Размер командировочных расходов: Суточные в командировке: нормы выплат в 2021 году

Нормы суточных расходов на командировки (рабочие поездки) в иностранные государства

Правительство изменило размеры суточных и расходов на жилье при командировках за границу

25 июня, Минск /Корр. БЕЛТА/. Правительство изменило размеры суточных и расходов на жилье при командировках за границу. Соответствующее постановление Совета Министров от 24 июня 2020 года №363 официально опубликовано сегодня на Национальном правовом интернет-портале, сообщает БЕЛТА.

Например, для командированных в Австрию суточные увеличены с 60 до 100 евро, при этом расходы на жилье снижены с 130 до 110 евро. При командировках в Азербайджан суточные уменьшены с $60 до $35, расходы на жилье — с $120 до $75.

Для Литвы суточные увеличены с 30 до 55 евро, расходы на жилье — с 70 до 115 евро, отдельной градации для командируемых в Вильнюс, Каунас, Клайпеду теперь не предусмотрено. Для Латвии суточные и возмещение расходов на жилье составляют 60 и 110 евро соответственно (ранее 50 и 70 евро, при этом для Риги Вентспилса и Юрмалы — 50 и 110 евро).

Суточные при командировках в Польшу увеличены с 50 до 65 евро, возмещение трат на проживание осталось на уровне 150 евро. Для Украины суточные выросли с $40 до $55, расходы на жилье составят $105 (ранее $90 для всей страны, $120 для Киева).

При командировании в Россию суточные уменьшены с $30 до $25, расходы на жилье — с $120 до $80. При этом для Москвы и Санкт-Петербурга нормы расходов увеличены — суточные составляют $40, на жилье — $145. Отдельные нормативы установлены для нескольких крупных российских городов.

Уточняется также, что при командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения суточных) размер суточных определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения суточных для одного из этих иностранных государств.

Министерству иностранных дел вместе с Минфином поручено ежегодно до 1 марта при необходимости вносить в Минтруда предложения о корректировке суточных и расходов по найму жилья при командировках за границу с учетом анализа данных Комиссии ООН по Международной гражданской службе о нормах командировочных расходов для сотрудников ООН.-0-

Нормы командировочных расходов — Планета-информ

Нормы расходов при командировках и налогообложение суточных

  Предприятия, организации, учреждения, которые не финансируются из государственного или местных бюджетов, имеют право самостоятельно во внутренних документах (коллективном договоре, Положении о командировке) или приказе о командировке работника устанавливать размеры суточных расходов.

  В то же время согласно подпункту 170.9.1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) не облагаются НДФЛ (военным сбором) суточные расходы, понесенные в связи с командировкой в пределах Украины, в размере не более чем 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (т. е. в 2021 году — не более 600 грн. (6000 грн. х 0,1) за день, в 2020 году — не более 472,30 грн. (4723 грн. х 0,1) за день), а при командировках за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривны к евро, установленному Национальным банком Украины, в расчете за каждый такой день.

  Суточные, а также прочие командировочные расходы (на проезд, проживание и т. п.) при наличии подтверждающих документов независимо от их размеров включаются в расходы в бухгалтерском учете согласно НП(С)БУ 16 «Расходы», а также уменьшают финансовый результат в налоговом учете, поскольку в соответствии с подпунктом 134.1.1 НКУ налоговый учет ведется по правилам бухгалтерского учета (согласно НП(С)БУ) с корректировкой на разницы (по командировочным расходам разниц нет).

  Порядок направления в командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансирующимися) за счет бюджетных денежных средств, регулируется постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98) и Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59, в редакции приказа Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. № 362.

  В приложении 1 к Постановлению № 98 для бюджетников приведены суммы суточных расходов (расходов, не подтвержденных документально, на питание и финансирование прочих личных нужд физического лица) и максимальные суммы расходов на наем жилого помещения из расчета на сутки при командировке в различные государства. В частности, при командировках в пределах Украины норма суточных составляет 60 грн., а максимальная сумма расходов на наем жилого помещения из расчета на сутки — 600 грн. В случае когда работники, откомандированные за границу, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием принимающей стороной или когда работники, откомандированные в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, касающимся основной деятельности предприятия, учреждения и организации, командирующих работников, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием организаторами таких мероприятий, суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах сумм суточных расходов для соответствующего государства согласно приложению 1 к Постановлению № 98, в частности 80% при одноразовом, 55% — двухразовом, 35% — трехразовом питании.

  Государственным служащим, а также другим лицам, направляемым в командировку, которые находятся за границей длительный срок и получают заработную плату в иностранной валюте, в случае командировки в пределах государства пребывания суточные расходы возмещаются в размере 80% сумм суточных расходов, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98 для соответствующего государства. В случае командировки в пределах государства пребывания сроком на одни сутки суточные расходы возмещаются в размере 40% указанных сумм.

Должен ли тренер получать суточные в период выезда на соревнование, если ему оплачены проезд, проживание и питание как участнику спортивного мероприят //

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель обязан оплатить сотрудникам суточные в том размере, который установлен постановлением Правительства Оренбургской области от 13 октября 2008 г. N 370-п. Такая обязанность не ставится в зависимость от обеспечения работника всем необходимым за счет работодателя (проезд, проживание, питание и т.п.).

Обоснование вывода:

В соответствии со ст.ст. 167, 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение о командировках).

Из ст. 168 ТК РФ и Положения о командировках можно сделать вывод о том, что суточные представляют собой выплаты, не имеющие целевого назначения, то есть суммы, которые работник вправе расходовать по своему усмотрению и которые, как предполагается, предназначены для возмещения не только стоимости питания, но и иных личных расходов работника, связанных с командировкой.

Возможность невыплаты суточных при командировках за границу, если личные расходы работника обеспечиваются за счет принимающей стороны, установлены в пунктах 7-9 постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Однако оно распространяется только на организации, финансируемые за счет средств федерального бюджета. На организации, не финансируемые из федерального бюджета, действие данного нормативного акта не распространяется.

Порядок же и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации (часть третья ст. 168 ТК РФ).

Так, постановлением Правительства Оренбургской области от 13 октября 2008 г. N 370-п (далее — постановление N 370-п) установлены размеры возмещения расходов на выплату суточных работникам областных государственных учреждений Оренбургской области при командировках в пределах Российской Федерации.

При этом ни ТК РФ, ни указанным постановлением N 370-п не предусмотрена замена суточных предоставлением питания и прочих услуг работнику.

Соответственно, работодатель обязан оплатить сотрудникам суточные в том размере, который установлен постановлениемN 370-п. Такая обязанность не ставится в зависимость от возмещения работнику иных расходов, связанных с командировкой, а также в случае обеспечения работника всем необходимым (проживание, питание и т.п.) принимающей стороной.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Бездеткина Дарья

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Многоканальный телефон: (347) 292-44-44

Командировка на один день: как оформить и учесть?

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Определение командировочных расходов

Что такое дорожные расходы?

Командировочные расходы — это расходы, связанные с поездкой с целью ведения деловой деятельности. Разумные командировочные расходы, как правило, могут быть вычтены бизнесом, когда сотрудники несут расходы, путешествуя вне дома специально для деловых целей. Эти бизнес-цели могут включать конференции или встречи.

Хотя многие командировочные расходы могут быть вычтены, те, которые являются необоснованными, расточительными или экстравагантными по своему характеру, или те, которые предназначены для личных целей, исключаются.Налоговая служба (IRS) считает, что сотрудники уезжают из дома, если их деловые обязанности требуют, чтобы они находились вдали от своего «налогового дома» (общего района, где находится их основное место работы) значительно дольше, чем обычный рабочий день. , и им нужно выспаться или отдохнуть, чтобы выполнять свои обязанности во время отсутствия.

Ключевые выводы

• Командировочные расходы — это расходы, связанные с командировками с целью ведения хозяйственной деятельности.
• Вычетом подлежат только обычные и необходимые командировочные расходы; расходы, которые не являются обычными и необходимыми, или являются необоснованными, щедрыми или экстравагантными, а также командировочные расходы в личных целях не подлежат вычету
• IRS считает, что сотрудники уезжают из дома, если их деловые обязанности требуют их отъезда из их «налогового дома» значительно дольше обычного рабочего дня
• Примеры транспортных расходов включают авиабилеты и проживание, транспортные услуги, стоимость еды и чаевых, использование средств связи.
• Командировочные расходы, понесенные во время неопределенного рабочего задания, которое длится более одного года согласно IRS, не подлежат вычету в налоговых целях.

Общие сведения о командировочных расходах

Хорошо организованные записи, такие как квитанции, аннулированные чеки и другие документы, подтверждающие вычет, могут помочь людям получить компенсацию от работодателя и помочь предприятиям подготовить налоговые декларации и ответить на вопросы IRS. Примеры дорожных расходов могут включать:

• Авиабилеты и проживание для особых целей ведения бизнеса вне дома
• Транспортные услуги, такие как такси, автобусы или поезда до аэропорта или до места назначения и вокруг него
• Стоимость еды и чаевых, услуги химчистки для одежду, а также стоимость деловых звонков во время деловой поездки вдали от дома
• Стоимость аренды компьютера и других устройств связи во время деловой поездки

Путевые расходы не включают регулярные проездные.

Виды командировочных расходов

Использование личного автомобиля во время деловой поездки, включая фактический пробег, дорожные сборы и плату за парковку, может быть включено в путевые расходы. Стоимость использования арендованных транспортных средств также может быть засчитана как командировочные расходы, но только для той части поездки, которая используется для служебных целей. Например, если во время деловой поездки путешественник посетил члена семьи или знакомого, стоимость проезда от отеля до их посещения не подлежит вычету на командировочные расходы.

Командировочные расходы, понесенные во время бессрочной работы на срок более одного года, не подлежат вычету в налоговых целях. IRS позволяет рассматривать другие виды обычных и необходимых расходов как связанные с командировками для целей вычета. Такие расходы могут включать проезд до делового обеда и обратно, наем публичной стенографистки, оплату аренды компьютера, связанной с поездкой, а также доставку багажа и демонстрационных материалов, используемых для деловых презентаций.Командировочные расходы также могут включать в себя эксплуатацию и обслуживание домашнего трейлера в рамках деловой поездки.

Командировочные расходы, связанные с бизнесом, подлежат вычету

Командировочные расходы — те расходы, которые вы испытываете, когда вы находитесь вдали от дома по работе, — могут обеспечить вам значительные вычеты из коммерческих расходов. Однако они подчиняются многочисленным правилам, которые вы должны тщательно соблюдать, иначе вы рискуете неприятно удивиться, когда вас одитируют.

Путевые расходы являются одними из самых распространенных вычетов из деловых расходов.Однако этот вид расходов также является одним из самых запутанных! Когда стоимость поездки вычитается из деловых расходов? Как насчет конвенций — особенно в других городах? Что, если вы приведете свою семью?

Будет легче спланировать деловые поездки и по возможности совмещать бизнес с отпуском, если вы ознакомитесь с основными правилами IRS.

Ниже приводится список расходов, которые вы можете вычесть в зависимости от фактов и обстоятельств:

• 50 процентов стоимости питания при поездке
• авиа, ж / д и автобусные тарифы
• плата за провоз багажа
• гостиничные расходы
• Расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание автомобиля, включая расходы на газ, масло, смазку, мойку, ремонт, запчасти, шины, расходные материалы, плату за парковку и дорожные сборы
• расходы на эксплуатацию и обслуживание домов-трейлеров — при условии, что он будет «обычным» и «необходимым» для вашего бизнеса
• местные транспортные расходы на проезд на такси или другой транспорт между аэропортом или вокзалом и гостиницей, от одного клиента к другому или от одного места деятельности к другому, а также чаевые, связанные с вышеуказанными расходами
• Расходы на уборку и стирку
• Арендная плата за компьютер
• гонорары за стенографию
• Расходы на телефон или факс
• советов по приемлемым расходам
• расходы на транспортировку образцов и демонстрационных материалов и стоимость помещения для образцов

Путевые расходы должны быть связаны с бизнесом

Ваша поездка должна быть в первую очередь связана с бизнесом, чтобы на нее можно было вычитать.Экскурсионные поездки никогда не подлежат вычету. Вы можете вычесть командировочные расходы только в том случае, если вы уезжаете из дома в связи с существующим бизнесом.

Путевые расходы, понесенные вами в связи с приобретением или открытием нового бизнеса, не подлежат вычету в качестве коммерческих расходов. Однако вы можете добавить эти затраты к своим стартовым расходам и решить вычесть их часть, а оставшуюся погасить в течение 180 месяцев.

Совет: если ваш супруг (а) путешествует с вами, вы обычно не можете требовать вычета расходов вашего супруга.Чтобы командировочные расходы супруга (или иждивенца, или любого другого лица в этом отношении) подлежали вычету, супруг (или другое лицо) также должен быть сотрудником компании. Кроме того, поездка супруга (-и) должна осуществляться с добросовестной деловой целью, и в противном случае расходы должны вычитаться супругом.

Командировочные расходы — это вид деловых расходов. Следовательно, вы должны быть в состоянии удовлетворить общие требования к коммерческим расходам, чтобы потребовать вычет.

Вы не можете вычесть командировочные расходы, если они являются расточительными или экстравагантными — расходы должны быть разумными с учетом фактов и обстоятельств. Однако IRS дает здесь большую свободу действий. Вам не откажут в расходах только потому, что вы решили лететь первым классом или пообедать в четырехзвездочных ресторанах.

Звучит очевидно, но вы должны ехать, чтобы вычесть путевые расходы.То есть вы должны быть «вдали от дома».

Однако, как и в большинстве случаев налогового законодательства, все не так просто, как кажется. Для этого вы уезжаете из дома, если выполняете следующие два условия:

• Путешествие осуществляется вдали от общего района или в окрестностях вашего налогового дома.
• Ваше путешествие достаточно долгое или достаточно далекое, поэтому нельзя разумно ожидать, что вы завершите путешествие туда и обратно, не выспавшись или не отдохнув. Это не означает, что вам нужно оставаться на ночь в пункте назначения; например, может случиться так, что у вас была встреча на весь день, и вам нужно было несколько часов поспать в отеле перед поездкой домой.

Как правило, ваш налоговый дом — это вся территория или окрестности (например, город и пригороды) вашего основного места работы, независимо от местонахождения вашего личного или семейного дома.

Существуют особые правила, регулирующие следующие ситуации:

• Более одного места деятельности. Если вы ведете свой бизнес более чем в одном месте, вы должны учитывать общее время, которое вы обычно проводите, работая в каждом месте, степень вашей деловой активности в каждом месте и относительную сумму вашего дохода с каждого места, чтобы определить вашу «основную сумму». «место деятельности.
• Нет постоянного места ведения бизнеса. Если у вас нет постоянного места жительства и основного места работы, вы можете считаться странствующим — ваш налоговый дом находится там, где вы работаете, и, следовательно, вы никогда не сможете удовлетворить требование об отсутствии дома.
• Временное назначение. Когда вы временно (на год или меньше), а не на неопределенный срок, работаете вдали от основного места работы, ваш налоговый дом не меняется — все ваши расходы «вне дома» вычитаются.

Требуется ассигнование, если поездка совмещает работу и отдых

А как насчет деловых и личных путешествий? IRS внимательно следит за налогоплательщиками, которые пытаются классифицировать личную поездку без вычета налогов как командировку с вычетом.Таким образом, если вы путешествуете в пункт назначения и занимаетесь как личной, так и деловой деятельностью, вы можете вычесть свои командировочные расходы в пункт назначения и обратно только в том случае, если поездка в первую очередь связана с вашим бизнесом.

Основная цель поездки определяется исходя из фактов и обстоятельств каждого случая. Важным фактором является количество времени, которое вы потратили на личные дела во время поездки, по сравнению с количеством времени, потраченным на действия, непосредственно связанные с бизнесом.Путевые расходы за пределами США могут быть дополнительно ограничены, если какая-либо часть вашей поездки предназначена для личных целей.

Если поездка носит преимущественно личный характер, никакие командировочные расходы не подлежат вычету. Это верно, даже если вы занимаетесь какой-либо деловой деятельностью, пока находитесь там. (Тем не менее, вы можете вычесть определенные расходы, которые вы понесли, пока находитесь в пункте назначения, если они в противном случае квалифицируются как бизнес-вычеты.)

Пример: Келли едет из Чикаго, штат Иллинойс, в Феникс, штат Аризона, чтобы навестить свою хорошую подругу Сьюзен на две недели.Находясь в Фениксе, она встречается с двумя клиентами, покупает им каждый обед и обсуждает деловые контракты на предстоящий год. Келли не может вычесть стоимость поездки в Аризону. Однако, учитывая ограничения на расходы на питание, она может вычесть стоимость двух деловых обедов.

Строгие ограничения на питание

Стоимость ужина вычитается только в том случае, если ваша командировка длится ночь или достаточно продолжительна, чтобы вы остановились на сон или отдых.

Конечно, если вы принимаете деловых гостей дома или в гостях, вы можете вычесть часть стоимости, если вы соблюдаете обычные правила вычета на питание и развлечения. Однако, даже если вы соответствуете требованиям, вы можете вычесть только 50 процентов стоимости обеда.

Специальное исключение из правила 50 процентов применяется к работникам, которые находятся вне дома во время работы в соответствии с правилами Министерства транспорта. В эту группу рабочих входят служащие воздушного транспорта, водители грузовиков и автобусов между штатами, служащие железных дорог и моряки торгового флота.Для этих рабочих питание облагается франшизой на 80 процентов.

Стандартное питание упрощает ведение учета

Предполагая, что вы путешествуете вдали от дома на необходимый период времени, вы можете выбрать вычесть половину из стандартной надбавки на питание (SMA), а не половину фактических затрат на питание, стирку, уборку и чаевые.

Преимущество использования стандартного пособия на питание заключается в том, что вам не нужно вести учет фактических расходов на питание, хотя вам все равно придется вести записи, чтобы подтвердить время, место и деловую цель вашей поездки.Самый большой недостаток в том, что стандартные порции питания не очень щедры. Скорее всего, ваши фактические расходы — и, следовательно, ваши отчисления — будут больше.

Стандартное пособие на питание — это «федеральная ставка на питание и непредвиденные расходы», и его размер варьируется в зависимости от того, где и когда вы путешествуете. Эти ставки суточных периодически обновляются для отражения инфляции в регионе и публикуются в Интернете на веб-сайте Управления общего обслуживания и в публикации IRS 1542, Ставки суточных (для поездок в пределах континентальной части США).

Совет. Существуют также суточные, которые включают проживание, питание и непредвиденные расходы, но эти комбинированные суточные, как правило, недоступны для самозанятых людей.

Однако во многих регионах ставки намного выше, и вам всегда следует проверять, используете ли вы ставку для вашего местоположения. Предположим, что стандартное пособие на питание для большинства мест в Иллинойсе составляет 46 долларов в день, а в Чикаго — 71 доллар. Это означает, что если вы приехали в Чикаго по делам, вы можете вычесть 12 долларов.На 50 ед. В день на питание больше, чем «стандартный» тариф.

Помните, вы можете вычесть только 50% от допустимой суммы: 35,50 долларов в Чикаго против 23 долларов по стандартной ставке.

Для поездок за пределы континентальной части США вы можете использовать федеральные суточные (OCONUS), которые ежемесячно публикуются правительством. Иностранные суточные можно приобрести в Государственной типографии, а также в Государственном департаменте.

IRS внимательно изучает командировочные расходы за границу

Деловые поездки за границу не подлежат налогообложению.Однако из-за возможности злоупотреблений (например, тайком в отпуске в Париже под видом деловой поездки) эти расходы внимательно изучаются IRS.

Хорошая документация — необходимость. Если вы путешествуете за пределы США исключительно в деловых целях, все ваши командировочные расходы, связанные с тем, чтобы добраться до места назначения и обратно, подлежат вычету. Однако, если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личной деятельностью, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы и вычесть только те суммы, которые выделены на бизнес.

Вы должны распределить расходы между коммерческими расходами, вычитаемыми из налогооблагаемой базы, и личными расходами, не вычитаемыми из налогооблагаемой базы, пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не выполняете одно из определенных условий.

Поездки за границу исключительно по делам полностью вычитаются. Путевые расходы за границу полностью вычитаются, если вы провели 100 процентов своего времени за границей в командировках. Однако, если вы занимаетесь какой-либо некоммерческой деятельностью, будь то осмотр достопримечательностей или посещение старого друга, вам, возможно, придется разделить бизнес-расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы, и личные расходы, не подлежащие вычету.

Время, потраченное на личные цели, может инициировать распределение. Если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личными делами, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не соответствуете одному из следующих условий:

• Менее одной недели за пределами США. Вы находились за пределами США неделю или меньше, совмещая деловую и личную деятельность (неделя — это семь последовательных дней, не считая дня, когда вы покидаете США.С., но с учетом дня вашего возвращения в США).
• Менее 25 процентов времени на личные дела. Вы находились за пределами США более недели, но потратили менее 25 процентов всего времени, проведенного в другой стране, на личные дела (включая день начала вашей поездки). и день, когда это закончилось).
• Отпуск не рассматривался. Вы можете установить, что личный отпуск не был важным фактором.

Если вы соответствуете одному или нескольким из этих условий, ваша поездка считается полностью деловой.Это означает, что вы можете вычесть все свои командировочные расходы, связанные с бизнесом.

Распределение требуется, когда личное время превышает 25 процентов

Если вы не соответствуете хотя бы одному из условий, изложенных выше, и потратили 25 или более процентов своего времени на личные дела, вам придется распределить свои командировочные расходы на дорогу к месту назначения и обратно между вашим бизнесом и личные действия для определения вашей франшизы. Вы должны распределить свои расходы на зарубежные поездки , даже если ваша поездка была в основном по деловым причинам.

Отпуск не подлежит вычету. Однако, если ваша поездка была в первую очередь с целью отпуска, вся стоимость поездки является не подлежащим вычету личным расходом. Однако, если вы ведете побочные дела, вы можете вычесть расходы, понесенные вами во время поездки, которые были непосредственно связаны с вашим бизнесом.

Расходы на конвенцию могут вычитаться

Вы можете вычесть свои командировочные расходы (включая проезд, проживание и питание для себя) при посещении конгресса в Соединенных Штатах, если вы можете доказать, что участие в конгрессе приносит пользу вашему бизнесу.Эти правила распространяются на мастер-классы, конференции и семинары, а также на собрания.

Вы можете пройти тест на деловые отношения, продемонстрировав, что ваши деловые обязанности и ответственность связаны с программой или повесткой дня съезда. Повестка дня не обязательно должна касаться конкретно ваших обязанностей или ответственности — достаточно привязки. Однако вы должны продемонстрировать какую-то цель получения дохода для посещения конгресса. В любом случае вы не сможете вычесть какие-либо некоммерческие расходы (например, осмотр достопримечательностей), понесенные вами во время посещения конгресса.

Пример: Кэролайн, дизайнер интерьеров, посещает выставку Американской ассоциации производителей окон в Кентукки. Она вернулась с новым энтузиазмом к своей профессии и со знаниями о нескольких новых поставщиках. Кэролайн может вычесть свои расходы, потому что посещение шоу приносит пользу ее бизнесу.

Правила становятся намного более строгими, если конгресс проводится за пределами Северной Америки или на круизном лайнере. По сути, IRS не хочет, чтобы люди вычитали свой отпуск. Однако они признают, что по крайней мере некоторые из этих поездок совершаются с добросовестными деловыми целями.Вот что вам нужно знать:

Чтобы иметь возможность вычесть расходы на участие в конференции за пределами Северной Америки, она должна иметь прямое отношение к вашему бизнесу, и проведение конференции за пределами Северной Америки должно быть столь же разумным, как и внутри нее. Например, было бы разумно проводить съезд за пределами Северной Америки, если бы многие участники съезда жили за границей. Вы также должны выполнить требования по вычету командировочных расходов за пределами США.S ..

Тем не менее, есть способ насладиться экзотическим регионом, не затрагивая правила иностранных конвенций: знать, какие страны считаются входящими в «Североамериканскую зону». Для целей конвенционных поездок «североамериканская территория» включает очевидное: Соединенные Штаты, их владения, подопечную территорию Тихоокеанские острова, Канаду и Мексику. Однако сюда также входят страны, у которых есть информационные соглашения с Соединенными Штатами. Государства и, возможно, определенные требования налогового законодательства.

IRS ведет список этих стран, многие из которых являются туристическими мекками, которые вы, возможно, не считаете североамериканскими. В их числе:

Съезды на круизных судах. Следующие требования должны быть выполнены, прежде чем вы сможете вычесть расходы, понесенные в связи с конференцией или семинаром, проводимым на круизном судне:

• Соглашение должно иметь прямое отношение к активному ведению вашего бизнеса.
• Круизное судно должно быть зарегистрировано в США
• Все порты захода круизного лайнера должны находиться в США (или их владениях).
• Вы должны приложить к своей налоговой декларации подписанное вами письменное заявление, в котором указано общее количество дней поездки (за исключением дней, которые вы потратили на дорогу в порт и обратно), количество часов в день, которые вы посвятили работе по расписанию. мероприятий, а также программу запланированных деловых мероприятий собрания.
• Вы должны приложить к своей налоговой декларации письменное заявление, подписанное должностным лицом организации или группы, спонсирующей съезд, которое включает график деловых мероприятий на каждый день съезда и количество часов, в течение которых вы посещали запланированные деловые мероприятия. .

Если вы соответствуете требованиям, вы можете ежегодно вычитать до 2000 долларов США из расходов на посещение семинара или конференции на круизном лайнере. В случае совместного возвращения, максимум 4000 долларов будет вычитаться, если каждый из супругов посещал соответствующие съезды круизных судов.

Как вычесть командировочные расходы (с примерами)

Хорошие новости: большая часть обычных расходов на командировки не облагается налогом.

Еще лучшая новость: если поездка предназначена в первую очередь по делам, вы можете взять несколько отпускных дней и при этом вычесть поездку из налогов (с чистой совестью).

Несмотря на то, что мы не советуем использовать этот вычет, мы, или , хотим, чтобы вы понимали, как использовать этот процесс, чтобы сэкономить на налогах, и получать некоторую помощь в процессе.

Следуйте инструкциям в этом руководстве, чтобы точно определить, что считается путевыми расходами и как не переходить черту.

Поездка должна считаться «деловой»

К сожалению, нельзя просто сесть на следующий самолет на Багамы и списать поездку на огромные деловые расходы. Чтобы списать командировочные расходы, IRS требует, чтобы основная цель поездки заключалась в деловых целях.

Вот как убедиться, что ваша поездка квалифицируется как деловая поездка.

1. Вам необходимо покинуть налоговый дом

Ваш налоговый дом — это регион, в котором находится ваша компания. Технически поездка на работу не является «деловой поездкой» до тех пор, пока вы не покинете свой налоговый дом на срок, превышающий обычный рабочий день, с намерением вести бизнес в другом месте.

2. Ваша поездка должна состоять «в основном» из служебных

IRS измеряет время, проведенное вами вне дома, в днях. Чтобы поездка считалась деловой, вам необходимо провести большую часть своей поездки по делам.

Например, вы уезжаете на неделю (семь дней). Вы проводите пять дней, встречаясь с клиентами, и пару дней отдыхаете на пляже. Это квалифицируется как командировка.

Но если вы проведете три дня, встречаясь с клиентами, и четыре дня на пляже? Это отпуск. К счастью, дни, когда вы путешествуете туда и обратно, считаются рабочими.

3. Поездка должна быть «обычной и необходимой».

«Обычные и необходимые» — это термин, используемый IRS для обозначения расходов, которые являются «обычными» для бизнеса с учетом отрасли, в которой он находится, и «необходимыми» для ведения коммерческой деятельности.

Если проходят две практически идентичные конференции — одна в Гонолулу, а другая в вашем родном городе, — вы не можете списывать со счетов полностью оплаченную поездку на Гавайи.

Точно так же, если вам нужно арендовать автомобиль для передвижения, у вас будут проблемы со списанием стоимости Range Rover, если Toyota Camry доставит вас туда так же быстро.

То, что квалифицируется как «обычное и необходимое», временами может показаться серой зоной, и у вас может возникнуть соблазн обмануть это. Наш совет: проявляйте осторожность.Если IRS решит провести расследование и обнаружит, что вы заявили о расходах, которые не были необходимы для ведения бизнеса, вы можете столкнуться с серьезными штрафами.

4. Поездку нужно спланировать заранее

Вы не можете явиться в Universal Studios , раздать визитные карточки всем, кого вы встретите в очереди на американские горки, назвать это «нетворкингом» и вычесть стоимость поездки из ваших налогов. Командировку нужно планировать заранее.

Перед поездкой спланируйте, где вы будете каждый день и когда, и наметьте, с кем вы проведете его.Задокументируйте свои планы в письменной форме перед отъездом. Если возможно, отправьте кому-нибудь копию по электронной почте, чтобы на ней была указана временная метка. Это помогает доказать, что за вашей поездкой стояли профессиональные намерения.

Дни, когда вы путешествуете к месту своего проживания и обратно, считаются рабочими днями.

При выезде за пределы США действуют другие правила.

Правила деловых поездок за границу немного смягчены.

Если вы путешествуете за пределами США, вам нужно провести только , по крайней мере, 25% своего времени за пределами страны, занимаясь бизнесом. , чтобы поездка квалифицируется как деловая поездка.

Если вы путешествуете за пределами США, но тратите на менее 25% своего времени на бизнес, вы все равно можете вычесть командировочные расходы пропорционально тому, сколько времени вы действительно проводите на работе во время поездки.

Например, вы отправляетесь в пятидневное международное путешествие. Если вы потратите два дня на ведение дел, вы можете вычесть всю стоимость авиабилета как коммерческие расходы, потому что два дня из пяти эквивалентны 40% вашего времени в отпуске.

Но если вы проводите по делам только один день из пятидневной поездки — или всего 20% своего времени вне дома — вы сможете вычесть только 20% стоимости вашего авиабилета, потому что поездка больше не квалифицируется как бизнес.

Перечень командировочных расходов

Вот несколько примеров вычетов на деловые поездки, на которые вы можете претендовать:

• Билеты на самолет, поезд и автобус между вашим домом и местом работы
• Сборы за багаж
• Прачечная и химчистка во время путешествия
• Стоимость аренды машины
• Отель и Airbnb стоит
• 50% соответствующих критериям бизнес-обедов
• 50% питания при поездке в пункт назначения и обратно

Путешествие

В командировке вы можете вычесть 100% стоимости поездки до пункта назначения, будь то билет на самолет, поезд или автобус.Если вы арендуете автомобиль, чтобы добраться туда и передвигаться, эта стоимость также вычитается.

Жилье

Стоимость вашего жилья не облагается налогом. Вы также можете вычесть стоимость проживания в те дни, когда вы не ведете дела, но это зависит от того, как вы планируете поездку. Хитрость заключается в том, чтобы «отпускные дни» располагались между рабочими днями.

Вот примерный маршрут, чтобы объяснить, как это работает:

Четверг: Вылет в Дарем, Северная Каролина.
Пятница: Встреча с клиентами.
Суббота: Уроки танцев на средней линии.
Воскресенье: Уроки линейного танца продвинутого уровня.
Понедельник: Встреча с клиентами.
Вторник: Улетай домой.

Четверг и вторник — дни в пути (помните: дни в пути в командировке считаются рабочими днями). А в пятницу и понедельник ты будешь вести дела.

Нет смысла лететь домой на выходные (в нерабочие дни), только чтобы вернуться в Дарем на деловую встречу в понедельник утром.

Итак, поскольку вы технически остаетесь в Дареме в субботу и воскресенье, между днями, когда вы будете вести дела, общая стоимость вашего проживания в поездке не облагается налогом, даже если вы на самом деле не работаете. на выходных.

Вы не виноваты, что встречи с вашими клиентами проходят в Дареме — неофициальной столице танцевальной линии Америки.

Питание и развлечения во время вашего пребывания

Даже в командировке вы можете вычесть только часть расходов на питание и развлечения, которые специально предназначены для ведения бизнеса.Итак, если вы находитесь в Луизиане и закрываете сделку по продаже самородков аллигатора, вы можете списать 50% суммы счета.

Просто убедитесь, что вы отметили в квитанции или в приложении для отслеживания расходов характер проведенной встречи — с кем вы встречались, когда и что обсуждали.

С другой стороны, если вы пробуете местную кухню и для этого нет четкого коммерческого обоснования, вам придется заплатить за еду из собственного кармана.

Питание и развлечения во время путешествия

Пока вы путешествуете в пункт назначения, где вы занимаетесь бизнесом, еда, которую вы едите по пути, может быть вычтена на 50% как бизнес-расходы.

Это может быть ваш шанс попробовать местные деликатесы и списать их в налоговой декларации. Только убедитесь, что ваши вкусы не слишком экстравагантны. Как и любые бизнес-расходы, подлежащие вычету, питание должно оставаться «обычным и необходимым» для ведения бизнеса.

Поездка с семьей и друзьями в командировку

Не хотите провести отпуск в командировке в одиночестве? Хотя вы не можете напрямую вычесть расходы на привлечение друзей и родственников в командировки, некоторые расходы можно компенсировать косвенно.

Едем к месту назначения

В машине три или четыре свободных места? Не стесняйтесь их заполнять. Если вы путешествуете по делам и аренда транспортного средства является «необходимыми и обычными» расходами, вы все равно можете вычесть свои служебные мили или расходы на аренду автомобиля, даже если к вам присоединятся другие люди.

Одно исключение: если вы понесете лишний километраж или «ненужные» расходы на аренду из-за того, что вы взяли с собой семью, расходы больше не подлежат вычету, поскольку они не являются «необходимыми или обычными».”

Например, предположим, что вам пришлось арендовать очень большой фургон, чтобы взять с собой детей в командировку. Если вам не нужно было бы арендовать тот же автомобиль, чтобы путешествовать в одиночку, расходы на сверхбольшой фургон больше не считаются коммерческим вычетом.

Сдам квартиру

Как и в случае с расходами на дорогу, вы можете вычесть только стоимость проживания, равную той, которую вы бы использовали, если бы путешествовали в одиночку.

Однако есть некоторая гибкость. Если вы платите за жилье, чтобы разместить вас и свою семью, , вы можете вычесть часть затрат на проживание , что эквивалентно тому, что вы заплатили бы только за себя .

Например, предположим, что номер в отеле на одного человека стоит 100 долларов, а номер в отеле, в котором может разместиться ваша семья, стоит 150 долларов. Вы можете арендовать вариант на 150 долларов и вычесть 100 долларов из стоимости в качестве деловых расходов, потому что 100 долларов — это то, сколько вы заплатил бы, если бы ты остался там один.

Этот вычет может сэкономить вам много денег на жилье для вашей семьи. Просто убедитесь, что вы держите квитанции и записи, в которых указаны цены на разные комнаты, на случай, если вам нужно будет обосновать расходы в IRS

Внимание! Когда дело доходит до AirBnB, границы размываются. Легко сравнить стоимость гостиничного номера с одной кроватью и гостиничного номера с двумя кроватями. Но когда вы сравниваете существенно разные квартиры, у разных владельцев — например, дом у бассейна и кондоминиум — становится трудно оправдать вычеты. Сохранение «традиционных» условий проживания, таких как отели и мотели, может помочь вам избежать проверки во время аудита. А если сомневаетесь: спросите своего налогового консультанта.

Так технически ваша поездка — это отпуск? Вы по-прежнему можете требовать любые расходы, связанные с бизнесом

В тот момент, когда ваше бегство пересекает черту от «деловой поездки» до «отпуска» (напр.грамм. вы тратите больше дней на поджаривание булочек, чем на заключение сделок) вы больше не можете вычитать командировочные расходы.

Обычно «отпуск»:

• Поездка, в которой вы не проводите большую часть своего дня, занимаясь делами
• Деловая поездка, которую нельзя подтвердить правильной документацией

Однако вы все равно можете вычесть обычные коммерческие расходы, если вам довелось вести дела во время отпуска.

Например, вы приехали в Портленд для развлечения, и один из ваших клиентов также живет в этом городе.У вас обеденная встреча со своим клиентом, пока вы в городе. Поскольку обед связан с бизнесом, вы можете списать 50% стоимости обеда, как и любые другие расходы на деловую еду и развлечения. Только убедитесь, что вы сохранили квитанцию.

Между тем, другие расходы, связанные с «отпуском», которые позволили встретиться с этим клиентом лично — билеты на самолет до Портленда, аренда автомобиля, чтобы вы могли ездить по городу, — не могут быть вычтены; поездка все еще отпуск.

Если вы путешествуете по делам на собственном автомобиле

Есть два способа вычесть командировочные расходы, если вы путешествуете на собственном автомобиле.

1. Метод фактических затрат
2. Стандартный метод расчета пробега

Фактические расходы — это сумма фактических затрат, связанных с использованием вашего транспортного средства (бензин, страховка, новые шины, плата за парковку, штрафы за парковку во время посещения клиента и т. Д.), И умножение ее на процент времени, в течение которого вы его использовали. для бизнеса.Если бы в течение налогового года для бизнеса было 50%, вы умножите свои общие расходы на автомобиль на 50%, и это будет сумма, которую вы вычтете.

Стандартный пробег — это место, где вы отслеживаете количество деловых миль, которые вы проехали в течение налогового года, а затем запрашиваете стандартную ставку миль (в 2019 налоговом году это 0,58 доллара США за пройденную милю).

Стоимость нарушения правил

Не пытайтесь заявить о командировке, если у вас нет документов, подтверждающих это. Используйте такое приложение, как Expensify, для отслеживания деловых расходов (особенно когда вы путешествуете по работе) и овладевайте искусством ведения документации для малого бизнеса.

Если вы подаете заявление о правомочных списаниях и ведете надлежащую документацию, у вас должны быть все записи, необходимые для обоснования ваших удержаний во время налоговой проверки.

Кстати, если ваш бизнес отмечен как подлежащий аудиту, IRS поставит своей целью уведомить вас по почте как можно скорее после подачи вашей заявки. Обычно это происходит в течение двух лет с даты подачи заявки. Однако IRS оставляет за собой право вернуться еще на шесть лет назад.

Налоговые штрафы за запрещенные вычеты из коммерческих расходов

Если вас поймают на вычете, на который вы не имеете права, что помогло вам уплатить существенно меньший подоходный налог, чем следовало бы, вы будете оштрафованы.В этом случае «существенно меньше» означает разницу в 10% от суммы, которую вы должны были заплатить, или 5000 долларов — в зависимости от того, какая сумма больше.

Штраф обычно составляет 20% от разницы между тем, что вы должны были заплатить, и тем, что вы фактически заплатили в виде подоходного налога. Это не только компенсирует разницу.

В конечном счете, вы возвращаете IRS 120% суммы, которую вы обманули.

Если вы немного запутались, не волнуйтесь. Вот пример, чтобы показать вам, как это работает:

Предположим, вы обычно платите подоходный налог в размере 30 000 долларов США.Но из-за заявленного вычета вы платите только подоходный налог в размере 29 000 долларов США.

Если IRS определит, что заявленный вами вычет является незаконным, вам придется заплатить IRS 1200 долларов США. Это 1000 долларов, чтобы компенсировать разницу, и 200 долларов в качестве штрафа.

Форма 8725 поможет вам избежать налоговых штрафов

Если вы считаете, что налоговый вычет может быть обжалован Налоговым управлением США, есть способ подать его, избегая при этом никаких шансов на наказание.

Подайте форму 8275 вместе с налоговой декларацией.Эта форма дает вам возможность выделить и подробно объяснить вычет.

В случае, если вы прошли аудит и вычет, указанный вами в форме 8275, окажется незаконным, вам все равно придется заплатить разницу, чтобы компенсировать то, что вы должны были заплатить в качестве подоходного налога, но вы сэкономить 20% штрафа.

К сожалению, заполнение формы 8275 не снижает ваши шансы на проверку.

Где требовать командировочные расходы

Если вы работаете не по найму, вы должны требовать возмещения дорожных расходов в Приложении C, которое является частью формы 1040.

–

Когда дело доходит до использования списаний налогов, которые мы обсуждали в этой статье, или любых налоговых списаний, если на то пошло, поддержка профессиональных бухгалтеров и доверенного CPA очень важна.

Точная финансовая отчетность поможет вам понять движение денежных средств и отследить вычитаемые расходы. Помимо подачи налоговой декларации, CPA может выявить вычеты, которые вы, возможно, упустили, и представить вас во время налоговой проверки.

Узнайте больше о том, как найти, нанять и работать с бухгалтером.А когда вы будете готовы передать бухгалтерский учет на аутсорсинг, попробуйте Bench.

Расчет командировочных расходов для предприятий

Управление расходами на командировки невероятно важно для успеха компании. Если вы работаете в этой области, значит, вы находитесь в авангарде управления денежными потоками и контролируете одни из самых больших накладных расходов в бизнесе. Это руководство поможет вам избавиться от стресса, связанного с управлением расходами, и поможет создать процесс, который, несомненно, произведет впечатление.

Что такое командировочные расходы?

Командировочные расходы — это расходы, понесенные во время командировок с деловыми целями. Это может включать стоимость продуктов или услуг, необходимых для поездки, и обычно связано с поездкой вне дома на несколько дней или недель.

Какие командировочные расходы могут требовать сотрудники?

Ключевым правилом при заявлении о любых расходах является то, что они должны быть исключительно и обязательно понесены при выполнении вашей работы, поскольку она связана с бизнес-целями.Это означает, что вы, (в отличие от вашего бизнеса), не должны лично получать выгоду от требования о расходах.

Вот несколько примеров:

• Фактические расходы на поездку (самолет, билет на поезд, стоимость гостиницы и т. Д.)
• Расходы на проживание (еда и напитки, потребленные во время путешествия)
• Любые другие расходы, возникшие в связи с тем, что вы совершили поездку например развлечения.

Что не является законным командировочным расходом

Однако вам также необходимо учитывать то, что не входит в «Командировочные расходы».Этот список выглядит так:

• Поездка в обычный офис и обратно
• Любая поездка по личным причинам.

А как насчет вождения? Могу ли я требовать возмещения расходов, если я арендую автомобиль или использую свой собственный автомобиль для вождения по служебным причинам? Да, конечно. Чтобы узнать, сколько именно вы можете требовать, ознакомьтесь с нашим Руководством по количеству миль в Великобритании.

Вы обязаны отчитываться о командировочных расходах для целей налогообложения. Однако по некоторым расходам не требуется сообщать в HMRC.Такие расходы, как автобусное обслуживание сотрудников или услуги такси, когда совместное использование пассажиров недоступно, освобождаются от налоговой отчетности.

Как управлять процессом командировок и расходов

1. Определитесь со способом оплаты труда сотрудника

Есть два основных способа оплаты расходов:

• Попросите сотрудников произвести им предоплату с помощью личной карты / банковского счета / наличными, а затем попросите их подать заявления о расходах.
• Оплачивайте расходы напрямую с банковского счета компании или карты компании.

1. Кредитная / расходная карта компании

Несмотря на то, что закон не требует этого, предоставление сотрудникам претензий о расходах может стоить времени; Возможно, вы захотите рассмотреть расходную карту компании, которая, по крайней мере, значительно упрощает отслеживание финансов. Есть много компаний, которые предлагают как отслеживание расходов, так и корпоративные кредитные карты, такие как Spendesk или Pleo — они позволят вам отслеживать и контролировать расходы из одного источника.

Если вы решите выбрать расходные карты компании, обязательно проведите небольшое исследование, прежде чем обращаться непосредственно в свой текущий корпоративный банк.У Плео есть хорошее руководство по выбору кредитной карты компании.

2. Оплата с помощью личных карт и подача претензий о расходах

Для многих малых и средних предприятий это более простой вариант. Попросить сотрудников оплачивать деловые расходы со своего личного счета — довольно стандартная практика. Возмещение расходов может занять много времени как для специалистов по администрированию, так и для персонала. Такие факторы, как запрос налоговых деклараций, только усложняют процесс. Более подробную информацию о налоговых последствиях возмещения расходов можно найти здесь.Если это предпочтительный метод для вашей компании, то рекомендуется использовать такое программное обеспечение, как Expensify или Spendesk. Это поможет вам оцифровать и отслеживать расходы.

2. Изложите четкую процедуру подачи и возмещения расходов

Независимо от того, используете ли вы формы на бумаге, электронные таблицы или программное обеспечение для расчетов, наличие очень четкого процесса поможет вам управлять горами электронных писем, но также установит ожидания для сотрудников, которые могут ожидать возмещения расходов. Заключение соглашений об уровне обслуживания с персоналом поможет вам своевременно получать необходимую информацию, а также предотвратит отправку сотрудниками последующих электронных писем с вопросами о статусе претензий.

Вот несколько вариантов процесса, которые вам следует рассмотреть:

• Прогноз расходов перед поездкой — попросите сотрудников составить прогноз перед поездкой, это заставит их учитывать свои расходы.
• Типы квитанций и счетов — обязательно укажите, в каком формате вы ожидаете предоставить доказательства (например, налоговый счет в формате PDF / физическая квитанция).
• Срок подачи претензий по расходам — ​​Убедитесь, что все претензии по расходам поданы в течение 5 рабочих дней с момента завершение командировки.
• Период возмещения расходов — Компания обязуется возместить персоналу в течение 15-30 дней с момента подачи заявления о расходах, в течение которого компания может запросить расходы.

Если вы решили не использовать программное обеспечение для управления расходами, убедитесь, что у вас есть стандартизированные формы отчетов о расходах, доступные для всех сотрудников.

3. Сообщите о расходной политике

Многие компании включают свою политику в отношении расходов в свою политику в отношении деловых поездок, и почти у всех есть проблемы с ее соблюдением.Независимо от того, какой вариант оплаты выбрала ваша компания, расходы вне правил компании оставляют бизнес в неловких ситуациях. Если вы дали кому-то кредитную карту компании, и они тратят не в соответствии с политикой, значит, деньги уже ушли. Если сотрудник купил что-то на свою личную карту и предъявил претензию о расходах вне политики, работодатель сталкивается с неприятным сценарием: либо оплата счета, либо недовольство сотрудника из кармана.

Лучший способ избежать этого — убедиться, что каждый сотрудник знает правила.Убедитесь, что вы четко и регулярно излагаете правила, чтобы у них не было оправдания, кроме как следовать им.

Вот способы добиться этого:

1. Электронная почта в масштабах компании каждый квартал — Отправляйте электронное письмо с политикой каждый квартал, это может быть необязательно, если у вас небольшая команда.
2. Обсудите это на общих собраниях — Ваша работа важна и экономит деньги компании, и люди должны знать правила. На следующем собрании попросите несколько минут выступить с примерами (не называя имен) хороших и плохих требований о расходах
3. Разместите его в интрасети своей компании — Убедитесь, что это действующий документ и легкодоступный.Свяжите его с документом Google или любым другим инструментом, который вы используете, это означает, что обновления не требуют, чтобы вы просили сотрудников удалять или игнорировать предыдущие версии,

По возможности автоматизируйте расходы для них с помощью такого инструмента, как TravelPerk, который избавляет сотрудников от необходимости сообщить о своих расходах на перелет и проживание.

Если вас беспокоит, что кто-то в вашей компании намеренно не соблюдает правила и выманивает у вас деньги, обязательно прочтите наше Руководство о том, как распознать и устранить мошенничество с расходами.

Как рассчитывать и отслеживать командировочные расходы на профессиональном уровне

Учитывая, что средняя компания тратит около 950 долларов на сотрудника в год только на поездки внутри страны, вполне вероятно, что администраторов и тех, кто занимается управлением расходами, попросят предоставить отчеты и разбивку о том, как компания тратит на поездки. Вот некоторые из элементов, которые значительно упростят вашу квартальную или годовую отчетность, если вы установите эти элементы сейчас.

1. Запишите все и отметьте все расходы

Звучит очевидно, но если вы не используете программное обеспечение, чтобы сделать это за вас, эти затраты времени на организацию каждой квитанции, счета-фактуры и отчета о расходах принесут огромные дивиденды, когда вы приступите к анализу расходов.Отчеты о командировках и расходах чрезвычайно важны, поскольку во многих странах эти расходы не облагаются налогом, что означает значительную экономию для компаний.

Прежде всего, убедитесь, что вы регулярно ведете исчерпывающий учет всех своих деловых расходов. Лучше всего делать это каждый день, но, по крайней мере, вы должны стремиться делать это два раза в неделю. Все, что вы тратите, нужно подсчитывать! Не упускайте наличные платежи, их легко пропустить, но они по-прежнему являются коммерческими расходами, и о них нельзя забывать.Лучший способ сделать это — выбрать одно из множества представленных на рынке программ для бухгалтерского учета. Вы можете увидеть наши рекомендации по основным игрокам здесь. Рекомендуется отмечать расходы, чтобы при необходимости можно было легко извлекать метаинформацию. Чем более детализированы ваши записи, тем лучше. Рассмотрите возможность группировки и маркировки командировочных расходов несколькими способами.

• По типу командировки (существующий клиент, продажи, корпоративное мероприятие)
• По отделам
• По типу расходов

Хорошей идеей будет убедиться, что ваши текущие расходы настроены в вашей системе бухгалтерского учета.Если вы знаете, что собираетесь платить поставщику каждый месяц, установите эту запись для повторения в будущие месяцы. Это гарантирует, что вы не пропустите это событие, и поможет вам лучше планировать будущее.

2. Рассчитать каждую поездку

Лучше всего видеть стоимость всей поездки, а не просто сразу разбивать расходы на поездку и питание по отдельным таблицам. Это предоставит вам ценные данные, которые позволят вам сделать суждение о том, сколько выделить для будущих поездок в этот регион / мероприятие, и позволит вам определить поездки или персонал, которые, возможно, будут стоить больше, чем в среднем.Убедитесь, что учитывается каждый элемент каждой поездки, и просмотрите поездку в целом.

Это должно включать, но не ограничивается:

• Путевые расходы — самолет, поезд, аренда автомобиля, включая бензин, который вы залили в машину
• Проживание — отель, Airbnb или где бы вы ни остановились
• Еда, напитки
• Развлечения — для клиентов или если это разрешено политикой
• Подключения Wi-Fi или что-нибудь еще, что вам нужно для ведения бизнеса в дороге.

3. Распределите свои расходы по категориям

Ваша бухгалтерская программа будет поставляться с предустановленными категориями, готовыми для вас, чтобы вы начали классифицировать свои расходы. Постарайтесь максимально придерживаться этих стандартных категорий. Это важно, потому что когда дело доходит до подачи налоговой декларации, вы сможете четко увидеть, какие области ваших расходов больше или меньше, чем они должны быть.

Для небольших и не повторяющихся расходов создайте поле «Разные расходы».

Спланируйте командировочные расходы

Подсчитав и записав все свои расходы, вы можете посмотреть на расходы за предыдущие годы и определить, сколько вы, вероятно, потратите. Это поможет вам увидеть, на что вы тратите слишком много, или заранее купить более дешевые авиабилеты, отели и т. Д. Посмотрите на сезонность, периодические расходы, приход новых сотрудников, открывающих новый национальный офис.

Как сократить командировочные расходы

Есть много способов сократить командировочные расходы, вот шесть, которые вы можете исправить прямо сейчас.

1. Вы должны остаться на ночь?

У большинства бюджетных авиалиний и даже железнодорожных компаний есть рейсы рано утром и поздно вечером. Хотя это может означать немного меньше сна, это также может быть хорошим способом сэкономить деньги, поскольку они означают, что вам не нужно платить за ночь в отеле или на Airbnb. Если вы используете инструмент с автоматизированной политикой поездок, вам следует подумать о том, чтобы все поездки с ночевкой требовали одобрения.

2. Получите балл (ы)

Авиакомпании, отели, компании по аренде автомобилей и даже альтернативные поставщики жилья имеют программы лояльности, которые потенциально могут сэкономить вашему бизнесу много денег.Ознакомьтесь с различными вариантами, которые они предоставляют, чтобы узнать, какой из них наиболее выгоден для вас.

PRO TIP: Решения для бронирования деловых поездок, такие как TravelPerk, позволят вам зарегистрировать номер вознаграждения один раз, а затем автоматически накапливать баллы каждый раз, когда вы путешествуете.

3. Выключите такси

Такси, особенно в и из аэропортов, часто являются самым дорогим способом добраться до центра города после приземления вашего рейса. Обязательно сделайте для ваших сотрудников использование поездов, метро, ​​автобусов или маршрутных такси, чтобы сэкономить до 50%, особенно для тех, кто путешествует в одиночку.

4. Получите корпоративные тарифы

Если у вас есть офис в более чем одном городе, и вы чаще всего путешествуете между офисами, возможно, стоит договориться о специальном корпоративном тарифе с близлежащими отелями. Фактически, вы можете сделать это всякий раз, когда заметите, что вы часто путешествуете по одному и тому же городу. Гостиницы часто ценят повторный бизнес. У TravelPerk есть отличная команда по согласованию корпоративных ставок, которая может сделать это за вас.

5. Получите право на суточные

Предоставляете ли вы своим путешественникам суточные на питание и другие непредвиденные расходы? Обязательно настраивайте его для каждого города.Цены могут сильно колебаться, например, даже в пределах ЕС. Помните, что HMRC устанавливает ставки на питание и на то, что вы можете вернуть, поэтому держите суточные примерно на таком же уровне, чтобы платить меньше.

6. Взыскать налог

Ежегодно компании не возвращают налог (НДС) на миллиарды командировочных расходов. Каждая компания, которая делает это, тратит на 5-25% больше, чем должна!

Компании из Великобритании имеют право на возмещение НДС при командировках внутри страны посредством декларации по НДС в Великобритании.Британские компании также имеют право на возмещение НДС, уплаченного в других странах, но этот НДС возмещается различными способами (некоторые из них онлайн, а некоторые требуют заполнения бумажной формы). Щелкните здесь, чтобы ознакомиться с нашим руководством по подаче заявки на НДС при деловых поездках в Европу.

Конечно, существует некоторая путаница в том, как будет выглядеть возмещение НДС после Brexit. Чтобы получить все ответы, посмотрите, как Brexit повлияет на возмещение НДС в Великобритании.

Как рассчитать стоимость поездки для туристической страховки

Последнее обновление 31.03.2021

Правильный расчет стоимости поездки жизненно важен для выбора правильного плана страхования путешествий.Ваша окончательная стоимость поездки будет иметь значение для определения цены плана. Иногда путешественники сбиваются с толку, когда узнают о стоимости поездки, потому что считают, что она включает в себя все расходы, понесенные во время путешествия. Однако «страхуемая» стоимость поездки — это не то же самое, что «общая» стоимость поездки.

Что означает