Авансовые отчеты по командировкам и деловым поездкам
Создание и согласование заявок на командировку, автоматическое формирование приказа. Подготовка и согласование отчетов по авансовым выплатам в цифровом виде на основании электронных билетов, чеков или фото бумажных подтверждающих документов.
более 92%
корректность извлечения реквизитов из документа
0%
риск потери документов
на 50%
уменьшаются трудозатраты и риск ошибок
Проблема
Проблема
Организация командировки сотрудника — длительный и трудоемкий процесс. С ростом числа поездок увеличивается поток документов, которые нужно оформить, проверить и подписать. В результате затягиваются сроки согласования, повышается риск появления случайных ошибок и потери оригиналов документов.
Решение
Решение
Решение «Командировки и авансовые отчеты» позволяет автоматизировать каждый этап организации командировки: от создания заявки на поездку до закрытия авансового отчета и предоставления отчетных документов в надзорные органы.
Решение предполагает гибкую работу с авансовыми отчетами. Благодаря чему можно не только согласовывать заявки и авансовые отчеты по командировке, но и оформлять заявки на любые авансовые выплаты.
Возможности решения
Оформление командировки
Заявка на командировку создается в пару кликов. С ее помощью можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист. Для удобства данные о маршруте и расходах заполняются на отдельных закладках.
Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля.
Для любых расходов можно устанавливать лимиты.
При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.
После создания заявки сотрудник в один клик запускает процесс согласования командировки. При этом не нужно решать, кому и в какой последовательности отправлять заявку. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.
На основе параметров заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется в командировку на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.
После того, как командируемый получит аванс, билеты и ознакомится с приказом, считается, что он готов к отъезду.
Командировкой можно управлять. Сотрудник может отменить или изменить ее параметры, например, если мероприятие перенесли или отменили. А руководитель имеет возможность отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.
Оформление авансового отчета
После возвращения из командировки сотрудник оформляет авансовый отчет. В решении доступно два варианта его заполнения:
- заполнение вручную. Для ускорения этого процесса можно автоматизировать занесение документов с помощью службы ввода документов. Сотруднику достаточно отправить фотографии или скан-копии документов, подтверждающих затраты, на служебный ящик, и они привяжутся к авансовому отчету;
- автоматическое заполнение. Возможно при наличии решения «Распознавание отчетных документов», которое распознает подтверждающие документы и заполняет отчет данными.
Командируемый проверяет корректность внесенных данных и при необходимости дополняет отчет.
Например, заносит в систему недостающие документы или вносит информацию о расходах из рукописных накладных.
Заполненные данные проверяют и согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.
Подготовка к проверкам
Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.
Выгрузка комплекта документов
Бизнес-эффект
Решение помогает закрыть все вопросы по оформлению командировок и авансовых отчетов, а также повышает эффективность бизнеса:
- сокращается время на оформление документов. Все необходимые документы формируются автоматически, без участия человека. Все, что требуется, — проверить правильность, подписать и согласовать в электронном виде;
- уменьшаются трудозатраты и риск ошибок.
Занесение документов в систему и расчет затрат происходит в фоновом режиме. В автоматически сформированных документах все вычисления и данные верны; - снижается вероятность потери документов. Все сопроводительные и подтверждающие документы хранятся в системе в электронном виде. Передачу бумажных оригиналов в бухгалтерию легко проконтролировать, а предоставление отчетов в налоговые органы не откладывается из-за потери документов;
- компания значительно экономит на печати и хранении бумажных документов.
Занесение документов в систему и расчет затрат происходит в фоновом режиме. В автоматически сформированных документах все вычисления и данные верны;2730-сон 19.11.2015. Об утверждении Положения о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан
Приказ
Министра финансов Республики Узбекистан
Об утверждении Положения о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан
[Зарегистрирован Министерством юстиции Республики Узбекистан 19 ноября 2015 г.
Регистрационный № 2730]
Министр Р. АЗИМОВ
г. Ташкент,
19 октября 2015 г.,
№ 92
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан
Председатель Центрального банка Ф. МУЛЛАЖАНОВ
19 октября 2015 года
Министр иностранных дел А. КАМИЛОВ
19 октября 2015 года
Министр труда и социальной защиты населения А. АБДУХАКИМОВ
19 октября 2015 года
Председатель Государственного налогового комитета Б. ПАРПИЕВ
19 октября 2015 года
Председатель Совета Федерации профсоюзов Т. НАРБАЕВА
19 октября 2015 года
НОРМЫ
командировочных расходов в иностранной валюте при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций
№ | Страна или территория | Наименование иностранной валюты | Нормы суточных расходов в иностранной валюте | Предельная норма оплаты расходов работникам по найму жилого помещения (до указанной суммы в сутки) | |
выезжающим в страну из Республики Узбекистан | для работников загранучреждений при командировках в пределах страны пребывания, а также направляемым на работу за границей; в случае пребывания в командировке за границей более 60 суток (начиная с 61 дня) | ||||
1. | АВСТРАЛИЯ | доллары США | 45,00 | 20,00 | 100,00 |
2. | АВСТРИЯ | евро | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
3. | АЗЕРБАЙДЖАН | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
4. | АЛБАНИЯ | доллары США | 42,00 | 20,00 | 120,00 |
5. | АЛЖИР | доллары США | 36,00 | 17,00 | 48,00 |
6. | АНГОЛА | доллары США | 38,00 | 17,00 | 100,00 |
7. | АНТИГУА и БАРБУДА | доллары США | 30,00 | 14,00 | 80,00 |
8. | АРГЕНТИНА | доллары США | 35,00 | 16,00 | 80,00 |
9. | АФГАНИСТАН | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
10. | АРМЕНИЯ | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
11. | БАНГЛАДЕШ | доллары США | 25,00 | 11,00 | 80,00 |
12. | БАХРЕЙН | доллары США | 45,00 | 20,00 | 130,00 |
13. | БЕЛАРУСЬ | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
14. | БЕЛЬГИЯ | евро | 40,00 | 18,00 | 125,00 |
15. | БОЛГАРИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
16. | БОЛИВИЯ | доллары США | 30,00 | 14,00 | 60,00 |
17. | БОСНИЯ и ГЕРЦЕГОВИНА | евро | 30,00 | 14,00 | 100,00 |
18. | БРАЗИЛИЯ | доллары США | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
19. | БРУНЕЙ | доллары США | 30,00 | 14,00 | 100,00 |
20. | БУТАН | доллары США | 20,00 | 9,00 | 60,00 |
21. | ВЕЛИКОБРИТАНИЯ | англ фунты | 30,00 | 14,00 | 100,00 |
22. | ВЕНГРИЯ | евро | 30,00 | 14,00 | 100,00 |
23. | ВЕНЕСУЭЛА | доллары США | 35,00 | 16,00 | 60,00 |
24. | ВЬЕТНАМ | доллары США | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
25. | ГАНА | доллары США | 35,00 | 16,00 | 80,00 |
26. | ГЕРМАНИЯ | евро | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
27. | ГОНКОНГ | доллары США | 35,00 | 16,00 | 130,00 |
28. | ГРЕЦИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
29. | ГРУЗИЯ | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
30. | ДАНИЯ | кроны | 250,00 | 112,00 | 600,00 |
31. | ДЕМОКРАТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА КОНГО (ЗАИР) | доллары США | 40,00 | 18,00 | 60,00 |
32. | ЕГИПЕТ | доллары США | 30,00 | 14,00 | 120,00 |
33. | ИЗРАИЛЬ | доллары США | 45,00 | 20,00 | 130,00 |
34. | ИНДИЯ | доллары США | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
35. | ИНДОНЕЗИЯ | доллары США | 40,00 | 18,00 | 150,00 |
36. | ИОРДАНИЯ | доллары США | 40,00 | 18,00 | 60,00 |
37. | ИРАК | доллары США | 35,00 | 16,00 | 80,00 |
38. | ИРАН | доллары США | 35,00 | 16,00 | 120,00 |
39. | ИРЛАНДИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 130,00 |
40. | ИСЛАНДИЯ | доллары США | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
41. | ИСПАНИЯ | евро | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
42. | ИТАЛИЯ | евро | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
43. | ЙЕМЕНСКАЯ РЕСПУБЛИКА | доллары США | 40,00 | 18,00 | 100,00 |
44. | КАЗАХСТАН | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
45. | КАМБОДЖА | доллары США | 30,00 | 14,00 | 60,00 |
46. | КАНАДА | доллары США | 45,00 | 20,00 | 150,00 |
47. | КАТАР | доллары США | 45,00 | 20,00 | 130,00 |
48. | КЕНИЯ | доллары США | 30,00 | 14,00 | 60,00 |
49. | КИПР | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
50. | КИТАЙСКАЯ НАРОДНАЯ РЕСПУБЛИКА | доллары США | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
51. | КОЛУМБИЯ | доллары США | 35,00 | 16,00 | 80,00 |
52. | КОНГО | доллары США | 35,00 | 16,00 | 90,00 |
53. | КОСТА-РИКА | доллары США | 35,00 | 16,00 | 70,00 |
54. | КОТ д. ИВУАР | доллары США | 35,00 | 16,00 | 74,00 |
55. | КУБА | доллары США | 30,00 | 14,00 | 70,00 |
56. | КУВЕЙТ | доллары США | 40,00 | 18,00 | 120,00 |
57. | КЫРГЫЗСТАН | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
58. | ЛАОС | доллары США | 35,00 | 16,00 | 60,00 |
59. | ЛАТВИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
60. | ЛИВАН | доллары США | 30,00 | 14,00 | 75,00 |
61. | ЛИВИЯ | доллары США | 25,00 | 11,00 | 70,00 |
62. | ЛИТВА | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
63. | ЛИХТЕНШТЕЙН | шв. франки | 50,00 | 23,00 | 120,00 |
64. | ЛЮКСЕМБУРГ | евро | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
65. | МАКЕДОНИЯ | евро | 25,00 | 11,00 | 60,00 |
66. | МАЛАЙЗИЯ | доллары США | 35,00 | 16,00 | 150,00 |
67. | МАЛЬДИВСКАЯ РЕСПУБЛИКА | доллары США | 30,00 | 14,00 | 60,00 |
68. | МАЛЬТА | евро | 20,00 | 9,00 | 70,00 |
69. | МАРОККО | доллары США | 30,00 | 14,00 | 70,00 |
70. | МЕКСИКА | доллары США | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
71. | МОЗАМБИК | доллары США | 35,00 | 16,00 | 60,00 |
72. | МОЛДОВА | доллары США | 25,00 | 14,00 | 100,00 |
73. | МОНГОЛИЯ | доллары США | 35,00 | 16,00 | 80,00 |
74. | МЬЯНМА | доллары США | 30,00 | 14,00 | 60,00 |
75. | НЕПАЛ | доллары США | 30,00 | 14,00 | 60,00 |
76. | НИДЕРЛАНДЫ | евро | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
77. | НОВАЯ ЗЕЛАНДИЯ | доллары США | 40,00 | 20,00 | 140,00 |
78. | НОРВЕГИЯ | крона | 230,00 | 104,00 | 1 000,00 |
79. | ОБЬЕДИНЕННЫЕ АРАБСКИЕ ЭМИРАТЫ | доллары США | 40,00 | 18,00 | 140,00 |
80. | ОМАН | доллары США | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
81. | ПАКИСТАН | доллары США | 40,00 | 18,00 | 120,00 |
82. | ПАПУА — НОВАЯ ГВИНЕЯ | доллары США | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
83. | ПЕРУ | доллары США | 35,00 | 16,00 | 60,00 |
84. | ПОЛЬША | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
85. | ПОРТУГАЛИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
86. | РОССИЯ | доллары США | 25,00 | 11,00 | 120,00 |
города Москва и Санкт-Петербург | доллары США | 35,00 | 16,00 | 130,00 | |
87. | РУМЫНИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
88. | САУДОВСКАЯ АРАВИЯ | доллары США | 50,00 | 23,00 | 120,00 |
89. | СЕРБИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
90. | СЕНЕГАЛ | доллары США | 40,00 | 18,00 | 68,00 |
91. | СИНГАПУР | доллары США | 45,00 | 20,00 | 182,00 |
92. | СИРИЯ | доллары США | 30,00 | 14,00 | 80,00 |
93. | СЛОВАКИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
94. | СЛОВЕНИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
95. | США | доллары США | 45,00 | 20,00 | 150,00 |
96. | ТАИЛАНД | доллары США | 40,00 | 18,00 | 120,00 |
97. | ТАЙВАНЬ | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
98. | ТАДЖИКИСТАН | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
99. | ТУНИС | доллары США | 35,00 | 16,00 | 60,00 |
100. | ТУРКМЕНИСТАН | доллары США | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
101. | ТУРЦИЯ | доллары США | 45,00 | 20,00 | 120,00 |
102. | УКРАИНА | доллары США | 25,00 | 11,00 | 120,00 |
103. | УРУГВАЙ | доллары США | 35,00 | 16,00 | 60,00 |
104. | ФИЛИППИНЫ | доллары США | 30,00 | 14,00 | 150,00 |
105. | ФИНЛЯНДИЯ | евро | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
106. | ФРАНЦИЯ | евро | 40,00 | 18,00 | 130,00 |
107. | ХОРВАТИЯ | евро | 30,00 | 14,00 | 100,00 |
108. | ЧЕХИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
109. | ЧИЛИ | доллары США | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
110. | ЧЕРНОГОРИЯ | евро | 25,00 | 11,00 | 100,00 |
111. | ШВЕЙЦАРИЯ | франки | 80,00 | 36,00 | 200,00 |
112. | ШВЕЦИЯ | кроны | 230,00 | 104,00 | 1 000,00 |
113. | ШРИ ЛАНКА | доллары США | 45,00 | 20,00 | 80,00 |
114. | ЭКВАДОР | доллары США | 35,00 | 16,00 | 60,00 |
115. | ЭКВАТОРИАЛЬНАЯ ГВИНЕЯ | доллары США | 32,00 | 14,00 | 50,00 |
116. | ЭСТОНИЯ | евро | 35,00 | 16,00 | 100,00 |
117. | ЮЖНАЯ КОРЕЯ | доллары США | 45,00 | 20,00 | 150,00 |
118. | ЮАР | доллары США | 35,00 | 16,00 | 60,00 |
119. | ЯПОНИЯ | доллары США | 100,00 | 45,00 | 210,00 |
120. | ОСТАЛЬНЫЕ СТРАНЫ | доллары США | 25,00 | 11,00 | 65,00 |
НАДБАВКИ,
устанавливаемые к нормам суточных расходов в иностранной валюте при служебных командировках за пределы Республики Узбекистан
Категории командируемых лиц | Размер надбавки, % |
Председатель Сената Олий Мажлиса Республики Узбекистан, Спикер Законодательной палаты Олий Мажлиса Республики Узбекистан, Премьер-министр Республики Узбекистан | 30 |
Заместитель Председателя Сената Олий Мажлиса Республики Узбекистан, заместитель Спикера Законодательной палаты Олий Мажлиса Республики Узбекистан, заместитель Премьер-министра Республики Узбекистан, Председатель Жокаргы Кенеса Республики Каракалпакстан, Государственный советник Президента Республики Узбекистан | 25 |
Министр и приравненное к нему по должности лицо, председатели комитетов и комиссий, заведующие отделов Сената Олий Мажлиса и Законодательной палаты Олий Мажлиса Республики Узбекистан, Посол Республики Узбекистан, Посланник Республики Узбекистан, Председатель Совета Министров Республики Каракалпакстан, Управляющий делами Аппарата Президента Республики Узбекистан, Заместитель Государственного советника Президента Республики Узбекистан, Главный консультант Аппарата Президента Республики Узбекистан, хоким области и города Ташкента | 20 |
Заместитель министра и приравненное к нему по должности лицо, член-корреспондент Академии наук Республики Узбекистан, заместители председателей комитетов и комиссий Сената Олий Мажлиса и Законодательной палаты Олий Мажлиса Республики Узбекистан, заместитель председателя Жокаргы Кенеса и Совета Министров Республики Каракалпакстан, заместитель хокима области и города Ташкента, заместитель Управляющего делами Аппарата Президента Республики Узбекистан | 15 |
(Собрание законодательства Республики Узбекистан, 2015 г.
, № 46, ст. 589)
Без документов нельзя учесть командировочные расходы на УСН — Право на vc.ru
Нет документов — нет командировочных расходов на УСН
850 просмотров
Компании и ИП на УСН вправе учитывать в затратах командировочные расходы. Расходы должны соответствовать требованиям НК РФ, а именно — быть обоснованными и документально подтвержденными. Если нет документов, не будет и командировочных расходов у компании, а у работника возникнет налогооблагаемый доход.
Без документов невозможно определить момент возникновения, величину и обоснованность расходов. Следовательно, нельзя будет учесть траты в составе расходов по УСН. Придется признать подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ и взносами.
Какие расходы на командировку можно признать при УСН
НК РФ (ст. 346.16) позволяет признавать при УСН следующие затраты на служебные поездки работников:
Расходы
Что включают
Затраты на проезд
- Стоимость проезда на транспорте общего пользования или личном автомобиле.
- Плата за проезд на такси.
- Стоимость медицинской страховки для поездки в заграничную командировку.
- Аренда автомобиля в командировке
Суточные
- Суточные, размер которых зафиксирован в локальных актах компании
Проживание
- Стоимость проживания в гостинице.
- Стоимость аренды квартиры или другого жилья.
- Дополнительные гостиничные услуги, исключая стоимость услуг баров, ресторанов, плату за пользование оздоровительными объектами
Дополнительные расходы
- Стоимость виз, оформления загранпаспорта, приглашения и т. д.
- Консульские, аэропортовые и прочие аналогичные сборы.
- Аренда помещения для проведения запланированных мероприятий, например презентации и т. д.
Данный перечень не является закрытым, компания вправе компенсировать работнику и другие обоснованные затраты.
Например, стоимость услуг связи в зоне роуминга, представительские расходы и т. д.
Командировочные расходы могут признавать упрощенцы, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов. Если компания или ИП применяют УСН с базой «доходы», то единый налог нельзя уменьшить ни на какие командировочные. Однако подтверждающие документы все равно нужны, чтобы подотчетные средства не образовали налогооблагаемый доход работника.
При УСН расходы на командировку признавайте на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина РФ от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21).
Какие расходы на командировку нельзя признать при УСН
Расходы можно учесть в качестве командировочных, если они отвечают двум критериям:
- являются экономически обоснованными;
- имеют документальное подтверждение.
Если не выполняется хотя бы одно из двух условий, компания не вправе признать расходы.
Предприниматели наравне с юрлицами могут учитывать командировочные расходы, если отправляли в поездку работника.
И не могут — если в командировку ездил сам ИП. Минфин в письме от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 указал, что ИП не является работником, он ни с кем не заключал трудового договора и не имеет работодателя. Следовательно, его деловую поездку нельзя считать командировкой и признавать расходы на нее с целью уменьшить единый налог.
Деловая поездка ИП не считается командировкой и не дает права признавать расходы — даже при наличии документов.
Порядок подтверждения расходов на командировку
Командировочные расходы подтверждаются первичными и платежными документами. Это документы, в которых присутствуют обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Помимо обязательных реквизитов, для этого документа важен порядок оформления. Обычно работники слабо разбираются в бухгалтерских документах. Знакомьте сотрудников с положением о командировках и инструктируйте перед поездкой, чтобы они знали, какие документы придется представить по возвращении и по каким требованиям они будут проверяться.
Подтверждающие документы прикрепляются к авансовому отчету, их документов приводится на оборотной стороне. Сами документы прилагаются к отчету в той последовательности, в какой они перечислены на обороте. Данные из документа переносятся в авансовый отчет в следующем порядке:
- дата оформления документа;
- номер документа;
- наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя, выдавшего документ;
- наименование товара, работы или услуги;
- стоимость товаров, работ или услуг.
Какие документы подтверждают расходы
Каждая статья затрат в авансовом отчете подтверждается двумя документами:
- Первичным: товарным чеком, накладной, актом и т. д.
- Платежным: кассовым чеком или БСО.
Первичные документы
Помимо документов, подтверждающих оплату, понадобятся документы, подтверждающие приобретение товаров, работ или услуг.
Это товарные чеки, накладные, акты и т. д. Такое требование содержится в п. 3.1 и 3.3 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П и в письмах Минфина РФ от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253 и от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877. По мнению Минфина, одного чека или БСО недостаточно для признания расходов, поскольку эти документы содержат не все реквизиты бухгалтерской первички.
Платежные документы
Командированный сотрудник может рассчитываться наличными или банковской картой:
- Наличные расходы подтверждаются кассовым чеком или БСО.
- Оплата банковской картой подтверждается двумя чеками: кассовым и терминальным.
Совмещенные документы
В некоторых случаях кассовый чек совмещается с БСО утвержденного образца. Например, оплата проезда авиа- или железнодорожным транспортом подтверждается билетом и кассовым чеком. Эти два документа могут быть совмещены в один — билет с QR-кодом и реквизитами кассового чека.
Признание расхода без документов
Особый вид расходов — суточные. Они выдаются за каждый день поездки, вносятся в авансовый отчет, но без приложения подтверждающих документов.
Как быть с расходами на командировку, если документы оформлены с нарушениями
Чтобы подтвердить расходы, платежные и первичные документы должны:
- содержать необходимые реквизиты;
- быть оформленными в установленном порядке.
При этом расходы должны быть совершены в рамках служебной поездки и подтверждаться оригиналами документов. Если не выполнены требования к документам или документы отсутствуют, расходы нельзя признать при определении налоговой базы по УСН (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нельзя признать командировочные расходы при УСН, если отсутствуют первичные или платежные документы, подтверждающие эти расходы.
Что касается кассовых чеков, то в письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 чиновники Минфина допускали признание расходов и в том случае, если чек оформлен с нарушениями, которые не мешают идентифицировать продавца и покупателя, товар, его количество, цену и т. д. Так, если в чеке отсутствует QR-код, расход можно признать, опираясь на вышеназванное письмо. Однако при проверке такой чек может вызвать споры с инспекторами.
Позднее Минфин выпустил ряд писем: от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298, от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500, от 27.09.2019 № 03-03-06/1/74455. В них ведомство прямо указало на невозможность признания расходов, если в чеке или БСО есть ошибки или отсутствуют обязательные реквизиты.
Нельзя учитывать расходы при УСН, если чеки, БСО и первичные документы оформлены без обязательных реквизитов или содержат ошибки.
А как быть с подотчетными средствами, можно ли утверждать авансовый отчет, если чеки оформлены с изъянами? Этот вопрос отдан на усмотрение руководителя компании.
Он вправе утвердить авансовый отчет, чтобы признать целевое расходование подотчетных средств, но не вправе отражать спорный чек в расходах по УСН.
НДФЛ и страховые взносы, если командировочные расходы не подтверждены
Нужно ли удерживать НДФЛ и платить страховые взносы, если работник не отчитался за командировку? Например, представил неправильно оформленные документы или не представил их вообще. В зависимости от обстоятельств возможны два варианта.
Вариант № 1: сотрудник принес неправильно оформленные чеки или неполный пакет документов. Руководитель вправе утвердить авансовый отчет, если в документах указано наименование товаров, работ или услуг, их количество, цена и т. д.
В данном случае работник произвел расходы в интересах организации, и подотчетные средства не признаются доходом физлица. Следовательно, НДФЛ удерживать не нужно — такие выводы содержат письма Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219.
Поскольку подотчетные средства не признаются выплатой в пользу работника, начислять страховые взносы не требуется (ст.
420, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, п. 1 ст. 20.1, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Вариант № 2: сотрудник не представил никаких документов. В этом случае подотчетные суммы признаются доходом работника, с которого удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы (ст. 209, 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письмо ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263). Подотчетные средства можно учесть в составе расходов по УСН. Но не в качестве затрат на командировку, а в составе расходов на оплату труда.
на какую дату курс валюты считать, как оформить форму АО-1 по поездке за границу, суточные и прочие расходы
Направление работника на выполнение трудовой функции в другое государство оформляется по общему порядку с учетом некоторых особенностей.
Для заграничных командировок применяются те же законодательные нормы, что и для служебных поездок в пределах России, включая и пункт 10 Положения о командировках, закрепляющий обязательство направляющего предприятия (организации) нести финансовое покрытие всех платежей, связанных с поездкой.
Значительной отличительной чертой таких командировок являются валютные растраты, подтверждение которых должно отображаться работником по приезду в авансовом отчете и в дальнейшем компенсировано предприятием в рублевом эквиваленте.
Особенности заполнения по поездке за границу и отражение суточных
Авансовый отчет по командировке – это предоставление командированным сотрудником в течении тех рабочих дней после возвращения из служебной поездки информации о расходовании средств, выданных ему предприятием перед началом поездки.
Указанная в отчете информация должна подтверждаться приложением соответствующих документов (например, проездных билетов, чеков об оплате гостиничных номеров, фискальные чеки об оплате топлива, если поездка совершалась на личном (служебном) транспорте и пр.).
Представленный документ может быть составлен как на бланке, утвержденном законодателем (№АО-1), так и на фирменном бланке предприятия (организации), закрепленном в локальных актах.
Денежные средства на заграничную служебную поездку могут выдаваться направляющим предприятием (организацией) как в наличной, так и в безналичной формах.
При этом законодатель предоставляет возможность финансировать иностранные командировке в валюте страны направления, в российских рублях, а также в международной валюте.
Важно, что авансовый отчет должен предоставляться работником в той валюте, которая была выдана ему направляющим предприятием (с указанием пересчета на рубли в отдельной графе).
Также в соответствующей валюте необходимо вернуть средства, которые остались из сумм авансового платежа (если таковые остались).
При заполнении представленного документа работнику следует дублировать все иностранные ведомости, внесенные в отчет, на русском языке (допустимо просторечие).
Такой перевод может совершаться самим работником или третьим лицом.
По какому курсу и на какую дату считать валюту?
Представленный вопрос разъясняется Письмом Федеральной налоговой службы от 21 марта 2011 года, а также Письмом Министерства финансов от 31 марта 2011 года.
Указанные документы поясняют, что при финансовом расчете сумм по авансовым отчетам в иностранных валютах необходимо:
- При наличии документах из банка с указанием информации о курсе обмена на дату произведения работником конвертации – используется курс, указанный в приложенном к отчету чеке;
- При отсутствии подтверждающих банковских чеков – по официальному курсу Центрального банка России, который действовал на момент утверждения авансового отчета.
Также следует учитывать случаи, когда работник производил валютный обмен предоставленных направляющим предприятием (организацией) денежных средств по частям.
В такой ситуации следует для более точных расчетов следует произвести несколько исчислений по каждой дате, на которую имеется чек о произведении обмена валюты с учетом курса, отмеченного в соответствующей квитанции.
Бухгалтерии предприятия (организации) следует учитывать, что платежи, связанные с услугами банка по обмену валюты в заграничных командировках, также подлежат возмещению (даже при условии, что производилась обратная конвертация с целью возвращения в кассу остатка по авансу в валюте его выдачи).
Срок сдачи
При подписании приказа о направлении в командировку работник уведомляется о необходимости предоставления отчета о потраченных суммах в бухгалтерию направляющего предприятия (организации) в течении трех рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки.
Представленный срок устанавливается не самим юридическим лицом, на котором официально трудоустроен командируемый работник, а Банком России в своем Указании №3210-У от 11 марта 2014 года.
Заграничные командировки в представленном вопросе не являются исключением.
Важно отметить, что возвращением здесь следует считать приезд работника к месту постоянной работы, а не пересечение границы Российской Федерации.
Отсчет трех суток, предоставленных на предоставление авансового отчета, начинается после даты, которая была отмечена в приказе о направлении как дата окончания служебной поездки.
Если работник возвращается из командировки досрочно, как правило, в приказе о преждевременном окончании служебной поездки указываются сроки, предоставляемые для подачи в бухгалтерию соответствующего отчета.
Если возвращение работника из поездки совпало с оформлением листа нетрудоспособности, три дня начинают отсчет с даты закрытия представленной медицинской справки, поскольку в Указании Банка России закреплено положение о рабочих днях, а не о календарном исчислении.
Как оформить форму АО-1?
Заполнение авансового отчета по заграничной командировке должно осуществляться командированным сотрудником, однако на практике часто представленные документы составляются бухгалтером.
Выше указывалось, что отчетность по расходованию денежных средств, выданных работнику на заграничную поездку на выполнение служебного задания, предоставляется на унифицированном бланке или на фирменном бланке предприятия, разработанным для соответствующих целей.
Авансовый отчет заполняется на русском языке. Если имеются специальные отметки на иностранном языке – они дублируются русским.
Все документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки об оплате проживания, проездные документы и пр.
) должны иметь приложенный перевод на русский язык).
Полная сумма трат, произведённых командированным сотрудником, фиксируется на обратной стороне унифицированного бланка или в специальной графе, отведенной для соответствующих ведомостей в фирменном бланке предприятия.
Также в отчете следует отметить сумму аванса, если она произведена в иностранной валюте (с указанием ее названия), а также ее пересчет на российские рубли (с учетом курса, действующим на момент утверждения авансового отчета по соответствующей командировке).
Для удобства расчётов все суммы лучше вносить в двух валютах (иностранная и рубли). В унифицированном бланке для таких ведомостей представлена специальная графа.
Если на бланке предприятия не отведено место для произведения соответствующих записей, допускается их приложение на отдельном листе.
Полезное видео
Какие документы необходимо приложить к авансовому отчету, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Отчет по заграничной командировке следует заполнять с учетом общих требований, установленных для служебных поездок в России.
Отличительным моментом является валютная составляющая представленного документа.
Внесение ведомостей в авансовый отчет должно осуществляться в валюте, в которой выдавался платеж. При приложении подтверждающей документации необходимо учитывать, что она должна быть переведена на русский язык.
Что такое суточные? | Определение, виды расходов и прочее
Если сотрудники несут расходы, связанные с командировками, вы можете рассмотреть возможность покрытия их расходов. Вы можете компенсировать работникам расходы, выплачивая им суточные. Что такое суточные?
Суточные Значение
Суточные — это суточные, которые вы предоставляете сотрудникам для покрытия деловых расходов, связанных с командировками. Суточные означает «за каждый день». Вы даете сотрудникам фиксированную сумму денег для покрытия ежедневных расходов на проживание, включая проживание, питание и непредвиденные расходы. Суточные также могут быть ограничены только питанием и непредвиденными расходами.
Работники ценят суточные, потому что они позволяют им путешествовать по делам, не тратя денег из своего кармана. Однако вы не обязаны предоставлять суточные работникам.
Подождите… суточные не входят в Закон о справедливых трудовых стандартах?
FLSA не требует, чтобы работодатели выплачивали работникам суточные. Фактически, FLSA не требует нескольких вещей, таких как больничный и отпускные. Не знаете, что FLSA покрывает, а что нет? У нас есть вы. Загрузите нашу БЕСПЛАТНУЮ шпаргалку по FLSA, чтобы получить полную информацию.
Получите мое бесплатное руководство!
Что покрывают суточные?
Вы не можете выплачивать работникам компенсацию суточных для покрытия транспортных расходов или компенсации пробега. Суточные покрывают только три вида расходов:
- Проживание (например, гостиница)
- Питание
- Непредвиденные расходы (например, химчистка)
Работники получают полные суточные, если им требуется возмещение расходов на проживание, питание и непредвиденные (M&IE) расходы.
Допустим, сотруднику, работающему в Огайо, нужно поехать в Нью-Йорк на выходные. Вы бы предоставили полные суточные для покрытия расходов на проживание, питание и непредвиденные расходы.
Вы можете платить работникам меньшую ставку суточных, которая покрывает M&IE только в том случае, если им не нужно платить за проживание. Например, если сотрудник остается с семьей, вы будете платить ему только суточные на питание и непредвиденные расходы.
Как работают суточные?
Суточные заменяют метод возмещения фактических расходов. Вместо того, чтобы возвращать сотрудникам точную сумму, которую они потратили на поездку (фактические расходы), вы указываете ставку суточных.
Вы можете предоставить суточные авансом перед отъездом сотрудника в командировку. Или, вы можете дать суточные после.
Несмотря на то, что вместо фактического возмещения вы даете сотрудникам фиксированную ставку суточных, вам все равно необходимо собирать отчеты о расходах. Отчеты о расходах не должны быть такими подробными, как при возмещении сотрудникам методом фактических расходов.
Сотрудники должны подать отчет о расходах и предоставить его вам в течение 60 дней с момента использования суточных. Отчет о расходах должен включать следующую информацию:
- Дата, время и место
- Сумма расходов
- Деловая цель
Итак, как оплачиваются суточные? Дайте сотрудникам фиксированную ставку суточных. Вам не нужно одобрять или отклонять расходы сотрудника. В большинстве случаев работники могут оставить любые неиспользованные суточные.
Федеральные ставки суточных
Существует два различных способа определения суточных ставок. Для расчета ставок вы будете использовать метод «максимум-минимум» или метод стандартной суточной ставки.
Воспользуйтесь веб-сайтом Администрации общих служб США, чтобы узнать тарифы для конкретных населенных пунктов.
высокая-низкая суточная ставка означает, что суточная ставка в одних городах выше, чем в других. Максимально низкая ставка суточных будет определять, сколько суточных разрешено.
Большие города с более высокой стоимостью жизни имеют высокие показатели (например, Нью-Йорк).
Поскольку ставки суточных основаны на стоимости жизни, ставки на проживание могут меняться от месяца к месяцу. В те месяцы, когда отели взимают более высокую плату, ставка суточных выше.
Использовать обычную или стандартную ставку суточных , если для города не указан тариф. Стандартная ставка суточных на 2022 год составляет 155 долларов (96 долларов на проживание и 59 долларов на питание и непредвиденные расходы). В первый и последний день командировки сотрудника нужно заплатить всего 75% от стандартной ставки.
Дополнительную информацию см. в публикации IRS 1542 о суточных.
Облагаются ли суточные налогом?
Как работодатель, вам может быть интересно, Как суточные работают на налоги? Суточные не облагаются налогом. Как правило, вы не будете удерживать налоги с заработной платы при выплате суточных.
Суточные облагаются налогом, если сотрудник не предоставляет или не включает информацию в отчет о расходах.
Он также облагается налогом, если вы даете работнику фиксированную сумму. Превышение облагается налогом, если вы даете работнику сверх максимальной суммы суточных.
Не включать суточные в заработную плату работника в форме W-2. Вы будете включать суточные в заработную плату работника только в том случае, если ставка превышает максимальные ставки, утвержденные IRS, или работник не предоставляет отчет о расходах.
Убедитесь, что вы ведете учет суточных, например отчеты о расходах.
Избавьтесь от стресса, связанного с расчетом заработной платы. Онлайн-программное обеспечение Patriot для расчета заработной платы позволяет вам легко вести расчет заработной платы и платить сотрудникам с помощью бесплатного прямого депозита или чеков. Попробуйте бесплатно сегодня!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 23 октября 2017 г.
Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.
Упрощенное руководство по расчету суточных и принципам их работы
Хотя деловые поездки часто открывают новые возможности и могут помочь вам заключать сделки, они сопряжены со своими собственными проблемами — даже если вы используете корпоративный инструмент для командировок. Нужно забронировать отели, организовать рейсы и составить расписание. Это также создает необходимость отслеживать, управлять и оплачивать командировочные расходы.
Если вы ищете лучший способ управления командировочными расходами сотрудников, суточные могут быть подходящим вариантом. Этот упрощенный способ покрытия командировочных расходов может помочь вам сократить время, затрачиваемое на администрирование, и упростить управление бизнес-расходами. Продолжайте читать, чтобы узнать все, что вам нужно знать о суточных.
Что такое суточные? Хотя понятие суточных кажется сложным, на самом деле оно относительно простое. Суточные — это латинская фраза, означающая «в день» или «в течение дня».
В деловом мире суточные — это суточные на командировочные расходы. Эта дневная ставка включает проживание, питание и непредвиденные расходы (также известные как M&IE). Ваши сотрудники также могут использовать свои суточные для оплаты услуг прачечной или химчистки во время важных деловых встреч. Они также могут использовать его для чаевых или чаевых для своих серверов.
Использование суточных облегчает работу сотрудников, путешествующих по делам. Им не нужно покрывать расходы из своего кармана, и они могут выбирать, как использовать платеж. Например, они могут захотеть перейти на более комфортабельный люкс или сэкономить на еде, выбрав более доступные варианты обеда.
Одна вещь, которую не могут покрыть суточные, — это пробег. Если ваши сотрудники ездят по делам, и вы хотите возместить им расходы, вам нужно будет отдельно настроить ставки возмещения за пробег. Взгляните на стандартные ставки пробега IRS для получения дополнительной информации.
Как работают суточные? Одно из преимуществ использования суточных платежей заключается в том, что ими часто проще управлять, чем с традиционной политикой отслеживания расходов.
Нет необходимости хранить и отправлять квитанции по каждому расходу, и им не нужно проходить громоздкий процесс утверждения. Это экономит много времени вашим сотрудникам, их менеджерам и вашей финансовой команде.
Хотя сотрудникам не нужно будет предоставлять квитанции на утверждение, вам все равно необходимо вести базовый учет их расходов. Это необходимо, если вы хотите избежать каких-либо налоговых последствий для своих сотрудников. Попросите их заполнить простой отчет о расходах для ваших записей, который должен включать следующую информацию:
- Дата, место, время
- Деловая цель
- Включает ли тариф проживание или только питание и непредвиденные расходы
Попросите своих сотрудников подать этот отчет о расходах в течение 60 дней. Если они не уложатся в этот срок, суточные выплаты станут облагаемым налогом доходом.
Многие компании предпочитают выплачивать своим сотрудникам суточные перед поездкой — это отличная новость для ваших сотрудников, поскольку им не придется заранее тратить собственные деньги.
Другие организации возмещают суточные после завершения поездки. Пока вы согласны с тем, как вы применяете правила, любой способ работает.
От вас также зависит, сможет ли ваш сотрудник сохранить полную сумму суточных, если они не использовали их полностью. Если вы предлагаете суточные выплаты перед поездкой, вероятно, не имеет смысла пытаться вернуть неизрасходованные средства позже. (Кроме того, это кажется немного дешевым.)
Каковы текущие ставки суточных? Каждый год Управление общих служб США (GSA) публикует список стандартных ставок суточных. Хотя изначально они были предназначены для федеральных служащих, теперь они являются эталоном, который большинство компаний используют для установления своих собственных ставок суточных. Эти ставки разбиты на две части — проживание, питание и непредвиденные расходы.
Применяйте соответствующую ставку суточных за каждый день отсутствия вашего сотрудника по делам. За первый и последний день путешествия вам нужно заплатить только 75% от суточных ставок.
При этом учитывается, что в эти дни не будет такого же уровня расходов на проживание, питание или непредвиденные расходы.
Существует два разных типа ставок: вы можете выбрать суточные ставки для конкретного города или упрощенный метод, известный как ставки «высокая-низкая».
Ставки суточных по городам Тарифы в зависимости от города различаются в зависимости от местоположения, поэтому вы можете рассчитывать свое пособие в зависимости от города, в котором находится ваш сотрудник. Другими словами, ваши тарифы адаптированы к стоимости пребывания в этом конкретном месте, но ими сложнее управлять, если ваши сотрудники часто путешествуют по делам.
Цены для отдельных городов также зависят от сезонности. Если место более популярно в определенное время года, тарифы корректируются, чтобы отразить сумму денег, которая вам понадобится, чтобы остаться в городе.
Например, суточные в Солт-Лейк-Сити остаются на уровне 183 доллара в течение всего года.
В Нью-Йорке ставка суточных меняется каждый месяц: самая низкая — 239 долларов, а самая высокая — 374 доллара.
Иногда для города не существует установленного тарифа. Если это так, вам нужно будет использовать стандартную ставку. На 2020 год стандартная ставка составляет 96 долларов за проживание и 55 долларов за питание и непредвиденные расходы, что в сумме составляет 151 доллар в день.
Стандартные и нестандартные районы (высокие-низкие суточные ставки) Существует также упрощенная версия суточных ставок, известная как высокие-низкие ставки. Здесь города сгруппированы в нестандартные районы (NSA или дорогие) или континентальные районы США (CONUS или стандартные) с одним тарифом для каждого. Преимущество использования этой системы для расчета суточных заключается в том, что вам не нужно искать каждый город каждый раз, когда кто-то путешествует.
В 2020 г. суточные ставки с высокими и низкими ставками:
Районы с высокой стоимостью
- Общая сумма по суждению: 297 долл. США
- M и IE Только для PER DIEM. ежегодные обновления, чтобы увидеть, какие города изменились с NSA на стандарт или наоборот. Например, в обновлении основных показателей суточных за этот год мы видим, что Бойсе, штат Айдахо, стал NSA, а Довер, штат Делавэр, теперь подпадает под ставки CONUS. Должны ли вы платить федеральные суточные?
Хотя правительство США предложило ставки суточных, вам не обязательно придерживаться их. Если вы хотите предложить сумму ниже этой, вам нужно будет выделить 60% вашей ставки на проживание и 40% на питание и непредвиденные расходы. В качестве альтернативы вы можете использовать стандартную ставку M&IE (в настоящее время 55 долларов США) и считать оставшуюся стоимость проживания.
Облагаются ли суточные налогом?Для компаний, которые используют ставки суточных, установленные федеральным правительством (или ниже), как правило, никаких дополнительных налоговых последствий для ваших сотрудников не возникает.
Единственным условием является то, что в течение 60 дней должен быть представлен сопроводительный отчет о расходах. Если вы предлагаете более высокую ставку, чем ставки суточных, установленные федеральным правительством, избыточная сумма становится налогооблагаемым доходом, который влияет как на налогооблагаемый доход работника, так и на налоги, уплачиваемые компанией. Из-за этого многие компании используют суточные ставки, установленные правительством.
Упростите отслеживание расходов, используя суточные Вам больше не нужно управлять утверждениями или просить своих сотрудников сохранять квитанции, и вы можете легко установить свои ставки на основе опубликованных указаний IRS.Еще больше упростите отслеживание расходов, предложив стипендии для сотрудников. Как и суточные, стипендии — это простой способ дать сотрудникам средства, необходимые им для хорошего самочувствия, профессионального развития и повышения производительности. Чтобы узнать больше о том, как Hoppier может упростить льготы для сотрудников, закажите у нас демонстрацию.
Отказ от ответственности: в руководящих принципах, установленных IRS, есть некоторые серые области, поэтому работодатель должен определить, что он считает налогооблагаемой выгодой по сравнению с необлагаемой налогом выгодой. Мы всегда рекомендуем проконсультироваться с вашей финансовой или бухгалтерской командой или налоговыми экспертами для получения официальных рекомендаций. Однако мы хотим быть полезными, поэтому мы собрали эту информацию на основе того, что мы узнали из ресурсов, опубликованных IRS.
Как записать суточные в форме отчета о расходах?
Как записать суточные в форме отчета о расходах?
Некоторые организации устанавливают систему отчетов о расходах на суточные, поскольку их сотрудники несут деловые расходы, такие как питание, проезд и другие деловые расходы. Тем не менее, у него нет надоедливых процессов утверждения.
Суточные расходы сложно отслеживать, если компания не оснащена передовой автоматизированной программой.
Мошенничество с расходами также очень распространено, поскольку сотрудникам легко украсть деньги у компании. Все это вместе заставляет компанию искать лучший механизм для отслеживания, мониторинга и хранения записей о суточных расходах сотрудников.Что такое суточные?
Суточные означает в день. Проще говоря, суточные расходы — это средства, распределяемые среди сотрудников для управления их питанием, транспортом или другими деловыми расходами. Это суточные, предоставляемые работникам через корпоративные карты, фиксированные денежные средства или прибавляемые к их ежемесячной заработной плате. Компании предлагают полную или частичную компенсацию того, сколько их сотрудники тратят ежедневно.
Сотрудники находят это привлекательным, поскольку им не нужно оплачивать бизнес-расходы из своего кармана. Они могут покрыть все, что угодно, от выезда клиента на бизнес-ланч до оплаты такси для местных деловых поездок.
В зависимости от типа компании, местоположения, стиля работы, суточных расходов меняется форма отчета.
Отчет о расходах на суточные не является надежным, потому что им не нужны счета или квитанции для документации. А поскольку суточные являются необлагаемым элементом, если работники представляют точные отчеты о расходах.Различные деловые расходы в отчете о суточных расходах
Каждая компания должна обращаться к своим местным органам власти, чтобы определить размер суточных и знать, что является приемлемым и сколько может быть использовано для их покрытия.
Питание
Питание и проезд являются основными и широко покрываемыми суточными расходами. Когда сотрудники путешествуют по делам, компании предлагают им фонд суточных расходов, который покрывает основные расходы на питание. Это также включает бизнес-ланчи с другими членами команды или клиентами.
Проживание
Деловые поездки с ночевкой также требуют проживания. Суточные за проживание и проезд могут быть оплачены авансом или оплачены позже, как только работник подаст отчет о расходах на суточные.
Непредвиденные расходы
Это случайные, разные расходы, такие как чаевые персоналу отеля, услуги химчистки, почтовые расходы и другие случайные расходы. Сотрудники тратят значительные суммы на эти разные расходы, которыми часто пренебрегают при возмещении расходов. Они попадают под непредвиденные расходы, поэтому их тоже покрывают.
Что включает форма отчета о суточных расходах?
Несмотря на то, что сотрудников не просят предоставлять счета и подтверждение командировочных расходов, они все равно должны заполнить отчет о расходах и отправить его в течение 1 или 2 месяцев с даты поездки. Причина запроса отчета о расходах на суточные заключается в том, чтобы избежать мошеннических записей и укрепить доверие между сотрудниками и руководством.
Это также гарантирует, что компания не останется в неведении относительно того, как сотрудники тратят суточные. Чтобы избежать усложнения шаблона отчета о расходах на суточные слишком большим количеством деталей, читайте далее о том, какие данные необходимо включать в отчет о расходах.
Сведения о сотруднике: Чтобы узнать, кто подает это, в нем должны быть указаны имя сотрудника, идентификатор сотрудника, должность и т. д. совершить несколько поездок в течение месяца.
Дата, время и продолжительность: когда произошла поездка и как долго она должна быть задокументирована.
Расходы и их категории: какие именно расходы понес работник, которые компенсируются стоимостью суточных.
Квитанции: невозможно иметь квитанции по каждому расходу. Но квитанции, которые сотрудники могут потребовать и получить, должны быть включены.
Деловая цель: Зачем была совершена поездка, официальные причины поездки.
Что не включено в отчет о расходах
Стоимость авиабилетов: Сотрудники могут заплатить из своего кармана и подать заявку на возмещение, или компания может взять на себя ответственность за бронирование билетов.
Как упростить для сотрудников учет суточных расходов?
Когда вы вооружены передовыми технологическими решениями, отчет о расходах на суточные не может пойти не так.
Предоставьте своим сотрудникам высокотехнологичное программное обеспечение с шаблоном отчета о расходах на суточные. Таким образом, ни один из расходов не останется незаявленным, и вы сможете безопасно хранить документы о расходах на суточные.Вот что вам нужно сделать, чтобы отчеты о суточных не требовались для ваших сотрудников:
1. Познакомьте их с онлайн-платформами печатать по абзацам. Эти шаблоны отчетов о расходах на командировки имеют автоматически заполняемые категории и значения, которые можно выбирать.
Внедрение приложения для сканирования чеков в формы отчетов о расходах может иметь большое значение для обеспечения того, чтобы к каждому документированному расходу добавлялось подтверждение. Требуется несколько кликов, чтобы прикрепить цифровые квитанции к соответствующему отчету о расходах на суточные.
2. Интегрируйте свои приложения
Найдите способ интегрировать приложение для создания отчетов о расходах с другим онлайн-программным обеспечением вашей команды, связанным с финансами и бухгалтерским учетом.
Это может предотвратить повторение одной и той же работы в разных местах. Финансовая команда часто думает, что их держали в неведении, когда они видят ряд расходов без четких примечаний. Когда они хорошо осведомлены о ставке суточных, им не нужно ни за кем гоняться, чтобы быть в курсе.3. Не ограничивайтесь отслеживанием квитанций
Вместо использования системы, которая позволяет пользователям сканировать и загружать счета, получите более полную форму отчета о расходах, которая выведет автоматизацию на новый уровень. Например, подключив приложение к картам Google, сотрудники могут отслеживать пройденное расстояние, чтобы покрыть стоимость пробега.
Таким образом, это точно и быстро. Никто не входит в какую-либо систему, чтобы заполнить детали. Если уж на то пошло, Google или любое приложение из набора имеют множество функций, которые минимизируют ручную нагрузку при интеграции с приложением для отчетов о расходах.
Как эффективно справляться с посуточными расходами?
Оригинальное, многозадачное и современное приложение для составления отчетов о расходах приносит взаимную пользу сотрудникам и руководству.
С одной стороны, это заставляет сотрудников подавать отчет о суточных за считанные секунды. С другой стороны, это помогает финансовым и бухгалтерским командам быть в курсе текущего состояния отчета о суточных. Чтобы обрабатывать отчет о суточных расходах как профессионал, вам следует подумать о внедрении универсального платежного решения, такого как Volopay.Volopay — это платформа для управления финансами и расходами, которая изменила способ осуществления деловых платежей малым и средним предприятиям. Это балует вас разнообразием вариантов осуществления деловых операций. Чтобы контролировать суточные расходы сотрудников, вам предоставляется доступ к инновационной платформе под названием «Управление корпоративными картами». Вы получаете право добавлять и назначать своим сотрудникам физические или виртуальные карты, с помощью которых они могут оплачивать суточные.
Подходит для компаний с любым количеством сотрудников, так как вы можете назначить максимальное количество карт.
Они действуют как предоплаченные карты, на которые добавляется определенная сумма, и, если необходимо, сотрудники могут подать апелляцию, и после одобрения запрошенные средства будут разблокированы. Прикрепление квитанций и запись суточных отчетов о расходах не займет больше секунды, так как есть мобильное приложение. Volopay также имеет интеллектуальный портал возмещения расходов сотрудников, где сотрудники могут обрабатывать свои отчеты о расходах на суточные и получать расчеты как можно быстрее.С Volopay теперь легко управлять расходами на суточные
Запланировать демонстрацию
Global
Что означает суточные?
Что такое суточные?
Суточные, от латинского «день», означают суточные, выплачиваемые работникам для покрытия расходов, понесенных во время командировки. Коммерческие расходы, которые покрываются, обычно включают проживание, питание и другие непредвиденные расходы, такие как сборы и чаевые за услуги.
Суточные могут также относиться к системе компенсации, в которой работнику платят за отработанный день, в отличие от получения заработной платы, которая выплачивается раз в два месяца.
Key Takeaways
- Суточные — это суточные, выплачиваемые сотрудникам для покрытия расходов, которые они несут во время командировки.
- Суточные покрывают деловые расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы.
- Компании могут предлагать суточные в виде корпоративных кредитных карт, полного или частичного покрытия расходов или фиксированных суточных ставок.
- Большинство фирм используют стандартную ставку, установленную федеральным правительством, в качестве ориентира для своих суточных.
- Суточные выплаты также относятся к структуре вознаграждения, получаемого некоторыми работниками, получающими ежедневную оплату.
Понимание суточных
Суточные выплаты полезны для сотрудников, чья работа связана с длительными поездками. Такие поездки могут увеличить ежегодные деловые расходы на проживание, питание, проезд и так далее. Компании имеют различные суточные политики для покрытия этих расходов:
- Кредитные карты компании : Некоторые компании выдают кредитные карты своим сотрудникам. Они используют карты для оплаты деловых расходов непосредственно во время работы и без необходимости оплачивать какие-либо расходы из своего кармана.
- Полное или частичное покрытие расходов : Некоторые компании полностью покрывают расходы сотрудников, в то время как другие предлагают суточные только для покрытия определенных расходов, в частности, проживания, питания и непредвиденных расходов.
- Фиксированные суммы : Многие корпорации предоставляют своим сотрудникам определенную фиксированную дневную ставку. Ожидается, что работники покроют все или часть своих расходов за счет этих суточных.
Суточные также относятся к дневной компенсации, получаемой некоторыми работниками. Они получают заработную плату по дням или по количеству выполненной работы. Вместо того, чтобы работать полный рабочий день, эти типы работников обычно работают по временным или краткосрочным контрактам. Например, командировочным медсестрам и замещающим учителям выплачиваются суточные.
Суточные для государственных служащих
Суточные для федеральных государственных служащих, которые путешествуют по работе, устанавливаются Управлением общих служб США (GSA). Компании используют эту федеральную ставку суточных в качестве ориентира для своих собственных суточных политик.
Стандартные тарифы на внутренние и международные поездки вступают в силу 1 октября каждого года. Стандартная ставка применяется примерно к 2600 округам США. Нестандартные тарифы для конкретных мест применяются в более чем 300 районах с высокими затратами.
Ставки, установленные правительством, основаны на стоимости жизни в городе компании. Вот почему он устанавливает ставки для определенных мест выше или ниже стандартной ставки.
Суточные выше федеральной ставки
Суточные выплаты, которые превышают стандартную государственную ставку, требуют от работника уплаты налога на сумму превышения. Они могут решить вернуть компании любую сумму, превышающую установленную государством ставку.
Излишняя выплата указана в графе 12 формы W-2. Непредоставление работодателю отчета о деловых расходах в течение 60 дней обычно приводит к уплате налога на полную выплату суточных.
Суточные, равные федеральной ставке
Если суточные равны или меньше федеральной ставки суточных, они не считаются частью заработной платы работника и не облагаются налогом. Тем не менее, работники должны представить отчет о деловых расходах своему работодателю, чтобы обосновать свои расходы.
Требуемый отчет должен быть представлен работодателю в течение 60 дней после завершения поездки, включая следующую информацию:
- Коммерческая цель расходов
- Дата, время, место и сумма расхода
- Квитанции за проживание
К отчету также должны быть приложены квитанции о личных расходах. Сотрудникам не обязательно предоставлять квитанции на питание и непредвиденные расходы, если они получают суточные, хотя IRS требует квитанции о проживании.
Необлагаемые налогом платежи указываются отдельно от налогооблагаемого дохода в форме W-2.
Работники обязаны платить налоги с любой суммы сверх установленной федеральным правительством стандартной суточной ставки, которую они не возвращают.
Суточные для самозанятых
Самозанятые лица могут использовать суточные только для оплаты питания. Как и другие работники, самозанятые лица должны вести учет отчетов о расходах, подтверждающих дату, место и цель командировки. Также могут потребоваться квитанции, хотя в тех случаях, когда их нет, рекомендуется их сохранить.
Ставки суточных на 2023 год
Как упоминалось ранее, 1 октября каждого года GSA устанавливает новые ставки суточных. В 2023 году стандартная стоимость проживания увеличится с 9 долларов в 2022 году.от 6 до 98 долларов.
Текущие нестандартные ставки суточных в районах, которые применяются к более чем 300 районам и обычно превышают стандартные ставки, будут на уровне или выше ставок 2022 года за проживание.
Ставки на питание и непредвиденные расходы на суточные не изменятся с 59 до 79 долларов в 2022 году. Стандартная ставка также не изменится и составит 59 долларов.
Чтобы рассчитать свои суточные на основе государственных ставок, посетите страницу GSA «Поиск суточных ресурсов для путешествий». Введите пункт назначения, даты поездки и соответствующий год. Затем нажмите «Поиск» для получения результатов.
Виды суточных выплат
Компании по-разному обрабатывают суточные. Как отмечалось выше, они могут выпускать кредитные карты, покрывать полные или частичные расходы или предлагать фиксированные ежедневные ставки. Они могут потребовать от сотрудников покрытия расходов из своего кармана, а затем потребовать их возмещения.
Суточные выплаты могут покрывать коммерческие расходы полностью или частично. Компании могут использовать суточные для оплаты проживания и питания или суточные для оплаты только питания.
Частичные суточные, например, могут предоставлять 100 долларов только для покрытия расходов на питание, в то время как расходы на проживание и непредвиденные расходы должны оплачиваться из собственного кармана.
Некоторые компании выплачивают суточные, выписывая работнику чеки в знак того, что они отделены от дохода работника.
Фиксированные ставки
Бизнес, который использует метод фиксированных суточных для деловых расходов, обычно выплачивает сотруднику фиксированную сумму в день. Например, суточные для консультанта по информационным технологиям (ИТ), работающего неделю в другом городе, могут составлять 200 долларов в день: 100 долларов на проживание, 50 долларов на питание и 50 долларов на непредвиденные расходы.
Непредвиденные расходы – это расходы, которые не определены конкретно, но определяются по усмотрению работников. Они могут включать расходы на услуги прачечной, использование Интернета, обслуживание номеров, чаевые для официантов и многое другое.
Если сотрудник использует свой личный автомобиль в командировке, ему будут возмещены расходы в соответствии со ставкой возмещения расходов Налоговой службы США (IRS). Это необязательная ставка, используемая для расчета вычитаемых расходов на эксплуатацию транспортного средства в коммерческих целях.
Личные расходы
Когда сотрудники должны сами оплачивать свои расходы, компании обычно требуют от них подачи претензий.
Если требования о возмещении таких личных расходов удовлетворяются, фирмы затем возмещают расходы своим работникам. Этот метод требует гораздо больше времени, чем суточные, поскольку он требует от сотрудников проверки требований и квитанций, утверждения или отклонения запросов на возмещение и выплаты сотрудникам.
Преимущества суточных выплат
Компании и сотрудники могут получать суточные.
- Суточные могут помочь компаниям легче составить бюджет и предвосхитить будущие расходы.
- Суточные сокращают или устраняют необходимость для сотрудников хранить квитанции и управлять ими.
- Суточные могут свести другие виды бумажной работы к минимуму как для компаний, так и для сотрудников.
- Они упрощают процесс вычета налогов для предприятий при использовании в поездках.
- Они гарантируют, что сотрудники не облагаются налогом на надбавки, которые служат компенсацией.
- Сотрудники могут удерживать избыточные суммы суточных, которые они не тратят. (Однако с этого превышения они должны будут платить налог.)
На что распространяется суточная оплата?
Суточные — это надбавка, покрывающая расходы, связанные с командировками. В частности, это расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы, такие как плата за обслуживание и чаевые.
Почему компании платят суточные?
Ссылаясь на соглашение о компенсации суточных, компании платят определенным работникам, таким как путешествующие медсестры и замещающие учителя, таким образом, потому что их графики и затраты на оплату труда соответствуют посуточной оплате лучше, чем другие категории сотрудников и оплаты.
Каковы преимущества суточных?
Суточные выплаты покрывают определенные командировочные расходы сотрудников, так что они не должны. Они могут упростить и даже устранить некоторые документы о расходах как для сотрудников, так и для компаний.
Кроме того, они не облагаются налогом для бизнеса и не считаются доходом для работника.Практический результат
Суточные — это ежедневное пособие, предоставляемое сотрудникам компанией, чтобы сотрудник мог покрыть определенные расходы во время командировок. Эти расходы включают в себя проживание, питание и непредвиденные расходы. Иногда компании выдают кредитную карту сотрудникам для оплаты суточных.
Ставка суточных компании часто совпадает со ставкой, установленной Управлением государственных служб США. Это связано с тем, что более высокая ставка суточных компании потребует от работника уплаты налога на сумму, превышающую государственную ставку (если они не вернут ее компании).
Суточные могут быть эффективным и действенным способом как для компаний, так и для сотрудников управлять командировочными расходами.
Что такое суточные? Каковы ставки суточных?
Когда дело доходит до оплаты деловых расходов на командировки, у компаний есть несколько вариантов: предоставление сотрудникам бизнес-кредитных карт, возмещение им фактически понесенных расходов с использованием отчетов о командировках и расходах или выплата им «суточных».
Суточные обеспечивают сотрудникам установленную надбавку за каждый день, проведенный вне дома, и избавляют от необходимости управлять бесчисленными квитанциями на расходы. Они упрощают бумажную работу для бизнеса и для сотрудников, когда речь идет о обычных расходах на проживание, питание и непредвиденные расходы, такие как чаевые и гонорары. При использовании в рамках комплексной политики командировок суточные обеспечивают простой способ гарантировать, что командировочные расходы не облагаются налогом для бизнеса, и что сотрудники не облагаются налогом на деньги, которые им возмещаются.
Что такое суточные?
Суточные чаще всего относятся к фиксированным суточным, которые организация предоставляет своим сотрудникам или контрактным работникам для покрытия командировочных расходов. Слово происходит от латыни и переводится как «день за днем».
Термин суточные также иногда используется для описания условий найма, при которых работникам, например, замещающим учителям, медсестрам или фотографам, выплачивается дневная ставка за временную работу или работу по вызову.
Для работодателя суточная занятость часто предлагает большую гибкость в отношении затрат на рабочую силу и графика.Что покрывают суточные?
Суточные покрывают расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы за каждый день командировки. Каждый расход имеет заранее определенную ставку, основанную на средних затратах, связанных с конкретными местами. В рамках этой модели предприятие обычно частично оплачивает суточные за первый и последний день поездки, поскольку работник может провести часть этих дней дома или в офисе.
Вот два примера суточных, основанных на ставках Администрации общих служб США (GSA):
Трехдневная поездка в Сиэтл Шестидневная поездка в Гринсборо, Северная Каролина Жилье 257 $/ночь $167/ночь Питание $71/день $82/день Непредвиденные обстоятельства 5 долларов в день 5 долларов в день Всего суточных 999 долларов 1 524 долл. США Каковы суточные командировочные? Кто их устанавливает?
GSA ежегодно публикует ставки суточных. Правительство использует эти ставки для возмещения расходов федеральных служащих на поездки в пределах США, связанные с работой, и они также часто применяются в частном секторе. Это связано с тем, что ставки суточных, которые предприятия используют для возмещения сотрудникам расходов на проживание, питание и непредвиденные расходы, должны быть равны или меньше тех, которые установлены федеральным правительством, чтобы компания не облагалась налогом и чтобы избежать налоговых счетов для сотрудников.
Ставки GSA вступают в силу ежегодно 1 октября и основаны на самых последних данных о стоимости для различных городов и округов. Существует стандартный тариф, который применяется примерно к 2600 округам США, и более 300 тарифов для конкретных мест для особо дорогих районов. Суточные ставки значительно различаются — неудивительно, что в таких городах, как Нью-Йорк или Лос-Анджелес, суточные ставки выше, чем в небольшом городе.
Федеральные суточные ставки
Суточные ставки для регионов в континентальной части США доступны на веб-сайте GSA. Тарифы на Аляску, Гавайи, территории и владения США, военные объекты США и зарубежные страны можно узнать в Управлении командировок Министерства обороны США; документы для зарубежных стран также можно найти на веб-сайте Государственного департамента США.
Веб-страница суточных GSA и ее мобильное приложение предлагают индекс для поиска по городу, штату и почтовому индексу. Индекс разбит на две основные категории: «Стоимость проживания» и «Стоимость питания и непредвиденных расходов (M&IE)». И стандартная ставка, и ставки для конкретного местоположения отображают помесячные цифры (например, стоимость проживания для конкретного местоположения в Чикаго составляет 134 доллара США в марте 2021 года и 216 долларов США в июне). Индекс также позволяет вам вводить конкретные даты поездки для определенного места и получать общую сумму суточных за определенный период времени.
Ставки суточных значительно различаются в зависимости от штата и города. Например, стандартная установленная GSA ставка за проживание (без учета налогов) в 2021 году составляет 96 долларов за ночь, а для района Лос-Анджелеса — 182 доллара за ночь (в большинстве месяцев; сумма меняется в зависимости от месяца, в котором вы проживаете). путешествия). Стандартная стоимость еды составляет 55 долларов, но в Лос-Анджелесе обычно 66 долларов.
Как работают суточные?
В инструкциях компании по командировкам должна быть изложена политика суточных, в которой четко определено, что покрывается, и ставки, используемые для оплаты или возмещения расходов для всех соответствующих мест.
Работники могут тратить до пособия каждый день, представляя ежедневные отчеты с квитанциями за проживание, чтобы получить разрешенные суточные. Обычно они могут присвоить себе разницу, если расходы упадут ниже установленного лимита.
Что означает возмещение суточных для налогов?
Налоговый кодекс США позволяет компаниям вычитать обычные и обоснованные расходы, связанные с поездками сотрудников.
Сюда входят суточные. Однако организация должна разработать «подотчетный план» в соответствии с рекомендациями IRS для обоснования расходов. Это просто означает, что расходы связаны непосредственно с бизнесом, сотрудники должны надлежащим образом учитывать свои расходы (представляя ежедневный отчет) и сотрудники должны возвращать любое избыточное возмещение (выше установленных государством сумм суточных) в течение разумного периода времени.Сотрудникам необязательно предоставлять квитанции о питании и непредвиденных расходах, если они получают суточные, хотя IRS требует квитанции за проживание. Суточные не облагаются налогом для работников, если обязательные ежедневные отчеты содержат следующую информацию:
- Коммерческая цель расходов
- Дата, время, место и сумма расхода
- Квитанции за проживание
Как предприятия обычно платят суточные?
Работники, получающие суточные, должны представить отчеты в течение 60 дней после поездки, чтобы избежать налоговых обязательств.
Если сотрудники не представляют отчеты, IRS считает суточные выплаты налогооблагаемым доходом. Компании обычно выплачивают суточные сотрудникам в электронном виде или чеком после получения отчетов сотрудников. Они выдаются как выплаты отдельно от заработной платы и не облагаются налогами, в том числе налогом Федерального закона о страховых взносах (FICA).Преимущества суточных
Возможность возмещать командировочные расходы на основе суточных упрощает отчетность и учет расходов, позволяя организациям лучше прогнозировать затраты на командировки сотрудников. Это экономит время на бухгалтерию и бумажную работу. Когда сотрудникам разрешается оставлять неизрасходованные деньги (пока они ниже установленных государством действующих ставок суточных), это служит стимулом для снижения затрат и минимизации расходов компании.
Что такое суточные? | Дивви
Что значит суточные?
Per diem на латыни означает «в день».
Чаще всего суточные описывают суточные, выплачиваемые работникам, которые находятся в командировках.
Суточные покрывают расходы на проживание, такие как питание, проживание и чаевые.Каковы три способа использования суточных?
Термин суточные может использоваться тремя способами, представленными следующими частями речи:
- Существительное: Сумма денег, предоставляемая ежедневно. (Это наиболее распространенное использование.)
Пример: «Сотрудники компании имеют право на 60 долларов в день при поездках в Бостон».
- Прилагательное: Daily
Пример: «Законодателям возмещаются их суточные, когда они работают вне дома».
- Наречие: За каждый день
Пример: «Учителя, замещающие учителей, обычно работают суточные и получают за это вознаграждение».
Что такое суточные?
В этой статье мы в основном сосредоточимся на форме существительного суточных. Предприятия также могут использовать суточные для трудоустройства.
Например, если вашему предприятию требуется временный работник, вы можете нанять сотрудников с оплатой за день, которые будут приходить на работу в течение дня. Вместо того, чтобы платить им почасово, вы платите им по дням. Суточные работники могут быть классифицированы как наемные работники или подрядчики.
Как работают суточные?
Когда сотрудник отправляется в командировку, он неизбежно несет некоторые основные расходы на проживание. Работодатели используют суточные вместо возмещения расходов и отчетности о расходах.
Когда сотрудники путешествуют без суточных, они обязаны вести точный учет своих расходов с подтверждающими квитанциями. Затем, когда они возвращаются в офис, они представляют отчет о расходах и ждут возмещения.
Вместо того, чтобы просить сотрудников опустошать собственные карманы во время командировки, некоторые работодатели выделяют фиксированную сумму суточных для покрытия расходов на питание и другие расходы. Сотрудники по-прежнему должны вести учет квитанций или других записей о расходах, но отчеты о расходах не такие подробные и громоздкие, как традиционные возмещения.
Кроме того, возмещения обычно обрабатываются в точных суммах. Суточные обычно выдаются заранее (иногда в виде наличных денег или бизнес-кредитной карты), и большинство компаний позволяют сотрудникам оставлять себе неиспользованные суточные.
Какие расходы покрывают суточные?
Суточные покрывают следующие расходы (в соответствии с описанием IRS):
- Проживание
- Питание
- Непредвиденные расходы (включая прачечную, обслуживание номеров и чаевые)
Предприятия могут платить суточные, чтобы покрыть все три категории, или оплачивать проживание отдельно от питания и непредвиденных расходов (M&IE). Это обычное дело, если компания бронирует отель заранее или сотрудник останавливается в семье и не несет никаких расходов на проживание.
Суточные не включают транспортные расходы (такие как перелеты, аренда автомобилей, такси и т.д.). Вместо этого предприятия могут организовать поездки от имени своих сотрудников или возместить им любые расходы.
Работодатели, которые заблаговременно бронируют транспорт и жилье, просто предлагают своим сотрудникам суточные M&IE.
Что такое суточные?
Поскольку стоимость жизни меняется из года в год, IRS публикует ежегодное уведомление, отражающее текущие ставки суточных. Федеральные ставки суточных действуют с 1 октября по 30 сентября следующего года.
Предприятия не обязаны предлагать суточные вместо традиционного возмещения расходов на командировки. Кроме того, работодатели могут выбрать компенсацию суточных по ставке выше или ниже федеральной ставки. По сути, вы можете выбрать любой тариф, который считаете разумным.
Но, если вы решите компенсировать по более высокой ставке, чем федеральный стандарт, превышение суммы будет облагаться налогом для сотрудников. (Что бы вы ни делали, просто будьте последовательны.)
Большинство компаний используют один из двух способов расчета суточных:
- Стандартные ставки
- Обоснование высокого и низкого уровня
Как мне рассчитать суточные, используя стандартные ставки?
На веб-сайте Управления общих служб США представлен текущий список всех стандартных ставок суточных по штатам и населенным пунктам.
Выберите штат, в котором будет путешествовать ваш сотрудник, и вы увидите стандартную ставку для этого штата, а также любые населенные пункты со значительно отличающимися затратами.
Например, если ваш сотрудник едет в Барнхилл, штат Иллинойс, в ноябре, стандартная ставка суточных на 2020 год составляет 96 долларов США за проживание. Если они поедут в Чикаго в том же месяце, стандартная ставка суточных за проживание составит 229 долларов.
Как рассчитать суточные по методу «больше-меньше»?
Вместо того, чтобы искать стандартные тарифы для конкретных городов, некоторые компании предпочитают использовать метод «выше-ниже».
В своем ежегодном бюллетене о суточных IRS включает список городов, в которых стоимость жизни значительно выше (в течение всего года или его части). В этот список могут быть внесены изменения, но обычно он включает такие города, как Нью-Йорк или Вашингтон, округ Колумбия. во всех других городах континентальной части США суточная ставка составляет 200 долларов.
В эту сумму входит как проживание, так и M&IE.Ставка только на питание и непредвиденные расходы составляет 71 доллар США для дорогих населенных пунктов и 60 долларов США для недорогих населенных пунктов.
Прочие суточные ставкиСуточные ставки только для непредвиденных расходов (которые включают сборы и чаевые, выплачиваемые носильщикам багажа, персоналу отеля и персоналу на кораблях) составляют 5 долларов США в день для любого населенного пункта.
Кроме того, в первый и последний дни поездки работодатели обязаны платить только 75% стандартной ставки суточных.
Государственный департамент устанавливает ставки суточных для любых поездок за пределы США
Когда суточные облагаются налогом?
Сотрудники не обязаны платить налоги на суточные, которые равны или меньше федеральных ставок.
Работники должны платить налоги на суточные, когда:
- Сумма суточных превышает федеральные ставки
- Отчеты о расходах не представлены или являются неполными
IRS по-прежнему требует некоторую стандартную информацию: дату, местонахождение и бизнес-цель.
Сотрудники обязаны подавать отчеты в течение 60 дней после поездки; если они этого не делают или отчеты неполные, суточные могут облагаться налогом.Суточные также дают работодателям определенные налоговые льготы. Вы можете вычесть суточные как деловые расходы (при условии, что вы ведете надлежащий учет). Обязательно проконсультируйтесь со своим CPA, чтобы узнать, что вы можете и не можете вычитать.
Каковы плюсы и минусы использования суточных?
Метод суточных может быть отличным способом финансирования деловых расходов, связанных с поездками, но у него есть свои недостатки.
Преимущества суточных
Недостатки суточных
Способ упростить ваш бюджет Если финансовый отдел знает, что каждый человек будет тратить только 100 долларов в день во время командировок, он может спрогнозировать предполагаемые расходы. Они также не будут утруждать себя сверкой или проверкой каждого отчета о расходах.
Согласование с тарифами может быть сложным Отслеживание сезонных и географических тарифов может быть проблемой. Даже если вы разработаете несколько вариантов своей политики (т. е. городские и сельские, дешевые и дорогие города, внутренние и международные), некоторые места не поместятся в эти аккуратные маленькие рамки.
У сотрудников есть выбор Большинство людей предпочитают выбирать, где они едят, сколько тратят и какой отель бронируют. Если они потратят свои деньги в первые несколько дней, компании не нужно беспокоиться о перерасходе. Если они экономят свои деньги и прикарманивают разницу, компания не тратит меньше, но они и не перерасходуют.
Политики требуют постоянного обновления Политика суточных не может быть разовой. Вы можете выбрать фиксированную ставку суточных в течение всего года, но это подвергает вас риску завышения или занижения бюджета.
Повышение осведомленности о тратах Большинство сотрудников не будут заглядывать в свои личные счета, чтобы дополнить щедрый ужин.
Обычно они думают о суточных как о пособии, которое поощряет их не тратить слишком много.Работники могут стать жадными
Превращение сотрудника в бережливого путешественника на первый взгляд кажется идеальным, но вы можете создать монстра. Если они будут слишком сосредоточены на экономии денег, чтобы прикарманить лишние деньги, они могут принимать решения, которые плохо отразятся на компании. Например, они могут забронировать номер в гостинице в сомнительном районе (опасно) или не получить чек за клиента, когда это уместно (плохо для бизнеса).Меньше бумажной работы для вашего бизнеса Ведение документации становится менее сложной задачей, когда вы просто передаете своему сотруднику фиксированную сумму наличными.
Возмещение расходов клиентов мутит воду Если клиенты оплачивают счет или возмещают расходы на проезд, предоставление сотруднику равной суточной суммы за этот день может привести к ненужным расходам для компании.
Существуют ли альтернативы суточных?
Мы рады, что вы спросили. Все ненавидят отчеты о расходах, поэтому суточные кажутся хорошей альтернативой. То есть до тех пор, пока вам не придется рассчитывать ставки суточных и делать ежегодные обновления полиса.
Экономящей время альтернативой суточных является использование финансовой платформы, такой как Divvy, которая бесплатно предоставляет кредитные карты каждому сотруднику, который тратит деньги. С Divvy ваши сотрудники не должны использовать свои собственные деньги, и вы получаете полный контроль и прозрачность расходов.
Divvy позволяет вам устанавливать бюджеты и политику командировочных расходов или даже создавать одноразовые карты записи для деловых поездок.
Если сотрудникам нужно больше денег (за отмененные рейсы или ужины для клиентов в последнюю минуту), вы можете утвердить запросы на дополнительные средства одним щелчком мыши.
И путешественники не вернутся домой с кучей квитанций для вашей финансовой команды.
США
Единственным условием является то, что в течение 60 дней должен быть представлен сопроводительный отчет о расходах. 
Мошенничество с расходами также очень распространено, поскольку сотрудникам легко украсть деньги у компании. Все это вместе заставляет компанию искать лучший механизм для отслеживания, мониторинга и хранения записей о суточных расходах сотрудников.
Отчет о расходах на суточные не является надежным, потому что им не нужны счета или квитанции для документации. А поскольку суточные являются необлагаемым элементом, если работники представляют точные отчеты о расходах.
Предоставьте своим сотрудникам высокотехнологичное программное обеспечение с шаблоном отчета о расходах на суточные. Таким образом, ни один из расходов не останется незаявленным, и вы сможете безопасно хранить документы о расходах на суточные.
Это может предотвратить повторение одной и той же работы в разных местах. Финансовая команда часто думает, что их держали в неведении, когда они видят ряд расходов без четких примечаний. Когда они хорошо осведомлены о ставке суточных, им не нужно ни за кем гоняться, чтобы быть в курсе.
С одной стороны, это заставляет сотрудников подавать отчет о суточных за считанные секунды. С другой стороны, это помогает финансовым и бухгалтерским командам быть в курсе текущего состояния отчета о суточных. Чтобы обрабатывать отчет о суточных расходах как профессионал, вам следует подумать о внедрении универсального платежного решения, такого как Volopay.
Они действуют как предоплаченные карты, на которые добавляется определенная сумма, и, если необходимо, сотрудники могут подать апелляцию, и после одобрения запрошенные средства будут разблокированы. Прикрепление квитанций и запись суточных отчетов о расходах не займет больше секунды, так как есть мобильное приложение. Volopay также имеет интеллектуальный портал возмещения расходов сотрудников, где сотрудники могут обрабатывать свои отчеты о расходах на суточные и получать расчеты как можно быстрее.
Они используют карты для оплаты деловых расходов непосредственно во время работы и без необходимости оплачивать какие-либо расходы из своего кармана.