На что выдаются суточные в командировке: Суточные в командировке. Вопросы начисления и выплаты

16.05.2021 alexxlab

Содержание

Суточные в командировке. Вопросы начисления и выплаты

Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (там же).

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководством организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха и других объективных условий.

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства — поезда, самолета, автобуса, парохода и т. п. — от места (населенного пункта) постоянной работы (а не места проживания сотрудника) (п. 4 Положения).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Если поезд отправляется 05.09. в 23.59, то сотрудник убыл в командировку 05.09. Если же состав отправляется на 4 минуты позже, то есть в 00.03, то это уже 6 сентября — следующие сутки.

При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

При этом еще раз обратим внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства сотрудника.

То есть, согласно п. 4 Положения сотрудник (пусть и в три часа ночи) в командировку формально убывает с места постоянной работы, а не из дома. И время, необходимое для того, чтобы добраться до аэропорта, рассчитывается, исходя из маршрута: «Работа — Аэропорт», а не «Дом — Аэропорт».

Перед посадкой в самолет в аэропорту необходимо пройти регистрацию и личный досмотр.

Регистрация, как правило, начинается за 2 часа до времени вылета, указанного в билете и прекращается за 40 минут до отправления самолета. Пассажиры, опоздавшие на регистрацию или посадку в самолет, к полету не допускаются.

Следовательно, к времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (в среднем это где-то час), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидании объявления о посадке в самолет.

В поезд же можно сесть за три минуты до отправления, равно как и в автобус.

Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого помещения в месте командирования (п. 7 Положения).

А вот если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной запиской либо иным документом принимающей стороны о фактическом там нахождении (п. 7 Положения).

Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по сути своей он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого была отменено с 08. 01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Поэтому, по мнению автора, оптимально при направлении сотрудника в командировку по-прежнему выписывать ему командировочное удостоверение. Образцом, как и ранее, может служить форма Т-10, утвержденная постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

День прибытия из командировки считается в аналогичном порядке, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания.

Но здесь уже времени, чтобы добраться от аэропорта до места постоянной работы, не дается.

И если самолет приземляется в 23.59 (по билету), то уже этот день должен считаться последним. Хотя добираться ночью, вероятно, будет несколько сложнее, чем среди бела дня. Хотя, при очень большом желании, теоретически можно взять в аэропорту справку, что фактическое приземление было в 00.07.

И за все дни между этими двумя датами сотрудник должен получить суточные, исходя из той суммы, которая установлена локальным нормативным актом организации.

При однодневных командировках внутри России, как было сказано выше, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения № 749).

В этой связи вспоминается случай из личной практики автора (в бытность его службы в должности старшего инспектора-ревизора одного из строительных управлений Министерства Обороны СССР). Он может быть актуален и в нынешнее время.

При проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности одного из подчиненных управлений, дислоцировавшегося в г. Ленинграде (так тогда назывался г. Санкт-Петербург) был проверен авансовый отчет сотрудника, направленного в служебную командировку в вышестоящее управление в г. Москву.

Согласно командировочному удостоверению дата убытия из командировки 06 сентября, дата прибытия — 08 сентября.

Сотруднику компенсирована стоимость билетов и начислены суточные за трое суток.

При проверке приложенных к отчету проездных документов (билетов) установлено, что время отправления поезда «Ленинград-Москва» 07 сентября в 00. 07.

Время убытия из Москвы — 07 сентября в 16.40, и время прибытия в Ленинград — 07 сентября в 23.40.

Таким образом, срок пребывания в командировке — одни сутки (07 сентября), и суточные начислению и выплате не подлежат.

В акте ревизии данное нарушение было отмечено, и руководству управления было предписано взыскать с данного сотрудника излишне выплаченную ему сумму.

Аналогичная ситуация вполне возможна и в современных условиях.

Теперь по второму сложившемуся устойчивому заблуждению, что размер суточных должен быть равным для всех сотрудников, независимо от региона командирования, должности, стажа, гендерных предпочтений и пр.

Он может быть таковым, но не должен.

Руководство может варьировать суточные в зависимости от региона командирования. Например, при командировках в Вологду суточные будут больше, чем для тех, кто поехал в Керчь (или наоборот).

Доказывать налоговикам, либо кому-то еще правильность таких действий организация в этой ситуации не обязана.

Кроме того, никто не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от должности. То есть суточные директора или его заместителей могут превышать суточные начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников.

Или, опять таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а у не тех, чья задача направлять и воодушевлять.

Сергей Верещагин, независимый эксперт по методологии бухгалтерского учета и налогообложения

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

суточные и другие выплаты работникам

автор ответа,

Вопрос

1. Если работнику выплачиваются суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства), должна ли компания компенсировать ему расходы на питание по чеку (помимо полученных суточных)?

2. Какие расходы, связанные с проживанием вне места жительства, покрываются суточными?

3. Если в компании выплачиваются суточные при однодневной командировке (согласно внутренним положениям), должна ли компания дополнительно компенсировать работнику расходы на питание и т.д. по чекам?

Ответ

1. При направлении работника в командировку организация обязана выплатить ему суточные. Оплачивать питание в командировке работодатель не обязан.

2. Суточные выдаются для компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть или которые не представляется возможным документально подтвердить.

3. Суточные при однодневной командировке не выплачиваются. Следовательно, те выплаты, которые производятся работникам при однодневных командировках, суточными не являются. Как указано выше, организация не обязана компенсировать работникам стоимость питания при нахождении в командировке, независимо от ее продолжительности.

Обоснование

1. При направлении в командировку законодательно установлена обязанность компании компенсировать сотруднику расходы на проезд, наем жилья, суточные или полевое довольствие, а также иные траты, согласованные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Соответственно, оплата питания командированного сотрудника не включена в список расходов, обязательных к возмещению. При этом Трудовой кодекс позволяет компенсировать любые другие затраты при условии их согласования с работодателем. Для этого организация должна установить перечень затрат и порядок их компенсации в соответствующем локальном нормативном акте. Следовательно, компенсация затрат на питание является правом, но не обязанностью.

Если работодатель компенсирует фактическую стоимость питания во время командировки, он должен начислить на эти суммы страховые взносы.

Эту позицию поддерживает Минтруд, приводя следующие аргументы. Компенсация питания работникам не установлена напрямую трудовым законодательством. Соответственно, эти денежные компенсации, возмещающие сотрудникам их затраты на питание, являются выплатами в рамках трудовых отношений и поэтому должны облагаться страховыми взносами в общем порядке (Письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

По вопросу обложения НДФЛ компенсации питания в командировке существуют различные точки зрения. По мнению Минфина России, компенсация питания в командировке облагается НДФЛ, так как она не включена в список выплат, освобождаемых от налога в связи с командировкой, установленный в НК РФ (Письмо от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Аналогичной позиции придерживается ФНС: возмещение расходов на питание сотрудника в заведениях общественного питания во время командировки является его доходом и облагается НДФЛ (Письмо УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271).

Однако судебная практика в этой области складывается противоречиво, на данный момент у арбитров нет однозначного мнения. В некоторых постановлениях указано, что со стоимости компенсации питания командированному сотруднику организация обязана удерживать НДФЛ (Постановление ФАС Московского округа от 4 апреля 2013 г. № А40-51503/12-90-279). Суды указывают на то, что компенсация питания командированному сотруднику не упоминается в пункте 3 статьи 217 НК РФ, поэтому неправомерно освобождать эти выплаты от обложения НДФЛ.

Есть и противоположные судебные постановления, аргументированные следующим образом: поскольку сотрудник во время командировки выполнял служебные задания, данные затраты были произведены в интересах его работодателя. Соответственно, компенсация его расходов на питание не подлежит обложению НДФЛ (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008). Таким образом, из-за неоднозначности судебной практики есть риск, что налоговые органы потребуют удержать НДФЛ с сумм фактической компенсации расходов сотрудника на питание в командировке, и данная точка зрения будет поддержана судом. Оптимальное решение для работодателей – облагать НДФЛ этот вид компенсаций, в противоположном случае нужно быть готовым отстаивать свое мнение в судебном порядке.

2. Суточные и компенсация питания – это разные виды выплат, не связанные между собой. Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя. В некоторых судебных решениях арбитры подчеркивают, что целью суточных является покрытие дополнительных расходов сотрудника во время командировки, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (Апелляционное определение Московского областного суда от 28 сентября 2016 г. по делу № 33-26804/2016). Это компенсация тех неудобств, которые может испытывать сотрудник при выполнении своих обязанностей в другом городе.

Рассматривая правовую природу суточных, ВАС РФ в Решении от 26.01.2005 № 16141/04 отметил, что суточные представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Верховный Суд РФ в Решении от 04.03.2005 № ГКПИ05-147 также указал: из содержания ст. ст. 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (см. также Постановление ФАС Уральского округа от 29.06.2009 № Ф09-4274/09-С2).

3. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если организация принимает решение о выплате так называемых «суточных» при однодневной командировке, то следует учитывать, что данные выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Компенсация питания является правом, а не обязанностью организации.

На вопрос отвечала:

Людмила Михайловна Золина,

консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»

Что входит в суточные командировочные расходы

Сегодня нередко многим работодателям необходимо отправлять своих сотрудников в другие регионы или даже страны для реализации каких-либо важных задач.

Именно поэтому возникает необходимость в доплате к основной заработной плате в виде командировочных.

Подобного рода выплаты представляют собой не только доплату за выполнение нестандартных должностных обязанностей, но также оплату проживания, питания, проезда.

Причем в каждом случае расчет осуществляется строго индивидуально. Подобного рода выплаты осуществляются согласно действующему законодательству.

Как самому работнику, так и работодателю во избежание возникновения различного рода конфликтных ситуаций необходимо предварительно ознакомиться с тем, что входит в понятие «командировочные расходы».

Чтобы разобраться, что же именно это такое, стоит прояснить следующие моменты:

каково их назначение?
законодательная база.

Что это такое

Под термином «командированные расходы» понимается некоторая сумма денег, которая требуется работнику для реализации поставленных перед ним работодателем задач в командировке.

При этом данная сумма, выплачиваемая работодателем, в обязательном порядке должна полностью покрывать затраты на следующее:

проезд;
питание;
проживание.

Порядок расчета командировочных выплат в каждом случае может использоваться различный, все зависит от большого количества самых разных факторов.

Так, оплата проезда может осуществляться изначально самим работником. Сотрудник приобретает билеты за свой счет, после чего предоставляет своему работодателю платежные квитанции.

Сегодня подобного рода практика достаточно сильно распространена. Также в некоторых отдельных случаях работодатель самостоятельно осуществляет приобретение проездных билетов до какой-либо конкретной точки назначения.

В таком случае сотруднику нет необходимости тратить средства, работодатель при этом автоматически включает все затраты в командировочные.

При проживании в другом регионе в течение любого количества времени работнику необходимо будет обязательно питаться.

Так как проживание на большой удаленности от ПМЖ происходит непосредственно по желанию самого работодателя – он обязан осуществлять погашение затрат на еду.

Величина отпускных, отведенных на приобретение продуктов питания, зависит от многих фактов:

непосредственно регион проживания в момент командировки;
длительность рабочей поездки;
иные немаловажные факторы.

В большинстве случаев работнику по месту командировки необходимо в обязательном порядке будет где-либо проживать. Чаще всего для этих целей используется гостиница, отель, иное подобное место (съемная квартира).

Подразумевается оплата данных услуг, при этом работник не должен осуществлять оплату из своего собственного кармана.

Потому работодатель обязан выдавать необходимое количество средств на съем жилой недвижимости, либо компенсировать оплату по приезду работника по чекам.

Каково их назначение

Основным назначением подобного рода выплат является погашение всех трат работника по причине проживания за пределами его постоянного места жительства.

При этом необходимо помнить, что помимо компенсаций за проезд/проживание/питание и заработной платы работодатель обязан оплатить работу за пределами основного рабочего места.

К тому же, имеется множество нюансов:

Работодатель может самостоятельно обозначить	Сколько именно часов в день работнику необходимо будет тратить непосредственно на выполнение своих должностных обязанностей
Требуется соответствующим образом оформлять выплату документально	Отражать в бухгалтерском учете, формировать специальные платежные ведомости
Компенсация	Может в обязательном порядке выплачиваться как наличными из кассы организации, так и переводиться на банковскую карты – при этом требуется формировать РКС, а также иную документацию

Также работодателю стоит заранее ознакомиться с тем, что входит в состав командировочных расходов. Таким образом можно будет избежать различного рода сложностей и спорных моментов непосредственно с работником.

Самим сотрудникам также стоит заранее озаботиться своей юридической грамотностью в данном вопросе. Это позволит им тщательно проконтролировать все выплаты свершаемые работодателем.

Лицам, ответственным за осуществление выплат подобного рода, стоит заранее ознакомиться не только с установленным законодательством порядком проведения платежей, но также вычетами, оплатой НДФЛ.

Так как частично командировочные представляют собой самый обычный доход, потому из него следует отчислять 13% в пользу государства.

Законодательная база

Сама процедура оплаты командировочных расходов достаточно подробно освещена непосредственно в действующем законодательстве.

Основополагающие моменты отражаются именно в гл.№24 ТК РФ, в неё входят следующие статьи:

ст.№166 ТК РФ	Что подразумевается под понятием «служебная командировка»
ст.№167 ТК РФ	Какие именно работодатель должен предоставлять гарантии своим работникам, направленным в служебные командировки
ст.№168 ТК РФ	Как именно происходит процедура возмещения всех расходов, которые по каким-либо причинам имеют отношение к поездке в служебную командировку
ст.№168.1 ТК РФ	Возмещения всех расходов сотрудникам, чья работа согласно трудовому соглашению тем или же иным образом связана с разъездами
ст.№169 ТК РФ	Процедура выплаты расчета и последующей выплаты возмещения, связанного с необходимостью переезда в другую местность

Бухгалтеру, осуществляющему расчет и командировочные выплаты, стоит быть особенно внимательным. Так как далеко не все выплаты должны облагаться налогами и отчислениями в государственные внебюджетные фонды.

Так, не подлежат налогообложению оплата следующих составных частей командировочных:

проезд;
питание;
проживание.

Так как изначально, согласно ТК РФ, данные средства не являются доходом работника. Они целиком и полностью направлены на текущие нужды.

В то же время отчисления в НДФЛ, а также в ФСС, ПФР и ОМС необходимо делать в обязательном порядке из самой получаемой заработной платы во время командировки, а также оплаты командировочного времени.

Чаще всего оплата командировочных осуществляется по специальным чекам и иным платежным документам. В некоторых случаях выдается некая сумма авансом.

Пример проведения бухгалтерского учета по различным расходам свыше начисленного работнику аванса:

Д71, К50	Процедура выдачи денежных средств
Д50, К71	Проведение процедуры возврата всех неистраченных средств в кассу
Д71, К50	Работнику была выдана сумма свыше потраченного им аванса

К бухгалтерскому учету при отражении в нем командировочных необходимо относиться максимально внимательно. Так как при наличии ошибок велика вероятность возникновения серьезных проблем с налоговой инспекцией.

Видео: пример расчета командировочных расходов и суточных

В большинстве случаев налоговые инспектора относятся к ошибкам подобного рода как к попытке уклонить от налоговых сборов.

Работнику стоит обязательно ознакомиться с полным перечнем того, что именно входит в суточные командировочные.

Чаще всего в данные выплаты включается следующее:

проезд;
питание;
проживание.

Помимо обозначенных выше имеются различные иные – непосредственно связанные с выполнением должностных обязанностей. Такие расходы в обязательном порядке включаются в командировочные.

Проезд

Работодатель в обязательном порядке должен осуществить оплату проезда своего сотрудника до места проведения работа и после их выполнения – обратно.

Величина данных выплат зависит от следующих важных факторов:

используемый транспорт;
дальность свершения поездки;
иные условия.

Следует учитывать, что стоимость проезда непосредственно зависит от типа используемого транспорта. Например, проезд на поезде намного дешевле обойдется, чем перелет на самолете.

Обычно способ перемещения по территории страны определяется работником и работодателем совместно, в ходе договоренностей.

Чаще всего данный момент определяется изначально в ранее составленном коллективном или же индивидуальном трудовом договоре.

Также существенно влияет на величину компенсации дальность свершения поездки. Так как чем дальше находится точка назначения от места постоянного проживания, тем дороже обойдется проезд.

При оплате транспортировки сотрудников может включаться доплата за проезд по опасной местности – зоне военных конфликтов, стихийных бедствий, радиационного заражения.

Перечень иных условий, влияющих на размер выплат, достаточно обширный.

Питание

Так как работник в процессе командировки находится вне места привычного проживания, ему необходимо будет оплачивать пропитание.

При этом осуществляться данная процедура может следующим образом:

оплата в размере 100%;
оплата частичная.

Работодатель может по-разному мотивировать величину компенсации питания. Данный момент в обязательном порядке должен отражаться в трудовом соглашении или же ином нормативном локальном акте.

О величине компенсации за пропитание работник должен быть в обязательном порядке уведомлен заранее.

Причем под роспись, в противном случае он имеет полное право обратиться с соответствующей жалобой в трудовую инспекцию, суд.

Оплата данных командировочных трат также может осуществляться как авансом, так и по факту – при предоставлении соответствующего рода платежных документов. Например, чеков — кассовых, товарных.

Проживание

Командировка в большинстве случаев подразумевает собой проживание в течение нескольких дней в некоторой удаленности от постоянного места жительства.

Именно поэтому работодатель обязан будет полностью оплатить данные расходы. Величина их зависит от достаточно большого количества самых разных факторов.

Обычно работодатель осуществляет расчет величины, исходя из реальных цен на съемное жилье в каком-либо конкретном регионе, и выплачивает всю сумму авансом.

Работнику обязательно следует помнить о том, что все командировочные средства являются полностью подотчетными.

И если по каким-то причинам величина аванса будет больше, чем потребовавшиеся средства, их все необходимо будет вернуть в кассу организации.

Бухгалтеру при этом потребуется сделать соответствующие проводки, дабы отразить правильно все денежные операции.

Другие расходы

Нередко в результате служебных командировок возникает необходимость свершить какие-либо незапланированные или же запланированные расходы.

Например, если для выполнения поставленной работодателем задачи требуются услуги подрядной организации.

В таком случае работодатель может сразу перечислить необходимую сумму на банковскую карточку своего работника или же сделать это после – при предоставлении соответствующих чеков.

Имеется важный нюанс, связанный непосредственно с валютой командировочных.

Согласно действующему законодательству работодатель обязан выплачивать своему работнику компенсацию в валюте страны пребывания. Так как в обязанности работника не должен входить обмен денег.

Сегодня с командировочными связано достаточно большое количество самых разных сложностей и нюансов.

Потому работодателю и самому работнику стоит в обязательном порядке заранее ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Командировки – разбираем неоднозначные ситуации

Мы уже рассмотрели с вами основные вопросы, касающиеся командировок: командировочные расходы: гарантии и компенсации которые должен представить работодатель командированному сотруднику, порядок документального оформления командировок, также затронули тему возможности принятия к налоговому учету тех или иных расходов связанных с командировками. Тема эта неисчерпаема, также как и ситуации, с которыми многие из нас сталкиваются в ходе работы.
Получив множество вопросов по данной теме, мы решили их сгруппировать в данном материале.

Считается ли командировкой поездка работника в пределах города

Если правильно оформить все документы – да, такая поездка является командировкой.
Так, согласно Трудовому кодексу, командировка – поездка работника с целью выполнения служебного задания на определенный срок, на расположенный по другому адресу объект, по распоряжению руководства.

Иными словами, если организация, куда направлен работник, расположена по адресу, отличающемуся от адреса места работы.
В трудовом договоре указывается адрес постоянного места работы сотрудника. И если работник распоряжением руководителя направляется в другую организацию, формально, такая поездка может приравниваться к командировке. Пункт 3 Положения о командировках содержит норму, согласно которой местом постоянной работы является место нахождения организации, в которой работник выполняет свои служебные обязанности.

Таким образом, такую поездку можно оформить как служебную командировку, оформив все необходимые документы надлежащим образом.

Напомним, что суточные по таким командировкам не выплачиваются (п.11 Положения). Также не следует оплачивать расходы на проживание работника. В остальном все оформляется в общем порядке.

Однако из данного вопроса вытекает следующий.

Являются ли регулярные поездки экспедитора командировкой

Нет, такие поездки командировкой не являются.
В статье 166 ТК РФ говорится о том, что командировками не признаются служебные поездки работников, работа которых связана с постоянными разъездами или проходит в пути.

Иными словами поездки курьеров, развозных и разносных продавцов, рабочих, выполнение служебных обязанностей которых связано с разъездами или выездом к заказчику, водителей, экспедиторов, проводников, машинистов, пилотов и т.д., командировкой не считаются и, не являются фактически.
Следовательно, таким категориям работников не оформляются командировочные удостоверения и не выдаются суточные даже в том случае, если длительность поездки составляет более одного дня.

Является ли командировкой однодневная поездка в другой город

Длительность командировки может составлять один день. Данный вопрос нами был рассмотрен в

предыдущих материалах.

Подробности не будем повторять, хотим лишь напомнить, что суточные при такой продолжительности командировки не выплачиваются.

Может ли командировка быть бесконечной

Нет, в служебном задании должен быть установлен срок продолжительности командировки. Ранее действующая Инструкция, регламентирующая данный вопрос, устанавливала максимальный срок для командировок максимальной продолжительностью в 40 дней непосредственно, в месте назначения.

В этот срок не включалось время нахождения в пути.

Действующее в настоящее время Положение о командировках не содержит ограничений по срокам. Однако пункт 4 Положения устанавливает, то работодатель самостоятельно устанавливает продолжительность командировки, исходя из объема, сложности и прочих особенностей задания.
Таким образом, на сегодняшний день длительность командировки не ограничивается 40 днями. Тем не менее, в статье 166 Трудового кодекса говорится, что командировкой является поездка работника с целью выполнения служебного задания. Отсюда делаем вывод, что продолжительность командировки зависит от сроков выполнения связанного с ним поручения.

Помимо этого, срок обязательно указывается в командировочном удостоверении.
Поэтому, если при проверке обнаружится, что по истечении срока, в течении которого служебное задание должно было быть выполнено, работник продолжает находится в командировке, либо сроки в документах не определены, а цель поездки сформулирована размыто, это все может быть квалифицировано как перевод работника.
Ответственность работодателя в данном случае может дойти вплоть до приостановления деятельности организации, а также руководителю может грозить дисквалификация (ст.5.27 КоАП РФ). Помимо этого, при налоговой проверке будут сняты все расходы по «командировке», а также могут предъявить обвинение, что организация создала обособленное подразделение или филиал, не выполняя требований законодательства о постановке на учет.

Как определить день отъезда в командировку, если самолет отлетает в первом часу ночи

В данной ситуации днем отъезда будет являться предшествующий вылету день.

Дело в том, что в соответствии с пунктом 4 Положения о командировках, при определении времени, следует учитывать, необходимое для проезда до места вылета самолета, или отбытия поезда, время, если место отлета или отъезда находится за чертой города.

Поскольку, для того, чтобы добраться до аэропорта, который практически всегда расположен за чертой города, работник должен выехать заблаговременно, в данном случае до 12 часов ночи, следовательно, этот день и будет являться днем отъезда в командировку.
Однако, в данной ситуации дата, указанная в билете не будет совпадать с датой отъезда. Поэтому, если работник добирается до аэропорта общественным транспортом, то ему следует сохранить проездной билет и впоследствии, передать его в бухгалтерию.

В командировке у работника был шестидневный график, обязан ли работодатель предоставить ему дополнительные выходные

Такой обязанности у работодателя нет. Обратимся к Инструкции. Согласно пункту 8, командированный сотрудник работает по графику, принятому в организации, в которую он прибыл в командировку. О возникновении дополнительных обязательств у работодателя в такой ситуации, не сказано ни в Инструкции, ни в Трудовом кодексе.

Если работник заболел в командировке выплачиваются ли ему суточные

Работодатель обязан в данной ситуации выплачивать суточные, а также проживание работника. Согласно пункту 25 Положения, если работник заболел, находясь в командировке, работодатель обязан возместить расходы за проживание, а также выплатить суточные за все время болезни.
Пункт 16 этого же документа содержит указания, согласно которым дни болезни исключаются из срока, указанного в командировочном удостоверении. Иными словами, командировка продлевается на время болезни работника.

Если работник до места командировки добрался на своем автомобиле, обязан ли работодатель возместить расходы на бензин

Этот вопрос ранее был нами рассмотрен. Добавим лишь, что если работник согласовал с руководителем данный вопрос, о чем свидетельствует надлежащим образом оформленный документ, работодатель обязан компенсировать ему все расходы, связанные с поездкой.

Однако вопрос с принятием к налоговому учету таких расходов остается открытым. Компенсацию за использование личного транспорта, которую также работодатель обязан выплатить в этом случае, в полном размере включается в состав расходов.

Если командированный сотрудник опоздал на самолет или поезд

В такой ситуации работодателю ничего не остается, кроме как купить новый билет. Трудовой кодекс обязывает работодателя, направившего сотрудника в командировку, полностью оплатить ему дорогу.

Несмотря на то, что работник опоздал по собственной вине, удержать стоимость билета из заработной платы работника, нельзя.

Дело в том, что закрытый перечень ситуаций, в которых работодатель может удержать из зарплаты работника средства, приведен в статье 137 Трудового кодекса. В нем ничего не говорится об обязанности работника возместить стоимость неиспользованного билета. В такой ситуации можно только прийти к какому-то обоюдному соглашению.

Допустим, работник согласился, либо же сам предложил возместить работодателю стоимость билета. Такая ситуация не будет являться нарушением. Работник может внести деньги в кассу организации. На полученную сумму возмещения работник бухгалтерии выписывает приходный кассовый ордер.

Полезные материалы:

Документальное оформление командировок

Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение

Расчет отпускных в 2013 году

Больничный для совместителя

Наглядный пример расчета больничного в 2013 году

Расчет больничного в 2013 году

Расчет пособий по беременности и родам в 2013 году

Наглядный пример расчета пособий по беременности и родам

Справочник по детским пособиям

На какие выплаты можно направлять зарплату работника

Таблица штрафов за нарушение трудового законодательства

Все работодатели должны проводить аттестацию рабочих мест

Выплачиваете зарплату в конвертах? Этот материал для вас

Изменения законодательства о страховых взносах

Новые правила расчета детских поссобий и декретных в 2013 году

Последние разъяснения Минфина о детских пособиях

Налоговое управление

обнародовало новые суточные ставки для налогоплательщиков, путешествующих по делам

getty

Новые суточных номеров теперь отсутствуют — немного раньше, чем обычно. Важно отметить, что они не вступят в силу до 1 октября 2020 года. Эти цифры должны использоваться для суточных пособий , выплачиваемых любому сотруднику 1 октября 2020 года или после этой даты за поездки вне дома.

Налоговая служба (IRS) позволяет использовать суточных (это латинское слово означает «на каждый день» — помните, юристы любят латынь), чтобы упростить возмещение для работодателей и сотрудников. Суточные Ставки — это фиксированная сумма, выплачиваемая сотрудникам для компенсации расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов, понесенных во время командировок, а не на основе фактических расходов.

Вот как обычно работают суточные

Ставка в сутки может использоваться работодателем для компенсации работникам расходов на совместное проживание и питание или только расходов на питание. Суточные Выплаты не являются частью заработной платы работника для целей налогообложения, если выплаты равны или меньше федеральной ставки суточных и работник представляет отчет о расходах.Если сотрудник не предоставит полный отчет о расходах, платежи будут облагаться налогом. Аналогичным образом, любые выплаты, превышающие ставку суточных , также будут облагаться налогом.

Возмещенные и невозмещенные расходы

Компенсация является ключевым моментом. Помните, что невозмещенные расходы на работу в настоящее время не подлежат вычету. Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) устранил невозмещенные расходы на работу и различные детализированные вычеты с учетом минимального уровня 2% на налоговые годы с 2018 по 2025 год.Эти расходы включают невозмещенные путевые расходы и пробег.

Это также означает, что стандартная для бизнеса ставка миль (вы найдете здесь ставку 2020 года) не может использоваться для вычета невозмещенных командировочных расходов сотрудников за налоговые годы с 2018 по 2025 год. IRS пояснила, однако, что члены резервного компонента Вооруженных сил США, государственные или местные правительственные чиновники, получающие вознаграждение, и некоторые артисты-исполнители могут по-прежнему вычитать невозмещенные командировочные расходы сотрудников в качестве корректировки дохода на первая страница журнала 1040; Другими словами, эти люди могут продолжать использовать стандартную для бизнеса ставку пробега.Подробнее см. Уведомление 2018-42 (загружается в формате PDF).

Самостоятельно занятые налогоплательщики

А как насчет самозанятых налогоплательщиков? TCJA не изменил вычеты для самозанятых налогоплательщиков (тех, кто подает Приложение C). Самостоятельно занятые налогоплательщики по-прежнему могут вычитать расходы, связанные с предпринимательской деятельностью. Однако ставки суточных не так полезны для самозанятых, потому что они могут использовать только ставки суточных для покрытия расходов на питание. На самом деле это означает, что самозанятые налогоплательщики должны продолжать вести отличный учет и использовать точные цифры.

Новые номера

По состоянию на 1 октября 2020 года, специальное питание и непредвиденные расходы (M&IE) суточные ставки для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 66 долларов США для любого места путешествия в континентальной части США и 71 долларов США для любого населенного пункта выезжать за пределы континентальной части США; эти ставки такие же, как и в прошлом году. Ставка в сутки на питание и непредвиденные расходы включает в себя все обеды, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые для лиц, предоставляющих услуги, таких как официанты и укладчики багажа.

Ставка на непредвиденные расходы остается только $ 5 в день, независимо от местоположения. Непредвиденные расходы включают гонорары и чаевые, выплачиваемые при проживании, включая носильщиков и персонал отеля. Транспорт между местом, где вы спите или работаете, и местом, где вы принимаете пищу, а также расходы на подачу путевых листов и оплату счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем, больше не включаются в непредвиденные расходы. Если вы хотите получить перерыв для них и используете ставку суточных , вы можете попросить своего работодателя возместить вам расходы.

Это хороший совет по всем направлениям: если вы ранее вычитали эти невозмещенные расходы на работу и больше не можете делать это в соответствии с TCJA, спросите своего работодателя о возможных компенсациях.

Конечно, поскольку стоимость поездки может варьироваться в зависимости от того, куда и когда вы собираетесь, для некоторых направлений существуют специальные тарифы. Для целей метода обоснования «высокая-низкая» ставки суточных составляют 292 долларов для поездки в любой район с высокими затратами и 198 долларов для поездки в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов.Питание и непредвиденные расходы только суточных, для поездки в эти пункты назначения, остаются 71 долларов на поездку в высокозатратный населенный пункт и 60 долларов на поездку в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов.

Вы можете найти список населенных пунктов с высокими затратами на весь календарный год или его часть, включая применимые ставки, в самом последнем уведомлении IRS. Однако есть несколько примечательных изменений, в том числе:

В список дорогих населенных пунктов добавлены следующие населенные пункты: Лос-Анджелес, Калифорния; Сан-Диего, Калифорния; Галф Бриз, Флорида; Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, штат Мэн; и Вирджиния-Бич, Вирджиния.
Следующие населенные пункты были удалены из списка населенных пунктов с высокой стоимостью: Мидленд / Одесса, штат Техас, и Пекос, штат Техас.
Следующие населенные пункты изменили часть года, в которой они являются высокозатратными (это означает, что применяются сезонные ставки): Седона, Аризона; Монтерей, Калифорния; Санта-Барбара, Калифорния; Округ Колумбия (см. Также Мэриленд и Вирджиния; Неаполь, Флорида; Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия; Бостон / Кембридж, Массачусетс; Филадельфия, Пенсильвания; Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд; и Чарльстон, Южная Каролина.

ресурсов

Вы можете найти весь список вместе с другой информацией о суточных в Уведомлении 2020-71 (загружается в формате PDF).

Чтобы узнать ставки суточных для федерального правительства по названию населенного пункта или почтовому индексу, перейдите на веб-сайт Администрации общих служб (GSA).

IRS публикует новые суточные для деловых поездок на 2021 год

Большинство деловых поездок было временно приостановлено на весенние и летние месяцы.Теперь некоторые люди снова начали путешествовать с деловыми целями, хотя и меньше, чем до начала пандемии COVID-19. В связи с сокращением командировок сейчас, возможно, самое подходящее время для того, чтобы пересмотреть — и, возможно, упростить — то, как ваша компания возмещает своим работникам проживание, питание и непредвиденные расходы за городом.

Одной из упрощенных альтернатив является «метод высокого-низкого». Вместо возмещения сотрудникам фактических командировочных расходов, этот метод обеспечивает фиксированных командировочных суточных. Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности.Вот подробности.

Как это работает

Согласно методу «высокий-низкий», IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни. Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих. Метод «высокая-низкая» может использоваться вместо конкретных суточных для деловых поездок. Примеры районов с высокими затратами включают Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия (полный список по штатам см. В таблице ниже.)

При некоторых обстоятельствах — например, если работодатель предоставляет жилье или оплачивает отель напрямую, — сотрудники могут получать компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы. Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не берут на себя расходы на питание в течение календарного дня (или неполного дня) поездки.

Не считаются непредвиденными расходами:

Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
Почтовые расходы по заполнению путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.

Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов с последующим вычетом этих сумм как обычных коммерческих расходов.

Упрощенный учет

Если ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом. При выплате суточных сбор бумажных или электронных квитанций о расходах, как правило, не требуется. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.

Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки. Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника. Кроме того, суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.

Обновленные цены

Налоговое управление США недавно обновило ставки суточных для деловых поездок на 2021 финансовый год, которые начались 1 октября 2020 года. В соответствии с методом высокой-низкой ставки суточные для всех районов с высокой стоимостью в континентальной части США составляют 292 доллара США для поездки после 30 сентября 2020 г. (221 доллар на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы).Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 198 долларов США для поездок после 30 сентября 2020 года (138 долларов США на проживание и 60 долларов США на питание и непредвиденные расходы). По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные за высокозатратную площадь снизились на 5 долларов, а суточные за низкую площадь — на 2 доллара.

IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогостоящих добавлено :

Лос-Анджелес, Калифорния.,
Сан-Диего, Калифорния,
Галф Бриз, Флорида,
Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, Мэн, и
Вирджиния-Бич, Вирджиния.

С другой стороны, эти районы были удалены из предыдущего списка дорогостоящих населенных пунктов:

Мидленд / Одесса, Техас и
Пекос, Техас.

Важное примечание: Некоторые туристические достопримечательности считаются районами с высокими затратами только на сезонной основе. С 1 октября в следующих туристических направлениях изменилась часть года, в которой они являются высокозатратными населенными пунктами:

Седона, Аризона.,
Монтерей, Калифорния,
Санта-Барбара, Калифорния,
Вашингтон, округ Колумбия,
Неаполь, Флорида,
Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия,
Бостон / Кембридж, Массачусетс,
Филадельфия, Пенсильвания,
Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд,
Чарльстон, Южная Каролина

Важно: На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокий-низкий» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года.Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.

Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (суточные или высоко-низкий), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:

Тарифы и места высокой стоимости, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу высокой-низкой.

Требование о вычетах на командировки

Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как рабочие воздушного транспорта, водители грузовиков между штатами и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы в соответствии с U.S. Пределы часов работы Министерства транспорта.

Пример: Компания возмещает своему менеджеру по продажам участие в деловой встрече в Сан-Диего из высоких суточных в размере 292 доллара. Он может вычесть 256,50 долларов (221 доллар за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).

Время изменения

Большинство компаний рассчитывают сократить деловые поездки в эпоху после COVID-19. Пока вы обновляете общие правила организации поездок, подумайте о переходе на метод «высокий-низкий».Несмотря на то, что список населенных пунктов с высокой стоимостью проезда немного меняется от года к году, этот метод может сократить время и нервы, связанные с подачей традиционных форм возмещения путевых расходов. Свяжитесь с вашим налоговым консультантом для получения дополнительной информации.

Список областей с высокими затратами на 2021 год

Государство	*Ключевой город (даты вступления в силу )**
Аризона	Седона (1 октября — 1 декабря; 1 марта — 30 апреля; и 1 сентября — 30 сентября)
Калифорния	Лос-Анджелес (1 октября — 31 октября; 1 января — 30 сентября)
	Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября)
	Монтерей (1 июня — 31 августа)
	Напа (1 октября — 30 ноября; 1 апреля — 30 сентября)
	Окленд
	Сан-Диего (1 февраля — 31 июля)
	Сан-Франциско
	Сан-Матео / Фостер-Сити / Бельмонт
	Санта-Барбара
	Санта-Моника
	Саннивейл / Пало-Альто / Сан-Хосе
Колорадо	Аспен (1 октября — 31 марта; 1 июня — 30 сентября)
	Крестед-Батт / Ганнисон (1 декабря — 31 марта)
	Денвер / Аврора (1 октября — 31 октября; 1 апреля — 30 сентября)
	Гранд-Лейк (1 декабря — 31 марта)
	Silverthorne / Breckenridge (1 декабря — 31 марта)
	Теллурид
	Вейл
Делавэр	Льюис (1 июля — 31 августа)
Округ Колумбия	Вашингтон, Д.С.
Флорида	Бока-Ратон / Делрей-Бич / Юпитер (1 декабря — 30 апреля)
	Форт-Лодердейл (1 января — 30 апреля)
	Форт-Майерс (1 февраля — 31 марта)
	Форт-Уолтон-Бич / ДеФуниак-Спрингс (1 июня — 31 июля)
	Gulf Breeze (1 июня — 31 июля)
	Ки-Уэст (1 октября — 31 июля)
	Майами (1 декабря — 31 марта)
	Неаполь (1 декабря — 30 апреля)
	Пляж Веро (1 декабря — 30 апреля)
Грузия	Джекил-Айленд / Брансуик (1 марта — 31 июля)
Иллинойс	Чикаго (1 октября — 30 ноября; 1 апреля — 30 сентября)
Мэн	Бар-Харбор / Рокпорт (1 июля — 31 августа)
	Kennebunk / Kittery / Sanford (1 июля — 31 августа)
Мэриленд	Оушен-Сити (1 июля — 31 августа)
Массачусетс	Бостон / Кембридж
	Фалмут (1 июля — 31 августа)
	Хианнис (1 июля — 31 августа)
	Виноградник Марты (1 июня — 30 сентября)
	Нантакет (1 июня — 30 сентября)
Мичиган	Петоски (1 июля — 31 августа)
	Траверс-Сити (1 июля — 31 августа)
Монтана	Биг Скай / Западный Йеллоустон / Гардинер (1 июня — 30 сентября)
Нью-Мексико	Карловы Вары
Нью-Йорк	Лейк-Плэсид (1 июля — 31 августа)
	Нью-Йорк (1 октября — 31 декабря; 1 марта — 30 сентября)
Орегон	Портленд (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября)
	Приморье (1 июля — 31 августа)
Пенсильвания	Херши (1 июня — 31 августа)
	Филадельфия (1 октября — 30 ноября; 1 марта — 30 июня; 1 сентября — 30 сентября)
Род-Айленд	Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября)
Южная Каролина	Чарльстон (1 октября — 30 ноября; 1 марта — 30 сентября)
Теннесси	Нашвилл
Юта	Парк-Сити (1 декабря — 31 марта)
Вирджиния	Вирджиния-Бич (1 июня — 31 августа)
	Остров Уоллопс (1 июля — 31 августа)
Вашингтон	Сиэтл
	Ванкувер (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября)
Вайоминг	Коди (1 июня — 30 сентября)
	Джексон / Пайндейл (1 июня — 30 сентября)

Источник: IRS * Если дата вступления в силу не указана, это место является высокозатратным в течение всего года.

новых суточных IRS для деловых поездок.

Сумма, которая считается обоснованной, будет наименьшей из фактически выплаченных пособий или применимой ставки суточных для того же набора расходов. Это уведомление, заменяющее уведомление 2019-55, объявляет:

Ставки за использование по факультативному методу обоснования высокой-низкой,
Специальные ставки для работодателей транспортной отрасли и
Ставка для налогоплательщиков, получающих вычет только на непредвиденные расходы.

Обновленное общее руководство, выпущенное в 2019 году в отношении использования суточных в соответствии с Законом о сокращении налогов и занятости (TCJA), остается в силе.

Метод «высокая-низкая»
Для путешествий в пределах континентальной части США дополнительный метод «высокая-низкая» назначает одну суточную ставку для мест с высокой стоимостью, а другую — для других мест. Работодатели могут использовать метод «высокая-низкая» для обоснования проживания, питания и непредвиденных расходов или только для обоснования расходов на питание и непредвиденных расходов (M&IE).

Начиная с 1 октября 2020 г., максимальная-низкая ставка суточных, которую можно использовать для проживания, питания и непредвиденных расходов, снижается до 292 долларов США (с 297 долларов США) для поездок в места с высокими затратами и до 198 долларов США (с 200 долларов США) для поездок в другие места. Ставки «высокий-низкий» за M&IE не изменились и составляют 71 доллар для поездок в места с высокими затратами и 60 долларов для поездок в другие места. Пять местоположений были добавлены в список дорогих мест, два были удалены, а 10, оставшиеся в списке, теперь считаются дорогостоящими для другой части календарного года.

Хотя самозанятые лица не могут использовать метод высокой-низкой, они могут использовать другие ставки суточных для расчета суммы вычета своих деловых расходов на деловые обеды и непредвиденные расходы (но не на проживание) или только на непредвиденные расходы. (Сотрудники больше не могут вычитать свои невозмещенные расходы из-за приостановления различных детализированных вычетов TCJA, поэтому эти другие ставки фактически недоступны для них.) Специальная ставка вычета непредвиденных расходов не изменилась и составляет 5 долларов в день для тех, кто не делает этого. не оплачивают и не несут расходы на питание за календарный день (или неполный день) поездки.

Более простой процесс
Правила выплаты суточных могут значительно упростить процесс подтверждения сумм командировочных расходов. Если размер пособия считается обоснованным, поскольку он не превышает применимый лимит, любые неизрасходованные суммы не подлежат налогообложению или возврату. Однако, если работодатель выплачивает суточные, превышающие то, что считается обоснованным, работодатель должен либо рассматривать это превышение как налогооблагаемую заработную плату, либо требовать фактического обоснования. Когда требуется обоснование, любая необоснованная часть надбавки должна быть возвращена или рассматриваться как налогооблагаемая заработная плата.Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь с вашим консультантом Rudler, PSC по телефону 859-331-1717, чтобы обсудить потенциальные преимущества использования правил выплаты суточных.

Суточные для командировок

Управление расходами на командировки — непростая задача, и неправильное решение может привести к довольно серьезным последствиям. Поездки сотрудников, скорее всего, повлекут за собой командировочные расходы, и вы обязаны следить за тем, чтобы все выполнялось в соответствии с правилами.

Есть много плюсов и минусов, поэтому вот наше руководство, которое поможет вам понять, что такое командировочные и суточные.

Что такое суточные и что они покрывают?

Суточные, также известные как выплаты по тарифной ставке, представляют собой фиксированную сумму, выплачиваемую работодателем работнику для покрытия непредвиденных расходов, понесенных во время поездки по служебным делам. При заявлении о командировочных расходах, как и о любых деловых расходах, ключевое правило состоит в том, что должны быть необходимы для выполнения работы ваших сотрудников в соответствии с бизнес-целями.

Суточные обычно используются для покрытия таких расходов, как питание, командировочные расходы и расходы на проживание — даже химчистку.Правительство предоставляет официальные контрольные надбавки на поездки, которые учитывают такие вещи, как средние максимальные расходы на проживание, общий прожиточный минимум и правила проезда. Однако отдельные случаи можно оценить на основе типичных затрат.

Кто устанавливает ставки суточных в Великобритании?

В Великобритании выплаты суточных регулируются Налоговой и таможенной службой Ее Величества (HMRC), которая регулирует систему расчета заработной платы, правила и командировочные для сотрудников компании.

HMRC позволяет устанавливать суточные двумя способами:

Согласование с HMRC ставки суточных с указанием типичных расходов за прошлые периоды
Использование эталонных ставок суточных HMRC

HMRC также предоставляет ориентировочные ставки для сотрудников, выезжающих за пределы Великобритании по международным делам. Суточные варьируются в размере в зависимости от страны назначения и страны, в которой находится компания.

Кто устанавливает ставки суточных в США?

В континентальной части США (CONUS), которая включает Аляску и не включает Гавайи, суточные устанавливаются и регулируются Управлением общих служб США (GSA).

Налоговая служба (IRS) разделяет расходы на «проживание» и «питание и непредвиденные расходы (M&IE)» — это важно понимать, если вы собираетесь в континентальный университет.С.

У работодателей есть два варианта при принятии решения о возмещении расходов сотрудникам:

Стандартные ставки : это разные ставки для каждого штата и отдельного местоположения.
Метод высокой-низкой : для местоположений, считающихся «высокозатратными», назначаются суточные, а во всех других штатах применяется «недорогая» ставка.

Стандартные ставки можно проверить здесь, а в некоторых штатах есть несколько ставок в зависимости от того, в какой город едет сотрудник.При использовании метода высоких и низких текущих ставок:

Высокозатратный : полная ставка составляет 292 доллара, из которых 71 доллар приходится на питание и непредвиденные расходы
Низкозатратный : полная ставка составляет 198 долларов, из которых 60 долларов идут на питание и непредвиденные расходы

Если ваша компания находится в США, международные ставки суточных регулируются Государственным департаментом США — проверьте их здесь.

Каковы преимущества суточных?

Суточные дают сотрудникам определенную гибкость и доверие во время деловых поездок.Они снижают нестабильность расходов, и облегчают планирование командировок. и уменьшают административную нагрузку как на работника, так и на работодателя.

Суточные часто способствуют осмотрительности в деловых поездках, поскольку расходы ограничиваются согласованными надбавками. Они также способствуют профессиональному развитию — сотрудники с гораздо большей вероятностью будут путешествовать в поисках возможностей для обучения, если их расходы покрываются.

Каковы недостатки суточных?

Хотя гибкость и осмотрительность полезны, они также могут принести вред, если их не контролировать.Если сотрудники начнут рассматривать свои суточные как часть своего дохода, они могут урезать углы , чтобы присвоить сдачи из фактических расходов.

Для мониторинга этого могут быть созданы системы внутреннего управления. Однако это компенсирует административные преимущества выплаты суточных. Также возможно, что командировки сотрудников могут излишне увеличиваться из-за суточных — поездки на собрания более привлекательны, когда вам, по сути, платят немного больше за это.

Как работают суточные?

Когда сотрудник уезжает по делам, компания должна обеспечить его суточные. Будь то базовая надбавка или согласованная HMRC сумма, они нуждаются в уверенности в том, что их расходы покрыты.

Традиционный отчет о расходах может утомлять как сотрудника, так и менеджера по командировкам. С одной стороны, сотрудник должен объединить все командировочные расходы в отчет о расходах. С другой стороны, это временная обязанность компании (или туристического менеджера) контролировать и сохранять бдительность в отношении коммерческих расходов, доверяя своим сотрудникам.

Суточные, однако, предусматривают выплату сотруднику суточных авансом. Это позволяет избежать бумажной работы, поскольку она остается в пределах стандартной ставки, и сокращает время ожидания сотрудников, требующих возмещения командировочных расходов, поскольку их расходы предварительно одобрены.

Как выплачиваются суточные сотрудникам?

Способ получения сотрудниками суточных зависит от компании и может быть одним из нескольких вариантов:

Наличные деньги : Сотрудник получает суточные авансом для использования в случае необходимости.
Корпоративные кредитные карты : У них могут быть лимиты, и их можно отслеживать, чтобы сотрудники не злоупотребляли ими.
Частные расходы: Сотрудник использует свои собственные деньги и получает компенсацию по возвращении или регулярно, например, в последний день каждого месяца, если это более длительная поездка.

Каковы текущие суточные в Великобритании?

Для покрытия командировок сотрудников за счет суточных, расходы должны соответствовать условиям, установленным HMRC:

Поездка должна быть связана с выполнением служебных обязанностей сотрудником или на временное рабочее место.
Сотрудник должен отсутствовать на своем рабочем месте или дома непрерывно более 5 или 10 часов.
Сотрудник должен был оплатить питание (еда и напитки) после начала поездки.

Если эти условия соблюдены, текущая базовая ставка суточных HMRC в Великобритании составляет:

5 фунтов стерлингов за квалификационную поездку продолжительностью 5 часов и более
10 фунтов стерлингов фунтов стерлингов за квалификационную поездку продолжительностью 10 часов и более
25 фунтов стерлингов фунтов стерлингов за квалификационную поездку продолжительностью 15 или более часов, если поездка продолжается после 20:00

Однако они могут изменяться, поэтому важно не отставать от поправок на бизнес-расходы и дневных ставок. Ориентировочных ставок на ночлег не существует. Работодатели, желающие согласовать ставку с HMRC за ночлег, должны будут подать заявку, используя процесс индивидуальной ставки.

Если командировочные расходы и связанные с ними расходы превышают лимиты HMRC, они считаются налогооблагаемой льготой для ваших сотрудников. Чтобы избежать ненужных высоких затрат в течение финансового года, обратитесь к Руководству TravelPerk по управлению расходами на деловые поездки.

Можно ли оставить неиспользованные суточные?

Суточные выплаты в соответствии с системой ставок шкалы, управляемой HMRC, могут производиться до или после поездки сотрудника.Если это сделано ранее, у сотрудника есть согласованное пособие, которое он может потратить. Если они сделаны позже, им возмещаются согласованные суточные. В обоих случаях сумма, которую они получают, является фиксированной, и выплата не требуется, если эта фиксированная сумма не израсходована .

Решение о том, являются ли ставки суточных лучшим вариантом для вашего бизнеса, — сложная, но важная часть разработки политики в отношении деловых поездок. Будь то 40-минутный поезд до другого офиса или деловая поездка в Нью-Йорк, обратитесь к Руководству TravelPerk Corporate Travel Policy Guide, чтобы получить дополнительную информацию и варианты управления корпоративными поездками.

Как рассчитываются суточные в дни поездок?

Ставки суточных можно определять разными способами. Дни командировок не облагаются налогом, поэтому продуманный план деловой поездки имеет важное значение для сокращения расходов.

У туристических менеджеров есть два варианта выплаты суточных. Однако специфика этих вариантов варьируется в зависимости от страны, в которой работает бизнес. По сути, это два варианта:

Стандартные ставки суточных : Это суточные, устанавливаемые соответствующими регулирующими органами в каждой стране.В Великобритании это Налоговая и таможенная служба (HMRC). В континентальной части США (CONUS) это Управление общих служб (GSA).
Тарифы, определяемые компанией : Руководители компании решают, какие дневные тарифы предлагать бизнес-путешественникам. Они рассчитывают это на основе предыдущих командировочных расходов, и непредвиденных расходов. После определения они сообщаются и согласовываются с соответствующим руководящим органом.

Первый — это универсальный подход, который сводит к минимуму административную нагрузку на финансовый отдел вашей компании.Просто посмотрите рейтинг и придерживайтесь его — довольно просто.

Второй вариант обеспечивает гибкость вашего плана; однако это более дорогой вариант. Это также требует ввода данных, которые может быть сложно собрать, если вы не использовали инструмент управления командировками. Если вы не можете найти средние расходы на предыдущие командировки, будет сложно назначить ставку, определяемую компанией.

Использовать контрольные ставки быстро и легко; однако он может быть несколько ограничительным и может оказаться недостаточным для путешествующих сотрудников.Согласование ставки с соответствующим органом власти обеспечивает повышенную гибкость, при этом все еще квалифицируясь как не подлежащую налогообложению, но сначала требует большего количества документов.

Требуются ли квитанции для выплаты суточных?

Нет. Квитанции для выплаты суточных в большинстве случаев не требуются. Это главное преимущество суточных — они не требуют такого большого количества документов, как традиционные отчеты о расходах.

Если вы используете ставки, установленные HMRC, квитанции не требуются. Сотрудники получают стандартную ставку, определяемую тем, что руководящие органы считают средними расходами на деловые поездки для каждого местоположения.

Если вы планируете согласовать размер суточных для конкретной компании, вам понадобятся доказательства типичных расходов, например квитанции. Затем он отправляется руководящему органу, и вместе вы согласовываете ставку для конкретной компании.

Традиционные отчеты о расходах по возмещению расходов командировочным сотрудникам требуют подробного сбора квитанций для представления руководству. После утверждения командировочным менеджером бухгалтерия обработала отчет о расходах и возмещение сотрудникам.

А как насчет налогообложения суточных?

Одним из основных преимуществ суточных является то, что они не облагаются налогом для работодателей.В большинстве случаев суточные соответствуют критерию «полностью, исключительно и обязательно» , используемому для определения вычитаемых деловых расходов.

Суточные, как стандартные, так и согласованные с правительством, не считаются заработной платой, поэтому не облагаются налогом. Если ставка суточных превышает стандартную или согласованную сумму, это считается налогооблагаемой льготой для сотрудников. В этом случае они должны быть указаны в форме P11D.

Источник

Суточные также можно полностью пропустить в пользу «круглой выплаты».Это выплаты сотрудникам, и они решают, на что именно их потратить. Круглые суммы пособий считаются налогооблагаемым доходом, поэтому они подлежат обложению подоходным налогом и национальным страхованием.

Когда дело доходит до уплаты налога на командировочные расходы, налоговые категории в разных странах различаются . Если суточные превышают согласованную сумму, они считаются дополнительным доходом и облагаются подоходным налогом и национальным страхованием. Ознакомьтесь с действующим налоговым законодательством, чтобы узнать точные цифры, чтобы избежать несоблюдения налоговых требований.

Завершение

Суточные — отличный способ снизить административную нагрузку на командировочные расходы командировочного сотрудника, руководства и финансовых групп.

Погружение глубже на самом деле показывает, насколько полезны ставки суточных для предприятий, когда речь идет о налогах и оформлении документов, и как они позволяют гибко организовать поездки для сотрудников.

Ставки суточных различаются в зависимости от поездок внутри страны и за границу, так как расходы зависят от того, где находятся ваши сотрудники в мире.Мы будем покрывать иностранные суточные в рамках данного руководства TravelPerk по суточным, поэтому читайте дополнительную информацию.

IRS объявляет о ставках суточных для командировок

В Уведомлении 2020-71 IRS недавно объявил о ставках суточных, которые могут быть использованы для обоснования суммы деловых расходов, понесенных в связи с поездкой из дома 1 октября 2020 г. или позднее. Работодатели, использующие эти ставки для установления суточных, могут рассматривать сумму определенных категорий командировочных расходов как обоснованную, не требуя от сотрудников доказывать фактическую потраченную сумму.(Сотрудники по-прежнему должны обосновать время, место и деловые цели своих командировочных расходов.)

Сумма, которая считается обоснованной, будет меньшей из фактически выплаченных пособий или применимой ставки суточных для того же набора расходов. Это уведомление, заменяющее Уведомление 2019-55, объявляет:

Тарифы для использования в соответствии с дополнительным методом обоснования высокой-низкой,
Специальные ставки для работодателей транспортной отрасли и
Ставка для налогоплательщиков, получающих вычет только на непредвиденные расходы. .
Обновленное общее руководство, выпущенное в 2019 году в отношении использования суточных в соответствии с Законом о сокращении налогов и занятости (TCJA), остается в силе.

Метод «высокая-низкая»

Для путешествий в пределах континентальной части Соединенных Штатов дополнительный метод «высокая-низкая» назначает одну суточную ставку для мест с высокой стоимостью, а другую — для других мест. Работодатели могут использовать метод «высокая-низкая» для обоснования проживания, питания и непредвиденных расходов или только для обоснования расходов на питание и непредвиденных расходов (M&IE).

Начиная с 1 октября 2020 г. максимальная или низкая ставка суточных, которую можно использовать для проживания, питания и непредвиденных расходов, снижается до 292 долларов США (с 297 долларов США) для поездок в места с высокими затратами и до 198 долларов США (с 200 долларов США) для командировок. в другие места. Ставки «высокий-низкий» за M&IE не изменились и составляют 71 доллар для поездок в места с высокими затратами и 60 долларов для поездок в другие места. Пять местоположений были добавлены в список дорогих мест, два были удалены, а 10, оставшиеся в списке, теперь считаются дорогостоящими для другой части календарного года.

Хотя самозанятые лица не могут использовать метод высокой-низкой, они могут использовать другие ставки суточных для расчета суммы вычета своих деловых расходов на деловые обеды и непредвиденные расходы (но не на проживание) или только на непредвиденные расходы. . (Сотрудники больше не могут вычитать свои невозмещенные расходы из-за приостановления различных детализированных вычетов TCJA, поэтому эти другие ставки фактически недоступны для них.) Специальная ставка вычета непредвиденных расходов не изменилась и составляет 5 долларов в день для тех, кто не делает этого. не оплачивают и не несут расходы на питание за календарный день (или неполный день) поездки.

Более простой процесс

Правила выплаты суточных могут значительно упростить процесс подтверждения сумм командировочных расходов. Если размер пособия считается обоснованным, поскольку он не превышает применимый лимит, любые неизрасходованные суммы не подлежат налогообложению или возврату. Однако, если работодатель выплачивает суточные, превышающие то, что считается обоснованным, работодатель должен либо рассматривать это превышение как налогооблагаемую заработную плату, либо требовать фактического обоснования. Когда требуется обоснование, любая необоснованная часть надбавки должна быть возвращена или рассматриваться как налогооблагаемая заработная плата.Пожалуйста, свяжитесь с нами для дальнейшего обсуждения правил.

Инфографика: Кто и на какую сумму получал ссуды в рамках программы защиты зарплаты?

Каковы ставки суточных для командировочных расходов?

Расходы на персонал являются вторыми по величине контролируемыми расходами в каждой организации. В качестве передовой практики организации обычно обладают достаточной предсказуемостью в отношении типа командировочных расходов, понесенных определенными группами сотрудников. Хотя мы можем предсказать, как организация может контролировать расходы, невозможно вручную контролировать командировочные расходы сотрудника , когда он находится в командировке.Введите суточные / суточные ставки.

Суточные — это фиксированная невозмещаемая надбавка, выплачиваемая сотрудникам во время командировок. Традиционно суточные включали только дневное пребывание. Но современные потребности в деловых поездках растут и, следовательно, требуют большего, чем просто проживание. Сегодня идеальные суточные включают невозмещаемые надбавки на

Ежедневное проживание
Питание
Непредвиденные расходы
Транспорт

Суточные не только оптимизируют внутренние процессы, но и помогают работодателям в следующих вопросах во время командировок сотрудников:

Избегайте утечек расходов
Обеспечьте предсказуемые расходы
Помогите работодателям установить правильные ожидания для сотрудников
Обеспечьте удобство поездок для сотрудников
Упростите утомительные циклы возмещения расходов и устраните необходимость в физических квитанциях и нежелательных оборотах
Ограничьте финансовое администрирование, поскольку работодателям не нужно отдельно управлять утверждениями.

Проблемы с суточными для современных командировочных расходов.

Суточные — это верный способ управления расходами на деловые поездки.Однако при этом возникает ряд проблем, которые работодатели не могут игнорировать.

Ставки суточных являются динамическими, т. Е. Они различаются для каждой страны / штата, в которые едет сотрудник. Чтобы подлить масла в огонь, они также меняются почти каждый год в зависимости от финансового бюджета страны или штата. (См. San Diego Per Diem 2019 )
Ставки суточных зависят от каждой группы сотрудников одной и той же организации. Они зависят от дополнительных факторов, таких как причина поездки, отдел сотрудника, уровень сотрудника и т. Д.
Поскольку суточные ставки настолько динамичны, работодателям становится утомительно настраивать политику расходов, чтобы приспособить новые ставки вручную. В то же время сотрудники с трудом справляются с изменением ставок, что значительно затрудняет их работу.
Каждая организация должна разработать свой собственный механизм обработки исключений суточных. Если эти политики даже немного двусмысленны, они приводят к нежелательным дополнительным усилиям со стороны финансового отдела. Что касается сотрудников, они либо открывают двери для потенциальных мошенничеств с расходами, либо теряют деньги в процессе.

Управление командировочными расходами Суточные ставки

Отчетность о расходах как процесс произвел революцию благодаря технологиям и автоматизации. Автоматизация дала организациям безопасное пространство для персонализации отчетов о расходах сотрудников. Когда дело доходит до автоматизации суточных, влияние ничем не отличается. Ниже приведены несколько преимуществ автоматизации суточных для командировочных расходов сотрудников.

Автоматизация позволяет в реальном времени вручную настраивать политики или процессы, тем самым без труда заботясь о динамическом характере суточных.
Поскольку программное обеспечение для составления отчетов о расходах дублирует любой ручной процесс в своей системе, обработка исключений становится простой задачей.
Smarter Программное обеспечение для управления расходами также автоматически собирает суточные ставки в разных странах / штатах и экономит время для вашей финансовой команды.
Современные отчеты о расходах сотрудников основаны на опыте. Автоматизация заботится о том же с помощью мобильных приложений для сотрудников, которые всегда в пути, предоставляя отчеты о расходах в режиме реального времени.

ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ЧТЕНИЯ:

Каковы правила налогообложения суточных?

Международные правила суточных на 2020 год

Все, что вам нужно знать об отчете о суточных расходах

Следует ли предоставлять суточные в выходные дни?

Суточные ставки командировочных расходов с Fyle

В Fyle мы создали передовое программное обеспечение для составления отчетов о командировках и расходах. Мы понимаем и обеспечиваем суточные потребности каждой организации.Двигайтесь дальше, чтобы узнать, как Fyle может снизить выплату суточных для вашей организации.

Простая настройка индивидуальных суточных ставок

Пользовательские поля для суточных расходов

Полная отчетность по суточным расходам

Fyle не только помогает вам управлять суточными. Мы делаем намного больше.

Запланируйте демонстрацию вместе с нами, чтобы понять, как мы можем помочь вам преобразовать систему управления командировочными расходами вашей организации.

Суточные для деловых поездок, 2020 г.

Объявлены новые суточные ставки для деловых поездок на 2020 год

Учет возмещения командировочных расходов может быть обременительным. Вместо того, чтобы возмещать работникам фактические расходы, которые они несут на проживание, питание и непредвиденные расходы за городом, некоторые работодатели предпочитают выплачивать фиксированные суточные командировочных. Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности. Вот что вам нужно знать, чтобы определить, подходит ли этот упрощенный подход для вашего бизнеса.

Минимум по методу максимума-минимума

По методу «высокий-низкий» IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни. Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих. Метод «высокая-низкая» может использоваться вместо конкретных суточных для бизнес-направлений. Примеры областей с высокими расходами включают Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия.Вы можете загрузить PDF-файл со всем списком населенных пунктов с высокими расходами вместе с другой информацией о суточных здесь: Уведомление IRS 2019-55.Вы можете найти суточные федерального правительства по названию населенного пункта или почтовому индексу на веб-сайте Управления общих служб (GSA).

Не считаются непредвиденными расходами следующие статьи:

Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
Почтовые расходы по заполнению путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.

Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов, а затем вычета этих сумм как обычных коммерческих расходов.

У вас есть план?

Работодатели, не имеющие формального плана возмещения расходов, могут оказаться в невыгодном положении, пытаясь привлечь и удержать лучших продавцов и других сотрудников, которые регулярно путешествуют. Вот почему.

На период с 2018 по 2025 год Закон о сокращении налогов и рабочих местах приостановил различные детализированные вычеты — по таким статьям, как расходы на подготовку налогов, инвестиционные расходы, профсоюзные взносы и невозмещенные коммерческие расходы сотрудников — для индивидуальных налогоплательщиков.Согласно предыдущему законодательству, налогоплательщики могли вычитать различные детализированные вычеты из своих личных налоговых деклараций в той степени, в которой общая сумма превышала 2% скорректированного валового дохода.

Если у вашей компании нет официальных политик и процедур возмещения расходов, ваши сотрудники не смогут вычесть командировочные расходы, связанные с бизнесом, из своих личных отчетов. Это означает, что в период с 2018 по 2025 год они будут вынуждены оплачивать из своего кармана невозмещенное проживание, питание и непредвиденные расходы за городом — без возможности вычесть эти расходы из своих личных налоговых деклараций.

С другой стороны, командировочные расходы, возмещаемые работодателем, не облагаются налогом для работника. А работодатель может вычесть возмещенные командировочные расходы как обычные деловые расходы.

Квитанций больше нет

Если ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом. Квитанции о расходах при выплате суточных обычно не требуются. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.

Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки.Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника. Также важно отметить, что суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.

Обновленные тарифы

Налоговое управление США недавно обновило ставки суточных для командировок на 2020 финансовый год, которые начались 1 октября 2019 года. В соответствии с методом максимума-минимума ставка суточных для всех районов с высокой стоимостью в континентальной части Соединенных Штатов составляет 297 долларов США для после 30 сентября 2019 г., командировочные (в том числе 226 долларов США на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы).Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 200 долларов США за проезд после 30 сентября 2019 года (включая 140 долларов за проживание и 60 долларов за питание и непредвиденные расходы). По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные по высокозатратной площади увеличились на 10 долларов, а суточные по дешевым площадям увеличились на 5 долларов.

IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогих добавлены населенные пункты:

Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато, Калифорния.,
Крестед-Батт / Ганнисон, Колорадо,
Петоски, штат Мичиган,
Биг Скай / Западный Йеллоустон / Гардинер, Монт.,
Карлсбад, Нью-Мексико,
Нэшвилл, штат Теннеси, и
Мидленд / Одесса, Техас.

С другой стороны, эти участки были исключены из предыдущего списка населенных пунктов с высокой стоимостью:

Лос-Анджелес, Калифорния,
Сан-Диего, Калифорния,
Дулут, Миннесота,
Моав, Юта, и
Вирджиния-Бич, Вирджиния.

Напа, Калифорния,
Санта-Барбара, Калифорния,
Денвер, Колорадо,
Вейл, штат Колорадо,
Вашингтон, округ Колумбия,
Ки-Уэст, Флорида,
Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия.,
Нью-Йорк, штат Нью-Йорк,
Портленд, штат Орегон,
Филадельфия, Пенсильвания,
Пекос, Техас,
Ванкувер, Вашингтон, и
Джексон / Пайндейл, Вайо.

Мелкий шрифт

На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокий-низкий» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года.Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.

Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (метод суточных или метод высокой-низкой), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:

Тарифы и места высокой стоимости, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу высокой-низкой.

Отчисления работодателям

Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как работники воздушного транспорта, водители грузовиков между штатами и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы, с учетом ограничений по продолжительности рабочего времени, установленных в США.S. Департамент транспорта.

Пример: Компания возмещает своему менеджеру по маркетингу посещение июньской торговой выставки в Чикаго из высоких суточных в размере 297 долларов. Он может вычесть 261,50 долларов (226 долларов за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).

Для получения дополнительной информации

Не позволяйте возмещению расходов на командировку стать источником разочарования для вас или ваших сотрудников. Обратитесь к своему налоговому консультанту Brady Ware за идеями по упрощению процесса возмещения, который пройдет тщательную проверку IRS, при одновременном устранении административной волокиты.

На что выдаются суточные в командировке: Суточные в командировке. Вопросы начисления и выплаты

Суточные в командировке. Вопросы начисления и выплаты

Кадровый портал — Error

Кадровый портал — Error

Кадровый портал — Error

суточные и другие выплаты работникам

Что входит в суточные командировочные расходы

Что это такое

Каково их назначение

Законодательная база

Проезд

Питание

Проживание

Другие расходы

Командировки – разбираем неоднозначные ситуации

Считается ли командировкой поездка работника в пределах города

Являются ли регулярные поездки экспедитора командировкой

Является ли командировкой однодневная поездка в другой город

Может ли командировка быть бесконечной

Как определить день отъезда в командировку, если самолет отлетает в первом часу ночи

В командировке у работника был шестидневный график, обязан ли работодатель предоставить ему дополнительные выходные

Если работник заболел в командировке выплачиваются ли ему суточные

Если работник до места командировки добрался на своем автомобиле, обязан ли работодатель возместить расходы на бензин

Если командированный сотрудник опоздал на самолет или поезд

обнародовало новые суточные ставки для налогоплательщиков, путешествующих по делам

Вот как обычно работают суточные

Возмещенные и невозмещенные расходы

Самостоятельно занятые налогоплательщики

Новые номера

ресурсов

IRS публикует новые суточные для деловых поездок на 2021 год

новых суточных IRS для деловых поездок.

Суточные для командировок

Что такое суточные и что они покрывают?

Кто устанавливает ставки суточных в Великобритании?

Кто устанавливает ставки суточных в США?

Каковы преимущества суточных?

Каковы недостатки суточных?

Как работают суточные?

Каковы текущие суточные в Великобритании?

Можно ли оставить неиспользованные суточные?

Как рассчитываются суточные в дни поездок?

Требуются ли квитанции для выплаты суточных?

А как насчет налогообложения суточных?

Завершение

IRS объявляет о ставках суточных для командировок

Метод «высокая-низкая»

Более простой процесс

Каковы ставки суточных для командировочных расходов?

Суточные для деловых поездок, 2020 г.

Объявлены новые суточные ставки для деловых поездок на 2020 год

Минимум по методу максимума-минимума

У вас есть план?

Квитанций больше нет

Обновленные тарифы

Мелкий шрифт

Отчисления работодателям

Для получения дополнительной информации

Добавить комментарий Отменить ответ