Расшифровка кредиторской задолженности: Образец расшифровки дебиторской и кредиторской задолженности для налоговой — «Мое Дело»

Дебиторская задолженность (AR)

В то время как кредиторская задолженность может относиться к деньгам, покидающим бизнес, дебиторская задолженность или AR относится к деньгам, получаемым бизнесом. Дебиторская задолженность — это обратная сторона медали, и в главной бухгалтерской книге представлены деньги, причитающиеся бизнесу другими организациями или учреждениями.

Почти все предприятия имеют своего рода отдел дебиторской задолженности, и их основная функция заключается в сборе денег, причитающихся им от сторонних учреждений. Эти покупки, сделанные клиентами, как правило, осуществляются в кредит, отсюда необходимость контроля и сбора платежей. В главной бухгалтерской книге дебиторская задолженность считается активом, поскольку это счета, документирующие поступления денежных средств для бизнеса.

Использование дебиторской задолженности для прогнозов денежных средств

Ввиду того, что дебиторская задолженность представляет собой кредитные линии, предоставленные предприятием его клиентам, прогнозы денежных средств могут быть сделаны на основе их существования с учетом ряда факторов. Сумма счета, история транзакций в отношении полученных платежей, а также установленные отношения с постоянными клиентами могут сыграть роль в понимании того, как дебиторская задолженность может предсказать денежные потоки в бизнес.

Зона ответственности за дебиторскую задолженность

Отдел дебиторской задолженности как отдел отвечает за одну вещь — сбор неоплаченных счетов для бизнеса. Единственной обязанностью отдела является обеспечение своевременного получения платежей, а также регистрация и исправление любых счетов, отправленных с ошибками, с тем чтобы оплата могла быть получена как можно быстрее.

Процесс работы с дебиторской задолженностью

Из-за важного характера отделов по работе с дебиторской задолженностью и их способности привлекать денежные потоки в бизнес общий процесс является жестким и структурированным. При попытке собрать неоплаченные счета мало места для ошибки, и это нужно делать эффективно.

1. Определить, что счет-фактура отправлен покупателю или должнику. Проверьте счет-фактуру, чтобы убедиться, что он был отправлен правильно.
2. Свяжитесь с клиентом или дебитором по поводу неоплаченного счета и ознакомьтесь с практикой и сроками оплаты.
3. Если присутствуют какие-либо ошибки, запишите их, а затем внутренне проверьте, неверный ли счет-фактура. При необходимости отправьте правильный счет-фактуру.
4. Продолжайте контакт с клиентом или должником по поводу непогашенной задолженности до ее погашения.

На практике отделы дебиторской задолженности используют дебиторскую задолженность в главной бухгалтерской книге в качестве базы данных для сбора средств. Определение просроченных платежей и их классификация по приоритетам с использованием данных о дате просрочки, ожидаемом платеже и взаимоотношениях с клиентами действительно может помочь увеличить приток наличности при правильном анализе.

Дебиторская задолженность является одним из основных факторов, определяющих ликвидность бизнеса.

Кредиторская задолженность и дебиторская задолженность

Это просто для сравнения. Кредиторская и дебиторская задолженность не конкурируют друг с другом; скорее, они обе стороны одной медали. Обеспечение того, чтобы как кредиторская, так и дебиторская задолженность находились в рабочем состоянии, имеет решающее значение для управления денежными потоками вашего бизнеса.

Например, когда ваша компания заказывает товары у другой компании, вы будете размещать транзакцию в своей главной бухгалтерской книге как счет к оплате. Тем временем другой бизнес размещает транзакцию в своей главной бухгалтерской книге как счет дебиторской задолженности. В каждой транзакции будут использоваться как кредиторская, так и дебиторская задолженность.

Вывод

Принимая во внимание счета, важно знать разницу между кредиторской и дебиторской задолженностью. Кредиторская задолженность является обязательством; это деньги, которые ваш бизнес должен продавцам, поставщикам или кредиторам. Дебиторская задолженность — это ваши активы; это то, на чем вы можете собирать деньги, и они определяют ваш предстоящий денежный поток.

Без обеих сторон медали бизнес не может нормально функционировать. Наличие независимых отделов как для кредиторской, так и для дебиторской задолженности может помочь вам поддерживать свой бизнес в отличной форме. Понимание функций этих отделов и транзакций важно для бесперебойной работы!

Источники:

Дебиторская задолженность (AR) Определение | Investopedia

Кредиторская задолженность (AP) Определение | Investopedia

Определение Главной книги | Investopedia

Что такое кредиторская задолженность? (Определение, процесс и примеры)

Кредиторская задолженность (AP) — это бухгалтерский термин, используемый для описания денег, причитающихся продавцам или поставщикам за товары или услуги, приобретенные в кредит. Сумма любых и всех непогашенных платежей, причитающихся одной организации своим поставщикам, регистрируется как остаток кредиторской задолженности в балансовом отчете компании, тогда как увеличение или уменьшение общей суммы AP по сравнению с предыдущим периодом будет отражено в отчете о движении денежных средств 9.0003

Важно обратить пристальное внимание на ваши расходы AP и поддерживать внутренний контроль, чтобы защитить ваши деньги и активы и избежать оплаты неточных счетов. Поддержание организованного и хорошо отлаженного процесса расчета кредиторской задолженности является ключевым моментом, поэтому вы всегда будете в курсе того, как AP влияет на вашу прибыль.

В этом посте мы ответим на следующие вопросы:

• Что такое счет к оплате?
• Что делает кредиторская задолженность?
• Что является примером расходов по счетам к оплате?
• Что такое процесс расчета кредиторской задолженности?
• Что такое процесс управления счетами?
• Какая связь между денежным потоком и кредиторской задолженностью?
• Что такое кредиторская задолженность и дебиторская задолженность?
• В чем разница между кредиторской задолженностью и торговой кредиторской задолженностью?
• Является ли кредиторская задолженность обязательством или расходом?
• Является ли кредиторская задолженность дебетовой или кредитовой записью?
• Каким образом кредиторская задолженность отображается в балансовом отчете?
• Зачем автоматизировать учет кредиторской задолженности?

Что такое счет-фактура кредиторской задолженности?

Счет к оплате — это запрос на оплату, отправленный поставщиком в отдел расчета с кредиторами. Эти счета-фактуры, как правило, являются неоплаченными суммами за определенные товары или услуги, приобретенные.

Что делает кредиторская задолженность?

Роль отдела кредиторской задолженности заключается в оказании финансовой, административной и канцелярской поддержки организации. Эта группа отвечает за управление всем процессом работы с кредиторской задолженностью. Эта роль имеет решающее значение для бухгалтерского отдела компании и включает в себя кодирование, утверждение, оплату и сверку счетов-фактур поставщиков.

Каждая обязанность группы по работе с кредиторской задолженностью помогает улучшить процесс оплаты и обеспечить оплату только по законным и точным счетам и счетам. Знающий и хорошо управляемый отдел кредиторской задолженности может сэкономить вашей организации значительное количество времени и денег в отношении процесса AP.

Вооруженные возможностями автоматизации, команды AP могут легко решать, когда оплачивать счета (чтобы избежать штрафов за просрочку или извлечь выгоду из скидок за досрочную оплату), а также как платить (через бумажный чек, ACH или через виртуальные карты, где вы зарабатываете наличные). обратные скидки). Организации, в свою очередь, получают больший контроль над исходящими денежными средствами и даже могут превратить AP из центра затрат в центр прибыли.

Что является примером расходов по счетам к оплате?

Кредиторская задолженность отличается от других видов текущих обязательств, таких как краткосрочные кредиты, начисления, предлагаемые дивиденды и векселя к оплате. Примеры расходов на кредиторскую задолженность могут включать (но не ограничиваться) такие вещи, как:

• Транспорт и логистика
• Сырье
• Электроэнергия / энергия / топливо
• Продукты и оборудование
• Лизинг
• Лицензирование
• Услуги (сборка / субподряд)

Если какие-либо из перечисленных выше товаров или услуг приобретаются вашей организацией в кредит, важно немедленно указать сумму в AP. Это обеспечит актуальность вашего баланса и точную информацию об общей сумме, причитающейся вашим поставщикам, что обеспечит прозрачность ваших усилий по ведению бухгалтерского учета и процесса учета.

Что такое процесс расчета кредиторской задолженности?

Непрерывный процесс расчета кредиторской задолженности включает четыре отдельных этапа:

1. Сбор счетов: Как правило, сбор счетов включает ручной ввод данных счета (сведения о поставщике, позиции, суммы и код GL) в систему записи. Это представляет риски, связанные с точностью и человеческими ошибками.
2. Утверждение счетов: Утверждение счетов включает рассмотрение и утверждение счетов поставщиков. Часто кто-то из команды AP буквально ходит с бумажным счетом-фактурой по офису, чтобы получить необходимые согласования. Это происходит до проводки в качестве затрат в ERP и отправки платежа.
3. Авторизация платежа: Когда у вас есть счет, готовый к оплате, вы должны получить авторизацию для осуществления платежа. Это включает в себя дату отправки платежа, способ оплаты и сумму платежа.
4. Выполнение платежа: После авторизации платежа счет-фактура оплачивается, и реквизиты денежного перевода отправляются продавцу. Часто это включает в себя печать, подписание и отправку чеков по почте, инициирование ACH в банке или совершение платежей по кредитным картам. Теперь счет-фактуру можно закрыть вне системы и отправить в различные хранилища.

Ручной учет кредиторской задолженности на бумажных носителях может привести к неточным показателям производительности и финансовой отчетности, а также может помешать членам команды работать над более важными действиями, которые могут способствовать вашей прибыли. Неэффективность, вызванная неизбежными человеческими ошибками, может дополнительно привести к просроченным платежам, упущенным возможностям (например, скидкам за досрочную оплату счетов) и неточным платежам.

Ручной процесс AP также может увеличить риск компании для мошенничества с AP или компрометации деловой электронной почты (BEC). По этим причинам важно иметь команду или систему расчетов с кредиторами, которая является современной и хорошо управляемой, чтобы гарантировать, что ваша организация не упустит возможности или не предоставит неточные финансовые данные.

Обычно для выполнения в рамках процесса расчетов с кредиторами требуются три основных элемента: заказ на поставку (PO), отчет о приемке (или поступлении товаров) и счет-фактура поставщика. Однако заказы на покупку и квитанции не являются обязательными и зависят от того, как компания ведет свой бизнес.

• Заказ на покупку, используемый для инициации покупки, отправляется из отдела закупок организации поставщику: Заказ на покупку будет включать список запрошенных товаров, количество каждого запрошенного товара и окончательную цену заказа. .
• После того, как закупочная организация получает товар, составляется отчет о приемке для документирования отгрузки: Этот отчет будет включать любые повреждения или расхождения в количестве, связанные с заказом.
• Наконец, поставщик отправляет счет-фактуру закупочной организации с требованием оплаты за предоставленные товары или услуги. Отдел кредиторской задолженности получает счета-фактуры поставщиков и начинает процесс управления счетами-фактурами.

Часто работники бухгалтерии вручную сопоставляют позиции счета-фактуры с позициями заказа на покупку и/или квитанции, сравнивая документы рядом друг с другом в рамках процесса управления счетами. Этот метод требует много времени и ресурсов без платформы автоматизации кредиторской задолженности.

Роль внутреннего контроля и аудита в процессе расчета кредиторской задолженности

В 2019 году 82% организаций успешно подверглись мошенничеству из-за плохого внутреннего контроля и аудита. Наличие достаточных операционных процедур чрезвычайно важно для сокращения неправомерных платежей, обеспечения соблюдения нормативных требований и снижения риска человеческой ошибки.

Кроме того, внутренний контроль и аудит необходимы для обеспечения безопасности в вашей организации. Наличие внутреннего контроля помогает снизить риск за счет создания системы сдержек и противовесов в вашем отделе AP — систем, которые отслеживают контроль ввода данных, контроль ввода платежей и контроль обязательств по оплате. Каждый из этих внутренних элементов управления предназначен для обеспечения безопасности ваших платежей и предотвращения человеческих ошибок в вашей организации.

Что такое процесс управления счетами?

Управление счетами, также известное как обработка счетов, представляет собой процесс, с помощью которого организации отслеживают и оплачивают счета поставщиков. Этот процесс включает сбор, проверку, оплату и регистрацию платежа в ERP-системе или системе бухгалтерского учета компании.

Что такое кредиторская задолженность и дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность (AR) является противоположностью кредиторской задолженности. AR — это деньги, которые компания ожидает получить от клиентов, а AP — это деньги, которые компания должна своим поставщикам. Например, когда ваш бизнес покупает товары у поставщика в кредит, вы запишете запись в счетах к оплате, а поставщик запишет транзакцию в счетах к получению.

В чем разница между кредиторской задолженностью и торговой кредиторской задолженностью?

Кредиторская задолженность и торговая кредиторская задолженность часто используются взаимозаменяемо, но эти два термина имеют немного разные значения. Торговая кредиторская задолженность относится к деньгам, причитающимся поставщикам за товарно-материальные запасы, такие как деловые материалы, расходные материалы и т. д. Кредиторская задолженность относится к начисленным платежам или обязательствам предприятия, таким как электроэнергия, рабочая сила, лизинг и т. д.

Является кредиторской задолженностью. обязательство или расход?

Кредиторская задолженность является обязательством, поскольку это деньги, причитающиеся одному или нескольким кредиторам. Кредиторская задолженность отображается в балансе предприятия, а расходы — в отчете о прибылях и убытках.

Кредиторская задолженность — это дебетовая или кредитовая запись?

Поскольку кредиторская задолженность является обязательством, она должна иметь запись по кредиту. Затем этот кредитовый баланс указывает деньги, причитающиеся поставщику. Когда компания расплачивается со своим поставщиком, ей необходимо дебетовать кредиторскую задолженность, чтобы можно было уменьшить кредитовое сальдо.

Как кредиторская задолженность отражается в балансе?

Кредиторская задолженность указана в балансовом отчете предприятия, и, поскольку она является обязательством, деньги, причитающиеся кредиторам, перечислены в разделе «текущие обязательства». Как правило, текущие обязательства являются краткосрочными обязательствами и сроком менее 90 дней.

Какая связь между денежным потоком и кредиторской задолженностью?

Для любой закупочной организации кредиторская задолженность отражается в балансе как краткосрочное обязательство. Со временем способ обращения с кредиторской задолженностью может оказать серьезное влияние на движение денежных средств.

Кредиторская задолженность считается источником денежных средств, а это означает, что при надлежащем управлении кредиторской задолженностью организации могут воспользоваться преимуществами соглашений с поставщиками и увеличить денежные потоки и денежные средства в кассе. Бизнес-менеджеры и бухгалтеры могут ссылаться на свою кредиторскую задолженность и соответствующим образом манипулировать своими денежными потоками для достижения конкретных результатов.

Например, ваша компания может начать новый проект, который требует, чтобы ваши денежные резервы были как можно более надежными и здоровыми. Чтобы выделить больше средств на проект, руководство может воздержаться от выплаты непогашенных AP в течение определенного периода времени: хотя это нормально в краткосрочной перспективе, важно иметь в виду, что такая форма манипулирования денежными средствами может привести к долгосрочным последствиям. ущерб отношениям с поставщиками или деловой репутации. Шаги к

Зачем автоматизировать учет кредиторской задолженности?

Каждая компания получает счета и осуществляет платежи поставщикам. Однако обработка этих счетов и оплата счетов вручную требует значительного количества времени и является особенно дорогостоящей. В среднем обработка счета вручную стоит 12-15 долларов, плюс дополнительные 5 долларов за оплату бумажным чеком. Ручная работа с кредиторской задолженностью может дополнительно создать нагрузку на видимость и операционные ресурсы, а также на группу бухгалтеров.