Компания должна при поступлении на работу новых людей делать необходимые записи в их трудовых книжках. Если принимаемый уже где-то работал до этого, то он при приеме вместе с установленными законодательством документами передает отделу кадров свою трудовую. Она используется, в основном, как бланк, подтверждающий его опытность, имеющийся стаж работника как для исчисления пенсии, так и при расчете различных пособий.
Оглавление статьи
Порядок внесения записи в трудовую книжку при приеме на работу
В момент приема нового сотрудника на работу бланк трудовой сдается в кадровую службу, на которую возлагается ответственность за сохранность этого документа. Она подлежит обязательной регистрации в журнале учета движения этих документов в качестве БСО.
При ее заполнении нужно использовать такой регламент как инструкция по заполнению трудовой книжки, которая была утверждена Минтруд, и ее требования являются обязательными для каждого.
Запись в трудовой книжке разрешается делать только ответственному лицу на основании изданных распоряжений руководства, реквизиты которых также заносятся в соответствующие графы этого документа. По общему правилу по истечению пяти дней работнику, поступившему на работу согласно приказа о приеме вносятся соответствующие сведения.
Оформление информации в момент приема не запрещено, но часто приводит к последующему их аннулированию, например, когда новый работник не выходит на работу.
Внимание! Когда трудоустройство в организацию происходит впервые или сотрудник не может найти свою трудовую, отдел кадров обязан оформить ему новый бланк, а работник компенсировать стоимость этого документа.
Она заполняется вручную с помощью ручек, при этом все цифры должны быть арабские.
Начальная страница оформляется на предприятии при первом приеме на основании удостоверяющих документов, аттестатов и дипломов. Далее при изменении этих данных, можно, согласно новым документам, вносить сюда изменения.
Каждое внесение информации в трудовую нумеруется, чтобы можно было сразу определить последующий номер записи.
Работа без трудовой книжки
Принимать человека на работу без существующей трудовой книжки разрешается только, если он поступает в организацию по совместительству или проработал менее установленного ТК РФ срока, то есть пяти дней. Если ее нет, то тогда закон определяет обязанность работодателя ее завести. Восстанавливать старый документ возлагается на самого работника, при это все происходит на основании справок. Новая трудовая на руки работнику не выдается.
Однако, у работника, поступившего на неосновную работу, сохраняется право на внесение записи о совместительстве.
Во всех иных случаях компания должна завести сотруднику новый бланк.
Периодически у законодателей появляется инициатива полностью отменить трудовые книжки, тем не менее в настоящее время она остается одним из важных документов при трудоустройстве.
Как правильно вносить записи в трудовую при приеме сотрудников
Запись в трудовой книжке о приеме на работу 2017 образец
Это стандартная форма информации об оформлении на работу, которая должна содержать информацию о должности, отделе (если есть), реквизитах документа о приеме.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Динотопия» (ООО «Динотопия») | |||||
| 10 | 18 | 07 | 2016 | Принята на работу в экономический отдел на должность нормировщика | Приказ №8-К от 18.07.2016 |
Запись в трудовую книжку по совместительству образец
Если работник устраивает в другую организацию по совместительству, то обычно его трудовая книжка хранится на главном месте осуществления деятельности. Запись о приеме в нее может сделать сотрудник кадрового отдела основной компании, согласно справки с нового места работы или копии приказа.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 16 | 18 | 07 | 2016 | Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Галатея» на должность слесаря сборочных работ | Приказ ООО «Галатея» №76-К от 18.07.2016 |
Как сделать запись о приеме на работу к ИП
Индивидуальные предприниматели, как и организации, имеют обязанность оформлять трудовые книжки нанятых работников, своевременно внося в них записи. Однако предприниматель не обязан формировать приказы, поэтому причиной для записи может служить трудовой контракт с сотрудником.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Индивидуальный предприниматель Сажнев Константин Сергеевич (ИП Сажнев К. С.) | |||||
| 6 | 18 | 07 | 2016 | Принят на работу на должность сторожа | Трудовой договор №16 от 18.07.2016 |
Запись в трудовой книжке по срочному трудовому договору образец
Несмотря на тот факт, что новый сотрудник оформляется на конкретный срок, запись в трудовой о приеме на работу проводится по стандартному образцу. В ней не должно быть упоминания о временном характере работы — такова позиция Роструда, которая была выражена в официальном письме.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Гранит» (ООО «Гранит») | |||||
| 3 | 18 | 07 | 2016 | Принята в финансовый отдел на должность бухгалтера | Приказ 28-К от 18.07.2016 |
Прием на работу в порядке перевода
Информация в трудовой о том, что сотрудник поступил на работу в форме перевода, оформляется только в том случае, если со своего предшествующего места работы он уволился переводом в новую фирму. То есть предыдущая запись должна быть об увольнении со ссылкой на номер статьи ТК.
Служащий кадрового отдела должен оформить запись о приеме на работу в виде перевода. Вся остальная информация не отличается от стандартного оформления.
| 1 | 3 | 4 | |||
| Общество с ограниченной ответственностью «Столица» (ООО «Столица») | |||||
| 3 | 18 | 07 | 2016 | Принят в отдел сбыта на должность менеджера по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Оазис» | Приказ № 16-К от 18.07.2016 |
Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.
Основные правила заполнения трудовой книжки
Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.
Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.
Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.
Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.
Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.
Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:
- Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
- Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц — ставятся две цифры, и год — проставляются четыре цифры.
- На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
- Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
- Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
- В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
- Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
- Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
- В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
- Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.
См. Как правильно сделать запись в трудовой об увольнении сотрудников.
На основании каких документов вносится запись о приеме на работу
Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает приказ о приеме работника на работу. Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.
Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним трудовой договор.
При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.
Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.
В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку
Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.
Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.
Внимание! Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании гражданского правового договора. В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.В какой момент вносится запись в трудовую книжку
ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.
Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.
С другой стороны, если запись все же была сделана — то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу 2020 образец
Запись о приеме на работу директора ООО образец
При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.
Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Краска» (ООО «Краска») | |||||
| 10 | 18 | 07 | 2020 | Принят на должность генерального директора. | Приказ №1-К от 18.07.2020 |
Запись о приеме на основную работу
Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Ураган» (ООО «Ураган») | |||||
| 10 | 18 | 07 | 2020 | Принят на работу в отдел планирования на должность нормировщика | Приказ №10-К от 18.07.2020 |
На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Индивидуальный предприниматель Стожков Вадим Сергеевич (ИП Стожков В. С.) | |||||
| 6 | 18 | 07 | 2020 | Принят на работу на должность охранника | Трудовой договор №6 от 18.07.2020 |
Прием на работу в порядке перевода образец
Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.
Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Зарница» (ООО «Зарница») | |||||
| 3 | 18 | 07 | 2020 | Принят в отдел продаж на должность консультанта по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Традиция» | Приказ № 19-К от 18.07.2020 |
При оформлении сотрудника по совместительству
Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 16 | 18 | 07 | 2020 | Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Гарантия» на должность мастера по ремонту стиральных машин | Приказ ООО «Гарантия» №79-К от 18.07.2020 |
Прием сотрудника на время отпуска
Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Гараж» (ООО «Гараж») | |||||
| 3 | 18 | 07 | 2020 | Принят в ремонтную службу на должность механика | Приказ 29-К от 18.07.2020 |
Ответственность за неправильное заполнение книжки
Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.
Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:
- Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
- Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
- Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ с изменениями (далее – ТК РФ)
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ с изменениями (далее – ТК РФ)- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «}О трудовых книжках»} (далее – Правила)
- Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «}Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых»} (далее – Инструкция).
Рассмотрим основные нормы, закрепленные в указанных документах касающиеся вопросов введение, учета и хранения документа, содержащего записи о трудоустройстве.
Нормы ТК РФ, которые регламентируют ведение, учет, хранение и порядок выдачи трудовых книжек
Среди документов, которые должен предъявить кандидат при поступлении на работу в обязательном порядке присутствует трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Если по каким либо причинам у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует (утрата, повреждение), на основании письменного заявления ему оформляется новая.
Исключение составляют случаи, когда данное место работы является для работника первым либо происходит оформление на работу на условиях совместительства. При таких обстоятельствах работодатель обязан оформить документ самостоятельно.
В статье 66 ТК РФ, закреплено положение о том, что трудовая книга является основным документом, в котором содержится информация о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о выполняемой работе, переводах и увольнениях, сведения о награждениях. Следует обратить внимание, что информация о наличии взысканий не отражается, исключение составляют только случаи, в виде взыскания происходит увольнение.
В соответствии со статьями 80 и 84.1, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день, с внесенной информацией об основаниях и причинах прекращения трудового контракта. Запись должна быть сформулирована в соответствии с нормами ТК РФ, и содержать указание на конкретную норму.
Оформление трудовой книжки работнику впервые
Оформление трудовой книжки лицам, для которых данное место работы является первым, начинается с титульного листа. Категорически не рекомендуется вносить какие либо сведения без наличия подтверждающих документов. При этом необходимо помнить следующее:
1. Данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения вносятся в точном соответствии с документом, удостоверяющем личность. Как правило, в качестве такого документа предъявляется паспорт.
2. Сведения об образовании, специальности, профессии вносятся только после предоставления диплома, свидетельства, удостоверения, сертификата и др.
Общие обязательные правила внесения записей
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначный.
- Вся соответствующая информация вносится на государственном языке Российской Федерации –русском. В соответствии с пунктом 6 Правил, для отражения сведений дополнительно может быть использован государственный язык республики, входящий в состав российской федерации. Последний вариант возможен в , случае, если работодатель располагается на территории данной республики.
- Все данные, в том числе и запись о приеме в трудовую книжку, вносятся не позднее недельного срока после издания соответствующего приказа.
- Сведения вносятся в соответствии с текстом приказов.
- Запись об увольнении должна быть оформлена в день увольнения.
- Работник должен быть ознакомлен с каждой записью, вносимой в трудовую книжку под подпись в личной карточке.
Последовательность внесения сведений работе
- Первоначально в третью графу раздела «Сведения о работе» необходимо внести полное и сокращенное наименование организации. Наименование должно соответствовать имеющимся учредительным документам — уставу, учредительному договору или положению.
На практике, для облегчения работы кадровой службы, допускается изготовление специального штампа, содержащего полное и сокращенное наименование организации. В случае достаточно большой текучести кадров, оттиск такого штампа может быть внесен вместо рукописной записи. Такой способ заполнения сокращает количество используемых строк, в случае если наименование организации включает в себя большое количество символов.
Все последующие записи должны производиться только от руки.
- Под указанием названия организации, в первую графу вносится порядковый номер записи. Для определения порядкового номера следует обратиться к номеру последней зафиксированной записи по предыдущему месту работы, как правило, это запись об увольнении.
Например, если последний порядковый номер был 27 (запись об увольнении), при приеме на работу должен быть присвоен очередной порядковый номер —} 28.
- После определения порядкового номера, во вторую графу вносится дата приема на работу сотрудника.
Внесение даты приема на работу является важным моментом, поскольку в дальнейшем подсчет трудового стажа ведется согласно датам, отраженным во второй графе. Неправильное внесение указанной даты, может повлечь за собой необоснованное сокращение и увеличение страхового стажа. Указанный алгоритм суммирования стажа, закреплен в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа (Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 № 555).
- В графе третьей должна быть отображена информация о принятии или назначении на должность с указанием, наименования структурного подразделения организации, должности, специальности или профессии.
Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку кадровой службой по основному месту работы, после предоставления документа, который подтверждает факт работы по совместительству (п. 20 Правил).
Следует обратить внимание, что при внесении информации категорически запрещены какие либо сокращения и наименование должности или работы должно строго соответствовать штатному расписанию.
Распространенные ошибки, которых следует избегать
Отображение названия должности
В случае, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот или установление ограничений по определенным должностям, их наименования должны строго соответствовать тем, которые предусмотрены нормативно правовыми актами. Если запись в трудовой книжке о приеме на работу, а именно название должности отличается от предусмотренного наименования в Законе, у работника могут возникнуть сложности при назначении 
пенсии.
Например, в случае подсчета периода работы, связанного с вредным производством, сотрудники пенсионного фонда могут отказать в назначении льготной пенсии только лишь на основании того, что среди должностей, по которым предоставляется право на льготное начисления, данная должность отсутствует.
На сегодняшний день действуют:
- Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный постановлением от 21.08.1998 № 37
- Единый тарифно-квалификационный справочник профессий рабочих, отдельные выпуски которого утверждались ранее, а общие положения были приняты постановлением от 31.01.1985 № 31/3-30.
Отображение порядка приема на работу
Указанные документы помогут также определить, какие наименование относится к категории должностей, а какие к профессиям. Очень часто работники кадровых служб вносят ошибочные записи о принятии на должность лиц рабочих профессий, например: «Принят на должность водителя». Между тем как правильной будет запись: «Принят водителем».
Другой распространенной ошибкой является неправильное указание порядка оформления на работу, а именно употребление слов: «назначен» или «принят». Здесь следует помнить следующее:
— Назначение имеет место только в строго определенных случаях, когда это прямо предусмотрено регламентирующими документами (законом, уставом, положением). Во всех остальных случаях следует употреблять глагол – «принят».
Внесение лишних сведений
Еще одной распространенной ошибкой является неправильное толкование требования о точном соответствии записей про прием на работу приказу нанимателя. Часто сотрудники кадровой службы воспроизводят текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием ненужных деталей, например:
- сведений о срочном характере договора: «Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору» либо «Принят на должность экономиста на срок с 12.01.2012 по 31.05.2012»}
- условия о наличии испытательного срока: «Принят на должность менеджера с испытательным сроком два месяца».
Несмотря на то, что все эти подробности действительно должны быть отражены в приказе приеме на работу, их отображение в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит требованиям Инструкции и означает несоблюдение правил внесения записей в трудовую книжку.
Порядок заполнения трудовых книжек гласит о том, что запись о приеме на работу в трудовой книжке должна включать в себя только указание, места работы и кем принят человек. Особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя не должны быть отражены.
Внесение исправлений и изменений
В соответствии с пунктом 26 Правил, необходимые изменения относительно фамилии, имени, отчества, даты рождения и образования сотрудника, вносятся по последнему месту работы. Для внесения поправок должно быть предоставлено документальное подтверждение, например: паспорт, свидетельство о браке, о рождении, о расторжении брака и др.
При необходимости внесения изменения фамилии, следует на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, и внести новые данные. Аналогичный порядок предусмотрен для изменения имени, отчества, даты рождения. Соответствующее указание на документы, послужившие основанием для внесения изменений, должно быть сделано на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверено печатью предприятия (п. 2.3 Инструкции).
Изменения относительно образования, профессии или специальности, осуществляется путем простого дополнения уже внесенных записей без зачеркивания (п. 2.4 Инструкции).
В случае внесения ошибочной записи, исправление должно производиться по месту работы, где она была внесена. Исправление по новому месту работы может быть внесено только после предъявления официального документа от работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил). Если допустивший ошибку работодатель ликвидирован, исправление может быть внесено на основании подтверждающего данный факт документа.
Следует помнить, что в раздел, который содержит сведения о работе, категорически запрещено вносить исправления путем вычеркивания неправильных записей. В соответствии с пунктом 30 Правил, для внесения изменений в данный раздел, необходимо сделать запись о признании ошибочной записи недействительной, после чего внести правильные данные.
Порядок заполнения трудовой книжки — образец 2018
Правильно заполнить трудовую книжку — образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Если компания является первым работодателем специалиста, она обязана завести для него трудовую книжку, а значит, корректно заполнить необходимые разделы. Однако и когда в фирму приходит человек с опытом, работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжке информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать, расскажем в нашей статье.
Заполнение трудовой книжки: общие правила
Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике
Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе
Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018
Итоги
Заполнение трудовой книжки: общие правила
По общему правилу сотруднику, впервые поступающему на работу, должна быть заведена трудовая книжка. Причем обязанность по заведению и заполнению трудовой книжки возложена на первого работодателя (ст. 65 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если фирма нанимает человека по гражданско-правовому договору, то заведение и заполнение трудовой книжки не требуется, даже если у работника ее нет.
В дальнейшем, когда работник увольняется и идет устраиваться на новое место работы, он должен передать свою трудовую книжку новому работодателю, а тот продолжит делать в ней соответствующие записи.
Поэтому любая компания должна знать, как заполнить трудовую книжку корректно.
Основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
Что именно важно знать компании?
1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).
2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил № 225).
3. Следует следить за выполнением некоторых технических требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией. Специальное требование существует даже относительно типа и цвета ручки, которой компания заполняет трудовую книжку: перьевая или гелевая, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции № 69, п. 11 Правил № 225).
Нас ждут электронные трудовые книжки? Ответ здесь.
Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике
Итак, «стартовые» сведения о работнике вносит в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна быть вписана в соответствующие графы титульного листа.
О налоговых последствиях для работодателя при выдаче трудовой книжки см. в материале «Минфин напомнил, как быть с НДС и прибылью при выдаче трудовых книжек».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организация заполняет такие графы, основываясь на предоставленных сотрудником оригиналах подтверждающих документов (паспорта или другого удостоверяющего личность документа, диплома об образовании и т. д.). Но если оригиналов сотрудник по каким-либо причинам предоставить не может, то компания вправе заполнить титульный лист трудовой книжки и на основании копий, которые должны быть заверены нотариально.
После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, необходимо завершить процедуру заполнения. Для этого на титульном листе компания проставляет дату заполнения и демонстрирует лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывается представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считается внесенной.
После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя.
Однако если какие-либо «стартовые» сведения о работнике претерпели изменения (к примеру, изменилась фамилия или имя), то компания должна актуализировать информацию в трудовой книжке. Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 2.3–2.4 Инструкции № 69).
Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе
«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.
Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.
Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел. Сведения о работе начинает заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника.
В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.
Сам раздел состоит из 4 граф.
В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.
О корректном указании наименования фирмы см. в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».
Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п. 3.1 Инструкции № 69).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник до прихода в компанию успел отслужить в армии, то непосредственно перед записью о приеме в штат компании следует указать также годы и место его службы (п. 21 Правил № 225). При этом в качестве подтверждающего документа выступает военный билет. Аналогичное правило действует и в случае, когда работник до трудоустройства проходил какие-либо курсы по повышению квалификации.
В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице. Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 20 Правил № 225. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель (п. 20 Правил № 225). Для этого сотруднику нужно запросить у второго, неосновного, работодателя корректно оформленный документ, подтверждающий работу у него в качестве совместителя.
Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.
Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 5.1 Инструкции № 69).
При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).
О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».
Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018
Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.
Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку, можно скачать образец на нашем сайте.
Скачать образец заполнения трудовой книжки
Итоги
Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован Инструкцией № 69 и Правилами № 225. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этими документами, изучить приведенные в них положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
В российском законодательстве относительно различного вида документов существуют свои определенные правила по их заполнению. Также у каждого из них имеются сроки. Не является исключением рабочая книжка сотрудника. Каковы сроки заполнения трудовой книжки при приеме на работу? Этот вопрос актуален тем, что он требует развернутого и точного разъяснения.
Прием на работу сотрудника
Чтобы устроиться на работу, необходимо предъявить определенный перечень документации, подтверждающей многие интересующие аспекты для руководителя:
- паспорт}
- трудовая}
- пенсионное свидетельство}
- военный билет}
- аттестат или диплом}
- документы о дополнительном образовании.
Для получения отдельного рода работы могут потребоваться такие документы:
- водительские права}
- разрешение на данный вид деятельности}
- медкнижка.
Другой вид документации не записан в Трудовом кодексе России. Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать.
Работодатель, принимая на работу сотрудника, должен издать приказ о его назначении. На основании данного документа нужно будет внести запись в трудовую и личное дело.
Оформление трудовой книжки
Человеку, который хочет обрести работу, в обязательном порядке нужна его рабочая книжка. Если гражданин уже трудился в какой-либо компании, то данный документ должен быть у него на руках. Но когда человек пришел в первый раз устраиваться, то здесь нужно обратиться к работодателю.
По закону современные книжки можно приобрести в тех организациях, которые уполномочены на данный вид деятельности. Обычно предприятие закупает данный документ по цене, указанной в договоре.
Бланки трудовых находятся в кадровой службе или в подразделении, которое отвечает за них. По запросу работодателя происходит выдача книжки (нового бланка) сотруднику. При этом руководитель должен взять с него сумму, равную стоимости документа. Но есть исключения:
- массовый характер уничтожения документации, которая находилась в организации}
- неправильное заполнение бланка ответственным лицом.
Эти два случая говорят о том, что расходы на приобретение новой книжки ложатся на работодателя.
Также в каждой компании обязательно должны быть документы по учету трудовых:
- книга по учету прихода и расхода}
- книга по учету движения.
Эта бухгалтерская документация отслеживает все, что происходит с книжками сотрудников, а также ведет учет выдачи новых бланков и вкладышей.
Заполнение трудовой книжки
Книжка работника заполняется руководителем, кадровым работником, другим лицом, которое уполномочено на данный вид деятельности в связи со своими обязанностями. Первоначально трудовая оформляется в той организации, которая выдала сотруднику документ. Книжка имеет несколько разделов для заполнения:
- титульник}
- сведения о работе}
- сведения о награждениях.
Каждая страница имеет свои правила при оформлении. Основная страница (титульный лист) несет личные данные о работнике:
- ФИО}
- дата рождения}
- образование}
- профессия, специальность.
В конце титульника есть специальная графа для подписи владельца и руководителя.
Сведения о работе и награждениях фиксируются на следующих разворотах книжки. Здесь прописываются все основные моменты работы сотрудника:
- устройство}
- перевод}
- увольнение}
- важные награждения и так далее.
При оформлении работника здесь же можно указать, что он являлся сотрудником особых подразделений (полиция, налоговая служба). При предъявлении военного удостоверения нужно вписать запись о службе в армии.
Любая информация в книжке работника должна подтверждаться определенным документом:
- приказ}
- документ об образовании}
- решение собрания}
- документ о смене личных данных.
И еще одна очень важная особенность в оформлении трудовой: каждая запись должна быть подтверждена подписью и печатью.
Как делают записи в титульном листе трудовой книжки
Для титульника есть одно важное правило: вносить информацию без ошибок. Когда на данной странице руководитель допускает неточность или недостоверность, то бланк считается испорченным. Составляется акт о его списании, который потом подшивается в отдельную папку, а затем испорченную трудовую уничтожают.
Существуют ситуации, когда ошибочную запись сразу не заметили. А работник очень долгое время проработал в организации, в трудовой отмечен его многолетний стаж. Здесь работодатели идут на уступки. Для исправления записи в титульнике аккуратно зачеркивают неверную запись и прописывают правильную.
Дополнения на титульном листе вносить можно. Это касается образования, профессии, специальности. Ставится запятая и после старой информации фиксируется новая. К тому же законодательство позволяет вносить изменения в ФИО владельца книжки. В этом случае полностью зачеркивают старые данные и рядом прописывают новые. Зачеркнутая надпись должна хорошо просматриваться. Зачеркивание отдельных букв или цифр запрещено.
Если сотрудник устроился в компанию, будучи студентом вуза, то информация о неполном высшем образовании непременно должна быть в титульнике трудовой. Когда работник получит диплом, он должен предъявить его руководителю для фиксирования информации о законченном высшем образовании.
В любом из этих вариантов сотруднику необходимо показать документ, который подтверждает подлинность информации. Его вписывают на обороте обложки трудовой (название, номер, число). Утверждается надпись подписью и печатью.
Как делают записи о работе и награждениях в трудовой книжке
Когда руководитель заполняет страницу, связанную с работой гражданина, то вначале он пишет название организации (полное и аббревиатура). Во многих компаниях существует уже заготовленная печать, в которой написано название предприятия. Для экономии времени просто ставится данный штамп в определенном месте трудовой.
Затем пишется порядковый номер записи, ее число, месяц и год. Основные данные фиксируются ниже наименования. При этом обязательно идет указание на статью Кодекса, Правил или Инструкции. По окончании записей нужно указать номер и дату документа, который является основанием для данной записи.
В книжке фиксируются только особые награждения. Мелкие поощрения – благодарности, грамоты – не вписывают. Также в трудовой не должны быть записаны наказания сотруднику. Единственное, что фиксируют – это увольнение (как вид наказания).
Так как информация в трудовой пишется от руки, ошибок не избежать. Если на основной странице неверное написание делает бланк непригодным, то в рабочих сведениях такие ошибки возможно исправить. Есть два важных вида ошибок:
- пропущена запись}
- допущена ошибка.
Ответственное лицо может забыть вписать в книжку наименование организации. Без данной записи вся нижестоящая информация будет незаконна. Поэтому неверную запись необходимо признать недействительной. Ставится следующий порядковый номер в определенной строке, дата и запись о том, что предыдущие данные нужно считать недействительными. Затем ниже фиксируются наименование организации и остальные записи.
При допущении ошибки, неправильном написании запись также необходимо признать недействительной. Но при этом нужно зафиксировать правильное написание.
Еще один момент, который очень интересует кадровые службы и работодателей. Когда записей в книжке очень много и следующую вписывать некуда, то оформляется вкладыш в трудовую. С его помощью можно продолжить заполнение документа законным путем.
Документы, статьи ТК, подтверждение, подпись, печать – все это необходимо фиксировать в трудовой при заполнении и исправлении.
Срок внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу
Когда идет заполнение рабочей книжки руководителем, то ему необходимо опираться на основополагающие документы:
- Трудовой кодекс России}
- Постановление о трудовых}
- Постановление об Инструкции.
Соответственно, Правила и Инструкции, указанные в законодательстве, – это опора при оформлении книжек.
Если учесть, что по закону рабочая книжка ведется на всех сотрудников, которые работают в компании больше пяти дней, то оформление должно происходить, исходя из данного срока. Из этого следует, что для заполнения трудовой работодателю отводится семь дней со дня поступления сотрудника на работу. Также по всем правилам владелец книжки должен присутствовать лично в момент оформления и внесения всех записей в книжку. Его подпись потребуется и на титульном листе внизу страницы.
Работать с трудовой кадровик начинает со дня, когда сотрудник официально принят на определенную должность. Данный документ хранится в организации до того, пока работник не уволится. В таком случае при оформлении увольнения с указанием на необходимую документацию сотрудник обязан проверить правильность всех записей, сделанных в этой компании, и поставить свою подпись в знак подтверждения.
Копия трудовой книжки и ее сроки выдачи
При обращении во многие инстанции человеку необходимо собрать нужную документацию. В нее входит и копия трудовой. Руководитель не имеет права выдать книжку на руки, поэтому при подаче заявления от работника он должен за три дня выдать копию документа.
Каждая заполненная страница отпечатывается так, чтобы просмотреть записи представлялось возможным. Затем на каждой странице ответственный работник ставит должность, подпись и печать. По окончании процедуры необходимо заверить всю копию трудовой и написать «Копия верна». После этого нужно зафиксировать информацию о том, что сотрудник работает на предприятии по сегодняшний день.
Как и любая ксерокопия, копия книжки рабочего имеет свои сроки. При оформлении кредита (денежного, ипотечного) в банках требуется данный документ, который имеет срок действия в один месяц. Это в лучшем случае. Существуют такие банковские организации, которые устанавливают две недели и даже три дня. Это должно быть прописано в условиях при получении кредита, а компания обязана предупредить о сроках.
При оформлении заграничного паспорта УФМС установило месячный срок действия копии книжки. Но, идя на уступки, организация считает нужной возможность продления данного документа на рабочем месте гражданина при помощи повторной печати и подписи руководителя.
Есть и такого рода организации, где копия верна на протяжении трех месяцев с момента подписи ее работодателем.
Очень важно знать, что книжка работника – это его главный документ, который может подтвердить деятельность сотрудника, его стаж. Начисление пенсии тоже не обходится без трудовой. Именно поэтому стоит внимательно подходить к заполнению книжки и его срокам, установленным законодательством.
Вопрос о том, в течение какого времени нужно заполнить трудовую книжку о приеме на работу, остается довольно острым и зачастую спорным. Хотя законодательством прописаны, казалось бы, четкие нормы.
Порядок оформления приема на работу
Для начала необходимо определиться с тем, как правильно оформлять прием сотрудника на работу.
Приемом на работу, согласно текущему законодательству, является тот момент, когда руководителем (работодателем) издается приказ о приеме на работу сотрудника. Приказ должен быть составлен на основании заключенного с сотрудником трудового договора, его условия должны соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре. Таким образом, сначала заключается трудовой договор и только после этого издается приказ, а не наоборот, как это часто случается. Очень желательно также заключить с сотрудником договор о полной материальной ответственности.
В трехдневный срок с момента фактического начала работы приказ должен быть объявлен сотруднику и выдан на подпись. Сотрудник вправе потребовать выдать заверенную копию приказа о приеме на работу.
При приеме на работу обязательно необходимо ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка и рядом других нормативных документов, которые применяются на предприятии – это осуществляется также под роспись.
Стоит учитывать, что в случае, если принятый сотрудник является бывшим государственным или муниципальным служащим, нынешний работодатель должен сообщить бывшему работодателю о принятии сотрудника на работу.
Ведение трудовых книжек
Все кадровики обязаны точно знать, когда делать запись в трудовой книжке о приеме на работу. Согласно Трудовому кодексу, работодатель ведет трудовую книжку только в том случае, если сотрудник проработал у него свыше пяти дней и данная работа является для него основной. Таким образом, запись в трудовой книжке может быть сделана даже на шестой день работы, но с указанием начала периода фактической работы на предприятии.
В случае, если у работника по каким-либо причинам нет трудовой книжки, работодатель должен ее завести, если сотрудник устраивается на основное место работы. Нормативных документов, которые заставляли бы проверять наличие трудовой книжки или предыдущие места работы (кроме трудоустройства на государственную или муниципальную службу), нет. Таким образом, наличие или отсутствие трудовой книжки узнается со слов сотрудника.
Если работа является неосновной, то сведения о совместительстве могут быть внесены в трудовую книжку по желанию сотрудника по его основному месту работы. Такие сведения вносятся на основании справки, выданной по месту работы по совместительству. Трудовую книжку никто не имеет права куда-либо передавать.
Статус трудовой книжки
Запись приема на работу в трудовой книжке является обязательной, но статус данного документа постепенно становится все меньше.
В СССР трудовая книжка была фактически единственным законным подтверждением стажа работника. Только с ней можно было заявить о своих претензиях на пенсию. Со временем система упрощала жизнь работнику, давая возможность подтвердить стаж иным образом.
Например, с 1997 года ФСС и Пенсионный фонд также стали вести учет стажа работы, так что с этого времени оформление пенсии фактически перестало зависеть от трудовой книжки. Каждый желающий сегодня может получить выписку о своем стаже, согласно с данными ПФ России.
Основания для подсчета стажа
Копии приказов о принятии на работу и увольнении также стали служить в качестве документов, подтверждающих стаж работы. Таким образом, теперь совершенно необязательно иметь трудовую книжку для того, чтобы начать оформлять пенсию – ранее без нее пенсионное дело заводить было нельзя.
Тем не менее, трудовая книжка является обязательной к оформлению на основном месте работы. Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться. Выходит, что трудовая книжка больше нужна работодателю, чем работнику. Для последнего достаточно, чтобы работодатель правильно проводил удержания и начисления на заработную плату.
Квалификация
Ранее в трудовую книжку необходимо было вносить абсолютно все изменения в статусе работника. Фактически единственным документом, который подтверждал смену квалификации, была именно трудовая книжка. Сегодня это делать не обязательно – о карьерном росте сотрудника информацию можно почерпнуть из его резюме, а не из трудовой. В случае возникновения вопросов можно обратиться к предыдущему работодателю. С одной стороны, это упрощает работу, с другой – появляются возможности для предвзятого отношения к работнику со стороны бывшего работодателя. Для работников же подобные нововведения хороши в том смысле, что некоторые отрицательные моменты трудовой деятельности можно скрыть.
Расчет пенсии
Ранее трудовая книжка сильно влияла на получение пенсии, потому что ею фиксировалась непрерывность стажа. Сегодня эта функция утрачена, так как величина начисленной пенсии находится в зависимости не столько от стажа, сколько от величины отчислений в Пенсионный Фонд. Минимальный стаж для того, чтобы получить пенсию, сегодня составляет 5 лет, к 2025 году возрастет до 15. Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость. Поэтому вопросом, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу, озабочены больше кадровики.
Непрерывность стажа
Получение больничного листа сегодня также практически не зависит от стажа, а следовательно, и от заполнения трудовой книжки. С 2007 года непрерывность стажа не влияет на расчет больничного листа.
В целом, такой анахронизм, как непрерывность стажа, практически полностью остался в прошлом. Сегодня работник для получения хорошей пенсии фактически должен заботиться о правильности отчислений, приличном доходе и отсутствии нарушений трудовой дисциплины.
Награды
Не является обязательной сегодня запись о награждениях и поощрениях, хотя подобные разделы в трудовой книжке остались. В советское время они играли значительную роль в карьере работника – сегодня это осталось в прошлом. В основном такие записи делают в бюджетной сфере, особенно в государственной и муниципальной службе. В остальных же сферах деятельности такие записи не делают, а законодательно это в строгом порядке не регулируется.
Так ли нужна трудовая книжка работодателю
В данном вопросе закон можно трактовать двояко – в этом смысле есть определенные недоработки.
- С одной стороны, законодательство четко регулирует наличие трудовой книжки и разграничивает понятия основного места работы и работы по совместительству. Есть разъяснения по поводу заполнения трудовых книжек.
- С другой стороны, работодатель фактически может и не делать запись в трудовую книжку о приеме на работу, если с сотрудником подписан трудовой договор – контракт, в котором изложены все требуемые законодательством разделы и пункты.
Государственные предприятия стараются исправно вести трудовые книжки, так как в ходе проверок руководство может испытать неприятности. Для частных предприятий, особенно крупных, трудовая книжка является пережитком старого.
Что еще нужно знать о трудовой книжке
Если на предприятии трудовая книжка все-таки есть, необходимо знать еще ряд особенностей работы с ней.
Так как заполнение трудовой книжки и прием на работу – это пока требование, от которого массово не отказываются, заполнена она должна быть правильно:
- в трудовой книжке желательно иметь запись о полученном образовании или приложить документ (копию документа) о его получении}
- каждый прием на работу и увольнение должны быть скреплены печатью организации, которая хорошо видна и читаема}
- каждая запись должна содержать документ, на основании которого она сделана, его номер и дату}
- все записи должны быть сделаны читаемым почерком, без двусмысленностей}
- при наличии исправлений они должны быть выполнены должным образом и заверены}
- трудовая книжка всегда подается в оригинале.
Работник не имеет права выносить трудовую книжку, если является сотрудником данного предприятия – она выдается только при увольнении. По требованию, можно снять копию с отдельных страниц или скопировать всю трудовую книжку.
Перспективы использования трудовых книжек
Государство постепенно расширяет возможности сотрудников касательно подтверждения своего стажа, делая трудовые книжки уже не той ценностью, которой они были 25 лет назад. Однако полностью этот документ из оборота не ушел и к работодателям предъявляются законные требования по поводу ведения трудовых книжек.
К тому же, есть определенная категория работодателей, которая любит смотреть именно в трудовую книжку, а не в резюме, считая, что в последнем можно написать что угодно. С одной стороны, это даже верно: резюме подтверждается только подписью автора, а в трудовой книжке стоит печать предприятия, значит, есть высокий уровень ответственности. С другой стороны, тот факт, что сотрудник проработал на какой-либо должности определенное количество времени, еще не говорит о высоком уровне его способностей.
С развитием электронного документооборота значимость трудовых книжек становится все меньше. Правда, для карательных органов появилась лазейка в виде расхождения данных трудовой книжки и учета органов ФСС и Пенсионного фонда: есть повод провести проверку, в результате которой финансово могут пострадать и сотрудник, и работодатель. К тому же, электронный документооборот – это слишком большое для страны новшество, чтобы моментально прижиться. Многие просто отрицают электронный документ как таковой, а государство пока не утвердило нормативную базу, запрещающую их не принимать.
В любом случае, ошибка при осуществлении записи в трудовую книжку перестала быть трагедией, как это было раньше. Ошибка в записи если и повлияет на какие-то обстоятельства, то незначительно – просто придется ее исправить, может быть, с помощью исправления других документов. Однако, последнее также может стать пережитком прошлого очень скоро, потому что законопроекты об отмене трудовых книжек регулярно появляются.
- Товары
- Клиенты
- Случаи использования
- Переполнение стека Публичные вопросы и ответы
- Команды Частные вопросы и ответы для вашей команды
- предприятие Частные вопросы и ответы для вашего предприятия
- работы Программирование и связанные с ним технические возможности карьерного роста
- Талант Нанимать технический талант
- Товары
- Клиенты
- Случаи использования
- Переполнение стека Публичные вопросы и ответы
- Команды Частные вопросы и ответы для вашей команды
- предприятие Частные вопросы и ответы для вашего предприятия
- работы Программирование и связанные с ним технические возможности карьерного роста
- Талант Нанимать технический талант
- реклама
Я собираюсь встречаться здесь, но когда я был подростком, все знали, как выписать чек. На самом деле, я всегда носил с собой чековую книжку. Очевидно, это было несколько лет назад — или, как говорит мой 7-летний, еще в 19-х годах! — так что я явно стар. Однако в то время я заполнял чек почти на каждую сделанную мной покупку.
Затем появились такие вещи, как дебетовые карты, онлайн оплата счетов и программы быстрой оплаты. Эти новые технологии сделали чек пережитком прошлого.С учетом вышесказанного все еще существуют определенные ситуации, в которых использование личного чека может быть вашим лучшим вариантом платежа, что делает знание того, как выписать чек, важным навыком.
Возможно, вы никогда не учились выписывать чек. Может быть, ваши навыки написания чека немного ржавые. В любом случае, мы здесь, чтобы помочь.
В этой части мы научим вас правильно заполнять чек. Мы также объясним различные части чека, научим вас регистрировать платеж в вашем чековом реестре и рассмотрим некоторые ситуации, когда написание личного чека может быть полезным для вас.Давайте начнем!
Как выписать чек за 6 простых шагов
Если вы похожи на меня, вы просто не хотите читать о том, как что-то делать; вы учитесь быстрее, видя, как это делается. Чтобы помочь вам получить представление о том, как заполнить чек, мы включили некоторые визуальные пособия с каждым шагом.
Для начала взгляните на изображение чека ниже. Так выглядит типичный бланк чек. Мы взяли на себя смелость добавлять числа в каждый раздел чека, и эти числа соответствуют каждому шагу, который мы обозначаем в процессе.
Шаг 1) Заполните дату
Чтобы написать чек, начните с правого верхнего угла и введите дату. Хотя могут быть определенные обстоятельства, когда вы хотите «поставить дату» чека, почти во всех случаях ваша заявка должна соответствовать дате, когда вы фактически выписываете чек. Как и во всех шагах, вы хотите написать свои ответы прямо над строкой.
Неважно, как вы форматируете дату на чеке.Важно то, что написана дата, и она включает в себя правильный день, месяц и год.
Давайте предположим, что датой является 1 августа 2018 года. Я предпочитаю датировать свои чеки, используя числовые значения. Итак, я бы датировал чек 01.08.1828. Вы также можете использовать более длинный 08/01/2018.
Если вы предпочитаете изложить вещи, 01 августа 2018 года также приемлемо. Вы можете даже использовать сокращение для месяца, например, 01 августа 2018. Если у вас есть месяц, день и год, записанные в строке, вам будет хорошо идти.
Шаг 2) Определите, кому вы платите
Далее вам нужно будет определить, кому вы платите с помощью чека. В подавляющем большинстве случаев это будет либо имя человека, либо название бизнеса. После того, как вы определили, кому вы платите, напишите правильное имя в строке с надписью «Оплатить заказ».
Для нашего примера предположим, что мы выписываем личный чек в Home Depot. Как вы можете видеть ниже, мы четко написали название « Home Depot » в строке «Оплатить заказ».
Шаг 3) Заполните сумму чека
Видите ли вы пустое прямоугольное поле прямо справа от строки «Оплатить заказ»? После того, как вы определили, кому вы платите (то есть получателю платежа), вы должны указать сумму, которую вы им платите.
В этом поле вы увидите сумму чека, используя цифры. Опять же, важно писать аккуратно, чтобы не было проблем с чтением суммы чека. Не забудьте включить в коробку как доллары, так и центы.Например, допустим, мы платим Home Depot 125,75 долларов.
Теперь есть несколько способов показать сумму центов, которую вы платите в этом поле. Самый простой способ — просто использовать десятичную точку для обозначения центов. Однако по привычке я всегда показываю такие доллары и центы: , 125, 75, 100, . На мой взгляд, это четко обозначает центы и позволяет избежать запятых с запятой.
Шаг 4) Четко напишите сумму чека с помощью слов
Помимо отображения суммы чека с помощью чисел, вам также необходимо будет записать сумму чека с помощью слов.Это обеспечивает своего рода «двойной чек» для банка, когда они выплачивают чек. Так что, если цифры не четкие или не читаемые, слова обеспечивают резервное копирование. Стоит также отметить, что, если слова и цифры отличаются, именно письменные слова используются для оплаты суммы чека.
Если вы посмотрите на чек, то под строкой «Оплата заказа» есть пустая строка. Здесь вы будете указывать сумму чека.
Снова, разборчиво введите сумму в этой строке, включая доллары и центы.Если вы предпочитаете и для экономии места, вы можете использовать такое же форматирование дроби для центов, как я описал выше. Таким образом, в нашем примере правильная запись будет Сто двадцать пять долларов и 75-100 .
После того, как я напишу центы на этой линии, мне также нравится рисовать линию оттуда до края чека. Это помогает предотвратить добавление слов в строку после того, как я закончу проверку.
Шаг 5) Заполните раздел «Памятка» (необязательно)
Теперь пора заполнить раздел «Памятка».Эта область чека является хорошим местом для добавления дополнительной информации, чтобы все стороны знали, что покрывает платеж. Это также может помочь вам отслеживать ваши расходы в соответствии с вашими бюджетными категориями . Например, если вы платите ежемесячно за коммунальные услуги, вы можете написать что-то вроде «Августовский счет за газ» в строке.
Вы также можете включить в эту область такие вещи, как номер вашего счета, номер налогового идентификатора (для федеральных налогов на прибыль) и т. Д. Если ваш чек каким-либо образом отделится от вашего счета или налоговой формы, это поможет убедиться, что ваш платеж применяется к правильный аккаунт.
Имейте в виду, что этот раздел не является обязательным. Ваш чек будет очищен независимо от того, указано ли что-либо в памятке или нет. Это просто раздел, который используется, чтобы помочь обеим сторонам оставаться организованными. В нашем примере мы будем использовать термин « Лакокрасочные материалы ».
Шаг 6) Подпишите чек
Наконец, чтобы завершить проверку, вам необходимо будет подписать свое имя. Хотя этот шаг часто легче всего забыть, он также является самым важным.Хотя чек все еще может быть обработан, если вы совершите ошибку в другой области, чек, который не подписан, не будет проходить через банк.
Строка подписи находится в правом нижнем углу чека. Просто подпишите свое имя, и все готово. (В приведенном ниже примере мы пометили пространство как « Ваша подпись здесь ».)
Опять же, не забудьте подписать свой чек, прежде чем отправить его. Если вы это сделаете, это может в конечном итоге стоить вам денег в виде просроченных платежей, возвращенных чеков и многого другого.
Вот и все! Вы заполнили свой первый чек! Это должно выглядеть примерно так:
Как заполнить регистр чеков
Несмотря на то, что вы узнали, как выписать чек, вы еще не закончили. Чтобы ваши финансы были организованы, вам все равно нужно отслеживать, что вы делаете.
Отслеживание ваших расходов и доходов является одним из самых важных элементов для ведения финансово здоровой жизни. Несмотря на то, что вы можете отслеживать больше, чем просто ваш текущий счет, внесение чеков, которые вы записываете в реестр чеков, является хорошим началом.
Заполнив регистр чеков, вы узнаете, какие чеки вы выписали, какие чеки были очищены и каков ваш доступный баланс. Вы также лучше разберетесь в том, сколько денег у вас на самом деле, и сможете избежать дорогостоящих сборов за овердрафт с вашего текущего счета. Запишите вашу транзакцию в чековом реестре сразу после выписки чека, чтобы не перепутать какие-либо детали.
Вот краткое изложение того, как это сделать:
- В первой строке введите начальный баланс (количество денег, которое у вас есть в настоящее время) для текущего счета в первой строке в столбце с пометкой «Баланс.«Доллары должны идти в большую коробку слева, а центы — в меньшую коробку справа. В нашем примере ниже мы начнем с 1000 долларов.
- Перейдите к следующей строке и введите номер чека, который вы только что написали, в столбце «Номер / код чека».
- Рядом с этим в столбце даты введите дату чека.
- В той же строке в столбце «Описание транзакции» введите имя человека или компании, которым вы заплатили.
- Укажите сумму чека в столбце «Оплата / Дебет».(Для депозитов введите сумму депозита в столбец «Депозит».)
- В столбце баланса вычтите сумму чека из баланса, указанного в строке выше. Запишите эту сумму в качестве текущего доступного баланса. (Обратите внимание, что это может отличаться от баланса, указанного на вашем онлайн-счете или в банкомате. Это потому, что этот чек еще не «очищен»!)
- Повторите для каждой транзакции.
Это отличный способ отслеживать ваш текущий счет, но вы должны обязательно включить все транзакций, которые вы совершаете с этого счета.Это включает в себя депозиты, снятие наличных в банкоматах, платежи ACH и многое другое. Регистрация всех ваших транзакций поможет вам быть максимально точным, помогая вам избежать каких-либо дополнительных сборов или штрафов из-за овердрафта.
Наконец, когда вы получаете ежемесячную выписку по счету, вы можете идентифицировать проверенные чеки, добавив флажок в столбце отметок.
Другие части чека
Вы успешно узнали, как заполнить чек, но что это за другие цифры, перечисленные внизу? Вообще говоря, в нижней части каждого выписанного вами чека вы найдете 3 цифры:
- Номер банковского маршрута — Это девятизначный номер, обозначающий банк, в котором находится ваш текущий счет.
- Номер текущего счета — Этот номер является вашим действительным номером текущего счета.
- Номер чека — Это номер чека, который вы выписываете. Он должен совпадать с номером чека в правом верхнем углу чека.
При выписке чека и отправке его на оплату важно, чтобы эти номера были четко видны и не были повреждены, особенно номера маршрутизации и счета. Убедитесь, что вы случайно не оторвали их и не написали поверх них так, чтобы они были неразборчивы.Без них банк вашего получателя не будет знать, где взять деньги, что может привести к отказному чеку.
Часто задаваемые вопросы о выписке чека
Можно ли выписать чек карандашом?
Хотя вы, , можете выписать чек карандашом, всегда лучше выписывать чек перманентными чернилами. Карандаш можно легко стереть, а кто-то с дурными намерениями может изменить все, что вы записали. Если вы пишете чек от руки, вам обязательно нужно сделать это ручкой.
Когда мне понадобится чек?
Это зависит. В наши дни не так много ситуаций, когда вам действительно необходимо заплатить чеком. Тем не менее, все еще есть много компаний, которые не позволяют вам совершать платежи с помощью кредитной или дебетовой карты. В этом случае личный чек может быть единственным вариантом.
В других случаях выписывание чека может реально сэкономить вам деньги. Хотя вы не обязаны использовать чек, некоторые компании могут предоставить вам скидку, если вы решите заплатить чеком, а не дебетовой или кредитной картой.
Например, мы только что купили новый комплект мебели для нашей гостиной. Хотя мебель уже была в продаже, мы получили дополнительную скидку 5% на оплату наличными или чеком вместо кредитной карты. На 5000 долларов это дополнительная экономия в 250 долларов только для выписки чека! Теперь вы, , знаете, , мы любим , зарабатывая вознаграждение на наших кредитных картах , но — поскольку мы не получали бонус за регистрацию — не было никакого способа получить ценность в 250 долларов в баллах. Итак, мы выписали чек и получили немного сладких сбережений.
Могу ли я выписать чек себе?
Да. Хотя в банкоматных карточках это несколько устарело, вы все равно можете выписать себе чек, чтобы получить наличные с вашего текущего счета. В этом случае вам нужно будет подписать лицевую сторону чека. и подтвердят чек, снова подписав его на обороте. Имейте в виду, однако, что вы не должны подтверждать чек, пока вы не будете готовы принести его в банк. Если вы потеряете уже подтвержденный чек, кто-то может обналичить его в банке, и вы потеряете деньги.
Как отослать чек?
Как мы уже упоминали выше, постдатирование чека означает, что вместо использования текущей даты вы заполняете чек, используя дату в будущем. Обычно это делается потому, что на вашем текущем счете недостаточно средств для покрытия суммы чека. После проверки чека у вас будет время положить дополнительные средства в банк, чтобы покрыть стоимость чека.
В большинстве случаев повторная проверка чека не является хорошей практикой, и ее следует избегать.Часто это признак того, что вы тратите больше, чем можете себе позволить. Кроме того, получатель платежа не обязан принимать чек, датированный позднее, поэтому у вас также могут возникнуть проблемы (и, возможно, повлечь за собой плату за возвращенный чек).
Что если я сделаю ошибку на чеке?
Некоторые из наиболее распространенных ошибок при написании чеков:
- Неудачный подпись чека
- Ввод неправильной даты (обычно месяц или год)
- Ввод различных сумм в письменном виде и цифр
Когда вы пишете чек Важно избегать ошибок, когда это возможно.Хотя некоторые ошибки могут быть прощены, ошибка в вашем чеке может потенциально стоить вам денег. Банк или бизнес могут быть не в состоянии обработать ваш чек, в результате чего возвращенные комиссии за чек могут стоить до 40 долларов. Кроме того, с вас может взиматься плата за опоздание, если задержка в обработке задерживает ваш платеж.
Как выписать аннулированный чек?
Чтобы обрабатывать прямые депозиты, прямые выплаты, автоматические платежи по счетам и многое другое, ваш работодатель или компания может потребовать, чтобы вы предоставили им аннулированный чек.Это помогает гарантировать, что у них есть доступ к правильной учетной записи и что они могут вносить или снимать деньги без ошибок.
Теперь, когда вы знаете, как выписать чек, заполнение аннулированного чека должно быть простым. Просто напишите слово « VOID » большими буквами в середине чека. Мне нравится писать «VOID» в нескольких разных местах, в том числе один большой «VOID» в середине чека и уменьшенную версию слова «VOID» в нескольких разных местах. Затем вы можете отправить его тому, кто в этом нуждается.(Примечание. Если вы отменяете чек из-за ошибки, сначала аннулируйте чек. Затем разорвите его или уничтожьте.)
Заключительные мысли
Хотя личные чеки стали несколько устаревшими, зная, как выписать чек По-прежнему важно для тех ситуаций, когда это необходимо или выгодно для вас. Хотя это не слишком сложно, ошибка может в конечном итоге стоить вам денег в виде банковских сборов и просроченных платежей… и никто этого не хочет!
Мы надеемся, что это руководство по написанию чека было полезным.Спасибо за прочтение! 
Как заполнить денежный перевод
Несмотря на то, что это легко, оплата наличными не всегда является наиболее безопасной формой оплаты. Вместо этого вас могут попросить оплатить денежным переводом. Вы можете получить денежный перевод практически в любом месте, например, в банках, почтовых отделениях и даже в Walmart. После этого это так же просто, как заполнить заказ, сохранить квитанцию и передать ее лицу, которому вы платите. Давайте подробнее рассмотрим процесс заполнения денежного перевода.
Как купить денежный перевод
Прежде чем вы сможете заполнить денежный перевод, вы должны купить его. Опять же, довольно легко найти денежный перевод. Хотя вы можете немедленно отправиться в ближайший банк, банки часто взимают значительную комиссию за денежные переводы. Банки и кредитные союзы нередко берут от 5 до 10 долларов.
Вы можете найти более низкие сборы в большинстве магазинов и продуктовых магазинов. Например, Walmart взимает 1 доллар или меньше.Вы также можете отправиться в отделение USPS, чтобы купить денежный перевод на 1,20 доллара США (на суммы до 500 долларов США) или 1,65 доллара США (на суммы до 1000 долларов США). Вы также можете купить денежные переводы от Western Union и MoneyGram.
Как заполнить денежный перевод
Заполнение денежного перевода — это простой пошаговый процесс. Просто следуйте этим инструкциям, и вы будете готовы отправить свои деньги.
- Сумма. Когда вы покупаете денежный перевод, вы должны указать сумму, которую вы отправляете.Клерк напечатает эту сумму в заказе. Вам не нужно указывать сумму денежного перевода, но вы должны убедиться, что он правильный.
- Получатель. Первая строка денежного перевода обычно гласит «Оплатить на заказ» или «Оплатить». Здесь укажите имя человека или компании, которой вы отправите заказ. Если вы не знаете, что написать, лучше попросить получателя избежать любой ошибки. Заказ должен иметь правильное имя, как на чеке, чтобы получатель мог успешно его обналичить.
- Покупатель. Следующий раздел требует информации покупателя — это вы! Напишите ваше полное имя и адрес. Это разъясняет получателю, от кого поступил денежный перевод. Кроме того, ваш адрес предоставляет вашу контактную информацию в случае возникновения проблемы с оплатой.
- Памятка. Денежные переводы обычно включают строки «Memo», «Re:» или «Payment For». Здесь вы должны написать, для чего деньги. Это помогает включать другую необходимую информацию, такую как номер счета или номер заказа.Эта строка важна как для получателя, так и для ведения собственного учета, особенно если вы платите бизнесу.
- Подпись. Прежде чем отправить его, обязательно подпишите перед денежным переводом. Будьте осторожны, чтобы не подписать спину, так как это, где получатель должен будет подписать.
- Храните квитанцию. Денежный перевод будет иметь съемную часть квитанции. Это доказательство покупки позволит вам отследить денежный перевод и убедиться, что он был обналичен получателем.Это также пригодится в случае, если заказ потерян или украден, поэтому храните его в надежном месте.
Как отправить денежный перевод
Когда ваш денежный перевод заполнен, пришло время отправить его. Чаще всего люди используют денежные переводы для лучшего чувства безопасности за наличные. Направление денежного перевода конкретному получателю означает, что никто другой не сможет его использовать, даже если они его украдут. Это значительно облегчает отправку денежного перевода по почте.
Перед отправкой денежного перевода дважды проверьте, что вы отдалили часть квитанции или копию. Затем вы можете положить заказ в конверт с маркой, направить его получателю и отправить его. Вы также можете просто вручить денежный перевод получателю лично.
Как обналичить денежный перевод
Если вы получили денежный перевод в качестве оплаты, вы можете внести или обналичить его, как если бы вы делали чек. Чтобы внести денежный перевод на свой банковский счет, отнесите его в свой банк и внесите на счет кассира.Чтобы обналичить денежный перевод, вы можете либо принести его в свой банк, либо в компанию, выпустившую денежный перевод (например, Western Union или USPS) для оплаты.
Вы можете проверить, что денежный перевод не является подделкой, прежде чем обменять свой товар. Это особенно важно, если вы не знакомы с покупателем. Если заказ поддельный, вы не сможете получить наличные деньги, когда принесете его в банк. Мошенники онлайн часто используют поддельные денежные переводы, поэтому, если вы что-то подозреваете, сообщите об этом властям.
Еда на вынос
Мало того, что денежные переводы являются безопасными формами оплаты, они также довольно удобны. Вы можете найти их в нескольких местах и заполнить их с легкостью. Однако при заполнении денежного перевода двойная проверка является ключевой. Вы хотите убедиться, что была напечатана правильная сумма, вы написали правильное имя получателя и сохранили квитанцию. Как только вы убедитесь, что все правильно, вы можете отправить его!
Советы по безопасной отправке денег
- Поскольку вы читаете о денежных переводах, вы, вероятно, знаете, что отправка наличных по почте не является безопасным способом перевода денег.Если вы тоже не хотите отправлять денежный перевод, у вас все еще есть масса вариантов, особенно с современными технологиями. Например, вы можете отправить банковский перевод, который обычно занимает пару дней.
- Если у вас есть правильный текущий счет, вы также можете легко отправить деньги в электронном виде без дополнительных сборов. Вы также можете использовать эти средства немедленно, вместо того, чтобы ждать несколько дней.
Автор фотографии: © iStock.com / martin-dm, Почтовая служба США, © iStock.com / dardespot
Даниэль Климашовский Даниэль Климашовский — внештатный автор, который освещает различные темы личных финансов для SmartAsset. Она является экспертом по таким темам, как кредитные карты и покупка дома. Даниэль имеет степень бакалавра английского языка в Уэслианском университете. ,