данных, чтобы определить, не повлияют ли замедления в одной области на другие процессы O2C. Поскольку путь O2C очень взаимозависим, даже небольшая неэффективность в одной функции может снежным комом привести к дорогостоящим проблемам в другом месте.

Успешное управление и оптимизация цикла «от заказа до оплаты» помогает предприятиям эффективно приносить пользу своим клиентам и получать своевременную оплату за свои услуги.